Saronno, 13 Maggio 2015

www.sysdat-turismo.it

Sysdat Turismo Spa

Software House specializzata nello sviluppo di applicazioni rivolte al Settore Turistico Opera all’interno di un gruppo : Gruppo Informatico Siges Nel 2013 ha compiuto 35 anni Gestisce, attraverso un gruppo di circa 100 persone, oltre 1.200 installazioni in Italia Si propone come INTERLOCUTORE UNICO Alta specializzazione Professionalità e cultura: negli ultimi due anni sono stati fatti investimenti per oltre

2.000 ore di formazione sui temi:Web Mobile AppsData Base Business IntelligenceS.a.a.S

Sysdat Turismo spa

Mi chiamo Roberto Castriota Mi occupo di consulenza, installazioni, formazione e aggiornamenti su PMS Dopo gli studi universitari per il turismo ho cominciato a lavorare nel settore sin dal

1998. Da 15 anni sono alle dipendenze di Sysdat Turismo Spa. Negli ultimi anni mi sono avvicinato sempre di più alla dirigenza alberghiera e ai singoli

albergatori per trovare soluzioni software ideali a soddisfare le loro esigenze. Ultimamente mi faccio interprete delle loro necessità e porto in azienda idee e progetti da sviluppare per il futuro.

Chi sono

Argomento del Webinar: Gestione Meeting e Congressi

Parte 1: Booking e pianificazione dell’evento

Parte 2: Gestione dell’evento in casa e fatturazione

Premessa....

La Gestione di un Meeting può impegnare anche la parte booking dell’hotel. Questo

webinar è dedicato alla gestione pura di un congresso, gli eventi che richiedono anche

la prenotazione delle camere saranno presentati in un prossimo appuntamento.

Booking

Inserimento prenotazioni

meeting

Servizi

Inserimento e gestione servizi meeting

Parte 1

Booking

La gestione del booking dei meeting è stata curata nei dettagli, sia per facilitare

la lettura del tableau, sia per inserire prenotazioni di tutti i tipi di sale (singole,

modulari, condivise)

Scheda anagrafica Sale Meeting

…Dettagli strutturali

…Listino prezzi per sala meeting

Personalizzazione allestimenti per sala e identificazione delle planimetrie e delle

diapositive

…Esempio di diapositiva

…Esempio di planimetria

Esempio di tableau in modalità calendario

Esempio di tableau in modalità Mattino, Pomeriggio, Sera

Esempio di scheda di prenotazione

Servizi

I servizi sono intesi come pianificazione di tutte le attività connesse all’ allestimento, la manutenzione e l’addebito di tutto ciò che viene acquistato dal cliente.I servizi di allestimento e manutenzione sono riferiti a uso di dotazioni interne che devono essere spostate o attivate per l’evento (es. tavoli, sedie, microfoni, videoproiettori, ecc.)I servizi di vendita sono riferiti a tutto ciò che il cliente paga per l’evento (es. affitto sala, affitto attrezzature, bar e ristorazione di ogni tipo, ecc.)

Esempio di servizio Affitto sala

Esempio di servizio di ristorazione

L’uso dei preventivi consente all’operatore di stampare o una proposta di accordo tra le parti, oppure il contratto definitivo con tanto di firma digitale e richiesta della firma del cliente a perfezione dell’accordo.Il template può essere personalizzato con logo, immagini, link e testo.Tutti i testi sono anche configurabili in lingua.E’ previsto che si possano creare più testi a seconda dell’occasione (es. proposta in offerta, accordo finale, lettera di conferma, ecc.)

Preventivi

Esempio di preventivo/lettera di accordo

UNIVERSITA' COMMERCIALE L. BOCCONI Servizio Amm.-Ufficio Ciclo Passivo VIA SARFATTI, 25 20136 MILANO MI

Bologna , 20/01/2014 Prenotazione n° R201110030001 Protocollo : SM/1 Evento : “Le Belle Arti nella città di Milano”

Oggetto : VS. CONVEGNO DEL 20/01/2014

Egregio signor Villa, in riferimento alla Vostra gentile richiesta, Vi inviamo la ns. migliore proposta di contratto:

PROGRAMMA

Sale Meeting

Sala Descrizione Nr. Pax Data Inizio Data Fine Ora Inizio Ora Fine Tipo Validità

4

0004

50

20/01/2014

20/01/2014

11

14

Confermata

Nominativo Località Riferimenti Note

UNIVERSITA' LUIGI BOCCONI Milano 02/9865323 Arrivo previsto ore 10,00

Elenco Servizi

Data Ora Descrizione Sala Qta/ Pr Qta/ Mg Tariffa Totale/ Pr Totale/ Mg

20/01/2014 11 COFFEE BREAK 4 50 35 8,00 400,00 280,00

20/01/2014 13 COLAZIONE DI

LAVORO

4 50 35 25,00 1250,00 875,00

20/01/2014 11 AFFITTO SALA

RIUNIONI

4 1 1 250,00 250,00 250,00

Totale preventivo : 1.900,00 1.405,00

…seconda paginaCONDIZIONI GENERALI TERMINI DEL CONTRATTO Lettera di accordo Una lettera separata, sebbene parte integrante del contratto, confermerà tutti i dettagli relativi ai menù, alle sale e a quant’altro in essa riportato. Modalità di pagamento Il saldo si intende al ricevimento dei documenti fiscali e potrà avvenire a mezzo bonifico bancario o carta di credito. Bonifico Bancario sul conto corrente: BANCA … Via …..…. (MI) CIN- ABI CAB C/C n° Per l’estero ai dati sopra indicati aggiungere: IBAN 74 IT Il firmatario ha preso visione di quanto sopra, nonché delle condizioni generali allegate alla presente e a nome della Società che rappresenta, si impegna a rispettare quanto convenuto e firma in calce per accettazione. Numero garantito dei partecipanti Il cliente confermerà l’esatto numero dei partecipanti per i quali garantisce il pagamento 3 giorni prima dell’evento Caparre confirmatorie Le caparre richieste devono pervenire all’Albergo nei limiti di tempo specificati. L’Albergo si riserva il diritto di annullare le prenotazioni qualora le caparre confirmatorie non siano state ricevute entro i termini stabiliti Cancellazioni Food & Beverage Per le cancellazioni effettuate almeno 6 mesi prima dell’evento, l’Albergo non tratterrà alcuna penale e le caparre già versate saranno interamente rimborsate. Per le cancellazioni effettuate fra 3 e 6 mesi prima dell’evento, l’Albergo applicherà una penale pari al 25% del totale valore stimato dal contratto. Per le cancellazioni effettuate fra i 30 e i 90 giorni, prima dell’evento, l’Albergo applicherà una penale pari al 50% del totale valore stimato dal contratto. Per le cancellazioni effettuate fra i 30 e gli 8 giorni precedenti l’evento, l’Albergo applicherà una penale pari al 75% del totale valore stimato del contratto. Per le cancellazioni effettuate nei 7 giorni precedenti l’evento, l’Albergo applicherà una penale pari al 100% del totale valore stimato del contratto. L’Albergo si riserverà inoltre di richiedere al Cliente il pagamento di una somma supplementare a copertura di eventuali spese già sostenute per l’organizzazione dell’evento. Le cancellazioni dovranno essere effettuate per iscritto. Farà testo la data di ricezione.

Domande??

ContattiPer ulteriori informazioni,

o per caffè ….virtuale potete contattarmi: Roberto Castriota

Tel. 02 967181 Roberto.castriota@sigesgroup.it

www.sigesgroup.itwww.ilcomputel.it

Oppure passate a trovarci nella nostra sede di Saronno!!

Grazie per l’attenzione!