Vademecumper la ricerca volontari

e la raccolta fondiIdentità, visibilità, partecipazione:

strategie e strumenti

Regionale Lombardia

Pubblicazione a cura di Auser LombardiaProgettazione ed elaborazione testi: Koinètica, MilanoProgetto grafico: Graficassociati, PiacenzaStampa: La Grafica, PiacenzaGennaio 2012

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Perché questo Vademecum

Da alcuni anni la nostra associazione ha avviato il processo di sensibilizzazionedei dirigenti, per promuovere una maggiore attenzione alla comunicazione,anche in funzione della raccolta fondi e della ricerca volontari.Questo processo parte dalla consapevolezza che la nostra associazione nonè conosciuta in modo adeguato e il nostro ruolo, pur apprezzato, non sempreè sufficientemente valorizzato.Molti di noi hanno capito che i valori - alla base della nostra identità - devonoessere conosciuti meglio per poter essere condivisi. In poche parole, siamoconsapevoli che è necessario comunicarli meglio sia al nostro interno sia alnostro esterno.Un discorso che vale naturalmente anche per le nostre attività, di cui siamotanto orgogliosi, ma che devono essere meglio comunicate: solo così riusciremoinfatti a far capire a tutti i nostri interlocutori l’importante ruolo che svolgiamosul territorio a favore delle persone e della comunità, a trovare nuovifinanziamenti, ad avviare o consolidare alleanze con altri attori sociali.

Per questo abbiamo ritenuto opportuno dare vita a questa pubblicazione:destinata a tutti i nostri dirigenti e, in particolare, a coloro che all’internodelle nostre associazioni sono impegnati nelle attività di comunicazione,ricerca volontari e raccolta fondi, ci auguriamo aiuti tutti a utilizzare megliogli strumenti di cui disponiamo.

Cosa troverete in questa pubblicazione, che abbiamo chiamato Vademecum,e nella chiavetta usb allegata?

La prima parte contiene alcune riflessioni sull’importanza della pianificazionee della programmazione delle attività di comunicazione; nella seconda e nellaterza parte abbiamo inserito suggerimenti e strumenti per tradurre in praticaquanto appreso sulla ricerca volontari e sulla raccolta fondi. La chiavetta usbcontiene invece tutti gli strumenti di comunicazione che abbiamo realizzatoe che possono esservi utili nelle vostre attività quotidiane. Alcuni sono inversione stampabile (in tipografia o direttamente dalle vostre stampanti,quando servono poche copie); altri sono personalizzabili in base alle vostreesigenze. Il volumetto si chiude con alcune note di carattere generale.

Ci auguriamo che, grazie alla creatività e alla disponibilità di ciascuno di voi,questa pubblicazione si arricchisca in futuro con altre proposte e con nuoveidee.

Per il momento, auguriamo buon lavoro a tutti!

Sergio VenezianiRino Campioni

IndiceIntroduzioneLa Carta dei valori: la nostra bussolaIl Logo: un segno della nostra identitàDonare con fiducia: il marchio dell’Istituto Italiano della DonazioneBollino Qualità: uno strumento per promuovere la formazione

Programmare e pianificareL’analisi dello scenario, dei punti di forza e di debolezzaLa definizione degli obiettivi generali e specificiL’individuazione dei targetLa scelta delle azioni e degli strumenti

Focus sulla ricerca volontariCosa cercano le personeCosa propone Auser ai volontariLa campagna Ti stiamo cercando

Definire gli obiettivi e i targetLa metodologiaGli strumenti tecniciGli strumenti di comunicazione

Focus sulla raccolta fondiPerché le persone donanoPerché Auser può chiedere di donareIl rapporto con i privati

La campagna lascitiIl 5x1000

Il rapporto con le imprese

Conclusioni

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IntroduzioneLa Carta dei valori: la nostra bussola

Il Logo: un segno della nostra identitàDonare con fiducia: il marchio dell’Istituto Italiano della DonazioneBollino Qualità: uno strumento per promuovere la formazione

In un’epoca in cui molti tendono a fuggire dalle responsabilità neiconfronti della collettività, Auser rafforza il proprio impegno e confermai principi che stanno alla base della sua cultura: solidarietà, disponibilità,apertura, ascolto, sussidiarietà.

In anni difficili, in cui aumentano l’età delle persone, l’emarginazionee la povertà, per la nostra associazione le parole d’ordine che dettanostrategie e azioni quotidiane continuano a essere “impegno” e“responsabilità”.

Ci piace introdurre questa pubblicazione ricordando la nostra Cartadei valori, il nostro Logo e l’importanza di alcuni strumenti (il marchioDonare con fiducia e il nuovo Bollino Qualità), che ci stimolano araggiungere risultati sempre migliori per noi e per i nostri beneficiati.

La Carta dei Valori: la nostra bussolaLa Carta dei Valori rappresenta per dirigenti, soci, volontari, un documentodi fondamentale importanza. Anche se noti a tutti, è importante ricordaresempre i valori sui quali si fonda Auser e soprattutto rammentare cheassumono significati diversi in base a come vengono interpretati. I nostrivalori sono credibili perché siamo capaci di tradurli e trasformarli in azioniconcrete che migliorano la vita delle comunità dove siamo presenti.Ma i valori sono un patrimonio che l’associazione deve comunicare ancheall’esterno, perché aiutano gli interlocutori a conoscere meglio Auser e apartecipare in modo attivo alla vita dell’associazione.

Ecco i sei valori che definiscono il posizionamento di Auser.

1. Sviluppare il volontariato, le attività di promozione sociale, l’educazionedegli adulti, la solidarietà internazionale, con particolare riferimento allepersone anziane e ai rapporti intergenerazionali.

2. Sostenere le persone, migliorarne la qualità della vita e delle relazioni,orientarle all’esercizio della solidarietà.

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3. Difendere e sviluppare le capacità conoscitive e attive, anche residue, dellepersone.

4. Promuovere sul territorio reti associative e strutture di servizio a sostegnodelle responsabilità familiari e di prossimità (buon vicinato) in sinergia conle istituzioni pubbliche.

5. Promuovere la cittadinanza attiva favorendo la partecipazione responsabiledelle persone alla vita e ai servizi della comunità locale, alla tutela, valorizzazioneed estensione dei beni comuni culturali e ambientali, alla difesa ed ulterioresviluppo dei diritti di tutti.

6. Rinsaldare e rinnovare le comunità locali come realtà solidali aperte, plurali,inclusive.

Il Logo: un segno della nostra identitàDa alcuni mesi Auser ha un nuovo Logo: più semplice e moderno, è statostudiato dalla nostra sede nazionale.

Naturalmente tutto il sistema Auser si sta attrezzando per adottare il nuovologo su tutti gli strumenti di comunicazione: ogni Comprensorio e ogni ALAdovrà quindi utilizzarlo. È stato preparato l’adattamento per i Comprensorie le ALA che troverete nella chiavetta usb allegata a questa pubblicazione.

Con il Logo è stata preparata anche la carta intestata: i Comprensori troverannonella chiavetta usb la duplice versione “Comprensorio” e “Volontariato”;per le ALA è stato predisposto un modello facilmente personalizzabile:per farlo, è sufficiente seguire le istruzioni che troverete nella chiavetta usb,inserendo negli appositi spazi il logo e i dati dell’ALA.

Donare con fiducia: il marchio dell’Istituto Italiano della DonazioneLa correttezza e la trasparenza nella gestione dei fondi da parte della nostraassociazione sono state riconosciute dall’IID, Istituto Italiano della Donazione,istituzione che si propone di contribuire a diffondere tra le organizzazioninon profit comportamenti di eccellenza etica, ad aiutare queste organizzazionia qualificare la propria attività e a rassicurare il donatore nelle sue scelte didestinazione delle risorse.Dopo le verifiche previste, nel 2006 l’Istituto ha concesso ad Auser Nazionalel’utilizzo del marchio Donare con fiducia. A partire dal 2007 questo marchiopuò essere utilizzato anche da Auser Lombardia che lo ha inserito su tutti imateriali di comunicazione.

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Questo è il marchio dell’IstitutoItaliano della Donazione

utilizzato dal 2007da Auser Lombardia.

L’Istituto Italiano della Donazione, che ha il compito di gestire la Carta dellaDonazione e di verificarne la corretta applicazione, assicura il donatore chel’organizzazione non profit applica le regole deontologiche e gestisce contrasparenza i fondi raccolti.

Questi i quattro principi a cui l’Istituto fa riferimento.

1. Coerenza tra promessa e progetto realizzatoI fondi raccolti devono essere destinati al progetto o all’iniziativa che ildonatore ha deciso di sostenere. L’organizzazione non profit si deve impegnarea contattare il donatore qualora subentrino variazioni nell’utilizzo delle risorse.

2. Efficienza ed efficacia nell’attuazioneChi dona deve essere tranquillo che il propriocontributo venga utilizzato dall’organizzazionenon profit in modo efficiente al fine di ottenerei migliori risultati possibili per i soggetti beneficiati.

3. Verità e completezza dell’informazioneLa comunicazione relativa al progetto sociale eal suo sviluppo deve essere chiara, semplice,diretta. Non deve utilizzare messaggi non veritierio eccessivi per sollecitare donazioni emotive su problemi non correttamenterappresentati.

4. Puntualità nella rendicontazione al donatoreÈ necessario comunicare al donatore come vengono utilizzati i fondi: unimpegno che ogni organizzazione deve assumere come proprio per consolidareil rapporto di fiducia con chi dona.

A settembre 2011 sono 60 le organizzazioni che hanno superato la verificadi conformità ai principi etici della Carta della Donazione ed hanno ottenutol’autorizzazione all’uso del marchio “Donare con fiducia”.

Bollino Qualità: uno strumento per promuovere la formazione

Il nuovo Bollino Qualitàche certifica l’offerta formativa

Per Auser è importante che le persone continuinoad apprendere in ogni fase della loro vita: conl’obiettivo di garantire la qualità di questoapprendimento, ha preso il via la certificazionedelle nostre Università popolari e dei nostri Circoliculturali. Obiettivo dell’iniziativa è attestare laqualità dell’offerta culturale e formativa.

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I regolamenti (www.auser.it) definiscono le procedure per la domanda, irequisiti di ammissione alla candidatura, gli indicatori di qualità e i criteri diattuazione. Tra i requisiti per entrambe le domande, vi è la dimostrazionedella continuità dell’attività negli ultimi tre anni.

Un autorevole Comitato Scientifico, composto da esperti in educazione degliadulti, esaminerà le richieste. Tutte le Università e i Circoli ammessi sarannoiscritti nell’Albo Auser che sarà reso pubblico. Le Università popolari riceverannoun bollino blu; i Circoli culturali un bollino verde.

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Programmare e pianificareL’analisi dello scenario, dei punti di forza e di debolezza

La definizione degli obiettivi generali e specificiL’individuazione dei target

La scelta delle azioni e degli strumenti

Quando si parla di comunicazione, la prima raccomandazione è impararea programmare: ogni Comprensorio o ALA deve infatti riflettere sucome impostare il proprio piano di lavoro e decidere come realizzarele varie attività finalizzate in particolare alla ricerca volontari e allaraccolta fondi.

Per questo motivo, il Vademecum si apre con una serie di suggerimentiutili ad avviare in modo corretto il lavoro, con l’obiettivo di migliorarei risultati sin qui ottenuti.

Il piano di comunicazione è uno strumento importante per tutte leorganizzazioni: l’esperienza ha infatti dimostrato che è meglio avereuna precisa strategia, piuttosto che rispondere ai problemi o coglierele opportunità che si presentano in modo occasionale.

Il piano serve per ordinare, sviluppare e impiegare le risorse (umane,strumentali, economiche) necessarie per raggiungere gli obiettividell’associazione. Attraverso il piano di comunicazione è possibileorganizzare in sequenza logica obiettivi, strategie e strumenti destinatia veicolare i messaggi che si vogliono far arrivare ai diversi soggetticon i quali siamo, o vogliamo, entrare in contatto.

Per un Comprensorio o una ALA l’elaborazione del piano dicomunicazione è anche l’occasione per costruire una mappa ragionatadi ciò che si deve fare, di chi lo deve fare, con quali risorse lo si devefare.

Per stendere un piano è utile prevedere i seguenti passaggi:

• analisi dello scenario, dei punti di forza e di debolezza• definizione degli obiettivi generali e specifici• individuazione dei target• scelta delle azioni e degli strumenti.

In generale, è auspicabile che il piano di comunicazione venga realizzatocon un percorso in grado di coinvolgere più persone: questo consentedi ottenere, già nella fase di preparazione, interessanti risultati rispettoal senso di appartenenza e alla condivisione. In questo modo lacomunicazione diventa patrimonio culturale comune. E quando lacultura della comunicazione si diffonde, spesso migliorano anche irapporti tra dirigenti e altri livelli organizzativi.

Per Comprensori e ALA il piano diventa quindi uno strumentofondamentale per programmare meglio il proprio processo di sviluppo,per migliorare la comunicazione interna ed esterna, per migliorare irisultati di alcune attività quali la ricerca fondi e volontari.

Il piano fa riferimento alla comunicazione formale. Ma una parteimportante delle attività di Auser prevede anche differenti livellidi comunicazione informale o interpersonale. Questo aspetto èparticolarmente significativo in associazioni non profit come la nostra,che si fondano su principi quali volontarietà, senso di appartenenza,diversa importanza dei rapporti gerarchici etc.

L’analisi dello scenario, dei punti di forza e di debolezzaPer poter procedere con la definizione del piano di comunicazione, è necessariodisporre di dati e di informazioni aggiornate su come si sta evolvendo loscenario in cui ogni associazione locale opera.Ognuno può impostare come meglio crede l’analisi dello scenario: nelVademecum vengono forniti solo alcuni suggerimenti su quali fattori considerareprioritari.

Per definire meglio lo scenario, sarebbe anche utile:

• verificare la situazione delle principali associazioni che operano a favore degli anziani sul territorio

• raccogliere dati aggiornati sugli anziani e i loro bisogni

• analizzare l’offerta di servizi sul territorio

• ...

Inoltre, ogni struttura (Comprensorio o ALA) dovrà sforzarsi di analizzarequali sono i propri specifici punti di forza e di debolezza.

In linea generale, possiamo dire che per Auser sono punti di forza:

• l’affidabilità, la continuità dell’impegno, la serietà dell’organizzazione

• la capacità di offrire servizi concreti e di rispondere a un bisogno dellepersone anziane non sufficientemente soddisfatto da altri soggetti pubblicio privati

• la presenza capillare sul territorio

• l’elevato numero di contatti attuali e potenziali con un target diversificato

• …

Possono essere invece punti di debolezza:

• la scarsa capacità di utilizzare tutte le potenzialità della comunicazione

• l’insufficiente coordinamento delle attività realizzate a livello territoriale

• la mancanza di risorse, in particolare di volontari

• …

Altri punti di debolezza possono essere, ad esempio, una percentuale ancorabassa dei soci che diventano volontari, risultati non sempre ottimali delleattività di raccolta fondi (5x1000, Giornata della pasta etc.).

La definizione degli obiettivi generali e specificiPuò apparire scontato affermare che è molto importante definire con chiarezzagli obiettivi di un piano di comunicazione. Purtroppo a volte si ritiene cheuna piccola organizzazione non abbia la necessità di puntualizzare, e diesplicitare in un documento, quali obiettivi intende raggiungere in undeterminato periodo di tempo per migliorare, per esempio, la situazionedella raccolta fondi.Naturalmente è un errore: sapere con esattezza dove si vuole arrivare è ilprimo passo per pianificare in modo corretto la propria attività.

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Quindi, dopo aver raccolto e analizzato i dati relativi allo scenario, chi preparail piano di comunicazione deve definire gli obiettivi generali e specifici. Peresempio, possono essere obiettivi generali (anche in riferimento ai punti diforza e di debolezza):

• ottenere una maggiore visibilità dell’associazione sul territorio

• allargare l’attività dell’associazione ad ambiti diversi

• migliorare la collaborazione con gli enti locali

• migliorare la ricerca volontari

• migliorare la raccolta fondi

• …

Ma per rendere più concreto il piano, è opportuno passare dagli obiettivigenerali a quelli più specifici. A titolo di esempio:

• aumentare del 10% il numero delle ALA (per un Comprensorio)

• aumentare del 15% il numero dei soci

• ottenere la disponibilità di 20 nuovi volontari

• migliorare del 20% la raccolta firme per il 5x1000

• …

L’individuazione dei targetUn ulteriore passaggio è definire gli interlocutori a cui ci vogliamo rivolgere:come fare a individuare tutti i pubblici di riferimento della nostra associazione?

Per prima cosa dobbiamo riflettere sul fatto che il primo target - per certiversi il più importante - è rappresentato dal pubblico interno e cioè daicollaboratori, dai volontari e dai soci (attivi e non attivi) della nostra associazione.

Ma è necessario pensare anche a quali sono gli altri pubblici importanti.Per questo è opportuno preparare una mappa di tutti gli interlocutori conl’obiettivo di avere un panorama completo dei soggetti con i quali siamo(o vorremmo essere) in contatto.

Questa attività è fondamentale per poter decidere quali sono i soggetti piùimportanti per l’associazione rispetto agli obiettivi da raggiungere.

A titolo di esempio, per un Comprensorio o una ALA, i target possono essere:

• le persone anziane e le loro famiglie

• le persone e le comunità che manifestano bisogni

• le istituzioni e gli enti locali

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• le imprese che operano sul territorio

• tutti i cittadini

• i media locali

• gli opinion leader locali

• altre organizzazioni non profit

• …

Analizzare, segmentare, scegliere i target o pubblici di riferimento èfondamentale per poter scegliere quale strategia adottare. Come è importantecercare di definirne il numero, perché è diverso pensare di rivolgersi a 10.000persone piuttosto che a 50: cambiano gli strumenti, le occasioni e le iniziativeda realizzare.

La scelta delle azioni e degli strumentiA questo punto del percorso l’associazione avrà chiarito bene quali sono ipropri obiettivi e quali i target a cui intende rivolgersi: dovrà quindi definirele azioni da realizzare e gli strumenti da utilizzare.

Auser Nazionale e Auser Lombardia hanno predisposto una serie di strumentiche possono essere agevolmente adottati dai Comprensori e dalle ALA cheintendono impegnarsi per migliorare la propria comunicazione a livello locale.

In questo Vademecum abbiamo ritenuto utile focalizzare l’attenzione su dueobiettivi che, in generale, sono molto importanti per tutte le associazioniAuser: la ricerca volontari e la raccolta fondi. Per questo sono stati presi inesame azioni e strumenti relativi a questi due aspetti specifici e non all’interaimpostazione del piano di comunicazione.

Focus sulla ricerca volontariCosa cercano le persone

Cosa propone Auser ai volontariLa campagna Ti stiamo cercando

Come sappiamo, la nostra attività si può sviluppare solo grazie ai moltivolontari che ogni giorni dedicano parte del loro tempo agli altri.

Cercare volontari, motivarli e fidelizzarli rappresenta quindi uno deiprincipali compiti di tutte le nostre associazioni: diventa strategico cheComprensori e ALA definiscano all’inizio dell’anno i propri obiettivi diricerca volontari in funzione delle esigenze e delle richieste in arrivodal territorio.

Cosa cercano le personeChi si avvicina a un’associazione di volontariato o di promozione socialevuole, prima di tutto, sentirsi utile. Altre volte, accanto a questo desiderio,vi è anche quello di stare con gli altri, quindi di socializzare.

È importante che ognuno di noi si chieda: perché una persona si avvicina adAuser? Cosa si aspetta di trovare nella nostra associazione?Trovare risposte convincenti a queste domande è molto importante perimpostare una campagna di ricerca volontari di successo.

Cosa propone Auser ai volontariCome sappiamo, tutti possono diventare volontari Auser. Non occorre infattiessere professionisti della solidarietà: basta condividere certi valori, essereanimati da entusiasmo ed essere disponibili a seguire un breve percorso diformazione.

Auser offre alle persone la possibilità di sentirsi utili: in cambio chiede aivolontari di garantire un impegno costante per aiutare le persone e lacomunità.

A coloro che sono disponibili a dedicare parte del loro tempo agli altri, Auserpropone una serie di attività. A titolo di esempio:

• volontariato civico

• volontariato di promozione sociale

• volontariato di aiuto alla persona

• volontariato per la gestione e l’organizzazione interna dell’associazione.

Più nello specifico, Auser può offrire posizioni diverse: addetti al Filo d’Argento,addetti al trasporto protetto, nonni vigili, addetti al banco bar, addettiall’educazione permanente, responsabili della comunicazione etc.

La campagna Ti stiamo cercandoLa campagna Ti stiamo cercando - avviata da Auser Lombardia nel 2008 -è stata recentemente aggiornata e rivista.Questa campagna è stata strutturata con azioni e strumenti finalizzati afacilitare il lavoro delle sedi locali (si veda più avanti).

Si ricorda che per poter gestire in modo efficace la campagna Ti stiamocercando è utile che ogni Comprensorio o ALA individui un proprio referenteinterno che coordini lo svolgimento della campagna in tutte le sue fasi.

Definire gli obiettivi e i target

L’obiettivo generale della campagna è aumentare il numero e diversificarela tipologia dei volontari per soddisfare sia i bisogni degli anziani, delle lorofamiglie e della comunità, sia i bisogni gestionali dell’associazione.

Come già sottolineato, oltre a confermare l’obiettivo generale, è opportunoche ogni Comprensorio o ALA definisca i propri obiettivi specifici. A titolodi esempio:

• stimolare i propri soci per far sì che almeno il 20% diventi volontario

• individuare 20 nuovi volontari tra i non soci

• …

In base agli obiettivi specifici definiti, ogni associazione dovrà riflettere suitarget o sui pubblici da raggiungere.

La campagna Ti stiamo cercando si può sviluppare in particolare considerandodue pubblici di riferimento: uno interno, costituito dai soci e dai volontaridell’associazione; uno esterno costituto dai cittadini del territorio.Rispetto al target esterno, è utile identificare alcune categorie di lavoratorie associazioni professionali che potrebbero essere più sensibili e più indicate,per le professioni svolte, a ricoprire i ruoli richiesti.

Inoltre, come target esterno non vanno dimenticate le imprese del territorio,che possono attivare progetti di volontariato di impresa stimolando i propridipendenti a diventare volontari Auser.

Questi diversi pubblici costituiscono le fonti o gli ambiti presso i quali condurrela campagna di ricerca dei nuovi volontari.

La metodologia

Perché la campagna sia efficiente ed efficace è necessario organizzare illavoro in quattro fasi:

1. analisi2. ricerca3. raccolta4. formazione.

Oltre a queste fasi sarebbe opportuno considerare anche un’attività divalutazione dei risultati ottenuti.

La fase di analisi

Per gestire al meglio la campagna è importante impostare bene tuttal’attività e soprattutto analizzare quali sono i bisogni dell’associazione.Per questa ragione sono stati studiati alcuni strumenti tecnici chevengono presentati in dettaglio più avanti e che la persona incaricatadi sviluppare il progetto è bene che conosca e utilizzi.Per questa prima fase gli strumenti da utilizzare sono la Guida all’analisie la Scheda ruolo del volontario.Il risultato di questa fase di analisi si conclude quando l’associazioneha preparato l’elenco di quali e quanti volontari sono necessari per losviluppo delle proprie attività.

La fase di ricerca

Una volta chiarite le proprie necessità, l’associazione deve procederecon la fase di ricerca che avviene attraverso la campagna dicomunicazione.

Per questo sono stati creati alcuni strumenti di comunicazione per idiversi pubblici o target di riferimento: per il pubblico interno è statapredisposta una lettera con due distinti testi per soci e volontari giàattivi (ogni associazione può personalizzare le lettere e inviarle ai propriinterlocutori); per il pubblico esterno sono stati predisposti un pieghevole,una locandina, un annuncio stampa, un comunicato stampa, un banner,un radio comunicato e uno spot tv.Se l’azione, oltre a raggiungere tutti i cittadini, intende coinvolgerediverse categorie (i lavoratori di alcune aziende del territorio, i soggettiche aderiscono ad alcune associazioni professionali etc.), si possonoavviare altre azioni di Relazioni Pubbliche utilizzando i contatti didirigenti, soci, volontari etc.

Ogni associazione si può organizzare nel modo migliore e procederecon:

• la personalizzazione e la spedizione delle lettere

• la stampa dei pieghevoli e delle locandine personalizzate e la loro distribuzione

• la pianificazione degli annunci sui periodici e sui quotidiani

• la programmazione di passaggi del radio comunicato e dello spot TV sulle emittenti locali.

Una volta pianificata la campagna sui mezzi, si può inviare anche uncomunicato stampa, così da avere un sostegno redazionale dai medialocali.Tutti gli strumenti indicati sono descritti di seguito e contenuti nellachiavetta usb allegata.

La fase di raccolta

Quando la campagna di comunicazione è avviata, inizia la fase diraccolta. Lo strumento più importante è il numero verde 800995988del Filo d’Argento per il primo contatto telefonico.

In occasione del primo contatto vengono raccolte le generalità delcandidato, se possibile si fissa un incontro oppure si comunicaall’interessato che verrà rapidamente ricontattato da un referentedell’associazione.

A questo punto, il responsabile del punto di ascolto trasmette in tempirapidi tutti i nominativi raccolti al responsabile della campagna (perfacilitare il lavoro dei responsabili dei punti di ascolto, è stata predispostala Lettera ai punti di ascolto).

È naturalmente molto importante che il responsabile della campagnarichiami personalmente i candidati per fissare un incontro.Il colloquio è un altro momento molto delicato perché rappresenta ilprimo vero contatto tra il candidato e l’associazione. In questa occasionesi raccolgono e si approfondiscono le motivazioni dei candidati, i lorodesideri, le loro capacità, la loro disponibilità. Il colloquio rappresentaanche l’occasione per una corretta informazione sull’associazione e lasua missione, sulle attività e sull’impegno richiesto ai volontari, sulcorso di formazione e le modalità del tirocinio.Il colloquio può rivelarsi un momento critico se non lo si affronta conadeguati strumenti. La persona che gestisce il colloquio rappresenta,di fronte al candidato, l’associazione: per questo la scelta di questapersona deve essere attenta e condivisa.

Una corretta gestione di questa fase rende più efficiente l’azione diraccolta perché permette di valutare meglio i candidati e di offrire loroun’opportunità per autovalutarsi sia rispetto alle proprie esigenze, siarispetto a quelle dell’associazione.La Guida pratica al colloquio offre ai responsabili dei volontari le lineeguida essenziali per gestire il colloquio con i candidati. Ogni associazionepuò naturalmente integrarla con elementi derivati dalla propriaesperienza.

La fase di formazione

Per organizzare la fase di formazione è necessario che ogni Comprensorioo ALA organizzi un proprio programma chiedendo, per esempio, aiutoal Regionale o al CSV del territorio.

Il programma del corso di formazione deve essere interessante,ben strutturato, ben organizzato. Nella definizione del programma èopportuno che l’associazione preveda anche uno spazio per l’interventodi esperti delle aziende che sostengono Auser e che possono fornireinformazioni e suggerimenti su alcuni temi specifici.

Al termine del corso di formazione è opportuno che ai nuovi volontarivenga proposto un questionario di gradimento mediante cuiraccogliere informazioni sulla loro percezione riguardo la campagnadi comunicazione, i diversi momenti di contatto con l’associazione, laformazione appena ricevuta etc.

Ogni nuovo volontario dovrà poi essere affiancato da un volontariosenior per un periodo di tirocinio. Ogni associazione definirà naturalmenteil tempo necessario per fase di affiancamento.

La fase di valutazione

Al termine della campagna l’associazione è in grado di procedere conla valutazione di quanto fatto e dei riscontri ottenuti, considerandorisultati e dati oggettivi. Questa valutazione permette di monitorarequanto realizzato per migliorare e correggere le azioni che verrannoorganizzate nei periodi successivi.

Rispetto all’efficacia della campagna, la valutazione può riguardare:

• il raggiungimento degli obiettivi fissati

• la percezione di chi ha partecipato alla realizzazione della campagna

• la percezione dei nuovi volontari

• la percezione di coloro che si sono invece ritirati

• la fruibilità dell’intero percorso

• l’utilità degli strumenti utilizzati.

Gli strumenti della valutazione possono essere focus group, interviste,questionari di gradimento etc.

Infine sarebbe opportuno procedere anche con una valutazione deicosti sostenuti, facendo un raffronto tra preventivo e consuntivo.

Gli strumenti tecnici

Per la progettazione e la gestione della campagna di ricerca volontari sonostati realizzati alcuni strumenti tecnici:

• Guida all’analisi• Lettera ai punti di ascolto• Scheda ruolo del volontario• Guida al colloquio• Questionario di feedback.

In particolare la Guida all'analisi e la Scheda ruolo del volontario sono strumentiutili a stimolare una riflessione sull’importanza di una ricerca per ruoli specifici,figure o settori di attività.

La discussione su ruoli e profili dei nuovi volontari è utile anche per farcrescere la consapevolezza sull’importanza del lavoro di gruppo all’internodelle singole organizzazioni.

Guida all’analisi

Nella guida sono indicate le linee generali per impostare e svilupparel’analisi che serve a definire in modo dettagliato le necessitàdell’associazione rispetto ai nuovi volontari.

In particolare, comprende indicazioni sull’analisi dei singoli settori diattività nei quali l’associazione opera e la definizione dei ruoli daricoprire.

Lettera ai punti di ascolto

Indica come raccogliere i dati dei volontari, che dovranno essere poitramessi ai responsabili dei volontari.

Scheda ruolo del volontarioLa scheda è importante perché aiuta a organizzare meglio le informazionie a indirizzare l’analisi in rapporto alle esigenze.La scheda è utile anche per conservare le informazioni e per mantenerenel tempo la relazione con il candidato.

Guida al colloquio

La Guida al colloquio è uno strumento che aiuta a governare consicurezza un momento di massima importanza qual è il colloquio conil candidato.

Questionario di feedback

Il Questionario di feedback è uno strumento tecnico finalizzato allaraccolta di informazioni; è particolarmente utile per monitorare il corsodi formazione.Il questionario, compilato direttamente dai partecipanti, consente divalutare la validità della proposta formativa e di raccogliere suggerimentiper migliorarla.

Gli strumenti di comunicazione

La campagna di ricerca volontari può utilizzare sia strumenti informali (comeil passaparola e le riunioni), sia strumenti di comunicazione formalizzati(annunci stampa etc.). Gli strumenti di comunicazione disponibili sono:

• lettera per i soci e lettera per i volontari• pieghevole e locandina• annuncio stampa• spot tv e radio• comunicato stampa• sito internet.

Lettera per i soci e lettera per i volontari

Nella chiavetta usb vengono forniti - a titolo di esempio - testi baseper preparare lettere da inviare a soci e volontari. Ogni associazionepuò naturalmente modificare e adattare i testi in base alle proprieesigenze.Perché l’azione di mailing sia efficace, è importante procedereperiodicamente all’aggiornamento della banca-dati.

Esempio di annuncio stampadella campagna

“Ti stiamo cercando”:gli annunci, la locandina

e il pieghevole sono personalizzabilidai singoli comprensori

e dalle singole ALAin base alle loro necessità

Pieghevole e locandina

Pieghevole e locandina sono glistrumenti di più semplice utilizzo.Nella chiavetta usb vengono fornitisupporti “aperti”, che consentono allasingola associazione di procederedirettamente alla stampa (sia da untipografo sia direttamente dacomputer). Questi format possonoessere personalizzati sia con dati enotizie sui Comprensori o sulle ALA,sia con specifiche richieste di volontari.

Annuncio stampa

Anche l'annuncio stampa - contenutonella chiavetta usb - può essere adattatodal Comprensorio o dalle singole ALAin base alle proprie esigenze.L’annuncio può essere utilizzato suiquotidiani o sui periodici locali in diversimomenti della campagna.

Spot TV e radio

Lo spot TV (30”) è impostato in modo da poter essere personalizzatonell’immagine finale con il logo e i riferimenti del Comprensorio o dellaALA. Chi intende personalizzarlo può rivolgersi al Regionale.Nella chiavetta usb è contenuto anche un radio comunicato con uncodino finale che rimanda a ogni Comprensorio.Per gli spot TV e radio sarebbe naturalmente utile ottenere spazi gratuitidalle emittenti televisive e radiofoniche locali.

Questo strumento è spesso efficace e produce effetti rapidi: in molticasi ha portato contatti immediati con possibili candidati. Proprio perquesto, anche se naturalmente è auspicabile ottenere spazi gratuiti,in alcuni casi potrebbe essere utile prevedere un piccolo budget peracquistare lo spazio per l’annuncio sui media locali.

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Comunicato stampaLa traccia del comunicato stampa da personalizzare a livello locale deveessere considerata come una indicazione di massima. Il comunicatopuò essere utilizzato per chiedere interviste, servizi, approfondimentietc. sui quotidiani locali.La presenza sui media locali porta una immediata richiesta di informazionida parte del pubblico e quindi l’attivazione di possibili candidature.

Sito internetIl web è stato finora poco utilizzato per la ricerca volontari.Nella chiavetta usb è inserito un banner che può essere proposto ancheai soggetti del territorio che collaborano con l’associazione (per esempio,chiedendo alle amministrazioni comunali di inserirlo sui loro siti).La presenza su internet è utile anche per attivare contatti con i giovani,che possono essere interessati a diventare volontari Auser.

Focus sulla raccolta fondiPerché le persone donano

Perché Auser può chiedere di donareIl rapporto con i privati

Il rapporto con le imprese

Secondo H.A. Rosso, considerato uno dei più autorevoli esperti nelcampo, “il fundraising è la scienza della sostenibilità finanziaria di unacausa sociale. Pertanto è una conseguenza degli obiettivi e dei beneficisociali che un’organizzazione intende raggiungere”.

La raccolta fondi va quindi considerata una vera e propria scienza:bisogna imparare le tecniche giuste e utilizzare gli strumenti appropriati.È un processo ciclico che prevede alcuni passaggi fondamentali e chedeve essere sempre ricominciato quando si sono raggiunti gli obiettiviindividuati.Quindi l’efficacia di un’attività di raccolta fondi dipende molto dallacapacità di programmare, ancor prima che di eseguire, le attivitàpreviste.

Un altro elemento importante da tenere presente quando si avvia unpiano di raccolta fondi è il fattore fiducia: occorre infatti garantire idonatori attraverso un sistema di verifiche sulla trasparenza esull’efficienza dell’organizzazione.

Per Auser il tema della trasparenza è diventato sempre più importate(abbiamo ottenuto dall’Istituto Italiano della Donazione l’autorizzazionea utilizzare il marchio Donare con fiducia). Da tempo, infatti, la nostraassociazione è consapevole che il fattore fiducia è il vero motore di uncircolo virtuoso: se la nostra organizzazione riscuote fiducia attrae piùdonatori; chi ha fiducia in noi non solo dona più volentieri ma diventaanche promotore della nostra buona causa.

Perché le persone donanoLe persone sono spinte a donare per motivi diversi.

Tra i principali possiamo ricordare:

• autostima, egoismo, senso di colpa (per sentirsi meglio)

• ricerca dell’immortalità, ambizione sociale (per essere ricordati)

• auto preservazione, ricordo di una persona amata (per contribuire alla ricerca)

• risposta emotiva (per contribuire alla soluzione di un problema urgente)

• conoscenza personale

• devozione religiosa

• altruismo, compassione

• conformismo, pressione dei pari

• gadget in cambio di un contributo• ...

Ai motivi sopra indicati, bisogna aggiungere anche la deducibilità fiscale delladonazione (ottenere una riduzione delle tasse da pagare).

Anche se sembra strano, raramente le persone donano perché si identificanocon la buona causa. Ma certamente quando il donatore crede nell’attivitàrealizzata dall’associazione diventa un soggetto più attivo (anche se a voltepiù critico). Per questo è necessario argomentare bene, portare testimonianzaattiva, dimostrare che i contributi raccolti sono stati utilizzati in modo efficiente.

Ma molto più frequentemente di quanto si creda, le persone donano soltantoperché qualcuno glielo chiede!

Perché Auser può chiedere di donareLa nostra associazione ha molte ragioni per chiedere alle persone di donare.La necessità di dare risposte ai problemi degli anziani, di contrastare la lorosolitudine, di fornire aiuto alle famiglie degli anziani e alla comunità sonosolo alcuni dei motivi per i quali un nostro socio e volontario può chiedereun contributo economico.

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Il rapporto con i privatiQuali strumenti possono essere messi in campo per raccogliere fondi dallepersone?Auser da sempre utilizza la tessera associativa e gli eventi. In particolare, glieventi (banchetti in piazza, cene, feste popolari, concerti etc.) permettonodi incontrare il pubblico e attivare un contatto diretto con le persone. Grazieagli eventi è possibile gestire progetti di dimensione diversa per raccoglierefondi e creare occasioni per mobilitare volontari e cercare nuove personedisponibili a mettere a disposizione dell’associazione parte del loro tempo.Per Auser, la Giornata Nazionale di Solidarietà è un evento importante chesi sviluppa in centinaia di piazze italiane con la vendita della pasta antimafiadell’associazione Libera.

Per la raccolta fondi, questo Vademecum offre alcuni suggerimenti relativia due specifiche iniziative:

• la campagna lasciti• il 5x1000.

La campagna lasciti

Uno strumento di raccolta fondi che rappresenta per Auser un’assoluta novitàè la campagna lasciti testamentari.Si tratta di una modalità di ricerca fondi molto diffusa all’estero e che è giàpraticata dalle maggiori ONP italiane.

Esempio di annuncioper la “Campagna Lasciti”,

fornito personalizzatoper i singoli Comprensori

Nel mio testamentomi sono ricordata di Auser

perché Ausersi ricorda degli anziani

Direte: il testamento non è una cosa da ridere.E invece sì. Perché finché facciamo testamentovuol dire che siamo ancora vivi e vegeti. E chepossiamo fare bene le nostre cose. Anchemettendoci la scaramanzia di una bella risata,se serve.Io credo di aver fatto le cose per bene,ricordandomi nel mio testamento di Auser.Perché l’ho fatto?Perché questa è l’associazione che si ricordadegli anziani. Soprattutto di quelli soli. Che avolte hanno bisogno di compagnia. Oppuredi essere accompagnati a una visita o in posta.O che hanno bisogno di un pasto caldo.

Con Auser basta una telefonata a un numeroverde e dall’altra parte ci sono persone cherispondono, si mobilitano, si organizzano erisolvono.Non è poco, soprattutto di questi tempi,credetemi.In Lombardia sono 18.000 i volontari Auserche lavorano così. Senza mai chiedere niente.Solo perché pensano che con il proprio lavoroil mondo può veramente diventare migliore.È per aiutarli che ho ricordato Auser nel miotestamento.

Così sarò ricordata anch’io.

Con il patrocinio di

Comprensoriale di Pavia

Per ricevere materiale informativo: Numero Verde 800 99 59 88

La campagna si sviluppa attraverso pieghevolie locandine che possono essere distribuiti asoci, volontari, conoscenti e lasciati negli studidei notai, annunci da pubblicare su quotidianie periodici locali, una guida tecnica moltoarticolata, che viene inviata a chi richiedeulteriori informazioni. La guida spiega indettaglio le modalità attraverso cui ci si può“ricordare di Auser” nel proprio testamento.

Poiché la decisione di fare testamento a favoredell’associazione è sovente legata a esperienzepositive che si sono avute con singole struttureterritoriali, la guida comprende l’elenco delleALA e dei Comprensori riconosciuti comeONLUS (solo una ONLUS, infatti, è esentedalla tassazione sui lasciti).

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lettera di presentazione dell’iniziativa ai Notaipieghevolelocandinaannuncio stampaguida ai lasciti (solo per vostra conoscenza: la guida verrà direttamentespedita agli interessati da Auser Lombardia).

Nella chiavetta usb sono stati inseriti:

Il 5x1000

Il 5x1000 è, ed è stato in passato, una fonte economica importante per tuttele organizzazioni del Terzo Settore. Un modo semplice per il donatore disostenere, senza esborsi economici, un’organizzazione di cui condivide i valorie apprezza l’operato. Compatibilmente con le leggi finanziarie che loregolamentano, il 5x1000 rappresenta quindi una fonte importante di raccoltafondi.

I margini di miglioramento per Auser sono ampi: per esempio, esistonoancora molte persone che non scelgono, altre che scelgono in modo genericobarrando la casella volontariato senza aggiungere alcun codice fiscale. E cosìvia. Alcune attività messe in campo nel 2011 possono essere arricchite emigliorate nei prossimi anni.

Una novità è rappresentata dall’accordo con il CAF regionale per la trasmissionetelematica dei CUD, che agevola e semplifica il lavoro di raccolta dei moduli.

Auser Lombardia si impegna prima nella raccolta dei CUD e poi, con ilsupporto dei CAF, nella trasmissione alla Agenzia delle Entrate. Questa attività,come è stato sperimentato nel 2011, può portare a un aumento delle sceltein favore di Auser, in particolare nei prossimi anni quando lo strumento saràpiù diffuso e disponibile fin dai primi giorni utili alla registrazione.

Gli strumenti e le azioni per promuovere il 5x1000 sono diversi: si va dall’azionesulle imprese del territorio, a un’attività nelle scuole e nei centri di aggregazionesociale, alla sensibilizzazione di soci e volontari, alla campagna sui medialocali.

Prima di tutto bisogna però che ogni associazione definisca bene qualestrategia adottare e quale attività avviare.

Nella chiavetta usb sono stati inseriti tutti gli strumenti predisposti per lediverse azioni che vengono qui di seguito brevemente presentate.

L’iniziativa ha ottenuto il patrocinio del Consiglio Notarile di Milano.

Azione imprese

Si tratta di un’azione di presentazione di Auser e delle sue moltepliciattività alle imprese presenti sui territori dove operano i Comprensori.In particolare è interessante coinvolgere alcune organizzazioni (banche,cinema, centri commerciali, biblioteche, farmacie), che hanno unrapporto molto diretto con i cittadini.

Nella chiavetta usb sono stati inseriti i seguenti strumenti:

• lettera per Imprese• lettera per Cinema• lettera per Centri Commerciali• lettera per Biblioteche• lettera per Banche• lettera per Farmacie• lettera di ringraziamento per Imprese, Cinema, Centri Commerciali• lettera di ringraziamento per Biblioteche, Banche, Farmacie.

Azione scuole

Si tratta fondamentalmente di un’azione di presentazione di Auser edelle sue molteplici attività, che si conclude con la diffusione di materialeinformativo che promuove anche il 5x1000. Per organizzare questaazione, è necessario impostare l’intervento con molta cura. Si partenaturalmente dalla mappatura degli istituti scolastici di tutti i livellipresenti sul territorio e - se esistono - dall’analisi dei contatti con idirigenti scolastici e con i docenti.

Nella chiavetta usb sono stati inseriti i seguenti strumenti:

• lettera di presentazione per il capo d’istituto• lettera di ringraziamento da spedire ai capi di istituto che accettano gli incontri• possibile schema degli incontri con le classi.

Il rapporto con le impreseCome le persone, anche le imprese possono essere sollecitate a donare.Ed esistono diversi motivi per cui un’impresa potrebbe aderire all’invito.Tra i principali:

• motivi fiscali: anche per le imprese, come per le persone, la donazione può essere detratta dalla dichiarazione dei redditi

Azione soci, volontari e beneficiari

La promozione del 5x1000 presso i volontari, i soci e i beneficiari ènaturalmente molto importante: sono le persone più vicine ad Auser,sono quelle che possono rispondere con più prontezza e sono anchequelle che possono trasformarsi in “sollecitatori” di altre persone, inveri e propri promoter del 5x1000 all’associazione.

Nella chiavetta usb sono stati inseriti i seguenti strumenti:

• lettera indirizzata ai soci• lettera indirizzata ai volontari• lettera indirizzata ai beneficiari.

Strumenti di comunicazionePer la promozione del 5x1000 sono stati predisposti specifici materialida Auser Nazionale, che sono stati inseriti nella chiavetta usb:

• pieghevole• annuncio stampa• cartolina• locandina.

Inoltre possono essere realizzati altri due strumenti già impostati daAuser Lombardia per campagne precedenti: il segnalibro, che si puòdistribuire nelle scuole, durante gli incontri e negli eventi; il pieghevolecruciverba, che può essere dato come “ricordo” a chi entra in contattocon Auser (persone che usufruiscono del trasporto protetto, iscrittiall’Università, frequentanti corsi EDA etc.).

• ritorno d’immagine o reputazione: un’impresa che aiuta una associazione radicata nel territorio o che si impegna, ad esempio, a contribuire alla soluzione di un problema, acquista diritti di cittadinanza e viene più facilmente riconosciuta dai suoi interlocutori come impresa responsabile

• marketing: un’impresa può decidere di sostenere le vendite di un prodotto devolvendo parte del guadagno all’associazione

• motivazione dei dipendenti: un’impresa che sostiene una associazione stimola il rispetto dei propri dipendenti.

A queste ragioni si aggiunge il buon rapporto personale che l’imprenditorepuò avere con dirigenti, soci e volontari Auser.In ogni caso, quando ci si propone a un’impresa è molto importante valorizzareil numero dei contatti su cui si può contare.

Ogni associazione locale può preparare un semplice ma efficace schema conil numero di:

• anziani presenti sul territorio• soci e volontari attivi• soggetti beneficiari (comprese le famiglie)• enti con cui l’associazione è in contatto.

Questi dati vanno, dove possibile, articolati per genere (uomini/donne) eper età.

Il rapporto con le imprese va gestito in modo diretto dai dirigentidell’associazione con l’aiuto del referente (se è stato individuato) del fundraising.Il contatto con l’imprenditore o con il manager deve essere infatti gestitosempre con molta cura: dalla richiesta di una donazione una tantum si puòpassare a una collaborazione più importante e soprattutto continuativa.E, in base al tipo di collaborazione e agli obiettivi dell’imprenditore, si possonodefinire le più opportune modalità di scambio (ad esempio, presenza delmarchio dell’impresa sul materiale promozionale dell’associazione,pubblicazione di redazionali che illustrano il contributo dell’impresa sueventuali pubblicazioni etc.)

Anche nel caso dei rapporti con le imprese, è meglio che le richieste nonsiano generiche (ti chiediamo un sostegno), ma siano sempre specifiche(ti chiediamo un sostegno per questo progetto).

ConclusioniQuando si decide di avviare una campagna di ricerca volontari o diricerca fondi è necessario porsi alcune domande.

Siamo sicuri di voler impiegare tutto il tempo necessario per una attivitàdi ricerca volontari o di raccolta fondi di cui non possiamo prevederegli esiti?Per la ricerca volontari, per esempio, potremo contare sui volontari giàattivi e sulla collaborazione con i media locali?Per la raccolta fondi, per esempio, quanti dei nostri volontari sarannod'accordo a investire tempo e denaro e quanti saranno disponibili asvolgere attività di promozione?

Dobbiamo quindi cercare di rispondere a queste domande e ricordarealcune semplici regole. È necessario infatti:

• definire sempre molto bene il target a cui vogliamo rivolgerci• decidere cosa vogliamo chiedere e cosa possiamo offrire• non scoraggiarci anche di fronte a possibili volontari o donatori che

ci possono sembrare titubanti o dubbiosi• essere sempre onesti, aperti, sinceri.

Infine, per quanto attiene la raccolta fondi, è bene ricordare che lepersone donano ad altre persone e che se è importante raccoglierefondi è altrettanto importante ringraziare i donatori e dimostrare chequanto ricevuto è stato ben utilizzato. Solo così si ha la possibilità dichiedere il rinnovo della donazione.

Si dovrà quindi:

• ringraziare in tempi brevi il donatore• spiegare cosa si è fatto con la donazione ricevuta• dimostrare che la donazione è stata impiegata per realizzare l’iniziativa

per la quale era stata sollecitata• preparare un’accurata rendicontazione con: motivi di richiesta della

donazione, totale dei fondi raccolti, spese sostenute, risultati• dimostrare di essere efficaci ed efficienti• dimostrare il massimo livello di affidabilità e trasparenza.

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Oltre a ringraziare i donatori, è opportuno procedere con una valutazioneinterna dell’attività svolta: vanno considerate tutte le conseguenze ei risultati ottenuti.

Dagli elementi emersi si potranno trarre preziose indicazioni permigliorare le future strategie di raccolta fondi.A questo punto come è utile procedere?Provando a mettere in pratica tutti - o almeno alcuni - dei suggerimentiche il Vademecum ha fornito.

Come detto nell’introduzione, è importante iniziare con l’impostazionedelle linee strategiche generali, successivamente bisognerà avviare unafase di condivisione con soci e volontari e infine si dovrà procederecon le diverse attività previste.

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