Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum A cura di Antonello Fazio e Massimo Cecconi...

Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum

A cura di Antonello Fazio e Massimo Cecconi Servizio Assistenza Progetti Diocesani

[email protected]@h24net.it

Ver. 1.0

SOTTOTITOLO:

SUGGERIMENTI OPERATIVI

PER LA REALIZZAZIONE DI UN

PROGETTO DIOCESANO


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PREMESSA

Tendenza ad andare da soli:

Problematiche simili Soluzioni diverse

Non fare tesoro delle esperienze (ancorché mutabili e adattabili)

Necessità di “Fare Sistema”

Creare occasioni “fisiche” e “virtuali” per approfondire e mettere in comune le esperienze

Forte attenzione a progetti pilota(per diocesi in cui vi siano i presupposti)

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Le origini / motivazioni:Gennaio 2003 – Corso sistemistico a PerugiaFebbraio 2004: I° Convegno Economi a Bellaria

ECONOMICITA’

INTEGRAZIONE

COMPLETEZZA delle FUNZIONI

APERTURA all’esterno e verso altri sistemi

MODELLO ORGANIZZATIVO “ritagliato” sulle esigenze delle Curie PARTNERSHIP STRATEGICA

STABILITA’ (attraverso il S.I.-CEI);

COMPETENZE (sulla tecnologia, sulle problematiche applicative);

OPPORTUNITA’ (sinergie, scambio di esperienze)

NON CREA VINCOLI


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LINEE GUIDA

PRINCIPI GENERALI

ESIGENZE CONCRETE

OBIETTIVI

PROGETTO DIOCESANO

COME ?

PROPOSTESI-CEI


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Navigheremo nel sito Internet del SI-CEI che mette

a disposizione delle Diocesi….


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I servizi per le diocesi

…e in questa slide vediamo riassunte le categorie di prodotti e

servizi.


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Elementi fondamentali di Progetto diocesano:

• Strategia e pianificazione

• Piani di investimento - PRIORITA’

• Ottimizzazione dei costi

Informatica = Spendo meno?

A parità di spesa, maggiori SERVIZI e QUALITA’ per il SISTEMA DIOCESI(se le spese sono affrontate secondo i criteri prima annunciati)

+ SPESE INFORMATICA - SPESE TELEFONO - SPESE POSTALI - SPESE TIPOGRAFIA

-IPOTIZZARE PARTECIPAZIONE AI COSTI DELLE PARROCCHIE


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•Cosa devo fare per ……? •A cosa serve?•Come posso richiederlo / come si aderisce?•Quali sono i prerequisiti perché sia efficace?•Quanto costa?•Chi devo chiamare per l’assistenza?•Cosa mi dà la CEI?•Cosa devo predisporre io?

Per rispondere alle domande:


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Passo 1: L’AVVIO DEL PROGETTO

Affinché ci siano maggiori possibilità di riuscita è necessaria:

Scelta consapevole e condivisa

Conoscenza dell’esistente(questionario e incontri)

Individuazione degli obiettivi(progetto)

Individuazione delle priorità

Adozione progressiva delle soluzioni


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Passo 2: ANALISI DELL’ESISTENTE

Rispondere al nostro questionario è importante per cercare di identificare 2 o 3 tipologie di diocesi

ALCUNI INDICATORIPER CLASSIFICARE UNA DIOCESI

- Uffici organizzati e con personale stabile?

- Presenza di incaricato informatico?

- Contabilità informatizzata?

- Connessione ad internet?

- Sito web?

RISORSE A DISPOSIZIONE (UMANE- TECNICHE – INFRASTRUTTURALI anche in loco)TEMPI – OBIETTIVI – PIANO DI LAVORO


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Obiettivi

Una volta definiti gli obiettivi generali, si può passare ad organizzare le singole attività, anche in funzione delle variabili:

TEMPI (scadenza, urgenze)RISORSE (umane ed economiche)

QUALITA’ (cosa vogliamo ottenere)

L’ottimo è nemico del bene:

Individuare le priorità e procedere per punti

1° anno contabilità diocesana + annuario2° anno beni immobili + sito web3° anno contabilità parrocchiale e comunicazione ecc. ecc.


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•L’INFRASTRUTTURA

•AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE

•CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO)

•LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO)

•PRIVACY E SICUREZZA

•I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE

•IL SITO WEB DIOCESANO: accessibilità, progetto editoriale, aspetti giuridici, organizzativi e tecnologici (WECA)

•LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE

•LA COMUNICAZIONE DIOCESI – CEI

•ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE

•INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …)

•LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE)

•ESPERIENZE PILOTA DI ALCUNI ENTI: ASPETTI AMMINISTRATIVI

GLI AMBITI PRINCIPALI


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•PROGETTO PER L’INFORMATIZZAZIONE DI UNA CURIA DIOCESANA

L’INFRASTRUTTURA:

•HARDWARE•SOFTWARE DI BASE

LA RETE:

•CONVENZIONI (MS, Adobe, Oracle, Maxdata)•MPLS (vpn hw)•TISCALI•Vpn Software

•CONSULENZA SU PROGETTAZIONE•L’esecuzione è sempre consigliabile essere fatta da realtà in loco, con le quali il SI-CEI potrà comunque interagire.


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Accesso alla Intranet CEI-Diocesi tramite la VPN Hardware.

A COSA SERVE ?

• Maggior livello di prestazioni nella comunicazione Cei-diocesi

• Accesso ed esposizione ad internet “protetti”

• Monitoraggio (utile anche per evidenziare momenti di crisi)

COME SI ADERISCE E COSA OCCORRE?

• Contatto con il centro di assistenza (le pratiche burocratiche le segue il SI-CEI)

• Configurazione servizi e addestramento per il tecnico diocesano

QUANTO COSTA?

• Circa 800 euro/anno, variabili in base a numero di utenti previsti e prestazioni della linea prescelta. Costi di collegamento addebitati alla Diocesi attraverso emissione di fattura da parte della società di servizi che gestisce la VPN insieme al Sicei.

• Per dettagli sui costi si rimanda a contatti con il Centro Assistenza e al listino servizi e prodotti.


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Passo 3: IL SISTEMA INFORMATIVO DIOCESANO

WINSIDI

LE NOVITA’

AREA AMMINISTRATIVA:Modulo Ragioneria

TesoreriaBeni Immobili

……………………………………

AREA ANAGRAFICA/COMUNICAZIONE:Modulo Enti e Persone

OfferentiAbbonamenti

IRCP01

Annuario Diocesano……………………………………


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•AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE

•CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO)

Contabilità Fiscale (per realtà collegate o attività commerciali)

Piano dei conti standard (per la diocesi)

Piano dei conti standard (per le parrocchie)


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•ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE

ANAGRAFICA COMUNE (vantaggi)

Eventi Comunicativi


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•LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO)

Modulo Beni immobiliCensimento Chiese

Modulo “esterno” per rilevatori

CartografiaS.I.T. intranet


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PRIVACY E SICUREZZA

… SOPRATTUTTO SICUREZZA !!!

La vera sfida non è tanto quella legislativa,ma quella amministrativo/gestionale.

MISURE MINIME da seguire INDIPENDENTEMENTE

Continuità nel lavoro

Integrità dei dati.


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• I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE

Nuovo Modulo Cancelleria

PO1 (come dettagli di Enti e Persone)

IRC (allo studio gli adattamenti normativi)

Protocollo

Intranet


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Passo 4: REALIZZAZIONE O INTEGRAZIONE DEL SITO WEB ESISTENTE SU WEBDIOCESI

“Focus” sui contenuti

Competenze distribuite

“Template” grafici utilizzabili

Sistema standard

Possibilità di progetti di start-up “chiavi in mano” e affiancamento organizzativo iniziale


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FASI DI UN PROGETTO WEB

Progettazione:

Gruppo di lavoroContenuti (mappa del sito) Coinvolgimento degli uffici

Realizzazione e pubblicazione:

Attivazione dell’area di lavoro o giornata di avviamento in diocesiRealizzazione pagine e contenitori

Pubblicazione e attivazione del dominio

Mantenimento:

ConsapevolezzaAggiornamento costante (fondamentale per mantenere alta l’attenzione)

Centralità nelle varie iniziativeMonitoraggio e revisione del progetto


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Sito Internet della Diocesi su server della CEI (proposta Webdiocesi)e Motore di Ricerca CEI-Diocesi.

A cosa serve.

•Raccolta e gestione dei contenuti •Ulteriori servizi disponibili su server della CEI: Motore di ricerca (anche per siti esterni registrati)

Come si aderisce e cosa occorre.

•Richiesta del servizio al Sicei o al Centro di Assistenza.

•Caratteristiche tecniche avanzate, senza necessità di competenze tecniche sul Web•Disponibilità di una qualsiasi connessione ad Internet•Nomina di un “responsabile del sito Internet diocesano”•Corso di addestramento all’uso del sistema

Quanto costa.

GratuitoInclude:- CMS (sistema per la generazione automatica di pagine web), - Spazio web per pagine statiche gestibili via FTP,- Supporto per pagine ASP.- Registrazione gratuita del sito diocesano sul motore di ricerca di chiesacattolica.it - Dominio gratuito scelto liberamente dalla diocesi per l’indirizzamento del sito web (es. diocesifirenze.it).


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Passo 5: L’INFORMATIZZAZIONE DELLE PARROCCHIE

A partire dai risultati del monitoraggio:

- Posta elettronica- Accesso al sito web- Intranet diocesana.

- Coinvolgimento di collaboratori laici (CPAE o CONSIGLIO PASTORALE).

- SITI INTERNET PARROCCHIALI- WECA

- (evitare i “Banner”)

•LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE


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Sipa. NET

A cosa serveSEMPLICE

COMUNICAZIONE CON LA CURIAattraverso piano dei conti standard

Come si aderisce.Unitelm 049 8271800 [email protected]

Servizio Sicei o Centro Assistenza (848-580167);

Quanto costa.Gratis nell’ambito dei progetti diocesani.

E’ previsto un canone di aggiornamento per il servizio di assistenza e consulenza che in questo modo non grava sull’organizzazione della diocesi.

(organizzare lo stesso servizio a livello diocesano è molto difficile ed oneroso)

Canone base (42 euro: molto basso considerando il livello del servizio)

Possibilità di canoni agevolati a livello diocesano


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La Intranet Diocesi – Parrocchie.

A cosa serve.•Condivisione di notizie, documenti, circolari, dati in genere tra Curia diocesana e parrocchie•Gestione di calendario e agenda comune a livello diocesano•Gestione orario delle Messe, pubblicabile anche su sito Internet•Comunicazione diocesi-parrocchie agevolata tramite mailing-list•Gestione e uso di mailing-list in genere

Come si aderisce e che cosa occorre.•Richiesta servizio al Sicei o al Centro Assistenza (848-580167)

•Con server presso la Diocesi: necessari server e linee Internet adeguate per l’erogazione del servizio •Con “hosting” su server Cei: un qualsiasi collegamento ad Internet •Per le parrocchie: un qualsiasi collegamento ad Internet

Quanto costa.•In modalità hosting presso CEI: attivazione del servizio e uso sperimentale per 6 mesi gratuiti;trascorsi i 6 mesi, proposta alla diocesi del pagamento di un canone annuo, ancora da determinare (si ipotizza da 300 a 500 euro / anno);

•Con server presso la diocesi: si paga l’eventuale intervento “on-site” se si richiede l’installazione a tecnici incaricati dal Sicei; in tal caso, essendo il servizio “in casa” della Diocesi, non è richiesto alcun canone di manutenzione, salvo esplicita richiesta della Diocesi di un servizi di “manutenzione ed assistenza ad hoc”, con costi e modalità da concordare in base alle specifiche esigenze (il Sicei può fornire alcune stime indicative).


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Posta elettronica ufficiale CEI – Diocesi, su Server della CEI.

A cosa serve.Definizione di indirizzi di posta elettronica, con indirizzo chiesacattolica.it o un altro dominio liberamente scelto dalla diocesi stessa.

Vantaggi:• Presenza su un unico server di tutte le e-mail degli utenti, della CEI e delle diocesi• Comunicazione reciproca affidabile e sicura (es. “tracciamento e verifica” dell’invio e recapito dei messaggi)• Stabilità nel tempo dell’indirizzo di e-mail, maggiore affidabilità di recapito soprattutto nel caso di invio periodico di “circolari” a molti

destinatari;• Se richiesto un certificato digitale (rilasciato dal Sicei), l’e-mail può essere usata anche per comunicazioni altamente riservate ed ufficiali

(es. tra i Vescovi e la Segreteria Generale della CEI). Con la “firma elettronica” è infatti possibile “firmare e/o cifrare” i messaggi, così da essere certi dell’attendibilità del mittente e della riservatezza del contenuto del messaggio; il certificato digitale può risiedere su una smart-card (massimo livello di sicurezza) oppure su un file, che si installa sul PC dell’utente (in teoria livello di sicurezza leggermente inferiore);

• Caratteristiche generali del servizio di e-mail offerto: 100 MB di spazio, antivirus automatico, webmail (con single sign-on da Intranet CEI), Wap Mail, Server di backup, anti-spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita) illimitato, Liste di Distribuzione. Opzionalmente, si puo’ richiedere: la notifica via SMS di arrivo di determinate e-mail; il “tracciamento” delle e-mail (solo se si è utenti della Intranet CEI-Diocesi).

Come si aderisce e cosa occorre.• Per il collegamento è sufficiente una qualsiasi connessione ad Internet;• Richiesta indirizzi di e-mail su server CEI per gli utenti della Curia;• Richiesta certificato digitale su smart-card oppure su file;• Per i servizi opzionali di “notifica tramite SMS” e “tracciatura dell’invio e recapito e-mail” è necessario essere utenti abilitati della Intranet

CEI-Diocesi.

Quanto costa.• La definizione di caselle di e-mail su server della CEI per uffici ed incaricati delle curie diocesane è gratuita.• Il rilascio di un certificato digitale su smart-card al Vescovo e ad un altro utente della diocesi è sempre gratuito.• L’importo di eventuali ulteriori certificati digitali per utenti diocesani è di circa 60 euro se su smart-card, utile anche per l’accesso ad altri

servizi della Intranet; sono gratuiti se definiti su file.• Le e-mail possono avere dominio su chiesacattolica (es. firenze.chiesacattolica.it) o un qualsiasi altro dominio a scelta (es. diocesifirenze.it).

In entrambi i casi la diocesi non sostiene costi per la definizione e gestione di UN dominio. Eventuali ulteriori domini sono a pagamento (26 euro / anno cadauno).

• Per il costo del servizio opzionale di “notifica tramite SMS”, si rimanda al listino completo dei servizi Intranet.

•LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE)


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Posta Elettronica su server CEI per le parrocchie di una diocesi.

A cosa serve.E’ una risposta ad una esigenza concreta

• Indirizzi “stabili” nel tempo• Affidabilità di comunicazione tra Curia e parrocchie• Indirizzo stabile nel tempo• Monitoraggio degli invii e ricezioni• Possibilità successiva di “certificati digitali”

Come si aderisce e cosa occorre.• Richiesta al Sicei o al Servizio Assistenza da parte del “delegato diocesano per la Intranet”• La diocesi può disporre di una qualsiasi connessione ad Internet, così come le parrocchie che utilizzano gli

indirizzi di e-mail• Interfaccia web • 50 MB di spazio • Antivirus, Web Mail, Wap Mail, Anti-Spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita)• Sono esclusi i servizi di: server di backup, notifica via SMS, Trace Mail, Liste di distribuzione

Quanto costa.Costi indicativi

• 100 euro una tantum per l’attivazione del servizio da parte della Diocesi, che potrà così definire e gestire le caselle e-mail per le proprie parrocchie• Canone annuo di circa 150 euro per ogni lotto di 50 caselle di e-mail assegnate dalla diocesi alle parrocchie o altri propri utenti.• Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo dei servizi


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La Intranet CEI-Diocesi.

A cosa serve.

Comunicare e cooperare in modo riservato ed affidabile

Posta elettronica sicura ed ufficiale tra le diocesi e la CEI; Mailing-list;

Rubriche di indirizzi;(Teleassistenza);

(E-learning); Banca Dati completa dei Beni Culturali;

Preparazione dei cd-rom con i Beni Culturali di ciascuna parrocchia; Condivisione di notizie, documenti, circolari, segnalazioni tra uffici CEI e curie;

Rendiconti 8x1000; Smart card e firma elettronica.

Come si aderisce e che cosa occorre.

Vpn HW e SW

Quanto costa.

La e-mail su chiesacattolica.it, per il Vescovo e gli uffici e incaricati di Curia, è gratis; la smart-card è gratis per il Vescovo e UN incaricato; per altri utenti, il costo è di 60 euro cadauna;

il Sw VPN è gratis; il “router aggiuntivo” ha un costo agevolato per la diocesi di 180 euro una tantum;

Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo.


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•INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …)

Beni ArtisticiArchivi Storici

Censimento ChieseBiblioteche.

Collaborazione con la Cei per:

Soluzioni più ragionatePiù economiche

Utili a tutti


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CENTRO SERVIZI DIOCESANO

Gruppo di Acquisto Centrale Operativa

Consulenza nel settore informatico, telefonico, contabile,

Assistenza Tecnica, contabile, gestione e manutenzione degli archivi,

inserimento dati.


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