Un archivio ben organizzato: per chi? per cosa?

Archivi Udi Linda Giuva

22 giugno 2013

Fare ordine

• Un’attività femminile: perché no in archivio?• Archivio:

– Strumento di gestione– Natura amministrativa– Autodocumentazione– Rapidità nelle decisioni– Come ho fatto la volta precedente?: continuità e

rottura, tradizione e innovazione– Il presente come valore culturale, quello che facciamo

come valore storico

Costruire una tradizione

• Abbiamo scoperto le madri, non dimentichiamo le figlie

• “Perché noi valiamo”• Produrre è una necessità, conservare è un

progetto.

Unitarietà dell’archivio

• L’importanza di chi c’è (presente) per lasciare una testimonianza a chi ci sarà (futuro). Vale a dire:il futuro comincia da oggi

• Tradizione italiana, approccio internazionale

Costruiamo oggi il nostro archivio

• Identify what you want to save• Decide what is most important to you• Organize the content

(Personal Archiving in The Library of Congress,)

• Esistono norme? – Regole per gli enti pubblici e per gli archivi privati

dichiarati di notevole interesse culturale: normativa e ruolo della Soprintendenza

• Esistono best practices?• Quali gli strumenti indispensabili

– Sistema di classificazione e indice di classificazione– Repertorio dei fascicoli– Piano di conservazione– Manuale di gestione

Identificare

• Registro di protocollo?– Che cos’è?– È importante per un piccolo ente privato– Fino a che punto va formalizzato?– Quali elementi indispensabili?

Classificare

• Attività indispensabile e fondamentale per:– Cartaceo– Digitale– Ibrido

Che cos’è la classificazione• Attività comune a tutte le scienze dell’informazione

“1. L’operazione, l’effetto, il modo del classificare; divisione o distribuzione in classi, cioè in categorie: c. delle piante, degli animali, avente lo scopo di dare un ordine alla immensa varietà delle specie, e insieme un nome che consenta di individuarle facilmente; analogamente, c. dei minerali, delle gemme, dei reperti archeologici; […….].” (Vocabolario, Treccani)

• Individuare i criteri per ordinare i documenti sulla base delle necessità funzionali dell’ente produttore dei documenti stessi al fine di creare un sistema in grado di garantire coerenza, efficienza, stabilità nel tempo

Classificare vuol dire ordinare

• la classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento di TUTTI i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento delle attività

Funzioni/attività

Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura

I CRITERI PRINCIPALI

L’ARTICOLAZIONE DEL PIANO

GLI ELEMENTI DESCRITTIVI DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE

• Ogni voce comprende:– un indice (espresso secondo criteri omogenei), – la denominazione della voce, – l’eventuale descrizione integrativa, – i criteri di ordinamento dei fascicoli – il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di

conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli– il collegamento ai termini di consultabilità (accessibile a tutti?

Esistono informazioni riservate sulla base del Codice della privacy?)

IL FASCICOLO• E’ l’elemento di base che andrebbe individuato già dal piano

di classificazione• È un insieme di documenti relativi a un determinato

affare/materia.• E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo

logica nel caso di documenti elettronici.• Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei

fascicoli creata per ogni voce e il criterio di ordinamento (alfabetico, cronologico ecc)

• Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato oggetto e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)

LA FORMAZIONE DEI FASCICOLI

• Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo:– la frammentazione non necessaria– l’accorpamento eccessivo di documenti

all’interno della stessa unità– la tendenza a costituire fascicoli intestati

ai destinatari (invece che basati sull’analisi delle funzioni)

LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI

• I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività

• Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere

L’INDICE DI CLASSIFICAZIONE

• E’ il codice alfanumerico che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione

Attribuire al documento un codice

Inserirlo in una struttura di voci

E associarlo a una definita unità archivistica

Indice

Piano di classificazione

Fascicolo

CLASSIFICARE QUINDI SIGNIFICA

Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli:

Funzioni

Macroattività

Attività

Natura delle funzioni:

Istituzionali Di funzionamento

Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea

Attività di funzionamento comuni a tutte le PA e a tutte le AOO

Attività di funzionamento comuni a tutte le PA e a tutte le AOO

LA STRUTTURAZIONE SU LIVELLI

utilità della fascicolazione sistematica e coerente

• Principi coerenti di formazione dei fascicoli consentono di creare un sistema documentario che– riflette e facilita il concreto processo di lavoro di

un’organizzazione (supportando la creazione di pratiche e dossier completi e gestibili)

– permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei– evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti

originali e di copie– consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi

di utilità amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano gruppi di fascicoli, non singoli documenti)

elementi per creazione e la gestione dei fascicoli

Indice di classificazione Posizione fisica del fascicolo Titolo del fascicolo Data di apertura Data di chiusura

Il manuale di gestione• È un documento che descrive i procedimenti, gli

strumenti, le regole del sistema documentario in funzione– va scritto dopo aver organizzato il sistema– Va monitorato e aggiornato continuamente sulla base dei

cambiamenti che si produco nel sistema documentario • È un documento importante perché permette:

– Condivisione delle attività e dei processi di lavoro – Normalizzazione dell’agire soprattutto in organizzazioni

“leggere” che non vedono figure stabili responsabili– Consegna al futuro il funzionamento del sistema

documentario

Decidere cosa è importante

• Il paradosso della conservazione: distruggere• Farlo in maniera consapevole prima che il tempo,

le necessità del momento (traslochi, chiusure di sedi…) lo facciano in maniera “brutale”

• Operazione impegnativa: quale immagine voglio che sia trasmessa al futuro?

• Manipolazione? • I professionisti della memoria come mediatori di

cultura