TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA

Unife e il cambiamento

Enrico PeritiDirettore Amministrativo Università di Ferrara

Corso SUM – Milano 28 maggio 2008

Cambiare - 1

Ogni cambiamento presuppone una motivazione.

La chiarezza, se vogliamo anche la condivisione, sulle ragioni del cambiamento sono già metà dell’opera.

Motivi interni ed esterni all’organizzazione.

Cambiare - 2

Il vero cambiamento lo fa l’utente, diciamolo: il cliente. Anche nelle organizzazioni pubbliche è l’attenzione al cliente che porta a rideterminare i processi interni. Ciò consente un recupero di efficienza.Non si da efficienza piena solo nel rideterminare i processi in funzione delle risorse economiche disponibili.

Agenti del cambiamento - 1Generalmente si immagina che sia il management il motore del cambiamento: Marchionne in Fiat.

Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che esprimono vision e danno mandati.

Nell’università sono organi monocratici e collegiali.

La composizione degli organi, le relazioni fra gli organi, le relazione fra organi e management sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento

Agenti di cambiamento - 2

Rettore – illuminato

Organi – distinzioni chiare sugli ambiti decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche specialistiche, partecipazione del territorio ?! Gruppo di management – sufficientemente coeso con volontà di raccogliere una sfida professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e si vince per l’ateneo!

Management FE - 1

Condizione di partenza: si fa con quello che c’è, salvo il direttore amministrativo assunto da fuori.Motivare (fare gruppo di vertice a cascata)Formare (da ‘specialismi’ a competenze relazionali, trasversali)Comunicare (indagine di clima, logo del cambiamento, campagna interna a sostegno del cambiamento, libro, bilancio sociale)Nelle strutture pubbliche non si può fare molto altro.

Management FE - 2

1) Processi

2) Competenze

3) Obiettivi

4) Misurazione (KPI e KGI)

5) Contabilità economico patrimoniale

6) Innovazione (ICT)

7) Servizi agli studenti

Management FE - 3

Uscita dal rapporto centro – periferia.

Ridefinizione del processo di gestione amministrativa della ricerca.

Ridefinizione della gestione del personale convenzionato medico.

Ruolo delle relazioni sindacali

Difficoltà

Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una legge sbagliata che l’incertezza normativa.

Conservazione accentuata in entrambe le famiglie: docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle persone (cultura del lavoro presente nell’organizzazione)!

Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!

Good - Bad practices / riorganizzazione

Good- Riorganizzazione della parte

amministrativa dei dipartimenti

Bad- Progetto portale; Progetto contabilità

economica patrimoniale (gestione per progetto; mancanza di analisi; demotivazione su tempi lunghi)

AllegatiAllegato 1: Gruppi in Unife

Allegato 2: Il logo ExP

Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze

Allegato 4: Processi KGI e KPI

Allegato 5: Tipologie KPI

Allegato 6: Obiettivi in Unife

Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI

Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario

Allegato 9: Voip - costi fonia analogica

Allegato 10: Voip - taglio costi

Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali

Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza

Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo

Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca

Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse

Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci

Allegato 1- I Gruppi in Unife

• 3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore) • “Prima Linea”

+• 6 EP

• “Gruppo dei 14”

• 8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio • “Gruppo dei 60”

Allegato n.2 – Logo ExP

Allegato 3 - L’esperienza di Unife

ProcessiProfili

competenzePolicy

IncentivazionePolicy

Formativa

2 processi principali

18 processi secondari

Aggiornamento semestrale.

119 profili mappati in Sede Amministrativa6 profili mappati nei Plessi Amministrativi4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profiliIn fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per professioanlità.

Obiettivi 2006- Dirigenti 9 - EP 36 - D 102Obiettivi 2007-Dirigenti 12 - EP 36 - D 92-Obiettivi 2008-Dirigenti 12 - EP 32 - D 35

4 linee guida:

1) Analisi in gruppi degli stati di avanzamento degli obiettivi;

2) Autoformazione basata su interventi di personale interno

3) Attività formative organizzate internamente riservate al gruppo dei 14 o dei 60

4) Percorsi formativi individuali per Dirigenti e EP

Fondo idee2006 presentate 73 selezionate in fase di realizzazione 322007 presentate 128selezionate in fase di realizzazione 20

Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI

RISORSEIN ENTRATA

SERVIZIIN USCITA

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

KGI

VALORE

AGGIUNTO

KPI

AZIONE

PERFORMANTE

Relazione di

causa/effetto

Allegato 5 - Tipologie KPI

Tempestività del servizioTempi medi di attesa per consulenze su problematiche di rendicontazione non superiore a 5 giorni lavorativi

Livello aggiornamento del dato

Capacità di fornire "on demand" dati relativi ai fondi gestiti per tipologia di fondo, di settore scentifico disciplinare etc. tempi di attesa inferiori a due giorni lavorativi.

Rispetto della scadenza Capacità di organizzazione

Rispetto della tempistica amministrativa di supporto per la redazione dei formulari. Massimo 1 giornata di more rispetto alla scadenza.

Efficienza del personale Livelli medi di attivitàLivelli standard di carichi di lavoro

N. operazioni amministrative uomo/anno non inferiori a ………

Livello di gradimentoPercezione di valore da parte del "cliente"

Soddisfazione percepita del responsabile della ricerca in relazione a tematiche precise (mini questionario di gradimento volto ad indagare tematica specialistica erogato ad un campione significativo). % risposte positive pari almeno al 85% del totale

Tempi tra la chiusura del progetto finanziato e chiusra processo interno rendicontazione

Livello di precisione del processo

Efficacia

% rendicontato su rendicontabile non inferiore al 93% per i progetti (specificare tipologia o per fondo o per area)

Tipologia di indicatore Descizione dell'indicatore Informazione fornita Esempio di KPI

Efficienza

Sistema controlli

Capacità di pianificazione e controllo del processo

Tempi medi di risposta

Capacità di implementare sistemi di controllo efficace

Allegato 6 Obiettivi in Unife

Obiettivi assegnati negli anni

3

147140

39 12

0

36 36

0

10292

0

20

40

60

80

100

120

140

160

2005 2006 2007

Anni

Ob

iett

ivi

Obiettivi complessivi Obiettivi dirigenti Obiettivi EP Obiettivi D

2005 2006 2007Obiettivi complessivi 3 147 140Obiettivi dirigenti 3 9 12Obiettivi EP 0 36 36Obiettivi D 0 102 92

Gestione efficiente ed efficace dei processi

Obiettivi individuali D

Obiettivi individuali EP

Obiettivi dei dirigenti

ObiettiviStrategici d’Ateneo

Mac

chin

a O

rgan

izza

tiva

Piano strategico KGI

Delibera Cda - KGI

Direttore Amministrativo KGI - KPI

Direttore Amministrativo KPI - KGI

Misurazione KPI

Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI

Livello atteso

3

3

3

4

Livello atteso

3

4

4

4

4

4

3

3

3

3

5

Livello atteso

3

3

4

3

4

4

3

4

4

4

4

COMPETENZE DI ACCESSO

COMPETENZE SPECIALISTICHE

Bibliotecario

Organizza il proprio lavoro in base alle priorità.

Conoscenza del Contesto Organizzativo

Office Automation

Competenze Specialistiche Area Approvvigionamento

Competenze Specialistiche Area Biblioteconomica

Conoscenza dei processi interni e del collegamento operativo tra la propria e le altre strutture.

Elaborazione testi (creare tabelle, grafici, immagini, formattare e rifinire documenti).

Utilizzo di fogli elettronici (creare e formattare un foglio di calcolo elettronico, utilizzare le funzioni aritmetiche e logiche di base).

Utilizzo della rete (internet, navigazione e ricerca in web, posta elettronica).

Conoscenza e utilizzo del programma di gestione patrimoniale.

Consapevolezza Organizzativa

Flessibilità

Interazione con l'Utente

Comprende e risponde al cambiamento organizzativo.

E' disponibile ad adattare le proprie abitudini lavorative in funzione di particolari esigenze della propria struttura.

Orientamento al Risultato

Orientamento all'Utente

Pianificazione

Presta attenzione all'ordine, alla qualità e all'accuratezza del proprio lavoro nel rispetto dei tempi stabiliti.

Esprime un costante impegno per la risoluzione delle problematiche proposte dagli utenti (interni ed estreni).

Conoscenza delle modalità di utilizzo degli strumenti di ricerca in rete: OPAC, METAOPAC e motori di ricerca.

Conoscenza delle tipologie delle fonti d'informazione nei rispettivi settori disciplinari

Conoscenza degli standard nazionali e internazionali di catalogazione adottati

Conoscenza ed utilizzo del modulo catalogazione di Sebina.

Capacità di gestione e catalogazione dei periodici cartacei.

Conoscenza e gestione del modulo acquisizioni di Sebina.

Conoscenza delle tecniche di catalogazione semantica (soggettazione e classificazione).

Conoscenza dei processi relativi agli acquisti di materiale bibliografico.

Conoscenza delle tipologie contrattuali e delle modalità di utilizzo delle risorse on line.

Conoscenza e capacità di gestione del processo di fornitura di documentazione bibliografica agli utenti.

Mantiene aggiornate e migliora le proprie competenze utilizzando tutti gli strumenti a disposizione (aggiornamento, studio personale, ecc.).

Propone miglioramenti alle attività ed ai processi in cui è coinvolto.

Aggiornamento e Innovazione

COMPETENZE TRASVERSALI

Si preoccupa di mettere a proprio agio l'utente comunicando con chiarezza e cortesia sia in presenza che a distanza (telefono, e-mail, fax).Gestisce le situazioni critiche con l'utente senza perdere il controllo, trasmettendo un'immagine positiva dell'Amministrazione.

Condivide con i colleghi informazioni, competenze, proposte e piani di lavoro per raggiungere gli obiettivi del gruppo.

Rispetta i tempi e gli impegni presi con il responsabile ed i colleghi.

Lavoro in Team

Alle

gato

8 -

Ese

mpi

o di

P

rofil

o P

rofe

ssio

nale

: B

iblio

teca

rio

Allegato n. 9 - Voip

Allegato n. 10 - Voip

Allegato 11 - Andamento delle Relazioni Sindacali in Unife2005 2006 2007 ad oggi 2008

Ore di contrattazione 26,45 50 44,45 20,1

Ore di contrattazione

0

10

20

30

40

50

60

2005 2006 2007 ad oggi 2008

Ore di contrattazione

2005 2006 2007 2008Verbali di contrattazione 9 16 17 9

Verbali di contrattazione

02468

1012141618

2005 2006 2007 2008

Verbali di contrattazione

Allegato 12 - Alcuni dati dimensionali: docenza

Prof. a contratto titolari di corsi ufficiali/integrativi

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Archit

ettura

Econom

ia

Farmacia

Giurisp

rude

nza

Inge

gneria

Lette

re e

Filoso

fia

Med

icina

e ch

irurg

ia

Scienze

mm

.ff.nn

.

Atre st

ruttu

re*

Facoltà

N.

do

cen

ti

2003-2004

2004-2005

2005-2006

2006-2007

210

225

243

7

211

226

234

6

209

221

236

5

0100200300400500600700

2005 2006 2007

ANNI

Composizione del personale docente

AS

RU

PA

PO

ANNO PO PA RU ASA

CONTRATTO

2005 210 225 243 7 1420

2006 211 226 234 6 1450

2007 209 221 236 5 1536

Allegato 13 - Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo

Personale tecnico-amministrativo in servizio suddiviso per genere e tipologia di contratto nel triennio 2005-2007

176

328

179

336

173

339

22 30 2149

22

57

0

50

100

150

200

250

300

350

400

M F M F M F

2005 2006 2007

Genere

Un

ità

di p

ers

on

ale

Tempo Indeterminato Tempo Determinato

Personale Tecnico - Amministrativo in servizio nelle varie strutture nel triennio 2005 - 2007

192 200

228

35 39 44

127

271 278

152

21 20 1620 206

17 28 18

0

50

100

150

200

250

300

2005 2006 2007

Anni

Un

ità

di

per

son

ale

Sede Biblioteche Plessi Dipartimenti Centri Servizi Comuni Presidenze di Facoltà

Allegato 14 - Alcuni dati dimensionali: ricerca

F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F + M

Architettura 8 3 7 3 13 3 5 7 12 5 5 5 31 45 76Biochimica e biologia molecolare 1 5 4 3 2 7 2 4 2 13 3 10 1 2 38 21

59Biologia ed evoluzione 4 12 5 12 17 8 11 6 5 5 11 9 12 6 3 2 65 63 128Centro d'Ateneo per la cooperazione allo sviluppo internazionale

1 1 01

Centro di Microscopia Elettronica

3 1 3 14

Chimica 7 7 12 8 6 3 2 1 8 5 2 4 1 3 1 30 40 70Discipline medico chirurgiche 8 2 6 4 7 5 2 5 5 7 9 8 5 3 2 1 34 45 79Economia,istituzioni,territorio 1 8 3 10 5 5 2 2 6 7 4 1 4 25 33 58Fisica 1 13 1 11 3 14 5 11 1 2 9 13 3 8 1 1 23 74 97Ingegneria 1 18 13 6 16 3 10 4 19 5 29 6 14 4 25 123 148Matematica 5 6 5 7 3 7 1 4 1 5 3 1 18 30 48

Medicina clinica e sperimentale 2 15 6 9 8 10 1 4 6 1 6 7 15 14 6 6 1 3 1 51 70121

Medicina sperimentale e diagnostica 10 4 5 8 5 11 2 4 4 1 2 1 28 29

57

Morfologia ed embriologia 1 4 2 2 3 3 7 1 2 3 18 10 28Scienze biomediche e terapie avanzate 9 3 4 5 5 1 3 8 3 2 1 1 1 20 26

46Scienze chirurgiche,anestesiologiche e radiologiche

6 9 2 9 1 2 4 1 1 1 6 3036

Scienze della terra 1 7 2 11 2 2 6 2 3 6 6 8 3 4 1 23 41 64Scienze farmaceutiche 9 1 7 4 4 5 2 3 2 8 4 3 2 3 2 1 27 33 60Scienze giuridiche 4 20 3 10 10 7 1 2 2 16 13 8 5 42 59 101Scienze storiche 2 7 5 4 3 2 3 1 13 10 5 5 31 29 60Scienze umane 6 8 14 9 8 2 6 4 1 35 23 58Totale 29 180 70 151 104 132 1 4 82 54 61 69 131 131 75 70 20 23 1 11 574 825 1.399

57,59 58,58 53,37 52,54 44,61 44,33 60 60,5 45 47 53 54

53,94 32,6 50

ETA' MEDIA

TOTALE COMPLESSIVO

32,646 54

ETA' MEDIAETA' MEDIA

D EP

Personale tecn-scient.DottorandiAssegnisti

INDICATORE N. 10 - Potenziale di ricerca di Ateneo

dati al 31/12/2007

Dipartimenti

Personale docente

già dottori di ricerca

solo laureati XX e XXI cicloXXII ciclo (iscritti al 1°

anno)PO PA RU ASS

Allegato 15 - Alcuni dati dimensionali: le risorse

Valori assoluti2005 2006 2007

19.196.657,67 19.678.923,44 21.957.786,582005 2006 2007

2.666.970,00 3.387.595,00 3.388.622,00

Contribuzioni studentesche

Entrate per prestazioni c/terzi

Allegato -16 Alcuni dati dimensionali: i bilanci

CONTO CONSUNTIVO ESERCIZI 2005-2006-2007

Conto finanziario – gestione di competenza TITOLO DI ENTRATA ACCERT. 2005 ACCERT. 2006 ACCERT. 2007

Entrate correnti 119.264.636,49 124.040.101,03 132.365.422,78

Entrate in conto capitale 5.671.082,76 9.693.733,48 4.891.224,67

Partite finanziarie 26.053.959,49 27.328.763,09 35.305.401,85

Accensione di mutui 2.127.569,58 2.001.332,84 68.778,26

Totale accertamenti 153.117.248,32 163.063.930,44 172.630.827,56

Avanzo finanziario di competenza 309.298,92 2.137.380,69

Tot. Accertamenti - avanzo 153.117.248,32 162.754.631,52 170.493.446,87

TITOLO DI USCITA IMPEGNI 2005 IMPEGNI 2006 IMPEGNI 2007

Spese correnti 112.542.290,89 119.347.866,85 118.868.011,74

Spese in conto capitale 10.768.436,90 14.859.177,44 15.058.460,65

Partite finanziarie 26.040.759,43 27.298.750,46 35.290.496,23

Rimborso di prestiti 1.273.443,90 1.248.836,77 1.276.478,25

Totale impegni 150.624.931,12 162.754.631,52 170.493.446,87