Suite di produttivitàoffice automation

Cosa è una “SUITE”

• Una “suite” è una collezione di applicativi software ciascuno dei quali svolge un ruolo specifico all’interno di un medesimo ambito (es: sicurezza produttività);un medesimo ambito (es: sicurezza, produttività);

• Una “suite di produttività” è una collezione di applicativi ciascuno dei quali consente di produrre e gestire unaciascuno dei quali consente di produrre e gestire una specifica tipologia di documenti;

• Una suite di produttività include almeno tre componenti:• Una suite di produttività include almeno tre componenti:1. Elaboratore testi

2. Foglio di calcolo2. Foglio di calcolo

3. Strumento per presentazioni

• Sovente sono presenti altri strumenti per la gestione di• Sovente sono presenti altri strumenti per la gestione di database, la pianificazione, l’e-mail, etc.

Elaboratori di testi

• Un Word-Processor è un programma per l’elaborazione dei testi che offre una serie di funzionalità grazie alle quali è possibile:

Redigere un documento

Formattare il documento

A i ff tti fi i l d t Aggiungere effetti grafici al documento

Evidenziare possibili errori e correggerli facilmente anche in modo automatico

Salvare un documento Salvare un documento

Stampare i documenti secondo il modello desiderato

• Un Word Processor non deve essere confuso con l’editor di testi in quanto• Un Word Processor non deve essere confuso con l editor di testi in quanto quest’ultimo:

Non consente di gestire la formattazioneg

Non dispone di funzionalità avanzate

Produce documenti di puro testo

Formattazione

• Formattare un documento significa impostare l’aspetto di tutte le sue parti in termini di:di tutte le sue parti in termini di: Carattere: dimensione, tipo (font), colore, stile

Paragrafo: interlinea allineamento rientri Paragrafo: interlinea, allineamento, rientri

Pagina: dimensioni, margini, intestazioni e piè di pagina

• La formattazione può avvenire a livello di Pagina

Sezione

Paragrafo

Singolo elemento

Foglio di calcolo

• Foglio organizzato in forma matriciale: migliaia di righe e centinaia di colonne;

è• In corrispondenza di ciascuna intersezione tra riga e colonna vi è una CELLA

• Ogni cella è individuata da una coppia di coordinate g pp(numero_di_riga, lettera_di_colonna), es. A1,B3,C123

• Ogni cella può contenere un dato o una formula• Un dato può essere:• Un dato può essere:

– Numero– Valuta

T t– Testo– Data e Ora– Percentuale

• Una formula esprime una operazione da eseguire su un sottoinsieme dei dati immessi

• E’ possibile diagrammare una serie di dati (grafici)E possibile diagrammare una serie di dati (grafici)

Foglio di calcolo

I diIndice di riga

Indice di colonna

Casella nome

colonna

cella

Barra della formula

Schede dei fogli

Foglio di calcolo – I Dati

TESTOUn dato può essere: TESTO

VALUTA

p•Numero

•Valuta

NUMERO

Valuta

•Testo

•Data e Ora•Data e Ora

•Percentuale

Foglio di calcolo – Le formule

• Le formule sono equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro.

• È necessario che il primo carattere della formula sia un segno di uguale (=).

• Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è• Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utenteformule impostate dall utente.

• Una formula si specifica all’interno di una cella indicando– In prima posizione il segno =– I dati su cui operare– La operazione da eseguire sui dati

Es =A2*B2 inserisce nella cella corrente il risultato della moltiplicazione– Es. =A2*B2 inserisce nella cella corrente il risultato della moltiplicazione tra il contenuto della cella A2 ed il contenuto della cella B2 (dati numerici)

Foglio di calcolo – Le formule

FORMULE

=B2*C2

=B3*C3

..

.

.

=B14*C14

=somma(D2:D14)

Foglio di calcolo – I grafici

• Consentono di interpretare i dati, valutarne l’andamento e la tendenza

• Tipi di grafico:– IstogrammaIstogramma

– Barre

– Torta

– Linee

– Dispersionep

– Altri

• Il grafico più adatto dipende dalla serie di datig p p• Andamento di un titolo in borsa: linea

• Distribuzione percentuale: torta

• Distribuzione di un valore: istogramma

Foglio di calcolo - ESEMPIO

Strumenti per presentazioni

• Servono per creare efficaci presentazioni multimediali (testi immagini suoni collegamenti);(testi, immagini, suoni, collegamenti);

• Consentono di predisporre una sequenza di diapositive formattate ed animate;formattate ed animate;

• Applicazioni tipiche sono:

– Tesine e Tesi di Laurea

– Relazioni

– Presentazioni aziendali

Didattica– Didattica

Gestori di basi di dati

• DBMS: Database Management System• Servono per gestire, in maniera strutturata, grandi quantità di p g , , g q

dati (basi di dati o database) tra loro correlati;• Un database è una struttura di archiviazione elettronica che

permette di registrare grandi quantità di dati, di consultarle epermette di registrare grandi quantità di dati, di consultarle e manipolarle in modo rapido e condiviso tra più utenti;

• Esempi classici sono:– Gestione degli archivi contabili– Gestione del magazzino e degli ordini

Gestione dell’autoparco– Gestione dell autoparco– Gestione delle cartelle mediche e delle schede sanitarie– Gestione della videotecaGestione della videoteca

Cosa è un foglio di calcolo

Il foglio di calcolo è uno strumento che permette diIl foglio di calcolo è uno strumento che permette di

organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di

gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi

oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e pp p p pp

costruire modelli previsionali

Operazioni sulle celle

• Ordinamento

i• Formattazione

– Ogni cella può essere formattata indipendentemente dalle altre

• Tipo di dato (testo, numero, valuta, data,…)

• Stile, dimensione, colore del carattere

• Allineamento del testo (sinistra destra centrato• Allineamento del testo (sinistra, destra, centrato, giustificato)

• Bordo (spessore e colore)• Bordo (spessore e colore)

• Colore del riempimento

• Dimensione della cella (orizzontale e verticale)

Principali Fogli di Calcolo

• Abbiamo visto le principali funzioni di un foglio di calcolo e le esigenze che intende soddisfarecalcolo e le esigenze che intende soddisfare

• Esistono numerose implementazioni, commerciali ed open source :open source :

– Microsoft Excel

– Openoffice – Calc

– Google documentig

– Zoho Spreadsheet

Etc– Etc.

• Sono tutte funzionalmente simili: le principali diff i d l t i i d l i ttidifferenze riguardano le prestazioni ed alcuni aspetti sintattici

Lanciare Microsoft Excel 2003

1. Dal menu START

2 Dalla Icona sul desktop o2. Dalla Icona sul desktop o facendo doppio click su un documento xlsxdocumento .xlsx

Cartelle e Fogli

• Ogni “documento” Excel è costituito da diversi fogli (tre di default)(tre di default).

• Per questa ragione un documento Excel viene definito CARTELLA ossia raccoglitore di fogli.CARTELLA ossia raccoglitore di fogli.

• Per ciascuna cartella è possibile aggiungere, eliminare rinominare i foglieliminare, rinominare i fogli.

• Tali operazioni sono accessibili facendo click destro su una linguettauna linguetta.

Creazione di una nuova Cartella di lavoro

• All’avvio Excel presenta una nuova cartella

D i i i C l1/F li 1– Denominata provvisoriamente Cartel1/Foglio1

– Contenente tre fogli vuoti

• In alternativa si può creare una nuova cartella:

– Menu FILE/NUOVOMenu FILE/NUOVO

– Pulsante Rapido NUOVO

Selezione del foglio

• E’ possibile lavorare su ciascuno de Fogli compresi nella Cartellanella Cartella

• Il foglio corrente è evidenziato dal carattere in grassetto nella corrispondente linguettagrassetto nella corrispondente linguetta

• Si passa da un foglio all’altro cliccando sulle linguettecliccando sulle linguette

I Dati

• Tipi di dati– Generale

• Operazioni sui dati– Inserimento– Generale

– Numero– Valuta

– Inserimento– Selezione– ModificaValuta

– Contabilità– Data

Modifica– Copia o Spostamento– Ordinamento e FiltraggioData

– Ora– Percentuale

Ordinamento e Filtraggio

– Frazione– Scientifico– Testo– Speciale– personalizzato

Inserimento dati

• Per inserire un dato in una cella :

P i i il ll ll– Posizionare il cursore sulla cella

– Selezionare la cella (click sinistro)

– Digitare il dato

– Uscire dalla cella (es.INVIO)Uscire dalla cella (es.INVIO)

Formattazione Celle Dati

Il testo eccede la dimensione della cella

Le intestazioni non sono distinte

MEGLIO…

Il tipo dati più adatto è valuta

• Formattare una cella significa definirne le proprietà: carattere, colore, dimensioni, bordaturacarattere, colore, dimensioni, bordatura

• E’ possibile definire il tipo di dato che una cella ospita

• Per poter essere formattata una cella deve essere selezionata

Selezione Celle

• Selezione di UNA cella

B i i i il– Basta posizionarvi il cursore

ù• Selezione di più celle (intervallo)

U i t i– Una intera riga– Una intera colonna– Tutto il fogliog– Parte di una riga (o colonna)

Formattare le celle

1. Selezionare le celle

2. Premere il pulsante destro

3. Selezionare FORMATO CELLE3. Selezionare FORMATO CELLE

4. Selezionare la linguetta delle proprietà

Formattare le celle

• E’ possibile modificare le dimensioni delle

– Righe

– Colonne

– Celle

• Personalizzandole

• Adattandole al contenuto

Selezionare MENU FORMATO

Modifica Dati

• Doppio click sulla casella

• Cancellazione del dato corrente• Cancellazione del dato corrente

• Nuovo inserimento

In alternativa…

• Selezione della casella

• Cancellazione del dato dalla barra della formula• Cancellazione del dato dalla barra della formula

• Inserimento dalla barra della formula

• Conferma tramite invio• Conferma tramite invio

Copia Dati

• Copiare, spostare, cancellare dati sono operazioni fondamentali.

• In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data laapplicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle.

• Copiare e spostare dati si può fare:

– usando i pulsanti Taglia, Copia, Incollausando i pulsanti Taglia, Copia, Incolla

– usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla

– trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i datitrascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati

– Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla

Ordinamento Dati

• E’ possibile ordinare le righe di un intervallo dati in base al contenuto di una colonna:una colonna:– Selezionare l’intervallo– Selezionare il Menu DATI->ORDINA– Indicare i criteri di ordinamento

Il criterio di ordinamento si• Il criterio di ordinamento si basa sul contenuto di una colonna

Le formule

• Le formule consentono di eseguire automaticamente operazioni sui dati inseriti nelle celle

• Se cambia il valore di una cella cambia di conseguenza il risultato

• Una formula è del tipoO i (i i i i ll fi i ll ) S ( 0)– =Operazione(inizio_intervallo:fine_intervallo) ES. =somma (A1:A10)

– =Cella1 Operazione Cella2 ES. =A1+A2

• Operazioni• Operazioni – Operatori aritmetici e algebrici : +,-,*,/

– Funzioni (somma,media, max, min)( , , , )

La barra della formula offre il tasto INSERISCI FUNZIONE che semplifica la individuazione della formula

Formule - esempio

• Nella barra della formula viene visualizzata la espressione della pformula presenta nella cella selezionata

è• Nella cella è visibile il risultato della formula immessa

Gli operandi della formula =media(B5:B16)• Gli operandi della formula possono essere inseriti

– Manualmente

( )

=max(B5:B16)

Manualmente

– Selezionando l’intervallo =min(B5:B16)

Riempimento automatico

• Utile quando una le righe di una colonna presentano la stessa formula calcolata sui B2*C2stessa formula calcolata sui valori di altre colonne nelle varie righeT ascinando l’angolo

=B2*C2

=B3*C3

• Trascinando l’angolo inferiore destro (maniglia di riempimento) della cella vengono incrementate levengono incrementate le coordinate delle celle su cui agisce la formula

• Excel completa in modo• Excel completa in modo (abbastanza) intelligente il tipo di elenco che si redige (numeri progressivi, mesi Maniglia di

i i t(numeri progressivi, mesi dell’anno, etc.)

riempimento

Riferimenti assoluti e relativi

• Un riferimento è l’indirizzo di una cella da utilizzare in una formula (colonna,riga). ES. A1( , g )

• Quando si incolla una formula in una diversa cella i riferimenti vengono modificati per mantenere la regola generale della formula applicata (RIFERIMENTI RELATIVI)A lt i d id h if i t ti i t t• A volte si desidera che un riferimento resti immutato anche se lo si copia in altre celle (RIFERIMENTO ASSOLUTO)ASSOLUTO)

• Un riferimento assoluto ha il simbolo $ che precede la coordinata che si vuole lasciare fissa

•$A$1 (colonna assoluta e riga assoluta)

•A$1 (colonna relativa e riga assoluta)

•$A1 (colonna assoluta e riga relativa)

•A1 (colonna relativa e riga relativa)

I grafici

• La caratteristica principale dei grafici è l'impatto visivo che consente di interpretare facilmente il confronto tra dati, nonché gli schemi e le tendenze da essi generatigli schemi e le tendenze da essi generati.

• Rappresentano una ottima soluzione per organizzare, semplificare, classificare e presentare i dati.

• È possibile creare un grafico come oggetto incorporato in un foglio di lavoro.

• Per creare un grafico occorre immettere prima i dati nel foglio• Per creare un grafico, occorre immettere prima i dati nel foglio di lavoro, quindi selezionarli e utilizzare la Creazione guidata Grafico che consentirà di scegliere il tipo di grafico e le relative opzioni.p

• In alternativa è possibile utilizzare la barra degli strumenti Grafico per creare un grafico di base da formattare in seguito. Il fi è ll t i d ti di i i t ti l f li di• Il grafico è collegato ai dati di origine contenuti nel foglio di lavoro e viene aggiornato automaticamente quando si apportano modifiche ai dati

Progettare i Grafici

• I grafici sono rappresentazioni visive di dati che trasformano righe e colonne di dati in immaginitrasformano righe e colonne di dati in immagini significative.

• Prima di poter creare un grafico, è necessario un minimo diPrima di poter creare un grafico, è necessario un minimo di progettazione.

• Ogni grafico è generato partendo dai dati di un foglio diOgni grafico è generato partendo dai dati di un foglio di lavoro esistente e quindi, prima di realizzarne uno, occorre creare un foglio di lavoro che contenga le informazioni e i

l i ivalori necessari.

• Excel può generare un grafico dai dati distribuiti lungo un i t f li di l il i lt à lifi tintero foglio di lavoro, ma il processo risulterà semplificato se i dati sono organizzati in modo opportuno.

Scegliere il tipo di grafico

• Durante la progettazione occorre stabilire la tipologia di grafico che meglio si presta a rappresentare i dati indi grafico che meglio si presta a rappresentare i dati in questione – un grafico a torta per descrivere il rapporto tra un intero e le g p pp

sue parti

– un grafico a barre per confrontare tra loro diverse categorie di dati

• Excel fornisce numerosi tipi di grafico utilizzabili per i d i di f li di lpresentare i dati di un foglio di lavoro

• ogni tipo di grafico presenta a sua volta diverse i tivarianti

Tipi di grafico

Creare un grafico - 1

• Selezionare le celle

• Cliccare su• Cliccare su

• Selezionare il tipo di grafico:– Istogramma

– Barre

– Linee

– Torta

– Dispersione

– Personalizzato

• Fare click su AVANTI

Creare un grafico - 2

• Se la selezione iniziale delle celle è corretta premerecelle è corretta premere AVANTI e portarsi al passo 3

• Se non è corretta è possibile pmodificare, rimuovere, aggiungere la serie numerica (SERIE)(SERIE)

Creare un grafico - 3

• Definire le proprietà del graficografico

– Titoli (grafico e assi)

– Assi

– Griglia

– Legenda

– Etichette dati– Etichette dati

Proprietà dei grafici

• Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi.G i li C t di d di i li l li h i t d• Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico.

• Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all’interno del g afi ografico.

• Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l’intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile letturasaturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura.

• Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il graficoseparato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico.

• Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l’opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in. Se si sceglie un nuovo foglio è possibile scegliere il relativo titolo Se si sceglie di inserire ilun nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto inguidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in.

Creare un grafico - 4

Il grafico può essere creatocreato

• in un nuovo foglio

• Come oggetto in un foglio esistente

Creare un grafico - 5

• Per creare e al contempo personalizzare un grafico, selezionare i dati da includere nel grafico, quindi fare clic su Creazione

id G fi ll b d li i S d dguidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard.

• Per creare un grafico immediatamente, selezionare i dati da includere quindi premere F11 oppure ALT+F1includere, quindi premere F11 oppure ALT+F1.

• Per modificare il tipo di grafico, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico, quindi scegliere Tipo di

figrafico.

• Per conservare la formattazione personalizzata quando si modifica il tipo di grafico deselezionare la casella di controllomodifica il tipo di grafico, deselezionare la casella di controllo Formattazione predefinita nella scheda Tipi standard.

• Per cambiare il tipo di grafico per una sola serie di dati, selezionarla, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu Grafico. Assicurarsi che la casella di controllo Applica alla selezione sia selezionata.

Visualizzare grafici

• Fare doppio clic su una parte di un grafico per visualizzare la relativa finestra di dialogo Formato.

• Per modificare il punto in cui si intersecano gli assi delle categorie o dei valori, fare doppio clic su uno degli assi. Nella scheda Scala modificare il numero nella casella Asse delle catego ie (X) Inte seca al alo e (opp e Asse dei alo i (Y)categorie (X) Interseca al valore (oppure Asse dei valori (Y) interseca alla categoria numero).

• È possibile spostare o ridimensionare l'area del tracciato; i il b d l i d i ditrascinarne il bordo per spostarla o trascinare un quadratino di

ridimensionamento per cambiarne le dimensioni. • Per cambiare la sovrapposizione tra barre o colonne, pp ,

selezionarle, quindi scegliere Serie dei dati selezionati dal menu Formato. Nella scheda Opzioni cambiare la percentuale nella casella Sovrapposizione.

• Quando si utilizzano i tasti freccia per scorrere nella casella Oggetti del grafico della barra degli strumenti Grafico, viene selezionato l'elemento corrispondente nel grafico p g

Filtraggio Dati

• I filtri consentono di trovare e utilizzare facilmente un sottoinsieme di dati in un intervallo che soddisfa certe condizioni

• In un intervallo filtrato vengono visualizzate solo le righe che soddisfano i criteri specificati per una colonna

• In Microsoft Excel sono disponibili due comandi per filtrare gliIn Microsoft Excel sono disponibili due comandi per filtrare gli intervalli:– Filtro automatico per i criteri semplici. Include il filtro in base a

selezioneselezione – Filtro avanzato per criteri più complessi

• A differenza dell'ordinamento, il filtraggio non consente di , ggriorganizzare un intervallo.

• Quando si utilizza un filtro, le righe che non si desidera visualizzare vengono temporaneamente nascostevisualizzare vengono temporaneamente nascoste

• Quando viene applicato automaticamente un filtro alle righe, è possibile modificarle, tracciarle in un grafico e stampare il sottoinsieme dell'intervallo senza riorganizzarlo o spostarlosottoinsieme dell intervallo senza riorganizzarlo o spostarlo

Filtro automatico - 1

• Quando si utilizza il comando Filtro automatico, a destra delle etichette di colonnadelle etichette di colonna nell'elenco filtrato verranno visualizzate le frecce corrispondenticorrispondenti

• È possibile utilizzare un filtro automatico personalizzato per visualizzare righe cheper visualizzare righe che possono contenere valori diversi.

• Il Filtro automatico può• Il Filtro automatico può inoltre essere utilizzato per visualizzare righe che soddisfano più condizioni persoddisfano più condizioni per una colonna, quali righe contenenti valori compresi in un intervallo specifico.

Filtro Automatico - 2

• È possibile applicare filtri a un solo intervallo alla volta nel foglio di lavoroalla volta nel foglio di lavoro

• Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera filtrare

li il d l i i di il• Scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro automatico

ESEMPIO:

Filtrare un intervallo per cercare le righe che contengono un testo specificog p

1. Fare clic sulla freccia nella colonna contenente i numeri, quindi fare clic su (Personalizza).

2. Nella casella di sinistra, fare clic su uguale a, diverso da, ti ti

settembre

contiene o non contiene. 3. Immettere il testo desiderato nella casella di destra. 4. Per trovare elementi di testo che condividono certi

caratteri ma non altri utilizzare un carattere jollycaratteri ma non altri, utilizzare un carattere jolly.

Rimuovere i filtri automatici

• Rimuovere i filtri dal foglio di lavoro attivo

S l i DATI FILTRO– Selezionare menu DATI->FILTRO

– Click sinistro su MOSTRA TUTTO

• Rimuovere tutti i filtri dal foglio di lavoro attivo e• Rimuovere tutti i filtri dal foglio di lavoro attivo e rimuovere le frecce dalle celle

Selezionare menu DATI >FILTRO– Selezionare menu DATI->FILTRO

– Click sinistro (deselezione) su FILTRO AUTOMATICO