STATO MAGGIORE DELLA DIFESA I Reparto Personale

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Allegato:// 00187 Roma

Annesso: 1 (uno) PdC: Serg.Magg. FALZONE Tel. 2.3383

e-mail: primo.impiego2s@smd.difesa.it

OGGETTO: Bando di concorso per posizione a “status internazionale” presso la NATO Support

and Procurement Agency (NSPA) in CAPELLEN (LUX).

A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL

PERSONALE DELL’ESERCITO S E D E

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

MILITARE DELLA MARINA R O M A

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

MILITARE DELL’AERONAUTICA R O M A

e, per conoscenza,

RAPPRESENTANZA MILITARE ITALIANA

PRESSO L’ORGANIZZAZIONE DI SUPPORTO

ED APPROVVIGIONAMENTO NATO S E D E

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Rife. f. prot. n. M_D SSMD 0111883 in data 30 luglio 2020 di ITALNSPO (non a tutti).

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1. È stato emanato il bando di concorso per la posizione di “Chief of Branch”

(p.o. n. PP-141, grado A4 – Ten.Col./C.F.) nell’ambito della Procurement Division – Life

Cycle Management – Policy Procedures, Business Information Branch dell’Agenzia in oggetto.

2. La durata del mandato è di 3 anni, mentre le interviste di selezione presso la NSPA, con oneri a

carico dell’Agenzia, non sono state ancora fissate e si svolgeranno presumibilmente circa sei

settimane dopo la data di chiusura del bando.

3. Le procedure concorsuali per le posizioni a bando prevedono la compilazione dell’“Application

Form” e dei documenti accessori esclusivamente online, attraverso il sito web dell’Agenzia

(http://www.nspa.nato.career.emply.com). Pertanto, codesti Organi d’impiego potranno

autorizzare il completamento del processo di “Application online”, entro la data prevista,

esclusivamente a valle della formalizzazione delle candidature da parte di questo SMD1.

4. Si invia, in annesso, in formato digitale, la job description della vacancy e si comunica che il

bando sarà pubblicato sulla pagina WEB della Difesa:

(http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.aspx).

d’ordine

p. IL VICE CAPO REPARTO t.a.

IL CAPO UFFICIO

(Col. s.SM Nicola GAUDIELLO)

1 Le candidature del personale dovranno pervenire, corredate delle previste Schede Biografiche, entro il 24 agosto 2020

PP-141 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET

DATE VALIDATED : 21 April 2020 VALIDATED BY : R. Lehmann

ORGANISATION : PROCUREMENT DIVISION – LIFE CYCLE MANAGEMENT, Policy, Procedures, Business

Information Branch

POSITION No. : PP-141

TITLE : Chief of Branch

GRADE : A-4 JOB CODE : A52 DUTY LOCATION : Capellen, LUX

SUMMARY

The incumbent is organisationally located in the Procurement Division – Life Cycle Management but directly responsible to the Director of Procurement for performing procurement support activities for all NSPA Business Units. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:

RESPONSIBILITIES

General Responsibilities

Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Branch.

Planning, controlling and verifying the implementation of the Agency's procurement policy and regulations.

Assisting and advising the Director of Procurement in organisational and business processes (including e-business) matters.

Advising the Director of Procurement on general procurement policy of the Agency.

Developing, coordinating and submitting for promulgation to the Director of Procurement Operating Procedures (OPs) to implement NATO Support and Procurement Organisation (NSPO)/NSPA prescriptive documents.

Exercising functional control of the objectives of the Branch including training, Information Systems (IS).

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.

Specific Responsibilities

Coordinating the resources supporting the procurement activities in the Business Units in the domains of market research, source identification, support and managing the NSPA Procurement Institute (NPI).

Proposing new functionalities of the Procurement component of the NSPA Website for a more effective communication of the Agency on its procurement activities.

Timely posting the Future Business Opportunities and their updates.

Overseeing the Procurement components of the NSPA Website updates.

PP-141 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

Managing the development and utilisation of the "eProcurement" technology, including eBid (electronic Bidding) and eCat (electronic Catalogs), within the Division.

Planning and implementing upgrades of procurement functionality in the Agency's enterprise software (SAP) as necessary.

Monitoring of the Procurement components of the Internal Control System of his/her Branch.

Monitoring the Management Information System (MIS) and the Contract Management Review (CMR) process for the Division including the procurement function within Material Management Centers (MMCs).

Generating the Division Business Information reports.

Monitoring and directing the provision of a NSPA Commercial Supplier Source File.

Monitoring the statistical/analytical support to the NSPA Competition Advocate and to the Nations.

Performing functions related to Quality Management System (QMS) [International Organisation for Standardization (ISO) 9000 certification].

Administering the Division Training Programme and preparing/delivering lectures at training courses.

Ensuring the implementation of the risk management process and managing the risks raised in the Branch in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.

Managing employee performance in line with applicable governing instructions.

QUALIFICATIONS

General Qualifications

University degree (preferably in information management or business administration) equivalent to Master's.

Specialised training in government/military type procurement practices, contract administration and procurement management.

Thorough experience in both the administration and management of government/military type contracts for acquisition of materials and maintenance and repair services of equipment at senior staff or management level preferably in an international organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector.

Very good experience in information systems and office automation management particularly relating to procurement activities.

Ability to work independently, to be self-motivated, and to prepare logical and clear reports for management decision-making.

Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired outcomes including business growth.

Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.

Specific Qualifications

A minimum of eight years of experience in procurement activities is required.

Knowledge of the NSPO Procurement Regulations and NSPA procurement prescriptive documents.

PP-141 NATO UNCLASSIFIED FILE 2020

Demonstrated courtesy, tact, flexibility, communication and negotiation skills required to support NATO operations as a representative of NSPA/NATO.

Knowledge of SAP would be an asset.

LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

N/A

PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION

Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy.

PP-141 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020 121_12#1xx.docx

ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET

DATE DE VALIDATION : 21 avril 2020 VALIDÉ PAR : R. Lehmann

ORGANISATION : DIVISION DES ACHATS – GESTION SUR LE CYCLE DE VIE, Branche "politique générale,

procédures, informations d'entreprise"

POSTE No : PP-141

TITRE : Chef de branche

GRADE : A-4 CODE POSTE : A52 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX

RÉSUMÉ

Relevant, d'un point de vue organisationnel, de la Division des achats – gestion sur le cycle de vie, mais directement responsable envers le directeur des achats, le/la titulaire mène des activités de soutien au titre des achats, au profit de toutes les unités opérationnelles de la NSPA. Le/La titulaire exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

gérer, des points de vue tant technique qu'administratif, le personnel affecté à la branche ;

planifier, contrôler et vérifier la mise en œuvre de la politique générale et des règlements de l'Agence en matière d'achats ;

aider le directeur des achats et lui donner des avis pour ce qui concerne les processus organisationnels et de travail (y compris le commerce électronique) ;

donner des avis au directeur des achats au sujet de la politique générale de l'Agence en matière d'achats ;

élaborer, coordonner et soumettre au directeur des achats, en vue de leur promulgation, les procédures d'exploitation (OP) relatives à la mise en œuvre des documents réglementaires de l'Organisation OTAN de soutien et d’acquisition (NSPO) / de la NSPA ;

exercer le contrôle fonctionnel des objectifs de la branche, y compris pour ce qui concerne la formation, les systèmes d'information, les exercices OTAN, etc. ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.

Responsabilités particulières

coordonner les ressources assurant le soutien des activités d'achats menées au sein des unités opérationnelles dans les domaines de l'étude du marché, de l'identification des fournisseurs, du soutien et de la gestion de l'Institut des achats de la NSPA ;

proposer de nouvelles fonctionnalités concernant la partie "achats" du site web de la NSPA afin de permettre à l'Agence de communiquer plus efficacement au sujet de ses activités d'achat ;

publier en temps voulu les perspectives de marchés potentiels ainsi que leurs mises à jour ;

superviser les mises à jour des éléments "achats" du site web de la NSPA ;

PP-141 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

gérer le développement et l'utilisation des technologies d'achat électronique, y compris les outils eBid (soumission d'offres par voie électronique) et eCat (catalogues électroniques), au sein de la division ;

planifier et mettre en œuvre les mises à hauteur des fonctions "achats" du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) en tant que de besoin ;

assurer le suivi des éléments "achats" du système de contrôle interne de sa branche ;

assurer le suivi du système d'information de gestion (MIS) et du processus d'examen de la gestion des contrats (CMR) pour le compte de la division, ainsi que de la fonction "achats" au sein des centres de gestion de matériels (MMC) ;

établir des comptes rendus portant sur les activités de la division ;

contrôler et diriger la mise à disposition d'un fichier NSPA de fournisseurs commerciaux ;

contrôler le soutien statistique/analytique fourni à l'avocat de la concurrence de la NSPA et aux pays ;

exercer des fonctions liées au système de gestion de la qualité (certification selon la norme ISO 9000 de l'Organisation internationale de normalisation) ;

assurer l'administration du programme de formation de la division ainsi qu'élaborer des exposés et les présenter lors des formations ;

veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein de la branche, conformément aux documents réglementaires de la NSPA relatifs à la gestion des risques ;

assurer la gestion des performances des employés conformément aux instructions en vigueur applicables en la matière.

QUALIFICATIONS

Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures (de préférence en gestion de l'information ou en administration des affaires) ou équivalent à un master.

Formation spécialisée dans les méthodes d'achat dans les domaines publics et militaires, en administration de contrats et en gestion des achats.

Expérience approfondie, acquise à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction, de préférence dans une organisation internationale, une administration publique nationale (civile ou militaire) ou dans le secteur privé, de l'administration et de la gestion de marchés publics et militaires portant sur l'acquisition de matériels et sur des services d'entretien et de réparation d'équipements.

Très bonne expérience de la gestion des systèmes d'information et de la bureautique dans le domaine particulier des achats.

Aptitude à travailler de façon indépendante, à se motiver soi-même et à rédiger des rapports logiques et clairs pour permettre la prise de décisions de gestion.

Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité.

Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.

Qualifications particulières

Un minimum de huit ans d'expérience dans le domaine des achats est exigé.

Connaissance du Règlement des achats de la NSPO et des documents réglementaires de la NSPA relatifs aux achats.

PP-141 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2020

Aptitude confirmée à faire preuve de courtoisie, de tact, de souplesse et de talent de communicateur(-rice) et négociateur(-rice), qualités nécessaires au soutien des opérations de l'OTAN en tant que représentant(e) de la NSPA et de l'OTAN.

La connaissance du progiciel SAP constituerait un atout.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

S.O.

QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN ou leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.