Smau Milano 2011: La dematerializzazione dei documenti a scuola. Procedure, soluzioni e open point

Milano, 19-21 ottobre 2011 - Fieramilanocity

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La dematerializzazione dei documenti a scuola

Procedure, soluzioni e open point

Mario Varini Direttore sga I.C. di Castellucchio (MN)

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C.A.D. Codice dell'amministrazione digitale

Le tecnologie informatiche si sono evolute con una tale rapidità da rendere necessaria l’approvazione di un nuovo testo normativo.

La dematerializzazione dei documenti a scuolaLa norma


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I cittadini e le imprese richiedono mezzi più snelli, rapidi e meno costosi per comunicare con le pubbliche amministrazioni.


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È necessario mettere a disposizione delle amministrazioni e dei pubblici dipendenti strumenti (soprattutto digitali) in grado di incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’intero sistema pubblico


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Il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione.



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• Il vecchio Codice dell’amministrazione digitale è il decreto legislativo n. 82 del 2005.

• Il nuovo Codice dell'amministrazione digitale è il decreto legislativo n. 235 del 2010 in vigore dal 25 gennaio 2011.



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http://www.iccastellucchio.gov.it/cad


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Questo decreto legislativo segna il passaggio dall’amministrazione novecentesca fatta di carta e timbri all’amministrazione del XXI secolo digitalizzata e sburocratizzata



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Rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività.



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In coerenza con il Piano e-Gov 2012 l’orizzonte temporale dell’intervento è il 2012, un processo che consentirà di avere un’amministrazione nuova, digitale e sburocratizzata.



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Entro 3 mesi: Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno la posta elettronica certificata o altre soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo.



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Entro 6 mesi:

Le PA centrali pubblicheranno sui propri siti istituzionali i bandi di concorso



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Entro 15 mesi:

Le PA predisporranno appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività



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Risparmio e accesso alle risorse risparmiate

Si prevede un risparmio dei costi di carta e del relativo impatto ecologico e dei tempi di lavoro per le pratiche amministrative. L'accesso a tali risorse è per ora solo previsto dalla norma :-)



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Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati, in modo integrale, anche tutti i documenti pubblici riferiti alla attività amministrativa e didattica (scuole).



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Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili on-line i moduli e i formulari da utilizzare come unici strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti amministrativi.



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Firme digitali: Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale.



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PEC Posta elettronica certificata

Tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica certificata (PEC) equivalgono alla notifica per mezzo della posta.



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PEC Posta elettronica certificata: Le Pubbliche Amministrazioni pubblicheranno sui propri siti istituzionali un indirizzo di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta. (vedi multa alla Regione Basilicata per non aver pubblicato l'indirizzo della PEC sul sito della Regione)



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Dematerializzazione dei documentiSi sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie informatiche



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Protocollo informatico e fascicolo elettronico

Sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione in ingresso ed in uscita.



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Conservazione dei documentiGestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un Responsabile della conservazione che si può avvalere di soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie.



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Conservatori accreditatiIntroduzione della figura dei Conservatori accreditati, soggetti che ottengono da DigitPA il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici



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Accesso ai servizi in reteper l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni è consentito l’utilizzo anche di strumenti diversi dalla carta d’identità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, previa individuazione del soggetto che richiede il servizio.



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Continuità operativa e disaster recoveryLe PA dovranno predisporre appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività



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www.iccastellucchio.gov.it

Predisporre un adeguato sito per la scuola

è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine dove si presenta la scuola!

La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio


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http://www.iccastellucchio.gov.it/


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Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione



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spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi filtri burocratici.



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Predisporre un adeguato sito per la scuolaRealizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola"



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Da che parte iniziare?

Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della carta in tutte le comunicazioni interne



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Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le disposizioni di servizio in uscita.



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Albo pretorio;

quali forme: pagine o documenti originali?

quali autenticazioni: firma o certificazione digitale?

Senza dimenticare che si dovranno anche definire codifiche, regole per il diritto all'oblio e consentire un facile accesso alle risorse da parte dei cittadini.



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Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica Amministrazione



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http://www.iccastellucchio.gov.it/files/file/legislazione/lg_sitiwebpa__26_20luglio_2010.pdf


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Database e tassonomie per creare elenchi

Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del personale, proposte di acquisto, progetti ecc.



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PEC

Utilizzo della posta elettronica normale o PEC per tutte le comunicazioni in entrata e uscita.



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http://www.iccastellucchio.gov.it/progetto_cad_attivate_caselle_pec_di_plesso


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e.. perchè no!

Interruzione di tutte le comunicazioni FAX in uscita sia dalla sede centrale che da succursali e plessi (salvo emergenze o impedimenti tecnologici).



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Comunicare !

Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola



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Comunicare !

Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema



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http://www.iccastellucchio.gov.it/contact


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Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio.



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Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio.



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Formazione rivolta a tutto il personale e addestramento delle figure di sistema addette alla produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.



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Open point (nulla di nuovo):

Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho incontrato, ne cito solo alcune, le principali:

- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini

- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse.

- la burocrazia “delle forme”

… e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso


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Open point (nulla di nuovo):

Ma riusciremo certamente a superarle migliorando sempre di più il servizio offerto all'utenza.


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Ringraziamenti

Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.

Grazie quindi a Rita, Giovanna, Mariangela, Giuliana, Lea, Sebastiana, Carla, Rossana, Anna, Paola e a tutti gli altri che senza distinzione di qualifica hanno creduto in questo progetto.


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Ringraziamenti

Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe potuto prendere forma.


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La dematerializzazione dei documenti a scuola

Procedure, soluzioni e open point

Fine

grazie per l'attenzione


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Cos’è IWA?

IWA/HWG è un’Associazione professionale no profit

riconosciuta leader mondiale nella fornitura dei principi e

delle certificazioni di formazione per i professionisti della

Rete Internet; è presente in 100 paesi, con 130 sedi ufficiali

in rappresentanza di più di 165.000 associati.

La sua missione:

• Fornire programmi formativi di qualità;

• Fornire agli associati supporto e collaborazione a livello

regionale, nazionale e internazionale, nonché un marchio

di

affiliazione riconosciuto a livello mondiale;

• Promuovere i principi universali di etica e di pratica

professionale per tutti i professionisti della Rete Internet;

•Fornire supporto per la definizione e lo studio di normative

nei Paesi in cui è presente

Network: http://www.iwa.it http://www.itlists.org http://blog.iwa.it http://webaccessibile.org http://skillprofiles.eu

Partecipazioni internazionali

Partecipazioni nazionali


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Perché IWA?

• Fare rete tra professionisti– Scambiarsi informazioni / esperienze– Condividere buone pratiche di lavoro

• Apprendere– Consultare documentazione condivisa– Discutere con gli altri soci– Partecipare ad eventi formativi / informativi

• Divulgare– Effetto “ebola”: condividere la conoscenza – Proporsi come discenti per seminari e corsi


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