Nuovi strumenti web a supporto delle imprese liguri iscritte a

Fondimpresa

Il sito di Fondimpresa Liguria e la APP Accordi delle Commissioni Paritetiche Provinciali di CGIL, CISL, UIL e Confindustria

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La richiesta ed il processo di definizione dei requisiti di

sistema

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Aprile 2014OBR Liguria ha deciso di dotarsi di nuovi strumenti digitali attraverso cui offrire

servizi e informazioni alle aziende aderenti a Fondimpresa.

In particolare OBR Liguria ha espresso il bisogno di:

1. un sito internet dalla grafica essenziale per aumentare la visibilità di

Fondimpresa sul territorio per fornire:

a. informazioni, avvisi e approfondimenti sulle attività di OBR

b. aggiornamenti sulle possibilità di finanziamento

c. pillole video sulle buone pratiche nel campo della formazione in Liguria.

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Aprile 2014

2. una web app da mettere a disposizione delle aziende e delle Commissioni

Paritetiche Territoriali della Liguria di CGIL, CISL, UIL e Confindustria che renda

semplice e immediata, per le imprese prive di RSA/RSU, la compilazione online di

una delle componenti centrali del Piano di Formazione: l’accordo sindacale.

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Giugno 2014

GisWeb, società genovese specializzata nella realizzazione di servizi online e

geoportali per pubbliche amministrazioni, ha presentato un prototipo di sito

web di Fondimpresa Liguria e della Web APP Accordi per le aziende iscritte a

Fondimpresa e le Commissioni Paritetiche Territoriali della Liguria di CGIL,

CISL, UIL e Confindustria.

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Il Metodo di lavoro adottato

Entrambi gli strumenti web sono sono stati progettati, in ogni fase, insieme a OBR

Liguria ed alle Commissioni Paritetiche Provinciali di CGIL, CISL, UIL e Confindustria.

Ogni giorno gli operatori sul territorio accolgono le richieste delle aziende e facilitano

l’interazione con i membri delle commissioni parititetiche territoriali: conoscono a

fondo come funziona la condivisione dei Piani Formativi e quali sono le sue criticità.

Per questo motivo, prima di iniziare a progettare l’applicazione, abbiamo dedicato

molto tempo ad ascoltarli ed analizzare con loro il processo e le sue implicazioni.6

Grazie alla collaborazione attiva degli operatori abbiamo costruito lo scheletro dell’

applicazione e tutti i passaggi del procedimento.

Grazie al confronto con i membri delle Commissioni e i rappresentanti delle aziende

abbiamo testato il nostro modello, semplificandolo al massimo.

In ogni momento abbiamo tenuto al centro le aziende e le loro necessità e ci siamo

immedesimati con gli utenti meno esperti di nuove tecnologie.

Per questo nella stesura delle istruzioni abbiamo impiegato molta cura: descrizioni

sintetiche ma complete accompagnano l’azienda in ogni passaggio, le permettono di

orientarsi facilmente e l’aiutano a portare a termine il procedimento con successo.

Il metodo di lavoro adottato: l’approccio

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- ascolto e riflessione aperta con gli operatori- identificazione dei casi d’uso e dei diversi ruoli coinvolti nel procedimento- razionalizzazione delle fasi e dei ruoli (disegno del workflow)- studio e realizzazione grafica dei due portali- test, feedback, implementazione dell’applicazione- coinvolgimento di tutti gli attori nell’uso dell’applicazione attraverso gli

incontri formativi- coinvolgimento attivo delle aziende attraverso realizzazione di incontri

informativi sul territorio.

Il metodo di lavoro adottato: le fasi

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La soluzione proposta1. Il sito web

www.fondimpresaliguria.it

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La soluzione proposta

2. Web App per Accordi per le imprese e le Commissioni Paritetiche

www.partisocialiliguria.it

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Fasi del procedimento progettate insieme

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Iscrizione al servizio ● nel Portale Fondimpresa Liguria le aziende trovano un pulsante per accedere alla web app delle

Parti Sociali per la presentazione di richieste di Accordo sindacale alle Commissioni Paritetiche

Territorali della Liguria

● nella WebApp trovano un link “Registra la tua azienda”, cliccandoci sopra si accede direttamente al

modulo da compilare

● il referente aziendale (o il consulente che agisce per suo conto) lo compila e lo invia direttamente

tramite la piattaforma

● il rappresentante dell’azienda riceve all’indirizzo email indicato nel modulo un messaggio di

conferma dell’avvenuta iscrizione ed un link per completare la procedura

● una volta confermate le proprie credenziali l’azienda è automaticamente abilitata a utilizzare il

servizio ed ha accesso alla sua area riservata14

Presentazione di richieste di accordo: scelta del modello

● nella Home di www.partisocialiliguria.it è presente, in alto a sinistra, il pulsante CRUSCOTTO

● l’azienda, una volta effettuata la registrazione, può cliccare su CRUSCOTTO e inserire nome utente

e password

● accede in questo modo al proprio CRUSCOTTO AZIENDALE riservato

● da lì può iniziare a compilare e a presentare le richieste di accordo.

● come primo passo, l’azienda identifica il modello di accordo più idoneo, tra quelli messi a

disposizione dall’applicazione

Al momento Web App Accordi permette di presentare solo richieste di condivisione con le parti

sociali di Piani formativi (aziendali e interaziendali) su Conto Formazione. 15

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● trovato il modello giusto, l’azienda può iniziare a inserire i dati nel modulo online

● la bozza del documento può essere salvata e completata in seguito

● quando un modulo è interamente compilato, l’azienda lo “spedisce” alla Commissione

Territoriale competente, con in allegato il Formulario (precedentemente scaricato dalla

piattaforma di Fondimpresa), cliccando semplicemente sul tasto INVIO

● l’azienda riceve una mail di notifica ogni volta che completa la procedura di invio di una

richiesta di accordo. Contestualmente anche i membri della Commissione e la segreteria

provinciale competente ricevono notifica via mail

Presentazione di richieste di accordo: salvataggio e invio

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● la segreteria provinciale riceve in automatico una notifica ogni volta che un’

azienda invia una richiesta di accordo di sua pertinenza

● accedendo con le idonee credenziali all’area riservata, l’operatore provinciale

apre la richiesta e ne controlla la completezza e la correttezza formale

Ricezione della richiesta da parte delle segreterie provinciali: il controllo dei dati

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Ricezione della richiesta da parte delle segreterie provinciali: eventuali correzioni

● in caso di anomalie o evidenti errori di forma, l’operatore invia all’azienda una segnalazione

direttamente dalla piattaforma, invitandola a procedere alle necessarie correzioni

● l’azienda modifica e reinvia la richiesta alla commissione competente

● prima della conferma definitiva, l’operatore controlla nuovamente la completezza e la correttezza

delle informazioni contenute nella richiesta

● i membri della commissione, accedendo al loro cruscotto, possono sempre monitorare le richieste

ricevute dalle aziende, le eventuali anomalie riscontrate dagli operatori e la risoluzione delle

stesse da parte dei referenti aziendali 19

Ogni volta che un’azienda invia una richiesta di accordo correttamente compilata:

1. gli operatori della segreteria provinciale, dopo aver riscontrato la correttezza formale della

richiesta schiacciano il pulsante “Conferma” attivo sul loro cruscotto di operatori

2. il sistema, utilizzando i dati inseriti dall’azienda nella richiesta, genera in automatico una

versione “pronta per la stampa” del Verbale di Accordo, in formato .docx, che può essere

aperta e scaricata

Ricezione della richiesta: conferma dei dati e impaginazione del Verbale di Accordo

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Ogni volta che un’azienda invia una richiesta di accordo correttamente compilata:

3. dopo aver verificato che il sistema abbia impaginato, secondo il formato stabilito dal tipo di piano

formativo, i dati nel Verbale di Accordo, gli operatori stampano una copia del documento

4. contemporaneamente i membri della Commissione Paritetica Territoriale competente ricevono

dal sistema un messaggio di notifica che li informa che una richiesta è pronta per essere firmata

ed è consultabile unitamente al formulario del piano formativo

5. la versione stampata su carta della richiesta di accordo viene resa disponibile, dall’operatore

della segreteria di quella commissione, alla data della prima commissione utile

Ricezione della richiesta: stampa del documento e consegna alla Commissione Paritetica competente

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Ricezione della richiesta: caricamento dell’accordo sulla piattaforma

● una volta esaminato, se è approvato il piano, l’accordo sindacale viene firmato dai componenti della

Commissione

● l’operatore della segreteria provinciale scansiona il documento originale firmato, e lo carica sulla

piattaforma

● in automatico l’applicazione invia un messaggio di notifica all’azienda che aveva inviato la richiesta

● da quel momento l’azienda, attraverso la propria area personale potrà scaricare il verbale di accordo

firmato

● l’azienda ritrova l’accordo firmato sempre a disposizione sulla piattaforma, accedendo all’area

riservata 22

I membri della Commissione Paritetica Provinciale ricevono notifica, via mail, ogni volta che:

● un’azienda invia una richiesta di accordo

● una richiesta confermata da un operatore

● una richiesta viene firmata dai membri della Commissione e l’Accordo firmato può essere consultato

dal proprio cruscotto

Tutti gli avanzamenti dell’iter di ogni richiesta, su cui il commissario ha competenza, sono sempre visibili dal

cruscotto personale accessibile nell’area riservata del sito www.partisocialiliguria.it

Ricezione della richiesta: notifica ai membri delle Commissioni Paritetiche Provinciali

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● notizie sempre aggiornate e focalizzate sulle specificità del territorio

● strumenti facili e veloci per richiedere Accordi su Piani Formativi alle Commissioni Paritetiche

Territoriali

● la possibilità di accedere in ogni momento alla propria documentazione

● la ricezione automatica di ricevuta, attestante la data di invio, ogni volta che si spedisce una

richiesta tramite web app accordi

● un sistema integrato di notifiche via mail che permette di essere aggiornati in tempo reale

sugli avanzamenti della richiesta

I vantaggi dei nuovi strumenti

per le AZIENDE e per i loro CONSULENTI

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I vantaggi dei nuovi strumenti

per le SEGRETERIE delle COMMISSIONI PARITETICHE TERRITORIALI

● un ambiente intranet intuitivo a supporto di una procedura di lavoro condivisa

● funzionalità che rendono più semplice e strutturato il loro lavoro quotidiano

● un sistema elettronico che traccia tutte le transazioni e permette l’acquisizione della

“data certa di invio”

● un sistema di notifiche integrato che trasmette aggiornamenti in tempo reale a tutti gli

operatori coinvolti nel procedimento

● un sistema semplice per gestire e aggiornare le informazioni relative ai membri delle

commissioni

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I vantaggi dei nuovi strumenti

per i MEMBRI delle COMMISSIONI

● la possibilità di visionare richieste di Accordo e formulari del Piano Formativo, non appena

inviate dall’azienda

● uno strumento semplice e immediato che permette di ottimizzare i tempi di valutazione

delle richieste

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I vantaggi dei nuovi strumenti

● maggiore visibilità nel mondo delle imprese liguri

● un contatto interattivo con il territorio

per FONDIMPRESA

per OBR Liguria

● strumenti per il controllo ed il monitoraggio costante delle richieste e della loro evasione

● la proprietà di un sistema Open Source senza costi di licenza

● strumenti per l’estrazione immediata di dati e statistiche

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Le scelte tecnologiche

Web App Accordi e www.partisocialiliguria.it si basano esclusivamente su software rilasciato a

codice aperto. In particolare sul Content Management System (CMS) Plone.

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costruzione dei form, gestione ricerca

gestione utenti, permessi e accessi, notifica e pubblicazione contenuti

gestione documentale DCWorkflow

Le scelte tecnologiche

Plone è un progetto open source nato nel 2001 a cui partecipano più di 340 sviluppatori in 57

diversi paesi ed è disponibile in più di 40 lingue.

Plone offre elevati standard di sicurezza senza sacrificare l’usabilità.

E’ considerato il più sicuro dei CMS per il modo avanzato con cui gestisce i permessi degli utenti:

consente infatti di controllare ogni singola azione o comportamento puntuale.

Per questo PLONE è stato scelto da organizzazioni come la CIA e l’FBI per le quali la sicurezza e la

garanzia di riservatezza sono condizione essenziale.

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OBR LIGURIAinfo.obrliguria@fastwebnet.it

Sede operativa Via San Vincenzo 2 16121 Genova, Italy

Tel. +39 010 8338421 +39 010 8689624

www.fondimpresaliguria.it

GIORGIA PREVIDOLIgiorgia.previdoli@gisweb.it

Gis & Web S.r.l.Via Gramsci 27/9

16126 Genova, ItalyTel. +39 010 2474491

info@gisweb.itwww.gisweb.it

Grazie per l’attenzione

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