Prof. Andrea Borghesan

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borg@unive.it

Ricevimento:

Alla fine di ogni lezione

Modalità esame: scritto

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SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI

Sistemi operazionali

I sistemi operazionali costituiscono l’infrastruttura informatica su

cui si appoggia l’attività esecutiva. Attività tipiche sono

progettazione, produzione, vendita di prodotti ed erogazione

servizi.

Sono inoltre utilizzate anche per attività di supporto come

amministrazione, pianificazione e controllo operativo.

Se potessimo semplificare al massimo la struttura di un sistema

operazionale potremmo dire che è semplicemente una base di

dati su cui agiscono procedure di aggiornamento,

interrogazione ed elaborazione

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Funzioni principali Le funzioni principali di un sistema operazionale sono:

Automazione di attività procedurali, il computer diventa una

sorta di impiegato elettronico, esempio la redazione di fatture

Supporto alle attività aziendali, esempio conoscere la

disponibilità di un articolo

Raccolta di dati, permette ai livelli decisionali il controllo

dell’attività operativa, esempio le informazioni sull’evasione

degli ordini e sui pagamenti

Guida per l’operatore, si seguono procedure e flussi predefiniti

e controllati, con poche possibilità di incorrere in errori,

esempio l’inserimento di un movimento contabile prevede

controlli relativi al calcolo dell’IVA

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La natura esecutiva del sistema

Il sistema operazionale ha natura essenzialmente esecutiva, ha

tendenza a strutturare i flussi e a standardizzare il

contenuto informativo per minimizzare la possibilità di

commettere errori e allo stesso tempo rendere le operazioni

aziendali di tutti i giorni fluide e rapide.

La sua struttura è ottimizzata per sostenere l’attività di un

numero potenzialmente elevato di persone che interagiscono

con la base di dati.

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La natura dell’informazione Le caratteristiche dell’informazione utilizzata/immagazzinata dai

sistemi informazionali prevedono:

Accesso/aggiornamento/modifica/elaborazione interattiva

ai dati puntuali

Selezione di dati secondo lo stato/scopo, per facilitare e

guidare l’operatore nella sua attività. Il concetto di stato deriva

dalla dinamicità dei processi aziendali, ognuno dei quali può

essere effettuato solo se è stato completato quello precedente.

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Carenze dei sistemi operazionali Il sistema operazionale incentrato sul concetto di transazione e/o di

processo, si è rivelato carente:

Nella produzione di dati di sintesi, presentati tramite una

reportistica molto rigida

Nella possibilità di interrogare facilmente la base di dati,

accessibile solo dai “tecnici”

Nella disponibilità di dati fondamentali per il processo

decisionale, esempio mancanza di strutture per la classificazione delle

informazioni

Nella coerenza del sistema, che può descrivere lo stesso oggetto in

processi diversi (dipende dalla visione d’impresa… funzione o processi)

Nella velocità di risposta alle interrogazioni

Nella copertura temporale, di solito ridotta per motivi di occupazione

di memoria di massa6

Schema delle differenze OLTP OLAP

Finalità Supporto all’operatività Supporto al processo decisionale

Utenti Molti utenti, operativi Pochi utenti, direzionali

Dati Analitici Sintetici

Modalità di utilizzo Guidata, per processi e stati

successivi

Interrogazioni ad hoc

Quantità di dati per

attività elementare

Bassa (centinaia di record per ogni

transazione)

Alta (milioni di record per ogni

diversa query)

Orientamento Per processo/funzione Per soggetto

Frequenza di

aggiornamento

Continua, tramite azioni Sporadica, tramite funzioni

esplicite

Copertura

temporale

Dati correnti Storica

Ottimizzazione Per accessi in lettura e scrittura

(modello normalizzato)

Per accessi in

lettura/interrogazione (modello

dfm e ipercubo)7

Finalità dei sistemi operazionali

Le finalità dei sistemi operazionali possono essere ricondotte a

quattro grandi categorie:

Registrazione delle transazioni

Pianificazione e controllo delle operazioni

Acquisizione e organizzazione della conoscenza

Elaborazione delle situazioni aziendali

Tutte queste funzioni sono di solito sviluppate attorno ad un unico

grande archivio che contiene in maniera organizzata l’insieme

di tutti i dati aziendali.

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Registrazione delle transazioni Il concetto di transazione è molto ampio: comprende infatti tutte le

operazioni elementari che rappresentano eventi che si manifestano

in un dato momento e che l’azienda ha interessa a memorizzare.

Esempi di transazione sono: ordini cliente e fornitore, prelievo da

magazzino per la produzione, spedizione della merce, aggiornamenti

anagrafici.

Le transazioni possono essere semplici se registrate solo all’interno del

sistema informativo oppure complesse se oltre al dato sono “legate” a

documenti fisici.

La struttura aziendale incide sul volume dei dati generato dalle transazioni

perché ad una informazione è legata a cascata altra informazione.

Esempio, la lavorazione affidata all’esterno genera almeno 3 transazioni

(uscita del materiale, avanzamento della lavorazione, rientro del

prodotto). La lavorazione interna può essere registrata con una sola

transazione9

Pianificazione e controllo delle

operazioni Spesso i processi sono tra loro concatenati, è quindi naturale pensare di

utilizzare dati provenienti da processi a monte per pianificare attività

da svolgere a valle.

I programmi vengono utilizzati non solo per razionalizzare l’attività e

semplificare la concatenazione tra processi ma anche per misurare la

capacità aziendale di rispettare gli obiettivi fissati.

L’uso dei sistemi informativi rende possibile l’adozione di modelli

complessi di pianificazione e consente il monitoraggio continuo dello

stato dei processi tramite l’analisi delle transazioni di avanzamento

registrate.

Lo scostamento tra piano e consuntivi può far emergere

tempestivamente le eccezioni, dare una misura dell’efficienza

aziendale ed evidenziare punti critici su cui concentrare l’attenzione.

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Pianificazione e controllo delle

operazioni Schema di generazione di un piano di produzione

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Informazioni da

processi diversi

Ordini cliente aperti

Stato del magazzino

…

Informazioni di

struttura del processo

Struttura prodotto

Centro di lavoro

Fasi di lavoro

Piano di produzione del 23/05/2010

Articolo Quantità Centro di

lavoro

Persona Istruzioni

aggiuntive

Fase di

lavorazione

Durata

lavorazione

Organizzazione della conoscenzaUna funzione primaria dei sistemi operazionali è l’archiviazione

organizzata della conoscenza aziendale.

Lo scopo è trattare in modo centralizzato tutte le informazioni di

supporto all’attività, questo permette ai diversi settori aziendali di

avere a disposizione informazioni comuni nella versione più

aggiornata.

Le informazioni dei sistemi operazionali hanno 2 caratteristiche

comuni:

Sono strutturate, cioè riconducibili a un insieme di caratteristiche

predeterminate che descrivono ogni elemento archiviato. La

struttura dipende dal modello adottato dall’azienda per

rappresentare la realtà

Sono correlate, per esempio la distinta base è correlata agli articoli,

il cliente alla sua catena di agenzia12

Elaborazione delle situazioni aziendali

La sintesi di tutte le funzioni svolte dal sistema informativo aziendale è

la possibilità di elaborare indicatori dello stato della conoscenza

aziendale.

La conoscenza dello stato aziendale permette ai decisori di agire sul

sistema azienda tramite leve opportune (piani di produzione,

approvvigionamenti).

Possibili indicatori di stato sono: le giacenze degli articoli nel

magazzino, l’elenco degli ordini inevasi, il fatturato corrente o il

livello di saturazione dei reparti produttivi.

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Informazione operativa 1/3

L’informazione operativa è mantenuta in forma organizzata in un

archivio virtualmente unitario (anche se magari ripartito su più basi

fisiche).

Si distinguono alcune categorie di informazione omogenee per

struttura, modalità di gestione e destinazione d’uso:

Movimenti, sono informazioni che registrano le transazioni avvenute

(movimenti di magazzino o movimenti di prima nota contabile). Di

solito si caratterizzano per gli attributi di data, quantità ed entità a

cui si riferisce

Documenti di processo, anche queste informazioni descrivono

transazioni ma sono più complesse, di solito collegate a liste di

oggetti. Esempi sono l’ordine cliente (più articoli, condizioni di

vendita, spedizione, pagamento…)

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Informazione operativa 2/3

Informazioni di stato, descrivono la situazione corrente del

sistema informativo e quindi di riflesso l’azienda.

Spesso derivano da elaborazioni. Esempio, il livello di giacenza di un

dato articolo ottenuto dalla somma algebrica di tutti i movimenti di

magazzino relativi all’articolo.

Le informazioni di stato si definiscono run-time se vengono

calcolate al momento della richiesta e dunque non sono salvati in

alcuna posizione dell’archivio

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Informazione operativa 3/3

L’informazione operativa è caratterizzata da parametri strutturali e

funzionali che danno una misura della qualità dei dati a supporto dei

processi aziendali.

Le norme ISO 8402-1984 definiscono la qualità dei dati come “il

possesso della totalità delle caratteristiche che portano al

soddisfacimento delle esigenze, esplicite o implicite,

dell’utente”.

La qualità dei dati dipende in misura determinante da come

è stato progettato il sistema informativo

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Scarsa qualità dei dati. Svantaggi

Le aziende che hanno affrontato l’informatizzazione in modo

discontinuo e senza una metodologia si trovano nella situazione di

dover integrare sottosistemi autonomi, non integrati e con

informazioni spesso duplicate innescando così processi di

allineamento e/o conversione dei dati per poter giungere ad una

visione unitaria aziendale.

La scarsa qualità dei dati si ripercuote in:

Difficoltà nell’introduzione dell’innovazione

Incapacità di reingegnerizzare i processi

Impossibilità di creare un data warehouse

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Caratteristiche funzionali 1/2

I dati operativi hanno caratteristiche funzionali precise che influiscono

sulla qualità del sistema operazionale:

Completezza, che si riferisca ad un oggetto o ad un evento, un

sistema operazionale è tanto più completo tanto quanto più

dettagliate sono le informazioni raccolte. In un sistema informativo

“completo” non c’è necessità di memorizzare ulteriori dati.

Difficilmente la completezza totale del sistema può esser raggiunta

Correttezza, indica la corrispondenza tra dato e realtà. Dove

possibile la correttezza viene garantita da opportune procedure che

convalidano i dati prima di procedere alla registrazione (imputare

un’attività in un giorno festivo)

Precisione, indica l’approssimazione con cui il dato rappresenta la

realtà. La precisione riguarda soprattutto dati che rappresentano

misure18

Caratteristiche funzionali 2/2

Omogeneità, richiede che dati della stessa natura siano riportati

sulla stessa tipologia di struttura e vengano trattati con le stesse

funzioni di accesso (esempio, il formato delle date).

Fruibilità, si riferisce alla semplicità per l’utente di reperire,

acquisire e comprendere le informazioni disponibili in relazione alle

proprie finalità. Esempio, se per estrarre il valore di un insoluto di

un cliente il sistema impiega 20 minuti, difficilmente tale procedura

verrà utilizzata per un controllo interattivo durante una telefonata.

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Rappresentazione dei dati

Uno dei modelli più diffusi per la rappresentazione concettuale della

struttura delle basi di dati è il modello Entità-Relazione o E-R.

Elementi fondamentali del modello:

Entità

Relazioni

Cardinalità delle relazioni

Attributi

(dispense sul modello E-R già viste a lezione)

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