SIPC – Vademecum Referente di ASL

PARTE 1: HELP-DESK

L’Help-Desk del SIPC si occupa di:

• Tenuta dell’archivio delle Strutture Residenziali presenti sul territorio;

• Contatti con i referenti designati, raccolta delle nomine ed eventuali sostituzioni;

• Consegna delle password;

• Raccolta delle problematiche e delle questioni inerenti l’inserimento dei dati;

• Assistenza nella risoluzione delle problematiche via email;

• Inoltro e ricezione delle comunicazioni inerenti il SIPC.

Le comunicazioni all’Help Desk vanno inviate all’indirizzo:

sis_sism@regione.lazio.it

Utilizzando la modulistica già predisposta nella pagina di login del Sistema o formulando via mail una richiesta ad

hoc qualora la problematica non rientrasse nella casistica già prevista.

PARTE 2: REFERENTE DI ASL

L’Help-Desk si interfaccia unicamente con i Referenti di ASL designati. Il “Referente di ASL” designato per il SIPC è nominato dal responsabile della propria ASL con lettera di nomina protocollata inviata via PEC al “Dirigente dell’Area Sistemi Informativi/ICT Logistica Sanitaria e Coordinamento Acquisti” all’indirizzo: sis@regione.lazio.legalmail.it e per conoscenza all’Help Desk. Tale nomina deve contenere il nominativo e i recapiti telefonici, e-mail e PEC del Referente. Le credenziali di accesso al portale sono nominative e personali e vengono consegnate con la seguente modalità: una nota protocollata contenente l’User-ID e i primi quattro caratteri della password sarà inviata all’indirizzo mail della ASL, mentre i caratteri restanti della password saranno inviati successivamente alla mail del Referente indicata nella nota di nomina.

Il Referente è responsabile del ritiro, della conservazione e della gestione della password.

Ogni cambiamento del Referente di ASL deve essere comunicato tempestivamente attraverso la

stessa procedura della nomina.

La password del Referente di ASL fornisce l’accesso al Sistema per le seguenti funzioni:

• Inserimento dei dati del personale complessivo delle strutture gestite dal DSM;

• Validazione dei dati di attività di tutte le Strutture operanti nel proprio territorio;

• Scaricare in formato Excel i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio.

La password del Referente di ASL consente inoltre l’accesso alla consultazione di:

• Tutti i dati di tutte le strutture operanti nel proprio territorio;

• Tutti i dati dei propri residenti, anche se inseriti in SRP operanti fuori dal proprio territorio.

I Referenti SIPC di ciascuna ASL hanno il compito di supportare le strutture erogatrici nelle varie fasi

di caricamento sul portale dei dati di attività e di verificare il rispetto della tempistica stabilita.

Il Dipartimento di Salute Mentale è fra gli attori coinvolti quello più in grado di sollevare questioni

relative all’appropriatezza clinica delle attività svolte nelle SRP. Si raccomanda pertanto una costante

collaborazione con i referenti di DSM. Qualora si rilevino questioni relative all’appropriatezza clinica, o le

stesse siano portate a conoscenza del referente ASL, sarà suo compito assumere le iniziative più

appropriate.

Parte 2.1: Pagina di Accesso al Portale SIPC

Ciascun Referente accede alla propria area di competenza effettuando il login sul Portale SIPC

attraverso la Pagina di accesso al seguente indirizzo:

https://www.regione.lazio.it/servizi/sipc/sipclogin.php

Nella stessa pagina di accesso al portale si trova la sezione “Help-Desk”, contenente gli orari e i contatti dello stesso e la sezione “Documentazione” dalla quale è possibile scaricare vari documenti utili predisposti per aiutare l’inserimento.

Sono inoltre presenti le sezioni “Attività e scadenze” e “Normativa di Riferimento”.

Effettuato l’ingresso si è indirizzati alla pagina “SIPC” che visualizza: la situazione degli Episodi di Cura, uno schema riassuntivo degli inserimenti delle Strutture del proprio Territorio, le prossime scadenze, i nominativi e i contatti dei Referenti ASL, DSM e di Struttura.

Al primo accesso, inoltre, si verrà indirizzati alla pagina “Gestione Utente” in cui verrà richiesto di sostituire la password ritirata presso l’Help-Desk con una di propria scelta. Questa operazione è possibile ogni volta che si desidera cambiare password.

Per motivi di sicurezza tutte le password scadono dopo un periodo di 90 giorni se non utilizzate, in tal caso e ogni volta che si presenti un problema di accesso, va inviata comunicazione - attraverso i modelli mail “SIPC SRa - Richiesta Reset Password Scaduta” o “SIPC SRa - Richiesta Reset e Duplicato Password Originaria” - all’Help-Desk che attiverà le procedure per la verifica della situazione dell’utenza e per il reset della password. Una password “resettata” è riportata a quella originaria indicata nella nota e nella mail inviate dall’ Help-Desk, e si potrà procedere come al primo accesso. Altre procedure di sicurezza previste dal Sistema sono:

• La chiusura della sessione di lavoro se l’operatore non dovesse compiere operazioni per 15 minuti, in tal caso bisogna ripetere la procedura di login;

• La necessità di modificare la password almeno ogni 180 giorni, password già impiegate non possono essere utilizzate.

PARTE 3: CARICAMENTO DATI DEL PERSONALE - MODALITA’ MANUALE

Il caricamento dei dati del Personale è a carico del Referente di ASL per le strutture pubbliche a gestione diretta del DSM e a carico dei Referenti di Struttura per le SRP Private Accreditate. Il Referente di ASL non dovrà inserire i dati relativi alle singole SRP a gestione diretta del DSM, ma dovrà effettuare un unico caricamento cumulativo comprendente tutto il personale del DSM (SPDC, CSM, CD e SR a gestione diretta). I dati di personale vanno inseriti annualmente: all’inizio di ogni anno si

inserisce tutto il Personale impiegato nell’anno precedente. Si accede alla sezione “Personale” da “Carica Manuale”:

Quindi si seleziona la SRP per cui si vogliono inserire i dati dal menù a tendina e si preme il tasto “Inserisci”.

Al di sotto del campo di scelta della SRP si trova un riassunto dei dati precedentemente inseriti.

La sezione “Personale di Struttura” si compila utilizzando i menù a tendina disponibili e inserendo il “Numero operatori Equivalenti a Tempo Pieno – NETP” precedentemente calcolato per ogni profilo professionale impiegato nel DSM.

Un file per il calcolo del NETP e tutte le istruzioni necessarie è scaricabile nella pagina di accesso al portale nella sezione “Documentazione” dell’Help-Desk. Il calcolo del NETP può dare come risultato un numero decimale: poiché il Sistema non accetta numeri decimali il valore del NETP dovrà essere arrotondato per difetto o per eccesso. In alcuni casi può accadere che il risultato sia uguale a “0” tale risultato va inserito ugualmente poiché non significa che in quella SRP non sia impiegato quel dato profilo professionale ma solo che tale professione non ha personale a tempo pieno.

N.B.

A parte le eccezioni segnalate dalle istruzioni nel “File per il calcolo del NETP”, si ricorda che si può scegliere solo tra due tipologie di contratto: “Dipendente” per i lavoratori di un dato profilo professionale dipendenti della SR, e “Convenzionato” per tutti gli altri.

PARTE 4: VALIDAZIONE

Per il SIPC, come per gli altri sistemi informativi, la validazione del referente ASL si riferisce alla convalida del flusso.

Nello specifico i sistemi automatici presenti nel sistema informativo SIPC-SRa riguardano il controllo formale dei dati caricati dalle strutture, ma non sostituiscono il ruolo di vigilanza e controllo dell’attività

proprio degli organi aziendali. È compito della ASL certificare il dato trasmesso dalle strutture pubbliche e private accreditate site

nel proprio territorio.

Per validazione si intende in sostanza l’attività relativa alla verifica di congruenza dei dati caricati

dalle strutture attraverso il confronto con le attività effettivamente autorizzate ed accreditate, e non alla

veridicità del contenuto (di cui rispondono le strutture che caricano i dati).

Ad es. la corrispondenza fra prestazioni rese e prestazioni notificate attiene a un successivo, eventuale livello di verifica.

Può selezionare e validare singolarmente ciascuno dei record presenti, oppure evidenziare tutti i record della struttura cliccando nella casella posta a sinistra della sua denominazione.

Una volta effettuata la selezione dei record, per procedere alla validazione occorre cliccare sul

nome della struttura selezionata . A questo punto è possibile compilare un campo con delle note (specifiche per record o generiche

per tutti i record selezionati) prima di cliccare su “valida” o “rifiuta”.

PARTE 5: VISUALIZZAZIONE DATI

Nella Sezione “DATI” è possibile visualizzare tutti i dati inseriti dalle SRP del proprio territorio: cliccando sul nominativo del paziente si apre una scheda riassuntiva in sola visualizzazione di tutti i dati presenti nel Sistema per quel dato paziente. Cliccando sul pulsante “Personale” si apre una scheda riassuntiva degli inserimenti effettuati per il personale delle strutture diviso per anno cui si riferisce la rilevazione.

La sezione DATI visualizza come impostazione predefinita i soli pazienti inseriti nell’anno in corso e in quello precedente (Es. dal 2018 al 2019) mentre nei menu a tendina riferiti agli anni sarà possibile risalire fino al 2013.

PARTE 6: SCARICARE I DATI INSERITI

Nella pagina DATI è presente una funzione che permette di scaricare i dati inseriti nel Sistema: cliccando su “scarica dati” il SIPC genera un file di Excel che contiene i dati caricati dalla/e struttura/e sul portale.

E’ possibile effettuare una selezione per poter scaricare solo un sottoinsieme dei dati presenti in

archivio secondo l’interesse e la necessità.

La selezione va effettuata utilizzando una o più opzioni di ricerca tra quelle di seguito elencate: 1) Utilizzando il campo “Anno” è possibile selezionare uno specifico intervallo di tempo; 2) Utilizzando il campo “TROVA” è possibile selezionare uno specifico paziente inserendo il cognome; 3) Con il menù a tendina al centro è possibile selezionare i record a seconda dello stato della validazione:

“Tutti”, “Rifiutati”, “Validati”, “Da Validare”; 4) Nel menu a tendina in seconda riga è possibile selezionare una specifica Struttura; 5) Il menù “stato degli inserimenti ad oggi” permette di selezionare tra “Tutti”, “in carico” (pazienti ancora

presenti in Struttura), “non in carico” (pazienti non più in carico alla struttura, quindi transitati ma con EC chiuso). Cliccando su “cerca” si avvia la ricerca per la specifica selezione effettuata. Non appena visualizzato nel box sottostante l’esito della selezione prescelta si può cliccare su “scarica i

dati”. Il sistema genererà un file Excel composto di 6 fogli. Ogni foglio riporterà le informazioni specifiche di una sezione del Sistema:

• Strutture;

• Anagrafica;

• Assistito;

• Episodio di Cura;

• Specifica Episodio di Cura;

• Valutazione.

Per quanto riguarda la funzione “scarico dei dati” conseguente alla selezione effettuata per intervallo di tempo, cioè selezionando gli anni da includere nella ricerca, si specifica quanto segue:

- Nella esportazione vengono inclusi sempre tutti i dati di ogni "assistito" selezionato.

Il “pacchetto dati” di ogni paziente è costituito da un record "assistito", uno o più record "episodio di cura" (EC), una o più "specifica" (SEC) per ogni episodio di cura, opzionalmente una o più "valutazione" per ogni specifica, per cui se i criteri di ricerca individuano un record della tabella "specifica", tutti i record relativi all'assistito vengono esportati.

Esempio: Assistito 1 Episodio di Cura (EC) 1.1 Specifica (SEC) 1.1.1 (validata)

Specifica (SEC 1.1.2 (validata) Specifica (SEC 1.1.3 (validata) Specifica (SEC 1.1.4 (non validata) Se vengono selezionati i "non validati" viene esportato tutto, anche le prime 3 specifiche, per

l'integrità del pacchetto.

- Per lo stesso motivo, nella visualizzazione di default (2018-2019), vengono mostrati tutti gli episodi aperti, in quanto se anche ci fosse un episodio aperto prima del 2018, e non chiuso, viene comunque incluso nella ricerca.

Foglio “Strutture”

Riporta i parametri utilizzati per la selezione utilizzata per scaricare i dati e le informazioni delle Strutture presenti in quella data selezione specificandone l’id Struttura: Codice univoco che identifica quella data SRP in tutto il SIPC SRa, la sua denominazione e il numero di pazienti presenti per la selezione scelta.

Foglio “Anagrafica”

Riporta le informazioni inserite nella sezione Anagrafica legate al Codice Fiscale:

Ad ogni paziente è associato un “idana”, un codice univoco che lo identifica nel SIPC SRa. Per motivi di privacy l’IDANA è il solo codice utilizzabile per identificare il paziente in tutte le comunicazioni ufficiali relative al SIPC-SRa.

Foglio “Assistito”

Riporta tutte le altre informazioni inserite nella sezione Anagrafica. Ad ogni record è associato un “idass”, un codice univoco che identifica quella specifica anagrafica e i rispettivi “idana” e “idstr” con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle.

Foglio “Episodio di Cura”

Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura. Ad ogni record è associato un “idedc” un codice univoco che identifica quello specifico Episodio e i rispettivi “idana” e “idass”, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Foglio “Specifica Episodio di Cura”

Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Episodio di Cura. Ad ogni record è associato un “idsec” un codice univoco che identifica quella data Specifica dell’ Episodio di Cura e i rispettivi “idana”, “idass” e “idedc”, con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. Foglio “Valutazione”

Riporta tutte le informazioni inserite nella sezione Valutazione. Ad ogni record è associato un “idval” un codice univoco che identifica quella specifica Valutazione e i rispettivi “idana”, “idass”, “idedc” e “idsec” con i quali è possibile collegare i dati delle varie tabelle. N.B.

I codici “idana”, “idass”, “idedc” e “idsec” sono codici univoci e anonimi, è quindi possibile utilizzarli al posto dei dati anagrafici del paziente nelle comunicazioni o nelle segnalazioni di problemi.

PARTE 7: CORREZIONI E SEGNALAZIONI

Parte 7.1: Autorizzazione correzione dati già validati

Utilizzare il modulo “03RichiestaCorrezioneDatiValidatiFacSimileRrefStr” Utilizzare il modulo “04AutorizzazioneCorrezioneDatiValidatiFacSimile_RefASL”

• Una volta validati dal referente ASL, i dati inseriti non possono essere rettificati. Nel caso fosse comunque necessaria una modifica, andrà effettuata a cura del Referente di Struttura una specifica richiesta al proprio referente ASL, il quale dovrà esplicitare il suo consenso e inoltrarlo all’attenzione del “Dirigente dell’Area Sistemi Informativi/ICT Logistica Sanitaria e Coordinamento Acquisti” e dell’Help Desk del SIPC. La modifica verrà a quel punto effettuata dagli uffici regionali che provvederanno alla comunicazione dell’avvenuta modifica. I referenti dovranno poi accertarsi accedendo al sistema SIPC che la modifica effettuata corrisponda a quanto richiesto.

Parte 7.2: Segnalazione pazienti già in carico

Utilizzare il modulo “05SegnalazionePazientiGiaCaricoFacSimile_RrefStr”

• Nel caso in cui fosse impossibile inserire nel Sistema propri pazienti perché segnalati dal Sistema come già in carico altrove, si dovrà segnalare il problema al proprio Referente ASL che, di concerto con il Referente di DSM, dovrà appurare se e in quale SRP il paziente risulti ancora in carico, e poi:

- nel caso di SRP afferente alla propria ASL, il Referente ASL dovrà contattare il Referente di Struttura per sollecitare la registrazione sul Sistema della avvenuta dimissione del paziente in questione;

- nel caso di struttura appartenente ad altra ASL, il Referente ASL dovrà contattare il collega della ASL interessata e richiedere che questo attui nei confronti della struttura la medesima procedura (contattare il Referente di Struttura per sollecitare la registrazione sul Sistema della avvenuta dimissione del paziente in questione).

- nel caso in cui il Referente ASL non riesca ad individuare il paziente nel sistema - il paziente è

residente in una ASL diversa da quella della struttura che ha segnalato il problema e risulta ancora

ricoverato in una struttura di un'altra ASL - il referente ASL deve contattare il referente ASL della ASL in cui è residente il paziente, chiedergli di verificare in che struttura risulta ancora ricoverato e chiedergli di procedere come sopra (sollecitare la conclusione dell’EC se nella propria ASL oppure contattare il referente della ASL in cui risulta ricoverato e chiedergli di procedere).

In ogni caso si raccomanda di prestare particolare attenzione nel caso in cui la richiesta di variazione del dato comporti una modifica nella durata del periodo di trattamento.

Al fine di uniformare e velocizzare tali procedure, è disponibile nella sezione “Documentazione” della

pagina di accesso al Sistema dei fac-simile di comunicazione che andranno copiati sulla propria carta

intestata, completati ove necessario e inviati agli uffici competenti, già parzialmente indicati in indirizzo.

Si ricorda che, per motivi di privacy, TUTTE LE COMUNICAZIONI vanno inviate in forma anonima

attraverso gli appositi codici (idana, idass, idedc e idsec) via posta elettronica oppure, in caso di non

conoscenza dei suddetti codici anonimi o di correzioni inerenti i campi che formano il Codice Fiscale, le

comunicazioni vanno inviate in busta chiusa a mezzo posta ordinaria/prioritaria.

Si precisa che in nessun caso devono essere inviati all’Help-Desk dati personali e/o sensibili dei pazienti

“in chiaro” nelle mail. Per individuare univocamente il soggetto, l’episodio o la specifica a cui ci si riferisce è

sufficiente utilizzare i codici “idana”, “idass”, “idedc” e “idsec” reperibili dalla funzione “Scarico Dati” del

SIPC.

I nominativi e i recapiti di tutti i Referenti del SIPC sono consultabili una volta effettuato il login nella

pagina SIPC alla voce “ELENCO E RECAPITI REFERENTI SIPC”.

Per ulteriori informazioni non presenti in questo Vademecum si ricorda che sono comunque disponibili il

“Manuale Tecnico del Sistema e Contenuti informativi”, la “Miniguida al Caricamento Manuale”, la

“Miniguida alla Compilazione delle Liste di Attesa” e le “FAQ”.