Selezione guida

Guida al reclutamento e alla selezione del personaleFILIPPO SAVIO – Consulente esperto gestione

delle Risorse Umane e Kaizen/miglioramento continuo

Premessa

� Il reclutamento non è un insieme di azioni singole ma un PROCESSO che presuppone un LAVORO DI SQUADRA.

� Il reclutamento non è frutto di intuizioni o fortuna ma l’applicazione di un METODO

� A supporto del metodo ci sono una serie di STRUMENTI personalizzabili che aiutano a :

1. chiarire gli OBIETTIVI del reclutamento e le CARATTERISTICHE richieste per il ruolo ricercato

2. Acquisire INFORMAZIONI sui candidati

3. Usare SCHEMI per i colloqui che facilitino l’incontro con i candidati e permettano di confrontarli tra di loro.

4. Effettuare la COMPARAZIONE tra i diversi candidati per scegliere la candidatura migliore

Processo di reclutamento � Seguendo i modelli proposti dall’approccio al

miglioramento continuo e alla Qualità, il processo di reclutamento può essere descritto come una PDCA (Plan-Do – Check – Act) che coinvolge alcune fasi. Fondamentale è, con questo approccio:� Seguire ogni fase del processo.� Validare sistematicamente ogni fase del processo prima

di passare alla fase successiva.� Le azioni correttive devono essere implementate

durante il corso del processo di reclutamento, se necessario.

PP DD CC AAPlan:Pianificare l’azione

Do :Gestire il reclutamento

Check:Valutare il reclutamento

Act:Prendere le azioni correttive

Plan: pianificare l’azione1. Valutare se c’è una reale necessità:

Per evitare di lanciare un processo di reclutamento non

necessario, valutare se c’è una reale necessità di reclutamento.• La posizione vacante corrisponde ad una necessità

dell’organizzazione?• E’ stato considerato ogni cambiamento pianificato

nell’organizzazione?

2. Validare la ricerca: • E’ necessario validare la ricerca con la direzione aziendale e il

fatto che l’assunzione sia a budget

3. Impostare il team per il reclutamento:• Definire chi partecipa alla selezione (Risorse Umane,

responsabile diretto, Direzione) e con quale ruolo e chi è il team leader del processo. Il team può essere formato anche solo da due persone (capo diretto e risorse umane/datore di lavoro)

Plan: pianificare l’azione4. Definire e condividere le specifiche della selezione:

E’ questa la fase più importante del processo di selezione che, se ben gestita permette di risparmiare tempo dopo.In questa fase ci si concentra sulla definizione del profilo del ruolo e del candidato e sulle classi di retribuzione.• Il profilo del ruolo permette di descrivere la missione, le principali

responsabilità del ruolo e la posizione nell’organigramma.• Il profilo del candidato ci permette di definire le esperienze

professionali, la formazione e le competenze del candidato ricercato.

• La classe di retribuzione associata al ruolo è fondamentale per trovare il candidato giusto. La classe di retribuzione è un intervallo (minimo – massimo) calcolato sulla base dei dati del mercato del lavoro per posizioni analoghe e sulle retribuzione interne all’azienda per evitare soluzioni di evidente diseguaglianza.

Plan: pianificare l’azione –Profilo del ruolo e del candidato

Plan: pianificare l’azione

5. Reclutamento interno:

Prima di effettuare una ricerca esterna per coprire una posizione nuova o vacante è fondamentale verificare se ci sono candidati interni con le caratteristiche richieste.Coprire posizioni nuove o vacanti con crescite interne ha alcuni vantaggi:• Valorizza i propri collaboratori• Crea percorsi di carriera per le figure chiave• Permette di avere candidati subito utilizzabili• Favorisce lo scambio all’interno dell’azienda (per esempio persone cresciute in

qualità possono prendere posizioni in produzione e viceversa) • Sviluppa il lavoro di squadra

DA FARE DA NON FARE

Generare proposte –> Ogni responsabile può proporre percorsi di carriera

Contattare il candidato prima che ci sia stato l’accordo del suo capo

Rispettare l’individuo Non mettere veti dopo il primo contatto

Spostare una persona non prima che abbia compiuto 2/3 anni nella precedente posizione

Fare una proposta di aumento senza aver prima concordato con il nuovo e il vecchio responsabile

Far gestire il processo dalle Risorse Umane o dalla Direzione Generale


6. Reclutamento esterno 1:

• Il reclutamento esterno deve essere attivato dopo aver verificato che non esistono candidati interni all’azienda per la posizione ricercata.

• Il reclutamento dall’esterno ha il vantaggio di far entrare nuove idee, nuovi punti di vista e nuove competenze in azienda favorendo le possibilità di miglioramento e lo sviluppo di nuovi prodotti/mercati.

• Per il reclutamento esterno è possibile utilizzare i seguenti canali:o Persone che hanno fatto stage presso l’azienda o sono stati

segnalati da altre aziendeo Utilizzo dei motori di ricerca dedicati al reclutamento (es. indeed)o Utilizzo banche dati di società di outplacement.o Utilizzo delle società di somministrazione (Adecco, GI, Manpower,

…)o Utilizzo dei social media (es. Linkedin) o Partecipazione ad eventi pubblici per la promozione dell’incontro

tra domanda ed offerta di lavoro (open day delle università, IOLAVORO, …)

o Utilizzo di Società di selezione


6. Reclutamento esterno 2:

Per il reclutamento esterno è importante avere uno standard di annuncio per la selezione da pubblicare sui motori di ricerca o da dare alle società di somministrazione o alle società di selezione.L’annuncio deve, di norma contenere le seguenti informazioni:• Settore• Caratteristiche Azienda• Ruolo ricercato• Missione • Titolo di studio• Lingue• Età• Esperienza• RAL

Plan: pianificare l’azione – Format per gli annunci


7. Definire e programmare le varie fasi del processo di selezione:

Questo passo serve a pianificare le azioni relative alla selezione.La programmazione dovrebbe contenere:• La definizione del budget in termini di organico, costo del

personale e costo della selezione• Le principali azioni previste (contatto con eventuali società di

selezione, verifica cv, colloqui con i candidati, presentazione della proposta al candidato, assunzione)

• Una stima del tempo necessario a concludere la selezione considerando il tipo di candidato e l’eventuale periodo di preavviso che il candidato prescelto deve dare

• Possibilità di prolungare il contratto della persona in uscita in caso di sostituzione di una persona dimissionaria.

Plan: pianificare l’azione – in sintesi

�LA FASE DI PIANIFICAZIONE E’ FONDAMENTALE ED E’ DIVISA IN SETTE MOMENTI:

1. Valutare se c’è un necessità di reclutamento2. Validare la ricerca3. Impostare il team per il reclutamento4. Definire e condividere le specifiche della

selezione5. Reclutamento interno6. Reclutamento esterno7. Definire e programmare le varie fasi del

processo di selezione

DO: Realizzare il reclutamento1. Messa in funzione degli strumenti (interni ed esterni) definiti:

Il team leader mette in opera le misure necessarie ad usare, in un tempo

ragionevole, gli strumenti definiti (raccolta delle candidature interne, attivazione delle società di selezione, contatti con le scuole, …)

2. Pre-selezione: • Il team effettua una pre selezione dei candidati utilizzando il prospetto

Excel per la comparazione dei diversi CV, analizzando in particolare:a. La lettera di presentazione: Concisione- Motivazione – Lay outb. Curriculum: Consistenza dei dati – Solidità e rilevanza del percorso

di studi – Durata delle esperienze di lavoro – Successi – Esperienza internazionale – Lingue conosciute.

Selezione CV

RUOLO: xxxxxxxxxx

Punteggi: 1 - 3 -9

Nome

Sesso

Residenza

Data colloquio

CRITERI Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note

Età

Titilo di studio

Conoscenza della lingua Inglese

Conoscenza di atre lingue

Provenienza dal settore automotive

Aspetti logistici

Esperienza nel ruolo

Punteggio totale 0 0 0 0 0

Giudizio sintetico

#DIV/0!#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

DO: Realizzare il reclutamento3. Compilazione da parte del candidato della scheda informativa:

Perché far compilare una scheda informativa al candidato se abbiamo già il CV?

� Perché se il CV è la presentazione dei dati sul candidato dal punto di vista del candidato, la scheda informativa è la presentazione dei dati sul candidato dal punto di vista del selezionatore.

� Attraverso la scheda possiamo acquisire informazioni non presenti nel CV come i carichi di famiglia o la RAL percepita.

DO: Realizzare il reclutamento4. Colloquio di selezione:

• Il colloquio può durare da un’ora ad un’ora e mezza

FASI DEL COLLOQUIO

Preparazione 10 minuti

Presentazione del colloquio 2 minuti

Presentazione dell’azienda 10 minuti

Presentazione del candidato e domande 25 minuti

Descrizione della posizione

15 minutiDomande e risposte

10 minuti

Prossimi passi e tempi 5 minuti

DO: Realizzare il reclutamento

4. Colloquio di selezione � Preparazione:

L’obiettivo del colloquio è di ottenere il massimo possibile delle

informazioni sul candidato in relazione alla posizione per cui si effettua la selezione.

Per questo è necessario prepararsi al meglio.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Rivedere il profilo del ruolo e del candidato

• Rileggere i profili dei candidati (se interni il profilo che risulta dagli archivi, se esterni il CV e la lettera di presentazione)

• Preparare le domande che intendiamo fare al candidato


4. Colloquio di selezione � Presentazione del colloquio:

Solo il candidato che si sente a suo agio si apre e contribuisce

con informazioni importanti.

Il colloquio è la vetrina dell’azienda verso il candidato.

Per questo è necessario mettere la persona in una situazione comoda.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Essere puntuali

• Usare un ufficio tranquillo ed ordinato

• Presentarsi al candidato

• Chiarire come si svolgerà il colloquio


4. Colloquio di selezione � Presentazione dell’azienda 1:

• Usare una presentazione che comprenda:

o Foto dell’azienda

o Missione

o Presentazione dei prodotti

o Presentazione del mercato di riferimento

o Organigramma

o Fatturato, sedi, eventuale presenza all’estero ed effettivi

DO: Realizzare il reclutamento4. Colloquio di selezione

� Presentazione dell’azienda 2:


4. Colloquio di selezione � Presentazione della posizione:

• Utilizzare il Profilo del ruolo per la presentazione

� Il profilo del ruolo ci permette di essere sintetici, di non dimenticarne delle parti e di fare la stessa presentazione per tutti i candidati

• Alla fine della presentazione chiedere al candidato se ha compreso il ruolo e/o se ci sono delle domande di approfondimento


4. Colloquio di selezione

� Presentazione del candidato e domande:• La preparazione è essenziale per questa fase del colloquio:

o arrivare con un certo numero di domande preparate leggendo il cv del candidato

o Preparare una serie di situazioni concrete relative al ruolo da presentare al candidato

o Cercare di avere una buona comprensione dei principali passi di carriera del candidato e delle competenze acquisite.

• Durante il colloquio prendere appunti

• Schema base delle domande da fare al candidato:o Farsi raccontare dal candidato la propria esperienza.o Chiedere di raccontare una o due storie di successo (quali risultati, quali gli

ostacoli incontrati, che cosa ha imparato, quali sono stati i problemi, quali le soluzione trovate)

o Presentare al candidato alcune situazioni concrete inerenti il ruolo e chiedere come risolverebbe la situazione (es. il Cliente ci ha rimandato un pezzo di scarto, come ci comportiamo?)

o Chiedere quali sono le caratteristiche che il candidato ritiene importanti per la posizione ricercata

o Chiedere come i candidato ha ricevuto l’informazione sulla ricerca.o Chiedere al candidato cosa si aspetta dalla nuova aziendao Chiedere al candidato cosa può portare di valore aggiunto alla nuova

azienda


4. Colloquio di selezione � Domande e risposte:

• Assicurarsi che il candidato abbia ben compreso quale è il ruolo per cui stiamo facendo la selezione

• Cercare di capire la motivazione del candidato

• Se lo riteniamo opportuno possiamo chiedere delle referenze al candidato

• Chiedere al candidato se ha ulteriori domande da fare.

• Verificare le aspettative del candidato in merito a inquadramento e RAL.

� Prossimi passi e tempi:

• Comunicare i prossimi passi e i tempi al candidato (es. entro le prossime due settimane è possibile un secondo colloquio con …….)

DO: Realizzare il reclutamento5. Valutazione dei candidati:

� Dopo il colloquio è importante effettuare la valutazione del candidato utilizzando il prospetto per la selezione in cui sono presenti:

• Nome del candidato• Data del colloquio• Punteggio conseguito nei vari parametri• Note• Valutazione sintetica con i punti di forza e i punti di debolezza

Il prospetto per la selezione confrontando i diversi candidati su di un unico foglio permette di meglio valutare le caratteristiche di ogni singolo in relazione agli altri.

Prospetto per selezione

RUOLO:

Punteggi: 1 - 3 -9

Nome

Sesso

Residenza

Data colloquio

CRITERI Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note Punteggio Note

Età

Titilo di studio

Conoscenza della lingua Inglese

Conoscenza di atre lingue

Erasmus od altre esperienze all'estero

Aspetti logistici

Proattività

Capacità di problem solving

Conoscenze tecniche

Esperienze di lavoro

Punteggio totale 0 0 0 0

Giudizio sintetico

0 0 0 0

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!


6. Prendere la decisione:� Idealmente la valutazione dei vari candidati dovrebbe portare

ad un rosa di due/tre candidati tra cui scegliere la persona da assumere. Se però c’è un candidato che da subito soddisfa le richieste non esitiamo a presentargli l’offerta.

� Utilizziamo il prospetto per la valutazione dei candidati per prendere la decisione.

� Il prendere la decisione è un lavoro di squadra che coinvolge tutto il team coinvolto nel reclutamento, il team leader ha la responsabilità di risolvere eventuali situazioni di stallo

� Siamo proattivi e prendiamo la decisione in fretta, un problema delle aziende sta spesso nei tempi lunghi spesi per scegliere tra i diversi candidati.

� Se abbiamo dubbi non assumiamo. La decisione sull’assunzione deve essere presa senza compromessi con la qualità della scelta.

� Un volta deciso è possibile preparare l’offerta finale per il candidato.

� Tenere sempre almeno un secondo candidato disponile qualora la persona scelta non accettasse l’offerta.

DO: Realizzare il reclutamento7. Offerta per il candidato scelto:

� Una volta scelto il candidato è necessario preparare l’offerta che deve seguire i seguenti suggerimenti:• Preparare l’offerta in base a quanto previsto a budget, alle

caratteristiche della persona scelta (età, esperienza lavorativa, competenze, RAL e livello attuali, da rilevare dalla scheda informativa) e alle sue aspettative, se esplicitate durante il colloquio.

• Considerare gli eventuali sgravi di cui poter usufruire (apprendistato, esonero contributivo, assunzione di personale in mobilità, ….)

• Se abbiamo utilizzato dei partner esterni (es. società di selezione), coinvolgiamo nella verifica delle aspettative del candidato.

• E’ preferibile non modificare la proposta dopo averla presentata al candidato, quindi è fondamentale la fase di preparazione che deve avvicinarsi il più possibile alle aspettative del candidato scelto.

• Presentare l’offerta al candidato senza pretendere una risposta immediata ma anche senza lasciare troppo tempo per l’accettazione. Il tempo richiesto per l’accettazione dell’offerta va da minimo tre giorni a massimo una settimana.

DO: Realizzare il reclutamento8. Comunicazione ai candidati:

� Il termine massimo della durata del processo di reclutamento è di circa un mese dal primo colloquio. Il rispetto della scadenza e la comunicazione al candidato è importante. Nel caso si debba superare la scadenza prevista è necessario contattare il candidato e spiegare brevemente il motivo del ritardo

� E’ sempre auspicabile di dare un feed back dei colloqui ai candidati incontrati:• In caso di candidato non idoneo la risposta può essere inviata

via mail e deve contenere una frase tipo: «Con riferimento al nostro colloquio del -----, la ringraziamo della disponibilità e le comunichiamo che ci siamo orientati su candidati più in linea con le professionalità da noi ricercate. Distinti saluti».

• In caso di candidato idoneo ma non scelto è importante tenere comunque una porta aperta. In questo caso quindi è preferibile contattare telefonicamente la persona chiarendo che il suo profilo è stato ritenuto interessante anche se la scelta si è orientata su di un altro candidato con caratteristiche più vicine alle nostre esigenze e che lo terreno comunque in considerazione per eventuali future ricerche.


9. Integrazione del candidato scelto:

� IL reclutamento non finisce con la firma del contratto. � Il piano di inserimento è una fase decisiva che influenzerà il successo o il fallimento

del reclutamento.� In particolare il piano di inserimento è indispensabile per il reclutamento esterno ma

risulta significativo anche per le crescite interne (sicuramente cambia il mestiere)� L’obiettivo del piano di inserimento è di famigliarizzare il nuovo arrivato con

l’azienda e/o il nuovo team.� Durante l’inserimento è opportuno incoraggiare il nuovo dipendente a fare

domande e prendere il giusto tempo per dare risposte precise.� I punti chiave del processo di inserimento sono:

1. Comunicare all’interno dell’azienda l’arrivo del nuovo dipendente2. Assicurarsi che il team in cui verrà inserito il nuovo collega sia consapevole

dell’arrivo (data precisa, orario)3. Assegnare una persona già presente in azienda come tutor del nuovo arrivato4. Prevedere la formazione sicurezza per il nuovo arrivato5. Assicurarsi che la persona abbia tutti gli strumenti necessari al lavoro (scrivania,

PC, mail, ...)6. Condividere il piano di inserimento co l’interessato il prima possibile7. Assicurarsi che le pratiche amministrative siano completate8. Definire un piano di formazione personalizzato

DO: Realizzare il reclutamento9. Piano di integrazione:

Programma integrazione di xxxx xxxx

Facilitatore:

settimana lunedì mattino lunedì pomeriggio martedì mattino martedì pomeriggio mercoledì mattino mercoledì pomeriggio giovedì mattino giovedì pomeriggio venerdì mattino venerdì pomeriggio

presentazione generalecenni prodotti e

processi

Attività Referente Note Stato

Giovedì Mattina Accoglienza

Giovedì Mattina Pratiche amministrative

Giovedì Mattina Presentazione dell'Azienda e all'Azienda

Giovedì Pomeriggio Prodotti e Processi

Venerdì Mattina L'organizzazione dell'azienda

Venerdì Mattina

Venerdì Pomeriggio

Lunedì Mattina

Lunedì Pomeriggio

Martedì Mattina

Martedì Pomeriggio

Mercoledì Mattina

Mercoledì Pomeriggio

Giovedì Mattina

Govedì Pomeriggio

Venerdì Mattina

Venerdì Pomeriggio

Lunedì Mattina

Lunedì Pomeriggio

Martedì Mattina

Martedì Pomeriggio

Mercoledì Mattino

Mercoledì Pomeriggio

Giovedì Mattino

Giovedì Pomeriggio

Lunedì Mattino

Lunedì Pomeriggio

Martedì Mattino

Giorno

DETTAGLIO PIANO DI INSERIMENTO

DO: Realizzare il reclutamento – in sintesi

�NELLA FASE DI REALIZZAZIONE E’ FONDAMENTALE UTILIZZARE GLI STRUMENTI E NON CEDERE ALLA TENTAZIONE DI FIDARSI DELLE IMPRESSIONI

1. Messa in funzione degli strumenti2. Pre - selezione3. Compilazione da parte del candidato della scheda

informativa4. Colloquio di selezione5. Valutazione dei candidati6. Prendere la decisione7. Offerta per il candidato scelto8. Comunicazione ai candidati9. Integrazione del candidato scelto

CHECK: Valutare il processo di reclutamento1. Valutazione del candidato 1:

• Candidato esterno:� Per la valutazione del candidato

esterno è importante dare importanza al periodo di prova

� Il periodo di prova permette ad entrambe le parti (dipendente ed azienda) di ratificare la scelta fatta.

� La valutazione del periodo di prova deve essere fatta in modo formale, sulla base di criteri pre-definiti (inserimento, risultati e competenze)

� La valutazione del periodo di prova deve avvenire attraverso un colloquio con il responsabile gerarchico da realizzare 2 o 3 settimane prima della scadenza contrattuale del periodo stesso.

CHECK: Valutare il processo di reclutamento1. Valutazione del candidato 2:

• Candidato interno:� Per i candidati interni non esiste la possibilità del

periodo di prova ma, in ogni caso è necessario ugualmente prevedere una valutazione formale da realizzare nei primi tre mesi.

� Questa valutazione potrebbe considerare:1. Come la persona è cresciuta nella nuova

posizione.2. Se la persona ha le competenze richieste dal

nuovo ruolo.3. Se sono stati attuati interventi di formazione o di

sviluppo personale.4. Se sono state avviate azioni correttive

CHECK: Valutare il processo di reclutamento1. Valutazione del processo di reclutamento:

• Anche il processo di reclutamento deve essere valutato� La valutazione del processo di reclutamento deve evidenziare i punti di forza,

i punti di debolezza e i possibili miglioramenti.� Per una valutazione del processo di reclutamento è possibile creare degli

indicatori di performance che verifichino Qualità, Efficienza e Costi del reclutamento:• Qualità: monitora il turnover dei dipendenti con meno di un

anno di anzianità� Target: 0 uscite - Calcolo: numero di uscite di

dipendenti con meno di un anno di anzianità sul totale dei dipendenti.

• Efficienza: misura l’efficienza del processo di reclutamento e della capacità di soddisfare le necessità dell’azienda� Tempo dedicato per reclutare un collaboratore –

Target: un mese – Calcolo: media per reclutamento del tempo utilizzato tra l’inizio e la fine del processo di reclutamento

• Costi del reclutamento: mostra la struttura del costo di reclutamento

�Costo medio per reclutamento

CHECK: Valutare il processo di reclutamento –in sintesi

� LA VALUTAZIONE DEL CANDIDATO E DEL PROCESSO DI RECLUTAMENTO E’ FONDAMENTALE PER MIGLIORARE L’INSERIMENTO DI NUOVI COLLABORATORI

1. Valutazione del candidato esterno2. Valutazione del candidato interno3. Valutazione del processo di reclutamento

Act: Mettere in campo azioni correttive• A partire dalla valutazione del processo di reclutamento è

possibile individuare eventuali errori che permettano di mettere in campo delle azioni correttive che migliorino il processo stesso.

• Anche quando non ci sono errori è possibile, attraverso la valutazione del processo, studiare e sperimentare nuove soluzioni che permettono di rendere più efficaci i reclutamenti.

• E’ necessario considerare gli eventuali fallimenti non solo come un problema ma soprattutto come un’opportunità di miglioramento.

Per mettere in campo azioni correttive è necessario utilizzare la metodologia della PDCA

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FILIPPO SAVIOVia Lanza, 46

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