ROTARY INTERNATIONALROTARY INTERNATIONALDISTRETTO 2070DISTRETTO 2070

SIPE – Seminario Istruzione Presidenti Eletti (Lucca – 20 Marzo 2004)

“EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA”

A cura di :

Commissione distrettuale Informatizzazione 2003-2004

SITO DISTRETTUALE 2070

ARCHITETTURA

Area Pubblicadel SITO

Area Riservatadel SITO

Accesso regolamentato aiSERVIZI dell’Area Pubblica

Accesso regolamentato agli ARCHIVI strutturati

SITO DISTRETTUALE 2070SITO DISTRETTUALE 2070

CONTENUTICONTENUTI

Qualità delle Informazioni:

ordinate

implementabili

rintracciabili

SITO DISTRETTUALE 2070SITO DISTRETTUALE 2070

CONTENUTICONTENUTI

Quantità delle Informazioni:

il Sito 2070 occupa circa 160 Mb

il Manuale di Procedura 2001 occupa

1 MB ed è costituito da circa 300 pagine

il Sito 2070 equivale quindi a circa 160

Manuali di Procedura e contiene poco

meno di 50.000 pagine

EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIAEFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA

SPECIFICA TECNICA (*)SPECIFICA TECNICA (*)

obiettivi

strumenti

tempi

vantaggi

conclusioni

(*) Per il Segretario del Club o per l’Informatico del Club, delegato dal Segretario

OBIETTIVIOBIETTIVI

compiti burocratici dei Club ridotti al minimo

un solo interlocutore per i Club: il Distretto

richieste saltuarie di informazioni eliminate

trasferimento delle informazioni semplificato

pubblicazione dell’Annuario su CD o su carta

STRUMENTISTRUMENTI predisposizione di un ampio spazio protetto all’interno dell’Area Riservata 2070

assegnazione ad ogni Club di una parte dello spazio protetto

apertura di tale parte di spazio ai Segretari dei Club, a mezzo di Codice e di Password

abilitazione dei Segretari dei Club a: visualizzare le informazioni contenute nei database inserire le informazioni relative ad un nuovo socio modificare le informazioni già archiviate (socio e club) cancellare un socio a seguito di cessazione inserire le informazioni relative all’anno seguente (club)

le fasi necessarie per la messa a regime del

sistema sono le seguenti: inserimento dei dati relativi a soci non presenti negli archivi aggiornamento dei dati relativi a soci già presenti negli archivi cancellazione dei soci che hanno lasciato i club aggiornamento dei dati relativi ai club per l’anno seguente

 

contemporaneamente è opportuno: sospendere lo scambio di informazioni con ICR nei due sensi mantenere lo scambio di informazioni con Evanston, come

attualmente, fino a nuove istruzioni

TEMPITEMPI

VANTAGGIVANTAGGI

i Club informatizzati operano direttamente nel proprio spazio protetto, con piena responsabilità

i Club in corso di informatizzazione continuano a colloquiare (temporaneamente) con la Segreteria distrettuale trasferendo i loro dati via fax: la Segreteria opererà nel loro spazio riservato

tutte le operazioni di trasferimento dati verso il produttore di CD per l’Annuario verso lo stampatore dell’Annuario verso Evanston (dopo futuri accordi da fare)

sono demandate al Distretto

CONCLUSIONICONCLUSIONI

a regime, cioè dopo implementazione dei database,

il Segretario del Club è impegnato per non più di

4 – 5 ore nel corso dell’annata, tempo senz’altro

adeguato per: inserire i dati dei nuovi soci (quanti in un anno: 3, 5, 8, 10 ?),

operazione che richiede 8-10 minuti al massimo per ognuno; inserire le variazioni ai dati esistenti comunicate dai soci,

(di solito qualche numero telefonico o qualche indirizzo),

operazione che può richiedere circa 5 minuti per ognuno; inserire i nuovi dati relativi al club, operazione con cadenza

annuale che può richiedere non più di 10-15 minuti; cancellare i dati di un socio a seguito di cessazione, 3 minuti.