Rimanenze L’inventariazione fisica

Corso di Audit e Governance

Università degli Studi di Bergamo Dott.ssa Anna Ferrari

Le rimanenze Asserzioni

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CLASSIFICAZIONE

Presentazione ed informativa di bilancio

VALUTAZIONE

Verifica del metodo di costo Verifica di eventuale obsolescenze

COMPLETEZZA E COMPETENZA

Verifiche di cut off Riconciliazione delle quantità contate con tabulati di magazzino

PROPRIETA’

Verifiche sui fornitori e merce in transito Conferme delle merci presso terzi

ESISTENZA

INVENTARIO FISICO DI MAGAZZINO

ISA ITALIA 501 Parr. 4-8 Rimanenze - Regole

Qualora le rimanenze siano significative nell’ambito del bilancio, il revisore deve acquisire elementi probativi sufficienti ed

appropriati sulla loro esistenza e sulle loro condizioni mediante:

a) la presenza alla conta fisica delle rimanenze, tranne nei casi in cui non risulti fattibile, al fine di:

(Rif.: Parr.A1 A3)

valutare le istruzioni e le procedure della direzione per la

rilevazione ed il controllo dei risultati della conta

fisica delle rimanenze da parte dell’impresa;

(Rif.: Par. A4)

osservare lo svolgimento delle procedure di conta

della direzione;

(Rif.: Par. A5)

svolgere ispezioni sulle rimanenze;

(Rif.: Par. A6)

svolgere conte di verifica sulle rimanenze;

(Rif.: Parr. A7 A8)

b) lo svolgimento di procedure di revisione

sulle registrazioni inventariali finali

dell’impresa per stabilire se riflettano

accuratamente i risultati effettivi della conta delle

rimanenze.

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Magazzino Inventario fisico (1)

L’obiettivo di revisione è la verifica dell’esistenza, accuratezza e completezza delle

quantità giacenti nel magazzino della società Alfa S.p.A. al 31 dicembre 2018.

Tale obiettivo viene raggiunto dalla società attraverso la procedura dell’inventario

fisico, che consiste nella conta fisica delle quantità giacenti a magazzino alla data di

riferimento, con un successivo confronto con le quantità risultanti dalla contabilità di

magazzino, allo scopo di:

adeguare le quantità risultanti dalla contabilità alle quantità fisiche;

indagare i motivi delle eventuali discordanze tra rilevazione fisica e contabilità di

magazzino;

definire ed apportare le opportune misure correttive. 4

Magazzino Inventario fisico (2)

La partecipazione del revisore alla conta fisica delle merci rappresenta una procedura

di revisione obbligatoria, finalizzata alla verifica dell’esistenza delle stesse.

In una società industriale quale Alfa S.p.A., il magazzino rappresenta un valore

importante sia in termini di incidenza sul totale attivo di stato patrimoniale sia in

termini economici (variazione delle rimanenze).

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Magazzino Regole per lo svolgimento dell’inventario fisico (1)

Alcune regole di base, importanti per la buona riuscita di un inventario fisico, sono le

seguenti:

1) Preparazione da parte della società di istruzioni scritte chiare e complete che

devono essere destinate agli addetti alla conta, ai responsabili dell’inventario ed

al revisore che prenderà parte all’inventario fisico.

2) Il revisore non si “sostituisce” al personale della società che effettua la conta ma

lo affianca ed è presente per verificare la corretta applicazione delle procedure

inventariali redatte e messe in atto dalla società.

3) Chiara identificazione delle varie aree logistico-fisiche che compongono il

magazzino allo scopo di garantire un maggior ordine alla procedura inventariale e

di consentire una rapida individuazione delle merci da contare.

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Magazzino Regole per lo svolgimento dell’inventario fisico (2)

4) Chiara identificazione delle unità di misura da adottare per ogni singolo codice, in

modo da non generare errori in fase di conta.

5) Una volta contato un codice, occorre compilare un cartellino inventariale, che

riporta il codice dell’articolo, la descrizione, la data dell’inventario, la quantità fisica

rilevata e la firma dell’addetto che ha eseguito la conta. I cartellini inventariali

devono essere numerati progressivamente; occorre tenere un elenco delle

sequenze numeriche assegnate alle varie squadre di conta. Tale elenco deve

essere restituito al termine dei conteggi, distinguendo i cartellini utilizzati da quelli

annullati o non utilizzati.

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Magazzino Regole per lo svolgimento dell’inventario fisico (3)

6) Occorre porre un “segno di riconoscimento” sulle merci già inventariate, allo

scopo di evitare che esse vengano erroneamente contate due volte o che non

vengano contate. Generalmente tale evidenza viene fornita attraverso

l’apposizione di un bollino sulla merce contata, in modo che essa sia visivamente

distinguibile dalla merce non contata.

7) Nel corso dell’inventario, è necessario individuare le merci obsolete o

danneggiate: infatti, esse saranno poi oggetto di considerazioni particolari in sede

di valutazione del magazzino.

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Magazzino Regole per lo svolgimento dell’inventario fisico (4)

8) Le merci di terzi fisicamente giacenti presso la società devono essere chiaramente

identificate e fisicamente separate dalle merci di proprietà della società. Esse

devono essere oggetto di una contabilità di magazzino separata rispetto a quella

della società.

9) Occorre effettuare delle verifiche anche relativamente alle merci della società

presso terzi, per le quali occorre effettuare un inventario fisico, oppure inviare

delle lettere di richiesta di conferma delle quantità giacenti.

10) La conta delle merci deve essere effettuata a magazzino “fermo”; ciò significa che

non si devono verificare movimenti di merci nel corso dell’inventario: di

conseguenza, la produzione, la spedizione, il ricevimento merci devono essere

fermi nel corso delle conte fisiche.

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Magazzino Regole per lo svolgimento dell’inventario fisico (5)

11) Deve essere chiaramente individuata una persona dell’azienda revisionata

responsabile dell’inventario, che deve essere sempre fisicamente presente

durante le conte.

12) Gli addetti alla conta dovrebbero essere rappresentati da persone diverse ed

indipendenti rispetto ai responsabili della custodia delle merci.

13) Al termine della conta, occorre verificare che tutti i cartellini inventariali siano

stati utilizzati, verificando eventualmente quelli annullati e quelli rimasti

inutilizzati.

14) Al termine delle conte, il responsabile dell’inventario deve effettuare un giro di

verifica di tutto il magazzino, allo scopo di verificare che tutte le giacenze abbiano

il bollino di avvenuta conta (completezza dell’inventario).

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Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (1)

Il revisore che intende intervenire all’inventario fisico di Alfa deve, prima di tutto, contattare

la società per informarsi sulla o sulle date in cui è stato programmato l’inventario

(generalmente la data di chiusura dell’esercizio), in modo tale da poter programmare il

proprio intervento.

Una volta decisa la tempistica del proprio intervento presso la società, il revisore deve

ottenere dalla società una copia della procedura inventariale che intende seguire, allo

scopo di individuare eventuali carenze che egli può provvedere ad eliminare con opportuni

suggerimenti.

Nel corso del proprio intervento, il revisore deve prendere parte ai conteggi eseguiti dal

personale della società nei vari reparti, allo scopo di verificare che esso si svolga

ordinatamente e rispettando le procedure previste. Qualora venissero rilevate anomalie, è

necessario informarne il responsabile dell’inventario.

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Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (2)

Il revisore deve prendere nota di tutti i dati della conta:

codice degli articoli contati;

descrizione degli articoli contati;

quantità contata dal revisore;

quantità contata dalla società;

eventuale differenza tra le due quantità.

Gli appunti del revisore devono essere tali da consentire il successivo collegamento

con l’elenco finale dell’inventario.

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Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (3)

La selezione dei codici da contare da parte del revisore deve avvenire secondo due criteri:

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selezionando a campione le merci da contare direttamente dagli “scaffali” del magazzino (completezza)

selezionando a campione le merci da contare dal tabulato fornito dalla società (che deve riportare l’elenco dei vari codici in giacenza alla data dell’inventario, con le relative descrizioni e le quantità contate dalla società) (esistenza). Questa selezione viene generalmente effettuata sulla base della significatività de valore dei codici in giacenza, in modo da ottenere una buona percentuale di copertura

dal

fis

ico

al c

on

tab

ile

dal co

ntab

ile al fisico

L’adozione di entrambi i criteri di selezione garantisce al revisore la completezza (ossia che tutte le merci fisicamente giacenti siano state contate) e l’esistenza (ossia che tutte le merci riportate sul tabulato di magazzino siano fisicamente esistenti).

Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (4)

Nel corso del proprio intervento, il revisore deve inoltre accertarsi che la produzione

sia ferma nel corso delle conte fisiche; infatti, come in precedenza accennato, qualora

la conta avvenisse a produzione attiva, le quantità giacenti a fine giornata sarebbero

differenti da quelle rilevate nel corso dell’inventario (perché, ad esempio, un articolo

che ad inizio giornata era codificato come materia prima, e che come tale è stato

contato, a fine giornata, per effetto dell’attività produttiva, potrebbe essere diventato

un prodotto finito).

Il revisore deve anche accertarsi che tutte le merci di terzi siano fisicamente separate

dalle merci della società e che, ovviamente, non siano oggetto di conta (non essendo

di proprietà della società, tali merci non devono rientrare nel tabulato di magazzino e

quindi nel bilancio della società).

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Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (5)

Alla fine del proprio intervento, è opportuno che il revisore faccia un giro di

ricognizione di tutti i reparti, allo scopo di verificare che tutte le merci siano state

contate.

Occorre inoltre che il revisore svolga la quadratura dei cartellini inventariali: esso deve

prendere nota del numero dei cartellini inventariali distribuiti, allo scopo verificare che

il loro numero sia pari alla somma del numero di cartellini inventariali utilizzati, dei

cartellini annullati e dei cartellini non utilizzati.

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Magazzino Partecipazione del revisore all’inventario fisico (6)

La partecipazione all’inventario fisico da parte del revisore è

generalmente considerato un

test di validità

È però importante che durante l’analisi del sistema di controllo

interno e prima della partecipazione il revisore comprenda la procedura

di controllo che la società revisionata applicherà nello

svolgimento dell’inventario fisico: infatti il revisore non si sostituisce,

ma controlla l’inventario fisico svolto dalla società revisionata

• Pertanto, la verifica delle procedure

d’inventariazione fisica può essere considerata

anche un test di conformità

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Magazzino Data dell’inventario

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INV

ENTA

RIO

Data di chiusura del bilancio

Inventario ciclico

Inventario unico ma a data diversa da chiusura bilancio (casi

eccezionali)

ISA ITALIA 501 – Par. 5

Magazzino Inventario ciclico (1)

L’azienda può anche decidere di effettuare l’inventario fisico mediante rilevazioni

cicliche, ossia di effettuare più conte nel corso dell’anno, andando a coprire con la

conta tutti i codici almeno una volta.

A volte i codici vengono suddivisi in classi per importanza di valore (A B C D) avendo

l’obiettivo di contare più di una volta i codici appartenenti alle classi di maggior valore.

L’inventario ciclico presuppone pertanto l’esistenza di una buona contabilità di

magazzino e di un efficace sistema di controllo interno (riepilogo coperture

percentuali di conta, inserimento progressivo differenze inventariali).

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Magazzino Inventario ciclico (2)

Il revisore deve valutare l’esistenza di tali presupposti e, in caso di loro insussistenza,

deve richiedere all’azienda di effettuare una rilevazione in unica soluzione alla data di

bilancio o prossima ad essa.

Nel caso di inventario ciclico, il revisore deve programmare i propri interventi nell’arco

dell’esercizio.

Per ogni singolo inventario ciclico al quale prende parte, il revisore deve procedere

analogamente a quanto precedentemente descritto.

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Magazzino Inventario unico in data diversa chiusura esercizio

RICONCILIAZIONE A CAMPIONE delle quantità risultanti

dall’inventario fisico con quelle di chiusura di bilancio

ROLL-BACK

ROLL-FORWARD

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possibile solo se forte controllo interno aziendale

ISA ITALIA 501, Par. 5. Qualora la conta fisica delle rimanenze sia svolta ad una

data diversa dalla data di riferimento del bilancio, il revisore, in aggiunta alle procedure richieste al paragrafo

4, deve svolgere procedure di revisione al fine di acquisire elementi probativi sul fatto se le variazioni

delle rimanenze intervenute tra la data della conta e la data di riferimento del bilancio siano correttamente

registrate. (Rif.: Parr.A9-A11)

conta conta

31/12

ROLL FORWARD ROLL BACK

Magazzino Esercitazione sull’inventario fisico (1)

Supponiamo di esserci recati presso la società Alfa Spa per l’inventario fisico in data

31/12/2018.

La Società ha svolto il proprio inventario nei giorni dal 27/12/2018 al 30/12/2018. Il

31/12/2018 è la giornata prevista dalla società per l’inserimento dei dati relativi alle

conte e per la contabilizzazione delle differenze inventariali rilevate (ossia per la rettifica

delle quantità risultanti dalla contabilità di magazzino, qualora queste fossero diverse

rispetto alle quantità riscontrate nella conta fisica).

La carta di lavoro compilata dal revisore che ha verificato a campione le conte fisiche

della Società è riportata nell’Allegato 1.

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Magazzino Esercitazione sull’inventario fisico (2)

I dati rilevati dal revisore nel corso dell’inventario fisico vengono poi utilizzati per lo

svolgimento di un test chiamato “comparison of quantities”, il cui obiettivo è quello di

verificare che la società abbia recepito le differenze inventariali riscontrate

nell’inventario fisico.

È infatti molto importante che il revisore comunichi alla società eventuali differenze

riscontrate nelle sue verifiche, in modo che la società le possa recepire.

Questa verifica andrebbe fatta alla fine dell’intervento del revisore in modo da poter

procedere ad eventuali riconte e registrare immediatamente le eventuali differenze

riscontrate.

In particolare, la comparison viene svolta ottenendo dalla società il tabulato di

magazzino, che riporta, per ogni singolo codice, la quantità giacente, il valore unitario

ed il valore complessivo della giacenza.

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Magazzino Esercitazione sull’inventario fisico (3)

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Tale tabulato viene utilizzato per verificare che, relativamente ai codici contati durante

l’inventario, la quantità risultante sia la stessa contata dal revisore. In caso contrario,

viene proposta una rettifica, il cui valore viene determinato moltiplicando il valore

unitario del codice per la differenza tra la quantità contata dal revisore e la quantità

risultante dal tabulato di magazzino.

Ovviamente, affinché il tabulato valorizzato di magazzino costituisca uno strumento

utile per il revisore, occorre verificare che esso quadri con il bilancio!

Si veda nell’Allegato 2 un estratto del tabulato di magazzino della società Alfa S.p.A. al

31/12/2018.

Magazzino Esercitazione sull’inventario fisico (4)

Sulla base di tale tabulato e delle conte svolte dal revisore, risultanti da Allegato 1,

effettuare la “comparison of quantities”, evidenziando e quantificando le eventuali

differenze inventariali non recepite da Alfa.

(Si veda nell’Allegato 3 lo schema da utilizzare).

Predisporre poi un memo riepilogativo del lavoro svolto.

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