Reti di organizzazioni e reti di persone: il caso del Sistema Bibliotecario del Vimercatese
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UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA Facoltà di Sociologia Corso di Laurea triennale in Sociologia RETI DI ORGANIZZAZIONI E RETI DI PERSONE: IL CASO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL VIMERCATESE Relatore: Chiar.ma Prof.ssa PACETTI Tesi di Laurea di : LAURA BRIOSCHI Matricola: 071882 Anno Accademico 2008 – 2009
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Tesi di laurea triennale; sociologia dell'organizzazione
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UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Facoltà di Sociologia
Corso di Laurea triennale in Sociologia
RETI DI ORGANIZZAZIONI E RETI DIPERSONE: IL CASO DEL SISTEMA
BIBLIOTECARIO DEL VIMERCATESE
Relatore: Chiar.ma Prof.ssa PACETTI
Tesi di Laurea di :
LAURA BRIOSCHI
Matricola: 071882
Anno Accademico 2008 – 2009
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INDICE
1. INTRODUZIONE
1.1 LA COLLOCAZIONE GEOGRAFICA E LA STORIA DEL TERRITORIO
1.2 LA STORIA DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL VIMERCATESE
1.2.1 Le origini del Sistema: la legge regionale 41/73
1.2.2 I primi passi del progetto
1.2.3 Lo sviluppo del Sistema
1.3 LA TECNOLOGIA: IL SUO RUOLO E IL SUO UTILIZZO
1.4 I TEMI DELLA RICERCA
2. L'ANALISI ORGANIZZATIVA
2.1 DEFINIZIONI: L'ORGANIZZAZIONE
2.1.1 Tre significati della parola organizzazione
2.2 LE TRE T E LE QUATTRO C
2.2.1 Il contesto
2.2.2 La dimensione dell'organizzazione
2.3 IL CUBO ORGANIZZATIVO
2.3.1 I processi
2.3.2 La attività lavorative
2.3.3 Il coordinamento e il controllo
2.3.4 Le microstrutture
2.3.5 I ruoli, le occupazioni e le professioni
2.3.6 Le macrostrutture
2.3.7 La gestione delle persone
2.3.8 I sistemi di regolazione e le strutture latenti
2.4 CONCLUDENDO L'ANALISI ORGANIZZATIVA
3. LA RETE DI BIBLIOTECHE
3.1 DEFINIZIONI: LA RETE
3.1.1 I nodi
3.1.2 Le connessioni
3.1.3 La struttura
3.1.4 Le proprietà operative
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3.2 RETE NATURALE O RETE GOVERNATA?
3.3 RETE DI ORGANIZZAZIONI E ORGANIZZAZIONE RETE
3.3.1 L'agenzia strategica
3.4 LEGAMI DEBOLI O LEGAMI FORTI?
3.5 CONCLUSIONI: CHE TIPO DI RETE È IL SISTEMA BIBLIOTECARIO
DEL VIMERCATESE?
4. LA BUROCRAZIA
4.1 DEFINIZIONI
4.2 IL BUROCRATE
4.2.1 Fedeltà d'ufficio
4.2.2 Competenza disciplinata
4.2.3 Gerarchica d'ufficio
4.2.4 Preparazione specializzata
4.2.5 Concorsi pubblici
4.2.6 Sviluppo di una carriera
4.2.7 Attività a tempo pieno
4.2.8 Segreto d'ufficio
4.2.9 Stipendio monetario fisso
4.2.10 Non possesso degli strumenti del proprio lavoro
4.3 IL BIBLIOTECARIO È UN BUROCRATE?
4.4 IL BIBLIOTECARIO DEL SISTEMA
4.4.1 I compiti del bibliotecario
4.4.2 L'influenza esterna
4.4.3 Conclusioni
5. LA RETE DI PERSONE
5.1 CENNI SULLE RETI
5.1.1 Il soggetto all'interno della rete
5.1.2 La comunicazione faccia a faccia
5.2 LA COMUNICAZIONE E LA PROFESIONALITÀ ALLA BASE DELLA
RETE DI PERSONE
5.2.1 La comunicazione nel gruppo di lavoro
5.2.2 La comunicazione quotidiana
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II
5.2.3 I suggerimenti dei bibliotecari
5.3 CONCLUSIONI: LA RETE DI PERSONE ESISTE?
6. CONCLUSIONI
APPENDICE METODOLOGICA
1. La raccolta dei dati: osservazione partecipante e questionario
2. La distribuzione del questionario
3. I questiti della ricerca
4. La formulazione: domande aperte e domande chiuse
5. Il questionario
APPENDICE: IL COMMENTO DEI RESPONSABILI
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1. INTRODUZIONE
1.1 LA COLLOCAZIONE GEOGRAFICA E LA STORIA DEL TERRITORIO
Il Sistema bibliotecario del Vimercatese si colloca all’interno della neo-nata provincia di Monza
e Brianza. La superficie interessata è, ad oggi, di 174,04 Km2. [figura 1]
Figura 1: Territorio del Sistema bibliotecario del Vimercatese e anno di adesione dei singoli comuni
Fonte: www.sbv.mi.it
Una pubblicazione interna all’ente, curata da Angelo Marchesi (Coordinatore del Sistema
bibliotecario dal 1997 al 2000), indica una popolazione complessiva di 90.000 abitanti nel 1978
[Marchesi 2000]; essa è cresciuta, negli anni, fino a 209.162 unità nel 2008. Focalizzandosi sul
numero effettivo di utenti del Sistema, l’indice d’impatto1 riferito all’anno 2007 è 22,7%: un
risultato apprezzabile in quanto molto vicino agli standard di riferimento elaborati dall’AIB
1 L’indice di impatto indica la percentuale degli iscritti al prestito sul totale della popolazione: (Iscritti al prestito / Popolazione) * 100
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(Associazione Italiana Biblioteche), che considera positivo un valore compreso tra il 25% e il
40%.
I comuni appartenenti al Sistema sono ventisette; le biblioteche presenti in quest’area sono però
trenta, una in ogni paese ad eccezione di Vimercate che vede all’interno dei propri confini
quattro biblioteche: la biblioteca di Vimercate, la biblioteca di Oreno, la biblioteca di Ruginello e
la biblioteca di Velasca; le ultime tre sono le strutture appartenenti alle sue frazioni2.
Il territorio presenta caratteri omogenei per quanto riguarda l’aspetto storico e socio-culturale:
già dal XIII secolo Vimercate assume il ruolo di comune capofila dell'area circostante. Inoltre il
Sistema s’inserisce all'interno di altre strutture appartenenti alla Pubblica Amministrazione già
consolidate (distretto scolastico e sanitario).
1.2 LA STORIA DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL VIMERCATESE
1.2.1 Le origini del Sistema: la legge regionale 41/73
La spinta alla costruzione del Sistema arrivò nel 1973 dalla Legge della regione Lombardia n. 41
del 1973, “Norme in materia di biblioteche di enti locali o di interesse locale”. Le novità più
importanti e d’interesse generale per il settore culturale riguardano la creazione di un sistema
bibliotecario comprensoriale e la gestione dello stesso da parte di una Commissione. All’articolo
6 della legge troviamo, infatti, la seguente indicazione: “le biblioteche appartenenti a Comuni
che, anche associati tra loro, non rappresentino almeno 20 mila abitanti devono far parte di un
sistema bibliotecario comprensoriale. [...] Ogni sistema bibliotecario, comprensoriale o urbano,
fa capo ad una biblioteca che assume la funzione di centro del sistema, assicura i rapporti con
l'Amministrazione Provinciale per quanto riguarda l'assistenza tecnica, attua i servizi richiesti
dalle altre biblioteche del sistema e ne coordina le attività”. Il Comune più popoloso, Vimercate
(scelto poi come Centro Sistema), nel 1971 raggiunge 18.673 abitanti, non può quindi esimersi
dal far parte di un sistema bibliotecario insieme ai paesi del circondario.
Lo scopo della legge è promuovere la razionalizzazione in vista di una migliore gestione delle
biblioteche presenti sul territorio regionale. Per gli utenti i vantaggi si risolvono principalmente
nell’avere a disposizione una maggiore quantità di opere e servizi grazie alla collaborazione delle
Amministrazioni comunali (le quali s’impegnano a far parte del Sistema) e dei bibliotecari
stessi3.
2 I comuni aderenti al progetto sono: Agrate Brianza, Aicurzio, Arcore, Basiano, Bellusco, Bernareggio, BuragoMolgora, Busnago, Cambiago, Caponago, Carnate, Cavenago, Concorezzo, Cornate d'Adda, Grezzago, Lesmo,Masate, Mezzago, Ornago, Pozzo d'Adda, Ronco Briantino, Sulbiate, Trezzano Rosa, Trezzo sull'Adda, UsmateVelate, Vaprio d'Adda, Vimercate.
3 Nell'organizzazione bibliotecaria questo raggruppamento è chiamato “organizzazione di secondo livello”;
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Per le Amministrazione Provinciali e Regionali gli aspetti positivi riguardano soprattutto la
distribuzione dei finanziamenti; essi infatti vengono suddivisi tra pochi grandi soggetti, i quali si
preoccuperanno di ripartire i contributi al loro interno. Inoltre, i programmi gestionali sono
rivolti ai Sistemi nel loro complesso e non alle singole biblioteche, in modo da snellire i tempi
burocratici per l’analisi della situazione.
Per le Amministrazioni comunali, invece, la burocratizzazione cresce in quanto vengono creati
appositi organi amministrativi per il coordinamento del Sistema e le decisioni, prese di comune
accordo, devono essere successivamente approvate all’interno di ogni Comune per avere validità
a livello pratico.
In questo modo si vengono a creare le basi per la piena attuazione del Sistema; la costruzione di
una struttura che raccolga in sé e coordini le biblioteche del Vimercatese sembra essere un
progetto dalle solide basi normative e sociali.
1.2.2 I primi passi del progetto
Nel 1974 l’assessorato all’istruzione, alla cultura e al tempo libero di Vimercate, dietro sollecito
della provincia di Milano, promuove un’indagine sulle biblioteche del circondario per verificare
la reale situazione delle stesse4. L’elaborazione dei dati mette in luce contesti tra loro molto
eterogenei: dall’esistenza solo sulla carta di una biblioteca comunale a Bernareggio, al
patrimonio librario di 14.000 unità a Vimercate, passando per varie situazioni intermedie. Viene
però rilevata l’importanza e l’impegno profuso da parte delle biblioteche in attività culturali:
teatri concerti, conferenze, dibattiti, mostre, etc. Molte di queste iniziative in campo culturale
sono organizzate tramite il coordinamento e la collaborazione di più biblioteche; è anche la
presenza di questo aspetto, oltre alla già citata normativa regionale che incentiva alla costruzione
del Sistema bibliotecario del Vimercatese.
Dopo un lavoro preparatorio nell’inverno 1976/1977, terminato l’anno seguente, viene approvato
lo Statuto del Sistema il 6 ottobre 1978. Esso viene firmato da Agrate Brianza, Aicurzio,
Bellusco, Bernareggio, Burago Molgora, Caponago, Carnate, Cavenago di Brianza, Concorezzo,
Lesmo, Mezzago, Ornago, Ronco Briantino, Sulbiate, Usmate Velate e Vimercate. Il direttore
della Biblioteca di Vimercate assume la carica di Segretario5.
Da questo documento scaturisce un importante esempio di collaborazione tra istituzioni
appartenenti a comuni diversi. Lo scritto presenta sia elementi di accentramento (catalogazione,
strutture aderenti ad un Sistema bibliotecario cooperano ed agiscono come se fossero un unico soggetto. 4 Il questionario viene inviato alle Amministrazioni comunali di Agrate Brianza, Aicurzio, Bellusco, Bernareggio,
Burago Molgora, Carnate, Cavenago, Concorezzo, Mezzago, Ornago, Ronco Briantino, Sulbiate, Usmate Velate,oltre che alla stessa Vimercate.
5 In seguito, nella Convenzione intercomunale approvata nel 1998, la denominazione cambierà in Direttore delSistema bibliotecario e infine, dal 2001 ad oggi, in Coordinatore del Sistema bibliotecario. Utilizzeremo questitermini come sinonimi all'interno dell'elaborato.
3
catalogo collettivo, proposte per l’acquisto, attività culturali), ma lascia “libere” altre zone,
prevedendo un certo grado di autonomia nell’amministrazione quotidiana del lavoro e nella
progettazione di manifestazioni culturali a livello locale; vengono inoltre poste le basi per lo
scambio del database anagrafico, materiale bibliografico, informazioni, etc.
1.2.3 Lo sviluppo del Sistema
Nel 1982 la biblioteca di Arcore, precedentemente aggregata al Sistema intercomunale di Monza,
entra a far parte del Sistema bibliotecario del Vimercatese; in questo modo il patrimonio
complessivo del Sistema viene ulteriormente arricchito. Oltre all'apporto dato dall'entrata di
questa nuova biblioteca nell'organizzazione, viene registrato un incremento
di 8.824 libri. Crescono allora i finanziamenti per l’acquisizione dei documenti: in supporto alle
sovvenzioni regionali viene richiesto ai comuni aderenti al Sistema un contributo di £ 300 per
abitante.
Nel 1985 viene avviato il prestito interbibliotecario, gestito tramite appalto ad una cooperativa;
in questo primo anno vengono movimentati 1873 volumi. Quest'operazione è stimolata, oltre che
dai cambiamenti tecnologici interni al Sistema (catalogo comunitario presente in tutte le
biblioteche; a questo proposito si veda § 1.3), soprattutto dalla legge regionale n. 81 del
14/12/1985 “Norme in materia di biblioteche e archivi storici di Enti Locali o di interesse
locale”6.
In questa legge, all’articolo 13 “requisiti afferenti all’organizzazione bibliotecaria regionale”,
vengono indicati i “requisiti minimi” che ogni biblioteca deve possedere: un regolamento per la
gestione interna, locali ed attrezzature adeguate, un patrimonio librario di almeno 3.000 volumi,
la catalogazione degli stessi secondo le regole catalografiche nazionali, un incremento annuo
delle collezioni librarie, un’apertura settimanale non inferiore alle 12 ore e infine personale
qualificato per lo svolgimento del servizio. Ben sette delle biblioteche del Sistema non rispettano
questi criteri: nessuna biblioteca raggiunge le 12 ore di apertura (ad eccezione di una); la
dotazione libraria di ognuna si aggira su 2.500 volumi; il finanziamento globale non supera i
10.000.000 di lire; solo due sono dotate di telefono. Per sopperire a queste mancanze, il Sistema
approva un progetto atto ad aumentare il patrimonio librario, in particolare la letteratura per
ragazzi e bambini.
Nel 1995 prende piede il progetto di coordinamento degli acquisti. Viene creato un gruppo di
lavoro che svolge periodicamente delle indagini al fine di capire quali siano i titoli più richiesti,
6 La precedente legge n.41/73 viene sostituita da quest’ultima. Ritornando al prestito interbibliotecario, possiamoleggere, nell’articolo 9 della legge regionale n. 81/85,“compete ai sistemi bibliotecari locali, secondo quantodefinito dai provvedimenti istitutivi e tenuto conto del coordinamento, dell'organizzazione dei servizi predispostidalle province: […]l'organizzazione e la gestione del prestito interbibliotecario”.
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questi saranno i documenti di cui le biblioteche dovranno dotarsi con fondi propri; vengono
inoltre indicati i volumi che si pensa avranno un basso o medio tasso d’utilizzo, questi vengono
acquistati in poche copie e tramite i fondi collettivi.
Contemporaneamente si conclude la revisione dello Statuto approvato nel 1978, trasformato, nel
1995, in una Convenzione tra i comuni, così come prescritto dalla normativa nazionale. Viene
indicata la centralità politica ed amministrativa del Comune Centro Sistema, ovvero Vimercate.
Il Sindaco di Vimercate diventa così Presidente della Conferenza dei Sindaci e il Direttore della
Biblioteca di Vimercate è il nuovo Segretario.
A partire dal 1997 nuovi Comuni del circondario chiedono di entrare a far parte del Sistema
bibliotecario del Vimercatese. Le prime a far richiesta sono le biblioteche di Cambiago,
precedentemente aggregata al “Sistema Est Milano”, e di Cornate d’Adda, prima appartenente al
Sistema Bibliotecario dell’Adda. La definitiva cessazione di quest’ultimo porterà all’entrata nel
Sistema delle biblioteche di Busnago, Vaprio d’Adda, Trezzano Rosa (nel 1999) e di Basiano
(nel 2000).
Nel 2000 viene avviato un progetto per il miglioramento della qualità del Sistema: si definiscono
delle regole standard a tutte le biblioteche e, allo stesso tempo si adottano nuove metodologie per
la catalogazione che in questo modo viene velocizzata
Nel 2003 viene firmato un protocollo d’intesa per l’attivazione del prestito interbibliotecario tra i
sistemi bibliotecari di Melzo, di Brugherio e del Vimercatese. La motivazione di questa
collaborazione viene trovata nell’articolo 22 della precedentemente citata legge regionale n. 81
del 1985. L’oggetto dell’intesa viene espresso nell’articolo 1 della stessa: “Il servizio di prestito
bibliotecario intersistemico si propone di:
1. Estendere a tutti i cittadini residenti e/o domiciliati nei Comuni aderenti ai tre Sistemi la
possibilità di utilizzo delle Biblioteche facenti parte dei Sistemi stessi.
2. Realizzare lo scambio del materiale documentario all'interno dei tre Sistemi Bibliotecari
in premessa elencati, compatibilmente con l'efficienza ed il livello tecnologico raggiunto
nella gestione del servizio di prestito interbibliotecario nelle singole realtà.”
Tramite quest'atto viene ricercato un miglioramento dei servizi senza intaccare il patrimonio
finanziario per l’acquisto di nuovi volumi: la situazione viene “risolta” attraverso un
ampliamento della rete. L’esperimento nel complesso ha un riscontro positivo tra gli utenti.
Purtroppo però l’intesa ha “validità dal 1.10.2003 al 31.12.2005, di cui il primo anno a carattere
sperimentale.”, alla fine di questo periodo non viene rinnovata.
Il Sistema bibliotecario del Vimercatese in questi anni ha sviluppato le sue potenzialità
gradualmente, sperimentando innovazioni che difficilmente si possono ritrovare in altri Sistemi
bibliotecari o all’interno di altri enti locali. Nonostante il raggiungimento di questi obiettivi, non
5
bisogna dimenticare che all’interno del nostro oggetto d’analisi sono comunque presenti elementi
di varia natura che potrebbero aver inibito alcuni aspetti di questo progresso, ad esempio la
burocrazia. Bisogna infatti ricordare che il Sistema non è altro che un progetto atto ad
amministrare, a livello intercomunale, una parte del settore culturale; quindi, essendo parte di
diversi enti locali, la burocrazia ha sempre fatto parte del suo DNA fin dalla sua nascita e le sue
mosse sono sempre state sottoposte al giudizio da parte di altri organi. Questa commistione tra
innovazione e amministrazione può aver inibito o rallentato alcuni progetti che, in un diverso
contesto, avrebbero potuto svilupparsi in maniera diversa. Come ben riassume Weber, la
burocrazia può rivelarsi una “gabbia di ferro”.
1.3 LA TECNOLOGIA: IL SUO RUOLO E IL SUO UTILIZZO
Non si può parlare del Sistema bibliotecario del Vimercatese senza fare riferimento al ruolo che
le tecnologie hanno giocato per la sua costituzione. La separazione territoriale delle strutture ha
infatti portato all'ideazione di soluzioni per la “ricomposizione” del servizio: le attività dei
componenti del Sistema non possono essere gestite “in solitaria” per poi essere ricomposte a
distanza di tempo; le risposte devono essere rapide e precise, possibilmente in tempo reale. La
soluzione migliore è stata trovata nelle innovazioni tecnologiche: il Sistema ha sempre cercato di
essere al passo con le novità presenti sul mercato, in modo tale da sfruttarle al meglio per i propri
obiettivi.
Il primo progetto di informatizzazione dei servizi bibliotecari viene concepito nel 1980
dall’Assessore alla cultura del comune di Vimercate: è il “progetto Biblio”. L’obiettivo primario
è lo sviluppo del Sistema bibliotecario attraverso la creazione di un catalogo collettivo in ogni
biblioteca ad esso appartenente. Il Presidente della conferenza dei Sindaci e il Segretario del
Sistema affermano che “solo l’elaboratore elettronico è in grado di fornire i vantaggi dello
schedario tradizionale ed inoltre tutte le caratteristiche di sicurezza, di velocità, di comodità
d’uso necessarie.” L’attuazione si ha nel biennio 1980/1981, il Centro di catalogazione viene
individuato nella biblioteca di Vimercate, già Centro Sistema. Viene prodotto un catalogo
generale a schede, posto poi nella biblioteca di Vimercate, mentre nelle altre biblioteche è
presente la duplicazione dello stesso sotto forma di volume rilegato. Tutto questo concorre, oltre
alla realizzazione di un elenco collettivo, anche alla formazione di un altro obiettivo nominato
nello Statuto: la possibilità per gli utenti delle singole biblioteche di spostarsi liberamente nelle
altre strutture in quanto la conoscenza della collocazione di un’opera in una determinata
biblioteca può incentivare la mobilità degli utenti.
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Nel 1984 si apre un dibattito all’interno della Commissione Tecnica del Sistema (formata dai
rappresentati delle diverse biblioteche) per un cambiamento nella gestione del catalogo e per un
diverso inserimento del materiale al suo interno: viene proposta la gestione di queste
informazioni attraverso l’utilizzo di un elaboratore.
Nel 1985 tutte le biblioteche appartenenti al Sistema sono dotate di lettore di microfiches; il
terminale permette la consultazione a tutti gli utenti del catalogo collettivo digitalizzato. Questo
cambiamento tecnologico incentiva il prestito interbibliotecario.
Per analizzare le tappe che hanno portato all’attuale struttura “tecnologica”, bisogna innanzitutto
notare che l'implementazione informatica è stata graduale, e ha seguito le novità che si
presentavano sul mercato.
È a partire dai primi anni '90 che l’esigenza di una maggiore integrazione tra le biblioteche si fa
sentire in maniera più stringente: il catalogo è cartaceo e/o su microfiches e questo comporta una
difficoltà d'utilizzo da parte degli utenti e dei bibliotecari. Inizia così la ricerca di un software
gestionale e si progetta la connessione in rete delle biblioteche del Sistema attraverso computer
(ogni struttura verrebbe dotata di server e collegata con tutte le altre e con l’ufficio centrale). La
scelta del software si orienta su Unibiblio sia perché riunisce in sé tutte le funzioni di base per il
buon andamento del lavoro quotidiano, sia perché funziona con il sistema operativo LINUX7.
Il salto qualitativo è immediato soprattutto grazie all’aggiornamento notturno degli archivi, al
servizio di posta elettronica, alla catalogazione partecipata e derivata, all’automazione delle
operazioni relative al prestito interbibliotecario. La positiva ricaduta sulla qualità dei servizi
erogati dal Sistema è evidente; il progetto, a carattere sperimentale, si conclude nel 1997 ma
viene subito riconfermato.
Una volta messo in opera il software gestionale, nasce, nel 1998, il progetto “Internet nelle
biblioteche” con lo scopo di permettere agli utenti l’accesso a Internet all'interno delle singole
strutture, ma è dall’anno successivo che avviene il vero salto di qualità con la creazione del sito
del Sistema (www.sbv.mi.it), contenente anche il catalogo collettivo. Marchesi, in quegli anni
Coordinatore del Sistema, commenta in questo modo la nascita del sito: “La realizzazione del
sito web del Sistema è stata finalizzata al raggiungimento di alcuni obiettivi: una maggiore
facilità e comodità per l’utente di accedere ai servizi informativi del Sistema bibliotecario e delle
singole biblioteche; apertura verso l’esterno dei servizi informativi, realizzata grazie alla
diffusione capillare e potenzialmente infinita dei punti di accesso; soddisfazione di bisogni
informativi complessi, molteplici e mutevoli nel tempo; adeguamento alle nuove tecnologie
operanti nel campo dei servizi informativi; fornitura di informazioni e documentazione a
7 LINUX è un sistema operativo open source con ottime prestazioni a basso costo. Inoltre, a differenza di altrisistemi operativi, non necessita il pagamento della licenza per l'uso e permette l'elaborazione di programmipersonalizzati proprio grazie alla possibilità di manipolazione del codice sorgente.
7
carattere locale” [Marchesi 2001, 55].
Il sito è composto da pagine di presentazione per ogni biblioteca, informazioni sui servizi
disponibili a livello sistemico, una bacheca virtuale degli eventi a cura delle biblioteche e infine
il catalogo collettivo; in questo modo gli utenti dotati di connessione Internet possono
consultarlo senza passare attraverso l’intermediazione del bibliotecario. Importante notare che
l’OPAC (On Line Public Access Catalogue, ovvero il catalogo librario) viene aggiornato ogni
giorno: i nuovi acquisti, catalogati durante la giornata, sono visibili già dal giorno successivo.
1.4 I TEMI DELLA RICERCA
In questo lavoro ci proponiamo di attuare un'analisi organizzativa sul Sistema bibliotecario del
Vimercatese. Nel prossimo capitolo, a partire dalle definizioni di organizzazione, cercheremo di
comprendere meglio quali parti compongono la struttura organizzativa [Butera 1984].
La particolare disposizione delle biblioteche sul territorio ci suggerisce una domanda: questa
organizzazione può essere trattata come una rete? E se sì, di che tipo di rete si tratta? A queste
questioni cercheremo di rispondere nel terzo capitolo.
Nel quarto capitolo parleremo della burocratizzazione del Sistema Bibliotecario e ci
concentreremo sul comportamento dei bibliotecari, facendo riferimento alla teoria classica di
Weber.
L'analisi del grado di burocrazia all'interno del Sistema, ci servirà per indagare, nel quinto
capitolo, la presenza di una rete di persone a sostegno della rete di organizzazioni. Cercheremo
infatti di capire se la rete di persone ha qualche collegamento con la struttura e l'organizzazione
del Sistema. Per sviluppare questa sezione, utilizzeremo i risultati di un questionario che
abbiamo somministrato a tutti i bibliotecari del Sistema. Oltre a questo strumento creato ad hoc,
nella nostra ricerca, sono stati utilizzati appunti derivanti da una nostra osservazione partecipante
verso il Sistema e stralci di conversazioni estemporanee con gli stessi.
Nel sesto ed ultimo capitolo trarremo le conclusioni dell'analisi da noi condotta. Quello che
vorremmo far emergere è l'influenza della burocrazia sulla creazione di una rete di persone:
l'eccessiva burocrazia potrebbe infatti inibire lo sviluppo della socialità tra i lavoratori in quanto
non è un suo specifico obiettivo. È necessario ricordare che sono le persone, i bibliotecari nel
nostro caso, che reggono e gestiscono le organizzazioni: lavoratori in rete, consapevoli delle
professionalità e delle capacità altrui, sono indispensabili per il buon andamento delle strutture.
Se non vengono create solide reti tra gli stessi non è possibile garantire il buon funzionamento
del Sistema, nonostante la burocrazia si vanti di razionalizzare e garantire proprio quest'aspetto.
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A questo proposito ci siamo chiesti quale sia il ruolo del Sistema per quest'aspetto: ha esso
partecipato in maniera attiva, ha ostacolato la creazione o, infine, è rimasto in disparte?
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2. L'ANALISI ORGANIZZATIVA
In questo capitolo analizzeremo il Sistema bibliotecario del Vimercatese dal punto di vista della
teoria dei sistemi. Questo filone di pensiero, nato negli anni Cinquanta del Novecento a Palo
Alto, ha un'impostazione interdisciplinare. Il concetto chiave è il riportare all'ordine gli oggetti
appartenenti ad un sistema che naturalmente tende al disordine delle proprie parti. Fondamentale
è anche l'idea di ambiente, nel quale il sistema si sviluppa: i teorici del paradigma ritengono che
l'ambiente non possa essere considerato nella sua generalità, bisogna piuttosto guardare al
contesto in cui il sistema è ed opera (ambiente attivato). Per differenziare l'interno (sistema)
dall'esterno (ambiente), sono necessari dei confini, essi sono progettati dalla struttura stessa e
sono dinamici; risulta così un sistema chiuso. Ma la chiusura non significa affatto esclusione di
rapporti con l'ambiente, permette piuttosto un'apertura esterna “consapevole” attraverso la
negoziazione della propria “posizione” con altri sistemi; esso è un sistema aperto. [Pardi 1998].
L'analisi del nostro oggetto di studio dal punto di vista organizzativo è utile per comprendere a
fondo i suoi “comportamenti” e la sua struttura.
Il primo paragrafo verte sulle diverse sfumature assunte dalla definizione di organizzazione:
soggetto organizzativo, attività organizzativa e struttura organizzativa [Butera 2009]. Passeremo
poi ad una vera e propria scomposizione della nostra organizzazione, guardando prima al
contesto in cui è collocata (analisi attraverso le tre T) e poi le dimensioni organizzative
(attraverso le quattro C). Infine, utilizzeremo il “cubo organizzativo” per smembrare il Sistema
in piccole parti e capire quindi il loro funzionamento e i loro legami.
2.1 DEFINIZIONI: L’ORGANIZZAZIONE
Pichierri [2005, 7] definisce l’organizzazione come “un gruppo di persone che cooperano in vista
di certi fini”. Oltre alla presenza di obiettivi, un'organizzazione ha la necessità di essere più o
meno formalizzata: essa deve render ufficiale regole e strutture; chiaramente vi saranno diverse
tipologie di fini e diversi livelli di formalizzazione. Utilizzando questi due suggerimenti,
possiamo facilmente notare che l’ente pubblico da noi preso in considerazione, il Sistema
bibliotecario del Vimercatese, è una vera e propria rete di organizzazioni [Butera 2009]. Parliamo
qui di rete in quanto ogni struttura bibliotecaria ha fini e formalizzazione specifici, il Sistema nel
suo complesso ha invece altri fini e un proprio livello di istituzionalizzazione, come vedremo nel
prossimo capitolo.
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Vediamo ora in dettaglio i fini (delle biblioteche e del Sistema) e la formalizzazione.
Il fine del Sistema è il funzionamento del servizio di prestito librario agli utenti iscritti.
Scendendo un po’ più in profondità e andando a ricercare altre motivazioni, l’ultima
Convenzione del Sistema (delibera del consiglio comunale di Vimercate n. 29 del 2001) può
esserci d’aiuto in questa ricerca, infatti, come si può leggere all’articolo 2 “il Sistema
Bibliotecario del Vimercatese è lo strumento mediante cui le biblioteche aderenti, fatta salva
l'autonomia di ciascuna, coordinano l'acquisizione, la conservazione, la pubblica fruizione dei
beni librari e dei documenti posseduti dalle biblioteche, realizzano un sistema informativo
integrato distribuito in tutte le biblioteche, con il risultato di mettere a disposizione dei cittadini
dei Comuni aderenti un più vasto e valido patrimonio per le personali esigenze di studio,
informazione, lettura, documentazione e svago. Il sistema accoglie e si fa promotore di
collaborazioni con strutture e servizi socio-culturali del territorio, con particolare riguardo alla
scuola.”; le motivazioni per le quali è stato creato il Sistema bibliotecario del Vimercatese
permangono più o meno immutate nel tempo, questi obiettivi sono infatti quelli riportati nello
Statuto del 19788.
Il fine delle singole biblioteche riguarda, principalmente, il funzionamento del servizio
bibliotecario: è al loro interno che avviene il prestito, che partono le richieste di prenotazione e
che fisicamente vengono preparati i libri per il prestito interbibliotecario. Altro obiettivo è
l'acquisto di materiale librario al fine di arricchire la propria collezione; sebbene a volte ci siano
delle proposte a livello centrale per gli acquisti, non è detto che questi consigli vengano presi in
considerazione: l'ultima parola è della singola biblioteca. Ultimo fine individuabile è la
realizzazione di eventi: solitamente l'organizzazione è demandata a livello locale e con le
associazioni presenti in paese; ciò è dovuto allo stanziamento di fondi da parte
dell'Amministrazione comunale che vorrebbe vederli investiti nella promozioni di eventi locali.
Il secondo elemento preso in considerazione riguarda la formalizzazione. Pichierri [2005] parla
anche di istituzione, ovvero di un complesso di norme e consuetudini che regola i rapporti tra
coloro che sono coinvolti in una comune esperienza; questo concetto sembra rispondere
all'analisi del nostro oggetto. All'istituzione è collegato il processo di istituzionalizzazione: in
un'organizzazione vi sono diversi gradi di istituzionalizzazione; tale evoluzione si distingue in
una dimensione interna (tendenza dell'organizzazione a diventare un valore in sé) e in una
dimensione esterna alla stessa (riguarda principalmente i suoi rapporti con l'esterno). Osservato
dall'esterno, il Sistema bibliotecario del Vimercatese vanta una lunga lista di atti comunali che
8 A nostro parere, nonostante si sia cercato di dare al Sistema un aspetto innovativo e all'avanguardia rispetto adaltri sistemi bibliotecari, quest'aria di novità non si riscontra negli obiettivi riportati nello Statuto del 1978 e nellesue successive modificazioni. Infatti queste finalità sono quelle già elencati nell’articolo 9 della legge regionalen. 81/85; non c’è insomma una sostanziale differenziazione o aggiunta rispetto a quello che è stato deciso dallaGiunta regionale lombarda e rispetto a quello a cui tutti si devono conformare.
11
hanno concorso alla sua formazione e alla sua legittimazione sia a livello legislativo che a livello
sociale. Il primo atto formale della sua fondazione è stata la delibera del consiglio comunale di
Vimercate n.188/78 in cui è contenuto il primo Statuto del Sistema; successive deliberazioni
sono la n. 115/95 la n.39/98 e la n. 90/01, esse sono delle Convenzioni nelle quali vengono
individuati le finalità della struttura bibliotecaria esistente, gli organi atti alla gestione del
Sistema stesso e le modalità di finanziamento dei comuni aderenti al Sistema9. Altri atti ufficiali
si sono susseguiti dalla sua creazione ad oggi e riguardano le tematiche più disparate.
Da notare che tutti questi atti non vengono vidimati direttamente da rappresentanti del Sistema
bibliotecario del Vimercatese, sono piuttosto approvati dai vari Consigli comunali. Questa
situazione è generata dalla mancanza di poteri di tipo amministrativo da parte del Sistema, che
competono invece ai Comuni, riuniti nell’organo “Conferenza dei Sindaci”.
2.1.1 Tre significati del termine organizzazione
Una volta data la definizione di organizzazione e averla confrontata con il nostro oggetto
d'analisi è possibile scomporla in tre diverse accezioni, utilizzate anche comunemente:
l'organizzazione come soggetto organizzativo, come attività organizzativa e come struttura
organizzativa [Butera 2009].
Il soggetto organizzativo può essere inteso come un attore collettivo dotato di personalità
giuridica, economica e sociale, aspetti riconoscibili soprattutto all’esterno.
L’attività organizzatrice riguarda gli “atti compiuti da soggetti, individuali o collettivi, volti a
passare da uno stato di disordine a uno di maggior ordine, […] è un portare ad unità elementi
dispersi” [Butera 2009, 17].
La terza e ultima accezione in cui si può intendere il termine organizzazione è il pensarla come
una struttura, ovvero puntare all’osservazione dei “componenti dell’organizzazione e alle loro
relazioni” [Butera 2009].
Se riportiamo queste tre dimensioni dell’organizzare al nostro oggetto di studio, possiamo vedere
che tutte queste dimensioni ben si adattano ad esso.
Nel caso della prima definizione, ovvero l’organizzazione come attore collettivo, il Sistema
bibliotecario del Vimercatese è riconosciuto sia a livello giuridico [vedi § 2.1] attraverso tutti gli
atti ufficiali che sono stati prodotti, sia a livello sociale poiché le biblioteche (e di conseguenza
tutto il Sistema) sono un punto di snodo per le attività culturali del territorio. Sempre dal punto di
vista della legittimazione sociale, possiamo ricordare il livello degli iscritti al prestito sulla
popolazione residente (indice di impatto): la percentuale complessiva, nel 2007, era di 22,7%. Il
9 Ci riferiamo alle deliberazioni comunali del Comune capofila, ovvero Vimercate. Le decisioni prese durante laConferenza dei Sindaci sono prima approvate all’interno del consiglio comunale di Vimercate, e solosuccessivamente, nella stessa forma, dalle altre Amministrazioni comunali.
12
dato, sebbene possa non sembrare non elevatissimo, costituisce un discreto risultato per il
Sistema: infatti l'AIB (Associazione Italiana Biblioteche), fissa in una percentuale maggiore del
25% un buon risultato; in ogni caso, come emerge dai commenti sul dato sistemico, il risultato è
comunque superiore rispetto alle medie regionali e nazionali. In sostanza, quindi, un buon
numero di persone conosce ed utilizza il servizio bibliotecario.
Per quanto riguarda il secondo significato di organizzazione, l’attività organizzatrice, la
ricomposizione delle biblioteche, prima atomizzate, in un unico Sistema in grado di coordinare le
proprie politiche gestionali è facilmente considerabile come il passaggio da una situazione di
disordine ad una di ordine.
Il terzo e ultimo significato di organizzazione è quello di struttura, anche in questo caso è
possibile un riscontro della definizione nel Sistema bibliotecario del Vimercatese; in esso si
possono ritrovare sia strutture formali che strutture latenti. Le prime sono definite dalla
Convenzione del Sistema, dal regolamento unico per il funzionamento delle biblioteche, dalle
procedure standardizzate per la catalogazione, etc.; le seconde sono riscontrabili, in particolare,
nei rapporti tra le persone, nelle connessioni tra i nodi, etc. È proprio quest’ultimo punto, la
struttura latente, quella su cui ci concentreremo nell’analisi dell’oggetto di ricerca andando ad
indagare come la burocrazia possa aiutare o ostacolare la gestione di una rete di persone.
2.2 LE TRE T E LE QUATTRO C
Per analizzare il Sistema come attività organizzatrice, si seguiranno le indicazioni di Butera
[2009], iniziando dalla descrizione del contesto e delle dimensioni proprie dell’organizzare. Il
sociologo mette a punto due diversi modelli per l'esame: per il contesto propone un analisi
attraverso le tre T, mentre per le componenti dell'organizzazione individua le quattro C.
Spiegheremo man mano il significato delle 3 T e delle 4 C.
2.2.1 Il contesto
Per quanto riguarda l’ambiente, le componenti proposte sono: tecnologia, tempo e territorio (le
tre T).
“La tecnologia è costituita da strumenti, utensili, macchine, software che hanno la funzione di
mettere in ordine e trasformare cose, informazioni, conoscenze” [Butera 2009, 25]. Nel Sistema
l’aspetto tecnologico è rimandato soprattutto all’informatica e in particolare al software
UnibiblioX; quest’ultimo è il programma gestionale che permette una maggiore rapidità, rispetto
alla annotazioni manuali, del lavoro dei bibliotecari. Oltre a UnibiblioX, altre funzionalità
13
utilizzate sono quelle legate a UniBiblioweb, ovvero un sistema che permette la catalogazione
dei nuovi acquisti. Da sottolineare, infine, è l’architettura del network informatico che agisce
come una vera e propria rete, i cui nodi sono i server delle biblioteche: essi sono tutte collegati
attraverso una connessione Internet, ciò permette, soprattutto per quanto riguarda il prestito
interbibliotecario, di lavorare direttamente sul server di un'altra biblioteca.
La seconda T è quella legata al tempo, “associato all’idea di puntualità, della sincronizzazione,
del coordinamento, etc” [Butera 2009, 25]. A questo proposito è necessario parlare ancora del
software UnibiblioX. Non sono molte le occasioni in cui i bibliotecari si incontrano faccia a
faccia, essi non devono quindi coordinare il loro operato in maniera frequente. Nel lavoro
giornaliero è però presente un processo legato alla tempistica, ovvero il prestito
interbibliotecario, in quanto la preparazione del materiale necessita un ccordinamento temporale
ed il coordinamento è possibile grazie al software.
La terza e ultima T riguarda il territorio “associato all’idea di situare le attività nello spazio”
[Butera 2009, 25]. La localizzazione delle sedi, come già detto, è distribuita su di un'area
omogenea sotto l’aspetto storico-sociale; inoltre essa è una porzione concentrata, senza “buchi” o
discontinuità.
2.2.2 Le dimensioni dell'organizzazione
Passiamo ora alle quattro dimensioni dell’organizzazione: cooperazione, comunicazione,
conoscenza, comunità (le quattro C).
Butera, riprendendo Marx, descrive la cooperazione come “la forma in cui molte persone
lavorano l’una accanto all’altra secondo un piano, in uno stesso processo lavorativo o in processi
differenti ma connessi e determina un grande aumento della potenza di lavoro” [Butera 2009,
26]. La cooperazione all’interno del Sistema è ravvisabile nell’intenzione di formare gruppi di
lavoro su specifici aspetti ed argomenti le cui decisioni ricadranno poi su tutta l’organizzazione.
In essi vengono “innovate” le procedure e/o i “settori culturali”.
Altro momento di cooperazione “faccia a faccia” dei bibliotecari si ha nella Commissione
Tecnica: durante questo momento aggregativo i responsabili delle biblioteche discutono di
argomenti comuni al fine di trovare soluzione a determinati problemi. I temi riguardano tutti il
buon funzionamento del Sistema.
La cooperazione si esprime anche in maniera più nascosta nel lavoro quotidiano di preparazione
dei libri da spedire alle altre biblioteche, in quanto la sinergia è legata ai vari passaggi temporali
che intercorrono tra di esse; una mancanza nella catena può rendere problematico il lavoro di
altri.
La comunicazione è “l’agire umano orientato in primo luogo a trasferire informazioni, segni,
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simboli e significati lungo canali e con mezzi di varia natura da un’emittente […] a un ricevente
[…] e in secondo luogo, ad attivare una risposta dello stesso tipo e quindi, infine, un’interazione,
una conversazione, uno scambio” [Butera 2009, 27]. La comunicazione nel Sistema bibliotecario
del Vimercatese avviene giornalmente attraverso lo scambio di mail, in questo caso la tecnologia
risulta essere un aspetto preponderante dell’attività organizzativa.
Il terzo punto riguarda le conoscenze; esse possono essere suddivise in conoscenze reificate,
ovvero quelle “appartenenti” all’organizzazione, e quelle di proprietà dei singoli che ne fanno
parte [Butera 2009]. All’interno del Sistema, a nostro parere, i due tipi di conoscenza vengono
messi in relazione, in modo tale che il singolo possa esprimere le sue potenzialità, ma allo stesso
tempo ne giovi l’intera struttura; questa affermazione è ben visibile all'interno dei gruppi di
lavoro.
L'ultima dimensione è quella riguardante la comunità, essa “implica un comune sentimento di
partecipazione, interessi condivisi o positivamente mediati, obiettivi significativi, risultati in
parte comuni, valori condivisi”[Butera 2009, 28]. Potrebbero qui rientrare anche le comunità
professionali; purtroppo non esiste una vera e propria professionalità del bibliotecario nonostante
ci siano delle discussioni a riguardo: esiste, infatti, un albo professionale, ma non è necessaria
l’iscrizione ad esso per poter esercitare questo mestiere
Nonostante queste difficoltà per la creazione di una comunità si sopperisce infondendo fiducia
nell’operato sia dei singoli, che del Sistema. Vi è insomma consapevolezza del fatto che il
Sistema bibliotecario del Vimercatese sia una realtà progredita nel panorama italiano e questa
situazione viene più volte sottolineata.
2.3 IL CUBO ORGANIZZATIVO
Oltre alle tre T e alle quattro C, Butera, nel 1984, sviluppò per l’analisi dell’attività organizzativa
il “cubo organizzativo” [figura 2]. In esso sono presenti tutte le componenti considerate come
colonne portanti della struttura, ovvero gli obiettivi e le prestazioni della stessa, le risorse
utilizzate e la configurazione organizzativa [Butera 2009]. Queste dimensioni non devono essere
considerate solo come interne al sistema stesso, è necessario invece pensarle in relazione
all’ambiente esterno, nel quale avvengono gli scambi con altri tipi di organizzazione (teoria dei
sistemi).
L'analisi del Sistema bibliotecario del Vimercatese attraverso il cubo organizzativo è utile per
meglio comprendere ciò che succede al suo interno dal punto di vista strutturale. Con i concetti
che il cubo racchiude possiamo capire in maniera approfondita le connessioni e la forma del
15
nostro oggetto d'analisi. Una volta che avremo appreso il funzionamento del Sistema in ogni sua
parte potremo “ricomporlo” e esaminarlo dal punto di vista delle reti.
Nello sviluppo degli elementi proposti da Butera (ovvero obiettivi/prestazioni, risorse e
configurazione organizzativa), sarà considerata solo la configurazione organizzativa poiché è la
componente da noi giudicata più importante per lo studio del Sistema.
Figura 2: Il cubo organizzativo
Fonte: Butera 2009, 32
2.3.1 I processi
Il primo aspetto messo in luce da Butera, come si può ben vedere nella facciata “configurazione
organizzativa”, riguarda i processi. Per analizzare questo punto è necessario rispondere alla
domanda: “cosa si fa in quell’organizzazione?”; una definizione più formalizzata potrebbe essere
quella proposta Butera, il quale riprende il lavoro di Miler e Rice: “processo è una
trasformazione o una serie di trasformazioni che hanno luogo sull’oggetto dell’attività funzionale
di un sistema (throughput), come risultato del quale l’oggetto viene cambiato nella sua
posizione, forma misura o in qualche altro aspetto” [Butera 2009, 36]. Nel Sistema bibliotecario
del Vimercatese il processo è chiaro: viene offerto un servizio ai cittadini iscritti, in cambio essi
possono accedere al prestito di libri o documentazione di altra natura (dvd, vhs, riviste, cd
musicali, cd-rom); è un processo di spostamento fisico del materiale librario. A questo fine sono
orientate tutte le relazioni comunicative ed informative sia tra i bibliotecari, sia tra le istituzioni
per la creazione di nuove soluzioni per il miglioramento del servizio.
Passiamo ora alla classificazione interna ai processi: Butera [2009], individua i processi primari,
16
i processi di supporto e infine i processi di coordinamento e controllo.
I processi primari sono quelli orientati al raggiungimento dei fini primari dell'organizzazione.
Essi sono elencati nella Convenzione del 2001; questi punti sono solo parzialmente gli stessi
contenuti nello Statuto del 1978: probabilmente, con lo sviluppo dell’organizzazione, i compiti
sono cambiati rispettandone le esigenze.
Nell’articolo 5 della Convenzione, i processi definiti dal Sistema sono i seguenti:
1. Coordinamento dei programmi delle biblioteche associate;
2. Coordinamento degli acquisti;
3. Formazione di cataloghi collettivi coordinati;
4. Sistema informatico integrato;
5. Acquisizione e gestione di un fondo comune librario e documentario;
6. Organizzazione e gestione del prestito interbibliotecario;
7. Aggiornamento del personale delle biblioteche dei servizi centralizzati;
8. Monitoraggio degli indicatori biblioteconomici relativi alle biblioteche associate e
definizione periodica di standard-obiettivo;
9. Promozione e coordinamento di attività culturali;
10. Collaborazione con strutture e servizi socio-culturali.
Per raggiungere questi fini sono necessari degli elementi che li sostengano, ovvero i processi di
supporto: essi sono funzionali a quelli primari. La descrizione dei processi secondari è contenuta
nella già citata “Convenzione del Sistema”, in essa sono elencati gli organi gestionali e,
soprattutto, i compiti necessari al buon funzionamento del Sistema stesso [vedi § 2.3.6]. Altri
processi di supporto sono invece contenuti nelle "Linee-guida per la redazione di regolamenti e
carte dei servizi delle biblioteche del Sistema Vimercatese", in particolare nell’allegato 1, in cui
vengono elencate le procedure che ogni bibliotecario deve svolgere nelle ore di back office o
quando c’è poca affluenza10.
È inoltre possibile considerare gli organi gestionali del Sistema, oltre che processi di supporto,
anche come processi di coordinamento, controllo e integrazione, ovvero i processi che
10 Queste procedure sono: ricollocazione a scaffale dei materiali, lettura e-mail ed eventuale risposta agli utenti,comunicazioni telefoniche di sollecito dei prestiti scaduti, comunicazioni telefoniche di sollecito prestiti scaduti,registrazione arrivo periodici e sollecito ai fornitori, verifica funzionamento firewall e linea dati, stampa “lista dimovimentazione, recupero ed invio PIB, procedure di rientro materiali movimentati tramite PIB, gestionebacheche e informazioni di comunità, verifica delle liste di materiale da sollecitare, stampa ed invio lettere disollecito prestiti scaduti, aggiornamento sito web, monitoraggio dei servizi e delle attività ordinarie,partecipazione alla commissione tecnica, partecipazione a momenti di acquisto collettivo, elaborazioneprogrammi e progettazione interventi, partecipazione di attività di addestramento del Sistema, revisione dellaraccolta e scarto, elaborazione atti amministrativi per il funzionamento della biblioteca, acquisto diretto pressolibrerie, ordini acquisto tramite coupon e cataloghi editoriali, verifiche contabili bolli e fatture per acquistomateriali, inventariazione nuovi acquisti, riscontro catalografico, timbratura ed etichettatura, procedureinvio/rientro materiale da catalogare a centro, visite in biblioteca di gruppi, organizzazione e gestione di cicli diincontri, letture, spettacoli, elaborazione bibliografie, newsletter, comunicati, partecipazione a gruppi di lavoroper progetti sistemici, organizzazione e attività promozionale con soggetti locali, creazione scaffali tematici.
17
controllano il buon funzionamento delle altre due tipologie; essi inoltre definiscono gli obiettivi e
individuano i fini. Potremmo infine far rientrare in questa classificazione anche il software
UnibiblioX.
2.3.2 Le attività lavorative
Secondo punto della configurazione organizzativa riguarda le attività lavorative. Esse sono le
attività fisiche, concrete, attraverso le quali vengono eseguiti i processi; richiedono competenze e
conoscenze attive delle persone destinate a quel determinato compito.
Per capire pienamente quali sono le attività lavorative di un’organizzazione bisogna rispondere
alla domanda “Come viene svolto quel processo?”. Anche in questo caso è possibile scomporre
questa dimensione in tre sottogruppi: attività di trasformazione, attività di coordinamento e
controllo e attività di mantenimento e innovazione.
Per quanto riguarda le attività di trasformazione (attività necessarie al mutamento da input ad
output), esse si riscontrano nello svolgimento dei compiti quotidiani dei singoli bibliotecari; tali
attività si realizzano sottostando ad una serie di regole e tecnologie per poter eseguire il loro
lavoro.
L'attività di coordinamento e controllo, e quindi la sincronizzazione, avviene attraverso
l’adattamento dei lavoratori a regole e procedure; coloro che però decidono dell’integrazione e
della standardizzazione sono la Commissione tecnica e i gruppi di lavoro, ovvero i bibliotecari
stessi.
Stesso discorso vale anche per le attività di mantenimento e innovazione del sistema: è il gruppo
e/o la collettività che decide quali aspetti devono essere innovati e quali invece tenuti stabili.
Nonostante l’esistenza di queste regole, fissate dalla Convenzione, potremmo supporre una
situazione parzialmente diversa da quella descritta: è realistico ritenere che la Coordinatrice di
Sistema e i suoi collaboratori più stretti spingano verso una certa direzione piuttosto che un’altra,
magari su direttiva della Conferenza dei Sindaci o semplicemente perché, avendo una visione
d’insieme più completa, ritengono quella da loro proposta sia la soluzione migliore. È comunque
necessario ricordare che le varie biblioteche non sono altro che uffici delle Amministrazioni
comunali.
Probabilmente l'attività chiave è quella dell’esecuzione delle procedure per il rapporto con gli
utenti, ovvero le regole e i compiti destinati al prestito e a tutto quello che ruota attorno. Essa è
quella che occupa più tempo nel lavoro di front office e, probabilmente, è comunemente ritenuta
dagli utenti l'unica attività dei bibliotecari.
Butera [2009], riprendendo Perrow e Thompson introduce un'ulteriore classificazione
riguardante la variabilità delle attività: attività definite con poche eccezioni, attività definite con
18
molte eccezioni, attività non definite con molte eccezioni. Si potrebbe pensare che nel Sistema
bibliotecario del Vimercatese vi sia una preponderanza di attività definite con poche eccezioni,
sia a livello di singola biblioteca che a livello sistemico. Questo impianto potrebbe dipendere
anche dal fatto che il Sistema non è altro che un organo della Pubblica Amministrazione, la quale
agisce attraverso ruoli e compiti ben definiti.
2.3.3 Il coordinamento e il controllo
Il terzo punto riguarda il coordinamento e il controllo, in esso rientrano tutte le operazioni di
pianificazione e sincronizzazione del lavoro. Il coordinamento si presenta come “interrelazione
tra azioni distinte di individui diversi che concorrono alla realizzazione di un risultato. Lo scopo
principale è […] quello della sincronizzazione degli impegni, delle azioni e del prodotto delle
singole azioni in modo che la realizzazione complessiva corrisponda alle attese” [Butera 2009,
63]. Secondo Ferrante e Zan [1999] è questo uno dei momenti di integrazione
dell’organizzazione: lo sviluppo della società moderna (e conseguentemente delle
organizzazioni) porta alla differenziazione e alla specializzazione dei ruoli, è poi necessario un
processo di riunificazione che possa re-integrare in un unico progetto coerente le varie parti
atomizzate. Tra le tre opzioni proposte da Mintzberg (coordinamento per supervisione diretta, per
standardizzazione e per adattamento reciproco), quella che meglio si adatta al Sistema
bibliotecario del Vimercatese è la standardizzazione, in quanto si creano regole e norme che
possano uniformare le operazioni lavorative, rendendo gli output il più prevedibili possibile. Non
s’intende però affermare che le procedure siano seguite da tutti con la stessa solerzia o con uguali
“movimenti”: esistono diversi modi, nonostante le regole, di eseguire lo stesso compito, è
comunque possibile per il lavoratore interpretare almeno una parte della norma ed adattarla alle
sue esigenze. È quindi necessario, oltre al coordinamento per standardizzazione, anche un
controllo di tipo gerarchico che richiami all’ordine chi non si adegua fino in fondo a ciò che è
stato deciso (coordinamento per supervisione diretta). Questo aspetto è però difficilmente
realizzabile: le strutture sono sparse su di un territorio abbastanza esteso; il coordinamento per
supervisione diretta è effettuato in maniera postuma all’attività lavorativa: i richiami ufficiali
avvengono solo dopo aver controllato la rigorosità delle operazioni.
Accanto al coordinamento, assume importanza la collaborazione, intesa come l’insieme di
persone impegnate in un unico progetto e in grado di cooperare alla sua realizzazione; il
riconoscimento del lavoro del singolo è difficile in quanto il risultato è qualcosa di più della
somma delle parti [Butera 2009]. Il coordinamento implica collaborazione: non è pensabile
imporre un certo modo di gestire la situazione senza una buona dose di cooperazione. Nel
Sistema la collaborazione è prevalentemente di tipo informativo in quanto sono notizie e
19
informazioni a permette lo sviluppo e l'integrazione dell’organizzazione.
2.3.4 Le microstrutture
Il quarto punto del cubo è dedicato alle microstrutture, ossia le “unità organizzative di base
costituite da più persone o da gruppi di persone che, nei confini di un sottosistema definito,
realizzano insiemi di compiti omogenei o realizzano processi identificati” [Butera 2009, 68].
Gallino [1993] aggiunge che le microstrutture sono fondate sui rapporti diretti tra più persone in
base ad “attributi strettamente personali”.
Questi elementi possono essere identificati nelle biblioteche che compongono i nodi della rete:
esse, come già detto, realizzano dei compiti prestabiliti. Non in tutte sono però assunte due o più
persone in quanto, essendo presenti in piccole realtà territoriali, sono molto spesso biblioteche
mono-operatore; viene a mancare quindi la condizione della presenza di un gruppo di persone.
Accanto alle biblioteche, viene spontaneo pensare che microstrutture potrebbero essere anche i
gruppi di lavoro, composti in maniera variabile e temporanea in quanto centrati su programmi
specifici. In essi un insieme di persone, con la propria esperienza e professionalità, tenta di
portare a compimento nuovi progetti di cui tutti usufruiranno; i compiti non sono omogenei e i
processi non sono chiaramente identificati in quanto è un lavoro di tipo creativo, è invece
presente l’aspetto di collaborazione di più soggetti per uno scopo comune. Analogamente
potremmo identificare la Commissione Tecnica come microstruttura: anche in questo caso si ha
un gruppo di persone che collabora per degli obiettivi comuni.
In conclusione le microstrutture possono essere considerate le singole biblioteche che
partecipano al Sistema, i gruppi di lavoro e la Commissione Tecnica i quali contribuiscono ad
aumentare il volume della conoscenza condivisa.
2.3.5 I ruoli, le occupazioni e le professioni
Quinto punto è la struttura di ruoli e professioni. Il ruolo è “l’insieme delle norme e delle
aspettative che convergono su un individuo in quanto occupa una determinata posizione in una
più o meno strutturata rete di relazioni sociali” [Gallino 1993, 558]. Professione è invece
“un’attività lavorativa altamente qualificata, di riconosciuta utilità sociale, svolta da individui
che hanno conseguito una competenza specializzata seguendo un corso di studi lungo ed
orientato precipuamente a tale scopo” [Gallino 1993, 518]. A quest'ultima definizione, Butera
[2009] aggiunge anche la responsabilità del risultato verso terzi, l’impegno a produrre valore
all’utente finale, l’autonomia di giudizio e discrezionalità decisionale, il riferimento a comunità
professionali (che fungono da sistemi di alimentazione delle conoscenze), lo sviluppo di
deontologie, e infine sistemi di valori e codici comportamentali.
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La situazione, per quanto riguarda la professione bibliotecaria in Italia, risulta essere abbastanza
complessa. Dal 1998 è stato istituito l’albo professionale italiano dei bibliotecari; purtroppo gli
iscritti sono poco meno di 800 e guardando l’elenco sono veramente pochi i bibliotecari del
Sistema del Vimercatese iscritti nell’Albo; inoltre per esercitare la professione non è richiesta
l’iscrizione all’albo. La professionalità non viene quindi formalmente riconosciuta dalla
legislazione.
Altri sono gli aspetti che concorrono alla non riconosciuta professionalità del bibliotecario: non
esiste un percorso di studi appositi (basta il diploma), il codice deontologico non è stringente,
non c’è totale autonomia di giudizio (essendo dipendenti pubblici devono sottostare al diritto
amministrativo), etc. Piuttosto che di professione sarebbe quindi meglio parlare di “ruolo”11: i
concorsi pubblici, infatti, descrivono le funzioni che quella posizione richiede, inoltre il
bibliotecario deve seguire una serie di procedure dettate dal Sistema nel quale è inserito. Finora
il bibliotecario non si scosta più di tanto dalla mansione di tecnico [Butera 1997, 122], infatti
anche nei bandi dei concorsi pubblici il posto di lavoro viene indicato come “istruttore
amministrativo”, nonostante all’interno del Sistema bibliotecario del Vimercatese questo ruolo
implichi anche una fase creativa per l’organizzazione di attività di taglio culturale.
Per evitare un eccessivo irrigidimento del servizio e della struttura nel suo complesso, provocato
dalla formalizzazione, sarebbe necessario attribuire una “dimensione imprenditoriale” [Bonazzi
2002, vol. II, 117] ai dipendenti in modo da costituire un sistema flessibile ed agile. In questa
situazione la gerarchia dovrebbe essere ridotta e la responsabilità derivante da questa rottura
potrebbe essere demandato ai singoli, i quali, in questo modo, lavorerebbero per obiettivi e non
più per direttive [Bonazzi 2002, vol. II]. Si attuerebbe allora un passaggio dal burocrate al
professionista dotato di una propria autonomia e conoscenza specifica.
2.3.6 Le macrostrutture
Il punto successivo dell’analisi è dedicato alle macrostrutture, definite da Butera [2009, 40] come
quegli elementi che “fissano i confini delle risorse dell’organizzazione, rendendone visibile la
gerarchia, […] rappresentano la distribuzione dell’autorità e del potere e l’allocazione del
controllo sulle risorse.” Pichierri [2005] ci ricorda però che la struttura organizzativa è mutevole,
quindi poco stabile, e fissarla una volte per tutte attraverso un organigramma ha una valenza
limitata; inoltre, nella rappresentazione grafica, non sono presi in considerazione alcuni elementi
come tecnologia, norme e valori, che possono cambiare le carte in tavola, annullando
parzialmente il potere formalmente istituito. All’interno del Sistema bibliotecario del
11 “L’insieme delle norme e delle aspettative che convergono su un individuo in quanto occupa una determinataposizione in una più o meno strutturata rete di relazioni sociali, ovvero in un sistema sociale” [Gallino 1993,558]
21
Vimercatese non esiste formalmente un organigramma [figura 3], esso è stato ricavato dalla
Convenzione del Sistema del 2001, nella quale vengono descritti i vari organi presenti e le loro
funzioni.
Figura 3: Organigramma del Sistema bibliotecario del Vimercatese
Fonte: Convenzione del Sistema bibliotecario del Vimercatese approvata nel 2001
L’organigramma è stato suddiviso in due parti, riconoscibili dalla diversa colorazione usata per le caselle:
quelle azzurre indicano gli organi amministrativi, mentre quelle verdi indicano gli organi tecnici.
Partiamo dalla gestione amministrativa.
Il Presidente, naturalmente, presiede la Conferenza dei Sindaci e la Giunta esecutiva, mantiene
rapporti con altri enti locali e con altre Pubbliche Amministrazioni, dispone l’attuazione di
programmi pluriennali e del piano operativo annuale del Sistema. Il Presidente deve essere eletto
all’interno della Conferenza dei Sindaci.
La Giunta esecutiva è l’organo, appunto, esecutivo. Essa si occupa della preparazione della
Conferenza dei Sindaci, della supervisione degli organi tecnici per l’effettivo recepimento delle
linee guida adottate a livello amministrativo, svolge inoltre specifici mandati su delega della
Conferenza.
La Conferenza dei Sindaci è composta da tutti gli amministratori dei comuni aderenti al Sistema
o da loro delegati. Essa determina le modalità di coordinamento delle attività delle biblioteche
del Sistema, approva il programma pluriennale e il piano attuativo annuale delle attività e degli
obiettivi, elabora i criteri di ripartizione dei contributi in capo ad ogni Comune e gestisce le
modifiche della Convenzione. Alle Conferenze partecipa anche il Coordinatore del Sistema nel
ruolo di Segretario.
Passiamo ora alla descrizione degli organi tecnici, ovvero quelli che si occupano della gestione
22
delle pratiche lavorative.
Iniziamo dal Coordinatore di Sistema il quale, secondo la Convenzione del Sistema, “provvede
al collegamento fra la Conferenza dei Sindaci e il Comitato tecnico del Sistema”, cura la
realizzazione del programma e la realizzazione delle attività centralizzate su proposta e
collaborazione della Commissione Tecnica, realizza una relazione annuale da sottoporre alla
Conferenza dei Sindaci, e infine “istituisce, nell'ambito di specifici progetti di coordinamento di
interesse sistemico, gruppi di lavoro formati da bibliotecari in servizio presso le biblioteche
associate. In tali circostanze dovrà preliminarmente provvedere ad acquisirne autorizzazione
dalle Amministrazioni di competenza.” Il Coordinatore è una persona assunta tramite concorso,
per questa specifica mansione, da parte del Comune Centro Sistema (Vimercate) ed ha il suo
ufficio nella biblioteca di Vimercate.
Organo sottoposto al Coordinatore del Sistema è la Commissione Tecnica, composta dai
responsabili delle biblioteche e dal Coordinatore che ne dirige i lavori. I compiti della
Commissione Tecnica sono:
• esercitare funzioni scientifiche, tecniche ed organizzative per il funzionamento del
sistema;
• proporre le forme di coordinamento delle procedure delle biblioteche aderenti;
• elaborare proposte di revisione e di sviluppo dei servizi;
• proporre alla Conferenza dei Sindaci gli schemi dei programmi pluriennali e del piano
attuativo annuale delle attività;
• elaborare annualmente una relazione tecnico-statistica sul funzionamento del Sistema e
delle singole biblioteche;
• svolgere tutti gli altri incarichi che, nell'ambito delle proprie competenze, le vengono
affidati da parte del Presidente o della Conferenza dei Sindaci;
• coordinare i piani di acquisto dei libri fra le biblioteche aderenti al Sistema.
I bibliotecari sono allo stesso tempo autori della Commissione Tecnica e sottoposti ad essa in
quanto da un lato propongono iniziative o cambiamenti tecnici, mentre dall'altro si devono
adeguare alle decisioni prese.
I gruppi di lavoro, come già detto, sono istituiti dal Coordinatore di Sistema per adempiere a
precise funzioni di tipo creativo o innovativo. La partecipazione ad un determinato gruppo è
volontaria, la non adesione non implica alcun provvedimento.
Anche gli organigrammi hanno una loro classificazione: gerarchico-funzionale, divisionale e a
matrice. L’organigramma da noi delineato, secondo la descrizione fatta fino ad ora, sembrerebbe
essere di tipo divisionale in quanto suddiviso in un'area amministrativa o e in una tecnica con
specifiche funzioni per ogni organo; possiamo però notare che all’interno di ognuna di queste
23
due aree, in particolare quella tecnica, appare una struttura di tipo gerarchico-funzionale
(caratteristica della maggior parte delle burocrazie).
2.3.7 La gestione delle persone
Il settimo elemento è rappresentato dalle regole e dai sistemi di gestione del personale; rientrano
in quest'area i metodi di assunzione, la tipologia di contratto e l'amministrazione dei lavoratori.
Come già detto, il personale a tempo indeterminato viene assunto tramite bando di concorso
indetto dal Comune ove vi è necessità di personale; nel bando di concorso vengono elencate le
qualità che il partecipante deve possedere: determinate caratteristiche anagrafiche, scolastiche e
giuridiche
. Ma all’interno del Sistema bibliotecario del Vimercatese sono presenti anche lavoratori con
contratti a tempo determinato o a progetto. L’incarico può essere affidato su base concorsuale o
nominale, questa è però una decisione che spetta al Comune che assume il personale. Questi tipi
di contratti sono destinati sia a figure specializzate, che a persone con un ruolo “generico”:
dall’assistente bibliotecario, al catalogatore, fino ad arrivare al consulente informatico del
Sistema.
Guardiamo ora alla gestione del personale: essa avviene a livello comunale poiché il
bibliotecario è inserito nella pianta organica dello stesso, sebbene molto spesso sia percepito dai
colleghi come “distante” in quanto la biblioteca non sempre è nello stesso luogo fisico del
Comune. Il lavoro vero e proprio si realizza però tra colleghi che non fanno (solo) parte della
struttura comunale: i bibliotecari devono collaborare con le altre persone appartenenti al Sistema.
La cooperazione [vedi § 2.2.2] ha luogo attraverso comunicazioni via mail, attraverso le
Commissioni tecniche e nei gruppi di lavoro. Il lavoro del bibliotecario è quindi ambivalente in
quanto deve sottostare ad una doppia gerarchia: da una parte deve attenersi alle indicazioni
comunali, mentre dall'altra deve osservare i regolamenti del Sistema.
2.3.8 I sistemi di regolazione e le strutture latenti
L'ottavo ed ultimo punto riguarda i sistemi di regolazione e le strutture latenti: “culture
organizzative, comunità di pratica e professionali, interazione fra organizzazione e sistema
sociale, sistemi di senso e altro” [Butera 2009, 40]. Butera [2009] sottolinea che un sistema
basato sui valori e sulla partecipazione è necessario, in quanto la sola imposizione delle regole a
livello burocratico e gerarchico non è sufficiente. Come suggeriscono Ferrante e Zan [1999, 103]
“la cultura è una variabile organizzativa forte in quanto è in grado di spiegare una serie di
comportamenti organizzativi che non derivano direttamente e meccanicamente dalla struttura,
dal “chi fa cosa”. L’organizzazione è un meccanismo di influenza dei comportamenti individuali
24
anche perché al suo interno operano e agiscono simboli, valori e assunti che, insieme alla
struttura e al sistema di ruoli, incidono sui comportamenti degli individui”.
Si potrebbero individuare due tipi di culture: la cultura di settore e la cultura professionale
[Pichierri 2005]. Per quanto riguarda il primo tipo di classificazione, per settore possiamo
intendere un insieme di organizzazioni che “utilizza lo stesso tipo di tecnologia in vista dello
stesso tipo di prodotto” [Pichierri 2005, 125]. Una di queste conoscenze è “la classificazione
decimale Dewey”, ovvero il codice per la catalogazione dei libri nelle biblioteche. Gli utenti,
normalmente, non sanno districarsi all’interno di questi numeri utilizzati per situare sugli scaffali
i libri12.
Oltre a questo sistema classificatorio, anche i programmi gestionali sono specificatamente
elaborati per le operazioni di carico/scarico dei documenti (ricordiamo qui che UnibiblioX è
stato creato appositamente per il Sistema).
La seconda dimensione è cultura professionale: essa è ancora debole in quanto la figura del
bibliotecario non può essere considerata a tutti gli effetti una professione largamente riconosciuta
a livello sociale. Il fatto che si stia cercando di costruire le basi per la realizzazione di una
comunità professionale mette in atto un riconoscimento di quello che dovrebbe essere il ruolo del
bibliotecario, ovvero un gruppo dotato di una propria identità.
2.4 CONCLUDENDO L'ANALISI ORGANIZZATIVA
La descrizione della configurazione organizzativa appena fatta ha permesso un inquadramento
generale del Sistema bibliotecario del Vimercatese.
Nel primo paragrafo abbiamo visto che il Sistema è effettivamente un'organizzazione dotata di
fini e con un buon livello di istituzionalizzazione. Il Sistema può inoltre essere descritto
utilizzando le tre diverse definizioni di organizzazione proposte da Butera, e questo ci suggerisce
di osservare il nostro oggetto d'analisi sotto diversi profili: in questo passaggio da una
definizione all'altra possiamo vedere rispecchiati gli step della sua costituzione: da una
situazione di dispersione, le strutture sono state raggruppate in un unico ente dotato di una
propria forza e di una propria struttura.
Essendo il Sistema bibliotecario e le singole biblioteche appendici degli uffici cultura dei paesi
del Vimercatese, risulta “naturale” una certa burocratizzazione e formalizzazione ufficiale degli
stessi; di quest'aspetto strutturale dell'organizzazione ci occuperemo nei capitoli successivi:
quanto conta la burocrazia nel Sistema? È di ostacolo, di aiuto o neutrale rispetto allo sviluppo e
alla gestione del personale?
12 Molte biblioteche, per permettere un migliore utilizzo della struttura, adottano dei cartelli esplicativi del codicestesso o producono indicazioni dei macroargomenti.
25
Da quello che abbiamo potuto osservare dall’analisi del Sistema attraverso il “cubo
organizzativo” [Butera 1984] il livello di burocratizzazione sembra elevato, soprattutto a livello
dei processi, delle attività, del coordinamento e del controllo e delle macrostrutture. Tutti questi
elementi sono regolati da normative: Convenzioni del Sistema, regolamenti, protocolli interni,
etc. A livello di gestione del personale, fino ad ora abbiamo potuto notare la difficoltà a creare un
proprio modello di amministrazione delle risorse umane: questo aspetto sembra essere delegato
alla normativa nazionale e ai singoli comuni. Il fatto che il personale non dipenda direttamente
dal Sistema, ma sia invece assunto dalle Amministrazioni comunali, non incentiva l'assunzione
di questo importante ruolo da parte del Sistema stesso.
Nel capitolo 4, per corroborare o falsificare questa considerazione, ci rivolgeremo direttamente
ai bibliotecari.
26
3. LA RETE DI BIBLIOTECHE
Dopo aver analizzato il Sistema come organizzazione, passiamo ora all'esame delle singole parti
cercando così di capire la struttura del reticolo.
Il Sistema bibliotecario del Vimercatese può essere considerato come una rete di organizzazioni,
collegate tra loro attraverso scambi di varia natura. Per capire meglio la composizione di questo
network, utilizzeremo delle definizioni a carattere teorico e vedremo se esse si adattano o meno
alla situazione da noi analizzata.
In primo luogo cercheremo di identificare le unità che compongo la rete, ovvero i nodi, le
connessioni, la struttura e le proprietà operative del Sistema bibliotecario del Vimercatese.
Passeremo poi ad un'analisi della rete in quanto tale: la nascita del network come lo conosciamo
ora è avvenuta su qualche elemento già esistente o nasce in maniera “governata”? E questo porta
ad una rete di organizzazioni o a una organizzazione rete? E infine, i legami sono deboli o forti?
3.1 DEFINIZIONI: LA RETE
Per procedere nell’analisi di rete, utilizzeremo qui la definizione data da Butera [2009, 154]: “il
concetto di rete denota un sistema di relazione fra attori, o comunque un insieme riconoscibile di
legami fra soggetti che convergono a realizzare un medesimo processo di produzione, di
servizio, di ricerca consapevole, di business; ma queste relazioni sono finalizzate al
raggiungimento di obiettivi comuni a più attori”.
Pichierri [2005] aggiunge a questa definizione il concetto di cooperazione delle transazioni: oltre
ad avere degli scopi comuni, lo scambio di risorse deve essere il più possibile simmetrico;
l’autore ricorda inoltre che “quanto più il flusso è unidirezionale e lo scambio asimmetrico tanto
più ci si allontana dalla forma di rete” [Pichierri 2005, 77].
Per comprendere il funzionamento della rete, può essere utile iniziare dalle parti che la
compongono. I concetti che utilizzeremo sono quelli di nodi, connessioni, struttura e proprietà
operative.
3.1.1 I nodi
I nodi sono le parti che costituiscono un sistema, possono essere di diverse dimensioni; per
poterli considerare elementi di una rete, essi devono essere delle entità “orientate ai risultati,
relativamente autoregolate, capaci di cooperare tra loro e di “interpretare” gli eventi esterni”
27
[Butera 2009, 166]. Naturalmente, in questa sede, oltre a riferirci alle biblioteche intese come
strutture, intendiamo tener conto anche delle persone che lavorano al loro interno, ovvero i
bibliotecari, che quindi permettono il regolare funzionamento del Sistema; sono soprattutto loro i
protagonisti dello sviluppo “creativo” di questa organizzazione. È necessario infatti tenere
presente che all'interno delle organizzazioni sono le persone che mettono in atto le azioni utili al
perseguimento dei fini della struttura. Crozier e Friedberg [1990] parlano a questo proposito di
relé organizzativo, ovvero un segmento dell'organizzazione, costruito per regolare l'incertezza
proveniente dall'ambiente esterno, che dialoga con porzioni di altre organizzazioni o comunque
con interlocutori esterni all'ente. I relé possono essere di varia natura: un singolo, reti di persone,
microstrutture, etc.; in ogni caso due sono le caratteristiche fondamentali di questi segmenti:
“sono i rappresentanti del segmento di ambiente cui si rivolge l'intera organizzazione o una sua
parte e […] sono rappresentanti dell'organizzazione e dei suoi interessi presso i loro segmenti di
ambiente”. [Crozier e Friedberg 1990, 113]. In sostanza, i relé rappresentano l'organizzazione nel
suo ambiente e, viceversa, riportano le condizioni dell'ambiente all'ente cui appartengono.
Il concetto di relè è utile per analizzare le azioni compiute dai bibliotecari, che lavorano presso le
organizzazioni in questione (le biblioteche).
I primi nodi individuabili sono quindi le biblioteche locali (e i relativi bibliotecari) per le quali è
stato attuato il progetto del Sistema. É grazie alla loro esistenza e alla loro voglia di migliorare i
servizi che la rete è stata creata; la spinta iniziale è stata data dalla legge regionale 81/85 che
insisteva per la realizzare di sistemi bibliotecari in Lombardia. Nonostante esistano delle
direttive e dei compiti demandati a livello centrale, le strutture hanno una certa autonomia per
alcune questioni legate al lavoro giornaliero: non esistono norme relative al tipo di attività
culturali che si possono svolgere, non vengono date indicazioni stringenti per quanto riguarda i
volontari, etc. L’autonomia si manifesta anche a discapito di alcune procedure regolamentate
sotto l'aspetto della tempistica d’esecuzione: nel già citato allegato 1 delle “linee guida per la
redazione di regolamenti” vengono proposte delle attività, che andrebbero svolte nelle ore
dedicate al back office, suddivise a seconda della frequenza della loro esecuzione. La libertà è
legata principalmente ai tempi di esecuzione, ma vedremo più avanti le variabili che influenzano
tale situazione [vedi § 4.4].
Secondo nodo che si può individuare all’interno del Sistema è la Commissione tecnica, organo
per la gestione amministrativa della rete di cui abbiamo già parlato nel capitolo precedente. Esso
è composto da tutti i bibliotecari del Sistema e quindi trasversale ad esso; in questa assemblea
essi hanno la possibilità di cooperare attraverso lo scambio reciproco di idee e consigli al fine di
migliorare il proprio operato. La sua esistenza, sebbene non sia del tutto spontanea, in quanto
creata dallo Statuto e ripreso nelle successive Convenzioni, è diventata negli anni indispensabile
28
per il progresso del Sistema e soprattutto per l’incontro faccia a faccia dei bibliotecari. Senza
questi momenti di aggregazione essi non conoscerebbero i loro colleghi e non potrebbero nascere
feconde contaminazioni per l’organizzazione di eventi interbibliotecari. Inoltre, la Commissione
tecnica aiuta alla creazione di uno “spirito di squadra”, in quanto, durante queste riunioni,
vengono sottolineati, da parte della Coordinatrice del Sistema e del Direttore della biblioteca di
Vimercate, gli obiettivi che il Sistema nel suo complesso è riuscito a raggiungere grazie ai suoi
componenti.
Terzo nodo è quello costituito dai gruppi di lavoro, anche in questo caso, come nel precedente, la
composizione è trasversale al Sistema: bibliotecari di diversi paesi si riuniscono per sviluppare
un progetto che successivamente interesserà tutta l'organizzazione. I gruppi hanno delle funzioni
più specifiche rispetto alla Commissione tecnica; se guardiamo all’aspetto interpersonale,
essendo più piccoli rispetto alla Commissione tecnica, probabilmente permettono una maggiore
comunicazione tra i partecipanti al team. Le conoscenze interpersonali, in questo modo,
progrediscono. Verificheremo questo punto all'interno del paragrafo 5.2.1.
Gli ultimi due nodi descritti (Commissione tecnica e gruppi di lavoro), essendo composti da più
persone che collaborano per dei fini comuni, sono considerati microstrutture [vedi § 2.3.4],
ovvero gli elementi operativi dell'organizzazione che hanno il compito di eseguire dei processi
stabiliti [Butera 2009]. I gruppi di lavoro, su incarico della Commissione tecnica, definiscono
delle procedure o propongono progetti su determinati argomenti, la Commissione tecnica,
invece, ha la funzione di discutere e migliorare, attraverso decisioni ad hoc, aspetti riguardanti
tutto il Sistema.
Quarto e ultimo nodo è rappresentato dalla Coordinatrice di Sistema (organo individuale), la
quale è il collante tra tutte queste unità: è ad essa che ci si rivolge per questioni di carattere
organizzativo e burocratico a livello sistemico ed è lei che presiede alla Commissione tecnica
esponendo la situazione generale e le particolarità che emergono nella discussione privata con gli
altri nodi. Molte delle informazioni passano tramite la sua persona. Inoltre, assume il ruolo di
rappresentante del Sistema bibliotecario del Vimercatese sia nei confronti degli organi
amministrativi, sia nei confronti di altre istituzioni o soggetti. Dalla Convenzione del 2001
emerge infatti il suo compito di collegamento tra Amministrazioni comunali (rappresentati dalla
Conferenza dei Sindaci) e i bibliotecari (rappresentati dalla Commissione tecnica); tra le sue
mansioni rientra quindi anche la moderazione e il compromesso tra le parti in causa. Da notare è
la sua assunzione da parte del Comune di Vimercate; potrebbe quindi essere influenzata
maggiormente dall'amministrazione comunale e dalla situazione presente in questo paese. La
Coordinatrice del Sistema potrebbe essere considerata come un nodo un po' anomalo in quanto
appartenente a due diversi “mondi”; in ogni caso, da quanto osservato, la sua propensione è
29
verso il Sistema bibliotecario e non verso interessi prettamente comunali.
3.1.2 Le connessioni
Le connessioni sono i collegamenti tra i nodi. Esse possono essere di natura diversa [Butera
2009]: sia di tipo immateriale, quindi non visibili fisicamente ma percepibili nella relazione tra i
nodi, sia di tipo materiale, e quindi concretamente osservabili.
Per quanto riguarda il Sistema, le connessioni di tipo immateriale sono soprattutto a carattere
burocratico e conoscitivo/informativo.
Partiamo da quelle di tipo burocratico: sono questi i collegamenti prevalenti tra i nodi del
Sistema, esistono infatti molte norme e procedure da seguire per poter riuscire a svolgere
correttamente e in maniera standardizzata il proprio lavoro. Questi regolamenti sono sia di natura
interna al sistema, per regolare il funzionamento delle biblioteche, sia di natura esterna per la
gestione dei rapporti tra il Sistema e soggetti esogeni. Vi sono inoltre le procedure standardizzate
che devono essere obbligatoriamente messe in atto dai bibliotecari in quanto controllate dai
programmi UnibiblioX e UnibiblioWeb.
Altro tipo di connessione presente nel Sistema è quella riguardante lo scambio della conoscenza:
le persone implicate nella rete danno e ricevono delle informazioni riguardanti la situazione della
loro biblioteca, i punti da migliorare a livello organizzativo, gli eventi che hanno riscosso
successo e che quindi potrebbero essere riproposti, come procede l’elaborazione delle idee
all’interno del gruppo di lavoro, etc. Lo scambio avviene soprattutto via mail in quanto le
occasioni programmate ufficialmente per gli incontri sono poche.
Le connessioni immateriali, ovvero quelle burocratiche e quelle informative, sono caratteristiche
pressoché universali tra i nodi della nostra rete: ogni parte da noi presa in considerazione è
sottoposta ad un vicolo burocratico che la porta (molto spesso obbligatoriamente) a comunicare
con gli altri organi. Questa affermazione deriva dalla mole di regolamenti e norme contenute nei
più diversi documenti: in essi viene descritto minuziosamente il rapporto che deve essere tenuto
tra i vari nodi; pochi sono gli spazi di autonomia che si sottraggono da questo ordinamento
burocratico (ad esempio la realizzazione di eventi tra biblioteche senza il patrocinio del Sistema).
I rapporti di tipo informativo sono invece alla base di tutti i nodi da noi trattati: è la circolazione
di news che permette il buon andamento del Sistema, è sulla comunicazione tra gli organi che si
basa l'organizzazione; inoltre la particolare disposizione delle biblioteche non fa altro che
incentivare quest'aspetto: per essere a conoscenza dell'operato degli altri nodi la trasmissione di
notizie è fondamentale.
Passiamo ora alla seconda categoria di connessioni, ovvero quelle di tipo materiale. Il principale
riferimento è allo scambio di libri attraverso il prestito interbibliotecario, la base della
30
cooperazione bibliotecaria. In questo modo si offre agli utenti un servizio più efficiente,
coinvolgendo le diverse strutture che vogliono mettere in comune le proprie collezioni. La
connessione in questo caso si ha soprattutto tra le biblioteche, e non tra le persone: la richiesta e
la preparazione dei libri da spedire è del tutto impersonale in quanto essa non è indirizzata ad una
persona specifica ma ad una struttura che poi smisterà il materiale in autonomia. In ogni caso,
nonostante i documenti siano indirizzati ad altre biblioteche, sono i lavoratori al loro interno che
preparano il materiale. La connessione è giornaliera (per Vimercate) o comunque avviene più
volte durante la settimana. Quindi, ricapitolando, le connessioni materiali si hanno solo tra le
biblioteche in quanto lo scambio di libri e di altro materiale avviene solo tra le stesse.
I nodi e le connessioni da noi analizzati fino a questo punto potrebbero assumere la seguente
forma grafica [figura 4].
Figura 4 Rete del Sistema bibliotecario del Vimercatese
Legenda: Blu: nodi composti da organizzazioni e rispettivi lavoratori (biblioteche e bibliotecari)
Verde: microstrutture, sono organi trasversali al Sistema (Commissione tecnica e gruppi di lavoro)
Rosso: nodo composto da una singola persona, mantiene i contatti con l'esterno (Coordinatrice del
Sistema)
3.1.3 La struttura
“La configurazione dei nodi e delle connessioni dà luogo a strutture tipiche” [Butera 2009, 168].
Esistono diverse classificazioni di strutture, che possono convivere all'interno della stessa
organizzazione, tra cui la struttura del potere, la struttura operativa, la struttura informativa,
gruppi di lavoro, etc. Ogni struttura fa riferimento ad un diverso aspetto, la differenziazione
dipende dai tipi di legami tra i nodi.
31
È possibile osservare, in primis, una struttura di tipo gerarchico, essa è una costante sia nello
Statuto che nelle successive Convenzioni. I ruoli connessi ad ogni nodo (e quindi la fisionomia
dei legami) sono descritti dettagliatamente sia nelle linee-guida, sia nella Convenzione del 2001.
È soprattutto in quest’ultimo documento che sono delineate le ossature dei vari nodi.
Altro elemento che permette la costituzione della struttura in questo modo è l’assunzione
attraverso concorso pubblico: nel bando del concorso è infatti chiaramente segnalata la categoria
per la quale si va ad assumere, quindi, ad esempio, un lavoratore nella categoria D avrà più
“potere” sui lavoratori inquadrati nelle categoria C e B.
3.1.4 Le proprietà operative
Le proprietà operative riguardano tutto ciò che ha a che fare con la gestione della rete, sono le
“fonti di energia” [Butera 2009, 168].
I sistemi di gestione sono decisi, anche in questo caso, a livello burocratico, in quanto il
coordinamento delle funzioni è affidato alla Coordinatrice di Sistema. A indirizzare il suo
operato ci sono le disposizioni date dalla Conferenza dei sindaci, i quali mettono a punto delle
indicazioni a carattere generale. L’amministrazione dei bibliotecari, che comunque sono dei nodi
autonomi, non avviene tramite incentivi o punizioni, ma attraverso la cooptazione volontaria,
tramite l’infusione di valori e attraverso la rivalsa di un potere che, come ricorda Weber, può
essere definito come legittimo-razionale in quanto fondato su di un atto avente valore legale.
[Weber 1995, 207-210]
La gestione, come già ricordato, deriva anche dalle caratteristiche intrinseche al software
UnibiblioX.
3.2 RETE NATURALE O RETE GOVERNATA?
La rete naturale è definita come “un sistema di riconoscibili e multiple connessioni e strutture
entro cui operano [...] “nodi” ad alto livello di autoregolazione (sistemi aperti vitali), capaci ti
cooperare fra loro (ossia di condurre vari tipi di transazioni efficaci) in vista di fini comuni o di
risultati condivisi” [Butera 2009, 158]. Si è invece di fronte ad una rete governata quando
“soggetti imprenditoriali identificati, individuali o collettivi, privati o pubblici, oltre ad agire
come una rete naturale, provvedano anche in maniera intenzionale a progettare, gestire,
mantenere nel suo complesso un sistema come quello descritto [per l’impresa rete naturale]”
[Butera 2009, 160].
È indubbio che nel caso del Sistema bibliotecario del Vimercatese ci troviamo di fronte ad una
32
rete governata in quanto, oltre a racchiudere in sé elementi appartenenti alla rete naturale
possiede anche elementi riguardanti lo sviluppo, la gestione e il mantenimento della struttura.
La progettazione della stessa deriva dal potere politico. grazie alla legge regionale n.81/85, che
incentiva la formazione di sistemi interbibliotecari, sono state poste le basi per la realizzazione di
una struttura del genere nell’ambito del Vimercatese, le Amministrazioni comunali del territorio
hanno poi compreso l’importanza della sua formazione e hanno contribuito al suo successivo
sviluppo.
Butera [1997] propone quattro elementi distintivi della rete governata, partendo dal presupposto
che, essendo la rete costruita “artificialmente”, tutti gli aspetti sono programmabili:
1. Progettabilità dei nodi: ovvero la possibilità di rendere autoregolate delle singole unità
organizzative per adattarle meglio al loro contesto. Nel Sistema i nodi sono identificati
all’interno della Convenzione, almeno per quanto riguarda la Coordinatrice e la
Commissione tecnica. I compiti dei bibliotecari sono invece descritti nelle linee-guida,
oltre che nel bando di concorso per la loro assunzione e nel successivo contratto. In
questo modo tutte le parti conoscono gli standard che devono raggiungere. L’unico
elemento escluso da questa classificazione sono i gruppi di lavoro, i quali assumono un
compito più creativo; gli appartenenti al team, conoscendo gli obiettivi di fondo
dell'organizzazione, si regoleranno in conseguenza.
Da quanto detto risulta quindi che gli unici nodi progettabili sono i gruppi di lavoro
che, apparentemente, godono di maggiore libertà.
2. Le connessioni sono progettabili: essendo un ente locale, la burocrazia definisce i tipi di
collegamenti tra i nodi; anche la tecnologia contribuisce alla definizione di determinate
connessioni (si veda, ad esempio, la procedura per il prestito interbibliotecario). La
standardizzazione, la razionalizzazione e quindi la prevedibilità degli scambi è regolata.
Esistono però elementi non del tutto prevedibili come lo scambio di informazioni.
3. Le strutture che derivano non sono altro che risultati della pianificazione di nodi e
connessioni. L’amministrazione verticalizzata del Sistema è un esito di questo sviluppo,
soprattutto a causa delle connessioni di tipo burocratico che impongono una scelta
gerarchica.
4. La progettazione delle proprietà operative è ravvisabile nei regolamenti operativi. Per
quel che ci riguarda questa regolazione si ritrova nelle linee-guida, in cui la descrizione
delle funzionalità del bibliotecario è contestualizzata in un regolamento unico per tutte le
biblioteche appartenenti al Sistema.
33
3.3 RETE DI ORGANIZZAZIONI E ORGANIZZAZIONE RETE
Arrivati a questo punto è necessario introdurre due ulteriori tipologie di rete, in modo tale da
attuare una distinzione tra rete di organizzazioni e organizzazione rete e capire quindi la quantità
di libertà e l'integrazione tra le parti della struttura. Questa distinzione si ricollega alla questione
riguardante la differenziazione tra rete naturale e rete governata.
Caratteristiche della rete di organizzazioni sono “transazioni frequenti ed intense” che
intercorrono tra organizzazioni, le quali, nonostante tutto, conservano “la loro autonomia e la
loro esistenza distinta” (un possibile indicatore di ciò è la conservazione di una propria
personalità giuridica). [Pichierri 2005, 78]. Nelle organizzazioni rete, al contrario, la
collaborazione tra i nodi della rete dà origine ad una nuova organizzazione. In questo caso il
grado di autonomia dei soggetti coinvolti diminuisce o scompare del tutto [Pichierri 2005]. In
tutti e due i casi presentati la rappresentanza e l’autorità possono essere demandate ad un nuovo
attore (agenzia strategica) [Pichierri 2005].
Il Sistema bibliotecario del Vimercatese, come già detto nella sezione precedente, è nato con
tutte le caratteristiche della rete governata. Infatti, prima della sua creazione, non esisteva nessun
tipo di rapporto tra le biblioteche, se non contatti sporadici e limitati alla promozione di
iniziative di taglio culturale; in ogni caso, sicuramente, la rete di tipo informale non era così
estesa come lo è oggi.
Tornando alla definizione di rete di organizzazioni, i confini tra le diverse strutture sono bene
tracciati: ogni organizzazione ha un proprio spazio amministrativo all’interno del Comune di
appartenenza, la biblioteca e il bibliotecario sono inserito nell’organico municipale e sono da
esso finanziati per l’acquisto di libri e per altri tipi di attività. Inoltre la biblioteca è tenuta a
interagire con altri soggetti presenti nel “suo” territorio. Ad esempio le iniziative per la
promozione della lettura, rivolte ai più piccoli, vengono attuate nelle scuole del paese13; anche le
manifestazioni rivolte agli adulti sono ideate tenendo conto dei “talenti locali”, cercando in
questo modo di far conoscere ai cittadini gli artisti del luogo. Da quanto detto possiamo allora
notare che l'autonomia formale (e legale) delle singole biblioteche è rispettata: esse sono degli
organi sottoposti all'Amministrazione comunale, è l'ufficio cultura del paese che si preoccupa
dello “stato di salute” della biblioteca. A riprova di questa affermazione possiamo visionare il
regolamento di ogni comune che da' precise indicazioni per la gestione della propria biblioteca;
anche l'assunzione del personale da parte del Comune è esemplificativo di quanto detto. Il
13 La Convenzione del 2001 richiede esplicitamente una “collaborazione con strutture e servizi socio-culturali conparticolare riguardo alla scuola”.La cooperazione avviene da parte di ogni singola biblioteca per la scuola primaria, a livello sistemico per lascuola secondaria in quanto le strutture liceali nel territorio non sono presenti in tutti i paesi (la proposta è ancorain discussione).
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Sistema si occupa invece della collaborazione e delle questioni più “tecniche” delle biblioteche
aderenti, questioni che il Consiglio Comunale, probabilmente, avrebbe difficoltà a coordinare a
causa della sua poca conoscenza in materia; proprio in questo stanno le transazioni “frequenti ed
intense”.
Nel Sistema la “delega di autorità e rappresentanza" è demandata, secondo la Convenzione, al
Coordinatore di Sistema, il quale è l’organo che tiene i contatti con soggetti esterni. La delega è
predisposta già nello Statuto del 1978; questo meccanismo non si è quindi sedimentato nel
tempo, ma è stato previsto già alla costituzione del Sistema. Il Coordinatore del Sistema
potrebbe allora essere considerato come l'agenzia strategica della nostra rete.
In conclusione, per rispondere alla nostra domanda iniziale, ovvero se il Sistema è una rete di
organizzazioni o un'organizzazione rete, non possiamo che propendere per la prima opzione in
quanto il nostro oggetto d'analisi possiede tutte le caratteristiche della rete di organizzazioni:
autonomia formale e giuridica per le singole biblioteche, riunite però a formare il Sistema
bibliotecario del Vimercatese; da qui frequenti contatti dovuti alle informazioni e al materiale
scambiato e la costituzione di un'agenzia strategica per mantenere i rapporti con l'ambiente
esterno.
3.3.1 L'agenzia strategica
Nell’architettura della rete è importante individuare, oltre a nodi, connessioni, strutture e
proprietà operative, anche l'agenzia strategica della stessa, soprattutto se, come nel nostro caso, si
sta parlando di rete di organizzazioni.
Esistono diverse definizioni di agenzia strategica. Una prima descrizione è effettuata da Butera
[1997, 2009], il quale la vede come l’unità organizzativa che detiene le risorse strategiche, i
rapporti con il mercato e definisce le linee-guida per lo sviluppo. Pichierri [2005] restringe la
definizione data da Butera al controllo delle risorse strategiche interne alla rete; l’autore specifica
che il rapporto tra agenzia strategica e i nodi non è necessariamente di tipo gerarchico, inoltre
questo compito può essere assunto da una qualsiasi delle parti componenti la rete.
Nel Sistema bibliotecario del Vimercatese, il ruolo di agenzia strategica è delegato alla
Coordinatrice del sistema bibliotecario. Nella Convenzione del 2001, all'interno della sezione
dedicata ai compiti della Direttrice, viene indicato come fondamentale il collegamento fra
Conferenza dei Sindaci e Commissione tecnica; essa redige i verbali all’interno del primo organo
e informa della situazione del Sistema i Sindaci, mentre presiede il secondo organo, attuando la
parte amministrativa decisa in sede di Conferenza dei Sindaci. La Coordinatrice di Sistema è
stata già identificata come nodo della rete, la sua specificità rispetto agli altri componenti è
quello di mantenere i rapporti con altre istituzioni esterne al Sistema; essa rappresenta
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l’organizzazione nella sua interezza e coordina le attività interne. La scelta di una persona che
svolga questo ruolo di agenzia strategica per fare le veci del Sistema avviene mediante concorso
pubblico; il bando è molto più selettivo rispetto a quello per l’assunzione di bibliotecari, infatti la
categoria in cui è inserito è la D1 (livello dirigenziale).
Accanto alla Coordinatrice di Sistema, anche il Direttore della biblioteca di Vimercate assume il
ruolo di agenzia strategica. Infatti, esaminando i verbali della Conferenza dei Sindaci, compare il
nome del Direttore; la sua figura e la sua presenza non sono previste in nessun atto ufficiale.
Anche all’interno delle riunioni delle Commissioni tecniche, vicino alla Coordinatrice è seduto il
Direttore della biblioteca di Vimercate, esso prende parola su alcune questioni d’interesse
generale e discute degli argomenti attinenti al Sistema come se lavorasse in team con la
Coordinatrice. La sua presenza all’interno di questi due organi è, forse, giustificata dal fatto di
svolgere un ruolo dirigenziale all’interno della biblioteca Centro Sistema e quindi detenere un
potere rappresentativo maggiore rispetto agli altri; questa tesi non trova però nessuna conferma
in quanto nessun documento ufficiale parla di questa “superiorità”.
Rilevanti sono le storie lavorative delle persone che fanno parte di questa “vicenda”: l’attuale
Direttore della biblioteca di Vimercate non è altro che l’ex Coordinatore di Sistema in carica dal
2000 al 2005; esso è stato poi sostituito, alla fine del suo “mandato”, dalla Coordinatrice
vincente il bando di concorso e tutt’ora in carica. Durante il mandato dell’ex Coordinatore, non
si ritrova la presenza del Direttore di Vimercate di quegli anni all’interno dei verbali della
Conferenza dei Sindaci, il Coordinatore rappresentava il Sistema con la sua sola persona. Dal
2005 in poi la presenza dell’ex Coordinatore è un fatto ordinario. Potremmo supporre che
l’attuale Direttore di Vimercate affiancasse nei primi tempi la Coordinatrice nelle sue funzioni
per potergli passare gli incarichi, ma la lunghezza di questo periodo di transizione ha fatto si che
la sua presenza sia risultata consuetudinaria agli occhi di tutti e, quindi, accettata dalla comunità
di Sindaci e bibliotecari.
In conclusione, l’agenzia strategica è stata da noi identificata nella figura della Coordinatrice del
Sistema bibliotecario poiché rientra nelle sue funzioni il collegamento tra Sistema e realtà
istituzionale esterna, oltre che la detenzione di risorse strategiche per lo sviluppo (principalmente
informazioni). Accanto ad essa esiste una seconda agenzia strategica informale, ovvero il
Direttore della biblioteca di Vimercate; nonostante sia solo un collaboratore della Coordinatrice,
svolge un ruolo superiore alle funzioni che gli attengono, facendolo diventare una sorte di vice-
Coordinatore.
36
3.4 LEGAMI DEBOLI O LEGAMI FORTI?
Weick è il primo autore che utilizza il concetto di loose coupling (tradotto in italiano con
“connessione lasca”), all’interno di un articolo riguardante l’analisi di una struttura scolastica; il
concetto è però applicabile ai diversi tipi di organizzazione. [Bonazzi 2002, vol. III]
“Si intende per lasca una connessione che ammette un certo grado di autonomia tra le varie parti
che compongono un sistema” [Bonazzi 2002, vol. III, 115]. Le connessioni vengono definite
lasche proprio per la libertà che esse hanno: vi è un coordinamento minimo ma non pervasivo
sulle questioni di gestione interna.
Vari sono i vantaggi che le organizzazioni possono trarre da questi loose coupling. La prima
osservazione che è possibile fare riguarda le modifiche attuabili: il cambiamento può riguardare
solo alcune parti senza che ne risenta l'intero sistema. L’adattamento all’ambiente in cui operano
i singoli nodi diventa più importante che in una situazione di collegamento rigido tra gli stessi; lo
spazio per la ricerca di soluzioni particolari è più ampia in quanto vi è maggiore
autodeterminazione. Un cedimento, inoltre, non comporta l’implosione di tutta la struttura, ma il
crollo dei soli nodi coinvolti. Weick sottolinea infine che “quanto più i legami sono laschi, tanto
più i soggetti sono portati a impegnarsi in uno sforzo di costruzione della realtà sociale”
[Bonazzi 2002, vol. III, 117].
I legami laschi, soprattutto per quanto riguarda il crollo di un singolo nodo sono espressamente
previsti all’interno del Sistema bibliotecario del Vimercatese. All’articolo 17 della Convenzione
del 2001 è riportato: “Il recesso di un singolo Comune non comporta lo scioglimento della
Convenzione.”14; l’unico inconveniente si ha se il recesso è da parte del Comune Centro Sistema:
il suo abbandono può provocare il disfacimento dell’intero Sistema nel caso in cui non si trovi un
sostituto. Tuttavia la biblioteca di Vimercate sembra essere una delle più attive nel network, il
crollo della rete sembra essere improbabile.
Il recesso dall’accordo non è stato previsto sin dalla nascita del Sistema, ma bensì dal 1995, anno
in cui venne firmata la prima Convenzione. Probabilmente questa clausola non viene
esplicitamente espressa prima in quanto, essendo il progetto ai suoi inizi, è necessario soprattutto
un incoraggiamento verso l’unificazione.
La libera scelta è riscontrabile soprattutto nella gestione delle promozioni di taglio culturale:
ogni bibliotecario può decidere chi invitare, cosa organizzare, etc. Le restanti attività sono invece
più o meno dettagliatamente descritte all’interno di regolamenti, statuti, convenzioni e altri atti;
14 Si parla a questo proposito di Comuni e non di biblioteche in quanto i bibliotecari non hanno alcun poteredecisionale effettivo per la partecipazione al Sistema o alla sua rinuncia. Sono le Giunte comunali che hannoquesto tipo di potere decisionale. Risulta comunque difficile pensare che il provvedimento sia fatto in totaleautonomia dall'Assessore senza alcuna consultazione con il lavoratore.
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bisogna però ricordare che, nonostante questa documentazione, il controllo della messa in pratica
di queste norme non è “approfondito” a causa della dispersione territoriale delle strutture, quindi
non tutti potrebbero seguire queste indicazioni alla lettera.
Ricapitolando, il Sistema bibliotecario del Vimercatese può essere definito solo parzialmente
come rete con connessioni lasche: l’autonomia sembra essere limitata, mentre il recesso è sempre
possibile. Ricordando infatti la definizione di loose coupling, è stato detto che l'autonomia è
molto importante per la piena soddisfazione di connessione lasca. Nel nostro caso una buona
porzione di libertà amministrativa è delegata al Centro Sistema, ma non per questo la biblioteca
perde il suo potere: la libertà nella gestione di attività culturali è priorità della singola struttura.
Le mansioni centralizzate sono comunque necessarie per il rafforzamento del Sistema e per
l'efficienza dello stesso (per esempio la catalogazione: sarebbe inutile che libri acquistati da più
biblioteche siano catalogati più volte). Per quanto riguarda il recesso, abbiamo già visto che ogni
Amministrazione può decidere di uscire dalla Convenzione.
3.5 CONCLUSIONI: CHE TIPO DI RETE È IL SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL
VIMERCATESE?
Concludendo, possiamo affermare che il Sistema è una rete di organizzazioni, ognuna con una
propria autonomia legale. Questo non significa che anche le strutture (e i bibliotecari presenti in
esse) lo siano sotto tutti i punti di vista; esistono infatti delle attività centralizzate che, sebbene da
una parte consentano una velocizzazione e un'omogeneizzazione del lavoro, d'altra parte
sottraggono una parte di libertà in quanto è richiesta la piena accettazione delle procedure
utilizzate.
Questa soluzione sembra essere un buon compromesso per i Comuni che possono dare
indicazioni generali nella gestione della propria biblioteca, determinando in questo modo una
politica culturale coerente con i propri principi, ma, allo stesso tempo, diminuiscono i
finanziamenti economici e la preoccupazione verso questioni prettamente tecniche.
Inoltre, le biblioteche in rete offrono un servizio migliore agli utenti rispetto ad una struttura
isolata: i libri circolano velocemente, l'offerta documentaria è più vasta e l'utente può circolare
liberamente tra le organizzazioni.
Da un punto di vista più pratico dobbiamo però ammettere che questa conformazione reticolare è
l'unica possibile: la vastità del territorio, la distanza tra le strutture e la dipendenza dalle
Amministrazioni comunali non lascia spazio ad altre soluzioni. Non bisogna comunque
dimenticare l'impulso derivante dalla legge regionale n. 81/85: in essa veniva richiesto
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specificatamente la costituzione di sistemi bibliotecari all'interno dell'area lombarda. Da qui atti
e documentazione legale al fine di creare una rete governata.
La domanda che ora sorge spontanea è quanto la burocrazia potrebbe influenzare questa
particolare formazione: ha un peso più o meno elevato? E in che modo colpisce i lavoratori del
Sistema, ovvero i relè delle organizzazioni?
39
4. LA BUROCRAZIA
La nostra ipotesi riguarda la burocratizzazione che scaturisce dalla costruzione di una rete: è utile
chiedersi se la nascita della stessa, oltre ad apportare vantaggi in termini di miglioramento del
servizio, non abbia anche portato ad un aumento della burocrazia.
L'esame dell'aspetto burocratico ci aiuta a rispondere a domande riguardati la rete di
organizzazioni: può esistere ed essere uno strumento flessibile anche in presenza di elementi
burocratici? In che modo ne sono “colpiti” i bibliotecari?
Per comprendere il livello di burocratizzazione del Sistema, faremo riferimento alle
caratteristiche idealtipiche del burocrate elaborate da Weber [1995]; il confronto tra la situazione
attuale e quella weberiana ci permetterà di stabile il grado raggiunto dalla nostra rete; in questo
modo avremo una panoramica sulla burocrazia interna alla rete e sul suo funzionamento
concreto.
La nostra ipotesi è che la standardizzazione, la burocrazia e le procedure siano elementi rilevanti
nel nostro oggetto d'analisi, ed è proprio per questo motivo che abbiamo ideato un questionario
da somministrare ai bibliotecari.
4.1 DEFINIZIONI
Daremo ora una definizione di burocrazia, rapportandola poi alla situazione da noi analizzata;
vedremo, attraverso la quantità e la qualità degli atti amministrativi, prodotti sia internamente
che esternamente, che il Sistema è burocratizzato.
“Il termine burocrazia (letteralmente “governo da parte di un ufficio”) designa il complesso dei
pubblici uffici e dei pubblici funzionari cui sono demandati l’esecuzione operativa e il controllo
amministrativo, da eseguirsi ambedue impersonalmente sulla base di criteri unitari e prefissati, a
carico di tutti i soggetti che rientrano in determinate categorie generali, degli atti stabiliti o
regolati dal potere centrale di uno Stato15”. [Gallino 1993, 82].
Secondo Weber, la burocrazia è il miglior metodo per l’amministrazione di uno Stato che ha
accettato i principi del potere razionale, ovvero quel potere che “poggia sulla credenza nella
legalità di ordinamenti statuiti, e del diritto di comando di coloro che sono chiamati ad esercitare
il potere in base ad essi” [Weber 1995, vol. I, 210].
15 Il potere, nel caso del Sistema bibliotecario del Vimercatese, non deriva dallo “Stato centrale” ma bensì dalleAmministrazioni comunali. Si ha in questo caso una delega di potere da un organo superiore ad uno inferiore perla gestione di questo particolare aspetto del settore culturale.
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Guardando al Sistema con gli occhi di un qualsiasi utente, riscontreremmo pochi o pochissimi di
questi aspetti burocratici: gli unici aspetti che possono trasparire sono le multe per chi consegna
il materiale in ritardo, il modulo per l’iscrizione al servizio e il regolamento per il funzionamento
della biblioteca (tempi di prestito, utilizzo del materiale, silenzio nei locali, etc), elementi che
però vengono accettati di buon grado in quanto considerati “normali” per la gestione di una
biblioteca e del servizio che offre. Gli utenti, in genere, non sanno che dietro a questo c’è un
lavoro di back office che permette il corretto funzionamento dell’organizzazione. Dalle linee-
guida del Sistema, si può invece intuire che l’organizzazione è molto più burocratizzata rispetto a
quello che può apparire ad un osservatore esterno.
Iniziamo l'esame degli elementi burocratici ricordando brevemente la storia della costruzione del
Sistema bibliotecario del Vimercatese. La nascita è condizionata dalla legge regionale 81/85, la
quale punta alla costruzione di Sistemi bibliotecari all’interno della regione Lombardia al fine di
razionalizzare la situazione. La successiva documentazione a livello comunale è composta da atti
più particolareggiati, il cui modello è quello della delibera. Queste delibere, dopo essere state
approvate in tutti i consigli comunali dei paesi aderenti, devono essere accolte dalla giunta
regionale, rendendo così la struttura bibliotecaria riconosciuta a livello lombardo.
Da questa breve descrizione, la situazione, almeno dal punto di vista burocratico, risulta
abbastanza complessa e con tempi di realizzazione lunghi16.
Passiamo ora all'analisi dei documenti interni al Sistema, per esempio “Linee-guida per la
redazione di regolamenti e carte dei servizi delle biblioteche del Sistema del Vimercatese”.
Quest’atto è stato concepito al fine di uniformare i regolamenti e i servizi degli aderenti al
Sistema; dà inoltre attuazione all’articolo 21 della Convenzione del 2001 (redazione di
regolamenti, carte di servizio ed altri documenti di programmazione biblioteconomica uniformi).
La prima parte dello scritto propone delle linee generali che dovranno essere poi contenute nei
diversi regolamenti, la descrizione degli stessi è però dettagliata in alcuni punti (ad esempio la
descrizione delle forme di comunicazione agli utenti e le forme di partecipazione degli stessi),
mentre in altri assume la forma di indicazioni (come nel caso della descrizione dei servizi al
pubblico). Nonostante si tratti di linee generali, esse sono riprese in toto nell’allegato 6 dello
stesso documento, ovvero il modello per i regolamenti delle biblioteche del Sistema; secondo
questo scritto, poche sono le parti che possono essere decise in autonomia. In questo caso,
nonostante nella prima parte si descriva in maniera generica il funzionamento e la gestione delle
biblioteche, viene poi riproposto, in conclusione al documento, il modello da utilizzare per
l’approvazione del regolamento ('allegato 6). In ogni caso, con l’approvazione del regolamento,
16 Si prenda ad esempio l’approvazione della prima Convenzione intercomunale (delibera n. 115/95). Dallariunione della Conferenza dei Sindaci, in cui ci si accorda sul testo da deliberare nei vari Consigli comunali,all’approvazione regionale sono passati sei mesi (da ottobre 1995 al marzo 1996).
41
viene messa in opera una caratteristica fondamentale della burocrazia, ovvero i “criteri prefissati
ed unitari” di azione [Gallino 1993, 82].
4.2 IL BUROCRATE
Guarderemo ora alle persone che concretamente mettono in atto delle azioni per il buon
funzionamento del Sistema: cercheremo di rapportare i lavoratori della nostra organizzazione al
modello idealtipico di burocrate sviluppato da Weber. Il procedimento che verrà utilizzato sarà
quello di riscontare prima queste caratteristiche a livello nazionale o regionale, a seconda delle
competenze legislative riservate all'una o all'altra; successivamente, se le caratteristiche sono
presenti a questo livello generale, si procederà con l'analisi a livello sistemico, ovvero del nostro
oggetto d'analisi.
Il modello ideale della burocrazia descritto da Weber si fonda sull’obbedienza ad un
“ordinamento impersonale” [Weber 1995]; questo tipo di apparato si regge sulla burocrazia e
quindi su dei burocrati. Le specifiche caratteristiche sono racchiuse in dieci punti che ci
apprestiamo ora ad esaminare. Vedremo però che alcune delle caratteristiche descritte da Weber
hanno subito dei cambiamenti in quanto è cambiato il contesto lavorativo e, più in generale, la
società nel suo complesso.
Essi ci serviranno per analizzare la vicinanza o lo scostamento dei comportamenti dei
bibliotecari rispetto al modello idealtipico di burocrate.
4.2.1 Fedeltà d’ufficio
I membri appartenenti al gruppo di funzionari obbediscono al detentore del potere, non alla sua
persona, ma al ruolo formale che ricopre. [Bonazzi 2006]
Il superiore, all’interno del Sistema, può essere individuato nella figura della Coordinatrice, la
quale, secondo la Convenzione ha il potere di gestire la rete di biblioteche in molti dei suoi
aspetti, soprattutto quelli che riguardano il cuore dell’organizzazione; la sua autorità deriva
quindi da tale documento. Anche la sua assunzione ha una connotazione amministrativo-formale:
essa è la vincitrice di un concorso pubblico indetto appositamente per quella posizione
lavorativa. La sua figura non è quindi rispettata (solo) per la sua personalità17, ma soprattutto per
l’autorità che essa emana; la fedeltà è rivolta al suo ruolo, proprio come Weber descrive.
Non è però immaginabile una struttura in cui lo spessore umano sia del tutto eliminato, Bonazzi
17 Non possiamo affermare che la sua autorevolezza derivi esclusivamente dal suo ruolo, probabilmente verrannoad essa riconosciute determinate capacità da parte dei sui colleghi; abbiamo però deciso di non soffermarci suquesto aspetto e puntare invece a ciò che è oggettivamente osservabile.
42
[2006], riprendendo Etzioni, ipotizza la presenza di persone carismatiche anche all’interno di
istituzioni burocratizzate; possono essere sia individui in posizioni di superiorità, sia persone
inserite ai vari livelli dell’organigramma. Nel primo caso il capo può rinforzare il suo potere e la
sua autorevolezza, nel secondo caso potrebbe esserci invece uno scontro con i vertici
dell’organizzazione.
Nel Sistema un personaggio carismatico è il Direttore della biblioteca di Vimercate, il quale,
nonostante non ricopra più la carica di Coordinatore del Sistema, assume un posto di rilievo nella
gestione del Sistema. Infatti esso partecipa alle Commissioni Tecniche e alla Conferenza dei
Sindaci a fianco della Coordinatrice ed ha dei compiti di interesse sistemico (oltre che per la
biblioteca che dirige). Egli ha una certa influenza all'interno della Commissione Tecnica e, per
alcuni problemi, i bibliotecari si rivolgono prima di tutto a lui. Il carisma è quindi un elemento
identificativo di questo personaggio; ciò sembra non interferire con l’autorità legittima della
Coordinatrice.
4.2.2 Competenza disciplinata
L’esercizio della mansione è vincolato ad “un ambito di doveri da compiere, oggettivamente
delimitato in forza di una divisione di prestazioni” [Weber 1995, vol. I, 213]. La
standardizzazione e la formalizzazione sono elementi utili per permettere il rispetto di queste
norme [Bonazzi 2006]
Da quello che abbiamo potuto osservare, la standardizzazione dei compiti, attuata attraverso
norme, regole e principi, è presente all’interno del Sistema.
Riferendoci all’attività dei bibliotecari, ovvero al lavoro che quotidianamente si svolge nelle
strutture bibliotecarie, la regolamentazione della stessa è contenuta principalmente nelle linee-
guida; all’interno di questo documento possiamo trovare due diversi punti in cui viene regolata
l’attività dei lavoratori. Il primo è contenuto nell'allegato 1 delle linee-guida: in esso vengono
descritte le “operazioni di lavoro realizzate nelle biblioteche del Sistema bibliotecario del
Vimercatese” che devono essere svolte nelle ore dedicate al back office; il secondo riguarda le
competenze professionali del bibliotecario18. Le linee-guida traggono spunto, per entrambe le
indicazioni, dalla deliberazione della giunta regionale n.7/16909 del 200419.
Oltre a dover rispettare delle norme che riguardano il proprio ruolo, il bibliotecario dovrebbe
anche essere colui che “insegna” agli utenti il regolamento interno, e quindi l'autorità preposta al
18 Le operazioni dedicate al front office sono soprattutto quelle dedicate al prestito, esse non sono descritte inmaniera dettagliata all’interno del documento.
19 Una trattazione di questi punti porterebbe fuori tema il nostro lavoro in quanto le competenze professionalidescritte sono puntigliose. Basti qui ricordare solo i punti principali: gestione delle esigenze dell’utenza,promozione all’utilizzo della biblioteca, collaborazione con altri enti, progettazione di attività sia a breve che alungo termine, progettazione di servizi a supporto dell’attività bibliotecaria, vengono infine descritte lecompetenze e la formazione richieste al bibliotecario
43
rispetto delle norme.
Il controllo di queste indicazioni, sia quelle per il lavoratore che quelle per gli utenti, non è fatto
sempre e comunque in maniera rigorosa; potrebbero esserci delle variabili che impongano delle
difformità di comportamento. Oltre a queste “esigenze” anche il fattore soggettivo conta: ci
saranno bibliotecari più ligi e altri che faranno rispettare solo alcune di queste indicazioni. Si
pensi ad esempio alla regola universale del silenzio all’interno delle strutture, esso è preteso
all’interno degli spazi dedicati agli adulti, ma non è così rigoroso nelle sale bambini ai quali
viene permesso un rapporto col libro più “emotivo” (attraverso libri da toccare, libri che
suonano, etc.), anche l’ambiente risulta solitamente più colorato e ciò incentiva al gioco. Altro
esempio riguarda le multe assegnate a chi restituisce i libri in ritardo: ci sono bibliotecari più
rigorosi ed altri che non le richiedono o sono più tolleranti.
Guardando a quest'ultimo aspetto, si può parlare della differenza tra burocrazia professionale e
burocrazia meccanica, teorizzata da Mintzberg. Bonazzi [2006], citando Mintzberg, trova il
punto di partenza nel controllo che l’organizzazione attua sui singoli lavoratori della burocrazia.
Se si è in una situazione di burocrazia professionale vi è, nonostante tutto, autonomia,
discrezionalità e iniziativa poiché il controllo viene esercitato tramite la formazione iniziale; la
situazione cambia per la burocrazia meccanica: il controllo è fatto sulle modalità di prestazione
di un lavoro ripetitivo, standardizzato e fondato su procedure prestabilite [Bonazzi 2006].
All’interno del Sistema, nonostante esistano delle prassi e delle procedure che si dovrebbero
rispettare, il controllo non è eseguito giornalmente su tutti i lavoratori a causa della dispersione
territoriale delle biblioteche, l’unico modo per far si che tutti siano consapevoli dell'esistenza di
queste procedure è creare dei momenti formativi per il loro insegnamento; possiamo quindi
concludere che il Sistema bibliotecario del Vimercatese è una burocrazia professionale per
necessità: non potendo esserci un controllo omogeneo e costante, viene lasciato uno “spazio di
libertà”, nonostante formalmente esistano regolamenti rigidi e sia possibile controllare le
operazioni eseguite da ciascun bibliotecario attraverso UnibiblioX.
4.2.3 Gerarchia d’ufficio
Ogni organo è sorvegliato da un altro di livello superiore, esiste però un “diritto di appello e di
reclamo dell’inferiore al superiore” [Weber 1995, vol. I, 213].
Per questo punto bisogna distinguere tra due diversi livelli: quello della singola biblioteca e
quello sistemico. Iniziamo con la primo.
All’interno delle singole biblioteche non sempre è presente una vera e propria piramide
gerarchica. Infatti, molti di questi uffici sono gestiti da un singolo bibliotecario, il quale assume
su di sé tutte le funzioni amministrative, tecniche, di back e di front office, di gestione
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finanziaria, etc., è palese in questo caso che l’autonomia, almeno per alcuni aspetti che non
dipendono dall'Amministrazione comunale o dal Sistema , è molto rilevante. Altre biblioteche
invece, sono composte, oltre che dai bibliotecari stessi, anche dagli assistenti di biblioteca
(assegnati alla categoria B e con mansioni più operative rispetto ai bibliotecari) e dai direttori di
biblioteca (categoria D, mansioni prevalentemente gestionali). Questa situazione si presenta nelle
biblioteche più grandi; in questo caso la divisione dei compiti si riflette nella gerarchia.
Vi è infine un ultimo caso in cui i bibliotecari assunti sono due, collocati nella stessa categoria e
hanno gli stessi compiti. In questi casi uno dei due assumerà il ruolo di Responsabile della
Biblioteca e avrà quindi più responsabilità rispetto all'altro. Nonostante questo il rapporto appare
abbastanza paritario, con una divisione dei compiti.
A livello sistemico la situazione invece cambia: come abbiamo già descritto nella parte dedicata
alle macrostrutture, esiste un organigramma abbastanza complesso in quanto vi è una
suddivisione tra organi d’indirizzo politico e organi d’indirizzo tecnico. Il controllo dei compiti
avviene tramite la comunicazione diretta tra i vari organi (ad esempio la redazione da parte della
Coordinatrice di una relazione sullo stato del Sistema ad uso della Conferenza dei Sindaci).
Il controllo da parte del Sistema sui bibliotecari è sopratutto di tipo informatico attraverso il
software UnibiblioX.
4.2.4 Preparazione specializzata
“Soltanto colui che può dimostrare di aver acquistato una preparazione specializzata è qualificato
a far parte dell'apparato amministrativo” [Weber 1995, vol. I, 213]; l’appartenenza implica anche
un determinato status sociale. [Bonazzi 2006]
Tratteremo questa parte riferendoci esclusivamente alle conoscenze richieste e insegnate dal
Sistema per lo svolgimento dei propri compiti. Ricordiamo che per poter essere dipendente
statale è necessario possedere un determinato livello d'istruzione (tale richiesta è contenuta nel
bando di concorso); parleremo di quest'aspetto nel prossimo punto.
La formazione specifica per il tipo di lavoro in questione viene effettuata solo dopo l’assunzione
da parte dell’Amministrazione comunale del nuovo impiegato pubblico. Durante questo
momento formativo viene spiegato al neo assunto come muoversi soprattutto a livello
tecnologico. La formazione per la compilazione di atti amministrativi o quant’altro esuli
dall’aspetto biblioteconomico è affidata al Comune che ha indetto il concorso pubblico per la
selezione del bibliotecario.
I momenti formativi sono presenti anche nel corso del proprio percorso lavorativo attraverso
seminari, corsi d’aggiornamento, congressi nazionali, etc. Sebbene questi incontri non siano
obbligatori, essi sono fortemente consigliati, in quanto, solitamente, a conclusione degli stessi, è
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possibile discutere l'argomento trattato in sede di Commissione tecnica ed elaborare strategie
anche in base a queste nuove conoscenze.
4.2.5 Concorsi pubblici
Sono previsti degli esami per valutare, con tecniche universalistiche, i candidati; uno dei pochi
requisiti necessari alla partecipazione è il possesso di una formazione superiore e specializzata.
[Bonazzi 2006]
Descriveremo ora un concorso-tipo per il posto di bibliotecario. Per la partecipazione alle
procedure di selezione è richiesto un diploma di scuola superiore (non viene però specificato il
tipo di diploma); l'ammissione è inoltre sottoposta ad altri requisiti come la cittadinanza italiana,
la maggiore età, l’idoneità fisica all’impiego, il godimento di diritti politici e infine l’assenza di
cause ostative all’accesso.
In questa tipologia di concorso pubblico le prove da svolgere sono tre: due prove scritte, di cui
una teorica e una pratica, e una orale.
Nella prova scritta teorica vengono richieste nozioni di diritto amministrativo e di diritto
costituzionale, indispensabili per lavorare all’interno di Amministrazioni pubbliche. Per la
selezione di un bibliotecario vengono poi richiesti elementi di biblioteconomia e di legislazione
dei beni culturali. La formazione per il superamento del bando è autonoma in quanto queste
materie non vengono trattate negli istituti superiori.
Lo scritto pratico verte principalmente sulla redazione di un atto amministrativo riguardante
materie biblioteconomiche (per esempio la compilazione di una determina per l’individuazione
delle librerie in cui rifornirsi).
Vi è infine la prova orale nella quale viene valutata, oltre alla competenza biblioteconomica,
anche la conoscenza di una lingua straniera e la capacità informatica.
Il concorso pubblico dovrebbe garantire universalità, valutazione delle conoscenze da parte di
una commissione competente, trasparenza, pari opportunità ed oggettività.
4.2.6 Sviluppo di una carriera
L’avanzamento è “graduato in primo luogo secondo il rango gerarchico, poi a seconda della
responsabilità della carica” [Weber 1995, vol. I, 215], la cooptazione avviene da parte di un
funzionario di grado superiore [Bonazzi 2006].
Le procedure che permettono ai lavoratori pubblici italiani di avanzare sono la progressione
verticale e la mobilità interna. Se invece si guarda all'aspetto retributivo, esso si adegua
all'anzianità del dipendente. La carriera verticale è complessa e burocratica, l'avanzamento
economico è invece più “semplice” in quanto automatico.
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La carriera interna alle Pubbliche Amministrazioni si realizza attraverso la progressione
verticale20, ovvero partecipando alle procedure selettive indette da chi deficita di personale per
una determinata categoria, essa si attua con la pubblicazione di un concorso riservato a coloro
che già sono dipendenti pubblici ma nella categoria immediatamente inferiore a quella richiesta.
Se non sussistono adeguati profili professionali tra i canditati interni alla P.A., si procede alla
selezione dei candidati esterni.
Altro modo per poter fare carriera è attraverso la procedura della “mobilità interna”, ovvero il
passaggio ad un livello superiore solo per coloro che lavorano all'interno dell'ente pubblico che
mette in atto tale mobilità.
Inoltre, come già detto, esiste anche la progressione orizzontale.
Chiaramente queste norme valgono anche nel caso del Sistema bibliotecario del Vimercatese in
quanto organo di un ente locale.
4.2.7 Attività a tempo pieno
I funzionari “considerano il proprio ufficio come professione unica o principale” [Weber 1995,
vol. I, 215].
Per quanto riguarda quest'aspetto, la situazione è cambiata rispetto agli anni in cui Weber
scriveva “Economia e società”; è più un cambiamento dovuto al mercato del lavoro che una vera
e propria de-burocratizzazione. La legislazione contempla almeno due elementi di innovatività
su questo fronte: la possibilità di svolgere un secondo lavoro e un orario di lavoro part-time.
Il dipendente pubblico, almeno secondo la legge italiana21, può svolgere un secondo lavoro, oltre
a quello nella Pubblica Amministrazione di appartenenza. Naturalmente lo svolgimento di un
doppio lavoro è sottoposto a delle regole: è fattibile solo per chi ha un contratto a tempo parziale
al 50%, se il secondo lavoro non interferisce con il servizio all’interno dell’ente, inoltre esso non
deve svolgersi in un altro ufficio pubblico.
Anche i bibliotecari del Sistema, essendo assunti come dipendenti pubblici, possono svolgere un
secondo lavoro, sottostando alla disciplina nazionale.
Altro elemento che rende superata “l’attività a tempo pieno” è la possibilità, per i dipendenti
pubblici, di sottoporsi ad un rapporto di lavoro a tempo parziale (volontario o imposto dalle
condizioni lavorative). Ciò sembra essere abbastanza diffuso all’interno del Sistema bibliotecario
del Vimercatese: questa affermazione è deducibile dal calcolo per personale convertito in FTE22
20 Cfr. comma 3 articolo 91 (assunzioni) del decreto legislativo n. 267 del 200 (testo unico delle leggisull’ordinamento degli enti locali).
21 Cfr. articolo 1, commi 56-59 della legge n. 662 del 1996 (misure di razionalizzazione della finanza pubblica).Questi commi vennero introdotti, stravolgendo la disciplina prima esistente, al fine di evitare il doppio lavoro innero dei dipendenti pubblici e, attraverso la trasformazione del rapporto di lavoro in part-time, il reperimento difondi.
22 Ogni FTE è uguale a 36 ore lavorative. Per una determinata settimana le unità FTE possono essere così calcolate:
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(full time equivalent). Infatti, guardando ai dati del Sistema relativi all’anno 2007, possiamo
notare che su 32 biblioteche, 13 hanno un indice FTE al di sotto del valore 1, sono queste le
strutture in cui i lavoratori sono assunti con un contratto di lavoro part-time23.
4.2.8 Segreto d’ufficio
I lavoratori sono sottoposti ad una “rigorosa disciplina di ufficio e a determinati controlli”
[Weber 1995, vol. I, 215], le pratiche d’ufficio non devono essere divulgate; vi è inoltre una
rigida separazione tra vita lavorativa e vita privata. [Bonazzi 2006]
Il segreto d’ufficio, inteso come nascondere quanto si fa e si decide sul posto di lavoro per
evitare interferenze e pressioni da fonti esterne [Bonazzi 2006], non è più pensabile all’interno
delle nostre Pubbliche Amministrazioni contemporanee: esse hanno come principio
fondamentale la trasparenza verso l’esterno24.
Da parte sua, il Sistema bibliotecario ha adottato e fatto propri questi principi espressi a livello
nazionale. Nei Regolamenti approvati all’interno delle singole strutture deve esserci, secondo
quanto indicato dalle linee-guida, un articolo riguardante la gestione di proposte, suggerimenti e
reclami. L'utente può sottoporre al bibliotecario proposte per il miglioramento del servizio e
proposte per l’acquisto di materiale documentario, può inoltre avanzare critiche e reclami in
ordine alla conduzione del servizio. Oltre a questo articolo, i regolamenti prevedono la
collaborazione con associazioni di utenti e con volontari per il consolidamento del servizio
bibliotecario.
Segreti sono invece i dati personali e i dati sensibili degli iscritti25. Le Pubbliche
Amministrazioni sono tenute all’utilizzo di questi dati solo per fini istituzionali ed in ogni caso
non devono essere diffusi. I bibliotecari hanno a che fare con questo tipo di informazioni ogni
giorno, sia per quanto riguarda i dati personali (identificativi di una persona fisica) sia per i dati
sensibili (i libri stessi possono essere classificati in questo modo in quanto passibili di
identificazione dello stato di salute, di orientamento religioso, sessuale, etc.); il loro trattamento è
materia delicata e implica il “segreto d’ufficio”.
Passando alla questione della separazione tra vita pubblica e vita privata, essa non è più un'idea
realistica: questa divisione non può essere imposta in alcun modo, se non per gli aspetti che
riguardano i dati personali.
[(A/36)*nsA+(B/36)*nsB+(C/36)*nsC+…]/52 = msFTE dove A, B, C, etc. indicano le ore settimanalieffettivamente di lavoro di ogni operatore, nsA, nsB, nsC, etc. sono il numero di settimane annuali in cui queldeterminato operatore è attivo e msFTE è la media settimanale annuale di FTE. Possiamo interpretare valori al di sotto del valore 1 come rapporti a tempo parziale.
23 Il tempo parziale si riferisce alle ore dedicate al Sistema in quanto nulla vieta che il restante monte ore sidedicato ad altre attività lavorative all’interno della stessa Pubblica Amministrazione (per esempio 18 ore comebibliotecario e 18 ore all’anagrafe).
24 Cfr. legge n. 241 del 199025 Cfr. decreto legislativo n. 196 del 2003 (codice in materia dei dati personali).
48
4.2.9 Stipendio monetario fisso
La retribuzione è graduata a seconda del livello gerarchico e della responsabilità assunta. I
funzionari non vengono pagati da coloro a cui offrono un servizio, ma dall’amministrazione per
cui lavorano. [Bonazzi 2006]
Il lavoratore dipendente è stipendiato dalla Pubblica Amministrazione in cui lavora e non
dall’utente che usufruisce del servizio. Sono comunque i cittadini che in modo indiretto
retribuiscono gli impiegati: una parte delle tasse versate serve per finanziare le buste paga dei
“burocrati”. Questa separazione tra retribuzione e costo del servizio è indispensabile per evitare
favoritismi e garantire l’imparzialità d’ufficio.
Il salario aumenta con il passare del tempo: i comparti per la classificazione del personale sono,
infatti, suddivisi al loro interno in sotto-categorie, ognuna con un differente trattamento
economico: la progressione in questi sotto-gruppi implica uno stipendio sempre più elevato.
L’avanzamento economico è attuato a discrezione dei responsabili del servizio, secondo delle
indicazioni generali fornite a livello giuridico26.
Vi è inoltre una progressione orizzontale legata all'anzianità lavorativa: ogni anno passato
all'interno di una Amministrazione Pubblica, comporta un piccolo aumento salariale.
La retribuzione dei lavoratori pubblici è “visibile” a tutti (in questo modo si realizza anche la
trasparenza delle Amministrazioni), in quanto il CCNL non è un documento riservato. In esso
vengono indicati i trattamenti economici lordi per ogni livello, ed inoltre è graduato a seconda
della responsabilità della mansione per cui si è assunti.
4.2.10 Non possesso degli strumenti del proprio lavoro
I funzionari “lavorano nella più completa “separazione dei mezzi amministrativi” e senza
appropriazione del posto d'ufficio”. [Weber 1995, vol. I, 215]
Il non possesso dei mezzi di lavoro è caratteristica pressoché universale del lavoro dipendente: è
una condizione che vale sia per il settore pubblico sia per quello privato.
Nel caso del Sistema bibliotecario del Vimercatese i beni sono in parte di proprietà del Sistema
stesso e in parte proprietà dell’ente comunale. Di proprietà del Sistema sono solitamente le
apparecchiature tecniche ritenute più “importanti” come modem, lettori ottici per codici a barre,
mouse, tastiere, monitor, computer, stampanti, etc.. Beni di proprietà del Comune sono la
26 Il CCNL del 31 marzo 1999 per il personale delle Regioni e delle autonomie locali indica, all’articolo 5(progressione economica all’interno della stessa categoria), l’utilizzo dei seguenti criteri: valutazionedell’esperienza acquisita, prestazioni rese con più elevato arricchimento professionale, anche conseguenti adinterventi formativi e di aggiornamento collegati alle attività lavorative ed ai processi di riorganizzazione,all’impegno e alla qualità della prestazione individuale, diverso impegno e qualità delle prestazioni svolte , conparticolare riferimento ai rapporti con l’utenza, grado di coinvolgimento nei processi lavorativi dell’ente,capacità di adattamento ai cambiamenti organizzativi, partecipazione effettiva alle esigenze di flessibilità,iniziativa personale e capacità di proporre soluzioni innovative o migliorative dell’organizzazione del lavoro.
49
struttura fisica dove è collocata la biblioteca, l’arredamento interno, i libri e apparecchiature
informatiche “secondarie” (per esempio il gruppo di continuità, lo scanner, la webcam, etc.).
4.3 IL BIBLIOTECARIO È UN BUROCRATE?
Per prima cosa, dobbiamo osservare che il Sistema bibliotecario del Vimercatese è effettivamente
burocratizzato. In realtà non avremmo potuto aspettarci altro da un'associazione tra organi di enti
locali: per definizione gli apparati amministrativi sono fondati sulla burocrazia e sulla
puntigliosa regolazione delle loro azioni. La nascita di questa rete di organizzazioni ha
comportato un inglobamento del modo di lavorare prevalente, quindi quello burocratico. Da non
sottovalutare sono, anche, le condizioni di nascita della nostra rete: essa, come abbiamo già
detto, è un reticolo nato grazie a degli atti amministrativi che hanno poi contribuito a fondare le
basi dell'organizzazione del Sistema. In sintesi, quindi, la burocrazia è stata fin dall'inizio parte
del DNA del nostro oggetto di studio: il fatto che l'ambiente circostante richieda degli atti
formali ha incentivato il suo livello di burocratizzazione.
Da quello che abbiamo potuto notare anche le persone in esso presenti devono sottostare a questo
stato di cose, ovvero la regolamentazione della propria vita lavorativa; bisogna però ammettere
che molte delle norme da noi prese in considerazione all'interno di questo capitolo sono di
provenienza nazionale: poco può fare il Sistema se non adeguarsi ad esse. Osservando invece la
documentazione interna, prodotta dall'organizzazione stessa, possiamo notare che la sua quantità
è davvero ridotta rispetto alle indicazioni nazionali e/o regionali e, nel caso in cui esistano dei
regolamenti propri del Sistema, essi sono molto spesso tratti da altre normative.
Due sono le conclusioni che possiamo trarre da questa osservazione,. La prima è che la nostra
rete di organizzazione non pare aumentare il livello di burocrazia, piuttosto si adatta
“passivamente” a ciò che viene emanato a livelli amministrativamente superiori; le connessioni
burocratiche tra i nodi non sono quindi decise spontaneamente ma hanno luogo nell'ambiente
esterno, il Sistema può solo adattarsi ad esso. La seconda conclusione che potremmo trarre è che,
comunque, la nostra organizzazione non è così innovativa come vorrebbe far apparire: vincoli
burocratici esistono e pongono dei paletti, confutando in parte quanto vorrebbe la letteratura sui
reticoli organizzativi: una rete dovrebbe essere la soluzione più flessibile per adattare
l’organizzazione alle situazioni impreviste e creare nuove soluzioni. Nel nostro caso, al
contrario, regole e norme non fanno altro che “ingessare” la situazione.
Ciononostante, la struttura reticolare è stata una buona soluzione, sebbene siano presenti aspetti
di tipo amministrativo che potrebbero impedire azioni tempestive. Le persone che danno vita
50
all’organizzazione sono sottoposte a questa struttura burocratica.
4.4 IL BIBLIOTECARIO DEL SISTEMA
In questo paragrafo esamineremo parte dei dati ottenuti attraverso la somministrazione del
questionario da noi ideato27. In particolare ci concentreremo sulle domande ove viene proposto
un elenco tratto dall'allegato 1 de "Linee-Guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi
delle biblioteche del Sistema Vimercatese" (con alcune “correzioni”)28. In questo documento
vengono proposte una serie di attività di back office a seconda della frequenza consigliata, del
numero di operatori e della tipologia di operatore (bibliotecario o varia); è stato scelto proprio
questo elenco in quanto include tutti i compiti che dovrebbero essere eseguiti in una biblioteca.
La nostra ipotesi è che i bibliotecari-burocrati siano portati a compiere la maggior parte delle
azioni in questione, senza delegarle ad altri soggetti; nel caso in cui ci siano problemi nello
svolgimento possiamo supporre che l'ostacolo sia esterno ad essi (infatti metteremo in relazione
alcuni dati con indici biblioteconomici o con condizioni ambientali).
4.4.1 I compiti del bibliotecario
In questo sotto-paragrafo analizzeremo la domanda riguardante l'esecuzione concreta di
determinati compiti29. In particolare, abbiamo chiesto ai bibliotecari di indicare chi mette in
opera una determinata mansione; le alternative da noi proposte sono: eseguito in quanto facente
parte del mio ruolo, eseguito da altri operatori, eseguito da altre persone, non eseguito e, infine,
non so.
Quello che vorremmo dimostrare è che i bibliotecari eseguano tutti i compiti (o almeno la
maggior parte) con una certa regolarità e senza delegarli ad altri operatori (volontari o simili); se
la nostra previsione sarà corroborata potremo affermare che il bibliotecario è effettivamente
burocratizzato in quanto segue le procedure indicate (nel paragrafo 4.2.2 abbiamo parlato,
appunto, di competenza disciplinata).
27 Per una trattazione più estesa in proposito si guardi all'appendice.28 Segnaliamo in particolare l'aggiunta di: consigliare libri agli utenti, acquisto libri e materiale non librario,
informazioni riguardanti la biblioteca agli utenti, partecipazione ad attività di addestramento del sistema,inserimento nel catalogo dei nuovi acquisti, gestione dei volontari, lettura dei libri acquistati.Le voci tolte sono quelle che non hanno più valenza all'interno del Sistema.Il documento è scaricabile all'indirizzo: www.sbv.mi.it/download_files/sistema/LineeGuidaSBV_all1.pdf
29 Ci riferiamo qui alla domanda numero 5.
51
Tabella 1: Compiti di back office secondo il soggetto di esecuzione
Eseguito inquantofacente
parte delmio ruolo
Eseguitoda altri
operatori
Eseguitoda altrepersone
(pers. nontecnico)
Noneseguito(nessuno
se neoccupa)
Non sa/nonrisponde
1) Ricollocazione a scaffale dei materiali 17 7 12) Lettura e-mail ed eventuale risposta agli utenti 24 13) Consigliare agli utenti libri 24 14) Sollecito dei prestiti scaduti 15 7 1 15) Registrazione arrivo periodici 19 66) Verifica funzionamento firewall e linea dati 22 37) Stampa "lista di movimentazione", recupero edinvio PIB
22 3
8) Gestione bacheche e informazioni di comunità 19 4 29) Aggiornamento sito web 11 7 6 110) Acquisto libri e materiale non librario 21 411) Monitoraggio dei servizi e delle attività ordinarie 20 412) Informazioni riguardanti la biblioteca agli utenti 21 1 113) Partecipazione alla commissione tecnica 21 314) Partecipazione a momenti di acquisto collettivo 11 5 815) Elaborazione programmi e progettazioneinterventi
16 5 2
16) Partecipazione ad attività di addestramento delsistema
22 3
17) Revisione della raccolta e scarto 22 2 118) Elaborazione atti amministrativi per ilfunzionamento della biblioteca
18 6
19) Inserimento nel catalogo dei nuovi acquisti 22 320) Timbratura ed etichettatura 20 4 121) Procedure invio/rientro materiale da catalogare acentro
20 4 1
22) Gestione dei volontari (se presenti) 15 3 123) Lettura dei libri acquistati 14 1 8 124) Organizzazione e gestione di incontri, letture,spettacoli
20 4
25) Partecipazione a gruppi di lavoro per progettisistemici
14 7 2
26) Organizzazione e promozione attività con gruppilocali
14 8
27) Creazione scaffali tematici 17 5 1 2
Anzitutto notiamo che nelle strutture con più di un operatore vi è una ripartizione dei compiti,
ovvero la specializzazione dei bibliotecari; potremmo pensare di trovarci in una piccola società
organica nella quale viene attuata la divisione del lavoro, cioè la “separazione di funzioni fino ad
allora comuni” [Durkheim 1977, 275]. In particolare abbiano notato che la frattura separa le
attività impiegatizie (formulazione di atti amministratiti, monitoraggio attività, organizzazione di
eventi, etc.) da attività più operative (ricollocazione libri a scaffale, procedure per il PIB,
catalogazione, etc.).
Considereremo d'ora in avanti le opzioni “eseguito in quanto facente parte del mio compito” ed
“eseguito da altri operatori” come la stessa scelta in quanto, quello che ora ci interessa notare, è
se tale azione viene svolta da personale tecnico (e quindi da un bibliotecario), da altri o, infine,
52
non eseguita.
Da una prima lettura della tabella, possiamo vedere che i dati, senza rilevanti eccezioni, sono
concentrati nelle prime due colonne; anche i compiti che potrebbero essere demandati ad altri
operatori sono comunque messi in atto dai bibliotecari stessi. È però necessario considerare la
“desiderabilità sociale”: coloro che si sono sottoposti al questionario potrebbero essere stati
portati a rispondere in maniera socialmente accettabile, ovvero, nel nostro caso, potrebbero aver
scelto più frequentemente la prima opzione (“eseguito in quanto facente parte del mio ruolo”)
piuttosto che altre tipologie di risposta.
Gli unici elementi che costituiscono delle eccezioni sono l'aggiornamento del sito web, la
partecipazione a momenti d'acquisto collettivo30 e infine la lettura dei libri acquistati;
guardiamoli nel dettaglio.
Per quanto riguarda l'inserimento di news nel sito, 6 degli intervistati non si preoccupano
dell'aggiornamento. Se però consideriamo solo coloro che hanno scelto la quarta opzione,
notiamo subito che lavorano in strutture mono-operatore; possiamo quindi pensare che il
bibliotecario, essendo l'unico responsabile della struttura, sia più impegnato in altre faccende,
trascurando alcuni dei compiti “secondari”. In ogni caso, coloro che si preoccupano di questo
aspetto (18), mettono mano al sito una volta al mese circa, segno che, nonostante tutto, non è un
compito svolto frequentemente.
Per quanto riguarda la partecipazione a momenti d'acquisto collettivo, ci è stato segnalato da più
parti che non esiste più tale procedura a livello sistemico e quindi, come indicano 8 persone,
quest'aspetto non è messo in pratica. Coloro che hanno segnalato l'acquisto comunitario
potrebbero essere partecipanti a gruppi di lavoro specifici (che quindi ricercano titoli particolari e
fanno da apripista per gli altri) o non aggiornati sul cambiamento in quanto, solitamente, si
occupano di altri aspetti.
Infine, per la lettura dei libri acquistati, notiamo che le risposte negative in tale “campo” (8),
provengono soprattutto dai bibliotecari che potremmo definire come “amministrativi”
(appartenenti ad una struttura multi-operatore): confrontando le loro risposte emerge che essi
sono addetti di back-office e quindi non hanno frequenti relazioni con il pubblico.
4.4.2 L'influenza esterna
Nonostante la presenza degli operatori bibliotecari in (quasi) tutti i ruoli da noi elencati, non
possiamo immaginare uno scenario in cui tutte queste mansioni siano svolte con le stesse
tempistiche. La nostra ipotesi è che il bibliotecario-burocrate svolga sì la maggior parte dei
30 In questa voce rientra l'acquisto di libri (i cui titoli vengono segnalati da un gruppo di lavoro ad hoc) carenti nellarealtà sistemica. Essi vengono collocati nelle biblioteche in cui tipologie simili non sono molto presenti evengono finanziati con i fondi comuni al Sistema.
53
compiti a lui assegnati ma in tempi diversi, la motivazione di tale differenza si dovrebbe però
ritrovare in elementi esterni alle persone stesse. A titolo esemplificativo esamineremo il caso
dell'acquisto di beni librari e il loro inserimento nel catalogo31.
Iniziamo a visionare i dati riportati nella tabella 2 per l'acquisto di materiale librario e non.
Tabella 2: Acquisto di libri e materiale non librario per frequenza e numero di operatori
Acquisto di libri e materiale non librario
N°operatori
Tutti igiorni
2/3 voltela
settimana
2/3 volteal mese
Una voltaal mese
MaiNon
sa/nonrisponde
1 3 3
2 2 2 3 2
3 1 1
6 1 1
7 1 1
12 1 1 1 1
Come possiamo notare, in alcune biblioteche medio-piccole (1/2 operatori) gli acquisti vengono
fatti più sporadicamente rispetto quelle più grandi, che investono i propri soldi almeno 2/3 volte
al mese. Ciò potrebbe essere dovuto, oltre ad una mancanza di tempo, anche ad una minore
disponibilità economica e quindi ad una dilatazione delle spese durante l'anno. Per suffragare
quest'ipotesi potremmo guardare al totale degli acquisti (dato contenuto nelle statistiche del
Sistema relative all'anno 2007): la distribuzione dei soldi impegnati ricalca grosso modo il
numero degli operatori, quindi in un certo senso la grandezza dell'organizzazione. Infatti, le
strutture mono-operatore spendono in media 6.500 €, le biblioteche con 2/3 operatori impegnano
mediamente 14.500 € e, infine, le strutture più grandi (dai 6 operatori in su) acquistano materiale
per 42.700 €. L'affermazione che l'avere a disposizione più o meno fondi incide sulla frequenza
d'acquisto è confermata; inoltre ciò valida la nostra ipotesi iniziale, ovvero che esistono dei
fattori esterni che influenzano certe operazioni.
In questa tabella possiamo notare anche una divisione del lavoro: la struttura con 12 operatori (la
biblioteca Centro Sistema) presenta una persona che non ha mai acquistato libri o altro materiale;
guardando anche alle altre risposte possiamo notare che esso è un soggetto che si occupa
prevalentemente della parte amministrativa.
Passiamo ora all'inserimento nel catalogo degli acquisti, a questo proposito osserviamo i dati
della tabella 3.
31 I dati contenuto in questa parte del paragrafo sono tratti dalla domanda numero 6 del questionario.
54
Tabella 3: Inserimento nel catalogo dei nuovi acquisti per frequenza e numero di operatori
Inserimento nel catalogo dei nuovi acquisti
N°operatori
Tutti igiorni
2/3 voltela
settimana
2/3 volteal mese
Una voltaal mese
MaiNon
sa/nonrisponde
1 1 3 1 1
2 1 2 3 1 1 1
3 2
6 1 1
7 2
12 1 1 1 1
Come possiamo notare, nelle biblioteche mono e bi-operatore la dispersione della frequenza di
catalogazione è più elevata rispetto alle strutture con più di tre operatori. In queste ultime
biblioteche i valori si concentrano (a parte un'eccezione) su due opzioni: 2/3 volte la settima e
2/3 volte al mese; quello che possiamo immaginare è che la persona (o le persone) addette a tale
scopo abbiano dei giorni dedicati a questo compito e che lo eseguano in maniera routinaria;
bisogna comunque ricordare che tale operazione è legata all'acquisto di documenti.
Per spiegare la dispersione nelle biblioteche medio-piccole, dovremo ricorrere ad altre
statistiche, in particolare all'indice di apertura32 e all'indice di incremento della dotazione
documentaria33.
In primo luogo notiamo che avere un indice di apertura elevato, ovvero al di sopra della media
sistemica (20,9), permette una frequenza di catalogazione maggiore rispetto ad altre strutture,
tanto più se la struttura è inserita in un paese con pochi iscritti. Il numero di ore in cui il servizio
è attivo, quindi, influisce positivamente sulla catalogazione in quanto il bibliotecario può portare
avanti questo lavoro anche durante le ore di front-office. Questa valutazione vale sia per le
biblioteche mono-operatore che per quelle con due operatori.
Secondariamente un indice di incremento della dotazione documentaria al di sopra della media
(145) è un elemento di stimolo: avere un buon numero di materiale nuovo da inserire nell'OPAC
porta ad una più frequente attività di catalogazione. Anche in questo caso la considerazione vale
per le biblioteche mono-operatore e per quelle bi-operatore.
Infine, altra spiegazione, valida solo per le strutture multi-operatore è la già ricordata divisione
dei compiti tra i lavoratori: c'è chi si occupa principalmente di questo aspetto e chi invece lo
svolge “occasionalmente” (ad esempio in supplenza del collega).
32 Indice di apertura: (Ore apertura mattutina, escluso sabato) / 3 + Ore di apertura pomeridiana, serale e del sabato.Non esiste un obiettivo-standard in quanto il dato deve essere confrontato con altri per avere valore a livellobiblioteconomico.
33 Indice di incremento della dotazione documentaria: (Nuovi acquisti / popolazione)*1000.Lo standard-obiettivo è fissato a 200 acquisti ogni 1000 abitanti.
55
Anche nella tabella 3 possiamo notare la divisione del lavoro nelle biblioteche più grandi.
Naturalmente le situazioni fin qui esposte, ovvero l'acquisto e la catalogazione, sono state
presentate solo a titolo esemplificativo per esporre e dare conferma alla nostra ipotesi di
influenza esterna per l'esecuzione di alcuni compiti. Queste condizioni valgono anche per altri
aspetti che qui non esporremo per evitare di appesantire e dilungare il discorso
4.4.3 Conclusioni
Questa breve analisi dei dati ottenuti ci ha portato alla corroborazione delle nostre due ipotesi: il
lavoratore del Sistema è effettivamente ligio al proprio dovere (nelle risposte potrebbe però
esserci una certa dose di desiderabilità sociale) e le diverse tempistiche delle organizzazioni,
sono dovute ad elementi esterni ad esse.
Dobbiamo però ammettere che, almeno all'interno della domanda 5, quella utilizzata per
avvalorare la nostra prima tesi, non è stata inserita l'opzione “eseguito anche se non appartenente
al mio ruolo”; la corroborazione deve quindi essere ritenuta parziale: da una parte possiamo si
affermare che le indicazioni sono seguite in maniera scrupolosa, ma dall'altro potrebbe esserci
una fascia di compiti svolti in maniera diversa da quanto previsto sulla carta.
Altra conclusione che potremmo trarre dall'osservazione dei dati è la divisione dei ruoli tra i
bibliotecari di strutture multi-operatore, in particolare abbiamo potuto notare che esiste una
tipologia di bibliotecario “amministrativo” il cui luogo di lavoro è prevalentemente il back-
office, e un bibliotecario “operativo” principalmente a contatto con gli utenti. Ciò può concorrere
a sostenere l’ipotesi della burocratizzazione delle biblioteche: la divisione specializzata delle
competenze è infatti una delle caratteristiche ideltipiche sottolineate da Weber.
Vi è una differenza di messa in opera di tali compiti, ma, allo stesso tempo, abbiamo dimostrato
che tale disparità è dovuta a fattori esterni ai bibliotecari stessi: numero di operatori, ore di
apertura al servizio, incremento dei documenti posseduti, etc. Tutti questi sono elementi decisi a
livelli “superiori”, in particolare dalle Amministrazioni comunali. I bibliotecari, trovandosi in
questa situazione non possono fare altro che adattarsi e, a loro volta, trovare soluzioni per
districarsi all'interno di tutte le decisioni prese da altri. La formazione di una catena di persone è
utile per scambiare pareri ed opinioni in proposito (oltre che per conoscere i personaggi che
regolano le altre strutture, etc.).
56
5. LA RETE DI PERSONE
In questo capitolo analizzeremo il rapporto che intercorre tra i lavoratori del Sistema
bibliotecario del Vimercatese. A questo proposito utilizzeremo le risposte del questionario34, dai
cui dati cercheremo di estrarre considerazioni utili a capire se vi è o meno l'esistenza di una rete
di persone, e, in caso di risposta affermativa, guarderemo ai modi in cui essa è alimentata.
Inizieremo illustrando una parte della letteratura in proposito, ovvero le teorie riguardanti le reti
di persone, in particolare il soggetto all'interno della stessa. Sempre in quest’ambito, guarderemo
all'importanza della comunicazione faccia a faccia, punto di fondamentale importanza per la
nascita delle reti.
Una volta illustrate queste situazioni teoriche, andremo ad analizzare il questionario esso è stato
suddiviso questi in tre macro-aree: la comunicazione nei gruppi di lavoro, la comunicazione
quotidiana e i suggerimenti per la creazione di rapporti duraturi; spiegheremo in seguito in che
rapporto stanno queste tra diverse dimensioni35.
Trarremo infine le nostre conclusioni, facendo attenzione a ciò che è emerso dall'intervista e
facendo un confronto, in particolare, con l'aspetto burocratico.
5.1 CENNI SULLE RETI
In primo luogo occorre ricordare che le organizzazioni sono composte da persone: sono i soggetti
che, attraverso le loro decisioni e le loro azioni, fanno vivere la struttura. Gli attori obbediscono
ai vincoli posti dall'organizzazione, ma allo stesso tempo perseguono i propri obiettivi influendo
a loro volta sulla struttura. Infatti, come rilevano Bagnasco et al. “una volta stabilita una struttura
organizzativa […] questa impone dei vincoli molto forti alle scelte e al comportamento delle
persone, coordinando in modo sistematico le loro attività. Nelle organizzazioni le persone
fondamentalmente cooperano; ciò non toglie che nell'ambito dei vincoli posti dalla struttura, esse
interagiscano tenendo conto dei loro obiettivi, proprio per influire sulle decisioni e quindi sugli
obiettivi dell'organizzazione” [Bagnasco et al. 2009, 141].
L'interazione tra le persone, all'interno del Sistema, gioca proprio a favore di quest'ultimo in
quanto i legami interpersonali (non importa la loro forza) sono utili a creare “catene di persone”
[Ferrario 1992]; questi agganci sono necessari per l'elaborazione di attività comuni e per
34 Per una trattazione più estesa a proposito si guardi all'appendice.35 Le domande trattate in questo capitolo vanno dalla numero 7 alla numero 19.
57
conoscere le specifiche professionalità dei membri, in modo tale da potersi rivolgersi alla
persona giusta nel momento del bisogno. La rete diventa allora una fornitrice di servizi e di
supporto per i singoli, i quali, in caso contrario, si troverebbero dispersi e atomizzati in questo
ente sparpagliato su di un vasto territorio e raramente aggregante.
5.1.1 Il soggetto all'interno della rete
Ferrario [1992] suggerisce alcuni aspetti interessanti sulle reti di persone. In primo luogo occorre
ricordare che sono i soggetti che decidono chi farà parte e chi no della propria rete; questo è vero
soprattutto per le reti amicali, mentre è un aspetto difficilmente adattabile alle reti professionali.
All'interno del nostro oggetto d'analisi, non possiamo però fare a meno di immaginare che le
relazioni interpersonali nascano e si sviluppino sulla base di relazioni professionali; devono
allora essere queste ultime a doversi rafforzare per poi costruire legami più forti e duraturi,
magari anche a livello interpersonale.
Rapporti personali sono utili al Sistema per rafforzarsi, la cui debolezza potrebbe essere
provocata dalla dispersione territoriale delle strutture e dai non frequenti incontri tra i lavoratori.
Una conoscenza approfondita tra gli appartenenti alla stessa organizzazione è utile anche per la
creazione di una cultura comune e quindi un sistema di regolazione meno gerarchico di quanto
previsto: il fatto di rispondere a degli stessi valori congiunge e modera il sistema organizzativo.
Bisogna comunque ricordare che un elevato ricambio di personale (rappresentato, nel nostro
caso, dalla presenza di contratti a progetto) riduce la forza della rete.
Concludendo: “la persona in rete è più solida, più legata all'esistenza e ai desideri vitali, si sente
valorizzata dalle relazioni e dalle funzioni giocate all'interno della rete”. [Ferrario 1992, 23].
Proprio per questo motivo è importante che il Sistema metta in atto delle azioni al fine di
rafforzare il reticolo dei dipendenti.
5.1.2 La comunicazione faccia a faccia
Una delle nostre supposizioni riguarda la comunicazione vis-à-vis come elemento fondante di
una rete di persone, è inoltre utile per generare efficienza e dinamicità nell'organizzazione.
L'importanza di tale variabile è sottolineata da più fonti della produzione letteraria specialistica;
per la compilazione di questo sotto-paragrafo faremo riferimento all'articolo di Storper e
Venables [2004] nel quale un'ampia parte è dedicata proprio all'incontro face to face.
In primo luogo i due autori sottolineano che la comunicazione faccia a faccia è un fattore in
grado di produrre significato e fiducia, e quindi non solo uno scambio più efficiente con l'altro.
Secondariamente viene evidenziato che questo tipo di incontro è multidimensionale: oltre alla
parola vengono veicolati anche dei messaggi non verbali attraverso la posizione del corpo, il
58
tono della voce, i gesti, etc. Infine, il rapporto faccia a faccia permette di capire agilmente se la
comunicazione è stata recepita in quanto il destinatario del messaggio “emette” un feedback
immediato.
Vengono poi sottolineati due aspetti particolarmente importanti per i luoghi di lavoro: la
comunicazione face to face è indicata come base della conoscenza interpersonale, essa serve in
particolare per ridurre l'incertezza che la trasmissione di un messaggio a livello virtuale può
provocare; inoltre la compresenza fisica è importante per il confronto con le conoscenze e la
professionalità degli altri, ciò può spronare ad un miglioramento continuo.
Per poter comunicare con gli appartenenti della struttura, è necessario un codice comune, in
modo tale da comprendere chi fa parte del gruppo e chi no. L'apprendimento di tale codice può
essere lungo e faticoso, ma è necessario per poter entrare a far parte a pieno titolo
dell'organizzazione. Il soggetto, una volta ammesso, inizia a far parte di una rete, nella quale esso
stesso è costruttore e architetto, controllore e controllato. L'appartenenza a questo reticolo non
può che portare benefici per il neo-membro, il quale, tolto dalla sua situazione di anonimato,
potrà captare dagli altri i modelli migliori, rielaborarli sulla sua persona e metterli in pratica.
5.2 LA COMUNICAZIONE E LA PROFESSIONALITÀ ALLA BASE DELLA RETE DI
PERSONE
Inizieremo ora l'analisi dei questionari inviati. Essi sono stati spediti tramite e-mail, dalla
Coordinatrice del Sistema, a tutti i bibliotecari del Sistema bibliotecario del Vimercatese, per un
totale di 70 invii; i documenti compilati ci sono stati recapitati alla nostra casella di posta
elettronica. Hanno risposto all'inchiesta 25 persone, poco più di un terzo degli interessati.Per
prima cosa guarderemo alla situazione interna ai gruppi di lavoro: sono questi i luoghi in cui
nasce la conoscenza interpersonale? O sono delle mere aggregazioni necessarie allo sviluppo
dell'organizzazione? Per rispondere dovremo confrontare la situazione presente all'interno di
queste enclaves con le condizioni giornaliere del Sistema.
Ci occuperemo prevalentemente della movimentazione d’informazioni e dei mezzi adatti a tale
scopo. Bisogna infatti ricordare che la comunicazione è uno dei fattori costitutivi di
un'organizzazione [vedi § 2.2.2] e in particolare di una rete. Butera [1999] ritiene inoltre che le
relazioni personali si rafforzino soprattutto in momenti di accomunamento e condivisione.
Un'attenzione particolare è riservata ai team lavorativi che incentivano la cooperazione
lavorativa e formano delle microstrutture in cui viene liberata la creatività, questi gruppi sono
centrati sui processi e il coordinamento avviene attraverso l'adattamento al resto dei componenti;
59
“il successo di queste strutture è legato alla costituzione di una comunità lavorativa” [Butera
1999, 291]. In sostanza: “le persone possono essere disponibili a mobilitarsi rispetto a valori
comuni, a norme di appartenenza di gruppo, ad obiettivi condivisi” [Butera 1994, 468], i quali si
sviluppano solo con una conoscenza personale dei soggetti coinvolti.
Vediamo ora in dettaglio la situazione del Sistema bibliotecario del Vimercatese.
5.2.1 La comunicazione nel gruppo di lavoro
All'interno del nostro campione poco più della metà (14 persone) ha partecipato ad almeno uno
dei team nati all'interno del Sistema. Gli argomenti su cui sono state create queste specifiche
“commissioni” sono dei più disparati: si va dalla promozione della lettura a specifiche fasce d'età
(0-6 anni, bambini, adolescenti, adulti), agli aspetti informatici del Sistema (sito web,
UnibiblioX, definizione delle procedure “migliori”), passando attraverso le proposte d'acquisto
di speciali categorie letterarie (titoli adatti a bambini di pochi mesi, fumetti).
Guardando a chi ha partecipato e chi no a queste riunioni, si nota che molto spesso, per le
biblioteche pluri-operatori, vi è una precisa divisione dei compiti; questo è evidente soprattutto
nelle strutture composte da 2 o 3 operatori36. Non si può ricondurre questa suddivisione al
prendere parte o meno alla Commissione tecnica in quanto solo in 3 hanno dichiarato che la
presenza in tale luogo è compito di altri colleghi [vedi § 4.4.1]. In ogni caso, bisogna ricordare
che l'adesione a tali gruppi di lavoro è del tutto volontaria.
Passiamo ora all'approfondimento sui mezzi di comunicazione utilizzati all'interno dei gruppi di
lavoro e alla loro frequenza d'uso. Le percentuali sono riportate all'interno della tabella 4.
Tabella 4: Frequenza d'utilizzo e tipologia dei mezzi di comunicazione da parte degli appartenenti ad un gruppo dilavoro37
Più diuna voltaal giorno
Unavolta algiorno
2/3 voltealla sett.
Unavolta alla
sett.
2/3 volteal mese
Unavolta al
meseTotale
Faccia a faccia 1 1 11 13
Telefono 2 1 2 4 9
Skype o simili 2 1 3
Mail 6 2 4 12
Da una prima lettura della tabella in questione possiamo notare che ben in 13 hanno dei contatti
faccia a faccia con i propri colleghi, bisogna però accostare a questo dato anche il fatto che la
maggior parte si trova una volta al mese (11 persone). Probabilmente è una forma di
36 Ad esempio, a Bellusco (2 operatori) un bibliotecario ha contribuito, mentre l'altro no.37 Il numero totale risulta essere superiore a quello degli intervistati in quanto al rispondete è stata lasciata la libertà
di segnalare più tipologie di comunicazione.
60
comunicazione legata a certe scadenze e a questioni discutibili solo in presenza di tutti i
partecipanti, inoltre lo sviluppo di un progetto richiede una compresenza fisica per discutere più
agilmente gli argomenti.
Segue, nell'elenco dei mezzi di comunicazione, la posta elettronica: essa è utilizzata da 12
persone. Da notare che il suo impiego è più frequente rispetto agli incontri faccia a faccia, in
quanto 6 dichiarano il suo utilizzo 2 o 3 volte alla settimana per questioni riguardanti il gruppo di
lavoro. Sarebbe comunque necessario confrontare tale dato con la frequenza d'adozione della
mail nella vita lavorativa quotidiana, al di fuori del gruppo di lavoro; questa questione sarà
trattata in seguito [vedi § 5.2.2]. Infine 9 di coloro che partecipano ad un team utilizza il telefono
e il 3 Skype o altri programmi di istant messaging.
Vogliamo qui rilevare che sono utilizzati prevalentemente mezzi che permettono una
comunicazione rivolta a più persone contemporaneamente (faccia a faccia, mail), sebbene più
della metà utilizzi il telefono che consente la comunicazione diretta solo con una particolare
persona.
Per quanto riguarda i software di istant messaging, per comprendere il loro basso utilizzo
(nemmeno un quarto degli intervistati) bisognerebbe guardare anche alla loro fruizione
quotidiana, ovvero ai dati che analizzeremo nel prossimo sotto-paragrafo.
In quest'area è presente un'ultima domanda aperta: “Ritiene che la partecipazione ad un gruppo
di lavoro aiuti nella costruzione di rapporti interpersonali?”. Tutti coloro che hanno risposto sono
convinti che il gruppo aiuti a creare rapporti ma non necessariamente di tipo interpersonale:
infatti, praticamente tutti gli intervistati hanno risposto che la conoscenza è prevalentemente di
tipo professionale, mentre lo sviluppo di rapporti interpersonali approfonditi è indicata solo dalla
metà degli stessi. Nelle risposte in cui viene indicata la creazione di questo tipo di relazioni, esse
vengono segnalate come formatesi durante le pause dal progetto principale e/o a totale
discrezione dei singoli; in ogni caso la conoscenza può rimanere solo superficiale.
Dei pareri pervenutici, due sono quelli che ci aiutano a capire il quadro generale.
Il primo riguarda la situazione del personale all'interno del Sistema:
“Purtroppo, la realtà lavorativa in cui operiamo (ovvero caratterizzata da una cronica
mancanza di personale, spesso mono-operatore e talvolta con un sovrapporsi di altre
mansioni oltre a quello di bibliotecario -es. ufficio cultura, istruzione, servizi sociali-) lascia
poco spazio e tempo per aderire a momenti di lavoro condiviso”.
In quest’affermazione vengono esposti dei problemi esterni al Sistema e riguardanti piuttosto la
gestione del personale interna ai Comuni aderenti a questa organizzazione bibliotecaria; viene
sottolineata in particolare la mancanza di tempo per un impegno più approfondito in progetti
sistemici. Probabilmente la vera mancanza è quella di personale a tempo pieno e/o
61
indeterminato: molti bibliotecari, da quanto rilevato nei questionari, devono dividersi tra la
biblioteca ed un altro ufficio comunale, oppure viene attuata a livello comunale una politica di
assunzione di una persona a tempo parziale, cui affiancare persone che lo coadiuvino (per
esempio volontari, volontari di servizio civile, collaboratori a progetto e/o a chiamata). Sono
questi aspetti, di competenza comunale, sui quali il Sistema può esercitare una pressione molto
debole se non nulla.
La seconda risposta a nostro parere importante, riguarda la situazione attuale interna al Sistema:
“Sì, aiuta nella costruzione di rapporti professionali/interpersonali (in genere carenti con
alcuni operatori) perché crea rapporti diretti più amichevoli e collaborativi rispetto allo
standard del sistema”.
In questa frase vediamo una denuncia al Sistema: viene accusata l'organizzazione di non creare
momenti in cui i dipendenti possano trovarsi per coltivare rapporti distesi e informali; secondo
l'autore della risposta infatti questo non è un aspetto tenuto in debita considerazione dalla
struttura. Una conferma a proposito si ha con le risposte alla domanda numero 15: “Che lei
sappia, esistono dei momenti di aggregazione tra i bibliotecari, proposti dal SBV, che non siano
sottoposti ad un vincolo lavorativo (es. cene natalizie o simili)?”; 10 persone hanno risposto che
questo tipo di aggregazione non è prevista istituzionalmente; i restanti hanno invece scelto
l'opzione “non so”38.
Concludendo, possiamo dire che non tutti gli intervistati fanno parte o hanno partecipato nel
passato a gruppi di lavoro in quanto la collaborazione è totalmente volontaria. Abbiamo inoltre
ipotizzato una “divisione del lavoro” nelle biblioteche pluri-operatore.
La comunicazione a livello di gruppo è sviluppata in quanto più della metà di coloro che
partecipano ai gruppi di lavoro utilizzano le mail o si parlano di persona; nonostante tutto
esistono delle differenze nella frequenza di impiego degli stessi. In ogni caso, il fatto che il
dialogo sia aperto a tutti e assiduo, segna un punto a favore per la formazione di una comunità;
Butera e Invernizzi [1993], parlano infatti delle potenzialità che la comunicazione offre per il
miglioramento dell'efficacia del lavoro di gruppo, in particolare i due ricercatori trovano che
l'utilizzo delle e-mail favorisca il processo di integrazione tra i membri del team (che si rifletterà
poi sui risultati ottenuti). Bisogna comunque ricordare che le mail diminuiscono la trasparenza
del messaggio e possono confondere il destinatario; come già detto il miglior mezzo di
comunicazione sono i rapporti faccia a faccia [Stroper e Venables, 2004].
Abbiamo poi preso in considerazione le risposte alla domanda numero 11; nell'opinione dei
rispondenti il gruppo di lavoro è un buon ambito in cui poter sviluppare delle relazioni, ma
38 Possiamo ritenere che all'interno di questa categoria si siano collocati coloro che da poco fanno parte del Sistemae non conoscono quindi tutti i suoi aspetti, coloro che hanno contratti temporanei e quindi non facenti parte “apieno titolo” dell'organico.
62
prevalentemente di tipo professionale, quelle interpersonali sono demandate alla volontà del
singolo e solo nei momenti liberi da impegni lavorativi. Due sono gli ostacoli alla conoscenza
personale emersi nella lettura delle risposte: una esterna, relativa alla gestione del personale, ed
una interna, collegata alla scarsa attenzione posta dal Sistema per momenti d'aggregazione
informale.
La situazione che emerge nei gruppi di lavoro non suffraga in toto la nostra ipotesi iniziale di
luoghi privilegiati per la creazione di reti di persone: sebbene sia una convinzione diffusa che
essi aiutino nella conoscenza, viene però precisato che è prevalentemente una familiarità sui
modi di lavorare. In ogni caso non si può negare che la comunicazione continuativa e questo tipo
di legame possano poi portare ad un legame più forte. Approfondiremo quest'aspetto nel
prossimo paragrafo.
5.2.2 La comunicazione quotidiana
Passiamo al blocco di domande successivo; grazie a questi quesiti cercheremo di capire
l'importanza della trasmissione di informazioni.
Iniziamo con l'esame delle forme di comunicazione e la frequenza di contatto con i colleghi di
altre biblioteche. I dati sono raccolti nella tabella 5.
Tabella 5: Frequenza d'utilizzo e tipologia di mezzi di comunicazione utilizzati dai lavoratori del Sistemabibliotecario del Vimercatese
Più diuna voltaal giorno
Unavolta algiorno
2/3 voltealla sett.
Unavolta alla
sett.
2/3 volteal mese
Unavolta al
meseTotale
Faccia a faccia 1 5 8 14
Telefono 9 5 5 2 1 22
Skype o simili 2 2 5 1 2 11
Mail 16 4 1 21
Come possiamo notare dai dati ora presentati, la quasi totalità dei bibliotecari (22) utilizza il
telefono come mezzo privilegiato per la comunicazione con i colleghi. Guardando alla
frequenza, nonostante sia dispersa su più opzioni, possiamo dire che il suo utilizzo è comunque
abbastanza ricorrente: esso viene adoperato almeno 2 o 3 volte alla settimana. Possiamo pensare
che il telefono sia utilizzato per comunicazioni veloci e dirette ad una sola persona.
Dopo l'uso del telefono, la mail è lo strumento maggiormente sfruttato: infatti 21 hanno
dichiarato il suo utilizzo. Da notare è soprattutto la frequenza: più della metà spedisce posta
elettronica più di una volta al giorno (16). La sua fruizione è dovuta principalmente a
“comunicazioni di servizio” verso tutti gli operatori delle diverse biblioteche (come la ricerca di
63
un libro perduto nel trasporto da una struttura all'altra, oppure informazioni tecniche per
l'acquisto di libri o altro). Come detto nel paragrafo precedente, la mail è un ottimo mezzo di
comunicazione per la sua velocità, per la sua capacità di mettere in contatto più persone
contemporaneamente e soprattutto per la sua idoneità a creare un gruppo più unito ed efficiente.
Confrontando l'utilizzo quotidiano della mail con quello all'interno del gruppo di lavoro, [tabella
4 e tabella 5] possiamo notare che la differenza è trascurabile; quello che veramente cambia è la
frequenza con cui vengono spedite: praticamente tutti i giorni per questioni legate al lavoro
routinario, almeno 2 o 3 volte la settimana ai componenti del gruppo di lavoro. Dai dati emerge
quindi che non è il gruppo il luogo nel quale i contatti sono più frequenti, anzi, questi ultimi sono
più radi rispetto a quelli che avvengono con il resto degli operatori. Nel nostro caso, la letteratura
in proposito allo sviluppo di relazioni all’interno di piccoli gruppi non risulta essere confermata.
Infatti, per quel che ci riguarda, non è il piccolo gruppo che incentiva i rapporti, è piuttosto la
rete nel suo complesso ad essere maggiormente integrata. Potremmo però pensare che in
quest'ultimo tipo di mail le comunicazioni sono impersonali in quanto indirizzate a tutti, mentre
nelle mail dei gruppi le informazioni sono più specifiche.
Guardando ora agli incontri faccia a faccia, essi sono indicati da 14 dei rispondenti. Un terzo
circa si incontra una volta al mese, possiamo pensare che questa situazione sia dovuta alle
scadenze delle Commissioni tecniche, in quanto non esistono altri incontri fissati
istituzionalmente39.
Per spiegare gli altri due dati, ovvero 1 risposta per “una volta alla settimana” e 8 di “2/3 volte al
mese”, sono state elaborate altrettante ipotesi. La prima, quella legata ad una frequenza
d'incontro una volta alla settimana, attiene alla tipologia di contratto delle bibliotecarie
interessate: Basiano e Masate hanno infatti firmato una convenzione che prevede l'utilizzo di due
persone (una di ruolo, l'altra con un contratto a progetto) per le due diverse strutture dei paesi;
esse sono costrette a spostarsi nei due territori a seconda degli orari di apertura, è comunque
possibile che le funzioni di backoffice siano svolte nello stesso edificio e nello stesso giorno,
ovvero la giornata in cui le due dipendenti si incontrano. La seconda ipotesi riguarda l'opzione
“2/3 volte al mese”, essa è stata scelta solo dai bibliotecari di Vimercate, che ricordiamo essere
anche il Centro Sistema; potrebbe così capitare che i colleghi di altre strutture si rechino in
questa biblioteca per trovare risposta a loro problemi e, grazie a questo trasferimento, si ritrovino
casualmente con i lavoratori vimercatesi. Da queste supposizioni possiamo allora dedurre che
l'incontro più di una volta al mese sia un'eccezione dovuta alla particolarità delle biblioteche
stesse.
Tornando ai rapporti faccia a faccia, notiamo che essi sono più frequenti per i gruppi di lavoro: è
39 In alcuni questionari è riportata l'affermazione che l'incontro faccia a faccia avviene solo nei momenti diCommissione tecnica (non sempre a scadenze regolari).
64
questo l'unico (o comunque il migliore) modo per discutere apertamente dei problemi e delle
questioni attinenti al progetto. Sono i momenti in cui chi si è preso l'impegno di partecipare ad
un team viene in contatto con gli altri membri e mette in gioco le sue capacità e la sua
professionalità. Non è detto che questa situazione si presenti anche in sede di Commissione
tecnica: come abbiamo già detto, solo un rappresentate per biblioteca partecipa a questa riunione
ed è facilmente immaginabile che sia sempre la stessa persona, nel caso di biblioteca pluri-
operatore, ad essere presente; inoltre non tutti sono portati a prendere parola e ad esprimere
un'opinione in questa situazione.
Infine, Skype è utilizzato dalla metà degli intervistati e comunque non più di 2 o 3 volte la
settimana, i programmi di istant messaging sono quelli utilizzati più raramente, sia in una
normale giornata lavorativa, sia nei gruppi di lavoro. Ci siamo chiesti se la bassa frequenza
d'utilizzo sia dovuta ad una bassa presenza di lavoratori “giovani”40; effettivamente da nostro
campione emerge che 11 intervistati rientrano in questa categoria e, guardando alle risposte
dateci, sono proprio loro i maggiori utilizzatori di tale tecnologia.
In conclusione, possiamo affermare che i mezzi di comunicazione prevalenti sono il telefono e la
mail, utilizzati uno per parlare direttamente con una persona e l'altra per “lanciare” messaggi
generici a tutti gli operatori. Quello che cambia è la frequenza d'utilizzo: la posta elettronica tutti
i giorni, mentre le percentuali riscontrate per il telefono sono molto disomogenee. Potremmo
supporre che la rete di persone si formi nel Sistema in questo modo: il “farsi conoscere” nel
newsgroup è un modo per essere ammesso nella rete “fisica” di bibliotecari nelle occasioni di
ritrovo.
Parlando degli incontri faccia a faccia, abbiamo notato che essi avvengono solo in occasione
delle Commissioni tecniche, una volta al mese circa. Oltre a questi incontri fissati dal
regolamento sistemico, altri appuntamenti si hanno solo per chi partecipa ad un gruppo di lavoro;
in queste riunioni i bibliotecari trovano lo strumento privilegiato per l'elaborazione dei progetti:
essendo il team di proporzioni limitate è più facile discutere personalmente le questioni che via
via si presentano. In ogni caso, dai dati abbiamo rilevato che il Sistema non ha interesse nella
costituzione di una rete di persone fondata su rapporti interpersonali; pochi sono i momenti in cui
ci si può incontrare faccia a faccia (momenti che abbiamo ritenuto importanti per la creazione di
legami forti) e limitati a quelli previsti istituzionalmente. Il Sistema è quindi più indirizzato verso
procedure e burocrazia, piuttosto che alla gestione e alla composizione del personale.
Infine, Skype, strumento che permette la trasmissione di un messaggio (anche vocale) a più
persone contemporaneamente, non è utilizzato in maniera diffusa e frequente; nonostante sia
previsto come canale ufficiale per la comunicazione non sembra ci sia un vero interesse al suo
40 Con giovani intendiamo coloro che non hanno superato i 35 anni e che si può ritenere che abbiano piùconfidenza con l'utilizzo di Internet, computer e tecnologia in generale.
65
sfruttamento.
L'area da noi analizzata continua con altre due domande. Attraverso di esse viene chiesto se la
comunicazione e l'incontro favoriscono la conoscenza interpersonale e quale sarebbe lo
strumento di comunicazione migliore.
Iniziamo con il primo quesito: “Nella sua esperienza, ritiene che il fatto di comunicare ed
incontrare i suoi colleghi (sia per questioni legate al gruppo di lavoro sia per altro) possa essere
occasione per lo sviluppo di una conoscenza interpersonale più approfondita?”. La risposta è
praticamente unanime: 24 hanno dato un parere positivo; purtroppo non possiamo conoscere le
ragioni per cui un intervistato ha dato un parere negativo in quanto non è stata prevista una
domanda per approfondire le motivazioni.
In ogni caso, confrontando questa domanda con le risposte date al quesito “ritiene che la
partecipazione ad un gruppo di lavoro aiuti nella costruzione di rapporti interpersonali?”,
possiamo rilevare che, sebbene venga indicata una conoscenza soprattutto a livello professionale,
da questo rapporto può poi generarsi un'amicizia privata. Per capire qual è il modo migliore per
sviluppare quest’aspetto, dobbiamo guardare alla tabella 6.
Tabella 6: Mezzi di comunicazione in relazione allo sviluppo di una conoscenza interpersonale
Qual è secondo lei il modo migliore per questo tipo di sviluppo?
Faccia a faccia 23
Telefono 5
Skype o simili 3
Mail 6
Il metodo migliore viene indicato nell'incontro faccia a faccia, segnalato dalla quasi totalità dei
rispondenti, seguono poi mail, telefono e infine Skype.
Dagli stessi bibliotecari viene percepita una necessità d'incontro fisico per potersi conoscere,
scambiare opinioni ed informazioni e, quindi, avvicinare tra loro i nodi della rete. Non è detto
che da questa familiarità debbano scaturire necessariamente dei legami forti e soprattutto non
con tutti (sarebbe infatti impossibile tale scenario; Granovetter ipotizza che un individuo non
possa mantenere più di una dozzina di legami forti); l'importante è che si possano generare dei
legami deboli. La rilevanza di questo rapporto lasco sta nella sua funzione di ponte tra i nodi,
favorisce quindi la diffusione di innovazioni ed idee: “i legami deboli consentono di raggiungere
un numero maggiore di persone” [Granovetter 1998, 131]. Per allacciare tali unioni, è stato
pensato l'incontro faccia a faccia come il migliore: la compresenza fisica e il rapporto diretto
sono i suoi punti di forza.
66
5.2.3 I suggerimenti dei bibliotecari
Analizzeremo ora l'ultima parte del questionario riguardante le proposte per un miglioramento
della comunicazione tra i lavoratori, per un rafforzamento dei legami e per la realizzazione di
incontri extra-lavorativi tra i dipendenti.
Iniziamo a visionare le domande riassunte nella tabella 7.
Tabella 7: Momenti aggregativi all'interno del Sistema bibliotecario del Vimercatese
SÌ NO NON SO
15) Che lei sappia, esistono dei momenti di aggregazione tra ibibliotecari, proposti dal SBV, che non siano sottoposti ad unvincolo lavorativo (es. cene natalizie o simili)?
0 10 15
16) Che lei sappia, esistono momenti di aggregazione tra ibibliotecari di tutto il Sistema proposti in maniera spontaneadagli stessi?
7 4 14
17) Che lei sappia, esistono momenti di aggregazione tra ibibliotecari della sua biblioteca proposti in manieraspontanea voi stessi? (solo per biblioteche con più operatori)
12 7 0
Il Sistema non sembra proporre nessuna vera iniziativa al di fuori dell'ambito lavorativo.
Qualcosa invece cambia se si tratta di auto-organizzarsi: i lavoratori s’incontrano
spontaneamente nei momenti di tempo libero, intrecciando così legami d'amicizia. Non è detto
che questa situazione coinvolga tutti i dipendenti, infatti solo 7 si esprimono positivamente, il
resto degli intervistati ha scelto l'opzione “No” (4) oppure “Non so” (14). Probabilmente l'invito
non è esteso a tutti, formando in questo modo delle cliques41 di legami forti; tuttavia la
segmentazione non è un problema se è accompagnata dall'esistenza di legami deboli con altri
soggetti esterni. L'incontro sembra essere favorito dal fatto di operare “gomito a gomito”
quotidianamente: è più probabile che coloro che lavorano nella stessa struttura si ritrovino dopo
la giornata lavorativa; 12 dichiarano infatti l'esistenza di momenti d'aggregazione tra i
bibliotecari della sua struttura.
I bibliotecari sembrano comprendere la necessità di una conoscenza più approfondita, al di là
degli aspetti professionali, molto più di quanto lo stesso Sistema faccia. Da questo punto di vista
è esemplare la risposta data da un intervistato all'ultima domanda:
“[...] Oggi infatti molto è affidato al volontariato o alla creazione casuale di rapporti
interpersonali, i quali creano poi rapporti professionali, e non viceversa”;
viene così denunciata la mancanza di un progetto per la creazione di una rete di persone.
Vediamo ora in dettaglio gli ultimi due quesiti in cui si richiede, rispettivamente, un'opinione
sulla forza dei legami presenti e delle proposte per migliorarli (se necessario).
41 Circoli ristretti e con legami forti tra gli appartenenti [Granovetter 1998]
67
Per quanto riguarda la forza delle relazioni, le opinioni in merito sono contrastanti: c'è chi ritiene
che lo siano e chi invece no. In ogni caso, anche se viene data una risposta positiva, molto spesso
questa viene accompagnata ad una denuncia di una scarsa attenzione di tale aspetto, soprattutto a
livello lavorativo. Sembra infatti che l'organizzazione e la gestione del personale all'interno del
Sistema non siano percepite come ottimali. Molto spesso la colpa viene imputata ad una
mancanza di tempo e di condivisione di progetti sistemici; viene inoltre rilevata una carenza di
discussione sulla politica bibliotecaria a favore invece di questioni prettamente tecniche e
procedurali. Una sola persona indica nei contratti a progetto un punto a sfavore dell'aggregazione
e della solidità dei legami.
D'altra parte, qualcuno rileva l'importanza degli strumenti informatici che consentono una
comunicazione estensiva ed in tempo reale e quindi favoriscono, a loro parere, legami più stretti;
inoltre il fatto di operare online permette un'integrazione maggiore. A titolo d'esempio:
“[...] l'uso di skype è un'eccellente risorsa che dovrebbe essere “imposta” anche a quelle
biblioteche più reticenti per l'indisponibilità di certi operatori”,
oppure
“c'è un'alta differenza di frequenza di relazioni/comunicazioni tra i vari colleghi del sistema
bibliotecario poiché non tutti usano e/o hanno la medesima dimestichezza nell'uso dei nuovi
strumenti tecnologici […]. Questo comporta diversi livelli di collaborazione [...]”.
In generale, viene indicato il livello professionale come mezzo per incrementare i rapporti
interpersonali, lasciati comunque alla discrezione del singolo: dovrebbe essere quest'ultimo a
decidere coloro che diventeranno i suoi “contatti” privilegiati.
Infine, ci è parso interessante inserire nel questionario una domanda in cui gli intervistati
potessero proporre progetti concreti per il miglioramento dei rapporti tra i colleghi. Per prima
cosa, bisogna rilevare che all'incirca un terzo dei rispondenti non hanno indicato nessuna
proposta, questo fatto potrebbe essere letto come la presenza di buoni rapporti che non hanno
necessità di essere ulteriormente sviluppati; ciò è infatti indicato anche da due persone che
dichiarano:
“rapporti già buoni, [che] non necessitano miglioramenti”.
Un buon collante per i bibliotecari sembra essere, secondo la loro stessa opinione, proprio la
dimensione lavorativa: la maggior parte infatti indica nello svolgimento di Commissioni tecniche
o gruppi di lavoro la soluzione a questa situazione. Qualcuno scrive esplicitamente che durante
questi momenti comunitari non si dovrebbero trattare solo problemi tecnici, ma anche questioni
di carattere diverso; in ogni caso non bisogna mai perdere di vista l'obiettivo principale, ovvero
“l'ottimizzazione di un unico “servizio””.
Altra proposta è la realizzazione di momenti formativi (all'interno dell'orario di lavoro) che
accomuni tutti i bibliotecari del Sistema. Lo sviluppo professionale è infatti utile, oltre che
68
all'innovazione e all'implementazione di capacità lavorative, alla creazione di una cultura
organizzativa comune, nella quale sono sopratutto le risorse umane ad essere valorizzate; per
raggiungere questo scopo è però necessaria una dirigenza che capisca quest'esigenza e sia
propensa a questo genere di incontri [Crozier 1988].
Infine, una minoranza (4 intervistati) indica la soluzione nella pianificazione di momenti extra-
lavorativi o comunque non prettamente tecnico-decisionali; alcune proposte sono
l'organizzazione di cene natalizie (o simili), viaggi-studio verso altre biblioteche o sistemi
bibliotecari, “brevi scambi di posto di lavoro tra colleghi”, etc.
Il vero problema per la realizzazione di tali proposte sembra essere il tempo a disposizione,
soprattutto considerando che le iniziative professionali devono essere svolte all'interno dell'orario
lavorativo. Come nota un intervistato:
“è difficile, con molte ore di apertura al pubblico e in orari diversi, trovare momenti di
incontro di tutti i bibliotecari”;
una possibile soluzione potrebbe essere:
“inserire un monte ore da destinare alla creazione di progetti ed attività sistemiche”.
In sintesi, possiamo affermare che per la maggior parte dei bibliotecari, le proposte più quotate
per la creazione di rapporti forti con i propri colleghi sono legate a momenti professionali, nei
quali, però, non discutere solo di questioni procedurali e tecniche; in seconda battuta vengono
indicati momenti di svago extra-lavorativi.
5.3 CONCLUSIONI: LA RETE DI PERSONE ESISTE?
La nostra ipotesi iniziale è che una rete di persone, legata da rapporti interpersonali, si formasse
principalmente all'interno dei gruppi di lavoro in quanto più ristretti e con persone maggiormente
coinvolte nel progetto; la comunicazione, soprattutto quella faccia a faccia, dovrebbe svolgere un
ruolo fondamentale.
All'interno del gruppo di lavoro, per quello che abbiamo potuto rilevare, vengono utilizzati
prevalentemente l'incontro faccia a faccia e le mail. Abbiamo notato che la conoscenza personale
non viene favorita durante queste riunioni, viene lasciata al caso e alla discrezionalità. Allo
stesso tempo, anche la conoscenza della professionalità altrui non è approfondita in maniera
adeguata, sebbene questi incontri la favoriscano. In ogni caso, i team vengono indicati come
luoghi privilegiati ove si genera una migliore conoscenza dei proprio colleghi. Abbiamo
confrontato tale situazione con la comunicazione quotidiana e la nostra supposizione è stata
falsificata: infatti, quantitativamente, le informazioni circolano principalmente tra tutti i
69
bibliotecari piuttosto che tra i team. A livello di analisi organizzativa questa situazione non si
conforma con la letteratura prevalente che, appunto, ritiene i piccoli gruppi i fulcri della
conoscenza e della creatività; nel nostro caso l'appartenenza ad una di queste micro-reti non
sembra favorire un assiduo scambio di informazioni.
Passando poi all'analisi della comunicazione quotidiana tra tutti i membri del Sistema possiamo
notare che sono telefono e mail a prevalere tra i mezzi di comunicazione a disposizione; ciò è
dovuto alla lontananza delle strutture che impongono l'adozione di questi strumenti in luogo
dell'incontro faccia a faccia; quest'ultimo è indicato con una frequenza di una volta al mese,
ovvero in occasione della Commissione tecnica.
Varie sono le proposte collegate allo sviluppo di buoni rapporti con i colleghi, ma sono
particolarmente marcate quelle che passano attraverso incontri che esaltano la professionalità dei
partecipanti, segno che la conoscenza passa prima dai rapporti lavorativi e poi, grazie alla
volontà dei singoli, è possibile sviluppare dei rapporti interpersonali.
A nostro parere anche nella gestione dei rapporti tra i nodi della rete si può rilevare una certa
burocratizzazione: il loro incontro e, più in generale, la loro comunicazione è legata a certe
decisioni e certe scadenze. Si pensi ad esempio all'incontro faccia a faccia: esso è sottoposto alle
scadenze della Commissione tecnica o dei gruppi di lavoro, non sembra che ci siano altri
momenti di socializzazione (formazione, scambio di consigli letterari, scambio di opinioni sugli
eventi, etc.). Inoltre, momenti aggregativi extra-lavorativi sono appannaggio degli stessi
lavoratori, apparentemente il Sistema non organizza alcun momento in cui viene incentivata la
socialità; nonostante tutto i legami vengono descritti come forti.
In un contesto organizzativo che abbiamo visto essere burocratico, il Sistema potrebbe favorire
maggiormente la realizzazione di una rete di persone con le quali gestire la rete di organizzazioni
in maniera più flessibile, senza ricorrere alla standardizzazione dei compiti e delle procedure.
70
6. CONCLUSIONI
Le domande che percorrono il nostro scritto sono state due: quanto è presente la burocrazia nel
Sistema? Essa influenza la formazione di una rete di persone (importate per la creazione di una
cultura aziendale)?
Attraverso l’analisi organizzativa, abbiamo messo in luce la struttura della nostra organizzazione:
è emerso che molte delle dimensioni in cui l'abbiamo scomposta sono “imposte” da altri
organismi e sempre attraverso un procedimento burocratico o standardizzato; il cambiamento in
queste condizioni non può che essere lungo e complicato da realizzare. Nonostante la rigidità
della struttura si è comunque optato per un'organizzazione reticolare, con i nodi (biblioteche e
bibliotecari), le connessioni (burocratiche, conoscitive e materiali), la struttura (gerarchica) e le
proprietà operative (organi interni al Sistema). La formazione di una rete di organizzazioni è
sembrata essere la soluzione più consona alla dispersione territoriale delle strutture e dei processi
messi in atto dal Sistema (il prestito agli utenti dipende solo parzialmente dal lavoro svolto dagli
altri nodi); la gestione e i rapporti con il mondo esterno sono affidati ad un'agenzia strategica,
ovvero la Coordinatrice del Sistema.
Durante lo studio della rete abbiamo rilevato l'importanza delle persone che danno vita alle
organizzazioni in questione: sono queste ultime che amministrano le biblioteche, danno vita ai
progetti e agli organi del Sistema; essi non sono altro che relè in quanto, collegandosi tra di loro
(e formando quindi una rete di persone), permettono l'esistenza e il funzionamento della rete nel
suo complesso. I collegamenti burocratici potrebbero però non favorire la creatività e la
flessibilità delle proposte: nonostante uno degli obiettivi delle reti sia proprio la condivisione di
conoscenze e l'elasticità, la burocrazia potrebbe rallentare o impedire il processo.
Dall'analisi del Sistema da un punto di vista burocratico, emerge che l'organizzazione e i suoi
dipendenti “vivono” in un contesto burocratico e, al loro volta ne sono influenzati; testimoni
sono la produzione di regolamenti, allegati, procedure, etc. Le mosse e i compiti dei lavoratori
sono state standardizzate grazie anche al software UnibiblioX. Il Sistema non è però
burocratizzato per “propria volontà”: molto spesso sono le disposizioni nazionali, regionali o
comunali che impongono questo comportamento in quanto fondanti della propria identità.
Per corroborare la nostra affermazione, ovvero un altro grado di burocratizzazione, abbiamo
utilizzato due domande tratte dal questionario. È emerso che i bibliotecari sono ligi al dovere, in
quanto i compiti da noi elencati sono tutti eseguiti da personale tecnico (anche se alcuni di questi
potrebbero essere svolti da altri soggetti, in particolare i volontari). A questo proposito non
dobbiamo però sottovalutare la desiderabilità sociale intrinseca alle risposte.
71
Vi sono però alcune differenze nella frequenza d'esecuzione di questi ruoli, le cause principali
sono fattori esterni, quali il numero di operatori della biblioteca, il numero di ore di apertura, i
fondi a disposizione, l'incremento del patrimonio, etc. Sono tutte variabili non direttamente
imputabili ai bibliotecari stessi, che riguardano piuttosto scelte effettuate a livello comunale.
Successivamente ci siamo occupati della rete di persone: essa si è formata all'interno del
Sistema? Qual è il ruolo dell'organizzazione?. Inizialmente abbiamo analizzato la situazione
interna ai gruppi di lavoro; possiamo notare che non tutti partecipano ad essi, diminuendo così le
possibilità di conoscenza dei colleghi.
Per la comunicazione viene privilegiato l'incontro faccia a faccia (da noi considerato il miglior
modo per tessere rapporti) e le mail. Abbiamo poi introdotto un confronto tra comunicazione
interna ai gruppi di lavoro e comunicazione giornaliera tra i bibliotecari; in questo caso ad essere
maggiormente utilizzati sono il telefono e la mail, mentre il rapporto face to face si ha solo in
occasione della Commissione tecnica, ovvero nelle scadenze fissate dal Regolamento. Dalle
risposte successive sembra infatti che il Sistema sia incapace di creare dei momenti aggregativi
al di fuori di quelli programmati istituzionalmente; sono gli stessi dipendenti che organizzano
spontaneamente ritrovi extra-lavorativi. Nell'opinione degli intervistati i legami (già forti)
dovrebbero essere sostenuti più vigorosamente, soprattutto attraverso la formazione
professionale ed la maggiore collaborazione a progetti sistemici. Solo in questo modo è possibile
creare una rete di conoscenti, sia sul piano professionale che su quello personale, in grado di
sentirsi parte di una stessa cultura organizzativa; purtroppo non sembra essere questa la priorità
dell'organizzazione che lascia al caso la creazione di rapporti e che sembra concentrarsi
soprattutto su procedure e regolamenti; questa situazione non è necessariamente “colpa” del
Sistema: l'ambiente della Pubblica Amministrazione può influenzare la nostra organizzazione. A
volte, per dialogare con altri enti o con gli stessi Comuni, l’unico linguaggio possibile è quello
del “burocratese”; tutto ciò conduce poi ad una focalizzazione su aspetti tecnici ed
amministrativi, lasciando poco spazio ad altre questioni che sono altrettanto importanti.
In sintesi, la rete è stata una buona soluzione per la gestione delle biblioteche, ma allo stesso
tempo è stata la burocrazia a fare da collante. La situazione si riflette nei comportamenti dei
bibliotecari, soprattutto per quanto riguarda la dei rapporti tra le persone, che si basano sulla
comunicazione: il Sistema non sembra essere in grado di capire e gestire al meglio la situazione,
mentrei lavoratori chiedono miglioramenti a proposito.
Come afferma Weber [1995], e come possiamo notare dalla nostra analisi del Sistema
bibliotecario del Vimercatese “la burocrazia è tra le strutture sociali più difficili da distruggere”.
72
APPENDICE METODOLOGICA
1. La raccolta dei dati: osservazione partecipante e questionario
Il nostro scritto si è basato, inizialmente, sulla lettura di documenti prodotti dal Sistema. In
particolare ci siamo concentrati su quattro determine del comune di Vimercate: la n. 188/1978,
la n. 115/1995, la n. 39/1998 e la n. 90/2001. Abbiamo così potuto comprendere la nascita e
l'evoluzione della nostra organizzazione da un punto di vista amministrativo. Altri documenti da
noi esaminati sono stati le “Linee-guida per la redazione di regolamenti e carte dei servizi delle
biblioteche SBV”, verbali delle Commissioni Tecniche dal 2002 al 2009 e manuali procedurali42.
Secondariamente, alcune osservazioni sono state tratte dalla lettura di mail inviate al nostro
indirizzo e-mail del Sistema.
Successivamente ci siamo addentrati nel Sistema attraverso l'osservazione partecipante, in
particolare abbiamo assistito alla Commissione Tecnica del 18 giugno 2009. Inoltre, è stata di
fondamentale importanza la discussione di alcuni aspetti con un bibliotecario il quale ha potuto
fornirci punti di vista interni all'organizzazione e ci ha potuto chiarire alcuni aspetti a noi poco
chiari.
Infine, è stato elaborato un questionario al fine di comprendere le forme di comunicazione dei
bibliotecari e i loro legami concreti43.
2. La distribuzione del questionario
La distribuzione è stata effettuata dalla Coordinatrice del Sistema bibliotecario del Vimercatese44.
Alla mail è stata allegata una lettera di presentazione nella quale è stato esposto l'argomento della
nostra tesi, le motivazioni di tale questionario e le istruzioni per la compilazione, e nella quale è
stato garantito l'anonimato e l'utilizzo dei dati solo in forma aggregata45.
A causa della tipologia d'invio, ovvero tramite posta e quindi in maniera “impersonale”, si è
cercato di formulare un questionario che fosse facilmente compilabile: l'intervista è stata infatti
trascritta in un file modificabile dall'intervistato e salvabile.
Per quanto riguarda la restituzione abbiamo richiesto agli intervistati di rispedirci il questionario
tramite posta elettronica al nostro indirizzo personale.
Ad oggi coloro che sono abilitati a svolgere tutte le funzioni bibliotecarie sono 70; le risposte
42 Molti di questi documenti sono scaricabili all'indirizzo: http://www.sbv.mi.it/IT/sistema/003/008/43 In realtà, essendo il nostro questionario sottoposto a tutti i lavoratori del Sistema bibliotecario del Vimercatese,
potremmo piuttosto definirlo come censimento (intervista all'intera popolazione).44 La distribuzione del questionario da parte della Coordinatrice non è stato deciso fin dall'inizio. Purtroppo nella
lettera di presentazione ai bibliotecari, da noi richiesta per favorire la compilazione, è stata allegata l'inchiesta. Ibibliotecari hanno così ricevuto il file dalla Coordinatrice invece che dai noi.
45 In ogni caso, nella fase della raccolta delle interviste, ogni bibliotecario si è identificato come appartenente aduna specifica biblioteca.
73
pervenuteci sono state 2546.
Per ovviare alla bassa percentuale di risposte dovuta alla mancanza di interazione con l'ideatore
dell'inchiesta e/o l'intervistatore (il quale può spronare alla compilazione dello stesso [Bailey
1995]) sono state inviate due successive sollecitazioni a tutti gli operatori, che hanno sì
aumentato il numero dei partecipanti, ma comunque non hanno portato ad un campione
pienamente apprezzabile.
Dai questionari raccolti possiamo facilmente tracciare un profilo del bibliotecario-medio: è una
donna (16) compresa tra i 36 e 45 anni (11) e con una laurea (18) prevalentemente in ambito
umanistico.
3. I quesiti della ricerca
Due sono i punti che ci proponiamo di indagare con questa piccola inchiesta.
Per prima cosa vogliamo ricercare l'esistenza della figura del burocrate all'interno del Sistema
bibliotecario del Vimercatese. Abbiamo descritto la figura del bibliotecario tramite la definizione
di Weber [1995], ma per supportare questa ipotesi con dati reali abbiamo posto due domande
specifiche per questo punto (domande 5 e 6).
In secondo luogo vogliamo capire se esiste una rete di persone nell'organizzazione presa in
analisi. Non bisogna infatti dimenticare che sono gli individui che fanno vivere le organizzazioni
di cui fanno parte. Il nostro obiettivo è allora quello di indagare l'esistenza o meno di questo
reticolo e capire, secondo l'opinione dei lavoratori, se è una variabile da implementare e in che
modo (domande dalla numero 7 alla numero 19).
4. La formulazione: domande aperte e domande chiuse
Nella costruzione del questionario sono state privilegiate le domande chiuse in quanto la loro
forma standardizzata semplifica la compilazione e permette un migliore confronto tra le risposte;
sono inoltre più facili da codificare ed analizzare
Le poche domande aperte, in cui le modalità di risposta non sono specificate, sono state poste per
questioni difficilmente uniformabili e che prevedono un'opinione personale.
5. Il questionario
Riportiamo, nella pagina seguente, il questionario così come è stato presentato agli intervistati.
46 Le funzioni dei bibliotecari intervistati possono essere più o meno diversificate, a causa del tipo di contratto e delnumero di ore lavorate in tali strutture.
74
QUESTIONARIO: RETI DI BIBLIOTECHE, RETI DI PERSONEUniversità di Milano Bicocca
Facoltà di Sociologia
1) Sesso: Maschio Femmina
2) Età: 18-25 26-35 36-45 46-55 56-65
3) Qual è il suo titolo di studio (se possibile specificare il tipo di diploma/laurea/altro): Diploma: ����� Laurea: ����� Altro (specificare): �����
4) Numero operatori presenti nella sua biblioteca: (sia personale con funzioni di front office
che di back office)
�����
5) Potrebbe indicare quali sono le operazioni da Lei eseguite con regolarità nella suabiblioteca e quali eseguite da altre persone (compresi altri operatori) o non svolte? (nel caso
in cui gli stessi compiti siano eseguiti da più persone, indicare la modalità prevalente)
Eseguitoin quantofacente
parte delmio ruolo
Eseguitoda altri
operatori
Eseguitoda altrepersone
(es.volontario pers.
nontecnico)
Noneseguito(nessuno
se neoccupa)
Non so
Ricollocazione a scaffale dei materialiLettura e-mail ed eventuale risposta agli utentiConsigliare agli utenti libriSollecito dei prestiti scadutiRegistrazione arrivo periodiciVerifica funzionamento firewall e linea datiStampa "lista di movimentazione", recupero edinvio PIBGestione bacheche e informazioni di comunitàAggiornamento sito webAcquisto libri e materiale non librarioMonitoraggio dei servizi e delle attivitàordinarieInformazioni riguardanti la biblioteca agliutentiPartecipazione alla commissione tecnicaPartecipazione a momenti di acquisto collettivo
Eseguitoin quantofacente
parte delmio ruolo
Eseguitoda altri
operatori
Eseguitoda altrepersone
(es.volontario pers.
nontecnico)
Noneseguito(nessuno
se neoccupa)
Non so
Elaborazione programmi e progettazioneinterventiPartecipazione ad attività di addestramento delsistemaRevisione della raccolta e scartoElaborazione atti amministrativi per ilfunzionamento della bibliotecaInserimento nel catalogo dei nuovi acquistiTimbratura ed etichettaturaProcedure invio/rientro materiale da catalogarea centroGestione dei volontari (se presenti)Lettura dei libri acquistatiOrganizzazione e gestione di incontri, letture,spettacoliPartecipazione a gruppi di lavoro per progettisistemiciOrganizzazione e promozione attività congruppi localiCreazione scaffali tematiciAltro (specificare): �����
6) Potrebbe indicare con quale frequenza queste operazioni sono da lei eseguite?
Tutti igiorni
2/3volte la
sett.
2/3volte almese
Unavolta almese
Mai Non so
Ricollocazione a scaffale dei materialiLettura e-mail ed eventuale risposta agli utentiConsigliare agli utenti libriSollecito dei prestiti scadutiRegistrazione arrivo periodiciVerifica funzionamento firewall e linea datiStampa "lista di movimentazione", recupero edinvio PIBGestione bacheche e informazioni di comunitàAggiornamento sito webAcquisto libri e materiale non librarioMonitoraggio dei servizi e delle attivitàordinarieInformazioni riguardanti la biblioteca agliutentiPartecipazione alla commissione tecnicaPartecipazione a momenti di acquisto collettivo
Tutti igiorni
2/3volte la
sett.
2/3volte almese
Unavolta almese
Mai Non so
Elaborazione programmi e progettazioneinterventiPartecipazione ad attività di addestramento delsistemaRevisione della raccolta e scartoElaborazione atti amm. per il funzionamentodella bibliotecaInserimento nel catalogo dei nuovi acquistiTimbratura ed etichettaturaProcedure invio/rientro materiale da catalogarea centroGestione dei volontari (solo se presenti)
Lettura dei libri acquistatiOrganizzazione e gestione di incontri, letture,spettacoliPartecipazione a gruppi di lavoro per progettisistemiciOrganizzazione e promozione attività congruppi localiCreazione scaffali tematiciAltro (specificare): �����
7) Fa parte o ha fatto parte di un gruppo di lavoro? Sì No (passare alla domanda 12)
8) Qual è/era l'oggetto del gruppo di lavoro? Quale il suo scopo? (nel caso in cui al momento
non si partecipi a nessun gruppo, indicare il più recente)
�����
9) Quanti sono/erano i partecipanti?�����
10) Vorremmo ora sapere quali sono le forme di comunicazioni utilizzate all’interno delgruppo di lavoro. Per ognuna delle proposte indichi se viene utilizzata o meno e, in caso di
risposta affermativa, segnali la frequenza.
UsatoNon
Usato
Più diuna
volta algiorno
Unavolta algiorno
2/3volte
alla sett.
Unavolta
alla sett.
2/3volte almese
Una voltaal mese
Incontri faccia a facciaTelefonoSkype o similiMailAltro: �����
11) Ritiene che la partecipazione ad un gruppo di lavoro aiuti nella costruzione di rapportiinterpersonali? Motivare la risposta
�����
12) Vorremmo ora sapere quali sono le forme di comunicazioni utilizzate per comunicarecon i vostri colleghi di altre biblioteche. Per ognuna delle proposte indichi se viene utilizzata o
meno e, in caso di risposta affermativa, segnali la frequenza.
UsatoNon
Usato
Più diuna
volta algiorno
Unavolta algiorno
2/3volte
alla sett.
Unavolta
alla sett.
2/3volte almese
Una voltaal mese
Incontri faccia a facciaTelefonoSkype o similiMailAltro: �����
13) Nella sua esperienza, ritiene che il fatto di comunicare ed incontrare i suoi colleghi (siaper questioni legate al gruppo di lavoro sia per altro) possa essere occasione per lo sviluppodi una conoscenza interpersonale più approfondita?
Sì No
14) Quale secondo lei il modo migliore per questo tipo di sviluppo? Incontri faccia a faccia Mail Telefono Skype o simili Altro (specificare): �����
15) Che lei sappia, esistono dei momenti di aggregazione tra i bibliotecari, proposti dalSBV, che non siano sottoposti ad un vincolo lavorativo (es. cene natalizie o simili)?
Sì No Non so
16) Che lei sappia, esistono momenti di aggregazione tra i bibliotecari di tutto il Sistemaproposti in maniera spontanea dagli stessi?
Sì No Non so
17) Che lei sappia, esistono momenti di aggregazione tra i bibliotecari della sua bibliotecaproposti in maniera spontanea voi stessi? (solo per biblioteche con più operatori)
Sì No Non so
18) Ritiene che le relazioni con gli altri bibliotecari del Sistema siano sufficientemente fortinonostante la distanza fisica delle strutture? Motivare la risposta
�����
19) Quali potrebbero essere delle proposte per migliorare i rapporti con i suoi colleghi?�����
APPENDICE: IL COMMENTO DEI RESPONSABILI
In data 23 ottobre 2009 siamo stati invitati ad una presentazione del nostro lavoro alla
Coordinatrice del Sistema Bibliotecario ed al Direttore della biblioteca di Vimercate.
In questa sede la discussione è stata in buona parte assorbita dal questionario da noi redatto e
distribuito ai bibliotecari dell'organizzazione presa in considerazione.
A questo proposito ci sono state offerte alcune interpretazioni di dati dei dati mostrati.
In primo luogo è stata ritenuta troppo generica l'indicazione “lettura dei libri acquistati” presente
nelle domande 5 e 6: una lettura di tutti i volumi sarebbe impossibile. Secondo l'opinione dei due
rappresentanti, la voce dell'elenco potrebbe essere stata interpretata come la sola visione
dell'abstract, andando così a “gonfiare” i dati delle prime due colonne della tabella 1.
Altra spiegazione è stata data per la voce “partecipazione a momenti di acquisto collettivo”:
questa procedura non esiste più a livello sistemico ma è invece attiva per alcuni gruppi di lavoro
(in particolare quello incentrato sui fumetti e sugli adolescenti). In questi team vengono elaborate
delle proposte per certe categorie di utenti o su determinati generi letterari, vengono proposti dei
titoli e, coloro che si vogliono dotare di tali opere possono farlo; non si tratta però di un acquisto
coordinato, sebbene possa essere inserito nella sezione “eseguito” della domanda 5. È stata
inoltre sottolineata la possibilità di rifornirsi online tramite il sito www.leggere.it, il quale tiene
“memoria” degli acquisti fatti dalle singole biblioteche del Sistema; in questo modo è possibile
conoscere quali e quanti libri saranno catalogati e scegliere in conseguenza; questa situazione
potrebbe essere stata interpreta come acquisto collettivo.
Infine, ci è stata fornita una spiegazione riguardante il non incentivo di rapporti personali da
parte del Sistema (domanda 15). Negli anni precedenti sono sempre state progettate uscite extra-
lavorative nelle quali la partecipazione è sempre stata elevata (in particolare per i viaggi-studio).
Il contesto interno al Sistema è però mutato negli ultimi due anni: sono cresciuti gli impegni
lavorativi, ci si è concentrati su alcuni progetti lunghi e complessi e, non da ultimo, le persone
stesse hanno un veloce turn over a causa di contratti a tempo determinato.
In questa situazione di insicurezza sull'identità dei colleghi e con un alto carico di lavoro è
difficile mettere in campo energie per l'organizzazione di tali eventi, portando perciò a delle
risposte di carattere negativo nel nostro questionario.
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