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Segretariato generale - Servizio II “Programmazione strategica nazionale e comunitaria”

RELAZIONE SUL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PROGRAMMA OPERATIVO NAZIONALE

“CULTURA E SVILUPPO” FESR 2014-2020

(CCI: 2014IT16RFOP001)

Decisione C(2015) 925 del 12 febbraio 2015

Regolamento (UE) n.1303/2013, art. 124

Regolamento di esecuzione(UE) n.1011/2014, Allegato III

3 Ottobre 2019 – Versione 1.4

Versione Data Principali modifiche

Vs. 1.0 09.12.2016 Primo rilascio

Vs. 1.1 31.03.2017 Adempimenti previsti dal Piano di Azione - Paragrafi: 2.2.3.9; 2.2.3.14; 2.4.1; 3.1.2; 3.2.1; 3.2.2.1; 3.2.2.3

Vs. 1.2 15.09.2017 Paragrafi: 1.3; 2.2.1; 2.2.3.6. Inserimento del paragrafo 2.2.3bis

Vs. 1.3 16.04.2018 Paragrafo 2.2.3.4bis – All.1 Manuele utente SGP –Febbraio 2018 – Autorità di Certificazione par. 3.1.1 – 3.2.1 – 3.2.2.1- 3.2.2.3

Vers1.4 03.10.2019 Paragrafo 1.3 - 2.1.2 –2.2.1 2.2.3.4 – 2.2.3.4 bis- 2.2.3.6- 2.2.3.7—2.4.2 – 3 - 3.1.2 - 3.2.1 – 3.2.2.1 – 3.2.2.3 - 4.1- APPENDICE TAB 1 e TAB 3 Modifiche All.1 - All. 2 - All.3 – All. 4

INDICE

INTRODUZIONE ............................................................................................................................................. 1

1. DATI GENERALI ......................................................................................................................................... 2

1.1. INFORMAZIONI ....................................................................................................................................... 2

1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL: 3 OTTOBRE 2019 ............................................... 2

1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA .......................................................................................................................... 2

1.3.1. Autorità di Gestione ........................................................................................................................ 5

1.3.2. Autorità di certificazione ................................................................................................................. 5

1.3.3 Organismi Intermedi ........................................................................................................................ 6

1.3.4 Articolo 123 paragrafo 5, del Regolamento (UE) n. 1303/2013: principio della separazione delle

funzioni tra l’Autorità di Audit e le Autorità di Gestione/Certificazione ............................................... 6

2. AUTORITÀ DI GESTIONE ........................................................................................................................... 7

2.1 AUTORITÀ DI GESTIONE E SUE FUNZIONI PRINCIPALI ..................................................................................... 7

2.1.1. Status dell’Autorità di Gestione e organismo di cui l’Autorità fa parte ...................................... 7

2.1.2. Funzioni e compiti svolti direttamente dall'Autorità di Gestione ............................................... 7

2.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’Autorità di Gestione ........................................................... 9

2.1.4 Descrizione delle procedure volte a garantire misure antifrode efficaci e proporzionate tenendo

conto dei rischi individuati, anche con riferimento alla valutazione del rischio effettuata .................. 9

2.2 ORGANIZZAZIONE E PROCEDURE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE ...................................................................... 14

2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità ............................................... 14

2.2.2. Quadro per assicurare che si effettui un'appropriata gestione dei rischi, ove necessario, e, in

particolare, in caso di modifiche significative del sistema di gestione e di controllo. ........................ 28

2.2.3 Descrizione delle procedure ....................................................................................................... 30

2.2.3.1 Procedure per assistere il Comitato di Sorveglianza .......................................................... 30

2.2.3.2 Procedure per un sistema di raccolta, registrazione e conservazione in formato elettronico

dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione

finanziaria, la verifica, l’audit .......................................................................................................... 32

2.2.3.3 Procedure di vigilanza delle funzioni formalmente delegate dall’Autorità di Gestione a

norma dell’art.123, paragrafi 6 e 7, del Regolamento (UE) n.1303/2013 ...................................... 33

2.2.3.4 Procedure di valutazione, selezione e approvazione delle operazioni che ne garantiscano

anche la conformità, per tutto il periodo di attuazione, alle norme applicabili (articolo 125,

paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013), ivi compresi istruzioni e orientamenti che

garantiscano il contributo delle operazioni, conformemente all'art. 125, paragrafo 3, lettera a),

punto i), del regolamento (UE) n. 1303/2013, alla realizzazione degli obiettivi e dei risultati

specifici delle pertinenti priorità, e procedure volte a garantire la non selezione di operazioni

materialmente completate o pienamente realizzate prima della presentazione della domanda di

finanziamento da parte del Beneficiario ........................................................................................ 33

2.2.3.4bis Procedure di valutazione, selezione e approvazione delle operazioni che ne

garantiscano anche la conformità, per tutto il periodo di attuazione, alle norme applicabili

(articolo 65 e articolo 125, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013) ............................. 39

2.2.3.5 Procedure per garantire che il Beneficiario disponga di un documento contenente le

condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione, comprese le procedure per garantire che

i beneficiari mantengano un sistema di contabilità separata, per la verifica delle operazioni a costo

reale, o una codificazione contabile adeguata per tutte le operazioni relative a un’operazione. 40

2.2.3.6 Procedure per la verifica delle operazioni (art. 125, comma 4 lettera a) del Regolamento

UE n.1303/2013 .............................................................................................................................. 41

2.2.3.7 Procedure di ricevimento, verifica e trattamento delle domande di rimborso dei beneficiari

e delle procedure di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti a favore dei

beneficiari ....................................................................................................................................... 47

2.2.3.8 Individuazione delle autorità o degli organismi responsabili di ogni fase del trattamento

delle domande di rimborso, compreso un diagramma indicante tutti gli organismi coinvolti. ..... 50

2.2.3.9 Descrizione di come l’Autorità di Gestione trasmette le informazioni all’Autorità di

Certificazione, comprese le informazioni in merito alle carenze e/o irregolarità rilevate e al seguito

ad esse nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli ad opera degli organismi

nazionali o dell’Unione. .................................................................................................................. 53

2.2.3.10 Descrizione di come l’Autorità di Gestione trasmette le informazioni all’Autorità di Audit,

comprese le informazioni in merito alle carenze e/o alle irregolarità rilevate e al seguito ad esse

dato nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli effettuati dagli organismi

nazionali o dall’Unione. .................................................................................................................. 55

2.2.3.11 Riferimento alle norme nazionali in materia di ammissibilità delle spese stabilite dallo

Stato membro e applicabili al programma operativo .................................................................... 56

2.2.3.12 Procedure per elaborare e presentare alla Commissione le relazioni di attuazione annuali

e finali (art.125, paragrafo 2, lettera b), del Reg (UE) n.1303/2013), comprese le procedure per la

raccolta e la comunicazione di dati affidabili sugli indicatori di performance (art.125, paragrafo 2,

lettera a), del Reg (UE) n.1303/2013) ............................................................................................. 56

2.2.3.13 Procedure per preparare la dichiarazione di affidabilità di gestione (art.125, paragrafo 4,

lettera e) del Regolamento (UE) n.1303/2013) .............................................................................. 57

2.2.3.14 Procedure per preparare il riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e

dei controlli effettuati, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze

individuati nei sistemi, come anche le azioni correttive avviate o in programma (art.125, paragrafo

4, lettera e) del Reg (UE) n.1303/2013) .......................................................................................... 58

2.2.3.15 Procedure per comunicare dette procedure al personale, come anche indicazione della

formazione organizzata/prevista ed eventuali orientamenti emanati. ......................................... 61

2.2.3.16 Descrizione, se del caso, delle procedure dell’Autorità di Gestione relativa alla portata,

alle norme e alle procedure che attengono alle efficaci modalità di esame dei reclami concernenti

i fondi SIE definite dagli stati membri (riferimento al documento o alla legislazione nazionale con

cui lo Stato membro ha definito tali efficaci modalità) nel quadro dell’art.74, del Reg (UE)

n.1303/2013 ................................................................................................................................... 62

2.3. PISTA DI CONTROLLO ............................................................................................................................. 62

2.3.1 Procedure per garantire una pista di controllo e un sistema di archiviazione adeguati, anche per

quanto riguarda la sicurezza dei dati, tenuto conto dell’art.125, paragrafo 3, del Reg (UE)

n.1303/2013. ....................................................................................................................................... 62

2.3.2 Istruzioni circa la tenuta dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari/degli Organismi

Intermedi/dell’Autorità di Gestione .................................................................................................... 64

2.3.2.1 Indicazione dei termini di conservazione dei documenti ................................................... 64

2.3.2.2 Formato in cui devono essere conservati i documenti ...................................................... 65

2.4. IRREGOLARITÀ E RECUPERI ...................................................................................................................... 65

2.4.1 Descrizione della procedura (di cui il personale dell’Autorità di Gestione e degli Organismi

Intermedi dovrebbe ricevere per iscritto) di segnalazione e rettifica delle irregolarità (frodi comprese)

e del relativo seguito ad esse dato, e della procedura di registrazione degli importi ritirati e

recuperati, degli importi da recuperare, degli importi irrecuperabili e degli importi relativi a

operazioni sospese in virtù di un procedimento giudiziario o di un ricorso amministrativo con effetto

sospensivo. .......................................................................................................................................... 65

2.4.2 Descrizione delle procedure (compreso un diagramma che evidenzi i rapporti gerarchici) che

assicura il rispetto dell’obbligo di informare la Commissione in merito alle irregolarità a norma

dell’art.122, paragrafo 2, del Reg. (UE) n.1303/2013 ......................................................................... 67

3. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ............................................................................................................... 71

3.1. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E SUE FUNZIONI PRINCIPALI .......................................................................... 71

3.1.1. Status dell'Autorità di certificazione a svolgere le proprie funzioni....................................... 71

3.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'Autorità di certificazione ............................................. 71

3.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'Autorità di certificazione .............................................. 75

3.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ................................................................................ 75

3.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità ............................................. 75

3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di certificazione .......................... 80

3.2.2.1. Procedure relative alla preparazione e presentazione delle domande di pagamento alla

Commissione .................................................................................................................................. 81

3.2.2.2 Descrizione del sistema contabile utilizzato come base per la certificazione alla

Commissione delle spese (articolo 126, lettera d), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 ........... 86

3.2.2.3 Descrizione delle procedure in essere per la redazione dei conti di cui all'articolo 126,

lettera b), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 e art. 63, paragrafo 5, lettera a) Reg (UE)

1046/2018 ...................................................................................................................................... 87

3.2.2.4 Descrizione, se del caso, delle procedure dell'autorità di certificazione relative alla

portata, alle norme e alle procedure che attengono alle efficaci modalità di esame dei reclami

concernenti i fondi SIE e definite dagli stati membri nel quadro dell'articolo 74, paragrafo 3, del

Regolamento (UE) n. 1303/2013 ................................................................................................... 91

3.3 RECUPERI ............................................................................................................................................ 91

3.3.1. Descrizione del sistema volto a garantire la rapidità del recupero dell'assistenza finanziaria

pubblica, compresa quella dell'Unione.............................................................................................. 93

3.3.2. Procedure per garantire un'adeguata pista di controllo mediante la conservazione in formato

elettronico dei dati contabili, ivi compresi quelli relativi agli importi recuperati, agli importi da

recuperare, agli importi ritirati da una domanda di pagamento, agli importi irrecuperabili e agli

importi relativi a operazioni sospese in virtù di un procedimento giudiziario o di un ricorso

amministrativo con effetto sospensivo; tutto ciò per ciascuna operazione, compresi i recuperi

derivanti dall'applicazione dell'art. 71 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 sulla stabilità delle

operazioni ........................................................................................................................................... 93

3.3.3. Modalità per detrarre gli importi recuperati o gli importi che devono essere ritirati dalle

spese da dichiarare ............................................................................................................................. 93

4. SISTEMA INFORMATICO ......................................................................................................................... 96

4.1 RACCOLTA, REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE INFORMATIZZATA DEI DATI RELATIVI A CIASCUNA OPERAZIONE,

COMPRESI SE DEL CASO I DATI SUI SINGOLI PARTECIPANTI E UNA RIPARTIZIONE PER SESSO DEI DATI SUGLI INDICATORI

(OVE CIÒ SIA PRESCRITTO), AI FINI DELLA SORVEGLIANZA, DELLA VALUTAZIONE, DELLA GESTIONE FINANZIARIA, DELLA

VERIFICA E DELL’AUDIT, COME PREVISTO DALL’ART.125, PARAGRAFO 2, LETTERA D), DEL REGOLAMENTO UE

N.1303/2013 E DALL’ART.24 DEL REGOLAMENTO DELEGATO N.480/2014 DELLA COMMISSIONE ....................... 96

4.1.2 Garantire che i dati di cui al punto precedente siano raccolti, inseriti e conservati nel

sistema .............................................................................................................................................. 101

4.1.3 Garantire l’esistenza di un sistema che registra e conserva in formato elettronico i dati contabili

di ciascuna operazione, e supporta tutti i dati necessari per la preparazione della domanda di

pagamento e dei conti, compresi i dati degli importi da recuperare, recuperati, irrecuperabili e ritirati

a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di una operazione o di un

programma operativo, secondo quanto stabilito dall’art.126, lettera d), e dall’art.137, lettera b), del

Regolamento (UE) n.1303/2013 ........................................................................................................ 101

4.1.4 Mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione e del

corrispondente contributo pubblico versato ai beneficiari, secondo quanto stabilito dall’art.126,

lettera g) del Regolamento (UE) 1303/2013 ..................................................................................... 101

4.1.5 Tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della

soppressione totale o parziale del contributo a un’operazione, secondo quanto stabilito dall’art.126,

lettera h), del Regolamento (UE) 1303/2013 .................................................................................... 102

4.1.6 Mantenere registrazioni degli importi relativi alle operazioni sospese in virtù di un

procedimento giudiziario o di un ricorso amministrativo con effetto sospensivo. .......................... 102

4.1.7 Precisare se i sistemi sono operativi e sono in grado di registrare in maniera affidabile i dati di

cui sopra. ........................................................................................................................................... 102

4.2 DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE VOLTE A VERIFICARE CHE SIA GARANTITA LA SICUREZZA DEI SISTEMI

INFORMATICI ......................................................................................................................................... 102

4.3 DESCRIZIONE DELLA SITUAZIONE ATTUALE PER QUANTO CONCERNE L’ATTUAZIONE DEGLI OBBLIGHI DI CUI

ALL’ARTICOLO 122, PARAGRAFO 3, DEL REGOLAMENTO (UE) 1303/2013 ..................................................... 103

APPENDICE - QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO ............................................................................. 105

ALLEGATI ................................................................................................................................................... 111

Allegato 1 – Manuale utente SGP ......................................................................................................... 111

Allegato 2 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione .......................................................... 111

Allegato 3 - Manuale delle verifiche di gestione ................................................................................... 111

Allegato 4 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione. .................................................. 111

1

INTRODUZIONE

Il presente documento illustra il Sistema di Gestione e Controllo relativo al Programma Operativo Nazionale “Cultura e Sviluppo”, Obiettivo Investimenti in favore della crescita e dell’occupazione, conformemente a quanto previsto dagli artt. 123, 124, 125 e 126 del Regolamento (UE) n. 1303 del 17 dicembre 2013 e dall’art. 3 del Regolamento di esecuzione (UE) n. 1011/2014.

L’elaborazione del documento ha tenuto conto delle previsioni contenute nell’allegato II dell’Accordo di Partenariato 2014-2020 Italia(di seguito AdP), nell’allegato XIII del Regolamento (UE) n. 1303 del 17 dicembre 2013 e nell’allegato III del Regolamento di esecuzione (UE) n. 1011/2014 nonché degli orientamenti forniti dalla Commissione europea attraverso guide operative e linee guida sulla procedura di designazione e su aspetti connessi a specifiche funzioni e procedure delle Autorità, quali misure antifrode, verifiche di gestione, preparazione, esame e accettazione dei conti, recuperi, audit etc. e delle disposizioni emanate a livello nazionale contenute nella nota MEF-RGS prot. 56513 del 3/7/2014 recante elementi a cui prestare attenzione per la designazione e il buon funzionamento delle Autorità di gestione e di audit dei Programmi UE 2014-2020.

Il documento è corredato dai seguenti Manuali che compongono il sistema delle procedure per la gestione, l'attuazione e il controllo del Programma:

Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione;

Manuale delle verifiche di gestione;

Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione.

Sulla base di quanto richiesto in più punti dai Regolamenti comunitari si rappresentano in forma di Manuali delle procedure, i ruoli e le funzioni per la gestione ed il controllo del Programma in capo all’Autorità di Gestione (AdG) e all’Autorità di Certificazione (AdC), esprimendo in forma scritta norme, pratiche e procedure – articolate per processi omogenei che riguardano più soggetti - le quali regolano insiemi molto vasti di attività relativi all’intero sistema di gestione e controllo del Programma.

I Manuali rappresentano degli strumenti integrativi della Relazione del Sistema di Gestione e Controllo, in quanto illustrano nel dettaglio le procedure amministrative, tecniche e finanziarie poste in essere dalle singole Autorità per assicurare massima esecutività ed efficacia al PON. Infine, l’intero sistema descritto nei punti precedenti è formalizzato nelle piste di controllo di cui all’Allegato III del Reg. 1011/2014, par. 2.3 nonché alle disposizioni di cui all’art. 25 del Regolamento Delegato (UE) 480/2014 della Commissione.

Il presente documento si articola in quattro capitoli: il primo è dedicato alle informazioni di carattere generale, anche di tipo anagrafico, riguardanti il Programma Operativo, le strutture interessate dalla sua attuazione e la data di aggiornamento del documento stesso.

Il capitolo secondo riguarda l’Autorità di Gestione del Programma e, oltre ad illustrare gli adempimenti facenti capo a tale struttura, descrive gli aspetti organizzativi e le principali procedure adottate per l’attuazione, gestione e controllo del PON, nel rispetto del principio di sana gestione finanziaria.

Il terzo capitolo è dedicato all’Autorità di Certificazione e ne descrive le funzioni di competenza, nonché gli aspetti organizzativi e procedurali adottati al fine di assicurare un adeguato processo di certificazione delle spese.

Il quarto capitolo fornisce una visione di insieme dell’articolazione e delle funzionalità del sistema informatico impiegato per la gestione del Programma, individuato, in continuità con la programmazione 2007-2013, nel Sistema Gestione Progetti (SGP). Le funzionalità e le procedure operative per l’utilizzo dell’applicativo SGP sono contenute in apposito Manuale utente (Allegato 1).

Infine alla Relazione è allegata una specifica Appendice recante il quadro normativo di riferimento, dove sono riportate le principali norme di riferimento comunitarie per la programmazione 2014-2020, nonché quelle di carattere nazionale sia a livello generale che settoriale.

2

1. DATI GENERALI

1.1. INFORMAZIONI

- Stato membro: ITALIA – MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI E PER IL TURISMO (in breve MIBACT)

- Titolo del programma: Programma Operativo Nazionale “Cultura e Sviluppo”, Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR) 2014-2020.

- Numero: CCI 2014IT16RFOP001. - Punto di contatto principale: SEGRETARIATO GENERALE – Servizio II

Via del Collegio romano, 27 - 00186 Roma; e-mail: [email protected]; pec: [email protected]

1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL: 3 OTTOBRE 2019

Le informazioni riportate nel presente documento descrivono la situazione del Sistema di Gestione e Controllo del Programma (di seguito anche Sigeco) al mese di ottobre 2019.

L’Autorità di Gestione si riserva la facoltà di apportare, nel corso del periodo di programmazione, eventuali modifiche ed integrazioni, anche di carattere organizzativo e gestionale, che riterrà opportune.

Ai fini di tracciare le revisioni si userà una tabella delle revisioni come sotto riportata ove verranno registrate le versioni del presente documento con evidenza delle principali modifiche apportate rispetto alla precedente versione.

Versione Data Principali modifiche

Vs. 1.0 09.12.2016 Primo rilascio

Vs 1.1 31.03.2017 Adempimenti previsti dal Piano di Azione - Paragrafi: 2.2.3.9; 2.2.3.14; 2.4.1; 3.1.2; 3.2.1; 3.2.2.1; 3.2.2.3.

Vs 1.2 15.09.2017 Paragrafi: 1.3; 2.2.1; 2.2.3.6. Inserimento del paragrafo 2.2.3bis

Vs. 1.3 16.04.2018 Paragrafo 2.2.3.4bis – All.1 Manuele utente SGP –Febbraio 2018 – Autorità di Certificazione par. 3.1.1 – 3.2.1 – 3.2.2.1- 3.2.2.3

Vs 1.4 03.10.2019 Paragrafo 1.3 - 2.1.2 –2.2.1- 2.2.3.4 – 2.2.3.4 bis- 2.2.3.6- 2.2.3.7—2.4.2 – 3 - 3.1.2 - 3.2.1 – 3.2.2.1 – 3.2.2.3 - 4.1- APPENDICE TAB 1 e TAB 3 Modifiche All.1 - All. 2 - All.3 – All. 4

1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA

L’assetto organizzativo del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo (di seguito anche MiBACT – denominazione assunta ai sensi del D.l. 21.09.2019, n. 104 è stato di recente interessato da una complessiva e articolata riforma che ha introdotto una serie di modifiche ed innovazioni in seno alle proprie strutture. L’organizzazione del MiBACT è, infatti, definita in base alle seguenti disposizioni normative:

- decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368, recante “Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali" e successive modificazioni;

- decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri della Repubblica 29 agosto 2014, n. 171, recante “Regolamento di organizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, degli uffici della diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance, a norma dell'articolo 16, comma 4, del decreto legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89”;

- decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo del 27 novembre 2014, recante “Articolazione degli uffici dirigenziali di livello non generale del Ministero”;

mailto:[email protected]



3

- decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo 23 gennaio 2016 di modifica del DM 23 dicembre 2014, recante “Organizzazione e funzionamento dei musei statali”;

- decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo 23 gennaio 2016, recante “Riorganizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi dell’articolo 1, comma 327, della legge 28 dicembre 2015, n. 208”;

- decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo 9 aprile 2016, recante “Disposizioni in materia di aree e parchi archeologici e istituti e luoghi della cultura di rilevante interesse nazionale ai sensi dell'art. 6 del decreto ministeriale 23 gennaio 2016”;

- decreto legge 12 luglio 2018, n. 86, recante “Disposizioni urgenti in materia di riordino delle attribuzioni dei Ministeri dei beni e delle attività culturali e del turismo, delle politiche agricole alimentari e forestali e dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare, nonché in materia di famiglia e disabilità”;

- decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 19 giugno 2019, n. 76 “Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance”;

- decreto legge 21 settembre 2019, n. 104, “Disposizioni urgenti per il trasferimento di funzioni e per la riorganizzazione dei Ministeri per i beni e le attività culturali, delle politiche agricole alimentari, forestali e del turismo, dello sviluppo economico, degli affari esteri e della cooperazione internazionale, delle infrastrutture e dei trasporti e dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare, nonché per la rimodulazione degli stanziamenti per la revisione dei ruoli e delle carriere e per i compensi per lavoro straordinario delle Forze di polizia e delle Forze armate e per la continuità delle funzioni dell'Autorità per le garanzie nelle comunicazioni”.

In primo luogo va evidenziato che a fronte di una consapevolezza oramai consolidata da parte dell’Amministrazione circa responsabilità e ruoli legati alla programmazione e gestione dei fondi comunitari, la riforma appena conclusa ha previsto la creazione di una specifica area di competenza, attestata nel Segretariato generale, dedicata alle attività collegate alla programmazione dei fondi comunitari ed alle funzioni proprie dell’Autorità di Gestione dei Programmi operativi.

In ottemperanza a quanto disposto all’art. 123 del Reg. (CE) 1303/2013 riguardo alla designazione delle Autorità per ciascun Programma Operativo ed alla conseguente ripartizione delle funzioni all'interno di ciascuna Autorità, sono state identificate l’Autorità di Gestione (AdG), l’Autorità di Certificazione (AdC) e l’Autorità di Audit (AdA).

Le funzioni di AdG e di AdC del PON sono state individuate in strutture del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, in coerenza con le competenze dei singoli Uffici e nel rispetto del principio di separazione delle funzioni. In particolare con atto di nomina a firma del Ministro del 24 dicembre 2015 (nota UDCM 31873 del 29/12/2015) è stato individuato il Dirigente del Servizio II “Programmazione strategica nazionale e comunitaria” del Segretariato Generale quale Autorità di Gestione del PON (FESR) 2014-2020 Cultura e Sviluppo, che garantisce la realizzazione delle funzioni proprie nonché il rispetto degli adempimenti previsti da parte della medesima Autorità dall’art. 125 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 e dei relativi atti delegati e di esecuzione, come nel dettaglio riportato al successivo paragrafo 2.2, in stretta collaborazione con le altre strutture responsabili dell’attuazione del Programma (Autorità di certificazione e Autorità di audit) e delle singole operazioni (Beneficiari), nonché coordinandosi con le autorità competenti nazionali (Agenzia per la Coesione Territoriale, RGS-IGRUE) e comunitarie (DG-REGIO).

Al Servizio II del Segretariato generale sono attribuite (D.M. 27 novembre 2014) le competenze in materia di coordinamento dei programmi e dei progetti di rilevanza strategica per il settore culturale di interesse nazionale e comunitario fondati sulla valorizzazione del patrimonio culturale nazionale e dei contesti territoriali di riferimento (aree di attrazione culturale), anche all’interno di logiche intersettoriali in grado di aggregare i diversi attori, sia istituzionali sia riferiti ai sistemi economico-sociali.

Il PON Cultura e Sviluppo indica, al paragrafo 7.1, quale Autorità di certificazione la Direzione generale organizzazione, affari generali, bilancio, innovazione e personale del MiBACT e quale Autorità di Audit, l’Unità di verifica degli investimenti pubblici (UVER) del Dipartimento per lo sviluppo e la coesione economica (ora NUVEC, vedasi infra).

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In esito all’emanazione del DPCM 29 agosto 2014, n. 171 è stata soppressa Direzione generale organizzazione, affari generali, bilancio, innovazione e personale ed istituita la Direzione generale Bilancio (confermata anche con il d.p.c.m. n. 76/2019) con competenze relative al bilancio, alla programmazione e al controllo di gestione del MiBACT per le risorse finanziarie nazionali, al cui Direttore generale, con atto di nomina a firma del Ministro del 24 dicembre (nota UDCM 31872 del 29/12/2015), sono state, pertanto, affidate le funzioni di Autorità di certificazione del PO, in coerenza con le funzioni conferite a tale Direzione che sono esercitate in modo autonomo, indipendente e in via esclusiva.

Con riferimento all’Autorità di Audit si evidenzia quanto segue. L’art. 10 del Decreto Legge n. 101/2013 convertito dalla Legge 30 ottobre 2013, n. 125 ha istituito l’Agenzia per la Coesione Territoriale (di seguito anche ACT) e in particolare, il comma 9 del medesimo articolo, ha disposto che con Decreto del Presidente del Consiglio si provvedesse alla riorganizzazione del Nucleo tecnico di valutazione e verifica degli investimenti pubblici in cui era inserito l’UVER. Su tale base, con DPCM del 19 novembre 2014, è stato istituito presso l’ACT, in posizione di staff al Direttore Generale, il Nucleo di verifica e controllo (NUVEC) con funzioni analoghe in materia di audit comunitario a quelle svolte in precedenza dall’Unità di verifica degli investimenti pubblici (UVER) e, nello specifico, per l'esercizio delle funzioni di audit ai sensi dei regolamenti comunitari e delle norme nazionali in materia di risorse aggiuntive (art. 5). Alla luce di tali disposizioni e del Regolamento del NUVEC, adottato il 2 aprile 2015, che ne disciplina i settori di attività e l’organizzazione interna, il MiBACT, in qualità di Amministrazione titolare del PON, ha proceduto a riformulare al Ministero dell’Economie e Finanze, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE (di seguito anche MEF-RGS-IGRUE) la proposta di designazione del NUVEC– Settore Autorità di Audit e Verifiche, quale Autorità di Audit.

L’Autorità di Audit - NUVEC è stata designata in esito al parere di conformità senza riserve formulato dal Ministero dell’Economia e Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE (nota prot. 53264 del 20 giugno 2016), che svolge il ruolo di Organismo di coordinamento nazionale delle AdA, e comunicato al MiBACT in data 25 luglio 2016, nota prot. 62547.

Con riferimento alle condizioni di reciproca indipendenza e autonomia delle autorità del Programma, si evidenzia che l’AdG - Segretariato Generale, Servizio II e l’AdC - Direzione generale Bilancio sono inquadrate in differenti strutture complesse dell’Amministrazione centrale e le funzioni ad esse conferite sono esercitate in modo autonomo, indipendente e in via esclusiva.

In particolare l’AdG, come richiesto dall’AdP (Allegato II – Elementi salienti della proposta di SIGECO), è collocata in posizione di diretto riporto ai vertici di riferimento dell’Amministrazione, in modo da assicurare uno stretto coordinamento con i centri decisionali apicali; essa è attestata presso il Segretariato generale che, ai sensi DPCM del 29 agosto 2014, n. 171, nell’ambito della struttura ministeriale, “assicura il coordinamento e l'unità dell'azione amministrativa, elabora le direttive, gli indirizzi e le strategie concernenti l'attività complessiva del Ministero ed è responsabile direttamente nei confronti del Ministro dell'attività di coordinamento e della puntuale realizzazione degli indirizzi impartiti dal Ministro”.

L’AdC – DG Bilancio è posta in altra Direzione generale centrale del MiBACT rispetto all’AdG, garantendo così l’espletamento delle rispettive funzioni in condizioni di separazione ed indipendenza operativa e funzionale.

Entrambe le suindicate Autorità del Programma sono inoltre in posizione di indipendenza rispetto all’AdA - NUVEC, che essendo collocata presso un’altra Amministrazione ne assicura altresì la condizione di separazione gerarchico–funzionale dai centri di gestione (AdG) e di certificazione (AdC).

Di seguito si riporta il sistema di governance della programmazione comunitaria 2014-2020, ove si inquadra anche il PON Cultura e Sviluppo con l’indicazione delle strutture coinvolte nel sistema di gestione e controllo e le relazioni con le altre Autorità ed organismi comunitari e nazionali competenti (Fig. 1).

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Figura 1 - Diagramma delle strutture coinvolte nel sistema di gestione e controllo della programmazione 2014-2020

1.3.1. Autorità di Gestione

L’Autorità di Gestione ha la primaria responsabilità della buona esecuzione delle azioni previste dal Programma Operativo e del raggiungimento dei relativi risultati attraverso la messa in opera di tutte le misure necessarie e idonee ad assicurare il corretto utilizzo delle risorse finanziarie ed il puntuale rispetto della normativa comunitaria e nazionale applicabile (art. 125 del Reg. UE n. 1303/2013).

Questa funzione, nel dettaglio esplicitata ai successivi paragrafi 2.1.1 e 2.1.2, è di competenza del dirigente pro-tempore della struttura del Servizio II del Segretario generale come di seguito indicata:

Autorità Denominazione

dell’Autorità Referente Indirizzo e punto di contatto

Autorità di Gestione del Programma Operativo Nazionale Cultura e Sviluppo FESR 2014-2020

Segretariato generale – Servizio II

Dirigente

Arch. Dora Di Francesco

Via del Collegio Romano, 27

00186 – Roma

Telefono: +39 06 67232060

Posta elettronica:

[email protected]

1.3.2. Autorità di certificazione

L’Autorità di Certificazione ha la primaria responsabilità di redigere e presentare alla Commissione europea (art. 126 del Regolamento (UE) 1303/2013): le dichiarazioni periodiche di spesa che devono provenire da sistemi contabili affidabili, essere corredate di documenti giustificativi verificabili e conformi



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alle norme comunitarie e nazionali e possedere i requisiti di accuratezza; la dichiarazione dei conti annuali di cui all'articolo 59, paragrafo 5, lettera a) del Regolamento finanziario.

Queste funzioni, nel dettaglio esplicitate ai successivi paragrafi 3.1.1 e 3.1.2, sono di competenza del dirigente pro-tempore della struttura della Direzione generale Bilancio come di seguito indicata:

Autorità Denominazione

dell’Autorità Referente Indirizzo e punto di contatto

Autorità di certificazione del Programma Operativo Nazionale Cultura e Sviluppo FESR 2014-2020

Direzione generale Bilancio

Dirigente generale

Dr. Paolo D’Angeli

Via del Collegio Romano, 27

00186 –Roma

Telefono: +39 06 67232132

Posta elettronica:

[email protected]

1.3.3 Organismi Intermedi

Il MiBACT non ha individuato Organismi Intermedi nell’ambito del Programma Operativo.

Ai sensi dell’art. 123, paragrafi 6 e 7 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, potrà, ove il caso, designare anche successivamente all’avvio della programmazione uno o più Organismi Intermedi per svolgere una parte o la totalità dei compiti dell’Autorità di Gestione o dell’Autorità di Certificazione, sotto la responsabilità di dette Autorità.

Qualora si rendesse opportuno, in una fase successiva all’avvio del Programma, istituire uno o più Organismi Intermedi saranno definite le modalità di individuazione di tali Organismi Intermedi ed i pertinenti accordi saranno formalmente registrati per iscritto.

Gli Organismi Intermedi saranno sottoposti al parere di conformità dell’Autorità di Audit per la verifica della sussistenza dei necessari requisiti di adeguatezza strutturale e procedurale per lo svolgimento dei relativi compiti conformemente a quanto indicato nell’Allegato II all’Accordo di Partenariato (Elementi salienti della proposta di Si.Ge.Co. 2014-2020).

1.3.4 Articolo 123 paragrafo 5, del Regolamento (UE) n. 1303/2013: principio della separazione delle funzioni tra l’Autorità di Audit e le Autorità di Gestione/Certificazione

Rispetto alle opzioni consentite dal Regolamento n. 1303/2013 (art. 123.3), che prevede anche la possibilità dell’unificazione delle funzioni di AdG e AdC, il MiBACT ha scelto di individuare presso due strutture distinte all’interno dell’Amministrazione titolare del PO le AdG e AdC, rispettivamente nel Segretario Generale - Servizio II e nella Direzione generale Bilancio, come si evince dal diagramma riportato nel paragrafo 1.3 (fig. 1).

Il principio di separazione dell’Autorità di Audit dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità Certificazione, previsto dall’art. 123.5 del Regolamento n. 1303/2013, è rispettato mediante l’appartenenza dell’Autorità di Audit ad altra Amministrazione - Agenzia per la Coesione Territoriale - differente da quella di appartenenza delle altre due Autorità e pertanto strutturalmente, gerarchicamente e funzionalmente indipendente rispetto ai centri di gestione e di certificazione.

Così pure il principio di separazione delle funzioni tra l’Autorità di Gestione e l’Autorità di Certificazione è assicurato mediante l'individuazione di dette Autorità in due differenti strutture organizzative del MiBACT.



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2. AUTORITÀ DI GESTIONE

2.1 AUTORITÀ DI GESTIONE E SUE FUNZIONI PRINCIPALI

2.1.1. Status dell’Autorità di Gestione e organismo di cui l’Autorità fa parte

Come evidenziato nel paragrafo1.3 l’Autorità di Gestione del PON Cultura e Sviluppo è stata individuata nel Dirigente del Servizio II “Programmazione strategica nazionale e comunitaria” del Segretario Generale del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, con atto di nomina del Ministro del 24 dicembre 2015.

L’AdG è in possesso della professionalità adatta al ruolo da svolgere, in base alla normativa comunitaria, nonché di una qualifica dirigenziale adeguata rispetto all’organizzazione dell’Amministrazione di riferimento.

Lo status dell’Autorità di Gestione è quello di Amministrazione Centrale dello Stato, posto che essa trova collocazione all’interno del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo (MiBACT). L’AdG - Servizio II “Programmazione strategica nazionale e comunitaria” è una struttura di livello dirigenziale non generale incardinata nel Segretariato generale, alla quale sono attribuite funzioni di coordinamento della programmazione strategica comunitaria e nazionale.

Le competenze ed attribuzioni del Servizio II, definite nel DM del 27 novembre 2014, attengono, infatti, alle attività collegate alla programmazione dei fondi comunitari diretti e indiretti ed alle funzioni proprie dell’Autorità di Gestione dei programmi operativi, nonché alle attività di programmazione da realizzarsi con fondi aggiuntivi nazionali per la definizione e attuazione di piani e programmi annuali e pluriennali di tutela, riqualificazione, valorizzazione e promozione, anche a fini turistici, del patrimonio culturale. A tal fine il Servizio svolge le funzioni di indirizzo e coordinamento dei processi, delle attività e delle procedure di programmazione, attuazione e gestione di tutte le attività nell’ambito dei suddetti programmi.

2.1.2. Funzioni e compiti svolti direttamente dall'Autorità di Gestione

L’Autorità di Gestione adempie a tutte le funzioni definite dall’art.125 del Regolamento (UE) n.1303/2013 e dai relativi atti delegati e di esecuzione assicurando un’efficace attuazione delle azioni previste dal Programma e il raggiungimento dei relativi risultati, attraverso la messa in opera di tutte le misure necessarie, anche di carattere organizzativo e procedurale, idonee a garantire il corretto utilizzo delle risorse finanziarie ed il puntuale rispetto della normativa comunitaria e nazionale applicabile.

Tale Autorità svolge un ruolo di coordinamento e di direzione del Programma Operativo. L’Autorità di Gestione è, infatti, responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria; inoltre, secondo quanto stabilito dall’art. 125 del Regolamento (UE) 1303/2013, l’AdG svolge i compiti che attengono ai seguenti specifici ambiti:

a) Funzioni di gestione del Programma Operativo:

a) assiste il Comitato di Sorveglianza (CdS) e fornisce a esso le informazioni necessarie allo svolgimento dei suoi compiti, in particolare: i dati relativi agli avanzamenti del Programma nel raggiungimento degli obiettivi, i dati finanziari, i dati relativi agli indicatori ed ai target intermedi;

b) elabora e presenta alla Commissione, previa approvazione del Comitato di sorveglianza, le relazioni di attuazione annuali e finali di cui all'articolo 50del Regolamento (UE) 1303/2013;

c) rende disponibili ai beneficiari e agli eventuali organismi intermedi, informazioni e apposita manualistica per l'esecuzione dei loro compiti e l'attuazione delle operazioni;

d) provvede a istituire un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi i dati su singoli partecipanti alle operazioni, se del caso;

e) garantisce che i dati di cui alla lettera d) siano raccolti, inseriti e memorizzati nel sistema.

b) Selezione delle operazioni:

a) elabora e, previa approvazione da parte del Comitato di sorveglianza, applica procedure e criteri di selezione adeguati che garantiscano il contributo delle operazioni al conseguimento degli

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obiettivi e dei risultati specifici della pertinente priorità, siano non discriminatori e trasparenti, tengano conto dei principi generali (promozione della parità tra uomini e donne e non discriminazione e sviluppo sostenibile) di cui agli artt. 7 e 8 del Regolamento (UE) 1303/2013;

b) garantisce che ciascuna operazione selezionata rientri nell'ambito di applicazione del FESR e sia attribuita a una categoria di operazione prevista nel Programma;

c) provvede affinché siano fornite ai beneficiari informazioni (Circolari e/o bandi, nei disciplinari d’obbligo, e se del caso, nei contratti/convenzioni) circa le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione, compresi i requisiti specifici concernenti i prodotti o servizi da fornire nell'ambito dell'operazione, il piano finanziario e il termine per l'esecuzione;

d) accerta, prima dell'approvazione dell'operazione, che il Beneficiario abbia la capacità amministrativa, finanziaria e operativa per realizzare gli adempimenti necessari all’esecuzione dell’operazione;

e) accerta che le operazioni avviate prima della presentazione della domanda di finanziamento all'Autorità di Gestione, soddisfino comunque le normi applicabili pertinenti per le operazioni;

f) garantisce che le operazioni selezionate per il sostegno dei fondi non includano attività che facevano parte di un'operazione che è stata o dovrebbe essere stata oggetto di una procedura di recupero a norma dell'articolo 71, a seguito della rilocalizzazione di un'attività produttiva al di fuori dell'area interessata dal programma;

g) stabilisce le categorie di operazione cui è attribuita la spesa relativa a una specifica operazione.

c) Gestione finanziaria e controllo del Programma Operativo:

a) verifica che i prodotti e servizi cofinanziati siano stati forniti, che i beneficiari abbiano pagato le spese dichiarate e che queste ultime siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili, alle disposizioni contenute nel Programma operativo e nel bando/contratto ecc. di riferimento. Tali verifiche sono articolate in: verifiche amministrative su tutte le operazioni incluse in ciascuna domanda di pagamento e verifiche in loco delle operazioni su base campionaria, secondo le procedure previste nel Manuale delle verifiche di gestione.

b) garantisce e controlla che i beneficiari mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative ad un’operazione;

c) istituisce misure antifrode efficaci e proporzionate ai rischi individuati;

d) stabilisce procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati secondo quanto disposto all’art. 72, lettera g);

e) predispone la dichiarazione di affidabilità di gestione e la sintesi annuale di cui all’art. 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento finanziario.

Le funzioni di controllo di cui alla lettera a) sono svolte da tre distinti soggetti, da un lato, l’Unità Operativa “Controlli” (U.O. 3) che effettua le attività di controllo per gli interventi a regia dell’Asse I del Programma, collocata all’interno dell’AdG ma funzionalmente indipendente dalle Unità Operative rispettivamente preposte alla programmazione e selezione delle operazioni (U.O. 1) e alla gestione (U.O. 2). I controlli sulle operazioni dell’Asse II saranno effettuati dall’Ufficio competente per la gestione (UCOGE) individuato in Invitalia1, nella struttura Funzione Incentivi e innovazione e nello specifico dall’Unità operativa “controlli di primo livello” interna all’Area Imprenditorialità, individuata dal responsabile di Area con appositi ordini di servizio e le cui risorse sono distinte e separate da quelle assegnate all’istruttoria, valutazione e selezione delle operazioni e per la gestione delle erogazioni.

1 Per l’attuazione dell’Asse II del Programma, dedicato agli incentivi alle imprese della filiera culturale e creativa, l’AdG si avvale di un apposito organismo dedicato alla gestione e alla verifica delle operazioni. Tale organismo è stato individuato nell’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d’Impresa S.p.A. - Invitalia, che opera in qualità di UCOGE – Ufficio competente per la gestione degli incentivi alle imprese. L’art. 3 del DM 11.05.2016, istituivo dei regimi di aiuto nell’ambito del PON, riconosce Invitalia quale “soggetto gestore” con competenza negli adempimenti tecnici e amministrativi riguardanti la ricezione, la valutazione e l’approvazione delle domande, l’adozione dei provvedimenti, la stipula del contratto di finanziamento, l’erogazione, il monitoraggio e il controllo delle agevolazioni.

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Infine i controlli sulle operazioni a titolarità (Asse III del PO) sono effettuati dal Servizio I - Affari generali, innovazione e trasparenza amministrativa della Direzione generale Organizzazione, struttura esterna e autonoma rispetto a quella di gestione del Programma. I compiti e le funzioni svolte da detti uffici sono nel dettaglio definiti nel paragrafo 2.2.1.

Oltre alle funzioni specificamente previste dall’art. 125 e sopra riportate, l’Autorità di Gestione:

a) partecipa all’attuazione dei piani di azione nazionale per il soddisfacimento delle condizionalità ex-ante parzialmente soddisfatte al momento dell’approvazione del PON, aderendo, da un lato, alle azioni che sono gestite come capofila da altre Amministrazioni, in particolare dal Dipartimento per le Politiche Europee e dall'Agenzia per la Coesione territoriale; dall’altra attivando una serie di azioni specifiche e quindi di propria titolarità;

b) attua e monitora le azioni di cui è responsabile nel Piano di Rafforzamento Amministrativo;

c) fissa target di impegno, di avanzamento procedurale e di spesa in relazione al calendario di attuazione dei vari interventi attraverso la stipula di specifici disciplinari d’obbligo con i beneficiari delle operazioni dell’Asse I;

d) coordina i lavori dei Tavoli tecnici regionali istituiti alla stipula degli Accordi Operativi di Attuazione (AOA) con le 5 Regioni interessate dal PON;

e) cura l’eventuale aggiornamento, nella fase di attuazione del PO, degli Accordi Operativi di Attuazione e/o la definizione di eventuali atti integrativi.

f) cura la redazione di linee guida e FAQ per fornire ai beneficiari indicazioni sugli adempimenti cui sono tenuti in materia di monitoraggio e implementazione del SI e, con particolare riferimento agli indicatori di output, circa la rilevanza di una loro adeguata quantificazione e costante implementazione ai fini del Performance Framework.

2.1.3 Funzioni formalmente delegate dall’Autorità di Gestione

Come esposto nel paragrafo 1.3.3, allo stato attuale, il MiBACT non ha individuato Organismi Intermedi nell’ambito del PON Cultura e Sviluppo 2014-2020.

2.1.4 Descrizione delle procedure volte a garantire misure antifrode efficaci e proporzionate tenendo conto dei rischi individuati, anche con riferimento alla valutazione del rischio effettuata

L’Autorità di Gestione del Programma, ai sensi dell’art.125, paragrafo 4, lettera c) del Regolamento UE 1303/2013 ed in sinergia con gli altri attori coinvolti nella gestione e attuazione del Programma, pone in essere efficaci misure antifrode in base al rischio individuato.

Per frode2 si intende qualsiasi azione od omissione intenzionale relativa:

"- all'utilizzo o alla presentazione di dichiarazioni o documenti falsi, inesatti o incompleti cui consegue il percepimento o la ritenzione illecita di fondi provenienti dal bilancio generale delle Comunità europee o dai bilanci gestiti dalle Comunità europee o per conto di esse;

- alla mancata comunicazione di un'informazione in violazione di un obbligo specifico cui consegue lo stesso effetto;

- alla distrazione di tali fondi per fini diversi da quelli per cui essi sono stati inizialmente concessi".

Per sospetta frode 3 ci si riferisce ad “un’irregolarità che a livello nazionale determina l'inizio di un procedimento amministrativo o giudiziario volto a determinare l'esistenza di un comportamento intenzionale, in particolare di una frode”.

2 Ai sensi della Convenzione elaborata in base all’art. K.3 del Trattato sull’Unione Europea relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità Europee – (GU C 316 del 27.11.1995, pag. 49). 3 Ai sensi dell’articolo 1 bis, punto 4, del Regolamento (CE) n. 1681/94.

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Al fine di verificare il livello del rischio frode, l’AdG ha individuato un gruppo di lavoro, composto da personale delle Unità Operative dell’AdG e da personale dell’Autorità di Certificazione, per l’autovalutazione del rischio frode che sarà ripetuta con cadenza annuale e in caso di modifiche rilevanti al sistema di gestione e controllo.

Le attività del gruppo di lavoro per l’autovalutazione del rischio frode saranno condotte tenendo conto delle indicazioni contenute negli orientamenti della Commissione europea sulla “Valutazione dei rischi di frode e misure antifrode efficaci e proporzionate” (EGESIF 14-0021-00 del 16/06/2014), nonché degli strumenti e procedure in essere presso l’Amministrazione per la valutazione dei rischi anche connessi alla prevenzione della corruzione.

Nello specifico, il gruppo di lavoro svolgerà un'analisi sui rischi di frode, valutando la probabilità e l'impatto dei rischi di frode rispetto ai principali processi di gestione del Programma.

Inoltre, l’Autorità di Gestione utilizzerà la banca dati ARACHNE al fine di individuare i progetti potenzialmente esposti a rischio frode, conflitti di interesse e irregolarità. L’utilizzo di Arachne, in particolar modo per gli interventi a valere sull’Asse II del PON, può aumentare l’efficienza nella selezione degli interventi, nell’attuazione dei progetti da parte dei beneficiari, delle verifiche di gestione e della certificazione delle spese da parte dell’AdC, nonché potenziare ulteriormente l’identificazione, la prevenzione e il rilevamento delle frodi.

Le irregolarità e le frodi individuate saranno comunicate alla Commissione Europee secondo quanto previsto dalla circolare della PCM del 12 ottobre 20074.

Per approfondimenti sulle procedure di autovalutazione del rischio frode si rimanda al paragrafo 6.4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

Il MiBACT, inoltre, ai sensi dell’art.1, comma 8, della L.6 novembre 2012, n.190, ha elaborato, in conformità con il Piano Nazionale Anticorruzione (PNA), un Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione (PTPC) che viene aggiornato annualmente entro il 31 gennaio il cui responsabile per l’attuazione è il Segretario Generale del MiBACT che viene supportato nella sue funzioni da una struttura permanente di supporto istituita con Decreto del Segretario Generale del MiBACT del 18 giugno 2013.

Il PTPC è strettamente correlato con tutti gli strumenti di programmazione e con gli altri strumenti per il controllo nonché con il Piano della Performance e la Relazione sulla performance e con il Programma triennale per la trasparenza e l’integrità.

Il PTPC ha come obiettivo quello di ridurre al minimo le carenze dei sistemi di controllo interno che possano far sorgere opportunità di frode.

Le azioni del Piano di Prevenzione della Corruzione muovono dalla preliminare individuazione delle aree con elevato rischio di frode che, limitando in questa sede l’esposizione alle sole ricomprese nella gestione e attuazione del PO, sono le seguenti:

g) Incarichi e consulenze esterne;

h) Gestione di contratti e appalti;

i) Acquisti di beni, servizi e forniture;

j) Concessione di contributi.

Le aree e i procedimenti a rischio corruzione coerenti con l’attuazione del Programma sono stati individuati tra quelli a rischio corruzione obbligatori e comuni a tutte le Amministrazioni, indicati nell’art.1, comma 16 della Legge 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione”.

Attraverso la somministrazione annuale di un questionario alle strutture centrali e periferiche dell’Amministrazione coinvolte nell’attuazione del Programma, saranno individuate le aree a maggior rischio frode graduato su cinque livelli dal più alto (priorità 1) al più basso (priorità 5) sulla base del livello di rischio riscontrato.

4 Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le politiche europee. Circolare 12 ottobre 2007 – Modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e frodi a danno del bilancio comunitario pubblicata in G.U. n.240 del 15.10.2007.

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Livello di rischio Azioni correttive

<=2 Azioni correttive e/o migliorative non richiedenti un intervento immediato. Priorità 5

2<R<=4 Azioni correttive e/o migliorative da programmare nel medio periodo. Priorità 4

4<R<=12 Azioni correttive e/o migliorative da programmare nel breve periodo. Priorità 3

12<R<=16 Azioni correttive necessarie da programmare con urgenza. Priorità 2

R>16 Azioni correttive indilazionabili. Priorità 1

Con cadenza quadrimestrale i titolari di tutti i centri di costo e di tutti i centri di responsabilità amministrativa presentano al Responsabile della prevenzione della corruzione, individuato nel Segretario generale organo di vertice della struttura centrale ove è attestata l’AdG del Programma, un riepilogo sulla effettiva applicazione delle regole di legalità o integrità indicate nel piano, nonché la rendicontazione dei risultati realizzati, in esecuzione del PPC.

Nell’attuazione del Piano Anticorruzione saranno utilizzati, con maggiore attenzione all’area dei lavori pubblici, strumenti già sviluppati e che hanno prodotto risultati soddisfacenti per l’Amministrazione. In particolare è stato elaborato per il Grande Progetto Pompei (Decisione C (2012) 2154 del 29 marzo 2012) un modello di “protocollo di legalità” che prevede una più intensa e costante collaborazione nella lotta alle infiltrazioni criminali tra i Ministri dell’Interno, per la Coesione Territoriale, dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca e dall’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici ed è stato sviluppato un sistema informativo denominato SILeg-DB che consente una verifica più stringente dei requisiti di moralità e di antimafia degli operatori economici coinvolti. Tale sistema si integra con la piattaforma Gare del MiBACT, con l’ANAC e con i sistemi di tracciabilità dei flussi finanziari del progetto CAPACI.

È prevista l’implementazione da parte di tutti gli uffici periferici dell’Amministrazione del sistema “SILeg-DB”, come da Circolare SG n. 11 del 27/02/2013.

Relativamente alla individuazione del livello di rischio, l’Autorità di Gestione ha definito una propria una procedura anche sulla base della esperienza passata5.

In conformità agli standard di audit internazionalmente riconosciuti l’analisi dei rischi, condotta dall’Unità Operativa 3 “Controlli” dell’AdG, si basa principalmente sulla valutazione delle seguenti componenti:

IR (inherentrisk o rischio intrinseco), che rappresenta il rischio di irregolarità associato alle caratteristiche intrinseche delle operazioni, quali la complessità organizzativa o procedurale, la tipologia di beneficiario, ecc;

CR (control risk o rischio di controllo interno) che rappresenta il rischio che i controlli eseguiti dallo stesso organismo responsabile delle operazioni (e quindi gli autocontrolli del Beneficiario) non siano efficaci nell’individuazione delle irregolarità o errori significativi.

Di seguito, si riportano le modalità per valutare i fattori di rischio gestionale o intrinseco (IR) e i fattori di rischio di controllo (CR).

Rischio inerente– Fattore di rischio gestionale

Il rischio gestionale o intrinseco può essere valutato in relazione alle seguenti variabili:

tipologia del Beneficiario e delle operazioni: la rischiosità è correlata al carattere pubblico o privato del Beneficiario e quindi sia all’assoggettamento o meno a sistemi di controllo pubblici o strutturati, sia al grado di solvibilità e capacità di restituzione del contributo in caso di erogazione indebita. Oltretutto tale elemento è strettamente connesso con la tipologia di operazione: le Amministrazioni pubbliche sono, infatti, titolari di operazioni quali l’acquisizione di beni e/o servizi o la realizzazione di opere; le imprese e i privati sono titolari di operazioni (in quanto destinatari) quali l’erogazione di

5 Tale procedura è riportata anche nel Manuale delle Verifiche di Gestione ai fini del campionamento delle operazioni per i

controlli in loco. Cfr par.3.2 del Manuale delle Verifiche di Gestione.

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finanziamenti o servizi (aiuti). I valori di rischio6 associato alla tipologia di Beneficiario possono pertanto essere i seguenti:

o Beneficiario struttura periferiche MiBACT/Direzione Generale MiBACT (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o realizzazione di opere): rischiosità BASSA;

o Beneficiario Amministrazione Pubblica terza rispetto alla Regione Siciliana (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o realizzazione di opere): rischiosità MEDIA;

o Beneficiario Impresa o altro Privato (aiuti – erogazione di finanziamenti o servizi a imprese o privati): rischiosità ALTA.

procedura di selezione del Beneficiario o del fornitore: la rischiosità è correlata altresì alla procedura di selezione del Beneficiario o del fornitore. Si ritiene più rischiosa una operazione il cui Beneficiario è stato selezionato tramite indicazione diretta nel PO o tramite procedura negoziale, piuttosto che l’operazione il cui Beneficiario è stato selezionato tramite procedura valutativa (concorsuale). Allo stesso modo, per le operazioni il cui Beneficiario è l’AdG, l’utilizzo di una procedura di appalto aperta o ristretta offre maggiori garanzie rispetto all’utilizzo di altre procedure. I valori di rischio associato alla tipologia di Beneficiario possono pertanto essere i seguenti:

o Beneficiario AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi) – utilizzo di procedura di appalto aperta o ristretta: rischiosità BASSA;

o Beneficiario AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene) – utilizzo di altra procedura: rischiosità MEDIA;

o Beneficiario Amministrazione Pubblica terza rispetto all’AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o realizzazione di opere) selezionato tramite procedura valutativa (concorsuale): rischiosità MEDIA;

o Beneficiario Amministrazione Pubblica terza rispetto all’AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o realizzazione di opere) selezionato tramite indicazione diretta nel PO o tramite procedura negoziale: rischiosità ALTA;

o Beneficiario Impresa o altro Privato (aiuti – erogazione di finanziamenti o servizi a imprese o privati) (per i quali è sempre prevista una procedura valutativa-concorsuale): rischiosità ALTA.

numerosità delle operazioni cofinanziate di cui è titolare un singolo Beneficiario: il livello di rischiosità di un Beneficiario, e conseguentemente delle operazioni di cui è titolare, è correlato anche al numero di operazioni di cui è titolare, in relazione all’esposizione finanziaria e all’entità delle risorse gestite. Pertanto, eccettuando il Beneficiario AdG, i valori di rischio associato alla numerosità di operazioni a titolarità di un singolo beneficiario possono pertanto essere i seguenti:

o Beneficiario titolare di una sola operazione: rischiosità BASSA;

o Beneficiario titolare di 3 (o meno) operazioni (≤ 3): rischiosità MEDIA;

o Beneficiario titolare di più di 3 operazioni (> 3): rischiosità ALTA.

A questo punto i valori di rischio gestionali complessivi associati ai fattori di inherentrisk (IR) possono essere i seguenti:

Variabili di rischio inerente Numerosità operazioni

Tipologia di Beneficiario, di Operazione e di procedura di selezione

1 > 1 e ≤ 3 > 3

Beneficiario AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi) – utilizzo di procedura di appalto aperta o ristretta

B B B

Beneficiario AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi) – utilizzo di altra procedura

B M M

Beneficiario Amministrazione Pubblica terza rispetto all’AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o

B M M

6 Nella individuazione del rischio, come già detto, l’AdG si avvarrà altresì, dello strumento informativo della Commissione European ARACHNE.

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Variabili di rischio inerente Numerosità operazioni

Tipologia di Beneficiario, di Operazione e di procedura di selezione

1 > 1 e ≤ 3 > 3

realizzazione di opere) selezionato tramite procedura valutativa (concorsuale)

Beneficiario Amministrazione Pubblica terza rispetto all’AdG (tipologia di operazione: acquisizione di bene e/o servizi o realizzazione di opere) selezionato tramite indicazione diretta nel PO o tramite procedura negoziale

M M A

Beneficiario Impresa o altro Privato (aiuti – erogazione di finanziamenti o servizi a imprese o privati) (per i quali è sempre prevista una procedura valutativa – concorsuale)

M A A

In base a tale valutazione dei fattori di rischio gestionale, vengono assunti a riferimento i seguenti pesi per individuare i valori di IR corrispondenti ai tre livelli di rischiosità gestionale7:

rischiosità gestionale bassa (B): IR = 0,45

rischiosità gestionale media (M): IR = 0,65

rischiosità gestionale alta (A): IR = 1

Control risk – Fattori di rischio di autocontrollo (CR)

Per quanto riguarda l’autocontrollo condotto dai Beneficiari sulla spesa oggetto di contributo, il fattore di rischio deve essere almeno rinvenuto nell’impatto finanziario di spesa non ammessa rilevata nell’ambito dei controlli documentali di I livello. A tale proposito, possiamo distinguere i seguenti valori di rischiosità:

Rischiosità di autocontrollo ALTA (A): impatto finanziario della spesa non ammessa rilevata nell’ambito dei controlli documentali superiore al 30% dell’importo di spesa rendicontato dal Beneficiario;

Rischiosità di autocontrollo MEDIA (M): impatto finanziario della spesa non ammessa rilevata nell’ambito dei controlli documentali compreso tra il 10% e il 30% dell’importo di spesa rendicontato dal Beneficiario;

Rischiosità di autocontrollo BASSA (B): impatto finanziario delle spesa non ammessa rilevata nell’ambito dei controlli documentali fino al 10% dell’importo di spesa rendicontato dal Beneficiario.

In base a tale valutazione dei fattori di rischio di controllo, possiamo individuare i valori di CR corrispondenti ai diversi livelli di rischiosità di autocontrollo:

rischiosità di autocontrollo bassa(B): CR = 0,17

rischiosità di autocontrollo media(M): CR = 0,28

rischiosità di autocontrollo alta(A): CR = 1

In base alle varie combinazioni del fattore IR con il fattore CR, si può procedere a classificare tutte le operazioni in classi di operazioni per livello di rischiosità generale (congiuntamente gestionale e di controllo), secondo la seguente tabella:

(B): CR = 0,17 (M): CR = 0,28 (A): CR = 1

(B): IR = 0,45 0,0765 0,126 0,45

(M): IR = 0,65 0,1105 0,182 0,65

(A): IR = 1 0,17 0,28 1

7 Tali pesi sono ripresi dalle “Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007-2013” MEF DRGS IGRUE (aprile 2007).

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Tale classificazione determinerà il campione da estrarre per la verifica in loco delle operazioni come descritto nel Manuale delle verifiche di gestione.

2.2 ORGANIZZAZIONE E PROCEDURE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE

2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità

L’Autorità di Gestione del PON Cultura e Sviluppo (FESR) 2014-2020 al fine di assicurare l’esercizio delle funzioni proprie e la piena operatività per la efficace esecuzione, gestione, controllo e sorveglianza del Programma ed il raggiungimento dei relativi risultati, prevede una struttura articolata in 4 aree di responsabilità, denominate Unità operative (U.O.), a garanzia della messa in opera di tutte le misure necessarie di carattere organizzativo e procedurale (Cfr. Figura 2).

Le Unità operative con le relative specifiche funzioni ad esse attribuite e la dotazione di personale sono state disposte con decreto dell’AdG del 7 gennaio 20168.

In particolare le quattro U.O. identificate e le relative competenze attribuite sono coerenti con le principali fasi che compongono il macro-processo di gestione dei Programmi Operativi e coprono i quattro ambiti di responsabilità attribuiti all’AdG dall’art.125 del Regolamento (UE) 1303/2013:

Programmazione e selezione degli interventi e reportistica, anche ai fini della sorveglianza;

Attuazione tecnico-amministrativa, gestione finanziaria e monitoraggio;

Controlli;

Comunicazione e flusso informazioni, compresi i rapporti con il partenariato.

8 La definizione dell’assetto organizzativo dell’AdG di cui al decreto AdG n. 79 del 18/04/2019, è stata effettuata sulla base sia del

personale assegnato al Servizio II sia della dotazione organica del Servizio II, disposta con DM del 6/8/2015, composta di complessive n. 20 unità di personale e successivamente ampliata a n. 22 unità di personale con DM del 19/9/2016. Attualmente le Unità operative individuate operano pienamente ed assicurano la copertura di tutte le aree di responsabilità identificate, nonché delle attività e funzioni attribuite all'AdG, seppur non sono ancora a regime in quanto, in esito alla recente riforma che ha interessato l'Amministrazione.

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Figura 2–Articolazione dell’assetto organizzativo della struttura dell’Autorità di Gestione

* Per l’assetto organizzativo della struttura dell’UCOGE Invitalia si veda la fig. 3.

Per ciascuna della quattro aree di responsabilità sono state individuate le specifiche funzioni.

L’Unità Operativa 1 - Programmazione e selezione degli interventi, svolge le seguenti funzioni:

k) elaborazione e aggiornamento dei documenti di programmazione e riprogrammazione, della reportistica di attuazione, anche ai fini della sorveglianza del Programma (relazioni di attuazione annuali e finale);

l) attuazione delle azioni e rispetto delle scadenze e degli adempimenti previsti dai piani di azione delle condizionalità ex ante, curando anche il raccordo con gli altri uffici del MiBACT competenti;

m) definizione dei criteri e delle modalità per l’individuazione e/o la selezione degli interventi/operazioni;

n) svolgimento delle attività di indirizzo e di coordinamento dei beneficiari;

o) supporto nello svolgimento di rapporti e relazioni interistituzionali (riunioni, tavoli tecnici, ecc.) compresa l’organizzazione dei lavori del Comitato di Sorveglianza, in raccordo con la segreteria tecnica del Comitato di Sorveglianza;

p) elaborazione e aggiornamento del piano di valutazione del Programma e coordinamento delle attività previste nel piano di valutazione.

L’Unità Operativa 2 - Attuazione tecnico-amministrativa, gestione finanziaria e monitoraggio svolge le seguenti funzioni:

q) definizione di un sistema di flussi informativi e procedurali idonei atti a garantire la regolarità e la tempestività dell’attuazione operativa degli interventi/operazioni;

r) registrazione e conservazione informatizzata dei dati e delle informazioni amministrativo-procedurali e di quelli contabili relativi a ciascuna operazione (fascicolo di progetto), raccordandosi direttamente con i beneficiari;

s) supporto ai beneficiari attraverso l’erogazione di informazioni e indicazioni per l’attuazione operativa, tecnico-amministrativa e per la gestione finanziaria e il monitoraggio degli interventi/operazioni;

t) raccolta ed elaborazione dei dati fisici, finanziari e procedurali dei progetti finanziati nell’ambito del Programma per la corretta alimentazione del sistema di monitoraggio, raccordandosi direttamente con gli Uffici competenti (IGRUE e Agenzia per la Coesione Territoriale) e con i beneficiari;

u) alimentazione del sistema di monitoraggio per le operazioni a titolarità dell’Autorità di Gestione;

v) elaborazione delle previsioni annuali di spesa;

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w) predisposizione delle dichiarazioni di affidabilità di gestione e della sintesi annuale di cui all’art. 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento finanziario;

x) erogazione dei pagamenti maturati dai beneficiari/attuatori garantendo la piena tracciabilità dei flussi finanziari;

y) elaborazione delle rendicontazioni delle spese sostenute e raccordo, ai fini della certificazione delle spese, con l’Autorità di certificazione.

L’Unità operativa 3 - Controlli svolge le seguenti funzioni:

z) elaborazione della metodologia e degli strumenti per condurre le verifiche di gestione ai sensi dell’art. 125, paragrafo 4, lettera a) e del paragrafo 5 del Regolamento (UE) 1303/2013;

aa) esecuzione delle verifiche di gestione: verifiche amministrative sul totale delle operazioni incluse nelle domande di rimborso e verifiche in loco delle operazioni;

bb) elaborazione della sintesi annuale dei controlli effettuati ai sensi dell’art. 59 paragrafo 5, lettera b), del Regolamento finanziario n. 966/2012;

cc) verifica della corretta applicazione della normativa nazionale comunitaria in materia di controlli e ammissibilità della spesa.

L’Unità operativa Controlli esegue le verifiche di gestione per gli interventi a regia e pur collocata all’interno della struttura di gestione è funzionalmente indipendente rispetto all’Unità operativa preposta alla gestione (U.O 2). Per le operazioni a titolarità, le verifiche di gestione sono effettuate dal Servizio I - Affari generali, innovazione e trasparenza amministrativa della Direzione generale Organizzazione, struttura esterna e autonoma rispetto a quella dell’Autorità di Gestione.

Le funzioni di controllo così organizzate garantiscono l’osservanza del principio di separazione delle funzioni di gestione delle operazioni da quelle di controllo.

L’Unità operativa 4 - Comunicazione svolge le seguenti funzioni:

dd) svolgimento di tutte le attività connesse agli adempimenti di informazione e di comunicazione, interna ed esterna, del Programma operativo;

ee) redazione della strategia di comunicazione e dei piani annuali di comunicazione e attuazione degli stessi;

ff) pianificazione e organizzazione di eventi, partecipazione a convegni, seminari, ecc.

Il personale interno delle quattro Unità operative è, a regime, così come da DM n.413 del 19/09/2016:

gg) Unità operativa 1 - Programmazione e selezione degli interventi:

n. 4 Funzionari - III Area, di cui uno con funzione di referente dell’Unità operativa

n. 2 Assistenti - II Area

hh) Unità operativa 2 - Attuazione tecnico-amministrativa, gestione finanziaria e monitoraggio:

n. 4 Funzionari - III Area, di cui uno con funzione di referente dell’Unità operativa;


ii) Unità operativa 3 – Controlli:

n. 3 Funzionario - III Area, referente dell’Unità operativa


jj) Unità operativa 4 - Comunicazione:

n. 2 Funzionario - III Area, referente dell’Unità operativa

n. 2 Assistente - II Area

Il personale interno delle Unità operative è individuato nel personale assegnato in via provvisoria al Servizio II con nota prot. 8723 del 23 luglio 2015 del Segretario generale e nell'ulteriore personale assegnato con successivo atto del Segretariato Generale prot. 15497 e 15498 del 14/10/2016 in esito all’adozione, con DM del 6 agosto 2015 e successivamente integrato con DM del 19 settembre 2016, degli organici del Segretariato generale ovvero nell’ambito dell’organico di altre Amministrazioni, mediante le procedure previste dalla normativa vigente e applicabile. Con decreto

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Il personale individuato delle Unità operative è composto di risorse interne qualificate, in possesso di adeguate competenze relative alla programmazione, alla gestione tecnico-amministrativa, al monitoraggio finanziario e procedurale, alle verifiche di gestione e controlli, alla gestione finanziaria e contabile, nonché in attività di comunicazione e relazioni con il partenariato, così come indicato nel decreto 79/2019.

L’AdG e le Unità operative sono affiancate da risorse di personale esterno di assistenza tecnica che sono attivate nel rispetto della disciplina comunitaria e nazionale di riferimento, avvalendosi dei fondi specificamente previsti dal Programma operativo (Asse III – Assistenza tecnica).

Con riferimento al ricorso all’assistenza tecnica (di seguito anche AT) per il supporto alla programmazione, attuazione, gestione, sorveglianza, controllo, valutazione, informazione e comunicazione del PON, il dimensionamento del personale esterno da impiegare è stato preliminarmente stimato nel PRA (Allegato A del PRA MiBACT) in coerenza con quanto previsto dal PON, per complessivi 30 esperti variamente ripartititi presso l’AdG, l’AdC e i Beneficiari (strutture periferiche del MiBACT beneficiarie dell’Asse I), il cui impegno sarà per taluni continuativo per altri invece legato a determinati fasi e tempi di attuazione del Programma. In particolare presso l’AdG saranno allocati circa il 68% degli esperti previsti (cfr. fig. 2).

I supporti di assistenza tecnica sono stati attivati a partire dall'annualità 2016 in esito alla pianificazione operativa delle attività attuata attraverso la predisposizione del piano di assistenza tecnica9, elaborato dall’Autorità di Gestione, e si prevede che l'AT potrà considerarsi a regime entro il primo semestre 2017 con un impiego complessivo di circa n. 34 esperti, in lieve aumento rispetto a quanto stimato nel PRA10, in ragione della pianificazione di dettaglio effettuata nel 2016. Ad oggi sono operativi n. 21 esperti presso l'AdG (di cui n. 5 esperti singoli di alta qualificazione selezionati mediante l'utilizzo di banche dati gestite dalle Pubbliche Amministrazioni e n. 12 esperti mediante acquisizione di servizi11); a questi si sono aggiunti nel 2017 gli esperti previsti presso i beneficiari (n. 4). Tale assetto dell'AT è previsto fino all'annualità 2020, allorquando l'AdG eseguirà una nuova valutazione dei fabbisogni in relazione allo stato di attuazione del Programma, per eventualmente rimodulare o riconfermare il dimensionamento dei supporti di AT fino alla chiusura del Programma.

Le modalità di attivazione dei supporti specialistici sono state definite nel citato piano di assistenza tecnica12 elaborato dall’Autorità di Gestione, in coerenza con i criteri di selezione dell’Asse III approvati dal Comitato di Sorveglianza, e saranno attivati secondo la normativa vigente e con le seguenti modalità:

1) acquisizione di esperti esterni di alta specializzazione selezionati attraverso le procedure previste dalla normativa vigente, anche attraverso l'utilizzo di banche dati gestite dalle Pubbliche Amministrazioni.

2) acquisizione di servizi di assistenza tecnica, eventualmente anche per il tramite di Consip Spa13;

9 Il piano di assistenza tecnica articola in termini di attività, output e tempistica gli ambiti d’intervento dell’assistenza tecnica corrispondenti alle quattro tipologie di Azioni dell’Asse III del PON (AT.1; AT.2; AT.3 e AT.4), nonché definisce le tipologie e le modalità di attivazione ed erogazione delle attività di assistenza tecnica previste. 10 La stima del fabbisogno del personale esterno indicata nel PRA è stata effettuata a dicembre 2014 in sede di elaborazione del

Piano, quindi anteriormente all’approvazione del PON (febbraio 2015) e alla pianificazione di dettaglio dell’Asse III (febbraio 2016). 11 Convenzione con Invitalia per l'espletamento di un servizio di supporto tecnico operativo all’Autorità di Gestione per

l’attuazione e la gestione del PON “Cultura e Sviluppo” FESR 2014-2020, a valere sulle attività previste dall’Asse III “Assistenza tecnica” del Programma, stipulata il 3/11/2016 con durata fino al 31 dicembre 2020. Il Gruppo di lavoro offerto da Invitalia è composto di n. 18 unità, di cui n. 14 allocate presso le Unità operative dell’AdG e le restanti n. 4 presso i beneficiari delle regioni target del Programma. Convenzione con l’RTI Pricewaterhouse Coopers Advisory Spa – Ecoter Srl per un servizio di assistenza tecnica specialistica a beneficio sia dell’Autorità di gestione sia dell’Autorità di certificazione tramite Consip Spa, in esito all’aggiudicazione della procedura aperta svolta in ambito comunitario suddivisa in 10 lotti e indetta da Consip nel dicembre 2015. Il servizio è operativo da dicembre 2017. 12 Cfr. Capitolo 5 del piano di assistenza tecnica. 13 Art. 9, comma 8-bis del D.L. 66/2014 convertito con modificazioni nella L. 89/2014 “Nell’ottica della semplificazione e dell’efficientamento dell’attuazione dei programmi di sviluppo cofinanziati con fondi dell’Unione europea, il Ministero dell’economia e delle finanze si avvale di Consip S.p.A. nella sua qualità di centrale di committenza ai sensi dell’art. 3, comma 34, del D.lgs. 12 aprile 2006, n. 163, sulla base di convenzione disciplinante i relativi rapporti per lo svolgimento di procedure di gara finalizzate all’acquisizione, da parte delle autorità di gestione, certificazione e audit istituite presso le singole amministrazioni titolari dei programmi cofinanziati con fondi dell’UE, di beni e di servizi strumentali all’esercizio delle relative funzioni.”

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3) acquisizione di servizi mediante stipula di convenzioni, disciplinari ecc. con soggetti/enti in house rispetto alla P.A ovvero con enti/organismi di ricerca.

Le fasi e le procedure delle suindicate modalità di attivazione dei supporti di AT sono specificate con riferimento alla lettera a) ai paragrafi 2.1.3.2 e 3.1.3.2 del Manuale delle procedure dell'AdG e relativamente alle lettere b) e c) al paragrafo 2.1.3.1del Manuale delle procedure dell'AdG.

Attraverso l’acquisizione di professionalità esterne di elevata competenza e il ricorso all’utilizzazione di servizi di AT in affiancamento all’AdG saranno garantiti supporti qualificati, sia nelle attività di indirizzo, coordinamento e realizzazione degli interventi che concorrono a concretizzare gli obiettivi del Programma e a sostenere la qualità degli interventi, sia nelle fasi e nei processi connessi alle funzioni di gestione, monitoraggio, rendicontazione, controllo e comunicazione favorendo così un costante trasferimento di competenze al personale interno dell’Amministrazione in grado di contribuire in modo diretto all’efficace ed efficiente attuazione e gestione del Programma e all’innalzamento della performance dell’azione amministrativa, in un’ottica di trasferimento di know-how.

In termini operativi il nodo centrale dell’AT, operante presso l’AdG, supporterà trasversalmente l’AdG e gli altri soggetti coinvolti nell’attuazione del Programma, a sostegno di una gestione efficiente ed adeguata alla complessità ed alle specificità proprie dei fondi strutturali, rafforzandone la capacità operativa mediante:

il sostegno alla individuazione degli interventi secondo criteri di qualità progettuale, fattibilità e sostenibilità degli interventi previsti (ad esclusione degli interventi immediatamente cantierabili, per i quali la fase progettuale è conclusa);

il supporto specialistico per l’analisi e la soluzione di problemi specifici legati all’attuazione degli interventi, anche attraverso la predisposizione di studi, vademecum e strumenti metodologici e operativi quali manuali, linee guida, check list, procedure, ecc.;

la progettazione del processo di valutazione dei risultati della programmazione anche al fine di restituire conoscenza e consapevolezza degli esiti e degli effetti della realizzazione e migliorare la qualità dell’analisi e della produzione statistica;

il supporto alla gestione e implementazione del sistema informativo di gestione e monitoraggio del Programma, al fine di garantire il costante aggiornamento, la completezza e la correttezza dei dati e delle informazioni riferite alle operazioni finanziate e al Programma nel suo complesso;

il supporto all’esecuzione dell’attività di controllo da realizzarsi sia sulla documentazione prodotta dal Beneficiario (verifiche amministrative su base documentale), sia con visite nei luoghi delle operazioni finanziate (controlli in loco).

Per assicurare una capillare azione di capacitazione dei soggetti coinvolti nell’attuazione del Programma anche a livello territoriale e di sostenere un adeguato supporto ai processi attuativi, sono in corso di attivazione specifici “nodi territoriali”, uno per ogni regione coinvolta nel PON, che forniranno:

supporto tecnico ai beneficiari/stazioni appaltanti nelle fasi di definizione, attuazione e gestione delle procedure a evidenza pubblica;

supporto tecnico per lo svolgimento delle attività di gestione, monitoraggio e autocontrollo delle singole operazioni finalizzate alla esecuzione dei pagamenti e alla rendicontazione delle spese dei beneficiari.

La capacitazione amministrativa del personale interno dell’AdG sarà conseguita attraverso interventi più direttamente rivolti al rafforzamento delle competenze, mediante attività di formazione e affiancamento consulenziale per il tramite dell’AT, sia a livello centrale sia territoriale, con riferimento ad alcuni ambiti tematico-funzionali dell’azione di competenza dell’AdG particolarmente complessi e sensibili e, più in generale, per tutte quegli ambiti e funzioni in cui la performance dell’amministrazione si confronta con le esigenze e le attese della collettività (fruitori e pubblico dei luoghi della cultura, imprese altri stakeholder, ecc.).

Al riguardo l’AdG ha individuato le seguenti attività da intraprendere per il miglioramento e il rafforzamento delle competenze sia tecniche che organizzative del personale interno:

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Programmazione di azioni formative-informative, anche in raccordo con altri Uffici/strutture del MiBACT che pianificano attività di formazione interna (Direzione generale Bilancio e Direzione generale Educazione e Ricerca), attraverso l’organizzazione di specifici percorsi formativi anche di carattere operativo (ed esempio in forma di laboratori e/o workshop)nelle materie trasversali quali “Appalti pubblici” e “Aiuti di stato”, nonché su temi specifici (utilizzo sistema SGP, antifrode, ammissibilità delle spese, ecc.). La formazione sarà dedicata al personale interno in via prioritaria operante nelle strutture centrali (AdG e AdC) e in quelle periferiche (Segretariati regionali, Poli Museali) impegnate direttamente nella gestione e attuazione degli interventi del PON. Tale attività è stata attuata già nel biennio 2015-2016, anche attraverso la realizzazione delle misure di miglioramento destinate al personale previste nel PRA del MiBACT14.

Partecipazione dell'AdG alla definizione dei programmi formativi pluriennali e annuali del MiBACT al fine di assicurare un'attività formativa coerente con i fabbisogni e le necessità di gestione e attuazione del Programma;

Partecipazione del personale interno dell’AdG ai percorsi formativi organizzati dal MiBACT su specifiche aree di fabbisogno individuate e verso le quali si indirizzano le attività formative interne (appalti pubblici, integrità e trasparenza, anticorruzione) 15;

Attività di affiancamento e formazione on the job del personale interno per il tramite dell'AT. In virtù dell’organizzazione a rete dell’AT, l’affiancamento on the job potrà essere rivolto sia a livello centrale ossia al personale dell’AdG, sia a scala territoriale, ai beneficiari (Segretariati regionali, Poli Museali, Soprintendenze, ecc.).

Con riferimento all’attuazione dell’Asse II del Programma, dedicato a sostenere le imprese del settore culturale e creativo, il MiBACT, ai sensi degli artt. 6 e 7 del Regolamento delegato (UE) n. 480 del 3 marzo 2014, si avvale di un apposito organismo dedicato alla gestione e alla verifica delle operazioni. Tale organismo è individuato nell’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d’Impresa S.p.A. - Invitalia, che mediante Convenzione, sottoscritta in data 3 novembre 2016 in attuazione del DM 11 maggio 2016, opera in qualità di Ufficio competente per la gestione (UCOGE) degli incentivi alle imprese.

Il Decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali dell’11 maggio 2016, registrato dalla Corte dei Conti in data 21 giugno 2016 al n. 2666, istitutivo del regime di aiuti per sostenere la filiera culturale e creativa e rafforzare la competitività delle micro, piccole e medie imprese, finalizzato allo sviluppo e consolidamento del settore produttivo collegato al patrimonio culturale italiano relativo all’Asse II del PON, individua in Invitalia il “soggetto gestore” con competenza negli adempimenti tecnici e amministrativi riguardanti la ricezione, la valutazione e l’approvazione delle domande, l’adozione dei provvedimenti, la stipula del contratto di finanziamento, l’erogazione, il controllo e il monitoraggio delle agevolazioni.

I rapporti tra l’AdG e Invitalia connessi alle attività previste nel decreto ministeriale e la determinazione dei relativi oneri, a valere sulle suddette risorse, nonché le modalità per il trasferimento delle risorse finanziarie a Invitalia sono disciplinati nella Convenzione del 3 novembre 2016, conformemente a quanto previsto dal decreto ministeriale.

14 Nel biennio 2015-2016 l’AdG ha realizzato i seguenti percorsi formativi: n. 1 workshop sugli aiuti di stato (25/6/2015), n. 1

corso sui controlli gestionali degli appalti pubblici (23/7/2015), in raccordo con l’AdG del POIn “Attrattori culturali, naturali e turismo” 2007-2013; n. 1 azione di formazione (7-8/7/2016) in tema di prevenzione e contrasto alle frodi, al fine di garantire una corretta interpretazione e applicazione delle norme dell'UE nell'ambito delle procedure e degli strumenti antifrode (art. 125, par. 4, lettera c) del Reg. UE 1303/2013), organizzato con il coinvolgimento del Nucleo della Guardia di Finanza per la repressione delle frodi nei confronti dell'UE del Comitato nazionale per la lotta contro le frodi nei riguardi dell'UE (COLAF) del Dip.to delle Politiche europee della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Per il mese di dicembre 2016è stata programmata una giornata di formazione dedicata sia al personale delle Autorità del Programma sia ai Beneficiari sul nuovo Codice degli appalti dopo i primi provvedimenti attuativi. 15 Il personale del MiBACT partecipa ai percorsi formativi organizzati dalla Scuola Nazionale dell’Amministrazione (SNA)in tema

di appalti pubblici, di trasparenza e integrità, di anticorruzione. Per consolidare la collaborazione con la SNA è stato siglato (maggio 2015) dal responsabile del PRA del MiBACT un protocollo d’intesa per lo sviluppo e la realizzazione di attività formative negli ambiti di interesse dell’Amministrazione, tra i quali è stata individuata come prioritaria la disciplina degli appalti pubblici.

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Per quanto riguarda le verifiche di gestione (propedeutiche alla certificazione di spesa alla Commissione europea), le stesse sono svolte da Invitalia, in qualità di UCOGE, fermo restando un attento presidio da parte dell’AdG, titolare della competenza ai sensi dell’art. 125, paragrafo 4, del Reg. (UE) n. 1303/2013. Tale presidio si realizza in controlli di qualità sulle verifiche effettuate dall’UCOGE, secondo le modalità delineate nel Manuale delle verifiche di gestione dell’AdG (paragrafo 2.3), a cui pertanto si rinvia.

Nell’espletamento delle attività individuate dal D.M. dell’11.05.2016, e fermo il presidio delle attività da parte dell’AdG, Invitalia garantisce, in ogni caso, la conformità al diritto applicabile, comprese le norme relative ai fondi SIE, agli aiuti di Stato, agli appalti pubblici e norme pertinenti, alla normativa in materia di “rating di legalità”, nonché alla legislazione in materia di antimafia, prevenzione del riciclaggio di denaro, lotta al terrorismo, contrasto della frode fiscale. Con specifico riferimento allo svolgimento dell’istruttoria e della valutazione Invitalia tiene in ogni caso conto dei requisiti soggettivi e oggettivi stabiliti dal decreto ministeriale, nel rispetto dei criteri per la selezione delle operazioni da finanziare nell’ambito dell’Asse II del PON approvati dal Comitato di Sorveglianza nella seduta del 23 febbraio 2016. Particolare attenzione è rivolta da parte del Soggetto Gestore al rispetto delle norme sul cumulo degli aiuti. L’iter di adozione della delibera di ammissione e del relativo contratto di concessione tiene infatti conto degli adempimenti derivanti dal testo dell’art. 52 della legge 24 dicembre 2012, n. 234, come modificato dall’art. 14 della legge 29 luglio 2015, n. 115, recante “Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea. Legge Europea 2014”. L’art. 52 prevede infatti la trasformazione della banca dati istituita presso il Ministero dello Sviluppo Economico ai sensi dell’art. 14 della legge 5 marzo 2001, n. 57, in “Registro nazionale degli aiuti di Stato”, stabilendo che detto Registro nazionale venga utilizzato al fine di espletare le verifiche necessarie al rispetto dei divieti di cumulo e di altre condizioni previste dalla normativa europea per la concessione degli aiuti di Stato o degli aiuti “de minimis”. La disciplina sul funzionamento del Registro nazionale degli aiuti (RNA) è contenuta nel decreto 31 maggio 2017, n. 115 (pubblicato in G.U. n. 175 del 28.07.2017). Dall’entrata in funzione del Registro, il 12 agosto 2017, gli atti che dispongono la concessione di aiuti a favore di un’impresa, per avere efficacia devono riportare i codici identificativi rilasciati dal Registro.

L’adempimento degli obblighi di interrogazione del Registro costituisce condizione legale di efficacia dell’atto con il quale è disposta la concessione dell’agevolazione.

Il PON prevede, inoltre, l’utilizzo limitatamente alle azioni 3a.1.a e 3b.1.a, di uno strumento finanziario ai sensi dell’art. 37 ss. del Reg. (UE) n. 1303/2013, in particolare di un fondo rotativo a sostegno delle iniziative imprenditoriali disciplinate dal predetto D.M. 12.05.2016 (Titolo II e Titolo III). Il sostegno di tale strumento finanziario è basato su una valutazione ex ante, predisposta, ai sensi del paragrafo 2 del citato art. 37, dall’AdG.

Per quanto riguarda l’UCOGE-Invitalia designato ai sensi del predetto decreto ministeriale, si riporta un sintetico quadro della relativa disciplina nazionale di riferimento.

L’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d’impresa S.p.A. – Invitalia (già Sviluppo Italia) è stata istituita con decreto legislativo 9 gennaio 1999, n. 1 con lo scopo di “promuovere attività produttive, attrarre investimenti, promuovere iniziative occupazionali e nuova imprenditorialità, sviluppare la domanda di innovazione, sviluppare sistemi locali d’impresa” e “dare supporto alle amministrazioni pubbliche, centrali e locali, per quanto attiene alla programmazione finanziaria, alla progettualità dello sviluppo, alla consulenza in materia di gestione degli incentivi nazionali e comunitari con particolare riferimento per il Mezzogiorno e le altre aree depresse, come definite ai sensi della normativa comunitaria”.

Il summenzionato decreto legislativo n. 1/1999 prevede che “i diritti dell'azionista in riferimento alla società Sviluppo Italia sono esercitati dal Ministero dell'economia e delle finanze, d'intesa con il Ministero dello sviluppo economico. Il Ministro dello sviluppo economico, d'intesa con il Ministro dell'economia e delle finanze, nomina gli organi della società e ne riferisce al Parlamento”.

L’articolo 2, comma 5, del citato decreto legislativo n. 1/1999 prevede la possibilità per le amministrazioni centrali di stipulare convenzioni con Sviluppo Italia S.p.A.

La direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri 26 gennaio 1999 recante “Costituzione del capitale e della struttura societaria di Sviluppo Italia S.p.a.” autorizza la Società a stipulare Convenzioni con Amministrazioni ed enti pubblici.

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A seguito della emanazione della legge 27 dicembre 2006, n. 296 (art. 1, comma 460) “La Società Sviluppo Italia Spa assume la denominazione di "Agenzia nazionale per l'attrazione degli investimenti e lo sviluppo d'impresa Spa" ed è società a capitale interamente pubblico. Il Ministro dello sviluppo economico definisce, con apposite direttive, le priorità e gli obiettivi della Società e approva le linee generali di organizzazione interna, il documento previsionale di gestione ed i suoi eventuali aggiornamenti e, d'intesa con il Ministro dell'economia e delle finanze, lo statuto. Con decreto del Ministro dello sviluppo economico sono individuati gli atti di gestione ordinaria e straordinaria della Società e delle sue controllate dirette ed indirette che, ai fini della loro efficacia e validità, necessitano della preventiva approvazione ministeriale”.

Il capitale dell’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d’impresa S.p.A. - Invitalia è interamente detenuto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e pertanto interamente pubblico statale senza alcuna partecipazione di soggetti privati. Gli organi di gestione e di controllo dell’Agenzia sono eletti dell’autorità statale. Lo Stato, attraverso le sue articolazioni organizzative, esercita sull’Agenzia un’influenza determinante sia sugli obiettivi strategici che sulle decisioni più significative.

Con direttiva 27 marzo 2007, emanata dal Ministro dello Sviluppo economico ai sensi dell’articolo 1, comma 461, della legge 27 dicembre 2006, n. 296, l’Agenzia è stata indicata “quale Ente strumentale dell’Amministrazione Centrale” (punto 2.1.1). La direttiva dispone che la missione di Invitalia si concentra e specializza nel conseguire il recupero e rafforzamento delle condizioni di competitività del sistema Paese, in particolare del Mezzogiorno, agendo su tre priorità:

favorire l’attrazione di investimenti esteri di elevata qualità, in grado di dare un contributo allo sviluppo del sistema economico e produttivo nazionale;

sviluppare l’innovazione e la competitività industriale ed imprenditoriale nei settori produttivi e nei sistemi territoriali;

promuovere la competitività e le potenzialità attrattive dei territori.

In particolare, con riferimento alla seconda priorità, sono assegnati all’Agenzia tre obiettivi:

I. promuovere e sostenere il riposizionamento dei sistemi produttivi, in un quadro di elevata cooperazione istituzionale, verso specializzazioni a più alta intensità di innovazione tecnologica e verso fasi a più alto valore aggiunto e a maggiore intensità di conoscenza del processo produttivo;

II. promuovere e sostenere, nelle opportune forme e nel rispetto delle norme comunitarie, investimenti, anche attraverso partecipazioni strategiche dell’Agenzia, in capitale di rischio negli start-up tecnologici, negli spin-off dal sistema della ricerca, nelle imprese innovative in settori ad elevato contenuto tecnologico e in settori strategici per lo sviluppo;

III. promuovere e sostenere l’autoimpiego e la creazione di nuove imprese giovanili, gli start up tecnologici e gli spin-off dal sistema della ricerca, secondo criteri di selettività e con riferimento ai settori a elevato contenuto tecnologico e ai settori strategici per lo sviluppo dei territori e dei sistemi urbani, quali il turismo, i beni culturali, ricerca e terziario avanzato, individuati d’intesa con le Regioni, il Ministero dello Sviluppo Economico e le altre amministrazioni centrali di riferimento.

L’art. 55 bis del decreto legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito con modificazioni dalla legge 24 marzo 2012, n. 27, nell’abrogare l’art. 8 della legge 1 agosto 2002, n. 166, consente alle Amministrazioni centrali di avvalersi di convenzioni con l'Agenzia nazionale per l'attrazione degli investimenti e lo sviluppo d'impresa S.p.A. - Invitalia per la realizzazione di interventi riguardanti le aree sottoutilizzate del Paese, con particolare riferimento a quelli di rilevanza strategica per la coesione territoriale finanziati con risorse nazionali, dell'Unione Europea e dal Fondo per lo Sviluppo e la Coesione.

L’art. 33, comma 12, del decreto legge 12 settembre 2014, n. 133, recante “Misure urgenti per l'apertura dei cantieri, la realizzazione delle opere pubbliche, la digitalizzazione del Paese, la semplificazione burocratica, l'emergenza del dissesto idrogeologico e per la ripresa delle attività produttive”, come modificato dall’art.11, comma 16-quater, lettera b), del decreto legge 19 giugno 2015, n. 78, convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2015, n.125, qualifica l’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d’impresa S.p.A. “società in house dello Stato”.

Con decreto del Ministro dello sviluppo economico del 4 maggio 2018, pubblicato sulla GU n.218 del 19 settembre 2018, recante "Individuazione degli atti di gestione, ordinaria e straordinaria, dell'Agenzia nazionale per l'attrazione degli investimenti e lo sviluppo d'impresa S.p.A. e delle sue controllate dirette

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e indirette, da sottoporre alla preventiva approvazione ministeriale", si è provveduto all'aggiornamento del decreto del Ministro dello sviluppo economico del 18 settembre 2007, tenendo conto del mutato contesto di riferimento e delle modifiche normative intervenute, anche al fine di assicurare l'esercizio del controllo analogo congiunto da parte delle amministrazioni statali committenti.

Infine, con Delibera n. 484 del 30 maggio 2018, l'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha iscritto tutte le Amministrazioni Centrali, incluso il Ministero dell’Economia e delle Finanze, all'elenco delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori che operano mediante affidamenti diretti nei confronti di proprie società in house di cui all'articolo 192, co. 1, del Codice dei Contratti Pubblici, in ragione degli affidamenti in house ad INVITALIA;

Per quanto riguarda l’assetto organizzativo di Invitalia essa è strutturata in Funzioni operative strettamente collegate e specializzate in relazione alle priorità e al conseguimento degli obiettivi assegnati.

L’attuazione degli strumenti previsti dall’Asse II del PON Cultura e Sviluppo è affidata alla Funzione “Incentivi e Innovazione”.

Nel diagramma che segue è illustrato l’assetto organizzativo della di Invitalia, con indicazione della Funzione Incentivi e innovazione (Fig. 3).

Figura 3 - – Struttura dell’UCOGE Invitalia

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Nella gestione delle attività di competenza, la Funzione Incentivi e Innovazione è strutturata in ulteriori funzioni organizzate per garantire la completa separazione delle attività di gestione da quelle di controllo, nel rispetto delle procedure definite in applicazione di quanto disposto dalla normativa nazionale e comunitaria nonché ad assicurare l’espletamento della varie fasi del processo di gestione così articolato:

1. istruttoria, valutazione e selezione dei progetti presentati;

2. erogazione delle agevolazioni a seguito della sottoscrizione dei contratti con le imprese beneficiarie ed esecuzione dei sopralluoghi ante erogazione della quota relativa al saldo finale;

3. gestione post-erogazione, dei rientri dei finanziamenti;

4. verifiche di gestione ai sensi dell’art. 125 paragrafi 4 lett. a), 5 e 6 del Reg. (UE) 1303/20113.

La fase di selezione e approvazione dei progetti è affidata, nell’ambito della Funzione Incentivi e Innovazione, all’Area Imprenditorialità (in particolare alla Service Unit Imprenditorialità 3), ), nonché alla Service Unit Impegni Credito e Servizi ; quest’ultima, attraverso l’unità operativa Validazione, ha il compito di validare le istruttorie per le domande con agevolazioni superiori a € 250.000,0016.

L’Unità operativa Servizi Tecnici, sempre all’interno dell’Area incentivi e Innovazione, assicura l’erogazione di servizi di natura tecnica necessari alla erogazione delle agevolazioni. In particolare assicura la realizzazione di:

- monitoraggi tecnici nella fase di attuazione (verifiche in loco ).

Per ciascuna erogazione l’unità operativa “controlli di primo livello” , nell’ambito dell’Area

Imprenditorialità, effettua le verifiche di gestione documentali sul 100% della documentazione di spesa

ai sensi dell’art. 125 paragrafo 4, lettera a) del Reg. UE 1303/2013.

La medesima unità effettua altresì i controlli in loco ai sensi dell’art. 125 paragrafo 4, lettera b) del Reg.

UE 1303/2013. Tali controlli sono svolti a campione in itinere e al 100% nella fase di saldo delle operazioni

agevolate.

Le fasi di gestione delle attività successive a tutte le erogazioni e delle verifiche di gestione sono svolte dalla Service Unit Impegni Credito e Servizi tramite Service Unit tra loro distinte e separate. In particolare

la Service Unit Gestione Post Erogazioni assicura la gestione dei rientri dei finanziamenti agevolati, delle revoche e disimpegni dei contributi revocati e di recupero dei crediti problematici;

L’attuale quadro organizzativo sopra delineato evidenzia pertanto una netta separazione tra l’unità organizzativa preposta alle verifiche di gestione e quelle competenti per la selezione e approvazione delle operazioni e per i pagamenti.

Per quanto riguarda l’attuale struttura organizzativa dell’UCOGE-Invitalia, considerando il complesso delle attività ad essa attribuite di:

valutazione (inclusa deliberazione e stipula contratti),

gestione (per le attività attuative dei contratti, inclusi i servizi tecnici per le verifiche propedeutiche all’erogazione),

verifiche (la struttura che valida le istruttorie per impegni sopra i 250.000 euro, la struttura dei controlli di I livello e la struttura per le attività di monitoraggio post-erogazione),

supporto legale (pareri legali per casi complessi e attività di contenzioso per revoche e recupero crediti),

16 Il valore è riferito all'importo dell'agevolazione richiesta nella domanda di agevolazione.

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supporto amministrativo (attività di erogazione dei contributi, gestione dei rientri e dei fondi rotativi, attività amministrative per il sollecito dei pagamenti ed il recupero crediti,

la dotazione di personale potenziale per la gestione degli strumenti attuativi del PON Cultura e Sviluppo è pari a circa 50 unità in termini di Full-Time Equivalent (FTE). L’effettivo utilizzo di questa dotazione di personale complessiva dipenderà anche dal flusso delle attività che sarà necessario porre in essere in dipendenza dal numero di domande pervenute ed approvate in esito all’apertura della procedura a sportello per la presentazione delle proposte progettuali.

Con riferimento agli aspetti legati alle politiche di etica e integrità del personale, l'AdG adotta le procedure in uso presso il MiBACT che contemplano regole di condotta e strumenti per il personale diretti a rafforzare le politiche di prevenzione e il contrasto della corruzione, nonché ad orientare l'azione amministrativa alla massima efficienza ed efficacia nel rispetto dei principi di integrità, correttezza, trasparenza e imparzialità.

Tali regole e strumenti sono contenuti nei documenti già vigenti nell’Amministrazione, vale a dire il Piano triennale di prevenzione della corruzione, il Piano della performance e il Codice di comportamento dei dipendenti del MiBACT, che definiscono un corpus organico di misure organizzative e di auto-amministrazione per il controllo.

Di seguito si richiamano i contenuti di detti documenti con riferimento ai profili di maggiore coerenza con le procedure che l’AdG deve garantire nell’espletamento delle funzioni e delle attività ad essa attribuite dalla regolamentazione comunitaria.

Il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza 2019 - 2021, adottato con decreto ministeriale n. 35 del 31/1/2019, registrato alla Corte dei Conti al n.332 il 14 marzo 2019, (di seguito anche PTPC), in particolare, include specifiche previsioni e procedure in merito ai seguenti ambiti:

rotazione degli incarichi, a norma dell'art. 5, lettera b), e dell'art. 10, lettera b) della legge 190/2012 (paragrafo 18.3);

eliminazione del conflitto di interessi per i dirigenti, per i responsabili delle posizioni organizzative e il personale interno destinato a operare in settori e/o attività particolarmente esposti alla corruzione(paragrafo 12.2);

obblighi di rimozione dell'incompatibilità nel conferimento di incarichi dirigenziali (pantouflage -revolving doors) (paragrafo 12.3);

prevenzione della corruzione nella formazione di commissioni e nelle assegnazioni agli uffici (paragrafo 12.4). In coerenza con tale disposizione l’AdG del PON prevede nella fase di selezione delle operazioni/interventi che i componenti delle commissioni di verifica dei requisiti di ricevibilità formale e di ammissibilità sostanziale e di valutazione dei progetti compilino, su un modello appositamente predisposto, una specifica dichiarazione sostitutiva di attestazione, ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 445/2000, di insussistenza delle cause di incompatibilità e di astensione di cui all’art. 84 commi 4, 5 e 7 del D. Lgs. 163/2006 e successive modificazioni. Tale disposizione è estesa altresì ai componenti delle commissioni giudicatrici di procedure di appalto (di lavori, servizi o forniture) il cui adempimento è di responsabilità del singolo Beneficiario/stazione appaltante.

procedure per la tutela del dipendente che denuncia o riferisce condotte illecite(cd. whistleblower) (Capitolo 17). Con la Direttiva del Responsabile della prevenzione della corruzione del 23 dicembre 2015 sono state definite sia le modalità operative di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti (dall'obbligo di comunicazione al Responsabile della prevenzione della corruzione che provvederà alla segnalazione, in relazione ai profili di illiceità riscontrati, al dirigente sovraordinato, all'Ufficio del contenzioso, all’Anac, o all'Ispettorato della funzione pubblica; alla facoltà di comunicazione all'organizzazione sindacale cui il dipendente aderisce o al Comitato unico di garanzia; ovvero alla facoltà di agire in giudizio nei confronti del dipendente o dell'Amministrazione per la discriminazione subita), sia il procedimento per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite all’interno dell’Amministrazione con lo scopo di proteggere la riservatezza dell’identità del segnalante in ogni fase. Per segnalare un illecito è stato predisposto

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un modulo che è disponibile sul sito istituzionale del MiBACT nella Sezione “amministrazione trasparente” al percorso: Altri contenuti-Corruzione >Segnalazioni di illecito – Whistleblower;

disposizioni obbligatorie per i dirigenti nominati “referenti per la anticorruzione” che devono tra l’altro proporre misure idonee a prevenire e contrastare i fenomeni di corruzione e controllarne il rispetto; avanzare proposte per la rotazione del personale esposto a rischio;

programmazione su base triennale dell’attività formativa mettendo a sistema l'utilizzo delle opportunità offerta dalla Scuola nazionale dell'amministrazione (SNA)per la sensibilizzazione dei dipendenti attraverso progetti di formazione continua (con modalità d'aula o di e-Iearning) volti a fornire un’adeguata formazione in materia di etica e integrità, la conoscenza delle leggi e della normativa interna anticorruzione, nonché indicazioni per riconoscere e gestire i segnali di allarme (Paragrafo 18.4).

obbligatorietà per tutti i dirigenti, per l'area di rispettiva competenza, di svolgere attività informativa nei confronti del Responsabile della prevenzione della corruzione (individuato nel Segretario generale del MiBACT), dei Referenti per l’anticorruzione (Direttori generali centrali e Segretari regionali a livello territoriale)e dell’autorità giudiziaria, di provvedere al monitoraggio delle attività nell'ambito delle quali è più elevato il rischio corruzione svolte nell'ufficio a cui sono preposti, disponendo, con provvedimento motivato, la rotazione del personale nei casi di avvio di procedimenti penali o disciplinari per condotte di natura corruttiva.

Nell’ambito del Piano della performance sono previste specifiche misure di controllo e valutazione che vanno nella direzione della misurazione dei risultati e concorrono alla più efficiente e trasparente gestione, nello specifico quelle legate al sistema di misurazione e valutazione della performance. Il sistema si basa sulla valutazione di due componenti: gli obiettivi di performance individuali conseguiti dai dirigenti ed i comportamenti organizzativi dimostrati. Al riguardo il dirigente del Servizio II del Segretariato generale – AdG del PON redige e trasmette all'Organismo indipendente di valutazione del MiBACT (OIV), con cadenza quadrimestrale:

una relazione in merito alle attività condotte in relazione agli specifici obiettivi di performance relativi all’ambito organizzativo di diretta responsabilità, assegnati per l’anno di riferimento con apposita Direttiva del Segretario generale agli Uffici di II livello;

le schede di monitoraggio con la quantificazione dei target raggiunti riferiti agli indicatori di performance associati a ciascun obiettivo operativo assegnato;

a consuntivo dell’anno di riferimento, una relazione conclusiva delle attività realizzate con le relative realizzazioni e risultati conseguiti corredata delle schede di monitoraggio dell’anno;

una scheda di autovalutazione sui comportamenti organizzativi che ha per oggetto le competenze professionali e manageriali dimostrate per il raggiungimento degli specifici obiettivi individuali; la qualità del contributo assicurato alla performance generale della struttura; la valutazione del proprio personale.

Si evidenzia che in questo ambito, in attuazione del PRA del MiBACT, è stata realizzata una specifica misura di miglioramento che prevedeva l’attribuzione di obiettivi di performance per i dirigenti impegnati nell'attuazione del PON. D'intesa con l'Organismo indipendente di valutazione del MiBACT sono stati modificati gli obiettivi di servizio del dirigente del Servizio II del Segretariato generale che ricopre le funzioni di AdG del PON collegandoli all'attuazione della programmazione comunitaria. Gli obiettivi definiti sono oggetto delle valutazioni di performance già dall'anno 2016.

L’AdG applica, inoltre, quanto previsto nel Codice di comportamento dei dipendenti del MiBACT (di seguito anche Codice di comportamento), adottato con decreto del Ministro del 23 dicembre 2015 e redatto in ottemperanza a quanto previsto dalla recente normativa in materia di prevenzione e repressione della corruzione e dell'illegalità nella Pubblica Amministrazione17, che integra le disposizioni contenute nel D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62, “Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici, a norma dell'articolo 54 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165”.

17 Art. 1, commi 44 e 45, della legge n. 190/2012 (legge anticorruzione) che ha novellato l’art. 54 “Codici di comportamento dei

dipendenti pubblici” del D.lgs. 165/2001.

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Il Codice di comportamento definisce le specifiche regole di comportamento che, nello svolgimento del proprio servizio, i dipendenti e, più in generale, il personale in servizio presso il MiBACT, sono tenuti ad osservare. Le nuove diposizioni riflettono una stretta connessione tra la correttezza dei comportamenti dei dipendenti e l’abbattimento del rischio di corruzione; pertanto, i doveri di comportamento e gli obblighi di condotta fissati dal Codice, volto ad assicurare la qualità dei servizi, la prevenzione dei fenomeni di corruzione, il rispetto dei doveri costituzionali di diligenza, lealtà, imparzialità e servizio esclusivo alla cura dell'interesse pubblico, si applicano sia ai dipendenti sia ai collaboratori nonché a tutti coloro che a qualsiasi titolo entrino in contatto con l’Amministrazione che sono pertanto obbligati a rispettare il Codice di comportamento.

A tal fine i dipendenti al momento dell’assunzione sottoscrivono una dichiarazione di presa visione del Codice e di impegno a rispettare i principi e le disposizioni in esso contenuti; per gli altri soggetti (collaboratori, consulenti, imprese fornitrici di beni o servizi) l’AdG del PON ha previsto negli atti di incarico e nei contratti sottoscritti uno specifico richiamo al Codice di comportamento e/o l’inserimento di apposite disposizioni o clausole di risoluzione o decadenza del rapporto in caso di violazione degli obblighi derivanti dal Codice di comportamento18.

In particolare vengono assunte e adottate dall'AdG le modalità con le quali il personale è tenuto ad effettuare tutte le comunicazioni; le tipologie, la rilevanza e l’entità delle sanzioni - pecuniarie e disciplinari - per la violazione delle regole contenute nel Codice di comportamento; le procedure e la periodicità per la verifica e la vigilanza sul rispetto dell'applicazione del Codice, con specifico riferimento a quegli ambiti del Codice che definiscono:

1. la condotta del personale e le sanzioni da porre in essere in merito all'offerta e/o ricevimento di regali, incarichi, compensi e altre utilità (Art. 4);

2. le procedure per comunicare l'adesione e la partecipazione ad associazioni e organizzazioni i cui ambiti di interesse possano interferire con lo svolgimento dell'attività dell'Ufficio in quanto attinenti ai settori di competenza dell'Amministrazione e le relative sanzioni per il mancato adempimento (Art. 5);

3. gli obblighi e le modalità di comunicazione per il personale degli interessi finanziari e dei conflitti di interesse e le relative sanzioni per la violazione di detti obblighi (Art. 6);

4. le casistiche, gli obblighi e le modalità di comunicazione di astensione all’adozione di decisioni o ad attività che possano coinvolgere interessi propri, ovvero di parenti, affini entro il secondo grado, del coniuge o di conviventi, oppure di persone con le quali si abbia rapporti di frequentazione abituale, nonché in ogni altro caso in cui esistano gravi ragioni di convenienza, e le sanzioni per il mancato rispetto dei medesimi (Art. 7);

5. il rispetto delle misure di prevenzione degli illeciti nell'Amministrazione con particolare riferimento a quelle contenute nel Piano per la prevenzione della corruzione e le relative sanzioni da applicare in caso violazione (Art. 8);

6. le disposizioni specifiche per i dirigenti con riguardo alle comunicazioni periodiche annuali delle partecipazioni azionarie e di altri interessi finanziari, di parenti e affini entro il secondo grado, coniuge o convivente che esercitano attività politiche, professionali o economiche che possano porre un conflitto di interessi con la funzione pubblica che svolge, le decisioni o le attività inerenti all'ufficio (Art. 13);

7. le regole specifiche per il personale dipendente che opera nei settori ritenuti più ad alto rischio di corruzione(addetti agli uffici contratti o che sono incaricati di seguire le procedure finalizzate alla conclusione di contratti di appalto di lavori, servizi, forniture, finanziamento ed altri atti negoziali per conto dell'Amministrazione), ovvero quelli inerenti alle procedure di evidenza pubblica in attuazione di programmi attinenti ai lavori pubblici e alla erogazione dei servizi culturali per il tramite di concessionari, ai procedimenti per la stipula di contratti, in base alle quali il personale deve garantire il rispetto dei principi di imparzialità, assicurando uguali condizioni a tutti i concorrenti, ed ogni riservatezza, altresì, mantenere una posizione di indipendenza, astenersi in

18 Cfr. Articolo 4 - Obblighi del collaboratore, dello schema di contratto Cococo allegato al Manuale delle procedure dell’AdG (Allegato 7 ).

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presenza di situazioni di conflitto di interesse, non chiedere benefici economici per lo svolgimento delle proprie attività, valutare, nell'esecuzione del contratto, con oggettività e rigore il rispetto delle condizioni contrattuali da parte dell'esecutore, segnalare ogni anomalia riscontrata al proprio dirigente (Art. 14). Per il mancato rispetto di tali obblighi sono definite specifiche sanzioni pecuniarie e/o disciplinari in relazione alla funzione rivestita all’interno dell’Amministrazione (personale dirigenziale e non dirigenziale) e alla gravità della condotta posta in essere.

Al personale del MiBACT, e quindi anche a quello dell’AdG, sono inoltre rivolte attività formative in materia di trasparenza e integrità, mediante l’erogazione di percorsi formativi definiti dalla competente Direzione generale per l’Educazione e la Ricerca del MiBACT nell’ambito della pianificazione annuale delle attività formative del personale (piano annuale della formazione), realizzati anche in collaborazione con la Scuola Nazionale dell'Amministrazione (SNA), che consentono ai dipendenti di conseguire una piena conoscenza dei contenuti del Codice di comportamento, nonché un aggiornamento annuale e sistematico sulle misure e sulle disposizioni applicabili in tali ambiti.

Per garantire la gestione dei cambi del personale e/o la gestione dei posti vacanti l’AdG utilizzerà le procedure in essere interne al MiBACT che prevedono:

l’attivazione di procedure di mobilità interna ed esterna;

l’utilizzo di graduatorie vigenti di concorsi espletati da altre amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 4 del D.L. 101/2013;

la verifica con cadenza triennale della congruità della ripartizione delle dotazioni organiche del MiBACT, approvata con DM del 14/9/2016, che definisce inoltre specifiche procedure di verifica della congruità della ripartizione delle dotazioni organiche mediante l’obbligo per i dirigenti di informare, con cadenza mensile, circa l’effettiva ripartizione della dotazione organica del personale nel rispettivo Ufficio.

Al fine di favorire la diffusione della conoscenza e la comunicazione dei contenuti dei Piani e del Codice di comportamento e delle misure in essi contenute, questi sono pubblicati sul sito istituzionale del MiBACT e vengono altresì emanate specifiche Circolari. Tra queste ultime si richiamano:

la Circolare del Segretariato generale n. 50/2015 con la quale è stata comunicata a tutti gli uffici centrali e periferici del MiBACT l’adozione del Codice di comportamento dei dipendenti del MiBACT e la Circolare n. 7/2016 di carattere informativo delle principali misure e contenuti del Codice di comportamento e ne dispone altresì la notifica a tutto il personale e ai soggetti che vario titolo collaborano con l’Amministrazione, mediante consegna e sottoscrizione del Codice stesso.

la Circolare del Segretariato generale n. 30/2015 con la quale sono stati diffusi alle strutture centrali e periferiche del MiBACT gli indirizzi del Ministro in tema di prevenzione della corruzione, vigilanza, controllo e trasparenza amministrativa, aventi natura programmatoria e strutturale. Tali indirizzi prevedono:

a) il coordinamento tra il sistema di valutazione dei dirigenti con il sistema delle misure e degli interventi anticorruzione definiti nel Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC) ai fini di una rigorosa valutazione dei comportamenti dei dirigenti con riferimento agli obblighi di prevenzione della corruzione;

b) l’applicazione del principio della rotazione degli incarichi, espressamente recepito nel D.M. 27 novembre 2014 sul conferimento degli incarichi dirigenziali, che si applica anche agli altri dipendenti in relazione alle effettive attività svolte nei settori e nelle aree individuate con elevato rischio di frode dal Piano triennale di prevenzione della corruzione;

le Circolari del Segretariato generale n. 1/20016 e n. 6/2016 in merito al sistema di misurazione dei comportamenti organizzativi ed ai relativi controlli.

L’insieme delle misure e delle procedure contenute nei suindicati dispositivi sono dunque applicate dall’Autorità di Gestione del Programma nell’espletamento dei compiti e delle funzioni proprie e delle Unità operative individuate, nonché nella messa in opera delle misure di carattere organizzativo e procedurale.

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2.2.2. Quadro per assicurare che si effettui un'appropriata gestione dei rischi, ove necessario, e, in particolare, in caso di modifiche significative del sistema di gestione e di controllo.

L’Autorità di Gestione elabora opportune procedure in grado di definire:

- le azioni e le misure adeguate a prevenire la configurazione dei rischi; - le attività potenzialmente soggette all’insorgenza dei rischi.

L’AdG svolge le proprie funzioni nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, mettendo in essere adeguate misure e azioni per la prevenzione dei rischi e per prevenire sia le irregolarità, sia le frodi.

In considerazione delle indicazioni fornite dal Reg. UE (1303), il Sistema di Gestione e Controllo prevede l’individuazione di due strumenti chiave finalizzati al trattamento dei rischi:

autovalutazione del rischio frode19 – strumento principale di prevenzione dei rischi derivanti da frodi;

analisi dei rischi – strumento di individuazione dei principali rischi derivanti da irregolarità.

Entrambi gli strumenti sono volti a garantire l’affidabilità del Sistema di Gestione e Controllo e ad individuare le operazioni e/o i beneficiari che possono aumentare le probabilità dell’insorgenza di violazioni ai danni del bilancio nazionale e comunitario.

Le procedure di gestione dei rischi, come descritte nel paragrafo 2.1.4, sono definite sulla base del livello e della tipologia dei rischi riscontrabili, con particolare attenzione ai rischi di livello “ALTO”, quali le irregolarità e le frodi.

Nella individuazione del livello del rischio si terrà conto delle eventuali modifiche sopravvenute al Sistema di gestione e controllo e del tasso di errore risultante dalle verifiche di gestione e di audit e da eventuali ulteriori audit svolti dai diversi organismi di controllo.

Inoltre, attraverso la somministrazione annuale di un questionario alle strutture centrali e periferiche dell’Amministrazione coinvolte nell’attuazione del Programma e mediante autovalutazione del rischio frode saranno individuate le aree a maggior rischio frode graduato su cinque livelli dal più alto (priorità 1) al più basso (priorità 5) sulla base del livello di rischio riscontrato.

Sulla base del livello del rischio riscontrato saranno poste in essere adeguate azioni correttive come riportato nella tabella del paragrafo 2.1.4.

Nel Piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC) rientrano specifiche previsioni e procedure in merito:

all’individuazione delle aree a rischio corruzione che includono oltre alle aree di rischio obbligatorie e comuni a tutte le amministrazioni, indicate nell'art. 1, comma 16 della legge 190/2012 ulteriori aree di rischio, che rispecchiano le specificità funzionali e di contesto dell'Amministrazione dei beni e delle attività culturali e del turismo e riguardano 17 aree e procedimenti potenzialmente a rischio corruzione (cfr. paragrafo 7.2 del PTPC). Il processo di individuazione delle aree e dei procedimenti è stato condotto sulla base dei DPCM 18 novembre 2010, n. 231 e 22 dicembre 2010, n. 271, nei quali sono stati pubblicati i Regolamenti di attuazione dell'articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, riguardante i termini dei procedimenti amministrativi del MiBACT aventi durata non superiore a novanta giorni, nonché attraverso l'attività di rilevazione delle cd. “aree a rischio corruzione” (cfr. seguente punto elenco).

alla mappatura delle aree a rischio corruzione, mediante un’indagine effettuata presso tutte le strutture centrali e periferiche del MiBACT nel 2014 e successivamente integrata con un’indagine eseguita nel 2015 a seguito della riorganizzazione del MiBACT (D.P.C M. 29 agosto 2014, n. 171). Sulla base di un’apposita scheda di rilevazione (cfr. tab.1) le strutture del MiBACT hanno proceduto all'individuazione dei procedimenti a rischio corruzione e all'autovalutazione del rischio; in particolare ciascun dirigente o responsabile dell’ufficio/struttura ha individuando in prima istanza tra le 17 aree a più alto rischio di corruzione quelle riferite alle attività svolte e in essere di competenza del proprio Ufficio/struttura, quindi ha provveduto alla misurazione del rischio secondo i parametri e la scala dei pesi individuati. A seguire si riporta scheda predisposta per l’indagine e l’analisi delle aree dei procedimenti a rischio corruzione.

19 Cfr par. 6.4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

29

Sulla base dei dati dell’indagine condotta è stata effettuata la misurazione del rischio si è tenuto conto della "scala di riferimento del rischio e tempistica delle azioni da intraprendere", presentata di seguito. A seguito di tali valutazioni per ogni area è stato calcolato un valore numerico indicativo del valore del rischio che, associato ad una scala di riferimento del rischio, fornisce una prima indicazione della priorità di attuazione e sulla tempistica delle misure correttive da intraprendere.

30

Figura 4 - Scheda per la misurazione del rischio del procedimento del Piano triennale di prevenzione della corruzione del MiBACT

2.2.3 Descrizione delle procedure

2.2.3.1 Procedure per assistere il Comitato di Sorveglianza

Ai sensi degli artt. 47, 48, 49 e 110 del Regolamento UE 1303/2013 e del Regolamento UE 240/2014 è stato istituito con Decreto dell’AdG del 25 maggio 2015 il Comitato di Sorveglianza del PON Cultura e Sviluppo 2014-2020 (di seguito anche CdS).

Il Comitato di Sorveglianza del PON è presieduto dall’Autorità di Gestione del Programma.

Il Comitato di Sorveglianza è preposto al controllo del Programma al fine di esaminare e valutare l’attuazione e i progressi compiuti nel conseguimento dei suoi obiettivi. A tal fine il Comitato svolge le funzioni indicate negli articoli 49 e 110 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, nell'Accordo di Partenariato 2014-2020 e quelle previste dal regolamento interno approvato dal medesimo Comitato nella seduta del 9 giugno 2015.

Il Comitato, in particolare, esamina:

o ogni aspetto che incide sui risultati del Programma, comprese le conclusioni delle verifiche di efficacia dell’attuazione, sulla base dei documenti presentati dall’Autorità di Gestione sui progressi nel conseguimenti degli obiettivi fissati e i risultati dell'attuazione del Programma;

o i progressi realizzati nell'attuazione del piano di valutazione e il seguito dato ai risultati delle valutazioni;

o l'attuazione della strategia di comunicazione; o l'esecuzione dei grandi progetti; o l'attuazione dei piani d'azione comuni, ove pertinenti; o le azioni intese a promuovere la parità tra uomini e donne, le pari opportunità, la non

discriminazione, compresa l'accessibilità per persone con disabilità; o le azioni intese a promuovere lo sviluppo sostenibile;

Tipologia dei

parametri di rischio

del procedimento

Scala di

valutazione

Scala dei

pesi

Attribuzione

pesi

Calcolo del

rischio del

procedimento

Scala dei valori

relativi al rischioAnnotazioni

basso 0

medio 1

alto 2

bassa frequenza 0

media frequenza 1

alta frequenza 2

valore basso 0

valore medio 1

valore alto 2

basso 0

medio 1

alto 2

basso (alto livello

di controlli)0

medio (medio

livello di controlli)1

alto (medio livello

di controlli)2

Scala dei valori relativi al rischio

(0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10)

Scheda per la Misurazione del rischio del procedimento PTCP

Area n.____"Denominazione__________________________".

C: rilevazione dei

controlli

preesistenti

E: ri levazione della

portata economica

dei procedimenti

R: danno alla fama

e reputazione

R =D+P +E+ R+C

Valori bassi

(0,1, 2, 3 )

Valori Medi

(4, 5, 6)

Valori Alti

(7,8,9,10)

D: valutazione

discrezionalità

P: ri levazione della

frequenza dei

procedimenti

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o se del caso, le condizionalità ex ante non soddisfatte alla data di presentazione dell'accordo di partenariato e del Programma, lo stato di avanzamento delle azioni volte a soddisfare le condizionalità ex ante applicabili;

o gli strumenti finanziari, ove pertinenti.

Il Comitato, inoltre, esamina e approva:

a) la metodologia e i criteri di selezione delle operazioni e, se del caso, è informato in merito ai risultati della verifica di conformità sulle operazioni avviate prima dell'approvazione di detti criteri;

b) le relazioni di attuazione annuali e finali; c) il piano di valutazione del Programma ed eventuali modifiche dello stesso; d) la strategia di comunicazione per il Programma ed eventuali modifiche della stessa; e) eventuali proposte di modifiche al Programma presentate dall'Autorità di Gestione.

Il Comitato può formulare, infine, osservazioni all'Autorità di Gestione anche in merito alle azioni relative alla riduzione degli oneri amministrativi a carico dei beneficiari di cui sorveglia l’attuazione.

Conformemente all’art. 48 del Regolamento UE 1303/2006,il CdS è composto da rappresentanti designati aventi titolo deliberativo delle Autorità di Gestione dei PO (FESR) delle 5 Regioni “meno sviluppate” in rappresentanza delle Amministrazioni regionali, dall’Autorità di Certificazione e dall’Autorità di Audit del PON Cultura, dalle Direzioni generali centrali del MiBACT competenti per settore, dalle Autorità nazionali competenti (Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le politiche di coesione; Agenzia per la Coesione Territoriale; Ministero dell’Economia e delle Finanze – RGS - IGRUE), dalle Amministrazioni responsabili delle politiche trasversali (Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; Dipartimento per le Pari Opportunità), dalle AdG del PON 2014-2020 “Governance e capacità istituzionale” e del POIn “Attrattori culturali, naturali e turismo” FESR 2007-2013, nonché dall’Unione delle Province Italiane (UPI) e dall’Associazione Nazionale dei Comuni Italiani (ANCI), in rappresentanza degli enti locali.

Partecipano a titolo consultivo un rappresentate della Commissione Europea, ex art.48, par. 3 del Regolamento UE 1303/2006, n. 11 rappresentanti del partenariato economico e sociale (organizzazioni sindacali confederali; associazioni imprenditoriali di categoria; associazioni ambientaliste; organismi/organizzazioni funzionali competenti e della società civile interessati), un rappresentante del Nucleo di Valutazione e analisi per la programmazione (NUVAP), il Responsabile del Piano di Rafforzamento Amministrativo del MiBACT nonché rappresentanti di altre Amministrazioni centrali interessate in relazione ai temi e alle strategie del Programma, vale a dire le AdG dei PON 2014-2020 “Ricerca e Innovazione” e “Sistemi di politiche attive per l’occupazione”.

Le modalità di funzionamento del Comitato di sorveglianza sono definite, ai sensi dell’articolo 47 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 ed in coerenza con le norme dettate dall’articolo 11 del Regolamento (UE) n. 240/2014, da apposito Regolamento interno adottato dal medesimo Comitato nella sua prima riunione tenutasi il 9 giugno 2015.

Il Comitato si riunisce almeno una volta l’anno e l’ordine del giorno provvisorio e la convocazione devono arrivare al più tardi 15 giorni lavorativi prima della data fissata per l’incontro.

L’ordine del giorno definitivo ed i documenti per i quali è richiesta l’esame e l’approvazione da parte del Comitato vengono trasmessi almeno 10 giorni prima della riunione.

Tutta la documentazione è resa disponibile nell’applicativo web “Community MiBACT” le cui credenziali di accesso sono comunicate ai componenti a mezzo posta elettronica.

Nei casi di necessità, l’AdG può consultare i membri del Comitato attraverso procedura scritta, come disciplinato dal Regolamento interno del Comitato (art. 7).

Il Comitato è supportato nell’espletamento delle sue funzioni, da una Segreteria, composta da n. 2 unità di personale, istituita presso l’Autorità di Gestione i cui oneri di funzionamento sono a carico dell’Asse III – Assistenza Tecnica del PON Cultura e Sviluppo, nel rispetto delle disposizioni in materia di ammissibilità della spesa. È compito della Segreteria assistere il Comitato in tutti i compiti derivanti dall’attività di sorveglianza esercitata dal medesimo nonché per gli aspetti organizzativi e gestionali dell’attività del Comitato, ovvero: provvedere alla stesura dei verbali delle sedute del Comitato, predisporre ed inviare ai

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componenti ogni materiale inerenti la seduta del Comitato (ordini del giorno, documentazione sottoposta alle decisioni del Comitato, relazioni, presentazioni, ecc.).

Al fine di consentire la predisposizione in tempo utile della documentazione per le riunioni del Comitato, i componenti provvedono all’invio alla segreteria tecnica di eventuali documenti da sottoporre all’esame, entro i 15 giorni lavorativi antecedenti alla riunione del comitato stesso, per consentirne il tempestivo inoltro ai suoi membri.

Qualora ve ne sia la necessità e su richiesta dei componenti a titolo deliberativo il Comitato può istituire gruppi di lavoro tematici e settoriali come strumento di approfondimento di specifiche tematiche (art. 11 Regolamento interno).

Ai sensi dei paragrafi 3 e 4 dell’art.49 del Reg. UE 1303/2013, il Comitato di Sorveglianza è consultato e se del caso esprime un parere sulle eventuali modifiche del Programma proposte dall’AdGe può formulare osservazioni in merito alla attuazione e valutazione del PO e verifica le azioni intraprese a seguito delle stesse.

Qualora, ai sensi dell’art. 49, paragrafo 4, il Comitato di Sorveglianza formuli osservazioni in merito all’attuazione e alla valutazione del Programma, l’Autorità di Gestione attua misure correttive idonee a sanare le problematiche rilevate e ne fornisce un riscontro al Comitato stesso. Alle osservazioni formulate dal Comitato di sorveglianza l’AdG darà seguito mediante specifiche note e informative di riscontro che riporteranno il risultato dell’approfondimento svolto o la posizione assunta dall’AdG in relazione alle specifiche questioni oggetto di osservazione, corredate da eventuale documentazione di supporto e indicherà le eventuali azioni intraprese dalla stessa AdG e/o dai Beneficiari.

2.2.3.2 Procedure per un sistema di raccolta, registrazione e conservazione in formato elettronico dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica, l’audit

Relativamente alla registrazione e conservazione in formato elettronico dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica, l’audit del Programma, l’Autorità di Gestione si avvarrà del sistema informativo denominato SGP - Sistema Gestione Progetti (le cui principali funzionalità sono nel dettaglio illustrate nel capitolo 4), già utilizzato nel precedente ciclo di programmazione da diversi Programmi Operativi, tra i quali il POIn “Attrattori culturali, naturali e turismo” di cui il Segretariato generale del MiBACT ha svolto la funzione di Organismo intermedio per l’Asse I.

Il sistema è gestito in modo centralizzato dall’Agenzia per la Coesione Territoriale ed è un applicativo web based.

Tale applicativo consente di rilevare i dati sui singoli beneficiari e sui singoli interventi e garantisce all’Autorità di Gestione di adempiere a quanto previsto nei Regolamenti comunitari, con particolare riferimento all’art.122, paragrafo3 del Reg. UE 1303/2013.

Il sistema è già predisposto per il colloquio con altri sistemi informativi, nello specifico con il sistema CUP - Codice Unico di Progetto, gestito dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri - DIPE, che consente di attribuire una connotazione univoca per ogni progetto di investimento pubblico e più in generale garantisce la trasparenza e la tracciabilità dei flussi finanziari per prevenire eventuali infiltrazioni criminali.

Sono allo studio ipotesi di implementazioni dell’applicativo per una sua interoperabilità con il Sistema di Gestione dei Contratti Pubblici, per l’attribuzione ad ogni singola procedura di scelta del contraente di un Codice Identificativo di Gara (CIG) e del sistema di fatturazione elettronica del MiBACT, tramite SiCOGE, al fine di ridurre gli oneri amministrativi a carico dei beneficiari.

In merito alle procedure adottate per garantire un adeguato ed efficiente sistema di raccolta, registrazione e conservazione in formato elettronico dei dati relativi al Programma e alle singole operazioni, l’AdG ha inoltre creato un’apposita area all’interno del sistema di protocollo informatico dell’Amministrazione (ESPI) per registrare i flussi documentali relativi al Programma.

Altro strumento impiegato dall’AdG è la piattaforma “Community Mibact”, un applicativo web di repository per l'archiviazione e la gestione documentale, già efficacemente sperimentata nell’ultima fase di attuazione del POIn “Attrattori culturali, naturali e turismo” 2007-2013, ed opportunamente adeguata

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attraverso la creazione di una nuova area della Community dedicata esclusivamente al PON Cultura e Sviluppo, articolata in specifiche sezioni (documenti metodologici e operativi; appalti pubblici e gestione procedure di gara; attuazione degli interventi; gestione finanziaria), che saranno costantemente implementate da parte delle Autorità di Gestione e certificazione, dall’UCOGE Invitalia e dai Beneficiari al fine di garantire, già dalla fase di avvio del Programma, l'efficace gestione dei flussi informativi, l'accesso e la condivisione delle informazioni e dei documenti tra i vari soggetti coinvolti nell’attuazione, gestione e controllo e audit del Programma (AdG, AdC, AdA, Beneficiari).

L’impiego della piattaforma “Community Mibact” intende sopperire all’attuale impossibilità di caricare nel sistema informativo SGP talune tipologie di documentazione quali: documenti tecnici (ad es. elaborazioni progettuali) e amministrativi (ad es. determina a contrarre, nomina RUP, bandi e disciplinari di gara, verbali di gara, decreti di aggiudicazione definitiva, contratti, decreti di approvazioni dei contratti, SAL, relazioni di attività, certificati) e, contestualmente, offrire uno strumento ai beneficiari che consenta di presentare e trasmettere una sola volta all’AdG, mediante l’inserimento nella Community, i documenti richiesti per le diverse fasi attuative degli interventi (dall’avvio alla chiusura dell’operazione) e secondo un sistema di archiviazione organizzato, tale da permettere la creazione del fascicolo di progetto già in formato digitale.

Inoltre al fine di rispettare l’articolo 7 (Protezione e conservazione dei dati, dei documenti e loro integrità) del Regolamento di esecuzione (UE) 821/2014, la piattaforma Community Mibact” prevede le seguenti misure sia di tipo applicativo che sistemistico:

b) l'accesso al sistema si basa su diritti predefiniti per i diversi tipi di utilizzatori e viene soppresso quando non è più necessario;

c) il sistema tiene traccia di tutte le attività di registrazione, modifica e cancellazione di dati e documenti;

d) il sistema non consente di modificare il contenuto dei documenti recanti una firma elettronica; e) vengono effettuati regolari backup dei dati memorizzati. Il backup contenente una copia dell'intero

contenuto dell'archivio di file elettronici è immediatamente disponibile in caso di emergenza.

Attualmente i due sistemi SGP e Community MiBACT non sono interoperabili, tuttavia permettono di restituire informazioni e dati tra loro complementari, in modo affidabile ed ottimizzato permettendo lo scambio e l’utilizzo dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica, l’audit.

Riguardo alle specifiche sulle modalità di conservazione dei documenti e all’organizzazione e articolazione dell’archivio, sia cartaceo che elettronico, del PON si rimanda al capitolo 4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

2.2.3.3 Procedure di vigilanza delle funzioni formalmente delegate dall’Autorità di Gestione a norma dell’art.123, paragrafi 6 e 7, del Regolamento (UE) n.1303/2013

Allo stato attuale l’Autorità di Gestione non ha formalmente delegato le funzioni di cui all’art. 123, paragrafi 6 e 7 del Regolamento (UE) n.1303/2013 (cfr. paragrafo 1.3.3).

2.2.3.4 Procedure di valutazione, selezione e approvazione delle operazioni che ne garantiscano anche la conformità, per tutto il periodo di attuazione, alle norme applicabili (articolo 125, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013), ivi compresi istruzioni e orientamenti che garantiscano il contributo delle operazioni, conformemente all'art. 125, paragrafo 3, lettera a), punto i), del regolamento (UE) n. 1303/2013, alla realizzazione degli obiettivi e dei risultati specifici delle pertinenti priorità, e procedure volte a garantire la non selezione di operazioni materialmente completate o pienamente realizzate prima della presentazione della domanda di finanziamento da parte del Beneficiario

Le procedure di valutazione, individuazione/selezione e approvazione delle operazioni finanziabili rientranti nell’ambito di applicazione del sostegno del PON, si diversificano in relazione, sia alla responsabilità gestionale, sia alla tipologia di macroprocesso di riferimento.

In relazione alla responsabilità gestionale, si distinguono le procedure a titolarità e le procedure a regia. Sono definibili a “titolarità” le procedure appaltate o realizzate a diretta responsabilità dell’AdG; sono,

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invece, a “regia” le procedure che, a seguito di atto amministrativo di programmazione o avviso o bando dell’AdG sono attuate da altri soggetti che vengono dalla medesima selezionati tramite le procedure definite dalla stessa AdG tra le categorie di soggetti beneficiari indicate nel Programma.

In relazione alla tipologia di macroprocesso, si riportano sinteticamente le tipologie di operazioni individuate dal PON per ciascun Asse prioritario, classificate in base all’attribuzione della responsabilità gestionale, rinviando alla manualista sulle procedure di gestione del PON (Manuale delle procedure di gestione dell’AdG) una maggiore esaustività ed i relativi approfondimenti:

Operazioni a regia, ove sono ricomprese le seguenti tipologie di operazione:

- Realizzazione di opere pubbliche e acquisizione di beni e servizi (Asse I), per cui la selezione delle operazioni avviene mediante: i) individuazione di nuovi interventi e di interventi non conclusi ossia già avviati a valere su altre fonti di finanziamento e non ancora portati a termine, ma per i quali il finanziamento originario non è più disponibile; ii) individuazione di interventi già avviati a valere su altre fonti di finanziamento e non ancora portati a termine, ma per i quali il finanziamento originario è ancora disponibile; iii) individuazione di interventi che possono essere considerati “progetti suddivisi in fasi” (cd. progetti “a cavallo”) non conclusi alla data ultima di ammissibilità della spesa della programmazione 2007-2013 e ammessi a finanziamento e quindi completati nel periodo 2014-2020; iv) completamento del Grande Progetto Pompei (GPP Fase II) in esito alla suddivisione in fasi.

- Erogazione di finanziamenti a singoli beneficiari (regimi di aiuto) (Asse II).

Operazioni a titolarità, ove sono ricomprese le seguenti tipologie di operazione:

- Acquisizione di beni e/o servizi (Asse III);

- Acquisizione di esperti esterni (Asse III).

Conformemente alla tipologia di operazioni previste nei tre Assi prioritari del PON e secondo quanto disposto dall’art.125, comma 3 del Regolamento UE 1303/2013 l’Autorità di Gestione ha elaborato per ciascun Asse prioritario/Linea di Azione del Programma i “Criteri di selezione delle operazioni” che sono stati approvati dal Comitato di Sorveglianza nelle sedute del 9 giugno 2015 (criteri di selezione degli Assi I e III) e del 23 febbraio 2016 (criteri di selezione dell’Asse II, parzialmente modificati nella seduta del 26 luglio 2018).

L’approccio metodologico assunto dall’AdG per la definizione e l’applicazione dei criteri di selezione delle operazioni, che trova i suoi riferimenti principali nei paragrafi del PON “Principi guida per la selezione delle operazioni” garantiscono il contributo delle operazioni al conseguimento degli obiettivi specifici e dei risultati attesi della pertinente priorità di investimento; sono non discriminatori e trasparenti e tengono conto dei principi generali di cui agli articoli 7 e 8 del suindicato Regolamento nonché garantiscono il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in tema di appalti pubblici e aiuti alle imprese.

Il Programma prevede un doppio livello di selezione, il primo di carattere strategico riguarda l’individuazione degli attrattori culturali di rilevanza strategica e delle connesse aree di attrazione, il secondo interessa specificatamente l’individuazione degli interventi/operazioni da finanziare e realizzare nell’ambito del Programma.

Le modalità attraverso cui si perviene, da un lato, alla selezione degli attrattori, cui si riferiscono le operazioni realizzate con l’Asse I, e dall’altro, all’individuazione delle aree di attrazione culturale che costituiscono il contesto di riferimento per le azioni a valere sull’Asse II si basano su appositi criteri di selezione:

o relativamente agli attrattori, i) la titolarità del bene/attrattore, individuati tra gli istituti, luoghi della cultura e singoli beni - musei, aree e parchi archeologici, complessi monumentali compresi parchi e giardini storici - del demanio statale appartenenti o in consegna al MiBATC nelle regioni Basilicata, Calabria, Campania, Puglia e, limitatamente alla Sicilia, del patrimonio regionale, aperti alla fruizione pubblica e monitorati dalle statistiche, nonché luoghi della cultura statali, appartenenti o in consegna al MiBACT, non ancora aperti al pubblico, per i quali siano già in essere progetti/iniziative di valorizzazione; beni a titolarità statale/regionale/locale oggetto di interventi nella programmazione 2007-13, selezionati d’intesa con le Regioni, non completati e ii) le dimensioni quali-quantitative riferite alla domanda di fruizione del bene, al grado di accessibilità, all’efficienza gestionale e al livello

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di funzionalità organizzativa, alla capacità dell’attrattore di generare integrazioni e sinergie con altre risorse e dotazioni dell’area;

o per l’individuazione dell’area di attrazione si è fatto riferimento al comune di localizzazione dell’attrattore se capoluogo di regione/provincia (o comunque centro urbano di media/grande dimensione), ovvero, negli altri casi, si estenda ai comuni a questo più prossimi, da determinare e condividere in sede di Accordi Operativi di Attuazione (di seguito AOA) tra il MiBACT e le Regioni.

Gli attrattori e le connesse aree di attrazione sono individuati dall’AdG, anche mediante il coinvolgimento delle strutture territoriali del MiBACT e della Regione Siciliana e sono definiti sia nel PON (ove è stato individuato un primo nutrito gruppo di attrattori, cfr. Sezione 2.A.6.1 dell’Asse I) sia nell’ambito degli Accordi Operativi di Attuazione (AOA) tra il MiBACT e le Regioni, siglati nel mese di febbraio 2016 con ciascuna Regione interessata dal Programma.

Gli AOA investono la dimensione della pianificazione e programmazione per la quale sono previsti il confronto e la collaborazione tra AdG, strutture periferiche del MiBACT e Regioni e costituiscono uno degli strumenti individuati dal Programma atti a facilitare la cooperazione e il coordinamento istituzionale, in particolare per la definizione delle strategie d’area nei contesti di riferimento degli attrattori e per la condivisone e l’individuazione degli interventi.

Tale fase costituisce infatti uno snodo fondamentale per l’attuazione dell’Asse II. In particolare per l’Asse II del PON, gli AOA forniscono indicazioni per la corretta integrazione delle azioni di pertinenza dei diversi livelli amministrativi (MiBACT e Regioni) e hanno la funzione di chiarire le specificità territoriali ed evidenziare fabbisogni nonché di consentire la successiva elaborazione degli schemi di bandi per le misure di aiuto. L’AdG perfeziona e definisce nel dettaglio la programmazione degli Assi nell’ambito di 5 Tavoli tecnici partecipati, uno per ciascuna regione interessata dal Programma, formalizzati mediante la sottoscrizione degli AOA. L'impiego dell'AOA incide sul miglioramento della capacità di selezionare gli interventi e concorre a risolvere criticità sia di carattere strategico-programmatico (garantire la complementarietà della programmazione nazionale e regionale e delle politiche culturali), sia operativo (delimitazione dei campi di intervento e specificazione degli interventi nelle aree di attrazione).

Con riferimento specifico all’individuazione degli interventi/operazioni da finanziare e realizzare nell’ambito del Programma (secondo livello di selezione), i criteri di selezioni approvati dal Comitato di Sorveglianza prevedono le seguenti procedure di individuazione, valutazione e approvazione delle operazioni che si diversificano in relazione alla responsabilità gestionale e alla tipologia di “macroprocesso” cui appartengono:

relativamente alle operazioni delle due linee di Azione dell’Asse I, a “regia” dell’AdG, inerenti la realizzazione di opere pubbliche e acquisizione di beni e/o servizi, le procedure adottate prevedono: - la definizione di linee guida per l’attuazione dell’azione e per la presentazione dei progetti

mediante la predisposizione da parte dell’AdG a) della Scheda di attuazione dell’azione; b) del modello per la presentazione del progetto da candidare;

- l’invito (circolare/avviso) alle strutture del MiBACT e della Regione Siciliana competenti per gli attrattori individuati a presentare le proposte progettuali;

- l’istruttoria e la valutazione delle proposte da parte di un gruppo tecnico/Commissione individuata dall’AdG (d’intesa con la Regione Siciliana nel caso degli interventi di titolarità regionale);

- l’emanazione del decreto dell’AdG di ammissibilità a finanziamento; per i progetti non conclusi ex art. 65 del Reg. 1303/2013 per i quali il finanziamento originario è ancora disponibile, il decreto dell’AdG di ammissibilità a finanziamento è emanato con riserva;

- la stipula di convenzione/disciplinare d’obbligo tra AdG e Beneficiario/stazione appaltante; - l’emanazione del decreto dell’AdG di finanziamento dell’intervento.

relativamente alle tre linee di Azione dell’Asse II, a “regia” dell’AdG che fanno riferimento a un’unica principale categoria di operazione, l’erogazione di finanziamenti a singoli beneficiari (regimi di aiuto), le procedure definite prevedono: - la preliminare emanazione del decreto del Ministro istitutivo dello strumento finanziario a

sostegno delle industrie culturali e creative, emanato l’11 maggio 2016; - l’emanazione della direttiva operativa del Ministro per l’apertura dei termini e le modalità per la

presentazione delle domande di agevolazione;

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- l’attivazione della procedura valutativa con procedimento a sportello, secondo quanto stabilito dall’art. 5 del D.lgs. 31 marzo 1998, n. 123 e successive modificazioni;

- l’istruttoria e la valutazione delle proposte; - l’adozione della delibera di ammissione/non ammissione; - la stipula di convenzione/contratto di finanziamento con il Beneficiario ammesso a seguito di

delibera.

Le procedure per la selezione e approvazione delle operazioni nell’ambito dell’Asse II sono caratterizzate dalla presenza di un soggetto gestore al quale vengono attribuite le funzioni di valutazione e selezione, di gestione e di pagamento e controllo amministrativo ed in loco delle operazioni. Il soggetto gestore dello strumento agevolativo, in qualità di UCOGE, è stato individuato nel DM dell’11 maggio 2016, all’art. 3, nell’Agenzia nazionale per l’attrazione degli investimenti e lo sviluppo d'impresa Spa - Invitalia, le cui funzioni attribuite sono definite mediante apposita convenzione, sottoscritta il 3 novembre 2016.

relativamente alle quattro linee di Azione dell’Asse III, a “titolarità” dell’AdG, inerenti l’attivazione di esperti esterni, l’acquisizione di beni, servizi e/o forniture le procedure individuate prevedono: - la preliminare predisposizione di piani di dettaglio delle attività elaborati dall’AdG, in esito ai

fabbisogni individuati dalla medesima AdG, nei quali sono specificate e articolate le attività afferenti a ciascuna delle azioni previste dall’Asse III, definite le tipologie e le modalità di erogazione delle attività di AT;

- la predisposizione e adozione degli atti specifici per l’avvio delle attività previste dai piani di dettaglio (determinazioni a contrarre, avvisi e bandi per l’acquisizione di collaborazioni, servizi di AT, beni e servizi strumentali/attrezzature e altri servizi) mediante procedure ad evidenza pubblica ai sensi della normativa vigente;

- espletamento delle procedure per l’individuazione dell’affidatario del contratto/servizio/fornitura nel rispetto della disciplina di riferimento in materia di appalti pubblici e di pubblico impiego;

- adozione degli atti di impegno giuridicamente vincolanti (contratti/convenzioni per l’acquisizione di collaborazioni e servizi, contratti per appalti di servizi e/o forniture).

Nella selezione delle operazioni il PON garantisce il rispetto delle politiche orizzontali che tengono conto dei principi generali di cui agli articoli 7 e 8 del Reg. UE 1303/2013 nonché della normativa comunitaria e nazionale, e nello specifico:

- il rispetto delle pari opportunità tra uomini e donne, prevenendo altresì qualsiasi altra discriminazione fondata su sesso, razza o origine etnica, religione o convinzioni personali, disabilità, età o orientamento sessuale;

- il rispetto degli obblighi in materia di tutela dell'ambiente, l'impiego efficiente delle risorse, la mitigazione dei cambiamenti climatici e l'adattamento ai medesimi, la protezione della biodiversità, la resilienza alle catastrofi, nonché la prevenzione e la gestione dei rischi;

- il rispetto delle norme in materia di aiuti di stato e l’applicazione delle regole per la determinazione del cofinanziamento laddove si preveda che si generino entrate;

- il rispetto delle norme in materia di appalti pubblici; - il rispetto delle norme specifiche del settore dei beni e delle attività culturali e del paesaggio.

Per ciascuna tipologia di Azione dei tre Assi prioritari del PON i criteri di selezione approvati individuano:

- i principali elementi identificativi dell’Azione, tra i quali i) la categoria di intervento corrispondente al contenuto dell’Asse prioritario sulla base della nomenclatura adottata dalla Commissione europea e la relativa ripartizione indicativa del sostegno, ii) i beneficiari, iii) le modalità e procedure per l’attuazione dell’azione, iv) le principali tipologie di intervento e di spese ammissibili (nelle more dell’adozione delle norme nazionali sull’ammissibilità delle spese per il periodo 2014-2020, che alla data del presente documento non sono ancora state emanate);

- i criteri di valutazione e selezione delle operazioni, articolati su tre livelli al fine di assicurare una corretta e trasparente individuazione dei progetti/interventi:

a) requisiti di ricevibilità formale, in assenza dei quali l’operazione/progetto non può essere considerato ricevibile;

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b) criteri di ammissibilità sostanziale, intesi quali requisiti che le operazioni/progetti presentati devono possedere per essere ammessi alla successiva fase di valutazione;

c) criteri di valutazione (oggetto di punteggi) e di priorità, in grado di favorire la selezione di operazioni strettamente coerenti con la strategia del PON e che concorrono al raggiungimento de gli obiettivi e dei risultati attesi dal Programma e dagli Assi prioritari.

Ai fini della selezione gli interventi/operazioni dovranno, pertanto, possedere requisiti di ricevibilità formale e di ammissibilità sostanziale, nonché soddisfare criteri di valutazione specifici. Una specifica valutazione sarà rivolta ai progetti eventualmente generatori di entrate nette per valutarne la capacità di autofinanziamento e l’effetto sulla misura del finanziamento da concedere.

Inoltre si darà priorità alle operazioni che a parità di valutazione tecnica abbiano ulteriori qualificazioni (criteri di priorità).

In funzione della tipologia di operazione l’istruttoria e la valutazione per la selezione delle operazioni è effettuata, per l’Asse I che prevede operazioni relative alla tipologia “Realizzazione di opere pubbliche e acquisizione di beni e servizi”, da apposita Commissione individuata dall’AdG e per l’Asse II ove sono previste operazioni afferenti alla tipologia “Aiuti” (con procedura a sportello), da gruppi di lavoro della Service Unit Imprenditorialità 3,.

Al fine di garantire l’assenza di conflitti di interessi, i componenti delle Commissioni di valutazione sottoscrivono apposite dichiarazioni di indipendenza.

Tutte le procedure prevedono la verifica di ammissibilità alla selezione, nonché la comunicazione degli esiti della selezione.

Per la verifica di ammissibilità alla selezione delle operazioni è stata predisposta una griglia/check list che prende in considerazione tutti e tre i livelli di istruttoria e valutazione definiti nei criteri di selezione (ricevibilità formale; ammissibilità sostanziale; valutazione), pertanto, tale strumento consente nella fase di istruttoria e valutazione dei progetti/operazioni la verifica del rispetto e della corretta applicazione dei criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza e la coerenza dell’operazione con le finalità del PON, dell’Asse prioritario e dell’obiettivo specifico nell’ambito dei quali è selezionata nonché il contributo al conseguimento dei risultati.

Le griglie/check list predisposte sono le seguenti:

- Griglia di verifica e di valutazione delle operazioni finanziabili nell’ambito dell’Asse I - Azione 6.c.1.a (Allegato 10 del Manuale delle procedure dell’Autorità di gestione);

- Griglia di verifica e di valutazione e selezione delle operazioni finanziabili nell’ambito dell’Asse I - Azione 6.c.1.b (Allegato 11 del Manuale delle procedure dell’Autorità di gestione);

- Check list di verifica e di ammissibilità a finanziamento delle operazioni finanziabili nell’ambito dell’Asse II (Allegati 12-20 del Manuale delle procedure dell’Autorità di gestione).

L’AdG, conformemente con quanto previsto dall’art. 125, paragrafo 3, lettera c) del Reg. (UE) 1303/2013, ha definito specifiche Istruzioni operative per i beneficiari (cfr. Allegato 21 del Manuale delle procedure dell’AdG), che dettagliano: i principali obblighi in capo ai Beneficiari, anche con riferimento alla registrazione dei dati sul SI e comunicazione degli stessi all’Autorità di Gestione; le modalità per l’esecuzione del monitoraggio degli interventi; le principali disposizioni sulle spese ammissibili (nelle more dell’adozione delle norme a livello nazionale sull’ammissibilità delle spese, che alla data del presente documento non sono state ancora emanate) le procedure per la gestione delle irregolarità, gli obblighi di informazione e pubblicità.

In merito all’accertamento che il beneficiario abbia la capacità amministrativa, finanziaria ed operativa per l’attuazione delle operazioni/interventi, adempimento previsto dall’art. 125, paragrafo 3, lettera d) del Reg. (UE) 1303/2013, l’AdG procede con le seguenti modalità, diversificate per gli Assi prioritari del Programma.

Asse I:

- Già nell’ambito della selezione degli attrattori, individuati tra gli istituti, luoghi della cultura e singoli beni del demanio statale appartenenti o in consegna al MiBACT e, limitatamente alla Sicilia, del patrimonio regionale, è effettuata un’analisi e valutazione all’efficienza gestionale e del livello

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di funzionalità organizzativa che riguardano il soggetto gestore o proprietario dell’attrattore e che coincide con le categorie di soggetti beneficiari delle operazioni dell’Asse I indicate dal PON. Per l’istruttoria e selezione degli attrattori è stata elaborata dall’AdG una Check list per l’istruttoria degli attrattori del patrimonio culturale, che contiene gli elementi per l’analisi delle caratteristiche e la verifica del possesso e della rispondenza dei requisiti definiti per gli attrattori. Tale Check list per l’istruttoria degli attrattori del patrimonio culturale è allegata al Manuale delle procedure dell’AdG (Allegato 1).

- In fase di istruttoria e selezione delle operazioni nelle griglie di verifica e di valutazione delle operazioni finanziabili nell’ambito dell’Asse I è previsto uno specifico criterio di valutazione in relazione alla “Fattibilità e sostenibilità economico-finanziaria ……………………………., tecnica, procedurale ed amministrativa dell’intervento con riferimento alla gestione del singolo attrattore, anche all’interno di un sistema di gestione integrato in coerenza con nuovi assetti conseguenti alla riforma del MiBACT (es. Poli Museali regionali)”;

- nel disciplinare che viene sottoscritto tra AdG e Beneficiario per ciascun intervento ammissibile a finanziamento e che rappresenta lo strumento operativo dell’Asse I con funzione di regolare mediante schemi procedurali ben delineati l’attuazione e la gestione dei singoli interventi in relazione alle modalità e alle procedure attuative, al rispetto dei tempi e delle scadenze, al corretto scambio delle informazioni, al monitoraggio e controllo, sono contenute specifiche condizioni che attengono alla capacità operativa, finanziaria e amministrativa che i beneficiari con la sottoscrizione del disciplinare si impegnano a rispettare ed a garantire. Tali condizioni sono esplicitate nell’articolo 3 - Obblighi del beneficiario, articolo 5 - Spese ammissibili e eleggibilità della spesa e articolo 7 - Erogazione del finanziamento, dello schema di disciplinare d’obbligo a cui si rimanda (Allegato 3 “Schema di disciplinare d’obbligo con beneficiario” del Manuale delle procedure dell’AdG).

La sottoscrizione del disciplinare d'obbligo da parte del beneficiario è condizione indispensabile per l’avvio dell’operazione e conferma all’Autorità di Gestione che il beneficiario è effettivamente in grado di attuare l’intervento selezionato e ha predisposto tutte le condizioni necessarie per procedere all’attuazione dello stesso.

Nell’ambito dell’Asse II (Regimi di aiuto) la disposizione dell’art. 125, paragrafo 3, lettera d), trova applicazione con le seguenti modalità definite nella direttiva operativa del 20/7/2016 in attuazione del DM 11/5/201620, decreto attuativo della misura in esame, e che prevedono:

- nella fase di candidatura della domanda di agevolazione, la presentazione da parte delle nuove imprese o costituite da meno 36 mesi (Azione 3.a.1aa favore della nascita di nuove imprese e delle start-up) dell’ultimo bilancio approvato, ove esistente, ovvero ultima situazione contabile aggiornata o di un piano di impresa; mentre per le imprese già costituite oltre 36 mesi (Azione 3.b.1a a sostegno del consolidamento delle imprese esistente) ultimi due bilanci approvati corredati dei relativi documenti obbligatori e situazione di periodo, completa di stato patrimoniale e conto economico, aggiornata a non oltre quattro mesi prima della data di presentazione della domanda di agevolazione(capacità finanziaria).

- criteri di ammissibilità per la presentazione della domanda di agevolazione riferiti ai requisiti dei soggetti beneficiari e connessi agli aspetti ed alle situazioni di regolarità amministrativa e finanziaria dell’impresa. Inoltre, nella fase di valutazione della domanda di agevolazione e limitatamente ai beneficiari dell’Azione 3.a.1a è prevista una valutazione specifica delle capacità professionali del management preposto, effettuata sulla base del curriculum scolastico e/o lavorativo dei soci, in relazione all’attinenza degli studi e dell’esperienza rispetto all’oggetto dell’attività proposta ed alla coerenza con i ruoli previsti; e un colloquio con i soggetti proponenti finalizzato a presentare e approfondire gli aspetti del piano d’impresa allegato alla domanda di agevolazione (capacità amministrativa e operativa).

20L’AdG, in attuazione del DM 11/5/2016 istitutivo dei regimi di aiuto dell'Asse II del PON Cultura, ha emanato in data 20/7/2016 la direttiva operativa n. 55, che disciplina procedure ( a sportello), termini e modalità di presentazione delle domande di agevolazione, i requisiti, i criteri di valutazione, la concessione e l’erogazione delle agevolazioni delle 3 Azioni previste dall'Asse.

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Le attività di verifica dei suindicati requisiti e condizioni sono riportate nelle Check list di verifica e di ammissibilità a finanziamento delle operazioni finanziabili nell’ambito dell’Asse II (Allegati 12-20 del Manuale delle procedure dell’Autorità di gestione).

Da ultimo è previsto quale ulteriore requisito di ammissibilità per i beneficiari dei Regimi di aiuto dell’Asse II l’aver restituito le agevolazioni godute per le quali è stato disposto dalla Pubblica Amministrazione un ordine di recupero. Tale criterio di ammissibilità è posto a garanzia e a soddisfacimento della previsione dell’art. 125, paragrafo 3, lettera f) del Regolamento (UE) n. 1303/2013.

Tra le condizioni previste dal Regolamento concernenti la selezione delle operazioni, è previsto che l’AdG accerti, ove l'operazione sia cominciata prima della presentazione di una domanda di finanziamento all'Autorità di gestione, che sia stato osservato il diritto applicabile pertinente per l'operazione. Al riguardo si specifica che nell’ambito della disciplina attuativa del predetto D.M. 11 maggio 2016 (Direttiva Operativa n. 55 del 20 luglio 2016) per la presentazione di proposte progettuali sono contenute le prescrizioni per gli interventi già avviati e le specifiche condizioni per garantire la conformità con le disposizioni regolamentari pertinenti.

Per il dettaglio delle procedure e degli strumenti metodologici e operativi definiti dall’AdG per la valutazione, individuazione/selezione e approvazione delle operazioni si rimanda al Capitolo 2 del Manuale delle procedure dell’AdG.

2.2.3.4bis Procedure di valutazione, selezione e approvazione delle operazioni che ne garantiscano anche la conformità, per tutto il periodo di attuazione, alle norme applicabili (articolo 65 e articolo 125, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013)

Al fine di poter assicurare meccanismi di accelerazione dell’attuazione e dell’efficacia del PON Cultura e Sviluppo, per talune operazioni riferibili all’Asse I, individuate e selezionate direttamente dall’AdG sulla base del fatto di:

A. essere state selezionate e gestite dal MIBACT; B. essere finanziate da altri e diversi programmi di investimento nazionali; C. aver osservato il diritto applicato pertinente per l’operazione; D. in corso di attuazione senza tuttavia essere ancora stati conclusi.

sono previsti i seguenti criteri semplificati di selezione, ricevibilità, ammissione e valutazione, curati direttamente dall’AdG e dai suoi uffici, nel rispetto delle precondizioni e dei principi ispiratori dei criteri ordinari:

1. Requisiti di ricevibilità formale: a. presentazione della proposta progettuale a seguito di specifica richiesta da parte dell’AdG,

ovvero istruttoria interna sui progetti presenti nella programmazione del MIBACT; b. eleggibilità del soggetto proponente in quanto titolare del bene attrattore secondo quanto

previsto dal PON; c. intervento che interessa un attrattore individuato nell’ambito del Programma.

2. Criteri di ammissibilità sostanziale: a. dimensione finanziaria complessiva dell’intervento: nelle more dell’introduzione del c.d.

Regolamento UE omnibus di prossima pubblicazione (poi avvenuta in data 30.07.2018, che ha modificato l’art. 3 del Regolamento (UE) n. 1301/2013 introducendo il nuovo limite delle ridotte dimensioni delle infrastrutture rispettivamente in 10 Ml di Euro ed in 20 Ml di euro, nel caso nel caso delle infrastrutture considerate patrimonio culturale dell’Unesco) è applicata la modifica introdotta nel Programma con procedura scritta d’urgenza conclusasi in data 11 dicembre 2017 e recepita dalla Commissione in data 12 marzo 2018, che ha previsto che “le ridotte dimensioni (degli interventi) saranno di volta in volta ponderate dall’Autorità di gestione, considerando la relazione tra l’intervento candidato al finanziamento e gli elementi che concorrono ad attribuire valore a ciascuna singola infrastruttura culturale (ad esempio la presenza di siti patrimonio mondiale dell’umanità ai sensi dell’articolo 1 della Convenzione UNESCO del 1972) nel rispetto della molteplice varietà e complessità del patrimonio culturale italiano” e che “potranno essere finanziati operazioni integrate

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comprendenti azioni ed attività complementari e concorrenti all’obiettivo della priorità di investimento anche insistenti sulla stessa infrastruttura”, possono essere valutati come interventi ammissibili tutti gli interventi che soddisfino la suindicata previsione;

b. Rispetto della normativa nazionale e comunitaria (in materia di concorrenza, pari opportunità e non discriminazione, accessibilità per le persone con disabilità, appalti pubblici, tutela ambientale), anche con riferimento alle disposizioni regolamentari in materia di progetti generatori di entrate;

c. Rispetto della normativa di settore applicabile; d. Rispondenza alle categorie di intervento del FESR come individuate dal PON;

3. Criteri di valutazione e di priorità ordinari ove il caso.

Le operazioni approvate saranno ammesse a finanziamento e a rendicontazione della spesa e si intenderanno perfezionate e finanziate dal PON a seguito della formalizzazione del definanziamento dalla precedente fonte di finanziamento.

2.2.3.5 Procedure per garantire che il Beneficiario disponga di un documento contenente le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione, comprese le procedure per garantire che i beneficiari mantengano un sistema di contabilità separata, per la verifica delle operazioni a costo reale, o una codificazione contabile adeguata per tutte le operazioni relative a un’operazione.

L’Autorità di Gestione al fine di garantire al Beneficiario il sostengo per la realizzazione delle operazioni ha provveduto alla elaborazione del “Manuale delle procedure dell’AdG” contenente:

- le procedure amministrative, tecniche e finanziarie e gli strumenti operativi per la selezione e approvazione delle operazioni a norma dell’art.125, paragrafo 3, del Regolamento (UE) n.1303/2013;

- le procedure per l’attuazione, gestione e monitoraggio delle operazioni articolate per tipologia di responsabilità gestionale e di “macroprocesso” cui appartengono;

- le procedure per la rilevazione, la gestione e la comunicazione delle irregolarità e dei recuperi, con specifico riferimento ai flussi informativi inerenti le irregolarità, alle informazioni ed ai dati da rilevare, agli strumenti adottati, ivi comprese le misure adottate antifrode;

- le modalità per adempiere agli obblighi di informazione e pubblicità.

Il Manuale delle procedure dell’AdG è altresì corredato dalle Istruzioni operative per i beneficiari che dettagliano: i principali obblighi in capo ai Beneficiari; le modalità per l’esecuzione del monitoraggio degli interventi; le principali disposizioni sulle spese ammissibili (nelle more dell’adozione delle norme a livello nazionale sull’ammissibilità delle spese, che alla data del presente documento non sono state ancora emanate), le procedure per la gestione delle irregolarità, gli obblighi di informazione e pubblicità.21

L’Autorità di Gestione, inoltre, ha definito il “Manuale delle verifiche di gestione” ove sono descritte le procedure, le tecniche e gli strumenti (piste di controllo, check-list, registro dei controlli) da adottare sia a livello di AdG, che da parte dei Beneficiari per la realizzazione delle attività di controllo delle operazioni di cui all’art. 125 paragrafi 4, lett. a), 5, 6 e 7 del Regolamento (UE) n. 1303/2013.

Tali documenti potranno subire modifiche e/o integrazioni in relazione a specifiche e motivate esigenze di carattere operativo o legate al contesto normativo in costante evoluzione. I manuali e i documenti predisposti sono opportunamente diffusi ai beneficiari, mediante la pubblicazione sul sito web del Programma (www.ponculturaesviluppo.beniculturali.it), la trasmissione a mezzo mail a ciascun Beneficiario individuato e l’inserimento nella Community MiBACT.

Con le medesime modalità saranno comunicati eventuali modifiche/aggiornamenti dei manuali e/o degli strumenti operativi definiti.

Con riferimento in particolare, a quanto dispone l’articolo 125, comma 4, lettera b), il quale prevede che l’Autorità di Gestione è tenuta a “garantire che i beneficiari coinvolti nell'attuazione di operazioni rimborsate sulla base dei costi ammissibili effettivamente sostenuti mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative a un’operazione”, tale da consentire la rapida rintracciabilità di tutte le transazioni relative alle operazioni cofinanziate, l’AdG assicura il rispetto di dette disposizioni attraverso specifiche procedure in riferimento alla tipologia delle

21 Cfr. Allegato 21 del Manuale delle procedure dell’AdG.

http://www.ponculturaesviluppo.beniculturali.it/

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operazioni. In particolare, in relazione alle operazioni dell’Asse I, nel Disciplinare d’obbligo regolante i rapporti tra l’autorità di gestione e il Beneficiario di ciascun intervento è previsto tra gli obblighi del Beneficiario (art. 3) “l’adozione di un sistema di contabilità separata (art. 125 paragrafo 4, lettera b) del Reg.(UE) n.1303/2013) per l’operazione o la costituzione di un conto di tesoreria e/o conto corrente per entrate ed uscite relative all’operazione”. Tale adempimento viene espletato attraverso la compilazione e trasmissione all’AdG di apposita autodichiarazione sulla gestione contabile delle operazioni, sulla base di un format di dichiarazione predisposto dall’AdG e reso disponibile ai beneficiari come allegato del Manuale delle procedure, tra gli strumenti operativi.

Per quanto attiene alle operazioni dell’Asse II, nell’ambito del contratto di finanziamento tra il soggetto gestore dello strumento (Invitalia ) e il Beneficiario è previsto l’obbligo per quest’ultimo di aprire un conto corrente vincolato per l’operazione.

2.2.3.6 Procedure per la verifica delle operazioni (art. 125, comma 4 lettera a) del Regolamento UE n.1303/2013

Secondo quanto previsto dall’articolo 125, comma 4, lettera a) del Regolamento (UE) n. 1303/2013, l’Autorità di Gestione “verifica che i prodotti e servizi cofinanziati siano stati forniti, che i beneficiari abbiano pagato le spese dichiarate e che queste ultime siano conformi al diritto applicabile, al programma operativo e alle condizioni per il sostengo dell’operazione”.

Le verifiche di cui all’articolo 125, comma 4, lettera a) configurano le cosiddette verifiche di gestione (corrispondenti ai controlli di primo livello adottati nel precedente ciclo di programmazione 2007-2013), da esercitare in concomitanza con la gestione dell’intervento e sono diretti a verificare la corretta esecuzione delle attività gestionali ai fini della certificazione della spesa.

L’AdG, alla quale sono attribuite le verifiche di gestione, provvede ad organizzare una rigorosa gestione finanziaria a tutti i livelli di attuazione del Programma, attraverso sistemi e procedure in grado di assicurare correttezza e regolarità di tutte le spese, nonché a garantire che le registrazioni contabili disponibili ai vari livelli di attuazione forniscano informazioni dettagliate sulle spese effettivamente sostenute dai beneficiari per ciascuna operazione co-finanziata, compresa la data della registrazione contabile, l'importo di ogni voce di spesa, l'identificazione dei documenti giustificativi, la data e il metodo di pagamento e la disponibilità della documentazione di supporto.

L’AdG assicura che le relazioni sullo stato di avanzamento, i documenti relativi all'approvazione dei finanziamenti siano resi disponibili ai vari livelli di gestione e fornisce il raccordo e il supporto necessario all’AdC, mediante le modalità di trasmissione delle informazioni indicate nel paragrafo 2.2.3.9.

Organizzazione dei controlli e procedure previste

Le attività di controllo relative al PON Cultura e Sviluppo (verifiche di gestione) sono espletate in concomitanza con la gestione dell’intervento e sono dirette a verificare la corretta esecuzione delle operazioni gestionali. Poiché le verifiche di gestione sono finalizzate ad assicurare l’effettività e la correttezza della spesa, essi sono antecedenti alla certificazione della spesa da parte dell’Autorità di Certificazione.

I controlli, in conformità con quanto previsto dall’art. 125, comma 5 comprendono le seguenti procedure:

- Verifiche amministrative rispetto a ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari;

- Verifiche sul posto delle operazioni.

Relativamente ai controlli sulle operazioni, con la nota EGESIF 14-0012_02 final del 17/09/2015 recante “Linee guida per gli Stati membri sulle verifiche di gestione” sono stati forniti preziosi orientamenti relativamente alle verifiche da effettuare da parte dell’AdG per garantire la correttezza e regolarità degli interventi con l’intento di fornire strumenti e suggerimenti idonei ad evitare o ridurre le irregolarità. In tale contesto, oltre a indicare le funzioni e le responsabilità dell’Autorità di Gestione per il corretto svolgimento delle verifiche amministrative e delle verifiche in loco, la nota sopra citata indica che lo stesso Beneficiario, pubblico o privato, dovrebbe esercitare un proprio controllo interno sull’operazione di cui esso è responsabile (autocontrollo), per verificarne la conformità alla normativa comunitaria e nazionale, nonché la correttezza della spesa sostenuta in relazione a tale operazione.

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L’organizzazione delle attività di controllo relative al PON Cultura e sviluppo prevede un duplice livello di responsabilità (cfr. figura 5):

1. Il Beneficiario è tenuto a verificare che la gestione degli affidamenti e dei relativi pagamenti sia effettuata in modo da garantire una sana gestione finanziaria e permettere all’AdG di adempiere a quanto previsto dall’articolo 125, comma 4, lettera a) del Regolamento (CE) n. 1003/2013. Il Beneficiario, attraverso procedure di autocontrollo22, verificherà sul totale della spesa prodotta la completezza, correttezza e coerenza della documentazione amministrativo-contabile (fatture quietanzate o documentazione contabile equivalente) riferita all’operazione, alla normativa nazionale e comunitaria di riferimento, al programma, al bando di selezione/gara, al contratto/convenzione. Tutte le verifiche prodotte saranno sistematizzate e rese riscontrabili mediante check-list di autocontrollo differenziate a seconda della tipologia dell’operazione finanziata, e riporteranno gli esiti dei controlli eseguiti. Con la compilazione di tali check-list di autocontrollo il Beneficiario attesta di aver eseguito i controlli e le verifiche richieste, in linea con le previsioni di cui all’art. 125, comma 5, lettere a) e b). Il Beneficiario opererà secondo le modalità previste dal Manuale delle procedure interfacciandosi con l’Unità Controlli dell’AdG. L’attività di autocontrollo prevista in capo al soggetto Beneficiario intende rafforzare la fase del controllo, e non solleva l’AdG dall’effettuare le verifiche di gestione tese ad accertare la sussistenza dei requisiti e del rispetto delle procedure e dei criteri di selezione richiesti ai fini del finanziamento dell’operazione e della successiva certificazione della spesa associata alle corrispondenti operazioni. L’autocontrollo del Beneficiario, attraverso le check-list di autocontrollo, è volta a facilitare e supportare le verifiche di gestione da svolgersi ai sensi dell’art.125, comma 4, lettera a).

2. l’Autorità di Gestione, presso la quale opera l’Unità operativa Controlli effettuerà le verifiche delle domande di rimborso presentate dai beneficiari dell’Asse I. In particolare tale Unità accerterà la completezza e la correttezza formale di tutte domande di rimborso presentate, effettuando le necessarie verifiche contabili ed amministrative. Inoltre, ai sensi dell’art.125, comma 6, detta Unità eseguirà i controlli in loco.

Relativamente alle operazioni dell’Asse II, l’UCOGE Invitalia, attraverso l’unità operativa “Controlli di primo livello” sarà responsabile delle verifiche di gestione delle operazioni, accertando la completezza e la correttezza formale delle domande di rimborso presentate dai beneficiari ed effettuando i controlli in loco, anche a campione, sulle operazioni.

Tutte le verifiche prodotte saranno sistematizzate e rese riscontrabili mediante apposite check-list, che riporteranno gli esiti dei controlli eseguiti.

Per le operazioni di cui l’AdG è beneficiaria (operazioni a titolarità), le verifiche di gestione sono svolte da una struttura incardinata presso un'altra struttura complessa del MiBACT rispetto a quella dove si attesta l’AdG ovvero nella dalla Direzione Generale Organizzazione– Servizio I.

22 Cfr. Manuale delle verifiche di gestione – Paragrafo 2.5.

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Figura 5 - Organizzazione attività di controllo dell’AdG

Le verifiche amministrative saranno effettuate sulla totalità dei progetti e saranno anteriori e in itinere rispetto al processo di spesa. Tra le verifiche amministrative ex ante, verranno accertati i seguenti aspetti:

- rispetto delle regole sugli appalti pubblici e aiuti alle imprese;

- verifica di ammissibilità della domanda di rimborso e dei requisiti pre-soggettivi del Beneficiario;

- verifica della compatibilità ed idoneità delle caratteristiche dell’intervento rispetto a quanto previsto nel contratto di esecuzione dell’opera/convenzione di erogazione dell’aiuto;

- verifica della completezza e regolarità della documentazione presentata dai Beneficiari.

Le verifiche amministrative in itinere consisteranno nell’accertamento per ciascuna domanda di rimborso:

- dell’effettività dei pagamenti eseguiti;

- della conformità della spesa;

- delle rendicontazioni di spesa;

- della congruità tra impegni e pagamenti;

- del rispetto delle regole della pubblicità e dell’informazione;

- della correttezza formale e sostanziale dell’intera documentazione acquisita.

Tutte le verifiche saranno svolte con l’utilizzo di apposite check-list differenziate in relazione alla tipologia di operazione (appalti pubblici, erogazione di aiuti, consulenti, affidamenti in house) come riportate nel Manuale delle verifiche di gestione.

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Nel corso dell’attuazione del PON e in relazione alle operazioni oggetto delle domande di rimborso prodotte, l’Unità di controllo per le operazioni Asse I e la l’unità operativa Controlli dell’UCOGE Invitalia per le operazioni Asse II, eseguiranno in modo autonomo dalle strutture di gestione competenti (centri di spesa) le verifiche amministrative, contabili e fisiche previste al fine di accertare che:

i prodotti e i servizi cofinanziati siano stati effettivamente forniti;

le spese dichiarate dai beneficiari siano state effettuate e la loro esecuzione sia conforme alla normativa comunitaria e nazionale.

Le piste di controllo riporteranno in dettaglio, sia per le operazioni a titolarità sia per quelle a regia, i controlli e i soggetti responsabili di ogni fase di attuazione delle operazioni.

Successivamente alle verifiche amministrative su base documentale, l’attività di controllo è completata dalle verifiche in loco, anche a campione, sulle operazioni, svolte da parte dell’unità preposte al controllo.

Il campionamento della spesa per le verifiche in loco, le modalità e gli strumenti di esecuzione di tali verifiche.

Una volta svolte le verifiche amministrative su base documentale, l’AdG, avvalendosi dell’Unità Operativa “Controlli” e della unità operativa “Controlli di primo livello” dell’UCOGE Invitalia risponde dell’espletamento delle verifiche in loco sulle operazioni ex art. 125, comma 5 lettera b) e comma 6.

La verifica in loco si configura come completamento necessario delle verifiche amministrative su base documentale, anche se svolta su un campione di operazioni.

In relazione a tali verifiche, è necessario procedere ad un campionamento23 delle operazioni da sottoporre

a verifica in loco; il campionamento verrà effettuato almeno due volte l’anno, sulla base di un’adeguata

analisi del rischio, dall’Unità Operativa Controlli dell’Autorità di Gestione per gli interventi relativi all’Asse

I e dalla unità operativa “controlli di primo livello” dell’UCOGE Invitalia per le operazioni dell’Asse II. Per

queste ultime si precisa che il campionamento riguarderà solo la fase in itinere, atteso che le verifiche in

loco sono effettuate al 100% nella fase di saldo delle operazioni finanziate.

In particolare, il campionamento per le verifiche in loco ha per oggetto la spesa rendicontata ammissibile risultante dagli esiti delle verifiche amministrativo-contabili eseguite in precedenza per ciascun gruppo di operazioni.

L’AdG definisce le dimensioni del campione in modo da ottenere ragionevoli garanzie circa la regolarità e la legittimità delle pertinenti operazioni. Ai sensi dell’art.125, comma 4 “La frequenza e la portata delle verifiche sul posto sono proporzionali all’ammontare del sostegno pubblico a un’operazione e al livello di rischio individuato da tali verifiche e dagli audit effettuati dall’autorità di audit per il sistema di gestione e controllo nel suo complesso”.

In conformità agli standard di audit internazionalmente riconosciuti, l’analisi dei rischi si baserà principalmente sulla valutazione delle seguenti componenti:

rischio gestionale, che rappresenta il rischio di irregolarità associato alle caratteristiche intrinseche delle operazioni, quali la complessità organizzativa o procedurale, la tipologia di Beneficiario, etc.;

rischio di controllo, che rappresenta il rischio che i controlli eseguiti dallo stesso organismo responsabile delle operazioni (e quindi gli autocontrolli del Beneficiario) non siano efficaci nell’individuazione delle irregolarità o errori significativi.

Il metodo di campionamento che verrà utilizzato per selezionare il campione e trarre conclusioni dai risultati terrà conto degli standard di controllo riconosciuti a livello internazionale sopra richiamati e verrà opportunamente documentato.

Per la descrizione dettagliata del metodo di campionamento si rinvia al Manuale delle verifiche di gestione.

23 Relativamente alle operazioni finanziate sull’Asse I è intenzione dell’AdG effettuare i controlli in loco sul 100% delle operazioni ovvero a campione in caso di elevata numerosità degli interventi finanziati sull’Asse.

45

Oltre alle operazioni presenti nel campione, l’Unità Operativa 3 per i Controlli potrà decidere di sottoporre a verifiche in loco ulteriori operazioni, nel caso in cui emergano particolari criticità.

In tutti i casi, gli uffici preposti all’esecuzione delle verifiche non parteciperanno allo svolgimento delle attività gestionali, assicurando il rispetto del principio della separazione delle funzioni di gestione da quelle di controllo.

Anche per le operazioni di cui l’AdG è soggetto Beneficiario, le verifiche in loco saranno realizzate dall’Ufficio individuato per le verifiche di gestione incardinato nella Direzione generale Organizzazione.

Le verifiche in loco saranno svolte mediante visite presso i beneficiari finali e riguarderanno principalmente (Asse I) :

- la verifica della esistenza e della operatività del Beneficiario selezionato;

- la verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale, compresi gli originali della documentazione giustificativa di spesa;

- la verifica del corretto avanzamento, in linea con la documentazione presentata dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo;

- la verifica che le opere, i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento siano conformi a quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione, nonché dal disciplinare/contratto stipulato tra Autorità di Gestione e Beneficiario;

- la verifica della corrispondenza dei dati delle dichiarazioni di spesa alla relativa documentazione giustificativa;

- la verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di una contabilità separata o di una codificazione adeguata per tutte le transazioni relative all’operazione cofinanziata dal PON;

- la verifica della qualità dei dati forniti dai beneficiari in relazione agli indicatori, anche mediante acquisizione della relativa documentazione probante;

- la verifica del rispetto delle norme di informazione e pubblicità in relazione alla utilizzazione dei fondi erogati dalla Commissione;

- la verifica della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto delle politiche comunitarie in materia di appalti, aiuti di stato, pari opportunità e tutela dell’ambiente.

Le verifiche in loco presso i Beneficiari di Asse II si focalizzano sui seguenti aspetti:

verifica della esistenza e della operatività del Beneficiario selezionato nell’ambito del

Programma;

verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di tutta la documentazione

amministrativo-contabile in originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa),

prescritta dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione

dell’operazione, dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione/ UCOGE e

Beneficiario, anche ai fini della verifica della corretta valorizzazione del/degli indicatore/i di

riferimento;

verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di una contabilità separata o codifica

contabile adeguata relativa alle spese sostenute nell’ambito dell’operazione cofinanziata a

valere sul Programma Operativo;

dell’iniziativa oggetto del cofinanziamento, in linea con la

documentazione presentata dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della

richiesta di erogazione del contributo;

verifica che i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento siano conformi a quanto previsto

dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione

46

dell’operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di

Gestione/UCOGE e Beneficiario;

verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria

e nazionale, dal Programma e dal Piano di Comunicazione predisposto dall’Autorità di

Gestione in relazione al cofinanziamento dell’operazione a valere sullo specifico Fondo

Strutturale di riferimento e sul Programma Operativo;

verifica, ove applicabile, della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto

delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e tutela dell’ambiente;

tà con quanto stabilito

dall’articolo 71 del Regolamento (UE) 1303/2013.

L’Ufficio preposto inserirà ed eventualmente aggiornerà sul sistema informatizzato adottato il file relativo al singolo progetto con tutta la documentazione e le comunicazioni riguardanti la visita e le verifiche svolte in loco.

Le registrazioni delle verifiche in loco, attraverso la compilazione del verbale di controllo in loco, dovranno evidenziare il lavoro svolto, i risultati emersi e le misure correttive intraprese in conseguenza delle irregolarità scoperte.

Le risorse professionali che parteciperanno allo svolgimento delle verifiche in loco saranno adeguatamente formate mediante affiancamento on the job da esperti attivati con le risorse a valere sull’Asse III e/o con specifici corsi di formazione in materia di controllo delle operazioni cofinanziate con i Fondi Strutturali, inoltre tutta la manualistica sarà disponibile all’interno della Community MiBACT e sul sito istituzionale del programma.

L’attività di autocontrollo da parte dei beneficiari è stata individuata tra le azioni di miglioramento amministrativo del Piano di rafforzamento (PRA) del MiBACT (adottato con DM del 15/01/2015) con riferimento alle misure connesse all'obiettivo/area di miglioramento “Migliorare le procedure di controllo, rendicontazione e esecuzione dei pagamenti” attraverso l’attivazione di procedure di autocontrollo delle operazioni di responsabilità dei Beneficiari, che saranno obbligatorie, al fine di rendere lo svolgimento dei controlli da parte dell’AdG più rapido, nonché di diminuire le carenze documentali. L’autocontrollo dei beneficiari inizialmente previsto nel PRA solo per le operazioni dell’Asse I (i cui beneficiari sono soggetti pubblici) è stato esteso, in fase di definizione delle procedure e degli strumenti del sistema di gestione e controllo del PO, anche alle operazioni dell’Asse II, recependo quando evidenziato nella citata nota EGESIF 14-0012_02 del 17/09/2015 di esercitare un’azione di autocontrollo a prescindere dalla tipologia del Beneficiario, sia pubblico sia privato. A tale scopo, sono state formulate apposite check-list di autocontrollo ad uso del Beneficiario (Allegati nn 20-24 del Manuale delle verifiche di gestione), formulate allo scopo di tenere sotto controllo i diversi adempimenti richiesti al Beneficiario per la corretta gestione finanziaria delle operazioni in relazione a specifiche fasi, ritenute fondamentali per la corretta gestione finanziaria delle operazioni (procedure di appalto; ammissibilità della spesa; pagamenti e fatture; informazione e pubblicità) e ridurre il rischio di errori ed irregolarità.

A supporto del complesso delle attività di controllo, l’AdG ha predisposto il Manuale delle verifiche di gestione atto a definire:

- forme e procedure di verifica degli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici e di conservazione dei documenti;

- piste di controllo;

- check-list di controllo da parte dell’AdG;

- check-list di autocontrollo dei Beneficiari;

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- modalità di campionamento delle operazioni da sottoporre a controllo in loco;

- verbale di controllo in loco.

L’Autorità di Gestione assicura un’adeguata pubblicità e diffusione del manuale tra i potenziali soggetti beneficiari, anche attraverso la relativa pubblicazione sul sito web del Programma e sulla Community MiBACT.

Come dettagliato nel Manuale delle verifiche di gestione, per ogni singola tipologia di procedura di scelta del contraente, ovvero di strumento di aiuto alle imprese sono state elaborate check-list specifiche. In particolare:

- Appalti pubblici per lavori e forniture e servizi avviati prima dell’entrata in vigore del D.Lgs. 50/2016;

- Appalti pubblici per affidamenti sopra soglia ai sensi del D.Lgs. 50/2016;

- Appalti pubblici per affidamenti sotto soglia ai sensi del D.Lgs. 50/2016;

- Acquisizione consulenti/collaboratori ai sensi del D.Lgs. 165/2001;

- Erogazione finanziamenti a singoli beneficiari (Aiuti);

- Personale Interno all’Amministrazione

2.2.3.7 Procedure di ricevimento, verifica e trattamento delle domande di rimborso dei beneficiari e delle procedure di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti a favore dei beneficiari

I Beneficiari sono tenuti a rendicontare progressivamente l’attuazione delle operazioni di propria competenza, con particolare riferimento allo stato di avanzamento finanziario. Le spese effettivamente pagate dal Beneficiario, con l’indicazione specifica della documentazione giustificativa di riferimento, devono essere tempestivamente comunicate all’AdG mediante comunicazione formale a mezzo di posta elettronica.

La domanda di pagamento è la richiesta redatta dal Beneficiario e trasmessa all’AdG al fine di ricevere il rimborso del contributo pubblico a valere sul PON che include la dichiarazione delle spese nella quale il Beneficiario dichiara l’ammontare totale delle spese ammissibili rimborsabili sostenute nell’attuazione dell’operazione, giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi valore probatorio equivalente24.

Sotto il profilo delle modalità di rendicontazione/certificazione alla CE è inoltre necessario che le somme erogate siano spese effettivamente sostenute dai beneficiari nell’attuazione del progetto e giustificate da fatture quietanzate o da altri documenti di valore probatorio equivalente che devono essere presentati non più tardi del 31/12/2023.

Le procedure previste per la rendicontazione e il pagamento delle domande di pagamento dei beneficiari comportano da parte dell’AdG e nello specifico delle U.O. 2 e U.O. 3 (per le operazioni dell’Asse I) per le rispettive funzioni attribuite e dell’UCOGE Invitalia (per le operazioni dell’Asse II), l’attivazione di un flusso “tipo” che prevede, in fase iniziale, l’erogazione di un’anticipazione e di più erogazioni corrispondenti agli stati di avanzamento lavori.

In ogni caso il Beneficiario è tenuto a produrre apposita domanda di pagamento delle spese sostenute per la realizzazione delle operazioni di propria competenza almeno due volte l’anno alle seguenti scadenze: 31/01 e 31/07.

Al fine di evitare il rischio di disimpegno automatico, l’Autorità di Gestione può inoltre chiedere ai Beneficiari di effettuare una domanda di rimborso supplementare nei mesi di novembre e dicembre.

L’Autorità di Gestione utilizza il Sistema Informativo SGP per la registrazione dei dati di avanzamento finanziario, dettagliati per singola voce e che il Beneficiario è tenuto ad aggiornare prima della presentazione della domanda di pagamento e comunque alle scadenze di monitoraggio fissate.

24L’articolo 131, comma 2, del Reg. UE 1303/2013 prevede che “Le spese ammissibili contenute in una domanda di pagamento

sono giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente….”

48

In particolare, per ciascun progetto saranno rilevati i dati specifici relativi a ciascun contratto e ad ogni singolo documento giustificativo di pagamento.

Preliminarmente alla presentazione della domanda di pagamento, ciascun Beneficiario è tenuto ad eseguire le ordinarie attività di controllo in fase di pagamento: congruità, ammissibilità, fondatezza.

Il trattamento delle domande di pagamento è diversificato in relazione alla tipologia dei beneficiari dei singoli Assi prioritari del Programma.

Nel caso degli interventi dell'Asse I (a regia per la realizzazione di opere, servizi e/o forniture) ove i beneficiari sono strutture del MiBACT (Segretariati regionali, Musei dotati di autonomia speciale, Poli museali regionali, altre strutture territoriali e centrali) e della Regione Siciliana, il Beneficiario di regola non anticipa somme per la realizzazione dell’operazione in quanto, secondo il circuito finanziario del PO, riceve erogazioni pari agli importi relativi agli stati di avanzamento (SAL) delle opere/servizi e/o forniture, come risultanti dalla documentazione amministrativa e contabile trasmessa dal Beneficiario all’AdG.

L’AdG, per il tramite dell’U.O. 2 “Attuazione tecnico-amministrativa, gestione finanziaria e monitoraggio”,

ai fini dell’erogazione provvede alla verifica della regolarità e congruità dei documenti presentati per tutti

gli stati di avanzamento (SAL), e il saldo, e in caso di esito positivo procedere all’accreditamento del

contributo al Beneficiario. Nello specifico l’U.O. 2 verifica la presenza del SAL e/o Saldo e della relativa

fattura e la corrispondenza degli importi finanziari tra la documentazione giustificativa di spesa (fattura)

con quella tecnico-amministrativa (SAL). L’erogazione al Beneficiario viene concessa in corrispondenza di

ciascun pagamento dovuto al soggetto esecutore dell'opera/servizio e ai fini del pagamento medesimo.

In considerazione di detta gestione finanziaria i beneficiari non produrranno domande di pagamento, bensì dichiarazioni delle spese secondo le tempistiche definite dall’AdG e come sopra suindicate.

Nel caso degli interventi dell'Asse II (Regimi di aiuto) sono previste dalla summenzionata direttiva operativa del 20/7/2016 n.55, in attuazione del DM 11/5/2016 istitutivo del regime di aiuti per sostenere la filiera culturale, due modalità di erogazione del contributo:

a) erogazione per stati di avanzamento sulla base di fatture d’acquisto non quietanzate;

b) erogazione per stati di avanzamento sulla base di fatture d’acquisto quietanzate, con eventuale richiesta di erogazione della prima quota a titolo di anticipazione.

Le erogazioni con la modalità di cui al punto a) sono effettuate prima che il soggetto Beneficiario abbia provveduto al pagamento dei fornitori dei beni di investimento agevolabili. I pagamenti delle relative fatture sono effettuati tramite un conto corrente vincolato aperto presso un istituto bancario convenzionato al quale il Beneficiario è tenuto a dare mandato irrevocabile di pagamento dei fornitori dei beni di investimento agevolabili, a seguito del versamento sullo stesso delle agevolazioni da parte di Invitalia e delle somme di competenza del soggetto Beneficiario.

Il Beneficiario presenta la richiesta di erogazione delle agevolazioni ad Invitalia unitamente alla documentazione amministrativa e di spesa previste dalla direttiva operativa.

Invitalia provvede, previa verifica delle spese, della regolarità dei documenti presentati della congruità degli importi rispetto ai prezzi normali di mercato, ad erogare l’agevolazione sul conto corrente vincolato della società beneficiaria e a comunicare il nulla-osta a procedere alla banca convenzionata presso la quale è stato aperto il conto corrente vincolato e trasmettere l’elenco dei pagamenti da effettuare.

Nel caso delle erogazione di cui al punto b) i pagamenti delle fatture sono effettuati tramite un conto corrente dedicato alla realizzazione del programma, attraverso bonifici, carte di debito e di credito, ricevute bancarie, assegni bancari non trasferibili comprovati da microfilmatura.

Il Beneficiario presenta la richiesta di erogazione ad Invitalia unitamente alla documentazione amministrativa e di spesa previste dalla direttiva operativa. Il soggetto Beneficiario può chiedere, successivamente alla sottoscrizione del contratto di finanziamento e, comunque, entro 4 mesi dalla data di sottoscrizione dello stesso, un’anticipazione nella misura massima del 40% dell’ammontare delle agevolazioni concesse, previa presentazione di idonea fideiussione bancaria o polizza assicurativa a favore di Invitalia, di pari importo, di durata non inferiore a dodici mesi, irrevocabile, incondizionata ed escutibile a prima richiesta. Laddove erogata, l’anticipazione è recuperata proporzionalmente nei singoli SAL, in sede di erogazione delle agevolazioni.

49

Con riferimento all’erogazione dell’ultima quota delle agevolazioni la richiesta deve essere corredata, oltre che dalla documentazione amministrativa e di spesa prevista per il SAL, anche da una relazione tecnica finale sull’intervento effettuato ed i risultati conseguiti; tale relazione deve riportare: i) l’elenco riepilogativo dei titoli di spesa; ii) le eventuali variazioni intervenute in sede esecutiva rispetto al progetto presentato.

La scelta delle modalità di erogazione è effettuata tramite comunicazione di apertura del conto, redatta secondo apposito schema allegato al contratto di finanziamento e inviata contestualmente alla presentazione del I SAL.

Il soggetto Beneficiario può presentare al massimo quattro richieste di erogazione, comprensive dell’anticipazione e del SAL a saldo. L’ultimo SAL a saldo, non può essere inferiore al 20% dei costi ammissibili e deve prevedere la rendicontazione dell’ultima quota di spesa relativa agli investimenti e dei costi di gestione relativi all’intero programma, ove previsti.

Tutte le richieste di erogazione delle agevolazioni devono essere trasmesse ad Invitalia per via elettronica, utilizzando la procedura informatica a disposizione nel sito internet www.Invitalia.it, secondo le modalità e gli schemi ivi indicati.

L’erogazione delle agevolazioni relative al SAL a saldo effettivamente spettanti è subordinata all’esito positivo del sopralluogo di monitoraggio degli investimenti finalizzato all’accertamento dell’operatività dell’iniziativa finanziata e delle spese rendicontate (punto 10 della direttiva operativa).

L’UCOGE-Invitalia procede all’erogazione delle agevolazioni al Beneficiario entro 60 giorni dall’arrivo della richiesta di erogazione o di completamento della stessa, relativamente ai SAL intermedi e entro 90 giorni relativamente al saldo.

Qualora, a seguito della presentazione di una richiesta di erogazione, risulti necessario acquisire ulteriori informazioni, dati o documenti rispetto a quelli già presentati dall’impresa beneficiaria, ovvero precisazioni e chiarimenti in merito alla documentazione prodotta, Invitalia può richiederli all’impresa beneficiaria mediante una comunicazione scritta, assegnando un termine per la loro presentazione, non superiore a 30 giorni. In tal caso i termini per l’erogazione decorrono dalla data di ricevimento della documentazione e/o delle precisazione e chiarimenti richiesti.

Le dichiarazioni di spesa dei beneficiari vengono trattate come segue:

a) nel caso di opere pubbliche e/o acquisizione di beni e servizi e aiuti alle imprese erogati da organismi diversi dall’AdG, la dichiarazione di spesa-domanda di pagamento, viene elaborata tramite il sistema informatizzato SGP mediante inserimento ed aggiornamento dei dati nel sistema e si perfeziona con l’invio degli stati di attuazione finanziaria, l’invio dell’attestazione del relativo pagamento quietanzato – entrambi in copia conforme;

b) la dichiarazione di spesa deve essere redatta dal Beneficiario secondo il format predisposto dall’AdG e viene inoltrata all’Autorità di Gestione a mezzo posta elettronica;

c) le dichiarazioni di spesa/domande di pagamento presentate dai beneficiari sono soggette alle verifiche di gestione (amministrative e in loco), secondo quanto previsto dal Manuale delle verifiche di gestione e vengono effettuate dalle strutture individuate per l’esecuzione delle procedure di controllo e nello specifico dall’U.O. 3 “Controlli” dell’AdG (operazioni Asse I) e dalla unità operativa “controlli di primo livello”. Le dichiarazioni di spesa sono pertanto soggette a verifiche tese ad accertare che le spese siano reali, che le opere, i prodotti o i servizi siano stati realizzati o forniti in coerenza con quanto autorizzato, che le dichiarazioni rese dal Beneficiario siano formalmente corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Le prove e i risultati di ciascun controllo sono documentati nelle relative check list e nel rapporto di controllo sulle dichiarazioni di spesa che evidenzia le principali risultanze delle attività di controllo svolte e in particolare le rettifiche finanziarie;

d) successivamente all’esecuzione dei controlli, l’AdG approva le dichiarazioni di spesa/domande di pagamento del singolo Beneficiario (Asse I), eventualmente decurtate degli importi non ammissibili come risultanti dal rapporto di controllo dell’UO. 3.

Per le spese relative all’Asse II, l’AdG approva una dichiarazione complessiva elaborata dall’UCOGE-Invitalia e corredata delle check list di controllo compilate. Ai fini dell’approvazione l’AdG, per il

http://www.invitalia.it/

50

tramite dell’U.O. 3, esegue controlli a campione (controlli di qualità) finalizzati a garantire un efficace ed adeguato assetto organizzativo e funzionale dell’UCOGE Invitalia. Per la metodologia e le fasi dei controlli di qualità sull’UCOGE Invitalia si rimanda al paragrafo 2.3 Struttura di Controllo e procedure attivate presso l’Autorità di Gestione, punto iii) Controlli di qualità sull’UCOGE Invitalia del Manuale delle verifiche di gestione.

Per le operazioni a titolarità (Asse III), ove l’AdG è Beneficiario dell’operazione, l’AdG effettua il pagamento dei fornitori o comunque dei soggetti attuatori incaricati di realizzare l’opera o fornire il bene o il servizio, ovvero il pagamento del personale. I suddetti pagamenti, previo esperimento delle verifiche di gestione da parte della struttura individuata per le verifiche di gestione delle operazioni a titolarità (Servizio I della DG Organizzazione), sono rendicontati e trasmessi all’Autorità di Certificazione, ai fini della predisposizione delle dichiarazioni certificate delle spese e delle domande di pagamento e quindi del successivo rimborso, per le quote di competenza, da parte della Commissione Europea e dello Stato. Nei casi in cui il Beneficiario sia la stessa AdG, la necessaria separazione dei compiti di gestione, predisposizione della dichiarazione delle spese, e delle attività di controllo è garantita dal fatto che i controlli verranno effettuati da altra struttura esterna all’AdG individuata nella Direzione Generale Organizzazione del MiBACT – Servizio I.

I dati relativi alle domande di pagamento/dichiarazioni di spesa saranno disponibili sul sistema informatico in modo da essere verificati ed utilizzati per elaborare la “Domanda di pagamento per ciascuna priorità”.

Nello specifico, l’AdG tramite il sistema informatico potrà:

a) visualizzare e verificare le spese inserite nelle domande di rimborso e già controllate dagli Uffici competenti con riferimento ai vari livelli di aggregazione;

b) visualizzare la documentazione comprovante i controlli effettuati ai vari livelli di gestione;

c) visualizzare per data le domande di rimborso e le relative certificazioni, rilevando i documenti giustificativi associati.

In merito ai pagamenti ai beneficiari, l’AdG adempie alle disposizioni dall’articolo 132, paragrafo 1, del Regolamento (UE) 1303/2013, in funzione della disponibilità dei finanziamenti a titolo di prefinanziamento iniziale ed annuale e dei pagamenti intermedi, e nel caso degli interventi a regia per la realizzazione di opere, lavori e/o forniture (interventi dell'Asse I), mediante erogazioni del contributo al Beneficiario in corrispondenza di ciascuna pagamento dovuto al soggetto esecutore dell'opera/servizio e ai fini del pagamento medesimo. Nel caso dei regimi di aiuto (Asse II) è previsto dalla direttiva operativa del 20/7/2016 n.55 che l’UCOGE–Invitalia proceda all’erogazione del contributo al Beneficiario entro 60 giorni dall’arrivo della richiesta di erogazione, relativamente ai SAL intermedi ed entro 90 giorni relativamente al saldo finale.

2.2.3.8 Individuazione delle autorità o degli organismi responsabili di ogni fase del trattamento delle domande di rimborso, compreso un diagramma indicante tutti gli organismi coinvolti.

Coerentemente alla procedura di trattamento delle domande di pagamento descritta al paragrafo precedente, il diagramma di flusso seguente illustra gli organismi responsabili delle fasi del trattamento delle domande di rimborso.

Nel “Manuale delle procedure dell’AdG” sono, inoltre, individuate nel dettaglio le funzioni e gli organismi responsabili di ogni fase del trattamento delle domande di rimborso e le relative funzioni (cfr. capitolo 3 del Manuale delle procedure dell’AdG).

Figura 6 - Organismi responsabili trattamento domande di rimborso Asse I del PON

51

Dichiarazione di spesa del

Beneficiario

Verifiche di gestione e

trasmissione esiti

Approvazione dichiarazione di

spesa Beneficiario

Predisposizione e trasmissione

dichiarazione di spesa

Controlli su dichiarazione di spesa della AdG


domanda di rimborso alla

CE

Trattamento domanda di rimborso – Asse I

Beneficiario AdGUO3

AdG AdC

SOGGETTO RESPONSABILE

ATT

IVIT

A’

52

Figura 7 - Organismi responsabili trattamento domande di rimborso Asse II del PON

Figura 8 - Organismi responsabili trattamento domande di rimborso Asse III del PON

Presentazione SAL

Verifiche di gestione

Elaborazione e trasmissione domanda di pagamento complessiva

Verifiche di gestione a campione

Approvazione domanda di pagamento

UCOGE

Elaborazione e trasmissione domanda di pagamento complessiva

Controlli su domanda di pagamento della AdG


domanda di rimborso alla

CE

Trattamento domanda di rimborso – Asse II

Beneficiario UCOGEService Unit

Controlli

AdG AdC


ATTI

VIT

A’

Esecuzione pagamenti

Verifiche di gestione

Dichiarazione di spesa

Controlli su dichiarazione di spesa della

AdG

Elaborazione e

trasmissione domanda di

rimborso alla CE

Trattamento domanda di rimborso – Asse III

Beneficiario(AdG)

DG Organizzazione

AdG AdC


ATTI

VIT

A’

53

2.2.3.9 Descrizione di come l’Autorità di Gestione trasmette le informazioni all’Autorità di Certificazione, comprese le informazioni in merito alle carenze e/o irregolarità rilevate e al seguito ad esse nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli ad opera degli organismi nazionali o dell’Unione.

I flussi informativi tra Autorità di Gestione e Autorità di Certificazione garantiscono il corretto trasferimento delle informazioni relative ai dati finanziari e alle spese dichiarate dai beneficiari, ovvero delle domande di pagamento da presentare all’Autorità di Certificazione.

Nell’ambito dell’esercizio contabile, la cui configurazione per la programmazione 2014-2020, prevede che si avvii il 1 luglio dell’anno N e si chiuda al 30 giugno dell’anno N+1, possono essere presentate diverse domande di pagamento “intermedie”, mentre la domanda finale di pagamento intermedio deve essere trasmessa all’Autorità di Certificazione tra il 1 luglio e il 30 luglio dell’anno N+1. In considerazione delle scadenze e dei vincoli regolamentari per la trasmissione delle informazioni tra Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione e Autorità di Audit le attività sono pianificate e coordinate.

In particolare il flusso informativo deve garantire che gli Organismi deputati alla gestione e controllo del Programma provvedano ai seguenti adempimenti:

entro il 31 ottobre dell’anno N+1 l’invio, da parte dell’Autorità di Certificazione della bozza dei conti all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Audit per la preparazione della dichiarazione di affidabilità e sintesi dei controlli nonché della RAC da parte dell’Autorità di Audit;

entro il 15 novembre dell’anno N+1 l’invio da parte dell’Autorità di Gestione all’Autorità di Certificazione e all’Autorità di Audit dei lavori preparatori per l’elaborazione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale dei controlli;

entro il 31 dicembre dell’anno N+1 la trasmissione da parte dell’Autorità di Certificazione all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Audit della versione finale dei conti incorporando anche gli audit sulle operazioni svolti dall’Autorità di Audit;

entro il 31 dicembre dell’anno N+1 la trasmissione da parte dell’Autorità di Gestione all’Autorità di Audit della dichiarazione di affidabilità e di sintesi dei controlli;

entro il 31 gennaio dell’anno N+2 l’Autorità di Audit si assicura che tutte le raccomandazioni siano state recepite;

entro il 15 febbraio dell’anno N+2 vengono trasmessi alla Commissione i documenti che compongono il “pacchetto dei conti” ed in particolare:

- Conti relativi all’esercizio contabile 1 luglio dell’anno N – 30 giugno dell’anno N+1 (a cura AdC) - Dichiarazione di affidabilità della gestione e sintesi dei controlli (a cura AdG)

- Parere di Audit e relazione annuale di controllo (a cura dell’AdA).

Nel merito del trasferimento di informazioni tra Autorità di Gestione e Autorità di Certificazione, vengono inviati i dati necessari affinché l’Autorità di certificazione possa quindi adempiere:

alla trasmissione delle previsioni delle domande di pagamento, così come stabilito all’art. 112, comma 3 del Reg. (UE) 1303/2013;

alla preparazione ed alla presentazione delle domande di pagamento, compresi i risultati delle verifiche di gestione e tutti i pertinenti audit ai sensi dell’art. 131del Reg. (UE) 1303/2013;

alla trasmissione delle informazioni sui recuperi in corso e gli importi ritirati.

In merito al punto 1, l’Autorità di Gestione acquisisce le informazioni necessarie al rispetto di quanto richiesto dall’art. 112, comma 3 del Reg. (UE) 1303/2013 direttamente dall’UO2 “Attuazione, monitoraggio e gestione finanziaria”, struttura deputata al raccordo con i beneficiari e con gli altri soggetti coinvolti nella gestione e attuazione degli interventi (UGOGE-Invitalia). L’AdG, di norma entro il 20 gennaio ed il 20 luglio, inoltra i dati elaborati in coerenza al Modello per la trasmissione dei dati finanziari, Tabella 3 - Allegato II Reg. UE 1011/2014, in modalità elettronica all’AdC, la quale provvede a caricare e validare sul sistema SFC i dati previsionali della domande di pagamento e infine, alla trasmissione alla Commissione delle informazioni richieste dall’art. 112, comma 3 del Reg. (UE) 1303/2013.

Riguardo al punto 2, il flusso delle informazioni necessarie per la predisposizione e presentazione della domanda di pagamento, avviene attraverso la trasmissione all’Autorità di Certificazione delle

54

dichiarazioni di spesa. La dichiarazione concerne le spese sostenute dai Beneficiari inserite sul Sistema Informatico e rappresenta la base per la predisposizione, a cura dell’AdC, della domanda di pagamento da inoltrare alla UE-Igrue.

Le procedure di dialogo con l’AdC circa le informazioni relative alle spese sostenute dai beneficiari ai fini della predisposizione delle domande di pagamento alla CE, prevedono la trasmissione delle seguenti informazioni:

importi relativi alle spese sostenute dai beneficiari per l’esecuzione delle operazioni;

informazioni in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nella dichiarazione di spesa;

importi recuperati e recuperabili;

importi ritirati a seguito di soppressione totale o parziale del cofinanziamento;

informazioni in merito alle irregolarità riscontrate, ai procedimenti di recupero delle somme indebitamente erogate e ai procedimenti giudiziari avviati (informazioni di cui al punto 3).

L’invio all’AdC delle previste informazioni avviene di norma entro il 31/3 e il 31/10, secondo le modalità previste dalle procedure adottate dalla stessa Autorità, fermo restando specifiche necessità legate al raggiungimento dei target di spesa del Programma e/o al verificarsi di determinate condizioni che richiedono la modifica di dette modalità e tempistiche.

L’Autorità di Gestione inoltra all’AdC in esito alla ricezione e verifica delle domande di rimborso/dichiarazioni di spesa supplementari presentate dai Beneficiari, come previsto al precedente paragrafo 2.2.3.7, la documentazione ai fini della predisposizione di un’ulteriore domanda di pagamento nei mesi di novembre e dicembre con l’obiettivo di evitare un eventuale rischio di disimpegno automatico.

In particolare, ai fini dell’elaborazione e trasmissione all’AdC della dichiarazione di spesa, l’AdG adotta una procedura iterativa che prevede l’esecuzione delle seguenti attività:

a) accertamento della presenza di tutta la documentazione giustificativa prevista in relazione alla tipologia di intervento;

b) attestazione dell’AdG che le attività finanziate inserite nella dichiarazione di spesa, sono sottoposte a procedure di gestione e controllo tali da garantirne la sana gestione finanziaria;

c) elaborazione e validazione, attraverso il sistema SGP, della dichiarazione di spesa.

d) redazione di una relazione tecnica che accompagna la dichiarazione di spesa nella quale sarà evidenziata l’attività svolta con indicazione puntuale e riepilogativa degli interventi controllati, riepilogati anche per priorità.

L’Autorità di Gestione provvederà a trasmettere all’Autorità di Certificazione la propria “Domanda di pagamento suddivisa per ciascuna priorità” e copia di tutte le dichiarazioni di spesa corredate dalle check-list che documentano le verifiche di gestione effettuate dalle strutture all’uopo individuate.

Nella trasmissione l’AdG indica, separatamente, le operazioni per le quali i controlli hanno registrato irregolarità.

Relativamente a tali operazioni, l’AdG, attraverso l’Unità Operativa Controlli, darà evidenza del seguito dato alle irregolarità e ai casi di frode sospetta o accertata.

La dichiarazione di spesa comprensiva dei relativi allegati, sarà inoltre disponibile per l’AdC, in apposita area della Community MiBACT.

L’AdG pianificherà periodiche sessioni di incontro con l’AdC per lo scambio di informazioni in corrispondenza delle date previste per l’invio delle dichiarazioni di spesa.

L'Autorità di Certificazione:

a) verifica la completezza e la coerenza della documentazione ricevuta;

b) svolge verifiche indipendenti su un campione di spesa dichiarata dall’AdG, al fine di assicurare che il processo di rendicontazione sia fondato su una documentazione amministrativo-contabile conforme alla normativa di riferimento e che i sistemi di contabilità siano adeguati;

c) produce, ai sensi dell’art.131 Reg UE 1303/2013, la Domanda di pagamento e le inoltra, per via informatica alla Commissione Europea ed all’IGRUE per la quota nazionale.

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L’Autorità di Certificazione trasmette regolarmente una domanda di pagamento intermedio relativa agli importi contabilizzati nel periodo contabile nel sistema contabile. La domanda finale di pagamento intermedia viene trasmessa entro il 31 luglio successivo alla data di chiusura del precedente periodo contabile e in ogni caso prima della prima domanda di pagamento intermedio per il successivo periodo contabile.

La Commissione Europea:

e) visualizza le domande di pagamento inserite nel sistema informatizzato;

f) effettua un controllo sulla correttezza formale e svolge un’istruttoria sulla correttezza degli importi della “Domanda di pagamento” e della quota di contributo comunitario richiesto nella domanda di pagamento;

g) verifica l'avvenuta trasmissione da parte dell’AdG della relazione di attuazione annuale. Al termine del processo, la Commissione ordina l’erogazione del contributo sul conto corrente dedicato dell’Amministrazione presso IGRUE, che, compatibilmente con la disponibilità dei fondi, dovrà avvenire entro 60 giorni dalla data di registrazione presso la Commissione della domanda di pagamento.

L’IGRUE, ricevuta la domanda di pagamento relativa alla quota nazionale, svolge una sua istruttoria sulla correttezza degli importi della Domanda di pagamento della quota di contributo nazionale richiesto, quindi provvederà al trasferimento delle risorse sul conto corrente dedicato del Programma.

2.2.3.10 Descrizione di come l’Autorità di Gestione trasmette le informazioni all’Autorità di Audit, comprese le informazioni in merito alle carenze e/o alle irregolarità rilevate e al seguito ad esse dato nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli effettuati dagli organismi nazionali o dall’Unione.

L’Autorità di Gestione, in continuità con il passato periodo di programmazione, utilizzerà l’applicativo Sistema Gestione Progetti (SGP), gestito dall’Agenzia per la Coesione Territoriale. Come descritto nel successivo Capitolo 4, SGP sarà utilizzato per la gestione degli aspetti finanziari, amministrativi e contabili del PON Cultura e Sviluppo.

Tutti gli attori a vario titolo coinvolti e sulla base dei propri livelli di competenza avranno accesso all’applicativo SGP, compresa l’Autorità di Audit per le verifiche di competenza.

In occasione dei controlli di sistema o sulle operazioni a titolarità campionate tra quelle certificate avviate dall’Autorità di Audit, l’AdG acquisisce dall’AdA la comunicazione dell’avvio dei controlli con indicazione della data e luogo dell’incontro, dei soggetti incaricati del controllo e degli aspetti da esaminare. Alla comunicazione è allegata una lista indicativa della documentazione da rendere disponibile nel corso dell’incontro.

L'AdG predispone la documentazione richiesta dall'AdA, che sarà resa disponibile alla medesima nella piattaforma Community MIBACT in apposita cartella informatica che riporterà per essere immediatamente riconoscibile gli elementi identificativi della sessione di audit (ad esempio “Audit con anno di riferimento e relativa certificazione).

L’AdG, relativamente agli esiti provvisori dei controlli trasmessi dall'AdA tramite il rapporto provvisorio, provvede all’elaborazione e alla trasmissione all’AdA di specifiche note di riscontro, finalizzate ad illustrare le attività intraprese a fronte delle segnalazioni pervenute in esito ai controlli effettuati, oltre alle soluzioni a cui si è pervenuti. Nel caso di problematiche di carattere non finanziario e di spunti di miglioramento, la nota di riscontro riporterà il risultato dell’approfondimento svolto, corredato da eventuale documentazione di supporto e indicherà le eventuali azioni intraprese dal Beneficiario o dalla stessa AdG. Nel caso di anomalie finanziarie, la nota di riscontro indicherà la posizione assunta dall’AdG in relazione all’ammissibilità della spesa contestata.

Qualora a seguito del rilascio del Rapporto definitivo di controllo dell'AdA permangano osservazioni per cui l’AdA ritiene necessario porre in atto specifiche azioni correttive, ovvero nel caso in cui l’AdG non condivida quanto segnalato dall'AdA (ad. es. rispetto ad importi ritenuti inammissibili), l'AdG formulerà successive note di riscontro/approfondimento nell’ambito della conseguente procedura di follow up.

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Nei casi di irregolarità rilevanti ai fini della compilazione delle schede OLAF, l’Autorità di Audit ha altresì conoscenza delle risultanze dei controlli mediante l’applicativo europeo Irregularity Management System(IMS) dove vengono inserite tutti i dati necessari al trattamento della irregolarità rilevata. Circa l’apertura di una nuova scheda e l’aggiornamento di schede già esistenti viene sempre data comunicazione scritta alle Autorità competenti, tra cui l’Autorità di Audit.

In occasione, invece, dei controlli sulle operazioni a regia poste in essere dall’Autorità di audit, a seguito di campionamento tra le operazioni portate a certificazione dall’AdC, l’AdG acquisisce per conoscenza, la comunicazione dell’avvio dei controlli con indicazione della data e luogo dell’incontro, dei soggetti incaricati del controllo e degli aspetti da esaminare trasmessa al Beneficiario. Anche in questo caso alla comunicazione è allegato l’elenco completo dei documenti da produrre a cura del Beneficiario.

Il Beneficiario metterà a disposizione dell’AdA e dell’AdG la documentazione prodotta nella propria area di competenza della Community MiBAC in apposita cartella informatica che riporterà gli elementi identificativi della sessione di audit.

Il Beneficiario, a seguito di rapporto provvisorio dell’Autorità di Audit, provvede, sentita anche l’AdG, alla redazione delle controdeduzioni finalizzate ad illustrare le attività intraprese a fronte delle segnalazioni pervenute, oltre alle soluzioni cui è pervenuto.

Le controdeduzioni sono trasmesse all’AdA e in conoscenza all’Autorità di Gestione.

Sulla base delle controdeduzioni pervenute, l’AdA redige il proprio “Rapporto definitivo” che può recepire totalmente, parzialmente o non recepire quanto osservato dal Beneficiario.

In caso di rapporto definitivo negativo o parzialmente negativo l’Autorità di Gestione provvederà a decertificare la spesa nella prima domanda di pagamento utile e ad avviare le eventuali procedure previste in caso di irregolarità o sospetta frode. L’apertura di una eventuale scheda OLAF o di un aggiornamento di una scheda preesistente sarà comunicata alle diverse Autorità competenti, AdA compresa.

2.2.3.11 Riferimento alle norme nazionali in materia di ammissibilità delle spese stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo

Nelle more della definizione ed adozione delle norme nazionali sull’ammissibilità delle spese per il periodo di programmazione 2014-2020, si applicherà quanto disposto dall’art. 65 del Reg. UE 1303/2013.

2.2.3.12 Procedure per elaborare e presentare alla Commissione le relazioni di attuazione annuali e finali (art.125, paragrafo 2, lettera b), del Reg (UE) n.1303/2013), comprese le procedure per la raccolta e la comunicazione di dati affidabili sugli indicatori di performance (art.125, paragrafo 2, lettera a), del Reg (UE) n.1303/2013)

In attuazione di quanto stabilito all’art.125, paragrafo 2, lettera b) del Reg. (UE) n.1303/2013, l’Autorità di Gestione elabora e presenta alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, le relazioni di attuazione annuali e finali di cui all’art.50 del medesimo Regolamento, redatte secondo il modello di cui all’Allegato V del Regolamento di esecuzione (UE) 207/2015.

La relazione annuale di attuazione viene presentata secondo la seguente tempistica: entro il 31 maggio di ogni anno a partire dal 2016 e fino al 2023 compreso ed è redatta secondo il modello di cui all’Allegato V del Regolamento di esecuzione (UE) 207/2015 al fine di restituire le informazioni richieste all’art.50 paragrafo 2, del Reg (UE) n.1303/2013. Le relazioni annuali di attuazione da presentare nel 2017 e nel 2019 contengono e valutano anche le informazioni richieste all’art.50, paragrafi 4 e 5 del Reg. (UE) n.1303/2013 nonché le informazioni di cui all’art.111, paragrafo 4 del Reg (UE) n.1303/2013 e la data di presentazione è posticipata al 30 giugno ai sensi dell’art. 111, paragrafo 2 del Reg (UE) n.1303/2013.

La relazione di attuazione annuale e finale, elaborata conformemente agli articoli 50 e 111 del Reg. (UE) 1303/2013 e al modello di cui all’Allegato V stabilito dal Regolamento di esecuzione 207/2015, contiene informazioni relative a:

le informazioni chiave sull’attuazione del Programma operativo e sulle sue priorità con riferimento ai dati finanziari, agli indicatori comuni e specifici e ai valori obiettivo quantificati, compresi i cambiamenti nei valori degli indicatori di risultato se del caso, nonché, a partire dal relazione di

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attuazione annuale da presentare nel 2017, ai target intermedi definiti nel quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione;

la sintesi delle conclusioni di tutte le valutazioni del Programma resesi disponibili durante il precedente anno finanziario;

gli aspetti che incidono sui risultati del Programma, nonché le misure adottate;

i progressi nella preparazione e nell'attuazione di grandi progetti e piani d'azione comuni.

Nelle relazioni da presentare nel 2017, nel 2019 e nella relazione finale vengono fornite, oltre a quanto richiesto per ciascuna annualità di esecuzione del Programma, informazioni aggiuntive relative ai seguenti aspetti:

a) i progressi compiuti nel conseguimento degli obiettivi del Programma, compreso il contributo dei fondi SIE a eventuali cambiamenti nel valore degli indicatori di risultato, laddove emergano dalle pertinenti valutazioni;

b) le azioni adottate allo scopo di ottemperare alle condizionalità ex ante non soddisfatte al momento dell’adozione del Programma (condizionalità ex ante generali 4. Appalti pubblici e 5. Aiuti di stato), previo raccordo e condivisione con l’Agenzia per la Coesione Territoriale in qualità di soggetto coordinatore dei piani nazionali per il soddisfacimento delle condizionalità ex ante;

c) i progressi nell'attuazione del piano di valutazione e il seguito dato alle risultanze delle valutazioni;

d) i risultati delle misure di informazione e pubblicità dei fondi promosse nell'ambito della strategia di comunicazione del Programma;

e) il coinvolgimento dei partner nelle fasi di attuazione, sorveglianza e valutazione del Programma;

f) le azioni adottate nel Programma e nelle operazioni per tenere conto dei principi di cui agli articoli 7 (promozione della parità fra uomini e donne e prevenzione della discriminazione, in particolare l'accessibilità per le persone con disabilità, e i dispositivi attuati per garantire l'integrazione della prospettiva di genere) e 8 (sviluppo sostenibile) del Reg. 1303/2013;

g) il sostegno utilizzato per gli obiettivi relativi al cambiamento climatico;

h) il contributo del Programma alla realizzazione della strategia dell’Unione per una crescita intelligente, sostenibile e inclusiva (Relazioni di attuazione 2019 e finale);

Per l’elaborazione delle relazioni di attuazione annuali e finale l’AdG acquisisce dalle proprie strutture tecniche, le tre Unità operative rispettivamente responsabili delle attività di programmazione, di attuazione e gestione e di comunicazione, nonché dall’AdC, le necessarie informazioni in merito all’avanzamento del Programma complementari e integrative a quelle prodotte dal sistema di monitoraggio. Sulla base di tali informazioni, l’U.O. Programmazione e selezione delle operazioni alla quale è attribuita, tra l’altro anche la responsabilità dell’elaborazione della reportistica periodica di attuazione, redige con la supervisione e il coordinamento dell’AdG la relazione annuale.

In linea cono quanto stabilito all’art.110, paragrafo 2, lettera b) del Reg. (UE) n.1303/2013, l’Autorità di Gestione sottopone le relazioni di attuazione annuali e finali all’approvazione del Comitato di Sorveglianza e le trasmette alla Commissione Europea per il tramite del sistema informatizzato SFC 2014, nei termini stabiliti dall’art.50, paragrafo 1 del Reg (UE) n.1303/2013.

Se necessario, l’AdG predispone risposte in merito ad eventuali osservazioni della Commissione sulla relazione di attuazione trasmessa.

Le relazioni di attuazione annuali e finale unitamente ad un sintesi dei relativi contenuti sono rese pubbliche mediante pubblicazione, ai sensi dell’art.50, paragrafo 9 del Reg (UE) n. 1303/2013, sul sito internet dedicato al PON (www.ponculturaesviluppo.beniculturali.it).

2.2.3.13 Procedure per preparare la dichiarazione di affidabilità di gestione (art.125, paragrafo 4, lettera e) del Regolamento (UE) n.1303/2013)

In attuazione dell’art.125, paragrafo 4, lettera e) del Reg (UE) n.1303/2013 l’Autorità di Gestione elabora la dichiarazione di affidabilità di gestione e la sintesi annuale di cui all’art.59, paragrafo 5, lettere a) e b), del Regolamento (UE EUROATOM) 966/2012.

http://www.ponculturaesviluppo.beniculturali.it/

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La relazione sull’affidabilità di gestione è redatta secondo il modello riportato nell’Allegato VI del Regolamento di esecuzione (UE) 207/2015, utilizzando il sistema di scambio dati della Commissione (SFC 2014).

Con la relazione di affidabilità di gestione l’Autorità di Gestione dichiara che le informazioni presentate nel piano dei conti, redatto dall’AdC e corredato dal parere dell’Autorità di Audit sulla conformità dello stesso ai principi internazionalmente riconosciuti di revisione contabile, sono complete, presentate correttamente ed esatte, che le spese dichiarate sono state sostenute per le finalità previste e che i sistemi di controllo predisposti offrono le necessarie garanzie di legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

La Relazione in oggetto, ai sensi dell’art.59, paragrafo 5 va trasmessa entro il 15 febbraio di ogni anno.

Al fine di rispettare la scadenza succitata sono stabiliti tempi interni di scambio informazioni tra le Autorità responsabili.

L’Autorità di Certificazione, responsabile della preparazione dei conti, trasmette entro il 31 ottobre all’Autorità di Audit, organismo di revisione indipendente, il piano dei conti provvisorio.

L’Autorità di Audit entro il 31 dicembre rilascia parere definitivo. Sulla scorta del piano dei conti e del parere dell’organo indipendente di revisione contabile, l’Autorità di Gestione può verificare e certificare la correttezza, la completezza e l’esattezza delle informazioni, che le spese sono state effettuate per le finalità previste e che i sistemi di controllo offrono le garanzie rispetto alla legittimità e regolarità delle operazioni.

A corredo di quanto sopra descritto l’Autorità di Gestione allega il riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli effettuati, unitamente all’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuate nei sistemi con evidenza delle azioni correttive poste in essere o programmate.

Tutta la documentazione sopra descritta viene caricata nell’applicativo informatizzato della Commissione “SFC” entro il 15 febbraio di ogni anno.

Come previsto dall’art.59 paragrafo 5, in casi eccezionali l’Autorità di Gestione potrà richiedere alla Commissione la proroga del termine di invio della relazione sull’affidabilità di gestione al 1 marzo.

Tale richiesta sarà inoltrata entro e non oltre il 15 febbraio.

Per la raccolta dei dati relativi ai target definiti nel quadro di riferimento dell’efficacia dell’attuazione (target intermedi)25, saranno utilizzate le informazioni presenti sul sistema informativo SGP del PON, stante che dette informazioni sono tra quelle previste che il sistema informativo del PON tracci a livello di singola operazione.

2.2.3.14 Procedure per preparare il riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli effettuati, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuati nei sistemi, come anche le azioni correttive avviate o in programma (art.125, paragrafo 4, lettera e) del Reg (UE) n.1303/2013)

L’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art.125, paragrafo 4, lettera e) del Reg (UE) n.1303/2013, relativamente alla gestione finanziaria e il controllo del Programma Operativo, è tenuta a preparare la Sintesi annuale di cui all’art.59, paragrafo 5, lettera b) del Regolamento (UE EURATOM) n.966/2012, fornendo un riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli effettuati, comprese un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuati nei sistemi, come anche le azioni correttive avviate o programmate.

La Sintesi Annuale costituisce un documento di riepilogo delle attività di verifica e controllo eseguite nel periodo contabile di riferimento e fornisce la base su cui elaborare la Dichiarazione di affidabilità di gestione, che sarà predisposta secondo il format contenuto nell’Allegato VI (Modello per la dichiarazione di affidabilità di gestione) del Regolamento (UE) n. 207/2015.

25 Per gli indicatori ed i relativi target intermedi identificati nel PON che concorrono all’attribuzione della riserva di efficacia

dell’attuazione si rimanda alle Sezioni 2.A.8 dei due Assi prioritari del PON (Asse I e Asse II).

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La Sintesi Annuale conterrà al suo interno almeno i seguenti elementi: a) riepilogo dei controlli effettuati, con indicazione dell’autorità/organismo che ha svolto i

controlli e degli esiti degli stessi; b) riepilogo delle revisioni contabili; c) analisi degli errori riscontrati e delle eventuali irregolarità, con distinzione tra

errori/irregolarità a livello di operazioni o a livello sistemico; d) descrizione delle eventuali azioni correttive intraprese (a livello di spesa o a livello di sistema).

Nella Sintesi Annuale, pertanto, l’Autorità di Gestione includerà tutti i dati relativi alle verifiche di gestione eseguite e l’analisi derivante e tutti i riferimenti alla Relazione Annuale di controllo dell’AdA (di seguito RAC) se opportuno.

Il riepilogo annuale fornisce un quadro globale e sintetico dei risultati delle verifiche di gestione, dei controlli e degli audit effettuati in relazione alla spesa dichiarata nel corso di un anno contabile e inserita nei conti. Si tratta di uno dei principali fondamenti su cui poggia la dichiarazione di gestione ed integra le informazioni contenute nei conti e nella RAC. Per la preparazione del riepilogo annuale sono definite procedure per garantire:

la raccolta dei risultati finali di tutte le verifiche e dei controlli effettuati. Tale sezione della Sintesi Annuale conterrà tutte le informazioni sintetiche su tutte le verifiche di gestione svolte ai sensi dell’art.125, paragrafo 4, lettera a) effettuate dalle strutture competenti - AdG-U.O. 3, UCOGE-Invitalia, Direzione generale Organizzazione (per le operazioni a titolarità) - e degli audit effettuati da o sotto la responsabilità dell’AdA. Tale riepilogo includerà una descrizione della metodologia seguita dall’AdG durante il periodo contabile e una descrizione dei risultati principali derivanti dalle verifiche amministrative e da quelle sul posto, compreso un elenco dei principali errori rilevati.

L’elenco dei controlli eseguiti sarà compilato direttamente dall’Autorità di Gestione per le operazioni a titolarità dell’Asse III e sotto la sua supervisione per le operazioni a regia relative all’Asse I e per quelle a valere sull’Asse II; un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze individuate;

l’attuazione delle azioni/misure preventive e/o correttive attuate o pianificate, con indicazione della eventuale natura sistemica degli errori.

In questa sezione l’AdG descrive quali azioni correttive sono state stabilite e poste in essere per migliorare il sistema di gestione e controllo ed impedire il ripetersi di errori sistemici. Nel caso in cui tali azioni ancora debbano essere adottate, verranno descritte puntualmente e indicato il cronoprogramma di attuazione delle stesse. Se gli errori rilevati sono imputabili all’UCOGE Invitalia al quale sono state delegate le verifiche di gestione ai sensi dell’art.125, paragrafo 4, lettera a), l’AdG illustrerà le misure che ha richiesto di attuare all’UCOGE per migliorare le verifiche amministrative ed eventualmente le modifiche delle procedure di supervisione dell’AdG stessa o una eventuale revoca della delega. Le informazioni di questa sezione della sintesi annuale saranno restituite aggregate per asse prioritario sull’importo delle rettifiche, sulla base delle irregolarità riscontrate, apportate ai conti prima e dopo la presentazione della domanda di pagamento intermedia.

Nella elaborazione del riepilogo delle relazioni finali di audit si terrà conto di quanto riportato nella RAC. Al fine di evitare oneri amministrativi e sovrapposizioni il riepilogo annuale non replica le informazioni già disponibili nella RAC presentata dall’AdA. Sono considerati nel riepilogo annuale, riferimenti incrociati alle sezioni specifiche della RAC. Le corrispondenti sezioni della RAC sono pertanto considerate come parte del riepilogo annuale sulle relazioni di audit finali richieste ai sensi del Regolamento finanziario.

A tal fine verrà concordato con l’Autorità di Audit la tempistica per l’invio di tutte le relazioni finali di audit.

La predisposizione della Sintesi Annuale sarà redatta secondo il format contenuto nell’Allegato I delle “Linee guida per gli Stati membri sull’elaborazione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale”(EGESIF_15-0008-03 del 19/08/2015). La Sintesi Annuale, una volta predisposta, sarà

firmata dall’Autorità di Gestione.

I conti di cui alla lettera a) e il riepilogo di cui alla lettera b) del paragrafo 5 dell’art. 59 del Regolamento finanziario sono corredati dal parere dell’Autorità di Audit – NUVEC, che formula detto parere in qualità

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di organismo di revisione contabile indipendente elaborato conformemente alle pertinenti norme internazionalmente riconosciute.

Il parere dell’AdA sui conti accerta sei conti forniscono un quadro fedele, se le spese per le quali la Commissione ha chiesto il rimborso sono legali e regolari e se i sistemi di controllo istituiti funzionano correttamente. Il parere riferisce inoltre se l’esercizio di revisione contabile mette in dubbio le asserzioni contenute nella dichiarazione di gestione di cui alla lettera a) del primo comma.

Il termine per la formulazione del parere dell’AdA è stabilito entro il 15 febbraio di ogni anno contabile N+1 e può essere eccezionalmente prorogato dalla Commissione al 1 marzo previa comunicazione dello Stato membro interessato.

Relativamente alle scadenze legate alla presentazione della documentazione da parte di tutte le Autorità interessate dal Programma, sono definite le seguenti tempistiche e scadenze interne tra AdG, AdC e AdA, in grado di consentire il rispetto dei termini previsti dai Regolamenti e dagli orientamenti della Commissione26:

1. entro il 31 ottobre N+1, l’Autorità di certificazione trasmette la prima versione dei conti annuali in bozza all’AdG e all’AdA ;

2. entro il 15 novembre dell’anno N+1 invio da parte dell’Autorità di Gestione all’Autorità di Certificazione e all’Autorità di Audit della bozza della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale dei controlli;

3. entro il 31 dicembre dell’anno N+1 l’Autorità di Gestione trasmette all’Autorità di Audit la versione aggiornata della dichiarazione di affidabilità e di sintesi dei controlli;

4. entro il 15 gennaio N+2 l’Autorità di Certificazione trasmette all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Audit la versione finale dei conti incorporando anche gli audit sulle operazioni svolti dall’Autorità di Audit;

5. entro il 31 gennaio dell’anno N+2 l’Autorità di Audit si assicura che tutte le raccomandazioni siano state recepite;

6. entro il 15 febbraio dell’anno N+2 l’AdA trasmette alla Commissione i documenti che compongono il “pacchetto dei conti” ed in particolare:

- Conti relativi all’esercizio contabile 1 luglio dell’anno N – 30 giugno dell’anno N+1 (a cura AdC) - Dichiarazione di affidabilità della gestione e sintesi dei controlli (a cura AdG) - Parere di Audit e relazione annuale di controllo (a cura dell’AdA).

La pianificazione temporale così definita permette all’Autorità di Gestione sia di predisporre la sintesi annuale e la dichiarazione di gestione e tutta la documentazione di supporto sia di rendere disponibile tale corredo documentale all’AdA in tempo utile per consentire alla medesima di avere a disposizione il tempo necessario per lo svolgimento delle verifiche di propria competenza e la redazione del parere nel rispetto delle scadenze regolamentari previste.

Se necessario le tempistiche definite con le relative scadenze per l’AdG e l’AdA potranno essere riviste nel corso del periodo, previo raccordo e opportuna condivisione, sulla base delle domande di pagamento presentate alla Commissione europea e delle effettive modalità di campionamento delle operazioni e comunque in tempi coerenti per consentire l’esecuzione completa di tutte le attività di rispettiva competenza.

Il flusso delle attività e le relative tempistiche per la corretta programmazione della presentazione della documentazione prevista dall’art. 59 del Regolamento finanziario da parte delle Autorità del Programma Operativo è riportata nel diagramma di seguito riportato (cfr. Fig. 9)

Figura 9 - Flusso delle attività per la presentazione della documentazione prevista dall’art. 59 del Regolamento finanziario

26 Nota EGESIF 14-0011-02 final del 27.08.2015.

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2.2.3.15 Procedure per comunicare dette procedure al personale, come anche indicazione della formazione organizzata/prevista ed eventuali orientamenti emanati.

Quanto definito in ordine ai ruoli e alle procedure si configura strutturalmente in evoluzione, sia perché fa riferimento a norme, orientamenti e sistemi (ad es. in tema di monitoraggio e controlli), sia perché in linea con la maggiore flessibilità ed autonomia assegnata agli Stati membri nell’ambito della nuova programmazione. Si tratta pertanto di una raccolta di norme, buone prassi e strumenti (format, modelli, linee guida, check-list, ecc.) in grado di recepire eventuali aggiornamenti, modifiche e integrazioni, nel rispetto dei vincoli regolamentari.

Le procedure scritte di interesse per il personale dell’Autorità di Gestione e dei Beneficiari sono approvate con Decreto dell’AdG e vengono pubblicate sul sito web del Programma e sulla Community MiBAC. Ciascun documento riporta in copertina i loghi previsti dall’Allegato II del Regolamento di esecuzione (UE) n.821/2014 nonché l’indicazione dello stato di revisione (n. progressione versione).

La Community MiBAC, alla quale ha accesso il personale a vario titolo coinvolto nella attuazione del Programma Operativo, secondo differenti profili di accesso, riporterà nella sezione “documenti” tutti i documenti di interesse.

I documenti possono, infine, subire modifiche e adattamenti in relazione a specifiche e motivate esigenze di tipo operativo, non sostanziali e che comunque non incidono sugli indirizzi fissati nei documenti stessi. Tali modifiche, anche su proposta delle Autorità di certificazione e di Audit, saranno approvate con atto dell’AdG e verranno adeguatamente comunicate al personale interno coinvolto nell’attuazione del Programma.

A queste modifiche, inoltre, verrà data ampia diffusione attraverso idonea pubblicazione sul sito del Programma e caricamento sulla Community MiBAC.

Con riferimento alla formazione del personale dell’Amministrazione che opera nell'ambito dei fondi strutturali, sia a livello centrale ossia al personale dell’AdG e AdC, sia a scala territoriale, ai beneficiari, sono previsti, nel quadro delle misure di miglioramento del PRA e nel Piano di Assistenza Tecnica, interventi di formazione (anche di carattere operativo in forma di laboratori e/o workshop) e di affiancamento on the job per il tramite dell’AT rispetto sia all’acquisizione di conoscenze e competenze generali nell’area della programmazione comunitaria sia per l'approfondimento di questioni tematiche specifiche e/o di aspetti operativi-gestionali puntuali.

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2.2.3.16 Descrizione, se del caso, delle procedure dell’Autorità di Gestione relativa alla portata, alle norme e alle procedure che attengono alle efficaci modalità di esame dei reclami concernenti i fondi SIE definite dagli stati membri (riferimento al documento o alla legislazione nazionale con cui lo Stato membro ha definito tali efficaci modalità) nel quadro dell’art.74, del Reg (UE) n.1303/2013

L’art. 74 paragrafo 3 del Reg (UE) n.1303/2013 prevede l’introduzione di efficaci modalità di esame dei reclami concernenti i fondi SIE.

La legge 241/90 impone, tra l’altro, alla Pubblica Amministrazione di svolgere la propria attività nel pieno rispetto della giustizia, con l’obbligo di valutare tutti gli interessi coinvolti, in modo che le scelte che opera offrano un risultato coerente e consapevole di una completa rappresentazione dei fatti e degli interessi in gioco; definisce, inoltre, i termini in cui la PA deve concludere il procedimento amministrativo.

Il MiBACT ha istituito nel proprio sito istituzionale una sezione dedicata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico, dove è possibile segnalare eventuali reclami o disservizi, che verranno poi inoltrati alla struttura competente per le opportune istruttorie che si concluderanno con risposte esaustive ai reclami e alle istanze presentate.

Inoltre, in tutti i bandi/avvisi che saranno emanati verranno specificatamente dettagliate le modalità per porre quesiti da parte dei beneficiari o potenziali beneficiari.

Ulteriori canali di gestione dei reclami sono i social attraverso i quali l’Autorità di Gestione mantiene un rapporto constante e quotidiano con tutti gli stakeholder.

La presenza del Programma su tutti i maggiori social viene comunicata su tutti i principali canali di comunicazione previsti nella strategia di comunicazione del PON.

2.3. PISTA DI CONTROLLO

2.3.1 Procedure per garantire una pista di controllo e un sistema di archiviazione adeguati, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati, tenuto conto dell’art.125, paragrafo 3, del Reg (UE) n.1303/2013.

L’art.72 del Regolamento (UE) 1303/2013 “Principi generali dei sistemi di gestione e controllo” al paragrafo g) stabilisce che, all’interno del Sistema di gestione e controllo l’AdG si doti di “sistemi e procedure per garantire una pista di controllo adeguata”.

I requisiti minimi della pista di Controllo, relativamente ai documenti contabili da mantenere e la documentazione di supporto da conservare, sono definiti dall’art. 25 del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014. In base a tale requisiti la pista di controllo deve:

a) Consentire di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Programma operativo e approvati dal Comitato di Sorveglianza;

b) Per quanto riguarda le sovvenzioni e l’assistenza rimborsabile a norma dell’art.67, paragrafo 1, lettera a) del Reg (UE) n.1303/2013, consentire la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i documenti giustificativi (documentazione contabile o probatoria equivalente di supporto) conservati dall’autorità di certificazione, dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del Programma operativo;

c) Per quanto riguarda le sovvenzioni e l’assistenza rimborsabile a norma dell’art.67, paragrafo 1, lettere b) e c) e dell’art. 109 del Reg (UE) n. 1303/2013, nonché dell’art. 14, paragrafo 1, del Reg (UE) n.1304/2013, consentire la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i dati dettagliati riguardanti gli output o i risultati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione, dall’Autorità di Gestione, dagli Organismi intermedi e dai Beneficiari, compresi, se del caso, i documenti sul metodo di definizione delle tabelle standard dei costi unitari e delle somme forfettarie, relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del Programma operativo;

d) Per quanto riguarda i costi determinati a norma dell’art.67, paragrafo 1, lettera d), e dell’art. 68, paragrafo 1, lettera a), del Reg (UE) n.1303/2013, dimostrare e giustificare il metodo di calcolo, ove

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ciò sia applicabile, nonché la base per la fissazione dei tassi forfettari e i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati nell’ambito di altre categorie prescelte cui si applica il tasso forfettario;

e) Per quanto riguarda i costi determinati a norma dell’art.68, paragrafo 1, lettere b) e c) del Reg (UE) n.1303/2013, dell’art.14, paragrafo 2, del Reg (UE) n.1304/2013 e dell’art.20 del Reg (UE) n.1299/2013, consentire la convalida dei costi diretti ammissibili di cui si applica il tasso forfettario;

f) Consentire di verificare il pagamento del contributo pubblico al Beneficiario; g) includere, per ogni operazione, a seconda dei casi, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento,

i documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, le relazioni del Beneficiario e le relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati;

h) comprendere informazioni sulle verifiche di gestione e sugli audit effettuati sull’operazione; i) Fatti salvi l’articolo 19, paragrafo 3, e gli allegati I e II del Reg (UE) n.1304/2013, consentire la

riconciliazione dei dati relativi agli indicatori di output dell’operazione e i target finali, i dati comunicati e il risultato del Programma;

j) Nel caso di strumenti finanziari, comprendere i documenti giustificativi che consentono la verifica della conformità alla legislazione nazionale e dell'Unione e alle condizioni di finanziamento, di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettera e), del Reg. delegato (UE) n. 480/2014.

Per i costi di cui alle lettere c) e d), la pista di controllo consente di verificare che il metodo di calcolo utilizzato dall’Autorità di Gestione sia conforme all’art.67, paragrafo 5, e all’art.68, paragrafo 1, Regolamento (UE) n.1303/2013, nonché all’art.14, paragrafo 3, del Reg (UE) 1304/2013.

Al paragrafo 2, l’art. 25 del Reg. delegato (UE) n. 480/2014 stabilisce che l’autorità di Gestione debba assicurare la disponibilità dei dati relativi all’identità e alla ubicazione degli organismi che conservano tutti i documenti giustificativi necessari a garantire una adeguata pista di controllo conforme ai requisiti minimi di cui al paragrafo 1.

L’AdG, in coerenza con le previsioni regolamentari, ha predisposto le piste di controllo volte alla definizione di procedure comuni al fine di favorire un’omogenea implementazione delle stesse tra i vari soggetti coinvolti nell’attuazione del programma. Tali piste sono contenute nell’ambito della manualistica relativa alle procedure di gestione del PO e nello specifico nel Manuale delle verifiche di gestione.

Le richieste informative dettagliate dal dettato regolamentare sopra richiamate richiedono la disponibilità della documentazione predisposta/acquisita nel corso delle diverse fasi procedimentali necessarie all’attuazione degli interventi cofinanziati coerentemente con la tipologia di macro-processo gestionale e gli altri aspetti distintivi dell’operazione/gruppo di operazioni.

Inoltre, considerando che, ai sensi dell’art. 122, par. 3 del Regolamento UE 1303/2013, tutti gli scambi di informazioni tra Beneficiari e le Autorità del Programma e tutti gli scambi di informazioni fra queste ultime sono effettuati mediante sistemi di scambio elettronico di dati e che il processo di applicazione alla PA delle tecnologie informatiche e digitali assicura la disponibilità di atti e documenti in formato elettronico nell’ambito del procedimento amministrativo, il regolare e corretto aggiornamento degli atti e dei dati a sistema relativi a ciascuna operazione da parte dei diversi soggetti coinvolti consente il mantenimento di una pista di controllo adeguata in forma elettronica.

Alla luce di quanto sopra riportato, nelle piste di controllo sono definiti i processi gestionali e di controllo di tutte le attività da porre in essere per avviare, eseguire e concludere le operazioni nell’ambito del Programma. La pista di controllo, infatti, costituisce la rappresentazione sotto forma di diagramma di flusso del quadro procedurale degli adempimenti, delle attività e degli atti semplici; essa consente altresì di registrare la localizzazione/collocazione della documentazione tecnica ed amministrativa ed, infine, concorre sia alla più efficiente e trasparente governance delle attività di gestione, sia a rendere agevole il sistema di controllo esercitato ai diversi livelli sull’implementazione delle operazioni.

Le piste di controllo, individuando l’intero processo gestionale, consentono di accedere alla documentazione relativa alla singola operazione e di confrontare e giustificare gli importi di spesa certificati alla Commissione con i documenti contabili e i documenti giustificativi conservati ai vari livelli (in primo luogo presso il Beneficiario), riguardo a tutte le operazioni finanziate dal PO. In particolare, le piste di controllo individuano i momenti, gli attori e le sedi di contabilizzazione e dichiarazione della spesa ai diversi livelli di responsabilità.

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Le piste di controllo sono predisposte per tipologia di operazioni (macro processo) e per modalità attuative del Programma e riguardano:

o Realizzazione opere pubbliche a regia; o Acquisizione beni e servizi a regia; o Erogazione finanziamenti a singoli beneficiari (Aiuti); o Acquisizione beni e servizi a titolarità; o Acquisizione beni e servizi in house a titolarità; o Attivazione di collaborazioni/consulenze a titolarità; o Grande Progetto Pompei – Fase II; o Gestione recuperi e irregolarità.

Le piste di controllo sono informatizzate, allo scopo di facilitarne l’aggiornamento e sono oggetto di opportuna diffusione presso gli attori a vario titolo coinvolti nell’attuazione delle operazioni cofinanziate.

Eventuali modifiche e/o integrazioni alle piste di controllo saranno approvate con provvedimento dell’AdG e rese disponibili così come previsto dal paragrafo 2.2.3.15.

2.3.2 Istruzioni circa la tenuta dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari/degli Organismi Intermedi/dell’Autorità di Gestione

Come previsto dall’art.140 del Reg (UE) 1303/2013 i documenti sono conservati in originale o in copie autenticate o su supporti per i dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche dei documenti originali o i documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica. I documenti, inoltre, sono conservati in una forma tale da consentire l’identificazione delle persone interessate solo per il periodo necessario al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono rilevati o successivamente trattati.

L’AdG assicura che i documenti sopra citati vengono messi a disposizione in caso di ispezione e che ne vengano fornite copie o estratti alle persone o agli organismi che ne hanno diritto, compresi almeno il personale dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, dell’Autorità di Audit e degli organismi di cui all’art.127, paragrafo 2 del Reg (UE) 1303/2013.

A tal fine l’AdG ha definito le modalità e fornito indicazioni per l’archiviazione e la conservazione dei documenti da parte della medesima Autorità e dei beneficiari, che sono riportate nel capitolo 4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

2.3.2.1 Indicazione dei termini di conservazione dei documenti

Con riferimento al periodo di conservazione dei documenti, ai sensi dell’art. 140 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, si prevede che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del Programma Operativo per operazioni per le quali la spesa totale ammissibile è inferiore a 1.000.000 euro siano resi disponibili da parte di tutti gli attori coinvolti nell’attuazione delle operazioni, su richiesta della Commissione e della Corte dei conti europea, per consentire anche controlli successivi alla conclusione del Programma, per un periodo di tre anni a decorrere dal 31 dicembre successivo alla presentazione dei conti nei quali sono incluse le spese dell’operazione.

Nel caso di operazioni diverse da quelle di cui sopra, tutti i documenti giustificativi sono resi disponibili per un periodo di due anni a decorrere dal 31 dicembre successivo alla presentazione dei conti nei quali sono incluse le spese finali dell'operazione completata.

La decorrenza di detti periodi è sospesa in caso di procedimento giudiziario o su richiesta debitamente motivata della Commissione.

Relativamente agli aiuti di Stato in esenzione ex Reg. (UE) n. 651/2014 e de minimis, i registri e le informazioni vanno conservati per 10 anni dalla data in cui è stato concesso l’ultimo aiuto a norma del regime.

Al fine di consentire tali adempimenti, è previsto nella sottoscrizione dell’atto di concessione del finanziamento/disciplinare d’obbligo, nella sezione obblighi del Beneficiario, che lo stesso si impegni a:

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conservare in originale o su supporti comunemente accettati a norma dell’art.140 del Reg (UE) 1303/2013, la documentazione amministrativa e contabile riferita all’operazione, in base alle normative vigenti;

l’accesso a tutta la documentazione, amministrativa, tecnica e contabile, connessa all’operazione cofinanziata, alle strutture a vario titolo coinvolte nella gestione e verifica dell’utilizzo dei fondi SIE, nonché l’accesso a tutti i documenti necessari alla valutazione del Programma agli esperti o organismi deputati alla valutazione interna o esterna del PON Cultura e sviluppo.

L’Autorità di Gestione procederà ad informare prontamente i beneficiari di eventuali modifiche di tale termine, connesse alle chiusure annuali ovvero alla sospensione per procedimento giudiziario o su richiesta della Commissione.

Nel Manuale delle procedure dell’AdG sono riportate precise indicazioni sulla corretta tenuta dei documenti, sulla loro messa a disposizione degli aventi diritto e sulla conservazione per tutto il periodo necessario (cfr. capitolo 4 del Manuale delle procedure dell’AdG).

2.3.2.2 Formato in cui devono essere conservati i documenti

Tutti i documenti giustificativi sono conservati sotto forma di originali o di copie autenticate, o su supporti per i dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali o i documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica (art.140, paragrafo 4 del Reg (UE) 1303/2013); i documenti sono, inoltre, conservati in una forma tale da consentire l'identificazione delle persone interessate solo per il periodo necessario al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono rilevati o successivamente trattati.

L’Autorità di Gestione assicura la disponibilità dei documenti sopra citati in caso di ispezione nonché estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto, compresi il personale autorizzato dell'Autorità di Gestione, dell'Autorità di Certificazione, dell'Autorità di Audit, dell’UCOGE Invitalia e degli organismi di cui all’art. 127, par. 2 del Reg. (UE) n. 1303/2013.

Le specifiche modalità concernenti le modalità di conservazione dei documenti sono definite al capitolo 4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

2.4. IRREGOLARITÀ E RECUPERI

2.4.1 Descrizione della procedura (di cui il personale dell’Autorità di Gestione e degli Organismi Intermedi dovrebbe ricevere per iscritto) di segnalazione e rettifica delle irregolarità (frodi comprese) e del relativo seguito ad esse dato, e della procedura di registrazione degli importi ritirati e recuperati, degli importi da recuperare, degli importi irrecuperabili e degli importi relativi a operazioni sospese in virtù di un procedimento giudiziario o di un ricorso amministrativo con effetto sospensivo.

Ai sensi dell’art.122, paragrafo 2 del Reg (UE) 1303/2013 “Gli Stati membri prevengono, individuano e correggono le irregolarità e recuperano gli importi indebitamente versati compresi, se del caso, gli interessi di mora. Essi informano la Commissione delle irregolarità che superano i 10.000 euro di contributo dei fondi e la informano sui progressi significativi dei relativi procedimenti amministrativi e giudiziari.

Nel Manuale delle procedure sono descritte le procedure individuate per garantire il rispetto del succitato articolo.

La normativa di riferimento sulla quale è basata la procedura è la seguente:

regolamenti comunitari;

accordo tra Governo, Regioni, Province Autonome, Province, Comuni e Comunità montane sulle modalità di comunicazione alla Commissione Europea delle irregolarità e frodi comunitarie, siglato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007;

circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le politiche europee, pubblicata nella GURI n.240 del 15 ottobre 2007;

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delibera n.13 del 7 luglio 2008 del Comitato per la lotta contro le frodi comunitarie delle Presidenza del Consiglio dei Ministri;

documento della CE CDRR/05/0012/01 “Orientamenti in materia di deduzioni degli importi recuperati dalla successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento e di compilazione della relativa appendice ai sensi dell’art.8 del Regolamento CE 438/01”;

documento condiviso dal Coordinamento tecnico delle Regioni nel 2006 “Gestione delle somme soggette a procedure di recupero”;

manuale IMS (Irregularity Management System) relativo alle comunicazione delle irregolarità all’OLAF.

Nota EGESIF_14-0021-00 del 16/06/2014 “Valutazione dei rischi frode e misure antifrode efficaci e proporzionate” e relativi allegati.

Coerentemente con quanto previsto dalla Circolare Interministeriale del 12/10/2007 il soggetto incaricato di raccogliere le irregolarità è la struttura dell’AdG attraverso l’Unità Operativa 3 “Controlli”. L’accertamento delle irregolarità è un obbligo in capo al Responsabile dell’UO3 che è tenuto a darne tempestiva comunicazione all’Autorità di Gestione, attraverso procedure interne di comunicazione, atte a garantire un ottimale flusso informativo. Tale controllo può avvenire anche su impulso diretto dell’AdG.

Per le irregolarità rilevate l’Autorità di Gestione valuterà gli elementi specifici del caso al fine di stabilire se:

a. l’irregolarità rilevata riguardi un caso isolato; b. l’irregolarità rilevata abbia natura sistemica27.

In applicazione dell’art.140, paragrafo 1 del Reg. (UE) 1303/2013, l’AdG informa l’UO 3 sugli elementi del caso che siano idonei ad identificare quel tipo di irregolarità ed atti a ripetersi in operazioni di tipologia simile.

Il verificarsi di una irregolarità fa sorgere in capo all’AdG, oltre all’obbligo di adottare i conseguenti provvedimenti di revoca e recupero, anche un dovere di comunicazione della irregolarità, mediante compilazione della scheda OLAF.

L’Unità Operativa 2 “Attuazione tecnico-amministrativa, gestione finanziaria e monitoraggio” è responsabile della registrazione e gestione delle irregolarità attraverso l’applicativo IMS28 gestito dal Dipartimento della Programmazione Economica della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

Con apposita comunicazione al servizio di coordinamento Antifrode (AFCOS) sono state attivate le utenze di “inseritore” in capo al personale della UO 2 e “sub manager” in capo all’AdG.

La scheda irregolarità va compilata nel momento in cui si registra una prima valutazione scritta stilata da una Autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che in base a fatti specifici accerta l’esistenza di un’irregolarità, ferma restando la possibilità di rivedere o revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi del procedimento amministrativo o giudiziario.

Il recupero degli importi indebitamente versati a carico del PON Cultura e Sviluppo, a seguito dell’accertamento dell’irregolarità, è disposto dall’Autorità di gestione.

L’Autorità di gestione comunica, successivamente, all’Autorità di Certificazione l’irregolarità riscontrata, inviando la scheda OLAF e evidenziando contestualmente se:

l’importo irregolare è stato certificato alla Commissione;

si intende mantenere la relativa spesa nel Programma fino al termine della procedura di recupero (in tal caso la spesa verrà trattata come recupero), oppure eliminarla (in tal caso la spesa verrà trattata come revoca).

Successivamente l’AdG provvederà alle rettifiche finanziarie comunicandolo tempestivamente all’AdC.

27 L’art.2, par.38 del Reg (UE) 1303/2013 definisce irregolarità sistemica come “qualsiasi irregolarità che possa essere di natura

ricorrente, con una elevata probabilità di verificarsi in tipi di simili operazioni, che deriva da una grave carenza nel funzionamento efficace di un sistema di gestione e controllo, compresa la mancata istituzione di procedure adeguate conformemente al presente regolamento e alle norme specifiche di ciascun fondo”. 28 Il sistema IMS (Irregularities Management System) è una applicazione telematica web-based, accessibile tramite il portale denominato “AFIS”, che consente agli Stati membri di compilare e presentare rapporti di irregolarità all’Ufficio Europeo per la lotta antifrode (OLAF) della Commissione Europea.

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A conclusione del procedimento recupero sarà trasmessa, a cura dell’AdG, l’informazione dettagliata con copia dell’avvenuto bonifico bancario di restituzione.

Il follow-up su ogni operazione sulla quale è stata riscontrata una irregolarità o sospetta frode sarà formalmente comunicato dall’Autorità di Gestione all’AdC.

Si precisa che, al fine di consentire la corretta rilevazione, accertamento e gestione delle irregolarità, è in corso, su input dell’Autorità di Gestione, la stipula di un protocollo di intesa tra il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, il Comando Generale della Guardia di Finanza, Il Comitato per la lotta contro le frodi nei confronti dell’Unione Europea e l’Autorità Nazionale anticorruzione al fine di per il coordinamento delle attività di verifica e controllo relative all’erogazione e utilizzo di risorse pubbliche da parte del Ministero dei beni e delle attività culturali.

L'Amministrazione ha sviluppato procedure per la tutela del dipendente che denuncia o riferisce condotte illecite (cd. whistleblower) e per la segnalazione degli illeciti. Esse sono contenute nel Piano triennale di prevenzione della corruzione (Capitolo 17) ed in apposita Direttiva operativa del Responsabile della prevenzione della corruzione del 23 dicembre 2015, che definisce:

le modalità di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti: dall'obbligo di comunicazione al Responsabile della prevenzione della corruzione che provvederà alla segnalazione, in relazione ai profili di illiceità riscontrati, al dirigente sovraordinato, all'Ufficio del contenzioso, all’Anac, o all'Ispettorato della funzione pubblica; alla facoltà di comunicazione all'organizzazione sindacale cui il dipendente aderisce o al Comitato unico di garanzia; ovvero alla facoltà di agire in giudizio nei confronti del dipendente o dell'Amministrazione per la discriminazione subita;

il procedimento per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite all’interno dell’Amministrazione con lo scopo di proteggere la riservatezza dell’identità del segnalante in ogni fase. Per segnalare un illecito è stato predisposto un modulo che è disponibile sul sito istituzionale del MiBACT nella Sezione “amministrazione trasparente” al percorso: Altri contenuti - Corruzione > Segnalazioni di illecito – Whistleblower;

le modalità di compilazione e trasmissione del modulo di segnalazione di illecito di cui al precedente punto.

2.4.2 Descrizione delle procedure (compreso un diagramma che evidenzi i rapporti gerarchici) che assicura il rispetto dell’obbligo di informare la Commissione in merito alle irregolarità a norma dell’art.122, paragrafo 2, del Reg. (UE) n.1303/2013

In conformità agli art.72, 74 e 122 del Reg (UE) N.1303/2013, i sistemi di gestione e controllo adottati dalle strutture a vario titolo coinvolte nell’attuazione del PO cultura e sviluppo operano per prevenire, rilevare e correggere le eventuali irregolarità e frodi e per intervenire prontamente nel recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari, compresi, se del caso, gli interessi di mora.

Ai sensi dell’art.122 del Reg (UE) N.1303/2013, l’Autorità di Gestione segnala alla Commissione Europea le irregolarità che superano i 10.000 euro di contributo comunitario e procede agli aggiornamenti relativi all’avanzamento dei procedimenti amministrativi e giudiziari, tenuto conto delle eccezioni regolamentari in tema di segnalazione.

In particolare, ogni qual volta l’Autorità di Gestione, attraverso controlli interni o esterni individua una violazione del diritto comunitario che possa arrecare danno al bilancio generale dell’Unione Europea, a seguito di un primo atto amministrativo o giudiziario provvede ad informare la Commissione entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre con una apposita scheda.

L’accertamento delle irregolarità è in capo al responsabile dell’UO Controlli e dell’UCOGE Invitalia attraverso l’unità operativa “controlli di primo livello” .

Accertata la irregolarità, il soggetto responsabile ne dà immediata comunicazione all’Autorità di Gestione che provvede ad adottare i conseguenti provvedimenti di revoca o recupero e compila la scheda OLAF nell’applicativo AFIS – Irregularity Management System (IMS), che sarà trasmessa al COLAF per l’inoltro alla Commissione Europea e per conoscenza all’Autorità di Certificazione e Autorità di Audit.

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Le fasi del processo e i soggetti coinvolti che fanno parte dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Audit e dell’Autorità di Certificazione sono:

a) rilevazione, in capo agli uffici dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Audit, dell’Autorità di Certificazione ed altri soggetti esterni di controllo;

b) identificazione e accertamento delle irregolarità, che consiste nella raccolta di tutta la documentazione necessaria e nella valutazione dei fatti da parte degli uffici competenti;

c) comunicazione, che prevede la segnalazione da parte dell’Autorità di Gestione alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento Politiche Europee e per conoscenza all’Autorità di Certificazione e all’Autorità di Audit. Successivamente la PCM - DPE provvederà all’inoltro alla Commissione Europea - OLAF.

Il follow up delle informazioni è garantito mediante accesso al sistema IMS da parte dell’Autorità di Gestione in qualità di Sub Manager.

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Figura 10 - Gestione Irregolarità: Controlli esterni

Attività

Rilevazione delle irregolarità

Presa atto irregolarità

Valutazione sussistenza della irregolarità rispetto alle norme

comunitarie

Implementazione DB irregolarità

Implementazione DB recuperi

Revoca/sospensione finanziamento

Recupero spesa irregolare

Compilazione scheda OLAF

Trasmissione scheda OLAF

Follow up scheda OLAF

Commissione EuropeaAutorità di Audit Autorità di CertificazioneAutorità di Gestione

Organismi di controllo esterno Beneficiari

PCM

Dipartimento Politiche

Comunitarie

GdF - Polizia Giudiziaria -

Procura...

Beneficiari del Programma

AdG

Beneficiario

AdG

AdG

AdA AdC

SI

Comunicazione esito negativo

AdC

PCM Commissione

NO

ApplicativoIMS

Scheda OLAF

Scheda OLAF

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Figura 11 - Gestione Irregolarità: Controlli interni

Attività

Rilevazione delle irregolarità

Comunicazione irregolarità

Implementazione DB irregolarità

Implementazione DB recuperi

Revoca/sospensione finanziamento

Recupero spesa irregolare

Compilazione scheda OLAF

Trasmissione scheda OLAF

Follow up scheda OLAF

Commissione EuropeaOrganismi di controllo esterno BeneficiariAutorità di Gestione Autorità di Audit Autorità di Certificazione

PCM

Dipartimento Politiche

Comunitarie

GdF - Polizia Giudiziaria -

Procura...

Beneficiario

AdG

AdG

AdA AdC

AdC

PCM Commissione

AdgUfficio controlli I l ivello

Scheda OLAF

Scheda OLAF

ApplicativoIMS

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3. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

3.1. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E SUE FUNZIONI PRINCIPALI

3.1.1. Status dell'Autorità di certificazione a svolgere le proprie funzioni

Come evidenziato nel paragrafo 1.3 l’Autorità di certificazione del PON Cultura e Sviluppo 2014-2020 (di seguito anche AdC) è stata individuata nel Dirigente generale della Direzione generale Bilancio con atto di nomina del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo del 29 dicembre 2015. L’AdC è in possesso della professionalità adatta al ruolo da svolgere, in base alla normativa comunitaria, nonché di una qualifica dirigenziale adeguata rispetto all’organizzazione dell’Amministrazione di riferimento.

Lo status dell’Autorità di Certificazione è quello di Amministrazione Centrale dello Stato, posto che essa trova collocazione all’interno del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo (MiBACT). L’AdC – Direzione generale Bilancio - è una struttura di livello dirigenziale generale, alla quale sono attribuite funzioni di bilancio, programmazione per le risorse finanziarie nazionali ordinarie e straordinarie, anche dell’Unione europea, nonché compiti di controllo di gestione in raccordo con i centri di costo del Ministero, per verificare l'efficacia, l'efficienza e l'economicità dell'azione amministrativa.

A tal fine la Direzione generale Bilancio svolge le funzioni di indirizzo e coordinamento del bilancio del MiBACT mediante la gestione unitaria del bilancio, la predisposizione dello stato di previsione della spesa del Ministero in sede di formazione e di assestamento del bilancio e delle operazioni di variazione compensativa, la redazione delle proposte per il disegno di legge di stabilità, l'attività di rendicontazione al Parlamento e agli organi di controllo, inoltre assicura il monitoraggio degli investimenti pubblici di competenza del Ministero.

Di seguito i riferimenti dell’Autorità di certificazione:

Autorità Autorità Di Certificazione

Denominazione dell’autorità Direzione generale Bilancio

Referente Direttore Generale – dott. Paolo D’Angeli

Indirizzo Via del Collegio Romano 27, Roma;

Telefono 06-67232132

Posta elettronica [email protected];

[email protected]

3.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'Autorità di certificazione

A norma dell’art.126 del Reg (UE) n. 1303/2013, l’AdC è investita dei seguenti compiti:

a) elabora e trasmette alla Commissione le domande di pagamento e certifica che provengono da sistemi di contabilità affidabili, sono basate su documenti giustificativi verificabili e sono state oggetto di verifiche da parte dell'Autorità di Gestione;

b) prepara i bilanci di cui all'articolo 63, paragrafo 5, lettera a), del regolamento finanziario29;

c) certifica che i bilanci sono completi, esatti e veritieri e che le spese in essi iscritte sono conformi al diritto applicabile e sono state sostenute in rapporto ad operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al programma operativo e nel rispetto del diritto applicabile;

d) garantisce l'esistenza di un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati contabili per ciascuna operazione, che gestisce tutti i dati necessari per la preparazione delle domande di pagamento e dei bilanci, compresi i dati degli importi recuperabili, recuperati e ritirati

29 Cfr Reg (UE) 1046/2018 . Gli organismi designati a norma del paragrafo 3 trasmettono alla Commissione, entro il 15 febbraio dell'esercizio successivo, la seguente documentazione: a) i rispettivi conti relativi alle spese che sono state sostenute, durante il pertinente periodo di riferimento quale definito nella normativa settoriale, per l'esecuzione dei loro compiti e che sono state presentate alla Commissione a fini di rimborso. i



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a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un'operazione o di un programma operativo;

e) garantisce, ai fini della preparazione e della presentazione delle domande di pagamento, di aver ricevuto informazioni adeguate dall'Autorità di Gestione in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese;

f) tiene conto, nel preparare e presentare le domande di pagamento, dei risultati di tutte le attività di audit svolte dall'autorità di audit o sotto la sua responsabilità;

g) mantiene una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione e del corrispondente contributo pubblico versato ai beneficiari;

h) tiene una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a un'operazione. Gli importi recuperati sono restituiti al bilancio dell'Unione prima della chiusura del programma operativo detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.

La Direzione generale Bilancio, oltre al ruolo centrale di ente certificatore delle spese, assume anche la funzione di garante del sistema informatizzato dove registrare i dati contabili per ciascuna operazione. Tale sistema contabile, individuato in SGP, sarà lo strumento contabile di riferimento per la predisposizione delle domande di pagamento e per la preparazione e certificazione dei bilanci, in conformità con l’art.126 del Reg (UE) n. 1303/2013.

L’AdC inoltre, entro il 31 gennaio e 31 luglio di ogni anno, deve inviare alla Commissione Europea la previsione estimativa degli importi inerenti le domande di pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per quello successivo del Programma (art. 112 par. 3 Reg. (CE) 1303/2013) che l’AdG le ha comunicato. A tal fine trasmette su SFC2014 le previsioni di spesa secondo il modello dell’allegato II Tabella 3 al Reg. CE 1011/2014, per consentire all’Agenzia per la Coesione Territoriale il successivo inoltro alla Commissione.

Ai sensi degli art. 138 e 141 Reg. (CE) n. 1303/2013 e 59, paragrafo 5, del regolamento finanziario, l’AdC ha il compito di redigere e trasmettere i conti annuali per il pagamento del saldo finale. Pertanto, a partire dal 15 febbraio 2016 fino al 2025, l’AdC, previa ricezione dei documenti specifici da parte dell’AdG e dell’AdA in termini rispettivamente di dichiarazione di gestione e relazione annuale di sintesi, di cui all'articolo 125, paragrafo 4, primo comma, lettera e) ed il parere di audit e la relazione di controllo di cui all'articolo 127, paragrafo 5, primo comma, lettere a) e b), trasmette i conti di cui all'articolo 137, paragrafo 1, del presente regolamento per il precedente periodo contabile.

L’AdC predispone le proprie attività in modo tale che tutti i dati relativi alle domande di pagamento, ai conti annuali, ai recuperi e alle previsioni degli importi inerenti le domande di pagamento siano registrati su SFC2014 e inviati, per il tramite del sistema elettronico di scambio dei dati, al nodo IT (Italia). È compito dell’Organismo nazionale di coordinamento delle AdC provvedere all’inoltro ufficiale alla Commissione europea ai sensi della regolamentazione comunitaria con le previste cadenze periodiche.

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Segue il cronogramma degli adempimenti da porre in essere entro le date indicate (fig. 12).

Figura 12 - Cronoprogramma adempimenti dell’AdC

Il MiBACT ai sensi dell’art.1, comma 8, della L. 6 novembre 2012, n.190, ha elaborato, in conformità con il Piano Nazionale Anticorruzione (PNA), un Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione (PTPC) che viene aggiornato annualmente entro il 31 gennaio, il cui responsabile per l’attuazione è il Segretario Generale del MiBACT che viene supportato nella sue funzioni da una struttura permanente di supporto istituita con Decreto del Segretario Generale del MiBACT del 18 giugno 2013.

Il PTPC 2019 – 2021 è stato adottato con decreto ministeriale n. 35 del 31 gennaio 2019 e registrato alla Corte dei Conti al numero 332 il 14 marzo 2019 ed è strettamente correlato con tutti gli strumenti di programmazione e con gli altri strumenti già precedentemente individuati per il controllo nonché con il Piano della Performance e la Relazione sulla performance e con il Programma triennale per la trasparenza e l’integrità. Il PTPC ha come obiettivo quello di ridurre al minimo le carenze dei sistemi di controllo interno che possano far sorgere opportunità di frode.

Il paragrafo 9.9 del predetto Piano disciplina Le procedure volte a garantire l’adozione di misure antifrode efficaci e l’identificazione di eventuali conflitti d’interesse. In particolare i dirigenti ed i responsabili delle unità operative devono astenersi, in caso di conflitto di interessi, segnalando ogni situazione di conflitto, anche potenziale, ai sensi dell'articolo 6-bis della legge n. 241 del 1990 e successive modificazioni. Tale segnalazione dovrà avvenire tempestivamente e dovrà essere effettuata nei confronti dei diretti superiori gerarchici o, in caso di Dirigenti di prima fascia, del Segretario generale che informa l’Organo di indirizzo politico. Il dirigente che riceve la segnalazione dovrà esaminare le circostanze e valutare se la situazione realizza un conflitto di interesse idoneo a ledere l’imparzialità dell’agire amministrativo; nel qual caso provvederà a sollevare il dipendente in conflitto dall’incarico oppure motiverà espressamente le ragioni che consentono comunque l’espletamento dell’attività da parte del dipendente. La conoscenza degli

31 gennaioPrevisioni di spesa

+Dati finanziari

15 febbraioConti annuali, DAdGdi AdG, parere e RAC

di AdA alla CE

31 marzo Dichiarazione di spesa AdG

30 giugnoDomanda di pagamento intermedia

31 luglioDomanda di pagamento

intermedia finale

Previsioni di spesa+

Dati finanziari

31 ottobre Dati finanziariDichiarazione di spesa da AdG

Conti provvisori ad AdA e AdG

15 novembreRicezione bozza lavori conti annuali di AdG e

AdA

30 novembreDichiarazione di spesa

aggiuntiva da AdG

per evitare il disimpegno automatico

31 dicembre Domanda di pagamento intermedia

Ricezione lavori su conti annuali di AdG e

AdA definitivi

Rilascio parere definitivo AdA su conti annuali AdC

e lavori AdG

Conti definitivi ad AdA e AdG15 gennaio

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obblighi di astensione connessi al conflitto di interesse e alle incompatibilità sarà inserita tra le iniziative dedicate alla formazione del personale coinvolto e operante presso l’AdC.

Con riferimento alle procedure volte a garantire l’identificazione del personale che occupa posti sensibili, il Responsabile dell’AdC si riserva di individuare e le procedure ritenute più idonee a seguito dell’analisi di valutazione del rischio frode effettuata dal gruppo di lavoro designato dall’AdG (vedi anche par. 3.2.1. della presente Relazione).

Tutti i dati forniti, a qualsiasi titolo, nell'ambito della procedure messe in campo dall’AdC, sono trattati nel rispetto del D.Lgs. n.196/2003 e ss.mm.ii., recante "Codice in materia di protezione dei dati personali", esclusivamente ai fini delle procedure stesse. Per quanto concerne agli aspetti legati alle politiche di etica ed integrità di comportamento del personale, il MiBACT ha recentemente elaborato strumenti che contemplano regole di condotta per il personale diretti a rafforzare le politiche di prevenzione e il contrasto della corruzione. Con Circolare del Segretariato generale n. 30 del 7/10/2015 sono stati diffusi alle strutture centrali e periferiche del MiBACT gli indirizzi del Ministro in tema di prevenzione della corruzione, vigilanza, controllo e trasparenza amministrativa, aventi natura programmatoria e strutturale. Tali indirizzi prevedono:

- il coordinamento tra il sistema di valutazione dei dirigenti con il sistema delle misure e degli interventi anticorruzione definiti nel piano triennale di prevenzione della corruzione (PTPC) ai fini di una rigorosa valutazione dei comportamenti dei dirigenti con riferimento agli obblighi di prevenzione della corruzione;

- l’applicazione del principio della rotazione degli incarichi, espressamente recepito nel D.M. 27 novembre 2014 sul conferimento degli incarichi dirigenziali, che si applica anche agli altri dipendenti in relazione alle effettive attività svolte nei settori e nelle aree individuate con elevato rischio di frode dal piano triennale di prevenzione della corruzione.

Con decreto del Ministro del 23 dicembre 2015 è stato approvato, dunque, il Codice di comportamento dei dipendenti del MiBACT, redatto in ottemperanza a quanto previsto dalla recente normativa in materia di prevenzione e repressione della corruzione e dell'illegalità nella Pubblica Amministrazione (Legge n.190 del 2012, c.d. legge anticorruzione), che integra e specifica il codice di comportamento dei dipendenti pubblici previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica del 16 aprile 2013, n. 62 e il Codice etico del Ministero del 27 luglio 2011. I dipendenti e, più in generale, il personale in servizio presso il MiBACT, sono tenuti ad osservare precise regole di comportamento nello svolgimento del proprio servizio. Le nuove diposizioni riflettono una stretta connessione tra la correttezza dei comportamenti dei dipendenti e l’abbattimento del rischio di corruzione; pertanto, i doveri di comportamento e gli obblighi di condotta fissati dal Codice, volto ad assicurare la qualità dei servizi, la prevenzione dei fenomeni di corruzione, il rispetto dei doveri costituzionali di diligenza, lealtà, imparzialità e servizio esclusivo alla cura dell'interesse pubblico, si applicano sia ai dipendenti sia ai collaboratori a qualsiasi titolo dell’Amministrazione. In particolare è stato definito l’ambito di applicazione del Codice di comportamento e ne è stata prevista la massima diffusione; è stata ribadita la rilevanza disciplinare della violazione delle regole contenute nel Codice; sono state definite le modalità con cui il dipendente è tenuto ad effettuare tutte le comunicazioni, relative alla partecipazione ad associazioni ed organizzazioni, nonché agli interessi finanziari che potrebbero comportare situazioni di conflitto di interesse ed obblighi di astensione; sono stati dettagliati i comportamenti del dipendente sia nei rapporti privati, sia nello svolgimento del proprio servizio; sono state inserite specifiche disposizioni per i dirigenti ed elaborate regole specifiche con riferimento al personale dipendente che opera nei settori ritenuti più ad alto rischio di corruzione, ovvero quelli inerenti alle procedure di evidenza pubblica in attuazione di programmi attinenti ai lavori pubblici e alla erogazione dei servizi culturali per il tramite di concessionari, ai procedimenti per la stipula di contratti.

Con riferimento alle procedure di valutazione periodica del personale, l’Autorità di certificazione si conforma a quanto stabilito nel Piano della Performance per il triennio 2019 - 2021 adottato dal Mibact ai sensi e per gli effetti degli articoli 10, comma 1 lettera a) e 15 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 e ss.mm.ii. Il Piano della performance recepisce le linee direttive e i principali orientamenti programmatici adottati dall'organo politico-amministrativo con l'atto di indirizzo del 28 dicembre 2018,

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nonché gli obiettivi strategici, strutturali ed operativi, con i relativi indicatori e target, assegnati ai titolari dei Centri di responsabilità amministrativa. Il Piano, nel dare compimento al ciclo di gestione della performance e nella logica della cultura dei risultati, definisce dunque gli elementi fondamentali su cui si baserà la misurazione, la valutazione e la rendicontazione della performance contenuta nella "Relazione sulla performance ", che sarà validata dall'Organismo indipendente di valutazione della performance, una volta verificato il livello di conseguimento degli obiettivi programmati.

Il predetto Piano è formulato in coerenza con la programmazione economico – finanziaria e di bilancio: le proposte per l'allocazione delle risorse finanziarie di competenza sono state formulate per ciascun centro di responsabilità amministrativa a fronte della nuova struttura di bilancio, definendo gli obiettivi e i fabbisogni in correlazione alle Missioni ed ai Programmi previsti per l'amministrazione. Pertanto, per ogni Centro di responsabilità amministrativa è stato garantito l'effettivo collegamento ed integrazione tra il ciclo della pianificazione della performance e il ciclo della programmazione economico-finanziaria e sono stati definiti gli elementi di proposta per la formulazione della Nota integrativa 2019- 2021, attraverso un processo di budgeting che, in base ad un'oculata analisi dei costi, ha consentito l'individuazione di obiettivi adeguati e la quantificazione ottima le delle connesse risorse finanziarie disponibili nei Programmi caratterizzanti ciascuna Missione.

3.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'Autorità di certificazione

Allo stato attuale non sono previste funzioni formalmente delegate dall’Autorità di certificazione (cfr. par.

1.3.3).

3.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE

3.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità

Con Decreto direttoriale del 6 luglio 2016 e ss.mm.ii., al fine di assicurare l’esercizio delle proprie funzioni e la piena operatività dell’AdC, il Direttore generale ha stabilito l’organizzazione interna della struttura, individuando un funzionario del MIBACT come coordinatore ed altri funzionari a supporto operativo specializzato. Il modello organizzativo prescelto si basa su una struttura di tipo funzionale articolata in aree di responsabilità (denominate Unità operative) che riflettono le funzioni corrispondenti a quanto definito dal Regolamento (UE) n. 1303/2013. Al fine di garantire la corretta esecuzione delle attività facenti capo al macro-processo di certificazione delle spese alla Commissione Europea a norma dell’art. 126 del Reg. UE 1303/2013, sono state individuate 3 unità operative e una segreteria:

U.O. 1 – Bilanci

U.O. 2 – Certificazione delle spese,

U.O. 3 – Controlli e flussi finanziari,

Segreteria AdC.

La quantificazione e le competenze del personale impiegato, sono riportati rispettivamente nell’organigramma rappresentato in Fig. 13 e nel quadro sinottico dell’AdC allegato alla presente relazione (All. 0 – Quadro sinottico).

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Figura 13 - Organigramma AdC del PON cultura e Sviluppo 2014-2020

Le due rappresentazioni, l’organigramma funzionale da un lato ed il quadro sinottico delle competenze dall’altro, recepiscono le variazioni intervenute nella dotazione organica dell’AdC di cui al Decreto Direttoriale del 15 luglio 2019 Rep.1328.

In particolare, nel mese di marzo 2015, è stato avviato un processo di selezione di personale da impiegare presso le Amministrazioni centrali finalizzato al potenziamento della gestione delle politiche di coesione nel nostro paese. Il procedure concorsuali attivate mediante la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n. 20 del 13/03/2015 del Bando Ripam Coesione, il Ministero prevedeva il reclutamento di n. 5 funzionari da impiegare presso gli Uffici del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, di cui n.3 amministrativo-contabili e n.2 tecnici. Nel corso del mese di ottobre 2016, a conclusione delle procedure di selezione suddette, sono stati assunti n. 2 funzionari amministrativo-contabili attualmente assegnati all’Autorità di Certificazione. Il Responsabile dell’Autorità di Certificazione si riserva di valutare successivamente eventuali incrementi della dotazione organica delle strutture dell’AdC in relazione alle effettive esigenze della struttura stessa. Il mantenimento della dotazione organica così composta è vigilata dalla DG Organizzazione del MiBACT, come previsto dalla normativa vigente (D.L. 90/2014) nel rispetto del processo di semplificazione e flessibilità nel turn over delle amministrazioni anche alla luce delle criticità legate alla progressiva riduzione della dotazione di personale in atto.

Il personale interno delle tre Unità operative, risulta, dunque, così composto:

U.O. 1 – Bilanci: o 3 Funzionario III Area

U.O. 2 – Certificazione delle spese: (30) o 2 Funzionari III Area o 1 Assistente II Area

U.O. 3 – Controlli e flussi finanziari: o 1 Funzionari III Area o 1 Assistente II Area

30 (*) Nell’unità operativa 1 il Coordinatore responsabile delle tre unità operative è anche responsabile di processo.

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La segreteria dell’AdC 31 è costituita, invece, da 2 risorse di personale interno, Assistenti di II Area

funzionale, che svolgono le seguenti funzioni:

protocollazione in entrata e uscita dei documenti inerenti le attività dell’AdC;

archiviazione informatica e cartacea dei documenti (sulle piattaforme informatiche dedicate community, g.i.a.d.a., server Mibac) :

trasmissione dei documenti inerenti le attività dell’AdC rivolti agli organi coinvolti sul Programma;

raccolta e invio dei documenti necessari per i Comitati di Sorveglianza.

Per quanto riguarda, invece, l’acquisizione di personale qualificato esterno, in coerenza con i processi di selezione previsti nel Piano di Assistenza tecnica del PON a valere sull’Asse III e approvati nel CdS, l’AdC può reclutare, sulla base dell’analisi di fabbisogni specifici, adeguati supporti specialistici e assistenza tecnica esterni mediante il ricorso alle seguenti modalità:

acquisizione di servizi di assistenza tecnica per il tramite della centrale di Committenza Consip S.p.a.32;

acquisizione di esperti esterni di alta specializzazione, selezionati attraverso le procedure previste dalla normativa vigente, anche attraverso l'utilizzo di banche dati gestite dalle Pubbliche Amministrazioni;

acquisizione di servizi mediante stipula di convenzioni, disciplinari ecc. con soggetti/enti in house rispetto alla P.A ovvero con enti/organismi di ricerca.

Allo stato attuale, risultano espletate sia la procedura di gara attivata a dicembre 2015 dalla Centrale di committenza Consip spa per l’acquisizione di beni e servizi strumentali all’esercizio delle funzioni dell’Autorità di Gestione e di Certificazione dei Programmi Operativi 2014-2020 sia la procedura di selezione di personale esterno qualificato, 33 con l’obiettivo di supportare trasversalmente l’AdC nel complesso delle attività previste ai sensi della normativa comunitaria vigente, a seconda delle necessità individuate dal Coordinatore delle tre Unità Operative di concerto con il Responsabile dell’AdC.

La dotazione organica così composta, in linea anche con il Piano di Rafforzamento Amministrativo di luglio 2019, consente dunque di adempiere alle funzioni descritte nel paragrafo 3.1.2, in quanto adeguatamente strutturata in termini quali-quantitativi ed anche da un punto di vista di dotazioni strumentali (rif. par. 3.2.2.1 – Community MIBAC e rif. par.- 3.2.2.1- SGP Sistema contabile). Di seguito si indica analiticamente l’articolazione delle funzioni di cui al paragrafo 3.1.2 svolte dal personale assegnato alle singole Unità operative, nonché i ruoli e le responsabilità in capo ai riferimenti apicali della struttura.

Il Direttore generale, in qualità di Responsabile dell’AdC, certifica la completezza e l’esattezza delle attività di certificazione della spesa in termini di presentazione di domande di pagamento e di conti annuali alla CE, così come stabilito all’art.126 del Reg (CE) 1303/2013. Il Responsabile dell’AdC, inoltre, certifica la corretta tenuta contabile degli importi da recuperare, recuperati e recuperabili a favore del bilancio UE e attua ogni procedura ritenuta idonea per l’assolvimento delle proprie funzioni, nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria vigente.

Il coordinatore della struttura, individuato come riferimento apicale del Direttore Generale della Direzione Bilancio, coordina e supervisiona le attività delle tre Unità Operative , della Segreteria e del personale dell’assistenza tecnica. In particolare provvede al raccordo tra le unità operative in termini di:

definizione e miglioramento delle procedure del sistema di gestione e controllo dell’AdC,

collaborazione con l’Ufficio 3 - Sistemi Informativi e Acquisti dell’Agenzia della Coesione Territoriale per l’implementazione delle funzioni dell’AdC all’interno del sistema SGP a norma dei regolamenti comunitari vigenti,

validazione dei dati e dei controlli eseguiti da U.O.1, U.O.2 e U.O.3 (quality review),

31 La segreteria è stata istituita con decreto del 15/07/2019, Rep. 1328, in virtù dell’avvicendamento della fase intermedia e finale del

Programma e consentire alle Unità operative di raggiungere gli obiettivi specifici delle proprie funzioni.

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registrazione e trasmissione dei dati in SFC2014 per tutte le attività di competenza dell’AdC (domanda di pagamento, conti annuali, previsioni delle domande di pagamento, dati finanziari),

partecipazione alle riunioni periodiche con gli organi istituzionali, comunitari e nazionali, sulle tematiche del Programma nel suo complesso ed anche le attività specifiche dell’AdC.

In ciascuna delle tre aree di responsabilità (UO1, UO2 e UO3), è previsto un Responsabile di processo, il quale ha il compito di vigilare sul corretto funzionamento delle attività assegnate e validare i controlli svolti sul proprio segmento operativo, sottoscrivendo le checklist di competenza34. Inoltre, lo stesso è chiamato a svolgere anche le specifiche funzioni relative all’U.O. di appartenenza.

In particolare, l’unità operativa UO. 1 – Bilanci è chiamata a svolgere le seguenti funzioni:

predisporre i conti di cui all’art. 63, paragrafo 5, lettera a), del regolamento finanziario e secondo i modelli previsti dal Reg. 1011/2014;

attuare le verifiche formali e sostanziali sulle domande di pagamento presentate alla CE nel periodo contabile di riferimento al fine di certificare la completezza, l’esattezza e la veridicità dei bilanci predisposti e che gli stesso provengono da sistemi contabili affidabili e che siano basati su documenti giustificativi verificabili;

implementare il sistema contabile SGP per la parte di competenza; collaborare alla formulazione di proposte volte a migliorare le procedure operative relative al

proprio segmento di attività;

effettuare la verifica contabile degli importi recuperabili, recuperati e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo ad un'operazione, garantendo che gli importi recuperati siano restituiti al bilancio dell’Unione Europea prima della chiusura del Programma Operativo, mediante detrazione gli stessi dalla prima domanda di pagamento utile successiva o dai conti stessi;

effettuare il monitoraggio costante dei casi di irregolarità e frode rilevabili dagli audit interni ed esterni (Autorità di Gestione, Autorità di Audit, Servizio di coordinamento antifrode ex art.3 del Reg CE 883/2013, Guardia di Finanza) ed implementare il sistema contabile;

effettuare il monitoraggio costante della tempestività con cui si risolvono i casi di recupero delle somme erroneamente erogate in favore dei beneficiari, finalizzato ad evitare l’inserimento delle stesse nelle certificazioni di spesa alla CE e/o nei conti annuali ed a procedere con le rettifiche finanziarie di cui all’art.143 del Reg.1303/2013.

Solo con riferimento al primo punto, tutti gli attori coinvolti nella gestione, attuazione e controllo del Programma, ossia AdG, AdC e AdA, sono impegnati nella procedura di preparazione dei conti, in maniera sinergica e congiunta. Infatti, negli articoli che elencano le funzioni di tali Autorità, c’è sempre un riferimento puntuale agli adempimenti di ciascuna Autorità nell’ambito più ampio della procedura di preparazione dei conti definita all’art. 63 del regolamento finanziario.

L’unità operativa U.O. 2 – Certificazione della spesa è chiamata a svolgere le seguenti funzioni:

attuare le verifiche formali sulle dichiarazioni di spesa ricevute dall’Autorità di Gestione al fine di certificare che i dati provengono da sistemi di contabilità affidabili e sono basati su documenti giustificativi verificabili;

elaborare i dati per la presentazione delle domande di pagamento alla Commissione Europea e relativa trasmissione sul sistema informatizzato previsto,SFC2014;

registrare e trasmettere su SFC2014 i dati finanziari e le previsioni sugli importi da certificare alla CE ai sensi dell’art.112 del Reg. CE 1303/2013;

implementare il sistema contabile SGP per la parte di competenza;

gestire gli archivi, il protocollo informatico e la posta elettronica, in entrata e uscita, e ogni altra corrispondenza dell’AdC, assegnando a ciascun responsabile di processo la corrispondenza di merito per gli adempimenti specifici successivi;

34 Nel caso specifico dell’UO2, il responsabile di processo è anche il Coordinatore delle UO.

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effettuare il monitoraggio della spesa certificata alla CE ai fini del disimpegno automatico previsto ex art. 136 del Reg. (CE) 1303/2013,

effettuare approfondimenti normativi in relazione alla programmazione comunitaria 2014-2020 finalizzati alla realizzazione di linee guida procedurali e/o circolari ministeriali con lo scopo di migliorare le attività di certificazione della spesa e di redazione dei conti annuali,

effettuare gli aggiornamenti e la revisione periodica della pista di controllo e della manualistica di riferimento (sezioni specifiche del SiGeCo e del manuale delle procedure dell’AdC).

L’unità operativa U.O. 3 – Controlli e flussi finanziari è chiamata a svolgere le seguenti funzioni:

effettuare i controlli sulla correttezza e fondatezza della dichiarazione di spesa (verifiche on desk), tenendo conto dei risultati di tutte le attività di audit svolte dalle Autorità competenti, come:

o audit di sistema

o audit delle operazioni o audit effettuati dalla Commissione e/o dalla Corte dei conti Europea

o audit effettuati da altre autorità effettuare i controlli su base documentale della dichiarazione di spesa (verifiche a campione sulle

Dichiarazioni di spesa DS),

collaborare alla formulazione di proposte per la redazione dei programmi di lavoro dell’Unità Operativa presso cui svolgono la propria attività, in sinergia con le altre Unità Operative.

Ai sensi del Reg. 883/2013 del 18 settembre 2013 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode, il Direttore Generale, responsabile dell’AdC, di concerto con l’AdG, collabora alla costituzione di un gruppo di lavoro (GdL) nell’ambito delle autorità del Programma per l’autovalutazione del rischio di frode e l’individuazione di misure antifrode efficaci e proporzionate. A tale scopo, il Responsabile dell’AdC si propone di individuare una o più risorse all’interno della sua struttura. Il coinvolgimento diversificato del personale consente di rilevare e comprendere le eventuali problematiche presenti sui tre segmenti operativi ed ottenere così una valutazione del rischio quanto più completa possibile. Le procedure che verranno messe in campo dal gruppo di lavoro sulla valutazione del rischio frode trovano applicazione nella Direttiva comunitaria Nota EGESIF n. 14-0021-00 del 16 giugno 2014 e sono descritte al paragrafo 6.4 del Manuale delle procedure dell’AdG.

Per quanto concerne l’azione di formazione del personale direttamente coinvolto nelle attività di certificazione delle spese del Programma, è prevista l'attivazione di percorsi formativi scadenzati (laboratori, seminari o workshop, almeno una volta l’anno, a seconda delle esigenze maturate dal personale della struttura e ritenute idonee dal Responsabile dell’AdC), sulle tematiche riguardanti le attività in capo alle Autorità di certificazione dei programmi operativi e le novità intervenute nel ciclo di programmazione 2014-2020. La formazione sarà dedicata al personale interno dell’AdC, in via prioritaria, ma anche a tutto il personale operante nella struttura sia dell’AdC che dell’AdG, nell’ottica di una condivisione delle competenze e di un miglioramento delle abilità professionali di tutto il personale impegnato nella gestione e nell’attuazione del PON. Inoltre, l’attivazione di supporti specialistici esterni, impiegati a vario titolo sul Programma, garantiscono un costante training on the job delle risorse interne al MIBACT, sia sulle tematiche specifiche e inerenti le attività di certificazione della spesa alla Commissione Europea che sulle attività di controllo e gestione delle operazioni a completamento del proprio percorso di formazione. Sarà promosso, inoltre, un intervento nell’ambito del sistema di valutazione interno del personale finalizzato ad assicurare un efficace raccordo tra le procedure e le misure amministrative messe in campo dal PRA e i sistemi di valutazione del personale adottati all’interno del Ministero. In particolare la DG Organizzazione, su indicazione dell’OIV e dell’AdG, individuerà determinati obiettivi di performance individuale dei dirigenti impegnati nell’attuazione e gestione del PON. I tempi di attivazione delle valutazioni di performance verranno definiti di comune intesa con l’OIV. Dunque, l’acquisizione di nuove competenze nella dotazione organica interna formata mediante l'attivazione di appositi interventi formativi, da un lato, l’attivazione di percorsi formativi specifici e l’azione di affiancamento da parte di esperti esterni al personale interno dell’AdC, dall’altro, concorrono sinergicamente al miglioramento e al potenziamento delle competenze tecnico - operative individuali e collettive del personale interno del MiBACT.

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Infine, nell’ottica di promuovere una partecipazione attiva nello scambio delle best practice tra le amministrazioni titolari dei Fondi ed attivare una collaborazione efficace tra i diversi uffici, il responsabile dell’AdC del PON Cultura, in considerazione della qualificata e maturata esperienza sviluppata da altre Amministrazioni centrali nell’ambito del macro-processo di certificazione delle spese alla CE, si riserva la possibilità di organizzare, previa verifica di disponibilità, incontri mirati con i referenti responsabili delle strutture delle AdC. Ad avvalorare il processo di scambio di informazioni tra le diverse amministrazioni, avente come minimo comun denominatore l’uniformità delle procedure in capo alle AdC, si segnala anche la partecipazione dell’AdC del PON Cultura “Rete Nazionale delle Autorità di Certificazioni” dei vari programmi operativi afferenti il ciclo di programmazione comunitaria 2014-2020 istituita dall’Agenzia della Coesione Territoriale - Ufficio I "Coordinamento delle autorità di certificazione e monitoraggio della spesa".La casella di posta elettronica utilizzata dalla rete è la seguente: [email protected]. Tale contesto offre l’ulteriore opportunità di scambio tra le diverse amministrazioni operanti nel settore in cui poter affrontare tutte le problematiche emergenti, condividere le esperienze in atto e le soluzioni adottate o da adottare per svolgere, nel migliore dei modi, la funzione assegnata alle AdC. 3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di certificazione

Nel rispetto dei principi generali dei sistemi di gestione e controllo, l’AdC adotta, mediante apposita manualistica, un sistema di procedure atte a garantire la sana gestione finanziaria, la corretta certificazione delle spese ammissibili e dei bilanci annuali riferiti al programma, per il perseguimento degli obiettivi specifici dallo stesso previsti. A tal proposito, l’AdC ha elaborato il Manuale delle Procedure, allegato al presente documento, contenente tutti gli strumenti ed i dettagli delle procedure per il personale operante presso l’AdC. Tale Manuale, insieme a quelli dell’AdG, è messo a disposizione sulla Community MiBAC nella sezione dedicata alla documentazione dell’AdC (cfr. Manuale delle procedure AdC, par. 3.2) e pubblicato sul sito del PON, previa designazione formale delle Autorità del Programma.

Nel corso del periodo di programmazione, tali procedure potranno essere modificate ed implementate in rispondenza ad eventuali mutamenti del contesto di riferimento, al fine di assicurarne la conformità alla normativa comunitaria e nazionale.

Le procedure, descritte dettagliatamente nel manuale e schematizzate nelle relative piste di controllo, sono elencate di seguito e rappresentate in figura n.14: in figura sono indicate anche l’unità operativa cui fa capo la procedura:

predisposizione e controllo dei conti annuali (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.1 e pista di controllo);

predisposizione e controllo delle domande di pagamento (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.2);

predisposizione e controllo delle previsioni delle domande di pagamento (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.3);

gestione dei recuperi (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.4);


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Figura 14 - Procedure operative e responsabilità unità operativa

3.2.2.1. Procedure relative alla preparazione e presentazione delle domande di pagamento alla

Commissione

Descrizione dei meccanismi riguardanti l’accesso dell'autorità di certificazione alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche di gestione (conformemente all'articolo 125 del regolamento (UE) n. 1303/2013), sugli audit effettuati dall’AdG e dall’AdA ai fini della preparazione e della presentazione delle domande di pagamento, compresi i risultati delle verifiche di gestione e di tutti i pertinenti audit.

La normativa comunitaria per il 2014-2020 prevede lo scambio elettronico di dati tra tutti i soggetti coinvolti nell’attuazione di un Programma Operativo (PO). Nella logica della massima trasparenza tra Autorità, volta altresì ad agevolare la comunicazione e l’attuazione delle varie attività, fermo restando l’osservanza del principio di separazione delle funzioni tra Autorità sancito dal Regolamento (CE) n.1303/2013, l’AdC accede al contenuto informativo di diversi sistemi per effettuare le analisi dei dati e ogni verifica documentale funzionale per lo svolgimento delle proprie attività. A tal fine, l’AdC ha accesso alle seguenti piattaforme informatiche di gestione, sia dei dati contabili che dei documenti informatici:

a) Sistema informatico SGP, b) Community Mibac, c) Sistema informatico SAP-Igrue.

Nello specifico, il primo sistema, accessibile via Internet da tutti i soggetti coinvolti nell’attuazione del Programma, contiene tutti i dati procedurali, fisici e finanziari relativi alle operazioni selezionate e previste sul PON ed è gestito in modo centralizzato dall’Agenzia della Coesione Territoriale. L’Autorità di Certificazione accede al Sistema Gestione Progetti attraverso utenze proprie e con profili di accesso definiti coerentemente con le necessità informative e competenze gestionali. Il requisito essenziale alla base del processo di certificazione delle spese alla CE (siano esse domande di pagamento che certificazione dei conti annuali) nasce dalla necessità per l’AdC di ricevere informazioni adeguate dall’AdG in merito alle procedure messe in atto per verificare la rispondenza alla realtà delle spese dichiarate e sostenute dai beneficiari per i lavori, la fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, e valutare la relativa conformità alle norme comunitarie e nazionali. Al momento della ricezione della dichiarazione di spesa da parte dell’AdG, l’AdC esegue le opportune verifiche al fine di assicurare che tutti i dati contenuti nella dichiarazione di spesa siano corrispondenti a quelli indicati nelle registrazioni effettuate sul sistema informatizzato. Inoltre, può estrarre direttamente i dati relativi alla dichiarazione di spesa e effettuare l’estrazione di altri mediante specifica richiesta all’Ufficio 3 – Sistemi informativi dell’Agenzia per la Coesione Territoriale. Tutti i controlli dell’AdC vengono documentati su schede di verifica (checklist), ognuna specifica per ogni tipologia di verifica. In SGP vengono tracciati tutti i casi di irregolarità riscontrate ed il seguito ad esse dato dall’AdG. Allo stessa stregua, l’AdC, traccia lo stato del recupero, che ne deriva,

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effettuato o da effettuare nei confronti della Commissione (importi da recuperare, recuperati, irrecuperabili).

Per l’accesso ai documenti amministrativi-contabili, l’Autorità di Certificazione ha accesso ad un’apposita area della Community MiBAC, nella quale ha la possibilità di visionare tutta la documentazione a corredo della dichiarazione di spesa o, più in generale, ogni rapporto o atto amministrativo generato nelle fasi di attuazione e di gestione delle operazioni sul PON come, ad esempio, i documenti già evidenziati nel paragrafo 2.2.3.9. l’attività di repositery dei documenti è consentita anche all’AdA e ad ogni altro organo deputato al controllo sull’ammissibilità delle spese e conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali. La Community, dunque, rappresenta la repository documentale utilizzata da tutte le strutture coinvolte nell’attuazione del programma (AdG, UO controlli, AdC e AdA) per archiviare, conservare e rendere disponibili i documenti relativi alle verifiche effettuate, agli esiti delle stesse e al relativo follow up. Nel corso delle verifiche di competenza dell’AdC, la stessa, in mancanza di documentazione specifica nella repository sopra richiamata, provvede a richiedere all’AdG gli atti aggiuntivi, che dovranno, comunque, essere resi disponibili dall’AdG sulla Community. In caso di eventuali interruzioni di rete che impediscano il trasferimento immediato dei documenti nella piattaforma dedicata, l’AdC potrà richiedere all’AdG la trasmissione in dei documenti in altra modalità ritenuta più idonea e tempestiva (ad.es. tramite accesso in sola lettura sul server AdG).

Resta comunque ferma la facoltà delle diverse Autorità (Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione e Autorità di Audit) definire e valutare periodicamente, di comune accordo, le modalità di dialogo più appropriate per una efficace trattazione delle problematiche afferenti l’accesso ai dati e le relative azioni di miglioramento.

Il Sistema informatico SAP – IGRUE, invece, cui hanno accesso sia AdG che AdC, contiene sia le registrazioni contabili dei flussi finanziari a livello di programma sia le registrazioni contabili di tutte le transazioni connesse ai pagamenti delle operazioni, dalla richiesta di erogazione fino ai dati che permettono di stabilire la data in cui il pagamento è stato effettivamente sostenuto e diventa certificabile ai sensi nella normativa comunitaria vigente. La gestione del flusso finanziario sopra descritto è in capo all’AdG. Il Direttore generale della DG Bilancio, in qualità di Responsabile dell’AdC, ha richiesto all’IGRUE l’attivazione di un proprio profilo sul portale per accedere alle sezioni specifiche del sistema e utili all’espletamento delle proprie funzioni. In particolare, l’AdC ha la possibilità di accedere al sistema NSF- Igrue in modalità di sola lettura ed ha la possibilità di estrarre report specifici per eseguire, tramite elaborazioni proprie, controlli prettamente contabili-finanziari, esaminando analiticamente i dati finanziari contenuti nella dichiarazione di spesa.

L’utilizzo congiunto di tali sistemi permette un costante ed adeguato flusso informativo, un’ adeguata aggregazione delle analisi disponibili e l’integrazione delle attività di controllo eseguite dalle diverse strutture coinvolte (AdG, UO Controlli AdC e AdA), tali da garantire all’Autorità di Certificazione, ai sensi dell’art. 126 del Regolamento UE n. 1013/2013, l’esistenza di un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati contabili e delle informazioni necessari per la preparazione delle domande di pagamento e dei bilanci.

Descrizione della procedura di elaborazione e di trasmissione alla Commissione delle domande di pagamento, compresa la procedura volta a garantire l'invio della domanda finale di un pagamento intermedio entro il 31 luglio successivo alla chiusura del precedente periodo contabile.

L’attività di preparazione e trasmissione delle domande di pagamento è espletata dall’azione congiunta dell’Unità operativa 2 – Certificazione delle spese e dell’Unità operativa 3 – Controlli e flussi finanziari. Nel seguente paragrafo, ma più dettagliatamente nel Manuale delle Procedure dell’AdC (parag.5.2), in termini di passaggi operativi tra Unità operative, vengono riportate le fasi in cui si articola l’attività di elaborazione delle domande di pagamento propedeutiche alla trasmissione delle stesse alla CE. Prima di certificare una domanda di pagamento alla CE l’AdC esegue sequenzialmente i seguenti passaggi:

riceve la dichiarazione di spesa e tutti gli allegati a corredo;

verifica i dati e la documentazione prodotta (verifiche formali, on desk, a campione);

effettua una supervisione dei dati (quality review) e dei controlli svolti dalle UO coinvolte;

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elabora dei dati e relativa aggregazione per priorità;

redige la Domanda di pagamento secondo il Modello di cui all’Allegato VI del Reg. UE 1011/2014;

compila e trasmette la domanda di pagamento su SFC2014, per la quota comunitaria;

compila e trasmette la domanda di pagamento su Sistema informativo SAP -IGRUE, per la quota nazionale.

Il primo passo, dunque, consiste nel ricevere da parte dell’AdG una dichiarazione di spesa contenente le spese sostenute da ciascun beneficiario in un determinato periodo dell’anno, con l’indicazione della base di calcolo del contributo comunitario (pubblico o totale) e il contributo pubblico corrispondente. Le date di scadenza entro cui l’AdG può trasmettere la Dichiarazioni di spesa sono:

31 marzo 31 ottobre 31 novembre35 (nel caso di rischio disimpegno).

Successivamente alla ricezione della dichiarazione di spesa, l’AdC procede con le seguenti verifiche:

1. verifica formale di ricevibilità delle dichiarazioni di spesa presentate dall’AdG (verifiche formali); 2. verifica della spesa in termini di ammissibilità, conformità e fondatezza della spesa (verifiche on

desk); 3. verifica delle operazioni in termini di documenti giustificativi (verifiche a campione).

In caso di esito negativo sulla ricevibilità della dichiarazione di spesa, l’AdC informa l’AdG circa gli esiti del

controllo al fine di dirimere le carenze riscontrate. Tali controlli, oltre che a garantire il soddisfacimento

dei requisiti puramente formali, mirano a verificare anche la corrispondenza di tutti i dati inseriti in

dichiarazione con quelli indicati nelle registrazioni effettuate nel sistema informatizzato dei pagamenti.

Accertata la ricevibilità della dichiarazione di spesa, l’AdC procede con le successive due verifiche, on desk

e a campione, completando così il circuito dei controlli dell’AdC volti a garantire la certificabilità degli

interventi cofinanziati dalla CE. In primo luogo, dunque, l’AdC esamina on desk la sostanza delle

informazioni fornite dall’AdG in termini di ammissibilità della spesa rispetto ai criteri di selezione adottati

dall’AdG, conformità della spesa rispetto al proprio atto di concessione del finanziamento e fondatezza

della spesa rispetto alla documentazione giustificativa prodotta a supporto dei rendiconti. In questa fase,

l’U.O.3 dell’AdC si occupa di effettuare una ricognizione puntale tra le registrazioni contabili presentate

dal beneficiario (e dunque rendicontate dall’AdG) e quelle risultanti dal sistema finanziario SAP -IGRUE

(c.d. riconciliazione delle spese). A tale scopo, nelle more della messa a regime del sistema SGP, redige un

prospetto dettagliato recante l’elenco puntuale dei documenti di spesa che compongono la dichiarazione

trasmessa dall’AdG in corrispondenza dei quali sono assegnate le relative disposizioni di pagamento fatte

dall’AdG stessa in favore dei beneficiari titolare dell’intervento. L’eventuale disallineamento che ne

deriva, ossia che la spesa sostenuta e quietanzata dal beneficiario non sia supportata dal dispositivo di

pagamento dell’AdG, non è motivo di sospensione della spesa da certificare. L’UO3 provvederà comunque

a segnarlo nell’apposita check di controllo (Allegato 4 – Verifica on desk).

Terminati i controlli on desk, l’AdC procede con i controlli a campione dei documenti giustificativi comprovanti la spesa. La metodologia di campionamento prende spunto da quella adottata dall’AdC del POIn Attrattori culturali, naturali e turismo nel precedente ciclo di programmazione 2007-2013 ma, al fine di rendere più efficiente il sistema contabile dell’AdC, sono allo studio ipotesi di implementazione nel sistema SGP di tecniche di selezione del campione utilizzate dalle Autorità di Audit36nel rispetto dei principi e delle norme dettate dalla Commissione Europea e dal MEF-IGRUE in materia, allo scopo di

35 Nell'applicazione del quadro di riferimento dell'efficacia, di cui all'articolo 22 del Reg. UE 1303/2013, se le priorità non hanno conseguito i rispettivi target intermedi previsti al 2018 e al 2023, la Commissione dispone il disimpegno degli stanziamenti corrispondenti agli impegni del Programma, in quanto componente della riserva di efficacia dell'attuazione, e li rende di nuovo disponibili per i programmi la cui dotazione è incrementata in seguito a una modifica approvata dalla Commissione a norma dell'articolo 22, paragrafo 5. Al fine di scongiurare l’attivazione da parte della CE del disimpegno automatico delle risorse, l’AdG può occasionalmente prevedere la trasmissione di una dichiarazione di spesa integrativa da trasmettere all’AdC entro il 31 novembre dell’anno in cui è previsto il calcolo del disimpegno (N+3). 36 Potranno essere esaminati dall’AdC anche altri approcci metodologici in uso presso altre Amministrazioni che partecipano attivamente all’attuazione dei Programmi o che effettuano audit sulle operazioni dei Programmi.

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uniformare le procedure messe in campo dall’AdC con i metodi statistici tipici utilizzati per l’esecuzione degli audit finanziari37.

A conclusione di tutte le verifiche, formali, on desk ed a campione, il coordinatore dell’AdC effettua un controllo sulla qualità dei dati (quality review) e sulla corretta esecuzione dei compiti in capo alle unità operative coinvolte38. Per il dettaglio dei singoli passaggi tra le unità operative, la compilazione delle specifiche checklist e la descrizione della metodologia di campionamento adottata dall’AdC, si rimanda al Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.2.

Sulla scorta delle risultanze dei controlli effettuati, l’AdC provvede a validare i dati sul proprio sistema informatizzato (SGP), estrae ed elabora i dati, aggregando gli stessi per priorità, e redige la domanda di pagamento intermedio (o domanda finale di pagamento intermedio) secondo il Modello di cui all’Allegato VI del Reg. UE 1011/2014 (cfr. Manuale delle Procedure dell’Autorità di Certificazione, Allegato n. VII). A fronte delle scadenze prefissate dall’AdG per la trasmissione delle dichiarazioni di spesa (31 marzo, 31 ottobre e 31 novembre39), ed a conclusione di ogni verifica di controllo come sopra descritto, l’AdC procede con la certificazione delle spese alla Commissione Europea come segue:

entro il 30 giugno, presentazione di una domanda di pagamento intermedio a fronte della dichiarazione di spesa ricevuta dall’AdG il 31 marzo,

entro il 31 dicembre, presentazione di una domanda di pagamento intermedio a fronte della dichiarazione di spesa ricevuta dall’AdG il 31 ottobre (e anche il 31 novembre40),

entro il 31 luglio, presentazione della domanda finale di pagamento intermedio, a norma dell’art. 135 paragrafo 2 del Reg. UE 1303/2013, a chiusura del periodo contabile di riferimento.

La domanda finale di pagamento intermedio, pertanto, coinciderà con la sommatoria di tutte le domande di pagamento intermedie presentate nel corso del periodo contabile e, se previste, potrà comprendere ulteriori spese presentate dall’AdG che hanno comunque superato il vaglio dei controlli effettuati dagli organi deputati (controllo di I livello, controlli AdG, controlli AdC).

Alternativamente, a norma dell’art. 135 paragrafo 2 del Reg. UE 1303/2013, il Responsabile dell’AdC ha la possibilità di presentare, a fronte delle dichiarazioni di spesa trasmesse dall’AdG alle scadenze previste, una domanda di pagamento intermedia in un’unica soluzione (domanda finale di pagamento intermedia), entro il 31 luglio successivo alla chiusura del precedente periodo contabile.

A norma dell’art. 131 del Reg. UE 1303/2013, ogni domanda di pagamento deve contenere, per ciascuna priorità, i seguenti dati:

1) l'importo totale delle spese ammissibili sostenute dal beneficiario e pagate nell'attuazione delle operazioni;

2) l'importo totale della spesa pubblica relativa all'attuazione delle operazioni 3) l’importo degli anticipi versati al beneficiario dall'organismo che concede l'aiuto.

Nel caso di presenza di anticipi da certificare, l’AdC è tenuta ad effettuare delle verifiche mirate a norma dell’art. 131 comma 4 del Reg. UE 1303/2013. In particolare, l’AdC verifica che siano soddisfatte le seguenti condizioni cumulative:

gli anticipi sono coperti da idonea garanzia fornita da una banca o da qualunque altro istituto finanziario stabilito;

gli anticipi non sono superiori al 40 % dell'importo totale dell'aiuto da concedere a un beneficiario per una determinata operazione;

37 Rif. par.4.4 - Manuale Audit IGRUE 2014-2020, gennaio 2016 38 UO2 e UO3, Par. 4 – Manuale delle procedure dell’AdC 39 Solo nel caso di rischio disimpegno automatico delle risorse. 40 Ciò significa che al 31 dicembre l’AdC potrà presentare domande di pagamento per un importo complessivo relativo alle due dichiarazioni di spesa presentate dall’AdG al 31 ottobre e al 31 novembre.

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gli anticipi sono coperti dalle spese sostenute dai beneficiari nell'attuazione dell'operazione e giustificati da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente presentati al più tardi entro tre anni dall'anno in cui è stato versato l'anticipo o entro il 31 dicembre 2023, se anteriore41.

Una volta aggregati i dati e desunti tutti i dati necessari per la compilazione della domanda di pagamento, l’AdC procede alla compilazione, registrazione e trasmissione dei dati in SFC2014, previa sottoscrizione degli atti formali con firma digitale da parte del responsabile dell’AdC. Allo stato attuale, la domanda di pagamento è inviata elettronicamente, tramite il sistema SFC2014, alla Commissione europea, per la relativa quota comunitaria, mentre la quota nazionale viene trasmessa all’IGRUE per il tramite del sistema NSF-IGRUE42. Successivamente alla trasmissione elettronica della domanda di pagamento, l’AdC informa, tramite nota ufficiale all’AdG, all’AdA e in copia conoscenza le altre Unità operative dell’AdC dell’avvenuta certificazione, ivi compresi gli esiti dei controlli ed eventuali raccomandazioni e/o rilievi. La nota di trasmissione, firmata e protocollata, viene inviata per posta elettronica dall’account [email protected] agli indirizzi specifici, precisando che gli atti ufficiali, compresi i documenti allegati a corredo, sono resi disponibili nella Community MIBAC nelle sezioni di scambio previste tra AdG e AdA (cfr.par. 5.2, Manuale delle procedure AdC). Compatibilmente con la disponibilità di fondi, la Commissione, previa verifica della domanda di pagamento ricevuta, effettua il rimborso entro 60 giorni dalla data di registrazione presso la Commissione della domanda di pagamento43. A norma dell’art. 130 comma 1 del Reg. (CE) 1303/2013, la CE rimborsa inizialmente solo il 90% dell'importo risultante dall'applicazione del tasso di cofinanziamento alle spese che figurano nella domanda di pagamento: il restante 10% viene rimborsato a fronte dell’esame ed accettazione dei conti da parte della CE. L’IGRUE, a fronte del rimborso UE sul conto corrente n. 23211, dedicato all’alimentazione in entrata/uscita di risorse comunitarie, trasferisce le relative quote, comunitaria e nazionale, sulla contabilità speciale n. 5844 di cui il MIBACT è intestatario. I pagamenti intermedi sono visibili direttamente su NSF IGRUE. L’AdC, verifica sul portale IGRUE l’avvenuto rimborso entro i termini da regolamento e, ad avvenuta ricezione, informa tempestivamente l'AG per consentire alla stessa di assicurare che i beneficiari ricevano l’importo totale del contributo pubblico entro il più breve termine e nella sua integrità. Si riporta a seguire il flusso procedurale relativo al processo di preparazione e presentazione della domanda di pagamento alla CE (Fig. 15).

41 In caso contrario la successiva domanda di pagamento è rettificata di conseguenza. 42 L’IGRUE, responsabile del sistema nazionale di monitoraggio, ha il compito di definire le regole di colloquio tra NSF-IGRUE e SFC2014, al fine di consentire l’inserimento in SFC2014 delle domande di pagamento, sia della quota comunitaria che di quella nazionale. 43 Art.135 comma 5 del Reg. (UE) 1303/2013.



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Figura 15 - Flusso procedurale della elaborazione e trasmissione delle domande di pagamento

3.2.2.2 Descrizione del sistema contabile utilizzato come base per la certificazione alla Commissione delle spese (articolo 126, lettera d), del Regolamento (UE) n. 1303/2013

L’art. 126 lettera d) del Reg. UE 1303/2013 stabilisce che l’Autorità di Certificazione, nell’elaborazione delle domande di pagamento, deve garantire “l'esistenza di un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati contabili per ciascuna operazione, che gestisce tutti i dati necessari per la preparazione delle domande di pagamento e dei bilanci, compresi i dati degli importi recuperabili, recuperati e ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un'operazione o di un programma operativo”. Il sistema di gestione informatico dei progetti del PON è SGP. Il sistema è stato utilizzato già nel precedente ciclo di programmazione da diversi Programmi Operativi, tra i quali il POIn “Attrattori culturali, naturali e turismo”, per il quale il Segretariato generale del MiBACT ha svolto la funzione di Organismo intermedio. Esso contiene tutte le registrazioni contabili connesse ai pagamenti, fino alle registrazioni degli estremi di pagamento effettuate verso i fornitori, cui il beneficiario è obbligato a registrare (pena la non certificabilità della spesa). Inoltre permette di censire l’intero ciclo di vita del progetto dall’identificazione del beneficiario alla procedura di affidamento, fino all’identificazione delle economie eventuali. Il flusso informativo così articolato permette al sistema di essere utilizzato anche come base per la certificazione delle domande di pagamento e dei bilanci alla CE dall’AdC.

Alla luce delle novità introdotte dai Regolamenti comunitari in materia di certificazione delle spese degli Stati membri alla Commissione Europea, è in corso un adeguamento di SGP da parte dell’ACT - Ufficio 3 – Sistemi Informativi (rilascio di SGP.02, cfr. par. 2.1 Relazione Tecnica SI_AdG_PON Cultura). Questa AdC, al fine di garantire una definitiva messa a regime del proprio sistema contabile, collabora con l’Ufficio 3 dell’ACT al fine di supportare l’ufficio nella corretta definizione degli strumenti necessari all’AdC del PON Cultura per la certificazione delle spese alla CE. Si prevede, in tal senso, un’implementazione di SGP in grado di produrre maschere di gestione e report analitici, funzionali alla preparazione della domanda di pagamento, dei conti, delle previsioni di spesa e dei recuperi/ritiri, secondo i format previsti dal Reg UE 1011/2014. Nelle more del rilascio del sistema contabile ufficiale, l’AdC potrà avvalersi di strumenti contabili provvisori per le finalità sopra descritte. Tali strumenti operativi sono indicati e descritti nel Manuale delle procedure AdC (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, cap. 6).

L’AdC, mediante valutazione attenta e periodica, ai sensi dell’art.126 lettera d) del Reg.UE 1013/2013, garantisce dunque l'esistenza di un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati contabili per ciascuna operazione, in grado di gestire tutti i dati necessari per la preparazione delle

AG

• Elabora e convalida i dati su SGP che formano la dichiarazione di spesa

• Trasmette la dichiarazione di spesa corredata della check di controllo effettuati degli organi competenti entro le scadenze concordate (31 marzo, 31 ottobre, 31 novembre nel caso di rischio disimpegno)

AC

• Effettua le verifiche propedeutiche alla preparazione e predisposizione della domanda di pagamento (verifiche formali, verifiche on desk, verifiche a campione)

• Effettua la quality review dei dati e dei controlli svolti

• Convalida i dati su SGP ed elabora la domanda di pagamento secondo il modello VI del Reg. 1011/2014

• Trasmette, per il tramite di SFC2014, la domanda di pagamento alla CE per la quota comunitaria

• Comunica all'AdG e all’AdA l'avvenuto invio e gli eventuali importi non certificati

CE

• La CE verifica la domanda di pagamento e provvede al trasferimento dei fondi in misura pari al 90% della domanda di pagamento, entro 60 gg, sui conti correnti istituiti presso IGRUE

• Eroga il restante 10% entro 30 giorni dall'accettazione dei conti (art.139 REg CE 1303/13)

RGS-IGRUE

• L’IGRUE, a fronte del rimborso UE sul conto corrente n. 23211, dedicato all’alimentazione in entrata/uscita di risorse comunitarie, trasferisce le relative quote, comunitaria e nazionale, sulla contabilità speciale n. 5844 di cui il MIBACT è intestatario

AC

• Verifica l’avvenuto rimborso entro i termini da regolamento e, ad avvenuta ricezione, informa tempestivamente l'AG per consentire alla stessa di assicurare che i beneficiari ricevano l’importo totale del contributo pubblico entro il più breve termine e nella sua integrità.

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domande di pagamento e dei bilanci, compresi i dati degli importi recuperabili, recuperati e ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un'operazione o di un programma operativo.

Modalità di trasmissione dei dati aggregati all'Autorità di Certificazione in caso di sistema decentrato Allo stato attuale non è previsto un sistema decentrato.

Collegamento tra il sistema contabile e il sistema informatico di cui al paragrafo 4.1 Il sistema contabile dell’AdC è SGP e rappresenta il sistema informatico di gestione dei dati afferenti i progetti cofinanziati a valere sul PON. Per le specifiche tecniche sul sistema si rimanda alla relazione tecnica del S.I. fornita dall’ACT- Ufficio 3 – Sistemi Informativi (cfr. par. 2.1 Relazione Tecnica SI_AdG_PON Cultura).

Identificazione delle transazioni dei fondi strutturali e di investimento europei in caso di un sistema in comune con altri fondi.

Non sono previsti sistemi in comune con altri fondi.

3.2.2.3 Descrizione delle procedure in essere per la redazione dei conti di cui all'articolo 126, lettera b), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 e art. 63, paragrafo 5, lettera a) Reg (UE) 1046/2018

- Modalità per certificare la completezza, esattezza e veridicità dei conti e per certificare che le spese in essi iscritte sono conformi al diritto applicabile (articolo 126, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013) tenendo conto dei risultati di ogni verifica e audit.

Il quadro giuridico comunitario assegna all’AdC la responsabilità di elaborare i conti annuali e di trasmetterli alla Commissione a norma dell’art.126 comma b) e dell’art. art. 63, paragrafo 5, lettera a). Reg (UE) 1046/2018. I conti coprono un periodo contabile di dodici mesi che va dal 1 luglio dell’anno N al 30 giugno dell’anno N+144 e indicano, a livello di ciascuna priorità del Programma, l’importo complessivo delle spese ammissibili registrato dall’AdC, che è stato inserito in domande di pagamento presentate alla Commissione Europea ai fini del rimborso della quota comunitaria. Il periodo contabile è il riferimento temporale utilizzato nell’ambito della procedura annuale dei conti.

La scadenza entro cui l’AdC deve presentare i conti alla Commissione è il 15 febbraio di ogni anno. Ai sensi dell’art. 137 del Reg CE 1303/2013, le spese sostenute indicate nei conti devono specificare, per ciascun asse prioritario, i seguenti importi:

totale di spese ammissibili già inserito nelle domande di pagamento presentate alla CE nel corso del periodo contabile compreso nell’esercizio finanziario di riferimento;

totale della spesa pubblica corrispondente sostenuta per l’esecuzione delle operazioni;

totale dei pagamenti corrispondenti effettuati ai beneficiari. Oltre alla spesa già certificata alla CE nelle domande di pagamento riferite al precedente periodo contabile in occasione dei conti l’AdC traccia e comunica alla CE anche ogni informazione in relazione ai seguenti importi:

- importi recuperati o in corso di recupero; - importi irrecuperabili; - importi erogati agli strumenti finanziari (ove previsto); - importi sugli anticipi sugli aiuti di stato (ove previsto)

In occasione della presentazione dei conti, l'AC può escludere importi dai conti. Ciò può avvenire se, durante l’elaborazione dei conti, è in corso una valutazione sulla legittimità e regolarità della spesa da parte di altre autorità o strutture esterne. E’ per questo motivo che gli importi dichiarati nella domanda finale di pagamento relativa al periodo contabile trasmessa alla Commissione entro il 31 luglio potrebbero essere più alti degli importi inclusi nei conti per il rispettivo periodo contabile. Le eventuali discrepanze

44 Per il primo anno di attività del Programma il periodo contabile va dalla data di inizio ammissibilità della spesa al 30 giugno 2015.

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devono essere motivate dall’AdC in una tabella di riconciliazione (c.d. tab. “riconciliazione delle spese”, rif. Appendice 8 del Reg. 1011/2014 – All. 18 del Manule delle procedure AdC).

L’attività di preparazione dei conti è espletata dall’azione congiunta dell’Unità operativa 1 – Bilanci e Unità operativa 3 – Controlli e flussi finanziari. Nel seguente paragrafo, ma più dettagliatamente nel Manuale delle Procedure dell’AdC (par.5.1), in termini di passaggi operativi tra Unità operative, vengono riportate le fasi in cui si articola l’attività. I regolamenti forniscono chiare indicazioni in merito all’elaborazione dei conti annuali (Linee Guida della Commissione EGESIF 15_0018-04 del 3 dicembre 2018) cui si rimanda per ulteriori approfondimenti. La sequenza delle attività, messe in campo dall’AdC del PON, è la seguente:

1) verifica formale e sostanziale delle DP (verifica formale e sostanziale); 2) verifica sullo stato avanzamento dei recuperi 45.

Il primo controllo mira a verificare il rispetto dei requisiti formali e la corretta esecuzione della pista di

controllo in capo all’unità operativa responsabile delle predisposizione delle domande di pagamento,

ossia a verificare che l’U.O.2 abbia adempiuto correttamente alle proprie attività in termini di

certificazione delle spese alla CE. Inoltre effettua delle verifiche di quadratura contabile rispetto alla

dotazione finanziaria delle quote di prefinanziamento sull’intero programma, al fine di tutelare gli

interessi finanziari dell’UE e garantire l’esattezza dei bilanci in conformità a quanto disposto dall’art. 126

del Regolamento (UE) n. 1303/2013. Tali controlli vengono tracciati in apposite checklist (rif. Allegato 1,

Controllo formale e sostanziale per la preparazione dei conti. L’UO1 procede quindi a:

svolgere le verifiche sullo stato di avanzamento dei recuperi (descritte nel paragrafo 5.4 del presente manuale) e finalizzata all’elaborazione della tabella di riconciliazione delle spese.

A conclusione della verifica, formale, sostanziale, inizia una fase interlocutoria tra gli attori coinvolti nella redazione del c.d. “pacchetto conti”, ossia AdG, AdC e AdA, volta ad accertare la corretta esecuzione del processo di elaborazione e trasmissione dei conti annuali alla Commissione Europea. Prima della trasmissione dei conti definitivi da parte dell’AdC all’AdG e all’AdA. Entro il 15 gennaio dell’anno N+2, il coordinatore dell’AdC effettua un controllo sulla qualità dei dati (quality review) e sulla corretta esecuzione dei compiti in capo alle unità operative coinvolte46. Per il dettaglio dei singoli passaggi tra le unità operative, si rimanda al Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.1.

Per quanto riguarda la descrizione analitica della procedura di verifica sui recuperi si rimanda al capitolo 3.3 Recuperi della presente relazione.

Ai sensi dell’art.63 par.7, del Regolamento (UE) 1046/2018, i conti, prima di essere presentati alla CE, devono essere valutati da un organismo di revisione contabile indipendente. L’organo designato per tale ruolo è l’Autorità di Audit, che accerta se i conti forniscono un quadro fedele, se le spese chieste a rimborso alla Commissione sono legali e regolari e se i sistemi istituiti funzionano correttamente, individuando anche eventuali discrasie con le asserzioni contenute nella dichiarazione di gestione (di cui al prossimo paragrafo). L’AdC, al fine di consentire all’AdA di rilasciare il proprio parere sui conti, trasmette entro il 31 ottobre di ogni anno la prima bozza dei conti. La procedura di audit dell’AdA sui conti prevede che la stessa rilasci il proprio parare definitivo in tempo utile all’AdC per verificare gli eventuali difetti riscontrati e recepire le correzioni nel piano dei conti definitivo da trasmettere entro il 15 febbraio.

Il modello per la presentazione e trasmissione dei conti da utilizzare, previsto dalla CE, è quello indicato all’allegato VII del Reg CE 1011/2014 unitamente alle seguenti appendici:

1) Importi registrati nei sistemi contabili dell’autorità di certificazione - articolo 137, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 1303/2013

2) Importi ritirati e recuperati durante il periodo contabile — articolo 137, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 1303/2013

3) Importi da recuperare alla chiusura del periodo contabile — articolo 137, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 1303/2013

4) Recuperi effettuati a norma dell'articolo 71 del regolamento (ue) n. 1303/2013 durante il periodo contabile — articolo 137, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 1303/2013

45 La descrizione analitica della procedura di verifica sui recuperi è riportata al capitolo 3.3 Recuperi della presente relazione. 46 UO1 e UO3, Par.4 – Organizzazione e funzioni della struttura del Manuale delle procedure dell’AdC.

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5) Importi irrecuperabili alla chiusura del periodo contabile — articolo 137, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 1303/2013

6) Importi dei contributi per programma erogati agli strumenti finanziari a norma dell'articolo 41 del regolamento (UE) n. 1303/2013) (dati cumulativi dall'inizio del programma) — articolo 137, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013

7) Anticipi versati nel quadro di aiuti di Stato a norma dell'articolo 131, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 1303/2013 (dati cumulativi dall'inizio del programma) — articolo 137, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013

8) Riconciliazione delle spese – articolo 137, paragrafo 1, lettera d) , del regolamento (UE) n. 1303/201347

Oltre al parere dell’AdA, ai conti di cui agli allegati sopra descritti, l’AdC, a norma del dell’art.63, del Regolamento (UE, Euratom) n. 1046/2018, deve trasmette anche i seguenti documenti:

a) la “dichiarazione di affidabilità di gestione”, a cura dell’AdG, delle attività espletate dalla stessa in termini di:

□ informazioni presentate correttamente, in maniera completa ed esatta,

□ spese effettuate per le finalità previste dal programma,

□ sistemi di controllo garanti in quanto a legittimità e regolarità delle operazioni cofinanziate48 b) la “sintesi annuale dei controlli effettuati”, a cura dell’AdG49. Tale documento deve riepilogare i

pareri forniti dall’AdA sui conti annuali50 e sintetizzare la natura e la portata degli errori e delle carenze individuati nei sistemi, come anche le azioni correttive avviate o programmate51.

47 Consiste in un raffronto tra le spese dichiarate nei conti e quelle dichiarate nella domanda finale di un pagamento intermedio relativa ad un certo periodo contabile con la spiegazione di eventuali differenze. 48 Reg (CE) 1046/2018 , art.63, par. 6 lett a) le informazioni sono presentate correttamente, complete ed esatte,, ii) le spese sono state effettuate per le finalità previste, quali definite nella normativa settoriale, e iii) i sistemi di controllo predisposti offrono le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti; 49 Reg (CE) 1303/2012 art. 125, parag. 4, primo comma, lett. e) 50 Reg (CE) 1046/2018, art.63, par. 7 il “parere di audit sui conti” elaborato dall’AdA conformemente alle pertinenti norme internazionalmente riconosciute. Detto parere accerta se i conti forniscono un quadro fedele, se le spese per le quali la Commissione ha chiesto il rimborso sono legali e regolari se i sistemi di controllo istituiti funzionano correttamente. Il parere riferisce altresì se l'esercizio di revisione contabile mette in dubbio le asserzioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione di cui al paragrafo 6. 51 Reg (CE) 1303/2012 art. 127, parag b) la “relazione di controllo” elaborato dall’AdA evidenzia la natura e la portata degli errori e delle carenze individuati nei sistemi, come anche le azioni correttive avviate o programmate.

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Si riporta a seguire il flusso procedurale delle attività propedeutiche alla presentazione e trasmissione dei conti (Fig. 16).

Figura 16 - Flusso procedurale dei conti annuali

La procedura annuale dei conti, dunque, è un adempimento che coinvolge le diverse autorità coinvolte nella gestione ed attuazione del PO. Sulla base dei conti accettati, la Commissione calcola l’importo dei pagamenti dovuti allo Stato membro.

Il sistema contabile utilizzato come base dall’AdC per la predisposizione dei conti è SGP. I dati oggetto di controllo, infatti, vengono desunti dal sistema mediante estrazioni di query specifiche in relazione al periodo contabile di riferimento. L’AdC, una volta estratti i dati, procede ad effettuare le verifiche contabili e a campione mediante elaborazioni proprie. Una volta accertata la correttezza, la completezza e la veridicità dei conti, gli stessi vengono trasmessi in bozza all’AdG e all’AdA entro il 31 ottobre di ogni anno. A partire da questa data iniziano i lavori preparatori in capo all’Autorità di gestione, da un lato, e all’Autorità di Audit dall’altro. In particolare, le attività sono pianificate e coordinate come segue:

h) entro il 31 ottobre N+1, l’Autorità di certificazione trasmette la prima versione dei conti annuali in bozza all’AdG e all’AdA;

i) entro il 15 novembre dell’anno N+1 l’Autorità di Gestione invia l’invio all’Autorità di Certificazione e all’Autorità di Audit i lavori preparatori per l’elaborazione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale dei controlli;

j) entro il 31 dicembre dell’anno N+1 l’Autorità di Gestione trasmette all’Autorità di Audit la versione aggiornata della dichiarazione di affidabilità e di sintesi dei controlli;

k) entro il 15 gennaio N+2 l’Autorità di Certificazione trasmette all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Audit la versione finale dei conti incorporando anche gli audit sulle operazioni svolti dall’Autorità di Audit;

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l) entro il 31 gennaio dell’anno N+2 l’Autorità di Audit si assicura che tutte le raccomandazioni siano state recepite;

m) entro il 15 febbraio dell’anno N+2 l’AdA trasmette alla Commissione i documenti che compongono il “pacchetto dei conti” ed in particolare:

- Conti relativi all’esercizio contabile 1 luglio dell’anno N – 30 giugno dell’anno N+1 (a cura AdC) - Dichiarazione di affidabilità della gestione e sintesi dei controlli (a cura AdG)

- Parere di Audit e relazione annuale di controllo (a cura dell’AdA).

Nelle more dell’implementazione del sistema informativo SGP (cfr. par. 2.1 Relazione Tecnica SI_AdG_PON Cultura), l’AdC elabora i dati secondo i format di cui all’Allegato VII del Reg. 1011/2014 e li comunica alla Commissione Europea, per il tramite di SFC, entro il 15 febbraio di ogni anno52. Come già specificato, l’interlocuzione tra le autorità nazionali interne (AdC, AdG, AdA) riguardo alla trasmissione dei dati è affidata al sistema SGP, mentre il corredo documentale è custodito e reso interscambiabile in sezioni specifiche della Community (linee guida sulla Community e par 5.1 Manuale delle procedure AdC e par. 5.2 Manuale delle procedure dell’ AdG).

3.2.2.4 Descrizione, se del caso, delle procedure dell'autorità di certificazione relative alla portata, alle norme e alle procedure che attengono alle efficaci modalità di esame dei reclami concernenti i fondi SIE e definite dagli stati membri nel quadro dell'articolo 74, paragrafo 3, del Regolamento (UE) n. 1303/2013

Le procedure previste per un esame efficace dei reclami concernenti i fondi SIE sono definite dall’Autorità di Gestione al parag. 2.2.3.16 della Relazione e sono istituite in conformità alla normativa nazionale di riferimento (Legge n.241/90). Si rimanda pertanto al paragrafo indicato e non verrà replicato all’interno del Manuale delle procedure dell’AdC.

3.3 RECUPERI

A norma dell’articolo 72 e 122 dell'RDC, gli Stati membri sono tenuti a prevenire, rilevare e correggere le irregolarità, comprese le frodi, e procedere con il recupero di importi indebitamente versati, compresi, se del caso, gli interessi su ritardati pagamenti. Nel caso degli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali, gli “Organismi decisionali preposti alle varie provvidenze comunitarie”, di cui alla circolare interministeriale 12/10/2007, sono le Autorità di Gestione. Pertanto, la responsabilità della gestione e del controllo degli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali comunitari è in capo all’Autorità di Gestione che, a tal fine, acquisisce e registra le informazioni relative a tutti i controlli svolti da Autorità/organismi esterne/i o interne/i al Programma.

Le segnalazioni di sospetta irregolarità o frode possono emergere ed essere inviate all’AdG anche a seguito di attività di controllo da parte di altre autorità coinvolte nel Programma. Le eventuali irregolarità possono essere riscontrate durante tutto il processo di gestione degli interventi cofinanziati a valere sul PON, prima o dopo che le spese, ritenute irregolari, siano state certificate.

I soggetti coinvolti nei controlli, e quindi potenziale fonte di segnalazione di irregolarità, sono i seguenti:

organismi interni al Programma/Si.Ge.Co. preposti a diverso titolo alle attività di controllo sulla corretta attuazione delle iniziative cofinanziate: Uffici di gestione (UCOGE), Uffici di controllo, Autorità di Audit e Autorità di Certificazione;

organismi esterni al Programma, ovvero: o organismi e istituzioni nazionali esterne al Programma/Si.Ge.Co. (ovvero l’Autorità

giudiziaria, MEF – IGRUE, Guardia di Finanza, Corte dei Conti); o organismi e istituzioni comunitari (CE-D.G. Regio, CE-D.G. Audit, OLAF, Corte dei Conti

Europea).

52 Il termine del 15 febbraio può essere eccezionalmente prorogato dalla Commissione al 1° marzo, previa formulazione di richiesta formale

dall’AdC (art.63 par.7 Regolamento (UE, Euratom) n. 1046/2018).

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L’AdG, a seguito della comunicazione di una irregolarità/sospetta frode, formalizzata in un primo atto di constatazione-segnalazione, deve compiere un’attività di valutazione per verificare se i fatti segnalati possano configurare una reale irregolarità. Tale valutazione è effettuata tempestivamente a seguito della segnalazione di un caso di sospetta irregolarità o frode. Per la procedura di valutazione e segnalazione delle irregolarità si rimanda al paragrafo 2.4.2 del presente documento e per i dettagli procedurali al Manuale delle procedure dell’AdG (cfr. Manuale delle procedure dell’AdG, par.6.2)

Risulta utile riportare alcune delle definizioni principali sull’argomento:

IRREGOLARITA’: ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 36, del Reg. Ue 1303/2013 per " irregolarità " si intende qualsiasi violazione del diritto dell'Unione o nazionale relativa alla sua applicazione, derivante da un'azione o un'omissione di un operatore economico coinvolto nell'attuazione dei fondi SIE che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio dell'Unione mediante l'imputazione di spese indebite al bilancio dell'Unione

IRREGOLARITA’ SISTEMICA: ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 36, per " irregolarità " si intende qualsiasi irregolarità che possa essere di natura ricorrente, con un'elevata probabilità di verificarsi in tipi simili di operazioni, che deriva da una grave carenza nel funzionamento efficace di un sistema di gestione e di controllo, compresa la mancata istituzione di procedure adeguate conformemente al presente regolamento e alle norme specifiche di ciascun fondo.

FRODE: qualsiasi azione od omissione intenzionale relativa

a) all'utilizzo o alla presentazione di dichiarazioni o documenti falsi, inesatti o incompleti cui consegue il percepimento o la ritenzione illecita di fondi provenienti dal bilancio generale delle Comunità europee o dai bilanci gestiti dalle Comunità europee o per conto di esse;

b) alla mancata comunicazione di un'informazione in violazione di un obbligo specifico cui consegue lo stesso effetto;

c) alla distrazione di tali fondi per fini diversi da quelli per cui essi sono stati inizialmente concessi RITIRO: consiste nel ritirare le spese irregolari dal programma non appena vengano rilevate, detraendole dalla successiva domanda di pagamento intermedio e mettendo pertanto a disposizione di altre operazioni il finanziamento dell'UE

RECUPERO: scaturisce da un pagamento irregolare recuperato, maggiorato dell’interesse di mora nel caso di ritardo ingiustificato del recupero, conformemente alle legislazioni nazionali. Consiste nel lasciare le spese all’interno del programma, in attesa del risultato della procedura di recupero della sovvenzione indebitamente versata dai beneficiari, e nel detrarre le spese dalla successiva domanda di pagamento intermedio solo in seguito all'effettivo recupero. Nel caso di importi da recuperare inseriti in domande di pagamento intermedio nel corso del periodo contabile per il quale sono preparati i bilanci, l'AdC dovrà detrarre gli importi irregolari nella preparazione dei bilanci e segnalarli nell'appendice 8 del Reg UE 1011/2014 .

INTERESSI LEGALI: si calcolano per il periodo che intercorre tra la data di erogazione dei contributi stessi e la data di recupero.

INTERESSI DI MORA: sono riscossi se i rimborsi vengono effettuati dopo la scadenza indicata nell’ordine di recupero.

RIMBORSO: restituzione da parte del Beneficiario alle autorità responsabili del programma dell'importo indebitamente ricevuto

COMPENSAZIONE: operazione con la quale l’importo da recuperare è detratto da un pagamento successivo dovuto al Beneficiario

RECUPERO PENDENTE (o importi da recuperare): si tratta di recuperi in attesa di essere effettuati. Le informazioni relative a tali recuperi devono essere contenute nel “Registro dei Debitori”, che verrà periodicamente aggiornato dai soggetti interessati e controllato dall’AdC.

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3.3.1. Descrizione del sistema volto a garantire la rapidità del recupero dell'assistenza finanziaria pubblica, compresa quella dell'Unione.

L’AdC, in conformità alla sua funzione di monitoraggio dei ritiri e dei recuperi sul sistema informatico, al fine di garantire un tempestivo recupero delle somme indebitamente versate, verifica l’attuazione della seguente procedura nel minor tempo possibile. Si descrivono di seguito le fasi del processo:

- l’AdG, a fronte delle irregolarità rilevate, attiva la procedura di ritiro o recupero comunicando all’AdC la tipologia dell’irregolarità riscontrata, l’importo da recuperare, il debitore, la data in cui è sorto il debito, il provvedimento amministrativo o giudiziario intrapreso in relazione alle irregolarità rilevate. Le informazioni vengono registrate dall’AdG sul Sistema Informativo SGP;

- l’AdC procede con la contabilizzazione del debito e monitora il contenuto del registro dei recuperi in SGP;

- l’AdG trasmette all’AdC la comunicazione dell’eventuale recupero con l’indicazione del versante, dell’importo recuperato, della data in cui è stato effettuato il pagamento;

- l’AdC aggiorna il registro recuperi in SGP, al fine di poter procedere alla restituzione dei relativi importi alla Commissione Europea nella domanda di pagamento successiva.

In caso di ritardi nella riscossione delle somme oggetto di recupero l’AdC provvede per iscritto a trasmettere una domanda di chiarimento all’U.O.2 dell’AdG.

Inoltre, al fine di garantire la rapidità del recupero delle somme, l’AdC accerta che siano stati intrapresi tutti i provvedimenti amministrativi/giudiziari previsti dalla normativa nazionale e comunitaria finalizzati al completamento della procedura di recupero, prima di escludere il caso di irrecuperabilità.

Per le procedure in merito si rimanda al Manuale delle procedure dell’AdC (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.4)

3.3.2. Procedure per garantire un'adeguata pista di controllo mediante la conservazione in formato elettronico dei dati contabili, ivi compresi quelli relativi agli importi recuperati, agli importi da recuperare, agli importi ritirati da una domanda di pagamento, agli importi irrecuperabili e agli importi relativi a operazioni sospese in virtù di un procedimento giudiziario o di un ricorso amministrativo con effetto sospensivo; tutto ciò per ciascuna operazione, compresi i recuperi derivanti dall'applicazione dell'art. 71 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 sulla stabilità delle operazioni

L’art. 72 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 prevede l’adozione, all’interno del Sistema di Gestione e Controllo dei Programmi Operativi, di un’adeguata pista di controllo, intesa come uno strumento atto a fornire una chiara descrizione dei flussi finanziari, della documentazione di supporto e dei relativi controlli.

La pista di controllo costituisce la rappresentazione sotto forma di diagramma di flusso del quadro procedurale degli adempimenti, delle attività e degli atti semplici. Consente altresì di registrare la localizzazione/collocazione della documentazione tecnica e amministrativa e concorre sia alla più efficiente e trasparente governance delle attività di gestione, sia a rendere agevole il sistema di controllo esercitato ai diversi livelli sull’implementazione delle operazioni.

Per i dettagli e gli schemi si rimanda a quanto descritto nel Manuale delle procedure dell’AdC (cfr. Manuale delle procedure dell’AdC, par. 5.5- 5.8)

3.3.3. Modalità per detrarre gli importi recuperati o gli importi che devono essere ritirati dalle spese da dichiarare

Tutte le informazioni relative alle segnalazioni di irregolarità accertate, all’apertura delle schede OLAF, agli importi recuperati e da recuperare, agli importi ritirati, sono regolarmente inserite dall’AdG nel sistema SGP (nelle more del messa a regime del sistema si prevede di alimentare un ‘Registro dei recuperi’ così come descritto in procedura). Tutti i dati registrati nel sistema (o nel registro) relativi alla gestione delle irregolarità costituiscono il corredo informativo necessario per la preparazione e l’invio, entro il 15 febbraio di ogni anno alla CE (appendici 1, 2, 3, 4, 5, 8 dell'allegato VII dell'RdE 1011/2014 unitamente ai conti annuali).

Accertata l’irregolarità, l’AdG valuta se effettuare un ritiro o un recupero delle spese dal Programma e lo comunica all’AdC.

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Nel caso di un ritiro, l’AdG informa l’AdC sull’attivazione del processo nei confronti del beneficiario affinchè l’AdC possa valutare la conseguente detrazione delle spese irregolari dalle domande di pagamento intermedie e/o dai conti annuali.

Nel caso di un recupero, questo può essere effettuato in due modi:

a) chiedendo al beneficiario di rimborsare l’importo indebitamente ricevuto; b) tramite compensazione, per cui l’importo da recuperare viene dedotto dai pagamenti dovuti

successivamente al Beneficiario. L’AdC espleta i controlli volti a verificare la corrispondenza degli importi restituiti con le somme indebitamente erogate, nonché la corretta applicazione degli interessi maturati. A tal proposito si rammenta che la quota di interessi legali maturati dovrà essere utilizzata per gli scopi del Programma, mentre gli interessi di mora dovranno essere rimborsati alla Commissione Europea contestualmente alla quota capitale recuperata. Dopo tutte le verifiche effettuate, l’AdC verifica se le spese oggetto di irregolarità, per le quali è attiva la procedura di ritiro o recupero, sono:

spese previamente indicate nei conti certificati,

spese indicate in una domanda di pagamento intermedio in relazione al periodo contabile corrente.

Nel primo caso (ossia importi già certificati nei conti precedenti), l’AdC attua la rettifica finanziaria in una domanda di pagamento intermedio, in ottemperanza all'articolo 139, paragrafo 10, che stabilisce che gli importi irregolari individuati dopo la presentazione dei conti devono essere rettificati nei conti relativi al periodo contabile in cui è individuata l'irregolarità.

Come illustrato alla sezione 2 delle Linee Guida della Commissione EGESIF 15_0017-04 del 03 dicembre 2018, l’AdC ha la possibilità di attendere il completamento delle procedure di recupero prima di ritirare le spese irregolari da una domanda di pagamento intermedio alla Commissione e può considerarle importi da recuperare indicati nei conti fino all'effettivo recupero.

Nel secondo caso (importi non ancora certificati nei conti per la Commissione, ma indicati in una domanda di pagamento intermedio del periodo contabile per il quale i conti non sono ancora presentati alla Commissione), l’AdC effettua la rettifica finanziaria ritirando le spese in questione in una successiva domanda di pagamento intermedio, se ciò è ancora possibile (al più tardi nella domanda finale di un pagamento intermedio da presentare tra il 1° e il 31 luglio), oppure detrae l'importo irregolare direttamente dai conti. . In tal caso l’AdC procede con la riconciliazione delle spese di cui all’Appendice 8 –dell’Allegato VII del Reg. CE 1011/2014 indicando le eventuali differenze e fornendo le opportune motivazioni.

Il sistema informatico SGP riflette fedelmente tale distinzione e garantisce la corretta attribuzione dello stato dell’irregolarità/recupero ai periodi contabili di riferimento.

Prima di effettuare la rettifica finanziaria, l’AdC provvede ad aggiornare il sistema SGP (nelle more del sistema si prevede la compilazione di un apposito ‘Registro dei debitori’) e successivamente a dare opportuna informazione all’AdG e all’AdA. Il sistema (o registro) prevede l’implementazione/aggiornamento dei seguenti campi:

a) Autorità che ha rilevato l’irregolarità

b) data inserimento nel registro c) asse

d) linea

e) azione

f) titolo

g) CUP Progetto

h) soggetto attuatore / Beneficiario i) data del provvedimento di recupero;

j) l’importo totale oggetto del recupero con la determinazione della quota nazionale e della quota di cofinanziamento;

k) l’importo degli interessi legali;

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l) la scadenza fissata nel provvedimento di recupero;

m) l’importo degli interessi di mora;

n) l’importo soppresso con la determinazione della quota nazionale e della quota di cofinanziamento;

o) il riferimento all’atto di soppressione e la motivazione per cui l’importo è stato revocato;

p) la tipologia di irregolarità (sotto soglia, oggetto di comunicazione Olaf, ecc.)

q) la domanda di pagamento in cui è eseguito il recupero

r) periodo contabile di riferimento

s) tipologia di rettifica (ritiro o recupero)

t) stato del recupero (recuperato, ancora da recuperare (cosiddetto ‘recupero pendente’), ritirato, irrecuperabile

Nel caso di irregolarità, gli eventuali importi erogati a titolo di anticipazione possono essere recuperati mediante il ricorso a garanzie fideiussorie appositamente previste.

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4. SISTEMA INFORMATICO

4.1 RACCOLTA, REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE INFORMATIZZATA DEI DATI RELATIVI A CIASCUNA

OPERAZIONE, COMPRESI SE DEL CASO I DATI SUI SINGOLI PARTECIPANTI E UNA RIPARTIZIONE PER SESSO

DEI DATI SUGLI INDICATORI (OVE CIÒ SIA PRESCRITTO), AI FINI DELLA SORVEGLIANZA, DELLA VALUTAZIONE, DELLA GESTIONE FINANZIARIA, DELLA VERIFICA E DELL’AUDIT, COME PREVISTO DALL’ART.125, PARAGRAFO 2, LETTERA D), DEL REGOLAMENTO UE N.1303/2013 E DALL’ART.24 DEL REGOLAMENTO

DELEGATO N.480/2014 DELLA COMMISSIONE

L’articolo 125, paragrafo 2, lett. d) del Regolamento (UE) 1303/2013 stabilisce che l’AdG “istituisce un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati dei relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l’audit, compresi i dati sui singoli partecipanti alle operazioni, se del caso;” e alla lettera e) “garantisce che i dati di cui alla lettera d) siano raccolti, inseriti e memorizzati nel sistema di cui alla lettera d) e che i dati sugli indicatori siano suddivisi per sesso, ove richiesto dagli allegati I e II del regolamento FSE”.

Inoltre, all’allegato III del Regolamento Delegato (UE) 480/2014 vengono riportati i dati da registrare e conservare in formato elettronico.

L’AdG del PON Cultura e Sviluppo, in continuità con il Programma Operativo Interregionale “Attrattori culturali, naturali e turismo” FESR 2007/2013, utilizza, per ottemperare a quanto sopra richiamato, il sistema SGP (Sistema Gestione Progetti).

SGP è gestito in modo centralizzato dall’Agenzia per la Coesione Territoriale ed è alimentato on line da tutti soggetti coinvolti. Esso, oltre ad essere il sistema contabile, in quanto permette di rilevare per ogni singola voce di spesa i dati di avanzamento e procedere al rendiconto informatizzato, contiene anche le altre informazioni necessarie alla sorveglianza del programma.

Il sistema SGP tiene conto, integrandosi, del sistema di monitoraggio unitario stabilito a livello nazionale per tutti i programmi operativi cofinanziati dai Fondi Strutturali, secondo i requisiti funzionali definiti nell’ambito del tavolo di coordinamento tra le Amministrazioni titolari di Programmi, le Amministrazioni centrali capofila per fondo ed il Ministero dell’Economia e delle Finanze – IGRUE.

Il responsabile ultimo delle informazioni comprese nel sistema è rappresentato dall’Autorità di Gestione del programma. L’AdG è chiamata a porre in essere tutte le azioni volte ad attuare un ottimale processo di monitoraggio e a tal fine organizza il flusso delle informazioni in coerenza e nel rispetto delle disposizioni comunitarie e nazionali.

L’AdG ha individuato nel responsabile dell’UO2 la figura del Responsabile di Monitoraggio a cui compete l’organizzazione, l’impostazione e la supervisione operativa del processo di monitoraggio. Assicura, oltre all’efficace esecuzione di tutte le procedure inerenti all’ambito del monitoraggio, anche il corretto funzionamento del Sistema di Monitoraggio.

Nell’ambito dell’applicativo saranno previste quattro macro aree di interventi con diverse responsabilità nelle fasi del processo e che saranno associati a determinati “Strumenti attuativi”. Le quattro diverse tipologie di interventi e gli Strumenti attuativi a cui saranno associati sono le seguenti:

□ Interventi a regia – Asse I (Strumento attuativo OT_6);

□ Grande Progetto Pompei - Fase II e progetti così detti “a cavallo” (Strumento attuativo OIMI);

□ Interventi a regia – Asse II (Strumento attuativo OT_3)

□ Interventi a titolarità - Asse III (Strumento attuativo OT_6)

Interventi a regia – Asse I

Relativamente a questa tipologia di interventi, l’Autorità di Gestione nomina, per ciascuna operazione, un Responsabile Intervento - RI (non necessariamente coincidente con il RUP) e provvede ad inserire le informazioni minime di anagrafica dell’intervento (Denominazione, CUP, Importo progetto, localizzazione, ecc.).

Il RI ha la responsabilità di rilevare tutti i dati inerenti al progetto di cui è incaricato assicurandone veridicità, affidabilità e coerenza, oltre che di alimentare tali informazioni in SGP, nel rispetto delle procedure e delle tempistiche previste.

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Inserisce i dati relativi agli avanzamenti fisici, finanziari e procedurali dell’intervento ed alle scadenze di monitoraggio modifica lo stato dell’intervento sull’applicativo da “In inserimento” a “verifica locale”.

Uno stesso soggetto può essere RI di più interventi, ogni intervento avrà un solo RI.

Contestualmente al passaggio di stato da parte del RI, il sistema genera in automatico una mail con la quale viene notificata l’informazione al Responsabile del monitoraggio.

Il Responsabile del monitoraggio, verificata la coerenza delle informazioni inserite, provvede ai successivi passaggi di stato ed alla trasmissione ad IGRUE dei dati di monitoraggio complessivi per il periodo di riferimento.

Grande Progetto Pompei

Come previsto dall’art.102, paragrafo 1, lettera a), l’AdG individua il soggetto responsabile dell’attuazione del Grande Progetto, al quale è attribuita la qualifica di RI per tutti gli interventi del Grande Progetto.

Interventi a regia – Asse II

Per l’attuazione dell’Asse II, con apposita convenzione, è stata inividuata Invitalia, quale soggetto per la gestione delle operazioni, dalla fase di selezione a quella di chiusura.

Per tali tipologie di intervento, Invitalia nomina un Responsabile di intervento che provvede ad alimentare l’applicativo gestionale in uso presso l’Agenzia.

Alle scadenze fissate per il monitoraggio degli interventi, mediante un file batch saranno trasmessi tutti i dati fisici, finanziari e procedurali per ciascun intervento all’applicativo SGP.

Il Responsabile del Monitoraggio, verificata la coerenza delle informazioni inserite provvederà successivamente all’inoltro ad IGRUE.

Interventi a titolarità – Asse III

Per questa tipologia di operazioni, l’Autorità di Gestione risulta essere il Beneficiario degli interventi, pertanto tra il personale dell’AdG verrà individuato il Responsabile dell’Intervento che provvederà ad inserire nell’applicativo le informazioni relative alle operazioni.

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Figura 17 - Architettura del sistema

Il sistema SGP è stato strutturato seguendo un’architettura a 3 livelli: Presentation layer, Business Layer e Persistence Layer.

Il Presentation Layer rappresenta l’insieme degli strumenti necessari alla visualizzazione dei dati all’utente finale. Per implementare il Presentation Layer è stato utilizzato il framework Struts che consiste principalmente in pagine JSP, Action e ActionForm.

Il Business Layer è il livello che implementa la logica applicativa eseguendo, per esempio, le operazioni di interrogazione o modifiche al DB. In questo strato è stato usato il framework Spring che consente di configurare oggetti Manager e le relative proprietà con un semplice file xml (applicationContext.xml).

Il terzo livello, rappresentato dal Persistence Layer, ha il compito di gestire l’accesso al database in lettura, scrittura, modifica o eliminazione. L’implementazione di questo strato ha richiesto l’utilizzo del framework Hibernate.

Configurazione software

SERVER

Application Server: Oracle WebLogic 12.1

DB Server: Oracle 12c (RAC)

LDAP: Windows 2003 Server per la gestione di Active Directory

CLIENT

Microsoft Windows 7 SP1.

Browser

1

Browser

2

Browser

3

Browser

n

Presentati

on Layer

Struts

JSP

Action

Application Server

Business

Layer

Spring

Manager

classes

Hibernate

session

manageme

Persisten

ce Layer

Hibernate

Query

language

support

DB

Business

Delegate/

Service

Locator

DA

O

Active

Directory

99

Microsoft Internet Explorer 8 o superiore

Figura 18 - Diagramma Entità/Relazione - Tracciato Unico – dettagli

Modalità di accesso al sistema

Il sistema prevede di concentrare in un unico punto, presso l’AdG, la gestione delle utenze dei soggetti operatori. Informazioni indispensabili per l’attivazione delle utenze e l’inoltro delle UserId e Password sono le seguenti: nominativo dell’operatore; profilo di accesso ad SGP; indirizzo e-mail. Gli account ad SGP sono comunicati con un servizio di mailing automatico previsto dal sistema. Gli operatori dovranno tempestivamente provvedere alla comunicazione delle eventuali modifiche delle utenze abilitate.

Per la definizione di un’utenza Intranet è sufficiente assegnarla ad uno dei gruppi, definiti su Active Directory, in base al livello che si vuole dare. I gruppi sono definiti come appartenenti alla Organization Unit “SGP” secondo quanto specificato nel manuale di rappresentazione delle responsabilità assegnabili agli operatori ed alle figure che interagiscono con il sistema che prevede i seguenti ruoli operativi:

SGP_MA (Livello Gestore Applicativo): individua la responsabilità in grado di gestire tutte le abilitazioni alle funzionalità del sistema, in particolare assicura l’assegnazione dei ruoli degli utenti del sistema (responsabilità in capo al gestore del Sistema Informativo).

SGP_MS (Livello Manager di strumenti): individua la responsabilità in ordine alla gestione di più strumenti afferenti allo stesso programma e/o complesso di obiettivi programmatici, in particolare assicura la definizione degli strumenti attuativi previsti per l’attuazione del Programma Operativo (responsabilità in capo all’AdG), è responsabile della validazione dei dati di monitoraggio relativi al Programma;

SGP_RS (Livello Responsabile di Strumento): individua le responsabilità in ordine alla gestione dello strumento individuato dal programma per il perseguimento di uno specifico obiettivo operativo, che sono in capo all’Organismo Intermedio e/o struttura di gestione dello strumento, in particolare assicura l’associazione progetti-strumento, è responsabile della validazione dei dati raccolti sull’intero strumento;

Progetto

Classificazioni

Procedura di attivazione

Strumento attuativo

Programma

Localizzazioni

Procedure di aggiudicazione

Soggetti correlati

Finanziamenti

Quadro economico

Piano dei Costi

Impegni

Pagamenti

Percettori

Avanzamenti Fisico

Avanzamento Procedurale

Avanzamento economico sul

programma

100

(non ci sono OI). Nell’ambito del PON Cultura, lo strumento attuativo sarà associato all’azione del programma.

SGP_RI (Livello Utente progetto): individua la responsabilità nella gestione dei dati di attuazione dei progetti (può coincidere con il Responsabile Unico del Procedimento);

SGP_LS (Livello Lettore di Strumento): individua l’utente a cui è concesso l’accesso in sola lettura ai dati di attuazione di uno strumento;

Il meccanismo di login garantisce un livello di protezione adeguato alle informazioni pubblicate all’interno dell’area web: la procedura di accesso è infatti sviluppata secondo le misure di sicurezza dettate dal codice sulla privacy (Dgls.n.196/2003).

La gestione degli account è resa possibile attraverso un servizio supplementare, all’interno dell’area web, accessibile unicamente dagli account di amministratore del sistema ruolo svolto dall’AdG.

Tramite questa funzione è possibile generare nuovi utenti, assegnando a ciascuno diversi privilegi di accesso per l’area web (ovviamente limitatamente all’area di competenza dello stesso soggetto gestore), modificare gli account esistenti, oppure eliminarli.

In linea con quanto previsto dal codice sulla privacy, infatti, a nessun utente è consentito l’accesso (anche in sola visualizzazione) alle password associate ad ogni account; tali password sono memorizzate in apposito archivio utilizzando un meccanismo di cifratura.

Principali funzionalità del sistema

a) Gestione Progetti

In questa sezione sono attivate le funzionalità atte a trattare tutte le informazioni gestionali necessarie a comporre il tracciato unico informativo previsto per il Sistema di monitoraggio unitario, sotto il profilo finanziario, economico, procedurale e fisico.

b) Gestione Strumenti Attuativi

In questa sezione sono attivate le funzionalità atte a trattare le informazioni necessarie a caratterizzare gli strumenti attuativi adottati per la realizzazione dei progetti, individuando i soggetti competenti, le coperture finanziarie, gli aspetti procedurali.

c) Gestione Spese

In questa sezione sono presenti le funzionalità atte a gestire:

1. i contratti riferiti a spese dirette dell’AdG generati nella fase di realizzazione del progetto, unitamente alla funzioni relative alla gestione contabile dei contratti stessi acquisendo gli elementi di dettaglio utili alla predisposizione degli elementi informativi, che verranno riportati, opportunamente aggregati, nella sezione di gestione progetti per le esigenze del tracciato unico di monitoraggio progetti;

2. I Documenti di Spesa, quali le fatture del fornitore (per le spese dirette dell’AdG) e i documenti che autorizzano il pagamento (ad esempio, nel caso dei regimi di aiuto, i documenti che autorizzano le erogazioni di aiuto, vale a dire relazioni a stati di avanzamento e relazioni finali). E’ possibile in questa sezione attribuire le singole voci di costo alle linee di attività definite nel Programma;

3. Richieste Pagamento fatte tramite IGRUE, utilizzando le funzioni di colloquio automatico messe a disposizione del Nuovo Sistema Finanziario IGRUE, o altri sistemi di pagamento, con la possibilità di registrare le date di quietanza, in maniera automatica se il sistema di pagamento è IGRUE; in questa sezione si definiscono le attribuzioni delle spese alle fonti di finanziamento;

4. Gestione Rendicontazione, dove sono inserite le funzioni di

o Rendicontazione Beneficiario delle sole spese quietanzate;

o Validazione Spese UCO;

o Validazione Spese AdG;

o Validazione Spese AdC.

d) Gestione del sistema di valutazione – rideterminazione finanziaria 3° livello (valutazione economica)

101

Un’apposita procedura permette di registrare gli atti di variazione dei quadri economici di riferimento per i contratti, rilevando le informazioni utili a valorizzare gli importi recuperabili o ritirati a seguito di decisioni di soppressione totale o parziale di attività e/o quote di finanziamento assegnate al progetto.

e) Procedure di attivazione dei progetti

Il sistema permette l’inserimento e la gestione dei processi relativi all’attivazione dei progetti. A seguito dell’inserimento, da parte della struttura competente, si attiva la procedura on-line per la registrazione degli elementi caratterizzanti la procedura di attivazione dei progetti e/o delle offerte relative all’esecuzione degli stessi.

f) Procedure di aggiudicazione

Nel caso di procedure di aggiudicazione dei contratti, mediante funzioni apposite è possibile registrare, per le singole tipologie di operazione aggiudicazione, l’iter della procedura di aggiudicazione.

4.1.2 Garantire che i dati di cui al punto precedente siano raccolti, inseriti e conservati nel sistema

Attraverso SGP, gli organismi coinvolti nella gestione ed attuazione del Programma sono in grado di registrare e memorizzare documenti contabili per ogni operazione realizzata nel quadro del Programma stesso.

Il sistema informativo è, pertanto, in grado di raccogliere dati affidabili sull’esecuzione delle operazioni anche ai fini delle attività di controllo e valutazione.

4.1.3 Garantire l’esistenza di un sistema che registra e conserva in formato elettronico i dati contabili di ciascuna operazione, e supporta tutti i dati necessari per la preparazione della domanda di pagamento e dei conti, compresi i dati degli importi da recuperare, recuperati, irrecuperabili e ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di una operazione o di un programma operativo, secondo quanto stabilito dall’art.126, lettera d), e dall’art.137, lettera b), del Regolamento (UE) n.1303/2013

Garantisce la tracciabilità dei flussi finanziari a partire dalla redazione delle Richieste di Pagamento indirizzate agli Enti preposti, consentendo la Rendicontazione delle spese a valere sul Programma da parte del Beneficiario fino alla redazione delle Certificazioni di Spesa emesse dall’Autorità di Certificazione e trasmesse alla UE. Il flusso brevemente descritto garantisce la tracciabilità di eventuali Irregolarità, Recuperi, Decertificazioni e Riammissione Decertificazioni rilevate nel flusso finanziario.

4.1.4 Mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione e del corrispondente contributo pubblico versato ai beneficiari, secondo quanto stabilito dall’art.126, lettera g) del Regolamento (UE) 1303/2013

L’AdG, nella sua funzione di organismo responsabile dei pagamenti ai beneficiari, nel rispetto dell’art.132

del Reg. 1303/2013, “assicura che un beneficiario riceva l'importo totale della spesa pubblica ammissibile

dovuta entro 90 giorni dalla data di presentazione della domanda di pagamento da parte del beneficiario”.

Tutte le risorse finanziare del Programma confluiscono nella contabilità speciale del MIBACT. Gli importi

vengono trasferiti, mediante specifiche funzioni, dalla contabilità speciale del MIBACT ai conti dedicati dei

beneficiari per il tramite di NSF-IGRUE. Ciò avviene sono dopo il rientro comunitario e nazionale derivante

dalla certificazione di spesa fatta dall’AdC alla CE. In particolare, a fronte di ogni pagamento fatto a favore

di un beneficiario, superati i controlli sull’ammissibilità dei costi effettuata dagli organi di controllo

dell’AdG, l’AdC verifica e valida sul sistema SGP la spesa. Nel sistema vengono registrati, da un lato, tutti

i pagamenti eseguiti dall’AdG a fronte delle spese effettivamente sostenute dal beneficiario, dall’altro le

spese dichiarate alla Commissione con il corrispondete contributo pubblico.

102

4.1.5 Tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a un’operazione, secondo quanto stabilito dall’art.126, lettera h), del Regolamento (UE) 1303/2013

Come già descritto all’interno della sezione Gestione del sistema di valutazione – rideterminazione finanziaria 3° livello (valutazione economica) è possibile registrare gli atti di variazione dei quadri economici di riferimento per i contratti, rilevando le informazioni utili a valorizzare gli importi recuperabili o ritirati a seguito di decisioni di soppressione totale o parziale di attività e/o quote di finanziamento assegnate al progetto.

4.1.6 Mantenere registrazioni degli importi relativi alle operazioni sospese in virtù di un procedimento giudiziario o di un ricorso amministrativo con effetto sospensivo.

Secondo quanto disposto dall’art. 122 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 l’Autorità di Gestione è tenuta a notificare alla Commissione gli aggiornamenti relativi all’avanzamento dei procedimenti amministrativi e giudiziari, per i casi in cui siano interessate le operazioni oggetto di cofinanziamento. Il processo di conservazione documentale è reso disponibile in una definita sezione del Sistema Informativo (Sezione Recuperi) nella quale, attraverso una specifica funzionalità di catalogazione del fascicolo di progetto, è possibile archiviare qualsiasi documento inerente il processo di irregolarità riscontrata. Inoltre, attraverso una mirata funzionalità è resa disponibile a tutti i soggetti coinvolti nel processo di attuazione e controllo del Programma Operativo una reportistica in grado di estrarre, aggregare ed isolare le operazioni interessate da tale fattispecie. Tale funzionalità sarà resa disponibile nella versione del sistema rilasciata a marzo 2017.

4.1.7 Precisare se i sistemi sono operativi e sono in grado di registrare in maniera affidabile i dati di cui sopra.

Il sistema è attualmente in grado di garantire le principali funzioni (gestione progetti; gestione strumenti attuativi; gestione spese; gestione rendicontazione) e contestualmente è in fase di test propedeutica al rilascio in ambiente di produzione (previsto entro marzo 2017).

I test effettuati hanno consentito di verificare la rispondenza alle esigenze manifestate da ciascuno degli attori coinvolti nel processo di gestione e attuazione del Programma Operativo, nel rispetto del principio della separatezza delle funzioni e grazie all’esperienza maturata nel corso della passata programmazione e alle specifiche previste dalla normativa nazionale e comunitaria in materia.

Il sistema inoltre è già in grado di gestire le procedure di colloquio informatizzato con il Sistema di Monitoraggio Unitario IGRUE. L’applicativo è sviluppato secondo i requisiti previsti dai Regolamenti Comunitari e gli standard funzionali definiti nell’ambito del tavolo di coordinamento tra le Amministrazioni titolari dei programmi, le Amministrazioni centrali capofila per fondo ed il MEF-RGS- IGRUE.

4.2 DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE VOLTE A VERIFICARE CHE SIA GARANTITA LA SICUREZZA DEI SISTEMI

INFORMATICI

L’inserimento dei dati nel sistema avviene in continuo da parte dei responsabili di progetto, alle scadenze previste per la trasmissione dei dati di monitoraggio l’operatore rilascia la versione in inserimento che viene così posta in uno stato di verifica da parte dei responsabili dell’AdG.

Il sistema automaticamente, al rilascio della versione in verifica, attiva contestualmente una nuova versione per l’operatore che riprende lo stato di inserimento.

Il responsabile dell’AdG attiva sulla versione in verifica le procedure di controllo congruenti con quelle previste per la validazione dei dati da parte del sistema nazionale di monitoraggio.

I server risiedono presso il CED del Sistema Informativo dell’Agenzia per la Coesione di La Rustica.

Il CED permette di usufruire dei seguenti servizi:

103

climatizzazione dei locali;

accesso controllato agli stessi;

alimentazione del server garantita con gruppi di continuità;

utilizzazione del collegamento alla rete Dipartimentale e a Internet;

servizio di backup giornaliero;

controllo operativo della raggiungibilità del server con segnalazione di disservizio via e-mail o telefonicamente al responsabile dell’assistenza agli utenti.

Per garantire la massima sicurezza di salvataggio e ripristino dei dati è previsto un sistema di backup a vari livelli così articolato:

backup centralizzato delle banche dati, schedulato in orario notturno, con cadenza giornaliera su Tape library;

backup delle banche dati presso altra sede del Dipartimento, schedulato in orario notturno, con cadenza giornaliera su Tape library remoto;

I codici sorgenti delle applicazioni web vengono storicizzati con le singole evidenze delle modifiche effettuate su apposito ambiente di sviluppo operativo presso il CED Dipartimentale.

4.3 DESCRIZIONE DELLA SITUAZIONE ATTUALE PER QUANTO CONCERNE L’ATTUAZIONE DEGLI OBBLIGHI DI

CUI ALL’ARTICOLO 122, PARAGRAFO 3, DEL REGOLAMENTO (UE) 1303/2013

L’art. 122 paragrafo 3 del REG (UE) 1303/2013 prevede che “Gli Stati membri garantiscono che entro il 31 dicembre 2015 tutti gli scambi di informazioni tra beneficiari e un’autorità di gestione, un’autorità di certificazione, un’autorità di audit e organismi intermedi possano essere effettuati mediante sistemi di scambio elettronico dei dati.”

Alla data del 31 dicembre 2015 la Community MiBACT, applicativo web based, sperimentato nell’ultima fase di attuazione del POIn – Attrattori culturali, naturali e turismo 2007-2013, scelto dall'Amministrazione come piattaforma di repository per l'archiviazione e la gestione documentale al fine di garantire, già dalla fase di avvio del Programma, l'efficace gestione dei flussi informativi, l'accesso e la condivisione delle informazioni e dei documenti tra i vari soggetti coinvolti nell'attuazione, gestione e controllo del Programma (AdG, AdC, AdA, Beneficiari) risultava già operativa.

In tale Community è presente un’area esclusivamente dedicata al PON Cultura e Sviluppo e l’organizzazione delle relative sezioni (documenti metodologici e operativi; appalti pubblici e gestione procedure di gara; attuazione degli interventi; gestione finanziaria), che nel prossimo periodo saranno ulteriormente ampliate e articolate.

Tale piattaforma è accessibile dalla intranet del MiBACT secondo diversi profili di accesso assegnati dall’AdG in base al ruolo che ciascun soggetto riveste nel Programma (accesso con possibilità di inserimento dati, accesso in sola lettura, accesso come amministratore, ecc.).

Ulteriore strumento di condivisione informatica delle informazioni è rappresentato da SGP (Sistema Gestione Progetti) che l’AdG del PON Cultura e Sviluppo, in continuità con il Programma Operativo Interregionale “Attrattori culturali, naturali e turismo FESR 2007/2013, utilizza, per ottemperare a quanto previsto dall’art.125, par.2 lettera d) e dall’art.24 del regolamento delegato 480/2014 della Commissione.

SGP è gestito in modo centralizzato dall’Agenzia per la Coesione Territoriale ed è alimentato on line da tutti i soggetti oggetti coinvolti.

A seguire si riporta la roadmapdel rilascio di SGP 2.0, elaborata e fornita dagli uffici competenti dell’Agenzia per la Coesione Territoriale, con la quale l’AdG e l’AdC hanno avuto nel corso della predisposizione del SiGECO diversi incontri tecnici (N.4 incontri nel periodo febbraio-luglio 2016)ai fini dell’aggiornamento del sistema SGP per renderlo coerente e operativo con la programmazione comunitaria 2014-2020. .

Rilascio 31/10/2016

a) Maschere relative ai dati di monitoraggio

104

b) Procedura dei controlli secondo tracciato 2014/2020, che contiene: o Controlli pre validazione IGRUE o Controlli campi obbligatori o Controllo dati duplicati

c) Procedura di colloquio con la BDU 2014/2020

Rilascio 30/11/2016

8. Colloquio con sistemi locali, formato record 2014/2020: a) Acquisizione dati provenienti da SIL b) Trasmissione dati verso SIL

Rilascio 31/12/2016

1. Maschere relative alla componente gestionale: a) Affidamenti b) Documenti di spesa c) Richieste di pagamento d) Rendicontazione

Rilasci al 31 marzo 2017

Procedura dei controlli secondo tracciato 2007/2013, che contiene: a) Controlli pre validazione IGRUE b) Controlli campi obbligatori c) Controllo dati duplicati

2. Colloquio BDU 2007/2013 3. Colloquio con sistemi locali, formato record 2007/2013:

a) Acquisizione dati provenienti da SIL b) Trasmissione dati verso SIL

Rilasci al 30 giugno 2017

Completamento delle funzionalità per il colloquio con il PUC 2014/2020.

Infine, tutte le informazioni relative al Programma sono pubblicate sul sito istituzionale dell’Amministrazione, nella sezione dedicata al PON Cultura e Sviluppo FESR 2014-2020 e tutti i principali attori hanno provveduto alla istituzione di una casella di posta elettronica dedicata per l’attuazione e sorveglianza del Programma.

105

APPENDICE - QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

Quadro normativo a livello comunitario per la programmazione 2014-2020

Il quadro normativo comunitario, riferito alle attività di gestione dei Programmi operativi (PO) finanziati

dal Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR) per il periodo di programmazione 2014-2020, trova la base

giuridica nei seguenti Regolamenti elencati su base cronologica.

Tabella 1: Quadro normativo europeo

Normativa comunitaria

Decisione С(2019) 3452 final del 14.5.2019 recante gli orientamenti per la determinazione delle rettifiche finanziarie da applicare alle spese finanziate dall'Unione in caso di mancato rispetto delle norme applicabili in materia di appalti pubblici

Regolamento di esecuzione (UE) 2019/1140 che stabilisce modelli per le relazioni di controllo e le relazioni annuali di audit riguardanti gli strumenti finanziari attuati dalla BEI e da altre istituzioni finanziarie

Regolamento delegato (UE) 2019/886 che modifica e rettifica il regolamento delegato (UE) n. 480/2014 per quanto riguarda le disposizioni relative agli strumenti finanziari, alle opzioni semplificate in materia di costi, alla pista di audit, all'ambito e ai contenuti degli audit delle operazioni e alla metodologia per la selezione del campione di operazioni e l'allegato III

Regolamento di Esecuzione (UE) n. 2018/277 che modifica il Regolamento n. 2015/207 per quanto riguarda i modelli per le relazioni di attuazione relative all'obiettivo Investimenti in favore della crescita e dell'occupazione e all'obiettivo di cooperazione territoriale europea, nonché i modelli per la relazione sullo stato dei lavori e le relazioni di controllo annuali e che rettifica tale regolamento per quanto riguarda il modello per la relazione di attuazione relativa all'obiettivo Investimenti in favore della crescita e dell'occupazione e per la relazione di controllo annuale

Regolamento di Esecuzione (UE) n. 2018/276 che modifica il Regolamento n. 215/2014 per quanto riguarda la determinazione dei target intermedi e dei target finali per gli indicatori di output nel quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione per i Fondi strutturali e di investimento europei

Regolamento (UE, Euratom) n. 1046/2018 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 18 luglio 2018 recante le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012

Regolamento Delegato (UE) n. 812/2016 della Commissione del 18 marzo 2016 recante modifica del regolamento delegato (UE) 2015/2195 (UCS e importi forfettari)

Regolamento Delegato (UE) n.568/2016 della Commissione del 29 gennaio 2016 riguardo alle condizioni e procedure per determinare se gli importi non recuperabili debbano essere rimborsati dagli Stati membri

Regolamento Delegato (UE) n. 2195/2015 della Commissione del 9 luglio 2015 su definizione di tabelle standard di costi unitari e di importi forfettari per il rimborso da parte della Commissione agli Stati membri delle spese sostenute

Regolamento Delegato (UE) n. 1076/2015 della Commissione del 28 aprile 2015 recante norme aggiuntive riguardanti la sostituzione di un beneficiario e le relative responsabilità e le disposizioni di minima da inserire negli accordi di partenariato pubblico privato

Regolamento (UE) n. 1974/2015 della Commissione, dell'8 luglio 2015, che stabilisce la frequenza e il formato della segnalazione di irregolarità riguardanti il Fondo europeo di sviluppo regionale, il Fondo sociale europeo, il Fondo di coesione e il Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, a norma del regolamento (UE) n. 1303/2013

106

Regolamento (UE) n. 1970/2015 della Commissione, dell'8 luglio 2015, che integra il regolamento (UE) n. 1303/2013 con disposizioni specifiche sulla segnalazione di irregolarità relative al Fondo europeo di sviluppo regionale, al Fondo sociale europeo, al Fondo di coesione e al Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca

Regolamento (UE) n. 207/2015 della Commissione del 20 gennaio 2015 recante modalità di esecuzione del Reg. (UE) n. 1303/2013 per quanto riguarda i modelli per la relazione sullo stato dei lavori, la presentazione di informazioni relative a un grande progetto, il piano d'azione comune, le relazioni di attuazione relative all'obiettivo Investimenti in favore della crescita e dell'occupazione, la dichiarazione di affidabilità di gestione, la Strategia di audit, il parere di audit e la relazione di controllo annuale nonché la metodologia di esecuzione dell'analisi costi-benefici e, a norma del Reg. (UE) n. 1299/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, il modello per le relazioni di attuazione relative all'obiettivo di cooperazione territoriale europea

Regolamento Delegato (UE) N. 240/2014 della Commissione del 7 gennaio 2014 recante un codice europeo di condotta sul partenariato nell'ambito dei fondi strutturali e d'investimento europei.

Decisione di esecuzione della Commissione europea del 29.10.2014 che approva determinati elementi dell'accordo di partenariato con l'Italia CCI 2014IT16M8PA001

Regolamento (UE) n. 1011/2014 della Commissione del 22 settembre 2014 recante modalità di esecuzione del Reg. (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione e le norme dettagliate concernenti gli scambi di informazioni tra Beneficiari e Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione, Autorità di Audit e organismi intermedi

Regolamento (UE) n. 964/2014 della Commissione dell’11 settembre 2014 recante modalità di esecuzione del Reg. (UE) n. 1303/2013 per quanto concerne i termini e le condizioni uniformi per gli strumenti finanziari

Regolamento (UE) n. 821/2014 della Commissione del 28 luglio 2014 recante modalità di esecuzione del Reg. (UE) n. 1303/2013 per quanto riguarda le modalità dettagliate per il trasferimento e la gestione dei contributi dei programmi, le relazioni sugli strumenti finanziari, le caratteristiche tecniche delle misure di informazione e di comunicazione per le operazioni e il sistema di registrazione e memorizzazione dei dati

Regolamento (UE) n. 651/2014 della Commissione del 17 giugno 2014 che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato interno in applicazione degli articoli 107 e 108 del trattato

Regolamento (UE) n. 522/2014 della Commissione dell'11 marzo 2014 che integra il regolamento (UE) n. 1301/2013 riguardo ai principi relativi alla selezione e alla gestione delle azioni innovative nel settore dello sviluppo urbano sostenibile che saranno sostenute dal Fondo europeo di sviluppo regionale

Regolamento (UE) n. 215/2014 della Commissione, del 7 marzo 2014 che stabilisce norme di attuazione del regolamento (UE) n. 1303/2013 per quanto riguarda le metodologie per il sostegno in materia di cambiamenti climatici, la determinazione dei target intermedi e dei target finali nel quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione e la nomenclatura delle categorie di intervento per i fondi strutturali e di investimento europei

Regolamento delegato (UE) n. 480/2014 della Commissione del 03 marzo 2014 che integra il Reg. (UE) n. 1303/2013 (strumenti finanziari)

Regolamento di Esecuzione (UE) 184/2014 e smi del 25 febbraio 2014;

Regolamento (UE) n. 1407/2013 della Commissione del 18 dicembre 2013 relativo all’applicazione degli articoli 107 e 108 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea agli aiuti «de minimis»

Regolamento (UE) n. 1301/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio del 17 dicembre 2013 relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e a disposizioni specifiche concernenti l’obiettivo “Investimenti a favore della crescita e dell’occupazione” e che abroga il Reg. (CE) n. 1080/2006 del Consiglio

Regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio del 17 dicembre 2013 recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul

107

Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il Reg. (CE) n. 1083/2006 del Consiglio

Trattato sul funzionamento dell’Unione Europea (TFUE) pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 26 ottobre 2012

La Commissione europea, al fine di disciplinare in modo più puntuale l’organizzazione e il ruolo

dell’Autorità di Gestione, ha pubblicato, in attuazione dei Regolamenti sopra citati, le seguenti linee guida

e note orientative che sono state suddivise per temi.

Tabella 2: Linee guida e note orientative comunitarie

Linee guida e note orientative della Commissione europea relative agli Strumenti finanziari

EGESIF_16_0008-02 del 19/03/2019, “Guidance for Member States on Article 46 - reporting on financial instruments and on Article 37(2)(c) - leverage effect”

EGESIF_18-0040-01 del 05/03/2019 “FINANCIAL INSTRUMENTS - OVERVIEW OF CHANGES IN TITLE IV OF THE CPR FOLLOWING THE OMNIBUS REGULATION”

Guidance for Member States on Article 38(4) CPR - Implementation options for financial instruments by or under the responsibility of the managing authority, Nota SWD(2017) 343 final del 11/10/2017

Commission Staff Working Document, Guidance on Article 38(4)CPR – Implementation options for financial instruments by or under the responsibility of the managing authority - SWD (2017)343 final, del 11/10/2017

Documento Di Lavoro Dei Servizi Della Commissione, Orientamenti sugli aiuti di Stato relativi agli strumenti finanziari dei Fondi strutturali e di investimento europei (SIE) nel periodo di programmazione 2014-2020, SWD(2017) 156 final del 02/05/2017

Comunicazione della Commissione Europea, “Orientamenti per gli Stati membri sui criteri di selezione degli organismi che attuano gli Strumenti Finanziari”, C (2016)276 del 29/07/2016

EGESIF_15-0031-01 Final del 17/02/2016 "Guidance for Member States on Interest and Other Gains Generated by ESI Funds support paid to FI (Article 43 CPR)"

EGESIF_15-0021-01 del 26/11/2015 “Guidance for Member States on Article 42(1)(d) CPR – Eligible management costs and fees”

EGESIF_15_0012-02 del 10/08/2015 "Guidance for Member States on CPR_37_7_8_9 Combination of support from a financial instrument with other forms of support"

EGESIF_15-0006-01 del 08/06/2015 "Guidance for Member States on Article 41 CPR - Requests for payment"

EGESIF 15-0005-01 del 15/04/2015 “Guidance for Member States on definition and use of repayable assistance in comparison to financial instruments and grants”

EGESIF_14_0040-1 del 11/02/2015 "Guidance for Member States on Financial Instruments - Glossary"

EGESIF_14_0041-1 del 11/02/2015 "Guidance for Member States on Article 37(4) CPR- Support to enterprises/working capital"

EGESIF_14_0039-1 del 11/02/2015 "Guidance for Member States on Article 37(2) CPR- Ex-ante assessment"

EGESIF 14-0030 del 29/08/2014”Guidance for practitioners on the avoidance of common errors in ESI Funded projects”

Nota Ares(2014)2195942 del 02/07/2014 "Financial instruments in ESIF programmes 2014-2020 - A short reference guide for Managing Authorities"

Linee guida e note orientative della Commissione europea

in tema di attuazione dei fondi SIE, di aiuti di Stato e di Grandi Progetti

Comunicazione della Commissione sulla nozione di aiuto di Stato di cui all'articolo 107, paragrafo 1, del Trattato sul Funzionamento dell'Unione Europea 2016/C 262/01 del 19/07/2016

EGESIF_15-0035-01 del 26/01/2016 “Linee guida per gli SM sul calcolo del totale dei costi eleggibili da applicare ai grandi progetti nel periodo 2014-2020”

108

EGESIF_15-0010-01 del 18/05/2015 “Linee guida per gli Stati membri sullo sviluppo urbano sostenibile integrato (Articolo 7 del regolamento FESR)”

Linee guida e note orientative della Commissione europea sui sistemi di gestione e controllo

EGESIF_15-0002-04 del 19/12/2018 “Guidance for Member States on the Annual Control Report and Audit Opinion to be reported by audit authorities and on the treatment of errors detected by audit authorities in view of establishing and reporting reliable total residual error rates”

EGESIF_15_0018-04 del 3/12/2018 “Guidance for Member States on Preparation, Examination and Acceptance of Accounts”

EGESIF_15_0017-04 del 03/12/2018 ”Guidance for Member States on Amounts Withdrawn, Amounts Recovered, Amounts to be Recovered and Irrecoverable Amounts”

EGESIF_15_0016-04 del 03/12/2018 ”Guidance for Member States on Audit on Accounts”

EGESIF_15-0008-05 del 03/12/2018 “Guidance for Member States on the Drawing of Management Declaration and Annual Summary”

SWD(2018) 459 final del 30/10/2018 “Guidance Note Conditions for eligibility of VAT under Cohesion policy rules in the 2014-2020 programming period”

EGESIF_18-0017-00 del 07/03/2018 “Charter on good practices promoted by the Audit Community (Commission and Member State's audit authorities) when carrying out audits under COHESION POLICY, EMFF and FEAD)”

EGESIF_17-0006-00 del 06/04/2017 “Questions & Answers on e-Cohesion”

EGESIF 16-0014-01 del 20/01/2017 “Linee Guida sui metodi di campionamento (2007-2013, 2014-2020)”

EGESIF_15_0018-02 del 09/02/2016 "Linee guida per gli Stati Membri sulla preparazione, esame e accettazione dei conti"

EGESIF_15_0016-02 finale del 29/01/2016 "Guida orientativa per gli Stati membri sull’Audit dei Conti"

EGESIF_15_0017-02 del 25/01/2016 "Guida orientativa per gli Stati Membri sugli importi ritirati, recuperati, da recuperare e non recuperabili"

EGESIF_15-0002-02 final del 09/10/2015 "Guidance for Member States on the Annual Control Report and Audit Opinion"

EGESIF_14-0012_02 final del 17/09/2015 "Linee Guida per gli Stati membri sulle verifiche di gestione"

EGESIF_14-0011-02 final del 27/08/2015 "Linee Guida per gli Stati membri sulla strategia di Audit"

EGESIF_15-0008-02 del 19/08/2015 "Guida orientativa per gli Stati Membri sulla redazione della Dichiarazione di Gestione e del Riepilogo Annuale"

EGESIF 15-0008-01 del 04/06/2015 “Guidance on drawing of Management declaration and Annual summary - Programming period 2014-2020”

EGESIF_14-0010-final del 18/12/2014 "Linee guida per la Commissione e gli Stati membri su una metodologia comune per la valutazione dei sistemi di gestione e di controllo negli Stati membri"

EGESIF_14-0013-final del 18/12/2014 "Linee guida per gli Stati membri sulla procedura di designazione"

EGESIF n. 14-0017 del 06/10/2014 “Guida alle opzioni semplificate in materia di costi (OSC) - Finanziamento a tasso forfettario, Tabelle standard di costi unitari, importi forfettari”

EGESIF 14-0030 del 29/08/2014 “Guidance for practitioners on the avoidance of common errors in ESI Funded projects”

EGESIF_14-0021-00 del 16/06/2014 "Valutazione dei rischi di frode e misure antifrode efficaci e proporzionate" e allegati

Guide orientative della Commissione europea sulle opzioni di semplificazione dei costi

EGESIF 14-0017 del 06/10/2014 “Guida alle opzioni semplificate in materia di costi (OSC) Finanziamento a tasso forfettario, Tabelle standard di costi unitari, importi forfettari”

EGESIF_14-0017 di settembre 2014 "Guida alle opzioni semplificate in materia di costi" Fondi SIE

Guide orientative della Commissione europea sull’affidabilità degli indicatori

Nota Ares(2018)5525746 del 29/10/2018 “Affidabilità dei dati sugli indicatori di performance”

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EGESIF_18-0032-00 del 17/09/2018 “Guidance Document on Monitoring and Evaluation - European Regional Development Fund and Cohesion Fund”

EGESIF_18-0021-01 del 19/06/2018 “Guidance for Member States on Performance framework, review and reserve”

Ref. Ares(2016)3887970 del 25/07/2016 “Enquiry Planning Memorandum Audit Of Performance Data Reliability”

Quadro normativo a livello nazionale

A livello nazionale, in attuazione degli orientamenti strategici e dei dispositivi contenuti nei regolamenti comunitari, l’Amministrazione centrale italiana attraverso un processo di concertazione e confronto con un ampio partenariato che ha coinvolto le istituzioni pubbliche di livello nazionale, regionale e locale, i rappresentanti delle parti socio-economiche ed i rappresentanti della società civile, ha definito l’Accordo di Partenariato per la politica regionale di sviluppo 2014-2020, che individua fra i propri obiettivi e priorità il rafforzamento delle competenze e della capacità istituzionale complessiva dei soggetti cui sono affidate responsabilità di programmazione e gestione della politica regionale unitaria e promuove una governance multilivello e di settore in grado di assicurare una efficace programmazione ed una corretta gestione delle risorse comunitarie e nazionali. Nel quadro giuridico di riferimento nazionale è da ricomprendere: 1. la normativa di carattere generale, che ricomprende le principali norme sul funzionamento della

Pubblica amministrazione; 2. la normativa specifica, che ricomprende i principali riferimenti legislativi che attengono

all’attuazione delle operazioni; 3. la normativa di settore, che ricomprende l’insieme delle norme istitutive e regolatorie del

MiBACT. Nella tabella a seguire si riportano le principali norme del quadro giuridico nazionale: In conformità ai Regolamenti e agli orientamenti comunitari, il quadro normativo nazionale per il periodo di programmazione 2014-2020 trova la base giuridica nelle seguenti principali norme.

Tabella 3: Quadro normativo nazionale

Normativa nazionale

Regio decreto n. 2440/1923 e ss.mm.ii - Nuove disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità dello Stato

Regio decreto n. 827/1924 e ss.mm.ii - Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato

Legge n. 241/1990 e ss.mm.ii - Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi

Decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 123 - Disposizioni per la realizzazione degli interventi di sostegno pubblico alle imprese, a norma dell’articolo 4, comma 4, lettera c, della legge 15 marzo 1997, n. 59

Decreto legislativo n. 267/2000 e ss.mm.ii - Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali

Decreto del presidente della repubblica 445/2000 - Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Decreto legislativo n.165/2001 e ss.mm.ii - Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche

Accordo di Partenariato Italia 2014-2020 per l'impiego dei fondi strutturali e di investimento europei, adottato dalla Commissione europea con Decisione C(2014) 8021 del 29 ottobre 2014

Normativa specifica

Legge 488/1998 - Misure di finanza pubblica per la stabilizzazione e lo sviluppo

Decreto ministeriale 593/2000 - Modalità procedurali per la concessione delle agevolazioni previste dal decreto legislativo 27 luglio 1999, n. 297

Decreto legislativo n. 196/2003 e s.m.i. - Codice in materia di protezione dei dati personali

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Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. - Codice dei beni culturali e del paesaggio

Decreto Legislativo n. 163 del 12/04/2006 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE;

Decreto Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 – Regolamento di esecuzione ed attuazione del Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE

Decreto legislativo 19 aprile 2016, n. 50 – Attuazione delle Direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE, sugli appalti pubblici e sulle procedure di appalto degli Enti erogatori nei settori dell’acqua, dell’energia, dei trasporti e dei servizi postali, nonché per il riordino della disciplina vigente in materia di contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture

Decreto Legislativo 19 aprile 2017, n. 56 recante “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50”

Decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135 coordinato con la legge di conversione 11 febbraio 2019, n. 12 recante “Disposizioni urgenti in materia di sostegno e semplificazione per le imprese e per la pubblica amministrazione”

Decreto del Presidente della Repubblica 5 febbraio 2018, n. 22 “Regolamento recante i criteri sull'ammissibilità delle spese pe i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020”

Legge 30 dicembre 2018, n. 145 recante il “Bilancio di previsione dello Stato per l'anno finanziario 2019 e bilancio pluriennale per il triennio 2019-2021”

Decreto-legge 18 aprile 2019, n. 32 coordinato con la legge di conversione 14 giugno 2019, n. 55 recante: «Disposizioni urgenti per il rilancio del settore dei contratti pubblici, per l'accelerazione degli interventi infrastrutturali, di rigenerazione urbana e di ricostruzione a seguito di eventi sismici”

Decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368, recante “Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali" e successive modificazioni

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri della Repubblica 29 agosto 2014, n. 171, recante “Regolamento di organizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, degli uffici della diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance, a norma dell'articolo 16, comma 4, del decreto legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89”

Decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo del 27 novembre 2014, recante “Articolazione degli uffici dirigenziali di livello non generale del Ministero”

Decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo 23 gennaio 2016 di modifica del DM 23 dicembre 2014, recante “Organizzazione e funzionamento dei musei statali”

Decreto del Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo 23 gennaio 2016, recante “Riorganizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi dell’articolo 1, comma 327, della legge 28 dicembre 2015, n. 208”

Decreto ministeriale 11 maggio 2016, “Istituzione del regime di aiuto per sostenere la filiera culturale e creativa e rafforzare la competitività delle micro, piccole e medie imprese, finalizzato allo sviluppo e al consolidamento del settore produttivo collegato al patrimonio culturale italiano- Asse prioritario II del Programma Operativo Nazionale “Cultura e Sviluppo” 2014-2020”

Direttiva operativa n. 55 del 20.07.2016 “termini e modalità di presentazione delle domande per l’accesso alle agevolazioni in favore di iniziative imprenditoriali nell’industria culturale e creativa – PON Cultura e Sviluppo 2014-2020 Asse II “Attivazione dei potenziali territoriali di sviluppo legati alla cultura”, e indicazioni operative in merito alle procedure di concessione ed erogazione delle agevolazioni”

Decreto legge 12 luglio 2018, n. 86, recante “Disposizioni urgenti in materia di riordino delle attribuzioni dei Ministeri dei beni e delle attività culturali e del turismo, delle politiche agricole alimentari e forestali e dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare, nonché in materia di famiglia e disabilità”

http://www.bosettiegatti.eu/info/norme/statali/2016_0050.htm

http://www.bosettiegatti.eu/info/norme/statali/2016_0050.htm

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ALLEGATI

Allegato 1 – Manuale utente SGP

Allegato 2 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione

Allegato 3 - Manuale delle verifiche di gestione

Allegato 4 - Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione.

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