RAOLTA ED INVIO DEI DATI AL STS - · 2017-07-06 · La finestra è suddivisa in tre parti: 1....

SISTEMA TESSERA SANITARIA - DESCRIZIONE

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RACCOLTA ED INVIO DEI DATI AL STS

SOMMARIO

CONFIGURAZIONE DELLE IMPOSTAZIONI PARAMETRICHE ................................... 2

Inserimento Credenziali STS e riferimenti Azienda per l’invio .................................................................................... 2

RACCOLTA E GESTIONE DEI DOCUMENTI ......................................................................... 3

finestra di Gestione ed Invio Dati STS: ....................................................................................................................... 3

Gestione dei documenti e modifica ............................................................................................................................ 4

Completamento delle Righe Non Definite .................................................................................................................. 7

PROCEDURA FINALE DI INVIO E GENERAZIONE XML ........................................................ 8

Premessa ..................................................................................................................................................................... 8

Generazione file XML .................................................................................................................................................. 8

Invio del file al Sistema TS ........................................................................................................................................... 9

VERIFICARE I DATI INVIATI NEL PORTALE STS ................................................................. 10

Premessa ................................................................................................................................................................... 10

I messaggi di Warning ............................................................................................................................................... 10

Verifica i documenti inviati nel Portale STS .............................................................................................................. 10

Modificare/eliminare i documenti inviati ................................................................................................................. 14

Stampare su carta i documenti inviati ...................................................................................................................... 15

APPROFONDIMENTI: Domande frequenti e possibili obiezioni ...................................... 16



CONFIGURAZIONE DELLE IMPOSTAZIONI PARAMETRICHE In questa capitolo vi spiegheremo come configurare WINeyes XPS ai fini dell’invio dei dati al sistema TS.

Inserimento Credenziali STS e riferimenti Azienda per l’invio

COS’È LA FUNZIONE? In tale funzione di configurazione inseriremo il codice ITCA, PINCODE, CODICE PROPRIETARIO, USER ID e PASSWORD per l’accesso al Sistema TS (fornitevi dal Ministero).

COME È STATA MODIFICATA? In configurazione sono state implementati dei campi per permettere l’inserimento di questi dati.

IMPLICAZIONI: L’inserimento di questi dati è fondamentale ai fini dell’invio dei dati al sistema TS

1. Dopo aver eseguito l’accesso a WINeyes XPS con utente Amministratore (abilitato all’accesso al menu), selezionare il menu CONFIGURAZIONE GESTIONE UTENTI – AZIENDE – FILIALI (1);

2. Aprire la finestra ANAGRAFICA AZIENDE(2) e caricare i dati cliccando sul tasto NUOVA RICERCA(3) e subito dopo su ESEGUI RICERCA (4);

3. Selezionare l’azienda interessata spostandosi con le frecce (5);

4. Completare i dati all’interno della sezione RIFERIMENTI SISTEMA TESSERA SANITARIA (6):

a. Compilare i campi PINCODE (codice di 10 caratteri) e CODICE PROPRIETARIO (nel formato 604-XXX-XXXXXX) con le informazioni ricevute via PEC al momento dell’iscrizione al portale Tessera Sanitaria; I campi CODICE REGIONE, CODICE ASL e CODICE SSA si compileranno in automatico a seguito dell’inserimento dei dati nel punto a. ;

a. Inserire USER ID e PASSWORD per effettuare l’invio.

b. Inserire il CODICE FISCALE del proprietario dell’azienda, nonché responsabile delle informazioni inoltrate;

5. Assicurarsi che il codice ITCA sia inserito e risulti corretto (7); SALVARE (8).



RACCOLTA E GESTIONE DEI DOCUMENTI

finestra di Gestione ed Invio Dati STS:

La finestra è suddivisa in tre parti:

1. DEFINIZIONE RICERCA DOCUMENTI PER STS (3)

2. AREA COMANDI, FILTRI (4)

3. RIGHE STS (5)

La prima sezione è utilizzata per impostare i dati di Azienda e Periodo di ricerca (es. per l’invio dei dati

2016, dovremo impostare dall’01/01/2016 al 31/12/2016). Trattandosi del primo invio, premere NUOVO

e impostare i dati:

Dopo aver inserito i dati di ricerca e aver premuto SALVA, WINeyes XPS effettuerà una prima ricerca

riportando tutti gli scontrini e/o le fatture che possono essere inviate.

E’ possibile rintracciare i report precedentemente creati cliccando NUOVA RICERCA (6), impostando i

parametri e cliccando su ESEGUI RICERCA, quindi spostandosi con le frecce (7).

Le seconde due sezioni vengono utilizzate simultaneamente per effettuare le operazioni di ricerca e

modifica sui documenti caricati.



Gestione dei documenti e modifica

I documenti sono presentati con la nuova modalità di visualizzazione righe Treeview. Infatti ogni

documento, cliccando sull’apposito pulsante , potrà essere esteso in modo tale da visualizzare

anche i dettagli delle righe che lo compongono (1)

Per facilitare ulteriormente l’utente nella gestione dei dati, tutte le righe che presentano delle anomalie

vengono evidenziate con colori differenti come riportato nella finestra (2) (le righe gialle corrispondono a

documenti non definiti, le righe rosse contengono un errore).

Per determinare con più precisione che tipo di errore presenta ogni riga basta selezionarla (la riga allora si

colora di azzurro) e, alla base della finestra, comparirà una breve descrizione con la spiegazione

dell’errore (3).

È possibile approfondire e modificare direttamente il documento che presenta un errore con un doppio

click sulla riga: si ha la possibilità di aprire così la finestra di Fattura o Scontrino posizionandosi sul

documento desiderato. Quando si ritorna alla Finestra Gestione STS la riga dove è stato effettuato il

doppio click viene segnata con una spunta nel campo apposito “Modificato” (4). Tutte le modifiche

effettuate ai documenti verranno visualizzate soltanto dopo aver Ricaricato le Righe cliccando

sull’apposito pulsante nell’area comandi (5).

Ogni riga di un documento può inoltre essere modificata direttamente dalla finestra in modo tale da

determinare se si tratta di una riga Detraibile o Non Detraibile. Per farlo basta espandere il Documento

che si vuole modificare e selezionare dal menu a tendina il campo apposito “Det. D.M” (6).

Nell’Area comandi esiste la possibilità di applicare a tutte le righe visualizzate il flag di Detrazione o non

Detrazione cliccando sull’apposito pulsante (7).

2



La ricerca delle righe può essere filtrata (8) per:

Fatture

Scontrini

Quietanze

Righe Detraibili

Righe non Definite (cioè righe che non sono ancora state impostate come detraibili o meno)

Righe inserite manualmente

Errori

Inoltre è possibile visualizzare i documenti anche solo di un unico punto vendita o di tutti agendo

sul campo PV sottostante.

Cliccando il pulsante Nuovo della Toolbar di data-entry si potrà inserire una nuova riga che sarà inviata all’STS. Per poter creare la nuova riga è necessario però determinare in precedenza il punto vendita a cui riferire la vendita.

Dopo aver salvato le righe verranno ricaricate e quelle inserite saranno visualizzate in testa alla coda. Esiste anche la possibilità di cancellare le righe inserite manualmente selezionandole e successivamente cliccando sul pulsante “Elimina” che comparirà sulla Toolbar di destra.

Descrizione e Gestione dei possibili Errori

Per poter effettuare l’invio al Sistema Tessera Sanitaria attraverso WINeyes XPS è indispensabile

correggere gli errori ed inserire i dati mancanti, evidenziati nella finestra GESTIONE E INVIO DATI STS.

Le tipologie di errori riscontrabili sono essenzialmente tre (utilizzare i filtri per vedere i soli errori):

1. Errore: CODICE FISCALE NON FORMALMENTE CORRETTO

Sta ad indicare che il CF presente nel documento/scontrino non risulta corretto secondo un

sistema di verifica formale: in questo caso è sufficiente aprire il documento in oggetto (doppio

click) ed inserire il CF corretto modificando contestualmente la documentazione in possesso del

cliente.

In caso non sia possibile procedere alla sistemazione, si consiglia, limitatamente all’invio del 2016,

di eliminare il documento dalla lista dei documenti da inviare al Sistema Tessera Sanitaria: quindi

se si tratta di una fattura bisogna modificare la voce della fattura specificando che la vendita in

oggetto non è detraibile (è possibile farlo sia dalla finestra GESTIONE INVIO STS, sia recandosi nel

documento di fattura con un doppio click), se si tratta di uno scontrino bisogna procedere

all’eliminazione del documento dal carrello (quindi aprire il documento scontrino con un click e dal

carrello eliminare lo scontrino in oggetto).

Se rimangono dubbi a questo proposito consigliamo di leggere gli approfondimenti in fondo a questo

documento e consultare il proprio commercialista od il consulente fiscale.



2. Errore: NUMERO DISPOSITIVO NON DEFINITO Questo errore si verifica se:

a. Il numero del dispositivo non è associato alla matricola fiscale presente nel CARRELLO: in questo caso WINeyes non trova compilato in “Configurazione” l’associazione tra la matricola fiscale riportata nello scontrino ed il numero dispositivo.

Per correggere l’errore si deve inserire, in configurazione, il numero di matricola del misuratore fiscale e associarlo ad un dispositivo (come spiegato nella sezione del manuale: CONFIGURAZIONE REGISTRATORE DI CASSA). Il campo numero dispositivo può venire calcolato automaticamente attraverso l’utilizzo del tasto “CALCOLA”.

b. La matricola del Registratore Fiscale non è presente nello Scontrino: l’utente deve allora inserirla manualmente aprendo il CARRELLO con un click sulla riga e posizionandosi sul campo MISURATORE FISCALE. Tale operazione può avvenire sole se i parametri sono stati correttamente configurati come appena spiegato al punto a) di cui sopra.

3. Errore: L’IMPORTO DETRAIBILE NON PUO’ ESSERE NEGATIVO Sta a significare l’importo portato in detrazione è minore o uguale a zero. Verificare che i campi QUANTITA’ E TOTALE del documento siano correttamente compilati (l’errore si è generato a monte, in fase di emissione del documento).

Esempio di fattura errata, senza quantità (da notare che la sezione totali è vuota):

In questo caso rendere NON DETRAIBILI le righe della fattura.



Completamento delle Righe Non Definite

Le righe evidenziate in giallo rappresentano documenti rispetto ai quali WINeyes XPS non è riuscito a

determinarne il corretto stato (ossia se sia detraibile o meno).

In questo caso è possibile evidenziare la voce del documento direttamente nella schermata cliccando sulla

ad inizio riga; appariranno le righe di dettaglio in corrispondenza delle quali un menu a tendina

permette di definire se siano Detraibili (attributo contraddistinto dalla dicitura “Det. D.M”) o Non

Detraibili (attributo contraddistinto dalla dicitura “Non Det”).

In alternativa si può inoltre aprire il documento stesso e apportare la modifica nel dettaglio del

documento.



PROCEDURA FINALE DI INVIO E GENERAZIONE XML

Premessa

I tasti “Genera XML” e “Invio Definitivo” (2), risulteranno abilitati

solamente dopo aver risolto tutti gli errori evidenziati all’interno delle

righe. Lo stato “Avanzamento ricerca STS” risulterà classificato con la

dicitura “Documenti Corretti” (1) .

NOTA: affinché l’invio sia possibile, è necessario che tutti i dati inseriti in configurazione, siano corretti. In

caso contrario il sistema segnalerà il dato errato. Fare riferimento a pag. 2.

Generazione file XML

Per i clienti che non intendono effettuare l’invio attraverso WINeyes XPS, viene messa a disposizione la

possibilità di generare un file XML che verrà successivamente spedito attraverso altri sistemi.

Prima di generare il file controllare in “Configurazione” che i parametri siano stati correttamente inseriti

(fare riferimento a pag. 2).

Il file generato viene salvato automaticamente nella cartella C:\wineyesXPS_DB\Backup\STS_XML del pc

da cui verrà creato. Il nome del file sarà nel formato:

STS_20161215_20161231_20170121_1355.xml - (ultima data e ora = data creazione file)

Ad ogni generazione viene creato un nuovo file e parcheggiato nella stessa cartella.



Invio del file al Sistema TS

Tutti i documenti inviati verranno contraddistinti da una spunta verde ( ) e da un numero di

protocollo(1) che trova corrispondenza all’interno del portale TS ; un messaggio avviserà l’utente che

l’invio è stato completato. Il tempo di invio può variare a seconda della velocità di connessione della

propria rete internet.

All’interno della finestra Gestione ed Invio STS potranno essere recuperati in ogni momento i documenti

già inviati facendo una ricerca (2) e muovendosi con le frecce (3); i documenti trovano specificato

l’intervallo di date a cui questi si riferiscono.

Il programma è predisposto per inviare solo i dati che non sono già stati inviati, per cui se al nuovo invio si

comprende un intervallo di date già compreso nel precedente invio, si riscontreranno delle righe senza

protocollo: queste righe non sono state re-inviate.



VERIFICARE I DATI INVIATI NEL PORTALE STS

Premessa

All’interno del portale Tessera Sanitaria è possibile controllare i dati appena inviati da WINeyes; il

caricamento dei file nel portale avviene in tempi molto brevi, quasi immediati, salvo problemi al sito.

All’interno del portale è possibile riscontrare eventuali avvisi restituiti dal portale tessera sanitaria,

modificare/eliminare i documenti, stampare su carta quanto inviato.

Consigliamo di concludere l’invio facendo questa ultima operazione.

I messaggi di Warning

E’ importante controllare i documenti all’interno del portale perché WINeyes informa solo quando

riscontra errori bloccanti, che per loro natura non permettono l’inserimento di un file. I file accolti con

segnalazione, invece, si trovano nella sezione Ricevute Spese Sanitarie del Portale TS.

Le segnalazioni fin ora riscontrate si riferiscono solamente a Codici fiscali formalmente corretti, ma non

presenti nell’archivio tessera sanitaria (errore W003). Consigliamo di accertarsi che il CF in questione

appartenga effettivamente al contribuente e che non sia stato calcolato sulle informazioni del cliente,

senza una lettura dalla tessera sanitaria.

Verifica i documenti inviati nel Portale STS

Trovare il sito del Portale Tessera Sanitaria attraverso la ricerca di Google “portale STS”;



Accedere al sito ed entrare nell’area riservata dal tasto in alto a destra, cliccare nella sezione “Accesso con

credenziali” ed inserire quindi le proprie credenziali.



Dopo aver fatto l’accesso al portale Tessera Sanitaria, cliccare in “Gestione dati di spesa 730” (1) dal menu

di sinistra e poi “Ricevute Spese Sanitarie” (2) in alto a destra.

Impostare nell’intervallo di date la data di invio dei documenti. Se la mole di dati supera quella

visualizzabile dal portale, potrebbe essere necessario filtrare di 20sec in 20sec.



Questa visualizzazione informa se il documento è stato elaborato correttamente o se invece sono stati riscontrati degli errori (1). Il numero di protocollo (2) è l’unico riferimento relativo al documento inviato: attraverso lo stesso è possibile ritrovare il documento salvato in WINeyes. Per approfondire il tipo di errore è necessario aprire il file CSV attraverso il link presente nell’icona sotto l’omonima colonna (3).

Si apre così una cartella .zip, all’interno del quale è presente un file csv che può essere aperto con il programma Microsoft Excel. All’interno del file vi è la descrizione dell’errore (1).



Modificare/eliminare i documenti inviati

Dopo aver fatto l’accesso al portale Tessera Sanitaria, cliccare in “Gestione dati di spesa 730” (1) dal menu

di sinistra e poi “Gestione Spese Sanitarie” (2) in alto a destra.

Impostare nell’intervallo di date la data di emissione dei documenti. Se la mole di dati supera quella

visualizzabile dal portale, potrebbe essere necessario ridurre l’intervallo di tempo di ricerca.

Le righe così visualizzate mostrano tutte le informazioni trasmesse al portale TS relativamente ai

documenti inviati. Spuntando una riga (1) è possibile eliminarla (2), o entrare nel dettaglio (3) per

procedere alla modifica.



Stampare su carta i documenti inviati

È possibile stampare i risultati così visualizzati attraverso la funzione di stampa della pagina web, cui si può accedere con il tasto Ctrl+P o dal menù che si apre con il tasto destro del mouse.



APPROFONDIMENTI: Domande frequenti e possibili obiezioni

COSA DEVO FARE SE MI APPARE IL MESSAGGIO “Sono stati riscontrati degli errori nella registrazione

della matricola fiscale”

Se ti appare il messaggio sopra riportato nel momento in cui carichi i documenti da inviare al

Sistema Tessera Sanitaria, assicurati anzitutto che in CONFIGURAZIONE siano configurati i tuoi

registratori di cassa (vedi sezione “Configurazione del Registratore di Cassa” pag. 4), quindi procedi

correggendo ogni singolo errore riportato negli scontrini, inserendo la matricola del registratore di

cassa laddove manca o associando il dispositivo corrispondente (vedi sezione “Descrizione e

Gestione degli errori” pag. 12)

COSA DEVO FARE SE CAMBIO O HO CAMBIATO IL REGISTRATORE DI CASSA? Nel momento in cui cambio il registratore di cassa dovrò aggiungere nell’anagrafica del punto

vendita la nuova matricola del registratore alla quale sarà attribuito un nuovo numero di

dispositivo. È importante mantenere in configurazione anche la matricola vecchia finché non

verranno inviati tutti i documenti emessi con quel Registratore di Cassa. Questo permetterà di

gestire l’invio degli scontrini generati da entrambi i registratori.

COME DEVO CONFIGURARE I DISPOSITIVI SE LA MIA AZIENDA HA PIU’ PUNTI VENDITA? Le specifiche tecniche emesse per l'invio dei dati al Sistema TS prevedono che, per ogni soggetto

giuridico obbligato all'invio dei dati, ad ogni registratore di cassa debba essere assegnato un

proprio numero identificativo. Nel caso in cui i diversi punti vendita siano collegati ed utilizzino un

unico database, WINeyes attribuisce automaticamente un numero progressivo univoco al

Registratore di cassa; in caso contrario è necessario impostare manualmente un numero di

dispositivo diverso per ogni misuratore fiscale.

COSA POSSO FARE SE HO DIMENTICATO DI REGISTRARE DEI DOCUMENTI? Se durante il controllo l’utente ha dimenticato di registrare dei documenti/scontrini, riferiti al

periodo di ricerca individuato, è possibile inserirli nel CARRELLO o come nuova riga direttamente



nella finestra GESTIONE E INVIO DATI STS, facendo attenzione a riportare la data esatta del

documento.

Al termine dell’inserimento basterà cliccare sul tasto RICARICA RIGHE per aggiornare la lista.

PERCHE’ ESISTE IL TASTO “TUTTE LE RIGHE DETRAIBILI”? Questo tasto consente all’utente, in un solo click, di impostare tutte le righe NON DEFINITE come

detraibili, si tratta di un utility creata per una gestione più veloce per chi inserisce le fatture

manualmente, senza generarle dalla fornitura e dal carrello.

COME CORREGGERE UNO SCONTRINO SBAGLIATO? a) Richiamare il cliente, stornare lo scontrino e riemetterlo con il CF corretto.

b) Per il 2016 o nei casi non sia possibile ricontattare il cliente, eliminare lo scontrino dall’archivio

del Software

COME CORREGGERE UNA FATTURA SBAGLIATA? WINeyes consente di modificare una fattura già stampata per essere riconsegnata al cliente.

Questa operazione deve essere fatta previa consultazione del proprio commercialista.

OGNI QUANTO è OPPORTUNO FARE L’INVIO? Gli errori che si possono verificare al momento dell’invio possono essere gestiti più agilmente se il

tempo trascorso dal momento dell’emissione del documento è breve; per questo si consiglia di

fare l’operazione di invio quanto più spesso possibile.

VENGONO INVIATE ANCHE LE QUIETANZE? WINeyes XPS considererà anche le quietanze al momento dell’invio laddove è stato riportato nei

documenti salvati i riferimenti dello scontrino allegato, ossia il numero dello scontrino, la data ed

ora di emissione e la matricola fiscale del registratore di cassa che ha effettuato la stampa.

VENGONO INVIATE ANCHE LE RICEVUTE PROFESSIONALI? WINeyes XPS predisporrà anche l’invio delle ricevute professionali aziendali e personali (contenute

nelle due sezioni predisposte nella finestra documenti). Per le ricevute professionali personali

bisognerà specificare le credenziali riferite al professionista.

PERCHE’ I TASTI DI GENERAZIONE XML ED INVIO NON SONO CLICCABILI? Tali funzioni risulteranno disponibili solo a seguito della correzione di tutti gli errori presentati

nelle righe.

QUANTO CI IMPIEGA WINEYES AD EFFETTUARE L’INVIO? Il tempo di invio dipende dalla quantità di informazioni da inviare e dai tempi di risposta del

collegamento a internet.

PERCHE’ AL MOMENTO DELL’INVIO O DELLA GENERAZIONE DEL FILE VIENE RICHIESTO IL

CONTROLLO DELLE CREDENZIALI? Per poter procedere con la generazione del file XML e/o l’invio è necessario aver correttamente

compilato i parametri nell’apposita area di configurazione (vedasi capitolo: CONFIGURAZIONE

DELLE IMPOSTAZIONI PARAMETRICHE nel manuale generale).

Ricordiamo di seguito quali sono i dati da inserire:



- PIVA: Partita IVA dell’azienda

- PINCODE: numero a 10 cifre, che si trova all’interno dell’area riservata del Portale TS;

- CODICE PROPRIETARIO: codice che appare secondo il formato XXX+YYY+ZZZZZZ ( cioè formato

da 3 + 3 + 5/6 caratteri), che si trova all’interno dell’area riservata del Portale TS;

- UserID: Inviata via PEC dal Sistema TS, formata da 8 caratteri (cifre e lettere);

- Password: Fornita via PEC e poi impostata al primo accesso all’area riservata;

- CF Proprietario: Ossia il Codice Fiscale della persona fisica considerata responsabile dell’invio

dei dati.

Per problemi nel recupero dei codici, invece, consigliamo di contattare il numero verde del

Sistema Tessera Sanitaria ( Numero Verde: 800 030 070 ).

HO GIA’ INSERITO LE CREDENZIALI, MA AL MOMENTO DELL’INVIO VIENE COMUNICATO CHE LE

CREDENZIALI NON SONO VALIDE? La password impostata per accedere al portale STS scade ogni 30 giorni. Prima di effettuare un

nuovo invio, perciò, può esser necessario fare il login nell’area riservata del portale ed impostare

una nuova password che deve essere aggiornata poi anche in WINeyes. (Per accedere al portale TS

vedasi capitolo: VERIFICARE I DATI NEL PORTALE TS; per modificare le credenziali vedasi capitolo:

CONFIGURAZIONE DELLE IMPOSTAZIONI PARAMETRICHE)

DOVE TROVO IL PINCODE ED IL CODICE PROPRIETARIO? Per recuperare il Pincode ed il codice proprietario, essenziali per poter effettuare l’invio, è

necessario accedere all’area riservate nel sito Portale TS con le credenziali inoltrate via PEC al

momento dell’accreditamento. Quindi all’interno della sezione Profilo Utente si trova la pagina

Stampa Pincode, dove è presente un pdf che riporta il Pincode ed il Codice Proprietario.

QUALI SONO I REQUISITI MINIMI TECNOLOGICI PER EFFETTUARE L’INVIO? I requisiti minimi per poter gestire la crittografia necessaria alla generazione del file XML e

successivo invio sono:

- Sistema Operativo Windows Vista o superiore

- Framework Microsoft .net 4.5 o superiore

- Connessione internet attiva

Per poter effettuare le operazioni descritte è necessario che ALMENO UNA delle stazioni di lavoro

presenti in azienda rispetti i requisiti tecnici riportati.

PERCHE’ NEL DOCUMENTO INVIATO ALCUNE RIGHE NON HANNO IL NUMERO DI PROTOCOLLO? Il programma è predisposto per inviare solo i dati che non sono già stati inviati, per cui se al nuovo

invio si comprende un intervallo di date già compreso nel precedente invio, si riscontreranno delle

righe senza protocollo: queste righe sono state considerate, ma non sono state re-inviate.

Il Servizio Clienti WINeyes è a Vs disposizione.

Tel: 049 79 69 895 | eMail: [email protected]

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