Protocollo Informatico: da e-Prot a Seedoo

Una nuova piattaforma

FlossLab, mantainer del protocollo informatico Open Source che è diventato il più diffuso in Italia, e-Prot, ha scelto di trasferire le competenze ed esperienze acquisite in materia di protocollazione su una nuova piattaforma, più solida ed efficiente: SeeDoo.

Cos’è Seedoo?SeeDoo è una piattaforma per la PA digitale, che comprende il Sistema di Protocollo Informatico e di Gestione Documentale.Questa soluzione è un efficace strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di una Pubblica Amministrazione sia centrale che locale.Attraverso questo strumento è possibile gestire l’intero iter di un protocollo in ottemperanza a quanto definito dalla normativa vigente.SeeDoo è Open Source: libera il Cliente dai vincoli di licenze e fornitori ed è più sicuro.

Cosa fa?SeeDoo è uno strumento che ci permette di raggiungere in maniera

efficace ed efficiente i seguenti obiettivi:

● passaggio da un sistema di archiviazione “cartacea” dei documenti

ad un sistema elettronico, che consente l’univocità del documento

e il puntuale reperimento;

● maggior sicurezza del servizio, nella conservazione e nella bassa

circolazione degli originali, con l’effettiva certezza del reperimento

di un documento e la possibile verifica immediata della relazione

con altri documenti;

● possibilità di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti con

diverse chiavi di ricerca, parametrizzabili rispetto alle esigenze dei vari contesti di utente;

● adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale

organizzativo, introdotte dalle leggi e decreti più recenti;

● miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia rispetto alle attività degli utenti che accedono alla

banca dati/informazioni dei documenti;

● possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di più utenti, superando i

problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto;

● recupero di spazio e costi richiesto dall’archiviazione cartacea.

Quali sono i vantaggi?● Soluzione Open Source di protocollo informatico maggiormente

diffusa: robustezza e personalizzazione;

● Risparmio di tempo;

● Economicità nell’accesso ad ogni singolo documento;

● Maggiore trasparenza verso il cittadino e internamente

all’Amministrazione;

● Interoperabilità e disponibilità dei documenti per altri processi.

Quali elementi lo caratterizzano?● Registrazione dei documenti in ingresso, in uscita

e interni;

● Classificazione secondo le voci di titolario;

● Segnatura: identifica univocamente il protocollo;

● Fascicolazione dei documenti e utilizzo di faldoni;

● Registri: registro ufficiale, di emergenze e

multiregistro;

● Statistiche: registro giornaliero, report statistici

sullo stato delle pratiche;

● Organizzazione: organigramma, profili, ruoli, uffici, gestione dello scarto (deposito);

● Anagrafica: anagrafe delle persone fisiche e giuridiche, liste di distribuzione;

● Acquisizione da scanner, da email, PEC, verifica della firma digitale;

● Workflow: assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, riassegnazione, rifiuto;

● Ricerca in base a tutti i tipi di informazione registrati e full text all’interno del documento.

VISITA IL SITO: www.seedoo.it

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