Progettazione: analisi delle raccolte esistenti

Una volta definito il profilo istituzionale della biblioteca e presa consapevolezza del contesto all’interno del quale operare, il passo successivo consiste nell’analisi delle raccolte che si sono stratificate all’interno della biblioteca.

L’obiettivo è quello di valutare la copertura delle risorse di cui già disponiamo, sia in senso tipologico, che in quello tematico, cronologico, bibliografico, etc.

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti

Si tratta cioè di rispondere ad una serie didomande: quello che abbiamo, che tipo di bisogni e/o interessi copre? la documentazione posseduta è

sufficientemente aggiornata? è in grado di sostenere le funzioni che crediamo appropriate per la nostra biblioteca? che cosa manca? in che ambito?

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti

L’analisi delle raccolte prevede due momenti, il primo teso a recuperare informazioni soprattutto di carattere quantitativo, il secondo in cui si cercherà di ricavare, attraverso una scomposizione delle raccolte, una, per così dire, fotografia più esatta e precisa di quanto possediamo, dal punto di vista soprattutto della copertura tematica.

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Analisi quantitativa

Sono possibili due approcci: centrato sul posseduto; centrato sull’utenteL’analisi quantitativa centrata sul possedutoserve a ricavare dati numerici relativi a

tutte le raccolte, ad esempio:

Progettazione: analisi delle raccolte esistenti numero dei titoli; presenza e quantificazione delle varie tipologie

documentarie e delle varie tipologie di supporti (libri, audio/videoregistrazioni, seriali, risorse elettroniche, etc.)

numero delle acquisizioni età delle raccolte numero degli scarti effettuati

Un’indagine del genere è possibile, senza eccessivo dispendio di forze e di risorse, solo in presenza di un catalogo informatizzato, che sia interrogabile in modo flessibile e che contenga anche informazioni di carattere amministrativo (ad esempio libri scartati).

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La valutazione dell’età delle raccolte deve essere fatto con prudenza e consapevolezza: non necessariamente l’età del documento indica obsolescenza.

Per alcune tipologie di biblioteca può essere irrilevante (biblioteche di conservazione), ma anche nelle biblioteche pubbliche è in certi casi auspicabile un certo livello di conservazione, soprattutto per la documentazione locale.

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Un’indagine sull’età delle raccolte è più corretta se condotta su segmenti disciplinari e tematici, perché la rapidità di invecchiamento è diversa per i vari ambiti disciplinari.

Ci sono vari metodi per ricavare il dato numerico relativo all’età dei documenti posseduti: in linea di massima qualunque metodo scegliamo i dati più interessanti si ricavano applicandolo ad insiemi logici (per disciplina, o gruppi di discipline; secondo la funzione e/o destinazione: consultazione, libri per ragazzi, etc.).

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Età mediana Consiste nel fissare per ogni ambito disciplinare

il valore che si colloca al centro dell’insieme documentario. Esso sarà perciò diviso in due parti, metà più vecchio, metà più recente. Un procedimento del genere assicura una scansione più analitica dividendo il segmento invece che in due parti in quattro.

Questa informazione risulta utile a valutare ad esempio l’aggiornamento del segmento utilizzato rispetto a quanto prodotto nello stesso ambito.

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Età modale E’ espressa dall’anno in cui si

concentrano più documenti all’interno di ogni sezione considerata. Questo valore cambia sensibilmente e acquista significati diversi a seconda del segmento considerato.

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Un’età modale anteriore a due nella sezione informatica indica sicuramente un invecchiamento, mentre un’età modale anteriore anche a cinque anni per la sezione filosofia non ha lo stesso significato.

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Età media Si calcola addizionando le date e

dividendo la somma per il numero dei documenti: ci può dire qualcosa in generale sul segmento di collezione analizzato, ma non ci dice nulla sugli ultimi aggiornamenti.

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I dati numerici più interessanti ricavabili da un’analisi quantitativa centrata sull’utente, sono quelli relativi alla circolazione e al prestito dei documenti, sia ricavando dati grezzi (numero complessivo dei prestiti) sia elaborati (indice di circolazione = numero totale dei prestiti in un certo periodo, diviso per il numero totale dei documenti posseduti).

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Ai dati relativi al prestito, occorrerebbe, per avere un quadro più completo, aggiungere quelli relativi alla lettura in sede (rilevamento più semplice, se l’utente deve fare una richiesta scritta, più complesso nelle biblioteche a scaffale aperto).

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Analisi qualitativaAnche per l’analisi qualitativa si può

procederecon i due approcci visti prima.Se prendiamo come punto di osservazione il posseduto, possiamo avere dei dati utili a valutare la qualità delle nostre raccolte, ad esempio semplicemente

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scorrendo gli scaffali (libri maggiormente usurati, perché usati, o libri praticamente nuovi),

oppure con interventi più complessi sovrapponendo il posseduto in alcune aree con bibliografie specializzate,

oppure ancora confrontando il posseduto con quello di biblioteche simili.

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Se invece prendiamo come punto di osservazione l’utente, dovremmo necessariamente allestire delle indagini a campione, per ricavare dati circa la soddisfazione degli utenti, o per far emergere bisogni e interessi soddisfatti o meno dalla biblioteca.

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Analisi come quelle che abbiamo descritto fino ad ora possono darci una conoscenza generale delle raccolte nel loro insieme, utile comunque come punto di partenza, che comunque può essere approfondita attraverso processi più complessi, sostenuti comunque da metodologie consolidate.

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Destratificazione Il processo di destratificazione è

sostanzialmente un’analisi storica delle raccolte, volto ad enucleare fondi storici o raccolte particolari che si sono sedimentate nel tempo, che possono essere anche incoerenti con la fisionomia attuale della biblioteca, ma che chiaramente sono il risultato della storia della biblioteca.

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E’ chiaro che il processo di destratificazione interessa prevalentemente l’ambito della storia delle biblioteche (utilizzo di cataloghi fuori uso, fonti archivistiche, etc): è un momento fondamentale per chi intende ricostruire la storia di una biblioteca, ma come dicevamo prima ha importanza anche sul versante biblioteconomico, perché consente di pianificare meglio e con maggior consapevolezza la politica documentaria.

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Segmentazione Con la destratificazione noi otteniamo una

proiezione diacronica delle raccolte, possiamo cioè ricostruire le tappe e le caratteristiche più importanti della loro formazione; invece l’obiettivo del processo di analisi che si fonda sulla segmentazione è quello di scomporre le raccolte in macroaree disciplinari, oppure funzionali (consultazione, periodici, audiovisivi, ragazzi, etc.), ciascuna delle quali sarà sottoposta ad una misurazione e ad una valutazione approfondita, per stabilirne il grado di copertura, la fisionomia, le potenzialità di uso, etc.

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Tale analisi per segmentazione può essere condotta in modo diverso e con strumenti diversi, ma una delle metodologie più accreditate e sicuramente più diffuse a livello internazionale (adesso anche in Italia) è il progetto Conspectus.