Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali del...

Istruzione operativa

I09 Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali del Consiglio regionale Responsabile processo: Segretario generale

Strutture interessate: tutte

Edizione 3 Adeguamento alle disposizioni relative all’accesso nei giorni di seduta del Consiglio e alla nuova struttura organizzativa

9 set 2014 Redattore Firma P. Vedovato

Responsabile funzione Firma

9 set 2014 Responsabile processo Firma R. Zanon

9 set 2014 Responsabile qualità Firma P. Vedovato

9 set 2014 Segretario generale Firma R. Zanon

Protocollo n. 16052 data 09 set 2014

Indice

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ........................................................................................................................ 3

1.1 NORME DI RIFERIMENTO E VINCOLI. ......................................................................................... 3

2. RESPONSABILITÀ........................................................................................................................................................... 3

3. MODALITÀ OPERATIVE ................................................................................................................................................. 3

3.1 VISITATORI GIORNALIERI CHE DEBBONO ACCEDERE OCCASIONALMENTE AL CONSIGLIO REGIONALE. ................................................................................................................................ 3 3.2 VISITATORI GIORNALIERI CHE VOGLIONO ASSISTERE ALLE SEDUTE DEL CONSIGLIO REGIONALE. .. 3 3.4 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DELLE DELEGAZIONI ISTITUZIONALI. .......................................... 4 3.5 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DEI DIPENDENTI DELLA REGIONE IN SERVIZIO PRESSO LA GIUNTA REGIONALE. ................................................................................................................................ 4 3.6 RICEVIMENTO DI DELEGAZIONI PRESSO IL CONSIGLIO REGIONALE. ............................................ 4

3.6.1 Ricevimento istanza. ............................................................................................ 4 3.6.2 Coinvolgimento istituzionale del Consiglio regionale. ........................................... 5 3.6.3 Presidio – Manifestazione. ................................................................................... 5 3.6.4 Coinvolgimento degli organi politico/Istituzionali del Consiglio regionale. ............ 5 3.6.5 Coinvolgimento del personale in servizio presso il Consiglio regionale. ............... 6 3.6.6 Registrazione dei partecipanti. ............................................................................. 6

3.7 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DELLE PERSONE CHE FREQUENTANO CON CONTINUITÀ LE SEDI CONSILIARI. ................................................................................................................................. 6

3.7.1 Modalità di richiesta e di autorizzazione. .............................................................. 6 3.8 AUTORIZZAZIONI ALL’ACCESSO ALLA RETE INFORMATICA INTERNA DEL CONSIGLIO REGIONALE DI PERSONALE DIVERSO DAI CONSIGLIERI O DIPENDENTI REGIONALI. ................................................... 7

4. MODULI E MODELLI ....................................................................................................................................................... 8

5. ALLEGATI .......................................................................................................................................................................... 8

Istruzione operativa codice di identificazione I09

Edizione N 3 Data 11 set 2014 Pagina 2 di 8

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Questa istruzione operativa, con modelli e allegati, ha lo scopo di definire le modalità di accesso di tutte le persone con esclusione dei Consiglieri e del personale dipendente del Consiglio. 1.1 Norme di riferimento e vincoli. - DUPCR n 62 del 28 luglio 2009 “Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali del Consiglio regionale (allegato 1)”. - Circolare prot. N 18737 del 23 ottobre 2013 “Misure per l’accessibilità e la sicurezza della sede consiliare durante le sedute dell’Assemblea”

2. RESPONSABILITÀ

Le responsabilità della definizione della presente istruzione operativa sono del Segretario generale.

3. MODALITÀ OPERATIVE

3.1 Visitatori giornalieri che debbono accedere occasionalmente al Consiglio regionale. I visitatori possono accedere al Consiglio regionale per accedere agli uffici, partecipare ad incontri con gli organi consiliari o con i consiglieri dichiarando in portineria presso quale struttura/persona debbono recarsi ed esibendo un documento di riconoscimento che sarà trattenuto per tutto il periodo di permanenza presso la sede del Consiglio. La portineria verifica con la struttura/persona ricevente e provvede alla consegna di un pass giornaliero che va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle sedi istituzionali. La responsabilità dei movimenti all’interno della sede istituzionale sono della struttura/persona che ha autorizzato l’accesso. 3.2 Visitatori giornalieri che vogliono assistere alle sedute del Consiglio regionale. I visitatori possono accedere al Consiglio regionale per seguire le sedute del Consiglio regionale esibendo un documento che sarà trattenuto dalla portineria per tutto il periodo di permanenza presso la sede del Consiglio. La portineria provvede alla consegna di un pass giornaliero che va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle sedi istituzionali. L’accesso via acqua è consentito unicamente dalla porta d’acqua di Palazzo Fini. Oltre alla sala pubblico (il numero massimo di persone autorizzabili è di 25),ospiti e pubblico possono accedere al bar e ai servizi siti al piano terra di palazzo Fini.



In particolari occasioni, il Presidente del Consiglio può autorizzare l’accesso del pubblico in una delle sale dotate di televisione a circuito chiuso. Al Salone degli Stemmi e all’antiaula possono accedere, oltre ai componenti del Consiglio e della Giunta regionale interessati agli argomenti all’ordine del giorno dell’Aula, nonché gli addetti alle scorte e il personale del Consiglio autorizzato dal Segretario generale. In caso di incontri con ospiti esterni presso la Sala Giunta, gli assessori provvederanno a fornire preventiva comunicazione ai responsabili della sicurezza. 3.3 Autorizzazione all’accesso delle scolaresche in visita. Al momento della richiesta l’istituto scolastico comunica l’elenco degli studenti, degli accompagnatori e di un responsabile che intendono accedere per la visita. Della visita è informata la portineria a cura dell’Unità relazioni esterne. Al momento della visita il responsabile consegna l’elenco dei partecipanti effettivi alla portineria e un suo documento secondo quanto previsto al punto 3.1. 3.4 Autorizzazione all’accesso delle delegazioni istituzionali. Al momento della organizzazione della visita viene stilato l’elenco dei partecipanti e individuato un accompagnatore responsabile. Della visita è informata la portineria a cura dell’Unità relazioni esterne. Al momento della visita il responsabile organizzativo consegna l’elenco dei partecipanti effettivi alla portineria e un suo documento secondo quanto previsto al punto 3.1. 3.5 Autorizzazione all’accesso dei dipendenti della Regione in servizio presso la Giunta regionale. Il personale regionale in servizio presso gli uffici della Giunta regionale è autorizzato all’accesso presso le sedi del Consiglio regionale previa esibizione del proprio tesserino e l’esposizione dello stesso per tutta la durata della permanenza presso le sedi del Consiglio regionale.

3.6 Ricevimento di delegazioni presso il Consiglio regionale. Le diverse realtà associative, produttive, industriali, sindacali e sociali in senso lato possono chiedere di incontrare consiglieri, gruppi o rappresentanze istituzionali del Consiglio regionale. 3.6.1 Ricevimento istanza.

Di norma la procedura si attiva al momento del ricevimento da parte della Presidenza del Consiglio, della Segreteria generale o del Servizio attività e rapporti istituzionali (SARI) di una richiesta di incontro con il Presidente del Consiglio o con i capigruppo consiliari su una determinata questione di competenza regionale. Analoga comunicazione va fatta anche per “presidi” o comunque manifestazioni presso la sede del Consiglio.



La richiesta o comunicazione inviata alla Presidenza del Consiglio e protocollata a cura della Segreteria generale e assegnata alla struttura competente (SARI). 3.6.2 Coinvolgimento istituzionale del Consiglio regionale.

Parallelamente alla protocollazione dell’istanza, il SARI si attiva presso la Presidenza per conoscere se vi sia l’assenso al recepimento della richiesta formulata e, in caso affermativo, per avere istruzioni sulle modalità di coinvolgimento dei gruppi consiliari o se, viceversa, la Presidenza avochi a sé la conduzione del dialogo con il presentatore dell’istanza. 3.6.3 Presidio – Manifestazione.

Nel caso in cui la comunicazione riguardi un presidio – manifestazione presso il Consiglio, oltre alle procedure descritte sopra, va attivato anche il rapporto con le forze dell’ordine, ovvero:

contatto telefonico con la Questura per scambio di informazioni e dettagli sui promotori il presidio – manifestazione;

trasmissione alle forze dell’ordine del documento contenente la comunicazione in oggetto.

Le procedure testé descritte vanno attuate allo scopo di garantire lo svolgimento in sicurezza, ove autorizzate, delle manifestazioni – presidio e, nel caso non siano state autorizzate o nel caso in cui gli organizzatori non si siano attenuti alle procedure previste dalla normativa vigente (in materia di pubblica sicurezza), per evitare un eventuale intralcio al normale funzionamento dell’attività istituzionale. 3.6.4 Coinvolgimento degli organi politico/Istituzionali del Consiglio regionale.

Nel caso si autorizzata la richiesta di incontro con i capigruppo consiliari, il SARI inoltra una comunicazione via e-mail informando gli stessi e chiedendo la loro (o di altro consigliere regionale) partecipazione all’incontro. L’e-mail, o fax, deve contenere il motivo dell’incontro programmato, la data e il luogo in cui si terrà la riunione, il documento di richiesta (allegato in scansione digitale o via fax). Possono essere allegati, qualora siano disponibili al momento dell’invio e-mail, altri documenti inerenti l’argomento (es. comunicati stampa, documenti tecnici, testi normativi, etc.). Tale comunicazione va indirizzata anche ai presidenti delle commissioni consiliari (e ai responsabili di commissione), ai componenti l’Ufficio di Presidenza (e loro responsabili di segreteria), ai responsabili dei gruppi Consiliari. In copia per conoscenza (e-mail) va inviata al Responsabile e alla segreteria dell’Ufficio stampa, al Segretario generale (e sua segreteria), al responsabile dell’Unità servizi ausiliari. Contestualmente o con separata e-mail viene data comunicazione contenente le medesime indicazioni al soggetto richiedente. Preventivamente (salvo impossibilità dovuta a cause imponderabili quali contestualità tra domanda e presenza del o dei soggetti richiedenti, nella sede di Palazzo Ferro Fini) deve essere individuata la sala di Palazzo Ferro Fini ove tenere l’incontro. Nel caso in cui l’evento sia una manifestazione o presidio, il SARI comunica alla Portineria le disposizioni assunte dalla Segreteria generale in ordine ai varchi autorizzati per l’accesso alla sede consiliare.



Le comunicazioni e-mail di cui sopra vanno inviate contestualmente alla Questura e alla Digos. 3.6.5 Coinvolgimento del personale in servizio presso il Consiglio regionale.

Nel caso in cui sia ipotizzabile, a seguito di comunicazione degli stessi organizzatori o da informativa proveniente dalle forze di pubblica sicurezza preventivamente contattate, un afflusso consistente di manifestanti, il SARI attiva un rinforzo del personale di vigilanza (guardie giurate) che svolge abitualmente servizio presso la portineria di Palazzo Ferro Fini. La richiesta va rivolta telefonicamente e con e-mail all’Unità servizi tecnici. 3.6.6 Registrazione dei partecipanti. In conformità con la DUPCR n. 62 del 28 luglio 2009, in materia di sicurezza degli accessi alle sedi istituzionali del Consiglio regionale, i componenti delle delegazioni eventualmente autorizzate dalla Presidenza del Consiglio regionale ad accedere in occasione degli eventi disciplinati dalla presente procedura, sono tenuti, previa esibizione di documento di riconoscimento, a munirsi di badge da esporre per tutta la durata della permanenza in sede. I nomi e l’organizzazione sindacale, associazione, ente (o altro) di appartenenza delle suddette persone autorizzate all’accesso saranno inoltre annotate, a cura del SARI, nell’allegato modello (I09Me01). Tale scheda verrà consegnata al Presidente del Consiglio regionale o altro consigliere che avrà il compito di presiedere l’incontro in oggetto. 3.7 Autorizzazione all’accesso delle persone che frequentano con continuità le sedi consiliari. Quotidianamente alle diverse sedi istituzionali accedono con continuità persone non dipendenti del Consiglio ed in particolare:

collaboratori abituali dei gruppi consiliari; personale non dipendente dalla Regione del Veneto, che lavora presso il Consiglio

regionale, ivi compreso il personale delle ditte fornitrici (guardie giurate, uscieri, operai, addetti pulizie, operatori informatici, ecc.);

addetti alle attività di comunicazione e informazione (giornalisti, operatori, fotografi). Per agevolare le operazioni di accesso a queste categorie di persone può, su richiesta, essere rilasciato un tesserino autorizzatorio. 3.7.1 Modalità di richiesta e di autorizzazione.

La richiesta è a carico della struttura che si avvale della collaborazione di personale esterno o che si fa garante nei suoi confronti (es. giornalisti, operatori, fotografi). La richiesta è effettuata attraverso apposita applicazione informatica on line denominata Gestione Accesso Sicuro (GAS) e avviene secondo le modalità descritte nel seguente diagramma:



I09: rilascio autorizzazione continuativa di accesso alle sedi consiliari

Strutture e gruppi consiliari Unità qualità e

innovazioneUnità sistema informativo Portineria Utente abituale

Autorizza?

no

Comunicazione

si

In possesso di foto

Invia foto

Fotografa la persona da autorizzare

Rilascio badge

Esibizione al momento

dell’ingresso

no

si

si

Richiesta abilitazione

gestione GASP13Mu07

Installazione programma e

addestramento di base

Richiesta di autorizzazione

all’accesso

Autorizza l’ingressoBadge in corso di validità?

Ritiro badge

no

Autorizza l’ingresso come

da 3.1

La durata richiesta per l’autorizzazione deve corrispondere al contratto di collaborazione, dipendenza, etc…, e non può comunque essere superiore ad un anno. Scaduta l’autorizzazione deve essere inoltrata una nuova richiesta mentre, se necessario può essere richiesta una proroga delle autorizzazioni in corso di validità. Il pass autorizzatorio va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle sedi istituzionali. Tutte le attività autorizzatorie e informazioni sulle modalità autorizzatorie sono gestite dall’Unità qualità e innovazione mentre le attività di manutenzione, informazione e addestramento relative all’applicazione informatica sono gestite dall’Unità sistema informativo (USI) tramite l’help desk. Il personale della portineria provvede alla registrazione. 3.8 Autorizzazioni all’accesso alla rete informatica interna del Consiglio regionale di personale diverso dai consiglieri o dipendenti regionali.



L’abilitazione all’accesso alla rete informatica interna del Consiglio regionale è subordinata all’inserimento dei dati personali nel programma di gestione “anagrafe persone” (APF). I dati obbligatori sono: Cognome e Nome; Località e data di nascita; Codice fiscale; Residenza (indirizzo, comune provincia cap); Eventuali recapiti telefonici; Unità organizzativa di riferimento.

Le credenziali di accesso alla rete informatica del Consiglio regionale sono date esclusivamente alle persone autorizzate così come previsto al punto 3.7. Per richiedere le credenziali le strutture devono inviare il modulo I09Mu02 debitamente compilato all’Unità qualità e innovazione che provvede all’inserimento dei dati.

4. MODULI E MODELLI

I09Me01: – Scheda informativa delegazione. I09Mu02: – Modulo dati per la richiesta accesso alla rete informatica interna del Consiglio

regionale.

5. ALLEGATI

• Allegato 1 - DUPCR n. 62 del 28 luglio 2009 “Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali del Consiglio regionale;

• Allegato 2 - Circolare prot. N 18737 del 23 ottobre 2013 “Misure per l’accessibilità e la sicurezza della sede consiliare durante le sedute dell’Assemblea”

• Allegato 3 - Gestione Accesso Sicuro – Manuale utente - Profilo richiesta autorizzazioni

• Allegato 4 - Gestione Accesso Sicuro – Manuale utente - Profilo personale di sicurezza



CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO

Segreteria generale

I09Me01 ed 01 del 5 lug. 2010

SCHEDA INFORMATIVA DELEGAZIONE DEL GIORNO

Per il migliore svolgimento dell'incontro richiesto presso il Consiglio regionale del Veneto, si prega il responsabile della delegazione di compilare questa scheda informativa che è consegnata al Consigliere regionale che presiede l'incontro.

motivo / argomento dell 'incontro

(descrivere sinteticamente o allegare un documento già predisposto)

denominazione dell 'associazione o ente o comitato che richiede l'incontro

Responsabile della Delegazione incaricato di curare i rapporti con i funzionari del Consiglio regionale

nome e cognome associazione, ente o comitato rappresentato ed eventuale incarico

Componenti della Delegazione che intendono partecipare all 'incontro nome e cognome associazione, ente o comitato rappresentato ed eventuale

incarico

+39 041 2701229 tel +39 041 5221932 fax

San Marco 2322 Palazzo Ferro Fini 30124 Venezia [email protected]

www.consiglioveneto.it


Segreteria generale

Ai sensi dell'articolo 13 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, si comunica che i sopra riportati dati personali dei partecipanti all'incontro sono utilizzati dal Consiglio regionale del Veneto per il tempo strettamente necessario allo svolgimento dell'incontro. I dati sono trattati in forma esclusivamente manuale e non sono oggetto di comunicazione né di diffusione. Gli interessati godono dei diritti previsti dall'articolo 7 del d.lgs. 196/2003.

I09Me01 ed. 01 del .

I09Mu02 ed 01 del 18 gen 2011


Cognome ___________________________ Nome _________________________________

Nato/a a ____________________________ prov. (___) – il ______/____/______

Cod. Fisc. __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/

Residente in ______________________________________ prov. (___________) – CAP (_____________)

Indirizzo ______________________________________________________________ n. _______________

Eventuali recapiti telefonici:

_______________________ abitazione

_______________________ cellulare

Data _________________ firma ________________________

Ai sensi dell’articolo 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si comunica che i dati personali relativi alla S.V. verranno utilizzati dal Consiglio regionale del Veneto per gli adempimenti prescritti. I dati sono trattati in forma elettronica. I dati sono oggetto di comunicazione e di diffusione nei limiti previsti dall’articolo 19, commi 2 e 3, del decreto legislativo n. 196/2003. Gli interessati godono dei diritti previsti dall’articolo 7 del decreto legislativo n. 196/2003.

Firma per presa visione

____________________________

Unità organizzativa presso la quale presta servizio_______________________________________________

Data ______________ I l Responsabile della struttura (Firma)

2/3

I visitatori giornalieri continueranno ad essere sottoposti alla tradizionale procedura che prevede esibizione di documento di riconoscimento alla portineria con contestuale consegna di un pass giornaliero che va mantenuto in evidenza per la durata della permanenza nelle sedi istituzionali. Si propone quindi di approvare l’introduzione delle nuove procedure di accesso come più sopra sinteticamente descritte. Tutto ciò premesso, il Relatore propone di sottoporre all’approvazione dell’Ufficio di Presidenza il seguente provvedimento.

L'UFFICIO DI PRESIDENZA

- udito il relatore, il quale dà atto che gli uffici competenti hanno dichiarato che la pratica è stata regolarmente istruita con l’osservanza delle norme regionali e statali in materia;

- a voti unanimi e palesi;

D E L I B E R A

1) di approvare le procedure di accesso sicuro alle sedi istituzionali del Consiglio regionale descritte in premessa, precisando in particolare quanto segue:

a) è fatto obbligo al personale non dipendente che collabora a vario titolo con i gruppi consiliari di munirsi di badge che dovrà essere esibito a richiesta del personale di sicurezza e dovrà essere portato in evidenza durante le eventuali permanenze a Palazzo Ferro Fini;

b) i badge personali di cui alla lettera a) avranno validità massima di un anno dalla data di rilascio; scaduto tale termine dovranno essere rinnovati;

c) l’obbligo di cui alla lettera a) ricorre anche per il personale degli organi di informazione accreditati presso l’Ufficio Stampa del Consiglio regionale, nonché per il personale che a vario titolo collabora con le ditte titolari di contratti di servizi, forniture e lavori, affidati dal Consiglio regionale;

d) le persone sprovviste di badge personale potranno accedere alle sedi consiliari soltanto previa esibizione di documento di riconoscimento e conseguente dotazione del pass giornaliero da mantenere in evidenza durante le eventuali permanenze a Palazzo Ferro Fini;

2) l’attuazione, nonché le successive revisioni e integrazioni delle procedure di cui al punto 1) sono demandate al Segretario generale che si avvarrà delle competenti strutture.

L’Unità complessa servizi tecnici e gestione sedi provvederà all’esecuzione di concerto con la Unità complessa sistema informativo.

Letto, confermato e sottoscritto.

IL SEGRETARIO REGIONALE per gli affari generali, giuridici e legislativi

f.to Roberto Zanon

IL PRESIDENTE f.to Marino Finozzi

D:\ZANONR\DOCUMENTI\BOZZA_DUPCR_OPERATIONS_UCSI01.DOC

28/07/2009 15.11

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