Presentazione DocSuite BiblosDS Vecomp Software

DocSuite 8.50Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi Digitali

Gestione Documentale e Processi

www.vecompsoftware.it

Direzione GED Prodotti - Andrea Piccoli, 5 Maggio 2017

Andrea Piccoli

Andrea PiccoliDirezione Business Unit Gestione Elettronica dei DocumentiDirezione Tecnica

DOCSUITE

“Accompagniamo la Pubblica Amministrazione nella digitalizzazione dei procedimenti amministrativi nel rispetto della normativa, con trasparenza, efficacia ed efficienza, abilitandola ad offrire servizi di qualità”.

«mira ad attuare i principi fondamentali:trasparenza, responsabilità e merito, qualitàed efficienza assunti quali valori e – ad untempo – quali obiettivi per la riscrittura delrapporto tra la pubblica amministrazione ed icittadini con l’obiettivo di massimizzare il gradodi soddisfazione degli utenti»

AGENDA

• Protocollo e Fascicoli

• Scrivania

• Collaborazione e Tavoli

• PEC e PosteWeb

• Atti (delibere e determinazioni)

• Amministrazione Trasparente e ANAC

• Pratiche

• Archivi e Workflow

• Sicurezza e identità base

• BiblosDS e Conservazione Digitale

Presentazione DocSuite & BiblosDS, Architettura, Moduli Applicativi & Funzionalità

• Biblos Fast Import

• Biblos Fast Sender

• Biblos Fast Input

Moduli Applicativi: Addon

Normativa

Conservazione Digitale

DOCSUITE

DocSuite è il sistema di gestione documentale che ti permette di mettere ordine alla complessità della digitalizzazione.

Nel corso dei più di 15 anni di storia il prodotto si è evoluto attraverso la continua ricerca per l’innovazione tecnologica,

la passione per la normativa e i suoi aspetti applicativi, il supporto e collaborazione dei nostri clienti e la continua

ricerca per la semplificazione.

Oggi DocSuite è un prodotto maturo e solido che agevola la tua organizzazione nel vincere la quotidiana battaglia per la

corretta gestione documentale attraverso i suoi moduli funzionali, che partendo dal ruolo centrale del protocollo

abilitano una serie di flussi documentali fondamentali per le organizzazioni complesse.

BIBLOS DOCUMENT SERVER

BiblosDS è il motore di archiviazione e conservazione che assicura la sicurezza e inalterabilità dei documenti della tua

organizzazione.

Un prodotto che fu pensato alla fine degli anni 80, le cui prime versioni risalgono al 1992, e che ad oggi si è evoluto in

una garanzia di sicurezza, affidabilità e facilità di utilizzo.

BiblosDS abilita i processi di conservazione digitale, archiviazione e archiviazione anticipata aggiornato alle

disposizioni in materia dell’ultimo DPCM del 13 Novembre 2014, automatizza la creazione dei lotti versamento, del

pacchetto di conservazione con firma digitale e marca temporale e guida il Responsabile della Conservazione nella

sua importante funzione.

ARCHITETTURA

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ia Dossier (Pratiche)Collaborazione, Firma Digitale

Tavoli

Archivi (Unità Documentarie)Protocollo

FasicoliAtti

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BiblosDS Web Services

BiblosDS ServicesBiblosDS

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SQL ServerSharePoint

Sistemi Terzi (PARER)

OFFERTA E RIUSO

La logica della linea d’offerta è quella del Riuso.

Ovvero non prevediamo costi di licenza, ma solo un canone di assistenza emanutenzione.Nell’offerta MEPA / Consip è presente il canone di assistenza e manutenzione e ilcanone dell’infrastruttura cloud per le taglie Small, Medium, Large

Riconosciamo che il valore della soluzione è dato dalla somma degli investimenti delle aziende nostre clienti, quindi un patrimonio condiviso con pubblica amministrazione.

La modalità di fruizione della soluzione può essere on-premise o software as a service (cloud Microsoft Azure).

L’utilizzo delle WebApi e servizi di DocSuite è pubblico per favorire la massima integrazione applicativa con altre soluzioni applicative.

ORGANIZZAZIONE PROGETTUALE

I progetti di adozione della piattaforma

sono sempre progressivi e basati su una

metodologia Agile. Si preferisce cioè un

approccio di adozione progressiva della

piattaforma e di digitalizzazione progressiva

dei procedimenti amministrativi.

Nel caso di alcune organizzazioni più complesse ci si

avvale anche di partnership per l’analisi organizzativa.

Per digitalizzare i procedimenti (e non i singoli

documenti) si deve iniziare con l’organizzazione.

ARCHITETTURA

Il funzionigrammarappresenta l’organizzazione in termini di Unità Operative (Uffici, Settori) in base alle “funzioni svolte” che non sempre coincidono con le responsabilità organizzative e le risorse.

L’organigramma è un riferimento formale per la

descrivere l’organizzazione delle risorse umane e le

loro responsabilità in termini gerarchici (chi

risponde a chi).

ARCHIVISTICA

Protocolli

Archivi

Atti

RegistrazioniTrasparenza

Serie Documentali

Registri / Repertori

Fascicoli periodici

Fascicoli persona fisica e giuridica

vista logicaAggregazioni per

rifetimento

Registri / Repertori

Fascicoli procedimento

Miscelanea

Dossier(Pratiche)

ClassificatoreTitolario

Massimario di Scarto

Piano Fascicolazione

Unità Documentarie

Unità ArchivisticheDocumento (Informatico)

Metadati(Segnatura)

Catena Documentale

Fascicoli attività

Miscelanea

Miscelanea

UNITA’ DOCUMENTARIA – DOCUMENTO INFORMATICO

Le unità documentarie sono collezioni dicomponenti documentali (file) e metadati associatisia alle singole componenti che all’unitàdocumentaria.

Le unità documentarie sono hanno sempre unaclassificazione. Altrimenti sono considerate semplicicomponenti documentali.(l’eml di una PEC, un documento acquisito per copiadi immagine, un singolo documento informatico).

BiblosDS garantisce per mezzo dell’applicazioneinterna ed automatica di firme elettroniche eimpronte, sia ai metadati che ai file, la immutabilitàe la univocità della corrispondenza tra metadati ecomponenti documentali. Le verifiche sono fatte adogni consultazione e le impronte interne sonoriportate nel file UNI SInCRO di conservazione.

In modo coerente con il processo di conservazioneBiblosDS gestisce le versioni sia dei metadati che deifile.

ScrivaniaIm

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ia PraticheCollaborazione

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ProtocolloAtti & Delibere

FascicoliUnità Documentarie (Archivi)

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ScrivaniaLa tua solita scrivania, ma digitale.

I tuoi documenti, da visionare, firmare, gestire in un unico luogo

Lo scadenziario che ti aiuta a non dimenticare

La Scrivania della DocSuite permette all’utente di avere in un unico punto di accesso econsultazione la visione dei tutti i documenti che sono posti alla sua attenzione per essere visionati,firmati, distribuiti, fascicolati, etc.

Tutte i moduli possono inviare email di notifica automatica contenente le URL per consultazionediretta dei documenti segnalati.

Il Diario permette all’utente di avere una visione di tutte le attività fatte dall’utente in modo daagevolare la ricerca di documenti su cui si è operato recentemente.

E’ un utile strumento che permette di accedere alle ultime cose fatte, quelle su cui si stà lavorando,immediato, senza fare ricerche…

La Scrivania include due importanti funzionalità legate ai flussi documentali:

Evidenza: permette agli utenti di porre in evidenza ai responsabili aziendali registrazioni di unitàdocumentarie importanti. L’evidenza è personale ed estende le autorizzazioni legate alla distribuzionedi protocollo.

Scadenziario: ogni utente può assegnare delle proprie scadenze alle registrazioni di unitàdocumentarie e fascicoli. Una email di notifica avvisa l’utente delle scadenze imminenti

Chiedi Parere: permette in ogni momento di porre una questione su una registrazione di unitàdocumentale ad un altro utente della DocSuite e di ricevere un parere su tale registrazione

Protocollo e FascicoliIm

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Protocollo: come gestire i documenti importanti dell’azienda in ingresso, uscita e trauffici• Inserimento documenti da file, da scanner web twain, da SharePoint

• Gestione automatica file zip• Controllo sulle estensioni trattabili

• Firma digitale integrata contestuale all’inserimento• Gestione integrata rubrica aziendale, rubrica di settore, collegamento LDAP a IPA,

collegamento LDAP per rubriche aziendali presenti su altri sistemi (esempioExchange)

• Classificatore archivistico aziendale• Distribuzione dei protocolli attraverso il concetto delle autorizzazioni• Meta datazione minima da normativa, estensibile

Fascicolo: tutti i documenti• Raccoglie i documenti di un procedimento, traccia il responsabile, l’apertura e la

chiusura• Raccoglie i documenti di una certa classificazione periodicamente (esempio

fatture, cedolini, …)• Raccoglie i documenti che si riferiscono ad un contatto (ad esempio tutta la

corrispondenza con un certo cliente) di un procedimento o di una serie

ProtocolloLa genesi del documento digitale

FascicoloOrganizza, traccia e rende recuperabile

Protocollo IbridoIm

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Etichetta di protocollo permette diapporre i dati di protocollazionesull’originale cartaceo.

Il codice a barre, o smart tag, nellediverse forme, permette di visualizzarela registrazione elettronica relativa allaprotocollazione dell’originale cartaceoche si sta' utilizzando.

In alcuni casi di protocollo generale ilcartaceo viene distribuito ai settori, inaltri casi resta nell’archivio cartaceo delprotocollo generale (e non entra nellafascicolazione, se non nella serieperiodica (cartacea) del protocollogenerale !)

Protocollo IbridoIm

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E’ inoltre possibile definire una tabella di livelli di riservatezza / privacy.Quando si inserisce un file è possibile definirne il livello di riservatezza.

Ciascun utente è autorizzato fino ad certo livello di riservatezza.Anche se autorizzato alla visione della unità documentaria (protocollo) èconcessa la consultazione dei soli documenti con livello di riservatezzauguale o inferiore a quelli autorizzati.

Contenitore

Contenitore

Contenitore Riservato

Protocollo

Doc Lev1

Doc Lev2

Doc Lev3

Doc Lev4

LivelloClassify

Riservato

Privacy

I contenitori della DocSuitedefiniscono la sicurezza dibase delle unitàdocumentarie (e quindianche protocolli)memorizzati al loro interno.

Il protocollo riservatodiventa quindi spesso uncontenitore il cui accesso aiprotocolli è ristretto aspecifici gruppi di utenti.

Protocollo DistribuzioneIm

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Protocollo GeneraleIngresso

Funzione Competente

(Settore)

Funzione Competente

Funzione in conoscenza

Uscita

Uscita

Uscita

AutorizzazioneDistribuzione

Uscita

Ingresso

Funzione Competente

(Settore)

Funzione Competente

Funzione in conoscenza

Uscita

Uscita

Uscita

AutorizzazioneDistribuzione

AccettazioneRifiuto (motivato)

Sono possibili due modelliorganizzativi distinti, o anche inalcuni casi una contemporaneitàdei due.

Nel primo modello il protocollo iningresso è gestito centralmente daun ufficio di protocollo generaleche poi distribuisce ai diversisettori aziendali. In questo modelloè possibile gestire il «rigetto» pererronea distribuzione.

Nel secondo caso anche tutti oalcuni settori gestiscono laprotocollazione in ingresso inmodo autonomo

In entrambi i modelli normalmentela protocollazione in uscita ègestita dai settori.

CLASSIFICATORE (TITOLARIO), PIANO FASCICOLIIm

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Il classificatore (Titolario) è comune a tutta la DocSuite.Il piano di fascicolazione si definisce sopra al classificatore andando aimpostare per ciascuna voce la tipologia di fascicolazione.Se si seleziona una voce di classificazione non finale, le sottovoci sonoautomaticamente trattate come sottofascicoli.

FASCICOLI, MISCELLANEA E IBRIDOIm

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I fascicoli possono essere distribuiti e autorizzati come per i protocolli.

I metadati dinamici associabili al fascicolo permetto di gestire anche i riferimenti alla individuazione, collocazione e stato del fascicolo cartaceo.

E’ ipotizzabile, con la firma digitale di attestazione di conformità da parte del funzionario incaricato dematerializzare i fascicoli ibridi collegati.

Il fascicolo ha una miscellanea che permette di inserire quei contenuti che sono relativi alla lavorazione del fascicolo. Quando il fascicolo viene chiuso, si sceglie quali contenuti della miscellanea preservare nel fascicolo.

Collaborazione e Tavoli, Firme DigitaliIm

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CollaborazioneApprovare e Firmare non è mai stato così semplice

TavoliCrea, proponi, modifica, condividi…In team

Collaborazione di occupa di realizzare un processo collaborativo di raccolta dimodifiche, visti di approvazione e firme digitali sui documenti prima che questi ultimisiano protocollati o archiviati. Realizza il concetto dei libri firma che le segreterieusano con i direttori per far visionare e firmare i documenti.

Tavoli è un modulo che permette di avere un’area di lavoro comune che integra unaraccolta documentale e una lavagna di condivisione con funzionalità di gestione delleversioni, raccolta commenti, richiesta di approvazione e firma digitale.

Quando un tavolo viene chiuso il processo può proseguire con una collaborazioneoppure con la registrazione in una unità documentale.

Il modulo Tavoli è integrabile con una Document Library di Sharepoint.

I Tavoli integrano anche una libreria di template documentali condivisa a livelloaziendale, da cui iniziare la stesura dei nuovi documenti.

Firme Digitali e eIDASIm

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Firme Digitali e eIDAS

I tuoi processi e procedimenti digitali nel rispetto della normativa

La DocSuite utilizza per i processi di firma digitale le componenti di CompEd DigitalsignProfessional, che nella versione 5.x supporta le seguenti modalità di firma:

• Firma digitale CaDES, PaDES, XaDES e marche temporali

• Firma grafometrica con estensione BioSign

• Firma remota con servizi di Aruba e InfoCert

• Firma grafica (firma elettronica)

La digitalizzazione dei processi e procedimenti amministrativi deve partire da unaanalisi dei processi stessi e della valenza dei momenti e passaggi legati alla raccoltadelle firme digitali. Gli aspetti tecnici della firma in quanto tali, sono secondari rispettoad una attenta valutazione delle valenze di firma, del loro contesto probatorio edespressivo, della coerenza del processo digitale rispetto alla normativa.

eIDAS vuole semplificare l’impiego dei canali di autenticazione elettronici neiconfronti delle pubbliche amministrazioni. Ad esempio introducendo ilriconoscimento giuridico della semplice manifestazione della volontà di firma.

PEC, PosteWEB, emailIm

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PEC, PosteWeb, eMail3 Moduli integrati e un’unica interfaccia per la gestione di tutta la comunicazione nativa digitale e cartacea.

Il modulo PEC permette di gestire tutta la posta PEC in arrivo in diverse caselle, anchedi provider diversi e di procedere in modo guidato alla protocollazione o archiviazionedei documenti.

Guida l’utente a distinguere e gestire le diverse tipologie di PEC (anomalie, PEC, PECinteroperabili, ricevute).

Permette la gestione degli invii PEC e delle relative ricevute di accettazione econsegna in modo automatico.

Le PEC risultano sempre collegate ai protocolli o archivi da cui sono state gestite.

Gli archivi delle PEC possono essere sottoposti a conservazione digitale.

Scarica PEC ed allegati presso la struttura del cliente, tenendo sempre al minimo lostorage sul provider di posta

Il modulo PosteWeb permette di gestire gli invii di Posta Prioritaria, Raccomandate RRe Telegrammi in modo integrato con i documenti e di tracciare le corrispondentiricevute di consegna (include modulo per acquisizione massiva delle ricevute cartaceedelle raccomandate)

FatturaPAIm

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FatturaPASemplice e completo, permette invio e gestione della fattura elettronica

Il modulo Fattura PA permette di gestire il flusso di invio e controllo degli esiti del dialogo con il sistema di interscambio SDI.

Gli XML della FatturaPA con firma digitale sono gestiti in contenitori assoggettati a conservazione digitale e visualizzati in modo semplice e leggibile agli utenti.

Le ricevute delle comunicazioni con l’SDI sono mantenute collegate alle fatture stesse.

Dossier (Pratiche)Im

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DossierIl raccoglitore elettronico dei deifascicoli dei procedimenti.

I Dossier sono un modulo che permette di gestire un raccoglitore di diversidocumenti e fascicoli che compongono un affare amministrativo.

Le pratiche sono quindi anche un raccoglitore di fascicoli di procedimento,permettendo così di articolare flussi documentali che racchiudono diversi fascicoli.

Le pratiche sono oggetto di workflow strutturato o opzionalmente un workflowcollaborativo tra i settori aziendali che permette di coinvolgere altri settori aziendalinel completamento o valutazione di una pratica.

I workflow a livello dei fascicoli contenuti nella pratica, indipendenti da quest’ultimo,permettono la gestione di flussi documentali che si sviluppano parallelamenteall’interno dell’azienda mantenendo il controllo da parte di un settore aziendale.

Possono essere definite diversi contenitori di pratiche ciascuno con una suddivisione incartelle tipica di tale tipologia di pratica.

DOSSIER (Pratiche) e PROCEDIMENTIIm

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DossierIl raccoglitore elettronico dei deifascicoli dei procedimenti.

Fascicolo

Fascicolo Attività

Pratica

Settore Competente

Settore Competente

Settore Competente

Da Avviare

Sotto Fascicolo

I dossier e i singoli fascicoli che licompongono si possono «muovere»all’interno dell’organizzazione inmodo indipendente e in tempi diversitrasferendo via via la competenza. Ilsettore competente prende i diritti sulsingolo fascicolo o sull’intera pratica ene può a sua volta gestire il flusso orestituirla.

I singoli fascicoli, hanno oltre alconcetto di aperto e chiuso, unconcetto di avvio che può avvenire inun secondo tempo rispettoall’apertura della pratica.

L’automazione di questi passaggiporta all’introduzione del workflow.

Atti (delibere e determinazioni, verbali, disposizioni, …)

Atti digitali, la via per la efficienza, efficacia nel rispetto della trasparenza e anti corruzione.

Il modulo degli Atti premette di gestire in digitale l’intero flusso di proposta, adozione,pubblicazione ed esecutività degli atti.

Integra la gestione degli ordini del giorno e della sedute di deliberazione da partedell’organo politico di governo. Le comunicazioni con gli organi di controllo sonogestite in modo integrato con la PEC.

Il modulo comprende la gestione dell’albo on line ed integra in modo nativo lefunzionalità del modulo amministrazione trasparente e pubblicazione dei dati ANAC(ex AVCP).

I registri mensili di adozione e pubblicazione sono gestiti in digitale con eventualemarca e firma digitale.

Permette anche attraverso la produzione e firma digitale di attestazioni didematerializzazione, di uniformare in una versione digitale eventuali gestioni mistedigitali e cartacee alla fine del ciclo di esecutività dell’atto in modo da rendereomogenea e completa la conservazione digitale della serie degli atti.

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Atti (delibere e determinazioni)

Atti digitali, la via per la efficienza, efficacia nel rispetto della trasparenza e anti corruzione.

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Tavolo di condivisione

per redazione dei

documenti

Raccolta firme digitali

Proposta

Adozione

ODG

PEC

Organi di

Controllo

Dati ANAC

(Ex AVCP)

Pubblicazione

Albo

Pretorio

Online

Esecutività

Amministrazione

Trasparente

ANAC

Conservazione

Digitale

(Anticipata)

Protocolli

Conservazione

Digitale

Fascicolo

Amministrazione Trasparente e ANAC

AmministrazioneTrasparentePubblicazione e gestione integrata nel flusso atti e nella gestione documentale

ANACDati associati ai contratti pubblicati in modo integrato

Il modulo permette di gestire la fase preparatoria, di conferma e di pubblicazione deicontenuti per assolvere al D.lgs. 33/2013 e del D.lgs. 97/2016 (FOIA) dellaAmministrazione Trasparente. E’ Allineato alle recenti circolari (2017) di ANAC.

Il modulo include un sito pubblico che può essere collegato al sito aziendale chepermette la consultazione esterna dei dati, la fruizione degli stessi in modalità opendata e la consultazione dei documenti in formato strettamente PDF/Aindipendentemente che l’origine sia un documento informatico o un file con formatiMicrosoft Office o Open Office.

Il modulo può essere fruito in modo indipendente dagli altri moduli della DocSuite ointegrato nel flusso degli Atti.

Il modulo ANAC permette di gestire la predisposizione e pubblicazione in formato XMLdei dati per ANAC sui contratti e loro avanzamento. Permette integrazioni con il flussoatti e con eventuali sistemi di contabilità esterni aziendali.

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Archivi

ArchiviIl documento informatico, nell’archivio digitale

Gli archivi permettono di gestire diverse tipologie di unità documentarie la cuistruttura può essere liberamente definita come composizione di catene documentalie meta dati con l’apposito designer. Realizzano le serie documentali archivistiche.

Le unità documentarie possono essere successivamente al loro inserimento utilizzatein workflow strutturati ed in particolare protocollate.

Un esempio sono i contratti con firma digitale previsti come obbligo dal Codice degliAppalti, che costituiscono un archivio e una repertorio, ma sono anche oggetto nellaloro interezza di protocollazione per lo scambio di documenti con il fornitore.

Ne sono esempi le varie categorie documentali gestite in azienda come ad esempioofferte, ordini, reclami, …

Gli archivi sono anche lo strumento principale per gestire sia la raccolta dati attraversoil sito pubblico (esempio portale fornitori -> archivio fornitori) che la gestione diprocedimenti amministrativi avviati dal sito pubblico (esempio richieste accesso agliatti -> archivio richieste accesso atti).

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WorkflowIm

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WorkflowPer disegnare i tuoi processi documentali e rendere più produttivi i flussi di lavoro aziendali

I workflow sono realizzati in con il Microsoft Workflow Manager, il medesimo diSharepoint per mezzo di una serie di custom action (azioni) che vanno a specificare leazioni che un ruolo deve fare all’interno della DocSuite. I ruoli possono corrisponderead utenti o gruppi identificati dai settori o dall’organigramma.

Le azioni che compongono il workflow corrispondono sempre a funzionalità dellaDocSuite e possono essere automatiche o richiedere all’utente di compiere delleazioni.

La scrivania delle attività (di workflow) indica all’utente tutte le attività che devecompiere.

WORKFLOW – RUOLI DINAMICIIm

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WorkflowPer disegnare i tuoi processi documentali e rendere più produttivi i flussi di lavoro aziendali

Durante l’esecuzione dei workflow, nella attribuzione di responsabilità delle singoleazioni, nasce il problema di introdurre un efficace metodo dinamico di attribuzionebasato sui metadati e sullo stato del workflow.La manutenzione della tabella che definisce le regole di corrispondenza dei ruoli èdisponibile all’utente amministratore finale, senza modifiche alla definizione delworkflow.

Le organizzazioni evolvono e mutano frequentemente, i processi sono corrispondentidalla organizzazione.

WebApi - WebService - ExternalViewerIm

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WebApiExternalViewerPer integrare la DocSuite nei tuoi processi documentali e rendere più produttivi i flussi di lavoro aziendali

La DocSuite è pronta per estendere le proprie funzionalità integrando altri sistemi digestione sia contabili, sia sistemi dedicati al CRM, sia sistemi di gestione verticali(esempio applicativi Avelco, Zen, … per Sanità Pubblica).

Un completo insieme di WebApi e di WebService, unità alla flessibilità del motore diworkflow della DocSuite, permette di dialogare con gli archivi e con le attività dellaDocSuite.

Anche le integrazioni molto spinte con Microsoft Sharepoint che permettono di gestirel’integrazione di flussi documentali collaborativi e aspetti di CMS con la gestionedocumentale (archivistica) a norma della DocSuite, sono basate sull’utilizzo dellaWebApi pubbliche.

La consultazione dei documenti archiviati e gestiti all’interno della DocSuite da partedi sistemi terzi avviene in modo sicuro e controllato attraverso l’utilizzodell’ExternalViewer.

Sistema DocSuite

Workflow Attività

Workflow Attività Automatica

Documento

DocumentoRichiesta di archiviazione

Richiesta di protocollazione e invio PEC

Richiesta di Workflow

Riferimenti archivio

Eventi di protocollo(esempio fascicolo)

Riferimento archivio

Evoluzione DocSuite 2017 - 2019

In accordo con le «strategie per la crescita digitale» del Consiglio dei Ministri, in attesa del piano triennale per la digitalizzazione di AGID, nella traccia della circolare n.2 del 24 Giugno 2016 di AGID;

Tenendo conto del nuovo CAD, Dlg. 179 del 26 Agosto 2016

Si individuano i seguenti servizi da integrare nella evoluzione della DocSuite:http://www.agid.gov.it/agenda-digitale-italiana/verso-italia-login

Servizi al cittadino, portale fornitori, accesso atti

Gare e appalti telematiciMercato per la PAGestione contratti

Trasparenza, Open Data

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale-italiana/verso-italia-login

WhistleBlower

WhistleBlowerLa gestione delle segnalazioni di vigilanza della anticorruzione in modo semplice e sicuro, a norma.

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SegnalanteIntranet Sharepoint

Accesso alla intranet in modalità autenticata

Ricevente/i

Archivio segnalazioni

Segnalazione

Active Directory

Dati segnalante

Recupero dati segnalante

Mail notif ica inserimento nuova segnalazione

Salvataggio segnalazione

Accesso ricevente

Segnalazione

Azioni ricevente

Svela identità

Identità segnalante

Identità segnalante

Conservazione

Biblos

Sicurezza

Sicurezza & identitàUna gestione Windows – Nativa che assicura la facile implementazione e la sicurezza certificata Microsoft

L’autentica utente della DocSuite è Windows Integrated, quindi collegata al dominiodel sever.

Lo scambio di sicurezza avviene per mezzo di token di autentica e quindi le credenzialinon viaggiano mai in chiaro tra il client e il server.

La gestione dei gruppi utente può essere integrata con il dominio AD oppure esseregestita in modo autonomo sul database DocSuite. Nella configurazione autonoma èpossibile anche l’utilizzo multi dominio che permette di avere gruppi con utenti didomini diversi.

I contenitori della DocSuite definiscono la suddivisione dei documenti in «armadilogici» ciascuno con una propria sicurezza di base attribuita ai documenti contenuti.

I settori della DocSuite definiscono la struttura del funzioni-gramma aziendale.

Settori e Contenitori e gruppi sono poi posti in relazione con l’organigrammaaziendale.

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BiblosDSLa suite completa per la gestione della conservazione digitale a norma e l’accesso alla documentazione

BiblosDS crea e gestisce in automatico la creazione dei lotti di versamento in formato SiNCRO.

BiblosDS guida il responsabile della conservazione nelle attività di:

Verifica congruenza dei documenti versati prima della conservazione

Processo di creazione del pacchetto di conservazione con firma digitale e marca temporale

Verifica periodica di uno o più supporti di conservazione e reportistica per il manuale della conservazione

Consultazione delle conservazioni effettuate e creazione del pacchetto di distribuzione.

Il Manuale della Conservazione Digitale, redatto e mantenuto dal Responsabile della Conservazione è un documento vivo che riporta i riferimenti alle modalità di conservazione, ai sistemi e ruoli coinvolti e le evidenze delle attività di conservazione.

Strategy definition

Asset allocation

2

Processo

Acquisizione Archiviazione

Verifica EstrazioneCalcolo

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Riversamento

su supporto

DVD

Conservazione

Audit

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3 4 5 6 7

8

Preparazione

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BiblosDSLa suite completa per la gestione della conservazione digitale a norma e l’accesso alla documentazione

Archivio Corrente

Archivio Deposito

Conservazione Anticipata

Conservazione Digitale

Fascicolo / Serie

Unità documentarie

MODULI APPLICATIVI ESTERNI

AddOnAbilitano processi di automazione per l’inserimento, l’invio e la gestione dei documenti, anche cartacei

Biblos Fast Import

Consente l’inserimento automatico di documenti in archivi e protocollo a partire dacoppie di documenti XML e PDF contenenti la meta-datazione e i contenutidocumentali.

(esempio: fatturazione attiva prodotta dal gestionale)

Biblos Fast Sender

Consente l’inserimento massivo in protocollo e il successivo invio di comunicazionimassive e personalizzate. Supporta l’uso di stampa unione per i contenuti dinamicidella comunicazione e l’invio, anche iterato, attraverso PEC e PosteWeb.

Biblos Fast Input

Consente la gestione dell’indicizzazione massiva dei documenti acquisiti da scannerper successiva archiviazione. L’indicizzazione può essere guidata dalla acquisizione dicodici a barre da porre in collegamento con eventuali file XML contenenti la meta-datazione prodotti al gestionale.

(esempio: ciclo fatturazione passiva, acquisizione con bar code)

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NORMATIVA

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente nuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso. I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione.(http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi)

I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati

(informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico

Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative

Flussi documentali e protocollo

Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita

Dematerializzazione

Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie

Conservazione

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DocSuite & la NormativaUna storia da raccontare, sinonimo di Best Practice

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi

http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/gestione-procedimenti-amministrativi/documento-informatico

http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali-protocollo

http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/gestione-procedimenti-amministrativi/dematerializzazione

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione

NORMATIVA


Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 3. e 4. Adeguamento organizzativo e funzionale -> Nomina e compiti Responsabile Gestione documentale

Art. 5. Manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Art. 7. Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico -> registro giornaliero di protocollo trasmesso in conservazione entro il giorno successivo

Art. 16. Modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante l’utilizzo della posta elettronica -> PEC registrate all’IPA

Art. 17. Modalità di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione applicativa(DPCM 1° aprile 2008 regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività)

Art. 20. Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi -> file XMLTrasmissione tra PA via PEC: circolare AGID n. 60 del 23 gennaio 2013«… a decorrere dalla conclusione dell’iter di emanazione dei decreti attuativi delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e di formazione e conservazione dei documenti informatici».

Specifiche tecniche negli allegati: 1) Glossario/Definizioni, 2) Formati, 3) Standard e Specifiche tecniche, 4) Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, 5) Metadati:FASCICOLO INFORMATICO con RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

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NORMATIVA


Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Adeguamento entro 18 mesi dalla entrata in vigore (G.U. 12/1/2015 + 30 gg.)-> Agosto 2016

Art. 2, comma 2: «Il presente decreto detta le regole tecniche previste dall’art. 23 -ter, commi 3 e 5, dall’art. 40, comma 1 e dall’art. 41, comma 2 -bis del Codice in materia di documenti amministrativi informatici e fascicolo informatico»

Art. 7, 11 e 15 Trasferimento nel sistema di conservazione dei documenti informatici, amministrativi, fascicoli e repertori (rif. decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti informatici).

Art. 13. Formazione dei fascicoli informatici (rif. CAD art. 41 e 46, e DPR n. 445 art. 64, comma 4)

Art. 14. Formazione dei registri e repertori informatici (rif. DPR n. 445 art. 53, comma 5, CAD art. 40, comma 4)

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NORMATIVA – CONSERVAZIONE


Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 4. Oggetti della conservazione:a) pacchetti di versamento; b) pacchetti di archiviazione; c) pacchetti di distribuzione.

Art. 11. Formati degli oggetti destinati alla conservazione -> Allegato 2

Specifiche tecniche negli allegati:

1) Glossario/Definizioni

2) Formati

3) Standard e Specifiche tecniche

4) Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione,

5) Metadati

Adeguamento entro 36 mesi dalla entrata in vigore (G.U. 12/3/2014 + 30 gg.)

-> Aprile 2017

Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

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NORMATIVA – TRASPARENZA FOIA

DocSuite & la Normativa

Freedom of Information Act

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NORMATIVA – TRASPARENZA


Trasparenza

Il nuovo decreto trasparenza, così come modificato dal D.lgs 97/2016, dispiegherà effettivamente tutta la sua efficacia il 23 dicembre 2016, tuttavia, in attesa che le linee guida dell'ANAC.

L’ANAC, in questo periodo transitorio, (ad eccezione dei dati relativi agli Enti pubblici vigilati, controllati e partecipate, e ai Titolari di incarichi politici e dirigenziali da subito operativi) vigilerà solo sugli obblighi di trasparenza non modificati, mentre sui nuovi obblighi e su quelli oggetto di modifica interverrà nella fase immediatamente successiva al termine del periodo di adeguamento.

I dati a pubblicazione obbligatoria, previsti dal previgente D.lgs. 33/2013, oggetto di correzioni dal FOIA, da un lato sono stati in parte abrogati, dall'altro sono stati integrati di ulteriori adempimenti.

Il nuovo codice degli appalti dlg. 50/2016 introduce integrazioni al decreto trasparenza con ulteriori informazioni da pubblicare a decorrere dal Giugno 2016

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NORMATIVA – CAD 2016


CAD 2016

• Spid. Sulla questione del capitale sociale per diventare gestore di identità digitale, il nuovo Cad prevede che con un capitale sociale inferiore a 5.000.000 si potranno erogare livelli di servizio inferiori a quello “massimo” prestato dagli attuali gestori dell’identità (ovvero Tim, Poste e Infocert). Da segnalare anche un aggiornamento della disciplina antiriciclaggio, per prevedere l’uso di Spid nel cosiddetto “adeguato riconoscimento” bancario. Viene inoltre meglio precisata la funzione dell’identità digitale, identità delle persone fisiche (e delle imprese, attraverso le persone fisiche legali rappresentanti) attraverso cui sarà anche possibile accedere ai servizi ed inviare comunicazioni tramite il domicilio digitale, aprendo la strada a Italia Login come punto unico di accesso.

• Commissario all’Agenda digitale. Viene istituita la figura del commissario governativo all’agenda digitale. Il commissario si potrà avvalere dei soggetti pubblici e sostituire alle amministrazioni competenti ad adottare provvedimenti dovuti per l’attuazione degli obiettivi.

• Posta elettronica certificata. Diversamente da quanto previsto per imprese e professionisti, la Pec non è un obbligo per i cittadini ma un domicilio digitale sarà comunque messo a disposizione sull'Anagrafe nazionale della popolazione residente (Anpr), secondo le modalità individuate con decreto ministeriale.

• Documento informatico. Viene reintrodotta la definizione di documento informatico: è considerato tale l’atto che viene sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale che lo rendono efficace ai fino probatori in linea con quanto previsto dall’articolo 2702 del codice civile.

• Conservazione. L’articolo 43 stabilisce che il cittadino non è più obbligato a conservare il documento informatico conservato per legge dalle amministrazioni e, dunque, può richiederne l’accesso.

• PA "paperless". Slitta a dicembre l'addio alla carta delle amministrazioni.• Processo telematico. Il nuovo Cad si applica al processo (civile, penale, amministrativo, contabile e tributario) dove

non diversamente disposto dal processo telematico.• Moneta elettronica. Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale individua nella “moneta elettronica” il

principale strumento di pagamento delle pubbliche amministrazioni, le quali sono tenute ad accettare, tramite la piattaforma, i pagamenti spettanti a qualsiasi titolo attraverso sistemi di pagamento elettronico, ivi inclusi, per i micro-pagamenti, quelli basati sull’uso del credito telefonico. Possono comunque essere accettate altre forme di pagamento elettronico.

• Cultura digitale. Lo Stato deve attuare tutta una serie di iniziative atte ad incentivare la diffusione della cultura digitale tra i cittadini, avuto il dovuto riguardo ai minori e alle categorie ad alto rischio di esclusione, anche al fine di determinare un serio incremento e una crescita di competenze di informatica giuridica e l’utilizzo dei servizi digitali delle pubbliche amministrazioni con azioni mirate, avvalendosi degli strumenti utilmente messi a disposizione, come ad esempio il servizio radiotelevisivo.

• Agenzia per l’Italia Digitale. Sarà compito di Agid portare a compimento gli obiettivi prefissati dall’Agenda Digitale Italiana. Tutto questo avverrà in stretta sinergia con gli indirizzi dettati dal Presidente del Consiglio dei ministri o dal Ministro delegato, e con l’Agenda digitale europea.

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GESTIONE DOCUMENTALE TOP PORTFOLIO

PREMIO FIASO AUSL Reggio Emilia (2016 Politecnico di Milano)

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(Direzione Tecnica, Direzione Gestione Documentale)

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(Direzione Formazione)

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(Direzione Smart Business Solutions)

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(CEO, Direzione Commerciale)

Via Monte Baldo, 6 - Villafranca di Verona (VR)

Tel. 045 860 0171

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Presentazione DocSuite BiblosDS Vecomp Software

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