Azienda: Lago Tematica: Sistemi di comunicazione avanzati Titolo: Una piattaforma Web 2.0 per migliorare la collaborazione tra i dipendenti L’AZIENDA Lago è una giovane azienda produttrice di arredamento di design con sede in provincia di Padova, che nasce come falegnameria artigianale e, nel tempo, si specializza nella realizzazione e produzione di mobili fino ad arrivare alla produzione dei mobili per tutta la casa, conoscendo una costante espansione del proprio business. Oggi in Lago lavorano 145 dipendenti, di cui circa il 25% assunti nell’ultimo anno, per un fatturato che ha raggiunto i 30 milioni di Euro nel 2008. Lago commercializza in tutta Europa i propri prodotti attraverso una rete commerciale di rivenditori, con i quali ha instaurato rapporti di partnership, anche attraverso la progettazione congiunta dei punti vendita. Nel 2006 l’azienda ha cambiato ragione sociale, diventando una società per azioni. L’APPLICAZIONE L’azienda ha conosciuto una crescita notevole negli ultimi cinque anni, con conseguente sensibile aumento del numero di addetti. Per migliorare l’efficienza e il controllo dei processi aziendali, Lago ha introdotto una piattaforma Web 2.0 a disposizione di tutti i dipendenti ed aperta a collaboratori esterni. Le funzionalità principali sono relative ad una piattaforma di Social Network aziendale, Blog aziendali, Wiki e un applicativo per la gestione dei progetti, integrati tra loro, ai quali si accede grazie a username e password personali. In particolare, il Social Network aziendale permette a tutti i dipendenti di pubblicare la propria foto corredata da un profilo che comprende le mansioni ricoperte in azienda. Il profilo è stato arricchito di funzionalità interattive (ad esempio, una nuvola di tag riporta le parole maggiormente utilizzate dal dipendente nei suoi interventi sul sito), al fine di favorire la comprensione del profilo di competenze di ciascuno. Il nuovo sistema, inoltre, supporta la creazione di un blog aziendale e di blog personali da parte dei direttori di divisione, attraverso i quali vengono condivise in modo informale le strategie aziendali, i progetti principali in corso e gli spunti di riflessione, spingendo i dipendenti a partecipare attraverso commenti. Il Wiki aziendale è lo strumento utilizzato dai dipendenti per la condivisione, lo scambio e la memorizzazione dei documenti di progetto e aziendali. Ciascun contenuto è sviluppato in collaborazione dai membri del team di progetto e può essere conseguentemente modificato. I documenti non vengono salvati nella classica struttura a cartelle, ma vengono dotati di tag dagli stessi utilizzatori che, attraverso un motore di ricerca, sono in grado di recuperarli facilmente. Il Wiki aziendale è integrato con un’applicazione per la gestione dei progetti, amministrata dal responsabile del team, che permette il coordinamento tra i membri dei gruppo di lavoro, la condivisione del calendario di progetto e l’assegnazione delle attività, alle quali vengono associati i documenti disponibili online sul Wiki stesso. Il responsabile del team, inoltre, può autorizzare l’accesso al sito Web di progetto per i collaboratori esterni all’azienda attraverso l’assegnazione di un identificativo, per il quale può gestire eventuali restrizioni nell’utilizzo dei contenuti. I BENEFICI La strategia e il nuovo posizionamento competitivo di Lago hanno portato a notevoli cambiamenti nei processi e nella gestione delle risorse umane. La piattaforma Web 2.0 adottata ha permesso di gestire il consistente ampliamento di organico, promuovendo al contempo il senso di appartenenza all’azienda. Grazie ai Blog, viene comunicata in modo trasparente e informale la strategia aziendale, contribuendo a migliorare il clima e facilitando l’integrazione tra le diverse Business Unit, dagli addetti di produzione in stabilimento al personale amministrativo in ufficio. Anche l’utilizzo di Wiki e dell’applicativo per la gestione dei progetti supporta la collaborazione tra i membri del team, che hanno a disposizione uno strumento semplice da usare per coordinare le attività e condividere le conoscenze sviluppate. La flessibilità della piattaforma ha permesso di assecondare i comportamenti emergenti all’interno dell’organizzazione di Lago, fornendo reale supporto al modo di lavorare di ciascun dipendente, ad esempio attraverso l’intuitiva archiviazione dei documenti tramite tag. Grazie alla nuova piattaforma, si è verificato un aumento di efficienza nella collaborazione dei gruppi di lavoro, riducendo il tempo dedicato alle riunioni del 90%.