POR Campania FESR 2007-2013 - Salerno · 2010-12-15 · Nell’attuazione del POR Campania FESR...

POR Campania FESR 2007-2013

Manuale delle procedure per i

controlli di I livello

Ottobre 2010

Versione 1

fonte: http://burc.regione.campania.it

POR Campania FESR 2007-2013 - Manuale delle procedure per i controlli di I livello 2

INDICE

PREMESSA ...................................................................................................................................................................... 4

1 RIFERIMENTI NORMATIVI ............................. .................................................................................................. 5

1.1 NORMATIVA COMUNITARIA ............................................................................................................................. 5

1.2 NORMATIVA NAZIONALE .................................................................................................................................. 8

1.3 NORMATIVA REGIONALE .................................................................................................................................. 10

2 AMBITO DI APPLICAZIONE ............................................................................................................................ 11

2.1 QUADRO DI RIFERIMENTO ORGANIZZATIVO DEL SISTEMA DEI CONTROLLI ................................................ 11

2.2 QUADRO DI RIFERIMENTO GENERALE DEL SISTEMA DEI CONTR OLLI .......................................................... 12

3 L’ATTIVITÀ DI CONTROLLO DI I LIVELLO............... ................................................................................ 13

3.2 PISTA DI CONTROLLO ..................................................................................................................................... 15

3.3 VERIFICHE AMMINISTRATIVE SU BASE DOCUMENTALE ............................................................................... 18

3.4 I CONTROLLI IN LOCO : CAMPIONAMENTO ....................................................................................................... 22

3.4.1 PREMESSA ............................................................................................................................................................. 22

3.4.2 LE ATTIVITÀ RELATIVE ALLE VERIFICHE IN LOCO E MODALITÀ DI SELEZIONE DELLE OPERAZIONI ............................... 23

3.4.3 ANALISI DEI RISCHI ................................................................................................................................................ 24

3.4.4 RISCHI ASSOCIATI ALLA TIPOLOGIA DI OPERAZIONE ................................................................................................. 24

3.4.5 RISCHI ASSOCIATI AL BENEFICIARIO ........................................................................................................................ 27

3.4.6 VALUTAZIONE DEL RISCHIO CONGIUNTO OPERAZIONE – BENEFICIARIO ................................................................... 29

3.4.7 VALUTAZIONE DEL RISCHIO CONGIUNTO, STRATIFICAZIONE E DEFINIZIONE DEL CAMPIONE ...................................... 30

3.4.8 CAMPIONAMENTO SUPPLEMENTARE ....................................................................................................................... 31

3.5 SVOLGIMENTO DELLE VERIFICHE IN LOCO ................................................................................................... 31

3.6 CONTRADDITTORIO E FOLLOW -UP DEI CONTROLLI ...................................................................................... 33

3.6.1 CONTRADDITTORIO ............................................................................................................................................... 33



3.6.2 FOLLOW-UP .......................................................................................................................................................... 33

3.7 RUOLO E RESPONSABILITÀ DELL ’ORGANISMO INTERMEDIO IN TEMA DI CONTROLLI ....................................... 37

4 REPORTING E ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE .... ........................................................ 39

4.1 REPORTING ............................................................................................................................................................ 39

4.2 ARCHIVIAZIONE ..................................................................................................................................................... 41

5 PIANIFICAZIONE DEI CONTROLLI ...................... ........................................................................................ 44

6 AMMISSIBILITA’ DELLE SPESE ..................................................................................................................... 46

ALLEGATI ..................................................................................................................................................................... 47



PREMESSA

In applicazione di quanto previsto dal comma 4 art.13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 l’Autorità di

Gestione (di seguito anche AdG) stabilisce per iscritto norme e procedure relative alle verifiche di natura

amministrativa ed in loco. Il complesso di tali verifiche, svolte ai sensi dell’art. 13 comma 2 del

Regolamento (CE) n. 1828/2006, verranno nel seguito denominate “Controlli di primo livello”.

Il presente Manuale, in particolare, fornisce le linee guida ai soggetti responsabili dell’esecuzione dei

controlli di I livello, richiamati nel cap.5 del Manuale di Attuazione Versione 1 approvato con D.G.R. n.

1715 del 20/11/2009 (di seguito anche Manuale di Attuazione), nell’ambito del Programma Operativo

Regionale Campania FESR 2007 – 2013 (di seguito anche POR FESR) e, illustra nello specifico le norme di

riferimento, lo scopo delle verifiche, le principali regole da seguire ed i modelli di strumenti operativi da

utilizzare per lo svolgimento e la formalizzazione dei controlli amministrativi ed in loco non previsti da

precedenti disposizioni regionali.

Le disposizioni contenute nel presente documento non esauriscono tutti gli aspetti relativi al controllo di I

livello, bensì si integrano con le relative disposizioni riportate nella relazione sui “Sistemi di Gestione e

Controllo”, ex art. 71 Regolamento (CE) n. 1083/2006 del POR FESR 2007-2013 approvato dalla

Commissione Europea (Nota n. 5655 del 03/07/2009) e nel Manuale di Attuazione.

Tale documento, approvato con Decreto dell’Autorità di Gestione, previa consultazione congiunta dei

Comitati di Coordinamento di Asse, potrà essere aggiornato in relazione alle esigenze di armonizzare e

migliorare le procedure previste per i controlli di I livello in base alle necessità che emergeranno nel corso

della programmazione 2007 – 2013.

Il presente documento è articolato come riportato nella tabella che segue.

Rif. TITOLO CONTENUTO

Cap. 1 Riferimenti normativi

Riporta la normativa generale comunitaria, nazionale e regionale di

riferimento sulla base della quale vengono svolte le attività di controllo di I

livello nell’ambito del POR FESR.

Cap. 2 Ambito di applicazione Descrive l’ambito di applicazione dei controlli di I livello delineandone il

quadro di riferimento organizzativo e generale del sistema dei controlli.



Rif. TITOLO CONTENUTO

Cap. 3 L’attività di controllo di I

livello

Approfondisce le fasi in cui si articolano i controlli documentali e quelli in

loco e descrive la metodologia per il campionamento dei progetti da

sottoporre ai controlli in loco. Inoltre illustra il procedimento di

contraddittorio e follow–up conseguente alle irregolarità/criticità

riscontrate a seguito dei controlli di I livello.

Cap. 4 Reporting e archiviazione

della documentazione

Descrive le modalità operative di utilizzo della reportistica da utilizzare

per la formalizzazione dei controlli di I livello.

Cap. 5 Pianificazione dei controlli Illustra la tempistica da seguire per lo svolgimento dei controlli di I livello.

Cap. 6 Ammissibilità delle spese Illustra i riferimenti normativi relativi all’ammissibilità delle spese

nell’ambito del POR Campania FESR 2007-2013.

Allegati

Sono riportati i modelli di piste di controllo e gli strumenti di reporting da

utilizzare per la formalizzazione dei controlli di I livello non riportati in

allegato al Manuale di Attuazione.

Tabella 1: Riepilogo dei contenuti previsti nei Capitoli/Allegati del presente documento.

1 RIFERIMENTI NORMATIVI

Nell’attuazione del POR Campania FESR 2007-2013, con particolare riferimento al sistema dei controlli,

trovano applicazione le seguenti disposizioni distinte per tipologia di fonte normativa (comunitaria,

nazionale e regionale).

1.1 Normativa comunitaria

• Regolamento (CE) n. 539 del 16 giugno 2010, che modifica il Regolamento (CE) n. 1083/2006

recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e

sul Fondo di coesione, per quanto riguarda la semplificazione di taluni requisiti e talune disposizioni

relative alla gestione finanziaria;

• Regolamento (CE) n. 846 del 10 settembre 2009, che modifica il Regolamento (CE) n. 1828/2006

che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante



disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul

Fondo di coesione e del Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio

relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale;

• Regolamento (CE) n. 284/2009 del Consiglio del 7 aprile 2009 di modifica del Regolamento (CE) n.

1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale

europeo e sul Fondo di coesione, per quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione

finanziaria;

• Regolamento (CE) n. 1341 del Consiglio del 18 dicembre 2008 di modifica del Regolamento (CE) n.

1083/2006 sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di

coesione relativamente ad alcuni progetti generatori di entrate;

• Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006, relativo

al Fondo Europeo di Sviluppo Regionale e recante abrogazione del Regolamento (CE) n. 1783/1999;

• Regolamento (CE) n. 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008, che dichiara alcune categorie

di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del Trattato

(Regolamento generale di esenzione di categoria);

• Regolamento (CE) n. 213 del 28 novembre 2007 - Modifica del Regolamento (CE) n. 2195/2002 del

Parlamento europeo e del Consiglio relativo al vocabolario comune per gli appalti pubblici (CPV) e

delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relative alle

procedure per gli appalti pubblici;

• Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006, recante disposizioni generali sul

Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che

abroga il Regolamento (CE) n. 1260/1999;

• Regolamento (CE) n. 1828/2006 della Commissione, dell'8 dicembre 2006, che stabilisce modalità di

applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul

Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del

Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo europeo

di sviluppo regionale;



• Regolamento (CE) n. 1989/2006 del Consiglio del 21 dicembre 2006 che modifica l’allegato III del

Regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo

regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che abroga il Regolamento (CE) n.

1260/1999;

• Regolamento (CE) n. 1564 del 7 settembre 2005 - Modelli di formulari per la pubblicazione di bandi

e avvisi relativi a procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici conformemente alle Direttive

2004/17/CE e 2004/18/CE”;

• Direttiva (CE) n. 66 del 11 dicembre 2007 - Modifica delle direttive 89/665/CE e 92/13/CE per

quanto riguarda il miglioramento dell’efficacia delle procedure di ricorso in materia

d’aggiudicazione degli appalti pubblici;

• Direttiva (CE) n. 18 del 31 marzo 2004 - Coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli

appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi;

• Direttiva (CE) n. 17 del 31 marzo 2004 - Coordinamento delle procedure di appalto degli enti

erogatori di acqua e di energia, degli enti che forniscono servizi di trasporto e servizi postali;

• Direttiva 85/337/CEE del Consiglio del 27 giugno 1985 concernente la valutazione dell'impatto

ambientale di determinati progetti pubblici e privati, modificata da ultimo dalla direttiva 2003/35/CE

del Parlamento europeo e del Consiglio;

• Direttiva 79/409/CEE del Consiglio, del 2 aprile 1979, concernente la conservazione degli uccelli

selvatici modificata dalla Direttiva 2009/147/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 30

novembre 2009;

• Direttiva 92/43/CEE del Consiglio, del 21 maggio 1992 relativa alla conservazione degli Habitat

naturali e seminaturali e della flora e fauna selvatiche, ha l’obiettivo di contribuire a salvaguardare la

biodiversità mediante la conservazione degli habitat naturali, nonché della flora e della fauna

selvatiche nel territorio europeo degli Stati membri (Direttiva HABITAT);

• Direttiva 97/11/CE del Consiglio del 3 marzo 1997 che modifica la direttiva 85/337/CEE

concernente la valutazione dell'impatto ambientale di determinati progetti pubblici e privati;

• Direttiva 2001/42/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio concernente la valutazione degli

effetti di determinati piani e programmi sull’ambiente, è stata introdotta nel diritto comunitario la



Valutazione Ambientale Strategica (VAS).

1.2 Normativa nazionale

• Linee Guida sui Sistemi di gestione e controllo per la programmazione 2007-2013 - Ministero

dell’Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - I.G.R.U.E. del

19 aprile 2007;

• Manuale di conformità dei sistemi di gestione e controllo - dell’Economia e delle Finanze -

Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - I.G.R.U.E. del 2 aprile 2008;

• Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze - Dipartimento

della Ragioneria Generale dello Stato - I.G.R.U.E.;

• Lettera del 27 dicembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze - Dipartimento della

Ragioneria Generale dello Stato - I.G.R.U.E.;

• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”;

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, “Testo unico delle disposizioni

legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;

• Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti

locali”;

• Delibera CIPE n. 36 del 15 giugno 2006 - Definizione dei criteri di cofinanziamento pubblico

nazionale degli interventi socio strutturali comunitari per il periodo di programmazione 2007-2013 -

approvazione del QSN;

• Delibera CIPE n. 82 del 3 agosto 2006 - Quadro Strategico Nazionale 2007-2013 - definizione delle

procedure e delle modalità di attuazione del meccanismo premiale collegato agli “obiettivi di

servizio”;

• Delibera CIPE n. 166 del 21 dicembre 2007 “Attuazione del Quadro Strategico Nazionale (QSN)

2007-2013 Programmazione del Fondo per le aree sottoutilizzate”;

• Decreto del Presidente della Repubblica 3 ottobre 2008, n. 196, Regolamento di esecuzione del

Regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo



Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di Coesione in materia di spese ammissibili;

• Legge 7 agosto 1990 n. 241 e ss.mm.ii. (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e

di diritto di accesso ai documenti amministrativi);

• Regio Decreto 18 novembre 1923, n. 2440 (Nuove disposizioni sull’amministrazione del patrimonio

e della contabilità dello Stato);

• Regio Decreto 23 maggio 1924, n. 827 (Regolamento per l’amministrazione del patrimonio e la

contabilità generale dello Stato);

• Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e

forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE) e ss.mm.ii.;

• Legge 22 dicembre 2008, n. 201 (Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 23

ottobre 2008, n. 162, recante interventi urgenti in materia di adeguamento dei prezzi di materiali da

costruzione, di sostegno ai settori dell’autotrasporto, dell’agricoltura e della pesca professionale,

nonché di finanziamento delle opere per il G8 e definizione degli adempimenti tributari per le

regioni Marche ed Umbria, colpite dagli eventi sismici del 1997);

• Decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999, n. 554 (Regolamento di attuazione della

legge quadro sui lavori pubblici (fino all’entrata in vigore del Regolamento di attuazione del nuovo

Codice attualmente in corso di definizione);

• Decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384 (Regolamento di semplificazione dei

procedimenti di spesa in economia (applicabile in quanto compatibile e fino all’entrata in vigore del

Regolamento di attuazione del nuovo Codice);

• Decreto del Presidente della Repubblica 25 gennaio 2000, n. 34 (Regolamento per l’istituzione del

sistema di qualificazione unico dei soggetti esecutori di lavori pubblici, a norma dell’art. 8, comma

2, della legge 11 febbraio 1994, n.109 (applicabile in quanto compatibile e fino all’entrata in vigore

del Regolamento di attuazione del nuovo Codice);

• D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152 e ss.mm.ii. (Norme in materia ambientale);

• D.Lgs 22 gennaio 2004, n.42 e ss.mm.ii.(Codice dei beni culturali e del paesaggio).



1.3 Normativa regionale

• Legge Regionale 27 febbraio 2007, n. 3 - Disciplina dei lavori pubblici, dei servizi e delle forniture

in Campania e ss.mm.ii.;

• Circolare - Legge Regionale 18 giugno 2007, n. 3 - Disciplina dei lavori pubblici, dei servizi e delle

forniture in Campania. Il contenuto innovativo nel B.U.R.C. n. 33 del 18/06/2007;

• DGR n. 112 del 9 febbraio 2007 - “Disciplinare Regionale per lo svolgimento di attività non

comprese nei compiti e doveri d’ufficio”;

• DGR n. 111 del 9 febbraio 2007 - Partecipazione di dirigenti e dipendenti a commissioni, non

rientrante negli ordinari compiti d’istituto, afferente le procedure d’appalto, concorso, e valutazione

di progetti;

• DGR n. 1601/2007 - Presa d’atto del “Protocollo di Legalità in materia di appalti”;

• DGR n. 2238 del 21 dicembre 2007 - Prezzario dei lavori pubblici - Edizione 2008;

• DGR n. 2007 del 23 dicembre 2008 - Prezziario dei lavori pubblici - Edizione 2009;

• DGR n. 1914 del 29 dicembre 2009 - Prezziario dei lavori pubblici - Edizione 2010;

• DGR n. 1715 del 20 novembre 2009 - Approvazione Manuale di Attuazione POR Campania FESR

2007-2013 Versione 1;

• Dpgrc n. 17 del 18 dicembre 2009 “regolamento di attuazione della valutazione ambientale

strategica (VAS) in Regione Campania”;

• Dpgrc n. 9 del 29 gennaio 2010 emanazione del regolamento - disposizioni in materia di

procedimento di valutazione di incidenza Regolamento n.1/2010;

• Dpgrc n. 10 del 29 gennaio 2010 emanazione del regolamento - disposizioni in materia di

valutazione d'impatto ambientale. Regolamento n.2/2010;

• Dgr n. 426 del 14/03/08 approvazione delle procedure di valutazione di impatto ambientale -

valutazione d'incidenza, screening, "sentito", valutazione ambientale strategica;

• Dgr n. 203 del 05/03/2010 "regolamento di attuazione della valutazione ambientale strategica (VAS)



in Regione Campania" emanato con Dpgr n. 17 del 18 dicembre 2009. Approvazione degli "indirizzi

operativi e procedurali per lo svolgimento della VAS in Regione Campania";

• Dgr n. 324 del 19/03/2010 articolo 9, comma 2 del regolamento regionale n. 1/2010 "disposizioni in

materia di procedimento di valutazione di incidenza". Approvazione delle "linee guida e criteri di

indirizzo per l'effettuazione della valutazione di incidenza in Regione Campania".

2 AMBITO DI APPLICAZIONE

2.1 Quadro di riferimento organizzativo del sistema dei controlli

A livello organizzativo l’attuazione operativa del POR FESR, comprensiva delle attività ordinarie di

controllo di I livello, viene garantita dalle Aree Generali di Coordinamento (di seguito anche AGC)

competenti per materia.

In particolare sono designati, quali Responsabili di Obiettivo Operativo (di seguito anche ROO), i Dirigenti

di Settore, che, con il coordinamento dell’Autorità di Gestione, sono responsabili dell’attuazione delle

operazioni afferenti ai singoli Obiettivi Operativi e svolgono le funzioni proprie del Responsabile del

Procedimento.

Per i controlli di I livello, al fine di assicurare la separatezza funzionale in applicazione a quanto previsto

dalla normativa comunitaria di riferimento sono previsti differenti modelli organizzativi. In particolare:

• per le operazioni a regia regionale, la responsabilità dei controlli di I livello è in capo al ROO che si

avvale di un Team di Obiettivo Operativo;

• per le operazioni a titolarità regionale, la responsabilità dei controlli di I livello è in capo al coordinatore

del Team di controllo di I livello. Tali team sono istituiti presso ciascuna AGC e costituiti da personale

funzionalmente separato dal personale del team di Obiettivo Operativo del ROO1;

• per le operazioni a titolarità regionale non attuate direttamente dal ROO ovvero per quelle attuate

tramite soggetti in house, la responsabilità dei controlli di I livello rimane in capo allo stesso ROO

secondo la modalità organizzativa prevista per le operazioni a regia regionale;

• per le operazioni attuate per il tramite di un Organismo Intermedio (di seguito OI) la responsabilità dei

1 Cfr. Nota AdG del 11/12/2008 (prot. n. 1035463).



controlli di I livello può essere delegata all’Organismo stesso. Il ROO dovrà effettuare, a seguito

dell’approvazione del Sistema di gestione e Controllo dell’OI da parte dell’AdA, controlli periodici di

sistema secondo quanto descritto al paragrafo 3.7.

Di seguito, per semplicità espositiva, si farà riferimento sia per le operazioni a regia che a titolarità ad un

Responsabile dei controlli di I livello, mentre si dettaglierà nel caso di specifiche competenze per le

operazioni attuate per il tramite di un OI.

2.2 Quadro di riferimento generale del sistema dei controlli

Ai sensi dell’art. 13 comma 2 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 “le verifiche che l’Autorità di Gestione è

tenuta a effettuare a norma dell’articolo 60, lettera b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 riguardano, a

seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni. Le verifiche

consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti

conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e

che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Esse comprendono

procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o

comunitari o attraverso altri periodi di programmazione.

Le verifiche comprendono le seguenti procedure:

a) verifiche documentali di tutte la documentazione amministrativo/contabile presentata dai beneficiari;

b) verifiche in loco di singole operazioni.”

Nel contesto organizzativo del POR Campania FESR 2007-2013, il Responsabile dei controlli di I livello, è

tenuto a garantire il corretto svolgimento delle verifiche amministrative ed in loco.

Le verifiche amministrative su base documentale devono svolgersi sul totale delle spese rendicontate dai

beneficiari e devono riguardare la correttezza delle procedure amministrative e contabili seguite per la

selezione dell’operazione e le rendicontazioni di spesa che accompagnano la domanda di rimborso presentata

dagli stessi. Tali verifiche costituiscono condizione necessaria per il Responsabile di Obiettivo Operativo al

fine di poter procedere alla predisposizione delle Attestazioni di spesa da presentare all’Autorità di

Certificazione.

Le verifiche in loco, successive alle verifiche documentali, saranno svolte, a cura dei rispettivi Responsabili



dei controlli di I livello, su un campione di operazioni che abbia generato una spesa già certificata in una

annualità di riferimento (per la metodologia adottata si rimanda al Capitolo 3 § 3.4 del presente documento).

Se a seguito delle verifiche si riscontrano delle irregolarità, dovrà essere attivato un procedimento di

contraddittorio con il beneficiario (per le modalità operative si rimanda al Capitolo 3 del presente

documento).

Dalla valutazione delle controdeduzioni fornite dal beneficiario, potrà fare seguito l’eventuale

provvedimento di revoca (totale o parziale) del finanziamento e la successiva attuazione della procedura di

recupero/revoca del finanziamento da parte del ROO (cfr. Capitolo 6 del Manuale di Attuazione).

Per ciascuna verifica, amministrativa ed in loco, il Responsabile dei controlli di I livello provvederà a

formalizzare le risultanze dei controlli svolti (per la reportistica e le relativa modalità di utilizzo si rimanda a

quanto stabilito nel Capitolo 4 del presente documento).

Le informazioni relative alle verifiche svolte oltre ad essere conservate su supporto cartaceo presso il ROO

dovranno essere inserite sul sistema informativo di monitoraggio. Periodicamente i ROO dovranno inviare

all’AdG un report sui controlli effettuati.

3 L’ATTIVITÀ DI CONTROLLO DI I LIVELLO

I controlli di I livello2 riguardano la correttezza delle procedure di selezione, approvazione e attuazione delle

operazioni cofinanziate, la regolarità delle spese rendicontate, nonché lo stato di avanzamento/realizzazione

dell’intervento cofinanziato.

Nello specifico, le verifiche si suddividono in verifiche documentali, previste per la totalità delle operazioni

cofinanziate e propedeutiche alla certificazione delle spese dichiarate, e verifiche in loco effettuate su un

campione rappresentativo dell’universo delle operazioni cofinanziate.

In tale contesto, ed in considerazione del modello organizzativo adottato dalla Regione Campania sopra

richiamato, l’AdG potrà svolgere periodicamente anche controlli di sistema presso i singoli Obiettivi

Operativi al fine di verificare la corretta applicazione del sistema di gestione e controllo da essi adottato e

riportato nella pista di controllo di propria competenza.

2 Per i controlli di I livello di competenza dell’AdC si rimanda al documento “Manuale delle procedure dell’Autorità di

Certificazione” approvato con D.D. n. 6 del 26/05/2009.



Nel caso di Obiettivi Operativi in cui è prevista la delega delle attività di controllo di I livello ad un

Organismo Intermedio (di seguito anche OI), il Responsabile di Obiettivo Operativo svolgerà controlli di

sistema al fine di verificare la corretta applicazione del sistema di gestione e controllo da essi adottato,

sottoposto a valutazione dell’Autorità di Audit (di seguito AdA)3, e riportato nella pista di controllo di

propria competenza.

Nei paragrafi successivi si riportano in dettaglio le singole fasi procedurali che caratterizzano il controllo di

sistema, le piste di controllo, le verifiche amministrative ed in loco nonché le azioni da intraprendere

successive ai controlli svolti.

3.1 Controlli di sistema dell’Autorità di Gestione

I controlli di sistema di competenza dell’AdG sono previsti affinché si possa, in una logica migliorativa della

gestione e attuazione del POR FESR, valutare periodicamente l’affidabilità del sistema di gestione e

controllo all’interno dei singoli Obiettivi Operativi.

Le verifiche di sistema sono volte ad accertare presso i singoli Obiettivi Operativi:

• l’organizzazione e strutturazione delle funzioni di gestione e di controllo;

• lo svolgimento delle attività di controllo di I livello e degli adempimenti a queste connessi;

• l’utilizzo del sistema informatico regionale di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a

ciascuna operazione svolta nell'ambito del programma operativo, nonché la raccolta dei dati relativi

all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;

• la ricostruzione e razionalizzazione del tracciato documentale che caratterizza le procedure attuative e di

controllo dei progetti co-finanziati e lo stato di conservazione ed archiviazione dei documenti,

coerentemente con quanto riportato nelle piste di controllo.

Gli esiti di tali verifiche saranno utilizzati al fine di condurre un’analisi dei rischi utile per valutare il grado di

affidabilità del sistema e fornire ai ROO, ove possibile, elementi utili per i relativi adeguamenti da adottare.

Le risultanze dei controlli saranno comunicate tempestivamente dall’AdG/ROO all’AdC ed all’AdA in modo

3 Nota della Commissione Europea del 03/07/2009 (prot.n. 005655) relativa alle procedure per la valutazione di conformità del

sistema di gestione e controllo del POR Campania FESR 2007 – 2013 ex art. 71 del Reg. (CE) n. 1083/2006.



da attestare il grado di affidabilità raggiunto dal sistema di gestione e controllo delle operazioni sulla cui base

finanziaria vengono effettuate le certificazioni.

I controlli di sistema prevedono lo svolgimento delle seguenti fasi:

1. definizione del campione da sottoporre a controllo. In tale contesto l’AdG selezionerà gli Obiettivi

Operativi da sottoporre a controllo sulla base di un giudizio professionale4;

2. calendarizzazione dei controlli e successiva comunicazione al soggetto da sottoporre a controllo entro i

10 giorni lavorativi precedenti;

3. acquisizione presso il ROO delle Piste di controllo e della eventuale documentazione ritenuta rilevante

ai fini della comprensione del sistema di gestione e controllo;

4. svolgimento di verifiche di dettaglio su singole operazioni;

5. formalizzazione delle risultanze dei controlli. L’AdG provvederà ad una corretta formalizzazione delle

risultanze dei controlli svolti. In tale contesto, occorre compilare apposite check list allegate al presente

documento.

3.2 Pista di controllo

Aspetti generali

La pista di controllo rappresenta lo strumento in cui sono indicati per singola operazione i flussi di attività da

effettuare, i soggetti coinvolti, le risorse da utilizzare ed i risultati da produrre.

Le piste di controllo, sulla scorta di quanto stabilito dal documento emanato dal MEF-IGRUE “Linee Guida

sui Sistemi di Gestione e Controllo per la Programmazione 2007 - 2013” sono classificate in funzione di due

criteri:

• la tipologia di operazioni;

• la titolarità della responsabilità gestionale.

In relazione al primo criterio, si distinguono tre tipologie di operazioni:

4 Documento di orientamento sulle verifiche di gestione che gli Stati membri devono effettuare sulle operazioni cofinanziate dai

Fondi strutturali e dal Fondo di coesione per il periodo di programmazione 2007-2013 - COCOF 08_0020_04 – IT.



• opere pubbliche;

• acquisizione di beni e servizi;

• erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli beneficiari;

In relazione al secondo criterio, si distinguono due forme di responsabilità gestionale:

• operazioni a titolarità regionale;

• operazioni a regia regionale.

Per ciascuna tipologia sono stati individuati i seguenti quattro macroprocessi di operazioni cofinanziate

nell’ambito del POR Campania FESR 2007-2013:

1. Programmazione;

2. Istruttoria (Programmazione,Selezione ed approvazione delle operazioni);

3. Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni;

4. Rendicontazione/certificazione delle spese e gestioni irregolarità.

L’analisi di ciascun macroprocesso viene effettuata utilizzando un flow chart che mette in evidenza

l’articolazione del processo in attività.

Il modello per la rappresentazione delle piste di controllo è articolato in:

1. Check list fascicolo di progetto;

2. Descrizione dei flussi dei processi gestionali (Flow chart);

3. Check list controllo di I livello.

Check list fascicolo di progetto

La check list di progetto, suddivisa per tipologia di intervento, è lo strumento al cui interno è riportata una

breve descrizione dell’intervento cofinanziato e, consente, per ogni progetto, di tracciare l’elenco di tutti i

documenti giustificativi della spesa, ivi inclusi gli estremi identificativi e l’ubicazione degli organismi che

detengono gli stessi.

Descrizione dei flussi dei processi gestionali (Flow chart)

E’ la rappresentazione che mette in evidenza, per ogni singolo processo (Programmazione, istruttoria,

attuazione e rendicontazione) le relazioni tra i vari “Soggetti” coinvolti, le varie “Azioni/Attività” messe in



campo con le tipologie di “Attività di Controllo”.

Si compone di:

• una scheda anagrafica, che descrive i dati identificativi dell’operazione gestita dall’Obiettivo Operativo

del POR FESR, i soggetti responsabili e la programmazione finanziaria;

• una scheda organizzativa, in cui è riportata l’architettura organizzativa adottata dall’Obiettivo

Operativo;

• una scheda di programmazione, in cui è riportato il processo di programmazione del POR Campania

FESR 2007/2013;

• una scheda per singolo macroprocesso in cui vengono riportati i processi, le attività, i soggetti che

intervengono nel ciclo di vita e codifica delle attività di controllo svolta;

Check list controllo di I livello

E’ lo strumento in cui sono indicati, per singolo macroprocesso, le attività di controllo esercitate dal

Responsabile dei controlli sulla base di documentazione probatoria.

La check list evidenzia il Responsabile di controllo, l’ubicazione dei documenti e contiene i codici dei

controlli, la descrizione del controllo, l’esito dei controlli e la documentazione amministrativa/contabile. Tale

attività, così come codificate nella check list, sono riportate nel flow chart.

La pista di controllo in tal modo strutturata consente, in conformità a quanto previsto dall’art. 15 del

Regolamento (CE) n. 1828/2006, di:

a) confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i

documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione, dall’autorità di gestione, dagli

organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma

operativo;

b) verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;

c) verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Comitato di Sorveglianza per le Attività del

POR FESR;

d) verificare per ogni operazione le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, i documenti riguardanti



l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli

appalti pubblici, le relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati.

Per maggiori dettagli, si rimanda ai relativi Allegati del presente documento in cui sono riportati i modelli di

piste di controllo previsti per le operazioni riconducibili al cofinanziamento di opere pubbliche (a titolarità e

regia), acquisizione di beni e servizi (a titolarità e regia) ed erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli

beneficiari (a titolarità regionale).

Sarà cura dei singoli ROO, ove se ne riscontri l’esigenza, adattarne con proprio Decreto e previo parere

favorevole dell’AdG, i contenuti alle peculiarità del proprio modello organizzativo (in caso di presenza di OI

sarà l’OI a predisporre apposite piste di controllo secondo quanto dettagliato al paragrafo 3.7) o delle

operazioni da essi gestite, nel rispetto dei contenuti minimi definiti nel presente Manuale.

In relazione agli interventi ricompresi nella tipologia “aiuti”il flusso procedurale e la check list dovranno

essere adattati dal ROO in base alla presenza o meno del Soggetto Gestore/OI, previo parere favorevole

dell’AdG. In ogni caso, sarà cura del ROO inviare le versioni definitive adottate con proprio decreto

all’AdG, all’AdC e all’AdA.

3.3 Verifiche Amministrative su base documentale

In applicazione di quanto previsto dall’art. 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, le verifiche documentali

devono essere svolte in relazione a tutta la documentazione amministrativo/contabile presentata dai

beneficiari. In tale contesto le verifiche hanno ad oggetto tutta la documentazione di

selezione/fornitura/realizzazione dell’opera/bene/servizio (es. stati di avanzamento, documentazione di

consegna, ecc.), nonché della documentazione giustificativa di spesa e di pagamento (es. fatture, mandati di

pagamento, ecc.).

Nello svolgimento dell’attività di verifica, la documentazione prodotta sarà valutata dal personale incaricato,

a seconda della tipologia di operazione (opere pubbliche, acquisizione di beni e servizi, erogazione di

finanziamenti e/o servizi a singoli beneficiari) nonché della tipologia di spesa, mettendola a confronto con:

• le modalità di selezione delle operazioni;

• la normativa comunitaria e nazionale applicabile (in particolare la normativa sugli appalti pubblici,

quella sui regimi di aiuto che si applicano all’operazione, la normativa sull’ammissibilità della spesa, la

normativa sulla documentabilità sotto il profilo civilistico e fiscale della spesa e, ove applicabile, la



normativa sulla valutazione ambientale e quella relativa alle pari opportunità);

• i criteri di selezione del POR Campania FESR 2007 – 2013, approvati dal Comitato di Sorveglianza

nella seduta del 13 marzo 2008 e ratificati con DGR n. 879/2008 e ss.mm.ii.;

• il bando di concessione del contributo;

• la domanda progettuale approvata in fase di selezione delle operazioni;

• la convenzione stipulata tra ROO e beneficiario (eventuale);

• i contratti o altri impegni giuridicamente vincolanti, assunti per la realizzazione dell’operazione, che

hanno determinato la spesa.

Dal punto di vista temporale, le verifiche amministrative devono riguardare l’intero “ciclo di vita” di

un’operazione che possono distinguersi nelle seguenti fasi:

• avvio dell’operazione (verifica ex ante);

• realizzazione dell’operazione (verifica in itinere);

• conclusione dell’operazione (verifica ex post).

In fase di avvio, le verifiche amministrative devono riguardare, in linea generale, i seguenti aspetti:

1. la coerenza delle operazioni selezionate rispetto al Fondo FESR ed alla strategia del POR Campania

FESR 2007 – 2013;

2. il rispetto dei criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza, della correttezza e la coerenza

con la normativa di riferimento nonchè e con le procedure adottate ai fini della selezione delle operazioni

da cofinanziare;

3. la legittimità e la coerenza della procedura adottata per la selezione pubblica del beneficiario/operazioni,

con particolare attenzione ai seguenti aspetti:

� rispetto della normativa in materia di informazione, pubblicità e trasparenza, soprattutto mediante la

verifica degli avvisi pubblici per la selezione dei beneficiari/operazioni;

� sussistenza di una procedura idonea per l’acquisizione e il protocollo delle offerte, nel caso di avvisi

pubblici;



� il corretto svolgimento delle attività connesse alle valutazioni svolte per la selezione del

beneficiario/operazione, ivi compresa la verifica della compatibilità ed idoneità delle caratteristiche

dell’operazione;

� per i Grandi Progetti, la correttezza delle procedure adottate in applicazione di quanto previsto dal

D.G.R. n. 326 del 6 marzo 2009;

4. la conformità con le norme sugli Aiuti di Stato, con le norme ambientali e con quelle sulle pari

opportunità e la non discriminazione;

5. la sussistenza del contratto/convenzione (o altra forma di impegno giuridicamente vincolante) tra

Responsabile Obiettivo Operativo e beneficiario/OI (e/o ditta esecutrice/fornitrice) e della sua coerenza

con il bando di selezione/bando di gara, lista progetti e Programma Operativo;

6. la correttezza formale delle domande di finanziamento (in caso di erogazione di finanziamenti e/o servizi

a singoli beneficiari);

7. in caso di infrastrutture e servizi a titolarità regionale, di importo superiore a 10 Meuro, l’avvenuta

valutazione delle proposte di investimento da parte del Nucleo Regionale di Valutazione degli

Investimenti Pubblici (NRVVIP) (cfr. Capitolo 1 del Manuale di Attuazione);

8. per i progetti generatori di entrate, la corretta applicazione dell’art. 55 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e

ss.mm.ii..

In fase di realizzazione5, le verifiche amministrative e contabili hanno ad oggetto la domanda di rimborso del

beneficiario e/o ditta esecutrice/fornitrice e le rendicontazioni di spesa che la accompagnano e in particolare

riguardano:

1. la correttezza formale della richiesta di finanziamento/domanda di rimborso;

2. il rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di appalti pubblici (per i singoli punti di

controllo cfr. la check list di riferimento riportata in allegato al Manuale di Attuazione);

3. il rispetto delle norme comunitarie e nazionali sulla pubblicità;

4. la conformità e la regolarità del contratto/convenzione o altro documento negoziale e/o di pianificazione

5 Le verifiche da 1 a 5 previste in fase di realizzazione saranno propedeutiche nei casi in cui sia prevista l’erogazione di un anticipo.



delle attività rispetto all’avanzamento delle attività e la relativa tempistica. Tale verifica può essere

svolta sulla base di documenti descrittivi delle attività svolte, quali stati avanzamento lavori (in caso di

gare d’appalto) o di relazioni delle attività svolte (nel caso di avvisi in concessione);

5. la regolarità finanziaria della spesa sui documenti giustificativi presentati, ovvero l’ammissibilità delle

spese mediante verifica dei seguenti principali aspetti:

� la completezza e la coerenza della documentazione giustificativa di spesa (comprendente almeno

fatture quietanzate o documentazione contabile equivalente) ai sensi della normativa nazionale e

comunitaria di riferimento, al POR FESR, al bando di selezione/bando di gara, al

contratto/convenzione e a sue eventuali varianti;

� la conformità della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo (civilistico

e fiscale);

� l’ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite congiuntamente

dalla normativa nazionale e comunitaria di riferimento, dal bando di selezione/di gara, dal

contratto/convenzione e da sue eventuali varianti;

� l’eleggibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma;

� la riferibilità della spesa al beneficiario e/o alla ditta esecutrice/fornitrice e all’operazione

selezionata;

� il rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo previsti dalla normativa comunitaria e

nazionale di riferimento (es. dal regime di aiuti cui l’operazione si riferisce), dal

contratto/convenzione e da sue eventuali varianti; tale verifica deve essere riferita anche alle

singole voci di spesa incluse nella rendicontazione sottoposta a controllo;

6. il rispetto delle disposizioni previste per le modalità di erogazione del finanziamento per opere

pubbliche e acquisizione di beni e servizi superiori a 5 Meuro (cfr. § 3.1 del Manuale di Attuazione);

7. il rispetto delle disposizioni previste per le modalità di erogazione del finanziamento per opere

pubbliche e acquisizione di beni e servizi inferiori a 5 Meuro (cfr. § 3.2 del Manuale di Attuazione);

8. il rispetto delle disposizioni previste per le modalità di erogazione di finanziamenti e/o servizi ai singoli

beneficiari (cfr. § 3.3 del Manuale di Attuazione);



9. il rispetto delle disposizioni previste per gli OI (cfr. § 1.4.1, 1.4.2, 1.4.3, 1.4.4, 1.4.5 e 3.4 del Manuale

di Attuazione).

Sulla base degli esiti dei controlli effettuati, qualora vengano rilevate irregolarità, il personale incaricato

informerà il responsabile dei controlli, che procederà ad informare il Beneficiario, l’AdC e l’AdG.

In fase di conclusione, le verifiche devono essere effettuate con riferimento ai seguenti aspetti:

• l’avvenuta presentazione del rendiconto da parte del beneficiario/OI;

• verifica della documentazione giustificativa di spesa residuale presentata secondo le modalità riportate

precedentemente nella “fase di realizzazione”;

• determinazione dell’importo effettivamente riconosciuto e del relativo saldo;

• l’avvenuta presentazione della domanda di saldo da parte del beneficiario.

Le verifiche documentali dovranno essere formalizzate per tutte le operazioni oggetto di domande di

rimborso presentate dai beneficiari e precedente alla presentazione della dichiarazione di spesa inoltrata dal

ROO all’AdC (per maggiori dettagli sugli strumenti e modalità operative da seguire per la formalizzazione

dei controlli si rimanda al Capitolo 4 del presente documento).

3.4 I controlli in loco: campionamento

3.4.1 Premessa

Dopo aver condotto le verifiche amministrative su base documentale e relative al 100% della spesa

rendicontata dal beneficiario, la normativa comunitaria prevede l’esecuzione di verifiche in loco sulle singole

operazioni rendicontate.

Come indicato dalla normativa comunitaria [art. 13 § 3 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, modificato

dall’art. 1 § 3c del Regolamento (CE) 846/2009], tali verifiche sono eseguite su un campione, la cui

dimensione dovrà essere definita sulla base di una preventiva analisi dei rischi che il ROO dovrà condurre in

funzione della tipologia di beneficiari e di operazioni interessate, secondo la metodologia definita dall’AdG.

In caso di adozione di un campionamento delle operazioni la relativa metodologia dovrà essere riesaminata

ogni anno per valutare, in funzione dell’evoluzione del Programma Operativo, la necessità di procedere

all’adozione di un diverso metodo di campionamento o alla modifica dei parametri.



3.4.2 Le attività relative alle verifiche in loco e modalità di selezione delle operazioni

In relazione a quanto previsto dai Regolamenti Comunitari l’AdG del POR Campania FESR 2007 – 2013

definisce nel presente documento la metodologia di campionamento per le verifiche in loco che, nel rispetto

della logica organizzativa del POR FESR, sarà utilizzata a livello di singolo Obiettivo Operativo dal

Responsabile controlli di I livello per l’estrazione del campione delle operazione e prenderà in

considerazione le singole operazioni certificate nell’anno N – 1; il campione così determinato dovrà essere

comunicato all’AdG.

Il Responsabile dei controlli di I livello dovrà conservare la documentazione che descrive le modalità

applicative seguite per l’estrazione del campione e le operazioni estratte, oggetto della verifica in loco

nell’anno di riferimento.

Obiettivo delle verifiche in loco è dunque permettere di individuare tempestivamente eventuali irregolarità o

errori, al fine di:

• completare i controlli eseguiti a livello amministrativo;

• comunicare al ROO le dovute correzioni da apportare mentre l’operazione è ancora in corso d’opera;

• accertare che le domande di rimborso presentate del beneficiario siano corrette.

A garanzia di una corretta conduzione delle operazioni si procederà a eseguire le verifiche in loco come

segue:

• nel caso in cui nell’anno N – 1, risultino un numero massimo di operazioni pari a 10 si procederà al

controllo in loco sul 50% delle operazioni selezionando, fino a concorrenza di tale percentuale, gli

interventi con importi finanziari più elevati6;

• nel caso in cui nell’anno N – 1, risultino un numero di operazioni superiori alle 10 si procederà, al fine

di aumentare la probabilità di estrarre operazioni affette da errore, ad una stratificazione della

popolazione sulla base del grado di rischio associato al beneficiario ed alla tipologia di Operazione e ad

un’estrazione del campione per ogni strato, aumentando la numerosità campionaria per quegli strati che

presentano il grado di rischio più elevato. L’estrazione di un campione per ogni singolo strato

consentirà, inoltre, di effettuare, nel caso in cui si dovessero rilevare irregolarità a seguito delle verifiche

6 Vedi nota n. 4.



in loco, un’analisi sugli strati e, qualora sul singolo strato si dovesse riscontrare un tasso di errore

superiore al 2%, procedere ad un campionamento supplementare al fine di verificare se le irregolarità

riscontrate sono estese anche alle operazioni che non sono rientrate nel primo campionamento. In tale

contesto l’intensità della verifica in loco è, pertanto, fortemente correlata alla natura delle operazioni e

al tipo di documentazione che è stata fornita dal beneficiario in occasione della presentazione della

domanda di rimborso.

3.4.3 Analisi dei rischi

L’analisi dei rischi ha l’obiettivo di ottenere, nel rispetto del Regolamento (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii. le

informazioni relative al rischio associato alla tipologia di operazione e di beneficiario necessarie per la

definizione dei parametri che determineranno la dimensione del campione delle operazioni da sottoporre a

verifica in loco. Inoltre, grazie all’analisi dei rischi, il Responsabile dei controlli di I livello potrà procedere

ad una stratificazione della popolazione, raggruppando le operazioni in base al grado di rischio in esse

rilevato e, qualora rilevasse un tasso di errore elevato, potrà ricollegare l’errore ad una specifica tipologia di

operazione e di rischio procedendo, eventualmente, alla verifica di operazioni analoghe e non inserite nel

campione.

Per eseguire l’analisi dei rischi il Responsabile dei controlli di I livello dovrà:

1) elaborare una griglia di valutazione dei rischi, considerando la probabilità che il rischio si verifichi e

l’impatto finanziario che esso avrà sull’operazione;

2) individuare i fattori di rischio riconducibili alla tipologia di operazione e di beneficiario;

3) analizzare ogni singola operazione ed esprimere un giudizio in merito ai rischi connessi alla tipologia di

operazione e di beneficiario;

4) sulla base dei risultati ottenuti elaborare un giudizio in merito al rischio congiunto operazione-

beneficiario;

5) stratificare le popolazione in base ai risultati ottenuti, raggruppando tutte le operazioni che presentano il

medesimo grado di rischio congiunto.

3.4.4 Rischi associati alla tipologia di operazione

I rischi associati alla tipologia di operazione sono riconducibili a due fattori principali:



• la tipologia di macroprocesso;

• il numero di soggetti responsabili della gestione e realizzazione dell’operazione.

Nell’ambito del POR Campania FESR 2007 – 2013, possono distinguersi sei possibili macroprocessi,

all’interno dei quali è possibile collocare le operazioni che saranno sottoposte a verifica in loco:

• opere pubbliche a titolarità;

• opere pubbliche a regia;

• acquisizione di beni e servizi a titolarità;

• acquisizione di beni e servizi a regia;

• erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli beneficiari a titolarità;

• erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli beneficiari a regia (ad oggi non attive).

Ogni macroprocesso, presenta un livello di rischiosità funzione dei seguenti fattori:

• numero di attività previste nel macroprocesso;

• numero di passaggi di documentazione amministrativo-contabile tra i soggetti previsti nella pista di controllo;

• durata dell’operazione;

• esperienza pregressa del beneficiario rispetto alla tipologia di operazione;

• dimensione finanziaria.

Come anticipato, in considerazione di tali fattori è possibile ricondurre ad ogni macroprocesso un grado di

rischio, legato alla probabilità che si verifichi un errore e all’impatto che tale errore può avere in termini

finanziari e di realizzazione dell’operazione stessa. In relazione ai parametri sopra indicati è necessario che il

Responsabile dei controlli di I livello consideri, in relazione alle peculiarità delle operazioni dell’Obiettivo

Operativo una:

• rischiosità alta: opere pubbliche a regia, erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli beneficiari a regia;

• rischiosità media: acquisizione di beni e servizi a regia, opere pubbliche a titolarità;

• rischiosità bassa: acquisizione di beni e servizi a titolarità.

In tale contesto è necessario che il Responsabile dei controlli di I livello acquisisca informazioni per singola

operazione certificata circa l’esistenza di uno o più soggetti coinvolti nella gestione e realizzazione



dell’operazione, che potrebbero appartenere ad entità diverse tra loro oppure ad una o più unità organizzative

nell’ambito di una stessa entità. L’articolazione più o meno complessa dell’organizzazione del sistema di

gestione e controllo e le caratteristiche dei soggetti in essa coinvolti è correlata alla complessità

dell’operazione dal punto di vista dell’efficacia delle attività di controllo che devono essere svolte e,

conseguentemente, al rischio connesso con la prevenzione degli errori o la loro individuazione.

Sulla base di tali considerazioni è necessario rilevare i seguenti gradi di rischio:

• rischiosità alta: più di quattro soggetti coinvolti nella gestione e realizzazione dell’operazione;

• rischiosità media: da tre a quattro soggetti coinvolti nella gestione e realizzazione dell’operazione;

• rischiosità bassa: fino a due soggetti coinvolti nella gestione e realizzazione dell’operazione.

Fattore di rischio 2

Soggetti coinvolti nella gestione e realizzazione delle operazioni

fino a 2 da 3 a 4 oltre 4

Valutazione del

Rischio Rischiosità Bassa Rischiosità Media Rischiosità Alta

Fat

tore

di r

isch

io 1

Tip

olog

ia d

i Ma

cro

pro

cess

o

Opere pubbliche a regia Rischiosità Alta

AB AM AA

Erogazione finanziamenti e/o

servizi a regia

Rischiosità Alta AB AM AA

Opere pubbliche a titolarità Rischiosità Media

MB MM MA

Acquisizione beni e servizi a

regia

Rischiosità Media MB MM MA

Erogazione finanziamenti e/o

servizi a titolarità

Rischiosità Media MB MM MA

Acquisizione beni e servizi a

titolarità

Rischiosità Bassa BB BM BA

rischiosità Alta

rischiosità Media

rischiosità Bassa

Tabella 2: Differenti gradi di rischio correlati ai Fattori 1 e 2 individuati per le operazioni.

Definiti i fattori di rischio e assegnati i relativi livelli di rischio, l’organismo preposto alle attività di controllo

di I livello procederà all’esecuzione dell’analisi dei rischi legati alla tipologia di operazione.



Rischio Operazione

Cod. Tipologia di operazione Fattore di

rischio 1

Soggetti responsabili

della gestione e

realizzazione delle

operazioni

Fattore di rischio

2

Valutazione

rischio

Operazione

1 Erogazione finanziamenti e/o servizi a regia A 3 M AM

2 Opere pubbliche a titolarità M 2 B MB

3 Acquisizione beni e servizi a regia M 5 A MA

4 Opere pubbliche a regia A 3 M AM

… … … … … …

… … … … … …

99 Acquisizione beni e servizi a regia M 4 M MM

100 Opere pubbliche a regia A 4 M AM

Tabella 3: Valutazione del rischio per le operazioni.

3.4.5 Rischi associati al beneficiario

Nell’ambito del POR Campania FESR 2007 – 2013 possono essere individuate le seguenti tipologie di

beneficiario: Amministrazione pubblica centrale, Amministrazione locale, Ente pubblico, Ente privato.

La rischiosità di ogni tipologia di beneficiario può essere valutata sulla base dei seguenti fattori di rischio:

• esiti dei controlli amministrativi nell’ambito del POR FESR e della precedente programmazione;

• esperienza del beneficiario;

• numero di operazioni riconducibili al beneficiario.

La rischiosità legata ad un beneficiario può essere in parte valutata dagli esiti dei controlli amministrativi

condotti sulle domande di rimborso e, se effettuati, dei controlli legati alla programmazione 2000 – 2006. La

presenza di errori in fase di analisi desk deve essere interpretata come una elevata probabilità di rilevare, in

fase di controlli in loco, irregolarità legate alla corretta esecuzione dell’operazione. Se il beneficiario ha già



partecipato alla precedente Programmazione e gli esiti dei controlli condotti in tale occasione non sono stati

positivi, il rischio beneficiario sarà considerato elevato anche se nell’attuale programmazione non sono stati

riscontrati errori.

Nel caso di un beneficiario che non ha partecipato alla precedente Programmazione, il rischio di errore dovrà

considerarsi medio, anche se i controlli amministrativi hanno rilevato irregolarità. Infine, se i controlli

amministrativi sono stati positivi ed il beneficiario ha partecipato alla precedente programmazione senza che

venissero rilevate irregolarità nel corso dei controlli, il rischio ad esso associato sarà considerato basso.

A completare la valutazione del rischio beneficiario, deve concorrere una valutazione sul numero di

operazioni riconducibili ad uno stesso beneficiario. Come già evidenziato in precedenza, e previsto anche

dalle buone prassi della Commissione Europea7, qualora un beneficiario sia responsabile di un certo numero

di azioni/attività, esso dovrà essere oggetto di almeno una verifica in loco. Pertanto dovrà essere associata ad

esso una elevata rischiosità.


Numero di operazioni riconducibili al beneficiario

1 operazione da 2 a 3 operazioni più di 3 operazioni

Valutazione del

Rischio Rischiosità Bassa Rischiosità Media Rischiosità Alta

Fat

tore

di r

isch

io 1

Esi

ti co

ntro

lli

am

min

istr

ativ

i I controlli hanno rilevato errori Rischiosità Alta AB AM AA

Nuovo beneficiario Rischiosità Media MB MM MA

I controlli non hanno rilevato

errori Rischiosità Bassa BB MB BA

rischiosità Alta

rischiosità Media

rischiosità Bassa

Tabella 4: Differenti gradi di rischio correlati ai Fattori 1 e 2 individuati per i beneficiari.

7 Vedi nota n. 4.



Rischio Beneficiario

Cod. Esiti controlli amministrativi

Fattore di

rischio 1

Numero di operazioni riconducibili al

beneficiario


Valutazione

rischio

beneficiario

1 0% SI A 10 A AA

2 5% Nuovo M 3 M MM

3 0% NO B 5 A BA

4 0% NO B 2 M BM

… … … … … … …

… … … … … … …

99 0% SI A 5 A AA

100 5% NO B 3 M BM

Tabella 5: Valutazione del rischio beneficiario.

3.4.6 Valutazione del rischio congiunto Operazione – Beneficiario

A questo punto, per procedere ad una stratificazione della popolazione in funzione dei rischi legati

all’operazione ed alla tipologia di beneficiario, sarà necessario elaborare una valorizzazione del livello di

rischio congiunto associato all’operazione analizzata.

Ad ogni coppia di valori di rischio operazione – rischio beneficiario sarà associato il seguente un livello di

rischio:

• Alto Alto, Alto Medio, Medio Alto: Alto rischio;

• Basso Alto, Medio Medio, Alto Basso: Medio rischio;

• Basso Medio, Basso Basso, Medio Basso: Basso rischio.

Nella tabella che segue si riporta la valutazione del rischio congiunto beneficiario – operazione:



Rischio alto

Rischio medio

Rischio basso

Tabella 6: Valutazione del rischio congiunto Beneficiario –Operazione.

3.4.7 Valutazione del rischio congiunto, stratificazione e definizione del campione

Sulla base di tale griglia di valutazione si procederà quindi a determinare il grado di rischio congiunto delle

singole operazioni, che verranno quindi ordinate in base al grado di valutazione del grado di rischio e

raggruppate in 3 strati.

Cod.

Operazione Rischio Operazione Rischio Beneficiario

Rischio

Congiunto Strati

….. A A A

Strato 1 ….. A A A

….. ….. ….. A

B A M

Strato 2 B A M

….. ….. M

B M B

Strato 3 B M B

….. ….. B

Tabella 7: Distribuzione stratificata delle operazioni correlata alla valutazione del rischio congiunto Beneficiario –Operazione.

Effettuata la stratificazione il Responsabile dei controlli di I livello procederà ad individuare la dimensione

Rischio Operazione

Rischio Beneficiario Alto Medio Basso

Alto

Medio

Basso



del campione da sottoporre a controllo considerando le percentuali di campionamento sulla spesa certificata

riportate nella tabella che segue suddivisa per i singoli gradi di rischiosità individuati in precedenza:

Strato Grado di Rischio Percentuale di campionamento

Strato 1 Alto 20%

Strato 2 Medio 15%

Strato 3 Basso 10%

Tabella 8: Percentuale di campionamento da attribuire ai differenti gradi di rischio (Strati).

Determinata la dimensione percentuale del campione il Responsabile dei controlli di I livello procederà a

individuare le operazioni da sottoporre a verifica selezionando gli interventi di dimensione finanziaria più

elevata8 fino alla concorrenza della percentuale sopra indicata.

3.4.8 Campionamento supplementare

Eseguite le verifiche in loco, nel caso in cui gli errori o le irregolarità, calcolate per singolo Strato, siano

superiori alla soglia di rilevanza del 2% (rapporto tra totale dell’importo non ammissibile in seguito alle

verifiche/totale importo certificato), il Responsabile dei controlli di I livello dovrà procedere ad un

campionamento supplementare ragionato sulle operazioni residue che presentano le stesse caratteristiche

delle operazioni che nel primo campionamento sono risultate affette da errore; l’individuazione di tale

campione dovrà essere formalizzato in un documento ed inviato all’AdG.

3.5 Svolgimento delle verifiche in loco

Ai fini di una corretta applicazione di quanto previsto dall’art. 13, comma 2 lett. b) del Regolamento (CE) n.

1828/2006, i controlli di I livello riguardano, a seconda del caso, aspetti tecnici e fisici delle operazioni

cofinanziate.

Pertanto, dopo aver condotto il processo di campionamento con l’estrazione delle operazioni da sottoporre al

controllo in loco, il Responsabile dei controlli di I livello procederà in una prima fase, ad eseguire un’analisi

8 Vedi nota n. 4.



dei dati relativi all’operazione campionata attraverso una ricognizione della documentazione tecnica ed

amministrativa in possesso del ROO/OI.

Nel corso di tali verifiche si dovrà procedere ad una verifica della documentazione non visionata dal ROO

nel corso di svolgimento delle verifiche amministrative [ad esempio i verbali di gara, le dichiarazioni

previste ex art.55 del Regolamento (CE) n. 1083/2006, ecc.].

Le verifiche in loco comprendono anche procedure intese ad evitare il doppio finanziamento delle spese

attraverso altri programmi nazionali o comunitari nell’ambito di altri periodi di programmazione.

Oltre alle operazioni campionate, potranno essere effettuati sopralluoghi per le operazioni che nel corso delle

verifiche documentali abbiano evidenziato problematiche tali da richiedere un approfondimento in loco

presso il beneficiario.

La fase di esecuzione vera e propria del controllo in loco, si realizza mediante sopralluogo presso il

beneficiario dell’operazione da controllare e riguardano in sintesi:

• l’esistenza e l’operatività del beneficiario selezionato nell’ambito del Programma Operativo (con

particolare riferimento ai beneficiari privati);

• la sussistenza presso la sede del beneficiario di tutta la documentazione amministrativo-contabile in

originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa);

• la sussistenza presso la sede del beneficiario di una contabilità separata relativa alle spese sostenute

nell’ambito dell’operazione cofinanziata a valere sul Programma Operativo;

• il corretto avanzamento ovvero il completamento dell’opera pubblica o della fornitura di beni e servizi

oggetto del cofinanziamento, in linea con la documentazione presentata dal beneficiario a supporto della

rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo;

• la conformità delle opere, i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento con quanto previsto dalla

normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione nonché dalla

convenzione/contratto stipulato tra ROO e beneficiario, dal bando di gara e dal contratto stipulato con le

ditte esecutrici;

• l’adempimento degli obblighi di informazione e pubblicità previsti dalla normativa comunitaria.



Laddove le verifiche in loco vengano effettuate ad intervento concluso esse mireranno ad accertare, oltre a

quanto sopra elencato, anche i seguenti aspetti:

a) l’esistenza, la funzionalità, e la fruibilità dell’investimento o dell’opera realizzati con il

cofinanziamento;

b) il mantenimento della destinazione d’uso secondo la tempistica prevista dalla normativa di riferimento.

3.6 Contraddittorio e follow-up dei controlli

3.6.1 Contraddittorio

In seguito ai controlli svolti, siano essi amministrativi o in loco, il Responsabile dei controlli di I livello, a

fronte di irregolarità rilevate, comunicherà le stesse al soggetto sottoposto a controllo (Beneficiario diverso

dall’Amministrazione regionale nel caso di operazioni a regia, e ROO nel caso di operazioni a titolarità) al

fine di consentirgli di formulare eventuali controdeduzioni e di integrare quanto già in possesso del

Responsabile stesso con ulteriore documentazione considerata utile per tale scopo.

Qualsiasi integrazione e controdeduzione dovrà essere trasmessa per iscritto entro 15 giorni lavorativi

allegando, ove possibile, tutti gli elementi utili per supportare le argomentazioni fornite al fine di permettere

al Responsabile dei controlli di I livello di eseguire le opportune valutazioni.

Trascorso il tempo previsto per la ricezione delle integrazioni da parte del soggetto controllato, il

Responsabile dei controlli di I livello formalizzerà in un report le proprie conclusioni/prescrizioni al soggetto

sottoposto a controllo.

Gli esiti del controllo consentiranno al ROO, nel caso in cui vengano rilevate irregolarità non sanabili, di

attivare il relativo provvedimento di revoca (totale o parziale) del finanziamento, con l’eventuale apertura

delle schede OLAF. In quest’ultimo caso si dovrà tempestivamente comunicare all’AdG, all’AdA ed all’AdC

la condotta seguita al fine di permettere loro l’eventuale adozione di azioni di propria competenza.

3.6.2 Follow-up

Nel corso di attuazione del POR FESR nel caso in cui nel corso dei controlli vengano identificate delle

criticità e/o delle irregolarità, il Responsabile dei controlli di I livello assicurerà un’adeguata azione di

monitoraggio per accertarsi che i soggetti competenti abbiano adottato tutte le misure necessarie per

rimuovere o limitare le problematiche riscontrate.



In particolare, saranno ripresi gli esiti delle verifiche svolte e richieste per iscritto al soggetto sottoposto a

controllo le azioni intraprese per la risoluzione delle criticità rilevate ovvero sarà verificata l’applicazione

delle prescrizioni indicate in fase di contraddittorio.

In casi di gravi irregolarità, il Responsabile dei controlli di I livello comunicherà tali problematiche all’AdG

per favorire la ricerca di soluzioni appropriate e tempestive e registrerà in un proprio database gli elementi

principali dei controlli svolti. In tale contesto risulta opportuno informare delle problematiche riscontrate

anche l’AdC e l’AdA al fine di permettere loro l’eventuale adozione di azioni di propria competenza.

Si riportano nelle figure che seguono le differenti fasi, attività e principali attori coinvolti nel processo dei

controlli di I livello rispettivamente per le operazioni a regia e per le operazioni a titolarità regionale.



Figura 1: Iter procedurale controlli di I livello per le operazioni a regia regionale.



Figura 2: Iter procedurale controlli di I livello per le operazioni a titolarità regionale.



3.7 Ruolo e responsabilità dell’Organismo Intermedio in tema di controlli

ORGANISMI INTERMEDI

In caso di adozione del modello organizzativo in cui si prevede all’interno di un Obiettivo Operativo la

delega di parte delle attività di competenza del ROO ad un Organismo Intermedio, quest’ultimo può

assumere un ruolo di responsabilità nello svolgimento delle verifiche amministrative ed in loco previste

dall’art .13 del Reg. (CE) n. 1828/2006.

In tal caso, in conformità con quanto previsto dagli atti di delega sottoscritti con l’Amministrazione

regionale, l’OI dovrà garantire, in prima istanza, un assetto organizzativo in cui vi sia una chiara separazione

delle funzioni di gestione e controllo e, più in generale, un sistema di gestione e controllo rispondente alle

prescrizioni di cui al § 1.4.2 del Manuale di Attuazione: a tal riguardo l’OI sarà tenuto a comunicare al ROO,

per conto dell’AdG, le eventuali modifiche apportate al sistema adottato.

Nelle fasi di attuazione, gestione e controllo delle operazioni, le rispettive azioni di competenza dei diversi

soggetti individuati dall’OI all’interno della propria struttura organizzativa dovranno rispondere alle

prescrizioni della normativa comunitaria [Reg. (CE) n. 1083/2006 e Reg. (CE) n. 1828/2006 e ss.mm.ii.],

nazionale (D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. e normativa di settore) e regionale (POR FESR, Manuale di

Attuazione e, per le modalità di svolgimento dei controlli di I livello, secondo quanto disposto nel presente

documento) nonché alle eventuali ulteriori disposizioni riportate negli atti di delega sottoscritti e nelle

direttive.

Gli Organismi Intermedi cui sono delegate le funzioni di controllo di I livello svolgono tali controlli

autonomamente, nel rispetto dei principi stabiliti dal presente Manuale.

I Responsabili degli Obiettivi Operativi che prevedono la delega delle funzioni di controllo a Organismi

intermedi, svolgono, al riguardo, i controlli di sistema sul corretto funzionamento delle procedure di

controllo adottate dall’OI, nell’ambito del più generale controllo di sistema sull’adeguatezza e sul corretto

funzionamento del Sistema di Gestione e Controllo dell’OI.

Controlli di I livello degli Organismi Intermedi

Gli OI costituiscono un Ufficio apposito per i controlli di I livello, funzionalmente separato dagli Uffici

preposti alla gestione e all’attuazione delle operazioni. I controlli di I livello si compongono del controllo

documentale (sul 100% delle spese) e del controllo in loco a campione.



I controlli documentali devono essere completati prima di inviare la dichiarazione di spesa all’Autorità di

Certificazione della Regione Campania e al ROO, allegando alle dichiarazioni stesse attestazione degli esiti

positivi dei controlli.

I controlli sono formalizzati in apposite check list predisposte e approvate dal ROO, previo parere favorevole

dell’AdG, nel rispetto dei contenuti minimi previsti dalle check list regionali di controllo. Gli esiti dei

controlli documentali sono inoltre inseriti, prima dell’invio della Dichiarazione di spesa, nel Sistema

Informatico Regionale.

I controlli in loco sono effettuati su un campione estratto secondo il metodo di campionamento adottato dalla

AdG. Essi sono pianificati su base annuale e hanno a oggetto la spesa dichiarata dall’OI all’Autorità di

Certificazione nell’anno solare precedente. Anche per essi sarà compito dell’OI adottare le apposite check

list, predisposte e approvate dal ROO, previo parere favorevole dell’AdG, nel rispetto dei contenuti minimi

previsti dalle check list regionali relative al controllo in loco.

Gli OI dovranno inoltre utilizzare apposite piste di controllo, predisposte e approvate dal ROO, previo parere

favorevole dell’AdG per ciascuna operazione, che in maniera analoga a quelle adottate dalla Regione,

forniscano tutte le informazioni relative a ciascuna fase di vita dell’intervento. Dovranno inoltre garantire un

sistema di archiviazione dei documenti analogo a quello adottato dalla Regione e basato sul concetto di

“fascicolo di progetto”.

Controlli di Sistema del ROO

I controlli di sistema del ROO hanno l’obiettivo di verificare l’idonea strutturazione e il corretto

funzionamento del Sistema di Gestione e Controllo dell’OI.

Tale sistema, è approvato dal ROO, di concerto con l’AdG, prima del conferimento della delega e validato

dall’Autorità di Audit secondo quanto specificato al Capitolo 3 ed è, successivamente e periodicamente,

verificato dal solo ROO in relazione alla sua concreta e corretta applicazione.

In particolare, il controllo di sistema del ROO verterà:

• sulla verifica dell’esistenza e della validità degli atti di nomina degli Uffici dell’OI preposti alla gestione

e all’attuazione del Programma di interventi;

• sulla verifica dell’effettivo funzionamento degli stessi;



• sulla verifica dell’adeguata separatezza delle funzione di controllo da quella di gestione e attuazione del

Programma;

• sull’esame degli eventuali Rapporti prodotti dall’OI;

• sull’esame dei Rapporti di Audit relativi all’OI;

• sulle verifiche a campione sulla legittimità e ammissibilità delle spese dichiarate;

• sulle verifiche a campione sul corretto funzionamento delle procedure relative ai controlli di primo

livello;

• sulle verifiche sul rispetto delle regole, per quanto compatibili con gli OI, poste dai Manuali regionali di

attuazione;

• sulle verifiche sull’adozione, sull’adeguatezza e sul corretto utilizzo delle piste di controllo e delle check

list da parte degli OI;

• sulle verifiche a campione sulla corretta tenuta da parte degli OI dei fascicoli di progetto e sulla chiara

tracciabilità di tutte le procedure relative a ciascuna operazione;

• sulle verifiche a campione sul corretto inserimento dei dati nel Sistema di monitoraggio della Regione e

sulla convalida degli stessi precedentemente all’invio delle Dichiarazioni di spesa;

• sulle verifiche a campione sulla rispondenza degli importi relativi alle Dichiarazioni di spesa con la

documentazione di spesa in possesso dell’OI.

Ciascun ROO adotterà con proprio Decreto check list adeguate per l’effettuazione dei controlli di sistema

sugli OI come sopra descritti.

4 REPORTING E ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

4.1 Reporting

Il Responsabile dei controlli di I livello, nell’espletamento delle attività di propria competenza, dovrà

formalizzare le verifiche effettuate, producendo la reportistica prevista per le differenti tipologie di controlli

ex art. 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006.

In particolare il Responsabile dei controlli di I livello, dovrà procedere alla compilazione di check list e

report di controllo distinti per verifiche di tipo documentale e verifiche in loco (per le check list da utilizzare



per i controlli documentali cfr. gli allegati del Manuale di Attuazione; per le check list da utilizzare per i

controlli in loco e per i report dei controlli documentale ed in loco cfr. gli allegati al presente documento).

Ai fini di una corretta formalizzazione delle risultanze dei controlli risulta opportuno compilare le check list

ed i report di controllo adottando le seguenti modalità operative:

• check list di controllo: è necessario procedere a riportare, nei singoli punti di verifica previsti, le

seguenti informazioni:

� esito del controllo: nella apposita colonna del documento è necessario scrivere “Sì” se la verifica ha

avuto esito positivo (non è emerso alcun rilievo), “No” se la verifica ha avuto esito negativo (sono

emerse criticità), “N/A” ovvero non applicabile se tale punto di controllo non è pertinente con le

caratteristiche del progetto sottoposto a controllo;

� estremi della documentazione probatoria: è opportuno riportare sempre gli estremi della

documentazione probatoria acquisita/visionata;

� commenti: l’apposita colonna va compilata nel caso in cui i controlli di cui al punto 1 riportino un

esito “No” o “N/A” in modo da evidenziare le motivazione che hanno portato a tale conclusione.

In relazione ai modelli da utilizzare si fa presente che per la formalizzazione dei controlli

amministrativi sulle operazioni a regia in allegato al Manuale di Attuazione è riportata una check

list di competenza del RUP/OI, concernente, in particolare, le verifiche di legittimità delle procedure

amministrative inerenti gli affidamenti di appalti pubblici rispetto della normativa comunitaria,

nazionale e regionale ed una check list di competenza del ROO, concernente le verifiche

amministrative di controllo di i livello a cui vanno sottoposti i progetti cofinanziati secondo quanto

prescritto dalle norme di utilizzo dei Fondi Strutturali; quest’ultima deve essere compilata dal ROO

in seguito all’acquisizione della check list compilata dal RUP/OI.

Per le check list relative alle verifiche di sistema ed ai controlli in loco si rimanda ai relativi modelli

riportati in allegato al presente documento.

• report del controllo: nelle singole sezione del documento riconducibili alle aree di controllo previste

nelle relative check list utilizzate è necessario riportare le risultanze dei controlli svolti.

Il report di controllo deve inoltre permettere la rilevazione delle seguenti informazioni:



� riferimenti dell’operazione: dati anagrafici inerenti l’operazione oggetto del controllo (Attività di

riferimento del POR FESR, Denominazione beneficiario, CUP, Codice di Monitoraggio

dell’operazione, Titolo dell’operazione, Costo totale ammesso, Contributo pubblico concesso);

� tipologia di verifica: specificazione della tipologia di controllo effettuata (in base alle fasi del

procedimento di controllo: in itinere se verte su interventi/progetti in corso, ex post se verte su

interventi/progetti conclusi);

� precedenti verifiche effettuate: indicazione di eventuali irregolarità riscontrate per l’operazione nel

caso in cui sia stata già oggetto di controllo; nominativo del responsabile della verifica;

� gli interventi correttivi: indicazione delle azioni da intraprendere per sanare le criticità rilevate;

� luogo e data del controllo.

Annualmente risulta opportuno che ogni ROO invii all’AdG un report sui controlli svolti riportante:

• il numero e l’esito delle verifiche per l’ammissione a finanziamento;

• il numero e l’esito delle verifiche sulle spese;

• gli eventuali problemi di natura sistematica riscontrati e le azioni intraprese o da intraprendere.

4.2 Archiviazione

Secondo quanto previsto dall’articolo 60 lettera f), dall’articolo 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e

dall’articolo 19 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, i documenti giustificativi relativi alle spese e alle

verifiche del Programma, conservati sotto forma di originali o di copie autenticate su supporti comunemente

accettati, devono essere tenuti a disposizione della Commissione Europea e della Corte dei Conti per i tre

anni successivi alla chiusura del Programma o per i tre anni successivi all’anno in cui ha avuto luogo la

chiusura parziale, nel caso di operazioni interessate da tale fattispecie.

In relazione ai contenuti della documentazione da archiviare all’interno dei singoli fascicoli di progetto di

rimanda a quanto riportato nel § 5.1 del Manuale di Attuazione e alla reportistica richiamata nel presente

documento.



Supporti comunemente accettati art. 19 commi 4, 5 e 6 Reg. (CE) 1828/2006

Fotocopie di documenti originali

Microschede di documenti originali

Versioni elettroniche di documenti originali

Documenti disponibili unicamente in formato elettronico, registrati in sistemi informatici conformi alle norme di sicurezza riconosciute, atte a garantire le conformità alle prescrizioni giuridiche nazionali e la loro affidabilità ai fini di audit

Ai fini di una corretta e sicura gestione, classificazione e conservazione della documentazione giustificativa

relativa alle spese e alle verifiche riguardanti ciascuna operazione cofinanziata, ogni ROO, per le attività di

propria competenza, deve adottare apposite procedure per la conservazione della documentazione relativa

alle spese cofinanziate.

In particolare, devono essere previsti appositi criteri e modalità di gestione secondo cui i documenti

amministrativi e gli atti in genere sono raccolti e archiviati, al fine di assicurare:

• la conservazione e trasmissione di documenti integri e di provenienza certa e identificata;

• un rapido ed efficiente reperimento della documentazione.

Criteri per un sistema di archiviazione efficace ed efficiente

Stuttura per argomento di facile e intuitiva identificazione, in relazione a categorie/attività di diretto riferimento normativo (es. rendicontazione, monitoraggio, ecc.)

Regole di archiviazione dei documenti che riflettono le relazioni createsi nel corso dello svolgimento delle attività che li hanno generati

Assegnazione di responsabilità di alimentazione ed aggiornamento

Semplicità di accesso per l’alimentazione e la consultazione attraverso la diffusione della struttura



In linea generale, il fascicolo di progetto costituisce l’unità logica di base, all’interno della quale sono

archiviati in maniera ordinata e secondo criteri prestabiliti i documenti che si riferiscono a un medesimo

oggetto, allo scopo di riunire, a fini decisionali e informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento delle

attività di propria competenza.

A titolo indicativo ciascun fascicolo dovrebbe contenere per ciascuna operazione/progetto:

• una scheda di riepilogo costantemente aggiornata, indicante gli atti e i documenti in esso contenuti;

• pista di controllo adottata;

• check list di controllo documentale;

• documentazione relativa alla concessione del contributo, alle procedure d’appalto e di aggiudicazione,

alla liquidazione del finanziamento;

• documentazione relativa agli stati di avanzamento del progetto;

• documentazione contabile (fatture o documenti aventi forza probatoria equivalente) relativa a spese

sostenute e dichiarate e a pagamenti effettuati a titolo di contributi, di cui sia data prova dell’avvenuto

pagamento;

• rapporti sulle ispezioni effettuate.

I fascicoli dovranno essere identificati per mezzo di un’etichetta standard apposta sul dorso che indica:

• il codice del progetto (SMILE);

• l’Asse e l’Obiettivo Operativo di riferimento;

• i riferimenti del beneficiario

• l’intervento di riferimento.

Per la gestione della documentazione, responsabile dell’archivio nel suo complesso è, per le attività di

propria competenza, il ROO, che deve assicurare regole uniformi di archiviazione ai fini della rintracciabilità

dei documenti, attraverso il controllo del rispetto delle procedure di archiviazione adottate. A tal fine è

necessario costantemente svolgere i seguenti compiti:

• alimentazione, consistente nell’archiviazione degli atti/documenti in ingresso e in uscita.

• aggiornamento, consistente nell’integrazione e/o aggiunta di elementi (es.: creazione di nuovi dossier o

eventuali modifiche).



5 PIANIFICAZIONE DEI CONTROLLI

La pianificazione delle attività di controllo si differenziano a seconda che si tratti di verifiche di tipo

documentale o in loco.

Riguardo alla prima tipologia, il controllo dovrà essere concluso e formalizzato prima della certificazione ed

comunque la relativa esecuzione e tempestività è legata alla diversa responsabilità gestionale dell’intervento.

In particolare:

• nel caso di operazioni a regia regionale, le verifiche verranno eseguite a partire dal parere da parte

dell’AdG sulla coerenza programmatica delle proposte di deliberazione della Giunta Regionale e

saranno svolte, per singola operazione, fino alla sua conclusione;

• nel caso di operazioni a titolarità regionale, le verifiche saranno svolte a partire dal parere dell’AdG

sulla coerenza programmatica delle proposte di deliberazione della giunta regionale (in ogni caso è da

tener presente che le verifiche documentali del team di Controllo di I livello dovranno essere

propedeutiche a ciascuna attestazione di spesa ovvero precedenti alla sottoscrizione del contratto con i

fornitori di beni/servizi, esecutori di lavori. Per gli aiuti la tempistica sarà dettagliata nelle piste di

controllo approvate da ciascuna Area competente).

Per le verifiche in loco la relativa tempistica di esecuzione deve essere prevista nel corso di realizzazione e

conclusione dell’intervento.

I controlli in loco da parte del Responsabile dei controlli di I livello devono assumere carattere di ciclicità,

così come previsto dal comma 3 dell’art. 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 e devono basarsi sulla

certificazione della spesa dell’anno precedente di riferimento. Essi verranno svolti, su base campionaria il

cui metodo viene riesaminato ogni anno dall’AdG.

Tutte le fasi di tale controllo saranno pertanto, riprese e revisionate ogni anno, come riportato nella figura

che segue.



Figura 3: Fasi cicliche delle verifiche in loco.

La procedura di comunicazione ai soggetti beneficiari, destinatari dell’attività di verifica in loco, dovrà

essere attuata attraverso le fasi di seguito descritte:

• l’AdG, attraverso le proprie strutture, definisce/riesamina la metodologia di campionamento e la

trasmette ai singoli ROO;

• il Responsabile dei controlli di I livello procede all’estrazione del campione e attiva le procedure per lo

svolgimento delle attività di verifica di sua competenza nei confronti dei soggetti beneficiari selezionati.

Le verifiche in loco devono essere pianificate in anticipo per garantire che esse siano efficaci. In genere deve

essere data notifica delle verifiche in loco almeno 10 giorni lavorativi precedenti al controllo in modo da

assicurare che il personale coinvolto (per esempio responsabile del progetto, ingegnere, personale

amministrativo) e la documentazione (contabilità finanziaria inclusi estratti conto bancari e fatture) siano resi

disponibili dal beneficiario durante la verifica.

In tal senso, il soggetto incaricato delle verifiche provvede a inviare ai soggetti da sottoporre a controllo un

avviso di controllo in cui viene comunicata la data, l’ora ed il luogo della visita di controllo e conterrà

l’indicazione del/dei nomi dei soggetti incaricati della verifica e la lista dei documenti oggetto del controllo,



che, pertanto, dovranno essere messi a disposizione nel corso della verifica. La comunicazione conterrà,

altresì, la prescrizione per il singolo beneficiario di dare conferma del ricevimento della comunicazione di

conferma della visita di controllo.

Il beneficiario destinatario della verifica, è tenuto a collaborare consentendo, ai sensi delle disposizioni che

regolano la concessione del contributo, l’accesso alla propria impresa o al luogo interessato dalla verifica e

fornendo al personale addetto ai controlli tutta la documentazione necessaria alle verifiche.

6 AMMISSIBILITA’ DELLE SPESE

Ai sensi dell’articolo 56, comma 4, del Regolamento (CE) n. 1083/2006, le norme in materia di

ammissibilità delle spese sono definite a livello nazionale; tuttavia risulta possibile individuare alcuni criteri

generali nell’ambito dei quali i singoli Stati membri possono definire le regole di ammissibilità delle spese,

sulla base di quanto stabilito dai Regolamenti Comunitari e dalla normativa nazionale.

Tali criteri generali permettono di effettuare la valutazione in merito all’ammissibilità delle spese sulla base

dei seguenti elementi:

• periodo e area di ammissibilità;

• tipologia di spesa;

• documenti giustificativi;

• divieto di cumulo dei finanziamenti.

Nell’ambito del POR Campania FESR 2007-2013 per le regole da seguire in materia di ammissibilità delle

spese si rimanda a quanto previsto al Capitolo 2 “Spese ammissibili” del Manuale di Attuazione che

individua, sulla base delle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, le tipologie di spese ammissibili al

cofinanziabili nell’ambito del POR FESR.



ALLEGATI


POR Campania FESR 2007-2013 - Salerno · 2010-12-15 · Nell’attuazione del POR Campania FESR...

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