Pianificare le ferie del proprio team, spesso un incubo per manager e responsabili HR

“Ecco, e anche quest’anno mi tocca andare in ferie la settimana di ferragosto e spendere il doppio; e ho solo una settimana di ferie! E invece Arianna come al solito si fa 20 giorni in giugno, con la scusa dei figli a casa da scuola ed il marito che lavora.”

Quante volte vi sarà capitato di sentire simili lamentele e recriminazioni?

Si sa, l’avvicinarsi delle ferie estive, e la loro pianificazione, è uno dei momenti più stressanti dell’anno; la difficoltà per manager o responsabili del personale sta nel conciliare le diverse esigenze dell’azienda e del dipendente, il diritto alle ferie di ogni dipendente con le necessità organizzative di una copertura lavorativa, assicurare continuità alla produzione o alla fornitura di servizi ai clienti.

E chi se ne occupa sa che è un’attività complessa, lunga e spesso costosa per tutta l’organizzazione che ne è inevitabilmente coinvolta.

Di contro una gestione ottimale delle ferie ed assenze dal lavoro può comportare per le aziende significativi benefici economico-finanziari, di produttività e di clima aziendale.

Cosa possono fare i manager per gestire in maniera ottimale le richieste di ferie?

Il punto di partenza è dotare l’azienda di una policy trasparente, assicurandosi che la procedura da seguire per la richiesta ferie sia chiara e compresa da tutti.

Una volta assicurata l’equità della procedura, si possono evidenziare ai dipendenti le esigenze aziendali, cercando di creare un clima di cooperazione che semplifichi l’accordo tra tutti: evidenziare i periodi dell’anno in cui è preferibile non assentarsi per un incremento dell’attività, regole su quante persone del team possano essere fuori sede o posizioni che non possono assolutamente rimanere scoperte.

A questo punto dovreste essere riusciti a creare un clima di cooperazione che agevoli una pianificazione condivisa, e le richieste di ferie inizieranno ad arrivare sulla vostra scrivania: impegnatevi a rispondere più rapidamente possibile, in modo che i vostri collaboratori possano organizzarsi, prenotare le loro vacanze o, se necessario, riorganizzare i propri piani. Nel caso in cui si debba rifiutare una richiesta, spiegate chiaramente il motivo, evitando così di dare adito a controversie e sospetti favoritismi.

Ma deve essere gestito tutto manualmente?

Certo che no!Dotarsi di un buon Software HR agevola la gestione di tutte queste pratiche, semplificando la pianificazione e il processo di autorizzazione.

• Integrare tutti i calendari delle festività nazionali, locali e le chiusure aziendali.• Assicurarti che ferie e permessi siano calcolati in modo equo ed accurato.• Monitorare le situazioni critiche e pianificare opportunamente i piani ferie.• Controllare mensilmente maturato, residuo e costi del personale.• Automatizzare le richieste ferie, dando la possibilità ai dipendenti di controllare il

loro bilancio ferie e permessi e di inviare richieste online.• Condividere un calendario ed un piano di lavoro, così da sapere chi sarà in vacanza,

in formazione o fuori ufficio.• Consultare cruscotti grafici e strumenti di ricerca che consentono di esaminare una

vasta gamma di indicatori di assenza, dall’assenteismo per malattia, ai trend mensili e settimanali.

Cezanne OnDemand, con il suo modulo Ferie e Assenze ti consentirà di:

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Quali difficoltà incontrate nella pianificazione delle ferie in azienda? Come gestite le richieste? Utilizzate già un software HR per la gestione delle ferie?

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