PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh

Sebutan Vokation Gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang

Ilmu Perpustakaan

Oleh :

ROSITA WIDYA SANDARI

D1810082

PROGRAM DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013


commit to user

ii


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : ROSITA WIDYA SANDARI NIM : D1810082 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Daryono, S.Sos TANGGAL DIUJI : 7 Mei 2013

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, April 2013

ROSITA WIDYA SANDARI D18100182


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK

KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : ROSITA WIDYA SANDARI NIM : D1810082 Program Studi : Perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author) atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : April 2013 Yang membuat pernyataan

ROSITA WIDYA SANDARI

D1810082


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

“ Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka

apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah

dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain, dan hanya

kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap. ”

(QS. Al Insyirah : 6-8)

“Everything happens for a reason. Besides, there's

always someone better that will treat you right. It will

be okay ♥”

-rosita-

“Kuncinya adalah ikhlas, bersyukur, dan berusaha”

-rosita-


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan untuk:

ü Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan kasih sayang, pengarahan

dan doa serta dukungannya

ü Kedua kakakku yang cantik (Erlyna dan

Elysa) yang selalu memberi pengarahan

ü Mbahkung yang selalu mendoakan dan

memberi nasehat

ü Seseorang yang memberi warna berbeda

dalam hidupku (Adira)

ü Sahabat-sahabatku (Pia, Niken, Nisa,

Nia, Deasy)

ü Teman-teman Perpustakaan 2010

ü Almamaterku


commit to user

viii

ABSTRAKSI

ROSITA WIDYA SANDARI, 2013, D1810082, “PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA”

Kuliah Kerja Perpustakaan ini mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta yang beralamatkan di Jalan Suroto No. 9 Kota Baru Yogyakarta, telepon (0274) 511314. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan software SIPRUS, mengetahui proses penelusuran informasi, dan mengetahui hambatan dalam pemanfaatan serta pemecahan masalah yang dihadapi oleh para pengguna dan para petugas/pustakawan perpustakaan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, studi pustaka dan wawancara.

Kuliah Kerja Perpustakaan ini dilaksanakan untuk memenuhi Tugas akhir D III Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2013. Kuliah Kerja Perpustakaan ini dilaksanakan mulai tanggal 11 Februari 2013 sampai dengan 28 Maret 2013

Tugas Akhir ini menitik beratkan pemanfaatan software SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan) sebagai media penelusuran informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Proses penelusuran informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah menggunakan sistem komputerisasi. Dalam pemanfaatannya, software SIPRUS digunakan dalam kegiatan operasional perpustakaan seperti pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, sirkulasi, dan lain-lain. Penelusuran informasi dengan menggunakan SIPRUS dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan menu-menu yang ada di dalam software SIPRUS. Kendala-kendala yang dialami dalam pemanfaatan SIPRUS sebagai media penelusuran informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta adalah pengguna kurang paham penggunaan OPAC, pengguna kesulitan dalam menentukan keyword, pengguna kurang teliti dan terlatih, padamnya aliran listrik, tidak adanya katalog kartu.

Supaya penelusuran informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta menjadi lebih baik lagi penulis merekomendasikan pelatihan bagi pengguna, penentuan kunci telusur dengan bahasa yang sederhana, peningkatan ketrampilan dan ketelitian pengguna, penyediaan genset agar saat aliran listrik padam kegiatan di perpustakaan tetap berjalan, menyediakan katalog kartu


commit to user

ix

sehingga apabila listrik padam kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan tetap dapat dilakukan.

Kata kunci: Perpustakaan, Penelusuran informasi, SIPRUS

ABSTRACT

ROSITA WIDYA SANDARI, 2013, D1810082, ‘THE USE OF SIPRUS AS INFORMATION TRACING MEDIA IN ARCHIVE AND LIBRARY OFFICE OF YOGYAKARTA CITY This On the Job Training took place in the Archive and Library Office of Yogyakarta City located in Suroto Street No.9 of Kota Baru, Yogyakarta, phone (0274) 511314. This final project writing aimed to find out the use of SIPRUS software, to find out the information tracing process, and to find out the constraints in the use as well as the solution to the problems encountered by the users and librarians. The methods of collecting data used were observation, library study and interview. This On the Job Training was conducted to meet the requirement of the Final Project of Library Undergraduate Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University in 2013. This On the Job Training was taken place on February 11 to March 28, 2013. This final project focused on the use of SIPRUS (Library Information System) software as an information tracing media in the Archive and Library Office of Yogyakarta City. The process of tracing information in the Archive and Library Office of Yogyakarta City had used computerized system. In its use, SIPRUS software was used in operating activity of library such as procurement, cataloguing, inventorying, membership, OPAC, circulation, and etc. The information tracing using SIPRUS could be done by utilizing the existing menu in SIPRUS software. The constraints with the use of SIPRUS as information tracing media in the Archive and Library Office of Yogyakarta City was that the users understood poorly the use of OPAC, the user found difficulty in determining keywords, the users were less thorough and skilled, electricity extinguishing, no card catalog. For the information tracing in the Archive and Library Office of Yogyakarta City to be better, the writer recommended the training for the users, keyword setting up with plain language, improvement of user skill and thoroughness, electricity generator procurement to anticipate the electricity extinguishing, card catalog provision so that when the electricity turned off, the information tracing activity could be still done in the library.


commit to user

x

Keywords: Library, Information Tracing, SIPRUS.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Allah SWT yang telah memberikan seluruh rahmat, hidayah, dan inayah-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Pemanfaatan

SIPRUS Sebagai Media Penelusuran Informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerha Kota Yogyakarta” dengan seluruh kemampuan yang dimiliki dan sesuai

dengan waktu yang telah ditentukan.

Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu persyaratan

kelulusan dalam Program Studi Diploma III Perpustakaan Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

Atas terselesaikannya Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan

terimakasih kepada yang terhormat:

1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Fakulatas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Daryono, S.Sos, selaku pembimbing dalam Tugas Akhir yang telah

meluangkan waktunya guna memberikan bimbingan, nasehat, pengarahan


commit to user

xi

serta saran-saran yang sangat bermanfaat dalam penyusunan Tugas Akhir

ini hingga selesai.

4. Bapak Drs. H. Sakur S.U , selaku penguji Tugas Akhir.

5. Ibu Dra. Sri Adiyanti, selaku Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis dalam

melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Yogyakarta .

6. Seluruh staff dan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Yogyakarta.

7. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa

mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas

seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis.

Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari

sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan

khususnya dan masyarakat pada umunya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, April 2013


commit to user

xii

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS....................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI................ iii

HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... iv

HALAMAN MOTTO .................................................................................. v

HALAMAN PERSEMBAHAN................................................................... vi

ABSTRAK ................................................................................................... vii

ABSTRACT ................................................................................................. viii

KATA PENGANTAR .................................................................................. ix

DAFTAR ISI ................................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xvii

DAFTAR BAGAN ………………………………………………………... xviii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xix

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xxi

BAB I PENDAHULUAN

2.1 Latar Belakang ...................................................................... 1

2.2 Rumusan Masalah ................................................................. 4

2.3 Tujuan .................................................................................. 5


commit to user

xiii

2.4 Pelaksanaan ........................................................................... 5

2.5 Metode Pengumpulan Data ................................................... 6

2.6 Sistematika Penulisan ........................................................... 7

2.7 Manfaat Penelitian ................................................................ 9

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka ................................................................... 9

2.1.1 Pengertian Perpustakaan ............................................ 9

2.1.2 Pengertian Arsip ........................................................ 10

2.1.3 Pengertian Penelusuran Informasi ............................. 10

2.2 Landasan Teori ..................................................................... 11

2.2.1 Pengertian Perpustakaan .......................................... 11

2.2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan ............................. 11

3.2.1 Tujuan Perpustakaan .................................. 11

3.2.2 Fungsi Perpustakaan ................................... 11

2.2.3 Jenis Perpustakaan .................................................... 12

2.2.4 Penelusuran Informasi ............................................... 17

2.2.5 Jenis Penelusuran Informasi ...................................... 18

2.2.6 Teknik Penelusuran ................................................... 18

2.2.7 SIPRUS ..................................................................... 24

BAB III GAMBARAN UMUM

3.1 Sejarah Perpustakaan Kota Yogyakarta ............................... 31

3.2 Visi, Misi dan Motto Perpustakaan Kota Yogyakarta .......... 33

3.2.1 Visi .......................................................................... 33


commit to user

xiv

3.2.2 Misi ......................................................................... 33

3.2.3 Motto ....................................................................... 34

3.3 Tata Tertib Perpustakaan Kota Yogyakarta .......................... 35

3.4 Struktur Organisasi ............................................................... 41

3.5 Sumber Daya Manusia .......................................................... 41

3.6 Gedunga/Ruang .................................................................... 43

3.7 Sarana dan Prasarana ............................................................ 44

3.8 Koleksi .................................................................................. 44

3.9 Layanan ................................................................................. 48

3.9.1 Layanan Sirkulasi ....................................................... 48

3.9.2 Layanan Perpustakaan Keliling .................................. 50

3.9.3 Layanan Administrasi ................................................ 51

3.9.4 Layanan Hotspot Area ............................................... 54

3.9.5 Layanan PC Internet ................................................... 55

3.9.6 Bank Buku .................................................................. 55

3.9.7 Layanan Blind Corner ................................................ 56

3.9.8 Layanan Digital Library ............................................. 57

3.9.9 Layanan Referensi dan Terbitan Berkala ................... 57

3.9.10 Layanan Lain-lain ...................................................... 58

3.10 Kegiatan Pengembangan Perpustakaan ............................. 58

3.10.1 Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

Sekolah .......................................................................

59

3.10.2 Pembinaan Perpustakaan Masyarakat atau Taman


commit to user

xv

Bacaan Masyarakat (TBM) ........................................ 59

3.10.3 Perpustakaan Khusus/Instansi .................................... 60

3.11 Program Pengembangan Literasi ....................................... 60

3.11.1 Diskusi Buku & Talkshow .................................. 60

3.11.2 Community Day Discussion ................................ 61

3.11.3 Bulan Buku Jogja ................................................ 61

3.11.4 Liburan di Perpustakaan Kota Yogyakarta .......... 61

3.11.5 Ramadhan di Perpustakaan Kota Yogyakarta ..... 62

3.11.6 Sanggar Menulis Anak “CAHAYA” – Membaca

dan Hasilkan Karya .............................................

62

3.11.7 Sanggar Jurnalistik .............................................. 62

3.11.8 Penerbitan Buletin Bulanan “PRADIPTA” ......... 62

3.11.9 Lomba Bercerita tingkat Sekolah Dasar ............. 62

3.11.10 Story Reading ..................................................... 63

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Pemanfaatan Software SIPRUS sebagai media penelusuran

informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Yogyakarta ............................................................................

64

4.2 Proses Pelusuran Informasi Melalui Software SIPRUS di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ....

68

4.2.1 Tampilan Awal Penelusuran ....................................... 69

4.2.2 Login Anggota ............................................................ 70

4.2.3 Daftar Buku Baru ....................................................... 71


commit to user

xvi

4.2.4 Daftar Koleksi Buku ................................................... 71

4.2.5 Penelusuran Koleksi ................................................... 72

4.2.5.1 Penelusuran Koleksi berdasarkan judul ..... 72

4.2.5.2 Penelusuran berdasarkan subyek koleksi ... 73

4.2.5.3 Penelusuran berdasarkan penerbit .............. 74

4.2.5.4 Penelusuran berdasarkan tahun terbit ........ 74

4.2.5.5 Penelusuran berdasarkan nomor barcode .. 75

4.2.5.6 Tampilan Hasil Penelusuran ...................... 76

4.2.5.7 Detail Buku ................................................ 76

4.3 Hambatan-Hambatan yang dihadapi dalam Pemanfaatan

software SIPRUS Sebagai Media Penelusuran Informasi

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Yogyakarta .........................................................................

77

4.3.1 Bagi Pengguna .......................................................... 77

4.3.2 Bagi Perpustakaan .................................................... 78

4.3.3 Pemecahan Masalah .................................................. 79

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan ............................................................................ 82

5.2 Saran ...................................................................................... 83

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xvii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Data Karyawan Perpustakaan Kota Yogyakarta ......................... 42

Tabel 2. Daftar perlengkapan barang Inventaris Perpustakaan Kota

Yogyakarta ..................................................................................

44

Tabel 3. Koleksi Perpustakaan Kota Yogyakarta Tahun 2012 .................. 46

Tabel 4. Koleksi Motor Keliling Tahun 2012 ........................................... 51

Tabel 5. ”Neraca” Bank Buku sampai dengan Akhir Desember 2012 ..... 56


commit to user

xviii

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Penelusuran Informasi Melalui Katalog ...................................... 20

Bagan 2. Penelusuran Informasi Melalui Bibliografi ................................. 21

Bagan 3. Struktur Organisasi Perpustakaan Kota Yogyakarta ................... 41


commit to user

xix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Tampilan Awal SIPRUS ......................................................... 25

Gambar 2. Tampilan Menu Bar ................................................................ 26

Gambar 3. Tampilan Kolom Menu ........................................................... 26

Gambar 4. Tampilan Menu Home ............................................................ 26

Gambar 5. Tampilan Menu Daftar Koleksi Pustaka ................................. 27

Gambar 6. Tampilan Menu Daftar Buku Baru ......................................... 27

Gambar 7. Tampilan Menu Buku Tamu ................................................... 28

Gambar 8. Tampilan Menu Pengumuman ................................................ 28

Gambar 9. Tampilan Login Pengunjung .................................................. 28

Gambar 10. Tampilan Kolom Penelusuran Koleksi ................................... 29

Gambar 11. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Entri Data ........ 29

Gambar 12. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Jenis Koleksi .... 30

Gambar 13. Grafik Perkembangan Pengguna Hotspot Tahun 2010-2012.. 54

Gambar 14. Grafik Perkembangan Pengguna PC Internet 2010 – 2012 .... 55

Gambar 15. Diagram Perkembangan Taman Bacaan Masyarakat ............. 60

Gambar 16. Tampilan awal melalui http://opacperpus.jogjakota.go.id ..... 69

Gambar 17. Tampilan Login Pengunjung .................................................. 70

Gambar 18. Tampilan Daftar Buku Baru ................................................... 71


commit to user

xx

Gambar 19. Tampilan Daftar Koleksi Buku .............................................. 71

Gambar 20. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Judul ................. 72

Gambar 21. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Subyek 73

Gambar 22. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Nama Penerbit.. 74

Gambar 23. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Tahun Terbit 74

Gambar 24. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Nomor Barcode 75

Gambar 25. Tampilan Hasil Penelusuran ................................................... 76

Gambar 26. Tampilan Detail Buku ............................................................. 76

Gambar 27. Tampilan Status Buku ............................................................. 77


commit to user

xxi

LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 2. Surat Permohonan Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 3. Surat Pengantar Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 4. Surat Balasan dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Yogyakarta

Lampiran 5. Surat Perizinan dari Dinas Perizinan Pemerintah Kota Yogyakarta

Lampiran 6. Surat Keterangan telah melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan

dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta

Lampiran 7. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 8. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 9. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 10. Form Penilaian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 11. Kartu Anggota Perpustakaan Kota Yogyakarta

Lampiran 12. Cap Inventaris, Cap Perpustakaan Kota Yogyakarta

Lampiran 13. Contoh Katalog

Lampiran 14. Slip Penyerahan Jaminan Peminjaman

Lampiran 15. Slip Peminjaman dan Pengembalian

Lampiran 16. Hasil Wawancara


commit to user

xxii

PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI...

Documents

Transcript of PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI...