Profilo Aziendale

Outsourcing di Valore

3 eXetesis

Gestire tutte le informazioni,

in entrata e in uscita.

Exetesis si propone come partner aziendale per la gestione delle informazioni in entrata e in uscita, proponendo una serie di servizi mirati a snellire le procedure di acquisizione, archiviazione, consultazione e smistamento.

Il document management si sta sempre di più

configurando come la leva per promuovere

l’innovazione e spingere verso l’efficienza

organizzativa e la competitività.

All’aumentare dei flussi di dati, corrisponde una

sempre più pressante esigenza da parte delle aziende

di impiegare risorse per la gestione documentale.

Gli investimenti in termini di formazione, hardware

e software richiedono alle aziende uno sforzo

potenzialmente stressante in termini economici e di

sviluppo. L’outsourcing si inserisce come soluzione

privilegiata, permettendo all’azienda di concentrarsi

sul proprio core business e ottenendo, con minor

spreco possibile, tutti i vantaggi di una funzionale

gestione delle informazioni.

I vantaggi per l’azienda sono:

•Esternalizzazionedegli sforzi per l’acquisizione e

l’organizzazione delle informazioni.

•Maggiorcontrollosulciclodivitadeidocumenti.

•Istantaneità delle operazioni di ricerca e

consultazione.

•Drastica riduzione degli errori e delle omissioni

nello smistamento.

•Possibilitàdidematerializzaregliarchivi,liberandosi

di costi ed ingombri importanti.

•In generale, acquisizione di un modus operandi

più produttivo, che riduce i costi interni e aumenta

la competitività esterna.

La strategia di Exetesis consiste nel coniugare l’automatizzazione delle procedure con la ricerca di soluzioni personalizzate.

Questo approccio è reso possibile da due fattori:

• Flessibilità e personalizzazione dei diversi stadi

di lavorazione, che permettono di ottimizzare i

risultati sia sui grandi volumi che al servizio delle

piccole imprese.

•Capacitàdigestionedituttiglistadi,dall’acquisizione

allo smistamento tramite postalizzazione, che

permettono all’azienda di avere un unico partner

per risolvere tutte le problematiche correlate al

flusso di informazioni.

Innovazione e Document ManagementOutsourcing di valore come strategia per la competitività

Mission

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Vision

Outsourcing come valore aggiunto

Exetesis progetta e gestisce un pacchetto di servizi che si adatta prontamente alle esigenze del cliente, anche quando queste cambiano velocemente.

L’esperienza maturata permette alla nostra azienda

di interpretare i cambiamenti globali e di rispondere

immediatamente, adeguando la propria offerta.

Sappiamo che più velocemente si raggiunge un

obiettivo,maggiori saranno i vantaggi. Per questo

motivo, nell’attuare le soluzioni proposte, Exetesis

segue il cliente step by step, al fine di rendere

indolore e rapido il passaggio al nuovo approccio di

automatizzazione elettronica dell’intera gestione del

flusso documentale, sia in entrata che in uscita.

In base al singolo caso, Exetesis è in grado di dedicare

soluzioni scalabili, che tengano presente le esigenze

più immediate e le prospettive future. L’obiettivo è

quello di garantire supporto dinamico, vera energia

per le aziende che vogliono disfarsi delle attività per

loro improduttive e concentrarsi sui comparti più

competitivi.

Non esistono clienti grandi o piccoli. Il nostro punto di forza è nella capacità di proporre soluzioni su misura, qualunque siano la qualità e la quantità dei dati da trattare.

Una guida al nuovo approccio di automatizzazione

dei processi documentali

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Servizi

L’offerta nel dettaglioDall’acquisizione allo smistamento, ottimizziamo l’intero processo di gestione dell’informazione.

Exetesis propone l’outsourcing in un’ottica di completa integrazione dei servizi connessi alla gestione documentale, che permette di affrontare i grandi numeri, senza trascurare i dettagli.

Le infrastrutture di Exetesis sono in grado di assorbire

grandi quantità di documenti e di rendere disponibile

in tempi brevi l’archivio indicizzato, anche sostitutivo.

Il doppio trattamento dei dati, automatico e manuale,

e la personalizzazione delle chiavi di ricerca e dei livelli

di protezione, fanno del servizio di archiviazione uno

strumento sicuro ed efficiente al 100%.

Altrettanto efficace è il passaggio inverso, da file a

cartaceo. Grazie ai propri impianti di stampa digitale,

Exetesis è in grado di stampare e postalizzare ingenti

flussi, venendo incontro alle esigenze di una vasta

tipologia di clienti, dalle grandi società finanziarie,

agli enti pubblici.

FLUSSO DATI INPUTDocumenticartaceidafonte

attiva o passiva, anche compilati manualmente

SCANSIONEAcquisizione delle immagini

INDICIZZAZIONE

ARCHIVIO

POSTALIZZAZIONE

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Pubblicazione su Web

Permigliorare l’efficienzadegliarchivi,Exetesispropone il servizio di pubblicazione su Web. I vantaggi:•L’archivioèconsultabilecontemporaneamenteda più operatori.• I dati sonoprotetti e gli accessi consentiti inconformità ai livelli di sicurezza impostati per i singoli operatori.• Il motore di ricerca a più chiavi garantiscel’accesso rapido alle informazioni.

Normalizzazione Anagrafica

La provenienza dei dati contenuti negli indirizzari, spesso disomogenea, e i possibili errori di compilazione, possono rendere inefficiente una percentuale più o meno variabile del database anagrafico di un’azienda.

Grazie al motore di normalizzazione messo a punto da Exetesis, è possibile ricavare informazioni omogenee, rispondenti alle condizioni tecniche per gli invii di posta massiva. come previsto dal Decreto Ministeriale 12 maggio 2006 delMinisterodelleComunicazioni.

I dati, ripuliti e ottimizzati a seconda della destinazione d’uso, permettono di evitare gli invii a vuoto e. grazie all’ordinamento stradale e per numeri civici, di eliminare sprechi di tempo e risorse da parte dei responsabili del recapito.

Archiviazione ottica e Conservazione sostitutiva

L’archiviazione ottica ha lo scopo di informatizzare il processo di conservazione e consultazione della documentazione aziendale.

L’acquisizione dei dati avviene tramite scansione, che può essere effettuata dal cliente con la strumentazione messa a disposizione da Exetesis. In alternativa, Exetesis provvede alla scansione presso la propria sede operativa, con macchine in grado di elaborare grosse quantità di documenti.

Le immagini, acquisite ad alta risoluzione, subiscono poi il processo di indicizzazione.Il metodo proposto da Exetesis prevede il controllo a tre livelli delle informazioni estratte:

•Ilprimolivelloèautomaticoevienesvoltodalsoftware. Basato sulla tecnologia OCR/ICR/OMR, ilsistemaconsentediestrapolare idaticon tempi sensibilmente inferiori ai tradizionali processi di acquisizione.•Il secondo livello è manuale e integra le

informazioni estratte con quelle eventualmente tralasciate.•Il terzo livello, infine, viene effettuato

da personale specializzato che valida le informazioni e ne garantisce la rispondenza rispetto all’originale.

La meticolosità dei passaggi garantisce la massima fruibilità e precisione dei dati.

I vantaggi, oltre alla completa e immediata disponibilità delle informazioni, sono:•Nessun investimento in infrastrutture, risorse

umane e formazione.•Integrazioneconisistemigestionaliaziendali.

In caso di archiviazione sostituiva, oltre a garantire la conservazione delle immagini in conformità alle normative in materia, Exetesis può provvedere alla dematerializzazione o, in alternativa, all’archiviazione fisica della documentazione trattata.

Data Entry

IlserviziodiDataEntryvieneoffertoalloscopodi informatizzare grandi e piccole quantità di dati in tempi ridotti. Consente di digitalizzare e indicizzare testi,compilare database o raccogliere informazioni dalle fonti più diverse e ridurle ad un unico formato,adesempioXML.

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Stampa e postalizzazione

Enti, pubbliche amministrazioni, istituti finanziari e assicurativi sono fra i clienti del servizio di postalizzazione.Exetesisprovvedeall’inoltroutilizzandotutteletariffepropostedaPosteItaliane:postamassiva,prioritaria,raccomandata, target, etc., oppure utilizzando altri carrier. La flessibilità del modello produttivo non impone al cliente alcun limite minimo o massimo e garantisce:•Tracciabilitàdegliinvii.•Gestioneintempieccezionalmentebrevidiqualunquevolumedidocumenti.•Gestionedeidativariabili.•Personalizzazionesupporti(cartaebuste).•Stampafullcolor.

Il sistema permette, oltre all’invio per posta, di incanalare i flussi documentali anche tramite:•E.Mail•Fax•SMS

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Outsourcing modulare, gestione globale.Ogni servizio risponde ad una specifica esigenza e, insieme, forniscono la soluzione integrata al business del cliente.

Servizi

FAX

NORMALIZZAZIONEANAGRAFICA

Processoautomaticodinormalizzazionedell’anagrafica aziendale per la posta massiva

SMS

E.MAIL

FLUSSO DATI

CLIENTE

POSTALIZZAZIONE

CREAZIONE DOCUMENTI

SMISTAMENTOInvio delle informazioni

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INPUTAcquisizione dell’immagine a

mezzo scansione

DIGITALIZZAZIONEProcessoautomaticodiriconoscimento

testuale ed estrazione dei dati sensibili tramite tecnologiaICR/OCR/OMR

CONTROLLO E DATA ENTRYControllodeidatiestratti,normalizzazionee

data entry degli eventuali omissis

INDICIZZAZIONEOrganizzazione dei dati e indicizzazione rispetto ai criteri di ricerca concordati

ESPORTAZIONECreazionedell’archiviosusupportoottico,

CDoDVD

CONSULTAZIONERicercainarchivioedestrazione

delle informazioni utili

ALTRE FONTIAvvisi di ricevimento, certificazioni,

bollettini, contratti, verbali di infrazione, pratiche di qualunque tipo, anche

compilate manualmente.

PUBBLICAZIONE WEBCreazionedell’archiviosuweb,perconsultazioneinmodalitàASP

ARCHIVIAZIONE SOSTITUVACreazionedell’archivioconicertificatiperla

validazione legale a fini giudiziari e fiscali

FATTURE PASSIVE

FATTURE ATTIVE

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

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La tradizione SanguinettiLa storia del documento, dal primato della carta a quello dell’informatica, sempre al passo con i tempi.

Background

La tipografia Sanguinetti nasce nel 1845, inaugurando la tradizione tecnologica del gruppo.

Dal primo impianto a bobina fino alla rivoluzione

informatica, il gruppo Sanguinetti non ha mai smesso

di aggiornarsi e di proporre servizi avanzati.

In quest’ottica di continua innovazione, nel 2003

nasce Exetesis, allo scopo di gestire le nuove

tecnologie al servizio del document management.

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1845

1960

1980

2000In Italia, lo Stato sancisce la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi con la loro riproduzione su supporto ottico.

2003

Introduzione nell’ordinamento nazionale del sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale strumento di validazione legale dei documenti conservati su supporto ottico. L’archiviazione sostitutiva diventa un’alternativa sicura.

2002

NascelatipografiaSanguinetti

Sanguinetti adotta la stampa a bobina

NasceExetesisperfornirealleaziendeeallapubblica amministrazione gli strumenti per usufruire dei vantaggi dell’archiviazione ottica e della gestione documentale.

Sanguinetti brevetta il modulo continuo per la stampa dei moduli fiscali 740

Time Line

Dalla carta al fileNel 2003 nasce Exetesis, realtà del gruppo Sanguinetti per gestire le nuove tecnologie in linea con le direttive in materia di conservazione sostituiva.

2008 NasceHighDoc,ilconsorziochemoltiplicalepotenzialità dei servizi Exetesis.

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Exetesis e HiDocIl consorzio nato dalla sinergia di otto aziende specializzate nella gestione dell’informazione e della comunicazione

Partnerships

HighDoc è l’alleanza che moltiplica le potenzialità dei servizi Exetesis. Grazie al perfetto coordinamento delle strutture e degli impianti produttivi, HighDoc rendepossibile, in qualunque momento, lo smistamento e la gestione di ingenti volumi di dati.

Nato nel 2008, il consorzio HiDoc accomuna

otto aziende con una solida realtà professionale,

all’avanguardia nello sviluppo e realizzazione di

progetti per la gestione documentale.

L’obiettivo del consorzio è moltiplicare le capacità

produttive delle singole aziende, in una sinergia di

metodi e infrastrutture capace di assorbire carichi

di qualunque portata.

I numeri del consorzio garantiscono per le sue

potenzialità:

•Fatturatoglobale15milioni.

•150Collaboratori.

•Sititotali6.

• Impianti di stampa con una capacità totale di

2400paginealminuto,

•80milionididocumentitrattatiinunanno.

•CertificazioneISO9001-2000sulserviziodiPosta

Ibridaapartiredaluglio2007.

Sanguinetti Group si posiziona con decisione sul mercato dei servizi

di stampa digitale in outsourcing, offrendo un insieme di soluzioni

che consentono alle aziende di ottimizzare il flusso informativo

senzadoverricorrereacostosiinvestimentiintecnologiaeknow-

how specifico, ricorrendo ad una struttura altamente specializzata

in servizi di stampa digitale, imbustamento, postalizzazione ed

archiviazione ottica.

Koinè Srl è un’azienda specializzata nella gestione della stampa

e dell’invio di corrispondenza transazionale (fatture, avvisi

di pagamento, bollettini C/C ecc.) ed informativa (circolari,

invii di depliant e brochure ecc.). L’approccio Web-Based

contraddistingue la gamma di servizi offerti da Koinè.

Media Srl è editore ufficiale di Confesercenti e Cna a livello

nazionaleedioltre120associazioniterritorialichefannopartedi

Confartigianato,Coldiretti,CiaeConfindustria.Offreunagamma

completa di servizi per la gestione di periodici, dall’impaginazione,

alla fotocomposizione alla stampa digitale fino ad arrivare alla

cellophanatura e all’invio postale degli stessi.

CompedSpaèunaaziendaspecializzatanel softwaredi firma

digitale, archiviazione ottica sostitutiva e spedizione dei documenti

multi-carrier.È stata laprimasocietàa renderedisponibile sul

mercato una linea completa di applicazioni conformi ai requisiti

della legge italiana.

MontelupoDigitaloffreuninsiemedisoluzionicheconsentono

alle aziende il controllo completo del flusso informativo, dai

servizi di stampa digitale, imbustamento e postalizzazione,

all’archiviazione ottica.

Grafica 4 è in grado di gestire tutte le attività legate alla stampa

digitale e tipografica.

DigitalTeamSrlsvolgeservizidioutsourcingrelativiallagestione

della documentazione dalla digitalizzazione computerizzata alla

manualistica, alla gestione degli archivi,

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Exetesis s.r.l.Via Larga, 4119034 Ortonovo (SP) tel. +39 0187 698161fax + 39 0187 698161www.exetesis.com

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