Dispensa corso

Organizzazione Banqueting e Catering

A cura di Gp.Studios

INDICE Parte 1 – Intro: storia, attori, marketing

o Definizione di banqueting e catering o La storia o Chi utilizza i servizi di catering o Chi utilizza i servizi di banqueting o Il marketing e strategia applicata al banqueting

Parte 2 - Aspetti organizzativi, servizio, persone

o L’allestimento o Strumentazione necessaria o La mise en place o La gestione del servizio o Personale di servizio

Parte 3 - Numeri, food cost, magazzino, menù

o Food cost nel banqueting o La gestione dei fornitori e del magazzino o Il menu engineering o Best practices per la composizione del menù

Parte 4 - Organizzazione commerciale, comunicazione

o Negoziazione nella vendita o Materiale a supporto: griglie e book di vendita o L’importanza delle policy

PARTE 1

Definizione di banqueting e catering

Spesso i termini “catering” e “banqueting” vengono utilizzati come sinonimi, in realtà ci sono delle

differenze che è bene conoscere.

Catering, dal verbo inglese "to cater" che significa "provvedere al cibo, rifornire". E’ il complesso

delle operazioni di rifornimento in massa di cibi e bevande pronti. Inizialmente ci si riferiva

specificatamente all'approvvigionamento dei mezzi di trasporto (navi e treni), poi il termine venne

esteso anche ai servizi di mense aziendali. Questo mutamento ha determinato modifiche

sostanziali nell’organizzazione manageriale

Banqueting è termine di origine inglese. Attività di preparazione di cibi e bevande

nell'organizzazione di banchetti. Legato all'attività di catering; si occupa di tutte le operazioni di

approvvigionamento di alimenti. Può essere svolto all'interno di sedi abituali e circoscritte (come

nel caso del servizio di banqueting realizzato all'interno di hotel, centri congressi, sale per

banchetti) oppure in sedi individuate di volta in volta per ospitare eventi particolari (spiagge, ville,

palazzi, castelli o dimore storiche).

Storia

La professione di chi fa Catering oggi ha una lunga ed intrigante storia che inizia dalle antiche

civiltà.

Già gli Egiziani usavano seppellire i loro Faraoni con tutto l’occorrente per passare ad una vita

nuova. Riempivano le stanze con derrate alimentari e pentole per cucinare e dipingevano i muri

dell’interno delle stanze delle piramidi con scene di tavole imbandite.

Dai dipinti dei Greci e dei Romani vediamo un interesse maggiore per il tipo di cibo piuttosto che

per l’intero menu. Esiste una collezione di ricette scritte dal 42 D.C. al 37 A.C. da Apicio (La cucina

di Apicio - A tavola con gli antichi Romani). Parla delle abitudini alimentari dei Romani e indica

anche l’ingrediente utilizzato nelle ricette, a volte a noi familiare, altre meno. Ad esempio il Pesce

Scorpione con radici (vegetali).

I Greci introdussero nei banchetti il carrello degli Antipasti, dove venivano servite diverse varietà

di piccole porzioni di cibo differenti.

I Romani aggiunsero, a questo, una ventina di piatti dando il via allo sviluppo dei banchetti.

Le radici dei banchetti moderni risalgono più al periodo medioevale della storia Europea.

Nel Medioevo i banchetti sono limitati all’interno dei castelli e seguono una preparazione ed un

rituale più elaborato. Il menu era formulato su tre punti principali e ogni punto conteneva almeno

25 piatti. Questo sistema fu in uso fino al IXX sec.

Per i festeggiamenti in onore di Re Riccardo III di Inghilterra, dopo la metà del 1300, la tavola reale

fu allestita su di una pedana con lunghe tavole parallele al tavolo principale. Il re sedeva su una

grande sedia e gli invitati su delle panche. L’uso di panche per sedersi fu l’origine del termine

Banchetto. Dal 1727, i menu per i banchetti cominciarono a concentrarsi in due portate principali

riducendo la terza a frutta e formaggi.

Fino a questo momento l’Inghilterra influenzò molto le proprie colonie. La storia dei banchetti in

America cominciò con le feste dei Nativi e seguì i dettami dei costumi inglesi. E’ durante la

Rivoluzione francese, con l’emigrazione dei reali, che la Francia comincerà la sua influenza

all’interno della cucina e dei menu dei banchetti americani.

Dalla seconda metà del 1800 i menù subirono una drastica riduzione dei piatti serviti e una

distinzione di categorie più netta: Zuppa, Intermezzo, Antipasto, Carni, Portata finale, Vini. Fino a

divenire di 9 portate nei banchetti più classici.

Alcuni piatti poi erano chiamati con il nome della portata, come Antipasti, Insalate, Dolci, altri,

specificati meglio, come Terrina di foie gras, Vermicelli alla Windsor, ecc.

Chi influenzò io sviluppo del banqueting in America fu il Presidente Thomas Jefferson. Durante gli

anni del suo incarico alla corte di Luigi XVI,. il Presidente importò molte tradizioni, cibo e vini dalle

tavole europee alla sua casa in Virginia. Lo stile dei banchetti organizzati in quel periodo in

America prese il termine di Borghese, e fu una semplificazione delle 3 pesanti portate che

provenivano dal Medio Evo.

Il cambiamento fu simile a quello che avvenne nel XX secolo in cucina con il termine di nouvelle

cuisine.

Dopo Jefferson, colei che influenzò lo stile dei banchetti alla Casa Bianca fu Jacqueline Kennedy.

Ridusse drasticamente le portate a 4, al massimo 5. In questo modo si restrinse anche il tempo

dedicato alla tavola a favore di quello per l’intrattenimento dopo cena.

Chi utilizza i servizi di catering

Il Catering è oggi una delle attività più in crescita nel segmento della ristorazione internazionale.

Solitamente tale servizio è richiesto da:

o RISTORAZIONE COMMERCIALE (ristoranti tradizionali, altri format di ristorazione, hotel,

punti vendita su strada, ecc.)

o RISTORAZIONE COLLETTIVA (aziendale, scolastica, sociosanitaria, comunitaria)

Specie in hotel, il catering può coprire diversi eventi in una sola giornata:

Dinner parties

Convention

Meeting internazionale

Feste celebrative (matrimoni, battesimi, comunioni, cresime, lauree, ecc.)

Feste aziendali

Cene di gala

Coffee-break

Aperitivo

Il catering, per le sue caratteristiche, ha sei importanti vantaggi per chi lo organizza:

1. Abolizione della cucina di produzione

2. Eliminazione degli investimenti per impianti e relative spese

di gestione/manutenzione

3. Acquisti limitato a ciò che si vende

4. Eliminazione di sprechi

5. Riduzione dei costi di manodopera

6. Riduzione dei costi fissi e variabili per la produzione

Chi utilizza i servizi di banqueting A differenza del catering, non si forniscono semplicemente pasti ma si offre un servizio completo di ristorazione. Generalmente, i servizi di base sono:

o Preparazione delle proposte gastronomiche

o Veicolazione in linea fresco-calda dei piatti nei luoghi dell’evento

o Allestimento sala con materiale messo a disposizione dall’azienda di banqueting

o Realizzazione del servizio di sala

Ci possono essere poi alcuni servizi aggiuntivi, come:

o Addobbi floreali

o Allestimenti personalizzati

o Intrattenimento musicale

o Strutture mobili (tensostrutture, pannelli parasole, ecc.)

Le principali occasioni per le attività di banqueting sono: organizzazione di ricevimenti, colazioni di

lavoro, banchetti o buffet in sedi improprie in occasione di inaugurazioni, convegni, meeting,

congressi; realizzazione di grandi eventi ristorativi d’élite o di massa in occasione di manifestazioni

sportive o altro; allestimento di degustazioni, di servizi di ristorazione ed anche di manifestazioni

concorsuali o festival della cucina in occasione di fiere, mostre e rassegne; creazione di

ricevimenti, banchetti e buffet in case o in luoghi privilegiati (ville, castelli, parchi, ecc.); consegna

di piatti o pranzi completi, con relativo servizio, a domicilio.

Il marketing applicato al banqueting

Da dove cominciare:

CHI SONO IO e come vengo percepito dal mercato

QUALI SONO LE OCCASIONI in cui posso fare business

Come faccio ad ORGANIZZARE IL MARKETING in funzione del business

Inseriamo le attività di marketing in un contesto più ampio, il business plan, che prevede le

seguenti fasi:

PARTE 2 L’allestimento

Le tipologie di allestimento sono molteplici, diversi per dimensione e per resa al mq.

Alcuni esempi:

Strumentazione necessaria

FORMATO DEL MENU

La mise en place

La tavola sarà allestita a seconda della tipologia di evento. [Per alcuni banchetti, tra l’altro, non

viene nemmeno utilizzata e le pietanze vengono consumate in piedi (es. coffee break)]

Coperto base essenziale:

1) Piatto segnaposto

2) Bicchiere da acqua

Coperto base standard:

1) Forchetta grande

2) Coltello grande, con lama rivolta verso l’interno

3) Piattino del pane con coltellino

4) Bicchiere da acqua, allineato alla punta del coltello

5) Piatto e/o tovagliolo segnaposto

Coperto base completo:

1) Forchetta piccola

2) Forchette grandi

3) Coltello grande

4) Coltello piccolo

5) Piattino del pane

6) Bicchiere da vino

7) Bicchiere da acqua

Gestione del servizio

Il personale da chiamare in servizio in sala e in cucina sarà differente da quello in esercizio per il

servizio lunch o dinner:

il menù non è alla carta ma fisso

gli ospiti si accomodano tutti alla stessa ora, ciò rende il servizio più veloce (sia esso a

buffet, al piatto o all’inglese)

i tavoli sono quasi sempre da almeno 6/8 persone, anche questo accellera i tempi di

servizio

Lo stile del servizio al tavolo, adattabile anche ai banchetti può essere:

alla Francese

a Buffet

all’Inglese

all’Italiana

alla Russa o guéridon

Alla Francese

Il cliente si serve da solo, prendendo le vivande, nella quantità e tipo desiderati, dal piatto di

portata. Può essere diretto o indiretto.

Nel servizio alla francese diretto il cameriere porge dalla sinistra del cliente il piatto di portata con

le vivande, usando la mano sinistra, protetta dal tovagliolo di servizio. Con la mano destra offre al

commensale la clips, sollevando un po' le impugnature e tenendo le punte sul vassoio.

Nel servizio alla francese indiretto i piatti di portata con le pietanze e la clips sul bordo vengono

posti sul tavolo del cliente (nello scaldavivande se si tratta di portate calde), possibilmente vicino

ad un uomo, e poi passati fra i commensali.

A Buffet

Pietanze e bibite sono preparate su di un buffet. Il cliente prende un piatto e sceglie da solo fra le

vivande offerte. Per i piatti caldi e le bibite è talvolta aiutato dal personale di servizio.

All’Inglese

Il cameriere apparecchia i piatti caldi e poi serve le pietanze dal lato sinistro del cliente,

prendendole con la clips dai piatti di portata che tiene sull'avambraccio sinistro.

Servizio di minestre

Al cliente vengono serviti un piatto piano ed uno fondo, che verranno poi sbarazzati insieme. Il

cameriere tiene la zuppiera con la sinistra, appoggiata a un piatto coperto da un tovagliolo, e serve

il cliente dalla sua sinistra.

Servizio dei secondi

Pietanza e contorno andrebbero serviti da piatti di portata separati. Si appoggia il piatto di portata

del contorno sul guéridon e si serve la pietanza. Se il contorno o la pietanza sporcano molto la

clips, è opportuno usare due clips, evitando così di sporcare le preparazioni e mescolare i sapori.

All’Italiana (o al piatto)

I piatti con le vivande vengono preparate in cucina. Il cameriere li serve dal lato destro del cliente.

Può essere semplice o con cloche.

Nel servizio all'italiana semplice il cameriere porta i piatti con le mani, due nella sinistra e uno

nella destra, e li serve direttamente al cliente. La mano sinistra che sorregge i piatti deve restare

alle spalle del cliente, evitando di avvicinarli al suo viso.

Nel servizio all'italiana con cloche i piatti preparati in cucina vengono coperti da una cloche e

portati in sala su un piatto di portata. Quest'ultimo viene appoggiato sul guéridon, da cui il

cameriere preleva i piatti, in genere sollevando la cloche dopo aver servito il piatto al cliente.

Si tratta di uno stile semplice e rapido, più elegante nella versione con cloche.

Alla Russa o guéridon

Il cameriere mostra al cliente i piatti di portata e le legumiere e poi li mette sugli scaldavivande ai

due lati del guéridon, che è accostato al tavolo del cliente. Al centro del guéridon ci sono i piatti

caldi, che il cameriere prepara con le posate nelle due mani e serve dal lato destro del cliente.

Per servire il cliente una seconda volta, gli si cambia il piatto, mentre gli si lasciano le stesse

posate.

Personale di servizio

Il personale di servizio segue questo organigramma:

In particolare, analizziamo la figura del Banqueting Manager. E’ un ruolo professionale con

elevato grado di esperienza e buon gusto. Nelle strutture ricettive opera a stretto contatto con

l’F&B manager e il Room division manager. Si occupa di creare tutto l’evento, dal sopralluogo

preventivo dei locali al termine dell’evento. E’ responsabile della pianificazione, organizzazione e

gestione del banchetto.

Pertanto, le principali mansioni del banqueting manager sono:

- Stipulare i contratti con i committenti

- Organizzare e dirigere le zone operative predisposte al servizio

- Pianificare e gestire gli approvvigionamenti

- Decidere il menu e lo stile di servizio con il committente

- Consigliare gli abbinamenti bevande/vini

- Coordinare le fasi di preparazione e presentazione delle proposte gastronomiche

- Presiedere allo svolgimento dei banchetti di maggior prestigio proponendosi come punto

di riferimento per ospiti e committenti

- Disporre e controllare lo sbarazzo al termine della manifestazione

Pianificazione del lavoro

Il banqueting manager dettaglia e assegna al personale le attività da svolgere, ma soprattutto le

tempistiche e le responsabilità.

Riassetto

Alla fine del banchetto cominciano le operazioni di recupero dei materiali, una fase molto delicata

perché il personale è stanco e si rischia di smarrire materiale.

È consigliabile quindi un sistema di controllo, ovvero una checklist dettagliata di tutti gli utensili e

le attrezzature impiegate:

PARTE 3

Food cost nel banqueting

Tutto parte dal food cost. Il food cost è il rapporto tra il valore del venduto ed il costo degli

alimenti espresso in percentuale.

Food cost = (costo degli alimenti / venduto) x 100

Nel calcolo del food cost devono essere tenuti in considerazione l’incidenza degli scarti, il costo

delle guarnizioni e dei condimenti, e le perdite di peso dovute alla cottura degli alimenti.

Un’attenta costruzione del food cost ci permette di standardizzare la nostra attività, che a sua

volta porta importanti benefici:

Il risultato è uguale a prescindere da chi realizza il piatto

Permette di conoscere nel dettaglio i tempi e costi di preparazione

al fine di gestire al meglio le risorse umane

Permette di gestire al meglio le derrate migliorando il rapporto con i fornitori

Permette di tenere sotto controllo gli ordini

Aiuta a definire il prezzo di vendita

Focalizziamoci su quest’ultimo. Andiamo a costruire il menù.

Standard di preparazione del buffet breakfast in funzione delle presenze

In un’attività di banqueting o catering, per conoscere il costo del menù e poi elaborare il prezzo di

vendita, basterà sommare i costi dei singoli piatti.

Per l’elaborazione del prezzo di vendita dobbiamo considerare di coprire il costo food e gli altri

costi per la produzione del piatto, più tenere un margine di profitto.

Per calcolare il Mark Up da applicare su un costo di un piatto esistono due metodi:

1) Coefficienti variabili + contributo fisso

2) Valorizzazione dei tempi di produzione

Gestione dei fornitori e del magazzino

Per ridurre i costi di gestione è importante una scelta accurata dei fornitori e la costruzione di una

rete efficiente. Come procedere?

Studio dei potenziali fornitori

Valutazione e selezione

Scelta del fornitore

Valutazione delle prestazioni

Qualificazione del fornitore

Questo processo vi aiuterà anche ad evitare i principali problemi associati alla ricezione dei

prodotti food: packaging eccessivo, peso dell’imballaggio incluso nel peso fatturato delle derrate,

ecc.

Come stoccare le derrate in magazzino?

a) Fissare ubicazioni precise

b) Posizionare ciascun articolo sempre nello stesso posto

c) Separare le varie classi di cibo separate per il magazzinaggio

d) Rotazione degli stock con metodo first-in, first-out (FIFO)

e) Ogni prodotto deve avere la propria data di stoccaggio

Ne vale la pena? Sì. Altrimenti potreste incorrere in una di queste criticità comuni:

• Troppi soldi investiti nel magazzino

• Riduzione della qualità dei prodotti

• Aumento della possibilità di scarto

• Aumento delle possibilità di furto

• Rispettare le ricette standard

Menù engineering

Innanzitutto, cosa vuol dire ingegneria del menù? Cercare di proporre un menù che massimizza il

margine di contribuzione globale.

Esistono due misure per valutare un buon menù:

Popolarità – piatti che ruotano frequentemente

Profitto – piatti che generano un alto margine di contribuzione

Ecco alcuni aspetti a cui fare attenzione per comporre un menù di successo:

Unicità della proposta

Tipicità della proposta

Velocità del servizio

Stagionalità del menù

Leggerezza (DIGERIBILITA’) dei piatti

Tecnica e innovazione dei piatti

Numero delle portate

Ordine delle portate

Valorizzazione dei tempi di produzione

Il menù è un biglietto da visita, non deve avere macchie, non deve avere errori di ortografia, deve

essere gradevole al tatto.

Best practices per la composizione del menù

1. Scegliere piatti sostanziosi solo per l’inverno, in estate meglio offrire pietanze

leggere, fresche e magre.

2. Ogni piatto deve essere diverso dagli altri per il suo aspetto, ma anche nella

preparazione.

Evitare quindi la stessa espressione per due pietanze (es. soufflé di formaggio e

soufflé di fragole)

3. Variare anche i metodi di cottura (es. non inserire di seguito due cibi bolliti)

4. Cambiare le salse (es. non inserire di seguito due piatti salsati e soprattutto non

usare la stessa salsa)

5. Evitare due piatti dello stesso colore in immediata successione (es. verdura in

besciamella e carne in blanquette)

6. Se sono previsti due primi piatti, solo uno deve essere pasta asciutta

7. Se sono previsti due piatti di carne, alternare fra rossa e bianca

8. Evitare guarnizioni uguali o simili (es. omelette alla fiorentina [con spinaci] e torta

pasqualina agli spinaci)

9. Non ripetere nemmeno i contorni. E’ ammesso però servire più di una qualità di

funghi e due contorni di patate

10. In un menù dinner escludere antipasti (a meno che non siano antipasti ricchi:

caviale, ostriche, salmone), fritture di pesce, uova, dolci, formaggi

PARTE 4

Per vendere il nostro servizio ci serve: un bravo venditore (lo possiamo creare), dei materiali a

supporto (griglie o book di vendita), dei materiali per una corretta gestione del business (POLICY).

Le fasi che caratterizzano un’azione di vendita sono:

Focalizzazione del piano di vendita

Preparazione dell’incontro con il cliente

Utilizzo delle obiezioni come opportunità

Capacità di convincere coinvolgendo

Gestione dei reclami

Controllo delle proprie prestazioni

Negoziazione nella vendita Il buon venditore sa essere empatico e sa negoziare quando serve.

I benefici della negoziazione aumentano quando si associa l’empatia all’assertività!

Ma quando si può negoziare?

Quando c’è riconoscimento reciproco

Abbiamo qualcosa da scambiare (e l’esigenza di scambiare)

Gli obiettivi delle parti sono parzialmente conflittuali

I rapporti di forza sono paritetici

Materiale a supporto: griglie e book di vendita

La policy

La Policy nasce negli Stati Uniti e viene redatta per la prima volta dalla NASA come manuale di

procedura per lo svolgimento di tutte le funzioni operative. Le grandi catene alberghiere hanno

ritenuto che questo sistema potesse funzionare anche all’interno delle loro strutture per dare ai

dipendenti un metodo codificato. Lo sviluppo della Policy è indispensabile per chi ha diverse

imprese che operano sotto lo stesso nome e per chi opera nel Franchising. Attraverso l’impiego di

standard di qualità, il cliente ha la garanzia di ricevere sempre un servizio e un prodotto uguale.

Come si usa

Dovrà essere letta prima in ogni sua parte e poi studiata bene per il capitolo di propria

competenza. Per ogni singola voce ci si avvarrà dell’indice per un uso più immediato. La linea di

condotta dettata dalla Casa e ben tenuta, sarà il biglietto di presentazione di fronte ai clienti e ai

fornitori. Ogni dipendente, anche al primo giorno di lavoro, sarà cosi in grado di operare in modo

da non danneggiare lo standard e l’immagine della Casa. Chi svolge una funzione di controllo, avrà

la possibilità di verificare sempre lo stato delle cose.

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