STATO MAGGIORE DELLA DIFESA I Reparto Personale

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Allegati:1 (uno); 00187 Roma

Annessi: 2 (due). PdC: Serg.Magg. FALZONE, Tel. 202.3383

e-mail: primo.impiego2s@smd.difesa.it

OGGETTO: Bandi di concorso per posizioni a “status internazionale” presso l’International Staff in

BRUXELLES (BEL).

A ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO A

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Rife. NSWAN in data 25 settembre 2020 ore 09.22 della RICA (non a tutti).

^^^ ^^^ ^^^

1. Sono stati emanati i bandi di concorso relativi alle sottoelencate “vacancy notices” presso

l’International Staff in BRUXELLES valutate d’interesse Difesa:

- n. 200666 di “Head, Talent Acquisition Service” (grado A2/A3 – Cap./Magg. T.V./C.C.)

nell’ambito della Executive Management Division (EM);

- n. 200683 di “Assistant” (grado B4 – Serg.Magg.Ca./2°Ca.Sc.) nell’ambito del NATO Chief

Information Office (CIO).

2. La durata del mandato è di tre anni con trattamento economico ai sensi della legge n. 1114/62.

3. Le candidature dovranno pervenire allo Stato Maggiore della Difesa corredate dalla scheda

biografica in lingua italiana e dall’“Application Form” in lingua inglese (formato PDF con firma

autografa), in ragione dei successivi adempimenti per la loro formalizzazione per il tramite

esclusivo degli Organi di Impiego di Forza Armata, entro il 12 ottobre 2020.

4. Le procedure concorsuali per le posizioni a bando prevedono la compilazione dell’“Application

Form” esclusivamente online, attraverso il sito web dell’Agenzia (http://www.nato.int).

Si chiede, pertanto, a codesti Organi d’impiego di:

- acquisire la documentazione concorsuale (Application Form) che dovrà essere compilata

attraverso il citato sito web e non finalizzata;

- autorizzare a completare il processo di “Application online” entro la data prevista per ciascun

bando, pena la decadenza della candidatura, esclusivamente per il personale candidato da

questo SMD.

5. Si evidenzia infine che l’IS è un Organismo a connotazione essenzialmente civile ove trova

“naturale ricollocazione” il personale che è già stato o è in servizio a vario titolo presso la NATO.

In tale contesto, altamente competitivo, è fortemente raccomandata la candidatura di personale

che, oltre al possesso dei requisiti professionali previsti, possa vantare precedenti d’impiego in

ambito NATO.

6. Si inviano, in allegato, le job description delle vacancys e si comunica che il bando sarà

pubblicato sulla pagina WEB della Difesa:

(http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.aspx).

d’ordine

IL VICE CAPO REPARTO

(Gen.B. Diodato ABAGNARA)

ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO

A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL

PERSONALE DELL’ESERCITO S E D E

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

DELLA MARINA MILITARE R O M A

DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE

MILITARE DELL’AERONAUTICA R O M A

e, per conoscenza,

RAPPRESENTANZA PERMANENTE D’ITALIA

PRESSO IL CONSIGLIO ATLANTICO

Ufficio del Consigliere Militare BRUXELLES (BEL)

DIRAMAZIONE INTERNA

III REPARTO

1

VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE

Head, Talent Acquisition Service (200666) Primary Location Belgium-Brussels NATO Body NATO International Staff (NATO IS) Schedule Full-time Application Deadline 18-Oct-2020 Salary (Pay Basis) 5,554.93Euro (EUR) Monthly Grade A.2/A.3 Clearance Level NS Description

1. SUMMARY

Within the Executive Management Division (EM), NATO’s International Staff (IS) Human

Resources (HR) Directorate is comprised of three pillars: Talent Management and HR Integration

(recruiting, talent and organisational development and HR business partnership); Staff Services

(pay and benefits, personnel support); and HR Policy and Strategy Coordination (IS and NATO-

wide HR policy).

Within Talent Management and HR Integration, the Talent Acquisition Service is serving the IS in

all outreach, sourcing, selection and onboarding matters for civilian permanent posts, interns,

young professionals as well as temporary staff.

You will run the activities of the Talent Acquisition Service for the NATO IS, leading a team of

recruiters and coordinators of emergent talent programmes. You are expected to drive operational

excellence in this area, continuously monitoring operations and improving performance while

ensuring excellent customer service. Reporting to the Head of Talent Management and HR

Integration, you will be expected to contribute to the assessment and implementation of new talent

acquisition approaches to meet the changing needs of the Organization. You will participate in

initiatives aiming at introducing innovative and creative ways to attract a wide and diverse range of

candidates in a high-reaching marketplace by detecting the best recruitment channels, selection

tools and assessment techniques, as well as by further improving processes and supporting tools.

You will contribute for the recruitment marketing and employer branding of the NATO IS as an

employer of excellence.

2

2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

ESSENTIAL

You have:

a university degree, preferably in Human Resources, Management or a related field;

at least 5 years’ professional experience in Human Resources Management, particularly in the

area of talent acquisition, within an international and multidisciplinary environment;

at least 3 years of experience in leading a team and managing budgets;

a sound knowledge of, and experience with modern sourcing technology, employer branding,

state-of –the-art assessment methods and talent strategies.

experience in talent acquisition reporting and monitoring of relevant KPIs (Key Performance

Indicators) and related HR dashboards

excellent public relations, communication and negotiation skills;

strong drive for teamwork and diversity;

convincing writing skills;

experience in business transformation, particularly in the area of business process

reengineering and implementation of a new ATS (Applicant Tracking system);

demonstrated customer service orientation.

ability to exercise tact in politically sensitive circumstances and in maintaining relationships;

and,

the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in

one; II (“Elementary”) in the other.

DESIRABLE

The following would be considered an advantage:

a higher level in NATO’s second official language;

experience in or sound knowledge of project and program management tools and

methodologies.

technical aptitude in managing data as well as the ability to offer compelling insights through

HR metrics and talent analytics.

previous experience in an international governmental organization.

3. MAIN ACCOUNTABILITIES

Stakeholder Management

Lead the operational aspects of the attraction, selection and onboarding process in collaboration

with key stakeholders within the Organization. Create and maintain relationships with a view to

developing a pipeline of talent. Collaborate with other HR functions in an effort to develop the

internal talent acquisition processes and ensure that career opportunities are widely communicated

and recognised across the Organization. In coordination with other HR functions, advise Senior

Management on continuous improvement of recruitment operations. Actively develop and handle

candidate sources to build up a viable talent database. Ensure that the talent acquisition

communication channels (websites, social media) are regularly refreshed, updated and

maintained. In coordination with other HR functions, collaborate actively with peers from other

3

NATO entities to share best practices, tools and processes. Interact daily with a variety of internal

and external partners at all levels.

Financial Management

Manage the section budget including the emergent talent programmes (Internship Programme and

Young Professionals Programme), external specialized support and talent acquisition tools.

Planning and Execution

Handle and/or supervise the end to end attraction, selection and onboarding process for

permanent posts of the IS, as well as other staffing programmes, such as the Internship

Programme, Young Professionals Programme and temporary assignments. Act as the lead

recruiter for the recruitment of senior posts. Lead the team to deliver on standards of quality,

streamline the talent acquisition process and reduce time to hire. Participate in selection processes

as HR Representative.

Organisational Efficiencies

Keep continuously improving and incrementally optimising the recruitment and selection process

and the tools supporting it. Make use of diverse sourcing strategies to achieve recruitment

objectives. Equip hiring managers with the right skills and tools to select the best talent by using

leading selection and assessment tools and instruments. Ensure that Diversity & Inclusion targets

and Key Performance Indicators are embedded in the recruitment objectives and adequately

monitored, thereby strengthening NATO’s ability to attract and select diverse talent. Establish,

monitor and report on Key Performance Indicators relevant to recruiting. Contribute to broader HR

policy development from a talent acquisition perspective.

People Management

Lead and coach a team of recruiters and coordinators of emergent talent programmes driving a

strong performance culture and providing opportunities to grow. Ensure the development of team

members through sound and inclusive management principles. Ensure an efficient and timely

delivery of all activities and operations pertaining to the talent acquisition cycle, from the

notification of post vacancies to the preparation of the administrative files of selected candidates.

Organise the development of expertise in the various functional domains of Talent Management

and HR Integration.

Project Management

Support the TMHRI Project Officer in the identification, definition and implementation of substantive

change initiatives concerning all aspects of talent acquisition, including staffing strategies, systems,

and procedures as needed. Develop a talent branding program and ensure NATO remains an

employer of choice. Contribute to a broad variety of HR initiatives as project member.

Perform any other related duty as assigned.

4. INTERRELATIONSHIPS

You report to the Head, Talent Management and HR Integration. You work in close coordination

with the HR Advisors, the TMHRI Project Officer and other functions within the broader HR

Organisation. You interact every day with Divisional Administrative Officers/Executive Officers

(AO/XOs), hiring managers as well as representatives of the Staff Association, national

4

Delegations and NATO agencies on all matters relating to Talent Acquisition. You also collaborate

actively with peers from other NATO entities and other International Organisations.

Direct Reports: 6

Indirect reports: N/a

5. COMPETENCIES

Achievement: Creates own measures of excellence and improves performance;

Change Leadership: Personally leads change;

Clarity and Accuracy: Monitors data or projects;

Conceptual Thinking: Applies learned concepts;

Flexibility: Adapts own strategy;

Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;

Initiative: Plans and acts up to a year ahead;

Leadership: Promotes team effectiveness;

Organisational Awareness: Understands organisational climate and culture;

Self-Control: Responds calmly.

6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration

contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the

incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract.

Contract clause applicable:

In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political

reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as

mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility

necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international

diversity.

The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be

offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3

years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may

apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one

year before the end of contract.

If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member

States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further

period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The

maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years.

Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel

Régulations.

NOTE:

Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be

appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not

normally take place during the first three years of service in the post.

5

Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher

grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external

candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.

7. RECRUITMENT PROCESS Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.

Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:

For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for

more information, please contact your local Civilian HR Manager);

For all other applications: www.nato.int/recruitment

Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their

education and professional experience as relevant for this vacancy.

Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities

of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical

Adviser.

More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our

website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)

8. ADDITIONAL INFORMATION NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,

advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,

cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals

from all member Nations, and strongly encourages women to apply

Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values

commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with

international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected

candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through

ongoing efforts in their work.

Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-

mail enquiries cannot be dealt with.

Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another

post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary

requirements.

The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for

work and/or to work outside normal office hours.

The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working

arrangements (Flexitime) subject to business requirements.

Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-

smoking environment.

6

*Salary value as per 2020. Subject to future adjustments in accordance with North Atlantic Council

decision.

7

Chef de service (acquisition de talents) (200666) Emplacement principal Belgique-Bruxelles Organisation OTAN SI Horaire Temps plein Date de retrait 18-oct.-2020 Salaire (Base de paie) 5 554,93Euro (EUR) Mensuelle Grade A.2/A.3 Niveau de l'habilitation de sécurité NS Description

1. RÉSUMÉ

La Direction Ressources humaines du Secrétariat international (SI) de l'OTAN, qui relève de la

Division Gestion exécutive, s'appuie sur trois piliers : Gestion des talents et intégration RH

(recrutement, valorisation des talents et développement organisationnel et conseil RH), Services

Personnel (traitements et indemnités, soutien du personnel) et Coordination de la stratégie et de la

politique RH (politique RH du SI et de l'ensemble de l'OTAN).

Au sein du Service Gestion des talents et intégration RH, le Service Acquisition de talents se

charge, pour le compte du SI, de toutes les activités relatives à la diffusion des offres d’emploi, à la

recherche de candidat(e)s ainsi qu’à la sélection et à l’intégration des agents civils permanents,

des agents temporaires ainsi que des stagiaires et des jeunes diplômés.

À la tête d'une équipe chargée du recrutement et de la coordination des programmes destinés à la

génération montante, vous êtes responsable du bon fonctionnement du Service Acquisition de

talents, qui travaille pour le SI de l'OTAN. Vous pilotez la recherche de l'excellence dans ce

domaine, en assurant un suivi constant des activités et en cherchant continuellement à améliorer

les performances tout en veillant à offrir aux clients un service de grande qualité. Sous la

responsabilité de la/du chef du Service Gestion des talents et intégration RH, vous contribuez à

l’évaluation et à la mise en œuvre de nouvelles approches en matière d’acquisition de talents afin

de répondre à l’évolution des besoins de l’Organisation. Vous participez aussi à des initiatives

visant à introduire des méthodes novatrices et créatives pour attirer un éventail de candidat(e)s

large et varié sur un marché extrêmement concurrentiel. Ainsi, vous repérez les meilleures filières

de recrutement, faites appel aux outils de sélection les plus performants et aux techniques

d’évaluation les plus efficaces, et améliorez les processus et les outils. Vous contribuez à des

activités de marketing à des fins de recrutement et vous travaillez à la promotion de l'image

d’excellence du SI en tant qu’employeur.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

Vous avez un diplôme universitaire, de préférence en ressources humaines, en gestion ou dans

une discipline apparentée.

Vous avez au moins cinq ans d'expérience professionnelle de la gestion des ressources

humaines, en particulier dans le domaine de l’acquisition de talents, dans un environnement

international et multidisciplinaire.

8

Vous avez au moins trois ans d'expérience de la direction d'équipe et de la gestion de budgets.

Vous avez une connaissance approfondie et une expérience des technologies modernes de

recherche de candidat(e)s, des techniques de promotion de la marque employeur ainsi que des

dernières méthodes d'évaluation de candidat(e)s et stratégies d’acquisition de talents.

Vous avez une expérience de l'établissement de rapports sur l’acquisition de talents ainsi que

du suivi des indicateurs de performance (KPI) pertinents et des tableaux de bord RH qui y sont

associés.

Vous avez d’excellentes aptitudes pour la communication, la négociation et les relations

publiques.

Le travail en équipe et la diversité vous tiennent à cœur.

Vous avez des aptitudes rédactionnelles indéniables.

Vous avez une expérience des programmes de transformation en entreprise, en particulier de

la reconfiguration des processus métiers et de l'implémentation d’un nouvel outil de suivi des

candidatures.

Vous avez fait vos preuves dans le domaine du service au client.

Vous savez faire preuve de tact dans des circonstances politiquement sensibles et dans la

gestion des relations.

Vous avez au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues

officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l'autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérées comme autant d’atouts :

une connaissance de la seconde langue officielle de l’Organisation supérieure au niveau exigé ;

une expérience ou une connaissance approfondie des outils et des méthodes de gestion de

projets et de programmes ;

des compétences techniques en matière de gestion de données, ainsi que l’aptitude à apporter

des éclairages convaincants au moyen d’indicateurs RH et de résultats d’analyse ;

une expérience du travail dans une organisation gouvernementale internationale.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion des parties prenantes

Dirige les aspects opérationnels du processus d’appel à candidatures, de sélection et d'intégration

en collaboration avec les principales parties prenantes au sein de l’Organisation. Noue et

entretient des contacts en vue de profiter d’un afflux permanent de talents. Collabore avec d’autres

fonctions RH pour développer les processus d’acquisition de talents en interne et veille à ce que

les possibilités de carrière soient largement diffusées et connues à l’échelle de l’Organisation. En

coordination avec d’autres fonctions RH, conseille la direction sur l’amélioration continue des

activités de recrutement. Constitue et exploite activement des bassins de candidat(e)s pour créer

une base de données de talents et l’alimenter. S’assure que les canaux de communication utilisés

pour l’acquisition de talents (site web, médias sociaux) sont régulièrement mis à jour. En

coordination avec d’autres fonctions RH, collabore activement avec ses homologues d'autres

entités OTAN afin de partager bonnes pratiques, outils et processus. A des contacts quotidiens

avec de nombreux partenaires internes et externes à tous les niveaux.

9

Gestion financière

Gère le budget du Service, notamment ceux des programmes destinés à la génération montante

(programme de stages et programme OTAN pour les jeunes talents), le recours à une expertise

extérieure et les outils de recrutement.

Planification et exécution

Exécute et/ou supervise de bout en bout le processus d’appel à candidatures, de sélection et

d'intégration pour les agents permanents et les agents temporaires du SI, ainsi que pour d'autres

programmes de recrutement, comme le programme de stages et le programme OTAN pour les

jeunes talents. Est la recruteuse/le recruteur principal(e) pour les postes de haut niveau. Dirige

l'équipe de manière à ce que les normes de qualité soient respectées, à ce que le processus de

recrutement soit rationalisé et à ce que les délais de recrutement soient réduits. Participe aux

procédures de sélection en qualité de représentant(e) des RH.

Efficacité organisationnelle

Améliore en continu et optimise graduellement le processus de recrutement et de sélection ainsi

que les outils utilisés pour mener à bien ce processus. Utilise différentes stratégies de recherche

de candidat(e)s pour réaliser les objectifs en matière de recrutement. Fait en sorte que les

responsables des services qui recrutent aient les compétences voulues pour sélectionner les

meilleurs talents au moyen des techniques et des outils de sélection et d’évaluation les plus

performants. Veille à ce que les objectifs de diversité et d'inclusion (valeurs cibles et indicateurs de

performance) fassent partie intégrante des objectifs du recrutement et fassent l’objet d'un suivi

adéquat, le but étant de rendre l'OTAN mieux à même d’attirer et de sélectionner des talents

d'horizons divers. Crée des indicateurs de performance pertinents pour le recrutement, en assure

le suivi et établit des rapports à leur sujet. Apporte l’éclairage du Service Acquisition de talents lors

de l'élaboration des politiques RH.

Gestion des personnes

Dirige et conseille une équipe chargée du recrutement et de la coordination des programmes

destinés à la génération montante, promeut une culture de la performance et offre des possibilités

de progression. Encourage le développement professionnel des membres de l’équipe en

appliquant des principes d’encadrement sains et favorisant l’inclusivité. Veille au bon déroulement

et au respect du calendrier de toutes les activités en rapport avec l’acquisition de talents, de la

notification de la vacance d’un poste à la préparation du dossier administratif de la/du candidat(e)

retenu(e). Organise le développement de l'expertise dans les différents domaines fonctionnels du

Service Gestion des talents et intégration RH.

Gestion de projet

Aide l’administratrice/administrateur de projet du Service Gestion des talents et intégration RH à

recenser et définir et mettre en œuvre les changements de fond à apporter dans le domaine du

recrutement (systèmes, processus et stratégies d’occupation des postes, etc., selon les besoins)

ainsi qu’à exécuter ces changements. Met en place un programme de promotion de la marque

employeur et veille à ce que l’OTAN reste un employeur de choix. Prend part à un grand nombre

d’initiatives dans le domaine des RH, en tant que membre d’une équipe de projet.

S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

10

4. STRUCTURE ET LIAISONS

Vous relevez de la/du chef du Service Gestion des talents et intégration RH. Vous travaillez en

étroite collaboration avec les conseillères/conseillers RH, l’administratrice/administrateur de projet

du Service Gestion des talents et intégration RH et les membres d'autres services au sein des RH.

Vous avez des contacts quotidiens avec les responsables administratifs/administrateurs exécutifs

des divisions et les services qui recrutent ainsi qu’avec les représentants de l’Association du

personnel, des délégations nationales et des agences de l’OTAN, pour toutes les questions liées

au recrutement. Vous collaborez aussi activement avec vos homologues d'autres entités OTAN et

d’autres organisations internationales.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 6

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES

Recherche de l’excellence : crée ses propres critères d’excellence et améliore les

performances.

Promotion du changement : dirige personnellement le changement.

Clarté et précision : contrôle des données ou des projets

Réflexion conceptuelle : applique les concepts acquis.

Flexibilité : adapte sa propre stratégie.

Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.

Initiative : planifie et agit jusqu’à un an à l’avance.

Aptitude à diriger : stimule l’efficacité de l’équipe.

Compréhension organisationnelle : comprend le climat et la culture de l’Organisation.

Maîtrise de soi : réagit avec calme.

6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ;

renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire

pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable :

Conformément à la politique des contrats, il s’agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des

raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a

l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en

constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil

de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.

La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra

offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de

trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats,

elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son

contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra

offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités

11

nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,

la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du

personnel civil de l’OTAN.

NOTE:

Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour un

poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus

élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières

années passées dans le poste.

Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au

grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre

mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat

international relative aux postes à grades jumelés.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être

acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :

Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail

interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable

Ressources humaines civil) ;

Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des

justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités

du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier

médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.

Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,

veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Voir la version anglaise.

*Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de

l’Atlantique Nord.

1

VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE

Assistant (200683) Primary Location Belgium-Brussels NATO Body NATO International Staff (NATO IS) Schedule Full-time Application Deadline 18-Oct-2020 Salary (Pay Basis) 3,931.35Euro (EUR) Monthly Grade B.4 Clearance Level NS Description

1. SUMMARY

The NATO Chief Information Officer (CIO) function brings Information and Communications

Technology (ICT) coherence across the NATO Enterprise’s 41 civil and military bodies and more

than 25,000 users.

The NATO CIO is the Director of the CIO Office and leads an integrated staff organization

comprising members of the International Staff (IS) and the International Military Staff (IMS). The

CIO Office is administratively linked to the Defence Investment (DI) Division, this may change in

accordance with the evolution of the responsibilities and structure of the CIO Office.

The NATO CIO is empowered to realize the Allies’ vision for the NATO Enterprise, is accountable

to the Secretary General and is responsible for the development of Enterprise directives and

advice on the acquisition and use of information technologies and services considering the

implications of independent initiatives on the Enterprise.

The incumbent is the assistant for the Director of the CIO Office / NATO CIO. S/he is accountable

for the efficient handling of a wide range of administrative and organisational support duties in

order to ensure the smooth operation of the CIO Office.

2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

ESSENTIAL

The incumbent must:

have a good general education at least to higher secondary level;

have at least 4 years of professional experience in administrative and organisational work;

be familiar with various relevant software packages, specifically the Microsoft Office suite and

Microsoft SharePoint;

possess experience in minute taking, report drafting; and event organisation ;

2

have knowledge of, and experience in budget administration

nstrate strong interpersonal skills, resilience, flexibility, drive for teamwork and capacity to

work under pressure;

demonstrate clear and effective oral and written communication skills; and

possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V

(“Advanced”) in one; III (“Intermediate”) in the other.

DESIRABLE

The following would be considered an advantage:

possess a higher education degree in a field relevant for this position;

Experience supporting an organisation which has delivered a significant change programme.

Experience of an ERP toolset (ideally Oracle e-business suite);

Experience in an Information and Communications Technology environment; and

Previous experience within a multicultural or international organisation.

3. MAIN ACCOUNTABILITIES

Planning and Execution

Assist with day-to-day administration, arrange meetings and efficiently and effectively handle travel

arrangements, mission coordination, coordinate leave plans and manage the CIO Office’s

budget. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties.

Information Management

Manage the schedules of the NATO CIO and Deputy CIO, proactively prioritising their time to best

effect. Screen and organise all incoming correspondence and documents, maintaining an effective

system for follow-up and reminder of classified and unclassified documentation. Draft memoranda

and cover letters for documents. Review and format documents, including tables of figures

requiring careful presentation, using the standard software packages used by NATO (Word, Excel

and PowerPoint). Take minutes at meetings as necessary.

Knowledge Management

Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain

well-structured paper and electronic filing systems. Record, distribute and follow-up on tasks for

the CIO Office.

Stakeholder Management

Build relationships with key points of contact across the Enterprise and act as a reliable and

effective point of entry for all matters. Maintain lists of internal and external contacts and liaise with

them to ensure efficiency in the daily management of workload and processes.

Organisational Efficiencies

Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and

more effective in managing information and using office tools.

3

Financial Management

Ensure that proper financial procedures are followed. Prepare the necessary financial documents,

follow-up on activities to ensure that financial files are correctly processed and maintain records of

all financial transactions.

Expertise Development

Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages,

budget handling and effective communication. Liaise with other staff to leverage knowledge.

Perform any other related duty as assigned.

4. INTERRELATIONSHIPS

The incumbent reports to the Director of the CIO Office / NATO CIO, and maintains close working

relationships with the administrative staff of the Defence Investment Division and NHQ C3 Staff.

S/he may be called upon to substitute for other administrative assistants of the Division when they

are absent.

The incumbent also works in close cooperation with the Office of the Secretary General (SG). S/he

will interact with senior members of national delegations and partner missions, as well as other

NATO divisions and directorates, the International Military Staff, NATO agencies, industrial

representatives and conference members.

Direct reports: N/a

Indirect reports: N/a

5. COMPETENCIES

The incumbent must demonstrate:

Clarity and Accuracy: Checks own work;

Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;

Empathy: Listens actively;

Flexibility: Acts with flexibility;

Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;

Organisational Awareness: Understands the Organization's structure; and

Teamwork: Expresses positive attitudes and expectations of team or team members.

6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration

contract of three years’ duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter.

Contract clause applicable:

In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive

a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract.

If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member

States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further

4

period of up to 3 years subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum

period of service in the post as a seconded staff member is six years.

Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel

Régulations.

7. RECRUITMENT PROCESS Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.

Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:

For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for

more information, please contact your local Civilian HR Manager);

For all other applications: www.nato.int/recruitment

Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their

education and professional experience as relevant for this vacancy.

Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities

of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical

Adviser.

More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our

website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)

8. ADDITIONAL INFORMATION NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,

advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,

cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals

from all member Nations, and strongly encourages women to apply.

Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values

commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with

international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected

candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through

ongoing efforts in their work.

Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-

mail enquiries cannot be dealt with.

Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another

post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary

requirements.

The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for

work and/or to work outside normal office hours.

The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working

arrangements (Flexitime) subject to business requirements.

5

Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-

smoking environment.

*Salary value as per 2020. Subject to future adjustments in accordance with North Atlantic Council

decision.

6

Assistant(e) (200683) Emplacement principal Belgique-Bruxelles Organisation OTAN SI Horaire Temps plein Date de retrait 18-oct.-2020 Salaire (Base de paie) 3 931,35Euro (EUR) Mensuelle Grade B.4 Niveau de l'habilitation de sécurité NS Description

1. RÉSUMÉ

La fonction de directrice/directeur des systèmes d'information (CIO) de l’OTAN assure la

cohérence des technologies de l'information et de la communication (TIC) au sein des

41 organismes civils et militaires de l’entreprise OTAN, qui regroupent plus de 25 000 utilisatrices

et utilisateurs.

La/Le CIO de l’OTAN est la directrice/le directeur du Bureau de la/du CIO, une entité composite

regroupant des membres du Secrétariat international (SI) et de l’État-major militaire international

(EMI). Sur le plan administratif, le Bureau de la/du CIO est rattaché à la Division Investissement de

défense. Ce schéma pourrait être modifié en fonction de l'évolution des responsabilités et de la

structure du Bureau.

La/Le CIO de l’OTAN est chargé(e) de concrétiser la vision des Alliés pour l’entreprise OTAN.

Elle/Il rend compte à la/au secrétaire général(e) et est responsable de l'élaboration des directives

et de la formulation des avis à l’échelle de l’entreprise en ce qui concerne l’acquisition et

l’utilisation des technologies de l’information et des services informatiques, en prenant en compte

les incidences que des initiatives indépendantes pourraient avoir pour l'OTAN dans son ensemble.

La/Le titulaire du poste est l’assistant(e) de la directrice/du directeur du Bureau de la/du CIO et

CIO de l’OTAN. Elle/Il doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien

d’ordre administratif et organisationnel et veiller au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :

avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;

avoir au moins 4 ans d'expérience dans une fonction de nature administrative ou

organisationnelle ;

avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite Microsoft Office

et de Microsoft SharePoint ;

avoir une expérience de la prise de notes, de la rédaction de rapports et de l’organisation

d’événements ;

avoir des connaissances et une expérience de la gestion de budgets ;

avoir de très bonnes compétences relationnelles, faire preuve de résilience, de flexibilité et

d’esprit d’équipe, et être capable de travailler sous pression

pratiquer une communication claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

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avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues

officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l’autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérés comme autant d’atouts :

un diplôme de l’enseignement supérieur dans un domaine présentant un intérêt pour le poste ;

une expérience des tâches de soutien dans une organisation qui a mis en œuvre un important

programme de changement ;

une expérience d'un système ERP (de préférence la suite Oracle E-Business) ;

une expérience dans un environnement TIC ;

une expérience au sein d’une organisation multiculturelle ou internationale.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planification et exécution

Aide aux tâches administratives quotidiennes, organise les réunions et s’occupe avec efficacité et

efficience des formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), coordonne les

prévisions de congés et gère le budget du Bureau de la/du CIO. Gère sa propre charge de travail

de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps.

Gestion de l'information

Gère les emplois du temps de la/du CIO de l’OTAN et de la/du CIO adjoint(e), en priorisant les

tâches de façon proactive afin d’utiliser au mieux le temps disponible. Examine et trie toute la

correspondance et tous les documents entrants, en tenant un système efficace de suivi et de

rappel des documents classifiés et non classifiés. Rédige des mémorandums et des notes

destinées à accompagner les documents. Vérifie et met en forme des documents, y compris des

tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément

utilisés à l’OTAN (Word, Excel et PowerPoint). Prend des notes en réunion lorsqu’il y a lieu.

Gestion des connaissances

Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi.

Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents (papier ou électroniques).

Assure l’enregistrement, la répartition et le suivi des tâches pour le Bureau de la/du CIO.

Gestion des parties prenantes

Noue des relations avec les principaux points de contact à l’échelle de l’entreprise OTAN, et joue

le rôle de point d’entrée fiable et efficace pour toutes questions. Tient à jour des listes de contacts

internes et externes et se tient en liaison avec ceux-ci pour une gestion quotidienne efficace de la

charge de travail et des activités.

Efficacité organisationnelle

Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche

constamment à accélérer, à perfectionner et à rationaliser la gestion des informations et l’utilisation

des outils bureautiques.

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Gestion financière

Veille au respect des procédures financières en vigueur. Prépare les documents financiers

nécessaires et se charge du suivi des activités pour s’assurer du bon traitement des dossiers

financiers, et garde une trace de toutes les transactions.

Développement de l’expertise

Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et

l'organisation, les nouvelles technologies, les langues, la gestion des budgets et la communication.

Se tient en liaison avec d'autres membres du personnel pour améliorer ses connaissances.

S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire du poste relève de la directrice/du directeur du Bureau de la/du CIO et CIO de

l’OTAN. Elle/Il entretient des relations de travail étroites avec le personnel administratif de la

Division Investissement de défense et du Secrétariat des C3 du siège de l'OTAN. Elle/Il peut être

appelé(e) à remplacer d’autres assistantes administratives/assistants administratifs de la Division

en leur absence.

La/Le titulaire du poste travaille également en étroite coopération avec le Bureau de la/du

secrétaire général(e). Elle/Il a également des contacts avec de hauts responsables des

délégations des pays membres et des missions des pays partenaires, ainsi qu’avec les autres

divisions et directions du SI, l’EMI, les agences de l’OTAN, des représentants de l’industrie et des

membres de la CDNA.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES

La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

Clarté et précision : vérifie son travail.

Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.

Empathie : écoute activement.

Flexibilité : agit avec flexibilité.

Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.

Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l'Organisation.

Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les

membres de l’équipe.

6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui

pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.

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Clause contractuelle applicable :

Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un

contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée

indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra

offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités

nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,

la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du

personnel civil de l’OTAN.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être

acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :

Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail

interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable

Ressources humaines civil) ;

Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des

justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités

du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier

médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.

Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,

veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité

de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment des

considérations liées au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux

croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle et au handicap. L'Organisation examinera les

candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à

postuler.

Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant

qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de

transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales

établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s

sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la

bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

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En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne

pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par

courrier électronique.

Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste

analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les

conditions requises.

De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à

travailler en dehors des heures normales de service.

L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie

privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des

exigences liées à la fonction.

Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.

*Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de

l’Atlantique Nord.