Modulo 3 -Elaborazione Testi 3.5 – Stampa unione · 2012. 4. 12. · Passaggio 3 : definizione...

Università degli Studi dell’Aquila

Corso ECDL programma START

Modulo 3 - Elaborazione TestiModulo 3 - Elaborazione Testi3.5 – Stampa unione

Maria Maddalena Fornari

UnivAQ - Corso ECDL - Elaborazione Testi Maria Maddalena Fornari

Stampa UnioneProcesso che permette di unire dati provenienti da tipi diversi di documenti: un documento principale e un’origine di dati , al fine di generare una serie di documenti, per lo più uguali, nei quali cambiano solo alcuni elementi, detti campi unione , come il nome del destinatario o l’indirizzo. Nel documento generato dalla “stampa unione” è presente una parte testuale fissa e una parte variabile compilata sulla base di informazioni contenute in un’origine


variabile compilata sulla base di informazioni contenute in un’origine dati.

Ad esempio un caso frequente in cui diventa molto utile usare la stampa unione si verifica quando bisogna scrivere una lettera di invito o una comunicazione commerciale che ha il testo uguale per tutti, ma deve cambiare soltanto nell’intestazione dei destinatari.

Stampa Unione

Documento principale = documento contenente il testo e gli elementi grafici in comune tra le diverse versioni dei documenti uniti. Es: Lettera, messaggio di posta elettronica, busta, etichetta o elenco.

Origine di dati = file contenente la lista di dati creata con Word,


Origine di dati = file contenente la lista di dati creata con Word, Access, Excel o rubrica di Outlook. Es: elenco di nomi e indirizzi.È possibile aggiornare la lista di dati origine indipendentemente daldocumento principale: la modifica si ripercuote automaticamente suldocumento collegato.

Campo unione = segnaposto inserito nel documento principale. Es: «nome», «cognome», «città»

Stampa Unione

Guida nella scelta del programma da utilizzare:

• Se la lista di dati è breve � Word, altrimenti Excel o ..Access.• Modifiche e ordinamenti frequenti � Excel o Access.• Lista condivisa con altri utenti � Access.


• Lista condivisa con altri utenti � Access.• Per inviare un messaggio di posta elettronica � Rubrica ..di Outlook

Stampa Unione

La procedura guidata di Stampa unione si attiva dalla scheda Lettere �

gruppo Inizia Stampa unione � pulsante Inizia


unione � pulsante Inizia Stampa unione �

Creazione guidata Stampa unione…

Stampa Unione

La creazione guidata prevede sei passaggi da eseguire utilizzando il Riquadro attività “Stampa unione ”:

1. Selezione del tipo di documento principale.2. Scelta del documento di partenza.3. Definizione dell’origine dei dati.


3. Definizione dell’origine dei dati.4. Composizione della lettera.5. Anteprima della lettera.6. Unione dei documenti.

Per procedere da un passaggio all’altro è necessario cliccare sul collegamento “Successivo:… ” presente nella parte inferiore del riquadro.

Stampa Unione: passaggio 1

Passaggio 1 : selezione del tipo di documento principale.

• Lettere• Buste• Etichette


• Etichette• Elenco

Stampa Unione: passaggio 2Passaggio 2 : scelta del documento di partenza.

· Usa il documento corrente , per utilizzare il ..documento aperto come principale. · Inizia da un modello , per creare un


..documento principale partendo da un

..modello.· Inizia da un documento esistente per ..creare il documento principale sfruttando un ..documento già esistente. Premere il ..pulsante Apri , nella finestra di dialogo per ..individuare il documento desiderato.


Passaggio 3 : definizione dell’origine dei dati.

• Usa elenco esistente : file creato con Word, Excel o Access.

• Seleziona dai contatti di Outlook : se i nomi e gli indirizzi sono già in


se i nomi e gli indirizzi sono già in rubrica.

• Crea un nuovo elenco : se la lista non esiste e deve essere creata in questo passaggio.

Passaggio 3 : definizione dell’origine dei dati � usa elenco esistente.

Scegliere il tipo di file da usare come origine dati.A seconda del tipo di



A seconda del tipo di origine dati selezio-nato, possono appa-rire altre finestre di dialogo nelle quali sono richieste delle informazioni specifi-che.

Passaggio 3 : definizione dell’origine dei dati � creazione nuovo elenco.

1. Clic sul collegamento Crea.2. Nella finestra di dialogo si



2. Nella finestra di dialogo si inseriscono i nomi e gli indirizzi.

3. Nuova voce per inserire nuovi nomi e indirizzi.

4. Chiudi .

Passaggio 3 : definizione dell’origine dei dati � creazione nuovo elenco.

Personalizza… per definire



Personalizza… per definire i campi adeguati.

Aggiungi… per definire un nuovo campo.

Passaggio 3 : definizione dell’origine dei dati � creazione nuovo elenco.A questo punto viene presentato l’elenco dei nomi



e ne viene richiesto il salvataggio (file Access .mbd).Possiamo filtrare le voci da utilizzare spuntando quelleche ci interessano, oppure selezionando i sottoinsiemi che ci interessano dai menù a tendina presenti sulla barra dei titoli dei campi (es: tutti i docenti dell’Aquila).

Passaggio 4 : Composizione della lettera.

A questo punto il documento principale può essere collegato ai dati dell’origine dei dati, inserendo nel



dei dati, inserendo nel documento principale i campi unione (del tipo ««NOME»»), che indicano la posizione in cui verranno immesse le informazioni contenute nell’origine dei dati.

Passaggio 4 : Composizione della lettera.

L’inserimento dei “segnaposto” viene facilitato dagli strumenti indicati:

• Blocco indirizzi : per inserire indirizzi già formattati.



già formattati.• Formula di apertura : per inserire una

formula di apertura della lettera (es. Gentile Signor…).

• Affrancatura elettronica : prevede l’installazione di un programma aggiuntivo.

• Altro : per scegliere ulteriori campi.

Passaggio 4 : Composizione della lettera �inserisci blocco indirizzi

Per inserire indirizzi già



formattati

Passaggio 4 : Composizione della lettera �formula di apertura



Passaggio 4 : Composizione della lettera �Altro

Permette la selezione di ulteriori campi, oltre quelli



ulteriori campi, oltre quelli scelti.

Passaggio 5 : Anteprima della lettera

Attraverso i pulsanti freccia a destra e a sinistra della voce Destinatario è possibile visualizzare in sequenza tutti i documenti ottenuti. Per individuare e visualizzare in anteprima una voce particolare, cliccare su



anteprima una voce particolare, cliccare su Trova destinatario. Se è necessario ridefinire l’elenco dei destinatari è possibile intervenire escludendo il destinatario visualizzato nel documento in anteprima oppure modificare l’intero elenco dei destinatari cliccando su Modifica elenco destinatari .

Passaggio 6 : completamento unione

Questa operazione fonde i due file, creandone uno nuovo costituito da tante copie quanti sono i dati dell’origine, una di seguito all’altra. L’unione degli indirizzi può avvenire in due



L’unione degli indirizzi può avvenire in due modi:

1.Stampa : attiva l’unione del documento principale agli indirizzi e poi stampa l’intero documento.

2.Modifica singole lettere : l’unione viene eseguita creando un nuovo file contenente tutte le lettere.

Scheda Lettere - Stampa Unione

La maggior parte dei passaggi visti può essere


La maggior parte dei passaggi visti può essere attivata dalla scheda Lettere della barra multifunzione.

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