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MODELLO DI

CORPORATE GOVERNANCE

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INDICE

Premessa generale....................................................................................pag. 5

PARTE I: CODICE DI CORPORATE GOVERNANCE..............................pag. 7

Capitolo 1: Organizzazione della Società

1.1) Assemblea dei soci………………………………………………………. pag.7

1.2) Consiglio di Amministrazione.............................................................pag. 8

1.2.1) Presidente

1.2.2) Amministratore Delegato

1.3) Collegio Sindacale .............................................................................pag. 11

1.4) Sistema di controllo interno e attuazione del D.Lgs. 231/2001 ..........pag. 11

1.4.1) Internal Audit ...........................................................................pag. 12

1.4.2) Risk Management ....................................................................pag. 12

1.5) Modello di organizzazione, gestione e controllo .................................pag. 13

1.5.1) Organismo di Vigilanza ............................................................pag. 14

1.5.2) Comitato di coordinamento……………………………………… pag. 15

1.6) Controllo contabile e Società di Revisione ........................................pag.15

1.7) Adempimenti informativi degli organi societari e della Società di revisione

1.7.1)Informative del Presidente

1.7.2) Informative dell’Amministratore Delegato ..........................................pag. 16

1.7.3) Informative del Collegio Sindacale.....................................................pag. 16

1.7.4) Obblighi della Società di Revisione....................................................pag. 17

PARTE II CODICE DI COMPORTAMENTO .............................................…pag.18 Capitolo 1: Carta dei Valori Missione aziendale ....................................................................................…pag. 18

1.1) Carta dei valori...................................................................................….pag. 19

1.2) Principi generali .................................................................................….pag. 20

1.2.1) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini ................................................................................….pag. 20

1.2.2) Centralità della persona ..........................................................….pag. 20

1.2.3) Valorizzazione delle risorse umane.........................................….pag. 20

1.2.4) Correttezza e trasparenza.......................................................….pag. 20

1.2.5) Efficacia ed efficienza .............................................................…..pag. 21

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1.2.6) Impegno costante nell’ innovazione ........................................pag. 21

1.2.7) Riservatezza e privacy ............................................................pag. 21

1.2.8) Prevenzione dei conflitti d’interesse........................................pag. 21

1.2.9) Rispetto dell’ambiente.............................................................pag. 21

Capitolo 2: Codice Etico..........................................................................pag. 23

2.1) Principi etici generali ..........................................................................pag. 24

2.1.2) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini ................................................................................pag. 24

2.1.3) Centralità della persona .........................................................pag. 24

2.1.4) Valorizzazione delle risorse umane.........................................pag. 25

2.1.5) Correttezza e trasparenza.......................................................pag. 25

2.1.6) Efficacia ed efficienza .............................................................pag. 25

2.1.7) Impegno costante nella ricerca ...............................................pag. 25

2.1.8) Riservatezza e privacy ............................................................pag. 25

2.1.9) Prevenzione dei conflitti d’interesse........................................pag. 26

2.1.10)Attenzione all’ambiente...........................................................pag. 26

2.2) Destinatari, obblighi e impegni...........................................................pag. 26

2.2.1) I “destinatari” del Codice Etico ................................................pag. 26

2.2.2) Doveri dei “destinatari” ............................................................pag. 26

2.2.3) Ulteriori doveri dei dirigenti e dei responsabili di struttura organizzativa .........................................................pag. 27

2.2.4) Impegni della Società..............................................................pag. 28

2.3) Valore contrattuale del codice............................................................pag. 28

2.4) Rapporti con i terzi.............................................................................pag. 29

2.4.1) Rapporti con i clienti................................................................pag. 29

2.4.2) Rapporti con i cittadini/contribuenti .........................................pag. 29

2.4.3) Rapporti con i fornitori .............................................................pag. 30

2.4.4) Rapporti con la Pubblica Amministrazione..............................pag. 31

2.4.5) Rapporti con l’Azionista...........................................................pag. 31

2.4.6) Rapporti con gli organi di informazione ...................................pag. 32

2.4.7) Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni ........................................................................pag. 32

2.4.8) Contributi e sponsorizzazioni ..................................................pag. 33

2.5) Politiche del personale.......................................................................pag. 33

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2.5.1) Selezione e gestione del personale ........................................pag. 33

2.5.2) Valorizzazione e formazione delle risorse...............................pag. 34

2.5.3) Diritti e doveri dei dipendenti ...................................................pag. 34

2.5.4) Tutela del patrimonio aziendale ..............................................pag. 35

2.5.5) Tutela della persona................................................................pag. 36

2.6) Incompatibilità delle cariche e conflitto di interessi ............................pag. 36

2.6.1) Incompatibilità delle cariche ....................................................pag. 36

2.6.2) Conflitto di interessi.................................................................pag. 37

2.6.3) Cumulo di incarichi e impieghi ................................................pag. 38

2.7) Contabilità e controllo delle procedure...............................................pag. 38

2.7.1) Trasparenza contabile.............................................................pag. 38

2.7.2) Procedure e pratiche operative ...............................................pag. 39

2.8) Trattamento delle informazioni e riservatezza ..................................pag. 40

2.9) Modalità di attuazione e controllo del Codice Etico............................pag. 41

2.9.1) Diffusione del Codice ..............................................................pag. 41

2.9.2) Attuazione e aggiornamento ...................................................pag. 42

2.9.3) Controllo .................................................................................pag. 42

Capitolo 3: Sistema sanzionatorio

3.1) Premessa...........................................................................................pag. 44

3.2) Sanzioni nei confronti dei dipendenti .................................................pag. 44

3.2) Sanzioni nei confronti dei dirigenti .....................................................pag. 45

3.3) Sanzioni nei confronti del Consiglio di Amministrazione e dei

Sindaci pag. 46

3.4) Sanzioni nei confronti di consulenti, collaboratori, fornitori e soggetti esterni alla Società ...............................................pag. 46

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PREMESSA GENERALE Aequa Roma S.p.A. opera come organismo in house del socio unico di Roma Capitale,

secondo quanto fissato dall’art. 113 del D. Lgs. 267/2000 ed è soggetta ad un’attività di

direzione e coordinamento (secondo quanto previsto dagli artt. 2497, 2497-bis, e 2497-ter

del Codice Civile) da parte di quest’ultimo.

Il compito di Aequa Roma è di realizzare la politica delle entrate di Roma Capitale ed

attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere, favorire ed incentivare la spontanea

adesione della collettività agli adempimenti relativi alla fiscalità locale.

Allo scopo di recepire e attuare, compatibilmente con quanto previsto dal proprio Statuto,

gli indirizzi che il socio unico Roma Capitale ha espresso attraverso la Delibera della

Giunta Comunale n° 165/2005, da tempo Aequa Roma si è dotata di un modello di

Corporate Governance atto a definire l’insieme di adempimenti organizzativi e informativi

mediante i quali assicurare la garanzia della corretta gestione della società sia sotto il

profilo etico che gestionale.

La struttura del Modello di Corporate Governance (già approvato dall’Amministratore

Unico con determinazione del 23 aprile 2007) è stata oggetto di modifiche ed integrazioni.

Pertanto, il rinnovato Modello di Corporate Governance, oggetto della deliberazione del

Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22 luglio 2009, si articola in:

Codice di Corporate Governance

� Organizzazione della Società: individua chiaramente i ruoli, i compiti e le

responsabilità decisionali nella costruzione e nell’attuazione delle strategie aziendali;

� Obblighi informativi: recepisce un modello di comunicazione strutturata e periodica

secondo “formati” standard con il socio unico Roma Capitale;

� Sistema di controllo: individua un modello organizzativo e gestionale in grado di

garantire il controllo dell’attività svolta al fine di prevenire comportamenti fraudolenti o

contrari all’etica aziendale.

Codice di Comportamento

� Carta dei Valori: individua i principi etici che accomunano le diverse identità

aziendali;

� Codice Etico: stabilisce le regole di comportamento alle quali devono attenersi gli

amministratori, i sindaci, i dirigenti, il personale interno e ogni altro soggetto che, anche

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temporaneamente, instauri a qualsiasi titolo rapporti commerciali e relazioni di

collaborazione o comunque operi di fatto nell’interesse della società;

� Sistema Sanzionatorio: disciplina le sanzioni atte a punire tutte le violazioni delle

norme di condotta previste nel Codice Etico e, più in generale, delle procedure e dei

regolamenti interni previsti nel Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal

D. Lgs. 231/2001.

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PARTE I Codice di Corporate Governance

Capitolo 1

Organizzazione della Società Aequa Roma è una Società per azioni interamente partecipata da Roma Capitale.

La sua costituzione si inquadra nella volontà di Roma Capitale di sviluppare le proprie

politiche delle entrate al fine di raggiungere più elevati livelli di equità fiscale e di

semplificazione del rapporto tra Amministrazione comunale e cittadini. Opera come

organismo in house ed è soggetta alla direzione, coordinamento e controllo da parte

Roma Capitale.

Sulla base delle disposizioni normative e statutarie, gli organi della Società sono:

l’Assemblea dei Soci;

il Consiglio di Amministrazione;

il Collegio Sindacale.

1.1) Assemblea dei soci

L’Assemblea esercita le attribuzioni previste per legge e svolge la funzione di indirizzo e

controllo.

L’Assemblea dei soci di Aequa Roma è convocata in via ordinaria o straordinaria dal

Presidente del Consiglio di Amministrazione, nella sede della Società o in luogo diverso

indicato nell’avviso di convocazione, purché nel territorio di Roma Capitale. La

convocazione deve pervenire ai soci almeno otto giorni prima dell’adunanza, mediante

avviso comunicato con mezzi idonei a garantire la prova dell’avvenuto ricevimento.

Possono intervenire all’Assemblea il Sindaco di Roma (o un suo delegato), i componenti

del Consiglio di Amministrazione, i componenti del Collegio Sindacale, e tutti coloro che

risultano iscritti nel Libro dei Soci.

L’assemblea è presieduta dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, in caso di sua

assenza o impedimento, dall’Amministratore delegato.

Il Presidente ha il potere di accertare il diritto dei soci a partecipare all’assemblea, a

verificarne la regolarità della costituzione, le modalità di votazione, nonché a garantire il

suo ordinato e funzionale svolgimento.

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Le deliberazioni dell’Assemblea risultano da un apposito verbale redatto dal segretario e

sottoscritto da quest’ultimo e dal Presidente a meno che il verbale debba essere redatto,

ai sensi di legge, da un notaio.

L’assemblea ordinaria è convocata almeno una volta all’anno entro centoventi giorni dalla

chiusura dell’esercizio sociale.

L’Assemblea inoltre esercita le attribuzioni previste dalla legge e dallo Statuto e decide

sugli argomenti che il Consiglio di Amministrazione sottopone alla sua approvazione.

Sono riservate alla competenza dell’Assemblea:

a) l'approvazione del bilancio e la distribuzione degli utili;

b) le modifiche dello Statuto;

c) la decisione di compiere operazioni che comportano una sostanziale modificazione

dell'oggetto sociale o una rilevante modificazione dei diritti di Soci;

d) il compenso spettante ai membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio

Sindacale;

e) la nomina dei Liquidatori ed i criteri di svolgimento della liquidazione;

f) la nomina della Società di revisione incaricata del controllo contabile;

g) l'approvazione degli atti collegati alle previsioni della relazione previsionale aziendale

annuale di cui al 2° comma dell’art. 14 dello Statuto.

1.2) Consiglio di Amministrazione La Società è amministrata da un Consiglio di Amministrazione composto da tre membri.

Compete al Socio di Roma Capitale, ai sensi dell'art. 2449 cod. civ., la nomina e revoca

dei componenti del Consiglio di Amministrazione, nel rispetto delle norme e dei modi

previsti dall'ordinamento vigente.

I membri del Consiglio di Amministrazione durano in carico tre esercizi consecutivi e

scadono con l’Assemblea che approva il bilancio relativo al terzo esercizio e sono

rieleggibili; se nel corso dell’esercizio vengono a mancare uno o più consiglieri, si

provvede ai sensi dell’art. 2386 c.c..

Quando per dimissioni o per altre cause venga a mancare la maggioranza dei componenti

del Consiglio di Amministrazione, l’intero Consiglio deve intendersi decaduto. In tal caso il

Collegio Sindacale deve convocare d’urgenza l’Assemblea per la nomina dei nuovi

amministratori.

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Il Consiglio di Amministrazione è investito dei più ampi poteri per l'amministrazione

ordinaria e straordinaria della Società e più segnatamente provvede al compimento di tutti

gli atti che rientrano nell'oggetto sociale e che non siano, per legge o per statuto,

espressamente riservati all'Assemblea dei Soci.

Restano riservate alla competenza del Consiglio di Amministrazione, oltre alle materie di

cui all’art. 2381 c.c., comma 4, l’approvazione:

- di fusioni nei casi previsti dagli artt. 2505 c.c. e 2505 bis c.c.;

- degli adeguamenti dello statuto a disposizioni normative inderogabili;

- della macrostruttura organizzativa della società;

- del piano assunzioni del personale e delle collaborazioni nella loro consistenza numerica;

- dei piani strategici, economici, patrimoniali e finanziari di breve e lungo periodo;

-delle acquisizioni, alienazioni, dismissioni di beni, escluse le partecipazioni azionarie,

aziende o rami di azienda, di valore superiore a ¼ (un quarto) del capitale sociale;

-degli investimenti in immobilizzazioni tecniche di maggiore rilevanza per la società sotto il

profilo dell’impatto strategico e dei rischi ed in ogni caso di ammontare superiore a ¼ (un

quarto) del capitale sociale;

- dei finanziamenti a società partecipate o terzi, ovvero del rilascio di garanzie per loro

obbligazioni;

- del rilascio a terzi da parte della società di garanzie personali e reali di ammontare

superiore a 1/3 (un terzo) del capitale sociale;

Ai procuratori speciali spetta la rappresentanza della società nei limiti della delega

conferita.

Il Consiglio di Amministrazione è presieduto dal Presidente del Consiglio di

Amministrazione. In caso di assenza o di impedimento temporaneo è sostituito

dall’Amministratore delegato..

1.2.1) Presidente Il Presidente ha la rappresentanza legale della società nell’ambito delle competenze ad

esso spettanti.

Il Presidente è nominato da Roma Capitale, ai sensi dell’art 2449 c.c. ed è revocato nelle

forme e nei modi previsti dall’ordinamento vigente.

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Al Presidente del Consiglio di Amministrazione sono conferite le deleghe e i mezzi

necessari allo svolgimento delle sue funzioni di a) partecipazione alla definizione degli

indirizzi strategici; b) controllo interno; c) informazioni al Socio di Roma Capitale.

1.2.2) Amministratore Delegato Il Consiglio di Amministrazione su designazione di Roma Capitale nomina l’Amministratore

Delegato, nei limiti e nel rispetto dell'articolo 2381 del codice civile, specificando i limiti

della delega.

All’Amministratore Delegato nell’ambito delle competenze ad esso attribuite, spettano i

poteri di gestione ordinaria della Società ed in particolare, a titolo esemplificativo e non

esaustivo e salvo quelle ulteriori conferite dal Consiglio di Amministrazione le seguenti

deleghe:

- gestire e coordinare la struttura interna della Società, sia di linea che di staff;

- selezionare, assumere, promuovere e licenziare il personale dipendente della Società

con la sola eccezione del Direttore generale, determinandone inquadramento, mansioni e

retribuzioni, il tutto fermo restando quanto previsto nel piano delle assunzioni e delle

collaborazioni del personale della Società deliberato dal Consiglio di Amministrazione

nell’ambito dei suoi poteri esclusivi;

- predisporre i budget annuali della Società da sottoporre al Consiglio di Amministrazione;

- predisporre i piani strategici ed industriali della Società, da sottoporre al Consiglio di

Amministrazione;

- attuare le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione e compiere altresì gli atti,

nonché tutte le operazioni ad esse collegate;

- instaurare, proseguire e resistere in ogni tipo di giudizio, in tutte le sedi e presso tutte le

autorità e Corti consentite dalla legge;

- definire i termini di eventuali transazioni e conciliazioni giudiziali e stragiudiziali, in sede

ordinaria, speciale ed amministrativa, nonché presentare atti, ricorsi, querele, esposti e

denunzie alle autorità competenti;

- nominare avvocati, procuratori ed arbitri conferendo agli stessi procure alle lite, nonché

ogni potere in ordine alle eventuali relative transazioni e conciliazioni giudiziali e

stragiudiziali;

-acquisire, alienare, dimettere beni, escluse le partecipazioni azionarie, aziende o rami di

azienda, di valore inferiore o pari a ¼ (un quarto) del capitale sociale;

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-investire in immobilizzazioni tecniche di maggiore rilevanza per la società sotto il profilo

dell’impatto strategico e dei rischi ed in ogni caso di ammontare inferiore o pari a ¼ (un

quarto) del capitale sociale;

-rilasciare a terzi, da parte della società, garanzie personali e reali di ammontare inferiore

o pari a 1/3 (un terzo) del capitale sociale.

1.3) Collegio Sindacale Il Collegio Sindacale, organo di controllo interno alla Società e garante della legalità

dell’amministrazione, si compone di tre membri effettivi (tra cui il Presidente) e due

supplenti.

Tale controllo è disciplinato dal Codice Civile e dallo Statuto di Aequa Roma.

Compete al Socio di Roma Capitale, ai sensi dell’art. 2449 del Codice Civile, la nomina e

la revoca dei componenti il Collegio Sindacale, nel rispetto delle norme e dei modi previsti

dall’ordinamento vigente.

Il Presidente del Collegio Sindacale riferisce al Socio di Roma Capitale con le modalità

previste dai codici e dalle regole di governance di cui alla Delibera di Giunta n. 165 del 30

marzo 2005, di ogni irregolarità o comportamento che possa fare nascere dubbi sulla

legalità dell’amministrazione della società.

1.4) Sistema di controllo interno Il sistema di controllo interno è l’insieme di strumenti, strutture, regole, manuali, procedure,

principi organizzativi finalizzati a garantire il corretto svolgimento delle attività, nonché a

fornire una ragionevole sicurezza sul raggiungimento di alcuni obiettivi imprescindibili per il

buon funzionamento della società.

La sua organizzazione si incentra, oltre che sul Collegio Sindacale, su un insieme di

strumenti e funzioni aziendali, atto a garantire:

efficacia, efficienza ed economicità dei processi;

conformità a leggi, norme, regolamenti e a procedure interne;

affidabilità ed integrità delle informazioni;

salvaguardia del patrimonio societario.

Le funzioni aziendali di Internal Audit e Risk Management fanno parte del sistema di

controllo interno.

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1.4.1) Internal Audit La funzione di Internal Audit, posta alle dirette dipendenze del Presidente, ha il compito di

accertare l’adeguatezza dei diversi processi aziendali e del sistema di controllo interno,

analizzare e valutare l’affidabilità e l’integrità delle informazioni ed assicurare la conformità

degli adempimenti operativi a leggi, norme, regolamenti e procedure interne, al fine di

garantire una corretta gestione. L’Internal Audit pertanto:

contribuisce a migliorare efficacia ed efficienza delle attività operative;

garantisce affidabilità ed integrità delle informazioni economiche, finanziarie ed

operative;

garantisce la protezione dei beni aziendali;

assiste il management nel perseguimento degli obiettivi tramite un approccio

professionale finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione

dei rischi e di funzionamento del sistema di Corporate Governance.

programma le attività di audit sulla base della valutazione dei rischi, intervenendo

sui processi più esposti.

1.4.2) Risk Management La funzione di Risk Management, dipendente dall’Amministratore Delegato, si dedica al

monitoraggio dei rischi economico-finanziari ed operativi connessi all’attività caratteristica

dell’azienda e all’individuazione delle azioni dirette ad evitarne l’insorgere, ad eliminarli se

già esistenti e a contenerne gli effetti se non eliminabili. Essa dovrà:

diffondere all’interno della Società una cultura di individuazione e gestione del

rischio, allo scopo di acquisire, a tutti i livelli dell’organizzazione, una maggiore

consapevolezza dei fattori che possono compromettere il raggiungimento degli

obiettivi di business e sviluppare adeguati controlli, tecniche di gestione e

comportamenti organizzativi volti a governare l’esposizione verso il rischio;

identificare, descrivere e misurare i principali fattori di rischio che possono

compromettere il raggiungimento degli obiettivi strategici;

fornire il supporto al management per identificare aree di criticità, individuare e

realizzare piani di azione per riportare il rischio ad un livello ritenuto accettabile

progettare, implementare e gestire il processo e gli strumenti per la rilevazione e

misurazione dei rischi;

supportare i responsabili delle funzioni nell’individuazione di eventuali interventi di

riduzione dei livelli di rischio;

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verificare l’adeguatezza delle politiche e dei limiti di esposizione stabiliti dai vertici

aziendali;

verificare le modalità adottate nella gestione dei rischi, valutare i sistemi di controllo

istituiti ed individuare i rischi residui;

fornire il supporto nella identificazione delle azioni correttive necessarie per

riportare il rischio a livello ritenuto accettabile.

supportare i responsabili dei processi nella individuazione e formalizzazione di

progetti di riduzione dei rischi e, a seguito dell’approvazione da parte del vertice

aziendale, supervisionarne la realizzazione;

produrre la reportistica sulle caratteristiche quantitative e qualitative del rischio

residuo e sul livello complessivo del rischio della Società.

1.5) Modello di organizzazione, gestione e controllo Lo strumento principale di garanzia della legittimità dell’operato dell’azienda è

rappresentato dal Modello di organizzazione, gestione e controllo, previsto dal D.Lgs.

231/2001 e adottato da Aequa Roma al fine di:

prevenire i possibili rischi connessi all'attività aziendale con particolare riguardo alle

condotte illegali dirette a procurare vantaggio o interesse alla Società, anche

attraverso l'individuazione delle aree/processi a rischio reato ai sensi del citato

Decreto;

determinare, in tutti coloro che operano in nome e per conto della Società nelle

aree di attività a rischio la consapevolezza di poter incorrere, nel caso di violazioni

delle disposizioni date, in un reato passibile di sanzioni penali e amministrative non

solo nei loro confronti, ma anche nei confronti della stessa Azienda;

affermare che la Società non tollera comportamenti illeciti, di ogni tipo e

indipendentemente da qualsiasi finalità, in quanto gli stessi, oltre a trasgredire le

leggi vigenti, sono comunque contrari ai principi etico-sociali cui la Società intende

attenersi.

Più in generale, in merito ad una eventuale imputazione in capo alla Società, è utile

osservare che il D.Lgs. 231/01 distingue tra reati commessi dai soggetti apicali e reati

commessi da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei soggetti apicali.

Nel primo caso, la Società non è responsabile se ha adottato un adeguato Modello e se un

apposito organismo interno ha vigilato sul suo funzionamento.

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Nel secondo caso, la Società non è responsabile se la commissione del reato non “è stata

resa possibile dall'inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza” o se “la Società,

prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un modello di

organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello

verificatosi”.

1.5.1) Organismo di Vigilanza L'Organismo di Vigilanza di cui all'articolo 6, comma 1, lettera b), del Decreto Legislativo 8

giugno 2001, n. 231 ha lo scopo di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del

Modello di organizzazione, gestione e controllo aziendale, curandone l’attuazione, la

corretta applicazione e l’aggiornamento e svolgendo, di conseguenza, un continuo

monitoraggio delle aree a rischio.

Inoltre, ai sensi dell’art. 52 del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231, l’Organismo

svolge un controllo di merito, vigilando sul funzionamento e sull’osservanza delle

disposizioni normative concernenti illeciti commessi a danno del sistema finanziario.

L’Organismo, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, è chiamato a riferire

all’Assemblea dei Soci, al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale ed è

composto da:

1. il Presidente che può essere scelto anche all’esterno della Società sulla base di requisiti

di onorabilità, integrità e professionalità, nonché assenza di cause di incompatibilità.

2. il responsabile della funzione Internal Auditing;

3. il responsabile della funzione legale societario;

4. il responsabile della funzione Risk Management.

Il Presidente dell’Organismo convoca l’Organismo stesso secondo modalità

eventualmente da stabilire mediante un regolamento interno di cui l’Organismo può

dotarsi.

Esso si riunisce almeno ogni tre mesi con cadenza periodica concordata al suo interno e

riferisce semestralmente al Consiglio di Amministrazione.

In particolare, oggetto della vigilanza è il Modello comprensivo del codice etico, della

valutazione o delle criticità dell’organizzazione, dei protocolli comportamentali posti in

essere ai fini di un idonea prevenzione dei reati e del sistema sanzionatorio esistente.

L’Organismo di Vigilanza interviene anche in funzione propositiva e consultiva con potere

di verifica e intervento immediato nel caso di segnalazione di irregolarità; effettuati i dovuti

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accertamenti, l’Organismo di Vigilanza riferirà l’avvenuta infrazione all’Organo

amministrativo, proponendo le misure sanzionatorie previste dal sistema disciplinare.

Al fine di poter svolgere la propria funzione di vigilanza, deve essere garantito

all’Organismo di Vigilanza l’accesso a tutte le informazioni e documentazioni aziendali, nel

rispetto della normativa in materia di privacy.

1.5.2) Comitato di ricognizione periodica delle problematiche di interesse generale aziendale Al fine di garantire una ricognizione periodica delle problematiche di interesse generale

aziendale e il costante scambio di flussi informativi relativamente ad atti di competenza

delle diverse aree direzionali o propri del Presidente e dell’Amministratore delegato è

costituito un Comitato composto da:

- il Presidente del Consiglio di Amministrazione;

- i Responsabili delle Direzioni.

Di volta in volta e in relazione alla specificità degli argomenti trattati, potranno altresì

essere convocati i Responsabili di settore.

Il Comitato si riunirà una volta ogni due mesi e le convocazioni saranno effettuate dal

Presidente del Consiglio di Amministrazione.

1.6) Controllo contabile e Società di Revisione

Il sistema di controllo contabile è l’insieme di strumenti regole e strutture finalizzate a

garantire una corretta e veritiera rappresentazione dei dati contabili ai sensi dell’art. 2423

del Codice Civile.

L’incarico di controllo contabile è conferito dall’Assemblea Ordinaria dei soci, sentito il

Collegio Sindacale, ad una Società di Revisione, per la durata di tre esercizi sociali.

1.7) Adempimenti Informativi degli Organi Societari e della Società di Revisione 1.7.1) Informative previsionali e gestionali del Presidente Entro il 15 novembre di ogni anno, il Presidente invia al Socio di Roma Capitale, secondo

quanto previsto dal Codice di Corporate Governance, la Relazione Previsionale Annuale

(RPA) contenente le linee guida del piano industriale e di budget per l’anno successivo,

con specificazione dei costi e degli investimenti preventivati e con valutazione degli

obiettivi imprenditoriali in termini di coerenza con l’oggetto sociale.

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Sono sottoposte alla preventiva approvazione dell’Assemblea dei Soci, ai fini del controllo

analogo di cui all’art. 113 comma 5 lett. c) del TUEL, esclusivamente le decisioni, nonché

le eventuali, successive variazioni relative a tariffe, costituzione o dismissione di società,

attività, servizi, acquisti e alienazioni di immobili, impianti, rami di azienda.

I termini entro cui inviare la reportistica trimestrale, prevista dal Codice di Comportamento

di cui all'art. 1, comma II dello Statuto sociale, sono:

30 aprile relativamente al periodo gennaio – marzo;

1^ settembre relativamente al periodo aprile – giugno;

31 ottobre relativamente al periodo luglio- settembre;

15 febbraio relativamente al periodo ottobre – dicembre.

o 1.7.2) Informative dell’Amministratore Delegato

L’Amministratore Delegato riferisce almeno trimestralmente al Consiglio di

Amministrazione e al Collegio Sindacale, con le modalità ed i tempi previsti dal Codice di

Corporate Governance, di cui all’art 1 comma II dello Statuto, sul generale andamento

della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggiore

rilievo, per dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società. L’Amministratore Delegato

è tenuto ad illustrare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, in

un’apposita sezione della relazione prevista dall’art. 2428 c.c., le operazioni compiute ed i

provvedimenti adottati in attuazione di quanto stabilito nella Relazione Previsionale

Aziendale, motivando, in particolare, sugli eventuali scostamenti verificatisi rispetto alle

previsioni.

1.7.3) Informative del Collegio Sindacale Oltre a quanto previsto dall’art. 2403 c.c., il Presidente del Collegio Sindacale è tenuto a

segnalare tempestivamente, ai vertici della Società e al socio di Roma Capitale, ogni

irregolarità o comportamento che possa far nascere dubbi sulla corretta applicazione del

Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001.

Il Presidente del Collegio Sindacale è tenuto ad inviare al socio di Roma Capitale, in

occasione delle Assemblee dei soci che abbiano all’ordine del giorno operazioni di

carattere straordinario o strategico, una relazione dettagliata sulle motivazioni che sono

alla base dell’operazione proposta.

17

1.7.4) Obblighi della Società di Revisione Gli atti ufficiali che la Società di Revisione è tenuta a redigere ai sensi dell’art. 2409 bis e

2409 ter c.c. dovranno essere trasmessi anche al socio di Roma Capitale.

La Società di Revisione si impegna inoltre a segnalare qualsiasi irregolarità rilevata al

Collegio Sindacale e al socio di Roma Capitale.

Tali obblighi di informazione devono essere trasfusi nel contratto che la società stipulerà

con la Società di Revisione.

18

Codice di Comportamento

19

Capitolo I Carta dei Valori

La missione di Aequa Roma è realizzare la politica delle entrate di Roma Capitale ed

attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere, favorire ed incentivare la spontanea

adesione della collettività agli adempimenti relativi alla fiscalità locale.

La Società collabora con le diverse strutture di Roma Capitale, condivide e sviluppa il

sistema di competenze mettendo a disposizione la propria organizzazione per realizzare

interventi a sostegno delle scelte pubbliche.

1.1) Carta dei valori La Carta dei Valori contiene l’insieme degli impegni e delle responsabilità che la Società

unilateralmente si assume nei confronti dei cittadini, dei dipendenti, dell’Azionista e dei

terzi che occasionalmente si trovano ad interagire con Essa.

La Carta dei Valori non si sostituisce alle leggi, allo statuto societario, già approvati e

operanti ed a tutte le altre fonti normative esistenti, ma integra e rafforza i principi

contenuti in tali fonti con particolare attenzione al profilo etico dei comportamenti aziendali.

I principi generali, di seguito elencati, sono recepiti e condivisi da amministratori,

dipendenti, collaboratori e da tutti quei soggetti che sono portatori di interessi nei confronti

della Società:

attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini;

centralità della persona;

valorizzazione delle risorse umane;

correttezza e trasparenza;

efficacia ed efficienza;

impegno costante nella ricerca;

riservatezza e privacy;

prevenzione dei conflitti d’interesse;

attenzione all’ambiente.

20

1.2) Principi generali

1.2.1) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini

Aequa Roma persegue l’obiettivo di soddisfare le esigenze dei contribuenti su tutti gli

aspetti formali, sostanziali, normativi ed operativi al fine di favorire la definizione

spontanea degli adempimenti.

La Società opera costantemente per migliorare la tempestività e precisione delle risposte

alle istanze provenienti dal contribuente, anche attraverso la semplificazione degli

adempimenti formali, contribuendo così alla qualità del servizio reso dalla Pubblica

Amministrazione ai cittadini.

1.2.2.) Centralità della persona

Aequa Roma si impegna al rispetto dei diritti e della dignità della persona, attraverso il

riconoscimento di pari opportunità, la prevenzione e la repressione di qualunque forma di

discriminazione legata all’età, al sesso, agli orientamenti sessuali, all’appartenenza etnica,

allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose.

In tale contesto assume rilevanza specifica la rimozione di ogni ostacolo per le persone

diversamente abili al pieno svolgimento dell’attività lavorativa.

1.2.3) Valorizzazione delle risorse umane

Aequa Roma riconosce la centralità delle risorse umane, promuove la politica di sviluppo

delle competenze professionali e persegue condizioni di lavoro appaganti. La Società

favorisce un clima di lavoro positivo sia sotto il profilo delle relazioni interpersonali che

delle condizioni dell’ambiente fisico.

La Società riconosce e valorizza il merito.

1.2.4) Correttezza e trasparenza

Aequa Roma persegue l’impegno di garantire l’informazione all’interno ed all’esterno

dell’Azienda in modo chiaro e completo, adottando una comunicazione verbale o scritta di

facile ed immediata comprensione.

La Società si impegna a mantenere comportamenti trasparenti e capaci di interpretare

correttamente i bisogni dei cittadini/contribuenti. Nel contempo, assicura imparzialità ed

integrità nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, con i dipendenti e terzi portatori di

interessi e conforma i propri comportamenti al rispetto dei diritti di ciascun soggetto

coinvolto, al di là della mera osservanza della legge e del contratto di lavoro.

21

1.2.5) Efficacia ed efficienza

Aequa Roma persegue gli obiettivi prefissati utilizzando il principio dell’ottimizzazione nella

gestione delle risorse umane, delle risorse finanziarie e della tecnologia.

L’efficacia aziendale, in relazione alla gamma dei servizi offerti, è misurata attraverso la

soddisfazione sia dell’azionista che dei cittadini/contribuenti.

L’efficienza consiste nel conseguimento del livello di servizio atteso al minimo costo per la

collettività.

1.2.6) Impegno costante nell’ innovazione

Aequa Roma favorisce l’introduzione ai diversi livelli organizzativi di tutti gli aspetti

dell’innovazione utile e possibile: tecnologica, organizzativa, gestionale e di processo.

La Società promuove ricerche, analisi e studi orientati a favorire il miglioramento delle

politiche fiscali di Roma Capitale.

1.2.7) Riservatezza e privacy

Aequa Roma assicura la riservatezza e la protezione delle informazioni acquisite in

ragione dello svolgimento della propria attività per evitare che le stesse possano essere

usate per interessi particolari, per finalità contrarie alla legge o comunque tali da arrecare

danno alla Società o all’Azionista.

Aequa Roma gestisce con criteri di trasparenza, liceità e correttezza i dati oggetto di

trattamento, nel rispetto della normativa di riferimento.

1.2.8) Prevenzione dei conflitti d’interesse

Aequa Roma mette in atto tutte le misure e gli strumenti necessari a prevenire ed evitare

fenomeni di conflitto di interesse.

Particolare attenzione viene posta ai conflitti di interesse tra eventuali attività economiche

personali o familiari ed i ruoli ricoperti all’interno dell’Azienda dai componenti degli Organi

societari, dal management, dai dipendenti e dai collaboratori.

1.2.9) Rispetto dell’ambiente

Aequa Roma ritiene fondamentale l’impegno e la partecipazione attiva nel rispettare

l’ambiente, la salute e la sicurezza.

La politica ambientale della Società si basa su un’attività di sensibilizzazione che

coinvolge tutti i soggetti che con Essa interagiscono, a partire da comportamenti semplici,

22

ma di grande utilità, quali il riciclo di alcuni materiali, la raccolta differenziata, l’attenzione

ai risparmi energetici ed il potenziamento degli strumenti informatici di comunicazione.

23

Capitolo II Codice Etico

Aequa Roma S.p.A., nella sua funzione di supporto alla realizzazione della politica delle

entrate di Roma Capitale, ha l’obiettivo di attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere

e ad incentivare la spontanea adesione dei contribuenti agli adempimenti della fiscalità

locale, mettendo a disposizione il proprio patrimonio umano, organizzativo e tecnico.

La Società è chiamata, da un lato, a collaborare con le diverse funzioni organizzative di

Roma Capitale, condividendone le strutture informative e sviluppando un sistema di

competenze comune, e, dall’altro, ad armonizzare le proprie procedure operative alle

esigenze di assistenza e supporto manifestate dai contribuenti.

Allo scopo di creare i presupposti per un atteggiamento responsabile sia verso l’azionista

di riferimento sia nei confronti della collettività dei cittadini/contribuenti ai quali la politica

tributaria del Comune é rivolta, la Società, in attuazione della Delibera di Giunta Comunale

n° 165/2001, e ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ha scelto di dotarsi di uno strumento di

indirizzo etico, in grado di definire i valori di riferimento e di disciplinare concretamente le

condotte di tutti coloro che operano a servizio dell’Azienda.

Il Codice Etico (di seguito, Codice), che costituisce lo sviluppo applicativo dei principi

contenuti nella Carta dei Valori, rappresenta una dichiarazione pubblica dell’impegno di

Aequa Roma a perseguire i massimi livelli di eticità nel compimento della missione

aziendale, individuando appropriati standard operativi e regole comportamentali coerenti

con la propria specificità organizzativa.

Esso, inoltre, costituisce parte essenziale del Modello di organizzazione, gestione e

controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001, e dunque del sistema di controllo delle attività

aziendali.

Aequa Roma si impegna a rispettare e a far rispettare i principi generali e le norme etiche

indicati nel presente Codice, conscia del fatto che a tale rispetto corrisponde una maggiore

tutela dello stesso interesse societario.

La consapevolezza che il comportamento di pochi possa danneggiare l’immagine di tutti

deve spingere ciascuno/a a contribuire alla generale osservanza dei principi espressi in

seguito, favorendone la diffusione e la conoscenza non soltanto all’interno, ma anche

all’esterno della Società.

24

Il Codice non si sostituisce e non si sovrappone alle leggi e alle altre fonti normative

vigenti, ma integra e rafforza i principi in queste contenuti, con particolare riferimento ai

comportamenti richiesti ai singoli partecipanti all’organizzazione aziendale

2.1) Principi etici generali Aequa Roma ha adottato quei principi (enunciati e approfonditi nella Carta dei Valori) che

ritiene fondamentali per attribuire un valore etico alla propria attività e, comunque,

riconducibili all’etica propria del pubblico servizio.

In nessun modo la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio della Società può

giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi indicati nel Codice Etico

e nella Carta dei Valori.

I principi generali cui il Codice Etico di Aequa Roma fa riferimento sono:

� attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini;

� centralità della persona;

� valorizzazione delle risorse umane;

� correttezza e trasparenza;

� efficacia ed efficienza;

� impegno costante nella ricerca;

� riservatezza e privacy;

� prevenzione dei conflitti d’interesse;

� attenzione all’ambiente.

I predetti principi vengono di seguito ripresi sinteticamente, rimandando alla Carta dei

Valori per una spiegazione estensiva.

2.1.2) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini

Aequa Roma persegue l’obiettivo di soddisfare le esigenze dei contribuenti per favorire la

definizione spontanea delle pratiche, fornendo con tempestività e precisione le risposte

alle istanze provenienti dagli stessi.

2.1.3) Centralità della persona

Aequa Roma si impegna:

� al rispetto dei diritti e della dignità della persona;

� alla prevenzione e alla repressione di qualunque forma di discriminazione;

� alla rimozione di ogni vincolo per le diverse abilità;

25

� a prevenire ed evitare che i lavoratori subiscano condizionamenti o disagi,

salvaguardandoli da atteggiamenti intimidatori ed ostili nelle relazioni di lavoro.

2.1.4) Valorizzazione delle risorse umane

Aequa Roma si impegna a:

� riconoscere la centralità strategica delle risorse umane e a promuovere politiche di

sviluppo delle competenze professionali;

� assicurare il mantenimento al suo interno di rapporti interpersonali improntati al

rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno;

� riconoscere il merito.

2.1.5) Correttezza e trasparenza

Aequa Roma persegue l’impegno a garantire in ogni sede:

� informazioni chiare e complete;

� comportamenti trasparenti e capaci di interpretare correttamente i bisogni dei

contribuenti/cittadini; imparzialità ed integrità nei rapporti con la Pubblica Amministrazione,

con i dipendenti e con i fornitori.

2.1.6) Efficacia ed efficienza

Aequa Roma si impegna a perseguire i propri obiettivi con efficacia (misurata attraverso la

soddisfazione sia dell’azionista sia dei cittadini/contribuenti) ed efficienza (raggiungimento

dei livelli di qualità attesa al minimo costo per la collettività).

2.1.7) Impegno costante nella ricerca

Aequa Roma favorisce l’introduzione ai diversi livelli organizzativi di tutti gli aspetti

dell’innovazione utile e possibile: tecnologica, organizzativa, gestionale e di processo.

2.1.8) Riservatezza e privacy

Aequa Roma assicura la riservatezza e la protezione delle informazioni acquisite in

ragione dello svolgimento della propria attività, garantendo un uso trasparente, lecito e

corretto.

26

2.1.9) Prevenzione dei conflitti d’interesse

Aequa Roma si impegna a mettere in atto tutte le misure e gli strumenti necessari a

prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interesse che potrebbero scaturire da

comportamenti di tutto il personale della Società.

2.1.10) Attenzione all’ambiente

Aequa Roma ritiene fondamentale l’impegno e la partecipazione attiva nel rispettare

l’ambiente, la salute e la sicurezza, a partire da comportamenti semplici, quali il riciclo, la

raccolta differenziata, il risparmio energetico ed il potenziamento degli strumenti

informatici di comunicazione

2.2) Destinatari, obblighi e impegni

2.2.1) I “destinatari” del Codice Etico

Le disposizioni del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, a:

� organi societari (Consiglio di Amministrazione, Collegio sindacale);

� società di revisione;

� dirigenti;

� impiegati;

� collaboratori esterni;

� fornitori;

� ogni altro soggetto, privato o pubblico, che direttamente o indirettamente, stabilmente

o temporaneamente, instauri, a qualsiasi titolo, rapporti commerciali e relazioni di

collaborazione, o, comunque, operi nell’interesse della Società.

Tali soggetti, di seguito definiti come “destinatari”, sono tenuti ad osservare le prescrizioni

contenute nel Codice Etico e ad adeguare i propri comportamenti e le proprie azioni ai

principi in esso espressi.

2.2.2) Doveri dei “destinatari”

La Società mantiene un rapporto di fiducia e di lealtà con ciascuno dei “destinatari”.

Tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere

dai “destinatari” del presente Codice nello svolgimento delle attività di competenza devono

essere improntati ai principi e ai valori di riferimento richiamati in precedenza.

Ciascun “destinatario” deve conoscere le norme contenute nel Codice e le norme di

riferimento che regolano l'attività svolta nell'ambito della propria funzione, rendersi

27

disponibile alle procedure di verifica, secondo le norme vigenti e le procedure interne,

fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e agire in modo da

tutelare il prestigio della Società.

I dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni della Società sono tenuti a rispettare i

precetti del Codice, oltre che ad adempiere ai doveri generali di lealtà, di correttezza , di

esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede, e di astensione dallo svolgimento

di attività in concorrenza con quelle della Società.

In particolare, gli organi societari e i dirigenti sono chiamati, ciascuno nell’ambito delle

rispettive competenze, ad operare nella piena condivisione dei valori societari e ad

adempiere ai doveri di ufficio, mantenendo piena riservatezza interna ed esterna sia sugli

atti assunti, che sugli atti rispetto ai quali siano dissenzienti, al fine di evitare la diffusione

non preventivamente autorizzata di opinioni e documenti all’interno o all’esterno della

Società.

I dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni della Società hanno il dovere di:

� astenersi da comportamenti contrari alle norme del presente Codice ed esigerne il

rispetto;

� rivolgersi ai propri superiori o alle funzioni a ciò deputate in caso di necessità di

chiarimenti sulle modalità di applicazione delle norme delle stesse;

� collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni.

Gli organi societari, i dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni devono assumere,

anche nei comportamenti privati, condotte che in nessun modo possano nuocere alla

Società, anche in termini di immagine, e, qualora vengano a conoscenza di situazioni

illegali o contrarie ai principi espressi dal presente Codice Etico hanno l’obbligo di

informare contestualmente il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Collegio

Sindacale e l’Organismo di Vigilanza.

Le segnalazioni ricevute devono essere esaminate senza ritardo e trattate in modo da

garantire sempre l’anonimato del segnalante.

La Società può assoggettare a sanzione la mancata osservanza del dovere di

informazione, ed è altresì sanzionabile l’abuso del dovere di informazione disciplinato dal

presente capitolo a scopo di ritorsione o meramente emulativo.

2.2.3) Ulteriori doveri dei dirigenti e dei responsabili di struttura organizzativa

Ogni dirigente e responsabile di struttura ha l’obbligo di:

� rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri dipendenti;

28

� promuovere l’osservanza delle norme del Codice da parte dei dipendenti;

� operare affinché i dipendenti comprendano che il rispetto delle norme del Codice

costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro e della propria attività;

� adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione;

� adoperarsi per impedire, nei limiti delle proprie competenze e attribuzioni, possibili

ritorsioni.

2.2.4) Impegni della Società

La Società, anche attraverso l’individuazione di specifiche funzioni interne, si impegna ad

assicurare:

� la massima diffusione del Codice presso i “destinatari” e coloro che entrano in

rapporti con Essa;

� lo svolgimento di verifiche in ordine alle notizie di violazione delle disposizioni del

Codice;

� la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione,

delle misure sanzionatorie previste;

� la riservatezza a chi fornisca notizie di possibili violazioni del Codice o delle

disposizioni ivi richiamate;

� criteri e procedure intesi a ridurre il rischio di violazione del Codice;

� l'emanazione di linee guida e di procedure operative;

� la predisposizione di programmi di comunicazione finalizzati al raggiungimento degli

obiettivi del Codice rivolta a tutti i “destinatari”

� l’attuazione di corsi di formazione rivolti a dirigenti, dipendenti e collaboratori della

Società, incentrati sugli obiettivi del Codice.

� l’informazione alle strutture competenti dei risultati delle verifiche effettuate, ai fini

dell'assunzione delle misure opportune.

2.3) Valore contrattuale del codice

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni

proprie dei componenti il Consiglio di Amministrazione e dei Sindaci, nonché di quelle

contrattuali dei dipendenti, dei collaboratori, dei fornitori e di tutti coloro che abbiano

comunque rapporti di collaborazione con la Società.

La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la

Società, e può portare ad azioni disciplinari o legali.

29

Nei casi giudicati più gravi, la violazione può comportare la risoluzione del rapporto di

lavoro (se posta in essere dal dipendente), la risoluzione del contratto (se posta in essere

da un fornitore, un collaboratore o un qualsiasi soggetto terzo destinatario del Codice) e le

azioni di responsabilità (nel caso dei Sindaci e dei componenti il Consiglio di

Amministrazione), compresa la revoca dell’incarico.

2.4) Rapporti con i terzi

2.4.1) Rapporti con i clienti

Il rapporto tra Aequa Roma e i propri clienti (Roma Capitale, Municipi e Ama S.p.A) è

regolato da apposite convenzioni e contratti di servizio, che stabiliscono le condizioni di

affidamento del servizio e gli obiettivi quantitativi e qualitativi.

La Società, dunque, nell’ambito delle attività previste si impegna a garantire la qualità dei

servizi prestati, l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa, nonché la riservatezza e

la sicurezza delle informazioni.

Aequa Roma si impegna inoltre ad una attività costante di sviluppo tecnologico e delle reti

informative, atte ad agevolare il rapporto tra i propri clienti e i cittadini.

2.4.2) Rapporti con i cittadini/contribuenti

Aequa Roma orienta le sue risorse alla soddisfazione dei bisogni dei cittadini/contribuenti,

nel rispetto degli impegni assunti nella Carta dei Valori. La condotta della Società e di chi

agisce per suo conto è ispirata a criteri di attenzione alle esigenze obiettive dei

cittadini/contribuenti e di disponibilità e cortesia verso questi ultimi.

Aequa Roma, nei rapporti con i contribuenti, osserva le disposizioni del Codice e le

procedure interne relative alla gestione dei rapporti con gli stessi.

A tale proposito Aequa Roma si impegna, nei vincoli di autonomia decisionali posti dal

proprio mandato, ad operare per un miglioramento espositivo della modulistica tale da

renderla:

� di facile e immediata comprensione, evitando una terminologia accessibile solo a

esperti;

� conforme alla normativa vigente, senza ricorrere a clausole vessatorie nei confronti

del cittadino;

� completa di ogni elemento rilevante ai fini della decisione ultima del contribuente;

� facilmente reperibile dal cittadino/contribuente.

Inoltre è cura della Società:

30

� predisporre periodicamente dei monitoraggi per verificare gli standard di qualità del

servizio prestato al cittadino/contribuente, con particolare riguardo ai contribuenti portatori

di handicap o agli anziani (gestione degli sportelli dedicati);

� monitorare i tempi di attesa allo sportello, l’efficacia dei servizi di accoglienza, e il

livello di competenza e cortesia degli operatori;

� fornire sempre riscontro ai reclami dei contribuenti, avvalendosi di sistemi di

comunicazione idonei e tempestivi.

Il management, i dipendenti e i collaboratori della Società si impegnano a:

� mantenere un comportamento improntato a professionalità, cortesia, collaborazione e

disponibilità;

� assicurare la qualità e l’affidabilità dei servizi offerti, evitando ogni iniziativa che

possa recare ingiustificati favoritismi, avvantaggiando un contribuente rispetto ad altri;

� non accettare denaro e altra utilità o beneficio, anche se di modesto valore, per

l’esecuzione, l’attestazione o l’adozione di un atto di ufficio.

2.4.3) Rapporti con i fornitori

Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e di fornitura, Aequa Roma, nel rispetto del

regolamento aziendale di acquisto di beni e servizi, delle normative italiane e comunitarie,

nonché delle deliberazioni del Consiglio Comunale in materia, fa obbligo ai responsabili, ai

dipendenti e ai collaboratori della struttura acquisti di:

� osservare le procedure interne per la selezione dei fornitori;

� non precludere ad alcuna azienda in possesso dei requisiti richiesti, di competere per

l’aggiudicazione dell’appalto o della fornitura;

� vigilare e controllare, in particolare negli appalti di lavori e di servizi, la corretta

applicazione dei contratti collettivi di lavoro e delle norme in materia di sicurezza del lavoro

da parte dell’aggiudicatario, nonché l’assolvimento degli obblighi retributivi e contributivi;

� astenersi dall’utilizzare e diffondere le informazioni di cui dispongono per ragioni

d’ufficio;

� mantenere con cura la riservatezza sugli atti di gara e sui nominativi dei concorrenti

fino all’aggiudicazione;

� non avere rapporti con imprese partecipanti alla gara durante lo svolgimento della

procedura concorsuale;

31

� non richiedere o non accettare, anche come semplice ringraziamento, per sé o per

altri, regali o altre utilità offerti da fornitori, appaltatori o ditte concorrenti o comunque

interessate alle forniture e agli appalti indetti da Aequa Roma.

2.4.4) Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con le Istituzioni Pubbliche – centrali, periferiche e comunitarie – sono riservati

esclusivamente alle funzioni aziendali preposte o autorizzate.

In particolare, i rapporti con pubblici ufficiali o con incaricati di pubblico servizio devono

essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative

vigenti, dei principi fissati nel Codice e nei protocolli interni, in modo da non

compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.

Aequa Roma proibisce

� l’offerta o la promessa di denaro o regali, sia a titolo personale che per conto della

Società.

� la messa in atto di pressioni, o la promessa di qualsiasi oggetto, servizio, prestazione

a favore di dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione, a soggetti

incaricati di pubblico servizio ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al

compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio della Pubblica

Amministrazione.

Tali prescrizioni non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti e

contribuzioni che, sotto la veste di incarichi, consulenze, pubblicità, ecc, abbiano le stesse

finalità di quelle vietate dal presente paragrafo.

I dirigenti, gli impiegati e i collabori esterni che ricevano richieste esplicite o implicite di

benefici di qualsiasi natura da parte di soggetti della Pubblica Amministrazione dovranno

immediatamente:

� sospendere ogni rapporto con essi;

� informare per iscritto il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Collegio

Sindacale e l’Organismo di Vigilanza.

2.4.5) Rapporti con l’Azionista

Aequa Roma si impegna a fornire all’azionista di Roma Capitale informazioni precise e

tempestive per consentire la sua piena partecipazione alle decisioni aziendali.

32

A tale scopo, Aequa Roma si ispira al principio della trasparenza contabile fondato sulla

veridicità ed accuratezza dell’informazione, agevolando sia la ricostruzione accurata

dell’operazione che l’individuazione immediata dei diversi livelli di responsabilità.

Aequa Roma è inoltre tenuta a rendersi concretamente disponibile come fonte di

informazioni supplementari, anche in riferimento ad attività, risultati, programmi di

sviluppo, investimenti e quant’altro di interesse di Roma Capitale. È dovere dei “destinatari” riferire per iscritto al Presidente del Consiglio di

Amministrazione, al Collegio Sindacale e all’Organismo di Vigilanza ogni omissione,

falsificazione e trascuratezza della contabilità o di qualsiasi documentazione di supporto.

2.4.6) Rapporti con gli organi di informazione

La Società si impegna a presentare un’informazione accurata, trasparente e veritiera agli

organi di informazione. I rapporti con gli organi di informazione sono riservati

esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali delegate.

È fatto divieto ai dirigenti, dipendenti, collaboratori, nonché agli organi preposti al controllo

della Società, di:

� fornire informazioni agli organi di stampa senza la previa autorizzazione della

funzione aziendale competente;

� effettuare dichiarazioni pubbliche che possano in qualsiasi modo ledere o mettere in

cattiva luce la posizione e l’operato della Società o di Roma Capitale;

� pubblicare articoli o partecipare a convegni e seminari in qualità di relatore, aventi ad

oggetto materie di competenza di Aequa Roma, senza preventiva autorizzazione della

funzione aziendale competente.

2.4.7) Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni

Aequa Roma non eroga in alcun modo contributi a partiti, movimenti, comitati,

organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati.

È pertanto fatto obbligo ai “destinatari” di:

� astenersi da comportamenti volti ad esercitare pressioni su esponenti politici;

� astenersi dall’erogare contributi ad Enti con i quali può ravvisarsi conflitto di interessi;

� comunicare la propria adesione ad associazioni o ad organizzazioni (esclusi partiti

politici e sindacati), nel caso in cui questa possa condizionare o essere condizionata dallo

svolgimento del proprio ruolo all’interno della Società.

Aequa Roma regolamenta le relazioni industriali con protocolli e tratta con trasparenza e

buona fede con le organizzazioni sindacali.

33

Nei rapporti con il proprio personale Aequa Roma si impegna a mantenere costanti

riferimenti alle rappresentanze sindacali, il dialogo con le quali è ritenuto essenziale per

fare progredire la valorizzazione delle risorse umane nel perseguimento della missione

aziendale.

2.4.8) Contributi e sponsorizzazioni

La Società può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da

Enti e associazioni con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di elevato valore

culturale, sociale o benefico.

Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente,

dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzia

di qualità. In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, la Società presta particolare

attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o societario (ad

esempio, legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in

qualche modo l’attività societaria).

2.5) Politiche del personale

Nel rispetto delle disposizioni del Codice di Corporate Governance, Aequa Roma si è

dotata di un proprio Codice per la disciplina delle procedure di ricerca, selezione e

inserimento di personale”, che individua i principi, le regole e modalità procedurali generali

per la ricerca, la selezione e l’inserimento di personale, in ottemperanza alla Delibera di

Giunta n. 632 del 29 novembre 2006.

2.5.1) Selezione e gestione del personale

La Società garantisce pari opportunità a uomini e a donne nell’accesso all’impiego, senza

discriminazione alcuna per ragioni di sesso, di appartenenza etnica, di nazionalità, di

lingua, di religione, di opinioni politiche, di orientamenti sessuali, di condizioni personali e

sociali in linea con la normativa applicabile e, in particolare, con il Codice delle Pari

Opportunità.

Aequa Roma si impegna a:

� garantire che la selezione del personale sia effettuata tramite la verifica del profilo

professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del

candidato;

34

� garantire, nella gestione del personale, un trattamento equo basato esclusivamente

su criteri di merito;

� garantire l’assunzione con regolari contratti di lavoro/collaborazione;

� rifiutare qualsiasi forma di lavoro irregolare;

� limitare il ricorso a forme di lavoro interinale a specifiche esigenze organizzative

sufficientemente motivate;

� assicurare il rispetto della normativa a tutela dei lavoratori aventi diritto all’avviamento

obbligatorio, favorendone l’integrazione nell’ambiente lavorativo.

Aequa Roma può avvalersi di società specializzate nella selezione del personale,

impegnandosi a selezionarle tra quelle di comprovato prestigio e professionalità, e con

procedure che garantiscano l’imparzialità e la trasparenza della scelta.

2.5.2) Valorizzazione e formazione delle risorse

Aequa Roma tutela e promuove il valore delle risorse umane, mirando al miglioramento e

all’accrescimento del patrimonio di conoscenze e delle competenze individuali.

Si ritiene perciò necessario affiancare alla formazione istituzionale – erogata in specifici

momenti della vita aziendale del dipendente (ad esempio per i neo assunti) – un’attività di

formazione costante, rivolta a tutto il personale e finalizzata allo sviluppo delle capacità e

delle competenze di ciascuno.

A tal fine Aequa Roma annualmente adotta e aggiorna un Piano di Formazione

Permanente del personale, utilizzando allo scopo tutti i finanziamenti disponibili a livello

comunitario, nazionale, regionale e provinciale.

Ogni Responsabile è, infine, tenuto a valorizzare il lavoro dei collaboratori, richiedendo

prestazioni coerenti con le attività loro assegnate e agevolando eventuali percorsi di

crescita professionale all’interno della Società.

2.5.3) Diritti e doveri dei dipendenti

Al dipendente/collaboratore sono attribuiti e riconosciuti tutti i diritti stabiliti dai contratti di

lavoro, collettivi, aziendali o individuali, nonché dalle norme previste dalla legge e dal

Codice Civile.

Il dipendente ha il dovere di:

� conoscere ed osservare la normativa vigente, i processi, le procedure e le linee guida

aziendali nonché i principi contenuti nel presente Codice;

35

� osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dalla Società e dai propri

Responsabili;

� adempiere a tutti gli obblighi necessari alla tutela della sicurezza e della salute nei

luoghi di lavoro;

� fornire ai colleghi e ai propri Responsabili la massima collaborazione, comunicare

tutte le informazioni e tenere un comportamento che consenta di operare con la massima

efficienza;

� non compiere atti contrari ai doveri d’ufficio, né omettere o ritardare un atto d’ufficio

per l’indebito conseguimento o promessa di denaro o altra utilità per sé o per altri;

� evitare favori o pressioni, reali o apparenti, al fine di ottenere particolari vantaggi da

determinati fornitori;

� mantenere riservate le informazioni relative all’attività di Aequa Roma nonché quelle

di natura finanziaria ed economica;

� non utilizzare informazioni ottenute nel corso dell’attività svolta per Aequa Roma per

fini personali o per ottenere vantaggi di natura finanziaria o non finanziaria;

� non denigrare, in nessun caso, Aequa Roma o chi abbia avuto rapporti di qualsiasi

natura ed a qualsiasi titolo con la medesima;

� non utilizzare per fini personali gli strumenti di lavoro, ivi comprese le linee

telefoniche, ed avere cura dei locali, mobili, automezzi o materiali messi a sua

disposizione;

� frequentare i corsi di aggiornamento o di riqualificazione eventualmente proposti ed

attivati dalla Società e mantenere, per tutta la durata del rapporto di lavoro, un

atteggiamento propositivo e aperto all’autoformazione;

� avere una condotta ed usare un linguaggio ed un abbigliamento consoni all’ambiente

lavorativo.

2.5.4) Tutela del patrimonio aziendale

I dirigenti, dipendenti e collaboratori della Società sono tenuti ad operare con diligenza a

tutela delle risorse aziendali, evitandone utilizzi impropri che possano essere causa di

danno o di riduzione dell’efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.

Analogamente, è cura di ciascuno non solo proteggere tali beni, ma anche impedirne l’uso

fraudolento e improprio.

Le risorse aziendali per le quali si applica il principio di diligenza includono:

� beni strumentali e materiali di consumo, di proprietà di Aequa Roma;

36

� beni ottenuti in concessione, in comodato o in uso da parte di Istituzioni o privati;

� applicazioni e dispositivi informatici, per i quali si richiede di rispettare

scrupolosamente le politiche di sicurezza aziendali, al fine di non pregiudicare le

funzionalità, la capacità di elaborazione e l’integrità dei dati.

2.5.5) Tutela della persona

La Società si impegna a prevenire e reprimere ogni forma di molestie nelle relazioni di

lavoro interne ed esterne, intendendo come tali:

� la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti

di singoli o gruppi di lavoratori;

� l’ingiustificata interferenza con l'esecuzione di prestazioni lavorative altrui;

� l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività

personale;

� il mobbing e le molestie personali di ogni tipo.

Aequa Roma presta particolare attenzione alla tutela dell’ambiente lavorativo e al

benessere di coloro che svolgono la loro prestazione, a qualsiasi titolo, presso la sede e le

unità locali della Società mettendo a disposizione ambienti ed attrezzature idonee,

garantendo la sicurezza e l’igiene dei luoghi di lavoro, ponendo in essere tutte le cautele

possibili per assicurare la salubrità degli stessi e la tutela dell’ambiente.

A tal fine la Società fa divieto:

� ai “destinatari” del Codice, di svolgere la prestazione lavorativa sotto l’effetto di

sostanze alcoliche e stupefacenti;

� ai “destinatari” e a tutti i soggetti esterni che interagiscono a qualsiasi titolo con

Aequa Roma, di fumare nei locali della Società.

Tutti devono conformarsi alle norme in tema di sicurezza e devono osservare

scrupolosamente le disposizioni che regolano l’accesso ai locali e non introdurre, senza

autorizzazione, persone estranee in luoghi non aperti al pubblico.

2.6) Incompatibilità delle cariche e conflitto di interessi

2.6.1) Incompatibilità delle cariche

Aequa Roma regola le nomine relative a incarichi dirigenziali e societari prevedendo

generali requisiti di professionalità e moralità.

I dirigenti e i componenti degli organi societari e di controllo non devono trovarsi in una

delle seguenti condizioni:

37

� sussistenza di cause di ineleggibilità e decadenza previste dall’art. 2382 del Codice

Civile;

� sussistenza di cause di ineleggibilità e decadenza previste per lo svolgimento di

funzioni dirigenziali o di controllo in pubbliche amministrazioni o Enti pubblici;

� aver subito sentenza di condanna, anche se ancora non passate in giudicato, ovvero

sentenze per l’applicazione della pena ai sensi dell’art. 444 del Codice di Procedura

Penale, relativamente a reati che incidono sulla moralità professionale, contro la Pubblica

Amministrazione o per delitti finanziari;

� essersi reso gravemente colpevole di false dichiarazione nel fornire informazioni,

ovvero nel produrre dichiarazioni richieste da pubbliche amministrazioni, organismi di diritti

pubblico, o, comunque, amministrazioni giudicatrici.

La Società regola ulteriormente le nomine dei componenti del Collegio Sindacale,

prevedendo che:

� non possano essere nominati sindaci coloro che sono legati da rapporti professionali

o di qualsiasi altra natura patrimoniale con la società di primo livello;

� almeno uno dei membri effettivi e uno dei supplenti (o due nel caso di Collegio

composto da cinque persone) debba essere scelto tra soggetti che abbiano svolto già

attività di sindaco, per almeno cinque anni in più di una società per azioni, pubblica o

privata;

� non possano essere nominati sindaci coloro che risultano legati da rapporti

professionali con la società di revisione o con società appartenenti alla stessa “rete” della

società di revisione.

2.6.2) Conflitto di interessi

Il personale di Aequa Roma è tenuto a utilizzare i beni dell’impresa e le proprie capacità

lavorative esclusivamente per la realizzazione dell’interesse societario, astenendosi da

ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli dell’azienda o che

possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo,

decisioni nell’interesse dell’impresa.

Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre ad esser in contrasto con le norme di

legge e con i principi fissati nel Codice Etico, risulta pregiudizievole per l’immagine e

l’integrità aziendale.

Amministratori, dipendenti e collaboratori devono escludere ogni possibilità di sovrapporre,

strumentalizzando la propria posizione funzionale, la mansione ricoperta all’interno della

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Società ad attività economiche rispondenti ad una logica di interesse personale o

familiare.

È pertanto fatto divieto di assumere o affidare incarichi, a qualsiasi titolo, a coniugi, parenti

di primo grado o affini di soggetti che ricoprono responsabilità di amministratore o di

dirigente o di quadro titolare di funzioni.

Tale divieto è esteso altresì a coniugi e parenti di primo grado e affini dei soggetti che, con

riferimento alla società, ricoprono ruoli di rappresentanza, di indirizzo e di controllo.

In caso di violazione Aequa Roma provvederà a porre in essere le misure idonee per far

cessare la situazione di conflitto di interessi.

Al fine di evitare situazioni, anche potenziali, di conflitto d’interesse, la Società al momento

di assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro richiede ai propri

amministratori, dipendenti e collaboratori a vario titolo di dichiarare la sussistenza di

eventuali condizioni di conflitto di interesse, equivalendo il silenzio alla loro esclusione.

Tale dichiarazione dovrà essere tempestivamente resa alla Società nel caso in cui le

eventuali condizioni di conflitto di interesse dovessero verificarsi successivamente. Le

dichiarazioni saranno sottoposte alla valutazione del diretto superiore.

2.6.3) Cumulo di incarichi e impieghi

L’impiego alle dipendenze di Aequa Roma non è cumulabile con altro impiego.

Il dipendente è tenuto a richiedere per iscritto a Aequa Roma l’autorizzazione per gli

incarichi retribuiti che intende assumere, qualora lo svolgimento di questi ultimi sia

connesso alle mansioni svolte per Aequa Roma.

L’autorizzazione non è richiesta per:

� collaborazioni a giornali, riviste, enciclopedie e simili;

� incarichi per i quali è corrisposto soltanto il rimborso delle spese documentate;

� incarichi per il cui svolgimento il dipendente è distaccato o collocato in aspettativa;

� incarichi conferiti da organizzazioni sindacali presso le quali il dipendente è in

posizione di distacco o di aspettativa non retribuita.

2.7) Contabilità e controllo delle procedure

2.7.1) Trasparenza contabile

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La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza

dell'informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dirigente,

responsabile di struttura organizzativa e collaboratore per quanto di competenza è tenuto

a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e

tempestivamente nella contabilità.

Per ogni operazione è conservata agli atti un'adeguata documentazione di supporto

dell'attività svolta, in modo da consentire:

� l'agevole registrazione contabile;

� l'individuazione dei diversi livelli di responsabilità;

� la ricostruzione accurata dell'operazione, anche per ridurre la probabilità di errori

interpretativi.

Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di

supporto.

Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa

registrazione deve essere compiuta nel rispetto di ragionevolezza e prudenza, illustrando

con chiarezza nella relativa comunicazione i criteri che hanno guidato la determinazione

del valore del bene.

È inoltre obbligatorio far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata

secondo criteri logici.

2.7.2) Procedure e pratiche operative

Al fine di prevenire eventi pregiudizievoli e conseguenti potenziali impatti negativi sulla

situazione aziendale, la Società si è dotata di procedure e pratiche operative specifiche

vincolanti per tutti coloro che a qualunque titolo intervengono nel processo operativo, nei

termini e nelle modalità appositamente previste e descritte dalle competenti funzioni di

Aequa Roma.

La corretta attuazione di tali procedure garantisce la possibilità di identificare i soggetti

aziendali del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni: a tal

fine è necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi,

le cui competenze sono chiaramente definite e conosciute all’interno dell’organizzazione,

in modo da evitare che possano essere attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli

soggetti.

I dirigenti, dipendenti e collaboratori, ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze e

funzioni, sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle pratiche operative. In

40

particolare queste devono regolamentare lo svolgimento di ogni operazione e transazione,

di cui devono potersi rilevare la legittimità, l’autorizzazione, la coerenza, la congruità, la

corretta registrazione e verificabilità, anche sotto il profilo dell’utilizzo delle risorse

finanziarie.

Ogni operazione dovrà quindi essere supportata da adeguata, chiara e completa

documentazione da conservare agli atti, in modo da consentire in ogni momento il

controllo sulle motivazioni, le caratteristiche dell’operazione e la precisa

individuazione di chi, nelle diverse fasi, l’ha autorizzata, effettuata, registrata e verificata.

Il rispetto di tale procedura consente, tra l’altro, di diffondere e stimolare a tutti i livelli

aziendali la cultura del controllo, che contribuisce al miglioramento dell’efficienza

gestionale e costituisce uno strumento di supporto all’azione manageriale.

2.8) Trattamento delle informazioni e riservatezza

Aequa Roma richiede ai propri dirigenti, dipendenti e collaboratori, nello svolgimento delle

proprie attività professionali, il massimo rispetto dei doveri di riservatezza inerenti la

gestione delle informazioni o della documentazione in proprio possesso, per non

pregiudicare o compromettere, anche solo potenzialmente, l’immagine o gli interessi

dell’azienda, di Roma Capitale e dei contribuenti.

La Società obbliga pertanto tutti i propri dirigenti, dipendenti e collaboratori ad assicurare

la riservatezza richiesta dalle circostanze per le notizie apprese in ragione della propria

funzione.

Aequa Roma si impegna inoltre a impedire la diffusione delle informazioni, relative ai

propri amministratori, dirigenti, dipendenti, collaboratori, contribuenti e terzi acquisite nel

corso della propria attività, evitandone ogni uso improprio.

A tale scopo la Società ha predisposto – nel rispetto del D. Lgs. 196/2003 (Codice Privacy)

e del Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza – il Documento

programmatico sulla sicurezza e il trattamento dei dati personali.

Tale documento è stato elaborato a seguito di un’analisi dei rischi e di uno studio della

distribuzione dei compiti e delle responsabilità, nell’ambito delle strutture (interne ed

esterne) preposte al trattamento dei dati personali.

La Società ha così provveduto ad individuare, nominare e a rendere edotte delle rispettive

responsabilità le funzioni aziendali previste dal Decreto 196/2003 (responsabili, incaricati,

amministratori di sistema e custodi password).

41

Aequa Roma garantisce che le informazioni, le conoscenze e i dati acquisiti o elaborati dai

soggetti sopra individuati, nello svolgimento delle proprie mansioni, non possono essere

utilizzate, comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione del superiore o della

funzione competente.

Aequa Roma pertanto fa obbligo di:

� acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per lo svolgimento delle proprie

funzioni;

� acquisire e trattare i dati stessi solo all'interno di specifiche procedure;

� conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri, non autorizzati, ne

prendano conoscenza;

� comunicare i dati stessi nell'ambito di procedure prefissate e su esplicita

autorizzazione delle posizioni superiori o funzioni competenti e, comunque, dopo essersi

assicurati circa la loro divulgabilità;

� associare i dati stessi con modalità tali che qualsiasi soggetto autorizzato ad avervi

accesso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e

veritiero.

2.9) Modalità di attuazione e controllo del Codice Etico

2.9.1) Diffusione del Codice

Il Consiglio di Amministrazione si impegna a diffondere la conoscenza del Codice Etico

presso tutti i “destinatari“ interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione e

divulgazione.

Tutti i soggetti interessati devono confermare formalmente di aver ricevuto il Codice e di

essere a conoscenza delle disposizioni in esso contenute.

Sarà cura dei singoli Responsabili, ai vari livelli organizzativi, fornire chiarimenti

sull’interpretazione del Codice e vigilare sul rispetto delle sue disposizioni.

Al fine di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i “destinatari”, la

funzione del personale predispone e realizza, anche in base alle indicazioni del

responsabile della funzione audit, un piano di formazione volto a favorire la conoscenza

dei principi e delle norme etiche.

Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei

collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo che illustri i

contenuti del Codice di cui è richiesta l'osservanza.

42

Una volta diffuso il Codice, il “destinatario” non potrà invocare la mancata conoscenza

delle disposizioni ivi contenute per giustificarne l’inosservanza.

Il presente Codice è da intendersi parte integrante di tutti i contratti stipulati da Aequa

Roma.

2.9.2) Attuazione e aggiornamento

Il Codice viene adottato dalla Società mediante un atto degli organi societari, che potranno

modificarlo e integrarlo, anche sulla scorta dei suggerimenti, delle indicazioni e delle

proposte che potranno essere formulate dall’Organismo di Vigilanza previsto dal D.Lgs.

231/01.

2.9.3) Controllo

All’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 è attribuito il compito di verificare

l’applicazione e il rispetto del Codice Etico, accertando e promuovendo il miglioramento

continuo dell’etica nell’ambito della Società, attraverso un’analisi e una valutazione dei

processi di controllo dei rischi etici.

E’ pertanto compito dell’Organismo di Vigilanza:

� monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del

Codice Etico;

� analizzare le proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali e

predisporre le ipotesi di soluzione da sottoporre alla valutazione dei vertici aziendali;

� realizzare attività di monitoraggio della condotta aziendale, al fine di accertare il

grado di rispetto ed osservanza dei principi espressi nel Codice;

� accertare e valutare i casi di violazione dei principi del Codice, per l’adozione di

eventuali provvedimenti sanzionatori.

L’Organismo di Vigilanza ha accesso ai documenti prodotti dalla funzione di Internal Audit,

secondo le modalità definite nel Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato, e

può proporre eventuali modifiche al presente Codice Etico, dovute all’evoluzione del

quadro di riferimento.

2.9.4) Sistema sanzionatorio

È fatto obbligo ai “destinatari” di osservare scrupolosamente le norme e le disposizioni

contenute nel Codice Etico.

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Il mancato rispetto delle norme del Codice comporterà l’applicazione di misure disciplinari

proporzionate alla gravità dell’inadempimento.

La disciplina sanzionatoria è contenuta nel Modello di Corporate Governance, cui si

rimanda per maggiori dettagli e modalità di applicazione.

Il procedimento disciplinare verrà instaurato nei tempi e nei modi previsti dai termini

contrattuali, fatta salva la possibilità per Aequa Roma di adire a vie legali, di carattere

civile o penale qualora ne ricorrano i presupposti.

44

Capitolo III Sistema Sanzionatorio

3.1) Premessa

Il rispetto da parte dei dipendenti, dei fornitori e dei collaboratori esterni delle norme di

condotta previste sia dal Codice Etico, che dal Modello di organizzazione, gestione e

controllo, ai sensi del D. Lgs. 231/2001 dipende da un efficace sistema disciplinare idoneo

a sanzionare, ma anche a prevenire, qualsiasi violazione.

L’applicazione delle sanzioni prescinde dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale,

nei casi in cui il comportamento costituisca reato. Il datore di lavoro, infatti, ha la facoltà di

applicare, all’esito delle opportune valutazioni, le sanzioni adeguate al caso concreto, non

dovendo le stesse, in considerazione della loro autonomia, coincidere con le valutazioni

del giudice in sede penale.

L’accertamento delle eventuali responsabilità derivanti dalla violazione del Codice Etico e

del Modello 231/2001 sarà condotto nel rispetto della vigente normativa sulla privacy, della

dignità e della reputazione dei soggetti coinvolti e l’attribuzione della conseguente

sanzione sarà commisurata alla gravità dell’infrazione ed alla eventuale reiterazione della

stessa.

3.2) Sanzioni nei confronti dei dipendenti

Qualsiasi inosservanza del Modello 231/2001 e del Codice Etico costituisce una violazione

dei doveri di diligenza e di fedeltà del personale dipendente nei confronti della Società ed

è considerata un illecito disciplinare. Le sanzioni disciplinari irrogabili nei confronti del

personale dipendente rientrano tra quelle previste dal “Contratto Collettivo Nazionale di

Lavoro per i dipendenti del terziario, della distribuzione e dei servizi”, nel rispetto delle

procedure previste dall’art. 7 della L 300/70 (Statuto dei lavoratori) ed eventuali norme

speciali applicabili.

In particolare, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le sanzioni applicabili al

dipendente responsabile della violazione del Modello, sono le seguenti:

a) biasimo verbale;

b) biasimo scritto;

c) multa non superiore a quattro ore di retribuzione;

d) sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino ad un massimo di dieci giorni;

e) licenziamento disciplinare senza preavviso.

45

L’Azienda non potrà adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del

dipendente senza avergli preventivamente contestato l'addebito e senza averlo sentito a

sua difesa.

Il dipendente potrà presentare le proprie giustificazioni anche verbalmente, con l'eventuale

assistenza di un rappresentante delle organizzazioni sindacali.

Qualora il dipendente commetta contemporaneamente violazioni di tipo diverso gli verrà

irrogata la sanzione più grave tra quelle applicabili alle singole infrazioni.

In caso della stessa violazione reiterata nell’arco di due anni dalla prima commissione,

verrà applicata la sanzione di grado immediatamente superiore a quella precedentemente

irrogata.

3.2) Sanzioni nei confronti dei dirigenti

L’attività del dirigente è essenziale per il buon funzionamento della Società ed il suo

operato si riflette non solo all’interno dell’azienda, ma anche all’esterno in termini di

immagine e di reputazione.

Il rapporto dirigenziale si caratterizza per la sua natura eminentemente fiduciaria.

Al dirigente è affidata la crescita aziendale nel rispetto di tutto quanto previsto nel Modello

231/2001 e nel Codice Etico, pertanto egli è tenuto non solo ad uniformarsi a tutte le

regole comportamentali in esso contenute, ma anche a fare rispettare il Modello 231/2001

e il Codice Etico da parte di tutti coloro che riportano a lui gerarchicamente.

L’inosservanza da parte dei dirigenti di quanto indicato nel Modello 231/2001 e le

violazioni delle disposizioni e dei principi stabiliti nel Codice Etico, determinano

l’applicazione delle misure più idonee in conformità a quanto previsto dal CCNL di

riferimento.

Il dirigente risponderà disciplinarmente anche nel caso in cui consenta a coloro che

riportano a lui gerarchicamente di adottare comportamenti non conformi al Modello e al

Codice Etico, o in violazione dello stesso.

3.3) Sanzioni nei confronti del Consiglio di Amministrazione e dei Sindaci

Il Consiglio di Amministrazione e i Sindaci sono soggetti alle forme di controllo e di

accertamento previste dall’ordinamento vigente e sottoposti alle sanzioni da questo

stabilite per le violazioni di legge di cui si dovessero rendere responsabili.

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In caso di violazione del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte del Consiglio di

Ammnistrazione, l’Organismo di Vigilanza dovrà prontamente informare il Collegio

sindacale che informa il socio.

In caso di violazione del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte del Collegio

sindacale, l’Organismo di Vigilanza informerà il Presidente del Consiglio di

Amministrazione il quale adotterà i provvedimenti necessari, ivi compresa la convocazione

dell’assemblea dei soci con l’eventuale proposta di revoca dalla carica di sindaco.

3.4) Sanzioni nei confronti di consulenti, collaboratori, fornitori e soggetti esterni alla

Società

Ogni violazione delle regole del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte di

consulenti, collaboratori, fornitori e terzi in genere, comporterà l’adozione di tutti gli

strumenti contrattuali e di legge a disposizione per la tutela dei diritti della Società, ivi

compresi la risoluzione del contratto e l’eventuale risarcimento dei danni.

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