Modelli organizzativi diun sistema di Authority Control

Paul Gabriele Weston

“Il controllo di autorità in SBN”22 novembre 2002

Considerazioni preliminari

Il sistema bibliotecario italiano: dispersione sul territorio assenza di una struttura centrale

predominante (BN, BL, LC) integrazione dei ruoli tra BNI e SBN ai

fini del controllo bibliografico corrente ruolo propedeutico di SBN ai fini di:

formazione degli operatoriattenzione agli standard

Fattori critici

Sottovalutazione delle questioni gerarchiche nella gestione delle notizie

Inadeguati sistemi di controllo della qualità dei dati

Mancanza di un sistema strutturato di circolazione delle informazioni tra gli operatori

Difficoltà nel definire uno standard per la formazione

Authority control: il contesto

La crescita dei cataloghi elettroniciI cataloghi collettivi (reali e virtuali)Il catalogo elettronico: da dispositivo

di localizzazione a repertorio bibliografico

Nuovi utenti: i lettoriIl controllo delle risorse elettronicheDispositivo per l’interoperabilità

La scelta del modello

Modello centralizzato: anacronistico nel contesto generale non applicabile nel contesto italiano

Modello distribuito: forte struttura organizzativa dispositivi di controllo strumenti per la circolazione della

documentazione e delle informazioni

Elementi di riflessione

Adesione agli standard internazionaliAttenzione alle caratteristiche del catalogo

elettronicoRipensamento delle normative

catalograficheFunzioni differenziate back-front officePredisposizione ai nuovi modelli (FRBR,

metadati)Valorizzazione dell’interoperabilitàApertura agli scambi esterni

Procedure di scambio

In ambito SBNAll’esterno:

prodotto commerciale (distributori) altre reti bibliotecarie italiane non SBN reti bibliotecarie non italiane sistemi non bibliotecari italiani (archivistici,

ICCD) progetti di collaborazione internazionale

(VIAF, LEAF, NACO)

Il dispositivo di ricerca (1)

Modello classico:

Dante Alighierilabelled displayMARC display

Mining and Mineral Research Program (U.S.)labelled displayMARC display

Il dispositivo di ricerca (2)

Modelli non convenzionali:

Australian Literature Gatewayagent recordwork record

Literature Onlineauthor recordbiography record

Implementazione di nuovi modelli

Funzione aggregante del record autore-titolo Dante Alighieri. Divina Commedia

labelled recordname/title authority headings

Applicazione del modello FRBR Ondaatje, Michael. The English patient

Notizie di autorità: nomi

persone fisicheenti collettivienti temporanei (congressi, etc.)autorità politico-territorialientità geografiche

solo come agenti o anche come soggetti?

Notizie di autorità: titoli

uniformi autonomi in combinazione con nome di agente

serieredazionali

in combinazione con nome di agente

applicazione di FRBR?

Questioni organizzative

L’architettura del sistemaLe procedureLa gestione del controlloLe strutture di supportoLe prioritàL’analisi dei costi

L’architettura del sistema

Struttura centrale di coordinamento

Strutture specialistiche

Strutture periferiche

Struttura centrale di coordinamento

Gestisce gli standardDefinisce lo standard della

formazioneForma gli esperti delle strutture

specialisticheProvvede alle strutture di supportoIndividua le prioritàCoordina attività collegiali

Strutture specialistiche

Individuate per competenza: territoriale disciplinare professionale

Permanenti o a termineNon soltanto istituzioni bibliotecarie

(archivi, musei, centri di documentazione, etc.)

Necessitano di specifica formazione da parte della struttura di coordinamento

Strutture specialistiche: compiti

Definiscono gli standard specialisticiGestiscono le notizie di propria

competenzaEffettuano la formazioneGarantiscono la disponibilità di

repertoriProvvedono all’aggiornamento della

documentazione a supportoPartecipano ad attività collegiali

Strutture periferiche

Necessitano di formazione e di abilitazione da parte di una struttura specialistica

Creano (Aggiornano) o richiedono la creazione (aggiornamento) di notizie secondo procedure predeterminate

Effettuano i controlli sui repertori disponibili documentando la ricerca effettuata

Utilizzano le strutture di supporto che integrano ove opportuno

La formazione (1)

Diversificata tra strutture specialistiche strutture periferiche

Oggetto normative catalografiche formato elettronico uso dei repertori procedure di gestione dell’archivio dati compilazione di richieste

La formazione (2)

Individuazione di uno standard qualitativo degli operatori

Verifica post-formazioneAbilitazione al lavoro sull’archivio di

autoritàIniziative di formazione permanente

(anche a distanza)Esempio NACO

Le procedure

Creazione di notizie caricamento dei dati esistenti creazione di nuove notizie importazione di nuove notizie

Manutenzione dell’archivio aggiornamento delle notizie deduplicazioni cambiamenti globali cancellazione delle notizie

Status della notizia

non autoritàpreliminareprovvisoriaconvalidataaggiornataimplementatasotto esamecancellata

Creazione della notizia (1)

Dati esistenti ricostruzione del contesto bibliografico assegnazione di status preliminare individuazione di:

duplicazioniincongruenzenotizie cieche

Creazione della notizia (2)

Notizie nuove richiesta controlli:

manualiautomatici (esempio NACO)

creazione validazione:

campicontrolli effettuati

Creazione della notizia (3)

Definizione dello standard campi:

esistenzastruttura

criteri di redazione delle note:forma del testocitazioni bibliograficheindicazioni delle fonti:

• reperite• non reperite (esempio LC)

Importazione della notizia

Individuazione di: opportunità fonti

Determinazione dello standardAdeguamento di:

contenuto struttura

Trattamento dei dati nativiAssegnazione di status adeguato

Aggiornamento della notizia (1)

Aggiunta di: forma accettata parallela (norme

catalografiche, lingua, alfabeto) forme varianti forme correlate (in senso cronologico,

gerarchico, etc.) informazioni di contesto bibliografico informazioni di contesto biografico

Aggiornamento della notizia (2)

Procedure gestionali: harvesting (raccolta automatica notizie

in attesa di elaborazione) deduplicazioni e fusioni riscrittura cambiamenti globali aggiornamenti di status della notizia cancellazione della notizia

Strutture di supporto (1)

Documentazione in linea: workflow (esempio Cornell University) VRD (esempio Authority Control at

Yale) FAQ (esempio NACO) individuazione delle responsabilità

(esempio Types of NACO Membership)

Strutture di supporto (2)

Rendiconti: statistici:

per proceduraper tipologiaper localizzazioni

eccezioni:possibili duplicazioniincongruenzevoci cieche

ricerche effettuate (feedback dell’utenza)

Pianificazione delle priorità (1)

Progetto pilota standard di qualità procedure sistemi di controllo rendicontazione formazione documentazione costi tempi

Pianificazione delle priorità (2)

per tipologia di entitàenti collettivinomi classici, letteratura, etc.nomi non italianititoli uniformititoli di serietitoli redazionali

per entità di occorrenzecatalografichedi forme varianti

per ambiti disciplinariper tipologie di istituzioni culturali

Progetti speciali

Individuazione del coordinatoreResponsabile per:

formazione documentazione assistenza

Condivisione dei costiImmissione nuovi partner

NACO Funnel Projects

Elenco dei progetti

Art NACO descrizione formazione statistiche