Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del TurismoSoprintendenza Belle Arti e Paesaggio per le Province di

Roma, Frosinone, Latina, Rieti e Viterbo

Verbale del 25 settembre 2015

Il giorno 25/09/2015 alle ore 15,30 si apre il tavolo tecnico convocato con nota n. 16737del 18/0912015 con il seguenteO.d.G.:

l) progetto di miglioramento dei servizi culturali ed amministrativi resi dall'Amministrazione all'utenza - Anno 2015-verifica finale;2) varie ed eventuali.

Sono presenti per l'Amministrazione:

Soprintendente Arch. Agostino Bureca;Funzionario Amministrativo Anna Di Francesco, Responsabile delle Attività Sindacali;

Per le OO.SS.:

CISL FP Mario Candore;FLP Rosario GrecoConfsal Unsa Vincenzo D'IndinosanteCGIL Francesca Valentini;RSU D'Ambrosio Antonella; Lombardi Rosella; Moscarelli Marco.

Il Soprintendente Arch. Agostino Bureca apre il tavolo tecnico riassumendo brevemente il progetto riguardante laSoprintendenza, e precisamente:

Miglioramento della qualità dei servizi resa all'utenza

Il progetto è articolato, sulla base dei dipendenti in servizio, in 4 settori principali:l) rivolto al personale tecnico-amministrativo della SEDE di ROMA e delle sedi Territoriali di Latina e Cassino;2) rivolto al personale amministrativo della SEDE di ROMA;3) rivolto al personale amministrativo delle sedi Territoriali di Latina e Cassino (FR);4) rivolto al personale della sede territoriale di Roma - Piazza San Marco.

Nello specifico si sono effettuate le seguenti operazioni:

l) SERVIZI TECNICO-AMMINISTRATIVICAPO PROGETTO - Arcb. Cristina Udina nominata con nota n. 4517 del 28/04/2015

Il progetto ha coinvolto il personale tecnico-amministrativo delle sedi di Roma, Latina e Cassino ed era volto almiglioramento dei servizi all'utenza misurato in termini di aumento del 5% del numero di istruttorie e conseguenterilascio di pareri in materia di tutela paesaggistica e monumentale.Come si evince dalla relazione presentata dal capo progetto, è stato effettuato l'attento monitoraggio del flusso dipratiche in entrata e in uscita, realizzato mediante l'estrazione dei dati dal protocollo informatico per tutti i procedimentiai quali è stato assegnato il titolario 34.19.97 (lavori di interesse privato), e sotto il quale sono raggruppati la quasitotalità dei procedimenti relativi alla tutela paesaggistica e monumentale, per il periodo compreso fra il 30 aprile e il 30luglio 2015.Tale verifica ha evidenziato un incremento del rapporto fra pratiche in entrata e in uscita, in relazione alle tipologie diprocedimento prese in considerazione, superiore al 10%.Nonostante l'intervallo di tempo esaminato comprenda parte del periodo estivo, in cui più frequentemente il personale èin congedo ordinario, e considerando che i procedimenti devono essere conclusi entro tempi stabiliti dalla norm~

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che non coincidono con quelli del monitoraggio, si può dichiarare che l'obiettivo prefissato dal progetto è statoraggiunto.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

per la sede di ROMA:ADRIANI MAURIZIA, BENEDETII FAUSTO, BIANCHI CLAUDIO, CASTAGNOLI CLAUDIA, CERRONIFEDERICA, CHIARELLI BRUNO, CIARNIELLO LUCIANO, COGOTTI MARINA, DE LUCA ANNA, DOLCEMARCO, FARINA TIZIANA, FERRANTE LUIGI, GAGLIARDI FABIO, LORI ORESTE, MAIOLO MARCO,MASCIANGIOLI LELIO, MESTICI BRUNO, MILANO VALENTINA, ORLANDO MARIA TERESAANNUNZIATA, PENNINO PAOLA, PETRUCCI MARIA, POMPILI DOMENICO, RANA DOMENICO, SERAFlNIMAURO, SETTI STEFANO, SYLOS LABINI AZZURRA, STRATI RAFFAELLA, TAMMARO PASQUALINA,VENTURI PAOLO.

per la sede Latina:CATANI ALESSANDRO, GIOVANNELLI GIOVANNI, ORLANDI EGIDIO, PAPI GIUSEPPE, ZANNELLAFRANCESCO PAOLO.

per la sede CASSINO (FR):BALDASSINI LEONARDO, CIA VARDlNI ANNA, DE ANGELIS lDA, DE BELLIS ORESTE, DI COSIMOMASSIMO, DI VINCENZO DANIELA, GENTILE ANDREA, LARENA SAL VATORE, MASTROCOLA PETER,PALAZZO GIOVANNI GIACOMO, PALLUCCI CLAUDIO, PIRONE MARIO, SCAPPATICCI CARLO,TEDESCO ARCANGELO, TEDESCO REMO.

Gli aspetti legali connessi con la suddetta attività sono stati espletati dalle seguenti unità di personale:LA POSTA SILVIA, LAURENTI MARINA, PANARELLO MAURIZIO.

L'Estrazione dei dati dal database esistente, relativi a tutti i procedimenti in entrata e in uscita, e la successiva redazionedi report esplicativi, è stata effettuata dall' Assistente Tecnico ANTONIO GIANNA TI ASIO.

Inoltre per quanto concerne l'attività dell'ufficio vincoli, si è reso necessario raccogliere e riordinare la documentazionepervenuta nel periodo in cui vigeva la Soprintendenza per i Beni Architettonici e Paesaggistici per le province di LatinaFrosinone e nello specifico le denunce di alienazione, verifiche di interesse culturale e provvedimenti di tutela presentipresso l'attuale sede territoriale di Latina. Durante tale periodo, presso l'allora Soprintendenza di Latina e Frosinonesono pervenute per competenza n. 24 richieste di verifica di interesse culturale di cui 14 hanno avuto esito positivo conconseguente emanazione di provvedimento di tutela

Inoltre sono stati proposti ed emanati lO provvedimenti di tutela per immobili di proprietà privata.Si è provveduto ad archiviare ed informatizzare i provvedimenti per un totale di 24 schede e gli atti di notifica deiprovvedimenti stessi per un totale di 208 proprietari.Sono state archiviate ed informatizzate 25 denunce di alienazione relative al periodo di separazione e sono state ancheraccolte, archiviate ed informatizzate 73 denunce di alienazione relative a periodi precedentiPertanto il progetto ha raggiunto gli obiettivi prefissati consentendo alla Soprintendenza una maggiore e più celererispondenza all'utenza in caso di accertamento in merito alle norme che riguardano le denunce di passaggi di proprietàdegli immobili gravati da vincolo di tutela.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

Per la sede di Roma CALANDRUCCIO TEA;per la sede di Latina IACOBONE COSIMO.

2) SERVIZI AMMINISTRA TIVI- SEDE di RomaCAPO PROGETTO - Dott.ssa Elisabetta Rosati nominata con nota n. 4519 del 28/0412015articolato nei seguenti sottoprogetti a cura della Direzione Amministrativa della Soprintendenza:

A ) revisione dei fascicoli del personale in servizio presso i monumenti ancora in consegna a questaSoprintendenza e cbe saranno prossimamente oggetto di trasferimento presso il POLO MUSEALEREGIONALE.

In previsione del passaggio di consegna da parte di questa Soprintendenza al Polo Museale del Lazio dei sitimonumentali di Tivoli (RM) - Villa D'Este, Viterbo loc. Bagnaia - Villa Lante, Caprarola (VT) - Palazzo Farnese,Oriolo Romano (VT) - Palazzo Altieri (peraltro nel frattempo effettuato in data 28/07/2015) si è reso necessario ilriordino dei fascicoli del personale ivi in servizio e ad essi transitato. La sistemazione si è realizzata nei tempi di cui alprogetto e quindi alla data del 30 luglio 2015 sono stati riordinati:

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• Viterbo loc. Bagnaia Villa Lante n. 12 fascicoli sistemati all'interno di nuovi faldoni• Caprarola (VT) - Palazzo Farnese n. 14 fascicoli sistemati all'interno di nuovi faldoni;• Tivoli (RM) Villa D'Este n. 52 fascicoli sistemati all'interno di nuovi faldoni;• Oriolo Romano (VT) - Palazzo Altieri n. 15 fascicoli sistemati all'interno di nuovi faldoni.

Tutti sono stati completati della documentazione mancante all'interno di ognuno, ma contenuta in sottofascicoli per latrattazione delle pratiche correnti.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

ARENA GIORGINA, CERBARA ADRIANA, DAL MASCHIO FRANCESCA, MACEDONIO MAURO, SAL VATIUBALDO.

B) avvio dell'attività di redazione delle schede di inventario dei beni mobili con riferimento a nuovi ambientidove, una volta conclusi i lavori di restauro, è stato collocato il personale amministrativo (4° piano)

E' stato portato a compimento alla data stabilita dal progetto, il sottoprogetto di cui trattasi e nello specifico si èprovveduto a:

• Verifica e numerazione dei beni mobili;• Compilazione per ogni singolo ufficio della scheda Mod. 227 P.G.S. e relativa affissione;• Numerazione delle stanze degli uffici inventariati del 4' piano dal n. 401 al n. 413.

Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

CASTELLANl FABIA ANNA, CUSIERI PAOLO, DEIDDA PAOLO, VERALLI ALESSANDRO.

C): monitoraggio e riduzione dei tempi nello svolgimento dell'attività amministrativa con particolare riferimentoalla riduzione dei tempi di pagamento (utenze, cantieri, spese legali ect.)

Relativamente a quanto previsto dal progetto si relaziona che i tempi di pagamento delle spese imputate allaSoprintendenza sono stati ottimizzati e ridotti attraverso la registrazione puntuale delle fatture in entrata e la richiestatempestiva del DURC indispensabile per procedere alla liquidazione delle spettanze. Nello specifico sono statipredisposti ed emessi, nel rispetto dei fondi residui disponibili sulla contabilità speciale aperta presso la tesoreriaprovinciale dello Stato di Roma e nel rispetto degli accreditamenti ricevuti in contabilità ordinaria sull'appositoapplicativo SI.CO.GE. numero 35 ordinativi di contabilità speciale e n. 31 ordinativi in contabilità ordinaria.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

CIANFRIGLIA AGO STINO, PALAZZO MARIA TERESA.

D): al fine di migliorare la qualità nei rapporti con il pubblico si è proseguita l'attività di indagine statistica emonito raggio per la rilevazione della soddisfazione degli utenti, tramite la consegna all'utenza di unquestionario.Nel periodo di riferimento del progetto sono stati consegnati debitamente compilati, da parte dell'utenza interessata n.63 questionari.I l grafico allegato alla presente riporta i dati rilevati, riguardanti il grado di soddisfazione per i servizi resi dallaSoprintendenza, attraverso il monitoraggio del flusso degli utenti distinti per provenienza, professione, età, frequenza divisita.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

BUCCOLlNl NICOLA, CAMPOPIANO VANDA, CIAVONI ENRICO, DE PAOLA LUIGI, GRILLI STEFANO,LIPANl PAOLA, MACCARONI TIZIANA, PAGNETII SEBREGONDI ROBERTO, SELLAR! FRANCESCHINIFRANCESCA, TASSELLA ORAZIO.

Tutte le operazioni preparatorie e di verifica sono state effettuate dai seguenti funzionari:MOSCARELLI MARCO, PRISCO ORIETI A.

3) SERVIZI AMMINISTRATIVI - SEDI territoriali di Latina e Cassino (FR)CAPO PROGETTO - Dott.ssa Rosella Lombardi nominata con nota n. 4520 del 28/04/2015

Il progetto intendeva proseguire il riordino e la cernita dei documenti archiviati, presso la sedi Territoriali di Latina e diCassino (FR), con particolare riferimento ai fascicoli concernenti l'esame di progetti, nell'ambito delle compet~

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territoriali, sia in materia di tutela paesaggistica sia di tutela monumentale, in cui sono presenti più copie dei medesimielaborati progettuali, al fine di consentire un notevole ridimensionamento degli spazi di archivio.Nello specifico si è provveduto secondo la seguente procedura:

• I faldoni contenenti i fascicoli da esaminare sono stati prelevati, puliti con aspirapolvere divisi per tema eordinati in ordine cronologico.

• Sono stati identificati e rimossi, senza necessità di atti formali, tutti i materiali impropriamente presenti neidepositi.

• Sono stati identificati e raccolti tutti i materiali non necessari poiché presenti nei fascicoli in diverse copieidentiche (sola sede di Latina).

• E' stata effettuata la riduzione dei fascicoli mediante eliminazione dei doppioni (sola sede di Latina).• I fascicoli sciolti, sono stati esaminati e revisionati con ricollocazione in archivio.• E' stata effettuata la registrazione dei dati relativi ai fascicoli esaminati nell'archivio digitale unico d'Istituto.

Le suddette operazioni hanno coinvolto tutto il personale delle sedi di Latina e Cassino afferenti al progetto ed hannopermesso il pieno raggiungimento degli obiettivi prefissati soprattutto in ambito di conoscenza dei contenutidocumentali; si precisa inoltre per quanto riguarda la sede territoriale di Cassino che non è stato necessario eliminaredoppioni in quanto si è provveduto ad informatizzare i Comuni della provincia di Roma assegnati da poco tempo alCentro e già archiviati in un'unica copia.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

per la sede Latina:BAGGIOSSI CARLA, BAGGIOSSI FRANCO, BALZARANI GIOVANNA, CECCHINI PAOLA, D'ARCANGELIFILO MENA, GIOV ANNELLI FERNANDO, IMPERIALE GnJSEPPINA, MA ITEI MARIA, MORICONIUMBERTO, REALE EMILIO, SAMARITANI FABIO, ZACCARELLI GIANCARLO.

Tutte le operazioni preparatorie e di verifica sono state effettuate dal funzionario BANDlRALI FIORENZO.

per la sede CASSINO (FR):ABBRUZZESE RINALDO, CALAO CLAUDIO, CORNACCHIA PAOLO, DE LUCA ANIELLO, GAGLIONEANNA LUIGIA, lEMMA ROSARIO, IZZO ELIO, MANGIANTE ANNA RIT A, POLIDORO GnJSEPPlNA,SOAVE MARISA, TORRICE RITA, TRELLE FRANCA,TULLIO MICHELlNO, VENDIITELLI MARIAGIOVANNA, VOLANTE ELISABEIT A.

Tutte le operazioni preparatorie e di verifica sono state effettuate dai seguenti funzionari:D'ANDREA CHIARA, FAZIO VALTER, GUIDO MARIA GRAZIA, MELLA GnJSEPPE,

4) SERVIZI TECNICO-AMMINISTRATIVI - Sede Territoriale di Roma - Piazza San MarcoCAPO PROGETTO - Dott.ssa Antonella D'Ambrosio nominata con nota n. 4521 del 28/04/2015

Il progetto, finalizzato al riscontro della documentazione esistente, ha coinvolto il personale tecnico-amministrativodella sede distaccata di Roma - Piazza San Marco, ed ha riguardato la verifica e il riordino delle pratiche degli archividella ex Soprintendenza BSAE del Lazio, migliorando così la qualità dei servizi resi all'utenza.Le principali operazioni sono consistite in:

Archivio Corrente:

Si sono acquisite tutte le pratiche inerenti l'archivio corrente, tutta la documentazione cartacea è stata esaminata ed èstata raggruppata in fascicoli successivamente inseriti nei rispettivi raccoglitori sistemati in ordine alfabetico eopportunamente identificati mediante la scritta sul dorso.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

BUONORA SIL VANA, GROSSI STEFANIA, TIZIANI GIANNINO

Archivio Restauri:

Informatizzazione dell'archivio relativo ai lavori di "alta sorveglianza" del territorio di competenza.Il relativo materiale è stato sistematicamente organizzato nelle rispettive cassettiere, suddiviso per provincia secondol'ordine alfabetico e per anno:

l - Provincia di Roma2 - Viterbo e Provincia3 - Latina e Provincia

(prog. n.17)(prog. nA 7)(prog.n.~ ~c;ft

4 - Frosinone e Provincia (prog. n.l )5 - Rieti e Provincia (prog. n.34 )

Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

CATALANO ANGELA, DI NAPOLI RAMPOLLA FEDERICA, FERRETTI PATRIZIA, GUGLIELMINl RENATO,OCCHETTI MAURIZIO;

Ufficio Catalogo:

L'attività svolta è consistita nella segnalazione, da parte dei funzionari afferenti allo specifico gruppo di lavoro, degliinterventi di restauro diretti e delle alte sorveglianze seguite dal 20 l O a oggi, dati utili per le operazioni direvisione/aggiornamento delle schede di catalogo secondo la normativa SigecWeb; l'obiettivo è stato conseguitomediante la preparazione di elenchi che riportano i dati relativi a provincia, comune, edificio, opera, anno, attività ditutela (direzione, alta sorveglianza, somma urgenza), anno e numero di progetto. Il sig. Renzo Frasca ha svolto incarichidi trasmissione di materiali dall'Ufficio Catalogo all' Archivio Fotografico.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

ACCONCI ALESSANDRA, DEL FRA TE ISABELLA, FRASCA RENZO, NUZZO MARIELLA, PIETRUCCIBENVENUTO;

Archivio Fotografico:Si è provveduto alla catalogazione e messa in ordine dei negativi e positivi in bianco e nero, consegnati dall'ex PoloMuseale Romano; riordino del materiale fotografico relativo ai restauri recenti curati dalla Soprintendenza;riconoscimento e catalogazione gruppo foto in bianco e nero senza dati identificativi.Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

CORTELLESSA GIOVANNI, FABBRI CLAUDIO, FREZZA GRAZIELLA, GUGLIELMINO FABRIZIO,MARSELLA ANTONIO, MONTEDORO ALESSANDRA, ROSSI FRANCO, RUSSO LAURA (deceduta in datal5giugno 2015):

Archivio Vincoli storico artistici e Archivio Circolari Furti:

Ufficio Vincoli ha provveduto alla predisposizione di:

- ricognizione completa delle pratiche di vincolo e riordino singoli fascicoli;- aggiornamento elenco delle dichiarazioni di interesse culturale con accertamento dati recenti relativi a proprietà ecollocazione delle opere oggetto di vincolo;- predisposizione elenco delle verifiche dell'interesse culturale curate nell'ambito delle funzioni della soppressaSoprintendenza BSAE del Lazio (2008- 2015);- analisi delle criticità per quanto concernente vincoli "storici" ereditati nel 2005 dall'Istituto precedentementecompetente in materia, relativi agli anni 1925-1980 in vista di possibili azioni per la verifica dell'attuale esistenza delbene, sua collocazione e proprietà.

Ufficio Furti ha provveduto alla:

Riesamina delle pratiche riguardanti l'attività dell'Ufficio Furti dal 2008 ad oggi, mediante effettuazione delle seguentioperazioni:

controllo dei file;riordino cronologico delle pratiche;suddivisione delle pratiche per anno;raccolta degli articoli di stampa inerenti i furti avvenuti nel Lazio e all'attività di recupero delNucleo Tutela P.C. dei Carabinieri sui beni culturali della regione;raccolta delle circolari Mibact inerenti l'argomento;aggiornamento dell'indirizzario mail per la trasmissione delle Circolari Furti agli EntiCompetenti.

Il personale che ha partecipato al progetto è il seguente:

CATALANO DORA, CECCARELLI LAURA, GRUMO GIOVANNA, SANTORO FABIA.

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Con nota n. 4523 del 28/04/2015 il Funzionario Amministrativo ANNA DI FRANCESCO è stata nominataResponsabile dell'andamento dell'intero progetto ed ha predisposto tutti gli atti propedeutici allo svolgimento delprogetto stesso e nella fattispecie:

• relazioni sindacali;• comunicazioni al personale (adesioni e varie);• comunicazioni istituzionali;• predisposizione di tutti gli atti necessari alla futura liquidazione degli spettanze, da inviare all'operatore

preposto all'inserimento sul relativo portale;• in qualità di referente del Soprintendente ha costantemente seguito il monitoraggio delle attività complessive,

necessarie alla redazione della relazione finale.

Come previsto dalla Circolare n. 31 del 22/04/2015, ai fini del calcolo del budget d'Istituto, in data 13/05/20l5con notan. di prot. 5991 si è provveduto a comunicare il numero dei dipendenti in servizio.Con successiva circolare n. 84 del 14/09/2015 della competente Direzione Generale, a questa Soprintendenza è statoassegnato un budget di € 76.544,00, che sarà ripartito tra 14li partecipanti (ha aderito tutto il personale in servizio adeccezione del Sig. Giovanni Coviello) secondo quanto concordato nella riunione del 24/04/2015.Pertanto, alla luce di quanto sopra il progetto iniziato in data 30 aprile 2015 è terminato regolarmente in data30/07/2015 e, tutti gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti.

La RSU e le OO.SS. prendono atto.

Per le varie ed eventuali:

La riunione è tolta alle ore 16.30.

Per le OO.SS.:

CISL FP Mario cand~re. "M1~C ?wio/ '{FLP Rosario Greco ~/; . ~'~ /; ~.ConfsaIUnsaVincen:oD'I d· ~~ .••.~~A~~~CGIL Francesca Valentini; , .r-'~I:1L-RSU D'Ambrosio Antonella; Lombardi Rosella; Moscarelli Marco; Palazzo Giovanni.

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IL RESPONSABILE DELLEATTIVITA' SINDACALI

(Funz.~m. Anna Di Francesco)

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IL SOP~ENDENTE

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