Mercoledì 20 luglio 2011Centro Congressi Ville Ponti - Varese

Riduzione dei materiali e impiego di materiali alternativi

nella produzione di un evento green

CARTA DEL TURISMO CONGRESSUALE ECO-SOSTENIBILE DEL TERRITORIO DI VARESE

LA VISIONE DELLA CARTAVarese destinazione-marca

per l’eco-sostenibilità

Il territorio della provincia di Varese persegue una strategia di miglioramento continuo dei livelli di qualità ambientale e sociale capace di incrementarne l’attrattività come «destinazione marca» in Lombardia per l’eco-sostenibilità, l’innovazione, la creatività e la qualità della vita.

Per migliorare l’efficienza energetica, produrre meno rifiuti, favorire l’impiego razionale e la valorizzazione delle risorse naturali.

Per valorizzare l’economia locale con la creazione di un filiera di operatori che garantiscono la gestione eco-sostenibile degli eventi congressuali e post-congress.

Per creare, attraverso la nuova filiera green, un laboratorio di educazione permanente sui comportamenti eco-sostenibili delle imprese, delle istituzioni e dei cittadini consumatori.

FOCUS: TURISMO CONGRESSUALE GREEN

FINALITA’ DELLA CARTA

a) diffondere una cultura di gestione eco-efficiente e socialmente responsabile degli eventi congressuali e post-congress nel territorio della Provincia di Varese

b) avviare e realizzare un percorso volontario di miglioramento continuo dei livelli di qualità del sistema di offerta turistica congressuale e post-congress nel territorio varesino

c) definire i principi, i parametri e i requisiti del sistema

FINALITA’ DELLA CARTA

d) promuovere una rete di operatori dei settori congressuale, post-congress, della ricettività e della ristorazione orientata ai valori dell’eco-sostenibilità e) promuovere gli operatori aderenti alla Carta come filiera integrata «Varese Congressi Total Green»

f) favorire in prospettiva green la saldatura tra turismo congressuale e turismo leisure per intercettare nuovi segmenti di domanda sensibili ai temi della sostenibilità

I QUATTRO PRINCIPI DELLA CARTA

1 Eco-Sostenibilitàlo sviluppo turistico del territorio di Varese si basa sulla tutela delle sue risorse naturali e ambientali, sulla conservazione della biodiversità, sul rispetto e la valorizzazione del patrimonio artistico, culturale, di identità e tradizione locale, sulla valorizzazione delle produzioni tipiche locali. Gli operatori aderenti si impegnano, in accordo con le istituzioni del territorio, a contribuire allo sviluppo economico dell’area nel pieno rispetto dell’ambiente, della cultura, delle tradizioni e delle tipicità locali.

PRINCIPI DELLA CARTA

2 Innovazione e Qualitàlo sviluppo del sistema integrato «Varese Congressi Total Green» promuove l’innovazione e garantisce una qualità elevata dei prodotti e dei servizi offerti. Gli operatori della filiera si impegnano nella ricerca di soluzioni innovative per la definizione del prodotto turistico congressuale varesino eco-sostenibile, incrementandone al tempo stesso i livelli di qualità in un percorso di miglioramento continuo.

PRINCIPI DELLA CARTA

3 Trasparenza e Tracciabilitàuna corretta informazione sulle caratteristiche e sui prezzi dei prodotti e dei servizi offerti costituisce parte integrante dell’impegno assunto con l’adesione alla Carta del Turismo Congressuale Eco-sostenibile del Territorio di Varese. Gli operatori aderenti si impegnano a garantire la rintracciabilità del prodotto finale, consentendo di identificarne le origini e tutte le fasi della filiera produttiva e distributiva.

PRINCIPI DELLA CARTA

4 Partenariato e Retegli operatori aderenti si impegnano a rispettare le regole della Carta e le istituzioni si impegnano a promuovere le aziende aderenti nell’ambito delle strategie di sviluppo turistico dell’area. Gli operatori aderenti si impegnano inoltre a favorire, con il supporto delle istituzioni, la creazione di una rete di prodotti e servizi idonei ad alimentare, per i valori di eco-sostenibilità e di tipicità espressi, il sistema integrato di offerta congressuale e post-congressuale «Varese Congressi Total Green».

Possono aderire alla Carta i seguenti operatori che svolgono la propria attività nell’area provinciale varesina: gestori di location per eventi strutture ricettive alberghiere ed extra-alberghiere aziende di ristorazione e catering operatori privati del settore leisure per attività post-congress.

Possono inoltre aderire alla Carta i seguenti operatori che svolgono la propria attività anche al di fuori dell’area provinciale varesina: aziende di organizzazione e produzione di eventi aziende di comunicazione tour operator e agenzie di incoming.

DESTINATARI DELLA CARTA

EVENTO VARESE CONGRESSI TOTAL GREEN DEFINIZIONE

L’evento «Varese Congressi Total Green» considera gli aspetti ambientali nelle scelte di organizzazione, gestione, fornitura e comunicazione per ridurre e, se possibile, minimizzare il proprio impatto sull’ambiente. Inoltre l’evento «Varese Congressi Total Green» integra gli aspetti di efficienza ambientale con gli aspetti sociali, etici e culturali, offrendo un sistema congressuale e post-congress eco-sostenibile.

STANDARD «VARESE CONGRESSI TOTAL GREEN»

Gli standard «Varese Congressi Total Green» si applicano all’intera filiera delle attività di realizzazione di eventi congressuali e post-congress nelle seguenti aree:

gestione della sede dell’evento gestione delle attività side congress ospitalità ristorazione e fornitura di alimenti e bevande trasporti gestione dei rifiuti e impiego di materiali impiego di risorse naturali e di energia riduzione degli inquinamenti ambientali identità locale e responsabilità sociale identità del contesto ambientale vasto in cui si svolge

l’evento

IMPEGNI PER GLI ADERENTI

Con la sottoscrizione della Carta gli operatori si impegnano ad applicare gli standard di gestione ambientale e sociale in essa previsti. Gli operatori si impegnano inoltre a cooperare per favorire lo scambio e l’incontro fra le aziende aderenti e la promozione della filiera integrata. Promuovono inoltre una corretta politica qualità/prezzo e garantiscono il monitoraggio continuo della qualità dei prodotti o servizi offerti anche con questionari ai visitatori e agli ospiti. Sviluppano attività di marketing e promozione focalizzate sui valori di eco-sostenibilità promossi dalla filiera «Varese Congressi Total Green». Si impegnano a diffondere eventuali materiali promozionali della filiera e a partecipare a incontri di formazione e aggiornamento. Si impegnano infine a condividere con gli Enti promotori della Carta l’applicazione di strumenti di monitoraggio del sistema di gestione applicato.

VANTAGGI PER GLI ADERENTI

Con la sottoscrizione della Carta gli operatori ottengono i seguenti vantaggi:a) maggiore competitività dell’offerta congressuale del territorio varesinob) attrazione di nuova clientela verso le strutture ricettive e di ristorazione del territorio anche oltre la stagionalitàc) Condizioni favorevoli al partenariato commerciale con i diversi attori del sistema provinciale e regionale;d) maggiore efficienza del sistema di gestione aziendale e conseguente razionalizzazione e riduzione dei costi;e) partecipazione a corsi di formazione e aggiornamento a cura degli Enti promotori; f) inserimento in strategie e strumenti di promo-commercializzazione dedicati al sistema integrato «Varese Congressi Total Green»

COME ADERIRE ALLA CARTA

L’adesione preliminare alla filiera «Varese Congressi Total Green» avviene mediante sottoscrizione dell’autorichiarazione allegata alla Carta del Turismo Congressuale eco-sostenibile del territorio di Varese. La sottoscrizione della Carta segue all’autovalutazione dei requisiti di gestione ambientale e sociale che l’azienda interessata può effettuare in base alle check-list allegate alla Carta.

APPROFONDIMENTO

RIDUZIONE DI MATERIALI E IMPIEGO DI MATERIALI ALTERNATIVI

prevenire i rifiuti gestire in modoefficiente i rifiuti

medianteeliminazioneo sostituzione

medianteriutilizzoe riuso

camb

iare i co

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enti

RIDUZIONE DEI MATERIALII MATERIALI DEL CONVEGNO

ridurre i materiali consumati dal convegno al minimo necessario

Come?

Minimizzare i materiali promozionali, i cartelli, gli striscioni e gli omaggi.

Valutare attentamente gli omaggi, offrire solo omaggi realmente utili che non vengano buttati via dopo l’evento (spesso nella sede stessa dell’evento…).

Considerare omaggi che comunichino un messaggio ecologico, come piantare un albero in nome del partecipante o prodotti artigianali locali.

Incoraggiare i partecipanti a conservare i propri materiali fino alla fine del convegno. Richiedere la firma di una ricevuta al momento della consegna può servire come incentivo.

RIDUZIONE DEI MATERIALII MATERIALI DEL CONVEGNO

ridurre i materiali consumati dal convegno al minimo necessario

Come?

Distribuire le penne solo su richiesta.

Eliminare i prodotti “usa e getta” anche nei servizi catering e ristorazione.

Minimizzazione l’uso di imballaggi.

RIDUZIONE DEI MATERIALIfocus carta VERSO L’EVENTO PAPERLESS

Come? 1 Utilizzare il più possibile la posta elettronica per le comunicazioni prima e

dopo il convegno, minimizzando la quantità di materiali da stampare e da spedire (inserire nella email il suggerimento al destinatario di non stampare).

Preparare inviti, annunci, altre comunicazioni nella forma adatta per la spedizione con posta elettronica, per il caricamento sul sito Web, per una agevole lettura sullo schermo del computer (testi brevi, immagini leggere).

Organizzare lo svolgimento del convegno, quando possibile, senza uso di carta, preferendo i mezzi elettronici, fornendo i materiali di accompagnamento su supporto elettronico (chiavette USB o CD) e rendendo disponibili alcuni computer collegati ad Internet.

RIDUZIONE DEI MATERIALIfocus carta VERSO L’EVENTO PAPERLESS

Come? 2 Fornire ai partecipanti computer portatili e istruirli sulle pratiche per

minimizzare il consumo cartaceo. Esplorare i software disponibili per condividere documenti e intervenire sulle bozze durante il convegno.

Stampare e fotocopiare solo i materiali necessari in modalità fronte/retro, ridurre per quanto possibile la dimensione dei caratteri (leggibili) e minimizzate l’uso di copie a colori. Mettere a disposizione solo una quantità limitata di copie extra o fotocopiare/stampare solo su richiesta, utilizzando le fotocopiatrici della sede.

Raccogliere in contenitori i fogli stampati solo da una parte e riutilizzare il retro bianco per stampare le bozze o per prendere appunti.

Utilizzare le lavagne per pennarelli cancellabili o lavagne classiche invece dei grandi blocchi di carta, assicurandosi che i pennarelli siano atossici.

RIDUZIONE DEI MATERIALI

MATERIALI DEL CONVEGNO POSSIBILITA’ DI RIUTILIZZO

Tutti i materiali per il convegno (come gli striscioni, i poster, i cartelli, le targhette segnaposto) andrebbero disegnati e scritti in modo generico invece che specifico, permettendo il loro riutilizzo in altre occasioni.

Promuovere il riutilizzo degli imballaggi usati.

Scegliere badge riutilizzabili. Alla fine del convegno ci dovrebbe essere un cestino dove i partecipanti possano lasciare i badge per il riutilizzo in altre occasioni.

Per le decorazioni utilizzare piante in vaso invece di fiori recisi. Se il convegno dura più giorni andrebbero scelte piante adatte alle condizioni in cui verranno sistemate.

IMPIEGO DI MATERIALI ALTERNATIVI MATERIALI DEL CONVEGNO ECO-SOSTENIBILI

Come?Produrre e acquistare tutti gli item del convegno, compresi omaggi, borse, cartelli, bandiere e simili, in materiali eco-sostenibili adeguatamente certificati o comunque garantiti da fornitori corretti e responsabili.

Utilizzare carta (per i materiali promozionali, il programma, i cartelli informativi, ecc.) riciclata al 100%, con un minimo del 65% di contenuto di fibre riutilizzate e del tipo TCF (totally chlorine free esente da cloro) o ECF (elemental chlorine free, esente da biossido di cloro).

Le borse o le cartelline del convegno, gli striscioni, i gadgets e altri eventuali oggetti dovrebbero essere riutilizzabili e prodotti quanto più possibile localmente con materiali organici o riciclati. Evitare il PVC e qualsiasi prodotto contenente sostanze chimiche potenzialmente nocive.

Utilizzare penne ricaricabili e prodotte con un’alta percentuale di materiale riciclato.

Evitare i prodotti usa e getta prediligendo piatti, posate, bicchieri, tovaglie e tovaglioli riutilizzabili (NO cannucce, bicchieri di carta, di plastica o polistirolo, NO tovaglioli o tovaglie di carta, NO postate di plastica e sottobicchieri usa e getta). Evitare i fogli di alluminio.

Se non è possibile eliminare completamente i prodotti usa e getta, utilizzare prodotti con un alto contenuto di materiale riciclato o un’alta percentuale di cellulosa, e riciclabili.

Evitare le bottiglie del tipo monouso per bibite e acqua. Prevedere una gestione oculata delle bottiglie di acqua minerale. Per i meeting di maggiori dimensioni distribuire bottiglie riutilizzabili che i partecipanti possano riempire da dispenser facilmente accessibili nel luogo dell’evento.

I prodotti cartacei utilizzati nel servizio di catering dovrebbero avere un alto contenuto di riciclato (preferibilmente il 100%) ed esente da cloro (TCF) e da biossido di cloro (ECF). Stampare i menu su carta riciclata certificata o scrivere il menu col gesso su lavagne.

Pratiche specifiche per il CATERING

LA RACCOLTA DIFFERENZIATA DEI RIFIUTI

Assicurarsi che venga effettuata la raccolta differenziata dei rifiuti. All’inizio del convegno ricordare sia allo staff sia ai partecipanti che dovrebbero rispettare alcune regole per contribuire a rendere l’incontro eco-compatibile. A questo scopo è utile allestire uno stand o un punto info per informare i partecipanti sugli aspetti green del convegno e sui comportamenti attesi.Tutti i rifiuti della segreteria andrebbero raccolti separatamente secondo la tipologia specifica (carta, plastica, metallo, organico) utilizzando appositi bidoni. Da curare anche la corretta destinazione delle cartucce delle stampanti e delle fotocopiatrici e delle pile.Predisporre numerosi bidoni raccoglitori per i diversi tipi di rifiuti ben collocati sia nelle aree riservate al personale che in quelle pubbliche, con istruzioni per l’uso ben evidenti.Individuare uno spazio dove i partecipanti possono lasciare i materiali riutilizzabili.

CATERING e gestione dei rifiuti

Da evitare le confezioni monouso per il cibo e i condimenti (per esempio, latte, panna, dolcificanti artificiali, burro, ketchup, aceto, senape, marmellate, sale, pepe e cereali da colazione). Da preferire i contenitori o i barattoli sfusi, anche per l’acqua. In alcune zone le autorità sanitarie locali non permettono l’uso di contenitori sfusi e riutilizzabili da parte dei servizi di catering per i commestibili. In questi casi è utile fornire questa informazione agli ospiti. Il servizio di catering potrebbe comunque negoziare con le autorità locali per superare eventuali ostacoli dovuti ai regolamenti.

I prodotti utilizzati devono essere imballati con materiali riutilizzabili o riciclabili, oppure il fornitore dovrebbe ritirare preventivamente tutto l’imballaggio e garantendone il riutilizzato o il riciclo.

Cercare comunque di minimizzare l’uso di imballaggi, utilizzando dove possibile quelli biodegradabili.

CATERING e gestione dei rifiutiSeparare tutti i rifiuti del servizio di catering secondo le frazioni specifiche (carta, plastica, metallo, organico). Predisporre numerosi bidoni raccoglitori, ben collocati, per i diversi tipi di rifiuti, soprattutto nelle cucine e nelle aree di ristoro, con le istruzioni per l’uso in evidenza.

Nel caso di servizio catering affidato a una ditta esterna, questa dovrebbe essere responsabile per la raccolta e lo smaltimento dei rifiuti durante il convegno.

Dove non esista un sistema per smaltire i rifiuti organici, questi andrebbero raccolti separatamente per il compostaggio. Considerare la creazione di un impianto di compostaggio in loco.

Organizzarsi per donare gli avanzi di cibo ad organizzazioni senza scopo di lucro (avendo preventivamente quantificato con precisione il numero degli ospiti).

ESPOSIZIONI, FIERE E MOSTRE Per i convegni associati a esposizioni, fiere o mostre è importante avere una strategia specifica per affrontare gli impatti di queste attività, che normalmente generano una grande quantità di rifiuti.Materiali: gli espositori normalmente distribuiscono una grande quantità di materiale promozionale (spesso gettato dagli ospiti). Dovrebbero quindi essere incoraggiati a minimizzarne la quantità esposta negli stands. Lo stesso materiale dovrebbe essere il più possibile conforme ai principi di sostenibilità, per esempio tenendo conto delle linee guida indicate per l’evento “paperless”.La gestione dei rifiuti: le esposizioni generano quantità notevoli di rifiuti, che includono gli imballaggi degli oggetti in mostra e delle strutture degli stands, oltre alle rimanenze e ai rivestimenti che vengono gettati alla fine dell’evento. Quindi gli espositori vanno incoraggiati a seguire regole rigorose per la raccolta dei rifiuti, attuata secondo i sistemi locali, e vanno incoraggiati a riutilizzare o, se possibile, a riportare via a loro spese tutti i materiali e le pubblicazioni in esubero.Gli organizzatori dovrebbero informare adeguatamente gli espositori sulla strategia ecologica del convegno e sulle modalità di riduzione dell’impatto ambientale delle loro attività. Condizioni specifiche per il raggiungimento degli obiettivi di eco-sostenibilità possono essere aggiunte ai requisiti di partecipazione all’evento.

MONITORAGGIO, perché?

Il monitoraggio degli impatti ambientali del convegno è importante non solo per valutare l’efficacia delle azioni intraprese, ma anche per comunicare i risultati all’esterno.

Il monitoraggio fornisce inoltre una base per comparare i risultati ambientali di futuri eventi dello stesso tipo.

È più facile motivare e comunicare con i fornitori e lo staff quando si hanno in mano dei dati di monitoraggio chiari.

Dalla fase iniziale dell’organizzazione del convegno fino alla conclusione di qualsiasi evento connesso, è utile raccogliere i dati quantitativi relativi a:

risorse consumate (volume): carta, acqua, alimenti, bevande, ecc., calcolati tenendo conto delle relative percentuali in volume della frazione eco-sostenibile (ad es. la carta riciclata, gli alimenti biologici o fair trade , l’acqua “del Sindaco” – secondo le raccomandazioni delle linee-guida per l’evento Varese Total Green).

generazione e smaltimento dei rifiuti: la quantità totale di rifiuti generati, preferibilmente divisa per tipo (plastica, carta, ecc.) e la percentuale rappresentata dalle varie possibili destinazioni – riutilizzo, riciclo, compost, smaltimento in discarica e/o incenerimento.

MONITORAGGIO, come?

PARAMETRI E REPORT Si impara strada facendo! Raccogliere i dati non è del tutto ovvio e può richiedere l’adozione di

nuove procedure o di nuove pratiche. E’ utile vivere il percorso come un’esperienza di apprendimento. L’importante è rendere la raccolta dei dati funzionale a potenziali miglioramenti.

Imparare dalla valutazione. Raccogliere i dati serve anche per stabilire i propri obiettivi. Solo fissando i propri obiettivi è possibile valutare in modo preciso le misure di eco-sostenibilità da intraprendere.

E’ importante comunque sollecitare i commenti di tutti i partecipanti all’evento green (incluso lo staff), per valutare correttamente i risultati conseguiti e proporre nuove e migliori soluzioni per il futuro.

Stendere un rapporto. I dati sugli aspetti di eco-sostenibilità dell’evento vanno descritti in un report e comunicati a un target allargato. Anche se i risultati non raggiungono le aspettative, l’informazione rappresenta sempre un utile strumento di apprendimento.