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Manuale operativo

per gli acquisti

Direzione Segreteria Generale – Servizio Centrale Acquisti

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Indice degli argomenti

3 Nota introduttiva 72 Scelta fra ordine effettivo o virtuale4 Accesso-login 73 Resoconto ai fornitori partecipanti al processo6 Pannello di controllo Home 80 Processi d'acquisto: libero7 Ricerca con l'albero delle categorie 83 Scelta del tipo di processo8 Visualizzazione Articolo->Prodotto 85 Lista della spesa:scelta articoli da acquisire

14 Ricerca per Articolo (semplice) 87 Compilazione richiesta di ciascun articolo17 Ricerca per Articolo (complessa) 91 Compilazione richiesta d'offerta e invio21 Ricerca con certificazioni (marchi) 95 Ricezione/esame offerte21 Ricerca per Metaprodotti (marche) 98 Valutazione conformità delle offerte25 Ricerca per Prodotto 100 Comparazione prodotti33 Ricerca Aziende e per Azienda 103 Ordine38 Processi di acquisto: a paniere 104 Estrazione in formato Excel41 Scelta del tipo di processo 109 Scelta fra ordine effettivo o virtuale43 Lista della spesa:scelta articoli da acquisire 111 Resoconto ai fornitori partecipanti al processo50 Richiesta d'offerta - Compilazione 114 Procedura x prodotti extracatalogo in processi extramercato56 Ricezione/esame offerte 116 Disabilitazione prodotti extracatalogo61 Valutazione conformità delle offerte 119 Dati Utente67 Estrazione in formato Excel 120 Gestione Messaggi69 Ordine diretto 129 Utilizzo Aziende Mercato e Libero Elenco per indagini di mercato

133 Rifermenti Mercato Elettronico

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Nota introduttivaCos’è il SIGEME

(Sistema di Gestione del Mercato Elettronico)• Il SIGEME è il programma di gestione del Mercato Elettronico che ha sostituito quello in uso

dal 2003.• Oltre all’aggiornamento tecnologico e grafico, le differenze pratiche da questo e i suoi elementi

essenziali sono i seguenti:• pannello di controllo dell’utente, attraverso cui si gestiscono direttamente tutte le funzioni del

programma• Divisione fra ricerca e istruzione, e procedure d’acquisto• albero delle categorie merceologiche su tre livelli e possibilità di agire direttamente attraverso

le stesse, non passando necessariamente dal motore di ricerca;• ricerca in ogni ambiente di lavoro, attraverso 2 motori, semplice e complesso, quest’ultimo

analogo all’attuale;• ricerca separata su articoli e prodotti con possibilità di passaggio dagli uni agli altri;• introduzione delle marche dei prodotti (metaprodotti);• tracciatura di articoli e prodotti;• funzione di comparazione dei prodotti agganciati ad un articolo• accesso a prodotti ed articoli attraverso le aziende, con tutte funzioni sopra ricordate;• introduzione dei “processi d’acquisto”, procedure guidate per gli acquisti, delle quali resta

memorizzato, (log), ogni passaggio, di 2 tipi:“a paniere”, (una volta individuato il paniere dei prodotti, questo viene acquistato da un solo fornitore)“liberi” (possibilità di acquistare singoli prodotti da diversi fornitori).

• potenziamento del processo d’acquisto extra Mercato• introduzione di un sistema di messaggistica fra utente, staff ed aziende

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00000XXX

Consultazione / Mercato

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N.B.: Le istruzioni e i meccanismi per la ricerca p er Categorie ed Articoli sono le medesime anche negli altri ambienti (prodotti, processi d’ac quisto, inserimento schede, etc), e non vengono descritti di nuovo.

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Esplorazione e ricercaAttraverso l’albero delle Categorie : da Catalogo su 3 livelli cliccando sulle Categorie

Aprendo direttamente una categoria , si accede ai livelli inferiori. Lo stesso avviene con la ricerca,che porta ai livelli nei quali è contenuto l’articolo cercato.N.B.: gli articoli sono sempre collocati al 3° live llo

8Si clicca sull’articolo per aprirlo

Click qui

III° livello

Visualizzazione Articolo Prodotto

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Si clicca su “prodotti” per accedere a quelli proposti per l’articolo

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Ditta A

Ditta D

Ditta B

Ditta C

Si può vedere un prodotto alla volta

Ditta C

Oppure confrontarli tutti (v. avanti)

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Visualizzazione di un singolo prodotto

Ditta C

Sig. Xy

Via/Piazza Cap

0… Fax ……@..................

Comparazione fra tutti i prodotti abilitati

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Col tasto Compara , si confrontano le caratteristiche di tutti i prodotti

Ditta A Ditta B Ditta C Ditta D

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La ricerca può essere fatta anche sulle denominazio ni delle Categorie , con “Cerca

Gli Articoli sono sempre al III° livello

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La ricerca può essere fatta per Articolo , cioè sulla denominazione dell’Articolo.Si può utilizzare quella semplice o quella complessa (La gomma azzera i campi di ricerca)

Ricerca Semplice

Ricerca dal menu “Articoli”

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Da “Articoli”, si inserisce il codice articolo senza gli zero iniziali e “Cerca”

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Viene così individuato l’articolo

Cliccando in un punto qualsiasi, si passa alla sch eda dell’articolo, dove sono riportate tutte le caratte ristiche richieste

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Motore della ricerca complessa (v. avanti x istruzioni)

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Istruzioni per la ricerca complessa

N.B.: sia l’Articolo (scheda tecnica inserita dalle Unità Operative, nel Mercato), sia il Prodotto,(bene o servizio proposto da un’Azienda relativamente ad un Articolo), sono contraddistinti univocamente da un proprio codice , con il quale possono essere sia identificati nei confronti dei Fornitori , sia ricercati tramite il motore ; si può, ad esempio, negoziare la fornitura di un determinato articolo con diverse Aziende, identificandolo col suo codice e ugualmente ordinare un prodotto, non descrivendolo compiutamente, ma riportandone il codice, che naturalmente è visibile anche per il Fornitore.per la ricerca mediante l’Articolo , (cioè la scheda tecnica), il Compratore/Ufficio sceglie i prodotti individuando l’articolo:

o mediante ricerca sul catalogo con una o più parole descrittive del prodotto nel campo Nome , (è consigliato inserire parole tronche, es. “tavol”); Nota Bene: la ricerca tramite Nome può essere effettuata, inserendo nel campo: a) una singola parola, anche tronca, e si otterranno tutte le schede che contengono questa; b) una stringa composta da più parole, racchiusa da apici (es. “ matite bicolori” ), e si otterranno tutte le schede che contengono esattamente la stringa, con le parole nell’ordine esatto; c) più parole separate da spazi senza apici, ( matite bicolori ) e si otterranno tutte le schede che contengono almeno una delle parole, indipendentemente dalla loro collocazione (nell’esempio, tutte le schede che contengono almeno -matite- o almeno -bicolori-).

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Oppure selezionando una Classificazione Merceologica cioè un raggruppamento generale di articoli; Nota Bene: tutto il sistema di Ricerca è a cascata partendo dall’alto, cioè, indicando un Nome e selezionando una Classificazione Merceologica, il primo viene ricercata solo nelle voci comprese in questa e così pure per la U. O., l’Ufficio e la Categoria Merceologica . La ricerca può essere effettuata anche solo per U.O.-Ente/Ufficio, cioè per gli articoli introdotti nel Mercato da una determinata U.O. o da un determinato Ufficio appartenente ad una specifica U.O., oppure selezionando solo la U.O.-Ente, da tutti gli Uffici delle stessa, oppure per Categoria Merceologica.Effettuata la selezione, deve essere cliccato su Cerca .

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L’articolo può essere anche individuato, cliccando direttamente su Cerca senza svolgere alcuna selezione e scorrendo l’intero catalogo dei prodotti, disposti in ordine alfabetico.Inoltre, conoscendo il codice dell’articolo d’interesse, la ricerca può essere mirata direttamente a questo. Cliccando sull’articolo scelto, per i prodotti si p rocede come

descritto nella ricerca per categoria.

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Ricerca relativa a certificazioni di prodotto e di processo, qualitative ed etico-ambientaliE’ possibile selezionare a monte ditte (ISO 9000 – ISO 14001) e prodotti certificati, sia con “marchi” etico-ambientali, (es. ecolabel), sia qualitativi (es. pura lana vergine), cliccando sul quadratino relativo. Il motore di ricerca agirà così solo su quel tipo di prodotti e aziende. Ogni compratore potrà effettuare selezioni, in particolare quelle “verdi” in base ai regolamenti di cui il suo Ente si è dotato, rendendo più o meno eco-sostenibili i propri acquisti.

La ricerca può essere fatta anche per metaprodotti , cioè, per la marca di un determinato prodotto (che viene estratta automaticamente dal programma all’atto d’inserimento del prodotto):

Si ricerca una marca (V. avanti)

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Si ottengono gli Articoli ai quali sono abbinati i prodotticon la marca desiderata

Si clicca sull’ Articolo prescelto , per arrivare ai relativi Prodotti

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Si ottengono i Prodotti della marca desiderata, ass ociati all’Articolo. E’ possibile il confronto fra i prodo tti presenti.

Ditta A

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Visualizza la scheda del Prodotto

Ditta A

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La Ricerca sui Prodotti , si svolge con le medesime modalità di quella sugli Articoli, con la differenza di far riferimento agli elementi del Pro dotto (descrizione, codice… )

Ricerca Semplice

Risultato della ricerca

Ditta A

Ditta B

Ditta C

Ditta D

Ditta E

Ditta F

Dita G

Ditta H

Ditta A

Ditta C

Ditta D

Ditta E

Ditta A

Ditta C

Ditta D

Ditta E

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Ricerca Complessa per codice del prodotto

Ditta A

Ditta C

Ditta D

Ditta E

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Risultato della ricerca: viene individuato il Prodo tto

Clicca per aprire

Ditta A

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1° Storico del prodotto

2° Scheda del prodotto

Prodotto

3° Confronto con gli altri prodotti relativi all’articolo Ditta A

ViaSig.00/@

Prodotto

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1°: Storico del prodotto

Ditta A

Chiudi

30

2°: Scheda del prodotto

Ditta A

ViaSig.00/@

Chiudi

31

3°: Confronto con gli altri prodotti presentati per il medesimo articolo

Ditta A Ditta B Ditta C Ditta E

Chiudi

32

Per quanto riguarda i “marchi”(ecoetichette) , lato Istruttore/Acquirente si possono solo visualizzare quelli presenti e non aggiungerli (per questo, ci si deve rivolgere allo Staff).

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La ricerca può essere fatta per Azienda e comunque dal medesimo accesso si visualizzano i dati delle Aziende.

Ricerca diretta o Semplice

Ditta A

Ditta B

Ditta C

Ditta D

Scelta archivio: Lib. El., Mercato, Entrambi

Questa può avvenire per codice azienda, codice atti vità, partita iva, codice fiscale direttamente dalla rice rca semplice.

Ricerca di un’Azienda in base al proprio stato ed alla classificazione merceologica. Dalla ricerca semplic e la ricerca può essere effettuata per cod. azienda, p.iva/cod.fisc. e cod. attività

Scorrimento pagine e ricerca

Elenco ditte e loro classificazione

Per accedere ai dati dell’azienda, click sulla riga

Ordine alfabetico su Nome

Ditta D

Ditta CDitta B

Ditta A

Ditta E

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Accesso ai prodotti

Ditta E

Ditta E

Dati dell’Azienda

I dati di ciascuna azienda sono presentati in 9 schermate

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Ditta EDitta E

Ditta E

Si apre con click il prodotto

Catalogo (prodotti) dell’Azienda

Ditta E

Per azioni sui Prodotti, v. in precedenza

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Ricerca complessa delle AziendeLe Aziende possono essere ricercate anche -- per una parola-chiave nel campo “Oggetto d’attivi tà dell’Azienda”-- per categoria merceologica alla quale l’Azienda p uò essersi iscritta-- per U.O.

Denominazione

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“ Processi d’Acquisto ”: si tratta dell’iter guidato, per giungere ad acq uisire un “prodotto”.La procedura ne prevede 2 tipi (più uno particolare) :a) a paniere: acquisto dell’insieme (paniere) dei prod otti da un solo fornitore;b) libero: possibilità d’acquisto di singoli prodot ti anche da diversi fornitori

Processo d’acquisto “a paniere”

Nuovo processo creato

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Click per eventuale inserimento dei dati della richiesta che dà luogo al processo

Identificativi del processo.

Iter del processo

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Dati della Richiesta da cui deriva l’acquisto (la compilazione di questa schermata è opzionale ri spetto all’iter del processo)

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Scelta del tipo di processo e dei prodotti da acqui sire

Scelta del tipo di processo (Libero o a paniere)

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Scelta del tipo di processo, in questo caso “a pani ere”

Libero: possibilità d’acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori.

A paniere: acquisto dell’insieme (paniere) dei prod otti da un solo fornitore

Libero: possibilità d’acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori.

A paniere: acquisto dell’insieme (paniere) dei prod otti da un solo fornitore

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Lista della spesa ovvero

Ricerca degli articoli da acquisire

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Ricerca “semplice” o “complessa” degli articoli (v. )

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Click per aprire l’articolo

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Articolo prescelto: indicare la quantità da acquistare (ed eventualmente la marca)

La selezione continua con altri articoli fino al co mpletamento del paniere

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Articoli selezionati (visualizzazione al passaggio del mouse)

Numero fornitori per articolo (click per visualizza re)Numero fornitori per articolo (click per visualizza re)Numero fornitori per articolo (click per visualizza re)

Lista della Spesa . Le singole funzioni sono spiegate di seguito

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Ditta N

Ditta BDitta CDitta D

Ditta F

Ditta G

Ditta E

Ditta HDitta I

Ditta L

Ditta M

Ditta A

Lista dei Fornitori visualizzata per un articolo

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Numero di Fornitori che dispongono delle diverse co mbinazioni diprodotti riportati a fianco (es. 10 Fornitori dispongono di 5 prodotti su 5 richiesti)

Cliccando sui cestini, si evidenziano nella finestr a a fianco in giallo i prodotti offerti dal relativo gruppo. Deve venire scelto il gruppo dei Fornitori che offr e la totalità dei prodotti). Nel caso non esista , devono essere cancellati dalla Lista della spesa i prodotti eccedenti (che potranno essere acquistati a parte con un processo “Libero”)

50Si prosegue con la richiesta d’offerta al gruppo di Fornitori selezionato.N.B.: il paniere deve sempre essere completo . Nel caso non ci sia almeno una ditta che offre tutti i prodotti, quelli eccedenti devono ven ire tolti e acquisti con un processo “Libero”.

Prodotti selezionati in base alla copertura scelta

Richiesta d’offerta

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Compilazione della Richiesta d’Offerta (Protocollo, scadenza e tempo di consegna sono obbligatori)

A questo punto si può scegliere se proseguire con l ’invio della richiesta alle Ditte per negoziare la fornitura, oppure se valutare subito il paniere dei prodotti di ciascun Fornitore così come inseriti sul Mercato , per poi procedere direttamente all’ordine.

Si illustra per prima questa modalità.

Per la data si apre una tabella dove, clickando si deve fissare anche l’ora

E’ possibile allegare 5 documenti o tabelle da far compilare ai fornitori

52

Invece di continuare l’acquisto inviando la richies ta a tutte le Aziende,potete cliccare sulla piccola lente a destra del no me di ciascuna ditta, per visualizzare l’offerta secondo i prezzi e le condiz ioni offerte dalla stessa sul Mercato per ciascun prodotto.

Azienda A

Azienda B

Azienda C

Azienda D

Azienda E

Azienda F

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Si possono visualizzare i singoli prodotti col loro prezzo unitario, la quantità richiesta per ciascuno, il totale per prodotto e il totale co mplessivo per l’intero paniere .

E’ così possibile passare direttamente alla fase de ll’ordine (v. dopo la procedura di negoziazione)

Ditta I

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Paniere degli articoli

Elimina il Fornitore

Invia la richiesta a tutti i Fornitori Click sulla lente per vedere i prodotti a catalogo del Fornitore

Ditta A

Ditta ADitta B

Ditta CDitta D

Ditta E

Ditta F

Ditta G

Ditta H

Ditta I

Ditta H

Quadro della Richiesta

Questa è invece la procedura per inviare la richies ta a tutte le Aziende del “paniere” prescelto

55Possibilità d’inviare proroghe o solleciti

In attesa dell’arrivo delle offerte

Possibilità d’inviare proroghe o solleciti

In attesa delle offerte dopo “Invia richiesta”

Ditta ADitta A

Ditta ADitta B

Ditta C

Ditta D

Ditta ADitta E

Ditta G

Ditta F

Ditta L

Ditta I

Ditta H

Ditta M

Click qui per uscire

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Pannello di controllo della Direzione (per la l’accesso v. istruzioni iniziali)

Click qui per visualizzare le offerte nuove

Ricezione ed esame delle offerte

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Click qui per aprire il processo

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Offerte ricevute

Per proseguire

Azienda A

Azienda BAzienda B

Azienda A

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Nel caso dell’esempio si procede alla valutazione p rimo dell’arrivo di tutte le offerte e/o della scadenza del termine per l’accoglimento delle stesse

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Stato delle offerte in SIGEME

In attesa: il fornitore non ha aperto la richiesta, oppure l’h a aperta, uscendo senza compiere nessuna operazione.

Non interessato: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto “Non interessato”.Da ricevere: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto “Int eressato”.Ricevuta: ha inviato l’offerta.

61

Click su ciascuna offerta per la valutazione della conformità

Azienda A

Azienda B

La Conformità è la valutazione della correttezza fo rmale dell’offerta e del fatto che i prodotti, pur abilitati, corrispondano al livello d ell’acquisto che si vuole effettuare, non la valutazione per l’assegnazione della fornitura

Valutazione della Conformità delle Offerte

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Nel caso uno dei parametri di un offerta sia divers o dalla richiesta, in questo esempio il tempo di consegna, il programma lo segnala

Tra parentesi il tempo indicato nella richiesta

Azienda A Azienda B

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Azienda A

Indietro

Avviene in questa fase la valutazione della conform ità/validità dei gruppi di prodotti proposti per passare poi alla scelta fra le sole offerte dichiar ate CONFORMI.

E’ anche possibile scaricare l’eventuale ALLEGATO r ichiesto ai Fornitori.

Conforme Non conforme

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Azienda AAzienda AAzienda B

Si ripete l’operazione per ogni Fornitore

ConformeConforme

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L’Ordine (o l’estrazione in formato Excel) Eseguito l’esame di congruità delle offerte, fra qu elle dichiarate conformi, si effettua la scelta di quella su cui ef fettuare l’ordine

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Effettuata la Valutazione/Comparazione, si procede sempre al (pre)ordine

Nel caso dei processi “a paniere”, la valutazione è sull’importo totale

Si può sempre salvare i dati in Excel, senza interr ompere il processo

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Pre-OrdineDiretto nel processo “a paniere”

Si prosegue il processo, o estraendo i dati di tutte le Ditte dichiarate conformi in Excel, o passando direttamente all’ordine

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Si passa alla preparazione del (pre)ordine

N.B.: Si tratta comunque di un preavviso d’ordine , in quanto l’ordine effettivo può essere effettuato solo attraverso l’a pposita procedura Jente

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Preparazione del pre-ordine

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Scelta fra invio del pre-ordine effettivo o virtuale

73

Una volta inviato realmente o virtualmente l’Ordine , si può procedere con il resoconto

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Dati già presenti Dati da inserire

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Resoconto che ricevono le Ditte che hanno partecipa to al processo inviando l’offerta

Processo id. 2866 del 09/01/2015 scadenza 09/01/2015 09:30 oggetto Prova per invio email Servizio/P.O SERV. CENTR. ACQUISTI - ECONOMATO

Referente XXX YYYY Tel. 055/2768804Fornitura aggiudicata a seguito di Procedura negoziata alla/e azienda/e:Azienda Prova (Articoli:

00020037) – Azienda Prova 2 (Articoli: 00020106, 00000151)con atto n. 123546 del 09/01/2015 consultabile con le seguenti modalità :

indirizzo web: www.comune.fi.it

I risultati del processo sono inoltre visibili in linea

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L’azienda rivede tutto il procedimento accedendo al processo

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Il RESOCONTO resta visibile per Punti Ordinanti e A ziende

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Tasto destro per stampareo stampa dal browser

Stampa dell’Ordine

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DITTA A – COD. DITTAVIA / CAPREFEREENTE SIG.

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Processo d’acquisizione “libero” , ovvero, ciascun bene può essere acquistato da un Fornitore diverso

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Iter del Processo

Identificativi del processo

Dati della Richiesta da cui deriva l’acquisto (opzionali)

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Dati della Richiesta da cui deriva l’acquisto (opzionali)

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Scelta del tipo di processo e dei prodotti da acquisire (Lista della spesa, per proseguire)

Scelta del tipo di processo (Libero o a paniere)

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Scelta del tipo di processo, in questo caso “Libero ”

Libero: possibilità d’acquisto di singoli prodotti anche da diversi fornitori.

A paniere: acquisto dell’insieme (paniere) dei prod otti da un solo fornitore

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Scelta degli Articoli

Lista della Spesa (ricerca degli articoli da acquistare)

86

Click per aprire l’articolo

87

Indicazione della quantità (ed eventuale marca)

88

Articoli selezionati (visualizzazione al passaggio del mouse)

Numero fornitori per articolo (click per visualizza re)

89

Fornitori che hanno in catalogo un prodotto relativ o all’articolo dell’esempio (click sul numero)

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Numero di Fornitori che dispongono delle diverse co mbinazioni diprodotti riportati a fianco (es. 3 Fornitori dispongono di 3 prodotti su 5 richiesti)

Cliccando sui cestini, si evidenziano in giallo i p rodotti offerti dal relativo gruppo.La richiesta viene comunque inviata a tutti i Forni tori che hanno a catalogo almeno un prodotto

Click per proseguire

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La data è a scorrimento delle cifre (anno, mese, giorno)

Compilazione della richiesta d’offerta e invio. Son o obbligatoriprotocollo, scadenza e tempo di consegna

E’ possibile allegare fino a 5 documenti o tabelle da far compilare ai fornitori

92

Click qui per eliminare il Fornitore

Invia la richiesta a tutti i Fornitori

Click sulla lente per visualizzare i prodotti

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Ditta M

Possibilità d’ordine diretto al Fornitore

Prodotti della ditta desiderata

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Richieste d’offerta inviate

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Stato delle offerte in SIGEME

In attesa: il fornitore non ha aperto la richiesta, oppure l’h a aperta, uscendo senza compiere nessuna operazione.

Non interessato: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto “Non interessato”.Da ricevere: ha aperto la richiesta ed ha cliccato sul tasto “Int eressato”.Ricevuta: ha inviato l’offerta.

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Se tutti i Fornitori hanno inviato l’offerta o è sc aduto il termine

Altrimenti, (come da esempio)

Ricezione ed esame delle offerte

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Apri con click

Offerte ricevute

Ditta A

Ditta C

Ditta B

Si passa alla valutazione

Apertura del processo e valutazione

98

Click su ciascuna offerta per conformità

Ditta ADitta BDitta C

Valutazione della conformità delle offerte

99

Viene dichiarata la conformità (o meno) dell’offerta

L’offerta è conforme se è ricevibile nel suo comple sso, compilata con tutti gli elementi necessari, a prescindere dalla valutazione economic a dei prodotti. Questa avverrà articolo per articolo , nella fase successiva,.

E’ possibile scaricare anche l’eventuale allegato i nviato dalla ditta con l’offerta

Ditta B

Conforme Non conforme

100

Una volta valutata la conformità delle offerte, si passa al confronto di tutti i prodotti di quelle conformi , mentre quelle dichiarate non conformi vengono sca rtate ed i loro prodotti non compaiono nel confronto, oppure si possono scar icare tutte le offerte in excel e trattarle autonomamente.

Ditta C

Ditta B

Ditta A

101

La comparazione avviene articolo per articolo, dato che il Processo è del tipo “libero”

(Si ritorna all’elenco iniziale dei Processi)

102

Ditta CDitta A

Fai la scelta per ogni prodotto

Prodotti

103

Ditta A

Ditta A

Ditta CDitta A

Ditta C

Ditta C

Ditta A

Una volta esaminati e scelti tutti i prodotti, si p assa all’Ordine

N.B.: si tratta di un avviso d’ordine

L’Ordine

104

E’ possibile inviare direttamente l’ordine, oppure scaricare i dati su un file di Excel (Per la compilazione del l’ordine v. pag. 111)

Ditta A

Ditta A

Ditta CDitta CDitta C

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Ed ecco il risultato dell’estrazione, con tutti i campi di ciascun prodotto così come integrati o modificati nell’offerta

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Invio risultati del processo ai Fornitori partecipa ntiEsempio di un processo “libero”

Effettuata la Valutazione/Comparazione, si procede sempre al (pre)ordine

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Compilazione del (pre)ordine

109

Il pre-ordine deve essere comunque compilato . Esiste la scelta se inviarlo effettivamente, o meno, al Fornitore

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111

Una volta completati gli invii dei-preordini, virtu ali o meno, si passa all’invio dei resoconti

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Compilazione del resoconto

Dati provenienti dal processo Parte da compilare

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Processo id. 2866 del 09/01/2015 scadenza 09/01/2015 09:30 oggetto Prova per invio email Servizio/P.O SERV. CENTR. ACQUISTI - ECONOMATO

Referente XXX YYYY Tel. 055/2768804Fornitura aggiudicata a seguito di Procedura negoziata alla/e azienda/e:Azienda Prova (Articoli:

00020037) – Azienda Prova 2 (Articoli: 00020106, 00000151)con atto n. 123546 del 09/01/2015 consultabile con le seguenti modalità :

indirizzo web: www.comune.fi.it

Resoconto che ricevono le Ditte che hanno partecipa to al processo inviando l’offerta (troveranno i medesimi dati aprendo il pr ocesso sul portale)

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PROCESSI “LIBERI” EXTRAMERCATO CON RICHIESTA DI RISPOSTA SU TUTTI GLI ARTICOLI ANCHE AD AZIENDE CHE NON HANNO TUTTI I PRODOTTI A CATALOGO. Semi-automatismo per la richiesta d’abilitazione di tali prodotti da parte delle Aziende, anche sul Mercato Elettronico.

La procedura degli Acquisti Liberi può anche essere utilizzata per richiedere alle Aziende che non hanno sul Mercato tutti i prodotti, di integrare direttamente l’offerta, rispondendo per tutti gli articoli richiesti nel Processo .

Sia chiaro in tal caso che la negoziazione non si s volge più nell’ambito legislativo e regolamentare del Mercato Elettronico così come previsto e normato dall’art. 328 del DPR 5 ottobre 2010 n. 207 “Regolamento di esecuzione e attuazione del D.lgs. 163 12/4/2006 (Co dice dei contratti pubblici)” e succ. modificazioni e integrazioni, ma può eventualmente rientrare nella disciplina del Titolo II della Parte II del c itato D.lgs 163/2006 .Il Mercato Elettronico in questo caso vale quale El enco di Fornitori abilitati.

Al momento in cui un’azienda, richiesta , utilizzando l’apposita procedura, inserisce nell’offerta un prodotto che non ha in catalogo nel Mercato , questo inserimento vale anche come richiesta d’abilitazione del prodotto al Merca to Elettronico su articoli di competenza della Direzione/U.O. e compare anche fra i prodotti da esaminare della D irezione/U.O. (procedura “Mercato”).Sarà poi la Commissione Abilitatrice ad esaminare a sua volta i prodotti presentati, unitamente a quelli proposti dalle altre Aziende ne l periodo attraverso il portale del Mercato, e a formalizzarne o meno in via ordinaria l’inserimento con un atto amministrativo. Solo allora i prodotti entreranno nell’ambito e sot to la disciplina del Mercato Elettronico.

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Una volta ricevuta l’offerta, il Compratore l’esami na nelle sue caratteristiche generali (giusta formulazione, tempi debiti …).Se l’offerta che contiene prodotti aggiunti è forma lmente valida ed i nuovi prodotti non presenti a catalogo del Fornitore risultano adegua ti agli articoli, cioè preabilitabili, egli dichiara la medesima congrua e poi procede alla com parazione prodotto per prodotto.I nuovi prodotti figureranno pre abilitati e verranno poi passati alla Commissione Abilitatrice.Se invece l’offerta pur formalmente valida contiene nuovi prodotti che l’utente ritiene non adeguati cioè non pre-abilitabili , egli la dovrà dichiarare ugualmente congrua così che la medesima, nella sua interezza, verrà abilitata per la fase successiva della comparazione dei prodotti.Così facendo, tutti i nuovi prodotti risulteranno pre-abilitati nel menù dei prodotti da esaminare della Direzione/U.O. (procedura “Mercato” ) e la fase d’esame di ciascun prodotto è rimandata al successivo passaggio.Per come è attualmente impostato la procedura , il Compratore effettuerà la comparazione di tutti i prodotti di tutte le offerte dichiarate congrue, ovviamente non dando mai la preferenza ai nuovi prodotti che egli ritiene non a bilitabili, e successivamente da “Mercato”, disabiliterà quelli ritenuti non validi.

In pratica, rispondendo alla richiesta d’offerta, l ’Azienda propone i propri prodotti in 2 ambiti, quello del processo in corso e nel proprio catalogo del Mercato Elettronico .

Questa procedura complessa, è determinata dal fatto che, in fase d’analisi, non erano state prospettate all’Azienda realizzatrice del programma alcune dell e esigenze attualmente richieste. Il modificare il modulo, è possibile, ma richiede un (modesto) inves timento e, soprattutto, un ritardo nella messa in funzione del programma. Si tratta poi di una proced ura accessoria , rispetto al Mercato Elettronico.

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Consultazione / Mercato

00000XXX

Disabilitazione prodotti inseriti extra catalogo , in un processo d’acquisto “Libero” extramercato (per dettagli sull e Abilitazioni v. il Manuale della Gestione)

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Ditta A

Individuato tramite il codice il prodotto, lo si ap re e si clicca ad “Abilitazione Direzione”

Ditta A

AAA.it

/ Piazza - CAP

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In caso di disabilitazione é obbligatoria la motivazione

Il processo termina qui

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Dati dell’Utente

Permette di visualizzare gli identificativi dell’Ut ente attivo

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Messaggi: Si possono inviare messaggi allo Staff, alle altre U.O. e ai Fornitori presenti sul Mercato Elettronico e sul Libero Elenco.

Gruppi di destinatari

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Clicca qui per la Rubrica

122“Conferma” per inserire

123Clicca per preparare l’invio

124

Messaggio salvato

Clicca per proseguire

125

Clicca su “Bozze” per visualizzare il messaggio da inviare, e poi aprilo con click

Invia

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Ricezione di messaggi dallo Staff

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Aprire il messaggio

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Negoziazioni extramercato coinvolgenti anche le Az iende del Libero Elenco .

Il Libero Elenco delle Aziende è un elenco volontario di Aziende che desiderano, senza carattere d’obbligatorietà, essere informate delle attività del Servizio Centrale Acquisti e, al contempo, cooperare con lo stesso nei rapporti funzionali fra Amministrazione e Mondo Economico e svolge, fra l’altro, la funzione del vecchio elenco fornitori.

Per l’estensione anche ad Aziende del Libero Elenco di procedure d’acquisto di articoli presenti sul Mercato, (Processi Liberi Extramercato), ci si avvale della procedura precedentemente descritta.

Invece, per indagini di mercato in genere, ed in particolare per selezionare Aziende alle quali richiedere offerte su articoli o generi non p resenti sul Mercato Elettronico , esiste la possibilità di ricercare per Categoria Merceologica e di estrarre su file Excel i risultati della ricerca (v. esempio seguente).

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Per mirare la ricerca, usa la ricerca complessa

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Scegliere il tipo di Azienda e la categoria

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Il progetto del Mercato Elettronico del Comune di Firenze è una realizzazione del Servizio Centrale Acquisti – Direzione Segreteria Generale e Affari Istituzionali – P.O. Economato a cura di:Dott.ssa Sabrina Giovanna Baccei, Dirigente del Servizio Centrale Acquisti.Dott. Gianfrancesco Pergolizzi, P.O. Economato.

Per informazioni:

Dott Fabio Casini – Referente Mercato Elettronico055/276 8769 – fabio.casini@comune.fi.it

Rag. Manuela Fedi - Mercato Elettronico055/276 8804 – manuela.fedi@comune.fi.it

mercato.elettronico@comune.fi.it - fax 055/276 8803.

Il software è stato redatto dalla Ditta Mathema di FirenzeQueste istruzioni sono state realizzate da Fabio Casini e Manuela Fedi