Manuale Offerente C-folder-Agg 2009.05.06 v.02 (1)

7/23/2019 Manuale Offerente C-folder-Agg 2009.05.06 v.02 (1)

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1



9

4

Ricerca gara

Visualizzazione dati generali di gara: sez. economica11

8

Flusso gare elettroniche con Area Collaborativa

Accettazione on-line regolamento

Visualizzazione dati generali di gara: sezione tecnica

15 Creazione Offerta economica

18 Creazione Offerta Tecnica: accesso Area Collaborativa

Creazione Offerta15

19 Creazione Offerta Tecnica: inserimento note/allegati in Area Collaborativa



30

27 Salvataggio ed Invio dell’offerta

Uscita dal Servizio29

Informazioni utili

26 Creazione offerta – controllo dati inseriti



ID

Attività

Descrizione

AttivitàCaratteristiche

Soluzione

Applicativa

1 Creazione

gara

Il Buyer accede alla transazione di gare elettroniche e configura una gara di appalto attraverso ilServizio e-Procurement Eni

SRM

2-3

Compilazione

sezione

economica/

Il buyer configura, utilizzando il Servizio, la gara elettronica in cui vengono specificati:- data ed orario entro i quali gli offerenti devono presentare la propria offerta (scadenza offerta);- data ed orario trascorsi i quali il buyer può aprire le offerte ricevute (in caso di gara in bustachiusa);- testo informativo sulle specifiche di gara;- elenco degli offerenti invitati alla specifica gara;-

SRM-

cFolder

! " #$%

tecnica

-eventuale elenco attributi (tipi dati quotabili e aggiuntivi rispetto alle posizioni di gara), nel casodi gara elettronica complessa con/senza scoring model- eventuale documentazione a chiarimento della gara che vengono condivisi nell’areacollaborativa cFolder (virtual data room)

4Pubblicazione

gara

Il Buyer, terminata la configurazione, procede al salvataggio dei dati inseriti e(contestualmente o successivamente ) alla pubblicazione della gara.

SRM

5 Invito alla gara L’offerente invitato alla gara riceve via e-mail l’invito alla gara. e-mail

6Accesso alla

gara

L’offerente accede alla gara elettronica e scarica gli allegati (sezione tecnica ed economica)

che ha inserito il buyer nella virtual data room.SRM



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ID

Attività

Descrizione


Soluzione

Applicativa

7Richiesta

chiarimentitecnici

L’offerente verifica se sono necessari chiarimenti tecnici e in caso affermativo li richiede albuyer.

cFolder

8 Richiestaparere tecnico

Il buyer valuta se è necessario un consulto col Tecnico per definire i chiarimenti richiesti. Fuori Sistema

9-9.1Risposta/Invio

chiarimentiIl buyer mette a disposizione nellla virtual data room le risposte ai chiarimenti richiestidall’offerente.

cFolder

10 Preparazioneofferta

L’offerente effettua le necessarie attività fuori sistema per determinare le quotazioni da inserirenell’offerta.

Fuori Sistema

11Compilazione /

invio offerta

L’offerente compila i dati richiesti nella gara elettronica:- Inserisce eventuale documentazione tecnica e/o commerciale nella virtual data room;- compila la lista delle posizioni da quotare;- invia la propria offerta attraverso il Servizio e-Procurement Eni.L’offerente può salvare i dati inseriti ed inviare successivamente la propria offerta, in alternativapuò inviare direttamente la propria offerta. Tale operazione è consentita entro la data discadenza della gara definita dal buyer.

cFolder - SRM

12Ricezione

offerta

Il buyer, riceve le offerte e, in caso di gara in busta chiusa, trascorsa la data ed orario diapertura, ha la possibilità di aprire le offerte.

SRM



ID

Attività

Descrizione


Soluzione

Applicativa

13.1-

13.2

Apertura

buste (sez.

tecnica –

economica)

Il buyer effettua il monitoraggio relativamente alla ricezione delle offerte. In caso di gara inbusta chiusa il buyer non ha accesso ai contenuti delle offerte fino al raggiungimento della dataed ora di apertura buste impostata dal buyer. Il buyer può aprire un’offerta alla volta,accedendo ai contenuti della stessa.

Nell’offerta può visualizzare le quotazioni delle posizioni inserite e scaricare ladocumentazione inserita nella virtual data room dal relativo offerente.

cFolder-

SRM

14 Rilancio/ Proroga

Il buyer valuta se è necessario richiedere all’offerente un’offerta migliorativa e fa un rilancio, ose è necessaria una proroga e procede a ripubblicare la gara.

SRM

! " %$%

15

tecnico

Il buyer valuta se è necessario richiedere un allineamento tecnico

Sistema

16.1

Invio

allineamento

tecnico

L’offerente invia i documenti di allineamento tecnico, inserendoli nella virtual data room cFolder

17Richiesta

parere tecnico

Il buyer valuta se è necessario un consulto col Tecnico per valutare i documenti diallineamento tecnico.

cFolder

18

Valutazione

allineamento

tecnico

Il Tecnico valuta i documenti di allineamento tecnico e fornisce un parere al buyer.cFolder

16Valutazione

offerta

Alla luce dell’offerta tecnico-economica e all’eventuale valutazione dell’allineamento tecnico, ilbuyer valuta l’offerta.

SRM



'(

Per partecipare ad una gara alla quale si è stati invitati è

necessario selezionare la voce Elaborare offerta dal

menù offerente.

Dopo aver cliccato su “Elaborare offerta” l’offerente deve

accettare on-line il regolamento per poter visualizzare le

gare elettroniche.

Per accettare il regolamento:

porre un flag nel campo evidenziato;

cliccare su “Accetto”.



'

Dopo aver selezionato la voce Elaborare offerta dal

menu di accesso, l’Offerente, per effettuare la

ricerca delle gare a cui è stato invitato, deve:

1. Impostare eventuali criteri di ricerca:

- Numero del documento: numero di gara;

- Nome: nome della gara definito dal Buyer;

- Stato: es “offerte conservate”, “appalti in corso”;

- Da me elaborato dal: periodo di creazione

dell’offerta; Inoltre lasciare vuoti i campi pervisualizzare le gare alle quali si deve ancora

partecipare

La ricerca ampliata consente di aggiungere ulteriori criteri:

- Categoria prodotto: gare per una certa categoria prodotto;

- TermPresOff: data di termine per presentare offerta.

2. Cliccare sul tasto Inizio per avviare la ricerca



'

Dopo aver effettuato la ricerca, il sistema mostra l’elenco delle gare che soddisfano i criteri impostati.

L’offerente può:

Visualizzare i dati di gara : cliccare sul numero di gara;

Creare un’offerta : cliccare su:

Visualizzare i dati di un’offerta precedentemente creata: cliccare su:

Modificare i dati di un’offerta “in attesa” (salvata) o “reinviata al mitt” (restituita dal buyer per modifiche):

cliccare su:



) '* + (

Nella cartella Dati generali è presente la scheda:Dati di base che specifica:

Termine di presentazione dell’offerta : indica

la data e l’ora entro cui l’offerente deve

presentare la propria offerta.Nota: oltre questa data ed ora il sistema non

accetta offerte!

Data di apertura: indica, in caso di gara a busta

chiusa, la data ed ora di apertura delle offerte. Senon presente, la gara è intesa in busta aperta.

Periodo di vincolo : rappresenta, se valorizzato,

il periodo di validità dell’offerta.

Scadenza all. tech: Indica la data di termine dei

chiarimenti/allinementi tecnici, e pertanto in

corrispondenza della quale l’area collaborativa

verra’ congelata.

NOTA: l’ora di riferimento è quella del server

ENI (orario italiano).



Nella cartella Dati generali è presente la

scheda: Informazioni acquirente che

raggruppa:

Testi: in questa scheda viene riportato lo stesso

testo della e-mail ricevuta in sede di invito di

gara che rappresenta una breve descrizione

della gara in oggetto;

) '* + (

, ,

relativi alla sez. economica di gara in oggetto.

Per effettuare il download dei file cliccare sul

nome del documento.

Attenzione : la nuova finestra dell’applicazione potrebbe ridursi ad iconanella barra degli strumenti

Collaborazione: link di accesso all’area collaborativa dove il buyer ha inserito

la documentazione tecnica della gara in oggetto.

Selezionare il sopracitato link per avviare l’applicazione.



L’area di lavoro SP.Pubbl. è l’area pubblica visualizzabile sia dal Buyer che da tutti gli offerenti.

Bidding documents contiene la struttura delle cartelle in cui il Buyer inserisce, nelle varie fasi di gara,i documenti tecnici e commerciali visualizzabili da tutti gli offerenti.

Gli allegati relativi alla prima fase di creazione della gara sono inseriti in sottocartelle nella sezione

1.Request for Quotation .Gli allegati pubblici delle fasi successive sono invece inserite nella sezione 2. Public Updates .

N.B.: Gli offerenti possono accedere all’area Sp.Pubbl. solamente in modalità di lettura, ovveropossono leggere il materiale contenuto ma non inserire materiale aggiuntivo.

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1



Per preparare l’offerta per la gara selezionata, premere il

pulsante Creare.

Nella cartella Dati generali si aggiungera’ la scheda Note

personali divisa in 3 aree:

Testi : note/commenti ad integrazione delle gara in oggetto.

(Digitare il testo nello spazio dedicato e premere il tasto Rilevare

testo per salvare l’inserimento).

Allegati : area dedicata al caricamento DEI DOCUMENTI DI

SOLA NATURA ECONOMICA rappresentanti la propria offerta.

Collaborazione: link di accesso ad una sezione nell’area

collaborativa dedicata all’inserimento dell’ OFFERTA TECNICA e

allo scambio di informazioni tecnico-amministrative tra il buyer e

l’offerente. (Vedi Slide 19)



(

Per allegare un documento premere il pulsante

Sfoglia; selezionare il file da allegare e premere il

pulsante Accodare..

Nota: è possibile allegare un solo file per volta.

Ripetere la procedura sopra descritta per allegare altri

documenti.

Per eliminare un file precedentemente allegatocliccare sul tasto

GLI ALLEGATI DI NATURA TECNICA devono

essere inseriti NELL’AREA COLLABORATIVA



(

Nella cartella Dati posizione sono elencate (se inserite dal Buyer) le posizioni da quotare.

Cliccare sul numero di posizione o su per visualizzare eventuali dettagli di posizione.

Premere il tasto Indietro al riepilogo posizioni per tornare alla videata di riepilogo.

Inserendo un flag in Vis. Documenti è possibile visualizzare, nella colonna Documenti, se

sono presenti allegati specifici per una posizione. Cliccare sull’icona per vedere il dettaglio

degli allegati di posizione.



(* , -

Nella cartella Dati posizione sono elencate le posizioni su cui è richiesta una quotazione.

‘ ‘

.

Il Buyer può abilitare l’Offerente all’inserimento di nuove posizioni;

tale operazione è attiva solo se è presente il tasto Aggiungere posizioni .

Cliccare su questo tasto e compilare la posizione.

Cliccare su Aggiornare per calcolare l’importo complessivo della

propria offerta.

Tale valore è visualizzabile nella scheda Dati di base presente nella

cartella Dati generali .



.*

Per accedere all’Area Collaborativa dedicata all’inserimento dell’offerta tecnica posizionarsinella scheda Note Personali e selezionare il link della collaborazione.

Attenzione : la nuova finestra dell’applicazione potrebbe ridursi ad icona nella barra degli strumenti



.* ( $'

Quando l’Offerente clicca il tasto “creare” per preparare la propria offerta, nell’ Area Collaborativa oltreall’area di lavoro Sp. Pubbl viene creata in automatico una seconda area di lavoro cosìdenominata:Offerta <N. offerta> <Nome offerente>

N.B. Questa è un’area privata visualizzabile solamente dal Buyer e dall’Offerente in questione.

Una volta apertasi la finestra dell’Area Collaborativa sarà possibile, mediante un menu a tendina, passaredall’area di lavoro Sp.Pubbl a quella privata Offerta <N. offerta> <Nome offerente> e viceversa.



La Struttura dell’area privata sara’ cosi’ suddivisa:

4.1 Vendor Bid: nella quale l’offerente inserira’ l’offerta tecnica. (la cartella non sara’ visualizzabile dalbuyer fino alla data di apertura buste)

4.2.1Private Clarification: suddivisa in 2 sottocartelle: una per i chiarimenti commerciali e una per ichiarimenti tecnici, ciascuna delle quali e’ articolata in sottocartelle con diritti di scrittura attribuitialternativamente a buyer e offerente.

L’Autorizzazione indica se è possibile inserire degli allegati nelle cartelle.

.* ( $'



Per allegare un documento o inserire una nota,posizionarsi nella cartella di interesse e premereil pulsante creare:

Il sistema chiederà se si voglia creare undocumento o un testo: Per allegare un file ènecessario selezionare Documento:

.* ( $'



In corrispondenza del nome è possibile nominare il file che si sta per allegare e nel boxsottostante e’ possibile inserire una descrizione.Per proseguire cliccare su continuare.

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Per allegare un documento è necessario selezionare sfoglia. Si dovrà cercare (scegliere file)nel proprio archivio il file da allegare.

Una volta selezionato il file dal proprio PC selezionare salvare

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Una volta selezionato salvare il file allegato sarà visualizzabile in contenuto cartelle

.* ( $'

La sezione Contenuto cartelle mostra il nome, la versione , l’autore, e lo stato del documentoinserito



Una volta terminate tutte le operazioni cliccare su Terminare per uscire dall’applicazione.



Per effettuare un controllo sulla correttezza dei dati inseriti utilizzare il tasto Controllare .

Il sistema visualizzerà l’elenco dei messaggi con gli errori o le informazioni omesse nella

compilazione delle schermate di gara.



'' /

Dopo aver inserito i dati richiesti, l’Offerente può:

Parcheggiare: per salvare la propria offerta, senza inviarla. In questo modo sarà possibile

effettuare successive modifiche all’offerta.

Inviare : per presentare la propria offerta. Dopo aver cliccato su Inviare apparirà un messaggio in

’ ’ ’ ’

. ,

non potrà più essere modificata (salvo restituzione della stessa da parte del Buyer). Attendere il

messaggio di conferma dell’avvenuto invio della propria offerta.



'' /

Se l’offerente si trova all’interno della gara per modificare la propria offerta e nel frattempo il termine di

presentazione della stessa scade il sistema non gli permetterà di inviarla.

Quando proverà a selezionare il tasto inviare il sistema lo segnalerà con il seguente messaggio:



0

Per uscire dal Servizio è necessario:

Premere il pulsante Logoff

Non utilizzare invece il pulsante del Browser!!



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