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Istituto alpino di chimica e di tossicologia

MANUALE DI QUALITA'

IACT MQ

Nome procedura Codice procedura Versione Data Pagina

Manuale di qualità MQ 5.00 12.05.2014 1 di 26

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ISTITUTO ALPINO DI CHIMICA E DI TOSSICOLOGIA

DI OLIVONE

Direttore FASV: Data: 12.05.2014 Responsabile IACT: Data: 12.05.2014 Istituto Alpino di Chimica e di Tossicologia Fondazione Alpina per le Scienze della Vita CP 147 CH-6718 Olivone T: +41 91 872 21 68 F: +41 91 872 21 69 E: [email protected] W: www.fasv.ch


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INDICE

1. PRESENTAZIONE DELL'ISTITUTO ALPINO DI CHIMICA E DI TOSSICOLOGIA

4

1.1 Imparzialità, integrità, indipendenza e confidenzialità 6

1.2 Attività dell'IACT 6

1.3 Missione dell'IACT 8

1.4 Visione dell'IACT 8

1.5 Politica di qualità dell'IACT 9

2. ORGANIZZAZIONE E STRUTTURA 9

2.1 Laboratorio di fitofarmacologia (LF) 10

2.1.1 Strumentazione disponibile 10

2.2 Laboratorio di chimica e di tossicologia (LCTOX 11

2.2.1 Strumentazione disponibile 12

2.3 Personale presente all' IACT 13

3. SISTEMA DI QUALITA' 15

3.1 Procedure operative standard 15

4. ATTIVITA' ANALITICA 16

4.1 Ricezione dei campioni 16

4.2 Preparazione dei campioni 16

4.3 Pianificazione delle analisi 16

4.4 Svolgimento delle analisi 17

4.5 Convalida dei risultati e rapporto di analisi 17

4.6 Fatturazione 18

4.7 Subappalto di analisi 18


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5. CONTROLLO QUALITA' 19

5.1 Miglioramento continuo 19

5.2 Riunioni di direzione 19

5.3 Controlli di qualità interni 20

5.4 Controlli di qualità esterni 20

5.5 Deviazioni e azioni correttive 20

5.6 Change control 21

5.7 Out-of-Specification (OOS) 21

5.8 Non conformità e CAPA (Corrective Preventive Actions) 21

5.9 Reclami 21

5.10 Controllo e distribuzione della documentazione 22

5.11 Audit interni ed esterni 22

5.12 Controllo della struttura e delle condizioni ambientali 23

5.13 Training e qualifiche del personale dell'IACT 23

5.14 Convalida e verifica metodi 24

5.15 Qualifica degli strumenti 24

5.16 Convalida dei software 25

5.17 Backup dati e archivio 25

5.18 Acquisti 26


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1. PRESENTAZIONE DELL'ISTITUTO ALPINO DI CHIMICA E DI TOSSICOLOGIA

Istituto Alpino di Chimica e di Tossicologia (IACT) Laboratorio di chimica e di tossicologia (LCTOX)

Laboratorio di Fitofarmacologia (LF)

Fondazione Alpina per le Scienze della Vita (FASV)

CP 147

CH-6718 Olivone Telefoni : 091 872 21 68 (Segretariato FASV e LCTOX) 091 872 26 56 (Laboratorio LF) Fax : 091 872 21 69 (Segretariato FASV e LCTOX) 091 872 26 57 (Laboratorio LF)

Orari di apertura : 8h00 - 12h00 e 13h00 - 17h00

Sito web FASV : http://www.fasv.ch

Email : [email protected]

Il Laboratorio di Chimica e di Tossicologia (LCTOX) e il Laboratorio di Fitofarmacologia (LF) sono due strutture separate che fanno parte dell’Istituto Alpino di Chimica e di Tossicologia (IACT) della Fondazione Alpina per le Scienze della Vita (FASV) di Olivone. L'IACT fa parte della rete di laboratori di chimica e di tossicologia forense svizzeri e collabora con diversi enti e istituti nazionali e internazionali per la ricerca e lo sviluppo nell'ambito della chimica e della tossicologia. L'IACT ha una convenzione di collaborazione con l’Unité de Toxicologie et de Chimie Forensiques (UTCF) del Centre Universitarie Romand de Médecine Légale (CURML). L'IACT è sostenuto dalla Direzione dell’UTCF nelle persone del Direttore operativo (Dr. Marc Augsburger) e del suo sostituto (Dr. Frank Sporkert), dal direttore del CURML (Prof. Dr. med. Patrice Mangin) e dal medico legale (Dr. med. Cristian Palmiere, che fungono da supervisori e referenti scientifici.


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L’organigramma generale che rappresenta il contesto nel quale l’IACT si iscrive in seno alla FASV é presentato di seguito:

L’IACT è stato creato nel 2006 per volontà del Direttore della FASV Ario Conti sulla base delle decisioni seguenti: - Contratto fra la Confederazione svizzera (Seco), il Dipartimento delle finanze e

dell’economia (DFE) del Cantone Ticino e la Fondazione Alpina per la Scienze della Vita di Olivone, del 25 novembre 2005;

- Risoluzione del Consiglio di Stato del Cantone Ticino (Ris. 3147, 28 giugno 2005), che pone le basi, per la creazione a Olivone di un centro di competenze nel settore delle scienze della vita e l’introduzione di nuove tecnologie nel settore delle analisi chimico-tossicologiche;

- Convenzione di collaborazione nel campo delle scienze forensi fra l’Assofor, l’IUML e l’ESC dell’Università di Losanna, del 8 luglio 2004.


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Le basi giuridiche della FASV sono le seguenti : - Atto di costituzione della Fondazione Alpina per le Scienze della Vita, No. 704 del 17

giugno 2005; - Iscrizione della FASV al registro di commercio del distretto di Blenio, del 28.06.2005; CH-503.7.000.497-3; - Statuto della Fondazione Alpina per le Scienze della Vita, modifiche approvate dal

Dipartimento Federale dell'Interno (UVF, Berna) il 12 settembre 2013; - Regolamento della Fondazione Alpina per le Scienze della Vita, modifiche approvate dal

Dipartimento Federale dell'Interno (UVF, Berna) il 12 settembre 2013. Tutti questi documenti sono disponibili presso il segretariato della FASV.

1.1 Imparzialità, integrità, indipendenza e confidenzialità L’IACT non intrattiene nessuna relazione privilegiata con movimenti o organi politici, amministrativi o economici particolari. L'IACT non assume nessun compito di sorveglianza, di controllo o di ispezione; esso può agire unicamente in qualità di consulente o esperto. Il rispetto delle procedure e dell’etica professionale garantisce l’imparzialità e l’indipendenza dell'istituto rispetto ai propri clienti, anche nel caso in cui questi ultimi intrattengono delle relazioni particolari con l’IACT. Di conseguenza, il Responsabile dell’IACT si impegna a trattare ogni richiesta in modo equo. Tutti i collaboratori dell’IACT sono sottoposti al segreto professionale e al segreto di funzione.

1.2 Attività dell’IACT Le attività principali dell’IACT consistono nella rivelazione, identificazione e quantificazione

di sostanze dannose, pericolose e/o farmacologicamente attive in varie matrici biologiche

(tossicologia) e non (chimica).

Le attività dell’IACT si suddividono nei seguenti ambiti : Laboratorio di Fitofarmacologia (LF)

� Analisi di principi attivi e preparati farmacologicamente attivi � Analisi settore farmaceutico GMP (Good Manufacturing Practice) � Analisi di chimica forense (materiale non biologico)


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Laboratorio di Chimica e di Tossicologia (LCTOX)

� Tossicologia clinica e forense su persone viventi � Tossicologia comportamentale � Tossicologia forense su persone decedute � Etanolemie e sostanze volatili � Studi di bioequivalenza e biodisponibilità � Farmacocinetica � Monitoraggio terapeutico dei farmaci (TDM).

Le richieste d’analisi provengono principalmente dalla magistratura, dalla polizia, dalle autorità amministrative e da ditte farmaceutiche. Le richieste provenienti da laboratori, medici privati, ospedali o altri enti privati o pubblici sono trattate come analisi di servizio. L’IACT sviluppa e adatta i metodi d’analisi che permettono la rivelazione e/o la quantificazione di nuove sostanze (xenobiotici, agenti terapeutici, stupefacenti). Questi nuovi metodi sono introdotti nelle attività di servizio. I collaboratori scientifici dell’IACT concepiscono e realizzano, da soli o in collaborazione con altri laboratori svizzeri e esteri, dei progetti di ricerca in parallelo all’attività di servizio. Queste attività di ricerca devono permettere all’IACT di rimanere aggiornato alfine di poter meglio rispondere alle richieste dei propri mandanti. Gli obiettivi principali dell’IACT sono:

� essere un istituto di riferimento per il Cantone Ticino nell’ambito della chimica e della tossicologia;

� offrire prestazioni variate utilizzando tecnologie di punta; � garantire l’imparzialità, l’integrità e la confidenzialità dei mandati ricevuti; � rispettare il segreto medico-legale, il segreto di produzione e le leggi in vigore; � poter contare su un gruppo di collaboratori qualificati e polivalenti; � privilegiare gli aspetti di comunicazione con i richiedenti, con gli altri laboratori

attivi negli stessi ambiti e con i diversi gruppi di ricerca implicati in progetti simili ai propri.

Tutti questi obiettivi sono controllati dai sistemi di qualità messi a punto presso l'IACT.


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1.3 Missione dell’IACT

La missione dell’IACT consiste nel fornire ai richiedenti, in tempi ragionevoli che permettono la realizzazione di analisi negli ambiti della chimica e della tossicologia, dei risultati precisi e affidabili.

1.4 Visione dell’IACT

Istituto Alpino di Chimica e di Tossicologia (IACT)

Un team performante e comunicativo,

che lavora in un clima di fiducia e di rispetto, al servizio della società, della giustizia e della medicina.

Tramite la sua politica di qualità, l’IACT si impegna a :

� Garantire dei risultati di qualità integrando le nuove tecnologie nelle analisi e lavorando con materiale adatto.

� Rispettare i termini, le buone pratiche di laboratorio, le misure di sicurezza e igiene, come pure gli impegni etici.

� Promuovere il miglioramento costante delle prestazioni assicurando la

comunicazione e la gestione di eventuali problemi. � Incoraggiare lo spirito di gruppo costruttivo e critico per promuovere le

competenze e le prestazioni di ogni collaboratore. � Incoraggiare lo sviluppo personale e la formazione continua di ogni

collaboratore. � Garantire e mantenere un clima di fiducia fra i collaboratori dell’IACT, come

pure con i propri clienti e fornitori. � Affiliare i propri mandanti rispettando i valori enunciati. � Garantire l’indipendenza e l’imparzialità dell’Istituto rispetto ai propri mandanti.


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1.5 Politica di qualità dell’IACT

La politica di qualità dell’IACT deriva dalla visione e dalla missione dichiarate. Il sistema di qualità rispetta pure altri obiettivi che si iscrivono nei valori di base dell’IACT. Questi obiettivi privilegiano la comunicazione diretta con i richiedenti d’analisi che si esercita sotto forma di consulenze e servizi in chimica e tossicologia, ma pure di varie collaborazioni con altri laboratori nel rispetto delle regole professionali di etica e di confidenzialità. L’IACT deve rendere dei servizi analitici che corrispondono all’attesa legittima dei propri mandanti, in conformità con le regole e le esigenze in vigore. In particolare, l’Istituto sarà attento a non porre in situazioni imbarazzanti, a causa di una mancanza di discrezione, di rigore, di qualità, di sicurezza o di efficacia, gli individui cui concernono le analisi effettuate. Il rispetto del sistema di qualità, stabilito secondo le norme ISO 17025, GMP, GLP e GCP è un obiettivo maggiore della Direzione della FASV come pure del Responsabile dell’IACT. Il suo mantenimento è assicurato dai responsabili qualità e necessita l’impegno personale di tutti i collaboratori che lavorano nel laboratorio. Esso implica pure la collaborazione da parte di tutti i partner (fornitori e mandanti) al loro livello rispettivo.

2. ORGANIZZAZIONE E STRUTTURA

L'Istituto alpino di chimica e di tossicologia (IACT) di Olivone è composto da due laboratori distinti, il Laboratorio di fitofarmacologia (LF) situato nelle vicinanze della chiesa e il Laboratorio di chimica e di tossicologia (LCTOX) ubicato nel campus "Scienze e sport", nelle vicinanze della struttura di Gioventù e Sport di proprietà del Cantone Ticino, sempre ad Olivone.


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2.1 Laboratorio di fitofarmacologia (LF)

Il laboratorio di fitofarmacologia è situato in uno stabile a due piani del XIX secolo riattato per l’occasione nel corso degli anni 2000-2002 e circondato da abitazioni primarie e secondarie.

Laboratorio di Fitofarmacologia (LF)

2.1.1 Strumentazione disponibile

� Sistema per cromatografia liquida (HPLC) accoppiato a spettrometro di massa triplo quadrupolo (MS/MS)

� Sistema per cromatografia liquida (HPLC) accoppiato a spettrometro di massa singolo quadrupolo (MS)

� Sistema per gascromatografia (GC) accoppiato a spettrometro di massa (MS) con autocampionatore PAL/CTC

� Sistema per gascromatografia (GC) con rivelatore FID (Flame Ionization Detector) e NPD (Nitrogen Phosphorus Detector)

� Sistema per cromatografia liquida (HPLC) accoppiato a rivelatore DAD (Photodiode Array Detector) e FD (Fluorescence Detector)

� Sistema per cromatografia liquida (HPLC) con rivelatore UV/Vis e ED (Electrochemical Detector)

� Spettrometro per assorbimento atomico (AAS), dotato di fiamma e fornetto di grafite � Spettrofotometro UV-Vis � Spettrometro NIR (Near Infra-Red Spectroscopy) con accessorio per liquidi � Polarimetro � Incubatore per LAL test � Liofilizzatore


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� Bilance analitiche e di precisione � Frigoriferi � Congelatore (-20°C) � Congelatore (-80°C) � Cappa chimica � Sistema automatico di produzione, accumulo e distribuzione di acqua purificata � Sistema automatico di purificazione per acqua ultrapura � Sistema automatico di decompressione e distribuzione di gas tecnici � Attrezzature per la preparazione di campioni e il loro trattamento preliminare (sistemi di

filtrazione, sistema di mineralizzazione in microonde per AAS, centrifughe, agitatori, omogenizzatori, bagni termostatici, evaporatori rotanti, sistema ultrasuoni, micropipette).

2.2 Laboratorio di chimica e di tossicologia (LCTOX) Il Laboratorio di Chimica e di Tossicologia è situato al secondo piano di uno stabile a due piani creato nel 2006.

Laboratorio di Chimica e di Tossicologia (LCTOX)


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2.2.1 Strumentazione disponibile

� Sistemi (2) per cromatografia liquida (UHPLC) accoppiati a spettrometro di massa triplo quadrupolo (MS/MS)

� Sistema per gascromatografia (GC) accoppiato a spettrometro di massa (MS) e rivelatore FID (Flame Ionization Detector) con autocampionatore PAL/CTC

� Sistema per gascromatografia (GC) accoppiato a spettrometro di massa (MS) � Sistemi (2) per gascromatografia (GC) con rivelatore FID e campionamento per spazio

di testa (Headspace/HS) � Sistema automatico per test immunologici � Sistemi (2) per purificazione dei campioni � Sistemi (2) per concentrazione dei campioni � Sistema automatico per concentrazione dei campioni (Workstation) � Bilance analitiche e di precisione � Frigoriferi � Congelatori � Cappe chimiche (2) � Sistema automatico di produzione, accumulo e distribuzione di acqua purificata � Sistema automatico di purificazione per acqua ultrapura � Sistema automatico di decompressione e distribuzione di gas tecnici � Attrezzature per la preparazione di campioni e il loro trattamento preliminare

(centrifughe, agitatori, omogenizzatori (diversi campioni, tessuti e capelli), bagni termostatici, evaporatori rotanti, sistema ultrasuoni, micropipette).


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2.3 Personale presente all'IACT L'organigramma nel quale si inserisce il personale dell'IACT è presentato di seguito:

Personale con contratto indeterminato presente all'IACT: Ario Conti (AC)

Dr. PhD. Direttore della “Fondazione Alpina per le Scienze della Vita”: accademico specializzato con esperienza decennale nel campo della ricerca scientifica e nella gestione di un’istituzione di ricerca, è implicato nella ricerca di fondi di finanziamento (attività analitica per conto terzi, borse di studio, fondazioni, ecc.) e nella definizione di collaborazioni didattiche e scientifiche con altre strutture nazionali ed internazionali. E' responsabile della pianificazione e del controllo delle attività della FASV, della ripartizione delle risorse disponibili fra le diverse attività della FASV, della conduzione scientifica e strategica della FASV, della verifica della sostenibilità economica e tecnica dei contratti con i clienti, della gestione del personale e formazione continua dei collaboratori.


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Maria Teresa Pinorini (MTP) Dr. Sci. For., tossicologa forense SSML/SGRM. Responsabile

dell’Istituto Alpino di Chimica e di Tossicologia (LCTOX e LF); responsabile della gestione del sistema di qualità secondo la norma ISO/IEC 17025 (responsabile assicurazione qualità) e responsabile tecnico dell’ambito GMP. Accademico specializzato con esperienza pluriennale nel campo della chimica analitica e della tossicologia. Organizza le attività dei laboratori e definisce i compiti; garantisce lo svolgimento delle analisi di chimica e tossicologia forense; garantisce le analisi provenienti dal settore privato; elabora i piani dei costi, delle scadenze e delle risorse per progetti relativi all'ente pubblico e all'industria privata; conduce il personale attribuito ai laboratori nel rispetto delle disposizioni del Regolamento della FASV

Elia Grata (EG) Dr. ès Sc., farmacista con diploma federale. Sostituto responsabile dell'IACT. Accademico con esperienza analitica pluriennale nel campo della chimica analitica, della tossicologia e del doping. Esperto nel campo della spettrometria di massa; implicato nello sviluppo delle linee di ricerca e nell’attività analitica. Responsabile degli studi di farmacocinetica, bioequivalenza e biodisponibilità.

Davide De Piazza (DDP) Collaboratore scientifico: responsabile tecnico LF. Tecnico Sanitario di Laboratorio Biomedico con vasta esperienza nel campo delle tecniche analitiche e analisi GMP.

Alessandra Bianchetti (AB) Laboratorista specializzata LCTOX: laboratorista in chimica con esperienza pluriennale nell'analisi di campioni GMP e ISO 17025.

Nahyeli Mottini (NM) MS in Biologia, Master di secondo livello in scienze cosmetologiche. Collaboratrice scientifica. Accademico specializzato con esperienza analitica e di assicurazione qualità nell’ambito ISO 17025 e GMP.

Irene D'Amore (IDA) Laboratorista specializzata LCTOX: laboratorista in biologia con esperienza pluriennale nell'analisi di xenobiotici in campioni biologici.

Santina Beretta Cerboni (SBC) Segretaria: segretaria con formazione di contabile ed esperienza nella gestione contabile di piccole imprese. Responsabile della gestione amministrativa e contabile dell’istituzione (FASV).

Morena Toschini (MT) Segretaria con compiti amministrativi.

Stefano Tedeschi (ST) Collaboratore esterno: Quality assurance GLP. Accademico

specializzato con esperienza pluriennale nel campo dell'assicurazione qualità GMP e GLP.


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3. SISTEMA DI QUALITA'

L'IACT è gestito globalmente nel rispetto delle norme ISO 17025 (Accreditamento STS 563). Il Laboratorio di Fitofarmacologia (LF) è stato certificato secondo le norme GMP nel 2004: GMP N.04-821, Autorizzazione Swissmedic N. 1007687, mentre il laboratorio di chimica e di tossicologia (LCTOX) è stato certificato GLP a luglio del 2012. Il laboratorio LCTOX lavora anche nel rispetto delle norme GCP.

LFGMP

LCTOXGLP/GCP

IACTISO 17025

3.1 Procedure operative standard

I processi di qualità in vigore presso l'IACT sono descritti in procedure operative standard (SOPs). I metodi analitici non sono considerati SOPs e sono classificati separatamente. La redazione, la revisione e la distribuzione delle procedure sono compito dei responsabili del controllo qualità. L’accettazione e l’entrata in vigore di una nuova procedura richiede l'avvallo del direttore della struttura (o test facility manager) e del quality assurance. Le SOPs generali in vigore presso l'IACT sono state compilate in modo da rispettare e integrare le esigenze di tutti i sistemi di qualità in vigore: ISO17025, GLP, GMP e GCP. Le seguenti procedure operative standard (SOPs) sono specifiche agli ambiti GLP rispettivamente GMP (vedi elenco SOPs, documento GEN-02-Allegato1). GLP:

� GEN14-Ricezione e registrazione campioni GLP � GEN18-Gestione archivio GLP � QA01-QA Programme � QA01A-Preparazione QA Statement � QA01B-Master Schedule � QA02-Bioanalytical method validation


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GMP: � GEN01-Site master file GMP � GEN16A-Gestione standard GMP � GEN28-Gestioni dati fuori limite (OOS) � GEN29-Gestione campioni GMP � QA08-Convalida metodi GMP

4. ATTIVITA' ANALITICA 4.1 Ricezione dei campioni

I campioni (biologici o non biologici) giungono all'IACT in provenienza dai nostri clienti o tramite i loro intermediari. La campionatura non fa parte della portata dell’accreditamento e della certificazione dell'IACT. Il personale abilitato per la ricezione e la registrazione dei campioni GMP, GLP/GCP o ISO è stato formato a questo scopo (training). A dipendenza della loro tipologia, i campioni in arrivo entrano in un percorso GMP, GLP/GCP o ISO. Tutti i campioni sono controllati, identificati, numerati, iscritti, registrati. Ogni campione dovrebbe giungere intatto e accompagnato da una richiesta d’analisi correttamente compilata. Vi sono procedure specifiche che descrivono i criteri di non conformità dei campioni in arrivo e le relative azioni intraprese. I campioni ISO sono inoltre registrati nella banca dati di gestione Gelab. Le analisi da effettuare dipenderanno dal tipo di caso, dal mandante e dalla tipologia di campione. I campioni sono depositati in attesa di analisi: a temperatura ambiente, in frigorifero o in congelatore a dipendenza del caso.

4.2 Preparazione dei campioni Alcuni campioni (in particolare biologici) devono essere trattati prima dell'analisi. Vi è una specifica procedura che descrive la preparazione di questi campioni.

4.3 Pianificazione delle analisi Un elenco delle varie analisi da effettuare è elaborato ogni settimana. Il responsabile dell'IACT definisce un piano settimanale considerando la disponibilità di ogni collaboratore, la disponibilità degli strumenti e il grado di urgenza delle analisi. Il planning è discusso durante la riunione settimanale.


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4.4 Svolgimento delle analisi

Gli analisti registrano la loro attività in logbook o schede controllate specifiche per ogni strumento o tipologia di analisi. La preparazione di campioni, standard e reagenti è documentata in logbook o schede controllate. Ogni strumento analitico ha un logbook utilizzato per registrare l'attività dello strumento, i campioni analizzati e i campioni iniettati (standard, calibratori, bianchi, QC, ecc.). Questi logbook o schede controllate sono utilizzate per registrare le informazioni analitiche seguenti:

1. numero di analisi (run number se applicabile) 2. iniziali dell'analista/data 3. numero del caso/studio/cliente 4. identificazione del campione 5. altre informazioni pertinenti, come le condizioni strumentali o il metodo utilizzato 6. strumento/i utilizzato/i 7. standard, materiali e reagenti utilizzati.

Le analisi sono svolte in accordo con le SOPs in vigore all'IACT seguendo i metodi sviluppati e convalidati all'IACT (GMP, GLP e ISO), metodi conosciuti (PHEur, USP, ecc.), metodi forniti dal cliente o ancora metodi pubblicati. Il principio, il materiale necessario come pure lo svolgimento di ogni procedura analitica, sono specificati nei Metodi di Analisi (MA) e nelle schede di analisi (SA) corrispondenti. La conservazione e l’eliminazione dei campioni, in particolare quelli di origine biologica, sono assicurate dall’IACT seguendo una specifica procedura e in accordo con le direttive cantonali e federali in materia di igiene e sicurezza. Ad analisi concluse, i campioni biologici sono congelati. Per i campioni urinari si conservano di regola al massimo 10 ml. Tutti i campioni sono conservati per almeno un anno a partire dalla data di resa del rapporto finale e salvo richiesta scritta da parte del committente. I campioni sono di regola eliminati per incinerazione.

4.5 Convalida dei risultati e rapporto di analisi Quando un'analisi è terminata, l'analista raccoglie i dati grezzi, i calcoli, le informazioni concernenti i QC in un unico dossier per il controllo e la redazione. L'analista appone le proprie iniziali / firma sui dati grezzi e annota tutte le eventuali non conformità. Tutti i dati contenuti nel dossier sono controllati quindi convalidati da una seconda persona, di regola il responsabile del laboratorio o il suo sostituto. Nel caso in cui si tratti di analisi GMP/GLP i dati sono pure vidimati dal quality assurance.


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Il lasso di tempo per la resa dei risultati può variare a dipendenza dei casi : di regola è di 5 giorni per le etanolemie (ISO), di una settimana per gli stupefacenti (chimica forense, ISO) e di 15-30 giorni per i Medicamenti e Droghe al Volante o per un'analisi tossicologica su persone viventi (MDV/TOX, ISO). Per i casi complessi questi lassi possono variare notevolmente. La tempistica relativa alla risoluzione di studi/progetti GMP o GLP/GCP è concordata con il cliente/committente. Per quanto concerne gli ambiti ISO, il laboratorio ha generato alcuni rapporti-tipo utilizzabili a dipendenza del caso e/o del mandante.

4.6 Fatturazione

La fatturazione delle prestazioni si effettua caso per caso, a dipendenza del dossier/progetto/studio. I prezzi applicati dall’IACT sono fissati per differenti enti in funzione delle analisi richieste:

� Analisi di carattere medico-legale: prezzi fissati dalla Direzione della FASV e approvati dal Dipartimento delle Istituzioni del Cantone Ticino.

� Analisi non medico-legali: prezzi fissati dall’Ufficio Federale per la Salute pubblica (UFSP).

� Altre analisi: prezzi fissati dalla Direzione della FASV.

4.7 Subappalto di analisi Di regola le analisi si svolgono integralmente nei laboratori dell'IACT. Malgrado ciò, occorre a volte ricorrere al subappalto in alcuni casi che richiedono analisi particolari o nel caso in cui vi siano problemi analitici temporanei. La scelta del subappalto si porta, per quanto possibile, su di un ente o istituzione accreditato(a). Il laboratorio subappaltante non è di regola a conoscenza delle informazioni legate al cliente/paziente, essendo queste ultime confidenziali. Il campione trasmesso è di identificato unicamente con il numero interno attribuito dall’IACT. Le analisi GLP/GCP non sono di regola subappaltate. I risultati ottenuti in subappalto sono identificabili come tali nel rapporto di analisi finale, con le modalità seguenti. Se l'analisi è svolta completamente dal subappaltante, l'IACT trasmette il rapporto originale del subappaltante al committente con una lettera di accompagnamento (se occorre con la traduzione dei risultati). Se solo parte di un processo analitico è svolta da un subappaltante, l'IACT integra i risultati del laboratorio subappaltante nel proprio rapporto analitico o perizia (se occorre effettuando una traduzione) e allega il rapporto originale del subappaltante. Il subappalto è sempre concordato con il committente e definito per iscritto.


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5. CONTROLLO QUALITA' Il responsabile del laboratorio e il quality assurance, in collaborazione con il personale presente, assicurano l’evoluzione del sistema di qualità, la comunicazione delle relative informazioni e il rispetto delle procedure. Il sistema di qualità deve assicurare che l’attività svolta in laboratorio sia conforme a quanto stabilito:

� nelle procedure di gestione dello stesso; � dalle norme GMP, GLP/GCP o ISO; � dalle norme legali vigenti.

e che i risultati generati dal laboratorio siano precisi ed accurati. Una verifica indipendente è effettuata a scadenze regolari dal QA (in particolare per gli studi GMP/GLP). I collaboratori sono regolarmente in/formati sull'andamento dei processi di qualità ISO, GMP o GLP/GCP per quanto concerne nuove SOPs, osservazioni provenienti da audit o nuove disposizioni.

5.1 Miglioramento continuo

Il miglioramento continuo è una priorità dell'IACT. L'efficacia dei sistemi di qualità, compreso il management, è soggetta a valutazione continua. I metodi per l'identificazione di opportunità di miglioramento includono (ma non si limitano a): la gestione dei reclami, la gestione delle fuori specifica (OOS) e delle deviazioni, le azioni preventive e correttive, i report di audit esterni, le riunioni regolari, la formazione continua del personale, le indagini presso i clienti, le verifiche dei dati originati dai controlli di qualità esterni (proficiency testing) e la verifica periodica dei documenti relativi ai sistemi di qualità.

5.2 Riunioni di direzione La riunione di direzione dell'IACT ha luogo almeno una volta l’anno. Ad ogni riunione sono discussi uno o più soggetti definiti in precedenza. Le persone presenti sono : il direttore della FASV, il responsabile dell’IACT e il suo sostituto, il responsabile tecnico, i responsabili qualità e la responsabile amministrativa della FASV. Gli altri partecipanti variano in funzione dei soggetti trattati. Durante questa riunione si verificano i sistemi di qualità. Si fissano degli obiettivi e si verifica l’efficacia delle misure prese; si definiscono eventuali azioni correttive per continuare il miglioramento del sistema di qualità. La qualità delle prestazioni e il grado di realizzazione della politica di qualità sono verificate e discusse. Verrà redatto un verbale convalidato dal direttore della FASV e dal responsabile dell’IACT. Un resoconto della riunione dell’IACT verrà presentato ai collaboratori durante la riunione settimanale. Il Direttore della FASV informa inoltre i collaboratori dell'IACT in merito alle decisioni prese durante le riunioni del Consiglio di Fondazione della FASV.


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5.3 Controlli di qualità interni

Per l'attività analitica l'IACT segue le disposizioni in vigore a livello svizzero ed internazionale a dipendenza degli ambiti considerati. Nell'ambito ISO, la deviazione permessa rispetto ai valori nominali dei QC è a volte definita da specifiche direttive (vedi ad esempio direttive USTRA - Ufficio federale delle Strade). Per quanto possibile, i controlli di qualità interni utilizzati all'IACT sono campioni certificati. Nel caso non fosse possibile ottenere campioni di controllo certificati, i QC interni sono preparati in laboratorio. I risultati derivanti da analisi ripetute di QC interni sono riportati su control chart che permettono di verificare l'andamento delle analisi e di anticipare eventuali problemi e/o derive.

5.4 Controlli di qualità esterni

Un numero importante di controlli di qualità esterni sono effettuati volontariamente e obbligatoriamente dall’IACT ogni anno, e toccano in particolare gli ambiti ISO: test immunologici, etanolemie, casi medicamenti e stupefacenti alla guida (MDV), tossicologia su persone viventi e non (TOX) e stupefacenti (chimica forense). I controlli di qualità esterni effettuati dall'IACT, descritti in una specifica procedura, provengono dagli enti seguenti:

� Centro Svizzero per il Controllo di Qualità, Ginevra (CSCQ); � Società Svizzera di Medicina Legale (SSML/SGRM), � Arvecon, Gesellschaft für Toxikologische und Forensische Chemie (GTFCh),

Germania � ACQ Science, Société Française de Toxicologie Analytique (SFTA) Francia. � Society of Hair Testing (SOHT).

5.5 Deviazioni e azioni correttive

Le procedure in vigore all'IACT definiscono chiaramente le azioni correttive da intraprendere nel caso in cui sia una deviazione (variazione occasionale e temporanea da uno standard stabilito nelle procedure, nei metodi o nella conduzione di uno studio). In caso di deviazione, l'analista notifica il responsabile del laboratorio e, sotto la sua guida, cerca di risolvere il problema. Dopo la risoluzione, l'analista continua l'azione correttiva fino a che l'analisi ritorni sotto controllo. La ri-preparazione e la ri-analisi di campioni è adottata nel caso in cui i dati ottenuti in precedenza siano invalidati a causa di un errore di laboratorio documentato, di un problema strumentale o a seguito dell'identificazione della causa della situazione fuori controllo. Nel caso in cui la correzione della deviazione sia condizionata da limiti imposti dallo stato dei campioni o da limiti temporali (rush work), l'analista presenta la situazione al responsabile del laboratorio che notificherà il cliente. La deviazione è annotata nel dossier e iscritta nell'elenco delle deviazioni.


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5.6 Change control Modifiche importanti relative ai metodi di analisi, a documenti controllati, staff, strumenti qualificati o alla struttura sono documentate e approvate dal QA. I clienti sono informati nel caso in cui vi sia un potenziale impatto sulla qualità dei dati forniti.

5.7 Out-Of-Specification (OOS) Nell'ambito GMP, quando i risultati di un test risultano fuori dalle specifiche fornite dal cliente o dalle direttive, occorre generare una OOS (fuori specifica). Si procede ad una verifica iniziale e si informa il cliente entro 1 giorno lavorativo a partire dal completamento della verifica iniziale. La ri-analisi di campioni non è effettuata ad eccezione dei casi in cui la verifica abbia portato alla luce errori di laboratorio documentati o problemi analitici. La ri-analisi di preparazioni può far parte della verifica OOS iniziale, in accordo con le procedure OOS del cliente.

5.8 Non conformità e CAPA (Corrective and Preventive Actions) Eventi fuori specifica, deviazioni dalle procedure approvate, escursioni nelle condizioni di deposito dei campioni, errori di laboratorio o altri eventi inattesi che possono potenzialmente influenzare la qualità dei dati generati, sono documentati e verificati come specificato nelle relative procedure. Quando necessario, il lavoro è fermato per prevenire altri effetti avversi sulla qualità dei dati. La causa è identificata se possibile. Le azioni preventive e correttive sono approvate, seguite e valutate dal QA. I clienti sono informati se vi è un potenziale impatto sui dati generati.

5.9 Reclami A seguito della ricezione di un reclamo grave, quest'ultimo è registrato secondo quanto indicato nella procedura specifica. Tutta la documentazione relativa ai reclami è archiviata in un apposito classificatore “Reclami”, presente nell’ufficio del responsabile del laboratorio. Se il reclamo avviene telefonicamente, la persona che raccoglie il reclamo avvisa il responsabile del laboratorio o il responsabile del controllo qualità che provvedono alla registrazione dello stesso e notificano la ricezione dello stesso al committente. Il responsabile del laboratorio o il responsabile del controllo qualità, preso atto del reclamo, informano il personale di laboratorio e designano una persona responsabile della risoluzione del reclamo. I reclami gravi verranno discussi nella riunione di laboratorio settimanale. La persona responsabile del reclamo deve essere a conoscenza degli aspetti tecnici coinvolti nel reclamo. Il reclamo verrà ripreso ad ogni riunione settimanale fino alla sua risoluzione.


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Ogni reclamo deve essere evaso nel più breve tempo possibile ma, in assenza di particolari complicazioni di valutazione, in tempi non superiori ai 20 giorni. Il piano d'azione deve essere portato a termine, il cliente notificato e i commenti finali del cliente annotati. Nel caso in cui si manifestassero particolari problematiche (tecniche, analitiche, ecc.) per cui i tempi di risoluzione dovessero essere superiori ai 20 giorni, il responsabile del laboratorio informa il committente e con lui stabilisce una strategia per la risoluzione del problema.

5.10 Controllo e distribuzione della documentazione

Le procedure operative standard in vigore sono verificate se necessario oppure alla loro scadenza, di regola ogni 3 anni. La revisione, le date, le firme di approvazione/verifica e un riassunto delle modifiche effettuate (nel campo "Osservazioni") sono apposte sulla prima pagina di ogni SOP. In laboratorio è presente una sola copia ufficiale delle procedure nell'ufficio del responsabile. Gli analisti possono accedere alle versioni correnti delle SOPs utilizzando la copia autorizzata a loro disposizione in laboratorio (una sola copia autorizzata per laboratorio). Il Test Facility Manager e il QA hanno una copia delle SOPs in vigore nei loro rispettivi uffici. Le versioni obsolete di SOPs e metodi sono archiviate. In accordo con il responsabile del laboratorio, il quality assurance è autorizzato a rilasciare copie di SOPs a clienti/richiedenti o collaboratori esterni (copia non controllata).

5.11 Audit interni ed esterni

L’efficienza dei sistemi di qualità adottati dall'IACT è verificata più volte l’anno con degli audit interni pianificati dal responsabile del laboratorio unitamente al quality assurance. In quest’occasione verrà verificata l'applicazione delle direttive e delle procedure. Gli audit non sono atti di sorveglianza ma atti che mirano a migliorare la qualità in seno al laboratorio. I risultati degli audit, come pure le eventuali CAPA (Corrective Preventive Actions), sono discussi durante la riunione settimanale. Un rapporto di audit è redatto e firmato da tutti i collaboratori. E’ compito di tutti i collaboratori portare a termine positivamente le azioni correttive per correggere le eventuali deviazioni messe in evidenza. Per quanto concerne l'ambito GLP, il QA effettua, secondo il QA programme stabilito, ispezioni nel corso dello studio per verificare che questo sia in compliance con le GLP. Durante tali ispezioni il QA verifica inoltre che il piano di studio e le SOP siano disponibili al personale e che queste ultime siano seguite. Le ispezioni possono essere di tre tipi:

� ispezione basata sullo studio (periodicamente durante lo studio) � ispezione basata sul laboratorio (almeno una volta l'anno) � ispezione basata sul processo.


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Un report è preparato per ciascuna ispezione. Per il laboratorio LCTOX, le ispezioni del laboratorio effettuate dal QA in ambito GLP possono sostituire l'audit interno annuale. L’efficienza del sistema di qualità dell’IACT è pure controllata durante gli audits esterni. Gli audit da enti ufficiali (GMP, GLP/GCP o ISO) avvengono a scadenze regolari e permettono di confermare il riconoscimento dell’accreditamento o della certificazione. Per gli ambiti GMP o GLP/GCP, le ispezioni volute da enti esterni, da mandanti effettivi o potenziali, possono aver luogo in qualsiasi momento previo comune accordo. Il committente è tenuto a notificare l’intenzione a effettuare un'ispezione per iscritto. Dopo l'ispezione, l'ente o il committente redige un rapporto di ispezione nel quale riporta: le eventuali problematiche rilevate, la loro importanza in relazione al mantenimento della collaborazione in corso / alla creazione di un rapporto di collaborazione, le azioni correttive (corrective action plan) necessarie al mantenimento della collaborazione in corso / alla creazione di un rapporto di collaborazione, i tempi di esecuzione delle azioni correttive richieste. Il laboratorio implementerà i correttivi; il responsabile qualità informerà il cliente/ente delle azioni correttive intraprese. I report relativi agli audit esterni e relative azioni correttive sono conservati in un classificatore specifico.

5.12 Controllo della struttura e delle condizioni ambientali I campioni in entrata all'IACT sono manipolati in modo tale da evitare il rischio di contaminazione e il degrado degli stessi. Le temperature di deposito sono verificate come pure le temperature di analisi nei locali critici (laboratori analitici). Vi sono procedure che regolano le misure di igiene e sicurezza all'interno dell'IACT. Inoltre ogni collaboratore ha sottoscritto il manuale di igiene e sicurezza al momento della sua assunzione. La sicurezza dei locali dell'IACT è assicurata tramite l'accesso controllato delle persone e con un sistema di videosorveglianza in particolare per quanto attiene al laboratorio LCTOX. Nessuna area dell'IACT è utilizzata per altri scopi da quelli dichiarati o comunque in modo da compromettere l'attività analitica.

5.13 Training e qualifiche del personale dell'IACT

Il sistema in vigore presso l'IACT assicura che il personale sia al passo con tutti i cambiamenti, siano essi nuove procedure o procedure modificate, nuovi metodi di analisi, nuovi strumenti o altre particolari disposizioni GMP, GLP/GCP o ISO. In particolare, ogni collaboratore possiede un mansionario definito, una posizione gerarchica definita e un programma formativo definito. Tutti i training effettuati figurano nel suo dossier personale. I nuovi impiegati seguono dapprima un programma orientativo, quindi completano un periodo iniziale di prova per poi procedere ad un training completo. La formazione continua, incoraggiata dal responsabile dell’IACT, è caldamente consigliata a tutti i collaboratori del laboratorio e permette di accrescere le conoscenze, la competenza, l’autonomia e la polivalenza.


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Alcune funzioni o certi progetti necessitano una formazione e/o una specializzazione in un ambito particolare. Ogni corso, seminario o congresso seguito da un collaboratore è menzionato nel suo dossier personale. Ogni anno si procede ad un colloquio di valutazione del collaboratore in cui si vengono discusse le attitudini dello stesso, l'efficacia dei training effettuati, l'eventuale sua partecipazione a programmi di proficiency testing, gli obiettivi raggiunti e da raggiungere, le aspettative reciproche e le eventuali possibilità di formazione continua all'esterno della struttura.

5.14 Convalida e verifica dei metodi Il laboratorio è autorizzato a sviluppare e introdurre nuovi metodi d’analisi e/o a ottimizzare i metodi di analisi esistenti. Qualsiasi metodo d’analisi in sviluppo e/o qualsiasi introduzione di nuovi metodi avviene secondo una procedura chiaramente definita: GMP, GLP, ISO. La convalida di un metodo conferma l’applicabilità dello stesso con prove obiettive e prescrizioni particolari necessarie ad un utilizzo in routine. Un metodo d’analisi deve essere convalidato quando è utilizzato per la prima volta o quando ha subito modifiche rilevanti. I criteri di convalida sono specificati nelle relative procedure GMP, GLP e ISO e nelle guidelines svizzere e internazionali. Nell'ambito GMP, la maggior parte dei metodi utilizzati sono considerati convalidati (PhEur, USP, ecc.), tuttavia l'IACT verifica l'applicabilità del metodo alle condizioni attuali attraverso l'analisi di controlli di qualità interni (positivi e negativi), campioni in matrice e analisi ripetute. Inoltre, i criteri di system suitability (SST) definiti per ogni strumento assicurano che le condizioni strumentali siano appropriate per l'analisi. L'IACT può effettuare la convalida, la verifica o il transfert di un metodo per una matrice specifica richiesta dal cliente. Nel caso in cui si tratti di analisi in GMP o GLP/GCP (come indicato dal cliente) e che il metodo analitico non sia stato convalidato per quella matrice specifica presso l'IACT, ciò verrà specificato nel report di analisi. I metodi d’analisi relativi all'analisi di sostanze quantificate raramente (ambito ISO) non sono di regola totalmente convalidati; essi sono tuttavia verificati.

5.15 Qualifica degli strumenti

Ogni strumento critico possiede un logbook e un classificatore che raccoglie le schede di controllo dello stesso. Questi documenti permettono di registrare l'attività analitica svolta sullo strumento (ad esempio i campioni analizzati), le condizioni di misura, la calibrazione dello strumento, la sua qualifica e la sua manutenzione. Tutti questi documenti sono controllati periodicamente dal quality assurance.


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Gli strumenti critici in uso presso l'IACT sono stati qualificati al loro acquisto tramite procedure di IQ/OQ (Installation Qualification/Operational Qualification). La verifica della performance (PQ, Performance Qualification) o la calibrazione di uno strumento critico è effettuata di regola annualmente secondo specifiche procedure di convalida. Lo stato dello strumento è chiaramente visibile all'operatore. Una scheda riporta la data dell'ultima convalida e la data della prossima convalida; la scheda specifica pure gli ambiti in cui lo strumento è stato convalidato quindi è utilizzabile (GMP, GLP o ISO). Se uno strumento risulta essere fuori specifica, verrà etichettato in modo visibile "Fuori servizio" oppure verrà rimosso dal laboratorio per evitare un suo eventuale utilizzo non autorizzato.

5.16 Convalida dei software

Gli strumenti analitici computerizzati contengono dei chip integrati chiamati firmware. Questi strumenti non possono funzionare senza firmware e, di regola, gli utilizzatori non possono modificare il design o il funzionamento di un firmware. Il firmware è perciò considerato una componente dello strumento stesso. La qualifica dell'hardware non è possibile senza l'utilizzo del firmware. La qualifica operativa (OP o Operational Qualification), che comprende la verifica completa dello strumento e del sistema software, qualifica il firmware in modo olistico. Il produttore esegue una "Design qualification", convalida il software e fornisce un riassunto della convalida al momento dell'installazione dello strumento. La OP qualifica il controllo dello strumento, l'acquisizione e il trattamento dei dati. Inoltre, i software associati alla strumentazione utilizzata in GMP e GLP sono verificati ulteriormente per dimostrare la sicurezza dei dati registrati, il backup, l'archivio e la presenza di audit trails. Questa verifica è effettuata tramite un protocollo detto "Data Integrity Protocol". Questo protocollo è effettuato annualmente o quando vi sono modifiche nel software in grado di influenzare l'integrità dei dati.

5.17 Backup dati e archivio Gli strumenti citati sono connessi tramite una rete locale e i loro dati vengono salvati giornalmente, in modo automatico, su disco duro esterno. Settimanalmente inoltre si provvede alla salvaguardia dei dati dei singoli strumenti su supporto informatico (disco duro esterno) e alla creazione di un "ghost" di sistema pure su disco duro esterno. I dati derivanti dall'attività analitica sono conservati per 10 anni. La documentazione GMP, GLP/GCP o ISO è conservata per 10 anni in un luogo sicuro e integro; per ogni ambito vi sono procedure di archivio specifiche. Tutti i materiali archiviati sono registrati in un log-book per permettere la loro individuazione. Solo il personale formato e autorizzato può avere accesso agli archivi. In caso di chiusura del laboratorio che mantiene l’archivio, questo deve essere trasferito presso l’archivio del cliente o dello sponsor dello studio.


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5.18 Acquisti Per quanto possibile, l'IACT si serve di fornitori accreditati per quanto attiene ai servizi, equipaggiamento e materiale di laboratorio. Le competenze finanziarie per l'acquisto di materiali e merci sono definite nel Regolamento della FASV (versione 2013). Alla ricezione, i materiali e i reagenti sono controllati da un collaboratore che ne verifica l'integrità. I reagenti e gli standard sono inseriti nell'apposita banca dati per l'inventario e sono quindi adeguatamente etichettati. Per evitarne il deterioramento, i materiali e i reagenti in arrivo sono depositati rapidamente secondo le indicazioni del produttore.

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