MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL ......gestione del protocollo informatico da parte delle...

MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO,

DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

Comune di Rubano – MANUALE DI GESTIONE

SOMMARIO

1.PREMESSA......................................................................................................................1

1.1. Ambito di applicazione................................................................................................................................................1

1.2. Definizioni.....................................................................................................................................................................1

1.3. Principale normativa di riferimento..........................................................................................................................5

2.ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE........................ .........................................................7

2.1. Area Organizzativa Omogenea..................................................................................................................................7

2.2. Responsabile del Servizio............................................................................................................................................7

2.3. Unicità del Registro di Protocollo Informatico.........................................................................................................8

2.4. Servizi addetti alla protocollazione............................................................................................................................8

2.5. Formazione...................................................................................................................................................................8

2.6. Caselle di posta elettronica.........................................................................................................................................8

3.PIANO DELLA SICUREZZA............................ ...............................................................10

4.MODALITÀ DI FORMAZIONE E DI SCAMBIO DEI DOCUMENTI ................................10

4.1. Formazione di documenti.........................................................................................................................................10

4.2. Caratteristiche del documento informatico............................................................................................................11

4.3. Documenti in partenza..............................................................................................................................................12

4.4. Documenti interni......................................................................................................................................................13

4.5. Documenti in arrivo...................................................................................................................................................144.5.1 Modalità di ricezione documenti informatici .......................................................................................................144.5.2 Modalità di ricezione documenti cartacei..............................................................................................................15

4.6 Documenti erroneamente pervenuti, documenti privi di firma e lettere anonime...............................................16

4.7 Posta Elettronica certificata.......................................................................................................................................174.7.1 Come comunicare con il Comune di Rubano attraverso la PEC...........................................................................18

5.FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI: REGISTRAZION E E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI................................. ..................................................................20

5.1 Modalità di registrazione dei documenti..................................................................................................................205.1.1 Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo...............................................................................................205.1.2 Documenti soggetti a forme di registrazione particolare.......................................................................................215.1.3 Protocollo riservato................................................................................................................................................215.1.4 Differimento dei tempi della registrazione............................................................................................................21

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5.2 Segnatura di protocollo..............................................................................................................................................22

5.3 Rilascio della ricevuta di protocollazione.................................................................................................................22

5.4 Procedura di annullamento o modifica di una registrazione.................................................................................23

5.5 Regole di assegnazione e di smistamento dei documenti ricevuti..........................................................................245.5.1 Assegnazione della competenza attraverso il sistema informatico di protocollazione..........................................245.5.2 Smistamento della corrispondenza in formato cartaceo........................................................................................245.5.3 Attività in carico all’utente....................................................................................................................................25

5.6 Sistema di classificazione e formazione dei fascicoli...............................................................................................265.6.1 Il Titolario di classificazione.................................................................................................................................265.6.2 Formazione e gestione dei fascicoli.......................................................................................................................26

6.DESCRIZIONE FUNZIONALE E OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO..................................................................................................................28

6.1. Descrizione.................................................................................................................................................................28

6.2. Sistema di Protocollo Informatico............................................................................................................................28

6.3. Abilitazioni di accesso ..............................................................................................................................................286.3.1. Ripristino dei codici d’accesso.............................................................................................................................29

6.4. Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema.........................................................................29

6.5. Annullamento delle informazioni registrate in forma non modificabile .............................................................29

6.6. Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema............................................................30

6.7. Registro di emergenza...............................................................................................................................................30

7.DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI....................... ..............................................................31

7.1. Archivio – definizioni................................................................................................................................................31

7.2. Tenuta dei documenti ...............................................................................................................................................327.2.1. Modalità per lo sfoltimento e versamento fascicoli dall’archivio corrente a quello di deposito presso UOR.....327.2.2. Modello di trasferimento degli atti dagli archivi correnti o di deposito presso le UOR all’archivio di deposito o all’archivio storico presso ex casa del fascio..................................................................................................................337.2.3. Selezione e scarto archivistico di documenti cartacei..........................................................................................337.2.4. La movimentazione dei fascicoli presenti nell’archivio ”ex casa del fascio”......................................................34

7.3. Accesso ai locali di conservazione archivio storico e di deposito presso “ex casa del fascio”.............................357.3.1. Per utenti interni all’Amministrazione.................................................................................................................357.3.2. Per Utenti esterni all’Amministrazione................................................................................................................35

7.4. Consultazione documenti d’archivio da parte di utenti esterni all’Amministrazione........................................367.4.1. Accesso agli atti....................................................................................................................................................36

8.NORME TRANSITORIE E FINALI....................... ...........................................................38

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Allegati:

1 −−−− Documento programmatico sulla sicurezza

2 −−−− Manuale utente del sistema informatico di protocol lo

3 −−−− Titolario di classificazione

4 −−−− Prontuario di classificazione

5 −−−− Piano di conservazione:

sub a −−−− modello elenco di scarto

sub b −−−− modello scheda memoria

sub c −−−− modulo per la consultazione dei documenti dell’arc hivio comunale

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1. Premessa

1.1. Ambito di applicazione

Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi costituisce

revisione del Manuale approvato con deliberazione della Giunta n. 153 del 22/12/2008 ed

è adottato ai sensi dell’art. 3, comma c) e dell’art. 5 del decreto del Presidente del

Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo

informatico. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione,

fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali

ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Rubano.

Lo stesso è inoltre strumento di attuazione del decreto del Presidente della Repubblica n.

445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa), così come

modificato ed integrato nel tempo dal legislatore, laddove stabilisce che le pubbliche

amministrazioni debbano perseguire obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale

rispetto i sistemi di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli

archivi. Tali obiettivi, specificati e confermati dall’insieme delle circolari susseguitesi nel

tempo, possono così essere riassunti:

• individuazione delle aree organizzative omogenee e dei relativi uffici di riferimento;

• nomina del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della

gestione dei flussi documentali e degli archivi;

• adozione di un manuale di gestione;

• eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal decreto del

Presidente della Repubblica n. 445/2000.

1.2. Definizioni

Ai fini del presente manuale di gestione, si intende per:

allegato : documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria;

l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la

stessa segnatura di protocollo;


allineamento dei dati : il processo di coordinamento dei dati presenti in più archivi

finalizzato alla verifica della corrispondenza delle informazioni in essi contenute;

documento amministrativo : ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di

atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini

dell’attività amministrativa. Per rappresentazione comunque formata si intende ogni

rappresentazione grafica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti,

fatti o cose giuridicamente rilevanti secondo quanto prevede la Legge n. 241 del 2

agosto 1990, articolo 22 comma 2.

documento analogico : la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti;

documento informatico : la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente

rilevanti;

gestione informatica dei documenti : l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione

e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, ssegnazione,

reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle

amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato,

effettuate mediante sistemi informatici;

posta elettronica : messaggi contenenti testi, voci, suoni o immagini trasmessi attraverso

una rete pubblica di comunicazione, che possono essere archiviati in rete o

nell’apparecchiatura terminale ricevente, fino a che il ricevente non ne ha preso

conoscenza;

posta elettronica certificata : sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e

l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute

opponibili ai terzi;

firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite

associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione

informatica;

firma digitale : un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato

qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata,

correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario


tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la

provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti

informatici;

fruibilità di un dato : la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi

informativi automatizzati di un'altra amministrazione;

scarto : eliminazione fisica e irreversibile di documenti. Nell’ordinamento italiano lo scarto

di documenti di una pubblica amministrazione locale è operazione soggetta ad

autorizzazione del Ministero per i Beni culturali ed ambientali;

segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in

forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento

stesso;

scopi storici : le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figure, fatti e

circostanze del passato;

scopi statistici : le finalità di indagine o di produzione di risultati statistici, anche per

mezzo di sistemi informativi;

scopi scientifici : le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle

conoscenze scientifiche in uno specifico settore;

titolare del trattamento: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica

amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono,

anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità

del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della

sicurezza;

titolario (piano di classificazione) : sistema logico ordinato gerarchicamente, individuato

sulla base dell’analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell’archivio

che permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti

amministrativi in maniera omogenea;

piano di conservazione: strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto

archivistico dei documenti prodotti e ricevuti. Riproduce l’elenco delle partizioni e

sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata dei

procedimenti/procedure attivate per le funzioni cui ciascuna partizione si riferisce e


della natura dei relativi documenti. Indica per ciascun procedimento/procedura,

quali documenti debbano essere conservati permanentemente e quali invece

possono essere destinati al macero dopo un tempo prestabilito. Permette la

conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti

disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

trattamento: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza

l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione,

l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la

modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il

blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati,

anche se non registrati in una banca di dati;

Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente:

CAD: Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 “Codice dell’Amministrazione digitale”

PEC: Posta elettronica certificata

AOO: Area Organizzativa Omogenea;

MdG: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e degli Archivi;

RPA: Responsabile Procedimento Amministrativo - il personale che ha la responsabilità

dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi e/o degli affari;

RSP: Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei

flussi documentali e degli archivi;

UOP: Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici della

AOO che svolgono attività di registrazione di protocollo;

UOR: Unità Organizzativa Responsabile - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato

istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di

attività svolta, presentano esigenze di gestione unitaria e coordinata della

documentazione.

UU: Ufficio utente − ufficio che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di

protocollo informatico e che risulta destinatario dei documenti (così come risulta

dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali);


1.3. Principale normativa di riferimento

� Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 - Regolamento recante norme per la

gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. Provvedimento abrogato e

sostituito dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo

informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.

� Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni

legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

� Decreto del Presidente della repubblica 08 gennaio 2001 n. 37 − Regolamento di semplificazione dei

procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei

documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999).

� Direttiva 9 dicembre 2002 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie – Trasparenza dell’azione

amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.

� Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di

coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002,

n. 10.

� Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 − Codice in materia di protezione dei dati personali.

� Decreto della Presidenza del consiglio dei ministri 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per

l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.

� Direttiva 27 novembre 2003 del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie − Impiego della posta

elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni.

� Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 − Codice dei beni culturali e del paesaggio.

� Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 − Codice dell’Amministrazione digitale.

� Direttiva 18 novembre 2005 del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie − Linee guida per la

pubblica amministrazione digitale.

� Decreto Legislativo 24 marzo 2006 n. 157 − Disposizioni correttive ed integrative al D.Lgs 22 gennaio 2004

n. 42 in relazione al paesaggio.


� Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 −−−− Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo

2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale.

� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso

della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini.

� DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 − Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7

marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno

2009, n. 69

� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 luglio 2011 - Comunicazioni con strumenti informatici

tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell’articolo 5-bis del Codice dell’amministrazione digitale, di

cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni.

� Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27 settembre 2012 − Regole tecniche per

l’identificazione, anche in via telematica, del titolare della casella di posta elettronica certificata, ai sensi dell’art.

65, comma 1, lettera c−bis) del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005

n. 82 e successive modificazioni


2. Organizzazione del Comune

2.1. Area Organizzativa Omogenea

Si individua all’interno del Comune un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) da

considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei flussi documentali e degli archivi.

A questa AOO afferiscono tutte le Unità Organizzative Responsabili (UOR).

2.2. Responsabile del Servizio

E’ istituito il Servizio Comunale per la gestione informatica dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi ai sensi dell’art. 61, comma 1, del D.P.R. 445/2000.

Il servizio è istituito nell’ambito della Direzione Servizi Amministrativi, Area Affari Giuridici,

Sportello polifunzionale − Protocollo − Comunicazione.

Il servizio è affidato al Dirigente Servizi Amministrativi, che può delegare per un periodo di

tempo determinato, con atto scritto e motivato, alcune delle competenze previste dal

presente manuale al dipendente incaricato di posizione organizzativa preposto all’Area da

cui dipende l’ufficio Protocollo-Archivio Generale.

Il responsabile del servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi

documentali e degli archivi (RSP) deve:

a) predisporre lo schema del manuale di gestione ed i suoi aggiornamenti;

b) organizzare la fase di versamento dei documenti dagli uffici all’Archivio generale;

c) curare e garantire la conservazione dell’archivio nella fase di deposito;

d) favorire l’attuazione del piano di conservazione dei documenti;

e) favorire la selezione periodica dei documenti in funzione dello scarto o del

trasferimento del materiale destinato alla conservazione permanente nella separata

sezione d’archivio;

f) curare e gestire le forme di accesso all’archivio e di consultazione ai documenti

archivistici secondo le regole stabilite nel presente manuale. Il manuale contempla

e legittima comunque anche l’accesso autonomo e indipendente ai locali

dell’Archivio da parte degli uffici appartenenti alla Direzione Servizi Tecnici, che in

tal caso ne sono responsabili.

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2.3. Unicità del Registro di Protocollo Informatico

Dal 01.01.2006 tutti i documenti in uscita, in entrata e i documenti interni del Comune di

Rubano sono acquisiti nel Registro di Protocollo Informatico. Dalla stessa data sono

eliminati tutti i protocolli di settore, di reparto, di telefax, ecc… e sono cessati sistemi di

registrazione diversi dal protocollo informatico (fatto salvo quanto previsto al cap. 5.1.2

“Documenti soggetti a forme di registrazione particolare” e al cap. 6.7 “Registro di

emergenza”).

Il registro di Protocollo Informatico è unico, ha il carattere della generalità e deve essere

utilizzato dagli utenti dell’Area Organizzativa Omogenea per compiere le operazioni di

registrazione così come disciplinate dal D.P.R. 445/2000, dal DPCM 31.10.2000 e dal

presente Manuale.

2.4. Servizi addetti alla protocollazione

Il presente titolo indica le Unità Organizzative Responsabili delle attività di registrazione di

protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno della AOO.

L’organizzazione del Comune prevede le seguenti competenze:

Unità Organizzativa Responsabile(UOR)

Protocollazione

Sportello Polifunzionale - Protocollo Archivio Generale

Protocolli in Entrata, Interni e in Uscita, annullamento e modifiche

Tutti gli altri settori del Comune Protocolli Interni e in Uscita

2.5. Formazione

Nell’ambito dei piani formativi stabiliti per il personale comunale, viste le direttive del

Ministro della Funzione Pubblica, l’Amministrazione stabilisce un percorso formativo

specifico che riguarda il personale coinvolto dalla gestione documentale e dal protocollo

Informatico.

2.6. Caselle di posta elettronica

L’AOO del Comune di Rubano è dotata di caselle di posta elettronica istituzionali relative

agli uffici di competenza:

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[email protected] [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it [email protected]@rubano.it (alias: [email protected]) [email protected]@rubano.it [email protected]@cert.ip-veneto.net

E’ possibile l’implementazione di nuove caselle di posta elettronica istituzionale su

richiesta del responsabile dell’UOR interessata e previa autorizzazione di RSP.

RSP cura la pubblicazione e aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica

istituzionale sul sito internet comunale, all’interno dell’apposita sezione in

“Amministrazione Trasparente”.

Possono essere istituite altre caselle di posta elettronica non istituzionali ad uso

meramente interno all’ente su richiesta del responsabile dell’UOR interessata. Le caselle

ad uso interno non sono pubblicate sul sito internet ma solamente nella rete intranet

comunale.

Ciascun dipendente è dotato di una propria casella di posta elettronica non istituzionale

che può usare sia per le comunicazioni intra−ente che extra−ente. L’elenco delle caselle di

posta elettronica assegnate ai dipendenti è pubblicato sul sito internet comunale

nell’apposita sezione di “Amministrazione Trasparente”.

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3. Piano della sicurezza

Per le misure di sicurezza dei documenti informatici si rinvia all’allegato 1 del presente

Manuale.

4. Modalità di formazione e di scambio dei documenti

4.1. Formazione di documenti

Il Comune forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto

previsto dalla normativa e dalle regole tecniche vigenti (art. 40 del D.Lgs. 83/2005 − CAD).

La redazione di documenti originali su supporto cartaceo o la copia di documenti

informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel

rispetto del principio dell’economicità.

Ogni documento dell’Amministrazione che deve essere inoltrato in modo formale,

all’esterno o all’interno, deve rispettare le seguenti caratteristiche:

a) deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le

seguenti informazioni:

1) la denominazione e il logo dell’Amministrazione;

2) l’indirizzo completo ed il codice fiscale dell’Amministrazione;

3) l’indicazione completa dell’ufficio che ha prodotto il documento corredata dai

numeri di telefono, fax ed e−mail e dagli eventuali orari di apertura al pubblico.

b) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo nello

spazio riservato all’oggetto. L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e

quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione per garantire l’efficacia delle

operazioni di recupero dell’informazione. Criteri cui attenersi nella redazione

dell’oggetto sono: ricerca di un equilibrio tra analisi e sintesi, individuazione di parole

chiave che esprimono l’azione (o le azioni) descritte dal documento, attenzione alle

disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali.

c) le firme necessarie alla sua perfezione giuridica devono essere apposte prima

della sua protocollazione e comunque entro la stessa giornata. Deve esser presente,

se trattasi di documento informatico, la firma digitale da parte del RPA e/o del

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responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento cartaceo, la firma

autografa da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.

d) deve inoltre recare le seguenti informazioni:

1) il luogo e data di redazione del documento;

2) il numero e anno di protocollo;

3) il numero degli allegati (se presenti), e possibilmente una loro sintetica

descrizione.

4.2. Caratteristiche del documento informatico

La formazione e conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata secondo

quanto descritto nei provvedimenti del CNIPA, ora DigitPA, e precisamente deve garantire:

• identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e

dell’amministrazione di riferimento;

• sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale;

• idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere

registrati mediante il protocollo informatico;

• accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;

• leggibilità e interscambiabilità dei documenti.

Il formato dei documenti informatici deve avere le seguenti caratteristiche descritte nei

provvedimenti del CNIPA, ora DigtPA:

• consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione,

l’archiviazione, la leggibilità, l’interoperabilità e l’interscambio dei documenti;

• la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione;

• la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di

archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti;

• l’immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti

informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da

attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto;

• la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video,

purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti precedenti.

A titolo meramente esemplificativo non possono essere gestiti come documenti

amministrativi informatici documenti in formato word, excel, openoffice, writer e simili.

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Prima dell’apposizione della firma digitale e della protocollazione tali documenti debbono

esser convertiti in un formato del tipo Pdf, Pdf/A, Tiff, Jpg, Xml, o altro formato conforme

alle regole tecniche adottare ai sensi del CAD, al fine di garantire la leggibilità per altri

sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel

tempo del contenuto e della struttura del documento.

Per attribuire in modo certo la titolarità del documento informatico, la sua integrità e, se del

caso, la riservatezza, il documento è sottoscritto con firma digitale

4.3. Documenti in partenza

I documenti in partenza sono tutti i documenti inviati all’esterno dal Comune di Rubano,

secondo le seguenti modalità: PEC, posta elettronica, fax, servizio postale, notifica, a

mano, pubblicazione all’albo pretorio on−line.

I documenti informatici (aventi le caratteristiche di cui al precedente paragrafo 4.2) e i

documenti elettronici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici o elettronici,

sono inviati di norma per mezzo della posta elettronica certificata o sistema interoperabile

tra pubbliche amministrazioni, oppure per mezzo della posta elettronica convenzionale. In

alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non

modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.

L’invio di documenti tramite PEC da parte dell’UOR/UOP mittente avviene attraverso le

apposite funzionalità del sistema informatico di protocollo utilizzato dall’AOO.

I documenti su supporto cartaceo sono inviati con i seguenti mezzi:

a) notifica;

b) posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;

c) telefax o telegramma;

d) consegna diretta al destinatario.

Tutte le comunicazioni di documenti tra pubbliche amministrazioni devono avvenire

esclusivamente attraverso PEC o sistema interoperabile come disposto dall’art. 47 del

D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e recepito con disposizione di

servizio del Direttore generale del 15/01/2013 e del 18/01/2013.

I provvedimenti e gli atti dell’ente possono essere resi noti ed efficaci all’esterno tramite

pubblicazione all’albo pretorio on−line.

Tutti i documenti destinati all’esterno redatti dai singoli uffici devono:

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• avere le caratteristiche indicate ai paragrafi 4.1 e 4.2

• essere registrati nel sistema informatico di protocollo dalla stessa UOR che li ha

prodotti nello stesso giorno.

Nel caso di spedizione tramite posta convenzionale i documenti devono essere depositati

presso l’ufficio protocollo con le seguenti modalità:

• inseriti in busta chiusa riportante l’indirizzo completo del destinatario (via o piazza,

numero civico, CAP − ricercabile da http://www.poste.it/online/cercacap/home.do,

località, provincia);

• nel caso di raccomandate RR, la UOR mittente compila anche la ricevuta di ritorno

aggiungendo a margine i dati identificativi dell’ufficio e del documento in esse

contenuto (per esempio: ufficio contratti prot. n. 321 del 2005 = CO 321/05) al fine

della restituzione della ricevuta;

• entro le ore 9.00 di ogni giornata lavorativa per la loro affrancatura e spedizione a

mezzo posta nella stessa giornata. La corrispondenza che deve essere spedita

urgentemente e che viene portata all’ufficio protocollo dopo le ore 9.00, deve

essere presentata all’ufficio postale a cura dell’UU interessato.

I documenti prodotti dagli uffici del Comune, che non siano destinati ad altra Pubblica

amministrazione, ove se ne ravvisi l’opportunità o quando sia necessario farli pervenire

con sollecitudine possono essere spediti al destinatario tramite fax. In ogni caso tale

inoltro sostituisce l’invio tramite posta ordinaria e allo stesso non deve far seguito la

trasmissione del documento originale.

Le comunicazioni inviate tramite normali caselle di posta elettronica non PEC istituite dal

Comune di Rubano di norma non sono protocollate. L’utilizzo dell’e-mail non PEC è

suggerito per le comunicazioni a carattere non formale, per la trasmissione di informazioni

o notizie richieste all’Ente tramite lo stesso mezzo.

4.4. Documenti interni

Sono chiamati documenti interni i documenti redatti dai singoli uffici e destinati ad altri

uffici od organi all’interno dell’ente.

13


Dei documenti e degli atti interni prodotti vengono registrati nel sistema di protocollo solo

quelli realmente rilevanti ai fini giuridici o del procedimento amministrativo. In tal caso il

documento dovrà avere le caratteristiche indicate ai paragrafo 4.1 e 4.2.

I documenti interni, acquisiti o meno a protocollo, vengono di norma trasmessi mediante

l’utilizzo della posta elettronica interna, non PEC (secondo le indicazioni fornite dalla

Direttiva del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie 27 novembre 2003, Impiego della

posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, Paragrafo II – Contenuti).

4.5. Documenti in arrivo

I documenti in arrivo sono tutti i documenti pervenuti dall’esterno al Comune di Rubano.

I documenti informatici possono essere recapitati all’Amministrazione:

a) a mezzo posta elettronica semplice o certificata;

b) tramite sistema di protocollo interoperabile tra le pubbliche amministrazioni;

c) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato

direttamente all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o

corriere;

d) tramite servizi di e-government on line (suap, mepa, ecc…).

I documenti su supporto cartaceo possono essere recapitati:

a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;

b) a mezzo fax o telegramma;

c) a mezzo consegna diretta all’Amministrazione.

4.5.1 Modalità di ricezione documenti informatici

I documenti ricevuti sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale, che

possiedono tutti i requisiti formali, vengono registrati automaticamente dal sistema di

protocollo.

Il sistema di protocollo segnala le eventuali anomalie (ad esempio provenienza da e−mail

non PEC, mancanza della firma digitale, mancanza del documento o illeggibilità dello

stesso) e richiede in tal caso la registrazione manuale del documento. L’addetto dell’ufficio

protocollo, verificato che l’anomalia non riguardi l’integrità/leggibilità del messaggio o del

documento allegato, procede alla registrazione manuale. L’ammissibilità e la valenza

giuridico−probatoria di un messaggio così ricevuto viene valutata dall’RPA secondo i casi

e le regole stabilite dal CAD.

14


I documenti ricevuti sulle diverse caselle di posta elettronica non certificata istituite dal

Comune di Rubano e ritenuti rilevanti dall’RPA ai fini della gestione degli affari e dei

procedimenti amministrativi vengono inoltrati alla casella [email protected] con

richiesta di acquisizione al protocollo. L’ufficio protocollo provvederà alla registrazione

entro il giorno lavorativo successivo. La valenza giuridico−probatoria di un messaggio così

ricevuto viene valutata dall’RPA secondo i casi e le regole stabilite dal CAD.

Tutte le fatture pervenute a questa amministrazione attraverso la posta elettronica

istituzionale non PEC vengono trattate come fattura cartacea e registrate nel sistema di

protocollazione, non è necessario far seguire l’originale cartaceo del documento, a norma

del nuovo art. 21 del DPR 633/72.

I certificati e le comunicazioni pervenute attraverso servizi di e−government (portali

istituzionali quali Suap o MePa) vengono estratti dalla UOR interessata, stampati e

depositati presso l’ufficio protocollo che provvederà alla registrazione entro il giorno

lavorativo successivo a quello di deposito.

Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file

digitali l’Amministrazione si impegna ad acquisire e trattare tutti i documenti informatici

ricevuti su supporto rimovibile sempre che riesca a decifrarli ed interpretarli con le

tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso

documentale dell’ente tramite protocollazione della sola lettera di accompagnamento

qualora non sia possibile il caricamento anche dei documenti informatici inclusi nel

supporto.

4.5.2 Modalità di ricezione documenti cartacei

La corrispondenza cartacea viene consegnata la mattina all’Ufficio protocollo, il cui

personale provvede a firmare per ricevuta la posta registrata in consegna. Durante gli orari

di chiusura dell’ufficio protocollo i corrieri o addetti di servizi postali privati possono

consegnare la corrispondenza direttamente agli sportelli dello sportello polifunzionale.

Gli addetti dello sportello polifunzionale sono abilitati a ricevere i documenti consegnati

direttamente dall’utente e provvedono alla registrazione nel protocollo generale.

Gli uffici comunali ricevono i documenti direttamente dagli utenti durante l’orario di

apertura al pubblico ed appongono sugli stessi un apposito timbro con la dicitura ”Comune

di Rubano, ricevuto dall’ufficio ……. in data ……., visto del ricevente……” completato a

penna dal personale addetto. Questi documenti devono essere depositati presso l’ufficio

15


protocollo entro il termine della giornata lavorativa: la loro registrazione verrà effettuata a

cura dell’ufficio protocollo entro il successivo giorno lavorativo dal deposito del documento.

Il timbro apposto dall’ufficio non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione e

all’assegnazione del documento.

L’Ufficio protocollo provvede all’apertura di tutta la corrispondenza, ad eccezione di quella

con la dicitura “messo di conciliazione” oppure ”messo del giudice di pace”, sulle quali

viene apposto il timbro di protocollo all’esterno della busta.

I plichi relativi a gare sia formali che informali, sui cui sia riportata la denominazione della

gara, vengono protocollati chiusi apponendo la segnatura sulla busta, tramite timbro di

protocollo o etichetta con le caratteristiche di cui all’art. 55 del D.P.R. 445/00. Qualora la

consegna avvenga il giorno di scadenza del bando viene annotata anche l’ora di consegna

del plico. Gli uffici promotori sono tenuti a comunicare preventivamente all’ufficio protocollo

la data di inizio e termine della gara. L’ufficio protocollo raccoglie i plichi relativi a ciascuna

gara fino alla scadenza del termine e quindi le consegna all’ufficio competente, unitamente

ad una stampa dell’elenco dei protocolli collegati alla gara.

I documenti ricevuti tramite fax e i telegrammi ricevuti nel corso della giornata lavorativa,

devono essere valutati nel loro contenuto in merito all’urgenza dalla persona addetta al

protocollo e, eventualmente dandone contestuale comunicazione telefonica alla UOR

competente, la registrazione al protocollo generale verrà effettuata quanto prima.

La persona del Sindaco riceve atti a lui notificati dal messo comunale, il quale provvederà

anche attraverso i suoi collaboratori a depositare l’atto all’ufficio protocollo che provvederà

alla registrazione quanto prima.

4.6 Documenti erroneamente pervenuti, documenti priv i di firma e

lettere anonime.

Per ogni documento ricevuto la UOP verifica che il Comune di Rubano sia l’effettivo ente

destinatario. In caso contrario restituisce la corrispondenza all’ufficio postale o all’utente

dichiarando l’errore e se possibile fornisce all’utente/mittente le informazioni sulla pubblica

amministrazione o il gestore di pubblici servizi competente o sul corretto destinatario.

Nei casi di certezza l’ufficio protocollo per celerità dei tempi può trasmettere la

corrispondenza direttamente all’effettivo destinatario.

Le lettere anonime vanno protocollate indicando come mittente “anonimo”.

16


Le lettere prive di firma vanno protocollate. Gli addetti alla registrazione annotano che quel

documento è pervenuto privo di firma. L’RPA competente valuterà caso per caso il valore

del documento privo di firma. E’ fatta eccezione per i servizi erogati dallo Sportello

Polifunzionale e inseriti nel Sistema Gestione Qualità, che verificano sempre la presenza

della firma prima di protocollare il documento ricevuto.

4.7 Posta Elettronica certificata

La normativa vigente attribuisce valenza giuridico-probatoria ai documenti inviati via posta

elettronica che soddisfano i requisiti previsti agli articoli 21, 24, 45 e 48 del CAD.

Ai messaggi scambiati tra caselle di posta elettronica certificata mittente e ricevente la

norma attribuisce lo stesso valore della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.

Attraverso comunicazioni senza carta, validamente opponibili in giudizio, si possono

inoltrare istanze e documenti alla pubblica amministrazione e ricevere direttamente

riscontro telematico della loro avvenuta consegna.

Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la posta elettronica

certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al registro di protocollo generale,

per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di

competenza. Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso

la consultazione dei siti www.indicepa.gov.it o www.paginepecpa.gov.it.

Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici, hanno l’obbligo di

dotarsi di casella di PEC per lo scambio di comunicazioni e documenti con la pubblica

amministrazione. Dal 1 luglio 2013, ai sensi dell’art. 5/bis del CAD, la trasmissione di

istanze, dichiarazioni, dati, informazioni e documenti tra i predetti soggetti economici e le

amministrazioni pubbliche devono avvenire esclusivamente in modalità telematica.

Gli uffici del Comune di Rubano destinatari di documenti presentati da professionisti ed

imprese su supporto analogico si riservano la facoltà di richiedere, all’occorrenza, la

trasmissione digitale di quanto già acquisito a protocollo. Sono fatte salve le modalità di

trasmissione cartacea, se espressamente previste nei bandi di gara, nelle procedure di

appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice Appalti).

Il privato cittadino può, a sua volta, dotarsi di una casella PEC, per ricevere e trasmettere

comunicazioni alle pubbliche amministrazioni: tale facoltà, disciplinata ora dall’articolo 3-

bis del CAD, gli consente di indicare un proprio indirizzo di posta elettronica certificata,

17


quale suo domicilio digitale. Tale indirizzo digitale sarà inserito nell'Anagrafe nazionale

della popolazione residente e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni; una

volta dichiarato il domicilio digitale, dunque, salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa

una diversa modalità di comunicazione, le amministrazioni pubbliche sono tenute a

comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dichiarati, senza oneri di

spedizione a loro carico.

Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono attribuite ad un’unica persona fisica

(cittadino) o giuridica (ente pubblico, ditta, professionista).

Ai fini della corretta individuazione del mittente del documento, gli uffici danno indicazione

ai soggetti titolari di PEC affinché trasmettano a questo Comune comunicazioni e

documenti di cui siano direttamente gli autori. Non risulta, infatti, contemplata dalla norma,

la possibilità di spedire documenti per conto di un soggetto diverso da quello a cui la

casella PEC sia stata rilasciata, fatta salva la possibilità di esplicito mandato di

rappresentanza previsto dall'art. 38, comma 3 del DPR n. 445/2000.

4.7.1 Come comunicare con il Comune di Rubano attrav erso la PEC

Il Comune di Rubano, ha attivato un’unica casella PEC collegata al Registro di Protocollo

Generale: [email protected].

Il messaggio e i documenti allegati vengono ricevuti dal Protocollo Generale del Comune e

inoltrati agli uffici competenti.

Per l’inoltro a mezzo PEC al Comune di Rubano delle istanze, comunicazioni e documenti

è necessario seguire le modalità operative di seguito descritte:

a) a ciascuna istanza trasmessa al Comune di Rubano, dovrà corrispondere un unico

messaggio PEC di trasmissione.

Esempi:

- un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli

allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare

3 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare;

- un soggetto che debba inviare 5 fatture, dovrà inviare 5 messaggi PEC

distinti, uno per ogni fattura.

b) nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta (con eventuale

indicazione del numero di protocollo di riferimento);

18


c) allegare i documenti da trasmettere nei formati ammessi.

Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella PEC del Comune di Rubano, possono essere

allegati esclusivamente file in formati portabili statici non modificabili, che non contengano

macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali

internazionali, che forniscano sulla carta una disposizione grafica uguale a quella

rappresentata sullo schermo del computer. Si richiedono, per documenti di testo o

scansionati, i seguenti formati: pdf, pdf/A, odf, txt, jpg, gif, tiff, xml o altro formato conforme

alle regole tecniche adottate ai sensi del CAD. I messaggi contenenti allegati in formati

diversi (es. doc, xls, ecc.) verranno comunque registrati e inoltrati all’ufficio competente,

che effettua la valutazione circa l’ammissibilità e valenza giuridico−probatoria dei

documenti.

Altre caratteristiche preferenziali richieste per gli allegati sono:

1. riportare nel proprio nome file una sintetica descrizione del contenuto, ad esempio

“domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf";

2. non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o

accenti;

3. non superare la dimensione massima di totali 40 Mb

4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di

scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina”

(formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale).

19


5. Flusso di lavorazione dei documenti: registrazion e e gestione dei flussi documentali

5.1 Modalità di registrazione dei documenti

La registrazione a protocollo si effettua, così come prescritto dall’art. 53 del D.P.R. 445/00,

mediante la memorizzazione nel sistema in forma non modificabile delle seguenti

informazioni obbligatorie:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema;

c) mittente/destinatario del documento;

d) oggetto;

e) data e n. di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) impronta del documento informatico.

Vengono inoltre memorizzate nel sistema le seguenti informazioni:

g) indice di classificazione;

h) smistamento per competenza;

i) smistamento per conoscenza.

E’ obbligatoria la produzione e stampa del registro giornaliero di protocollo.

5.1.1 Documenti esclusi dalla registrazione a protoc ollo

Sono escluse dalla registrazione a protocollo, ai sensi del citato art. 53, comma 5 del

D.P.R. 445/00 le seguenti tipologie di documenti:

• bolle di accompagnamento merci;

• comunicazioni di bonifici bancari o postali;

• fascicoli personali degli elettori inviati da altri Comuni;

• richieste di documenti e relative forniture degli stessi inerenti pratiche di

pubblicazione di matrimonio;

• ricevute delle notifiche di cancellazione dalle liste elettorali;

• cartoline di ricevuta delle raccomandate;

• inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;

• biglietti d’auguri;

20


• materiale pubblicitario e cataloghi;

• materiale informativo riguardante corsi di formazione;

• giornali, riviste, libri.

5.1.2 Documenti soggetti a forme di registrazione pa rticolare

Sono esclusi dall’obbligo di registrazione a protocollo in quanto già soggetti ad altre forme

di registrazione particolare i seguenti documenti:

• Deliberazioni del Consiglio comunale;

• Deliberazioni della Giunta comunale;

• Ordinanze sindacali;

• Decreti sindacali;

• Determinazioni dei dirigenti e responsabili d’Area;

• Ordinanze dei dirigenti e responsabili d’Area;

• Atti rogati dal Segretario comunale e repertoriati.

5.1.3 Protocollo riservato

Il sistema di protocollo prevede la possibilità di utilizzo di procedure particolari a tutela

della riservatezza delle informazioni e dei dati sensibili, in conformità con quanto previsto

dal D.Lgs. 196/03.

Tali procedure producono un protocollo riservato, ad accesso controllato e disponibile solo

agli utenti abilitati. Le abilitazioni all’uso del protocollo riservato sono definite da RSP.

5.1.4 Differimento dei tempi della registrazione

Nel caso in cui un eccezionale e temporaneo evento, verificato da RSP, impedisca di

effettuare la registrazione dei documenti nei tempi definiti dal presente manuale, e nei casi

in cui dal differimento di questa operazione possano derivare danni a terzi RSP può dare

autorizzazione, attraverso e-mail, al differimento dei termini per la registrazione dei

documenti, indicando nello stesso provvedimento il giorno entro il quale le registrazioni

dovranno essere effettuate. Nella maschera di registrazione verrà inserita la data di arrivo

effettiva del documento.

21


5.2 Segnatura di protocollo

Contestualmente alla registrazione di protocollo deve essere effettuata la segnatura dei

documenti. Questa operazione è definita dall’art. 55 del D.P.R. 445/00 come l’apposizione

o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle

informazioni riguardanti il documento stesso, che consente di individuarlo in modo

inequivocabile.

La segnatura di protocollo avviene con le seguenti modalità:

� per i documenti in arrivo la segnatura, a seconda del formato e del mezzo di arrivo del

documento, viene o associata al file o apposta mediante etichetta o timbro che reca le

seguenti informazioni:

• Identificazione dell’Amministrazione (Comune di Rubano);

• Data di protocollo;

• Numero di protocollo;

• Indice di classificazione.

� per i documenti in partenza e per i documenti interni la segnatura, a seconda del

formato e del mezzo di invio del documento, viene o associata al file o apposta

mediante la riproduzione, nella parte superiore del documento delle seguenti

informazioni:

• Identificazione dell’Amministrazione (Comune di Rubano)

• Data di protocollo

• Numero di protocollo

5.3 Rilascio della ricevuta di protocollazione

Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica

certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli

specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO.

Inoltre, il sistema di protocollazione informatica dei documenti, in conformità alle

disposizioni vigenti relative all’interoperabilità tra pubbliche amministrazioni, provvede alla

formazione e all’invio al mittente di uno dei seguenti messaggi:

22


• messaggio di conferma di protocollazione: un messaggio che contiene la conferma

dell’avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre

forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica in quanto segnala

l’avvenuta protocollazione del documento;

• messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una

anomalia in un messaggio ricevuto.

Nel caso di documento cartaceo consegnato direttamente allo Sportello polifunzionale o

all’ufficio protocollo, se è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna,

l’operatore, dopo aver effettuato la registrazione a protocollo, stampa tramite la procedura

informatica il modulo di ricevuta, che riporta il numero di protocollo, l’oggetto, la data e

l’ora di registrazione, e lo sigla. Qualora sia diversamente previsto dallo specifico

procedimento o se non sia possibile stampare la ricevuta di protocollo per motivi tecnici,

l’operatore fotocopia gratuitamente la prima pagina del documento e vi appone il timbro

dell’amministrazione, riportando a penna la data e l’ora d’arrivo ed il numero di protocollo

assegnato, ed appone la propria sigla.

Gli altri uffici comunali non abilitati alla registrazione in entrata che ricevono direttamente

dagli utenti documenti cartacei soggetti a registrazione (come indicato al paragrafo 4.5.2),

se richiesta una ricevuta di avvenuta consegna appongono sulla fotocopia delle prima

pagina del documento (o sulla copia del documento presentata dall’utente) un apposito

timbro con la dicitura ”Comune di Rubano, ricevuto dall’ufficio ……. in data ……., visto del

ricevente……” completato a penna dal personale addetto. Allo stesso modo si comportano

gli addetti dello sportello polifunzionale nel caso di impossibilità tecnica alla immediata

registrazione a protocollo del documento ricevuto.

L’apposizione del semplice timbro di pervenuto che non riporta la segnatura di protocollo

non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione ed assegnazione del documento.

5.4 Procedura di annullamento o modifica di una regi strazione

Ai sensi della normativa vigente, l’annullamento o la modifica anche di uno solo dei dati

obbligatori della registrazione di protocollo (elencati al precedente paragrafo 5.1) devono

essere richieste ad RSP con specifica motivazione. La richiesta di annullamento o di

modifica può essere effettuata tramite l’apposita funzionalità prevista dal sistema

informatico. RSP, previa verifica dei dati da annullare o modificare, dispone

23


l’autorizzazione all’annullamento o modifica tramite apposita e−mail con cui da indicazione

agli operatori abilitati di procedere.

Le richieste di modifica relative al mittente/destinatario o all’oggetto dovute a semplici

errori di battitura, che però possono compromettere l’esatta identificazione del

mittente/destinatario o comunque rendere difficile la ricerca del documento, possono

essere operate direttamente dagli operatori di protocollo a cioè delegati da RSP ed abilitati

alle operazioni di modifica/annullamento.

I dati annullati o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo

informatico unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo del

soggetto che effettua l’operazione di annullamento o modifica, nonché alla motivazione ed

agli estremi dell’autorizzazione rilasciata da RSP. In tale ipotesi la procedura riporta la

dicitura “annullato” o “modificato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte

le informazioni originarie.

L’annullamento del numero di protocollo comporta l’annullamento di tutta la registrazione

di protocollo.

5.5 Regole di assegnazione e di smistamento dei docu menti ricevuti

5.5.1 Assegnazione della competenza attraverso il si stema informatico di

protocollazione

Facendo riferimento al censimento dei procedimenti approvato ed aggiornato annualmente

con deliberazione della Giunta comunale, ogni documento registrato al protocollo viene

contestualmente assegnato all’UOR/UU di competenza attraverso la specifica funzione del

sistema informatico adottato dall’AOO (fatte salve diverse disposizioni scritte − anche a

mezzo e−mail − da parte dei dirigenti).

Allo stesso modo possono essere assegnate copie informatiche per competenza o per

visione ad altre UOR/UU interessati, alle PO o ai dirigenti.

5.5.2 Smistamento della corrispondenza in formato ca rtaceo

Lo smistamento del documento cartaceo denota il trasferimento della responsabilità e

della pertinenza del documento stesso dal Protocollo generale/Sportello Polifunzionale

che l’ha registrato alla UOR/UU destinataria.

24


La posta cartacea viene smistata alla P.O. competente ed in caso di sua assenza al

Dirigente competente. In caso di assenza del Dirigente la posta di competenza va smistata

al Segretario – Direttore generale, fatte salve altre disposizioni scritte (anche a mezzo

e−mail).

Ai Dirigenti ed al Segretario − Direttore generale che lo richiedono può essere consegnato

un report di fine mattinata che riassume tutti i protocolli assegnati alle UOR da loro

sovrintese. Il Segretario − Direttore Generale prende visione inoltre della corrispondenza

in cartacea del Sindaco.

I documenti indirizzati al Sindaco e agli Assessori vengono assegnati e smistati in originale

alla UOR/UU destinataria per competenza. Al Sindaco e agli Assessori viene consegnata

una copia del documento (cartacea o a mezzo e−mail semplice), a cura dell’ufficio

protocollo per il primo, a cura della segreteria per i secondi Fanno eccezione i documenti

che non hanno rilevanza giuridica probatoria.

5.5.3 Attività in carico all’utente

Ogni utente del protocollo è abilitato all’uso della procedura attraverso l’autenticazione con

la propria user-id e password.

Il sistema riconosce ogni utente già autorizzato all’uso della procedura, i cui diritti sono

collegati al gruppo di appartenenza, e ne traccia ogni operazione effettuata.

Ogni utente, secondo il gruppo (UOR/UU) di appartenenza, visualizza sulla propria lista

attività i documenti assegnati all’UOR/UU e/o a se stesso.

Gli utenti del protocollo, secondo le indicazioni di organizzazione interna proprie di

ciascuna UOR, provvedono a:

a) visualizzare i documenti presenti nella lista attività dell’UOR/UU e propria;

b) prendere in carico i documenti di competenza;

c) smistare il documento ad altri membri dello stesso gruppo;

d) rifiutare il documento in caso di assegnazione all’UOR/UU errata, con restituzione

dell’originale al Protocollo generale (nel caso di documento cartaceo deve essere

restituito anche l’originale cartaceo) affinché provveda alla riassegnazione del

documento;

e) inserire i documenti nei fascicoli attraverso le apposite funzioni

f) indicare il completamento dell’attività con l’apposita funzione.

25


Operativamente ogni UOR è responsabile della predisposizione delle copie e della

trasmissione dei documenti loro assegnati e destinati ad organi distaccati, commissioni

comunali o enti esterni strettamente correlati o coinvolti nei procedimenti della stessa UOR

(per esempio: protezione civile, consiglieri comunali, consulte, Consorzio Vigili, ecc.).

5.6 Sistema di classificazione e formazione dei fasc icoli

5.6.1 Il Titolario di classificazione

Il titolario individuato è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di

proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei comuni, nominato con decreto

del direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18

luglio 2002 (allegato n. 3 e Prontuario allegato n. 4 ).

Esso viene aggiornato in caso di rilevata necessità su proposta dell’Archivio generale e le

eventuali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1° gennaio dell’anno seguente alla

loro approvazione. Tali modificazioni ed integrazioni devono tenere conto delle indicazioni

provenienti dal Ministero per i beni e le attività culturali e del mantenimento delle

necessarie caratteristiche di interoperabilità con altre strutture della pubblica

amministrazione. Con la stessa procedura sono redatti e aggiornati anche gli indici.

Il Titolario, strutturato sulle funzioni e competenze dell’Amministrazione si suddivide in

Titoli e in Classi.

Il Titolo individua e corrisponde ad aggregazioni di funzioni e si indica con il numero

romano. La Classe corrisponde e definisce specifiche competenze all’interno del Titolo e si

individua con la cifra araba.

L’allegato n 3 riporta il Titolario (Piano di classificazione) completo adottato dal Comune.

L’allegato n 4 riporta il Prontuario per la classificazione definito dal Gruppo di lavoro

nazionale sulla base del Titolario stesso.

5.6.2 Formazione e gestione dei fascicoli

Il fascicolo è individuato da quattro elementi:

• Anno di istruzione (anno di inizio della pratica)

• Titolo e classe di appartenenza

• Numero di repertorio, cioè un numero sequenziale (da 1 a n), attribuito con cadenza

26


annuale, all’interno dell’ultimo grado divisionale del titolario (es. classe)

• Oggetto, cioè una stringa di testo solitamente normalizzata per descrivere compiu-

tamente un affare e/ o un procedimento amministrativo

Devono poi essere indicati la UOR e il nominativo del RPR.

L’anno va separato dalla classificazione con un trattino ( - ), la classificazione dal numero

del fascicolo con un punto ( . ) e i gradi divisionali della classificazione vanno distinti tra

loro con una barra ( / ), indicando il titolo con cifra romana (I, II, III, etc.) e la classe con

cifra araba (1, 2, 3, etc.). L’oggetto, infine, deve essere scritto tra virgolette in minuscolo.

Un esempio frontespizio di fascicolo per affare:

27

Ufficio Segreteria

2006 − VI/5.1

”richieste di informazioni bibliografiche”ANNO 2006

Ufficio produttore

Anno del fascicolo − Titolo/Classe. Numero progressivo all’interno del

titolo e classe

“Oggetto del fascicolo”ANNO DI RIFFERIMENTO


6. Descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico

6.1. Descrizione

L’allegato 2 al presente Manuale riporta il manuale utente per l’utilizzo del sistema di

protocollo informatico adottato dall’AOO. Esso illustra le principali funzionalità del

Protocollo Informatico in esercizio.

6.2. Sistema di Protocollo Informatico

Il sistema operativo dell'elaboratore su cui viene realizzato il sistema di protocollo

informatico deve assicurare:

• l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

• la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

• la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

• la registrazione delle attività rilevanti fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in

modo tale da garantirne l’identificazione.

Il sistema di protocollo informatico consente il controllo differenziato dell'accesso alle

risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti.

Il sistema di protocollo informatico consente il tracciamento di qualsiasi evento di modifica

delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore.

Le registrazioni di protocollo sono protette da modifiche non autorizzate.

6.3. Abilitazioni di accesso

L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la

ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei

documenti e le abilitazioni, loro estensioni e modificazioni, sono stabilite del Responsabile

del Servizio Protocollo e attivate del CED comunale.

28


Ad ogni utente è assegnato un sistema di autenticazione costituito da un elemento

identificativo dell’utente stesso e da una credenziale di autenticazione.

Ulteriormente ad ogni tipologia di credenziali sono assegnate delle autorizzazioni che sono

semplificate nella tavola che segue:

SETTORE ABILITAZIONIUfficio Protocollo−archivio/Sportello Polifunzionale;

Entrata, Uscita, Interna, Annullamento e modifica

Tutti gli altri settori Uscita, Interna

6.3.1. Ripristino dei codici d’accesso

In caso di necessità, l’Amministratore del sistema di gestione del protocollo informatico,

procede a rassegnare la credenziale di autenticazione all’utente che la smarrisce.

6.4. Funzioni di accesso ai documenti e alle informa zioni del sistema

La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su

tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da

espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di

operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la

specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel

testo.

Il sistema offre la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo

scopo di favorire le attività di controllo.

6.5. Annullamento delle informazioni registrate in f orma non

modificabile

Per le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema, l'annullamento

anche di una sola di esse determina l'automatico e contestuale annullamento della intera

registrazione di protocollo.

Per le altre informazioni registrate in forma non modificabile, l'annullamento anche di un

solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di

immissione di dati, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la

29


contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito

unitamente alla data, l'ora e all'autore della modifica, nonché alla motivazione ed agli

estremi dell’autorizzazione rilasciata da RSP.

In tali ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” o “modificato” in posizione visibile e

tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

6.6. Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del

sistema

Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti provvede

alla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico

rimovibile.

6.7. Registro di emergenza

L’art. 5, comma 2 - lettera o) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, definisce che il manuale di

gestione debba disciplinare le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi

dell'art. 14 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, inclusa la funzione di

recupero dei dati protocollati manualmente.

Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo

informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato

Registro di emergenza.

Su questo registro, anche cartaceo, devono essere riportate la causa, la data e l’ora di

inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora di ripristino della piena funzionalità del

sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo

informatico.

Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e

termina il 31 dicembre di ogni anno. L’ufficio protocollo dovrà annotare nel protocollo

informatico unico i periodi di attivazione del Registro di emergenza.

Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel Registro di emergenza, UOR,

anno di registrazione, numero di protocollo in formato AIPA; ad esempio: RE01-2005-

denominazione UOR- Numero di registrazione.

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7. Disposizioni sugli archivi

Sono considerati beni archivistici sottoposti a tutela da parte degli organi del Ministero per

i Beni e le attività culturali sia glia archivi correnti e di deposito che gli archivi storici.

Gli articoli 67, 68 e 69 del D.P.R. 445/00 recano disposizioni per la conservazione e per il

trasferimento di documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito e da questo

all’archivio storico dell’Ente. L’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione del

proprio archivio nella sua organicità e di ordinarlo, nonché inventariare la parte storica è

sancito anche dal Codice dei beni culturali e del paesaggio.

La richiesta di consultazione di documenti d’archivio può essere avanzata da appartenenti

all’amministrazione, da dipendenti di altra amministrazione o da esterni

all’amministrazione, con le modalità di seguito riportate.

7.1. Archivio – definizioni

L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall’ente nell’esercizio delle sue

funzioni nell’ambito dell’attività istituzionale.

In relazione alle diverse fasi di organizzazione si distingue in:

A. Archivio corrente (archivio in formazione) : l’insieme di documenti prodotti,

acquisiti e conservati per l’espletamento degli affari e procedimenti

amministrativi in corso di trattamento.

B. Archivio di deposito : insieme di documenti archivistici relativi ad affari e

procedimenti amministrativi conclusi nell’arco degli ultimi quarant’anni,

conservati dall’ente in osservanza degli obblighi di legge.

C. Archivio storico : insieme dei documenti archivistici selezionati per la

conservazione permanente esauriti da oltre quarant’anni.

Il termine “Archivio” indica anche il luogo fisico nel quale si conservano i documenti

archivistici nelle diverse fasi di gestione.

L’archivio storico del Comune di Rubano, unitamente a parte degli archivi di deposito e

correnti in carico alle UOR, sono ubicati in un locale al primo ed ultimo piano dello stabile

di proprietà comunale denominato “ex casa del fascio” in Via A. Rossi n. 35.

31


7.2. Tenuta dei documenti

Ogni UOR si occupa della gestione e conservazione del proprio Archivio corrente e di

deposito. Essa ha il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso,

registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il

responsabile del Servizio archivistico nella selezione della documentazione per lo scarto

ed il versamento all’archivio storico, quindi alla redazione di elenchi di scarto e di elenchi

di versamento.

Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta l’anno),

ogni singolo RPR conferisce all’Archivio di deposito della propria UOR i fascicoli relativi ad

affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una

trattazione corrente.

Relativamente alla tenuta dei documenti l’organizzazione delle attività del Comune

prevede la seguente distribuzione degli archivi:

UNITÀ ORGANIZZATIVA RESPONSABILE (UOR)

CONSERVAZIONE

Protocollo Generale e Archivio Generale Archivio storico Tutti i settori del Comune Archivi correnti e di deposito

7.2.1. Modalità per lo sfoltimento e versamento fasc icoli dall’archivio corrente a

quello di deposito presso UOR

Il Responsabile del procedimento amministrativo (RPR), trascorso un congruo periodo di

tempo dalla cessazione degli affari che sta trattando, ed almeno una volta l’anno,

provvede:

• allo sfoltimento dei fascicoli che si sono formati intendendendosi per “sfoltimento” lo

scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione di cui è possibile

l’eliminazione al fine di garantire la presenza di tutti e soli i documenti relativi alla

pratica trattata senza inutili duplicazioni;

• alla verifica che il materiale da riversare sia correttamente organizzato e corredato

da strumenti che ne garantiscano l’accesso organico;

• alla redazione di un elenco dei fascicoli oggetto da versare all’archivio di deposito;

• al loro versamento presso l’archivio di deposito.

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In nessun caso possono essere versati all’archivio di deposito fascicoli contenenti

documenti i cui termini per la presentazione di ricorsi amministrativi o giudiziari non sono

ancora scaduti.

7.2.2. Modello di trasferimento degli atti dagli arc hivi correnti o di deposito presso

le UOR all’archivio di deposito o all’archivio stor ico presso ex casa del fascio.

Ai fini del riversamento degli archivi correnti all’archivio di deposito o storico, i fascicoli

trasferiti sono elencati in apposite distinte come nel modello di seguito indicato.

Elenco di versamento dei fascicoli cessati e sfoltiti dall’archivio c/o UOR all’archivio c/o “ex casa del fascio” (n° progressivo elenco versamenti)/(anno)

N°busta

Titolo esterno della busta Titoli dei fascicoli contenuti

e loro classificazione

AnnoInizio

AnnoFine

Note

1.2.

7.2.3. Selezione e scarto archivistico di documenti cartacei

L’operazione di riordino degli archivi consiste nella valutazione della documentazione,

organizzazione delle serie e creazione di elenchi di materiale omogeneo e nella

sistemazione fisica del materiale con riferimento al Titolario vigente alla data di produzione

della documentazione.

Nell'ambito dell’archivio di deposito o dell’archivio storico vengono effettuate le operazioni

di selezione e lo scarto degli atti che il Comune non ritiene più opportuno conservare

ulteriormente (perché privo sia di rilevanza amministrativa che di rilevanza storica). Tali

operazioni devono essere effettuate sulla base di piano di conservazione (allegato 5 ) che

indica per ogni titolo e classe i termini per la conservazione delle relative aggregazioni

documentali, i documenti e i tempi decorsi i quali si può prevedere lo scarto.

Il Piano di conservazione adottato è quello prodotto dal Gruppo di lavoro nazionale già

citato, che costituisce l’allegato n. 5 .

L’Amministrazione provvede all'eliminazione fisica dei documenti e degli atti sottoposti a

procedura di scarto, individuando una ditta che si occupi della distruzione dei documenti e

che sia in grado di certificarla, ad eccezione dei documenti contenenti dati sensibili ai quali

è riservato la distruzione in proprio da parte dell’ente al fine di evitare la diffusione illecita

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di documenti, con particolare riferimento a quelli riservati e tenendo presente il decreto

legislativo n. 196/2003 ”Codice in materia di protezione dei dati personali”.

L’operazione di scarto viene promossa periodicamente dall’ufficio Protocollo − Archivio

sulla base delle richieste pervenute dalle UOR.

La procedura di scarto prevede:

1. la redazione da parte di ciascuna delle diverse aree competenti per materia in

relazione alla tipologia di atti da scartare, di un elenco descrittivo del materiale

documentale da eliminare in base al modello allegato al piano di conservazione

(allegato 5 sub a ); tale modello viene trasmesso a cura dell’ufficio protocollo, alla

Soprintendenza Archivistica per il Veneto per l’ottenimento dell’autorizzazione allo

scarto da parte del Ministero dell’Interno, a norma dell’art. 21 del D.Lgs nr. 42 del

22.01.2004;

2. l’emanazione della determinazione di scarto del Responsabile del Servizio

Archivistico o suo delegato, con allegato elenco dei documenti da eliminare previo

ottenimento dell’autorizzazione da parte del Ministero dell’Interno;

3. spedizione del materiale al macero e/o distruzione in proprio, ai sensi del DPR

37/01 e trasmissione della nota di riepilogo delle operazioni di distruzione alla

Soprintendenza Archivistica del Veneto;

4. aggiornamento dell’inventario dell’archivio, qualora esistente, in relazione

all’eliminazione del materiale documentario.

7.2.4. La movimentazione dei fascicoli presenti nell ’archivio ”ex casa del fascio”

L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio presso ex casa del fascio

ad un ufficio deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario

all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.

Ogni UOR provvede in base alla competenza per materia alla movimentazione.

L’affidamento temporaneo avviene previa compilazione di apposito modello (allegato 5

sub b ) contenente gli estremi identificativi della documentazione prelevata, il nominativo

del dipendente, la sua UOR o ufficio di appartenenza e la sua firma.

Un esemplare del modello viene conservato all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione

fisica occupata dal fascicolo in archivio.

Tale movimentazione viene registrata in un apposito Registro di carico e scarico presso

l’ufficio Protocollo o presso la segreteria della Direzione Tecnica. In esso sono riportati,

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oltre ai dati contenuti nel modello allegato 5 sub b , anche la data di restituzione, nonché

delle eventuali note sullo stato della documentazione.

7.3. Accesso ai locali di conservazione archivio sto rico e di deposito

presso “ex casa del fascio”

Le chiavi dei locali sono custodite presso l’ufficio Protocollo − Archivio Generale e presso

la segreteria della Direzione Tecnica.

Ciascuna persona autorizzata all’accesso ai locali d’archivio è responsabile

dell’osservanza delle norme antincendio contenute nelle disposizioni comunali in materia,

nonché della posizione delle scaffalature sui binari come indicata nello schema all’interno

dei locali stessi.

7.3.1. Per utenti interni all’Amministrazione

Consegna delle chiavi. L’utente deve compilare l’apposito registro di accesso presso

l’ufficio Protocollo o presso la segreteria della Direzione Tecnica con i seguenti dati: data

di accesso, ufficio richiedente, orario ritiro chiavi, firma del dipendente.

Restituzione chiavi. L’utente deve compilare la seconda parte dell’apposito registro con i

seguenti dati: orario consegna chiavi, descrizione del documento estratto, posizione in

archivio (titolo/classe/numero scaffale), faldone di appartenenza, ufficio di conservazione

del documento.

Restituzione documento estratto. L’utente dopo aver riposto il fascicolo nell’esatta

posizione deve compilare la terza parte dell’apposito registro con la data di restituzione e

la propria firma.

7.3.2. Per Utenti esterni all’Amministrazione

L’utente esterno privato o Consigliere comunale, può accedere ai locali dell’Archivio solo

se accompagnato da un’appartenente all’amministrazione, in genere persona

appartenente all’ufficio che ha autorizzato l’accesso agli atti, il quale deve compilare

l’apposito registro come descritto al paragrafo precedente.

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7.4. Consultazione documenti d’archivio da parte di utenti esterni

all’Amministrazione

La documentazione d’archivio è liberamente consultabile per scopi storici di ricerca

eccetto i seguenti casi:

• documenti di carattere riservato relativi all’attività politica, consultabili dopo 50 anni

dalla data della loro redazione;

• documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone, consultabili

dopo 70 anni;

• documenti afferenti processi penali, consultabili dopo 70 anni dalla data di

conclusione del procedimento

E’ consentita la consultazione ai fini di ricerca scientifica, anche prima della scadenza dei

suddetti termini, essa è soggetta a due criteri:

• la gratuità e la libertà della ricerca, diritto costituzionalmente sancito;

• l’accettazione da parte del consultatore del codice di Deontologia e buona condotta

(provvedimento 14.03.2001 n. 8 del Garante per la protezione dei dati personali,

ora allegato A2 del D.Lgs. 30.06.2003 n. 196 “codice in materia di protezione dei

dati personali”), che dovrà sottoscrivere ogni consultatore.

Il Responsabile del Servizio Archivistico Comunale autorizza la consultazione per scopi

storici di documenti facenti parte dell’archivio storico, mentre la consultazione dei

documenti a carattere riservato prima della scadenza dei termini deve essere autorizzata

anche dal Soprintendente Archivistico.

Non è consentita l’asportazione di materiale dall’archivio storico da parte di persone

esterne all’Amministrazione Comunale.

7.4.1. Accesso agli atti

Ciascun Responsabile del Servizio o suo delegato autorizza l’accesso agli atti di propria

competenza negli archivi in conformità alle norme stabilite dalla L. 241/90 e successive

modifiche e integrazioni e relativo regolamento comunale.

7.4.2. Prestito

E’ consentito il prestito per motivi culturali di documenti d’archivio per mostre o

esposizioni, esso è soggetto ad autorizzazione da parte del Soprintendente Archivistico

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competente.

7.4.3. Riproduzioni

Possono essere rilasciate fotocopie dei documenti d’archivio a chi ne faccia apposita

richiesta scritta, con spese di riproduzione a carico del richiedente sulla base delle tariffe

comunali vigenti.

Non sono consentite fotocopie dei seguenti tipi di materiale:

• in non buono stato di conservazione;

• pergamenato;

• rilegato;

• anteriore al XIX secolo;

• qualsiasi documento che potrebbe essere danneggiato nella fotocopiatura.

E’ consentito ad uno studioso per volta fotografare documenti d’archivio con mezzi propri,

previa domanda scritta autorizzata dal responsabile del Servizio Archivistico Comunale o

suo delegato.

Non possono essere usati flash per fotografare atti anteriori al XIX secolo.

E’ fatto salvo, in ogni caso, il rispetto delle norme sul diritto d’autore ed in materia di tutela

dei beni archivistici.

7.4.4. Riproduzioni per uso commerciale ed eventuali sanzioni

E' consentita la pubblicazione dei documenti conservati presso l’Archivio generale del

Comune di Rubano, con autorizzazione scritta da richiedersi al Responsabile del Servizio

Archivistico.

La pubblicazione deve riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "Su

concessione dell’Archivio generale del Comune di Rubano" e l’espressa avvertenza del

divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

All’Amministrazione devono essere consegnate tre copie della pubblicazione per cui è

stata chiesta l’autorizzazione.

Non è dovuto il pagamento dei diritti nel caso in cui la pubblicazione avvenga all’interno di:

• un volume con tiratura inferiore alle 2.000 copie e con prezzo di copertina inferiore

a euro 77,47;

• una rivista periodica a carattere storico o scientifico.

L’inosservanza delle norme indicate comporta l’esclusione dall’accesso ai documenti

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dell’archivio storico comunale e le altre sanzioni previste ai sensi di legge.

8. Norme transitorie e finali

Con l’entrata in vigore del presente manuale sono abrogate tutte le norme regolamentari

interne all’Amministrazione/AOO con esso contrastanti.

Il presente manuale è pubblicato sul sito internet e nella rete intranet ad esclusione degli

allegati n. 1 e 2 che riportano rispettivamente informazioni relative alla sicurezza del

Comune e informazioni sul software in uso.

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MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL ......gestione del protocollo informatico da parte delle...

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