MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI FLUSSI DOCUMENTALI

E DEGLI ARCHIVI

(2016)

1

SEZIONE I - DISPOSIZIONI GENERALI E FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE

INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 1 Finalità e ambito di applicazione

Articolo 2 Definizioni

Articolo 3 Area Organizzativa Omogenea

Articolo 4 Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

Articolo 5 Sistema di gestione informatica dei documenti

Articolo 6 Componenti e funzionalità del protocollo informatico

Articolo 7 Abilitazione alle funzionalità del protocollo informatico

Articolo 8 Piano di sicurezza dei documenti informatici

SEZIONE II – FORMAZIONE, SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 9 Documenti del Comune di Modena

Articolo 10 Contenuti minimi dei documenti amministrativi

Articolo 11 Modalità di formazione dei documenti amministrativi informatici

Articolo 12 Copie informatiche di documenti analogici

Articolo 13 Copie analogiche di documenti informatici

Articolo 14 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici

Articolo 15 Spedizione dei documenti

Articolo 16 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

Articolo 17 Ricezione dei documenti informatici

Articolo 18 Documenti trasmessi tra pubbliche amministrazioni

Articolo 19 Ricezione dei documenti su supporto informatico rimovibile

Articolo 20 Rilascio di ricevute attestanti la consegna dei documenti

Articolo 21 Documenti in arrivo di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti

SEZIONE III - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 22 Registro di protocollo

Articolo 23 Registrazione di protocollo

Articolo 24 Documenti oggetto di registrazione obbligatoria e documenti soggetti a

registrazione particolare

Articolo 25 Dati di registrazione di protocollo

Articolo 26 Segnatura di protocollo

Articolo 27 Registrazione dei documenti pervenuti alle caselle di posta elettronica certificata

Articolo 28 Registrazione di protocollo dei documenti interni

Articolo 29 Registro giornaliero di protocollo

Articolo 30 Annullamento delle registrazioni di protocollo

2

Articolo 31 Rinnovazione dei campi mittente/destinatario e oggetto delle registrazioni di

protocollo

Articolo 32 Aggiornamento e storicizzazione dell'anagrafica dei soggetti

Articolo 33 Registro di emergenza

SEZIONE IV – CASI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Articolo 34 Lettere anonime e documenti non firmati o non sottoscritti

Articolo 35 Documenti ricevuti via fax

Articolo 36 Documenti relativi a gare d’appalto

Articolo 37 Fascicoli dei requisiti per l'affidamento di servizi, forniture e lavori

Articolo 38 Protocollazione degli atti degli organi del Comune

Articolo 39 Registrazione di documenti informatici trattati tramite specifiche applicazioni

Articolo 40 Gestione elettronica delle fatture (attive e passive)

SEZIONE V – CONSEGNA, SMISTAMENTO, ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN

CARICO DEI DOCUMENTI

Articolo 41 Consegna dei documenti

Articolo 42 Smistamento ed assegnazione dei documenti

Articolo 43 Presa in carico dei documenti

Articolo 44 Modifica delle assegnazioni

SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEI FASCICOLI E

DELLE SERIE

Articolo 45 Classificazione dei documenti

Articolo 46 Fascicolazione dei documenti e tipologie dei fascicoli

Articolo 47 Elementi identificativi del fascicolo

Articolo 48 Creazione dei fascicoli

Articolo 49 Formazione dei fascicoli

Articolo 50 Fascicoli ibridi o misti

Articolo 51 Tenuta degli archivi correnti, dei fascicoli e delle serie documentarie

Articolo 52 Repertori e serie archivistiche

Articolo 53 Formazione, tenuta e pubblicità delle serie delle determinazioni dei dirigenti

Articolo 54 Formazione, tenuta e pubblicità degli atti di Giunta e Consiglio

SEZIONE VII – GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

Articolo 55 Archivio di deposito

Articolo 56 Trasferimento dei documenti all’Archivio di deposito

Articolo 57 Movimentazione dei fascicoli

3

Articolo 58 Conservazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei

Articolo 59 Dematerializzazione dei documenti e archiviazione ottica sostitutiva

Articolo 60 Attività di scarto

Articolo 61 Tipologie di scarto

Articolo 62 Massimario di scarto

Articolo 63 Termini di conservazione

Articolo 64 Eliminazione dei documenti scartati e notifica di fine trattamento dei dati

personali

Articolo 65 Funzioni di deposito di complessi documentari di altri soggetti

SEZIONE VIII – GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO

Articolo 66 Archivio storico

Articolo 67 Consultabilità degli atti

Articolo 68 Strumenti di consultazione

Articolo 69 Sedi, orari e modalità di accesso agli archivi per motivi di studio

SEZIONE IX – DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 70 Adozione, aggiornamento e pubblicità del Manuale

ALLEGATI

Allegato n. 1 Titolario di classificazione dei documenti del Comune di Modena

Allegato n. 2 Prontuario di classificazione

Allegato n. 3 Piano di conservazione dei documenti del Comune di Modena

Allegato n. 4 Applicativi in uso presso il Comune di Modena per la gestione dei procedimenti

Allegato n. 5 Elenco delle caselle di posta elettronica certificata in uso presso il Comune di Modena

4

SEZIONE I - DISPOSIZIONI GENERALI E FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE

INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 1 Finalità e ambito di applicazione

Il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è

adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 e dell'articolo 5 del DPCM 3 dicembre

2013 (“Regole tecniche per il protocollo informatico”, da ora “Regole”) e recepisce la normativa sulla

digitalizzazione delle comunicazioni, dei documenti, dei processi e dei servizi1. Il Manuale, rivolto a

tutto il personale dell'Ente, descrive il sistema di gestione dei documenti del Comune di Modena (da ora

Ente) e fornisce le istruzioni per il corretto svolgimento delle attività di formazione, spedizione e

ricezione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione, conservazione, fruizione dei

documenti e per la gestione dei flussi documentali e degli archivi dell’Ente.

I contenuti del Manuale si ispirano agli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità,

imparzialità, trasparenza, risparmio delle risorse, semplificazione delle procedure, riduzione dei tempi

dei procedimenti amministrativi e partecipazione dei cittadini, ai fini della gestione dell’attività pubblica

e dell'erogazione dei servizi.

Articolo 2 Definizioni

Ai fini del presente Manuale s’intende per:

Accesso

operazione che consente, a chi ne ha diritto, di prendere visione ed estrarre copia dei

documenti informatici;

Affidabilità

caratteristica che esprime il livello di fiducia che l'utente ripone nel documento informatico;

Amministrazione/Ente

Comune di Modena;

Archivio

il complesso organico di documenti, fascicoli e aggregazioni documentali di qualunque natura o

formato, prodotti o comunque acquisiti dall’Ente durante lo svolgimento della propria attività.

L’archivio, pur funzionalmente diviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio

storico, è unico;

Archivio corrente

il complesso dei documenti relativi agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o

comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

1DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico, da ora T.U.) e Codice dell'Amministrazione Digitale (da ora CAD) Decretolegislativo n. 82 del 7 marzo 2005, modificato dal D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, dal D. Lgs 26 agosto 2016, n. 179, e i decreti:DPCM 3 dicembre 2013, “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 delCodice dell'amministrazione digitale” (da ora Regole tecniche); DPCM 13 novembre 2014, “Regole tecniche in materia diformazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché diformazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, ai sensi degli artt. 20, 22, 23-bis, 23-ter,40 c.1, 41 e 71 c.1, del Codice dell'Amministrazione Digitale”. Il presente Manuale si affianca al “Regolamento generale delServizio Archivio del Comune di Modena”. Il Manuale è pubblicato all’interno del sito dell’Ente, ai sensi del DPCM 31 ottobre2000, art.5, c.3.

5

Archivio di deposito

il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi, verso i quali esiste solo

un interesse sporadico, ma non ancora destinati istituzionalmente alla conservazione

permanente;

Archivio storico

il complesso di documenti relativi ad affari conclusi da oltre quaranta anni e destinati, previe

operazioni di selezione, alla conservazione permanente, per garantirne in forma adeguata la

consultazione al pubblico;

Area Organizzativa Omogenea

l'insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla Amministrazione, che opera su tematiche

omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e

coordinato ai sensi dell'articolo 50, comma 4, del Testo Unico;

Assegnazione

l’operazione d’individuazione del responsabile per la trattazione del procedimento o affare, cui

i documenti gestiti si riferiscono;

Autenticità

caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere,

senza aver subito alterazioni o modifiche. L'autenticità può essere valutata analizzando

l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico;

Casella istituzionale

la casella di posta elettronica certificata istituita dall’Area Organizzativa Omogenea per la

ricezione dei documenti informatici;

Codice identificativo

codice assegnato ai soggetti che, a diverso titolo, accedono ai documenti gestiti dall’Ente, per

accedere dalla propria postazione di lavoro alle applicazioni informatiche, nonché ai dati e ai

documenti da esse gestiti;

Conservazione

insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di

conservazione e a governare la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e

descritto nel Manuale di conservazione;

Copia analogica del documento informatico

documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è

tratto;

Copia informatica di documento analogico

documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è

tratto;

Copia informatica di documento informatico

documento informatico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è

tratto, su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;

6

Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico

documento informatico avente contenuto e forma identici a quello del documento analogico da

cui è tratto;

Documento amministrativo

ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, della pubblica

amministrazione o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

Duplicato informatico

il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione sullo stesso dispositivo o

dispositivi diversi della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

Fascicolazione

operazione volta a ricondurre i singoli documenti, classificati in maniera omogenea, al fascicolo

corrispondente al medesimo affare o procedimento;

Fascicolo

aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti e dati prodotti e

funzionali all'esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Il fascicolo

informatico è creato e gestito secondo le indicazioni dell'art. 41 del Codice

dell'Amministrazione Digitale;

Firma digitale

particolare tipo di firma qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e

una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario

tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e

l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

Formato

modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento

informatico, comunemente identificato attraverso l'estensione del file;

Gestione dei documenti

l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e alla segnatura di protocollo, nonché alla

classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti

amministrativi, formati o acquisiti dall’Ente, nell’ambito del sistema di classificazione adottato;

Immodificabilità

caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e

nel contenuto durante l'intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione;

Impronta di un documento informatico

sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di

un'opportuna funzione di hash, funzionale ad identificare in modo univoco il contenuto di un

documento attraverso l’associazione in forma biunivoca dell’impronta al documento originario;

Integrità

insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di

essere completo ed inalterato;

Interoperabilità

7

caratteristica di un sistema informativo, le cui interfacce sono pubbliche e aperte, di interagire

in maniera automatica con altri sistemi informativi per lo scambio di informazioni e

l'erogazione dei servizi;

Leggibilità

insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti

informatici sono fruibili durante l'intero ciclo di gestione dei documenti;

Manuale di conservazione

strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi

dell'articolo 9 delle Regole tecniche del sistema di conservazione;

Massimario di scarto

la parte del Piano di conservazione degli archivi (si veda alla voce), relativa ai tempi di

conservazione dei documenti;

Metadati

insieme di dati associati ad un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad

un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il

contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di

conservazione; tale insieme è descritto nell'allegato 5 del DPCM 13 novembre 2014;

Piano di conservazione

strumento integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di

organizzazione dell'archivio, di selezione periodica, di conservazione ai sensi dell'articolo 68

del Testo Unico;

Posta elettronica certificata, da ora PEC

sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di

posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi;

Registro particolare

registro informatico per la registrazione di particolari tipologie di atti o documenti, previsto ai

sensi dell'articolo 53, c. 5 del Testo Unico;

Registro di protocollo

registro informatico di atti e documenti in ingresso, in uscita e interni, che permette la

registrazione e l'identificazione univoca del documento all'atto della sua immissione

cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti;

Repertorio informatico

registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche

con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che

garantisce l'identificazione univoca del dato all'atto della sua immissione cronologica;

Responsabile della conservazione

responsabile dell'insieme delle attività elencate nell'articolo 8, c.1 delle Regole tecniche del

sistema di conservazione;

Responsabile per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli

archivi corrente e di deposito del Comune di Modena

8

funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica,

preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi corrente e di deposito, ai sensi dell'articolo 61 del Testo Unico;

Responsabile per la tenuta dell’Archivio storico

funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica,

preposto alla gestione dell’Archivio storico, ai sensi dell'articolo 69 del Testo Unico;

Riferimento temporale

informazione contenente la data e l'ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato

(UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento;

Scarto

operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i

documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico-culturale;

Segnatura di protocollo

l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non

modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo del documento stesso,

per consentirne l’inequivocabile identificazione;

Serie

ogni raggruppamento, costituito dal produttore, di documenti aventi caratteristiche omogenee in

relazione alla natura e alla forma, o in relazione all’oggetto e alla materia, o in relazione alle

funzioni del produttore;

Sistema di classificazione

strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con

riferimento alle funzioni e alle attività Ente;

Sistema di gestione informatica dei documenti

sistema di cui all'articolo 52 del Testo Unico;

Smistamento

l’operazione di individuazione di una unità organizzativa responsabile, cui affidare un

documento in gestione;

Supporto di memorizzazione

il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale,

su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle

caratteristiche del supporto stesso;

Timbro digitale

codice a barre bidimensionale utilizzato nella creazione di documenti digitali con codifica

PDF417, rilasciati da pubblica amministrazione e destinati alla riproduzione su supporto

cartaceo da parte di cittadini, imprese o professionisti, salvaguardandone la validità legale. A

partire dal timbro digitale è possibile riacquisire il documento informatico sottoscritto con firma

digitale;

Ufficio Gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali. Archivio corrente e di deposito

9

l’ufficio funzionalmente preposto alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi

documentali e degli archivi correnti e di deposito dell’Ente.

Unità organizzativa Archivio storico

l’ufficio funzionalmente preposto alla tenuta della Sezione separata dell’Archivio storico

dell’Ente.

Articolo 3 Area Organizzativa Omogenea

Ai fini di una gestione documentaria unitaria e coordinata, l’Ente ha individuato un’unica Area

Organizzativa Omogenea denominata “Comune di Modena”, composta da tutte le unità organizzative

dell’Ente2. All’interno dell’Area Organizzativa Omogenea il registro di protocollo è unico.

L’Ente è accreditato presso “l’Indice delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici

servizi” (IndicePA)3. Il codice identificativo dell’Amministrazione da utilizzare ai fini della segnatura di

protocollo è “c_f257”, il codice dell’AOO è AOOCMO e l’indirizzo della casella di PEC istituzionale

integrata con il sistema di protocollo4 è comune.modena@cert.comune.modena.it.

Articolo 4 Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, l’Ente, organizzato attraverso un sistema di

protocollazione e archiviazione corrente decentrata a livello di Settore/Servizio/Ufficio, individua

nell'Ufficio Gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali - Archivio corrente e di

deposito (da ora Ufficio Protocollo, Archivio corrente e di deposito) l'unità operativa a cui è affidata la

tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi corrente e di

deposito5.

L'Ufficio è affidato al Responsabile per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei

flussi documentali e degli archivi corrente e di deposito del Comune di Modena (da ora, Responsabile

del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito)6, e al suo vicario per i casi di vacanza, assenza o

impedimento.

L'Ufficio svolge i compiti previsti dalla norma7, con competenza sull’intera documentazione

archivistica corrente e di deposito dell’Ente, ovunque trattata, distribuita e conservata, ed opera in

collaborazione con l’unità operativa Progetti telematici; limitatamente alle interrelazioni tra le sezioni

dell’archivio corrente e di deposito e la Sezione separata dell’Archivio storico, l’Ufficio opera in

collaborazione con l'Archivio storico.

In particolare, l'Ufficio Protocollo, Archivio corrente e di deposito svolge i seguenti compiti:

2 Sulla definizione, v. Testo Unico, artt. 50 e 61; sull’articolazione della struttura organizzativa attualmente in essere all’internodell’Area Organizzativa Omogenea del Comune di Modena, v. D.G. del Comune di Modena n. 382 del 30/07/2014 e ss.mm.ii.3 DPCM 31 ottobre 2000, art. 11 e CAD, art. 6 ter.4 DPCM 31 ottobre 2000, art. 15, c. 3 e Regole tecniche art. 18, c. 2.5 Testo Unico, art. 50, c. 4 e art. 61, c. 1, D.G. del Comune di Modena n. 382 del 30/07/2014.6 DPCM 31 ottobre 2000, art. 3, c.1, lettera b) e Regole tecniche art. 3, c.1, lettera b), Determina Datore di lavoro / Direzionegenerale del Comune di Modena n. 15/2016.7 Testo Unico, art. 61 c. 3, 67, 68 e DPCM 31 ottobre 2000, art. 4.

10

a) predisposizione e aggiornamento del Manuale di gestione del Protocollo informatico, dei flussi

documentali e degli archivi (in collaborazione con l’Archivio storico, limitatamente agli articoli di

competenza);

b) attribuzione del livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra

abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

c) gestione delle attività atte a garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si

svolgano nel rispetto delle disposizioni del T.U., attraverso l'aggiornamento del Manuale e la sua

diffusione, l'attività formativa rivolta al personale coinvolto nella gestione documentale e il

monitoraggio delle attività gestionali attraverso sopralluoghi e verifiche periodiche;

d) gestione delle attività atte a garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di

protocollo;

e) gestione delle attività atte a curare che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano

ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

f) vigilanza sull’adozione delle procedure volte alla conservazione delle copie dei registri di protocollo e

di emergenza (T.U. artt. 62, 63) in luoghi sicuri e differenti;

g) autorizzazione delle operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo (T.U. art. 54);

h) vigilanza sull'osservanza delle disposizioni del T.U. da parte del personale autorizzato e degli

incaricati (archivio corrente e di deposito).

Articolo 5 Sistema di gestione informatica dei documenti

Il sistema di gestione informatica dei documenti dell’Ente comprende l’applicazione del

protocollo informatico, che garantisce le funzionalità minime previste dal Testo Unico8.

L’accesso alle procedure applicative avviene mediante un processo di autenticazione e

autorizzazione. L'autenticazione avviene mediante credenziali nominali (username e password), gestite

dall'identity provider aziendale. Il processo di autorizzazione è gestito dall'applicativo e consente di

definire profili abilitativi legati alle diverse deleghe operative. Il sistema garantisce il rispetto della

normativa vigente in materia di sicurezza informatica e tutela della riservatezza.

Il sistema di protocollo opera in forma integrata con i sistemi di gestione documentale

aziendali, funzionali alla creazione e gestione di documenti digitali, così come previsto dalla vigente

normativa (es. atti deliberativi e dirigenziali, fatture, distinte di liquidazione, istanze di Sportello unico).

Le informazioni, i dati e i documenti sono memorizzati in uno storage dedicato e sono inviati al

sistema di conservazione attraverso web-services.

Articolo 6 Componenti e funzionalità del protocollo informatico

Il protocollo informatico comprende i seguenti moduli funzionali:

8 Testo Unico, art. 56: “Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti. Le operazioni di

registrazione indicate all'art. 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'art. 55, nonché le operazioni di classificazionecostituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte dellepubbliche amministrazioni”.

11

- la scrivania virtuale organizzata sulla base delle segreterie di settore/servizio;

- il sistema per la generazione e la validazione delle firme digitali (es. Dike, Digital Sign, Aruba Sign);

- strumenti eterogenei di visualizzazione dei documenti informatici gestiti;

- sistema di ricezione e gestione dei messaggi di PEC.

Il protocollo informatico garantisce le seguenti funzionalità:

1. protocollazione, gestione e visualizzazione dei documenti;

2. gestione del titolario d’archivio su più livelli e sua storicizzazione;

3. gestione del repertorio dei fascicoli e dei sottofascicoli, consentendone l’aggiornamento in ordine a

creazione di nuovi fascicoli, con assegnazione automatica del numero sequenziale e aggiornamento delle

informazioni ad essi relative, tra cui le date di creazione e chiusura;

4. fascicolazione dei documenti attraverso la gestione di fascicoli e sottofascicoli repertoriati;

5. gestione del legame tra precedente e susseguente dei documenti;

6. integrazione funzionale con applicativi verticali;

7. collegamento delle scansioni di documenti analogici alle relative registrazioni di protocollo;

8. tracciamento delle modifiche (data, ora, utente);

9. annullamento di registrazioni di protocollo;

10. produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite

con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno e invio alla conservazione;

11. gestione dei documenti in arrivo tramite PEC;

12. verifica delle firme elettroniche associate ai documenti informatici ricevuti e dell’integrità del

documento informatico sottoscritto;

13. protocollazione manuale o automatizzata dei documenti in entrata tramite PEC;

15. gestione automatizzata dell’invio tramite PEC;

16. gestione semiautomatica delle ricevute elettroniche di accettazione e consegna a fronte di invio

tramite PEC;

17. gestione dei flussi documentali (smistamento, presa in carico, ripudio, inoltro dei documenti);

18. ricerca dei documenti avvalendosi delle informazioni fondamentali di segnatura di protocollo e in

modalità full-text dell’oggetto di ogni singolo documento;

19. ricerca dei fascicoli, avvalendosi delle informazioni archivistiche fondamentali e in modalità full-

text dell’oggetto di ogni singolo fascicolo;

20. stampa del titolario di classificazione, del repertorio dei fascicoli, con o senza visibilità dei

documenti in essi contenuti, e dei documenti stessi;

21. stampa degli esiti di ricerca;

22. estrazione in formato “excell” o “pdf” dei dati risultanti da ricerca.

Articolo 7 Abilitazione alle funzionalità del protocollo informatico

Il protocollo informatico consente l'attribuzione di diversi profili di utilizzo delle funzioni di

cui all'art. 6.

12

Gli utenti che accedono al sistema, previa autorizzazione dei rispettivi dirigenti di

Settore/Servizio/Ufficio, possono svolgere le seguenti operazioni:

- apertura dei fascicoli;

- accesso alla casella di PEC istituzionale (gestione affidata all’Ufficio Protocollo Generale);

- accesso alle caselle di posta elettronica certificate di Settore/Servizio/Ufficio;

- registrazione di protocollo;

- smistamento e presa in carico dei documenti;

- rinnovazione dei campi delle informazioni obbligatorie (oggetto e mittente/destinatario);

- consultazione;

- gestione dei fascicoli e dei documenti ad essi collegati.

Gli amministratori di sistema sono inoltre abilitati a:

- formazione e aggiornamento dei dizionari (titolario di classificazione, unità, tipo documento, tipo

oggetto);

- abilitazione degli utenti all'accesso al sistema e alle modalità di utilizzo;

- gestione (attivazione e chiusura) delle scrivanie di segreteria;

- gestione degli annullamenti;

- gestione della rinnovazione di campi obbligatori della registrazione di protocollo.

Articolo 8 Piano di sicurezza dei documenti informatici

Le misure di sicurezza relative a formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e

conservazione dei documenti dell’Ente nel loro complesso e, nello specifico, dei documenti informatici 9, sono

contenute nel “Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza”10 e hanno l’obiettivo di:

a) assicurare la protezione dei dati nell’interesse dei soggetti, pubblici e privati, che fanno

affidamento sui sistemi informativi dell’Ente;

b) evitare eventi pregiudizievoli che possano danneggiare l’accessibilità, la riservatezza e l’integrità

del patrimonio cartaceo e informatico disponibile sui sistemi di elaborazione e tramite le reti di connessione

telematica.

Il Disciplinare, soggetto ad aggiornamento periodico, si articola come segue:

A) Trattamento dei dati con strumenti elettronici (Struttura del sistema e protezioni; Modalità di gestione delle

credenziali di autenticazione e delle autorizzazioni; Modalità di gestione delle stazioni di lavoro; Salvataggi

dei dati; Locali; Cautele generali; Quadro riepilogativo delle banche dati e dei relativi codici).

B) Documento programmatico sulla sicurezza.

C) Trattamento dei dati senza l’ausilio degli strumenti elettronici.

9 DPCM 31 ottobre 2000, art. 4, c. 1 lett. c).10

Il Disciplinare, previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali, art. 34 Allegato B, regola 19, del D.Lgs. 30

giugno 2003, n. 196, è stato approvato con D.G. del Comune di Modena n.55 del 18/02/2014.

13

SEZIONE II – FORMAZIONE, SPEDIZIONE E RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 9 Documenti del Comune di Modena

I documenti dell’Ente sono quelli prodotti (formati, spediti, ricevuti ed acquisiti secondo le

modalità della normativa vigente) dagli organi e dagli uffici dell’Ente medesimo nello svolgimento della

loro attività. Tali documenti, tra loro connessi da vincolo originario, costituiscono l'Archivio del

Comune.

Articolo 10 Contenuti minimi dei documenti amministrativi

Sui documenti (interni e in uscita) sono inserite, al minimo, le seguenti informazioni:

a) denominazione e stemma dell’Amministrazione;

b) Settore/Servizio/Ufficio responsabile del documento;

c) recapiti dell’Ufficio produttore (indirizzo, telefono, fax);

d) indirizzo di PEC del Settore/Servizio/Ufficio;

e) data (luogo, giorno, mese, anno);

f) numero di protocollo (esplicitato sul documento qualora cartaceo, associato al documento se

digitale);

g) indice di classificazione e numero di fascicolo;

h) numero degli allegati, se presenti;

i) destinatario del documento;

j) oggetto del documento;

k) firma del responsabile.

Dette informazioni sono riportate nei modelli operativi (carte intestate) definiti dal “Manuale di

identità visiva”11, al fine di garantire il rispetto di standard di omogeneità nella produzione dei

documenti, nell’utilizzo del logo “Comune di Modena” e ai fini della creazione di un sistema unico di

identificazione visiva, che permetta al cittadino di ricondurre all’Ente le attività e le funzioni specifiche.

Articolo 11 Modalità di formazione dei documenti amministrativi informatici

L’Ente utilizza applicativi orientati alla creazione di atti digitali12.

Sono diffusi sistemi per la gestione di pratiche (pareri, verbali, autorizzazioni, altri documenti)

integrati con il protocollo informatico e con la PEC, che consentono la gestione di procedimenti in forma

esclusivamente digitale (pratiche ambientali, edilizie ed interventi economici)13.

11 Il Manuale è stato approvato con D.G. 708 del 22/12/2015.12 La formazione dei documenti avviene ai sensi dell'art. 40, c. 1 del CAD: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originalidei propri documenti... con mezzi informatici secondo le disposizioni del presente Codice e le regole tecniche di cui all'art.71”;v.a. DPCM 13 novembre 2014, art. 9, c. 2.13 CAD, art. 5 bis, c. 1: “La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati, e lo scambio di informazioni e documenti, anche a finistatistici tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e dellacomunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimentiamministrativi nei confronti delle imprese”. Detta tipologia di documentazione rientra nella casistica indicata dal DPCM 13novembre 2014, art. 3, c.1, c), che contempla la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processiinformatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente”. In questi casi, legaranzie di immodificabilità, integrità e staticità dei documenti sono determinate dalle operazioni di: registrazione dell'esito della

14

I restanti documenti e i loro allegati vengono formati con programmi in uso all'Ente (Open office

writer), tradotti in formato “pdf/A” e, qualora richiesto dal procedimento, firmati digitalmente 14. La loro

successiva15 protocollazione comporta l'associazione del file digitale alla scheda di protocollo.

Nel caso di rilascio di pareri, autorizzazioni e disposizioni in genere, non costituisce documento

il testo del messaggio di posta elettronica (estensione del file: .eml), ma solo comunicazione informale o

messaggio di accompagnamento funzionale alla spedizione di un documento regolarmente prodotto e

protocollato.

Le modalità esposte per la formazione dei documenti informatici costituiscono garanzia ai fini

della non alterabilità di forma e contenuto degli stessi: immodificabilità, nelle fasi di tenuta e accesso;

staticità, nella fase della conservazione16. Tali condizioni trovano rafforzamento in due ulteriori

condizioni:

- la gestione della “ricevuta completa” nei casi di trasferimento dei documenti a soggetti terzi tramite

PEC;

- il versamento dei documenti al sistema di conservazione17.

Nel caso di comunicazioni a cittadini sprovvisti di domicilio digitale, gli uffici predispongono

documenti informatici sottoscritti con firma digitale, da conservare agli atti, ed inviano ai cittadini stessi,

per posta ordinaria o con raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti

sottoscritti con firma autografa18.

Articolo 12 Copie informatiche di documenti analogici

La copia per immagine (scansione) di un documento analogico19 (originale cartaceo), prodotta

mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma

identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, sostituisce l'originale ed ha piena efficacia se ad

esso è apposta o associata una firma digitale20.

La copia per immagine di originali cartacei interessa sia documenti ricevuti, sia documenti

prodotti dall’Ente.

I documenti ricevuti su supporto cartaceo possono essere acquisiti in formato digitale tramite

scansione, qualora risulti utile ai fini della gestione del procedimento e del relativo fascicolo (copia a fini

di consultazione). In questi casi, completato il processo di scansione, si provvede associando i l file della

medesima operazione e dalla applicazione di misure di protezione dell'integrità delle basi di dati e misure di produzione econservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nelsistema di conservazione. Sono in corso di completamento altri progetti di gestione documentale, funzionali alla creazione egestione di lettere digitali in uscita attraverso applicativi specifici.14CAD, art. 21, c. 1: “Il documento informatico sottoscritto con firma digitale... ha l'efficacia giuridica prevista dall'art. 2702 delcodice civile ai fini della validità del documento”, fino a querela di falso.15 Sulla necessità di sottoscrivere il documento in uscita prima della registrazione al protocollo cfr. la circolare AIPA 7 maggio2001, n.28, all. A, capitolo 2, secondo e terzo capoverso. 16 DPCM 13 novembre 2014, art. 3, c.2.17 Ibidem, art. 3, c.4.18CAD, art. 3 bis, c. 4 bis.19 CAD, art. 22.20Cfr. CAD, art, 22, in merito ai documenti così formati: “...hanno piena efficacia ai sensi degli artt. 2714 e 2715 del codicecivile”. La garanzia della corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia può avvenire attraverso ilraffronto dei documenti (originale e copia) o attraverso certificazioni di processo.

15

scansione alla scheda di protocollo del relativo documento e, successivamente, si archivia l’originale

cartaceo nella camicia del fascicolo pertinente al procedimento da esso trattato21.

Diversamente, nel caso di copia per immagine (scansione) di un documento analogico prodotto

dall’Ente e destinato alla spedizione tramite PEC, l’originale cartaceo deve riportare la dicitura:

“L'originale firmato è posto agli atti del settore”22.

Articolo 13 Copie analogiche di documenti informatici

Le copie analogiche di documenti informatici (es. stampa cartacea di documenti originali

digitali come nel caso di: determinazioni o delibere digitali; documenti digitali prodotti in uscita,

destinati a soggetti privi di domicilio digitale; documenti digitali ricevuti e detenuti dall’Ente, da esibire

in forma cartacea a soggetti terzi), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale digitale da cui sono

tratte, in quanto la conformità all’originale, relativamente a tutte le parti che lo compongono, viene

attestata da pubblico ufficiale, o suo delegato, a ciò autorizzato23. La copia analogica inviata al

cittadino prevede al suo interno la dicitura “Il documento informatico da cui la copia è tratta è stato

predisposto e conservato presso l'Amministrazione in conformità alle regole tecniche stabilite dal CAD,

art. 71”24.

Nel caso di documenti digitali acquisiti dall’Ente, l’attestazione di conformità deve indicare

anche i nominativi dei sottoscrittori, l’ente certificatore che ha rilasciato il certificato di firma, gli

estremi identificativi del certificato e la sua validità al momento della registrazione in entrata

dell’originale digitale.

Articolo 14 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici

I duplicati informatici di un documento informatico, creato o conservato dall’Ente, prodotti

mediante processi e strumenti che assicurino che il documento ottenuto contenga la stessa sequenza di

bit del documento informatico di origine, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge,

del documento da cui sono tratti.25.

La loro efficacia probatoria è la stessa dell’originale informatico da cui sono tratte qualora un

pubblico ufficiale, a ciò autorizzato, ne attesti la conformità in tutte le sue componenti. Ulteriormente, la

21 L’eliminazione degli originali cartacei a seguito di copia informatica degli stessi è trattata nel presente Manuale all’articolo: Dematerializzazione dei documenti e archiviazione ottica sostitutiva.22

Considerato che, conformemente all'art. 40 c.1 del CAD - "Formazione di documenti informatici" - "le pubblicheanninistrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente Codicee le Regole tecniche di cui all'art.71", la modalità operativa descritta nel presente articolo - "Copie informatiche di documentianalogici", leggi scansione di originali cartacei – potrà essere intesa come riferita anche ai documenti in uscita solotemporaneamente, ovvero per il periodo stabilito dal legislatore per riscrivere le regole tecniche, sospendendo i termini stabiliti dalDPCM del 13 novembre 2014, che prevedevano per le pubbliche amministrazioni la data del 12 agosto 2016 come termine ultimoper l'adeguamento dei propri sistemi (v. D.Lgs. n.179/2016, n.179, art. 61). In questo contesto, per favorire il passaggio verso lagestione esclusivamente digitale dei procedimenti e dei relativi documenti dell‘Amministrazione, così come dai programmi attivatiall'interno del Comune di Modena, si rinvia a specifiche istruzioni reperibili nell'Intranet del Comune di Modena, sezione Serviziarchivistici "Vademecum“, da adottarsi a cura del dirigente del settore competente, al fine di predisporre le adeguate misureorganizzative necessarie all'allineamento con le disposizioni normativein materia.23 CAD, art. 23, c.1.24 CAD, art. 3 bis, c. 4 ter.25 DPCM 13 novembre 2014, art. 5, c. 1; CAD, art. 23 bis.

16

conformità è attestata, qualora non disconosciuta26. L’attestazione di conformità, qualora richiesta dalla

natura dell’attività, può essere inserita all’interno del documento informatico contenente la copia;

diversamente può essere contenuta in un documento informatico separato, sottoscritto digitalmente27.

Articolo 15 Spedizione dei documenti

La spedizione dei documenti amministrativi avviene a cura dell’ufficio competente, al termine

delle operazioni di registrazione di protocollo, segnatura, classificazione e fascicolazione del documento

stesso.

Le comunicazioni di documenti verso altre amministrazioni28, imprese, ordini professionali o

cittadini che hanno fornito il loro domicilio digitale avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica

certificata del Settore/Servizio/Ufficio titolare del procedimento29. Una volta protocollate, le lettere in

uscita ed i relativi allegati, sono inviate all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario. Non sono

previsti altri utilizzi della casella di PEC in uscita.

E' cura della Segreteria mittente provvedere all'attivazione della funzione di archiviazione

semiautomatica delle ricevute elettroniche di avvenuta accettazione e consegna telematica del

documento, associandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi documenti spediti. Se l’indirizzo

elettronico del destinatario non è certificato, è attestata solo l’avvenuta spedizione con la ricevuta di

accettazione dell’invio. E' inoltre cura della segreteria mittente gestire le eventuali ricevute di notifica di

eccezione relative ai documenti spediti.

Ove non sia possibile la spedizione del documento in modalità digitale, è prevista la spedizione

tramite posta tradizionale, fax (ad esclusione di destinatari pubblici) o consegna diretta di copia

analogica del documento digitale30, previa associazione del documento alla scheda di protocollo e

attestazione di conformità del documento all'originale digitale conservato agli atti, mediante procedura

di conformità31.

Nel caso della spedizione del documento in formato analogico a soggetti diversi, indicati anche

nella lettera in forma generica, è previsto l'utilizzo di un soggetto generico anche in sede di

protocollazione, con associazione di un eventuale elenco dei destinatari alla scheda di protocollo.

Diversamente, nel caso in cui la spedizione di detto documento avvenga tramite PEC, è necessario

indicare l'indirizzo di posta di ciascun destinatario per consentirne la consegna.

26 CAD, art. 23 bis, c. 2.27 DPCM 13 novembre 2014, art. 6, c. 3.28CAD, art. 47, c. 1 e 1 bis. Per un approfondimento si rinvia all'art. 18 del presente Manuale. 29 CAD, art. 48 su trasmissione telematica, ricevute, data e ora di ricezione opponibile a terzi.30Cfr. art. 6 quater D.Lgs. 6/1991 convertito in L. n. 80 del 15 marzo 1991 “(Modalità di uso dei sistemi informatici) 1.L'immissione e la riproduzione di dati, informazioni e documenti, nonché l'emanazione di atti amministrativi da parte degli entilocali, mediante sistemi informatici, devono essere accompagnate dalla indicazione della fonte e del responsabile dell'immissione edella trasmissione. Ove per la validità sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dalla indicazione a stampa,sul documento prodotto dal sistema automatizzato, dal nominativo del soggetto responsabile; in tal caso, il contenuto deldocumento è valido fino a querela di falso”.31 Sul tema si rinvia nel presente Manuale all’articolo: Copie analogiche di documenti informatici.

17

Articolo 16 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire al Comune di Modena attraverso:

- il servizio postale;

- la consegna diretta;

- gli apparecchi fax.

Il personale ricevente è responsabile della loro celere consegna alle Segreterie degli uffici,

affinché si provveda alla loro protocollazione.

Ad esclusione delle buste contenenti offerte relative ad appalti e della posta indirizzata

nominativamente al personale dell’Ente, con evidente dicitura “riservata” o “personale”, la

corrispondenza viene regolarmente aperta per essere registrata al protocollo. Subito dopo l’apertura

quotidiana delle buste, gli uffici destinatari appongono sulla corrispondenza ricevuta il timbro datario di

arrivo, che attesta la data di ricezione del documento. Tale timbro non sostituisce il timbro di segnatura

di protocollo.

La posta con dicitura “riservata” o “personale” viene recapitata in busta chiusa al destinatario il

quale, dopo l’apertura e la presa visione del contenuto, provvede a farlo registrare a protocollo da

soggetto abilitato, qualora il documento ricevuto risulti destinato all'Amministrazione.

L'Ufficio di Protocollo Generale e la Segreteria del Sindaco, limitatamente ai documenti

cartacei direttamente ricevuti e destinati ad altri Settori/Servizi/Uffici, provvedono alla loro celere

consegna, dopo aver apposto il timbro datario sulla busta. E' cura della Segreteria destinataria

provvedere alla protocollazione dell'atto, ad eccezione dei casi in cui la protocollazione venga richiesta

dal consegnatario al momento della consegna dell'atto.

Le buste di trasporto (buste vuote), prive di riferimenti a scadenze amministrative, possono

essere eliminate dall'ufficio destinatario senza alcuna formalità.

Articolo 17 Ricezione dei documenti informatici

La ricezione dei documenti informatici avviene tramite la casella di PEC istituzionale dell’Ente,

la cui gestione operativa è affidata all'Ufficio Protocollo Generale, e tramite le caselle di PEC, affidate

alla gestione di settori e servizi, e integrate al sistema di protocollo32.

Nel caso in cui istanze o altri documenti significativi ai fini del procedimento pervengano su

indirizzi di posta elettronica ordinaria del personale dell'Ente, è consigliata, al fine di garantire la

correttezza delle procedure di protocollazione, la comunicazione al mittente della necessità di rinnovare

l’invio del messaggio, spedendo alla casella PEC del Settore/Servizio/Ufficio responsabile del

procedimento.

Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica sono valide se assolvono ad almeno

uno dei seguenti requisiti33:

32 D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, in particolare l’art. 40 bis: “Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensidell’art. 53 del Testo Unico, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli artt. 47,commi 1 e 3, 54 comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all’articoli 65 in conformità alle regoletecniche di cui all’articolo 71”. Temporaneamente, le comunicazioni di cambio di residenza pervengono all'amministrazione suindirizzi di posta elettronica certificata non integrati con il sistema di protocollo e gestiti tramite client di posta elettronica.33CAD, art. 65.

18

- firmate digitalmente;

- sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento di identità;

- trasmesse dalla casella di posta elettronica propria dell'istante, se l'istante o dichiarante è

identificato tramite il Sistema pubblico di identità digitale (SPID)

Articolo 18 Documenti trasmessi tra pubbliche amministrazioni

Ai fini del procedimento amministrativo, le comunicazioni tra il Comune di Modena e altre

pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione

applicativa34; la loro validità (sia per i documenti in entrata che per i documenti in uscita) è determinata

dalla possibilità di verificarne la provenienza, condizione assolta dalla presenza di almeno uno dei

seguenti requisiti:

a) sottoscrizione del documento tramite firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

b) segnatura di protocollo35;

c) possibilità di accertare altrimenti la provenienza;

d) trasmissione dei documenti attraverso sistemi di posta elettronica certificata36.

E' in ogni caso esclusa, tra pubbliche amministrazioni, la trasmissione di documenti a mezzo

fax37.

All'interno del documento, l'indicazione del nominativo del soggetto responsabile del contenuto

del documento, coincidente con il titolare della sottoscrizione, consentirà di esplicitare all'interno del

documento la fonte e la responsabilità dell'immissione e della trasmissione dell'atto, conferendo validità

al contenuto del documento, fino a querela di falso38.

Articolo 19 Ricezione dei documenti su supporto informatico removibile

Ai fini della registrazione di protocollo, è ammessa la ricezione di documenti su supporto

informatico removibile non riscrivibile (CD, DVD) a condizione che si tratti di documenti firmati

digitalmente e che gli stessi siano leggibili e compatibili con i sistemi di gestione documentale a

disposizione dell’Ente. In questo caso, per garantirne l’integrità e la leggibilità nel tempo, l’operatore

abilitato alla loro registrazione di protocollo acquisisce i files in esso contenuti come allegati alla scheda

di protocollo della lettera di trasmissione. Non è prevista la conservazione del supporto removibile, ma

solo dell'eventuale lettera cartacea di trasmissione.

34 CAD, art. 47, c.1 e Regole tecniche art. 18, c.3.35 Testo Unico, art.55.36 DPR 11 febbraio 2005, n. 68.37 Decreto del Fare, art. 14, “Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale”, modifiche apportate dalla legge diconversione n. 98 del 9 agosto 2013 al Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005), integrazione dell’articolo 47 delCAD e Testo Unico, art.38. 38 D.Lgs. 6/1991, art. 6 quater).

19

Articolo 20 Rilascio di ricevute attestanti la consegna dei documenti

Nel caso di documenti informatici provenienti da casella PEC, il mittente riceve un messaggio

contenente la ricevuta di avvenuta consegna.

Nel caso di documenti cartacei è prevista, su richiesta del consegnatario, la semplice

apposizione, su copia del documento ricevuto, del timbro datario indicativo della ricezione e della sigla

dell’operatore ricevente. Qualora richiesto, è previsto il rilascio, tramite procedura di protocollo, della

ricevuta attestante l’avvenuta protocollazione dell’atto.

Articolo 21 Documenti in arrivo di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti

Qualora pervenga per errore un documento cartaceo di competenza di altro ente o altra persona

fisica o giuridica, lo stesso viene restituito al Servizio postale, anche dopo l’eventuale apertura della

busta. Nel caso in cui detto documento sia stato erroneamente registrato al protocollo, la sua restituzione

avviene previo l’annullamento della registrazione di protocollo secondo le modalità previste.

Nel caso di documenti informatici erroneamente pervenuti ad uno degli indirizzi di posta

elettronica certificata dell’Ente, è prevista l'attivazione della funzione di ripudio del documento. Il

sistema non produce ricevute di notifica di eccezione, ovvero il rifiuto motivato, automatico o

semiautomatico, di un messaggio pervenuto e non accettato dal ricevente.

SEZIONE III - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 22 Registro di protocollo

Il registro di protocollo è atto pubblico di fede privilegiata39, idoneo a produrre effetti giuridici a

favore o danno delle parti, che certifica il ricevimento, la spedizione e l’acquisizione interna, da parte

dell’Ente, di un documento, indipendentemente dalla sua validità giuridica40.

Il registro di protocollo dell’Ente è unico, con numerazione progressiva delle registrazioni in

entrata, in uscita e interne e si rinnova ad ogni anno solare. Il numero di protocollo è costituito da

almeno sette cifre numeriche41.

Articolo 23 Registrazione di protocollo

La registrazione di protocollo identifica in modo univoco il singolo documento42.

39 Cfr. A.ROMITI, Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni. casistica, commento, note, sentenza persentenza, Viareggio, 1995, pp. 44-45: “Per quanto concerne la nozione di “atti di fede privilegiata è principio consolidato ingiurisprudenza il riferimento alle forme documentali disciplinate dagli artt. 2699 e 2700 c.c. Tale condizione lo rende valido aprescindere dalla qualità dei documenti originali di cui registra l’avvenuta partenza e ricevimento”. 40 La funzione della protocollazione è quella di attestare oggettivamente l’ingresso e l’uscita di ogni forma di corrispondenzadall’Amministrazione, indipendentemente dal contenuto. La formazione del Registro di protocollo informatico del Comune diModena è conforme alla normativa vigente, così come richiamato dal DPCM 13 novembre 2014, art. 14, c. 1.41 Testo Unico, art. 57.42 L'identificazione del documento è univoca e persistente sia nel sistema di gestione documentale (protocollo informatico) sia nel sistema di conservazione (DPCM 13 novembre 2014, art. 3, c.3).

20

I documenti contenenti oggetti che danno origine o appartengono a più procedimenti sono

registrati con un unico numero di protocollo, associato, in forma di copia, a tanti fascicoli quanti sono i

procedimenti. Le comunicazioni in arrivo, con più uffici destinatari all'interno dell'Ente, vengono

registrate con un solo numero di protocollo generale, previo controllo rispetto ad eventuale

protocollazione precedente a cura di altra segreteria.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di

protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche qualora questi documenti

siano strettamente correlati tra loro.

I dati relativi all’utente protocollatore e alle attività eseguite in sede di registrazione vengono

memorizzati dal sistema nei termini di data, ora, dati immessi e utente protocollatore.

Le registrazioni di protocollo dei documenti in arrivo sono effettuate in giornata e comunque,

nel più breve tempo possibile dalla data della loro ricezione43. Qualora dalla mancata registrazione di

protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venir meno un diritto di

terzi, è ammessa la protocollazione differita, cioè il differimento dei termini di registrazione, indicando

in sede di protocollazione la data di arrivo del documento e, nel campo note, le motivazioni del

differimento.

Articolo 24 Documenti oggetto di registrazione obbligatoria e documenti soggetti a

registrazione particolare

Tutti i documenti ricevuti e spediti dall’Ente sono oggetto di registrazione obbligatoria

all’interno del sistema di gestione documentale, a cura delle Segreterie di Settore/Servizio/Ufficio, da

parte dei soggetti abilitati in forma decentrata, e sono classificati sulla base del titolario adottato

dall’Ente.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le note di ricezione delle circolari e altre

disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali

pubblicitari, gli inviti a manifestazioni44, oltre ad estratti conto e comunicazioni di bonifici bancari,

bandi di altre amministrazioni, certificati anagrafici e di stato civile.

Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione

particolare da parte dell’Amministrazione45.

Articolo 25 Dati di registrazione di protocollo

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Ente, la registrazione di protocollo prevede la

memorizzazione delle seguenti informazioni46:

- numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

43 Testo Unico, art.52, punto 1, c.b): “garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e inuscita”. V. anche L.241/90 e ss.mm.ii., art.18bis.44 Testo Unico, art. 53, c. 5.45 Testo Unico, art. 53, c. 5 e Regole tecniche art. 19, c. 1.46 Testo Unico, art. 53.

21

- data di registrazione di protocollo, generata automaticamente dal sistema e registrata in forma non

modificabile;

- corrispondente (mittente/destinatario);

- oggetto del documento;

- data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

- impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, a tutela dell’integrità del

documento medesimo, calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di

protocollo, in forma non modificabile, ovvero per tutti i files allegati al messaggio di posta elettronica

ricevuto e per i documenti prodotti in forma digitale47;

- file del documento principale, nel caso di atti prodotti in forma digitale;

- files degli allegati, nel caso di atti prodotti in forma digitale;

- classificazione e fascicolo48.

Ulteriori dati, utili per una migliore gestione dei documenti sotto il profilo giuridico ed

archivistico, sono i seguenti:

- data di arrivo;

- numero degli allegati;

- descrizione sintetica degli allegati;

- mezzo di ricezione o di spedizione;

- tipo di documento;

- indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema, inserito

d’intesa con il dirigente di riferimento.

Nel campo oggetto, l’oscuramento della tipologia del procedimento riferito a situazioni personali

caratterizzate da dati sensibili e sensibilissimi è trattato con modalità diverse, tra le quali l’utilizzo di

cifrature e codifiche numeriche, il cui elenco è a sua volta assunto agli atti dell’ufficio49.

Articolo 26 Segnatura di protocollo

Per consentire l’individuazione in modo inequivocabile di ciascun documento, le informazioni

di protocollo, apposte al documento cartaceo (tramite compilazione del timbro di segnatura o tramite

etichetta) o, nel caso di documenti informatici, associate al documento mediante l’operazione di

segnatura in forma permanente50, sono le seguenti:

- denominazione dell'Amministrazione (Comune di Modena);

- codice identificativo dell'Amministrazione

- codice identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea;

- numero progressivo di protocollo;

- data di protocollo;

47 Nei sistemi di gestione del protocollo informatico, la memorizzazione dell’impronta, detta anche “evidenza informatica”(Regole tecniche) per tutti i documenti firmati digitalmente, garantisce l’associazione univoca e non modificabile del documentoprotocollato alla corrispondente registrazione. Una qualsiasi modifica prodotta sul documento originario genera, con lo stessoalgoritmo di calcolo dell’impronta, una sequenza di simboli binari diversa.48 Testo Unico, art. 56.49 Cfr. Codice della Privacy, art. 22, c.6.50 Testo Unico art. 55.

22

- indice di classificazione;

- numero del fascicolo.

I dati di segnatura di protocollo possono contemplare anche il numero di protocollo

dell’eventuale precedente ad esso collegato.

Nel caso di documento informatico, la segnatura di protocollo è costituita da informazioni

associate al documento e registrate nel database del sistema documentale dell’Ente contestualmente alla

registrazione di protocollo. Le informazioni della segnatura di protocollo sono parte dei dati di

registrazione e sono rese disponibili, per i documenti informatici in uscita, nel messaggio, in un file,

conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) compatibile con un file XML

Schema e/o DTD (Document Type Definition), definito e aggiornato periodicamente dall’Agenzia per

l’Italia digitale51. Il file di segnatura XML consente all’amministrazione ricevente di identificare in

modo inequivocabile il documento ricevuto e di utilizzare le informazioni in esso contenute per

automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo. I dati di segnatura, contenuti in un’unica volta

nell’ambito dello stesso messaggio in un file XML allegato, comprendono anche:

- oggetto del documento;

- codice dell'ufficio che ha prodotto il documento;

- codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato;

- identificazione degli allegati.

L’operazione di segnatura è contestuale a quella di registrazione del documento a protocollo, a

garanzia del fatto che ogni registrazione venga eseguita a fronte di un documento pervenuto o da inviare.

Non sono ammesse registrazioni di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si

riferisce.

Articolo 27 Registrazione dei documenti pervenuti alle caselle di posta elettronica certificata

Tutti i documenti firmati digitalmente in arrivo sulle caselle di posta elettronica certificata

dell’Ente sono da protocollare52, a prescindere dalla provenienza (casella certificata o non certificata).

Si provvede inoltre alla protocollazione di:

a) email provenienti da caselle PEC con allegato documento senza firma digitale;

la protocollazione avviene previa apertura del documento, per consentire l’esatta compilazione

del campo mittente, considerato che il nome indicato nell’indirizzo PEC può non corrispondere

al titolare del documento allegato;

b) email provenienti da caselle PEC senza documento allegato;

c) email provenienti da indirizzo di posta ordinaria con allegata scansione di documento analogico

sottoscritto in forma autografa e scansione del documento d’identità, nel caso di soggetti privati o

imprese.

51 DPCM 31 ottobre 2000 art. 18 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28; Regole tecniche art. 20, c. 1.52 Testo Unico, art.53, c. 5; v. a. Regole tecniche art. 18, c. 4 sulle responsabilità dell’Amministrazione in merito alla registrazione dei documenti informatici in entrata.

23

Nei casi a) e b), trattandosi di documenti privi di sottoscrizione e, come tali anonimi, sarà cura

del responsabile d’ufficio valutare l’opportunità di richiedere al mittente eventuali documenti integrativi,

ovvero la sottoscrizione dell’atto.

Tutti gli altri messaggi provenienti da caselle di posta ordinaria:

a) email semplice con allegato documento non firmato digitalmente

b) email semplice senza documento allegato (busta vuota)

sono sottoposti alla valutazione del responsabile d’ufficio, che può decidere per la loro protocollazione,

con l'associazione del file digitale alla scheda di protocollo, oppure può richiederne la semplice

fascicolazione all'interno del sistema di gestione documentale. Non è prevista la semplice

protocollazione della stampa cartacea della email.

L'Ufficio di Protocollo Generale, che protocolla tutti gli atti pervenuti alla casella di posta

elettronica certificata istituzionale dell’Ente, smista ai servizi destinatari (su scrivania di segreteria)

l'originale digitale privo di fascicolazione, per consentire l'espletamento di questa attività alla Segreteria

ricevente. Le Segreterie di Settore/Servizio verificano quotidianamente la scrivania virtuale di

competenza, provvedendo alla presa in carico e alla successiva fascicolazione del documento ricevuto

dall’Ufficio di Protocollo Generale; ulteriormente, provvedono alla protocollazione e alla fascicolazione

dei messaggi e dei documenti pervenuti dall’esterno. A protocollazione avvenuta, la Segreteria provvede

all'eliminazione del messaggio dalla casella di posta elettronica certificata.

Nel caso di ricezione, sulla casella di posta certificata, di un documento destinato ad altro

Settore o Servizio, la Segreteria ricevente protocolla il documento ricevuto e lo smista alla Segreteria

competente. Non sono previsti inoltri tra caselle di posta certificata dell’Ente.

I messaggi contenenti il file di segnatura XML o il file di segnatura_cittadino XML, che

riportano i dati della protocollazione in uscita del mittente, sono scaricati in forma semiautomatica dal

sistema di protocollo, con caricamento dei dati di mittente, oggetto e documenti ricevuti; in taluni casi

(es. fatture elettroniche) è prevista la protocollazione in forma automatica, attiva per l’intero arco della

giornata e nel corso dell’intero anno solare53.

Articolo 28 Registrazione di protocollo dei documenti interni

La corrispondenza informale tra gli uffici avviene attraverso la posta elettronica ordinaria

interna54. Qualora i documenti interni siano rilevanti ai fini del procedimento, si provvede alla loro

protocollazione, associando alla scheda di protocollo il file del documento, sottoscritto digitalmente, e

attivando il suo smistamento alla segreteria destinataria attraverso il sistema di protocollo.

Articolo 29 Registro giornaliero di protocollo

53 Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.54 Direttiva del Consiglio dei Ministri 27 novembre 2003 su impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni.

24

Il registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni registrate nell’arco

di uno stesso giorno, viene prodotto automaticamente dal sistema di gestione documentale il giorno

successivo alle registrazioni e viene inviato contestualmente al sistema di conservazione permanente55.

Articolo 30 Annullamento delle registrazioni di protocollo

L’intera registrazione di protocollo viene annullata qualora fra le informazioni generate o

assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile si determini la necessità

dell'annullamento anche di una sola di esse56.

Le registrazioni di protocollo possono essere annullate previa autorizzazione del Responsabile

del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito57, sulla base di richiesta motivata del responsabile

d’ufficio o suo delegato tramite l’utilizzo del campo note della scheda di protocollo e l’invio di notifica

di richiesta all’Ufficio Protocollo, Archivio corrente e di deposito tramite posta elettronica interna. I dati

immessi nel campo note vengono memorizzati dal sistema in forma permanente.

Il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito adotta periodicamente il

provvedimento di annullamento delle registrazioni di protocollo per le richieste ricevute e accettate. Le

registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati, con evidenza dell'avvenuto

annullamento. E’ consentita la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data

dell’operazione, all’identificativo dell’operatore che ha eseguito l’operazione58.

Articolo 31 Rinnovazione dei campi corrispondente e oggetto delle registrazioni di protocollo

Qualora si rendesse necessario correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati relativi

ad informazioni non modificabili dell’oggetto e del corrispondente della registrazione di protocollo, è

possibile procedere alla rinnovazione del campo stesso con i dati corretti, limitatamente a correzioni di

natura ortografica o integrazioni dell’oggetto di documenti digitali acquisiti in forma automatica da altri

sistemi. Il sistema garantisce la memorizzazione in modo permanente di data, ora e autore della

modifica59. Dalla giornata successiva alla loro registrazione nel sistema di gestione documentale, i dati

del campo oggetto e corrispondente possono essere rinnovati solo dagli amministratori di sistema,

secondo le modalità previste per la richiesta di annullamento. Il sistema garantisce la conservazione

dell’evidenza degli interventi effettuati attraverso il confronto con la registrazione originaria

memorizzata nel registro giornaliero di protocollo inviato alla conservazione.

55 L’operazione viene eseguita conformemente a quanto disposto dall’art. 7, comma 3 delle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre2013, art. 7, c. 5, che rinnova l’indicazione contenuta nel Testo Unico, art. 53, c. 2 dal DPCM 31 ottobre 2000, art. 8, c. 5, al finedi garantire “l’immodificabilità del contenuto” del registro.56 DPCM 3 dicembre 2013, art.8 che rinnova il disposto del DPCM 31 ottobre 2000, art. 8, c.1.57 Testo Unico, art. 61, comma 3, lett. g).58 Ibidem, art. 54.59 DPCM 3 dicembre 2013, art. 8, c.2.

25

Articolo 32 Aggiornamento e storicizzazione dell'anagrafica dei soggetti

L'anagrafica dei soggetti gestita dal sistema di protocollo è implementata attraverso

l'inserimento manuale ad opera degli utenti delle segreterie di protocollo. La banca dati viene

ulteriormente implementata attraverso le funzionalità del software di gestione delle fatture digitali.

L'aggiornamento delle anagrafiche dei soggetti, a cura degli utenti delle segreterie di protocollo,

può avvenire a condizione che la modifica dei dati sia preceduta dall'accertamento della coincidenza tra

soggetto già inserito nella banca dati e mittente del documento da protocollare, attraverso il confronto

dei rispettivi dati fiscali (partita iva e codice fiscale). In assenza di detta coincidenza, è escluso

l'aggiornamento dei dati (es. aggiunta dei dati del domicilio digitale o indirizzo di posta elettronica) in

quanto arbitrario.

Il sistema di protocollo storicizza i dati del soggetto, registrando la data degli aggiornamenti

introdotti.

Articolo 33 Registro di emergenza

Il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito autorizza lo svolgimento

delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza nel caso in cui, per cause

tecniche, non sia possibile utilizzare la consueta procedura informatica di protocollazione60.

Il registro di emergenza informatico è gestito attraverso l’utilizzo di un file digitale,

opportunamente configurato per gestire i dati minimi di protocollo.

Nel caso di prolungata interruzione di energia elettrica, l’Ufficio gestione del Protocollo e degli

archivi corrente e di deposito gestisce un registro di emergenza cartaceo, che consta di pagine

preventivamente numerate, timbrate e firmate dal Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e

di deposito. Sul registro di emergenza, limitatamente alle operazioni di registrazione dei documenti e di

recupero dei dati nel sistema di protocollo informatico una volta ripristinato, gli operatori dell’Ufficio

Protocollo, Archivio corrente e di deposito applicano le modalità previste dalla normativa vigente come

segue:

- sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione,

nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;

- qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro

ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di

deposito può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi ulteriori di non più di una

settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di

autorizzazione;

- per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero

totale delle operazioni registrate;

- la sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive

60 Testo Unico, art. 63.

26

interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati

nell’ambito del sistema documentario dell’Area Organizzativa Omogenea.

Al momento del ripristino delle funzionalità del sistema, ciascun documento registrato in

emergenza viene nuovamente registrato nel sistema informatico ordinario, mantenendo stabilmente la

correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Quest’ultimo, a sua volta, viene correlato

manualmente al numero di protocollo generale.

Il registro di emergenza si rinnova ad ogni anno solare.

SEZIONE IV – CASI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Articolo 34 Lettere anonime e documenti non firmati o non sottoscritti

Nei casi di ricezione di lettere anonime, la segreteria provvede alla loro protocollazione,

indicando, nel campo del mittente, la dicitura “Anonimo”.

I documenti ricevuti non firmati, ma riconducibili ad un soggetto identificabile dal contesto

documentale o dall’indirizzo di posta elettronica certificata, sono registrati al protocollo ed inoltrati al

responsabile d’ufficio che, valutato il documento, può richiedere all’interessato l’invio di documenti

integrativi, ovvero la sottoscrizione dell’atto.

In sede di registrazione al protocollo, la dicitura “Anonimo” viene utilizzata in sostituzione del

mittente dichiarato, nei casi in cui i dati personali del mittente siano riservati dalla norma.

Articolo 35 Documenti ricevuti via fax

I documenti ricevuti via fax provenienti da soggetti diversi, ad esclusione delle pubbliche

amministrazioni, soddisfano il requisito della forma scritta e sono registrati al protocollo con

l’indicazione, ove presente, del numero di protocollo del mittente. Qualora pervengano successivamente

altri esemplari cartacei dello stesso documento attraverso altra modalità, ad essi saranno attribuiti lo

stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati al relativo fax, preceduti dalla dicitura “Già

protocollato con il prot. n…. del….”, seguita dalla trascrizione della medesima segnatura di protocollo,

al fine di non generare confusione sulla data di avvio del procedimento. Qualora non sia possibile

rintracciare l’avvenuta registrazione del fax o il documento risulti difforme da quello ricevuto via fax, si

procede ad una nuova registrazione.

Nel caso in cui lo stesso documento pervenga nuovamente, ma tramite casella PEC, è

necessario procedere alla protocollazione dello stesso in quanto trattasi di documento spedito nelle

forme della raccomandata elettronica.

27

Articolo 36 Documenti relativi a gare d’appalto

Le offerte relative a procedure di gara non telematica per forniture e servizi (procedure

negoziate di importo inferiore ai centomila euro), vengono ricevute dai settori che provvedono alla loro

protocollazione, classificazione e fascicolazione. In particolare, le buste chiuse ricevute su supporto

cartaceo vengono protocollate al loro arrivo, apponendo la segnatura di protocollo sull’esterno della

busta, a fianco del timbro recante data e ora di arrivo. Sulle buste pervenute fuori termine viene aggiunta

la dicitura “Pervenuta fuori termine”, sottoscritta dal ricevente. In sede di gara, al momento dell'apertura

delle buste, il numero di protocollo viene riportato sulle offerte in esse contenute.

La stessa procedura viene adottata dall'Ufficio Protocollo generale che, dopo la protocollazione,

consegna le buste all'Ufficio Contratti che, come da Regolamento dei contratti, gestisce le procedure

aperte e le procedure negoziate per importi superiori alla soglia dei centomila euro.

Nel caso di offerte consegnate a mano, è rilasciata la ricevuta di avvenuta consegna e, su

richiesta, la ricevuta di avvenuta registrazione a protocollo, indicante gli estremi della segnatura,

timbrata e sottoscritta dall’operatore addetto al ritiro.

Per ciascuna gara, le buste delle offerte cartacee vengono raccolte in un unico faldone, che

riporta le stesse indicazioni di fascicolazione degli atti del medesimo procedimento.

Nel caso di gare telematiche (MEPA / ConsipSpa – IntercentER), prima della creazione della

graduatoria (elaborazione automatica da procedura) si provvede all'acquisizione a protocollo delle

offerte pervenute (modalità: documento interno); per ciascuna offerta, si opera associando i file del

documento principale e i relativi allegati alla scheda di protocollo. Segue la protocollazione del verbale

di gara, degli atti correlati e del documento digitale di stipula, sottoscritto dal Responsabile Unico di

Procedimento (RUP)61.

Articolo 37 Fascicoli dei requisiti per l'affidamento di servizi, forniture e lavori

Il fascicolo comprovante il possesso dei requisiti di carattere generale, tecnico-organizzativo ed

economico-finanziario per l’affidamento di servizi, forniture e lavori tramite contratto ad evidenza

pubblica e negoziata, viene scaricato dall'Amministrazione (Stazione appaltante) secondo le procedure

stabilite dal sistema AVCpass62. L'acquisizione agli atti del fascicolo avviene tramite protocollazione

dell'elenco dei documenti componenti il fascicolo e l'associazione alla registrazione di protocollo di tutti

i file scaricati. La protocollazione si completa con la fascicolazione digitale degli atti nel fascicolo di

procedimento.

Gli esiti dell’accertamento d’ufficio e dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive prodotti dagli

enti certificatori in forma alternativa alla procedura AVCPass o in forma integrativa, sono soggetti alla

registrazione di protocollo in entrata.

Qualora gli esiti consistano nell’apposizione, da parte dell’Amministrazione certificante, di un

timbro e di una sottoscrizione sulla richiesta cartacea protocollata in partenza dall’Ente, gli stessi

saranno soggetti a registrazione di protocollo in entrata, con l’apposizione del timbro di segnatura sul

medesimo documento.

61 Cfr. “Regolamento per la disciplina dei contratti”, approvato con D.C. n.1 del 9 gennaio 2014.62 Delibera AVCpass del 27/12/2012, art. 2.

28

Nel caso di esiti di accertamento derivanti da consultazione di banche dati on line, è prevista

l'acquisizione agli atti del documento, attraverso la sua protocollazione e fascicolazione.

Articolo 38 Protocollazione degli atti degli organi del Comune

Gli atti amministrativi degli organi di governo, nonché le determinazioni dei dirigenti, anche se

già soggetti a registrazione particolare, sono registrati nel protocollo come documenti interni. La

registrazione a protocollo, così come la repertoriazione, costituiscono riferimento temporale per la

validazione delle firme digitali apposte sugli atti63.

Articolo 39 Registrazione di documenti informatici trattati tramite specifiche applicazioni

In linea con gli indirizzi programmatici dell'Ente, gli applicativi in uso presso i Settori/Servizi

sono orientati all'integrazione con il sistema di gestione informatica dei documenti, per consentire

l’automazione nella creazione degli atti e lo snellimento delle operazioni di registrazione dei documenti

in entrata, in uscita e interni. Attualmente, l'integrazione interessa gli applicativi degli atti degli organi

dell’Ente, gli atti finanziari e la documentazione afferente alle pratiche trattate dallo Sportello Unico

(pratiche ambientali, edilizie ed interventi economici)64.

Articolo 40 Gestione elettronica delle fatture (attive e passive)

Le fatture65 pervengono all'Amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) della

fatturazione elettronica gestito dall'Agenzia delle Entrate, che le inoltra utilizzando il codice

identificativo univoco dell'Ente pubblicato sull'IPA (UFE5A1). In particolare, le fatture entrano nel

sistema di contabilità (Sistema Informativo Bilancio, da ora SIB) e vengono registrate nel Registro

Unico delle Fatture dell'Ente (RUF). La loro ricezione avviene sotto forma di file :XML, firmato

digitalmente dal mittente, a garanzia di autenticità di origine e di integrità del contenuto. Il sistema SdI si

interfaccia con il Punto Accettazione Fatture (PAF, ditta Datamanagement) che, integrato con il sistema

di protocollo, attiva la protocollazione in forma automatica, attribuendo numero di protocollo,

classificazione (IV.4) e fascicolo (fascicolo annuale delle fatture). Il mittente registrato nella scheda di

protocollo è ricavato dai dati inseriti nel tracciato .XML. La protocollazione automatica avviene a carico

dell'utente generico Ragioneria che, nel sistema di gestione documentale, mantiene la competenza

esclusiva sul documento.

Non sono previsti altri canali per la ricezione delle fatture passive.

Al momento, la consultazione delle fatture può avvenire accedendo al Sistema Informativo

Bilancio (SIB) e non attraverso la visualizzazione dei fascicoli dei procedimenti di riferimento.

63 DPCM 30/03/2009, art. 37, c.4.64 CAD, art. 10, sull'erogazione dei servizi del SUAP in via telematica verso l'utenza..65 La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 31 marzo 2015 (circolare n. 1/DF del 9 marzo 2015). La FatturaPA è una fatturaelettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che,secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

29

Le fatture emesse dall’Ente (fatture attive), ancora escluse dall'obbligo di fatturazione elettronica,

sono registrate esclusivamente nel registro delle fatture.

SEZIONE V – CONSEGNA, SMISTAMENTO, ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO DEI

DOCUMENTI

Articolo 41 Consegna dei documenti

Al termine delle operazioni di registrazione al protocollo e fascicolazione, i documenti

pervenuti all’Amministrazione in formato cartaceo o elettronico vengono consegnati nel più breve

tempo possibile ai destinatari interni competenti66.

Articolo 42 Smistamento ed assegnazione dei documenti

Lo smistamento di un documento protocollato in arrivo si attiva solo nei casi di invio dello

stesso, in originale o in copia, ad altra segreteria di protocollo. In questo caso il sistema notifica il

documento nella sezione degli arrivi della scrivania virtuale della segreteria destinataria.

Lo smistamento di una copia del documento ad altra segreteria prevede la produzione della

copia da smistare prima della fascicolazione dell'esemplare originale, al fine di consentire al ricevente, a

sua volta, la fascicolazione della copia in un fascicolo diverso da quello attribuito all'esemplare originale

al momento della sua protocollazione.

L’assegnazione dei documenti protocollati, pervenuti su uno o più indirizzi di posta elettronica

certificata dell'Ente, avviene tramite notifica via posta elettronica ordinaria interna, attivata attraverso il

sistema di gestione del protocollo. La notifica prevede un messaggio di posta contenente le indicazioni

di avvenuta protocollazione e, in allegato, il documento stesso; in alcuni casi, a fronte delle particolari

dimensioni dei documenti, la notifica contiene un link al documento conservato all'interno del sistema di

protocollo. In entrambi i casi, il destinatario della notifica di avvenuta protocollazione (responsabile

d’ufficio) può procedere alla valutazione della validità giuridica del documento ricevuto, visualizzando

in digitale il messaggio originale, la busta, il documento, i suoi allegati e la validità delle relative

sottoscrizioni. Le eventuali stampe del documento a fini esclusivamente strumentali non sostituiscono la

procedura dell'assegnazione tramite notifica digitale.

L'assegnazione di documenti interni protocollati avviene tramite lo smistamento dello stesso

sulla scrivania della segreteria di protocollo dell'assegnatario, al quale viene fatto pervenire dalla

segreteria ricevente anche tramite posta elettronica, previa l'associazione del file del documento firmato

digitalmente alla scheda di protocollo generata.

66 Cfr. Regole tecniche art. 18, c. 6 sull’autonomia dell’Amministrazione nello stabilire le modalità di inoltro ed assegnazione dei documenti al singolo ufficio.

30

Articolo 43 Presa in carico dei documenti

La protocollazione di un documento da parte di una segreteria di protocollo determina in

automatico la presa in carico dello stesso da parte della segreteria protocollante.

La presa in carico attesta l’effettiva assunzione di responsabilità sul documento da parte del

destinatario ricevente.

La presa in carico viene inoltre prevista, a cura delle Segreterie, nei casi di ricezione di

documenti già protocollati da altra Segreteria e ricevuti attraverso lo smistamento. In questi casi, la presa

in carico presuppone il controllo sulla correttezza della fascicolazione dell'atto ricevuto, ovvero la

pertinenza del fascicolo attribuito in sede di protocollazione dell'atto stesso, e l'eventuale modifica del

dato nei casi di rilevata erroneità.

Nel caso di ricezione di documenti pervenuti per via telematica, la presa in carico da parte della

Segreteria di Settore o Servizio costituisce l’unica modalità per disporre delle funzioni di visualizzazione

dell'originale del documento ricevuto.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia del flusso dei passaggi del

documento all’interno dell’Ente, memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che

effettua l’intervento, la data e l’ora di esecuzione.

Articolo 44 Modifica degli smistamenti

Nel caso di smistamento errato, la Segreteria ricevente è tenuta alla restituzione del documento

nel più breve tempo possibile all’unità da cui lo ha ricevuto o all'unità individuata come competente,

provvedendo contestualmente all'aggiornamento del sistema di protocollo con i dati dell'ulteriore

smistamento.

SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEI FASCICOLI E

DELLE SERIE

Articolo 45 Classificazione dei documenti

Tutti i documenti che entrano a far parte del sistema di gestione informatica dei documenti,

indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, devono essere classificati per una corretta

gestione del sistema archivistico.

La classificazione dei documenti si avvale del titolario, o piano di classificazione, strutturato

sulla base delle funzioni e delle attività dell’Ente (v. allegato n. 1).

Il sistema di gestione del protocollo informatico dell’Ente garantisce la storicizzazione del

titolario in relazione alle modifiche delle funzioni e delle attività, consentendo di ricostruire le diverse

voci nel tempo e mantenendo i legami delle stesse con fascicoli e documenti ad esse collegati. Ad ogni

modifica del titolario, il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito provvede ad

31

informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le

istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

La chiusura di voci di titolario comporta di norma l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli al

loro interno. In casi eccezionali, l’apertura di nuovi fascicoli o sottofascicoli in voci storicizzate è

consentita, su autorizzazione del Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito, al

solo scopo di migliorare l’organizzazione dei documenti preesistenti per favorirne il reperimento.

Articolo 46 Fascicolazione dei documenti e tipologie dei fascicoli

Gli atti e i documenti di procedimento, registrati e non al protocollo informatico, vengono

riuniti in fascicoli informatici attraverso l'attività di fascicolazione67.

I fascicoli sono previsti:

a) per affare;

b) per attività;

c) per procedimento;

d) per persona fisica o giuridica;

e) per tipo di documento.

La durata del fascicolo è strettamente connessa alla natura della trattazione (affare,

procedimento, attività).

I fascicoli possono essere organizzati in sottofascicoli, intesi come partizioni interne del

fascicolo principale, con il quale gli stessi condividono una parte di documentazione comune.

Sono ulteriormente previste aggregazioni documentali informatiche funzionali alla gestione dei

documenti di procedimenti specifici, gestiti attraverso sistemi gestionali in uso agli uffici (SIAM,

DOMWEB/EDILWEB, VBG, VERBATEL, ecc.)68.

Articolo 47 Elementi identificativi del fascicolo

I fascicoli sono identificati da un numero sequenziale all’interno dell’ultimo grado divisionale

della classificazione e contengono prevalentemente i documenti classificati in maniera omogenea riferiti

alla medesima trattazione.

Gli elementi identificativi del fascicolo all'interno del sistema di gestione documentale sono i

seguenti:

- logo dell'Amministrazione;

- anno e data di creazione;

- voce del titolario di classificazione, all’interno della quale viene creato il fascicolo;

- numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico all’interno della voce di

classificazione;

- oggetto dell’affare/attività/procedimento a cui il fascicolo si riferisce;

67 CAD, art. 41.68 In merito alle aggregazioni documentali informatiche esterne al repertorio dei fascicoli creti all’interno del sistema documentale del protocollo informatico cfr. DPCM 13 novembre 2014, art. 13, c.2.

32

- segreteria di Settore / Servizio, responsabile del procedimento;

- note e riferimenti a fascicoli inerenti la medesima trattazione.

I dati identificativi e descrittivi del fascicolo sono riportati nei campi della maschera digitale del

fascicolo (sistema di gestione documentale/protocollo) e, laddove necessaria, sulla “camicia” cartacea

del fascicolo, conforme ai modelli definiti dall'Archivio.

Articolo 48 Creazione dei fascicoli

La creazione dei fascicoli all’interno del protocollo informatico compete di norma alla

segreteria competente per la trattazione della pratica a cui il fascicolo si riferisce, salvo i casi di

abilitazione ad altri soggetti, su autorizzazione del Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e

di deposito. I fascicoli vengono creati all'occorrenza (fascicoli per procedimento); nel caso di fascicoli

per attività, la loro creazione può coincidere con un momento peculiare dell'attività stessa: ad inizio anno

solare, anno scolastico, anno sportivo, avvio di mandato consiliare, ecc.

Alla creazione del fascicolo segue la compilazione della corrispondente camicia per

l’archiviazione degli eventuali originali cartacei.

Qualora l’oggetto del fascicolo subisca modifiche in relazione alle necessità di aggiornamento

determinate dall’evoluzione del procedimento ad esso riferito, le eventuali integrazioni devono essere

riportate anche sulla camicia cartacea del fascicolo.

Articolo 49 Formazione dei fascicoli

All’interno del fascicolo e dei relativi sottofascicoli i documenti sono collocati secondo l’ordine

progressivo di registrazione, dettato dal numero di protocollo ad essi attribuito, in modo che il

documento più recente sia sempre il primo al momento della consultazione del fascicolo. Fascicoli e

sottofascicoli possono contenere anche documenti non protocollati, che vengono ordinati per data.

Di norma, l’anno di archiviazione del fascicolo coincide con l’anno della sua creazione. L’anno

di archiviazione dei sottofascicoli, indipendentemente da quello della loro creazione, coincide con

l’anno di archiviazione del fascicolo all’interno del quale sono stati creati.

I fascicoli, visibili esclusivamente alla segreteria di creazione, sono accessibili a tutti gli utenti

del sistema di gestione documentale abilitati alla medesima segreteria di protocollo.

Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo ricade su tutti i documenti che vi

confluiscono.

Articolo 50 Fascicoli ibridi o misti

Nel caso di fascicoli ibridi o misti, contenenti documenti formati su supporti diversi (digitale e

analogico), la camicia cartacea per la conservazione esclusiva degli originali cartacei deve riportare la

dicitura: “Contiene anche documenti digitali”.

33

I documenti digitali sono conservati e consultabili nel loro formato originale all’interno del

sistema di protocollo informatico, attraverso la consultazione del fascicolo nel formato digitale. Le

eventuali stampe cartacee di documenti digitali, prodotte in caso di assoluta necessità e inserite a

fascicolo a fini esclusivamente strumentali, devono riportare la dicitura “Stampa di originale digitale”

per consentirne l’immediato riconoscimento in sede di selezione a fini di scarto, prima del versamento

del fascicolo agli atti, per favorire l'immediata identificazione degli originali e nel rispetto del principio

di economicità a fini conservativi.

Al momento del trasferimento del fascicolo all’Archivio di deposito, la segreteria versante è

tenuta a inserire all'interno della camicia cartacea del fascicolo la stampa dell’elenco dei documenti

collegati, a prescindere dal loro supporto, per facilitare la presa visione dell’intero contenuto del

fascicolo nel suo complesso.

Articolo 51 Tenuta degli archivi correnti, dei fascicoli e delle serie documentarie

I dirigenti sono responsabili della formazione e della tenuta degli archivi correnti e adottano le

procedure e gli strumenti stabiliti dal presente Manuale e dal Regolamento generale del Servizio

Archivio del Comune69.

Le soluzioni organizzative per la tenuta dell’Archivio corrente possono essere le seguenti:

archivio di segreteria di settore, archivio di segreteria di servizio, archivio di ufficio

Ai funzionari o loro delegato spetta la responsabilità della formazione e della tenuta dei

fascicoli e dei singoli documenti delle pratiche di loro competenza, fino al momento del loro versamento

nell’Archivio di deposito, a chiusura del procedimento70.

A conclusione del procedimento, la segreteria provvede alla chiusura del fascicolo, all’interno

del sistema di gestione informatica dei documenti, modificandone lo stato, da “aperto” (archivio

corrente) a “chiuso” (archivio di deposito). La chiusura del fascicolo viene preceduta dalla messa agli

atti di tutti i documenti contenuti nel fascicolo (funzione denominata “documento terminato”). I fascicoli

rimangono consultabili all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti. La chiusura del

fascicolo prelude al suo versamento all'archivio di deposito.

Articolo 52 Repertori e serie archivistiche

Per alcune tipologie documentarie, gestite in ordine cronologico all’interno del sistema di gestione

informatica dei documenti, si provvede garantendo la formazione di serie archivistiche in cui gli atti

vengono ordinati in sequenza cronologica progressiva:

- Repertorio dei contratti in forma pubblica amministrativa (registro elettronico, stampato in formato

cartaceo, numerato, vidimato);

- Registro delle scritture private non soggette a registrazione fiscale e verbali di gara (registro

elettronico, stampato in formato cartaceo, numerato, vidimato);

- Allegati ai contratti (serie cartacea);

69 “Regolamento generale del Servizio Archivio del Comune di Modena”, art. 17, c.2.70 Ibidem, art. 17, c.3.

34

- Disposizioni di liquidazione;

- Mandati quietanzati;

- Reversali;

- Verbali delle infrazioni;

- Determinazioni dei dirigenti;

- Delibere di Giunta;

- Delibere di Consiglio.

Articolo 53 Formazione, tenuta e pubblicità della serie delle determinazioni dei dirigenti

Gli atti dirigenziali (determinazioni), numerati e datati, sono raccolti in ordine cronologico in tre

registri annuali: 1) “Determinazioni dirigenziali”; 2) “Determinazioni dirigenziali Datore di lavoro

Settore risorse umane”; 3) “Determinazioni dirigenziali Direzione generale”.

Gli atti dirigenziali vengono creati in formato digitale attraverso apposita procedura disponibile

da scrivania virtuale. L’accesso e l’utilizzo della procedura sono regolati in funzione del ruolo

(redattore, controllore, firmatario) esercitato all'interno dell'unità organizzativa di appartenenza.

All’interno della procedura gli atti vengono formati attraverso l’utilizzo di appositi modelli predisposti e

aggiornati a cura del Servizio Segreteria generale, in collaborazione con Servizio Progetti telematici.

L’iter di formazione degli atti dirigenziali comprende la redazione della proposta dell'atto in

formato digitale, la sua classificazione e fascicolazione e l’inoltro al sottoscrittore competente,

successivamente alle fasi di controllo. La firma dell’atto attiva la sua numerazione automatica. Nei casi

indicati dal Regolamento di organizzazione, se previsto nella delega del Dirigente di Settore, è

necessaria l'apposizione del visto di congruità.

Nel caso di atti che prevedano il visto di regolarità contabile, l’iter prosegue con l’inoltro

dell’atto sulla scrivania del Servizio Finanze ed Economato, che appone un visto, positivo o negativo,

firmato digitalmente. Se il visto è positivo, l’iter prosegue con l’attribuzione della data di esecutività e la

protocollazione automatica dell’atto, attraverso l'interfaccia con il sistema di protocollo. Nel caso di

visto negativo la determina viene dichiarata “non esecutiva”.

Nel caso in cui la determinazione non richieda il visto di regolarità contabile, l’iter prosegue

con l’attribuzione della data di esecutività e la protocollazione automatica dell’atto.

Al momento della loro esecutività, gli atti diventano pubblici automaticamente, ad eccezione

della tipologia “Determine Datore di lavoro”71.

Gli originali delle determinazioni redatti in formato cartaceo fino al 14 settembre 2015 sono

versati all’Archivio di deposito, compatibilmente alle esigenze espresse dal Settore / Servizio / Ufficio.

Articolo 54 Formazione, tenuta e pubblicità degli atti di Giunta e Consiglio

Le delibere di Giunta e di Consiglio sono datate, numerate progressivamente e raccolte in

specifici registri annuali. Gli atti in formato analogico sono sottoscritti con firma autografa.

71 Cfr. art. 5 del D. Lgs. 165/2001 “Norme generali sull’ordinamento del Lavoro alle dipendenze delle Amministrazionipubbliche”.

35

Le delibere vengono create attraverso apposita applicazione (D&DD) collegata all'applicativo

gestionale della contabilità (SIB). L’accesso all'applicativo ai fini della creazione e della consultazione

interna degli atti è regolato in funzione delle competenze attribuite dai dirigenti ai singoli

utenti/operatori, abilitati in relazione all'unità organizzativa di appartenenza.

L’iter di formazione delle delibere prende avvio con la redazione di una proposta di atto in

formato digitale, la sua protocollazione, classificazione e fascicolazione (la registrazione a protocollo

avviene in forma separata attraverso la procedura Iride).

I verbali delle sedute del Consiglio e della Giunta sono costituiti rispettivamente dalla somma

dei verbali delle deliberazioni adottate nella stessa seduta.

L'Albo pretorio on line pubblica l'elenco degli oggetti delle deliberazioni e si collega, a fini di

ricerca, alla banca dati dell'applicazione.

E’ in corso di completamento il progetto di implementazione delle procedure per il completo

passaggio agli atti digitali, conformemente alla norma.

SEZIONE VII – GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

Articolo 55 Archivio di deposito

L’Archivio di deposito72 conserva in forma temporanea i documenti dell’Ente relativi ad affari e

procedimenti amministrativi conclusi. In questa sede si svolgono le periodiche operazioni di selezione

dei materiali ai fini dello scarto degli atti inutili e della conservazione illimitata dei restanti documenti

destinati all’Archivio storico.

All’interno dell’Archivio di deposito l’ordinamento delle serie trasferite avviene nel rispetto del

principio dell’ordine originario e dell’organizzazione assunta da fascicoli e serie all’interno

dell’Archivio corrente73.

Articolo 56 Trasferimento dei documenti all’Archivio di deposito

Il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito opera affinché sia garantita

regolare periodicità nel trasferimento, dagli archivi correnti di Settore/Servizio all’Archivio di deposito,

di fascicoli riconducibili a pratiche concluse, non più necessarie allo svolgimento delle attività correnti74.

La disposizione di versamento, che sancisce il passaggio di responsabilità sulle unità archivistiche

versate, avviene in collaborazione con il dirigente responsabile.

Nel caso di fascicoli contenenti almeno un documento cartaceo, il trasferimento dei fascicoli o

delle serie è preceduto dalla compilazione della “Lista di versamento” a cura della Segreteria versante,

che provvede utilizzando specifica procedura informatica (software Dynamic Store). Le liste di

versamento implementano la banca dati del topografico dell'Archivio di deposito, descrivendo, per

72 Testo Unico, art.67, c. 1.73 Testo Unico, art 67, c. 2.74 Testo Unico, art. 67, c.1.

36

ciascuna unità di condizionamento (busta, registro, pacco), l'oggetto del suo contenuto (titolo riportato

sul dorso dell'unità archivistica)75. Le liste di versamento vengono predisposte anche nel caso di atti

destinati allo scarto.

In preparazione al trasferimento, il responsabile d’ufficio esegue lo scarto di duplicati, appunti,

buste e documenti non protocollati giudicati superflui, e controlla che il fascicolo contenga tutti i

documenti protocollati che lo compongono, evidenziando le eventuali lacune sulla stampa dell’elenco

dei documenti, da inserire all’interno del fascicolo.

All’accettazione della richiesta di versamento, segue la consegna materiale degli atti - attività di

incameramento – a cura dell'Archivio di deposito, in collaborazione con le Segreterie versanti.

Sulla base di valutazioni di natura logistica, il Responsabile del Protocollo e degli archivi

corrente e di deposito individua la più idonea dislocazione dei materiali destinati all'incameramento.

Nel caso di fascicoli esclusivamente digitali, l’attività di versamento è contestuale alla chiusura

del fascicolo.

Articolo 57 Movimentazione dei fascicoli

Per motivi di autodocumentazione, gli uffici dell’Ente possono richiamare dall’Archivio i

fascicoli già trasferiti al deposito, inoltrandone richiesta tramite l'utilizzo della procedura informatica di

“Richiesta atti”. Ricevuta la richiesta, l’Archivio provvede alla ricerca ed al prelievo dei fascicoli e dei

documenti richiesti, compilando la specifica modulistica di gestione del prestito76. I fascicoli richiesti

devono essere restituiti all’Archivio entro 30 giorni, fatta salva la possibilità di richiesta di proroga. La

mancata giustificazione per la riconsegna dei materiali nei termini stabiliti comporta l’impossibilità di

accedere a prestiti ulteriori.

L’affidatario di un fascicolo non può alterare l’ordine dei documenti in esso contenuti o estrarre

originali senza poi ricollocarli.

Articolo 58 Conservazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei

La conservazione dei documenti ne garantisce le caratteristiche di autenticità, integrità,

affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

I documenti e i fascicoli informatici sono memorizzati nel sistema di gestione informatica dei

documenti in modo non modificabile al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di

protocollo77.

Le rappresentazioni digitali di documenti cartacei, acquisite tramite scanner, sono conservate in

modo non modificabile al termine delle operazioni di scansione e dopo il collegamento con le relative

registrazioni di protocollo.

75 Testo Unico, art. 67, c.3.76 Testo Unico, art. 68, c. 2.77 CAD, art. 44.

37

Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un Responsabile tecnico, che

opera d'intesa con il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito.

Per la conservazione a lungo termine e la conservazione sostitutiva a norma dei documenti

digitali, l’Ente si avvale del Polo Archivistico Regionale (ParER), struttura dell’Istituto per i Beni

Artistici Culturali e Naturali dell’Emilia-Romagna (IBACN)78, riconosciuto quale “conservatore

accreditato” da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID).

Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene tramite la

generazione di un pacchetto di versamento nelle modalità, nel formato e nei tempi stabiliti nel Manuale

di conservazione79.

Articolo 59 Dematerializzazione dei documenti e archiviazione ottica sostitutiva

Il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito, valutato in termini di

rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti analogici dei

quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione, provvede alla predisposizione di piani di

sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto della normativa vigente 80.

L’eventuale conservazione della copia per immagine su supporto informatico, prevede una procedura di

sottoscrizione della copia tramite firma digitale da parte di chi effettua la copia81. Ai documenti composti

da più pagine deve corrispondere un unico file in formato standard, la cui leggibilità e corrispondenza

all’originale devono essere accuratamente verificate prima della registrazione di protocollo. I documenti

da sottoporre al processo di scansione sono individuati dal responsabile d’ufficio, competente per il

procedimento trattato. L’applicazione della procedura a particolari tipologie di documenti analogici

originali, destinati alla conservazione permanente, può essere attivata in accordo con il Responsabile del

Protocollo e degli archivi corrente e di deposito.

Articolo 60 Attività di scarto

Lo scarto consiste nell’eliminazione, previa selezione, del materiale documentario ritenuto

inutile o superfluo ai bisogni ordinari dell’Amministrazione e non necessario per la ricerca storica.

La selezione avviene nel rispetto delle disposizioni legislative e normative in materia e della

disciplina contenuta nel “Piano di conservazione”, che prevede i tempi di conservazione delle tipologie

di documenti, degli atti, degli allegati e delle scritture accessorie, in riferimento ai procedimenti

dell'Ente (v. allegato n. 3), In particolare, il Piano di conservazione dell’Archivio del Comune di

Modena, comprende il titolario di classificazione ed il massimario di scarto. L’aggiornamento del Piano

compete al Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito, con la collaborazione del

78 DPCM 3 dicembre 2013, “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione “ (da ora Regole di conservazione), art. 5“Modelli organizzativi della conservazione” (Convenzione adottata con D.G. n. 180/2014).79 Regole di conservazione, art. 8 e DPCM 13 novembre 2014, artt. 7, 11.80 CAD, art. 42, c. 1. L’archiviazione viene effettuata secondo le disposizioni dell’art. 7 della deliberazione AIPA 23 novembre2000, n. 51 e, in particolare, la circolare n. 41 della Direzione generale degli archivi (14 dicembre 2015) avente come oggetto“Autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.11.2014 conservatisecondo le regole tecniche di cui al DPCM 3.12.2013”. 81 CAD, art. 22, cc.4 e 6.

38

Responsabile dell’Archivio storico, limitatamente alle tipologie documentarie destinate alla

conservazione permanente.

Lo scarto di documenti dell’Archivio del Comune di Modena, in quanto ente pubblico, è

subordinato ad autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali82. Gli elenchi di scarto,

formati dal Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito e trasmessi alla

Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna per il rilascio dell’autorizzazione, contenenti

l’indicazione delle motivazioni dello scarto, sono soggetti a deliberazione di Giunta.

Articolo 61 Tipologie di scarto

Lo scarto della documentazione può essere effettuato seguendo modalità operative diverse:

a. Scarto in itinere: si tratta della selezione effettuata dagli uffici in occasione delle operazioni di

trasferimento delle pratiche dall’archivio corrente a quello di deposito. Una volta cessata la trattazione

corrente della pratica, questa modalità prevede l’eliminazione dal fascicolo del materiale giudicato

superfluo (stampe di documenti digitali, appunti, buste, ecc.) e non registrato a protocollo. Questa fase,

non comporta l’attivazione delle procedure di scarto previste dalla legge;

b. Scarto preordinato: si verifica in relazione alle scadenze previste dal Piano di conservazione ed è

attivato dal Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito;

c. Scarto differito: ha luogo in occasione del versamento nell’Archivio storico del materiale relativo agli

affari esauriti da oltre quaranta anni ed è attivato dal Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente

e di deposito 83.

Articolo 62 Massimario di scarto

L’Ente adotta il Massimario di scarto unico dei Comuni italiani.

Il Massimario di scarto, unito al Piano di conservazione, è ordinato per titoli, categorie e classi

del titolario di classificazione e indica, per ciascun titolo, i criteri di selezione per serie e documenti.

Il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito aggiorna il massimario in

base a sopraggiunte esigenze dei tempi di conservazione o eliminazione dei documenti. Le eventuali

modifiche al Massimario di scarto della documentazione possono avvenire previa acquisizione del

parere positivo della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia Romagna84.

Articolo 63 Termini di conservazione

Il termine di conservazione della documentazione decorre dalla data dell’ultimo documento

della pratica.

I termini di conservazione previsti dal massimario si intendono maturati al 31 dicembre di ogni

anno, indipendentemente dal mese o dalle frazioni di anno di effettiva scadenza.

82 D.Lgs. 42/2004, art. 21, c. 1, lettera d).83 Ibidem, art. 30, c. 4.84 DPCM 171/2014, art.36, c. 2, lettera i).

39

Nei rapporti contrattuali il termine di conservazione dei documenti e degli atti decorre dalla

conclusione dei rapporti stessi nel rispetto dei termini di prescrizione stabiliti dalle disposizioni

normative di carattere amministrativo, fiscale e civilistico.

Il termine di conservazione della documentazione archivistica è protratto nel rispetto di

specifiche disposizioni legislative o normative, ovvero di sopravvenute esigenze di ordine storico-

culturale.

Non si procede allo scarto dei documenti qualora l’affare o il procedimento cui i documenti si

riferiscono formino oggetto di contenzioso o comunque di nuova trattazione o riesame, sentito il

dirigente competente, che ha facoltà di protrarre i termini della conservazione della documentazione.

Articolo 64 Eliminazione dei documenti scartati e notifica di fine trattamento dei dati

personali

Acquisita la prescritta autorizzazione allo scarto e successivamente alla delibera della Giunta

comunale, il Responsabile del Protocollo e degli archivi corrente e di deposito procede all’eliminazione

delle carte85.

La documentazione sottoposta al vincolo del macero viene consegnata alla Croce Rossa

Italiana, affinché quest’ultima s’incarichi della completa distruzione86.

Nel caso in cui la Croce Rossa Italiana comunichi per iscritto di essere impossibilitata al ritiro,

l’Ente può compiere l’eliminazione dei documenti scartabili, mediante la consegna ad altra ditta

incaricata dell’invio al macero o all’incenerimento.

La Croce Rossa Italiana e/o la ditta incaricata del ritiro e della macerazione sottoscrivono

formale impegno a non fare alcun uso del materiale scartato che non sia quello della macerazione e ad

adottare tutte le cautele atte ad evitare la comunicazione dei dati in esso contenuti. E’ altresì garantito il

rispetto delle norme per il trasporto, lo stoccaggio e lo smaltimento dei rifiuti, mediante la compilazione

di apposito formulario87.

A conclusione della procedura, il verbale di consegna dei materiali è inviato alla

Soprintendenza Archivistica88.

Articolo 65 Funzioni di deposito di complessi documentari di altri soggetti

L’Ente, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna89, e nel

rispetto della condizione di inalienabilità dei beni in oggetto, attiva accordi di deposito con enti diversi,

al fine di garantire, presso le proprie sedi, la conservazione e la fruizione di complessi documentari di

85 L’eliminazione avviene prevalentemente tramite consegna al macero. Nei casi previsti dalla norma, ovvero per i documenticontenenti dati sensibili o documenti d’identità (v. Piano di conservazione, allegato n. 3, cl. XI.2.1) la distruzione degli atti avvienetramite triturazione.86 Cfr. R.D. 12 febbraio 1930, n.84, la cui validità è stata prorogata con D.M. Ministero del Tesoro 16 novembre 1970; v. a. D.M. 21 maggio 2001 del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione economica.87 D.Lgs. 22/1997, art. 15 e successive modifiche ed integrazioni.88 D.Lgs. 196/2003, art. 37; la notificazione al Garante della Privacy anteriormente alla cessazione del trattamento è previstadall’art. 38, c. 4.89 D. Lgs 42/2004, art. 21, c. .b).

40

altri eni. In ottemperanza alla norma, le spese di conservazione e custodia, specificamente riferite ai beni

depositati, sono a carico degli enti depositanti90.

Sono previste forme di gestione associata tra depositanti e depositario per l'espletamento di

funzioni connesse alle attività di riordino e scarto dei beni depositati.

SEZIONE VIII – GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO

Articolo 66 Archivio storico

L’Archivio storico del Comune di Modena conserva i materiali relativi alle pratiche esaurite da

oltre quarant’anni91, selezionati per la conservazione permanente e trasferiti contestualmente agli

strumenti che ne garantiscono la rintracciabilità (indici, repertori, banche dati su supporto informatico)92.

L’Ente, su proposta del Responsabile per la tenuta dell’Archivio storico, attiva progetti per

assolvere all’obbligo di ordinare ed inventariare i documenti93 con attività di ricerca e operazioni di

immissione dati in software specifici, relativamente ad elenchi, indici, repertori, oltre ad iniziative di

revisione e completamento degli strumenti di corredo.

Nelle stesse modalità, l’Ente attiva inoltre: interventi di restauro, interventi atti a preservare i

materiali dal degrado (spolveratura e disinfestazione), campagne di digitalizzazione e riproduzione

fotografica a salvaguardia degli originali ed iniziative finalizzate ad una gestione dei beni dell’Archivio

storico nel rispetto dell’interesse tecnico-scientifico dei materiali e della loro più congrua fruizione 94. In

ogni caso, tutti gli interventi di riordinamento, inventariazione e restauro devono necessariamente

prevedere l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per il territorio95.

Articolo 67 Consultabilità degli atti

I documenti conservati nell’Archivio del Comune di Modena sono liberamente consultabili nel

rispetto della normativa vigente96. L'accesso per scopi storici, statistici o scientifici è libero e gratuito ed

è subordinato all'autorizzazione del Responsabile d’archivio competente (storico o di deposito)97.

90 D.Lgs. 42/2004 art. 44, c. 5.91 D.Lgs. 42/2004, art. 30, c. 4.92 Cfr. Testo Unico, art. 69, c. 1.93 D.Lgs. 42/2004, art. 30, c. 4.94 Cfr. L.R. Emilia Romagna 18/2000.95 Cfr. D.Lgs. 42/2004, art. 21, dove si richiama il caso degli interventi previsti per “esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sui beni”.96 D.Lgs. 42/2004, art. 122. Le eccezioni riguardano i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna delloStato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data: i documenti contenenti dati sensibili, nonché dati relativi aprovvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventanoconsultabili dopo 40 anni dalla data del documento; i documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessualeo i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili dopo 70 anni dalla data dei documenti. La consultazioneanteriormente ai limiti indicati è prevista dal predetto art. 122, c. 2.97 Sulle modalità del trattamento si rinvia a quanto previsto dal D. Lgs 196/2003, allegato 2, “Codice di deontologia e di buonacondotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”, così come al Regolamento generale del Servizio archivio del Comunedi Modena, art. 7.

41

Diversamente, in ottemperanza a quanto previsto dal “Regolamento comunale per l'accesso agli

atti, ai documenti e alle informazioni e per la tutela dei dati personali” 98, le istanze di accesso agli atti

indirizzate all’Ente rimangono in capo al dirigente di Settore o suo delegato, che si avvale degli uffici

competenti per i servizi archivistici per il reperimento della documentazione richiesta.

Articolo 68 Strumenti di consultazione

Al fine di garantire il reperimento degli atti, l’Archivio si avvale di elenchi, indici, repertori e

schedari cartacei e digitali; utilizza inoltre un inventario informatizzato, topografico, a valenza interna,

aggiornato tramite le liste di versamento degli atti degli uffici e periodici interventi di inventariazione99.

Articolo 69 Sedi, orari e modalità di accesso agli archivi per motivi di studio

Le ricerche per motivi di studio si svolgono presso le diverse sedi di consultazione dell’Archivio

storico e di deposito, dove sono consultabili anche i principali strumenti di corredo dei materiali

conservati (indici, repertori, banche dati su supporto informatico) e le fonti editoriali prodotte dall’Ente,

disponibili all’interno della rete bibliotecaria comunale.

Orari e modulistica per l’accesso sono reperibili nel sito internet dell’Ente.

Presso le sedi di consultazione sono disponibili attrezzature per la fotoriproduzione e la

scansione dei documenti consultati. Le riproduzioni possono essere effettuate previa autorizzazione del

Responsabile d’archivio competente (storico o di deposito). E’ prevista una specifica autorizzazione

qualora le riproduzioni siano destinate alla pubblicazione.

SEZIONE IX – DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 70 Adozione, pubblicità e aggiornamento del Manuale

Il Manuale è adottato e revisionato, su proposta del Responsabile del Protocollo e degli archivi

corrente e di deposito della gestione documentale, con la collaborazione del Responsabile dell’Archivio

storico, limitatamente alle parti riferite all’Archivio storico, con Delibera di Giunta ed è reso pubblico

mediante la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell'Ente100. E' altresì diffuso all'interno dell'Ente

attraverso la sua pubblicazione nella rete interna (Intranet / Servizio archivistico) e la sua presentazione

in sede di incontri formativi.

Il Manuale viene aggiornato a seguito dell’introduzione di nuove procedure e tecnologie e in

riferimento al sopraggiungere di novità di natura normativa, organizzativa e amministrativa.

98 Regolamento approvato con deliberazione C.C. n.157 del 04.07.1994, e s.m., e, in particolare, art. 4 “Responsabile del diritto di accesso”.99 Per quanto concerne gli strumenti di corredo informatici si fa riferimento alle regole ISAD (G), General International Standard Archival Description.100 L. 241/1990, art. 22 e DPCM 3 dicembre 2013, art. 5.

42

Al Manuale della gestione documentale si affiancano ulteriori manuali operativi funzionali al

dettaglio di prassi specifiche (es. gestione dei fascicoli, gestione delle caselle di posta elettronica

certificata, ecc.)101.

101 I seguenti manuali operativi: 1) Funzionalità inerenti la gestione dei fascicoli in Iride. Manuale operativo (2015) e 2) GestionePosta Elettronica Certificata in Iride. Manuale operativo (2016), sono stati redatti ad uso interno e sono in distribuzione pressol’Ufficio Gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali. Archivio corrente e di deposito.

43

Allegato n. 1

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DEL COMUNE DI MODENA

AvvertenzaIl Comune di Modena utilizza dal 2008 il Titolario di classificazione elaborato dal Gruppo di lavoro nazionale per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dei Comuni (v. sito della Direzione Generale degli Archivi). Il modello di base è stato integrato, così come previsto dal gruppo di lavoro, da voci di classificazione di terzo livello, per rispondere alle esigenze di gestione documentale di specifici procedimenti o uffici.

Titolo 01. Amministrazione generale (In questo titolo si classificano i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’intero apparato comunale.)

Classe Sottoclasse Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli

01. Legislazione e circolari esplicative Conservazione in un unico repertorio delle circolari pervenute ed emanate, per facilitarne l’accesso ed il reperimento.

02. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni e decentramento, toponomastica

Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale dell‘Ente.

03. Statuto

04. Regolamenti Conservazione di tutti i regolamenti in un unico repertorio, per facilitarne l’accesso ed il reperimento.

05. Stemma, gonfalone, sigillo Si classifica in questa posizione la concessione di patrocinio alle attività di altri soggetti giuridici, in quanto tale concessione comporta l’uso dello stemma comunale.

06. Archivio generale Con l’espressione “Archivio generale” si indica il servizioarchivistico comunale nel suo complesso;comprende quindi tutte le funzioni archivistiche svolte nelle tre fasi di vita convenzionalmente fissate: archivio corrente (archivio in formazione), archivio di deposito, sezione separata (archivio storico).

07. Sistema informativo 01 - Attrezzature e servizi informatici T.U. 267/2000, art. 12 Sistemi informativi e statistici.

02 – Rapporti con ditte informatiche

03 - Telefoni

04 – Automazione uffici

05 – Area sistemi

06 - Statistica

08. Informazioni e relazioni con il pubblico T.U. 267/2000, art. 10, Diritto d’accesso e informazione;D. lgs. 165/2001, art. 11, Ufficio relazioni con il pubblico;L. 7 giugno 2000, n. 150, Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, art. 8.

09. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi

La classe comprende tutti gli atti organizzativi rela-tivi al personale nella sua complessità (dotazioni organiche, programmi di attività, orari di apertura degli uffici, attribuzioni di uffici, sviluppo delle pari opportunità, etc.). Per i documenti relativi ad affariconcreti concernenti il personale si utilizza il Titolo III.

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e dirappresentanza del personale

La classe comprende documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze delpersonale; per questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III.

11. Controlli interni ed esterni

12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna

13. Cerimoniale ed attività di rappresentanza, onorificenze e riconoscimenti

Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadinida parte del Comune La classe comprende anche il carteggio relativo all’uso delle bandiere (nazionale, europea, etc.).

01 - Rappresentranza

02 – Comitato permanente per la memoria e celebrazioni

03 – Comitato d'onore

14. Interventi di carattere politico eumanitario; rapporti istituzionali

15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione delComune ad Associazioni

01 – Partecipazione alle opportunità comunitarie

02 – Relazioni internazionali

16. Area e città metropolitana

17. Associazionismo e partecipazione

Repertori: Registro di protocollo informatico, Repertorio dei fascicoli (integrato con il sistema di protocollo informatio), Registro dell'Albo Pretorio informatico, Registro delle Notifiche, Ordinanze, Repertorio informatco delle Determinazioni dei dirigenti, Repertorio informatico delle Deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta, Repertorio dei Contratti

Titolo 02. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia (In questo titolo si classificano i documenti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, non i documenti da essi prodotti).

Classe Sottoclasse Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli

01. Sindaco

02. Vice-sindaco

03. Consiglio

04. Presidente del Consiglio

05. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio

06. Gruppi consiliari

07. Giunta

08. Commissario prefettizio e straordinario

09. Segretario e Vice-segretario

10. Direttore generale e dirigenza

11. Revisori dei conti

12. Difensore civico

13. Commissario ad acta

14. Organi di controllo interni

15. Organi consultivi

16. Consigli circoscrizionali

17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali

18. Organi esecutivi circoscrizionali

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali

20. Segretari delle circoscrizioni

21. Commissario ad acta delle circoscrizioni

22. Conferenza dei Presidenti di quartiere

Titolo 03. Risorse umane (In questo titolo si classificano i documenti relativi alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). I documenti relativi a ciascun dipendente vengono raccolti in fascicoli nominativi individuali).

Classe Sottoclasse Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli

01. Concorsi, selezioni, colloqui La classe comprende anche le domande di assunzione e i curricula inviati, che non sono stati seguiti da alcun concorso.

01 – Concorsi e selezioni

02 - Graduatorie

03 - Aspiranti assunzione

04 - Anagrafe delle prestazioni del personale esterno

02. Assunzioni e cessazioni

03. Comandi e distacchi; mobilità

04. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

05. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

06. Retribuzioni e compensi

07. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

08. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro (denunce infortuni)

La classe comprende atti relativi alla sicurezza e alla salute dei lavoratori sul luogo di lavoro.

09. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo (invalidità causata dal lavoro)

Classe relativa ai casi di invalidità causata dal lavoro.

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

11. Servizi al personale su richiesta

12. Orario di lavoro, presenze e assenze (part-time, permessi, aspettative ecc.)

La classe comprende documenti riferiti ad una molteplicità di casistiche: part-time, permessi, esercizio del diritto allo studio, etc., vale adire ogni evento che influisca a variare l’orario di lavorodel dipendente. Sono classificati qui tutti i documenti relativi a qualsiasi forma di assenza del dipendente (congedi ordinari e straordinari, aspettative per qualsiasi motivo, esiti da infortunio, etc.).

13.Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

14.Formazione e aggiornamento professionale

15.Collaboratori esterni (incarichi a contratto, volontari, obiettori di coscienza, stagisti, co.co.co., l.s.u., contratto a tempo determinato per alta professionalità, lavoro interinale, contratto di formazione ecc.)

T.U. 267/2000, art. 110, Incarichi a contratto, volontari, stagisti, etc. ; contratti a tempo determinato per le alte professionalità; lavoro interinale; contratto di formazione, etc.

Titolo 04. Risorse finanziarie e patrimoniali (In questo titolo si classificano i documenti riferiti alle funzioni conferite ai Comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile; alle funzioni relative alla titolarità e alla gestione del patrimonio comunale, di natura sia immobile che mobile, oltreché all‘acquisizione e alla gestione di beni e servizi, strumentali allo svolgimento delle attività).

Classe Sottoclasse Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli

01. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)

02. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

03. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento

04. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento

T.U. 267/2000, artt. 182-185. La classe comprende i documenti relativi alle diverse fasi dell’attività di spesa,comprese le procedure per l’acquisizione di beni e/o servizi definiti dal regolamento di contabilità del Comune di carattere non economale, che vanno inseriti al IV/10.

05. Partecipazioni finanziarie

06 . Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

07. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Si intendono quelli a cui il Comune è tenuto in quanto soggetto fiscale.

08. Beni immobili (acquisizione, manutenzione ordinaria, gestione, concessione d'uso, alienazione)

Fascicoli per tipo di attività e per procedimento.

09. Beni mobili Fascicoli per attività diverse quali: acquisizione; manutenzione; concessione in uso; alienazione e altre forme di dismissione.

10. Economato

01 – Ufficio cassa

11. Oggetti smarriti e recuperati

12. Tesoreria

13. Concessioni ed altri incaricati alla riscossione delle entrate

14. Pubblicità e pubbliche affissioni

Repertori: Repertorio informatico dei mandati, Repertorio informatico delle reversali, Repertorio informatico delle fatture, Repertorio informatico delle Disposizioni di liquidazione (i repertori sono inseriti all’interno del SIB – Sistema Informativo Bilancio)

Titolo 05. Affari legali

01. Contenzioso

02. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

03. Pareri e consulenze

Titolo 06. Pianificazione e gestione del territorio

01. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

02. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

01 – Piani particolareggiati di iniziativa pubblica

02- PEEP

03 – PIP

03. Edilizia privata Si classificano qui sia le pratiche definite con termine omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate (licenza, concessione, dichiarazione di inizio attività, concessioni in sanatoria,condoni, etc.) sia l’attività di controllo e di repressione degli abusi svolta dal Comune.

01 - Progetti

02 - Abitabilità

03 - Abusi

04 - Condoni

05 – Dichiarazione conformità impianti

06 – Dichiarazione conformità cemento armato e ferro

04. Edilizia pubblica Si intende l’edilizia residenziale-pubblica, per la quale può verificarsi sia la costruzione diretta da parte del Comune sia la realizzazione di alloggi tramite convenzioni. La classe comprende anche gli atti di esproprio.

05. Opere pubbliche

01 – Edifici pubblici

02 – Edilizia scolastica

03 – Edilizia sportiva

04 – Edilizia storica

05 – Edilizia sociale

06 – Cimiteri

07 – Strade, ponti parcheggi ecc.

06. Catasto

07. Viabilità (piano del traffico, della mobilità) La costruzione delle strade va ricondotta alla classe Operepubbliche (Titolo VI classe 5).In questa classe si classificano i documenti relativi alla formulazione del piano del traffico, le pratiche relative alla mobilità e il coordinamento del trasporto privato e pubblico.Si classificano qui anche le autorizzazioni in deroga (ad esempio, accesso all’area pedonale, etc.).

01 – Trasporti pubblici

02 - Traffico

03 - Viabilità

08. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione rifiuti e altri servizi

09. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggioe controllo

01 – Risorse e territorio

02 – Impianti e tecnologie

03 – Impatto ambientale

04 – Tutela del patrimonio naturale

10. Protezione civile ed emergenze

Repertori: Concessioni edilizie (Ornato)

Titolo 07. Servizi alla persona (In questo titolo si classificano i documenti riferiti alle funzioni attribuite ai Comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi

1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7) e servizi socio-assistenziali (classi 8-14).

01. Diritto allo studio e servizi (trasporto scolastico, mensa scolastica, personale scolastico)

02. Asili nido e scuole d'infanzia

03. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e delle loro attività

01 – Istituzioni formative private

02 – Scuole elementari e infanzia statali

03 – Scuole medie inferiori

04 – Scuole medie superiori

04. Orientamento professionale; educazione degli adulti e delle loro attività

01 – Liceo Musicale Orazio Vecchi

02 – C.D.E.

03 – C.D.H

04 – Sistema formativo integrato

05. Istituti culturali

01– Musei

02 – Biblioteche

03 – Teatri

04 – Galleria Civica

06. Attività ed eventi culturali (mostre, congressi, spettacoli, manifestazioni culturali, feste popolari, civili, religiose)

La classe comprende i documenti relativi agli eventi (mostre, congressi, spettacoli, manifestazioni culturali, feste popolari, feste religiose e civili, etc.), per ognuno deiè opportuno creare un fascicolo specifico.

01 – Centro musica

02 - Giovani artisti modenesi

03 – Politiche giovanili

04 – Contributi a circoli

05 – Richieste spazi mostre ed uso teatro

07. Attività ed eventi sportivi Come sopra.

01 – Impianti sportivi

02 – Società sportive

03 – Iniziative, manifestazioni, spettacoli

08. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale

09. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

01 – Centro stranieri

10. Informazione, consulenza ed educazione civica (informagiovani, ecc.)

Sono da inserire in questa classe i documenti prodottida iniziative quali l’informagiovani e i consultori di vario tipo.

11. Tutela e curatela di incapaci (minori) La classe comprende le pratiche di affido familiare e di nomina dei tutori.

12. Assistenza diretta indiretta, benefici economici (assistenza anziani)

Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente ed economicamente deboli (ad es.il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc.) e ogni tipo di finanziamento proveniente da fonti diverse.

13. Attività ricreativa e di socializzazione (attività promozionali, orti per anziani, attività motoria, soggiorni climatici, rapporti con comitato anziani)

14. Politiche per la casa (gestione ed assegnazione alloggi)

Gestione ed assegnazione alloggi

15. Politiche per il sociale (iniziative e progetti)

Titolo 08. Attività economiche

01. Agricoltura e pesca

02. Artigianato

03. Industria

04. Commercio

05. Fiere e mercati

06. Esercizi turistici e strutture ricettive

07. Promozione e servizi (iniziative a

promozione e supporto delle attività economiche)

Repertorio: autorizzazioni artigiane e commerciali

Titolo 09. Polizia locale e sicurezza pubblica

01. Prevenzione ed educazione stradale (iniziative a carattere formativo ed educativo)

02. Polizia stradale

03. Informative

04. Sicurezza e ordine pubblico

Repertori: verbali degli accertamenti

Titolo 10. Tutela della salute

01. Salute e igiene pubblica

01 – Attività sociali per le dipendenze patologiche e malattie correlate

02 – Attività di educazione e prevenzione sanitaria

03 – Autorizzazioni sanitarie

02. Trattamenti Sanitari Obbligatori

03 . Farmacie

04. Zooprofilassi veterinaria

05. Randagismo animale e ricoveri

Repertorio: Autorizzazioni sanitarie

Titolo 11. Servizi demografici

01. Stato civile

01 – Nati e adozioni

02 – Deceduti

03 – Matrimoni

04 – Cittadinanza

05 – Divorzi

02. Anagrafe e certificazioni

01 – Carte d'identità

02 – Pensioni

03 – Immigrazione ed emigrazione

04 – Variazioni anagrafiche

05 – Patenti

06 – Pesca e caccia

07 – Certificazioni

08 – Cittadini U.E.

03. Censimenti

04. Polizia mortuaria e cimiteri

Titolo 12. Elezioni e iniziative popolari

01. Albi elettorali

02. Liste elettorali

03. Elezioni 01 – Amministrative

02 – Politiche

03 – Europee

04. Referendum

05. Istanze, petizioni e iniziative popolari

Repertori: Verbali della commissione lettorale– Verbali dei presidenti di seggio

Titolo 13. Affari militari

01. Leva e servizio civile

02. Ruoli matricolari

03. Caserme, alloggi eservitù militari

04. Requisizioni per utilità militari

Allegato n. 2

PRONTUARIO PER LA CLASSIFICAZIONESchema desunto dal modello proposto dal

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelliper la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni

AvvertenzaIl Prontuario è un elenco alfabetico di voci corrispondenti ai principali procedimenti trattati

dal Comune; ad ogni voce corrisponde il codice di classificazione desunto dallo schema dititolario in uso.

Due i principali ambiti applicativi del Prontuario: in sede di protocollazione e in sede diricerca.

Nel primo caso, può essere utilizzato per individuare le voci di classificazione da adottarequando ci si appresta alla creazione di un nuovo fascicolo o quando, in assenza di unfascicolo, si ha la necessità di classificare un documento che si sta registrando a protocollo.

Nel secondo caso, il Prontuario costituisce un primo livello di orientamento nella ricerca didocumenti archiviati in base al titolario di classificazione. Per questa ragione, alcune vocicorrispondenti a funzioni oggi superate, rimangono in elenco per favorire la ricerca didocumenti dell’ultimo quindicennio.

Voce di procedimento Codice di classificazione150 ore – Diritto allo studio III/12Abbonamenti a periodici * IV/4Abbonamento RAI pagato dal Comune IV/4Abitabilità: autorizzazione X/1 ed eventuale repertorio specificoAbrogazione leggi v. referendum abrogativo XII/4Abusi edilizi VI/3Abusivismo edilizio VI/3Accademie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAccensione mutui IV/3Accertamenti di conformità delle opere edilizie private VI/3Accertamenti sanitari (per assenze del personale) III/12Accertamenti sanitari (per la tutela della salute del personale) III/8Accertamenti tributari: eseguiti dal Comune IV/3Accertamenti tributari: subiti dal Comune IV/7Accertamento della conformità delle opere edilizie private VI/3Accertamento delle conoscenze informatiche e linguistiche nei concorsi pubblici

III/1

Accesso ai documenti amministrativi I/6Accesso alla zona pedonale: permessi VI/7Accordi di programma: per singoli settori si classificano in base alla materia cui si

riferisconoAccordi di programma: per società partecipate I/15

Acqua: erogazione VI/8Acqua: inquinamento VI/9Acque: monitoraggio della qualità VI/9Acquedotto: affidamento esterno della gestione I/15Acquedotto: costruzione VI/5Acquedotto: gestione in proprio VI/8Acquisizione aree per edilizia residenziale pubblica IV/8Acquisizione di beni immobili IV/8Acquisizione di beni mobili IV/9Acquisti di materiale di consumo IV/10Addizionale comunale a imposte erariali IV/3Addizionale comunale a imposte regionali IV/3Addizionale comunale IRPEF IV/3Addizionale comunale sul consumo dell’energia elettrica IV/3Adempimenti assicurativi del Comune IV/7Adempimenti contributivi del Comune IV/7Adempimenti fiscali riguardanti il Comune IV/7Adempimenti fiscali riguardanti il personale dipendente III/7Adozione di minori: assistenza sociale VII/11Adozione di minori: registrazione sui registri di stato civile XI/1Adozione di minori: trasmissione di atti per la registrazione XI/1Adulti: educazione VII/4Aeroporto *: costruzione VI/5Affidamento familiare di minori VII/11Affido familiare VII/11Affissioni pubbliche: concessione IV/14Affissioni pubbliche: riscossione del diritto IV/3Affittacamere: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoAffittacamere: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAffittacamere: fascicolo del singolo esercente VIII/0Affitto appartamenti ammobiliati per uso turistico: autorizzazione all’attività

VIII/6 ed eventuale repertorio specifico

Affitto appartamenti mobiliati per uso turistico: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Affrancatura della posta in partenza I/6Agenzie d’affari: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAggiornamento professionale III/14Agibilità per teatri o luoghi di pubblico spettacolo: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Agibilità: autorizzazione X/1 ed eventuale repertorio specificoAgricoltori: vendita di prodotti da parte degli - VIII/4Agricoltura VIII/1Agriturismi: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoAgriturismi: fascicolo del singolo esercente VIII/0AIRE (= Anagrafe Italiani Residenti all’Estero) XI/2 Alberghi: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoAlberghi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAlberghi: fascicolo del singolo esercente VIII/0Albi elettorali XII/1

Prontuario per la classificazione_______________________________

Albo degli scrutatori XII/1Albo dei Giudici popolari XI/2Albo dei Presidenti di seggio XII/1Albo dell’associazionismo I/17 repertorio specificoAlbo pretorio I/6 repertorio specificoAlcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAlienazione di beni immobili del Comune IV/8Alienazione di beni mobili del Comune IV/9Allattamento: permessi III/12Allevamento VIII/1Alloggi di edilizia residenziale pubblica: assegnazione VII/14Alloggi di edilizia residenziale pubblica: costruzione VI/4Alloggi di edilizia residenziale pubblica: lottizzazione VI/2Alloggi di edilizia residenziale pubblica: proprietà del comune IV/8Alloggi militari XIII/3Alloggio per mercede: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAlluvioni VI/10Ambiente VI/9Ambiente: questioni segnalate dai vigili del fuoco VI/9Ambulanti (commercio su aree pubbliche): autorizzazione all’attività

VIII/4 ed eventuale repertorio specifico

Ambulanti (mestieri ambulanti esercitati da stranieri): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Amministrative v. elezioni amministrative XII/3Ammortamento dei beni IV/6Anagrafe canina * funzione espletata non dal Comune, ma

dall’ASLAnagrafe della popolazione residente XI/2Anagrafe delle prestazioni III/6Anagrafe: organizzazione del servizio I/9Anagrafe: servizi all’utenza XI/2ANCI: associazione del Comune I/15Animali randagi X/5Annotazioni sui registri di stato civile XI/1Anticipazione del quinto dello stipendio III/6Antimafia: certificazioni * funzione non comunale; il singolo

certificato va inserito nel fasc. cui siriferisce e di cui acquisisce la classifica

Antiquariato: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio specifico

Antiquariato: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAnziani: assistenza VII/12Anziani: centri ricreativi VII/13Anziani: soggiorni climatici per - VII/13Anziani: tutela per incapacità VII/11Anzianità: pensione di - III/7Anziano: consigliere II/3Apparecchiature informatiche: acquisto IV/9Appartamenti mobiliati v. affittoApplicazione contratto collettivo di lavoro III/5Archivio I/6Archivio corrente I/6

Archivio di deposito I/6Archivio generale I/6Archivio in formazione I/6Archivio storico I/6Area metropolitana: istituzione e convenzioni per il funzionamento I/16Aree pedonali: individuazione VI/7Aree PEEP: individuazione VI/2 Aree verdi (beni immobili del comune) IV/8Aree verdi: realizzazione VI/5Aria: inquinamento VI/9Aria: monitoraggio della qualità VI/9Armi da fuoco: consegna licenza di porto d’armi IX/4Arredo urbano: realizzazione VI/5Arte della stampa: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoArte di riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Arte litografica: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoArte tipografica: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoArtigianato VIII/2Artisti di strada: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAscensori IX/4 ed eventuale repertorio specificoAsili nido VII/2Asilo nido interno per i figli dei dipendenti III/11Aspettativa III/12Aspettativa per mandato parlamentare III/12Aspettativa per maternità (obbligatoria e facoltativa) III/12Aspettativa per motivi di famiglia III/12Aspettativa sindacale III/12Assegnazione alloggi PEEP VII/14Assegni alimentari III/6Assegni familiari III/6Assegni per carichi di famiglia III/6Assenze dal lavoro III/12Assessori (documenti riguardanti gli assessori, non emanati da essi) II/7Assicurazioni degli immobili V/2Assicurazioni di responsabilità del personale dipendente V/2Assicurazioni per gli infortuni sul lavoro III/7Assicurazioni RC auto V/2Assicurazioni sociali del personale dipendente III/7Assicurazioni varie V/2Assistenza alla popolazione in caso di calamità naturali VI/10Assistenza diretta e indiretta VII/12Assistenza domiciliare VII/12Assistenza militare * funzione non comunaleAssistenza presso strutture VII/12Assistenza pubblica * VII/ classi da 8 a 14 a seconda del

tipo di interventoAssistenza sanitaria obbligatoria X/2Assistenza scolastica * VII/ classi da 1 a 4 a seconda del tipo

di interventoAssociazione ad Associazioni I/15Associazione all’ANCI I/15

Prontuario per la classificazione_______________________________

Associazioni di Comuni I/15Associazioni: albo I/17 e albo specificoAssociazioni: fascicoli I/17Associazionismo I/17Assunzione in servizio III/2Atti di liquidazione (emessi dai RPA all’interno di un procedimento)

Acquisiscono la classifica del fasc. relativo al procedimento

Atti di liquidazione (eventualmente conservati dalla Ragioneria) IV/4Atti di stato civile XI/1Atti notificati, depositati e pubblicati * I/6 repertorio specificoAtti rogati dal segretario comunale I/6 repertorio specifico; il singolo atto

va classificato a seconda della materia Atti vandalici *: danni a immobili comunali IV/8Atti vandalici *: danni ad arredi e attrezzature degli uffici comunali IV/9Atti vandalici *: segnalazioni IX/4Attività culturali VII/6Attività di rappresentanza I/13Attività edilizia di privati VI/3Attività informativo-promozionale I/12Attività ricreativa di socializzazione VII/13Attività sportive VII/7Attraversamenti stradali: individuazione dell’ubicazione VI/7Attraversamenti stradali: realizzazione VI/5Attribuzione del titolo di città I/2Attribuzione di funzioni agli uffici I/9Attribuzione di funzioni ai dipendenti III/4Attribuzioni di funzioni al personale III/4Attuazione del Piano regolatore generale (PRG) e varianti, strumenti

VI/2

Audizione (sale pubbliche di -): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Audizioni all’aperto: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAutomobili: acquisto IV/9Automobili: assicurazioni RC V/2Automobili: manutenzione IV/9Autonoleggiatori: autorizzazione all’attività VIII/2 ed eventuale repertorio

specificoAutonoleggiatori: autorizzazione di pubblica sicurezza IX. 4 ed eventuale repertorio

specificoAutonoleggiatori: fascicoli personali VIII/0Autorizzazioni edilizie VI/3 ed eventuale repertorio specificoAutorizzazioni sanitarie X/1 repertorio specificoAutoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoAutoveicoli o vetture a noleggio: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Avanzo di amministrazione IV/4Avvisi a stampa I/8Azienda sanitaria locale * funzione non comunale: la corri-

spondenza con l’ASL va classifi-cata in base alla materia

Aziende municipalizzate e speciali: istituzione I. 15Aziende municipalizzate e speciali: rapporti istituzionali I. 15Aziende municipalizzate e speciali: rapporti su affari concreti nel fascicolo specifico

Azioni: partecipazioni azionarie IV. 3

Bagni (stabilimento di -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBagni pubblici: costruzione VI/ 5Ballo (festa da -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBallo (scuola di -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBanche *: pagamento di ratei IV/4Banche *: richieste di mutuo IV/3Bandi a stampa I/8Bandiera (europea, statale, regionale, comunale): esposizione I/13Bandiera * (del Comune): definizione I/5Bando di concorso per assunzioni III/1Bando per assegnazione borse di studio VII/1Bando per assegnazione case popolari VII/14Bar: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoBar: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBar: autorizzazione sanitaria X/1 ed eventuale repertorio specificoBar: fascicoli VIII/0Barbieri: autorizzazione all’attività VIII/2Barbieri: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBarbieri: fascicoli VIII/0Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBarriere architettoniche: eliminazione VI/5Bed and breakfast: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoBed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBed and breakfast: fascicoli VIII/0Beneficenza * concetto superato v. Tit. VII Servizi

alla personaBenefici economici per categorie deboli VII/12Beni immobili IV/8Beni immobili: inventari IV/8Beni mobili IV/9Beni mobili: inventari IV/9Bevande (somministrazione): autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoBevande (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBevande (somministrazione): autorizzazione sanitaria XI/1 ed eventuale repertorio specificoBevande alcoliche (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Biblioteca (sede = bene immobile del comune) IV/8Biblioteca civica: attività e iniziative VII/6Biblioteca civica: funzionamento VII/5Bilancio pluriennale IV/1Bilancio preventivo IV/1Biliardo (sala pubblica per -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoBOC – Buoni Ordinari del Comune IV/3Bollette: pagamento IV/4Bollo del Comune * (= sigillo) I/5

Prontuario per la classificazione_______________________________

Borgata (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)

I/2

Borse di studio VII/1Boschi (= beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Boschi: iniziative a difesa VI/9Buoni libro VII/1Buoni mensa per i dipendenti III/11Buoni Ordinari del Comune – BOC IV/3Buoni pasto per gli iscritti alle scuole VII/1Buoni pasto per i dipendenti III/11Buoni per l’acquisto di libri VII/1Busta paga III/6

Caccia * funzione non comunaleCaccia *: consegna licenze IX/4Caccia *: trasmissione tesserini XI/2Caffé: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoCaffé: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCaffé: fascicoli VIII/0Calamità naturali VI/10Caldaie e impianti di riscaldamento: controlli VI/9Cambi di residenza XI/2Camera mortuaria: costruzione VI/5Camera mortuaria: funzionamento XI/4Campeggi: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoCampeggi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCampeggi: fascicoli VIII/0Campi (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Campi profughi VII/12Candidature elettorali: presentazione XII/3Cani randagi X/5Canile X/5Canone d’affitto degli alloggi popolari: definizione VII/14Canone d’affitto degli alloggi popolari: riscossione IV/3Canone RAI: pagamento IV/4Cantanti ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4Cantieri di lavoro *: gestiti dal comune VI/5Cantieri di lavoro privati: controlli VI/3Cantieri navali *: costruzione VI/5Capigruppo consiliari II/6Capigruppo: conferenza dei - II/5Capitolo di bilancio IV/4Carburante (distributori di -): autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoCarceri *: beni immobili di proprietà del Comune IV/8Carte d’identità XI/2Casa: politiche per la - VII/14Case di ricovero VII/12

Case di riposo VII/12Case per ferie: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoCase per ferie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCase per ferie: fascicoli VIII/0Case popolari: assegnazione VII/14Case popolari: costruzione VI/4Case religiose di ospitalità: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoCase religiose di ospitalità: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCaserme (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Caserme (proprietà non comunali):servitù militari XIII/3Cassa economale IV/10Cassa: giornale di - IV/12Cassa: verifiche di - IV/12Catasto VI/6Catasto Edilizio Urbano – CEU VI/6Catasto Fabbricati – CF VI/6Catasto Terreni – CT VI/6Categorie protette ai fini dell’assunzione III/1Causa civile V/1Causa penale V/1Causa tributaria V/1Cause V/1Cavalli (corse di -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCave VI/9Cemento armato: denunce e relazioni VI/3Censimenti XI/3Censimento del commercio, industria e servizi XI/3Censimento dell’agricoltura XI/3Censimento della popolazione XI/3Censura (provvedimento disciplinare nei confronti del personale) III/13Centri di accoglienza VII/12Centri di soggiorno climatico VII/13Centri di soggiorno scolastici *: convitti funzione non comunaleCentri estivi VII/13Centri per l’impiego * funzione non comunaleCentro elaborazione dati I/7Cerimoniale I/13Certificati di destinazione urbanistica VI/1Certificati di espatrio per minori: rilascio XI/2Certificato prevenzione incendi (per distributori di carburante) VIII/4Certificato prevenzione incendi (per edifici comunali) IV/8Certificato prevenzione incendi (per edifici privati) VI/3Certificazioni anagrafiche XI/2Certificazioni di stato civile XI/1Cessazione dal servizio III/2Cessione fabbricati (denunce di -) IX/4CEU – Catasto edilizio urbano VI/6Cibi (somministrazione): autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoCibi (somministrazione): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Prontuario per la classificazione_______________________________

Cibi (somministrazione): autorizzazione sanitaria X/1 ed eventuale repertorio specifico Ciclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCiclomotori (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCiechi e non vedenti *: assistenza VII/classi da 8 a 13 a seconda del

tipo di interventoCiechi e non vedenti *: dipendenti III/classi da 1 a 15 a seconda del tipo

di interventoCimiteri (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Cimiteri: costruzione VI/5Cimiteri: gestione spazi XI/4Cinematografi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCirchi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCirchi: domanda di occupazione di suolo pubblico IV/8Circhi: pagamento diritto occupazione suolo pubblico IV/3Circolari I/1Circolazione stradale: piano del traffico VI/7Circolazione stradale: vigilanza IX/2Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande): autorizzazione all’attività

VIII/4 ed eventuale repertorio specifico

Circoli privati (somministrazione di alimenti e bevande): autorizzazione sanitaria

X/1 ed eventuale repertorio specifico

Circoli privati: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCircoscrizioni comunali: attività Titoli e classi specifici dei singoli affari

Circoscrizioni comunali: individuazione I/2Circoscrizioni comunali: organi classi del Tit. IICittà metropolitana: istituzione e rapporti istituzionali I/16Città v. attribuzione del titolo I/2Cittadinanza: atto di - XI/1classamento catastale VI/6Co.co.co – collaboratori coordinati e continuativi: fascicoli III/0Co.co.co. – collaboratori coordinati e continuativi: utilizzo III/15Co.Re.Co.*: controlli funzione non comunale: i controlli del

Co.Re.Co. vanno inseriti nel fascicolospecifico cui si riferisco-no eacquisiscono quindi la relativaclassificazione.

Cocchiere: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCodice della strada: violazioni IX/2 ed eventuale repertorio specificoCodice di comportamento dei dipendenti III/13Codice fiscale: comunicazione dei nati all’Agenzia delle entrate XI/ 2Collaboratori coordinati e continuativi – co.co.co: fascicoli III/0Collaboratori coordinati e continuativi – co.co.co.: utilizzo III/15Collaboratori esterni III/15Collegio dei Revisori dei conti II/11Collegio di conciliazione (disciplina del personale) III/13Collette: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4Collocamento fuori ruolo dei dipendenti III/2Colloqui di selezione del personale III/1Colonie estive VII/13Colonie estive per i figli dei dipendenti: domande III/11Coltivatori VIII/1Comando presso/ da altre amministrazioni III/3Comitati: promozione I/14

Comitato genitori per la mensa (asilo nido) VII/1Comitato genitori per la mensa (scuola materna e primaria) VII/1Comitato sanitario di zona* ente estintoCommercio ambulante (= su area pubblica) VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoCommercio ambulante: concessione aree IV/8 ed eventuale repertorio specificoCommercio di cose antiche o usate: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoCommercio di cose antiche o usate: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Commercio elettronico VIII/4Commercio fisso (= su area privata) VIII/4Commercio su aree private (fisso) VIII/4Commercio su aree pubbliche (ambulante) VIII/4Commissario ad acta del Comune II/13Commissario ad acta delle circoscrizioni II/21Commissario prefettizio e/o straordinario II/8Commissione censuaria * funzione non comunaleCommissione di disciplina III/13Commissione elettorale circondariale * funzione non comunaleCommissione elettorale comunale *: controllo liste elettorali XII/2Commissione elettorale comunale *: nomina II/15Commissione elettorale comunale *: verbali XII/2Commissione elettorale mandamentale: verbali in copia XII/2Commissioni consiliari II/5Commissione elettorale mandamentale funzione non comunaleCommissioni dei Consigli circoscrizionali II/19Commissioni del Consiglio II/5Compartecipazioni ad imposte erariali e regionali IV/3Compenso ai dipendenti III/6Comportamento in servizio III/13Compravendita di beni immobili IV/8Comunicati stampa I/12Comunicazione istituzionale I/12Comunicazioni di natura edilizia VI/3Comunicazioni radio televisive I/8Concessionari incaricati della riscossione delle entrate IV/13Concessione di locali, spazi, attrezzature comunali IV/8Concessione in uso dei beni immobili del Comune IV/8Concessione in uso dei beni mobili del Comune IV/9Concessioni cimiteriali IV/8 ed eventuale repertorio

specifico Concessioni edilizie VI/3 repertorio specificoConcessioni edilizie in sanatoria VI/3Conciliazione, ufficio * funzione non comunaleConciliazione: Collegio di - (disciplina del personale) III/13Concorsi per assunzioni III/1Condoni edilizi VI/3Conduttore di veicoli di piazza: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Conferenza dei capigruppo II/5Conferenza dei dirigenti * II/10

Prontuario per la classificazione_______________________________

Conferenza dei Presidenti di quartiere II/19Conferimento di incarichi speciali III/4Confini del Comune (variazioni, modificazioni, rettifiche, etc.) I/2Confini del territorio comunale I/2Conformità opere edilizie private: accertamento VI/3Confraternite religiose I/17Congedo ordinario dei dipendenti III/12Congedo straordinario dei dipendenti III/12Congedo straordinario per gravidanza e puerperio III/12Consegna licenze caccia IX/4Consegna licenze porto fucile IX/4Consegnatari dei beni IV/9Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i Consigli circoscrizionali)

II/16

Consigliere anziano II/3Consiglieri (documenti riguardanti i Consiglieri) II/3Consiglio (documenti riguardanti il Consiglio, non emanati da esso)

II/3

Consiglio, commissioni del - II/5Consiglio: delibere I/6 repertorio specifico; ogni delibera va

classificata a seconda della materia di cuitratta

Consorzi di bonifica *: carteggio da e per titolo e classe a seconda della materia di cui tratta

Consorzi di bonifica *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali

I/15

Consorzi di bonifica *: partecipazione finanziaria del Comune IV/5Consorzi idraulici *: carteggio da e per Titolo e classe a seconda della materia di

cui trattaConsorzi idraulici *: nomina dei rappresentanti del Comune e rapporti istituzionali

I/15

Consorzi idraulici *: partecipazione finanziaria del Comune IV/5Consorzi intercomunali I/15Consorzi per l’esercizio di funzioni e servizi I/15Consorzi stradali I/15Consulenti: elenco degli incarichi conferiti III/15

Consulenti: fascicolo personale III/0

Consulenze Titolo e classe a seconda della materia di cui tratta

Consulenze legali V/3Consultazione dei documenti a fini amministrativi: richieste I/6Consultazione dei documenti a fini di studio: richieste I/6Consultazione dei documenti amministrativi: procedure e regolamentazione

I/6

Consultori VII/10Consultori pediatrici * funzione non comunaleConsumo dell’energia elettrica: addizionale comunale IV/3Contabilità degli investimenti *: pagamento ratei dei mutui IV/4Contabilità: verifiche IV/6Contenzioso V/1Contenzioso del lavoro III/13Conti consuntivi IV/6Conti: revisori dei - II/11

Conto del tesoriere IV/6Contratti II/9 repertorio specifico; ogni contratto

va classificato nel titolo classe a seconda della materia cui si riferisce

Contratti collettivi di lavoro III/5Contrattisti: utilizzo III/15Contrattisti: fascicoli personali III/0Contratto collettivo di lavoro III/5Contributi agricoli VIII/1Contributi economici (assistenza) VII/12Contributi per la casa VII/14Contributi previdenziali per i dipendenti III/7Contributi regionali IV/3Contributi straordinari (entrate) IV/3Contributi: richieste per manifestazioni nel fascicolo specifico di cui

acquisisce la relativa classifica Controlli ambientali VI/9Controlli delle liste elettorali XII/2Controlli di gestione * (interni) IV/6Controlli esterni I/11Controlli interni II/14Controlli sull’attività edilizia VI/3Controllo interno: organi II/14Controversie V/1Controversie relative al rapporto di lavoro III/13Convenzione con agenzie di riscossione dei tributi IV/13Convenzioni per l’esercizio di funzioni e servizi I/15Coordinamento trasporto pubblico e privato VI/7Copisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCorriere postale I/6Corsa campestre VII/7Corse di cavalli: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCorsi di aggiornamento professionale per il personale III/14Corsi di formazione per il personale III/14Corsi per adulti VII/4Corte d’appello * funzione non comunale: il carteg-gio con

la Corte d’appello va clas-sificato a seconda della materia di cui tratta

Corte d’assise * funzione non comunale: il carteg-gio conla Corte d’assise va clas-sificato a seconda della materia di cui tratta

Corte dei conti: controllo I/11COSAP IV/3cose antiche o usate (commercio): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Creazione d’impresa * VIII/classi 1 opp. 2 opp. 3 opp. 4 a seconda del tipo di impresa

Cremazione XI/4CT – Catasto terreni VI/6Cucine economiche: assistenza VII/12CUD III/7Culto * funzione non comunaleCuratela degli inabilitati VII/11

Prontuario per la classificazione_______________________________

Curriculum inviato per richiesta assunzione III/1Custodi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoCustodia dei valori (Tesoreria) IV/12

Danni alluvionali * VI/10Danni di guerra * funzione non comunaleDanze (= trattenimenti danzanti): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Decentramento (istituzione, modificazione, rettifiche, variazioni, definizione territoriale delle circoscrizioni, etc.)

I/2

Decorazioni militari *: al comune I/13Decorazioni militari *: proposte sottoposte al comune I/13Decreti del sindaco I/6 repertorio specifico; ogni decreto

va classificato a seconda della materia Definizione delle competenze I/9Deleghe agli assessori II/7Deliberazioni del consiglio I/6 repertorio specifico; ogni delibera va

classificata a seconda della materiaDeliberazioni della giunta I/6 repertorio specifico; ogni delibera va

classificata a seconda della materiaDemanio idrico: gestione (ove prevista) IV/8Demolizione di immobili abusivi: ordinanze VI/3 e repertorio delle ordinanzeDemolizioni edilizie VI/3Denominazione del comune I/2Denunce di cessione di fabbricati IX/4Denunce di infortunio sul lavoro III/8Denunce di inizio attività edilizia VI/3Denunce di inizio attività artigianale VIII/2Denunce di inizio attività commerciale VIII/4Denunce di ospitalità a stranieri IX/4Deposito (archivio di -) I/6Depuratore VI/9Derattizzazione X/1 Destinazione d’uso dei beni immobili del Comune IV/8Destinazione d’uso dei beni mobili del Comune IV/9Destinazione urbanistica: certificati VI/2Destituzione III/13Destituzione di diritto III/13Determinazioni dei dirigenti I/6 repertorio specifico; ogni

determinazione va classificata a seconda della materia

Dezanzarizzazione X/1DIA (= Dichiarazioni di Inizio Attività edilizia) VI/3Dichiarazione di infermità III/9Difensore civico II/12Dimissioni III/2Dipendenti *: gestione III/classi specifiche e fascicoli

personali dei singoli dipendentiDipendenti *: politica del personale I/9Direttore generale (documenti riguardanti il direttore generale, non emanati da esso)

II/10

Direttori di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoDirigenti (documenti riguardanti i dirigenti, non emanati da essi) II/10Dirigenza II/10Diritti (entrate) IV/3Diritti di segreteria IV/3Diritti e doveri del dipendente III/5Diritti per servizi pubblici IV/3Diritti sulle pubbliche affissioni IV/3Diritto allo studio – 150 ore: esercizio da parte dei dipendenti III/12Diritto allo studio: promozione e sostegno VII/1Diritto di accesso ai documenti amministrativi: esercizio I/6Diritto di accesso ai documenti amministrativi: procedure e regolamentazione

I/6

Diritto di informazione I/8Diritto di partecipazione al procedimento amministrativo I/8Diritto di partecipazione dei cittadini I/8Disavanzo di amministrazione IV/6Discariche VI/9Disciplina III/13Dismissione: di beni immobili IV/8Dismissione: di beni mobili IV/9Disponibilità: personale in III/3Distacco presso/ da altre amministrazioni III/3Distributori di benzina: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoDistributori di benzina: fascicoli degli impianti VIII/0Distributori di carburante: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoDistributori di carburante: fascicoli degli impianti VIII/0Domande di alloggi popolari VII/14Domanda di estumulazioni straordinarie XI/4Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso III/1Domicilio XI/2Donazione del sangue: permesso ai dipendenti III/12Donazione di sangue: permessi per III/12Donazioni: di beni immobili IV/8Donazioni: di beni mobili IV/9Dormitori pubblici VII/12Dotazione organica I/9

Eccedenze di personale III/3Ecologia VI/9Economato IV/10Edifici pubblici: costruzione VI/5Edifici religiosi: costruzione e restauri VI/3Edifici religiosi: ubicazione I/14Edilizia privata VI/3Edilizia pubblica VI/4Edilizia residenziale pubblica: acquisizione aree VI/ 4Edilizia residenziale pubblica: assegnazione alloggi VII/14

Prontuario per la classificazione_______________________________

Edilizia residenziale pubblica: costruzione VI/4Edilizia scolastica: costruzione VI/5Editoria comunale I/12Educazione civica VII/10Educazione degli adulti VII/4Educazione stradale IX/1Eleggibilità dei Consiglieri comunali II/3Elettricità: addizionale comunale sul consumo di energia elettrica IV/3Elettrodotto: costruzione VI/5Elettrodotto: gestione VI/8Elezioni XII/3Elezioni amministrative XII/3Elezioni comunali e provinciali XII/3Elezioni europee XII/3Elezioni politiche XII/3Elezioni: albi elettorali XII/1Elezioni: liste XII/2Emergenze (protezione civile) VI/10Emigrati (fascicoli) XI/2Emigrati (registri) XI/2Emigrazione XI/2Energia VI/8Energia elettrica: addizionale comunale sui consumi IV/3Enoteche v. vendita di alcoliciEnti non commerciali I/17Entrate IV/3Entrate per accensione di prestiti IV/3Epidemie X/1Equilibrio di bilancio IV/6Equo indennizzo III/9Eredità *: acquisizione di beni immobili IV/8Eredità *: acquisizione di beni mobili IV/9ERP (= edilizia residenziale pubblica) v. alloggiEsattoria IV/13Escavazioni * (eseguite dal Comune) VI/5Esecutivi circoscrizionali (organi delle circoscrizioni) II/18Esercitazioni militari XIII/3Esercizi commerciali: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoEsercizi commerciali: fascicoli degli esercenti VIII/0Esercizi pubblici: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoEsercizi pubblici: autorizzazioni di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoEsercizi pubblici: fascicoli degli esercenti VIII/0Esercizi turistici: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoEsercizi turistici: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoEsercizi turistici: : fascicoli degli esercenti VIII/0Esercizio associato di funzioni e servizi I/15Esercizio provvisorio del bilancio IV/1Esercizio pubblico temporaneo in occasione di fiere, mercati etc IX/4 ed eventuale repertorio specificoEsondazioni (protezione civile) VI/10

Espatrio minori: rilascio certificati XI/ 2Esplodenti v. materie esplodentiEsposizione di rarità, persone, animali gabinetti ottici e altro oggetti di curiosità

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Esposti (= proteste) I/8 repertorio specificoEsposti (= bambini abbandonati): assistenza VII/12Espropri per opere di pubblica autorità IV/8Espropriazioni di beni immobili IV/8Esternalizzazione: utilizzo di collaboratori esterni III/15Estetisti VIII/2 ed eventuale repertorio

specificoEstetisti: fascicoli VIII/0Estimi catastali VI/6Estumulazioni XI/4Esumazioni XI/4Europee: elezioni europee XII/3Eventi culturali VII/6Eventi sportivi VII/7Extracomunitari: assistenza VII/12Extracomunitari: strutture di prima assistenza VII/12

Fabbricati: denunce di cessione IX/4Facchini: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFallimenti *: adempimenti elettorali relativi ai falliti XII/2Fallimenti *: insinuazione del Comune tra i creditori di un fallito IV/3Farmacie X/3Fascia tricolore: uso I/13Fascicolo archivistico I/6Fatture IV/4Ferrovia *: rapporti con l’ente per pianificare traffico VI/7Festa da ballo : autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFeste civili: modalità di svolgimento I/13Feste civili: organizzazione VII/6Feste nazionali: modalità di svolgimento I/13Feste nazionali: organizzazione VII/6Feste popolari: organizzazione VII/6Feste religiose: organizzazione VII/6Festoni di Natale: concessione di istallazione IV/8 repertorio specifico Fiere VIII/5Finanza: partecipazioni finanziarie IV/5Fine rapporto: trattamento - TFR III/10Fisco: adempimenti relativi al Comune IV/7Fisco: adempimenti relativi al personale III/7Flessibilità: forme contrattuali flessibili III/5Flessibilità: orario di lavoro III/12Fochino: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFogli di congedo XIII/2Fogli di congedo: consegna XI/2Fogli di via obbligatori * IX/4Fogli matricolari (dei militari) XIII/2

Prontuario per la classificazione_______________________________

Fognatura: costruzione VI/5Fognatura: gestione VI/8Fondi economali IV/10Fondo di riserva IV/2Fontane (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Fontane pubbliche: costruzione VI/ 5Fontane pubbliche: gestione VI/8Foreste (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Foreste: attività di difesa VI/9Formazione (archivio in formazione) I/6Formazione: verbali degli istituti di - VII/3Formazione delle liste di leva XIII/1Formazione e orientamento al lavoro VII/4Formazione professionale dei dipendenti III/14Formazione professionale: incentivi agli Istituti VII/3Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi I/15Forme contrattuali flessibili III/5Fotocopiatrici: acquisto IV/9Fotocopisterie: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoFotocopisterie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFotocopisterie: fascicoli VIII/0Fotogrammetria: rilievi VI/1Francobolli per posta in partenza I/6Frazioni (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)

I/2

Fucile: consegna delle licenze di porto IX/4Funzioni attribuite ai dipendenti III/4Funzioni: attribuzione ai dipendenti III/4Funzioni: organigramma I/9Fuochi artificiali: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFuochi d’artificio: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoFuori ruolo: collocamento III/5Furti negli uffici * IV/9Fusioni di comuni I/2

Gare con autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi IV/4Gare per l’acquisizione di beni e/o servizi di carattere economale IV/10Gas (servizio pubblico) VI/8Gas tossici VI/9Gas: messa in esercizio di impianti per emissioni di gas VI/9Gasdotto: costruzione VI/5Gasdotto: gestione VI/8Gazzetta ufficiale: acquisto IV/4Gazzetta ufficiale: pubblicazione sulla - la singola richiesta di pubblicazione va

inserita nel fasc. cui si riferisce e di cui acquisisce la classifica

Gemellaggi I/14

Geotermia VI/8Gestione dei beni immobili del Comune IV/8Gestione dei beni mobili del Comune IV/9Gestione dei rifiuti (servizio pubblico) VI/8Gestione finanziaria del comune (Tesoreria) IV/12Gestione: piano esecutivo (PEG) IV/1Gestione: rendiconti IV/6Giardini pubblici (= beni immobili del Comune) IV/8Giardini pubblici: costruzione e manutenzione VI/5Giochi della gioventù VII/3Giochi leciti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoGiornale di cassa IV/4Giornali e riviste (rivendita): autorizzazione all’attività VIII/4Giornali: acquisto IV/4Giornali: edizione per iniziativa comunale I/12Giostre e giostrai: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoGirovaghi: mestieri: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoGiudice di pace * funzione non comunale Giudici popolari: albo XI/2Giudizi sul dipendente III/13Giunta comunale (documenti riguardanti la Giunta, non emanati da essa)

II/7

Giunta comunale: delibere I/6 repertorio specifico; ogni delibera va classificata a seconda della materia

Giuramento del dipendente III/2Gonfalone I/5Graduatorie dei concorsi per il personale III/1Graduatorie per gare e appalti IV/4 opp. IV/10 a seconda dei beni

acquisitiGraduatorie per l’ammissione agli asili nido e alle scuole materne VII/2Graduatorie per l’assegnazione di alloggi popolari VII/14Graduatorie per l’assegnazione di borse di studio VII/1Gravidanza e puerperio: congedo straordinario e aspettativa III/12GREST (= Gruppi Estivi) VII/13Gruppi consiliari II/6Guardia medica * funzione non comunaleGuardie giurate: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoGuardie notturne: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoGuida turistica: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Hardware: acquisto IV/4Hardware: leasing IV/4Hardware: noleggio IV/4

ICI – Imposta comunale sugli immobili IV/3ICI: istanze di rimborso IV/3Identità: carta d’identità XI/2Igiene ambientale * VI/8

Prontuario per la classificazione_______________________________

Igiene pubblica X/1Illuminazione pubblica: costruzione delle rete VI/5Illuminazione pubblica: gestione VII/8Immigrati (fascicoli) XI/2Immigrati (registri) XI/2Immigrazione XI/2Immobili comunali IV/8Impegni di spesa IV/4 repertorio specificoImpianti di riscaldamento: controlli VI/9Impianti produttivi VIII/3Impianti sportivi (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Impianti sportivi: concessione IV/8 repertorio specificoImpianti sportivi: costruzione VI/5Impianti sportivi: gestione IV/8Impianti termici: controllo VI/9Impianti termici: progettazione, installazione ed esercizio VI/8Imposta comunale sugli immobili - ICI IV/3Imposta comunale sulla pubblicità IV/3Imposte comunali (entrate) IV/3Imposte: riscossione IV/13Inabili: assistenza VII/12Inabilitati: curatela VII/11Incapaci: tutela VII/11Incarichi a contratto III/15Incarichi a legali: conferimento per cause in corso V/1Incarichi professionali: conferimento III/15Incarichi professionali: fascicoli dei professionisti III/0Incarichi professionali: retribuzione IV/4Incarichi speciali III/4Incarico di tesoreria IV/12Incasso: ordinativo IV/3 Incendi (protezione civile) VI/10Inchiesta disciplinare III/13Inchieste amministrative I/11Incidenti stradali IX/2Incidenti stradali: rilevazione IX/2Incolumità pubblica * VI/10Indennità di missione III/6Indennità premio di servizio III/10Indennizzo (equo indennizzo) III/9Industria VIII/3Infermità: aspettativa/assenza/congedo III/12Infermità: dichiarazione III/9Informagiovani VII/10Informatica: acquisto di personal computers IV/9Informatica: sistemi operativi I/7Informative su residenti nel comune richieste da altri enti pubblici IX/3Informazione: attività I/12Informazione: diritto I/8Informazioni al pubblico (URP) I/8Informazioni anagrafiche da e per altri uffici XI/2Infortuni sul lavoro: assicurazione III/7

Infortuni: denunce III/9 Infortuni: prevenzione III/8Infrazioni disciplinari III/13Iniziative di carattere sociale VII/15Iniziative popolari XII/5Inquadramento in base ai contratti di lavoro III/5Inquinamento acustico VI/9Inquinamento del suolo VI/9Inquinamento dell’acqua VI/9Inquinamento dell’aria VI/9Insinuazione fra i creditori di un fallimento IV/3Internet: sito istituzionale I/8Interprete: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoInterventi di carattere politico e umanitario I/14Invalidi: assistenza VII/12Inventari dei beni immobili IV/8Inventari dei beni mobili IV/8Inventario archivistico I/6Investimenti: risorse destinate agli investimenti IV/3IRPEF: addizionale comunale IV/3Isole pedonali: costruzione VI/5Isole pedonali: individuazione e programmazione VI/7Istanze XII/5ISTAT I/7Istituti culturali: attività e iniziative VII/6Istituti culturali: funzionamento VII/5Istituti di formazione professionale VII/3Istruttore di tiro: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4Istruzione pubblica: promozione e sostegno delle istituzioni scolastiche

VII/3

IVA: pagamento IV/7

Lasciti testamentari a favore del comune: beni immobili IV/8Lasciti testamentari a favore del comune: beni mobili IV/9Lavanderia a domicilio per anziani VII/12Lavoratori socialmente utili III/15Lavori pubblici – LLPP VI/5Lavoro: applicazione del contratto collettivo III/5Lavoro: libretto XI/2Lavoro: orario III/12Leggi e decreti nazionali e regionali I/1Legislazione nazionale e regionale I/1Leva militare XIII/1Leva: liste XIII/1Levata dei protesti cambiari non va protocollata né classificata in

quanto attività libero-professio-nale del Segretario comunale

Libere forme associative I/17Libretto di lavoro XI/2Licei *: sostegno all’attività VII/3

Prontuario per la classificazione_______________________________

Licenze di caccia: consegna IX/4Licenze di commercio VIII/4 repertorio specificoLicenze di porto fucile: consegna IX/4Licenze edilizie VI/3 repertorio specificoLicenziamenti III/13Liquidazioni (Trattamento di fine rapporto – TFR) III/10Liquidazioni (= svendite) VIII/4Liquidazioni di spesa: norme generali IV/4Liquidazioni di spesa: ordinativi IV/4 repertorio specificoListe di leva XIII/1Liste elettorali XII/2Liti V/1Litografie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoLLPP – Lavori pubblici VI/5Locande: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoLocande: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoLocande: fascicoli VIII/0Locazione dei beni immobili del Comune IV/8Loculi: concessioni IV/8 ed eventuale repertorio specificoLoculi: domande di concessione IV/8 ed eventuale repertorio specificoLotta alle zanzare X/1 Lottizzazioni: di privati VI/3Lottizzazioni: piani VI/2Luce: erogazione (servizio pubblico) VI/8Luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Lustrascarpe: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Macellazioni: calendario Funzione estinta

Macellazioni: richiesta di autorizzazione Funzione estinta

Macelli: costruzione VI/5Maestro di sci: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoMalati di mente pericolosi: ricoveri coatti X/2Malattie dei dipendenti III/12Malattie infettive: interventi di competenza del comune X/1Mandati di pagamento emessi IV/4Mandati di pagamento quietanzati IV/12Mandati di pagamento: norme generali IV/4Mansioni superiori III/4Manutenzione dei beni immobili del Comune VI/5Manutenzione ordinaria dei beni immobili VI/5Manutenzione ordinaria dei beni mobili IV/9Manutenzione straordinaria dei beni immobili del Comune VI/5Marciapiedi: costruzione VI/5Massa vestiario IV/10Massimario di selezione I/6Materiale di cancelleria: acquisto IV/10Materiale di consumo: acquisto IV/10Materie esplodenti: licenze di porto IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Materne (scuole) VII/2Maternità: aspettativa III/12Maternità: astensione per maternità III/12Matricole militari v. ruoli matricolari XIII/2Matrimoni XI/1Matrimonio: atti di matrimonio XI/1Mediatori *: lista dei mediatori non è documento archivistico: si colloca

nello spazio informativoMediazione culturale VII/4Medici condotti * funzione estintaMedici di base * funzione non comunaleMedie (scuole): attività VII/3Mendicità * lessico arcaico: Tit. VII/8-13Mensa aziendale per i dipendenti: addebitamento quote all’interessato

IV/3

Mensa aziendale per i dipendenti: funzionamento III/11Mensa aziendale per i dipendenti: spese di funzionamento IV/4Mense degli asili nido: addebitamento quote all’interessato IV/3Mense degli asili nido: funzionamento VII/1Mense degli asili nido: spese per il funzionamento IV/4Mense scolastiche: addebitamento quote all’interessato IV/3Mense scolastiche: funzionamento VII/1Mense scolastiche: spese IV/4Mercati VIII/5Mercatino delle pulci VIII/5Mercato ortofrutticolo *: costruzione VI/5Mercato ortofrutticolo *: organizzazione VIII/5Messaggi di utilità sociale e di pubblico interesse I/12Messi comunali: notifiche I/6 repertorio specifico; ogni documento

notificato ha un suo indice di classificazione

Messi comunali: richiesta di notifiche da esterni I/6 ed eventuale repertorio specificoMestieri ambulanti esercitati da stranieri: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Mestieri ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoMestieri girovaghi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoMetanodotto: costruzione VI/5Metanodotto: gestione VI/8Metropolitana (città o area) I/16Miglioramento professionale III/14Militari: alloggi XIII/3Militari: leva militare XIII/1Militari: requisizioni per utilità XIII/4Militari: servitù XIII/3Miniere * funzione non comunaleMinori, tutela dei VII/11Minori: assistenza VII/12Minori: attività ricreativa e di socializzazione VII/13Minori: curatela VII/11Minori: tutela VII/11Missioni: incarichi di - III/4Missioni : indennità III/6

Prontuario per la classificazione_______________________________

Mobili (beni) del Comune (acquisto, gestione, alienazione, etc.) IV/9Mobili: acquisto IV/9Mobili: concessione in uso IV/9Mobilità (= viabilità) VI/7Mobilità da/ verso altre amministrazioni III/3Mobilità: piano urbano VI/7Modifica orario di lavoro degli uffici I/9Modifica orario di lavoro individuale III/12Monitoraggio ambientale VI/9Monopolio *: vendita prodotti di - Funzione non comunale; per

l’autorizzazione all’esercizio commerciale VIII/4

Montacarichi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoMonti di pietà * funzione non comunaleMonumenti (beni immobili del comune) IV/8Monumenti: attività culturali VII/6Morte: atti di morte XI/1Morte: certificato medico XI/4Morte: registri di stato civile XI/1Morti XI/1Morti: polizia mortuaria XI/4Motivi di famiglia: aspettativa/ congedo strordinario III/12Motoveicoli (gare con -): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoMunicipio (istituzione, denominazione, modificazione, variazione, etc.)

I/2

Musei (istituzioni culturali) VII/5Museo civico: attività e iniziative VII/6Museo civico: funzionamento VII/5Mutui: erogazione IV/3Mutui: pagamento rate IV/4

Nascita: atto di nascita XI/1Nascita: registri di stato civile XI/1Nati XI/1Negozi VIII/4Nido d’infanzia VII/2Nido: asilo-nido VII/2Nomadi *: integrazione scolastica VII/1Nomadi *: ordinanze di sgombero X/1 e repertorio delle ordinanzeNomadi *: realizzazione di campi nomadi VI/5Nomina in prova III/2Note di accredito IV/3Notificazioni I/6 repertorio specificoNotiziario I/12Numerazione civica (modificazioni, etc.) I/2

Obbligati al soggiorno * (competenze spettanti al Comune) IX/4Obbligo di residenza per i dipendenti III/2Obbligo scolastico VII/3Obiettori di coscienza: fascicoli personali III/0

Obiettori di coscienza: utilizzo III/15Obiezione di coscienza: esercizio del diritto XIII/1Occupazione di suolo pubblico IV/8 repertorio specificoOggetti diversi XIV (tenendo presenti le

raccomandazioni espresse dal Gruppo)

Oggetti smarriti e recuperati IV/11Oleodotto: costruzione VI/5 Oleodotto: gestione VI/8Oneri di urbanizzazione IV/3ONLUS – Organizzazioni non lucrative di utilità sociale I/17Onorificenze civili I/13Onorificenze concesse I/13Onorificenze ricevute I/13Operazioni di soccorso stradale IX/2Opere edilizie private VI/3Opere interne (Edilizia privata) VI/3Opere pubbliche VI/5Orari di apertura degli uffici attivi sul territorio comunale I/9orari di apertura dei negozi ed esercizi commerciali attivi sul territorio comunale

VIII/4

Orario di lavoro all’interno del Comune III/12Orario di lavoro del singolo dipendente III/12Orario di lavoro flessibile: richiesta e concessione III/12Orario di servizio III/12Ordigni IX/4Ordinamento degli uffici I/9Ordinamento dei servizi I/9Ordinanze del sindaco I/6 repertorio specifico; ogni ordinanza

va classificata a seconda della materiaOrdinativi di incasso IV/3Ordinazione di spesa IV/4Ordine di servizio III/4Ordine pubblico IX/4Ordini di esumazione delle salme XI/4Ordini professionali tecnici *: albi non sono documenti archivistici: si

collocano nello spazio informativoOrfanotrofi VII/12Organi consultivi II/15Organi di controllo interni II/14Organi esecutivi circoscrizionali II/18Organigramma: definizione I/9Organizzazione degli uffici I/9Organizzazioni di rappresentanza del personale: rapporti I/10Organizzazioni non lucrative di utilità sociale – ONLUS I/17Organizzazioni sindacali: rapporti I/10Orientamento professionale VII/4Ospedale civile * funzione non comunaleOspedale militare * funzione non comunaleOspitalità a stranieri: denunce IX/4 Ostelli per la gioventù: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specifico

Prontuario per la classificazione_______________________________

Ostelli per la gioventù: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoOstelli per la gioventù: fascicoli VIII/0Osterie: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoOsterie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoOsterie: fascicoli VIII/0Ostetriche * funzione non comunale

Paga III/6Pagamenti: mandati di IV/4Pagamento delle spese (Tesoreria) IV/12Pagamento rette ricovero delle case di riposo VII/12Pagamento rette ricovero delle strutture assistenza VII/12Palazzo municipale: costruzione VI/5Panifici: permessi sanitari X/1 ed eventuale repertorio specificoParacarri: posa IV/9Parcheggi (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Parcheggi: costruzione VI/5Parcheggi: gestione IV/8Parcheggi: individuazione delle aree VI/7Parchi (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Parchi: attività di difesa ambientale VI/9Parchi giochi per bambini (attività di rilevanza sociale) VII/13Parchi giochi per bambini (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Parchimetri: acquisto IV/9Parchimetri: introiti IV/3Parchimetri: istallazione IV/9Pareri di impatto ambientale VI/9Pareri igienico-sanitari (settore edilizio) X/1 ed eventuale repertorio specificoPareri legali V/3Pari opportunità I/9Parità uomo-donna I/9Parrocchie * funzione non comunaleParrocchie *: rapporti con le nel fascicolo specifico di cui acquisisce

la classificaParrucchieri: autorizzazione all’attività VIII/2 ed eventuale repertorio

specificoParrucchieri: fascicoli VIII/0Partecipazione (associazionismo) I/17Partecipazione al procedimento amministrativo: diritto I/8Partecipazione al procedimento amministrativo: esercizio del dirittodi accesso (richieste)

Acquisiscono la classifica del fasc. cui si riferiscono

Partecipazione dei cittadini I/17Partecipazioni finanziarie IV/5Partiti politici * I/17Part-time III/12Passaggio ad altra amministrazione III/3Passaggio di dipendenti per effetto del trasferimento di attività ad altre amministrazioni

III/3

Passaggio diretto di personale tra amministrazioni diverse III/3

Passaporti * XI/2Passaporti: rilascio XI/2Passerelle *: costruzione VI/5Pasti a domicilio per anziani VII/12Pasto: buoni pasto III/11Pastorizia * VIII/1PAT (= Piano di assetto territoriale del Comune) VII/2PATI (= Piano di assetto territoriale intercomunale) VII/2Patrocinio gratuito * (= assistenza legale gratuita) funzione non comunalePatrocinio: concessione a titolo gratuito I/5Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione all’attività

VIII/4 ed eventuale repertorio specifico

Patronati (somministrazione di alimenti e bevande in circoli privati): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Patrono: festa VII/6PDL – piani di lottizzazione VI/2PEEP: assegnazione alloggi VII/14PEEP: piani di zona VI/2PEG – Piano esecutivo di gestione IV/1Penale: causa penale V/1Pensionati: comunicazioni INPDAP sulla qualità di XI/2Pensioni (strutture ricettive): autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoPensioni (strutture ricettive): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPensioni (strutture ricettive): fascicoli VIII/0Pensioni civili *: pratiche per le XI/2Pensioni di anzianità per i dipendenti III/10Pensioni di guerra *: pratiche per le XI/2Pensioni: certificati di iscrizione XI/2Periodo di prova dei dipendenti III/2Permessi ai dipendenti III/12Permessi di accesso veicolare alla zona pedonale VI/7Permessi di assenza per i dipendenti III/12Permessi sindacali per i dipendenti III/12Personal computers: acquisto IV/9Personale * III/classi specifiche; fascicolo del

singolo dipendentePersonale avventizio *: fascicoli personali III/0Personale avventizio *: utilizzo III/15Personale fuori ruolo *: fascicoli fascicoli nominativiPersonale in disponibilità III/3Personale in servizio: fascicoli personali III/0Personale non strutturato: fascicoli personali III/0Personale non strutturato: utilizzo III/15Personale: rappresentanze (sindacati): rapporti I/10Persone socialmente pericolose * IX/4Pesca VIII/1Pesca *: trasmissione tesserini XI/2Pesche di beneficenza: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPescherie *: rivendite di prodotti ittici VIII/4Pescherie *: fascicoli VIII/0Pescicoltura VIII/1

Prontuario per la classificazione_______________________________

Pesi e misure * funzione non comunalePetizioni XII/5Piani di emergenza in caso di calamità naturali VI/10Piani di emergenza per i dipendenti III/8Piani di lottizzazione VI/2Piani di zona VI/2Piani particolareggiati del PRG VI/2Piani regolatori sovracomunali: pareri VI/1Piano degli interventi VI/2Piano del traffico VI/7Piano della mobilità VI/7Piano di assetto territoriale del Comune – PAT VI/2Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI VI/2Piano di lottizzazione – PDL VI/4Piano di riqualificazione urbana VI/2Piano esecutivo di gestione – PEG IV/1Piano insediamenti produttivi – PIP VI/2Piano integrato di riqualificazione urbana – PIRU VI/2Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS VI/2Piano per l’infanzia VII/8Piano regolatore generale – PRG VI/1Piano sociale VII/8Piano urbano del traffico VI/7Piano urbano della mobilità VI/7Pianta organica I/9Piazze (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Piazze: realizzazione VI/5Pignoramenti * funzione non comunalePI (= piano degli interventi) VI/2Pinacoteca: attività e iniziative VII/6Pinacoteca: funzionamento VII/5PIP (= piano insediamenti produttivi) VI/2Pirotecnica: spettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

PIRU (= piano integrato di riqualificazione urbana) VI/2PIRUEA (= programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale)Piste ciclabili: determinazione dei percorsi VI/7Piste ciclabili: realizzazione VI/5Pizzerie: autorizzazione all’attività VIII/4Pizzerie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPizzerie: autorizzazione sanitaria X/1 ed eventuale repertorio specificoPizzerie: fascicoli VIII/0Politica culturale VII/6Politica del personale: determinazione I/9Politiche per la casa VII/14Politiche v. elezioni politiche XII/3Politiche per il sociale VII/15Polizia amministrativa * IX/4Polizia amministrativa *: verbali dei sopralluoghi e accertamenti IX/4: repertori specificiPolizia mortuaria XI/4Polizia municipale: verbali delle contravvenzioni IX/2

Polizia rurale * IX/4Polizia stradale IX/2Polizia urbana *: attività stradale IX/2Polizia urbana *: attività amministrativa IX/4Polveri e materiali esplodenti *: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Ponti (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Ponti *: costruzione VI/5Ponticelli *: costruzione VI/5Popolazione: anagrafe XI/2Portavoce I/12Porti * (= beni immobili del Comune) IV/8Porti *: costruzione VI/5Portieri: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPorto d’armi *: consegna licenze IX/4Porto di fucile: consegna licenze IX/4Porto di materie esplodenti: licenze IX/4Posta in arrivo e in partenza I/6Posta: ufficio * funzione non comunalePPIS (= piano particolareggiato infrastrutture stradali) VI/2Pratiche edilizie VI/3Preferenze: criteri di – nei concorsi pubblici III/1Prefettura *: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattaPrelevamenti dal fondo di riserva IV/1Premio di servizio (indennità) III/10Presentazione liste elettorali XII/3Presenze al lavoro III/12Presidente del Consiglio (documenti riguardanti il presidente del Consiglio, non quelli emanati da esso)

II/4

Presidenti dei Consigli circoscrizionali (documenti riguardanti i presidenti dei Consigli circoscrizionali, non quelli emessi da essi)

II/17

Presidenti di quartiere: conferenza dei - II/19Presidenti di seggio: albo XII/1Prestazioni: anagrafe delle - III/6Prestito d’onore * funzione non comunalePrestito di opere d’arte di proprietà comunale IV/9Prestito di opere d’arte richieste per iniziative culturali VII/6Pretura *: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattaPrevenzione del rischio sociale VII/9Prevenzione incendi: attività VI/10Prevenzione incendi: certificati VI/9Prevenzione infortuni III/8Prevenzione per i soggetti a rischio sociale VII/9Prevenzione stradale IX/1Previdenza III/7Previsione: relazione previsionale e programmatica IV/1PRG – Piano regolatore generale VI/1PRG: attuazione VI/2PRG: piani particolareggiati VI/2Prima assistenza VII/12

Prontuario per la classificazione_______________________________

Privacy (nella gestione documentale) I/6Privacy (nella realizzazione del sistema informativo) I/7Privative * funzione non comunalePro loco * (= promozione e servizi per le attività economiche) VIII/7Processioni religiose: mantenimento dell’ordine pubblico IX/4Processioni religiose: organizzazione VII/6Processioni religiose: regolazione del traffico IX/2Proclami a stampa I/8

Procura della Repubblica *: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di cui tratta

Professioni: orientamento professionale VII/4Profughi: accoglienza nei campi VII/12Progettazione opere pubbliche VI/5Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio – PRRUST

VI/2

Programma integrato di riqualificazione urbanistica – PIRU VI/2Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale – PIRUEA Programmazione: relazione previsionale e programmatica IV/1Proiezioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPromessa solenne dei dipendenti III/2Promesse di matrimonio XI/1Promozione attività economiche VIII/7Promozione del territorio * VIII/7Promozione: attività generale I/12Propaganda elettorale * XII. 3 oppure XII. 4Proteste (= reclami) I/8Protesti cambiari * non vanno protocollati né classi-ficati

perché di competenza per- sonale del segretario comunale in certi Comuni

Protezione animali * funzione non comunale: eventuali collaborazioni con altri soggetti: X/5

Protezione civile VI/10Protezione dell’ambiente VI/9Protocollo I/6Protocollo: registri * I/6 repertorio specificoProva: periodo di prova III/2Prove di concorso III/1Provvedimenti disciplinari III/13Provveditorato IV/10PRRUST (=programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio)

VI/2

Pubblicazioni (= formalità di pubblicazione degli atti amministrativi)

I/6

Pubblicazioni (= attività editoriale istituzionale) I/12Pubbliche affissioni IV/14Pubbliche affissioni: diritti sulle - IV/3Pubblici esercizi: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoPubblici esercizi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoPubblici esercizi: fascicoli VIII/0Pubblicità (= insegne) IV/14Pubblicità degli atti I/6

Pubblicità: imposta comunale sulla - IV/3Pubblico esercizio temporaneo in occasione di fiere, mercati etc. IX/4Pubblico: relazioni con il - I/8Puerperio: astensione per gravidanza e - III/12Pulizia degli uffici comunali IV/10Pulizia delle strade * IV/8

Qualifica III/4Quartieri: definizione delle circoscrizioni I/2Quartieri: attività specifiche Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattanoQuartieri: individuazione I/2Quartieri: organi classi 16-22 del Tit. IIQuestue: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoQuiescenza dei dipendenti III/10Quotidiani e periodici: rivendita: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoQuotidiani e periodici: rivendita: fascicoli VIII/0

Raccolta di fondi o oggetti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRaccolta differenziata * dei rifiuti VI/8 Radioamatori: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRagioneria *: organizzazione del servizio I/9Ragioneria *: attività specifiche IV/4Randagismo animale X/5Rapporti istituzionali con altre istituzioni I/14Rapporto informativo e giudizio complessivo sul dipendente III/13Rappresentanza: attività di - I/13Rappresentanze del personale I/10Rappresentanze sindacali: contrattazione decentrata I/10Rappresentanze sindacali: distacchi dei dipendenti III/3Rappresentanze sindacali: permessi dei dipendenti III/12Rappresentazioni cinematografiche: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Rappresentazioni teatrali: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRassegna stampa I/12Recupero oggetti smarriti IV/11Referendum XII/4Referendum abrogativo XII/4Referendum confermativo XII/4Referendum consultivo XII/4Referti necroscopici XI/4Refezione scolastica VII/1Regione *: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattaRegistro delle notifiche I/6Registro infortuni III/8Regolamenti (approvazione, modificazioni, etc.) I/4

Prontuario per la classificazione_______________________________

Reintegrazione del dipendente III/13Relazione previsionale e programmatica IV/1Relazioni con il pubblico I/8Religioni: rapporti istituzionali I/14Rendiconto dell’esercizio IV/6Rendiconto della gestione IV/6Repertorio dei fascicoli I/6 repertorio specifico Requisiti di ammissibilità ai concorsi III/1Requisiti per assunzione III/2Requisizione di beni mobili IV/9Requisizioni per utilità militari XIII/4Residenza XI/2Residenza: obbligo della – per i dipendenti III/2Residui attivi e passivi IV/6Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi V/2Responsabilità del dipendente III/13Restauro di edifici comunali VI/5Restauro di edifici privati VI/3Retribuzione III/6Reversali * IV/3 specifico repertorioRevisione degli estimi catastali VI/6Revisori dei conti (documenti riguardanti i revisori dei conti, non emanati da essi)

II/11

Riabilitazione III/13Ricetrasmittenti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRicezione: strutture ricettive: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoRicezione: strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRicezione: strutture ricettive: fascicoli VIII/0Richiamo scritto al dipendente III/13Richieste di accesso agli atti I/6Richieste di annotazioni su atti di stato civile XI/1Richieste di consultazione I/6Richieste di modifica orario di lavoro III/12Richieste di trascrizioni di atti di stato civile XI/1Riciclaggio * dei rifiuti VI/8Riconoscimenti I/13Ricorsi avverso provvedimenti tributari V/1Ricorsi tributari V/1Ricorso gerarchico avverso sanzioni disciplinari III/13Ricoveri * in casa di riposo VII/12Ricoveri coatti X/2Ricoveri per randagi X/5Riduzione dello stipendio III/13Rifiuti solidi urbani * VI/8Rifiuti: piani di risanamento per abbandono rifiuti VI/8Rifugi alpini: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

specificoRifugi alpini: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRifugi alpini: fascicoli VIII/0Rilevazione trimestrale delle opere pubbliche VI/5Rilevazioni incidenti stradali IX/2

Rilevazioni statistiche I/7Rilievi fotogrammetrici VI/1Rimessa di autoveicoli o vetture: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Rimozione forzata dei veicoli IX/2Ringraziamenti non vanno protocollatiRiposo settimanale III/12Ripristino dello stato dei luoghi (abusi edilizi) VI/3Riproduzione meccanica o chimica: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Risarcimenti V/2Riscaldamento degli uffici comunali IV/8Riscaldamento dei privati: vigilanza sugli impianti VI/9Rischio sociale VII/9Riscossione delle entrate: concessionari IV/13Riscossione delle entrate: servizio di tesoreria IV/12Riscossione imposte: convenzione con concessionari IV/13Riscossioni IV/3Riscossioni speciali * IV/3Riserva dei posti a concorso III/1Riserva di posti a favore dei sottufficiali e graduati delle FFAA e dei Corpi di polizia

III/1

Riserva: fondo di - IV/1Riserve naturali (= beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Riserve naturali: politiche ambientalistiche VI/9Risorsa di bilancio IV/1Risorse energetiche VI/8Risorse per investimenti IV/3Risparmio energetico VI/9Ristoranti: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoRistoranti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoRistoranti: fascicoli VIII/0Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione ordinaria) VI/5Ristrutturazione di edifici comunali (manutenzione straordinaria) IV/8Ristrutturazione di edifici privati VI/3Risultato contabile di amministrazione IV/6Riviste: acquisti della Biblioteca IV/4Riviste: acquisti per gli uffici IV/4Riviste: pubblicate dal Comune I/12Rumore: inquinamento acustico VI/9Ruoli di anzianità del personale Non esistono più

Ruoli matricolari (dei militari) XIII/2Ruoli organici del personale Non esistono più

Sagre: organizzazione VII/6Salario III/6saldi (vendite promozionali) VIII/4Sale pubbliche di audizione: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSale pubbliche per biliardo: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Prontuario per la classificazione_______________________________

Saltimbanchi: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSalute mentale *: trattamento sanitario obbligatorio X/2Salute pubblica X/1Salute sul luogo di lavoro: tutela III/8Sanatoria edilizia VI/3Sanatoria opere edilizie private abusive VI/3Sangue: permesso per donazione di sangue III/12Scarico inventariale IV/9Scarto archivistico I/6Sci (maestro di): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoScioperi * del personale III/12Scioperi nel territorio di competenza: ordine pubblico IX/4Scrutatori: albo XII/1Scuola comunale di musica * VII/5Scuola di base * funzione non comunaleScuolabus VII/1Scuole (= beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Scuole di ballo: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoScuole elementari: sostegno all’attività VII/3Scuole materne VII/2Scuole medie: sostegno all’attività VII/3Scuole superiori: sostegno all’attività VII/3Sede comunale: costruzione VI/5Sede comunale: manutenzione ordinaria VI/5Sede comunale: manutenzione straordinaria, restauro VI/5Seggio: albo dei presidenti di - XII/1Segnaletica stradale: acquisto IV/4Segnaletica stradale: messa a dimora VI/5Segnaletica stradale: ubicazione VI/7Segretari delle circoscrizioni II/20Segretario comunale (documenti riguardanti il segretario, non quelli emanati da esso)

II/9

Segreteria generale II/9Selezioni per l’assunzione del personale III/1Separata sezione d’archivio I/6Seppellimento dei morti XI/4Sequestro veicoli coinvolti in incidenti IX/2Servitù militari XIII/3Servizi al persona su richiesta III/11Servizi amministrativi *: ordinamento I/9Servizi demografici XI classi da 1 a 4Servizi militari *: consegna congedi XIII/1Servizi per conto di terzi (bilancio) IV/3Servizi pubblici VI/8Servizi sociali: organizzazione I/9Servizi sociali: attività specifiche VII/classi da 8 a 15 a seconda

dell’attivitàServizio civile III/15Servizio civile sostitutivo XIII/1Servizio elettorale * XII classi da 1 a 5Servizio idrico integrato VI/8Servizio militare: aspettativa III/12

Servizio sanitario nazionale – SSN * funzione non comunaleServizio sanitario nazionale: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattaServizio temporaneo presso altra amministrazione III/3Servizio: ordine di - III/4Sgombero neve IV/10Sicurezza pubblica * IX/4Sicurezza sul luogo di lavoro: tutela III/8Sigillo I/5Silvicoltura VIII/1Sindacati: rapporti con le organizzazioni sindacali I/10Sindaco (documenti riguardanti il sindaco, non quelli emanati da esso)

II/1

Sistema informativo I/7Smaltimento rifiuti * VI/8Smarrimento oggetti: oggetti smarriti IV/11Soccorso stradale IX/2Socializzazione: attività ricreativa VII/13Società di mutuo soccorso * funzione non comunaleSocietà di mutuo soccorso: iscrizione all’albo delle associazioni I/17 e albo specificoSocietà sportive: iscrizione all’albo delle associazioni I/17 e albo specificoSoftware: abbonamento alla manutenzione IV/4Software: acquisto IV/4Soggetti a rischio sociale: prevenzione, recupero, reintegrazione VII/9Soggiorni climatici per anziani VII/13Somministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoSomministrazione di alimenti e bevande: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Somministrazione di alimenti e bevande: fascicoli dei gestori VIII/0Sordomuti *: assistenza VII/12Sospensione cautelare III/13Sospensione dal servizio III/13Sospensione dalla qualifica III/13Sottosuolo: ricerche nel * funzione non comunaleSpacci aziendali VIII/4Spedizioni postali I/6Spese condominiali degli alloggi popolari VII/14Spese economali IV/10Spese postali *: pagamento IV/4Spese postali *: registro I/6Spese telefoniche * IV/4Spettacoli (agibilità per teatri): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSpettacoli pirotecnici: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSpettacoli viaggianti *: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSport: attività VII/7Sport: eventi sportivi VII/7Sportello per il cittadino straniero *: assistenza VII/10Sportello per il cittadino: informazioni generali I/8SSN – Servizio sanitario nazionale: carteggio da e per Titoli e classi a seconda della materia di

cui trattaStabilimenti di bagni: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio

Prontuario per la classificazione_______________________________

specificoStabilimenti di bagni: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoStabilimenti di bagni: fascicoli VIII/0Stampa (ufficio stampa) I/12Stampa quotidiana e periodica (commercio): autorizzazioneall’attività

VIII/4 ed eventuale repertoriospecifico

Stampati: acquisto IV/4 o 10 a seconda del regol.Stampatori: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoStamperia comunale: approvvigionamento IV/10Stamperia comunale: funzionamento I/12Stamperie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoStatistiche I/7Stato civile XI/1Stato giuridico del personale III/5Stato matricolare III/5Statuto I/3Stemma I/5Stipendio III/6Storia del Comune I/2Strada: polizia stradale IX/2Strada: prevenzione ed educazione stradale IX/1Strade (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Strade: costruzione VI/5Strade: manutenzione ordinaria IV/8Strade: manutenzione straordinaria VI/5Strade: definizione del tracciato VI/7Stranieri (mestieri ambulanti esercitati da -): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Stranieri *: controlli di pubblica sicurezza IX/4Stranieri: denunce ospitalità IX/4Strumenti da punta o taglio (vendita ambulante): autorizzazione di pubbl. sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Strumenti di attuazione del piano regolatore generale – PRG – e varianti

VI/2

Strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine economiche, campi profughi, etc.)

VII/12

Strutture ricettive: autorizzazione all’attività VIII/6 ed eventuale repertorio specifico

Strutture ricettive: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoStrutture ricettive: fascicoli VIII/0Studenti: borse di studio VII/1Studio v. diritto allo studioStudiosi: richieste di consultazione I/6Studiosi: schedoni I/6Suolo: inquinamento VI/9Suonatori ambulanti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSuperalcolici (vendita): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoSussidiarietà orizzontale in campo sociale VII/8Svendite VIII/4Svincolo PEEP: riscatto proprietà da parte degli assegnatari VII/14Svincolo PEEP: trascrizione negli inventari comunali IV/8TARSU – Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti solidi IV/3

urbaniTassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche –TOSAP IV/3Tassa per la rimozione e lo smaltimento di rifiuti solidi urbani – TARSU

IV/3

Tasse (entrate) IV/3Tasse per servizi pubblici IV/3Tassisti VIII/2Teatri (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Teatri (istituzioni culturali) VII/5Teatri (rappresentazioni teatrali): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Teatri comunali: attività e iniziative VII/6Teatri comunali: funzionamento VII/5Teatri o luoghi di pubblico spettacolo (agibilità): autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Teatri privati: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTelesoccorso VII/12Terremoti (protezione civile) VI/10Territorio del Comune (variazioni, modificazioni, etc.) I/2Terrorismo: controlli IX/4Tesoreria IV/12Tesoriere: conto del - IV/6TFR – Trattamento di fine rapporto III/10Tipografie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTiro a segno: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTitolario di classificazione I/6Titolo di città: attribuzione del - I/2Tombinatura rogge: eseguita da altri: parere del Comune VI/3Tombinatura rogge: eseguita dal Comune VI/5Toponomastica I/2TOSAP – Tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche IV/3Tossicodipendenti: assistenza VII/12Tossicodipendenti: recupero VII/9Tossicodipendenza *: informazioni VII/10Tossicodipendenza *: prevenzione VII/9Traffico (viabilità) VI/7Traffico, piano urbano del VI/7Trascrizioni di stato civile XI/1Trasferimenti di personale III/3Trasferimenti erariali IV/3Trasferimenti regionali IV/3Traslochi IV/10Trasparenza della pubblica amministrazione I/8Trasporti pubblici: erogazione del servizio VI/8Trasporti pubblici: pianificazione delle linee VI/7 Trasporti scolastici * VII/1Trasporto ceneri funerarie XI/4Trasporto di persone (attività artigianale) VIII/2Trasporto salme XI/4Trasporto scolastico VII/1Trattamento di fine rapporto – TFR III/10Trattamento di quiescenza III/10

Prontuario per la classificazione_______________________________

Trattamento economico III/6Trattamento fiscale del dipendente III/7Trattamento Sanitario Obbligatorio – TSO X/2Trattenimenti danzanti: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTrattenimenti pubblici: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTrattorie: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoTrattorie: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoTrattorie: fascicoli VIII/0Tribunali (sedi di proprietà del Comune) IV/8Tribunali: costruzione degli edifici VI/5Tributi: ricorsi V/1TSO – Trattamento sanitario obbligatorio X/2Tumori: lotta contro i * funzione non comunaleTumori: iniziative a sostegno dei malati VII/15Tumulazione XI/4Turismo: attività VIII/6Turismo: promozione VIII/7Turismo: strutture VIII/6Tutela ambientale VI/9Tutela degli incapaci VII/11Tutela dei minori VII/11Tutela della salute pubblica X/1Tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro III/8Tutela incolumità pubblica IX/4Tutela indicazioni geografiche e di provenienza (DOC, DOP, etc.) VIII/7Tutori minori e incapaci: nomina VII/11

Uffici comunali (= beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Uffici comunali: funzionamento I/9Uffici dei capigruppo consiliari II/6Uffici dei gruppi consiliari II/6Uffici giudiziari (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Uffici giudiziari: sede (costruzione) VI/5Uffici giudiziari: sede (manutenzione ordinaria) IV/8Uffici giudiziari: sede (manutenzione strordinaria) VI/5Uffici per la gestione del contenzioso del lavoro: gestione III/13Uffici turistici VIII/6Uffici: attribuzione di competenze agli - I/9Uffici: ordinamento I/9Ufficiale dell’anagrafe: delega di funzioni III/4Ufficiale dell’ufficio elettorale III/4Ufficiale di stato civile: delega di funzioni III/4Ufficio del presidente del Consiglio II/4Ufficio di collocamento * funzione non comunaleUfficio legale *: attività specifiche V/classi a seconda della funzione

svoltaUfficio legale *: organizzazione I/9Ufficio relazioni con il pubblico – URP I/8Ufficio stampa I/12

Ufficio tecnico *: attività specifiche VI/classi a seconda della funzione svolta

Ufficio tecnico *: organizzazione I/9Unioni di comuni per l’esercizio di funzioni e servizi I/15Università: sostegno all’attività VII/3Urbanistica (Piano regolatore generale – PRG – e varianti) VI/1Urbanistica (strumenti di attuazione del Piano regolatore generale –PRG – e varianti)

VI/2

URP – Ufficio relazioni con il pubblico I/8Uscite IV/4Uso (concessione in uso) di beni mobili IV/9Uso (concessioni in uso) di beni immobili IV/8Utilità militari: requisizioni per - XIII/4

Vaccinazioni *: controlli delle inadempienze demandati al Sindaco X/1Valori monetari (Bilancio) IV/1Valori: custodia dei - (Tesoreria) IV/12Valutazione dei dirigenti: criteri generali, provvedimenti generali II/10 Valutazione del singolo dirigente nel fascicolo del dirigenteValutazione di impatto ambientale – VIA VI/9Valutazione situazioni familiari per le graduatorie assegnazione alloggi

VII/14

Varianti al piano regolatore generale VI/1Varianti in corso d’opera (edilizia privata) VI/3Variazioni al bilancio di previsione e al piano esecutivo di gestione IV/2Variazioni di bilancio IV/2Vecchiaia: pensione di - III/7Veicoli di piazza (conduttori): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoVendita a domicilio VIII/4Vendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoVendita di alcolici e superalcolici: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 ed eventuale repertorio specifico

Vendita di alcolici e superalcolici: fascicoli dei venditori VIII/0Vendita esercitata dagli agricoltori VIII/4Vendita esercitata dagli artigiani VIII/4Vendita esercitata dagli industriali VIII/4Vendite di liquidazione VIII/4Vendite promozionali * VIII/4Vendite sottocosto VIII/4Vendite straordinarie VIII/4Verbali delle adunanze del Consiglio I/6Verbali delle adunanze del Giunta I/6Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali I/6Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali I/6Verde privato * VI/3Verde pubblico *: costruzione VI/5Verde pubblico *: manutenzione IV/8Verifiche contabili IV/6Verifiche di cassa IV/6

Prontuario per la classificazione_______________________________

Versamenti IV/3Vessillo I/5Vestiario IV/10Veterinari * funzione non comunaleVetture (rimessa): autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoVetturini: autorizzazione all’attività VIII/4 ed eventuale repertorio

specificoVetturini: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 ed eventuale repertorio specificoVetturini: fascicoli personali VIII/0VIA – Valutazione di impatto ambientale VI/9Viabilità * VI/7Vice-segretario (documenti riguardanti il vice-segretario, non quelliemanati da esso)

II/9

Vice-sindaco (documenti riguardanti il vice-sindaco, non quelli emanati da esso)

II/2

Vie (beni immobili di proprietà del Comune) IV/8Vigilanza sull’attività edilizia privata VI/3Vigili del fuoco *: pareri VI/3 opp. 4 opp. 5 a seconda del tipo

di attività ediliziaVigili del fuoco *: segnalazioni di emergenze VI/10Vigili del fuoco *: segnalazioni di questioni ambientali VI/9Vigili urbani *: attività di accertamento di violazioni al Codice della strada

IX/2: verbali

Vigili urbani: attività di accertamento di violazione a regolamenti comunali in settori diversi

IX/4: verbali

Vigili urbani *: pattugliamento IX/2Vincoli idrogeologici * VI/9Violazioni al Codice della strada IX/2Violazioni edilizie *: rilevazioni VI/3Visite mediche ai dipendenti periodiche per prevenzione rischi (medicina del lavoro)

III/8

Visite mediche per verifica malattie III/12Visite mediche per accertamento infermità III/9Viticoltura e produzione vitivinicola VIII/1Volontariato *: accordi strategici VII/8Volontariato *: albo del volontariato apposita serie “Albo dell’asso-

ciazionismo” in coda al Tit. IVolontariato *: azione concreta delle associazioni di volontariato nelle posizioni specificheVolontariato *: rapporti istituzionali con le associazioni I/17 e albo specificoVolontariato *: rapporto con il singolo volontario III/15

WEB I/8

Zanzare: lotta alle X/1 Zooprofilassi veterinaria X/4ZTL (= zone a traffico limitato): individuazione VI/7ZTL (= zone a traffico limitato): permessi d’accesso VI/7ZTL (= zone a traffico limitato): violazioni IX/2 e apposito repertorio

Allegato n.3

PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DEL COMUNE DI MODENA

AvvertenzaIl Comune di Modena utilizza dal 2008 il Piano di conservazione elaborato dal Gruppo di lavoro nazionale per la formulazione di proposte e

modelli per la riorganizzazione dei Comuni (v. sito della Direzione Generale degli Archivi). Il Piano di conservazione dei documenti del Comune di Modena è costruito sullo schema del Titolario di classificazione integrato da due

ulteriori ambiti informativi: le tipologie documentarie tipiche di ogni voce di classificazione seguite dall’indicazione dei relativi tempi di conservazioneprevisti. In assenza di precisazioni ulteriori, i tempi di conservazione indicati sono da calcolare a partire dall’anno dell’ultimo documento della praticaa cui la tipologia documentaria descritta appartiene.

Titolo 01. Amministrazione generale

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Legislazione e circolari esplicative

Pareri chiesti dalComune su leggispecifiche

Permanente

Circolari pervenute: repertorio annuale

Permanente

Circolari emanate dalComune: repertorioannuale

Permanente

02. Denominazione, territorioe confini, circoscrizioni e decentramento, toponomastica

Denominazione delComune

Permanente

Attribuzione del titolo dicittà

Permanente

Confini del Comune Permanente

Costituzione dellecircosccrizioni

Permanente

Verbali e deliberazionidella Commissionecomunale per latoponomastica:repertorio annuale

Permanente

03. Statuto Redazione, modifiche e interpretazioni dellostatuto

Permanente, dopo sfoltimento delmateriale informativorelativo ad altri Comuni

04. Regolamenti Regolamenti emessi dalComune: repertorioannuale

Permanente

Redazione deiregolamenti: un fasc. perciascun affare

Permanente, previosfoltimento deidocumenti di caratteretransitorio

Tenere un soloesemplare, scartaregli altri

05. Stemma, gonfalone, sigillo

Definizione, modifica,riconoscimento dellostemma

Permanente

Definizione, modifica,riconoscimento delgonfalone

Permanente

Definizione, modifica,riconoscimento delsigillo

Permanente

Concessione delpatrocinio gratuito e delconnesso uso dellostemma del Comune:

Permanente

fasc. annuale per attività

06. Archivio generale Registro di protocollo Permanente

Repertorio dei fascicoli Permanente

Organizzazione delservizio e dell’attivitàordinaria(aggiornamento delmanuale di gestione contitolario e piano diconservazione, selezioneperiodica, riordino,inventariazione,spostamenti eversamenti di materiale,depositi e comodati).

Permanente

Interventi straordinari(ad esempio, traslochi,restauri, gestione serviziesterni, scelta delsoftware di gestione)

Permanente

Richieste di accesso perfini amministrativi

1 anno dallaricollocazione delmateriale

Richieste diinformazioniarchivistiche e richiesteper motivi di studio

Permanente

Richieste dipubblicazione all’albopretorio

1 anno

Registro dell’Albopretorio

20 anni

Richieste di notificapresso la casa comunale(con allegati)

2 anni

Registro delle notifiche 20 anni

Registri delle spedizionie delle spese postali

1 anno

Ordinanze del Sindaco:repertorio

Permanente

Decreti del Sindaco:repertorio

Permanente

Ordinanze dei dirigenti:repertorio

Permanente

Determinazioni deidirigenti: repertorio

Permanente

Deliberazioni delConsiglio comunale:repertorio

Permanente

Deliberazioni dellaGiunta comunale:repertorio

Permanente

Verbali delle adunanzedel Consiglio comunale:repertorio

Permanente

Verbali delle adunanzedella Giunta comunale:repertorio

Permanente

Verbali degli altri organi Permanente

collegiali del Comune:repertorio

Verbali delle adunanzedei Consiglicircoscrizionali: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni deiConsiglicircoscrizionali: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali delle adunanzedegli Esecutivicircoscrizionali: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni degliEsecutivicircoscrizionali: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali degli organicollegiali dellecircoscrizioni: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Registro dell’Albo dellacircoscrizione: unrepertorio annuale perciascuna circoscrizione

Permanente

Contratti e convenzioni:repertorio

Permanente 20 anni perun’eventuale serieseparata di contrattidi scarsa rilevanza

Contratti e convenzionidelle circoscrizioni: unrepertorio per ciascunacircoscrizione

Permanente 20 anni perun’eventuale serieseparata di contrattidi scarsa rilevanza

Atti rogati dal segretariocomunale (contratti eatti unilaterali in formapubblicaamministrativa) Permanente

Permanente

07. Sistema informativo 01 – Attrezzature e serviziinformatici

Organizzazione delsistema

Permanente

02 – Rapporti con ditte informatiche

Organizzazione delsistema

Permanente

03 - Telefoni Organizzazione del sistema Permanente

04 – Automazione uffici Organizzazione del sistema Permanente

05 – Area sistemi Organizzazione del sistema Permanente

06 - Statistica Statistiche Permanente, dopo l'eliminazione dei materialipreparatori

08. Informazioni e relazioni con il pubblico

Iniziative specifichedell’URP: un fasc. perciascun affare

Permanente, doposfoltimento delcarteggio di caratteretransitorio e strumentale

Reclami dei cittadini(comunque pervenuti)

Permanente

Atti del Difensore civico Permanente

Bandi e avvisi a stampa Permanente

Materiali preparatori peril sito Web

Permanente

09. Politica del personale; ordinamento degli uffici e deiservizi

Attribuzione dicompetenze agli uffici

Permanente

Organigramma: un fasc.per ciascuna definizionedell’organi-gramma

Permanente

Organizzazione degliuffici: un fasc. perciascun affare

Permanente

Orari di apertura degliuffici comunali e deglialtri uffici e attivitàinsistenti sul territoriocomunale

Permanente

Materiale preparatorioper le deliberazioni inmateria di politica delpersonale

10 anni

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale

Rapporti di caratteregenerale

Permanente

Costituzione dellerappresentanze delpersonale

Permanente

Verbali dellaDelegazione trattanteper la contrattazione

Permanente

integrativa decentrata

11. Controlli interni ed esterni

Controlli Permanente

12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna

Pubblicazioniistituzionali del Comune(libri, riviste, inserzionio altro)

Permanente

Pubblicazioniistituzionali del Comune(materiali preparatori

2 anni

Comunicati stampa Permanente

13. Cerimoniale ed attività di rappresentanza, onorificenze e riconoscimenti

01 - Rappresentanza Iniziative specifiche: unfasc. per ciascunainiziativa

Permanente

Onorificenze (concessee ricevute): un fasc. perciascun evento

Permanente

02 – Comitato permanenteper la memoria e celebrazioni

Iniziative specifiche: unfasc. per ciascunainiziativa

Permanente

03 – Comitato d'onore Concessione dell’usodel sigillo: un fasc.annuale

Permanente

14. Interventi di carattere politico edumanitario, rapporti istituzionali

Iniziative specifiche (adesempio, adesione amovimenti di opinione):un fasc. per ciascunaffare

Permanente

Promozione di comitati:un fasc. per ciascunaffare

Permanente

15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione delComune ad Associazioni

01 – Partecipazione alle opportunità comunitarie

Costituzione di enticontrollati dal Comune(comprensivo dellanomina deirappresentanti e deiverbali inviati perapprovazione)

Permanente, previosfoltimento delcarteggio di caratteretransitorio

02 – Relazioni internazionali

Partecipazione delComune a enti eassociazioni(comprensivo dellanomina deirappresentanti)

Permanente, previosfoltimento delcarteggio di caratteretransitorio

16. Area e città metropolitana Costituzione e rapportiistituzionali

Permanente

17. Associazionismo e partecipazione

Politica diincoraggiamento eappoggio alleassociazioni

Permanente

Albodell’associazionismo:elenco delle associazioniaccreditate

Permanente

Fascicoli delleassociazioni chechiedono l’iscrizioneall’albo

Permanente

Repertori: Registro di protocollo, repertorio dei fascicoli, registro dell'Albo

Pretorio, registro delle Notifiche, Ordinanze, Determinazioni dei dirigenti, Deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta, Contratti, Albo dell'Associazionismo

Titolo 02. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Sindaco Fasc. personale che duraquanto il mandato

Permanente

02. Vice-sindaco Fasc. personale che duraquanto il mandato

Permanente

03. Consiglio Fasc. personali: un fasc.per ogni consigliere chedura quanto dura ilmandato

Permanente

Convocazioni delConsiglio e OdG

1 anno Purché riportati neiverbali

Interrogazioni e mozioniconsiliari

Permanente dopo sfoltimento

Bollettino dellasituazione patrimonialedei titolari di caricheelettive e di carichedirettive

Permanente

04. Presidente del Consiglio Fasc. personale che duraquanto il mandato

Permanente

05. Conferenza dei capigruppo e Commissioni

Verbali della Conferenza Permanente

del Consiglio

Verbali delleCommissioni

Permanente

06. Gruppi consiliari Accreditamento pressoil Consiglio

Nomine, revoche edimissioni degliassessori

Scartare i materialiprodotti o raccoltidai Gruppi

07.Giunta Nomine, revoche edimissioni degliassessori

Convocazioni dellaGiunta e OdG

1 anno Purché riportati neiverbali

08. Commissario prefettizio estraordinario

Fasc. personale Permanente

09. Segretario e Vice-segretario

Fasc. personale(nomina, etc.) per ladurata dell’incarico

Permanente

10. Direttore generale e dirigenza

Fasc. personale Permanente

11. Revisori dei conti Fasc. personale Permanente

12. Difensore civico Fasc. personale Permanente

13. Commissario ad acta Fasc. personale Permanente

14. Organi di controllo interni

Un fasc. per ogni organo Permanente

15. Organi consultivi Un fasc. per ogni organo Permanente

16. Consigli circoscrizionali Fasc. personali: un fasc.per ogni consigliere chedura quanto dura ilmandato

Permanente

Convocazioni delConsiglio e OdG

1 anno Purché riportati neiverbali

Interrogazioni consiliari Permanente

17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali

Fasc. personale che duraquanto il mandato

Permanente

18. Organi esecutivi circoscrizionali

Nomine e dimissioni deicomponenti Permanente

Permanente

Convocazioni e OdGdelle riunioni

1 anno Purché riportati neiverbali

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali

Un fasc. per ognicommissione

Permanente

20. Segretari delle circoscrizioni

Fasc. personale(nomina, etc.) per ladurata dell’incarico

Permanente

21. Commissario ad acta delle circoscrizioni

Fasc. personale Permanente

22. Conferenza deiPresidenti di quartiere

Verbali della Conferenza Permanente

Titolo 03. Risorse umane

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

Fascicoli personali deidipendenti e assimilati(quindi anchecollaboratori a contrattoo a progetto)

Permanente previosfoltimento da eseguireseguendo la tempisticaprevista per le singoleclassi

01. Concorsi, selezioni, 01 – Concorsi e selezioni Criteri generali e Permanente

colloqui normativa per ilreclutamento delpersonale: un fasc. coneventuali sottofascicoli

02 - Graduatorie Procedimenti per ilreclutamento delpersonale: un fasc. perciascun procedimento(fasc. per affare), con iseguenti sottofascicoli:- Bando e manifesto- Domande- Allegati alle domande(ove previsti dal bando)- Verbali- Prove d’esame- Copie bando restituiteal Comune

Permanente1 anno dopo la scadenzadei termini per i ricorsida restituire dopo la scadenza dei termini peri ricorsipermanente1 anno dopo la scadenzadei termini per i ricorsi1 anno dopo la scadenzadei termini per i ricorsi

Agli interessati

03 – Aspiranti assunzione Curricula inviati perrichieste di assunzione

2 anni

04 – Anagrafe delle prestazioni del personale esterno

Domande di assunzionepervenute senzaindizione di concorso oselezione

1 anno

02. Assunzioni e cessazioni Criteri generali enormativa per leassunzioni e cessazioni

Permanente

Determinazioni diassunzione e cessazionedei singoli inserite neisingoli fascicolipersonali

Permanente

03. Comandi e distacchi, mobilità

Criteri generali enormativa per comandi,distacchi, mobilità

Permanente

Determinazioni dicomandi, distacchi emobilità inserite neisingoli fascicolipersonali

Permanente

04. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

Criteri generali enormativa per leattribuzioni di funzioni,ordini di servizio emissioni

Permanente

Determinazioni diattribuzione di funzioniinserite nei singolifascicoli personali

Permanente

Determinazioni dimissioni inserite neisingoli fascicolipersonali

10 anni

Determinazioni di ordinidi servizio inserite neisingoli fascicolipersonali

Permanente

Ordini di serviziocollettivi

Permanente

Autorizzazione allosvolgimento di incarichiesterni

2 anni

05. Inquadramenti e Criteri generali e Permanente

applicazione contratti collettivi di lavoro

normativa per gliinquadramenti e leapplicazione deicontratti collettivi dilavoro

Determinazione deiruoli e contratticollettivi

Permanente NB i contratti con ilsingolo confluiscononel fasc. personale

Determinazioni relativeai singoli

Permanente

06. Retribuzioni e compensi Criteri generali enormativa per leretribuzioni e compensi

Permanente

Anagrafe delleprestazioni: schede

5 anni

Determinazioni inseritenei singoli fascicoli personali

5 anni dalla cessazionedal servizio

Ruoli degli stipendi:base di dati/ tabulati

Permanente

Provvedimentigiudiziari direquisizione dellostipendio

5 anni

07. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

Criteri generali enormativa per gliadempimenti fiscali,contributivi eassicurativi

Permanente

Trattamento assicurativo 5 anni dalla chiusura del

inserito nei singolifascicoli personali

fascicolo

Trattamentocontributivo inserito neisingoli fascicolipersonali

5 anni dalla chiusura delfascicolo

Trattamento fiscaleinserito nei singolifascicoli personali

5 anni dalla chiusura delfascicolo

Assicurazioneobbligatoria inserita neisingoli fascicolipersonali

5 anni dalla chiusura delfascicolo

08.Tutela della salute e sicurezza sul luogo del lavoro(denunce infortuni)

Criteri generali enormativa per la tuteladella salute e sicurezzasul luogo di lavoro

Permanente

Rilevazione dei rischi, aisensi della 626/94: unfasc. per sede

Tenere l’ultima escartare la precedente

Prevenzione infortuni Permanente

Registro infortuni Permanente Per L. 626/94

Verbali dellerappresentanze deilavoratori per lasicurezza

Permanente

Denuncia di infortunio epratica relativa, conreferti, inserita neisingoli fascicoli

Permanente

personali

Fascicoli relativi allevisite mediche ordinarie(medicina del lavoro)

10 anni

09. Dichiarazioni di infermitàed equo indennizzo (invalidità causata dal lavoro)

Criteri generali enormativa per ledichiarazioni diinfermità

Permanente

Dichiarazioni diinfermità e calcolodell’indennizzo inseritenel singolo fascicolopersonale

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

Criteri generali enormativa per iltrattamento di finerapporto

Permanente

Trattamentopensionistico e di finerapporto inserito nelsingolo fascicolopersonale

Permanente

11. Servizi al personale su richiesta

Criteri generali enormativa per i servizisu richiesta

Permanente

Domande di servizi surichiesta (mensa, asilinido, colonie estive,soggiorni climatici, etc.)

2 anni

12. Orario di lavoro, presenzee assenze (par-time,

Criteri generali enormativa per le assenze

Permanente

permessi, aspettative ecc.)

Domande edichiarazioni deidipendenti sull’orarioinserite nel singolofascicolo personale:a - 150 oreb – permessi d'uscita per motivi personalic – permessi per allattamentod – permessi per donazione sanguee – permessi per motivi sindacalif – opzione per orario particolare e par-time

a – 2 annib – 2 annic – 2 annid – 2 annie – 2 annif – permanente

Domande edichiarazioni deidipendenti sulle assenze(con allegati) inseritenel singolo fascicolopersonale:a – congedo ordinariob – congedo straordinario per motivi di salutec – congedo straordinario per motivi personali e familiarid – aspettativa per infermitàe – aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive

a – 2 annib – 2 annic – alla cessazione del serviziod – permanentee – permanentef – permanenteg – permanenteh – permanentei – permanentel – alla cessazione del servizio

f – aspettativa obbligatoria per maternità e puerperiog – aspettativa facoltativa per maternità e puerperioh – aspettativa per motivi di famigliai – aspettativa sindacalel – certificati medici

Referti delle visite dicontrollo inseriti nelsingolo fascicolopersonale

Alla cessazione dalservizio

Fogli firma; cartellinimarcatempo; tabulatielettronici di rilevazionepresenze

2 anni In assenza dipendenzedisciplinari ogiudiziarie

Rilevazioni delleassenze per sciopero:a - singole schedeb - prospetti riassuntivi

A -1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivib - Permanente

13.Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

Criteri generali enormativa per iprovvedimentidisciplinari

Permanente

Provvedimentidisciplinari inseriti nelsingolo fascicolopersonale

Permanente

14. Formazione e aggiornamento professionale

Criteri generali enormativa per laformazione el’aggiornamento

Permanente

professionale

Organizzazione di corsidi formazione eaggiornamento: un fasc.per ciascun corso

Permanente previosfoltimento dopo 5 anni

Domande/Invio deidipendenti a corsi inseriti nel singolofascicolo personale

Permanente previosfoltimento dopo 5 anni

15. Collaboratori esterni (incarichi a contratto, volontari, obiettori ecc)

Criteri generali enormativa per iltrattamento deicollaboratori esterni

Permanente

Elenco degli incarichiconferiti: repertorio

Permanente

Titolo 04. Risorse finanziarie e patrimoniali

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)

Bilancio preventivo eallegati, tra cuiRelazione previsionale eprogrammatica

Permanente

PEG: articolato infascicoli: un fasc. perogni obiettivo

Permanente, previosfoltimento

Carteggio prodotto daidifferenti uffici delComune per questioniafferenti alla formazione

10 anni

del bilancio e del PEG

02. Gestione del bilancio e del PEG(con eventuali variazioni)

Gestione del bilancio:un fasc. per ciascunavariazione

Permanente, previosfoltimento

03. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento

Fascicoli personali dei contribuenti comunali:un fasc. per ciascuncontribuente per ciascuntipo di imposte (ICI,TARSU, TOSAP, etc.),con eventualisottofascicoli(variazioni, ricorsi, etc.)

10 dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli

Ruolo ICI: base di dati/stampe

10 anni Prevedere unastampa periodica

Ruolo impostacomunale sullapubblicità: base di dati

10 anni Prevedere unastampa periodica

Ruolo diritti sullepubbliche affissioni:base di dati

10 anni Prevedere unastampa periodica

Ruolo TARSU: base didati

10 anni Prevedere unastampa periodica

Ruolo TOSAP: base didati

10 anni Prevedere unastampa periodica

Contratti di mutuo: unfasc. per ciascun mutuo

5 anni dall’estinzionedel mutuo

Proventi da affitti elocazioni: un fasc.annuale per ciascun

5 anni dal termine delcontratto

immobile locato

Diritti di segreteria:registrini annuali opagamenti virtuali

5 anni

Matrici dei bollettaridelle entrate: registriannuali

5 anni

Ricevute dei versamentiin banca delle sommeriscosse nelle differentiUOR per diritti disegreteria

5 anni

Fatture emesse:repertorio annuale

10 anni

Reversali 5 anni

Bollettari vari 5 anni

Ricevute di pagamentivari

5 anni

04. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento

Impegni di spesa(determinazioni deidirigenti delle UOR):copie inviate dalle UORalla Ragioneria:repertorio annuale

2 anni

Fatture ricevute:repertorio annuale

10 anni

Atti di liquidazione conallegati trasmessi daciascuna UOR:repertorio annuale

2 anni

Mandati di pagamentocon allegati emessi dallaRagioneria e inviati allaTesoreria: repertorioannuale

10 annidall’approvazione delbilancio

Purché registrati inscritture contabili disintesi

Eventuali copie dimandati

2 anni

05. Partecipazioni finanziarie Gestione dellepartecipazionifinanziarie: un fasc. perciascuna partecipazione

Permanente, previosfoltimento

06. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

Rendiconto dellagestione, articolato inConto del bilancio,Conto del patrimonio eConto economico

Permanente

07. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Mod. 770 10 anni Più se si ritieneopportuno

Ricevute dei versamenti(IVA, IRPEF, etc.)

10 anni

Pagamento dei premidei contratti assicurativi

5 anni dall’estinzionedel contratto

08. Beni immobili (acquisizione, manutenzione ordinaria, gestione, concessione d'uso, alienazione)

Inventario dei beniimmobili: registro obase di dati perenne

Permanente

Fascicoli dei beniimmobili: un fasc. perciascun bene immobile,articolato nei seguenti

1 - Permanente2 - 20 anni3 - 5 anni4 - 5 anni

sottofascicoli, relativi adattività specifiche, chepossono anche essere dicompetenza di UORdiverse:1 - acquisizione2 - manutenzioneordinaria3 - gestione4 - uso5 - alienazione edismissione

5 - Permanente

Concessioni dioccupazione di spazi earee pubbliche:repertorio

Permanente

Concessioni di beni deldemanio statale:repertorio

Permanente

Concessioni cimiteriali:repertorio

Permanente

Fascicoli personali deiconcessionari: un fasc.per ciascunconcessionario

5 anni dalla cessazionedel rapporto

09. Beni mobili Inventari dei benimobili: uno perconsegnatario

Permanente

Fascicoli dei benimobili: un fasc. Per ciascun bene mobile,articolato nei seguenti

1 - 5 anni dalla dismissione2 - 5 anni dalla dismissione3 - 5 anni dalla dismissione4 - 5 anni dalla dismissione

sottofascicoli, relativi adattività specifiche, chepossono anche essere dicompetenza di UORdiverse:1 - acquisizione2 - manutenzione3 - concessione in uso4 - alienazione e altreforme di dismissione

10. Economato 01 – Ufficio cassa Acquisizione di beni eservizi: un fasc. perciascun acquisto

5 anni dalla dismissionedel bene

Elenco dei fornitori:repertorio (in forma dibase di dati)

Permanente

11. Oggetti smarriti e recuperati

Verbali di rinvenimento:serie annualerepertoriata

2 anni

Ricevute di riconsegnaai proprietari: serieannuale repertoriata

2 anni

Vendita o devoluzione:un fasc. periodico (perattività

2 anni

12. Tesoreria Giornale di cassa Permanente

Mandati quietanzati, chevengono inviati inRagioneria: repertorioperiodico (mese/anno)

10 anni

13. Concessioni ed altri Concessionari: un fasc. 10 anni dalla cessazione

incaricati alla riscossione delle entrate

per ciascuno deiconcessionari

del rapporto

14. Pubblicità e pubbliche affissioni

Autorizzazioni allapubblicità stabile:repertorio annuale

5 anni dalla scadenzadell’autorizzazione

Salvo non si rileviqualche necessitàparticolare diconservazione acampione

Autorizzazioni allapubblicità circoscritta:repertorio annuale

5 anni dalla scadenzadell’autorizzazione

Richieste di affissione(con allegati daaffiggere): un fasc. perrichiesta

5 anni dalla scadenzadell’autorizzazione

Repertori: mandati, reversali (facoltativi)

Titolo 05. Affari legali

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Contenzioso Fascicoli di causa Permanente Concentrare quellipresso gli studiprofessionali esterni

02. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

Contratti assicurativi 2 anni dalla scadenza

Richieste e pratiche dirisarcimento

10 anni

03. Pareri e consulenze Pareri e consulenze Permanente

Titolo 06. Pianificazione e gestione del territorio

Classe Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

PRG Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati nonpiù occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Pareri su pianisovracomunali

Permanente Dopo sfoltimento

Certificati didestinazione urbanistica

1 anno dopo la scadenza

Varianti al PRG Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati nonpiù occorrenti agli uffici ed il carteggiotransitorio

02. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

01 – Piani particolareggiati di iniziativa pubblica

Piani particolareggiatidel PRG

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

02 - PEEP Piani di edilizia economica e popolare – PEEP

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

03 - PIP Piano insediamentiproduttivi - PIP

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piani di lottizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano particolareggiatoinfrastrutture stradali -PPIS

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano di riqualificazioneurbana – PRU

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma integrato diriqualificazione

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma di riqualificazione urbana edi sviluppo sostenibiledel territorio

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

03. Edilizia privata Autorizzazioni edilizie:repertorio

Permanente

01 - Progetti Fascicoli dei richiedentile autorizzazioni: unfasc. per ciascunaautorizzazione

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

02 - Abitabilità Fascicoli dei richiedentile autorizzazioni: unfasc. per ciascunaautorizzazione

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

03 - Abusi Accertamento erepressione degli abusi

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

04 - Condoni Fascicoli dei richiedenti Permanente Possono essere eliminate le

le autorizzazioni: unfasc. per ciascunaautorizzazione

copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

05 - Dichiarazione conformità impianti

Denunce e relazioni finali degli impianti

Fino a quando esiste l'edificio

06 – Dichiarazione conformità cemento armato e ferro

Denunce e relazionifinali delle opere incemento armato

Fino a quando esistel’edificio

04.Edilizia pubblica Costruzione di ediliziapopolare

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

05. Opere pubbliche 01 – Edifici pubblici Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

02 – Edilizia scolastica Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

03 – Edilizia sportiva Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

04 – Edilizia storica Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

05 -Edilizia sociale Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

06 -Cimiteri Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

07 – Strade, ponti, parcheggi ecc.

Realizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitori

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolari

Manutenzione straordinaria Permanente Salvo necessità particolari

06.Catasto Catasto terreni: mappe Permanente

Catasto terreni: registri Permanente

Catasto terreni: indice Permanente

alfabetico dei possessori

Catasto terreni: estratticatastali

Permanente

Catasto terreni: denuncedi variazione (volture)

Permanente

Catasto fabbricati: mappe Permanente

Catasto fabbricati: registri Permanente

Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori

Permanente

Catasto fabbricati: estratti catastali

Permanente

Catasto terreni: denuncedi variazione (volture)

Permanente

Richieste di visure ecertificazioni

1 anno

07. Viabilità (piano del traffico della mobilità)

01 – Trasporti pubblici Piano Urbano della Mobilità: un fasc. perciascun affare

Permanente consfoltimento

02 - Traffico Piano Urbano delTraffico: un fasc. perciascun affare

Permanente consfoltimento

03 - Viabilità Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata

2 anni

08. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione rifiuti e altri servizi

Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento)

Permanente consfoltimento

Fascicoli relativi alleirregolarità

Fascicoli relativi alleirregolarità

Iniziative a favoredell’ambiente

Permanente consfoltimento

Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti

2 anni dalla cessazionedel rapporto

Purché in assenza dicontenzioso

Produzione di energiaelettrica o altre fontienergetiche (organizzazione e funzionamento)

Permanente consfoltimento

Distribuzione di energiaelettrica o altre fontienergetiche: contratticon gli utenti

2 anni dalla cessazionedel rapporto

Purché in assenza dicontenzioso

Trasporti pubblici (gestione) Permanente consfoltimento

Vigilanza sui gestori deiservizi: un fasc. annualeper attività

Permanente consfoltimento

Fascicoli relativi alleirregolarità

10 anni

Iniziative disensibilizzazione degliutenti per consumi razionali:un fasc. per ciascuna iniziativa

Permanente consfoltimento

Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorioannuale

1 anno

09. Ambiente: autorizzazioni,monitoraggioe controllo

01 – Risorse del territorio Monitoraggi della qualità delle acque: fasc. annuale per attività

10 anni

Monitoraggi della qualità dell’aria: fasc. annuale per attività

10 anni

Monitoraggi della ualità dell’etere: un fasc. annuale per attività

10 anni

Fascicoli relativi alleirregolarità

Permanente

02 - Impianti e tecnologie Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fasc. annuale per attività

2 anni

Fascicoli relativi alleirregolarità

10 anni

03 – Impatto ambientale Valutazioni e pareri diimpatto ambientale: unfasc. per ciascun parere

Permanente

04 – Tutela del patrimonionaturale

Altri eventuali monitoraggi: fasc. annuale per attività

10 anni

Fascicoli relativi alleirregolarità

10 anni

10. Protezione civile ed emergenze

Segnalazioni preventivedi condizioni metereologiche avverse:un fasc. annuale

2 anni

Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fasc. annuale

5 anni

Interventi per emergenze: un fasc. per ciascuna

Permanente consfoltimento

emergenza

Repertori: Concessioni edilizie

Titolo 07. Servizi alla persona

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Diritto allo studio e servizi(trasporto scolastico, mensa scolastica, personale scolastico)

Concessione di borse distudio:- bando- domande- graduatorie- assegnazioni

permanente5 annipermanente5 anni

Distribuzione buonilibro: un fasc. per scuola

2 anni

Gestione buoni pastodegli iscritti alle scuole: un fasc. per periodo

2 anni

Verbali del comitatogenitori per la mensa

3 anni

Azioni di promozione esostegno del diritto allostudio: un fasc. per intervento

5 anni

Gestione mense scolastiche:un fasc. per mensa scolastica e per periodo

10 anni

Integrazione di neoimmigrati e nomadi: unfasc. per intervento

10 anni

Gestione trasporto 2 anni

scolastico: un fasc. perperiodo e per tratta

02. Asili nido e scuole d'infanzia

Domande di ammissioneagli asili nido e alle scuole materne: un fasc. per asilo/scuola

2 anni

Graduatorie di ammissione 2 anni

Funzionamento . degliasili e delle scuole materne: un fasc. per struttura

10 anni

03. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e delle loro attività

01 – Istituzioni formative private

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

Registri scolastici prodotti dalle Scuole civiche (ovepresenti)

Permanenti

02 – Scuole elementari e infanzia statali

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

Registri scolastici prodotti dalle Scuole civiche (ovepresenti)

Permanenti

03 – Scuole medie inferiori

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

Registri scolastici prodotti dalle Scuole civiche (ovepresenti)

Permanenti

04 –Scuole medie superiori

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

Registri scolastici prodotti dalle Scuole civiche (ove

Permanenti

presenti)

04. Orientamento professionale educazione degli adulti e delle loro attività

01 – Liceo Musicale Orazio Vecchi

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

02 – C.D.E. Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

03 – C.D.H. Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

04 – Sistema formativo integrato

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

10 anni

05. Istituti culturali Funzionamento dellediverse istituzioni culturali: un fasc. per istituto

Permanente

Verbali degli organi digestione degli Istituti culturali

Permanente

01 - Musei Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo)

10 anni

Eventi culturali: un fasc.per evento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Feste civili e/o religiose:un fasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative culturali. un Permanente, previo

fasc. per iniziativa sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Prestiti di beni culturali:un fasc. per affare

Permanente

02 - Biblioteche Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo)

10 anni

Eventi culturali: un fasc.per evento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Feste civili e/o religiose:un fasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Prestiti di beni culturali:un fasc. per affare

Permanente

03 - Teatri Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo)

10 anni

Eventi culturali: un fasc.per evento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Feste civili e/o religiose: Permanente, previo

un fasc. per iniziativa sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Prestiti di beni culturali:un fasc. per affare

Permanente

04 – Galleria Civica Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo)

10 anni

Eventi culturali: un fasc.per evento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Feste civili e/o religiose:un fasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Prestiti di beni culturali:un fasc. per affare

Permanente

06. Attività ed eventi culturali(mostre, congressi ecc.)

01 – Centro musica Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

02 – Giovani artisti modenesi

Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

03 - Politiche giovanili Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

04 – Contributi a circoli Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

05 – Richieste spazi mostre ed uso teatro

Iniziative culturali. unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

07. Attività ed eventi sportivi

01 – Impianti sportivi Assegnazione impianti Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

02 – Società sportive Gestione impianti Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

03 – Iniziative, manifestazioni, spettacoli

Eventi e attività sportive: unfasc. per evento/attività

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

08. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e

Piano sociale: un fasc.annuale eventualmente

Permanente, previosfoltimento del carteggio

privati e con il volontariato sociale

organizzato in sottofasc. temporaneo e strumentale dopo 5 anni

09. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

Campagne di prevenzione: un fasc. per campagna

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Ricognizione dei rischi:un fasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

01 – Centro stranieri Interventi di recupero ereintegrazione dei soggetti arischio: un fasc. per intervento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

10. Informazione, consulenzaed educazione civica (informagiovani ecc.)

Funzionamento e attivitàdelle strutture (consultori,informagiovani, etc.): unfasc. per struttura

Permanente, previosfolti-mento del carteggio tempora-neo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative di vario tipo:un fasc. per iniziativa

Permanente, previosfolti-mento del carteggio tempora-neo e strumentale dopo 10 anni

11. Tutela e curatela di incapaci (minori)

Interventi per le personesottoposte a tutela e curatela: un fasc. per intervento

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

12. Assistenza diretta indiretta,benefici economici

Funzionamento e attivitàdelle strutture: un fasc.annuale per ciascunastruttura

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: un Permanente, previo

fasc. per ciascuna iniziativa sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

13. Attività ricreativa e di socializzazione (attività promozionali, orti per anziani, attività motoria, soggiorni climatici, rapporti con comitati anziani

Funzionamento e attivitàdelle strutture (colonie,centri ricreativi, etc.): unfasc. annuale per ciascuna struttura

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: unfasc. per ciascunainiziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

14. Politiche per la casa (gestione ed assegnazione alloggi)

Assegnazione degli alloggi: un fasc. per bando, organizzato in sottofascicoli: - bando- domande- graduatoria- assegnazione

permanente5 annipermanente5 anni

Fasc. degli assegnatari :un fasc. per assegnatario

5 anni dopo la scadenzadel contratto

In assenza dicontenzioso

15. Politiche per il sociale (iniziative e progetti)

Iniziative specifiche: unfasc. per iniziativa

Permanente, previosfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Titolo 08. Attività economiche

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Agricoltura e pesca Iniziative specifiche: un Permanente, previo

fasc. per affare sfoltimento del carteggiotemporaneo e strumentale dopo 5 anni

Dichiarazioni raccolta eproduzione: un fasc. perperiodo

5 anni

02. Artigianato Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggiotemporaneo e strumentale dopo 5 anni

Autorizzazioniartigiane: repertorio

Permanente

03. Industria Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggiotemporaneo e strumentale dopo 5 anni

04. Commercio Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggiotemporaneo estrumentale dopo 5 anni

Comunicazioni dovute:un fasc. per periodo

1 anno

Autorizzazioni commerciali:repertorio

Permanente

05. Fiere e mercati Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggiotemporaneo e strumentale dopo 5 anni

06. Esercizi turistici e strutture ricettive

Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggio

temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Autorizzazioni turistiche: repertorio

Permanente

07. Promozione e servizi (iniziative a promozione e supporto delle attività economiche)

Iniziative specifiche: unfasc. per affare

Permanente, previosfoltimento del carteggiotemporaneo e strumentale dopo 5 anni

Repertorio: autorizzazioni artigiane, commerciali, turistiche

Titolo 09. Polizia locale e sicurezza pubblica

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Prevenzione ed educazione stradale (iniziative a carattere formativo ed educativo)

Iniziative specifiche diprevenzione: un fasc.per iniziativa

5 anni

Corsi di educazione stradalenelle scuole: un fasc. per corso

5 anni

02. Polizia stradale Organizzazione del servizio di pattugliamento: un fasc.annuale

3 anni

Direttive e disposizioni:un fasc. annuale

Permanente

Verbali di rilevazioneincidenti: repertorio annuale

20 anni In assenza di contenzioso (ai sensi dell’art. 157 delCodice penale)

Statistiche delle violazioni edegli incidenti: un fasc.

Permanente

annuale

Verbali di accertamentodi violazioni al Codicedella strada: repertorioannuale

10 anni

Accertamento di violazioni al Codice della strada econseguente erogazionedi sanzioni: un fasc. peraccertamento

5 anni

Gestione veicoli rimossi: unfasc. per ciascun veicolo

2 anni

03. Informative Informative su personeresidenti nel Comune:un fasc. per ciascunapersona

5 anni

04. Sicurezza e ordine pubblico

Registro delle notifiche 20 anni

Direttive e disposizioni generali: un fasc. annuale

Permanente

Servizio ordinario dipubblica sicurezza: unfasc. annuale

5 anni

Servizio straordinario dipubblica sicurezza, incaso di eventi particolari(manifestazioni, concerti, etc.): un fasc. per evento

5 anni

Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio

Permanente

annuale, organizzata in sottoserie

Fascicoli dei richiedentil’autorizzazione dipubblica sicurezza: unfasc. per richiedente

5 anni

Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio,sanitario, commerciale,anagrafico, sociale, etc.): unrepertorio annuale per ciascunsettore di accertamento

Permanente

Titolo 10. Tutela della salute

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Salute e igiene pubblica 01 – Attività sociali per le dipendenze patologiche e malattie correlate

Emergenze sanitarie: unfasc. per ciascun evento

Permanente

02 – Attività di educazione e prevenzione sanitaria

Misure di igiene pubblica: un fasc. per ciascun affare

Permanente

Interventi di derattizzazione,dezanzarizzazione etc.: un fasc. per ciascun intervento

1 anno

Trattamenti fitosanitari edi disinfestazione: un fasc. per ciascun intervento

1 anno

03 – Autorizzazioni sanitarie

Autorizzazioni sanitarie:repertorio annuale

Permanente

Fascicoli dei richiedentiautorizzazioni sanitarie:un fasc. per ciascunapersona/ditta

5 anni dalla cessazionedell’attività

Concessioni di agibilità:repertorio annuale

Permanente

Fascicoli dei richiedentil’agibilità: un fasc. perciascun richiedente

Permanente

02. Trattamenti Sanitari Obbligatori

TSO: un fasc. per ciascun procedimento

Permanente

ASO: un fasc. perciascun procedimento

Permanente

Fascicoli personali deisoggetti a trattamenti: un fasc. per ciascuna persona

Permanente

03. Farmacie Istituzione di farmacie: un fasc. per ciascuna farmacia

Permanente

Funzionamento delle farmacie: un fasc. per ciascun periodo (anno o mese

2 anni

04. Zooprofilassi veterinaria Fasc. relativi a epizoozie(epidemie animali): unfasc. per ciascun evento

Permanente

05. Randagismo animale e ricoveri

Gestione dei ricoveri e deglieventi connessi: un fasc. perciascun procedimento

3 anni

Titolo 11. Servizi demografici

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Stato civile 01 – Nati e adozioni Registro dei nati: repertorio annuale

Permanente

Atti per annotazioni suiregistri di stato civile: un fasc. per ciascunprocedimento

10 anni Comunicazioni inviate da Comuni, Tribunali, notai, avvocati, ecc.

02 - Deceduti Registro dei morti: repertorio annuale

Permanente

Atti per annotazioni suiregistri di stato civile: un fasc. per ciascunprocedimento

10 anni

03 - Matrimoni Registro dei matrimoni:repertorio annuale

Permanente

Atti per annotazioni suiregistri di stato civile: un fasc. per ciascun procedimento

10 anni

04 - Cittadinanza Registro di cittadinanza:repertorio annuale

Permanente, se recanteregistrazioni

Atti per annotazioni suiregistri di stato civile: un fasc. per ciascunprocedimento

10 anni

05 - Divorzi Registro dei divorzi:repertorio annuale

Permanente

Atti per annotazioni sui 10 anni

registri di stato civile: un fasc. per ciascun procedimento

02. Anagrafe e certificazioni Richieste certificati: unfasc. per ciascun periodo(mese o anno)

1 anno

Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti:un fasc. per ciascunperiodo (mese o anno)

1 anno

Carteggio con la Corted’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari: un fasc. per ciascun periodo

3 anni dall’ultimarevisione

Registro della popolazione residente: su base di dati

Permanente Salvataggi periodici per storicizzare la banca dati Acropolis (dal 6 dicembre 2011)con recupero dei dati informatizzati banca dati Posi, dal 1994)

Schede (fogli) di famiglia Permanente

Schede (fogli) individuali Permanente

01 – Carte d'identità Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona

15 anni (10 = tempo di validità + 5 post scadenza)

Mediante incenerimento otriturazione

Carte d’identità scadutee riconsegnate: un fasc.per ciascuna persona

5 anni Mediante incenerimento otriturazione Circ. Min. interno –Direz. gen. PS 23 ott. 1950, n. 10- 13070-12982-7-1

02 - Pensioni Richieste certificati: unfasc. per ciascun periodo(mese o anno)

1 anno

03 – Immigrazione ed emigrazione

APR 4: iscrizionianagrafiche: un fasc. perciascuna persona

Permanente (Immigrati = IMMI)

AIRE: un fasc. perciascuna persona

Permanente

04 – Variazioni anagrafiche

Cambi di abitazione eresidenza: un fasc. perciascuna persona

20 anni Salvo esigenze particolari

Cancellazioni per irreperibilità: un fasc.per ciascuna persona

20 anni Salvo esigenze particolari

05 – Patenti06 – Pesca e caccia07 – Certificazioni08 – Cittadini U.E.

Sottoclassi non più in uso

03.Censimenti Schedoni statistici delcensimento

Si conservano quellidell’ultimo censimento;quelli del precedente siscartano dopo 1 annodall’ultimo

Atti preparatori e organizzativi

3 anni

04. Polizia mortuaria e cimiteri

Registri di seppellimento Permanente

Registri di tumulazione Permanente

Registri di esumazione Permanente

Registri di estumulazione Permanente

Registri di cremazione Permanente

Registri della distribuzionetopografica delle tombecon annesse schede onomastiche

Permanente

Trasferimento delle salme: un fasc. per ciascun trasporto

50 anni

Titolo 12. Elezioni e iniziative popolari

Classe Sottoclasse Tipologie documentarie Conservazione Note

01. Albi elettorali Albo dei presidenti di seggio: un elenco perciascuna elezione

5 anni

Albo degli scrutatori: unelenco per ciascuna elezione

5 anni

02. Liste elettorali Liste generali 1 anno dopo la redazione della successiva

Liste sezionali 1 anno dopo la redazione della successiva

Verbali della commissione elettorale comunale

Permanente

Copia dei verbali dellaCommissione elettoralemandamentale in ordinealle operazioni edeliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale

5 anni

Schede dello schedariogenerale

5 anni dopo la redazionedella successiva

Schede degli schedarisezionali

5 anni dopo la redazionedella successiva

Fasc. personali degli elettori: un fasc. per ciascunelettore

5 anni dopo la redazionedella successiva

Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali

5 anni dopo la redazionedella successiva

Carteggio concernentela tenuta e la revisionedelle liste elettorali

5 anni dopo la redazionedella successiva

03. Elezioni 01 – Amministrative02 – Politiche03 - Europee

Convocazione dei comizi elettorali: un fasc. per ciascuna elezione

Permanente

Presentazione delle liste:manifesto

Permanente

Presentazione delle liste:carteggio

5 anni

Atti relativi alla costituzionee arredamento dei seggi

5 anni

Verbali dei presidenti diseggio

5 anni Trasmessi al Mindell’interno

Schede 5 anni Trasmessi al Mindell’interno

Pacchi scorta elezioni 2 anni

Certificati elettorali nonritirati

2 anni

Istruzioni elettorali astampa

2 anni

04. Referendum Atti preparatori 5 anni

Atti relativi alla costituzionee arredamento dei seggi

5 anni

Verbali dei presidenti diseggio

5 anni Trasmessi al Mindell’interno

Schede 5 anni Trasmessi al Mindell’interno

05. Istanze, petizioni einiziative popolari

Raccolta di firme perreferendum previsti dallo statuto: un fasc. per ciascuna iniziativa

5 anni dopo ilreferendum

Titolo 13. Affari militari

Classi Sottoclassi Tipologie documentari Conservazione Note

01. Leva e servizio civile Liste di leva: una per anno Permanente

Lista degli eliminati/ esentati: una per anno

Permanente

02. Ruoli matricolari Uno per anno Permanente

03. Caserme, alloggi eservitù militari

Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento

Permanente

04. Requisizioni per utilità militari

Procedimenti specifici:un fasc. per ciascunprocedimento

Permanente

Allegato n. 4APPLICATIVI IN USO PRESSO IL COMUNE DI MODENA PER LA GESTIONE DEI PROCEDIMENTI

Applicativo Settore interessato

Procedimento gestito Note

Albo Pretorio/Registro notifiche

Atti amminist./Protocollo generale

Pubblicazione all'Albo pretorio con restituzione delle relate di pubblicazione – registri notifiche e messi notificatori

Applicativo sviluppato internamente.

CDU Pian.ne territoriale

Servizio on line di richiesta CDU Applicativo sviluppato da PEOPLE SINERGIS

Produzione doc CDU Pian.ne Territoriale

Produzione bozza CDU (da controllare da parte die tecnici)

Applicativo sviluppato da SINERGISIl CDU controllato viene poi protocollato

DLQWEB Finanze Ragioneria

Disposizioni di liquidazione digitali Applicativo sviluppato internamente.Integrazione con protocollo IRIDE

DOMWEB Edilizia privata

Compilazione e presentazione delle pratiche edilizie digitali e cartacee

Applicativo sviluppato internamente e in collaborazione con la ditta Lynx 2000 (integrazione con PROT. IRIDE) che prevede l'inoltro automatico delle domande e loro protocollazione automatica

EDILWEB Edilizia privata

Gestione allegati digitali alle praticheedilizie

Applicativo sviluppato internamente

Fattura elettronica Finanze Ragioneria

Fatturazione elettronica tramite software PAF di DATA MANAGEMENT

Integrazione con protocollo IRIDE

Ordinanze Polizia M. Gestione ordinanze Applicativo sviluppato internamente

SIAM Ambiente Gestione di procedure autorizzative Integrazione in test con PROT. IRIDE

Sistema informatico Bilancio SIB

Ragioneria Gestione del Bilancio Integrazione con SFERA per determine dirigenziali, con PAF (fattura elettronica) e con DLQWEB

SFERA Tutti Creazione e gestione determinazioni dirigenziali

Integrazione con il protocollo IRIDE e con il SIB

Sportello Unico Attivitàproduttive VBG

Economia SUAP

Gestione informatica delle pratiche delle attività economiche in area privata, impianti di pubblicità e commercio itinerante in area pubblica

Integrazione con il protocollo IRIDE e con il SIBProtocollazione in uscita e fascicolazione delle singole richieste

GICC Clienti Ragioneria Gestione dei debiti – richieste di pagamento - solleciti

Applicativo sviluppato internamente

GICC Agenti contabili Ragioneria Gestione incassi dell'Ente Applicativo sviluppato internamente

RIGE Ragioneria Gestione incassi a ruolo per Equitalia Applicativo sviluppato internamente

Autorizzazioni AE Economia Gestione informatica delle pratiche diautorizzazione di manifestazioni e di occupazione di suolo pubblico a fini diversi (traslochi, cantieri, arredi urbani)

Applicativo sviluppato internamente. Modulo di colloquio con la procedura Ordinanze della Polizia municipale

Gestione gare Contratti Gestione informatica delle procedure di gara per l'ufficio contratti

Applicativo sviluppato internamente

Repertorio contratti Contratti Registrazione dei contratti dell'Ente Applicativo sviluppato internamente. Le registrazioni

sono corredate da informazioni diverse (es. Contraenti, importi, ecc.). L’applicativo produce la stampa del registro destinato all'Agenzia delle Entrate

Highway Cultura Inventario di atti dell’Archivio di deposito e dei reperti dei musei civici

Soluzioni non più mantenute, da sostituire. Per l’Archivio è stato sostituito dalla banca dati topografica Dynamic store.

Verbatel Polizia municipale

Gestione delle pratiche di Polizia giudiziaria – gestione turni

Applicativo gestionale gestito direttamente dal settore

MyMemo IstruzioneCentro Memo

Gestione dei servizi di formazione, itinerari dididattici, Mercantingioco, richieste di mediazione culturale e raccolta prove di apprendimento

Produzione di documentazione pedagogica e amministrativa (es. Attestati); gestione delle iscrizione online e gestione del back office delle attività

Banca Dati Contratti Tutti i settori in particolareUff. Contratti

Pubblicazione dei dati degli affidamenti ai sensi della normativa anticorruzione; pubblicità legale di bandi ed esiti di gara

La banca dati contiene gli estremi degli affidamenti (dati richiesti dalla norma per la pubblicazione) e i documenti dei bandi corredati dall’esito della gara.Collegamento con SIB, SFERA, Procedura Delibere

STR PlaNet LL.PP. /Pianificazione /Ambiente

Gestione della contabilità cantieri Produzione di documenti (certificati di pagamento, stati di avanzamento lavori, ecc.)

Gestione della formazione del personale dipendente

Direzione generale / Formazione

Gestione delle iscrizioni ai corsi, delle convocazioni e delle presenze dei dipendenti dell'Ente

Produzione di documentazione inerente la gestione del corso e dei materiali didattici

Intranet Tutti i settori

Pubblicazione di informazioni e documentazione interna ad uso di

Raccolta di documentazione e dati diversi

uffici e dipendenti

Jpers (SICRAWEB)

Personale Buste paga, gestione del personale, fascicolo del dipendente, struttura organizzativa

Applicativo sviluppato da Maggioli

Cronos Personale Rilevazione presenze Applicativo sviluppato da Maggioli

GPI Sistema governance

Direzione generale

Gestione dati sulle società partecipate

DIDACE Istruzione Gestione dei servizi on line di iscrizione ai servizi del settore (nidi, infanzia, trasporti, refezione, centri estivi) e dei relativi processi di back office (es. Gestione rette, solleciti, ecc.)

Produzione di graduatorie e lettere

TSO Servizi sociali / Polizia municipale

Gestione dei provvedimenti di TSO (Trattamento sanitario obbligatorio)

Produzione dei provvedimenti (file ad uso di stampa, senza conservazione degli stessi)

SSGEServizi sociali

Gestione interventi economici eDomande di contributo economico (assegni INPS, assegno di cura)Servizio Assistenza Domiciliare Polo3

Software sviluppato internamente

SSOCIALI Servizi sociali/Segreterie eAssistenti

Raccolta domande dello Sportello Sociale;Gestione bandi e graduatorie varie

Software sviluppato internamente

Sociali dei 4 Poli

SERVAN

Servizi sociali/ Ufficio Anziani e Strutture Protette

Gestione strutture protette – ammissione e gestione rette

Software sviluppato internamente

ABCStrutture protette

Gestione della cartella ospite delle Strutture Protette (comunicazioni istituzionali a Regione)

Software sviluppato dalla ditta Margotta Group

BONUS IDRICOServizi sociali

Gestione delle domande per le agevolazioni regionali per il consumoidrico

Software sviluppato internamente. Attiva la comuniczione tra soggetti diversi: Centro Famiglie, Comuni e Unioni, Provincia, CAF provinciali

UCGE

Servizi sociali / Ufficio casa

Gestione dei bandi e delle graduatorie delle case popolari(Fondo sociale affitto e Agenzia casa

Software sviluppato internamente

MABE PatrimonioGestione delle chiamate per manutenzione ed interventi su strade,impianti elettrici, idraulici ecc.

In via di sostituzione con nuovo applicativo NETTARE anche per produzione documenti

Nettuno TributiGestione ICI – IMU – Produzione provvedimenti sanzionatori

Applicativo sviluppato da Engeenering

Allegato n. 5

ELENCO DELLE CASELLE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA IN USO PRESSOIL COMUNE DI MODENA

Settore/Servizio Indirizzo PecComune di Modena comune.modena@cert.comune.modena.itAmbiente e Protezione Civile ambiente@cert.comune.modena.itAvvocatura Civica avvocaturacivica@cert.comune.modena.itDirezione Generale direttoregenerale@cert.comune.modena.it Istruzione e Rapporti con l'Università casellaistituzionale049@cert.comune.modena. itLavori Pubblici lavoripubblici@cert.comune.modena.itManutenzione e Logistica manutenzionelogistica@cert.comune.modena.itPolitiche Finanziarie politichefinanziarie@cert.comune.modena.itPolitiche Giovanili, Coop. Internazionale e Servizio Civile Volontario

casellaistituzionale041@cert.comune.modena.it

Politiche Sociali, Sanitarie e Abitative

casellaistituzionale046@cert.comune.modena.it

Polizia Municipale poliziamunicipale@cert.comune.modena.itPolizia Municipale – Polizia Giudiziaria

poliziagiudiziaria@cert.comune.modena.it

Polizia Municipale – Ufficio Infortunistica

ufficioinfortunistica@cert.comune.modena.it

Polizia Municipale – Ufficio Sanzioni e Ricorsi

ufficiosanzioniricorsi@cert.comune.modena.it

Risorse Umane e Decentramento casellaistituzionale042@cert.comune.modena. itServizi Demografici (per i cittadini) servizidemografici@cert.comune.modena.itServizi Demografici - Ufficio Anagrafe (per Enti)

casellaistituzionale044@cert.comune.modena.it

Servizi Demografici - Ufficio Stato Civile

statocivileaire@cert.comune.modena.it

Servizi Demografici - Emigrazioni e cancellazioni anagrafiche

emigrazionicancellazionianagrafiche@cert.comune.modena.it

Servizi Demografici - Carte di identità carteidentita@cert.comune.modena.itServizi Demografici - Elettorale elettorale@cert.comune.modena.itServizi Demografici - POlizia Mortuaria

poliziamortuaria@cert.comune.modena.it

Servizio Patrimonio politichepatrimoniali@cert.comune.modena.itSistemi informativi e Telematici sistemiinformativi@cert.comune.modena.itSportello Unico Attivita' Edilizia e Impresa

casellaistituzionale036 @cert.comune.modena.it

Pianificazione Territoriale e trasformazioni edilizie

trasformazioneurbana@cert.comune.modena.it

Ufficio Contratti casellaistituzionale035@cert.comune.modena.it

Settore Cultura cultura@cert.comune.modena.itSettore Cultura - Galleria Civica galleriacivica@cert.comune.modena.it Settore Cultura - Biblioteche biblioteche@cert.comune.modena.itSettore Cultura - Progetto Europa progettoeuropa@cert.comune.modena.it Settore Cultura - Musei Civici (Civico Archeologico Etnologico, Parco Archeologico delle Terramare di Montale, Civico d'Arte)

museocivico@cert.comune.modena.it

Segreteria del Sindaco sindaco@cert.comune.modena.itQuartieri Centro Storico, Pari Opportunità, Partecipazione, Lavoro

quartieri@cert.comu ne.modena.it