Manuale di gestione del protocollo informatico - izsvenezie.it · III.8. Sistema di gestione...

Manuale di gestione

del protocollo informatico

dei documenti e dell’archivio.

Manuale di gestione IZSVE approvato con DDG n. 584/2011 1 Revisione 2/2015

SOMMARIO

PREMESSA ................................................................................................................................................. 4

CAPO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI

I.1. Ambito di applicazione .......................................................................................................................... 7 I.2. Definizioni ............................................................................................................................................. 7 I.3. Norme e siti web di riferimento ........................................................................................................... 10

CAPO II DISPOSIZIONI GENERALI

II.1. Individuazione di Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) e Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) ................................................................................... 11

II.2. Unità Organizzativa Protocollo e Archivio ......................................................................................... 11 II.3. Attivazione del protocollo unico ......................................................................................................... 11 II.4. Funzioni dell’Unità Organizzativa Protocollo e Archivio .................................................................. 11 II.5. Unicità dell’archivio ........................................................................................................................... 12 II.6. Accesso ai locali d’archivio ................................................................................................................ 12 II.7. Promozione e valorizzazione dell’archivio ......................................................................................... 12 II.8. Diritto di accesso e diritto di consultazione ........................................................................................ 12

CAPO III IL DOCUMENTO

III.1. Produzione dei documenti ................................................................................................................. 14 III.2. Inalienabilità dei documenti .............................................................................................................. 14 III.3. Tipologia dei documenti .................................................................................................................... 14 III.4. Elementi di garanzia e di informazione dei documenti...................................................................... 14 III.5. Tutela della riservatezza .................................................................................................................... 15 III.6. Originale, minuta e copia del documento .......................................................................................... 15 III.7. Albo aziendale ................................................................................................................................... 15 III.8. Sistema di gestione informatica dei documenti ................................................................................. 16 III.9. Conservazione sostitutiva .................................................................................................................. 17

CAPO IV REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO

IV.1. Definizione di protocollo................................................................................................................... 18 IV.2. Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo ................................................................ 18

IV.2.1. Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo da registrare in forma non modificabile ..................................................................................... 18

IV.2.2. Registrazione degli elementi obbligatori del protocollo ........................................................ 18 IV.2.3. Individuazione degli elementi accessori del protocollo ......................................................... 19 IV.2.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo .................................................................. 19

IV.3. Unicità del numero di protocollo ....................................................................................................... 20 IV.4. Annullamento di una registrazione a protocollo ................................................................................ 20


IV.5. Protocollo differito ............................................................................................................................ 21 IV.6. Protocollo riservato ........................................................................................................................... 21 IV.7. Registro di protocollo ........................................................................................................................ 21 IV.8. Registro di emergenza ....................................................................................................................... 21 IV.9. Segnatura di protocollo ..................................................................................................................... 22 IV.1O. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo .................................................................... 22 IV.11. Protocollazione della documentazione ............................................................................................ 22 IV.12. Casi particolari ................................................................................................................................ 23

CAPO V FLUSSO DOCUMENTALE

V.1. Modalità di trasmissione e ricevimento di documenti ........................................................................ 25 V.2. Trasmissione dei documenti con modalità diversa dall’ordinaria ....................................................... 25 V.3. Gestione dei documenti in arrivo ........................................................................................................ 26

V.3.1. Disposizioni sull’apertura della corrispondenza in arrivo ....................................................... 26 V.3.2. Casi particolari ........................................................................................................................ 26 V.3.3. Corrispondenza dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara ........................ 27 V.3.3. bis Corrispondenza dalla cui confezione si evinca la partecipazione

ad un concorso o selezione ........................................................................................................ 27 V.3.4. Corrispondenza indirizzata ai Direttori Generale, Amministrativo,

Sanitario o al Presidente del Consiglio di Amministrazione ..................................................... 27 V.3.5. Documenti presentati allo sportello dell’ufficio dell’U.O. Protocollo e Archivio .................. 28 V.3.6. Smistamento e assegnazione del documento in arrivo ............................................................ 28

V.4. Gestione dei documenti in partenza .................................................................................................... 28 V.4.1. Gestione e trasmissione del documento in partenza ........................................................................ 28 V.5. Gestione dei documenti interni ........................................................................................................... 29

V.5.1. Caratteristiche generali del documento interno ....................................................................... 29 V.5.2. Trasmissione del documento interno ....................................................................................... 29

V.6. Firme e sigle sul documento in partenza e interno.............................................................................. 29 V.7. Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento

in arrivo, in partenza, interno ............................................................................................................. 29 V.8. Contenuto e definizione dell’oggetto dei documenti in arrivo, in partenza, interno ........................... 29

CAPO VI GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

VI.1. Gestione archivistica del documento in archivio corrente ................................................................. 30 VI.2. Titolario di classificazione ................................................................................................................ 30 VI.3. Classificazione dei documenti ........................................................................................................... 30 VI.4. Fascicolazione dei documenti ........................................................................................................... 31

VI.4.1. Formazione dei fascicoli ........................................................................................................ 31 VI.4.2. Tipologia di fascicoli ............................................................................................................. 31

a) Il fascicolo per affare o procedimento amministrativo ............................................................. 31 b) Il fascicolo per attività .............................................................................................................. 32 c) Il fascicolo per persona ............................................................................................................. 32

VI.5. Repertorio dei fascicoli ..................................................................................................................... 32 VI.6. Documenti soggetti a registrazione particolare: i repertori e le serie archivistiche ........................... 33

VI.6.1. Serie delle delibere, dei contratti, delle convenzioni e rispettivo repertorio generale ............ 33 VI.6.2. Gestione del repertorio generale delle delibere, dei contratti e delle convenzioni ................. 33 VI.6.3.Gestione delle delibere, dei contratti e delle convenzioni ....................................................... 33

VI.7. Conservazione e custodia dei documenti........................................................................................... 34


CAPO VII GESTIONE DELL' ARCHIVIO DI DEPOSITO

VII.1. Versamento della documentazione all’archivio di deposito ............................................................. 35 VII.2. Piano di conservazione..................................................................................................................... 35 VII.3. Selezione e scarto d’archivio ........................................................................................................... 35 VII.4. Consultazione della documentazione ............................................................................................... 36

CAPO VIII GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO

(SEZIONE SEPARATA D’ARCHIVIO)

VIII.1. Funzioni e compiti .......................................................................................................................... 37 VIII.2. Conservazione ................................................................................................................................ 37

CAPO IX DISPOSIZIONI FINALI

IX.1. Modalità di comunicazione del manuale ........................................................................................... 38 IX.2. Modalità di aggiornamento del manuale ........................................................................................... 38 IX.3. Efficacia del manuale ........................................................................................................................ 38 IX.4. Ulteriori riferimenti ........................................................................................................................... 38

ALLEGATI

1. Norme e siti web di riferimento 2. Organigramma 3. Deliberazione della Giunta Esecutiva n. 1038/2001 4. Regolamento d’archivio 5. Moduli di richiesta di consultazione della documentazione 6. Tariffario per fotoriproduzione dei documenti 7. Rapporti di prova 8. Modello di lettera di trasmissione con carta intestata 9. Elenco dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo 10. Nota sulla corrispondenza 11. Circolare 2/2010 sull’uso di PEC 12. Titolario di classificazione 13. Tabella ricognitiva dei sistemi di classificazione utilizzati alla data del presente provvedimento 14. Modello di copertina di fascicolo (camicia) 15. Esempi di descrizione di un fascicolo 16. Modello per il versamento dei documenti in archivio 17. Prontuario di selezione 18. Esempio di richiesta e di autorizzazione allo scarto


PREMESSA

Il protocollo, come sistema di annotazione in ordine cronologico del sunto dei documenti in arrivo e in partenza su un apposito registro, attraverso la memorizzazione dei dati essenziali in grado di individuare in modo univoco il singolo documento, rappresenta uno strumento indispensabile di un sistema di gestione documentale e riveste un ruolo strategico all’interno dell’organizzazione che lo utilizza. Dal momento della sua nascita nei paesi tedeschi (XVII - XVIII secolo circa) e dalla sua introduzione in Italia in concomitanza con le guerre napoleoniche (XVIII - XIX secolo), conosce un uso continuo fino ai giorni nostri. La forma dei registri di protocollo su supporto cartaceo si affina progressivamente negli anni successivi alla loro introduzione e si consolida in una forma standard, molto diffusa fino a quando si comincia ad utilizzare il protocollo su supporto informatico, a partire dal XX secolo. Il protocollo informatico non deve essere concepito come una semplice trasposizione del registro cartaceo su supporto elettronico, dal momento che opportunamente integrato in un sistema di gestione informatica dei documenti diventa una risorsa strategica per il buon andamento dell’attività amministrativa. Il D.P.R. n. 428/1998, in seguito sostituito dal D.P.R. n. 445/2000 “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa” e D.P.C.M. 31.10.2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n. 428” e successive Regole Tecniche afferenti il D.Lgs. 82/2005 Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD) (DPCM 3/12/2013 “Regole Tecniche per il protocollo informatico”, DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di conservazione”, DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni” ) impone alle amministrazioni la gestione, per via informatica, dei flussi documentali allo scopo di accrescere l’efficienza delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei supporti cartacei, razionalizzando il flusso dei documenti e migliorando in termini di trasparenza il servizio reso all’utenza, consentendo, altresì, un rapido accesso alle informazioni. Il D.P.R. n. 445/2000 definisce il sistema di gestione informatica dei documenti quale “insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, con ciò indicando le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. La registrazione a protocollo ha una funzione importantissima ma non è sufficiente per la gestione della documentazione prodotta da un’amministrazione, per cui è necessario intervenire con la classificazione e la fascicolazione. La prima attività consente di organizzare i documenti creati da un soggetto secondo uno schema di voci, denominato “titolario di classificazione”, che descrive funzioni e competenze del soggetto produttore, mentre la fascicolazione rappresenta l’attività di riconduzione logica di un documento ad un’unità, il fascicolo, che raggruppa tutte le carte che appartengono al medesimo procedimento, affare o pratica. La registrazione a protocollo, unitamente alle attività di classificazione e di fascicolazione, rappresenta una duplice funzione:

- giuridico-probatoria, assegnando alla registrazione di protocollo il valore di provenienza certa del documento fino a querela di falso;

- organizzativa, ritenendo la protocollazione una garanzia per la corretta distribuzione e successiva archiviazione dei documenti registrati.

Quanto alla prima funzione, si intende che un documento correttamente protocollato gode di fede privilegiata e dunque ha una sorta di sigillo di certezza il quale può essere demolito solo previo deposito di querela e successivo processo penale che dia evidenza dei difetti che si assumono minare la validità del documento. Oltre al descritto valore, anche l’aspetto organizzativo è rilevante visto che prestabilire un flusso di informazioni è indispensabile per il corretto e spedito agire dell’amministrazione.1 L’archivio nella realtà amministrativa è entità presente, nota e usata da millenni (basti pensare all’archivio reale di Ebla che risale al III millennio a.C.), tuttavia la definizione della sua essenza concettuale, quale ancora oggi è condivisa nella sostanza dalla teoria archivistica, è abbastanza recente. Definito con vari nomi (per

1 G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi, CLEUP, 2007, p.58-59


citarne alcuni, archeìon nel mondo greco, tabularium nel mondo latino, scrinium e thesaurum in età moderna) ha avuto il significato primitivo sin dal mondo greco di luogo dove si conservano gli atti pubblici per le garanzie di corretta conservazione dei documenti, quindi per la presunzione di veridicità tutto il materiale conservato in archivio era considerato credibile per se stesso; gradualmente, a partire dalla metà del secolo XVIII, il termine usato per indicare l’archivio oltre al luogo indica anche le carte stesse, ma il processo di completa chiarificazione del significato giunge a compimento solo nel XX secolo, con la definizione degli elementi essenziali perché un insieme di scritture possa dirsi “archivio” e distinguersi da una qualsiasi raccolta. Nell’articolo di Giorgio Cencetti del 1937 Sull’archivio come “universitas rerum” per la prima volta l’archivio è considerato come universitas rerum ossia come totalità, essendo definito come “il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni”, indicando con ciò che la “provenienza” dallo stesso ente costituisce un vincolo che lega fra di loro le scritture, in modo che queste non possano essere considerate autonomamente ma necessariamente collegate le une alle altre, ciascuna con una posizione ben determinata, con la conseguenza pratica, sul piano degli ordinamenti e di ogni altro intervento archivistico, dell’impossibilità di adottare alcuna soluzione che porti a spezzare o alterare quel vincolo. Col tempo l’archivio ha assunto due finalità essenziali:

- giuridico-probatoria, nel garantire la certezza del diritto, attraverso la conservazione degli atti; - storica, nel soddisfare le esigenze della cultura storica, attraverso la conservazione delle fonti

documentarie. L’affermazione di tali principi è avvenuta per gradi e a questo proposito sono stati individuati due periodi cruciali: in un primo periodo compreso tra XVI-XVII secolo l’archivio è considerato esclusivamente strumento di potere, dotato di una funzione politica, giuridica, amministrativa, essendo deposito di documenti a cui attingono sovrani, famiglie nobili, istituzioni ecclesiastiche per attestare e legittimare possessi, poteri, giurisdizioni; dal periodo della rivoluzione francese (XVIII-XIX secolo) gli archivi cominciano ad essere aperti alla consultazione degli studiosi, assumendo la definizione di patrimonio della nazione e fonti primarie per la ricerca storica, avviandosi al riconoscimento sempre più esplicito di beni culturali. La consapevolezza sempre maggiore della finalità culturale dell’archivio comincia a farsi strada nel XX secolo, negli anni, ‘50 in sede di alcune convenzioni internazionali, e nel decennio ‘64-‘74 nell’ambito di alcune commissioni che si occupano dell’elaborazione di norme per la tutela e valorizzazione di beni culturali; nel 1974 con la creazione del Ministero per i beni culturali e ambientali si giunge alla presa di coscienza definitiva del concetto di archivio come bene culturale, ossia di archivio come fonte di ricerca e di conoscenza culturale2. L’art. 5 del D.P.C.M. 31.10.2000, contenente le Regole tecniche per il protocollo informatico, prescrive alle pubbliche amministrazioni di redigere il manuale di gestione (di seguito, Manuale) dove descrivere il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio.

Il Manuale è il documento nel quale un’amministrazione - rectius un’Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.), cioè un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi

di governo e gestione per adempiere a determinate funzioni primarie - descrive il

funzionamento del sistema di gestione documentale e le modalità di conservazione

dell’archivio, attraverso l’enunciazione delle regole e delle procedure stabilite dall’A.O.O. stessa e in linea con la normativa vigente, per formare, gestire e conservare i documenti.

Nel momento di stesura del presente manuale - periodo maggio-dicembre 2010 - sono state considerate le esperienze già maturate da altri enti pubblici, reperite in Internet, e la Guida e i Modelli proposti dal CNIPA, attuale DigitPa. Il manuale si è articolato in due parti: la prima, nucleo centrale del manuale, essenziale e tendenzialmente stabile, riporta le regole fondamentali, descrivendo le modalità e le fasi operative per la

2 G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi, CLEUP, 2007, p.13 L. SANDRI, La storia degli archivi, «Archivum. Revue internationale des Archives», XVIII (1968), Paris 1970, p.101-113 P. ANGELUCCI, Breve storia degli archivi e dell’archivistica, Morlacchi Editore, 2008


gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, della conservazione dell’archivio e dell’accesso ai documenti amministrativi, indicando gli strumenti operativi e individuando per ogni attività i responsabili, in modo che ogni operatore possa trovare nel manuale le istruzioni necessarie per svolgere correttamente, per qualsiasi tipo di documento, le operazioni necessarie; la seconda, invece, maggiormente flessibile, contiene gli allegati, in cui sono inseriti aspetti di dettaglio e variabili nel tempo. Nel manuale vengono affrontati aspetti cruciali per un sistema di gestione documentale, quali la formazione, gestione e conservazione dei documenti su vari supporti, in particolare sono approfondite tematiche relative alla gestione della corrispondenza e del protocollo informatico, all’uso del titolario di classificazione e del piano di conservazione, alla formazione dei fascicoli, alle modalità di accesso e consultazione della documentazione. Il Manuale dovendo essere reso pubblico in base al D.P.C.M. 31.10.2000, art. 5, comma 3, viene rivolto alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, pertanto è indirizzato non solo agli operatori addetti al protocollo, ma in generale a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione. Il testo del manuale, passibile di periodica revisione su iniziativa del responsabile della gestione documentale, dovrà in seguito essere approvato - nelle modalità di testo unico per facilitare la lettura integrata del documento - dagli organi di vertice dell’amministrazione; la modifica o l’aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati è effettuato contestualmente alla revisione del manuale, per questo motivo si è predisposto un manuale flessibile con allegati specifici. Il presente manuale è stato redatto con la collaborazione tecnico-scientifica della Soprintendenza archivistica per il Veneto, in particolare nella persona della dott.ssa Maria Volpato.


CAPO I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI

I.1. Ambito di applicazione

1. Il presente Manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del D.P.C.M. del 3/12/2013 recante le Regole

tecniche per il protocollo informatico e s.m.i. 2. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie (IZSVe). 3. Il Manuale descrive altresì il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

I.2. Definizioni

Affare: insieme delle attività svolte dall’amministrazione per raggiungere un obiettivo concreto e circoscritto; può o non può coincidere con il procedimento amministrativo.

Allegato: documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria; l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la stessa segnatura di protocollo.

Archivio: complesso dei documenti formati, ricevuti e acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni dall'Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie. L’archivio è un’entità unitaria, ma suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

Corrente: il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente.

Di deposito: il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.

Storico: il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne nella sezione separata d’archivio.

Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.): insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e gestione per adempiere a determinate funzioni primarie. Le A.O.O. usufruiscono in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali.

Copia: riproduzione di un documento con sistemi manuali o fotografici o elettronici. Semplice: riproduzione di un documento senza la pretesa di sostituirsi ad esso con analogo valore probatorio. Conforme: riproduzione di un documento dotata del medesimo valore probatorio dell’originale, per

dichiarazione conforme all’originale da autorità abilitata. Digitale: in informatica indica le grandezze che vengono rappresentate con numeri o che operano manipolando

numeri in formato discreto; ciò che è digitale è contrapposto a analogico, cioè non numerabile, non analizzabile entro un insieme finito di elementi.

Documento: testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l’osservanza di certe determinate forme che sono destinate a procurarle fede, darle forza di prova ed efficacia nel contesto di uno specifico ordinamento giuridico.

Amministrativo: ogni rappresentazione informatica, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o comunque formata del contenuto di atti, anche interni, prodotti, acquisiti o utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.


Analogico: ogni documento che per la sua formazione utilizzi una grandezza fisica che assume valori continui. Dell’Istituto: documento formato e acquisito nello svolgimento della propria attività o nell’esercizio delle

proprie funzioni dalle strutture centrali e territoriali. Informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Elenco di consistenza: descrizione sommaria dei singoli pezzi (registri, volumi, buste) di un archivio; può

servire per la consegna del materiale da un ente di conservazione ad un altro, per un primo approccio al fondo e per una programmazione degli interventi successivi.

Fascicolo: insieme organico di documenti relativo ad un medesimo affare amministrativo oppure alla medesima persona fisica o giuridica.

Firma: elemento fondamentale del documento che prova, fino a querela di falso, la provenienza certa dei contenuti di chi l’ha apposta (art. 2702 codice civile).

Autografa: firma apposta a mano sul documento redatto in forma analogica. Autenticata: firma che il notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato attesta essere stata apposta in sua

presenza, dopo aver previamente accertato l’identità della persona che sottoscrive (art. 2703 codice civile).

Digitale: particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Elettronica: insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica.

Elettronica Qualificata: firma elettronica basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Formato (di file): in informatica è la convenzione che viene usata per leggere, scrivere e interpretare i contenuti di un file; il formato di un certo file è comunemente indicato attraverso l’estensione, che è una serie di lettere (in genere tre) unita al nome del file attraverso un punto (ad esempio, “prova.txt”, “prova.jpg”, “prova.pdf”).

Impronta del documento informatico: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo (hash) che garantisce un’associazione biunivoca tra l’impronta stessa ed il documento originatore.

Inserto: partizione del sottofascicolo; uno o più documenti inseriti in un sottofascicolo a sua volta appartenente a un fascicolo.

Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie (IZSVe): “ente sanitario, dotato di personalità giuridica di diritto pubblico e di autonomia amministrativa, gestionale e tecnica, ai sensi del decreto legislativo 30 giugno 1993, n. 270 e dell’Accordo per la gestione dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie tra la Regione del Veneto, la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, la Provincia Autonoma di Trento e la Provincia Autonoma di Bolzano (approvato con leggi della Regione del Veneto n. 5 del 18/3/2015, della Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia n. 9 del 24/4/2015, della Provincia di Trento n. 5 del 10/3/2015 e della Provincia di Bolzano n. 5 del 19/5/2015 in attuazione del decreto legislativo 30 giugno 1993, n. 270 e degli articoli da 9 a 16 del decreto legislativo 28 giugno 2012, n. 106 “Riorganizzazione degli enti vigilati dal Ministero della salute a norma dell’articolo 2 della legge 4 novembre 2010, n. 183). L’Istituto, nell’assolvimento dei compiti previsti dall’articolo 3 dell’accordo, fermi i compiti istituzionali statali, opera nell'ambito del servizio sanitario nazionale, quale strumento tecnico-scientifico della Regione del Veneto, della Regione autonoma Friuli Venezia Giulia, delle Province autonome di Trento e Bolzano per assicurare agli enti cogerenti, ai dipartimenti di prevenzione ed ai servizi veterinari delle rispettive aziende unità sanitarie locali, le prestazioni e la collaborazione tecnico-scientifica necessarie all'espletamento delle funzioni in materia di igiene e sanità veterinaria, sicurezza alimentare e nutrizione.


L'istituto svolge istituzionalmente attività di accertamento dello stato sanitario degli animali e di salubrità dei prodotti, sia di origine animale che vegetale, non trasformati, ove previsto e previe intese operative tra gli enti cogerenti, nonché di ricerca scientifica sperimentale veterinaria (Statuto adottato con Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 16 del 3/8/2015 e approvato dalla Regione del Veneto, su conforme parere degli Enti cogerenti, con DGRV n. 1320 del 9/10/2015).

Mezzi di corredo: tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio (censimenti, guide, elenchi, inventari, repertori dei fascicoli, ecc.).

Minuta: esemplare del documento che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico produttore. Originale: documento redatto con tutti i requisiti formali in grado di conferire autenticità ed efficacia

probatoria al documento stesso; esemplare del documento spedito al destinatario. Piano di conservazione: strumento che definisce le disposizioni ed i criteri di massima per attuare la selezione

dei documenti prodotti e ricevuti dall’amministrazione. Riproducendo l’elenco delle partizioni e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata delle procedure attivate per le funzioni a cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti, indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente, e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti Archivi di Stato per gli uffici dello Stato o nella sezione degli archivi storici per gli enti pubblici, e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci anni, dopo venti anni, ecc.

Posta Elettronica Certificata (PEC): sistema di “trasporto” di documenti informatici assimilabile al servizio di posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.

Privacy: termine inglese indicante il diritto della persona alla riservatezza delle informazioni inerenti la propria vita privata e in generale personali, inteso come il diritto di impedire che i dati che la riguardano vengano trattati da altri, contro la volontà dello stesso avente diritto ovvero secondo modalità pregiudizievoli.

Procedimento amministrativo: complesso di atti e operazioni susseguenti, eterogenei ed autonomi, necessari per produrre un atto amministrativo perfetto e efficace.

Recto: termine latino indicante la parte anteriore di un foglio o di una carta. Registratura: sistema di memorizzazione dei dati essenziali del singolo documento in grado di individuarlo

in modo univoco, ovvero degli elementi obbligatori di protocollo. Registro: supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione, sul quale

vengo trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizzazione acquistano valenza probatoria.

Repertorio: registro in cui si inseriscono in sequenza determinata (in genere cronologica) documenti che presentano gli stessi elementi formali, indipendentemente dalla loro classificazione, ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria.

Responsabile del procedimento Amministrativo (R.P.A.): persona fisica dell’A.O.O. incaricata della trattazione di un affare o di un procedimento amministrativo. La legge 241/1990 e successive modifiche e integrazioni dispone che “il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad

assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità della istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale e fino a quando non sia effettuata l’assegnazione è considerato responsabile

del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata. Il

responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti

di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l'emanazione di provvedimento; b) accerta

di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’'istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di

dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire

accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l’indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni


e le modificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il

provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione. L’organo competente per l’adozione del provvedimento finale, ove diverso dal responsabile del procedimento,

non può discostarsi dalle risultanze dell'istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se

non indicandone la motivazione nel provvedimento finale.” Scanner: termine inglese (letteralmente “l’oggetto che esegue l’azione descritta dal verbo to scan” ossia

“scandire, esaminare sistematicamente”) che indica una periferica in grado di acquisire in modalità ottica una superficie piana (fogli stampati, pagine di libri e riviste, fotografie, diapositive, ecc.), di interpretarla come un insieme di pixel (contrazione della locuzione inglese picture element, che in computer grafica indica ciascuno degli elementi puntiformi che compongono la rappresentazione di una immagine nella memoria di un computer) e, quindi, di restituirne la copia fotografica sotto forma di immagine digitale.

Scarto: operazione con cui si destina alla distruzione parte della documentazione non selezionata per la conservazione perenne.

Segnatura: apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile e va eseguita contestualmente alle operazioni di registrazione a protocollo.

Serie: ciascun raggruppamento di documenti o fascicoli con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’istituto.

Sottofascicolo: partizione del fascicolo, al quale deve comunque rimanere unito; può a sua volta contenere inserti.

Titolario di classificazione: sistema logico precostituito (costruito cioè a priori, prima che vengano prodotti i singoli documenti) di partizioni astratte (quindi, generali, ma non generiche, e omnicomprensive dei possibili casi concreti che si possono verificare all’interno della quotidiana attività amministrativa del produttore), ordinate gerarchicamente (ha una struttura ad albero, nella quale ogni voce di un grado divisionale si suddivide a sua volta in alcuni rami di grado divisionale inferiore) individuato sulla base dell’analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell’archivio. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall’ente produttore e non secondo le competenze (ufficio che tratta l’affare) e permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti amministrativi in maniera omogenea.

Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.): ufficio, sezione, ripartizione, ecc. al quale afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

I.3. Norme e siti web di riferimento

La normativa a cui si attiene l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie in materia di gestione documentale e i siti web di riferimento sono indicati nell’allegato n. 1.


CAPO II DISPOSIZIONI GENERALI

II.1. Individuazione di Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) e Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.)

1. Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti, l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie (IZSVe) è costituito da un’unica Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.). 2. All’interno dell’A.O.O. le competenze per la trattazione di affari o procedimenti amministrativi sono state ripartite fra le diverse Unità Organizzative Responsabili. Nell’allegato n. 2 è riportato l’organigramma dell’IZSVe.

II.2. Unità Organizzativa Protocollo e Archivio

1. Come previsto dalla Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 5 del 2.5.2006, confermato dalla Delibera del Direttore Generale n. 93 del 22.2.2008 e dalla Delibera del Consiglio di Amministrazione n.7 del 20.10.2010, successivamente modificato con Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 18 del 3.8.2015 e Delibera del Consiglio di Amministrazione n. 19 del 6.10.2015, attuata con Delibera del Direttore Generale n. 644 del 30.12.2015, l’U.O. Protocollo e Archivio è inserita all’interno della “SCA1 – Risorse umane, Rapporti esterni e Gestione documenti – S.S. Affari Generali, progetti e convenzioni, servizi istituzionali e digitalizzazione”, ed ad essa è attribuita la competenza sulla gestione, la tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico. 2. L’U.O. Protocollo e Archivio è struttura tecnico-amministrativa che svolge funzioni di servizio per le strutture sia della Sede centrale sia delle Sezioni territoriali. 3. La dicitura U.O. Protocollo e Archivio corrisponde all’utilizzo del termine Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, prevista dall’art. 61 del D.P.R. n. 445/2000.

II.3. Attivazione del protocollo unico

1. A seguito delle indicazioni degli artt. 42 e 81, di cui alle “Linee guida per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico per l’Area Organizzativa Omogenea - Sede centrale” approvate con Deliberazione della Giunta Esecutiva n. 1038/2001 (allegato n. 3), con l’attivazione del protocollo informatico unico presso l’Area Organizzativa Omogenea - Sede centrale sono cessati di fatto e di diritto tutti i cosiddetti “protocolli interni” o altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico. 2. Le Strutture territoriali fanno pervenire all’U.O. Protocollo e Archivio i documenti da sottoporre a registrazione di protocollo tramite il servizio richieste presente nella Intranet aziendale, tramite mail o PEC o con corriere interno.

II.4. Funzioni dell’Unità Organizzativa Protocollo e Archivio

1. L’U.O. Protocollo e Archivio coordina la gestione del protocollo, esercita il controllo sulla formazione dell’archivio corrente e provvede alla tenuta dell’archivio di deposito e dell’archivio storico delle strutture che afferiscono al protocollo unico.


In particolare ai sensi dell’art. 61, comma 3 del D.P.R. n. 445/2000 e dell’art. 12 del D.P.C.M. 3.12.2013 – Regole Tecniche per il protocollo informatico, i compiti affidati all’U.O. Protocollo e Archivio sono i seguenti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente manuale;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53 del D.P.R. 445/2000;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63 del D.P.R. 445/2000, in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione

di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del D.P.R. 445/2000 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69 del D.P.R. 445/2000;

g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54 del D.P.R. 445/2000; h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli

incaricati

II.5. Unicità dell’archivio

1. L’archivio, pur suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, è unico. Nell’allegato n. 4 è riportato il relativo Regolamento.

II.6. Accesso ai locali d’archivio

1. Il responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio detiene le chiavi d’accesso ai locali dell’Archivio di deposito e della sezione separata d’archivio, garantendo l’ingresso solo per motivate esigenze. 2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento, ai sensi dell’art. 68, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000.

II.7. Promozione e valorizzazione dell’archivio

1. L’Istituto cura la salvaguardia, la tutela, la valorizzazione e la promozione dell’archivio attraverso servizi, interventi, iniziative ed attività anche didattiche e divulgative rivolte al territorio e al mondo della scuola come previsto dalla disciplina del D.Lgs n. 42/2004 - Codice dei beni culturali e del paesaggio.

II.8. Diritto di accesso e diritto di consultazione

l. Premesso che le problematiche relative all’accesso e alla riservatezza della documentazione riguardano tutte e tre le fasi di vita dei documenti (archivio corrente, di deposito, storico), l’Istituto, in armonia con la normativa vigente, assicura il principio della trasparenza dell’azione amministrativa, il diritto di accesso e il diritto alla consultazione dei documenti, nel rispetto del D.Lgs n. 196/2003 e s.m.i - Codice in materia di protezione dei dati personali. 2. I documenti dell’Istituto sono messi a disposizione di chi ne faccia richiesta, nei termini di legge.


I tipi di consultazione, nel rispetto del D.Lgs n. 196/2003 e s.m.i e del D.Lgs n. 42/2004, possono essere: a) interna all’ente produttore; b) di terzi per fini amministrativi o probatori; c) di terzi per fini di ricerca storico-scientifica.

Nell’allegato n. 5 sono riportati i modelli predisposti dall’Istituto per la consultazione. 3. Con riferimento alla normativa vigente, in particolare D.Lgs n. 196/2003 ed artt. 122, 123, 124, 125 e 126 del D.Lgs n. 42/2004, i documenti dell’Istituto sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli con:

a) carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;

b) contenenti taluni dati sensibili, relativi a provvedimenti di natura penale, che diventano consultabili dopo 40 anni dalla data del documento;

c) contenenti taluni dati sensibili, cosiddetti “sensibilissimi”, idonei a rilevare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili dopo 70 anni dalla data del documento.

La normativa riconosce a chi compie ricerche storiche anche la possibilità di consultare documenti dichiarati riservati; l’autorizzazione in deroga è rilasciata dal Ministero dell’Interno, previo parere del Soprintendente archivistico, dando esecuzione al principio della non discriminazione fra utenti. 4. E’ ammessa la fotoriproduzione dei documenti, purché non vengano in alcun modo danneggiati durante l’operazione; nell’allegato n. 6 sono riportati i costi di riproduzione.


CAPO III IL DOCUMENTO

III.1. Produzione dei documenti

1. I documenti sono, di norma, formati tramite i sistemi informatici, conformemente ai criteri e alle modalità di redazione, elaborazione, protezione, sicurezza, trasmissione e conservazione dettati dalla normativa vigente. In particolare, i documenti derivanti dall’attività di analisi, quali i cosiddetti “rapporti di prova”, sono formati e gestiti secondo quanto indicato nell’allegato n. 7.

III.2. Inalienabilità dei documenti

l. Gli archivi e i singoli documenti dell’Istituto sono beni archivistici inalienabili e tutelati secondo le disposizioni previste nell’art. 54 del D.Lgs n. 42/2004.

III.3. Tipologia dei documenti

l. I documenti si distinguono in: a) arrivo, tutti i documenti prodotti da altri soggetti giuridici e acquisiti dall’Istituto nell’espletamento

della propria attività; b) partenza, tutti i documenti prodotti dall’Istituto nell’espletamento della propria attività e trasmessi a

soggetti giuridici differenti; c) interni, quelli scambiati tra uffici che afferiscono al medesimo protocollo unico;

questi ultimi si distinguono, rispettivamente, in: 1. documenti di preminente carattere informativo, quali di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici; 2. documenti di preminente carattere giuridico-probatorio, redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi;

2. I documenti vanno, di norma, protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nei successivi articoli.

III.4. Elementi di garanzia e di informazione dei documenti

1. I documenti prodotti, ad esclusione di delibere, contratti e convenzioni, indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti, devono riportare, opportunamente evidenziate, se disponibili, le seguenti informazioni (allegato n. 8):

a) logo dell’Istituto e la dicitura “Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie”; b) area di riferimento con l’eventuale articolazione nell’Unità Organizzativa Responsabile (ufficio,

laboratorio, servizio, ecc.); c) indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia, Stato); d) numero di telefono di riferimento; e) numero di telefax di riferimento;


f) indirizzo di posta elettronica di riferimento, oltre a indirizzo di PEC; g) codice fiscale e partita IVA; h) data completa scritta per esteso, qualora il documento non sia soggetto a registrazione di

protocollo; i) numero di protocollo; j) eventuale numero e data di protocollo del documento al quale si risponde; k) eventuale numero di repertorio generale delle delibere, dei contratti e convenzioni, qualora il testo

ne faccia riferimento; l) indice di classificazione composto da titolo, classe e da altre eventuali suddivisioni; m) fascicolo e altre eventuali suddivisioni; n) numero degli allegati; o) descrizione degli allegati; p) numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente; q) oggetto del documento; r) sigla/firma autografa o informatica (digitale) del responsabile della composizione del testo o

immissione dati; s) sigla/firma autografa o informatica (digitale) del responsabile del procedimento amministrativo e

del responsabile della struttura; t) sigla/firma autografa o informatica (digitale) del soggetto tenuto all’emissione dell’atto; u) eventuale indicazione in calce al documento del nome informatico assegnato al documento stesso

(nome del file).

III.5. Tutela della riservatezza

1. I documenti, le banche dati e il protocollo devono essere prodotti e/o custoditi in armonia con la normativa vigente, in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili, ove esistenti, ai sensi del D. Lgs n. 196/2003 e s.m.i.

III.6. Originale, minuta e copia del documento

1.Ogni documento in partenza deve essere, di norma, redatto in originale e in minuta. Per originale si intende la redazione definitiva del documento - che di norma viene trasmesso - perfetto e autentico negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma, ecc.). Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale. 2. Per minuta si intende l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato, sul quale viene apposta la dicitura “minuta”. 3. Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa e di sigla. 4. Il documento interno può essere redatto anche soltanto in originale. 5. Qualora si renda necessario è possibile produrre copie di un documento.

III.7. Albo aziendale

1. La funzione dell’Albo aziendale è di fornire pubblicità ufficiale a tutti i provvedimenti deliberativi, atti, avvisi e qualsiasi altro tipo di documentazione che deve essere portato a conoscenza del pubblico per disposizione di legge o regolamento, nel rispetto del D.Lgs n. 196/2003 e s.m.i. e della specifica normativa relativa alla pubblicità degli atti.


2. L’Istituto dispone della pubblicazione cartacea e della pubblicazione on line nel sito ufficiale dell’Istituto (http://www.izsvenezie.it), alla voce “Amministrazione”. In merito alla pubblicazione on line, la legge n. 69 del 18.6.2009 riconosce l’effetto di pubblicità legale solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi pubblicati dagli enti pubblici sui propri siti informatici. L’art. 32, comma 1 della suddetta legge ha stabilito che “a far data dall’1 gennaio 2010 gli obblighi di

pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con

la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati”. Inoltre, il successivo comma 5 dello stesso art. 32, come modificato dall’ art. 2, comma 5, del D.L. 194/2009 convertito con modificazioni dalla legge n. 25/2010, precisa che “a decorrere dall’1 gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale”. La pubblicazione web degli atti amministrativi non è un’operazione indifferente sotto il profilo del trattamento dei dati. Le regole sulla privacy dettate nel D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i sono valide e devono essere rispettate anche nei siti web, pertanto dagli atti pubblicati devono essere omessi i dati sensibili, ossia quei dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Il Garante della privacy consente la diffusione di dati personali per finalità di trasparenza, diritto alla conoscenza da parte dei cittadini e di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, ma sempre nel rispetto dei principi di pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati di carattere personale da pubblicare in Internet. Infatti la pubblicazione indiscriminata di informazioni personali può porsi in contrasto con la legge sulla privacy, quando ciò non sia necessario al raggiungimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti. A ciò si aggiunge che la pubblicazione dei dati sull’albo “cartaceo” costituisce un trattamento di carattere locale, mentre la diffusione delle stesse informazioni su albo on line acquisirà un “carattere ubiquitario”, come definito dal Garante, a causa di una diffusione dei dati su scala mondiale, rendendo così il rapporto tra privacy

e trasparenza ancora più problematico. Infine il Garante sottolinea che si dovrà affrontare anche il problema di durata della diffusione, dal momento che gli enti dovranno sempre garantire l’esattezza, l’aggiornamento, l’integrità e la pertinenza dei dati pubblicati in Internet, ma al tempo stesso il “diritto all’oblio” dei dati delle persone interessate, una volta perseguite le finalità del trattamento. Tuttavia per il momento non è assicurato il “diritto all’oblio” delle pubblicazioni di dati sul web, a causa della presenza dei motori di ricerca che indicizzano le pagine dei siti. 3. La pubblicazione, anche per estratto, riguarda la seguente documentazione:

a) Provvedimenti amministrativi, consistenti in delibere del Consiglio di Amministrazione del Direttore Generale e Determine dirigenziali;

b) Concorsi e selezioni; c) Bandi e gare d’appalto.

4. La pubblicazione di atti e documenti è effettuata in modalità decentrata dalle strutture responsabili dei procedimenti, tramite affissione o tramite pubblicazione nel sito istituzionale. 5. Su richiesta motivata, l’Istituto provvede alla pubblicazione all’albo ufficiale dei documenti provenienti da altre pubbliche amministrazioni o da altri soggetti.

III.8. Sistema di gestione informatica dei documenti

1. Per sistema di gestione informatica dei documenti si intende l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti da questo Istituto, effettuate mediante sistemi informatici.


2. L’Istituto gestisce il protocollo, i flussi documentali e gli archivi mediante sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del D.P.R. n. 445/2000 e del CAD e successive Regole Tecniche (DPCM 3/12/2013 “Regole Tecniche per il protocollo informatico”, DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di conservazione”, DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”). Ai sensi dell’art. 52 del suddetto D.P.R. n. 445/2000, il sistema di gestione informatica dei documenti deve:

a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema; b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita attraverso l’adozione

di un protocollo unico nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea e l’eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli e comunque diversi dal protocollo informatico;

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’Istituto e i documenti dallo stesso formati nell’adozione dei provvedimenti finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti

interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio dei documenti secondo un ordine logico, con riferimento alle funzioni e all’attività dell’Istituto.

III.9. Conservazione sostitutiva

Come previsto dall’art. 44-bis del CAD, l’Istituto attualmente si avvale di vari conservatori accreditati: InfoCert S.p.A., Credemtel S.p.A., Unimatica S.p.A. Le società elencate permettono la conservazione di documenti sia analogici digitalizzati sia informatici. L’invio dei documenti da conservare avviene secondo quanto previsto dal D.P.C.M. 3/12/2013 – Regole tecniche in materia di conservazione.


CAPO IV REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO

IV.1. Definizione di protocollo

1. Per protocollo si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale. 2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, di cui al successivo punto IV.7, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

IV.2. Elementi obbligatori ed elementi accessori del protocollo

l. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi accessori. 2. Gli elementi obbligatori da registrare in forma non modificabile sono previsti dall’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio. 3. La registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale. Essa consente la gestione dei flussi documentali, la conservazione dei documenti e l’accessibilità alle informazioni.

IV.2.1. Individuazione degli elementi obbligatori del protocollo da registrare in forma non modificabile

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito, è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni obbligatorie:

a) numero di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di

identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. 2. L’insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato “registratura”.

IV.2.2. Registrazione degli elementi obbligatori del protocollo

1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante un’apposita procedura, descritta nel successivo punto IV.4.


2. L’inalterabilità e l’immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo è garantita in via informatica, se i campi degli elementi obbligatori sono scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e se rimane memorizzazione in modo permanente delle eventuali correzioni, unitamente alla data, all’ora e all’autore della modifica.

IV.2.3. Individuazione degli elementi accessori del protocollo

l. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.

IV.2.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo

l. Gli elementi accessori del protocollo sono legati alle seguenti funzioni: • gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi; • gestione dell’archivio; • gestione delle banche dati.

2. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi, se attivati, possono essere i seguenti:

a) data di arrivo del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

b) data di partenza del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

c) data del documento ricevuto (espressa nel formato anno/mese/giorno, con l’anno composto da quattro cifre);

d) numero di protocollo del documento ricevuto; e) ora e minuto di registrazione; f) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; g) tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.); h) collegamento a documenti precedenti; i) indicazione degli allegati su supporto informatico; j) nominativo del destinatario di copia per conoscenza; k) unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo; l) nominativo del responsabile del procedimento amministrativo; m) oggetto del procedimento amministrativo; n) termine di conclusione del procedimento amministrativo; o) stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo; p) tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all’accesso o con

accesso differito; q) immagine informatica del documento amministrativo.

3. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell’archivio sono i seguenti:

a) classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe e sottoclasse); b) data di istruzione del fascicolo; c) numero del fascicolo; d) numero del sottofascicolo; e) numero dell’inserto f) data di chiusura del fascicolo;


g) repertorio dei fascicoli; h) numero di repertorio della serie (delibere, contratti e convenzioni), qualora il testo ne faccia

riferimento; i) tipologia del documento, con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto.

4. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono i seguenti:

a) ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, ecc.); b) indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato); c) ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, ecc.); d) indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato); e) numero di matricola (qualora dipendente); f) codice fiscale; g) partita IVA; h) recapito telefonico; i) recapito telefax; j) indirizzo di posta elettronica.

IV.3. Unicità del numero di protocollo

l. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e di conseguenza ogni documento reca un solo numero di protocollo. 2. Non è consentita la protocollazione, né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l’affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.

IV.4. Annullamento di una registrazione a protocollo

1. Le informazioni non modificabili, di cui al precedente punto IV.2.1, sono annullabili con la procedura di cui al presente punto, ai sensi dell’art. 54 del D.P.R. n. 445/2000 e dell’art. 8 del D.P.C.M. 3/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”. Le informazioni devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. 2. La procedura per l’annullamento prevede:

a) richiesta scritta di annullamento, anche attraverso e-mail, al responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio, contenente il numero di protocollo da annullare e i motivi a fondamento della richiesta dell’annullamento;

b) risposta del responsabile U.O. Protocollo e Archivio con autorizzazione all’annullamento del documento;

c) annullamento della registrazione da parte dell’operatore; Variazione dello stato ad “ANNULLATO” nel sistema di gestione del protocollo informatico. Questo consente comunque la lettura delle informazioni registrate in precedenza e memorizza la data, l’ora ed il soggetto che ha provveduto all’annullamento;

d) apposizione della dicitura “annullato” sull’originale del documento analogico, effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni originarie, unitamente alla data ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.


IV.5. Protocollo differito

1. Nel caso di impossibilità ad attendere all’ordinaria attività di registrazione della corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento possa venire meno un diritto di terzi, il responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio autorizza l’uso del protocollo differito con un provvedimento in cui indica i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata. Pertanto il protocollo differito consiste nel differimento della decorrenza giuridica dei termini di arrivo del documento rispetto alla data di registrazione. 2. Il responsabile dell’ U.O. Protocollo e Archivio, dopo aver assunto il provvedimento di differimento delle operazioni di registrazione, provvede ad assicurare l’inalterabilità dei documenti analogici da protocollare, ponendoli in un luogo sicuro, e redige un verbale in cui dichiara il numero di tali documenti. Sui documenti viene apposto il timbro di ricezione del protocollo e l’ora di ricezione del documento.

IV.6. Protocollo riservato

1. All’interno del software di protocollo si possono attivare procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato, per le quali si renda necessaria la riservatezza delle informazioni. 2. Il protocollo riservato non ha numerazione autonoma, ma è gestito attraverso specifici permessi esclusivi che limitano le attività di visualizzazione e gestione dei documenti protocollati. Nel software di gestione del protocollo la visibilità del documento si limita concedendo un permesso esclusivo sul documento ed eventuali allegati. I soli ad avere la possibilità di gestione e la visibilità sono gli utenti a cui è stato concesso tale permesso; agli altri utenti risultano totalmente invisibili. 3. Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato (protocollazione, classificazione, fascicolazione), sono le medesime adottate per gli altri documenti amministrativi:

a) registrazione degli elementi minimi obbligatori previsti dalla legge, descritti al punto IV.2.1; b) classificazione, come descritto al punto VI.2; c) associazione ai dati di protocollazione del documento, attraverso l’acquisizione a mezzo scanner, come

descritto al punto IV.11; d) eventuale smistamento della documentazione come descritto al punto V.3.6.

IV.7. Registro di protocollo

1. Ai sensi dell’art. 7, comma 5, del D.P.C.M. 3/12/2013, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno. 2. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.

IV.8. Registro di emergenza

1. Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2. Per le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico, si applica quanto previsto all’articolo 63, commi 1-5, del D.P.R. 445/2000.


3. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati o, in caso di registrazioni su supporti analogici, tramite inserimento manuale degli stessi, nella prima giornata lavorativa successiva al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. 4. Il registro di emergenza analogico è depositato presso l’U.O. Protocollo e Archivio.

IV.9. Segnatura di protocollo

1. Ai sensi dell’art. 55 del D.P.R. n. 445/2000, la segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 2. Essendo state recepiti come elementi obbligatori della segnatura di protocollo sia le informazioni minime previste dall’art. 55, comma 1, del D.P.R. n. 445/2000, sia le informazioni facoltative previste all’art. 55, comma 3, del D.P.R. n. 445/2000, gli elementi che compaiono nella segnatura dell’IZSVe sono:

a) numero progressivo di protocollo; b) data di protocollo; c) denominazione dell’ente; d) dicitura “protocollo generale”; e) tipo di corrispondenza (entrata, uscita, interno); f) classificazione (titolo e classe).

3. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo. 4. Nel caso di documenti analogici, la segnatura è posta di norma sul recto del primo foglio del documento mediante l’apposizione di timbro o etichetta, o eventualmente sulla busta nel caso di corrispondenza in arrivo riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto” o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara o ad un concorso pubblico.

IV.1O. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1. L’elenco completo dei documenti esclusi da registrazione obbligatoria, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del D.P.R. n. 445/2000, è descritto nell’allegato n. 9. 2. Con apposito atto del Direttore Generale, su proposta del responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio, potranno essere individuati ulteriori documenti da non protocollare, in occasione della revisione del Manuale.

IV.11. Protocollazione della documentazione

1. L’U.O. Protocollo e Archivio provvede alla registrazione dei documenti in arrivo, in partenza e, se richiesto dalla struttura emittente, interni. 2. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte al punto IV.4, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza. 3. L’U.O. Protocollo e Archivio effettua le sotto indicate operazioni comuni ai documenti in arrivo, in partenza ed eventualmente anche interni:

a) registrazione degli elementi minimi obbligatori previsti dalla legge, descritti al punto IV.2.1;


b) classificazione con l’assegnazione al documento del Titolo e della Classe, secondo quanto stabilito dal Titolario in uso, come descritto al punto VI.2;

c) apposizione della segnatura di protocollo sul documento, come descritto al punto IV.9; d) associazione ai dati di protocollazione del documento sia in formato cartaceo sia in formato

elettronico (file). Nel caso di documento analogico:

1. acquisizione a mezzo scanner dell’immagine del documento, o eventualmente del frontespizio della busta nel caso di corrispondenza in arrivo riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto” o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, in modo che ad ogni documento corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;

2. collegamento dell’immagine alla rispettiva registrazione di protocollo, in modo non modificabile;

3. verifica della leggibilità dell’immagine acquisita e della sua esatta corrispondenza con l’originale cartaceo;

4. archiviazione dell’immagine dello stesso; Nel caso di documento informatico:

1. associazione del file alla rispettiva registrazione di protocollo; 2. archiviazione del file.

e) smistamento della documentazione come descritto al punto V.3.6.

IV.12. Casi particolari

a) Lettere anonime: devono essere protocollate indicando, nel campo mittente, l’anagrafica “Anonimo”. b) Lettere prive di sottoscrizione: vanno protocollate con l’annotazione nel capo Note “Mancanza di

sottoscrizione”. È poi compito dell’U.O.R., e in particolare del responsabile del procedimento amministrativo, valutare caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo un affare o un determinato procedimento amministrativo, le conseguenze della mancanza della firma.

c) Allegati: di norma si effettua solo la registrazione a protocollo del documento di accompagnamento, in cui si riporta il numero di allegati e loro descrizione e si procede con l’acquisizione tramite scanner sia della lettera sia degli allegati. Nel caso di allegati su supporto elettronico - chiavi USB, compact disk ecc. - si effettua la registrazione a protocollo della lettera di accompagnamento, in cui si riporta il numero di allegati e loro descrizione e si trasferiscono i file contenuti nel supporto elettronico sul disco rigido del computer dell’operatore, per la successiva associazione alla registrazione di protocollo. 1. La mancanza di allegati elencati nel documento è indicata nel campo Note (es. “registro di contabilità non allegato”). 2. Nel caso di allegati voluminosi o rilegati su supporto cartaceo (planimetrie, elaborati grafici, tavole, ecc.) o di allegati su supporto informatico in numero elevato, si protocolla solo il documento di accompagnamento e nella registrazione si riporta il numero di allegati, come descrizione si usa la dicitura “Allegati vari come da elenco”, nel campo Note si indica “Documenti depositati presso…”; successivamente si acquisisce mediante scanner il documento di accompagnamento, l’elenco degli allegati e il frontespizio della documentazione. 3. Nel caso gli allegati contengano dati sensibili (es. certificati medici), viene protocollata la lettera di accompagnamento, che in seguito è acquisita tramite scanner insieme agli allegati; successivamente la documentazione completa è inoltrata soltanto all’U.O.R. di competenza, mentre ad altri eventuali destinatari è inoltrata soltanto copia del documento di accompagnamento. 4. Nel caso di allegati pervenuti senza lettera di accompagnamento, nella registrazione di protocollo nel campo Note si usa la dicitura “Documentazione pervenuta priva della lettera di accompagnamento”; successivamente si appone la segnatura di protocollo sul documento contenente


le informazioni più rilevanti ai fini del procedimento e si procede con l’acquisizione tramite scanner di tutti gli allegati e se presente anche della busta. 5. Nel caso pervengano in tempi successivi alla registrazione del documento allegati diversi o ulteriori allegati ad integrazione dei precedenti, si effettua una nuova registrazione di protocollo e nel software di gestione del protocollo è creato un collegamento (link) tra i documenti già registrati e quelli pervenuti successivamente.

d) Originali plurimi: Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un solo e unico numero di protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato, per competenza o per conoscenza, a una o più strutture all’interno dell’Istituto; di norma viene protocollato solo il primo esemplare pervenuto, che viene in seguito trasmesso a tutti i destinatari presenti sul documento. Qualora gli originali pervengano in tempi successivi, si deve riportare la stessa segnatura anche sugli altri esemplari.

e) Documenti con oggetto multiplo: vedi il punto V.8. f) Altri casi: Il responsabile di Area/U.O./Laboratorio può richiedere all’U.O. Protocollo e Archivio la

protocollazione di documenti giunti direttamente alla propria attenzione ma interessanti posizioni giuridiche dell’Istituto; in questo caso sarà oggetto di registrazione la richiesta di protocollazione, mentre il documento a cui s’intende dare valenza giuridico-probatoria verrà trattato come allegato.


CAPO V FLUSSO DOCUMENTALE

V.1. Modalità di trasmissione e ricevimento di documenti

Le modalità di trasmissione e ricevimento dei documenti possono essere molteplici, tra le più frequentemente usate:

a) a mano (normale, notificata); b) per posta (ordinaria, raccomandata, celere, con corriere interno e esterno)

(allegato n. 10); c) per fax; d) per posta elettronica o posta elettronica certificata.

V.2. Trasmissione dei documenti con modalità diversa dall’ordinaria

a) Telefax: 1. I documenti trasmessi via telefax soddisfano il requisito della forma scritta e costituiscono un documento originale a tutti gli effetti di legge, quindi la trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale, qualora sia possibile l’accertamento della fonte di provenienza (art. 45, comma 1 del CAD), intendendo con tale concetto la possibilità di attribuzione certa del documento al sottoscrittore da parte del responsabile del procedimento. Il R.P.A. è comunque tenuto a spedire l’originale, qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta. 2. Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, sul fax si appone la dicitura “Ricevuto via fax”, si protocolla e il R.P.A. deve procedere all’acquisizione dell’originale. Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, di conseguenza qualora venga registrato un documento ricevuto via telefax e venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale a mezzo posta, al documento inviato successivamente al fax è apposto lo stesso numero di protocollo seguito dalla dicitura “Anticipato via fax” e dall’indicazione degli assegnatari. Il responsabile della registrazione a protocollo deve comunque accertarsi che si tratti del medesimo documento; qualora vi fosse qualche correzione, anche minima (es. documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo), si tratterebbe di un documento diverso e quindi andrà registrato con un altro numero di protocollo. Il R.P.A. provvede di norma alla conservazione del documento ricevuto via fax nel fascicolo allegandolo al documento originale. La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento stesso; tuttavia se la copertina del fax riporta informazioni importanti, il timbro o l’etichetta va posto sulla copertina e il documento viene trattato come allegato.

b) Posta elettronica: 1. I documenti trasmessi via posta elettronica (e-mail), analogamente ai documenti

trasmessi via fax, soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi originali a tutti gli effetti di legge, quindi la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale, solo nel caso in cui sia possibile accertare la fonte di provenienza. 2. Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, il documento trasmesso per posta elettronica viene stampato su supporto cartaceo, su questo va apposta la dicitura “Ricevuto via posta elettronica”, è effettuata la registrazione a protocollo e il responsabile del procedimento amministrativo deve procedere all’acquisizione per via ordinaria dell’originale.


Il R.P.A. provvede di norma alla conservazione del documento ricevuto per posta elettronica nel fascicolo, allegandolo al documento originale.

c) Posta elettronica certificata (PEC): 1. L’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie ha

introdotto l’utilizzo della PEC ai sensi dell’articolo 47, comma 3, lettera a), del CAD, in base a cui, le pubbliche amministrazioni istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo. L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata attivato dall’Istituto è stato inserito, a cura dell’amministrazione medesima, nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://www.indicepa.it/). Le informazioni per la gestione delle caselle di PEC sono riportate nell’allegato n. 11. 2. Allo stato attuale, i documenti informatici che pervengono alla casella di posta certificata, vengono trattati dal Protocollo con le medesime procedure usate per i documenti cartacei (registrazione a protocollo, classificazione, smistamento). 3. I documenti informatici destinati all’invio tramite PEC sono trasmessi attraverso l’unica casella di PEC per l’A.O.O.. I documenti informatici da inviare tramite casella di posta elettronica certificata, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (xml, pdf…) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione. Una volta prodotti, i documenti vengono inviati alle caselle di posta elettronica degli operatori di Protocollo per la registrazione. 4. Per il sistema di protocollo utilizzato dall’Istituto è garantita l’interoperabilità, ossia la possibilità, per un sistema di protocollo informatico ricevente di un’amministrazione, di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema di protocollo informatico mittente di un’altra amministrazione, al fine di automatizzare le attività e i processi sottostanti.

V.3. Gestione dei documenti in arrivo

V.3.1. Disposizioni sull’apertura della corrispondenza in arrivo

l. La corrispondenza in arrivo va aperta dal responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio o in caso di delega, assenza o impedimento, da un operatore dell’U.O. Protocollo e Archivio di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e viene separata la documentazione esclusa da registrazione a protocollo elencata nell’allegato n. 9. 2. Per i documenti soggetti a protocollazione contestualmente si provvede alla registrazione, alla classificazione, alla segnatura e smistamento dei singoli documenti ai responsabili delle U.O.R. di competenza, dando priorità a quelli individuabili come urgenti.

V.3.2. Casi particolari

La corrispondenza non viene aperta ma inoltrata al destinatario indicato nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto” o simili, “concorso o selezione” o

simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara o ad un concorso o selezione;

b) corrispondenza nominativa recante le generalità del destinatario o quella indirizzata ai Direttori Generale, Amministrativo, Sanitario o al Presidente del Consiglio di Amministrazione;


c) corrispondenza riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la natura di corrispondenza privata.

V.3.3. Corrispondenza dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara

1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta”, “gara d’appalto” o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura di protocollo direttamente sulla busta (plico o simili) e va inoltrata direttamente all’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo. 2. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento anche sui documenti in essa contenuti, conservando la busta (plico o simili) come allegato. 3. Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

V.3.3 bis. Corrispondenza dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad un concorso o selezione

1. La corrispondenza riportante l’indicazione “concorso o selezione” o simili o comunque dalla cui confezione di evinca la partecipazione ad un concorso o selezione, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione della segnatura di protocollo direttamente sulla busta (plico o simili) e va inoltrata direttamente all’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo. 2. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento anche sui documenti in essa contenuti, conservando la busta (plico o simili) come allegato. 3. Espletato il concorso o selezione e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

V.3.4. Corrispondenza indirizzata ai Direttori Generale, Amministrativo, Sanitario o al Presidente del Consiglio di Amministrazione

1. La corrispondenza indirizzata al Direttore Generale o al Presidente del Consiglio di Amministrazione è inoltrata direttamente ai suddetti, viene aperta e timbrata dall’U.O. Segreteria Direzione Generale, viene esaminata e siglata dagli interessati e trasmessa all’U.O. Protocollo e Archivio per gli adempimenti successivi, ovvero, ove ritenuto da essi opportuno in relazione al contenuto del documento, viene registrata nel protocollo riservato direttamente dall’U.O. Segreteria Direzione Generale. 2. La corrispondenza direttamente indirizzata al Direttore Amministrativo/Direttore Sanitario va direttamente inoltrata al medesimo, viene aperta e timbrata dalla Segreteria ed esaminata e siglata dal Direttore Amministrativo/Direttore Sanitario che provvede, previa indicazione dei destinatari, a trasmetterla all’U.O. Protocollo e Archivio per gli adempimenti successivi.


V.3.5. Documenti presentati allo sportello dell’ufficio dell’U.O. Protocollo e Archivio

l. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’U.O. Protocollo e Archivio è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento e a segnarvi il relativo numero di protocollo. 2. La semplice ricevuta da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori. 3. Qualora il documento sia composto di più pagine, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina, mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione, di cui all’allegato n. 6, sono a carico di chi presenta il documento da protocollare. 4. Nel caso di domande per la partecipazione a certe tipologie di gare o a concorsi, il documento in arrivo può essere preventivamente visionato dall’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevare la completezza e la regolarità della documentazione presentata.

V.3.6. Smistamento e assegnazione del documento in arrivo

1. Il responsabile o l’operatore dell’U.O. Protocollo e Archivio che esamina la corrispondenza, in fase di registrazione a protocollo nel software di gestione, individua il responsabile di U.O.R. a cui assegnare il documento in gestione per competenza e lo inoltra al medesimo; nel contempo il software di protocollo invia automaticamente alla casella di posta elettronica dell’assegnatario un’e-mail con l’informativa della registrazione a protocollo del documento. Il responsabile di U.O.R provvede ad assegnare il documento in arrivo al responsabile del procedimento amministrativo, in base all’organizzazione delle competenze. I documenti protocollati in formato cartaceo sono messi a disposizione delle U.O.R. presso le rispettive cassette postali installate presso l’atrio del Centro Direzionale a cura dell’U.O. Protocollo e Archivio. 2. Il personale sia tecnico sia amministrativo, che si accorga di aver ricevuto un documento inerente a procedimenti amministrativi o affari di competenza di altra Area, deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente all’U.O. Protocollo e Archivio per la ridefinizione e lo smistamento alla struttura competente.

V.4. Gestione dei documenti in partenza

V.4.1. Gestione e trasmissione del documento in partenza

1. Ogni documento in uscita va redatto in due esemplari: l’originale e la minuta descritte al punto III.6. 2. I documenti prodotti dall’IZSVE, indipendentemente dalla forma nella quale sono redatti, devono riportare gli elementi essenziali indicati al punto III.4. 3. Spetta alle singole Strutture espletare le incombenze relative alla gestione di documenti in partenza. Dopo la firma del soggetto che ha redatto il documento in una o più copie a seconda dei destinatari, o del soggetto a cui compete la sottoscrizione a norma di legge, il documento viene trasmesso all’U.O. Protocollo e Archivio per le operazioni di protocollazione. Qualora i destinatari siano più di tre, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato e rinviare all'elenco dei destinatari attraverso la dicitura “Come da elenco riportato nella nota” oppure “Come da elenco allegato”; una copia dell’elenco deve essere redatto e conservato in allegato alla minuta a cura del responsabile del procedimento. 4. La spedizione del documento al destinatario spetta sempre al soggetto che lo ha redatto, attraverso il deposito della corrispondenza nella buca delle lettere collocata presso l’U.O. Protocollo e Archivio, struttura addetta alla spedizione dei documenti, entro le ore 11 per consentire l’invio entro il medesimo giorno lavorativo.


V.5. Gestione dei documenti interni

V.5.1. Caratteristiche generali del documento interno

1. Le modalità di gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono le stesse dei documenti in partenza. 2. I documenti di preminente carattere informativo non aventi valore giuridico probatorio redatti dal personale interno, come memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa ecc. non vanno protocollati.

V.5.2. Trasmissione del documento interno

1. Il responsabile del procedimento amministrativo collabora con l’U.O. Protocollo e Archivio per la trasmissione del documento interno oppure per la sua spedizione, se prevista, che avviene, di norma, come descritto al punto V.4.1.

V.6. Firme e sigle sul documento in partenza e interno

l. Le firme e le sigle di cui al precedente punto III.4. lettera q) sono necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno e in partenza e vanno apposte prima della registrazione di protocollo, se prevista.

V.7. Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo, in partenza, interno

l. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e gestione dei documenti.

V.8. Contenuto e definizione dell’oggetto dei documenti in arrivo, in partenza, interno

1. Ogni documento in arrivo, in partenza, interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente nello spazio riservato all’oggetto a cura dell’autore, che dovrà avere inserito preferibilmente delle parole chiave per facilitare l’individuazione da parte del destinatario circa il contenuto e per l’eventuale ricerca informatica da parte dell’operatore.


CAPO VI GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

VI.1. Gestione archivistica del documento in archivio corrente

1. Il responsabile del procedimento collabora con l’U.O. Protocollo e Archivio ad espletare le incombenze relative alla gestione archivistica del documento nella fase corrente. 2. Per gestione archivistica del documento si intende l’applicazione al documento, in via tradizionale e informatica, almeno dei seguenti strumenti:

a) registro di protocollo, descritto al punto IV.7; b) titolario di classificazione, descritto al punto VI.2; c) repertorio dei fascicoli, descritto al punto VI.6.

VI.2. Titolario di classificazione

l. Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e l’individuazione dei documenti. Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in sottoclassi. 2. Per l’Istituto i titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione contenuto nell’allegato n. 12 del presente provvedimento e non sono modificabili né nel numero né nell’oggetto, se non attraverso le procedure previste di seguito. 3. Il titolario di classificazione è aggiornato periodicamente su iniziativa del responsabile della gestione documentale con atto del Direttore Generale, in occasione della revisione del Manuale; le eventuali modificazioni e integrazioni entrano in vigore il primo gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione. Il presente provvedimento non ha efficacia retroattiva, pertanto il titolario di classificazione non è applicabile ai documenti prodotti prima dell’entrata in vigore del provvedimento d’adozione; i documenti quindi devono essere archiviati secondo il titolario di classificazione, o qualsiasi altro sistema di classificazione in uso alla data nella quale è avvenuta la loro produzione. 4. Atteso che precedentemente all’introduzione delle Linee guida per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico per l’Area Organizzativa Omogenea- Sede centrale approvate con Deliberazione della Giunta Esecutiva n. 1038/2001 non è stato adottato ufficialmente con delibera dell’organo competente alcun titolario, ed anche successivamente all’adozione del titolario proposto nelle Linee guida non è stato emanato alcun atto di approvazione di eventuali modifiche o aggiornamenti, si è effettuata una ricostruzione dei sistemi di classificazione utilizzati in passato, a partire dal 1999 fino al 2010, proponendola nell’allegato n. 13.

VI.3. Classificazione dei documenti

l. Ogni documento, contestualmente alla registrazione a protocollo, è classificato a cura dell’U.O. Protocollo e Archivio con la collaborazione del responsabile del procedimento amministrativo, ove richiesta. 2. Per classificazione si intende l’applicazione del titolario di classificazione, cioè l’assegnazione al documento del titolo, della classe e dell’eventuale sottoclasse.


VI.4. Fascicolazione dei documenti

VI.4.1. Formazione dei fascicoli

1. Ogni documento, anche non protocollato, dopo la sua classificazione deve essere fascicolato. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo, creato a cura del responsabile del procedimento o dai suoi collaboratori. 2. Ciascun fascicolo cartaceo trova nel sistema di protocollo informatico il corrispondente fascicolo informatico. Attraverso il software di protocollo sono inseriti nel fascicolo informatico sia documenti protocollati sia documenti non protocollati, tramite acquisizione di documenti informatici dal proprio file

system o di documenti cartacei mediante scanner. 3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data; ne consegue che i documenti sono organizzati nel fascicolo in modo che la carta più recente sia sempre la prima ad apertura del fascicolo. 4. Ogni fascicolo ha una copertina, detta anche “camicia”, di cui è fornita una rappresentazione nell’allegato n. 14; gli elementi che devono essere indicati sono i seguenti:

a) anno di istruzione; b) titolo e classe di appartenenza; c) numero di repertorio, cioè un numero sequenziale (da 1 a n), attribuito con cadenza annuale, all’interno

dell’ultimo grado divisionale del titolario (es. classe); d) oggetto, cioè una stringa di testo solitamente normalizzata per descrivere compiutamente un affare e/o

un procedimento amministrativo; e) eventuale presenza di sottofascicoli o inserti; f) Unità Organizzativa Responsabile; g) Responsabile del Procedimento Amministrativo.

L’anno va separato dalla classificazione con un trattino (-), i gradi divisionali della classificazione vanno distinti tra loro con una barra (/) e la classificazione dal numero del fascicolo con un punto (.), indicando il titolo con una cifra romana (I, II, III, ecc.) e la classe con cifra araba (1,2,3, ecc.). L’oggetto, infine, deve essere scritto tra virgolette caporali o inglesi («»). Alcuni esempi di individuazione di un fascicolo sono illustrati nell’allegato n. 15.

VI.4.2. Tipologia di fascicoli

a) Il fascicolo per affare o procedimento amministrativo

1. Il fascicolo per affare o procedimento amministrativo comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare (es. costruzione di un nuovo edificio o effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale). 2. Il fascicolo per affare o procedimento amministrativo ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura; può comunque essere gestito su base annuale, venendo “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura. 3. L’esaurimento dell’affare o il termine del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude l’affare o il procedimento amministrativo stesso.


b) Il fascicolo per attività

1. Il fascicolo per attività comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti (es. richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato). 2. Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (es. mensili).

c) Il fascicolo per persona

l. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario; quindi un fascicolo per persona comprendendo tutti i documenti che si riferiscono a un dipendente, ne contiene anche con classifiche diverse. 2. Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto di lavoro e viene di norma chiuso nel momento in cui cessa il rapporto stesso, per questo motivo quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte. 3. I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica, che viene ordinata secondo il cognome e nome dei dipendenti, ritenendolo il criterio più rispondente alle modalità di ricerca.

VI.5. Repertorio dei fascicoli

1. È il registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo annuale i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno di ciascuna classe del titolario. Il repertorio è unico per l’A.O.O.; ne consegue che la catena numerica che assegna il numero ai singoli fascicoli è trasversale a tutte le U.O.R. dell’A.O.O.. Il repertorio è gestito dal sistema di protocollo informatico e dal momento che ciascun fascicolo all’atto di apertura viene iscritto nel repertorio dei fascicoli, ciascun fascicolo cartaceo trova nel sistema di protocollo il corrispondente fascicolo informatico e viceversa. 2. Gli elementi costitutivi sono:

a) data di istruzione del fascicolo; b) indice di classificazione completo (titolo, classe); c) numero di fascicolo ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati

progressivamente all’interno del fascicolo, se sottofascicolo, o del sottofascicolo, se inserto; d) data di chiusura; e) oggetto del fascicolo ed eventualmente oggetto dei sottofascicoli e inserti; f) movimentazione dei fascicoli, cioè spostamento fisico; g) annotazione dello status relativo all’età: corrente, deposito, storico (ubicazione dei fascicoli -

inventario topografico); h) annotazione del versamento all’archivio di deposito; i) annotazione del versamento all’archivio storico o in alternativa dello scarto.


VI.6. Documenti soggetti a registrazione particolare: i repertori e le serie archivistiche

Alcuni tipi di documenti vengono gestiti, in ordine cronologico, all’interno di serie annuali, mediante l’adozione di appositi registri detti repertori. Per repertorio s’intende il registro dove sono annotati giorno per giorno documenti soggetti a obbligatoria registrazione uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto. Si parla a riguardo dei seguenti repertori:

a) contratti e convenzioni; b) delibere del Direttore Generale (D.D.G.); c) delibere del Consiglio di Amministrazione (D.C.A.); d) Determine Dirigenziali.

VI.6.1. Serie delle delibere, dei contratti, delle convenzioni e rispettivo repertorio generale

l. Ciascun complesso delle delibere, dei contratti e delle convenzioni costituisce una serie. 2. Ciascuna serie delle delibere, dei contratti e convenzioni deve essere corredata da un proprio repertorio generale. 3. Nel repertorio generale vanno indicati il numero progressivo, denominato “numero di repertorio”, che identifica il documento all’interno della serie, e gli elementi rilevanti sul piano amministrativo e gestionale. 4. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il l gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

VI.6.2. Gestione del repertorio generale delle delibere, dei contratti e delle convenzioni

l. Presso la Direzione generale o ufficio delegato sono conservati i repertori generali delle delibere del Direttore Generale, del Consiglio di Amministrazione e delle Determine Dirigenziali relative agli ultimi cinque anni. 2. Presso l’U.O. Ufficio Legale e Contenziosi sono conservati i repertori generali relativi agli ultimi cinque anni dei contratti e delle convenzioni predisposti dall’Istituto. 3. I contratti e le convenzioni vengono protocollati.

VI.6.3.Gestione delle delibere, dei contratti e delle convenzioni

l. Per ogni delibera è prodotto un unico originale, ferme restando le copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio. L’originale va conservato nella rispettiva serie (es. serie delle delibere del Consiglio di Amministrazione) e ordinato secondo il numero di repertorio 2. Per ogni contratto o convenzione sono prodotti di norma due originali.


VI.7. Conservazione e custodia dei documenti

L’archivio corrente è conservato dai responsabili dei procedimenti amministrativi e per i documenti concernenti l’attività di laboratorio, dai responsabili di Struttura.


CAPO VII GESTIONE DELL' ARCHIVIO DI DEPOSITO

VII.1. Versamento della documentazione all’archivio di deposito

l. Periodicamente - di norma una volta all’anno, ma in caso di particolari esigenze degli uffici (mancanza di spazio negli armadi) anche più frequentemente - ogni ufficio deve conferire all’archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente. La procedura è la seguente:

a) richiesta di intervento, tramite servizio presente nella Intranet aziendale, da parte del responsabile dell’Area/U.O./Laboratorio, al fine di conferire i propri faldoni dall’archivio corrente all’archivio di deposito;

b) redazione da parte del responsabile dell’Area/U.O./Laboratorio dell’elenco di versamento utilizzando il servizio presente nella Intranet aziendale, compilando il modello riportato nell’allegato n. 16 nel quale vanno elencate le buste (faldoni) e i registri da versare distinti per serie. Non si richiede la forma digitale di tale modello in quanto, la richiesta intranet a cui viene allegato, è sottoposta ad autorizzazione dirigenziale;

c) trasferimento fisico della documentazione all’archivio di deposito, nel rispetto dell’ordinamento.

Ricevuta la documentazione, il responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio controlla la corrispondenza fra la stessa e l’elenco di versamento; successivamente il responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio predispone l’elenco di consistenza, integrato con l’indicazione topografica e il registro dei versamenti. 2. I fascicoli del personale vanno trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione dal servizio del dipendente. I repertori generali e le serie esaurite da oltre cinque anni vanno conferiti all’archivio di deposito.

VII.2. Piano di conservazione

1. In attesa di adottare il Piano di conservazione ai sensi dell’art. 68 del D.P.R. n 445/2000 e D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, si è provveduto alla redazione del Prontuario di selezione, riportato nell’allegato n. 17. Per Prontuario si intende l’elenco in ordine alfabetico, coordinato con il titolario di classificazione, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne). 2. Il Prontuario di selezione è modificato periodicamente su proposta del responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio con atto del Direttore Generale, in occasione della revisione del Manuale.

VII.3. Selezione e scarto d’archivio

1. Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli all’archivio storico (sezione separata), devono essere effettuate le operazioni di selezione, ossia di valutazione critica, con lo scopo di individuare i documenti da destinare a conservazione permanente e quelli invece da sottoporre a scarto, ossia a eliminazione fisica, sulla base del Prontuario di selezione descritto al punto VII.2.. La procedura prevede:

a) redazione dell’elenco di scarto sul modello riportato nell’allegato 18;


b) predisposizione della Determina Dirigenziale da trasmettere alla Soprintendenza archivistica per il Veneto

c) trasmissione alla Soprintendenza archivistica per il Veneto, a mezzo Posta Elettronica Certificata, della suddetta Determina Dirigenziale con allegato l’elenco di scarto;

d) rilascio del nulla osta da parte della Soprintendenza e determinazione dirigenziale per il conferimento della documentazione a ditta specializzata in servizi di smaltimento;

e) rilascio di certificato di avvenuta distruzione della documentazione da parte della ditta specializzata in servizi di smaltimento e successiva trasmissione alla Soprintendenza.

La Soprintendenza archivistica per il Veneto ha competenza per autorizzare lo scarto anche della documentazione dell’IZSVe presente presso le Strutture situate in altre regioni (nello specifico Friuli Venezia-Giulia e Trentino Alto-Adige), secondo il principio della competenza della Soprintendenza dove insiste la sede legale.

VII.4. Consultazione della documentazione

1. E’ consentito l’affidamento temporaneo di documentazione già trasferita all’archivio di deposito all’Area/U.O./Laboratorio dell’Istituto interessato; l’utente non deve alterare l’ordine dei documenti originali, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo. La procedura è la seguente:

a) l’utente compila una richiesta, utilizzando l’apposita sezione della Intranet aziendale, indicando gli estremi identificativi della documentazione richiesta, i dati identificativi del richiedente e della relativa Area/U.O./Laboratorio di appartenenza nonché la data della richiesta risultano in automatico nella pagina di richiesta intranet;

b) il prelievo dall’archivio è effettuato esclusivamente dal personale dell’U.O. Protocollo e Archivio. Se la richiesta è relativa a singoli documenti contenuti nei faldoni depositati in archivio, si procede con la scansione degli stessi che vengono successivamente inseriti come allegato alla richiesta intranet (ed eventualmente trasmessi alla struttura richiedente via e-mail), se invece l’U.O. richiedente ha la necessità di prelevare il faldone con tutta la sua documentazione, lo stesso viene consegnato e la richiesta nella intranet resta aperta fino alla restituzione di quanto prelevato;

c) il personale dell’U.O. Protocollo e Archivio, con periodicità stabilita in base al numero di richieste aperte, verifica che avvenga la restituzione puntuale dei documenti affidati all’Area/U.O./Laboratorio interessata.


CAPO VIII GESTIONE DELL’ARCHIVIO STORICO

(SEZIONE SEPARATA D’ARCHIVIO)

VIII.1. Funzioni e compiti

1. In base all’art. 69 del D.P.R. n. 445/2000, i documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti nella sezione separata d’archivio, che è parte integrante dell’U.O. Protocollo e Archivio. 2. La sezione separata d’archivio:

a) cura la conservazione e la tutela dei documenti; b) procede al riordino e, laddove necessario, al restauro dei documenti, mantenendo i documenti secondo

l’ordine originario e il principio di provenienza; c) redige e aggiorna gli inventari e gli altri mezzi di corredo (elenco di consistenza, guida d’istituto, guida

topografica, …); d) gestisce la consultazione della documentazione, come descritto al punto II.8; e) promuove e valorizza l’archivio attraverso l’ampliamento dei servizi, la realizzazione di ricerche e

studi, mostre, esposizioni, l’organizzazione di seminari e conferenze, come descritto al punto II.7.

VIII.2. Conservazione

L’Istituto Zooprofilattico delle Venezie conserva presso la propria struttura il suo archivio storico e provvede alla sua inventariazione.


CAPO IX DISPOSIZIONI FINALI

IX.1. Modalità di comunicazione del manuale

In ottemperanza dell’art. 5, comma 3 del D.P.C.M. 31.10.2000 e art. 5, comma 3, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche per il protocollo informatico”, il presente Manuale è reso pubblico attraverso la pubblicazione sul sito Internet dell’Istituto (http://www.izsvenezie.it/).

IX.2. Modalità di aggiornamento del manuale

Il Manuale e i relativi allegati verranno aggiornati ogniqualvolta risulti necessario, a seguito di innovazioni normative o regolamentari, con atto del Direttore Generale su proposta del responsabile della gestione documentale.

IX.3. Efficacia del manuale

Il presente manuale entra in vigore dalla data di approvazione del Direttore Generale.

IX.4. Ulteriori riferimenti

l. Per quanto non espressamente previsto dal presente provvedimento, si farà riferimento alla normativa vigente in materia, adottando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell’attività amministrativa.

ALLEGATO n. 1 Norme e siti web di riferimento

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

D.P.R. 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403 - Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della L. 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative.

D.P.C.M. 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.

Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352.

D.P.C.M. 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell'art. 78 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513.

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Circolare 16 febbraio 2001, n.27 - “Art. 17 del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 – Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.

Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche".

Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 Recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. 31 (Art. 7, comma 6, del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 recante "Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428" - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili.)

Direttiva 16 gennaio 2002, del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie – Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali.

Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.

Direttiva 9 dicembre 2002 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie-Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.

Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione.

D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali. Decreto 14 ottobre 2003 del Ministro - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo

informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie - Impiego della posta

elettronica nelle pubbliche amministrazioni. Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per

l’anno 2004.

D.P.C.M. 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137.

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale (CAD). Decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235; D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta

elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 ¬ Disposizioni integrative e correttive al Decreto legislativo

07-03-2005, n. 82, recante Codice dell’amministrazione digitale. Decreto legislativo 24 marzo 2006, n.156 - Disposizioni correttive ed integrative al decreto

legislativo 22.01.2004, n.42, in relazione ai beni culturali. D.P.C.M. 6 maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta

elettronica certificata assegnata ai cittadini. Circolare AgID 23 gennaio 2013, n. 60 - Segnatura protocollo. DPCM 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,

duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

ALLEGATO n. 2

Organigramma

AREA DIREZIONE

GENERALE

(Direttore Generale)

AREA DIREZIONE GENERALE

(Direttore Generale)

U.O. Attuazione e raccordo interventi in materia di sicurezza

U.O. Gestione Ambiente

U.O. - Segreteria Direzione Generale

Area Legenda:

Struttura complessa

Struttura semplice

Unit à operativa

U.O. Ufficio Legale e Contenziosi

S.S. – SERVIZIO GESTIONE AFFARI LEGALI

E CONTENZIOSI

U.O. Servizio Prevenzione e

Protezione

U.O. Affari Legali

S.S. – SERVIZIO GESTIONE SICUREZZA ED AMBIENTE

U.O. Ingegneria clinica

U.O. Controllo di Gestione

RSPP

SCS3 DIAGNOSTICA

SPECIALISTICA, ISTOPATOLOGIA E PARASSITOLOGIA

Lab. CRN Apicoltura

UO Biologia molecolare e TSE

Lab. Istopatologia

SCS4 EPIDEMIOLOGIA

VETERINARIA

SCS5 RICERCA E INNOVAZIONE

SCS6 VIROLOGIA SPECIALE E

SPERIMENTAZIO - NE

SCS7 COMUNICAZIONE E CONOSCENZA PER LA SALUTE

Lab. GIS

’

Lab. Zoonosi virali, patogeni emergenti

e riemergenti

Lab. Diagnostica innovativa

Lab. Ricerca applicata

Lab. Virologia speciale

Lab. Ricerca in modelli animali

UO Virologia speciale animali

acquatici

Lab. Accettazione e relazioni con l ’ utenza

Struttura complessa

Lab. Parassitologia

Lab. Comunicazione della scienza

Servizio formazione e sviluppo delle

professioni

U.O.Veterinaria

centralizzata

protezione

animali utilizzati a

fini scientifici

Struttura semplice

Unit à operativa

UO Colture cellulari, reagenti e

produzione

SCS1 ANALISI DEL RISCHIO E

SORVEGLIANZA IN SANIT À PUBBLICA

SCS2 CHIMICA

Lab. Controlli ufficiali

Piattaforma biomolecolare

( Biofood )

Lab. Patogeni alimentari e antibiotico - resistenza

U.O. Analisi del rischio

Lab. Farmaci

veterinari e

ricerca

Lab. Anabolizzanti

Lab. Contaminanti e biomonitoraggio

Lab. Tossicologia alimentare

Centro servizi ausiliari comuni

DSBIO – DIPARTIMENTO DI SCIENZE

BIOMEDICHE COMPARATE

Lab. Sorveglianza epi ., legislazione

veterinaria e benessere animale

SCS8 VALORIZZAZIONE

DELLE PRODUZIONI ALIMENTARI

Lab. Chimica sperimentale ( VI )

Lab. Tecnologie alimentari ( VI )

Centro servizi alla produzione (PD)

Lab. Tecnologie alimentari (VE)

AREA dei SERVIZI

TECNICO / SANITARI

SEDE di LEGNARO

(Direttore Sanitario)

S.S. – STAFF DELLA DIREZIONE SANITARIA

CENTRO SPECIALISTICO

DI ITTIOPATOLOGIA

Dipartimento

Area

Legenda:

Osservatorio epidemiologico veterinario FVG

(UD)

Centro specialistico

Lab. Gestione risorse

informatiche e innovazione

tecnologica

U.O. Ecologia

microbica

U.O. Piattaforma

NanoFood

CREV – Lab.

Gestione banche dati

e anagrafe

Osservatorio

epidemiologico

CREV – Lab. IT e

sistemi informativi

Lab.

Epidemiologia

applicata

all’ambiente acquatico

SCT1 VERONA E VICENZA

Lab. Diagnostica clinica e sierologia

di piano

Lab. Controllo ufficiale alimenti

SCT3 PADOVA E ADRIA -

DIAGNOSTICA IN SANIT À ANIMALE

SCT2 TREVISO, BELLUNO E SAN DON À DI PIAVE

SCT4 FRIULI VENEZIA GIULIA

SCT5 TRENTO SCT6 BOLZANO

U.O. Biologia molecolare

Lab. Diagnostica clinica

Lab. Virologia diagnostica

Lab. Sierologia e malattie pianificate


U.O. Biologia molecolare

Lab. Batteriologia speciale

UO Supporto territoriale prov. di

Belluno


Venezia



UO Biologia molecolare


UO Sierologia di piano


di piano

UO Biologia molecolare


Lab. Autocontrollo


U.O.

Autocontrollo


U.O. Biologia

molecolare

S.T. di VERONA S.T. di TREVISO

S.T. di BELLUNO

S.T. di SAN DON À di P.

S.T. di PADOVA

S.T. di UDINE

S.T. di TRENTO S.T. di BOLZANO S.T. di PORDENONE

Lab. Diagnostica sierologica e

assistenza tecnica

UO Eco - patologia

DSPASP – DIPARTIMENTO DI PATOLOGIA ANIMALE E SANITA ’

PUBBLICA

S.T. di ADRIA


Rovigo

AREA dei SERVIZI

TECNICO / SANITARI

Sezioni territoriali

(Direttore Sanitario) Struttura complessa

Struttura semplice

Unit à operativa

Dipartimento

Area

Legenda:

S.T.di VICENZA

Lab. per gli

interventi assistiti

con gli animali

(IAA)

Lab. Medicina

aviare

Lab. Diagnostica

clinica

AREA

TECNICO / AMMINISTRATIVA

(Direttore Amministrativo)

AREA DEI SERVIZI

TECNICO / AMMINISTRATIVI

(Direttore Amministrativo)

SCA1 – RISORSE

UMANE, RAPPORTI

ESTERNI E GESTIONE

DOCUMENTI

Area Legenda:

Struttura complessa

Struttura semplice

Unit à operativa

U.O. Gestione Economica e Trattamento

Previdenziale

U.O. Programmazione e Acquisizione Risorse

Umane

U.O. Benessere Organizzativo

U.O. Gestione Giuridica e Relazioni

Sindacali

U.O. Supporto Organi Istituzionali e Gestione Atti

U.O. Segreteria direzione

amministrativa

SCA2 – GESTIONE

ECONOMICO – FINANZIARIA

E APPROVVIGIONAMENTI

S.S. – GESTIONE

DELLE RISORSE

ECONOMICO

FINANZIARIE

U.O. Gestione bilancio, fiscale e budget economico

U.O. Costi, Passività e Cassa

U.O. Ricavi e Fatturazione attiva

U.O. Gestione contabile beni a

patrimonio

U.O. Sviluppo e Valorizzazione

Professionale e Motivazionale delle RU

S.S. – GESTIONE

RISORSE UMANE,E

BENESSERE DEL

PERSONALE

U.O. Gestione Esecuzione Contratti

U.O. Acquisti in economia

U.O. Gare e Contratti per acquisto di Beni a

Patrimonio

U.O. Gestione Automezzi

U.O. Gestione Amministrazione digitale e privacy

U.O. Protocollo e Archivio

S.S. –APPROVVIGIONAMENTO

E GESTIONE DI BENI E

SERVIZI

U.O. Gare e Contratti per acquisto di Servizi

U.O. Gare e Contratti per acquisti di beni di consumo

U.O. Portineria e Centralino

S.S. – AFFARI GENERALI,

PROGETTI E

CONVENZIONI, SERVIZI

ISTITUZIONALI E

DIGITALIZZAZIONE

U.O. Contratti e convenzioni attive e passive

e Supporto e rendicontazione progetti e

convenzioni

U.O. Magazzino

U.O. Logistica

U.O. Gestione Amministrativa Appalti e

gare strategiche

SCST – SERVIZIO

TECNICO

S.S. – SERVIZIO PROGETTAZIONE, INNOVAZIONE E GESTIONE

TECNICO-AMMINISTRATIVA APPALTI

U.O. Gestione Amministrativa ed economica Lavori

pubblici, appalti, gare e contratti

U.O. Gestione manutenzioni

infrastrutturali ed impiantistiche

U.O. Collaudi, utenze e consumi energia U.O. Progettazione e

sviluppo Infrastrutture ed Impianti

U.O. Gestione Fabbricati e Patrimonio

ALLEGATO n. 3

Deliberazione della Giunta Esecutiva n. 1038/2001

ALLEGATO n. 4

Regolamento d’archivio

ALLEGATO n. 5

Moduli di richiesta di consultazione della documentazione

Consegna della documentazione richiesta

Il sottoscritto …………………..………………….…….. dichiara di aver ricevuto in data ……………….. la

seguente documentazione:

Serie

Busta

Fascicolo

Il richiedente Il Responsabile dell’UO Protocollo e Archivio ………………………….………. ………………………….……….

Restituzione della documentazione

Si attesta che la suindicata documentazione è stata restituita all’ U.O. Protocollo e Archivio dal

Sig. …………………..……………….. in data ………………..


Richiesta di consultazione interna della documentazione

Il sottoscritto …………………..……….. dell’Area/U.O.R./Laboratorio …………………..………………..

in data ……………….. chiede la consultare il seguente materiale:

Serie

Busta

Fascicolo


Richiesta di consultazione esterna della documentazione

Il sottoscritto ……………..……….………..…….., nato a …………………………….., il ………………..

e residente a …………………..….…… prov ………. via ………………………………… CAP …………..

doc d’identità ………………………………………… in data …………………..

chiede di consultare ai fini ………………………………………….…………. la seguente documentazione:

Serie

Busta

Fascicolo


ALLEGATO n. 6

Tariffario per fotoriproduzione dei documenti

ALLEGATO n. 7

Rapporti di prova

GESTIONE PROCESSO ANALITICO (MP GPA)

GESTIONE ESECUZIONE ANALISI

PR GEA Rev. 06 – 07/15

MP GPA_PR GEA - processo gest esecuz analisi.doc

DOCUMENTO NON FOTOCOPIABILE Pag. 1 / 20

OBIETTIVO DEL PROCESSO

Fornire un risultato analitico chiaro e leggibile con il livello di incertezza adeguato all’utilizzo previsto.

RESPONSABILITA’ Responsabile di Laboratorio TIPO DI PROCESSO

Macro

X Principale

Supporto

INIZIO Stampa foglio di lavoro FINE Emissione Rapporto di prova

Informazioni Generali

Le modalità descritte nel presente flusso sono state identificate al fine di rispondere alle esigenze dei clienti in termini di metodi analitici applicati e gestione delle risorse specificatamente rivolte a fornire un risultato di prova coerente con i requisiti definiti in

sede di riesame del contratto e/o piani di monitoraggio e/o di eradicazione.

DEFINIZIONI SPECIFICHE

• Aliquota: parti in cui è suddiviso il campione in fase di prelevamento;

• Alimento deteriorabile: prodotto alimentare conforme all’art.1 del Decreto 16.12.1993;

• Alimento non deteriorabile: prodotto alimentare non conforme all’art.1 del Decreto 16.12.1993;

• Analisi di 1° istanza: determinazione analitica eseguita su una aliquota del campione prelevato dagli organi incaricati del controllo per determinarne la conformità rispetto ai parametri di legge;

• Analisi di 2° istanza: determinazione analitica eseguita su una seconda aliquota di un campione risultato non conforme all’analisi di 1° istanza;

• Campione ufficiale: campione prelevato dagli organi ufficiali di controllo secondo le modalità previste da normative specifiche;

• Campione non ripetibile: prodotto alimentare pervenuto in un’unica aliquota oppure con data di scadenza inferiore al tempo necessario per l’esecuzione dell’analisi di prima e seconda istanza.

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

1. UNI CEI EN ISO/IEC 17025 - Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e taratura.

2. ISO 7218 - Microbiology of food and animal feeding stuffs – General rules for microbiological examinations;

3. Documento Accredia RT-08 - Prescrizioni per l’accreditamento dei laboratori di prova; 4. D. Lgs. 03.03.1993 n. 123 Art. 4; 5. Legge 24.11.1981 n° 689 - Modifiche al sistema p enale; 6. Legge n.283 del 30/94/1962 - Disciplina igienica della produzione e della vendita delle sostanze

alimentari e delle bevande; 7. D.P.R. n. 327 del 26/03/1980 - Regolamento di esecuzione della legge n.283 del 30/94/1962, e

successive modificazioni, in materia di disciplina igienica della produzione e della vendita delle sostanze alimentari e delle bevande;

8. Regolamento 882/2004/CE - relativo ai controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali;

9. Circolari applicative del Piano Nazionale Residui; 10. Circolari applicative del Piano Nazionale per l’Alimentazione Animale; 11. Circolare 5511/P-I.4.c.b/5 del 12/02/2007 - Aspetti applicativi del Regolamento 882/2004/CE –

Diritto di controanalisi; 12. Circolare 10440-P-15/05/2008 del Ministero della Salute - Aspetti applicativi del Regolamento

882/2004/CE – Diritto di controanalisi su alimenti e mangimi di origine animale oggetto di scambi intracomunitari;

13. D.M. 31.07.1995 (G.U. n° 279 29.11.1995); 14. Circolare 600.9/31.64/56 del 14.01.99 del Ministero della Sanità; 15. Circolare Ministero della Sanità N° 2 del 04.01 .1972;



PR GEA Rev. 06 – 07/15



16. Circolare Ministero della Sanità N° 32 del 03.0 8.1985; 17. Ordinanza Ministero della Sanità 7.12.93 (G.U. 13.12.93 n. 291); 18. Ordinanza Ministero della Sanità 10.02.2012 - Norme sul divieto di utilizzo e di detenzione di esche

o di bocconi avvelenati; 19. DPR 14 gennaio 1997 n° 54 (G.U.12.03.97 n°59), esclusivamente art 19, 26 e allegato C, capitolo

I, lettera A) punti 4 e 7; 20. Delibere regionali/provinciali relative alla vendita del latte crudo (Delibera regione Veneto n. 2950

del 11.10.2005; delibera Provincia Autonoma di Trento n. 1835 del 08.09.2006); 21. Regolamento CE n. 2073/2005 della Commissione del 15 novembre 2005 – Criteri microbiologici

applicabili ai prodotti alimentari (G.U. Unione Europea L 338/1 del 22.12.05) e successive modifiche ed integrazioni;

22. Regolamento CE n. 2074/2005 della Commissione del 5 dicembre 2005 – recante modalità di attuazione relative a taluni prodotti…. (G.U. Unione Europea L 338/1 del 22.12.05) e successive modifiche ed integrazioni;

23. Regolamento (CE) N. 882/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29.04.04 - Controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali;

24. Linee guida relative all’applicazione del Regolamento CE della Commissione europea n. 2073 del 15 novembre 2005 che stabilisce i criteri microbiologici applicabili ai prodotti alimentari. Rep. n. 93/CSR del 10 maggio 2007;

25. Reg. 1441/2007 della commissione del 5 dicembre 2007 che modifica il regolamento (CE) n. 2073/2005 sui criteri microbiologici applicabili ai prodotti alimentari.

Nota: per i riferimenti non datati vale l’ultima edizione del documento a cui si fa riferimento, compresi gli aggiornamenti (amendment) e correzioni (corrigendum); evidenza dell’edizione recepita è riportata nell’allegato “ALL 001” delle procedura “PG 2/1”.



PR GEA Rev. 06 – 07/15



IZIL

AB

NC

mN

Cm

IZIL

AB



PR GEA Rev. 06 – 07/15



GESTIONE ESECUZIONE ANALISI (PR-GEA)

OPERATORE ABILITATOProcessi Interagenti e/o

Documenti in OUTPUT

RESPONSABILE

LABORATORIO

Processi Interagenti e/

o Documenti in INPUT

5

Disponibilità dati grezzi

7

Verifica dati grezzi ed espressione

risultato di prova

Verifica positiva

?

Le verifiche previste dal metodo

sono positive

?

A

GESTIONE

RECLAMI, NC, AC,

AP

No

NoSì

Sì

NC

m

GESTIONE

RECLAMI, NC, AC,

AP

NC

m

6

Compilazione foglio di

lavoro

E’ un campione a pagamento

?

CB

Sì No

Foglio di lavoro

compilato



PR GEA Rev. 06 – 07/15





o Documenti in

OUTPUT

RESPONSABILE LABORATORIO

ADDETTO

ACCETTAZIONE E

REFERTAZIONE DEL

LABORATORIO

Processi

Interagenti e/o

Documenti in

INPUT

No

Sì No

?

?

Si tratta di analisi chimica

8

Campione ufficiale di alimenti

su cui ripetere l’analisi

E

F

C

9

Invio telegramma/fax

convocazione

Sì

D

IZS MOD 158

Fac-simile

comunicazione per la

convocazione per

l’apertura campioni



PR GEA Rev. 06 – 07/15




Processi Interagenti e/o

Documenti in OUTPUTRESPONSABILE LABORATORIO

ADDETTO ACCETTAZIONE E

REFERTAZIONE DEL LABORATORIO


o Documenti in INPUT

Verifica e Firma

10

Segnalazione sul foglio di

lavoro

12

Segnalazione di positività

?

Dati fuori limite di legge

Sì

Segnalazione Positività

(eventuale)

E

11

Inserimento dati in

IZILAB e stampa RDP

?

Presenza dati fuori limite di

legge

Sì No

G

IH

No

GESTIONE

PIANIFICAZIONE

FINANZIARIA,

AMMINISTRATIVA E

CONTABILE (Gestione

del protocollo)

GESTIONE DEL

CAMPIONE

M

11

Inserimento dati in

IZILAB e stampa RDP

Rapporto di prova

Segnalazione positività

B

Foglio di lavoro

convalidati

IZIL

AB



PR GEA Rev. 06 – 07/15





PR GEA Rev. 06 – 07/15



Fase Descrizione Modulistica Note

1

Programmazione attività e

assegnazione risorse e priorità

Ove applicabile, il Responsabile del Laboratorio definisce una programmazione dell’attività analitica, secondo una opportuna cadenza periodica (settimanale, mensile o altro), nell’ambito della quale vengono identificate le attività di massima da espletare giornalmente. Sulla base di esigenze operative contingenti, il Responsabile del Laboratorio può variare tale programmazione, rendendo disponibili o meno i fogli di lavoro. Il Responsabile del Laboratorio, in base alla tipologia del campione pervenuti, stabilisce priorità e risorse, coerentemente con il programma di attività, ove applicabile, e con le esigenze del cliente. Nel caso di analisi microbiologiche e biomolecolari su alimenti e tamponi/spugnette di tipo ambientale, alimentare e da carcassa, la programmazione dell’attività deve rispettare la seguente tempistica di inizio analisi:

- prodotti freschi e refrigerati: possibilmente entro 24 ore dall’arrivo (se non è possibile evitare un periodo lungo di stoccaggio, i campioni devono essere congelati a una temperatura inferiore a -18°C, ripo rtando questa evenienza nel rapporto di prova);

- prodotti pastorizzati e simili: il più presto possibile e prima della data di scadenza;

- prodotti stabili: il più presto possibile e prima della data di scadenza;

- prodotti stabili alterati: il più presto possibile e comunque entro le 48 ore.

2

Verifica idoneità campione positiva?

La verifica dei campioni ha lo scopo di accertarne l’idoneità a essere analizzati, in relazione agli specifici accertamenti analitici richiesti. Di seguito, vengono riportati i principali motivi di inidoneità:

• Campioni di alimenti, di mangimi e di tamponi/spugnette di tipo ambientale, alimentare e da carcassa per analisi microbiologiche, biomolecolari e chimiche: - quantità insufficiente per l’analisi; - natura del campione non corrispondente a quanto descritto nel foglio di

lavoro o nel documento di accompagnamento; - numero di unità campionarie non corrispondenti a quanto indicato nel

documento di accompagnamento;

Flusso

Flusso



PR GEA Rev. 06 – 07/15




- confezione non integra.

• Campioni per analisi sierologiche - quantità insufficiente per l’analisi; - natura del campione non corrispondente a quanto descritto nel foglio di

lavoro o nel documento di accompagnamento; - campioni alterati (ad esempio, sieri emolitici).

• Campioni per analisi diagnostiche (anatomia patologica, virologia, batteriologia) - quantità insufficiente per l’analisi; - natura del campione non corrispondente a quanto descritto nel foglio di

lavoro o nel documento di accompagnamento; - stato di conservazione non adeguato (ad esempio, organi o carcasse

consegnati in avanzato stato di putrefazione).

3

Verifica reagenti, materiali e

apparecchiature positiva?

Prima di iniziare l’attività analitica, l’operatore qualificato è tenuto ad accertarsi che le apparecchiature si trovino in corretto stato di funzionamento e di conferma metrologica. Egli verifica anche la disponibilità e la validità dei reagenti e dei materiali in uso. Questa attività di verifica non è soggetta a registrazione, se non in caso di esito negativo, allorquando l’operatore provvede a segnalare la non conformità rilevata.

4

Esecuzione Analisi e registrazione dati su foglio di lavoro

Gli operatori qualificati provvedono a:

• eseguire le fasi di prelievo e di preparazione dei campioni secondo le modalità previste dai specifici documenti di laboratorio;

• eseguire le determinazioni analitiche richieste, indicate nel foglio di lavoro, secondo le modalità previste dalle corrispondenti procedure di prova (PDP);

• trascrivere sul foglio di lavoro, se del caso anche utilizzando moduli allegati, almeno le seguenti informazioni:

� data di inizio analisi, � nominativo/nominativi dell’operatore che esegue le varie fasi delle

analisi previste dalle PDP,

IZS MOD 042 (PR GEA) Verbale relativo all’apertura di

campioni per la ripetizione di analisi da effettuare ai sensi del D. Lgs.

03.03.1993 n. 123 Art. 4

Flusso

Flusso

IZS MOD 042



PR GEA Rev. 06 – 07/15




� dati grezzi dei risultati, ove applicabile, � risultato finale e, quando applicabile, incertezza di misura, � data di fine analisi.

Per quanto riguarda reagenti kit e materiali di riferimento e per le attrezzature utilizzate per l’esecuzione delle analisi, la tracciabilità viene garantita rispettivamente attraverso il carico/scarico secondo le indicazioni riportate nel processo “PR GRMR - Gestione reagenti, kit e materiali di riferimento” e le informazioni riportate nel SW RDA. I fac-simile dei fogli di lavoro e le loro denominazioni disponibili nel gestionale Izilab sono riportati nel modulo “IZS MOD 259 (PR GEA) – Fac-simile dei Fogli di Lavoro Izilab”. I modelli dei Fogli di Lavoro disponibili sono i seguenti:

• Foglio di Lavoro Istopatologia;

• Foglio di Lavoro Lista PM;

• Foglio di Lavoro Orizzontale;

• Foglio di Lavoro Completo PM;

• Foglio di Lavoro Singolo campione;

• Foglio di Lavoro Verticale Completo

• Foglio di Lavoro Verticale. Modalità operative specifiche riguardanti campioni di alimenti e di tamponi/spugnette di tipo ambientale, alimentare e da carcassa per analisi microbiologiche e biomolecolari Nel caso di prelievi ufficiali di campioni di alimenti in unica aliquota, o comunque nei casi in cui l’analisi viene eseguita in contradditorio, all’apertura del campione, in presenza del perito di parte, deve essere compilato un apposito verbale (modulo “IZS MOD 043 (PR GEA) - Verbale relativo all’apertura di campioni per analisi unica e irripetibile”), che sarà poi allegato al documento di accompagnamento del campione a cura degli operatori dell’accettazione. Per quanto riguarda la ricerca di Listeria monocytogenes da eseguire ai sensi del Reg. (CE) 2073/2005, qualora sul verbale di accompagnamento non fosse

IZS MOD 043 (PR GEA) Verbale relativo all’apertura di

campioni per analisi unica e irripetibile

IZS MOD 259 (PR GEA) Fac-simile dei Fogli di Lavoro Izilab

IZS MOD 043

IZS MOD 259



PR GEA Rev. 06 – 07/15




specificata la tipologia di analisi (qualitativa o quantitativa) da effettuare, l’operatore provvede eseguire la determinazione del pH e dell’Aw per valutare se eseguire la numerazione o la ricerca del patogeno in base ai seguenti valori:

pH > 4.4 o aw > 0.92 pH > 5.0 e aw > 0.94

Alimenti che costituiscono terreno favorevole alla crescita di L. monocytogenes

Analisi di I istanza: Ricerca L. monocytogenes Analisi di II istanza: Ricerca e Numerazione L. monocytogenes

pH ≤ 4.4 o aw ≤ 0.92

pH ≤ 5.0 e aw ≤ 0.94

Alimenti che non costituiscono terreno favorevole alla crescita di L. monocytogenes

Numerazione L. monocytogenes

L’operatore qualificato all’esecuzione dell’analisi, sulla base dell’esito delle determinazioni di pH e Aw, darà indicazione all’operatore dell’accettazione affinché venga eliminato dalla registrazione in Izilab l’accertamento per Listeria non necessario. Nel caso di ripetizione di analisi su una seconda aliquota di un campione ufficiale di alimento deteriorabile, all’apertura del campione, in presenza del perito di parte, deve essere compilato un apposito verbale (modulo “IZS MOD 042 (PR GEA)”), che sarà poi allegato al documento di accompagnamento del campione a cura degli operatori qualificati all’accettazione.

5

Disponibilità dati grezzi

La disponibilità dei dati grezzi che si originano dall’esecuzione delle PDP è subordinata al riscontro di esito favorevole alle verifiche e ai controlli previsti dalle varie PDP.

Flusso



PR GEA Rev. 06 – 07/15




6

Compilazione Foglio di Lavoro

Al termine delle analisi e dopo aver completato la trascrizione sui fogli di lavoro di tutte le informazioni richieste, gli operatori qualificati trasmettono i fogli di lavoro e tutti gli eventuali allegati al Dirigente con delega alla firma.

7

Verifica dati grezzi ed espressione del risultato di prova

Il Dirigente con delega alla firma verifica la correttezza di tutti i dati riportati, la conformità alle verifiche previste dalle varie PDP e controlla che i calcoli eventualmente eseguiti per l’espressione del risultato finale e dell’incertezza di misura siano esatti. Qualora l’esito di qualche verifica evidenziasse una situazione non conforme, egli dispone la segnalazione della non conformità rilevata.

Il Dirigente con delega alla firma attesta la completezza e la correttezza dei fogli di lavoro e degli eventuali allegati con l’apposizione della propria firma. Successivamente, egli provvede a far recapitare i fogli di lavoro convalidati, unitamente agli eventuali allegati, agli operatori qualificati alla refertazione.

Il Dirigente con delega alla firma, qualora lo ritenga necessario, può far ripetere la prova ad un altro operatore qualificato, eventualmente anche utilizzando metodi diversi.

8

Campione ufficiale di alimenti su cui ripetere l’analisi?

Nel caso di prelievi ufficiali per analisi microbiologiche di campioni di alimenti da considerarsi deteriorabili ai sensi del Decreto 16 dicembre 1993, qualora l’esito delle prove eseguite in prima istanza non sia conforme ai requisiti fissati dalla legge, il Laboratorio deve provvedere a ripetere le analisi risultate non conformi su una seconda aliquota del campione, previa comunicazione ai soggetti interessati della data, dell’ora e del luogo in cui la ripetizione sarà effettuata.

Flusso

Flusso

Flusso



PR GEA Rev. 06 – 07/15




9

Invio telegramma/fax/PEC

di convocazione

Qualora si debba procedere alla ripetizione dell’analisi su una seconda aliquota di campione di alimento deteriorabile o qualora si tratti di dover analizzare un campione non ripetibile, sul documento di accompagnamento di detto campione non sia stata riportata la data e l’ora di inizio analisi, su indicazione del Dirigente, l’operatore qualificato all’accettazione e refertazione deve comunicare alle persone interessate il luogo, la data e l’ora in cui avranno inizio le operazioni analitiche, mediante telegramma, posta elettronica certificata (PEC) o fax compilato seguendo il fac-simile riportato nel modulo “IZS MOD 158 (PR GEA) - Fac-simile della comunicazione per la convocazione per l’apertura dei campioni”. Qualora la comunicazione avvenga via fax, devono essere contattati telefonicamente i soggetti interessati, richiedendo loro l’invio del fax controfirmato per ricevuta. L’operatore qualificato all’accettazione provvede inoltre a registrare sul programma informatico IZILAB l’analisi oggetto di ripetizione e a stampare un secondo foglio di lavoro, in cui si riportano i dati relativi al campione, l’analisi da eseguire e, nelle note, la data e l’ora in cui la ripetizione avrà luogo.

IZS MOD 158 (PR.GEA) Fac-simile della comunicazione per la

convocazione per l’apertura dei campioni

9

Invio telegramma/fax/PEC

di convocazione

Qualora si debba procedere alla ripetizione dell’analisi su una seconda aliquota di campione di alimento deteriorabile o qualora si tratti di dover analizzare un campione non ripetibile, sul documento di accompagnamento di detto campione non sia stata riportata la data e l’ora di inizio analisi, su indicazione del Dirigente l’operatore qualificato all’accettazione e refertazione deve comunicare alle persone interessate il luogo, la data e l’ora in cui avranno inizio le operazioni analitiche, mediante telegramma, posta elettronica certificata (PEC) o fax compilato seguendo il fac-simile riportato nel modulo “IZS MOD 158 (PR GEA) - Fac-simile della comunicazione per la convocazione per l’apertura dei campioni”. Qualora la comunicazione avvenga via fax, devono essere contattati telefonicamente i soggetti interessati, richiedendo loro l’invio del fax controfirmato per ricevuta. L’operatore qualificato all’accettazione provvede inoltre a registrare sul programma informatico IZILAB l’analisi oggetto di ripetizione e a stampare un secondo foglio di lavoro, in cui si riportano i dati relativi al campione, l’analisi da eseguire e, nelle note, la data e l’ora in cui la ripetizione avrà luogo.

IZS MOD 158 (PR GEA) Fac-simile della comunicazione per la

convocazione per l’apertura dei campioni

Flusso IZS MOD 158

Flusso IZS MOD 158



PR GEA Rev. 06 – 07/15




10

Segnalazione sul

foglio di lavoro

Qualora il risultato della prova eseguita su campioni fiscali comporti la violazione di un qualche disposto normativo, il Dirigente con delega alla firma provvede a riportare sul foglio di lavoro le indicazioni previste dalla legge, citando la norma di riferimento, affinché gli operatori qualificati alla refertazione possano trasferirle sul rapporto di prova.

11

Inserimento dati in IZILAB e stampa

RDP

L’operatore qualificato alla refertazione, una volta ricevuti i fogli di lavoro convalidati dal Dirigente con delega alla firma, registra con il programma informatico IZILAB i risultati analitici, siglando o firmando il foglio di lavoro, e procede alla stampa dei rapporti di prova (RDP), seguendo le modalità indicate nel Manuale utente “Guida all’utilizzo dell’applicativo di gestione dei Laboratori dell’IZSVE IZILAB”. I dettagli da riportare sul rapporto di prova sono indicati nell’istruzione “IZS IDD 008 (PR GEA) - Dettagli relativi al RDP”. I fac-simile dei modelli dei rapporti di prova e la loro denominazione disponibili nel gestionale Izilab sono raccolti nel modulo “IZS MOD 260 (PR GEA) - Fac-simile dei Rapporti di Prova Izilab”. I modelli dei rapporti di prova disponibili sono i seguenti:

• Modello A – Sierologia;

• Modello C – Campione (range norm);

• Modello D - Diagnostica;

• Modello E – Profili metabolici;

• Modello F – Alimenti ufficiali;

• Modello G – Chimica (giudizio);

• Modello H – Istologia 1;

• Modello I – Istologia 2;

• Modello J - Emoglobina;

• Modello K - Salmonelle;

• Modello L – Profili metabolici completo;

• Modello M - Chimica.

IZS IDD 008 (PR GEA) Dettagli relativi al RDP

Guida all’utilizzo dell’applicativo di gestione dei Laboratori dell’IZSVE

IZILAB

IZS MOD 260 (PR GEA)

Fac-simile dei Rapporti di Prova Izilab

Flusso

Flusso

IZS IDD 008

Manuale IZILAB

IZS MOD 260



PR GEA Rev. 06 – 07/15




11

Inserimento dati in IZILAB e stampa

RDP

L’operatore qualificato alla refertazione, una volta ricevuti i fogli di lavoro convalidati dal Dirigente con delega alla firma, registra con il programma informatico IZILAB i risultati analitici, siglando o firmando il foglio di lavoro, e procede alla stampa dei rapporti di prova (RDP), seguendo le modalità indicate nel Manuale utente “Guida all’utilizzo dell’applicativo di gestione dei Laboratori dell’IZSVE IZILAB”. I dettagli da riportare sul rapporto di prova sono indicati nell’istruzione “IZS IDD 008 (PR GEA) - Dettagli relativi al RDP”. I fac-simile dei modelli dei rapporti di prova e la loro denominazione disponibili nel gestionale Izilab sono raccolti nel modulo “IZS MOD 260 (PR GEA) - Fac-simile dei Rapporti di Prova Izilab”. I modelli dei rapporti di prova disponibili sono i seguenti:

• Modello A – Sierologia;

• Modello C – Campione (range norm);

• Modello D - Diagnostica;

• Modello E – Profili metabolici;

• Modello F – Alimenti ufficiali;

• Modello G – Chimica (giudizio);

• Modello H – Istologia 1;

• Modello I – Istologia 2;

• Modello J - Emoglobina;

• Modello K - Salmonelle;

• Modello L – Profili metabolici completo;

• Modello M - Chimica.

IZS IDD 008 (PR GEA) Dettagli relativi al RDP

Guida all’utilizzo dell’applicativo di gestione dei Laboratori dell’IZSVE

IZILAB


Fac-simile dei Rapporti di Prova Izilab

12

Segnalazione di positività

Per i campioni ufficiali di alimenti deteriorabili, qualora l’esito delle prove non sia conforme ai requisiti fissati dalla legge, l’irregolarità riscontrata viene segnalata nel campo “note” del rapporto di prova, riportando che il campione è sfavorevole per una o più determinazioni in base a una specifica normativa di legge e riportando, nel caso di analisi microbiologiche, anche il limite di riferimento della stessa legge. Ad es.: Presenza di E. coli superiori ai limiti di legge (230 MPN/100 g). Campione non rispondente alle vigenti disposizioni di legge Reg. CE n. 2073 del 15.11.2005 e s.m.i.) .

Flusso

Flusso

IZS IDD 008

Manuale IZILAB

IZS MOD 260



PR GEA Rev. 06 – 07/15




Per i campioni ufficiali di alimenti non deteriorabili, qualora l’esito delle prove non sia conforme ai requisiti fissati dalla legge, l’irregolarità riscontrata viene segnalata nel campo “note” del rapporto di prova o, per le analisi chimiche direttamente nel campo relativo all’espressione del risultato, riportando che il campione è sfavorevole per una o più determinazioni in base a una specifica normativa di legge e riportando, nel caso di analisi microbiologiche, anche il limite di riferimento della stessa legge.

13

Il RdP contiene prestazioni il cui pagamento è in

sospeso (doppio asterisco)?

I campioni di clienti occasionali che, all’atto dell’accettazione, non hanno effettuato il pagamento delle prestazioni richieste sono inseriti in Izilab in una lista di pagamenti in sospeso (vedi funzione “controllo pagamenti”) e il loro rapporto di prova riporta due asterischi, indicando la necessità di non trasmettere il rapporto di prova al cliente sino all’avvenuto pagamento.

14

Segregazione RdP

I rapporti di prova di campioni in sospeso devono essere opportunamente segregati, in modo da evitarne la consegna accidentale prima dell’avvenuto pagamento.

15

Campione sospetto

Per campione sospetto (sospetto non conforme) si intende un campione la cui analisi di screening abbia evidenziato la necessità di procedere con l’analisi di conferma per verificarne la conformità.

Flusso

Flusso

Flusso



PR GEA Rev. 06 – 07/15




16

Spedizione RDP ed eventuale notifica di

positività

I rapporti di prova firmati digitalmente sono immediatamente disponibili al cliente tramite servizio di repository (Iziweb). Il cliente, previo accordo con il Servizio Accettazione delle strutture interessate, può richiedere l’invio del rapporto di prova anche secondo le seguenti modalità:

• spedizione via posta,

• ritiro presso il laboratorio (consegna a mano),

• invio tramite fax,

• via e-mail. Per i campioni ufficiali di alimenti deteriorabili, qualora l’esito delle prove non sia conforme ai requisiti fissati dalla legge, l’irregolarità riscontrata viene notificata agli interessati nel modo seguente: 1. invio alla A.S.L. di competenza, mediante raccomandata a.r., della seguente

documentazione: - 2 copie del rapporto di prova con firma in originale; - documento di accompagnamento dei campioni; - copia del telegramma o fax di convocazione della ditta; - copia del verbale relativo all’apertura del campione (modulo “IZS MOD

043 (PR GEA)” o “IZS MOD 042 (PR GEA)”). 2. invio alle ditte interessate, mediante raccomandata a.r., di una copia del

rapporto di prova con firma in originale. Per i campioni ufficiali di alimenti non deteriorabili, qualora l’esito delle prove non sia conforme ai requisiti fissati dalla legge, l’irregolarità riscontrata viene notificata agli interessati nel modo seguente: 1. invio alla A.S.L. di competenza, mediante raccomandata a.r., della seguente

documentazione: - 2 copie in originale del rapporto di prova con firma in originale; - comunicazione del versamento da effettuare presso la Banca delle

Marche per l’eventuale richiesta di revisione d’analisi (moduli “IZS MOD 156 (PR GEA)” e “IZS MOD 157 (PR GEA)”, rispettivamente per gli alimenti e per i mangimi);

- documento di accompagnamento dei campioni. 2. invio alle ditte interessate, mediante raccomandata a.r., di:

- copia del rapporto di prova con firma in originale; - comunicazione del versamento da effettuare presso la Banca delle


Verbale relativo all’apertura di campioni per la ripetizione di analisi

da effettuare ai sensi del D. Lgs. 03.03.1993 n. 123 Art. 4


Verbale relativo all’apertura di campioni


Comunicazione del versamento da effettuare presso la Banca Nazionale

del Lavoro per richiesta revisione analisi alimenti


Comunicazione del versamento da effettuare presso la Banca Nazionale

del Lavoro per richiesta revisione analisi mangimi

Flusso

IZS MOD 043

IZS MOD 156

IZS MOD 157

IZS MOD 042



PR GEA Rev. 06 – 07/15




Marche per l’eventuale richiesta di revisione d’analisi. trasmissione alla A.S.L. di competenza, con lettera di accompagnamento (modulo “IZS MOD 159 (PR GEA) - Lettera di accompagnamento per la trasmissione della copia dell’avviso di ricevimento della raccomandata”), della copia dell’avviso di ricevimento della raccomandata inviata alle ditte. Per i campioni conferiti per casi di sospetto avvelenamento e/o ritrovamento di presunti bocconi avvelenati, le segnalazioni/notifiche relative all’esito dell’esame autoptico e/o tossicologico vengono comunicate rispettivamente tramite i moduli “IZS MOD 188 (PR GEA) - Modulo per la trasmissione esito dell’esame autoptico in caso di sospetto avvelenamento” e “IZS MOD 189 (PR GEA) - Modulo per la trasmissione esito delle analisi tossicologiche in caso di sospetto avvelenamento”, secondo le modalità descritte nell’istruzione “IZS IDD 068 (PR GEA) - Adempimenti a carico dell'IZSVe nei casi di sospetto avvelenamento di animali o ritrovamento di presunti bocconi avvelenati”.


Modulo per la trasmissione esito dell’esame autoptico in caso di

sospetto avvelenamento


Modulo per la trasmissione esito delle analisi tossicologiche in caso di

sospetto avvelenamento

IZS IDD 068 (PR GEA)

Adempimenti a carico dell'IZSVe nei casi di sospetto avvelenamento di animali o ritrovamento di presunti

bocconi avvelenati


Lettera di accompagnamento per la trasmissione della copia dell’avviso di

ricevimento della raccomandata

IZS MOD 188

IZS MOD 189

IZS IDD 068

IZS MOD 159



PR GEA Rev. 06 – 07/15




17 Analisi di conferma presso altro IZS /CR

/LR

Ove previsto dalla procedura di prova, i campioni o loro aliquota devono essere inviati presso altri istituti Zooprofilattici, Centri o Laboratori di riferimento nazionali ed internazionali, per analisi di conferma. L’istruzione “IZS IDD 115 (PR GEA) - Corretta gestione dei campioni di molluschi bivalvi, echinodermi, tunicati, gasteropodi marini, per la quantificazione di tossine Paralytic Shellfish Poison (PSP), secondo PDP BAT 023” descrive la corretta gestione dei campioni di molluschi bivalvi, echinodermi, tunicati, gasteropodi marini, da sottoporre ad analisi di quantificazione di tossine Paralytic Shellfish Poison (PSP), da parte del Centro di riferimento nazionale.


Corretta gestione dei campioni di molluschi bivalvi, echinodermi,

tunicati, gasteropodi marini, per la quantificazione di tossine Paralytic

Shellfish Poison (PSP), secondo PDP BAT 023

Flusso

IZS IDD 115

ALLEGATO n. 8

Modello di lettera di trasmissione con carta intestata

ALLEGATO n. 9

Elenco dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Elenco dei documenti non soggetti a registrazioni di protocollo:

Gazzette ufficiali Bollettini ufficiali P.A. Notiziari P.A. Note di ricezione di circolari Note di ricezione di altre spedizioni Materiali statistici Atti preparatori interni Giornali Riviste Libri Materiali pubblicitari Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi Delibere del Consiglio di Amministratore e del Direttore Generale Curriculum vitae Documenti interni di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi

comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici) sempre che non abbiano carattere giuridico – probatorio in quanto documenti facenti parte di un procedimento amministrativo

Fatture attive e passive Report (o registro) delle presenze Richiesta rimborso spese per missioni Documenti prescrittivi del sistema qualità Carta dei servizi Modelli 730 Richiesta buoni mensa da parte delle strutture Comunicazioni bonifici bancari Avvisi di vacanza/badi di altri enti Documento unico di regolarità contributiva (DURC) Buoni d’ordine alle ditte Certificati di servizio rilasciati d’ufficio per la partecipazione a selezioni i concorsi interni Documenti concernenti l’attività di laboratorio come:

- documentazione relativa all’accettazione (verbali di accompagnamento, calendari di programmazione)

- fogli di lavoro - eventuale richiesta di altri esami ai vari lavoratori interni e trasferimenti dati ad uso

interno - rapporti di prova - documenti prescrittivi e di registrazione del sistema qualità - fogli di richiesta forniture terreni e reagenti da parte dei laboratori - esiti controlli di qualità dei terreni

ALLEGATO n. 10

Nota sulla corrispondenza

ALLEGATO n. 11

Circolare 2/2010 sull’uso di PEC

ALLEGATO n. 12

Titolario di classificazione

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

1

Titolo I - Organizzazione

1. Statuto, regolamenti, circolari, logo IZSVE 2. Consiglio di Amministrazione 3. Direttore Generale 4. Direttore Sanitario 5. Direttore Amministrativo 6. Collegio dei Revisori 7. Nucleo di Valutazione esterno 8. Altre commissioni, comitati e gruppi di lavoro 9. Controllo di gestione, reporting e statistica 10. Sistema Qualità 11. Organizzazione, organigramma e funzionigramma 12. Sistema informatico e telematico 13. Prevenzione e protezione (R.P.P.) 14. Cerimoniale, attività di rappresentanza, eventi e patrocini 15. Biblioteca e attività editoriale

Titolo II - Affari generali e legali

1. Informazioni e relazioni con il pubblico 2. Archivio e protocollo 3. Rapporti con altri enti 4. Convenzioni 5. Contenzioso 6. Pareri e consulenze 7. Reati e sanzioni 8. Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale 9. Assicurazioni 10. Atti di liberalità

Titolo III - Risorse Umane

1. CCNL e rapporti sindacali 2. Concorsi e selezioni 3. Assunzioni, cessazioni e opzione part-time 4. Autorizzazioni e incarichi 5. Mobilità interna ed esterna 6. Comandi e distacchi 7. Gestione delle presenze e assenze 8. Retribuzioni e compensi 9. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo 10. Trattamento di fine rapporto e quiescenza 11. Inabilità al lavoro, invalidità, infermità, equo indennizzo 12. Formazione e aggiornamento del personale 13. Frequenza laboratori personale esterno 14. Provvedimenti disciplinari 15. Tutela della salute e sorveglianza sanitaria 16. Servizi a domanda individuale 17. Personale non strutturato

2

Titolo IV - Risorse finanziarie e patrimoniali

1. Gestione delle entrate 2. Gestione delle uscite 3. Bilanci e verifiche contabili 4. Tesoreria, cassa e istituti di credito 5. Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali 6. Attività per conto terzi e relativo tariffario 7. Inventario

Titolo V - Economato e provveditorato

1. Gestione dei beni mobili 2. Gestione dei servizi e forniture

Titolo VI - Edilizia e impiantistica

1. Programmazione annuale, triennale e piano delle opere 2. Sede centrale 3. Sezioni territoriali

Titolo VII - Attività Tecnico Scientifiche

1. Progetti di ricerca e di cooperazione tecnico scientifica 2. Sperimentazione su animali, stabulari e produzioni 3. Attività di produzione di presidi diagnostici, profilattici e terapeutici

Titolo VIII - Sanità animale e sanità degli alimenti

1. Diagnostica 2. Profilassi, igiene e sanità veterinaria, risanamento ed eradicazione 3. Epidemiologia 4. Controllo degli alimenti 5. Ecologia, gestione ambientale e trattamento dei rifiuti sanitari

Titolo IX - Cooperazione tecnico-scientifica

1. Centri di referenza 2. Altri enti operanti all’interno e/o in collaborazione con l’Istituto (SIVTRO - CORIT) 3. Centro Regionale di Epidemiologia Veterinaria (CREV)

Titolo X - Oggetti diversi

Al termine del titolario di classificazione è previsto un titolo a cui riferirsi esclusivamente per i documenti che rispondono a nuove funzioni, non previste. Tuttavia tale titolo deve essere concepito come un fattore eventuale e non strutturale della produzione documentaria, quindi deve essere utilizzato con moderazione. Il titolario modificato con l’aggiunta di una nuova classe, oppure, nel caso di funzioni complesse, di un nuovo titolo, è introdotto il 1° gennaio di ogni anno, con una delibera di modifica, soltanto dopo averne verificato l’utilità pratica e la coerenza funzionale.

ALLEGATO n. 13

Tabella ricognitiva dei sistemi di classificazione

utilizzati alla data del presente provvedimento

ALLEGATO n. 14

Modello di copertina di fascicolo (camicia)

ALLEGATO n. 15

Esempi di descrizione di un fascicolo

ALLEGATO n. 16

Modello per il versamento dei documenti in archivio

Elenco di versamento dei fascicoli all’archivio di deposito

Tipologia documentaria

N°

faldone

Etichetta esterna del faldone e

Oggetti dei fascicoli contenuti

Estremi

cronologici

1 [Etichetta esterna del faldone] - [Oggetto del fascicolo] - [Oggetto del fascicolo] - [Oggetto del fascicolo]

2

3

Tipologia documentaria

N°

faldone

Etichetta esterna del faldone e

Oggetti dei fascicoli contenuti

Estremi

cronologici

4

5

6

Oggi ………………… il sig. ………………………, responsabile dell’Area/U.O./Laboratorio ………………………., consegna al sig. ………………………….., responsabile dell’U.O. Protocollo e Archivio, i sopraelencati faldoni e fascicoli.

Il Responsabile Il Responsabile dell’Area/U.O./Laboratorio conferente dell’U.O. Protocollo e Archivio ………………………………………… …………………………………………

ALLEGATO n. 17

Prontuario di selezione

ALLEGATO n. 18

Esempio di richiesta e di autorizzazione allo scarto

−−

ARCO

TEMPO-

RALE

esiti di laboratorio

/ RDP (rapporti di

prova)

fogli lavoro - fogli

accettazzione / shede

ricevimento campioni

accompagnatorie /

verbali

documenti riconducibili ad

attività di registrazione /

refertazione (registri referti /

liste lavoro, raccolta dati

laboratorio / piani profilassi,

modulistica

invio campioni, registri

strumentazione)

documenti di varia natura

riconducibili ad attività

amministrativa

nei laboratori (documenti

trasferta campioni, procedure

laboratorio, manutenzione

strumentazione, gestione

contabile o amministrazione

personale)

−−PRO-

GRES-

SIVO

PER SIN-

GOLA

SRUT-

TURA

GENE-

RALE

ATS 1 ex Area3 - Lab. Latte

ATS 2 Immunologia-sierologia

ATS 3 Udine

ATS 4 Trento

ATS 5 Salmonelle

ATS 6 Istopato-

logia - Parassitologia - Api

ATS 7 Batteriologia

ATS 8 Bolzano

ATS 9 San Donà

ATS 10 Treviso

ATS 11 Virologia

ATS 11 Virologia

(Rabbia)

ATS 12 CHIMICA

ATS 13 - Diagnostica

ATS 14 CREV

ATS 15 Adria

AREA TECNICO SANITARIA (LABORATORI)TOTALE

FALDONI A SCARTO

ATS 16 Accettazione

ATS 17 Batteriologia 2

ATS 18 Treviso 2

ATS 19 Trento 2

ATS 20 San Donà 2

ATS 21 Adria 2

ATS 22 Sierologia 2

ATS 23 ex Area3 -

Lab. Latte 2

Ordini di acquisto /

Buoni richiesta

materiale

DDT (bolle) esterne /

interne per

consegna merce

DDT di spedizione

campioni o altro

materiale

Riepiloghi / stampe per

gestione amministrativa

(scarico merce per centri di

costo / raccolta dati per

bilancio / elenchi

fatture/mandati o elenchi

anagrafici, tabulati raccolta

dati)

Documenti vari di gestione

amministrativa / archivio

amministrativo (gestione

interventi manutenzione, bolle

consegna interne,

redazione inventario, moduli-

stica/formulari, attività

istruttoria, documenti vari di

rendicontazione o attività

inerente l’ufficio,

registri/verbali

amministrativi)

Documenti di

spesa /

documenti per

attività

istruttoria per

istruzione gare,

stipula contratti

PRO-

GRES-

SIVO

PER SIN-

GOLA

SRUT-

TURA

GENE-

RALE

ARCO

TEMPO-

RALE

ATA 1 SEP - Servizio

Approvvigionamenti

ATA 2 SEF -

Ragioneria

ATA 3 Formazione

ATA 4 Ufficio tecnico

ATA 5 Ufficio Qualità

ATA 6 Rifiuti

ATA 7 Rifiuti 2

(Ufficio Tecnico)

ATA 8 SEP - Servizio

Approvvigionamenti 2

ATA 9 SEF -

Ragioneria 2

ATA 10 - SAG -

Affari Generali

ATA 11 - Affari

Generali 2

ATA 12 - SGRU

TOTALE

FALDONI A SCARTOAREA TECNICO AMMINISTRATIVA (UFFICI)

ATA 13 - SGRU 2

TOTALE COMPLESSIVO

Manuale di gestione del protocollo informatico - izsvenezie.it · III.8. Sistema di gestione...

Documents

Transcript of Manuale di gestione del protocollo informatico - izsvenezie.it · III.8. Sistema di gestione...