COMUNE DI ANCONA

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (adottato ai sensi del DPCM 3.12.2013 e DPCM 13 novembre 2014)

REGISTRO DELLE VERSIONIN° VERSIONE DATA MODIFICHE APPORTATE

2.0 29/6/2017 Adeguamento a: DPCM 3/12/2013, DPCM 13/11/2014, DLGS 82/2005 smi

PREMESSACAPO I - PRINCIPI GENERALIArticolo 1 - Ambito di applicazioneArticolo 2 - Definizioni e norme di riferimentoArticolo 3 - Area Organizzativa OmogeneaArticolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archiviArticolo 5 - Unicità del protocollo informaticoArticolo 6 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documentiArticolo 7 - Tutela dei dati personaliArticolo 8 - Caselle di Posta Elettronica CertificataArticolo 9 - Accreditamento dell'AOO all' IPAArticolo 10 - AbilitazioniArticolo 11 - Formazione

CAPO II – RESPONSABILITA'Articolo 12 – Responsabile della gestione documentaleArticolo 13 – Responsabile della conservazione

CAPO III – PIANO DI SICUREZZAArticolo 14 - Obiettivi del pianoArticolo 15 - Contesto di riferimentoArticolo 16 - Gestione dei documenti informatici - aspetti di sicurezzaArticolo 17 - Componente fisica e infrastrutturale della sicurezzaArticolo 18 - Componente logica della sicurezzaArticolo 19 - Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezzaArticolo 20 - Criteri di utilizzo degli strumenti tecnologici

CAPO IV – MODALITA' DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 21 - I documenti del Comune di AnconaArticolo 22 - Elementi essenziali dei documenti prodottiArticolo 23 - Formazione del documento amministrativo analogico-cartaceoArticolo 24 - Formazione del documento amministrativo informaticoArticolo 25 - Sottoscrizione dei documenti informaticiArticolo 26 - Marcatura temporale

CAPO V – DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALIArticolo 27 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceoArticolo 28 - Ricezione di documenti informatici

CAPO VI – REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 29 – Documenti soggetti a registrazione di protocollo

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Articolo 30 – Differimento dei termini di registrazioneArticolo 31 – Documenti non soggetti a registrazione di protocolloArticolo 32 – Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceoArticolo 33 – Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Articolo 34 – Registrazione e segnatura di protocollo dei documenti informatici Articolo 35 – Annullamento o modifica delle registrazioni di protocollo Articolo 36 – Registro giornaliero di protocollo Articolo 37 – Registro di emergenzaArticolo 38 – Documenti soggetti a trattamento differenziato

CAPO VII – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONEArticolo 39 – Protezione e conservazione degli archivi pubblici Articolo 40 – Piano di conservazione dell'archivioArticolo 41 – Classificazione dei documentiArticolo 42 – Formazione e identificazione dei fascicoliArticolo 43 – Processo di assegnazione di fascicoli Articolo 44 – Organizzazione, gestione e strumenti dell'archivio di depositoArticolo 45 – Versamento dei fascicoli nell'archivio di depositoArticolo 46 – Accesso interno agli archivi di deposito e prelievo documentazioneArticolo 47 – Accesso alla documentazione degli archivi di deposito da parte di utenti esterniArticolo 48 – Selezione e scarto archivistico

CAPO VIII – SCANSIONE E REGOLE DI ASSEGNAZIONE/SMISTAMENTO DEI DOCUMENTIArticolo 49 – Scansione documenti cartaceiArticolo 50 – Modalità di svolgimento del processo di scansione dei documentiArticolo 51 – Smistamento dei documenti in arrivo Articolo 52 – Presa in carico e assegnazione dei documenti ricevuti Articolo 53 – Modifica dei dati relativi allo smistamento e assegnazione dei documentiArticolo 54 – Flussi documentali tra ufficiArticolo 55 – Procedimenti amministrativi e registrazione dell'iter documentale

CAPO IX – SPEDIZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTIArticolo 56 – Spedizione dei documenti su supporto cartaceoArticolo 57 – Trasmissione dei documenti informatici

CAPO IX – ACCESSIBILITA' E RISERVATEZZAArticolo 58 – Gestione della riservatezza

ALLEGATIN. 1 – Definizioni N. 2 – A.O.O.N. 3 – Elenco pec attive N. 4 – Documenti non soggetti a registrazione di protocolloN. 5 – Documenti soggetti a trattamento differenziatoN. 6 – Massimario di conservazione e scarto N. 7 – Titolario di classificazioneN. 8 – Tipologie di documenti che richiedono una gestione riservata N. 9 – Procedure per la conservazione digitaleN. 10 – Modelli vari

PREMESSAIl Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 concernente le “Regoletecniche per il protocollo informatico” di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, all’art. 3, comma1, lettera d), prevede per tutte le amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice l’adozionedel Manuale di gestione.Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione, anche aifini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il correttofunzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi

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documentali e degli archivi”.In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più AreeOrganizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile della gestionedocumentale, così come già previsto dall’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizionilegislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa – DPR n. 445 del 20dicembre 2000.Obiettivo del manuale di gestione è descrivere il sistema di gestione documentale a partire dallafase di registrazione a protocollo della corrispondenza in ingresso, in uscita e di quella interna;inoltre elencare le ulteriori funzionalità disponibili nel sistema, finalizzate alla gestione diparticolari tipi di documenti, alla pubblicità legale degli atti e documenti nelle modalità previstedalla normativa vigente e alla acquisizione e gestione di documenti redatti mediante i moduli eformulari disponibili sul portale istituzionale del Comune di Ancona.Il protocollo informatico e il sistema di gestione documentale costituiscono il fulcro della strutturatecnologica ed organizzativa dell’Ente con riferimento alla gestione dei documenti, dei flussidocumentali, dei processi e dei procedimenti amministrativi, nel rispetto della normativa vigente.

CAPO I - PRINCIPI GENERALI

Articolo 1 - Ambito di applicazioneIl Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzionicomplete per la corretta gestione dei documenti, che comprende le attività di: formazione,registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti. Come prescritto dall’art. 5, comma 3 del DPCM 3 dicembre 2013 regole tecniche per il protocolloinformatico, è pubblicato sul sito istituzionale del Comune di Ancona;Esso disciplina:

il piano di sicurezza dei documenti➢ le modalità di formazione e scambio dei documenti➢ l’utilizzo del sistema di protocollo informatico e gestione documentale➢ la gestione dei flussi documentali, sia cartacei che digitali, e le aggregazioni➢

documentali (fascicoli) l’uso del titolario di classificazione e del piano di conservazione➢ le modalità di accesso ai documenti e alle informazioni e le relative responsabilità➢ la gestione dei procedimenti amministrativi➢

Il presente Manuale di gestione è adottato dal Comune di Ancona ai sensi dell’art. 3, comma 1,lettera d) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante le regoletecniche per il protocollo informatico e sostituisce il precedente Manuale di gestione di cui alladeliberazione della Giunta del 29/11/2005 n. 719.Peraltro tale adozione si pone in linea con quanto definito con l'obiettivo n. 6 del 2017 e con ilpiano triennale di prevenzione della corruzione e trasparenza 2017-2019, adottato con deliberazionedella GM n. 28 del 31-1-2017.L’adozione del Manuale di gestione si pone l’obiettivo di raggiungere, attraverso i sistemi chel’Ente ha adottato per la gestione documentale, una corretta ed uniforme metodologia per iltrattamento dei documenti sia analogici che digitali, procedure condivise per la gestione deiprocedimenti amministrativi, l’accesso agli atti – documenti – dati e informazioni e perl’archiviazione e conservazione dei documenti.

Articolo 2 - Definizioni e norme di riferimentoAi fini delle definizioni del presente Manuale si è fatto riferimento alla seguente normativa edocumentazione:

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Decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni➢legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale➢ Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio➢ Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali➢ Legge 7 agosto 1990 n. 241 - norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di➢

accesso ai documenti amministrativi Legge 11 febbraio 2005, n. 15 - Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241,➢

concernenti norme generali sull'azione amministrativa Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il➢

protocollo informatico Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di➢

sistema di conservazione Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 11 novembre 2014 - Regole tecniche in materia➢

di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale deidocumenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici dellepubbliche amministrazioni

Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia➢di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali

Quaderno 21 CNIPA, febbraio 2006 - Manuale di gestione del protocollo informatico, dei➢documenti e dell’archivio delle Pubbliche amministrazioni - Modello di riferimento

Le definizioni di riferimento del presente Manuale sono riportante in ALLEGATO 1 – Definizioni.

Articolo 3 - Area Organizzativa OmogeneaAi fini della gestione unica e coordinata dei documenti, il Comune di Ancona è rappresentato comeun’unica Area organizzativa omogenea (AOO unica), già formalmente definita con Deliberazione diGiunta comunale n. 719 del 29 novembre 2005, che si ritiene di confermare, composta dall’insiemedi tutte le Direzioni e Progetti, come descritto in ALLEGATO 2.All’interno della AOO è utilizzato un unico sistema di protocollazione per la registrazione dellacorrispondenza in entrata, in uscita ed interna.

Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentalie degli archiviAi sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000, nell’ambito dell’AOO di cui al precedente articolo, èistituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali edegli archivi. Esso è funzionalmente individuato nella direzione Affari istituzionali - ufficioProtocollo Generale, e svolge le seguenti attività:

la gestione e il coordinamento del sistema di protocollo informatico – registrazione,➢classificazione, assegnazione dei documenti, coordinamento e assistenza per la gestione dellafascicolazione, autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, gestione del registro diemergenza, annullamento di registrazioni;

il coordinamento degli archivi di deposito (procedure di versamento e scarto documentale,➢consultazione) e la gestione dell’archivio storico dell’Ente (conservazione, inventariazione, accessoe valorizzazione).

garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;➢ vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale➢

dell’Amministrazione interessato; mantiene costantemente aggiornato il manuale di gestione dei documenti, provvedendo anche➢

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alla sua pubblicazione, comunicazione e diffusione negli uffici interni. autorizza l'ufficio informatica all'abilitazione degli addetti dell’amministrazione all’utilizzo del➢

sistema di protocollo informatico e definisce per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (adesempio consultazione, modifica ecc.);

svolge in collaborazione con l'ufficio informatica, l'attività di formazione specifica per le attività➢ricomprese nel presente manuale.

Articolo 5 - Unicità del protocollo informaticoLa numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Ha inizio il primo gennaio etermina il 31 dicembre di ogni anno.Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri diprotocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documentisono strettamente correlati tra loro.Non sono consentiti altri sistemi di protocollazione e gestione informatica dei documenti, alternativial protocollo informatico.I documenti registrati come “riservati” sono comunque protocollati con il sistema unico diprotocollo informatico attuale, attraverso l'apposita funzione.

Articolo 6 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documentiPer la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazioneattiva di tutte le Direzioni e uffici interni.Tutte le Direzioni e/o uffici sono abilitati all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestioneinformatica dei documenti, ovvero l’identificazione del personale autorizzato allo svolgimento delleoperazioni di registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione deidocumenti.Il personale addetto alla gestione della attività di protocollo, limitatamente allo svolgimento delleoperazioni di protocollazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, osservale disposizioni emanate dal responsabile della gestione documentale.

Articolo 7 - Tutela dei dati personali Il trattamento di dati personali è effettuato con strumenti elettronici ed è consentito solo attraversole seguenti misure:- autenticazione informatica;- procedure di gestione delle credenziali di autenticazione;- sistema di autorizzazione;- aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoliincaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici;- protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi nonconsentiti e a determinati programmi informatici;- adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei datie dei sistemi;

Al fine di tutelare la riservatezza dei documenti ai sensi del codice in materia di protezione dei datipersonali, i certificati e gli atti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni contengono soltanto leinformazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento estrettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.

Articolo 8 - Caselle di Posta Elettronica Certificata - pecL'Ente utilizza la pec quale sistema di trasmissione e ricezione informatica dei documenti in gradodi attestare l'invio e l'avvenuta consegna mediante apposita ricevuta.

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La casella pec istituzionale della AOO è comune.ancona@emarche.it sia per la ricezione che latrasmissione dei documenti, ed è integrata nel sistema di protocollo informatico. Tale casella pec ègestita esclusivamente dall'ufficio protocollo generale dell'Ente.Sono inoltre attivate altre caselle di posta elettronica certificata, gestite da singole Direzioni,anch'esse integrate nel sistema di protocollo informatico.L'elenco completo delle caselle pec attive, al momento di adozione del presente manuale, è riportatoin ALLEGATO 3.

Articolo 9 - Accreditamento dell'AOO all'IPAAi sensi dell'art. 6 – ter del DLGS 82/2005, l'Amministrazione comunale, attraverso l'ufficioinformatica, inserisce e aggiorna gli indirizzi pec attivi, nel portale denominato “indice degliindirizzi della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi”.Le eventuali modifiche e/o integrazioni all'elenco delle caselle pec, presente nell'indice predetto,vanno attivate entro sette giorni dal loro verificarsi.Tali modifiche e/o integrazioni non necessiteranno di approvazione da parte della GC, ma dideterminazione del Dirigente dell'ufficio informatica.

Articolo 10 – AbilitazioniOgni direzione o ufficio ad essa appartenente è abilitata a protocollare i documenti interni e inpartenza, attraverso il personale assegnato, autorizzato e debitamente formato.Ogni direzione è anche abilitata a protocollare i documenti in entrata, che pervengono direttamentenegli uffici della stessa, a condizione che il documento sia di esclusiva competenza dell'ufficioricevente, ovvero lo trasmette immediatamente all'ufficio protocollo nel caso esso sia di competenzadi altre o più Direzioni.Le abilitazioni ai singoli dipendenti sono concesse al personale a tempo indeterminato, o inposizione di comando/distacco/incarico dirigenziale.Le abilitazioni al personale a tempo determinato (con contratto di lavoro subordinato), vengonorilasciate previa valutazione del responsabile della gestione documentale.Le abilitazioni, richieste compilando l'apposito modello, vengono rilasciate dall'ufficio informaticaprevia autorizzazione dell'ufficio protocollo e solo dopo la necessaria attività di formazione neiconfronti del dipendente da abilitare. Periodicamente l'ufficio informatica comunica al responsabile della gestione documentale l'elencodei dipendenti abilitati in ogni ufficio.

Articolo 11 - FormazioneNell'ambito dei piani formativi del personale, l'amministrazione stabilisce periodicamente percorsiformativi specifici, ai fini del presente manuale di gestione documentale, che coinvolgono tutte lefigure professionali interne all'ente e tutte le direzioni.

CAPO II – RESPONSABILITA'

Articolo 12 – Responsabile della gestione documentaleIl responsabile della gestione documentale, nominato ai sensi dell'art. 3 del DPCM 3 dicembre2013, è il Dirigente della direzione nella quale è funzionalmente incardinato l'ufficio protocollo, eil suo vicario è il Funzionario responsabile dell'ufficio protocollo.Il Responsabile della gestione documentale assolve ai compiti indicati nell’art. 4 del DPCM 3dicembre 2013 e, in particolare, predispone il Manuale d’intesa con il responsabile dei sistemiinformatici e di rete (sicurezza informatica e conservazione dei documenti informatici) e ilresponsabile della privacy (trattamento dei dati personali).

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Inoltre il Responsabile:- aggiorna periodicamente il Manuale e lo sottopone all’approvazione;- aggiorna quando necessario il Piano di Classificazione (Titolario) e lo sottopone all’approvazione;- aggiorna quando necessario l’elenco dei formati dei documenti elettronici;- definisce i profili degli utenti;- definisce criteri uniformi di trattamento dei documenti e di classificazione e archiviazione;- predispone, di concerto con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemiinformativi e con i responsabili del trattamento dei dati personali, il piano per la sicurezzainformatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso,alla conservazione dei documenti informatici;- produce il pacchetto di versamento e assicura il trasferimento del suo contenuto al sistema diconservazione, secondo modalità operative predefinite;

Articolo 13 – Responsabile della conservazioneIl responsabile della conservazione è il Dirigente della direzione/Progetto ove è funzionalmenteincardinato l'ufficio informatica, fermo restando la possibilità di delega ad altra figura professionaledella medesima responsabilità.Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi espliciti, definiti e distinti dalsistema di gestione documentale, con le procedure indicate nell' ALLEGATO 9.Qualora la conservazione sia svolta all’esterno del Comune di Ancona, all’interno della strutturaorganizzativa è nominato un Responsabile della conservazione che fornisce le indicazioni utili alladefinizione delle politiche del sistema di conservazione;Il Responsabile della conservazione opera d’intesa con i responsabili del trattamento dei datipersonali e con il Responsabile della gestione documentale nel caso in cui non sia la stessa persona.Il Responsabile della conservazione:- definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;- gestisce il sistema di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativavigente;- genera il rapporto di versamento per la conservazione sostitutiva;- genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale;- appone il riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;- monitora il corretto funzionamento del sistema di conservazione;- assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore a 5 anni, dell’integrità degli archivi edella leggibilità degli stessi;- adotta misure per prevenire il degrado e l’obsolescenza dei sistemi di memorizzazione eregistrazione;- provvede alla copia dei documenti informatici, secondo quanto previsto dal manuale diconservazione;- adotta le misure per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; - assicura la presenza di un Funzionario pubblico nei casi previsti dal manuale di conservazione;- assicura agli organismi competenti l’assistenza necessaria per le attività di verifica e di vigilanza; - predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza dicambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti;- può chiedere di certificare la conformità del sistema di conservazione.

CAPO III – PIANO DI SICUREZZA

Articolo 14 – Obiettivi del pianoII piano di sicurezza garantisce che:● i documenti e le informazioni trattate dall'AOO siano disponibili, integre e riservate;

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● i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo,mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita,anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme allefinalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loronatura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

Articolo 15 – Contesto di riferimentoIl piano di sicurezza, basato sui risultati dell’analisi dei rischi a cui sono esposti i dati (personali enon), e/o i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice dell’amministrazione,definisce:

le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all’interno del Comune di Ancona➢ le modalità di accesso al sistema di protocollo e gestione documentale➢ le misure di sicurezza operative adottate sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico➢ le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell’efficacia e➢

dell’efficienza delle misure di sicurezzaAl fine di garantire la sicurezza dell’impianto tecnologico, la riservatezza delle informazioniregistrate nelle banche dati, l’univoca identificazione degli utenti interni ed esterni, il Comune diAncona ha adottato le misure tecniche e organizzative di seguito specificate:

protezione periferica della Intranet dell’amministrazione;➢ protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni;➢ assegnazione ad ogni utente del sistema di gestione del protocollo e dei documenti, di una➢

credenziale di identificazione pubblica (user ID), di una credenziale riservata di autenticazione(password) e di un profilo di autorizzazione;

cambio delle password con frequenza almeno trimestrale durante la fase di esercizio➢ piano di continuità del servizio con particolare riferimento, sia alla esecuzione e alla gestione➢

delle copie di riserva dei dati e dei documenti da effettuarsi con frequenza giornaliera, sia allacapacità di ripristino del sistema informativo entro sette giorni in caso di disastro;

conservazione, a cura dei Servizi informatici, delle copie di riserva dei dati e dei documenti, in➢locali diversi e lontani da quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio;

gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso risorse qualificate;➢ impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus;➢ uso di codici identificativi (o altre soluzioni) dei dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi,➢

registri o banche di dati, tenuti con l’ausilio di strumenti elettronici, allo scopo di renderliinintelligibili a chi non è autorizzato ad accedervi;

impiego di idonee misure di sicurezza anche nel caso di supporti analogici contententi banche di➢dati sensibili e giudiziari;

archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, dei➢file di log contenenti le informazioni sulle operazioni effettuate da ciascun utente durante l’arcodella giornata, comprese le operazioni di backup e manutenzione del sistema.

I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delleoperazioni svolte con il sistema di protocollazione e gestione dei documenti utilizzato sarannoconsultabili in caso di necessità dalle forze dell’ordine.

Articolo 16 – Gestione dei documenti informatici - aspetti di sicurezzaI documenti del Comune di Ancona vengono gestiti attraverso Il sistema di protocollo e gestionedocumentale attuale, conforme alle specifiche previste dalla classe ITSEC F-C2/E2 o a quella C2delle norme TCSEC e loro successive evoluzioni.Il sistema di gestione informatica dei documenti:

garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;➢

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assicura la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;➢ fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto➢

dall’amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale; consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;➢ permette, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti➢

interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento altrattamento dei dati sensibili e giudiziari;

garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione➢d’archivio adottato.

Articolo 17 – Componente fisica e infrastrutturale della sicurezzaSi garantisce la sicurezza fisica degli accessi fisici ai luoghi in cui sono custodite le risorse delsistema informatico attraverso locali dotati di:

porte blindate➢ sistema d’autenticazione➢ armadi ignifughi➢ impianti elettrici dedicati➢ sistemi di condizionamento per il raffreddamento delle apparecchiature➢ la continuità elettrica della sala CED è garantita dal Gruppo di continuità di tutto l’edificio➢ controllo periodico su efficienza del gruppo elettrogeno➢ estintori➢un controllo dell’attuazione del piano di verifica periodica sull’efficacia dei sistemi di➢

sorveglianza e degli estintoriimpianto antincendio nella sala macchine presso il Servizio Informatica ➢ sistema d’autenticazione tramite badge➢ il locale sala macchine è dotato di impianto antintrusione autonomo➢

Articolo 18 – Componente logica della sicurezzaLa componente logica della sicurezza garantisce i requisiti di integrità, riservatezza, disponibilità enon ripudio dei dati, delle informazioni e dei messaggi.Tale componente, nell’ambito del sistema di protocollo informatico e di gestionedocumentale sicraweb, è stata realizzata attraverso:

identificazione e autenticazione utente➢ profilazione degli accessi (ACL)➢ politica antivirus➢ firma digitale➢ monitoraggio sessioni di lavoro➢ disponibilità del software e dell’hardware➢

Articolo 19 – Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezzaLe registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati otransazioni) - presenti o transitati sul software di protocollo informatico in uso o altri indipendentisistemi di supporto - che è opportuno mantenere poiché possono essere necessarie sia in caso dicontroversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine dianalizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza.Le registrazioni di sicurezza possono essere costituite:

dai log di sistema generati dal sistema operativo➢ dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico ➢ dalle registrazioni del software di protocollo informatico➢

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Le registrazioni di sicurezza sono soggette almeno ad una delle seguenti misure: scrittura su database in modalità sincrona (scrittura logica che coincide con scrittura➢

fisica sul disco) copie di backup realizzate su dischi e nastri➢ consegna di una copia di sicurezza dei backup in un locale diverso come previsto dalla normativa➢ scrittura sincrona dei file su storage ospitato in altra sede.➢

Articolo 20 – Criteri di utilizzo degli strumenti tecnologiciIl sistema informatico garantisce agli utenti interni del Comune di Ancona l’accesso ai serviziprevisti, mediante l’adozione di un insieme di misure organizzative e tecnologiche.Gli utenti interni autorizzati ad utilizzare il software di protocollo informatico, operano nel rispettodell' “atto relativo all'accesso e all'uso della rete informatica e telematica del Comune di Ancona”approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 823 del 29/12/2005, e del “documentoprogrammatico della sicurezza approvato con delibera di Giunta Comunale n. 326 del 15/12/2009che in riferimento alla sicurezza nell’utilizzo delle risorse tecnologiche, prevede quanto segue:

ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del corretto uso delle risorse informatiche,➢dei servizi e dei programmi a cui ha accesso, nonché dei dati trattati ai fini istituzionali;

ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del contenuto delle comunicazioni effettuate➢e ricevute a fini istituzionali, anche per quanto attiene la riservatezza dei dati ivi contenuti, la cuidiffusione impropria potrebbe configurare violazione del segreto d’ufficio e della normativa per latutela dei dati personali.

ogni utente deve tenere comportamenti corretti, tali da preservare il buon funzionamento degli➢strumenti e tali da ridurre i rischi per la sicurezza del sistema informatico. É vietato l’utilizzo disupporti per la memorizzazione dei dati (CD, DVD, memorie USB, etc.) non sicuri e/o provenientidall’esterno, al fine di non diffondere eventuali virus;

I dati archiviati informaticamente devono essere esclusivamente quelli attinenti alle proprie➢attività lavorative;

La tutela dei dati archiviati su personal computer che gestiscono localmente documenti e/o dati è➢demandata all’utente finale, il quale dovrà effettuare con frequenza opportuna i salvataggi susupporti dedicati ed idonei, nonché la conservazione degli stessi in luoghi adatti;

Tutti i dati sensibili riprodotti su supporti magnetici, devono essere trattati con particolare cautela➢onde evitare che il loro contenuto possa essere recuperato da terzi. Altrettanta cautela deve essereriposta in fase di stampa dei documenti contenenti dati sensibili: la stampa va effettuata sustampanti presidiate dall’addetto;

L’account del sistema è costituito da un codice identificativo personale (username) e da una➢parola chiave (password);

La password che viene associata a ciascun utente è personale, non cedibile e non divulgabile;➢ Le password dovranno avere le seguenti caratteristiche e le modalità di gestione elencate nel➢

“documento programmatico sulla sicurezza”.

CAPO IV - MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 21 – I documenti del Comune di AnconaI documenti del Comune di Ancona sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei modi previstidalla normativa vigente, dagli organi ed uffici del Comune medesimo nello svolgimento della loroattività istituzionale.In ottemperanza a quanto indicato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla legislazionevigente, che prevede l’uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione per organizzarela propria attività amministrativa, il Comune di Ancona si sta progressivamente attualizzando versola la formazione, gestione, e trasmissione dei documenti informatici.

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Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, latrattazione automatica dei dati in essi contenuti, il Comune di Ancona rende disponibili per viatelematica moduli e formulari elettronici.L'Ente può trattare i seguenti documenti:

documento analogico➢ documento informatico➢

meglio descritti nei successivi articoli.

Tutti i documenti originali, indipendentemente dal loro supporto, sono tra loro connessi da specialevincolo originario, necessario e determinato e costituiscono l’archivio del Comune.

Articolo 22 - Elementi essenziali dei documenti prodotti1. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici;

2. I documenti prodotti dall’Amministrazione devono riportare le seguenti informazioni:

a) individuazione dell’autore del documento- logo ufficiale del Comune e dicitura “Comune di Ancona”- AOO e direzione/ufficio utente produttore- indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città- Codice fiscale e partita IVA - Numero di telefono e/o fax- Indirizzo istituzionale di posta elettronica

b) individuazione e descrizione del documento- data completa (luogo, giorno, mese, anno)- numero e data di protocollo- indice di classificazione: titolo, classe e numero del fascicolo- numero e descrizione degli allegati- numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente- numero e data del documento a cui si risponde- oggetto del documento

c) individuazione del destinatario del documento- nome e cognome (per le persone); ragione sociale o denominazione (per gli enti e le

imprese)- indirizzo completo: via/piazza, numero civico, cap, città

d) individuazione del Responsabile del procedimento- nominativo del Dirigente/responsabile del procedimento- sottoscrizione del documento

Articolo 23 – Formazione del documento amministrativo analogico/cartaceoPer documento analogico si intende la rappresentazione non informatica di atti, fatti, o datigiuridicamente rilevanti, formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, comele tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicolemediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastrimagnetici audio e video) su supporto non digitale.Di seguito si farà riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che è prodotto construmenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text

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editor) e poi stampata.In questo caso, si definisce "originale" il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva,perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali, in possesso di tutti i requisiti di garanzia ed'informazione del mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e munito di firmaautografa. Il documento analogico può essere convertito in documento informatico ai sensi dell’art. 22 delD.lgs. 82/2005.

Articolo 24 – Formazione del documento amministrativo informaticoPer documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o datigiuridicamente rilevanti.Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e idocumenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cuiè possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentitidalla legge.Il documento informatico viene formato mediante una delle seguenti principali modalità:

redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;➢ acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,➢

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato nel sistema digestione informatica dei documenti in uso nella AOO (area organizzativa omogenea) che negarantisce l’inalterabilità, la riservatezza e la fruibilità da parte di persone dotate di adeguateautorizzazioni.

L’evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in unodei formati contenuti nell’allegato 2 del DPCM 13 novembre 2014 in modo da assicurarel’indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l’interoperabilità tra sistemi informatici e la duratanel tempo dei dati in termini di accesso e di leggibilità. In ogni documento informatico, al minimo,sono presenti le informazioni di cui al precedente art. 22.

Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguentioperazioni:

sottoscrizione con firma digitale, ovvero con firma elettronica qualificata➢ apposizione di una validazione temporale➢ trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa di consegna➢ memorizzazione su sistemi di protocollo e gestione documentale che adottino idonee politiche di➢

sicurezza versamento ad un sistema di conservazione➢

Al documento informatico immodificabile e ai documenti soggetti a registrazione particolarevengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimodei metadati è costituito da:A. Identificativo univoco e persistenteB. Riferimento temporaleC. OggettoD. Soggetto che ha formato il documentoE. DestinatarioF. Impronta del documento informatico

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Nel caso specifico del documento amministrativo informatico l’insieme di metadati minimi ècostituito da:A. Numero di protocolloB. Data di protocolloC. mittente - destinatarioD. OggettoE. Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibiliF. Impronta del documento informaticoG. Metadati aggiuntivi stabiliti a fini amministrativi, gestionali e conservativi

Articolo 25 – Sottoscrizione dei documenti informaticiLa sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è eseguita con una firma digitaleconforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente, basata su un certificato rilasciato da unCertificatore accreditato e generata con un dispositivo sicuro.I documenti informatici prodotti dall'AOO, indipendentemente dal software utilizzato per la lororedazione, prima della sottoscrizione con firma elettronica, al fine di garantirne l'immodificabilità,sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia diarchiviazione (Allegato 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014).La firma digitale viene utilizzata dal Comune di Ancona come forma di sottoscrizione per garantirei requisiti di integrità, riservatezza e non ripudiabilità nei confronti di entità esterne.Le verifiche delle firme digitali dei documenti prodotti o ricevuti avviene attraverso l’utilizzo disoftware rilasciati, secondo la normativa, da enti certificatori.

Articolo 26 – Marcatura temporalePer tutte le casistiche per cui la normativa prevede l’apposizione di un riferimento o validazionetemporale, il Comune di Ancona adotta almeno una delle seguenti modalità di marcatura:

registrazione di protocollo➢ posta elettronica certificata➢ eventuale sistema di marcatura temporale, nei casi in cui non sia possibile utilizzare uno di quelli➢

precedenti

CAPO V – DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALIIl presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, e leregole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

Articolo 27 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceoI documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:a) il servizio postale pubblico e privato;b) la consegna diretta agli Sportelli al pubblico;c) la consegna diretta agli uffici presso le direzioni;d) telegramma;e) apparecchi fax.

La corrispondenza cartacea ricevuta direttamente dall'ufficio protocollo generale, viene timbratacon l'apposito timbro tondo con datario, classificata, protocollata e destinata agli uffici interni percompetenza;In presenza di allegati, il timbro verrà apposto esclusivamente sul documento principale.

Analogamente i documenti cartacei che pervengono direttamente presso le direzioni, devono essere

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classificati, protocollati e fascicolati a cura dell'ufficio ricevente, a condizione che siano di esclusivacompetenza dello stesso ufficio, altrimenti il documento va consegnato immediatamente all'ufficioprotocollo generale per le operazioni di cui al punto precedente.

I documenti cartacei registrati dall'ufficio protocollo generale, vengono acquisiti per immaginetramite scansione (documento elettronico) e l'originale è trasmesso all'ufficio/direzione competentein cartelle chiuse a garanzia di maggiore riservatezza.

Qualora un documento cartaceo venga consegnato personalmente dal mittente, o da altra personaincaricata, e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, in assenza dimoduli predisposti di ricevuta, gli uffici abilitati possono rilasciare gratuitamente una fotocopia delprimo foglio dopo avervi apposto il timbro con la data di arrivo, la sigla dell’operatore e la dicitura“copia”.La registrazione può avvenire in un momento successivo, compatibilmente con le altre attivitàsvolte dall’ufficio, fermo restando quanto prescritto dal successivo art. 29. Nel caso che venga richiesta la ricevuta di protocollazione l'ufficio provvede al rilascio immediato egratuito attraverso l'apposita funzione del programma di protocollo informatico.

Articolo 28 Ricezione di documenti informaticiLa ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Area Organizzativa Omogenea è assicuratatramite:a) casella di posta elettronica certificata istituzionale comune.ancona@emarche.it:questi documenti sono protocollati dall'ufficio protocollo generale e assegnati alle Direzioni/ufficiper competenza, ovvero girati alle altre caselle pec delle singole Direzioni;

b) caselle di posta elettronica certificata gestita dalle singole direzioni:i documenti sono protocollati direttamente dalla direzione che gestisce la casella pec a condizioneche gli stessi siano di esclusiva competenza della medesima direzione, altrimenti vengono inoltratiall'ufficio protocollo generale;

c) casella di posta elettronica istituzionale (non certificata) info@comune.ancona.it:i documenti sono protocollati dall'ufficio protocollo generale e assegnati alle Direzioni/uffici percompetenza. Questa casella non è abilitata a ricevere documenti provenienti da indirizzi di postaelettronica certificata. I documenti inoltrati a questo indirizzo mail devono rispettare quantoprevisto dagli artt. 47 e 65 del DLGS 82/2005;

d) caselle mail dei singoli dipendenti/dirigenti:i documenti sono protocollati direttamente dalla direzione a cui è assegnato il dipendente che liriceve, a condizione che essi siano di esclusiva competenza della medesima direzione, altrimentivengono inoltrati alla casella di posta elettronica istituzionale info@comune.ancona.it per laprotocollazione e destinazione;

e) canali web:i documenti presentati direttamente sul portale web dedicato, per specifiche istanze (es. edilizia,suap, urp) sono protocollati direttamente a cura della direzione che gestisce il portale tematico,ovvero, nel caso di competenze trasversali, trasmesse all'ufficio protocollo generale per laprotocollazione e destinazione;

f) ricezione su supporti rimovibili (pen drive, dvd, cd):il documento memorizzato su supporto informatico, consegnato direttamente dall'utente o inviato

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per posta, è protocollato a cura dell'ufficio protocollo generale a condizione che lo stesso siaprodotto in un formato leggibile dai software in uso all'Amministrazione e comunqueesclusivamente nei formati previsti dall'allegato 2 del DPCM 13 novembre 2014;

I documenti informatici che pervengono direttamente alle caselle mail assegnate ai singolidipendenti delle direzioni, sono valutati dal responsabile del procedimento se soggetti aregistrazione di protocollo diretta o attraverso l'ufficio di protocollo generale;

L’operazione di ricezione dei documenti elettronici/informatici comprende anche il processo diverifica della loro autenticità, provenienza e integrità e, in generale, la verifica dell’ammissibilitàalla registrazione.

In presenza di situazioni anomale, se:a) l’anomalia non è sanabile, viene notificata al mittente la condizione di eccezione e il documentonon viene ammesso alla registrazione di protocollo, ma comunque archiviato per un temposufficiente a provare la correttezza delle operazioni eseguite;b) l’anomalia è sanabile, il documento viene ammesso alla registrazione di protocollo.

La condizione di anomalia viene verificata a cura del responsabile dell'ufficio di protocollo o delresponsabile del procedimento o dalla direzione competente sulla materia del documento.

La ricezione dei documenti elettronici/informatici provenienti da altre pubbliche amministrazioniavviene con modalità conformi alla normativa vigente in materia.

L’individuazione e l’archiviazione delle ricevute di ritorno rilasciate dal gestore del servizio di postaelettronica certificata a fronte di spedizioni di documenti informatici, nonché dei messaggi diritorno generati dal sistema di protocollo informatico del destinatario, sono operazioni che il sistemaesegue in modo automatico.

I documenti informatici non sottoscritti digitalmente e provenienti da un indirizzo di postaelettronica certificata sono equivalenti ai documenti cartacei non firmati di cui si ha la certezza dellaprovenienza. Essi sono accettati dall’Amministrazione e al Responsabile del procedimentocompete la valutazione della loro ammissibilità nella procedura a cui si riferiscono.

I documenti informatici non sottoscritti digitalmente e provenienti da un indirizzo di postaelettronica non certificata, sono equivalenti a documenti cartacei non firmati di cui non si ha lacertezza della provenienza. Essi non sono accettati, e quindi distrutti, qualora siano riconducibili auno dei seguenti eventi:a) attacchi informatici;b) virus informatici;c) scherzi o similari.d) incerta provenienza e/o attendibilità;In caso di accettazione, compete al Responsabile del procedimento la valutazione della loroammissibilità nelle procedure a cui si riferiscono.

CAPO VI - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 29 Documenti soggetti a registrazione di protocolloSono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo tutti i documenti ricevuti, quelli spediti e

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quelli interni prodotti dalle direzione/uffici, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati,ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo.La registrazione di protocollo, scansione e inserimento fisico nelle caselle postali interne deveavvenire nella giornata di arrivo per la corrispondenza pervenuta entro l'orario di lavoro. Lacorrispondenza pervenuta oltre il suddetto orario o in giornata non lavorativa verrà registrata ilprimo giorno lavorativo successivo. Articolo 30 Differimento dei termini di registrazioneIn casi particolari di notevole flusso documentale od oggettive situazioni organizzative, ilResponsabile dell'ufficio Protocollo può autorizzare la protocollazione differita dei documenti inarrivo, entro le 24 ore successive dalla data di arrivo. Il protocollo posticipato consiste nel differimento del solo termine di registrazione, fermo restandoche la data di arrivo, ai fini del termine del procedimento, nei documenti analogici è quellarisultante dal timbro datario tondo dell'ufficio di protocollo generale, riportante la data di ricezionedel documento, e nei documenti digitali pervenuti con pec, è quella apposta automaticamente dalsistema informatico.

Articolo 31 Documenti non soggetti a registrazione di protocolloSono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziaridella pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materialistatistici, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni.Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo:a) i documenti prodotti dagli uffici che non hanno rilevanza giuridica o rilevanza amministrativa;b) i documenti elencati in ALLEGATO 4.

Articolo 32 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceoLa registrazione di protocollo dei documenti è eseguita in un’unica operazione, senza possibilitàper l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.Ciascuna registrazione di protocollo contiene almeno i seguenti dati obbligatori:a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema;b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema;c) mittente per i documenti ricevuti, o ufficio che ha prodotto il documento per quelli interni, odestinatario per i documenti spediti;d) oggetto del documento;e) data e numero di protocollo del documento in entrata, se disponibili.f) data di arrivo (per i documenti in entrata);g) luogo di provenienza o di destinazione (per quelli in arrivo o in partenza);h) mezzo di ricezione o mezzo di spedizione (per i documenti in arrivo o in partenza);i) tipo documentol) classificazionem) fascicolo

Articolo 33 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceoLa segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione di untimbro di protocollo o etichetta sul quale sono riportate le seguenti informazioni:a) denominazione dell’Area Organizzativa Omogenea;b) codice identificativo dell’AOO (non presente in caso di un unica AOO);c) data e numero di protocollo del documento;d) indice di classificazione e numero del fascicolo (se disponibile);e) l’Unità Organizzativa/direzione assegnataria per competenza in quanto titolare della

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responsabilità procedimentale.Eventuali altri soggetti cointeressati ricevono copia del documento per conoscenza (p.c.) e sonoindicati a mano o evidenziati.Gli operatori che effettuano le operazioni di classificazione e fascicolazione di un documentoprotocollato, provvedono a riportare l’indice di classificazione e il numero del fascicolonell’apposito spazio previsto nella segnatura di protocollo

Articolo 34 Registrazione e segnatura di protocollo dei documenti informaticiLa registrazione di protocollo dei documenti informatici è eseguita dopo averne verificatol’autenticità, la provenienza, l’integrità;Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quellisu supporto cartaceo;La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata inmodo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpodel messaggio e sia ad uno o più file/documenti ad esso allegati.Il calcolo dell’impronta, previsto nell’operazione di registrazione di protocollo, è effettuato per tuttii file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.L’operazione di segnatura di protocollo dei documenti informatici è effettuata contemporaneamenteall’operazione di registrazione di protocollo. La struttura ed i contenuti del file di segnaturainformatica di protocollo sono conformi alla normativa vigente in materia

Articolo 35 Annullamento o modifica delle registrazioni di protocolloLe registrazioni di protocollo possono essere annullate su autorizzazione del Responsabiledell'ufficio protocollo, previa attivazione della procedura di annullamento dalla maschera digestione del protocollo del software.Le richieste di annullamento devono essere accuratamente motivate compilando l'apposito campo“motivazione”. Se genericamente motivate il responsabile dell'ufficio protocollo respinge larichiesta inserendo una nota di rifiuto.Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistemacon un simbolo o una dicitura. Nel sistema sono annotati anche gli estremi del provvedimento diautorizzazione all’annullamentoL’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con leseguenti modalità:a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in formanon modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico econtestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solocampo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati,deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestualememorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data,all’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, chedovesse poi risultare errato.c) le informazioni originarie, successivamente annullate, rimangono memorizzate nella basedati. Per indicare l’annullamento si riporta, a seconda dei casi, una dicitura o un segno in posizionesempre visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamentealla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.d) le operazioni di annullamento debbono essere effettuate prima dell'elaborazione e/o stampa delregistro giornaliero di protocollo generale.

Articolo 36 Registro giornaliero di protocollo

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Il Responsabile dell'ufficio protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero diprotocollo, se questo non è prodotto in automatico dal sistema, costituito dall’elenco delleinformazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, gli utenti non possonomodificare i dati dei documenti protocollati il giorno precedente.Il registro giornaliero di protocollo ricomprende le informazioni minime previste dall'art. 53 delDPR 445/2000 e dalla circolare dell'AGID n. 60/2013 ed è prodotto in conformità alle regoletecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014.Il registro così prodotto è trasferito nel Sistema di conservazione digitale.

Articolo 37 Registro di emergenzaIl Responsabile dell'ufficio Protocollo autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni diregistrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non siapossibile utilizzare il sistema.Tutti i dipendenti dell'ufficio protocollo sono abilitati alla registrazione dei documenti su registri diemergenza.In condizione di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati:a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonchéla data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema;b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,per cause di eccezionale gravità, il Responsabile dell'ufficio protocollo di concerto con il Dirigentepuò autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numerototale di operazioni registrate;d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successiveinterruzioni, deve essere unica per ciascun anno e deve comunque garantire l’identificazioneunivoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativaomogenea;e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistemainformatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo alripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documentoregistrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario,che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Articolo 38 Documenti soggetti a trattamento differenziatoI documenti ai quali si applicano modalità di trattamento differenziate rispetto a quelle standardindicate per la generalità dei documenti ricevuti o prodotti dall’Amministrazione, sono elencati inALLEGATO 5.

CAPO VII – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE

Articolo 39 Protezione e conservazione degli archivi pubbliciAi sensi dell’art. 30 del D.lgs 42/2004, dell'art. 30 del Decreto del Presidente della Repubblica 30settembre 1963, n. 1409, N orme relative all’ordinamento ed al personale degli archivi di Stato edegli artt. 67 e 69 del DPR 445/2000, il Comune di Ancona, in quanto ente pubblico, ha l’obbligodi:

garantire la sicurezza e la conservazione del suo archivio e di procedere al suo ordinamento;➢

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costituire uno, o più archivi di deposito nei quali trasferire annualmente i fascicoli relativi agli➢affari conclusi;

istituire una sezione separata d'archivio per i documenti relativi ad affari esauriti da più di 40➢anni (archivio storico) e di redigerne l'inventario.L’archivio è quindi un’entità unitaria, che conosce però tre fasi:

archivio corrente , composto dai documenti relativi ad affari in corso conservati presso gli uffici;➢ archivio di deposito, composto dai documenti relativi ad affari cessati da meno di 40 anni➢

conservati presso l'archivio di deposito degli uffici oppure presso l'Archivio di deposito generale delComune di Ancona, a determinate condizioni;

archivio storico, composto dai documenti relativi ad affari cessati da più di 40 anni, selezionati➢per la conservazione permanente conservati presso l'archivio generale del Comune, che funge dasezione separata.

Il presente Capo riporta il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e diconservazione dell’archivio.La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dell’archivio, èobbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario).Il Comune di Ancona utilizza il Titolario di classificazione elaborato dal gruppo di lavoro per laformulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni.Il piano di conservazione, collegato con il titolario ed elaborato tenendo conto dei flussidocumentali dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dall’AOO nell’espletamento dellefunzioni istituzionali, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli.

Articolo 40 Piano di conservazione dell’archivioIl piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione e il massimariodi selezione. Il massimario di conservazione e scarto è riportato in ALLEGATO 6.Contiene i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazionepermanente dei documenti.L’aggiornamento del piano di conservazione compete esclusivamente all'ufficio Protocollo ed èassicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto di quanto disposto dalla normativavigente in materia in materia di formazione e conservazione degli archivi.E’ garantita la storicizzazione delle variazioni del titolario di classificazione e la possibilità diricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti conla struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica ad ognivoce del titolario deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione, cioè la duratadella stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio e valgono almeno perun intero anno.Ad ogni modifica del titolario, il responsabile dell'ufficio protocollo provvede ad informare tutti isoggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per ilcorretto utilizzo delle nuove classifiche.La sostituzione delle voci del titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle vociprecedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, invece, registraredocumenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

Articolo 41 Classificazione dei documentiLa classificazione è un’operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda unasingola e specifica questione/affare concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta, agrandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario diclassificazione.Tutti i documenti ricevuti e prodotti dalle Direzioni e/o uffici, indipendentemente dal supporto sul

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quale vengono formati, sono classificati in base al titolario riportato in ALLEGATO 7.In linea generale, i documenti in arrivo, partenza e interni sono classificati a cura delladirezione/ufficio ricevente o produttore.La classificazione è necessaria e preliminare all'attività di fascicolazione.

Articolo 42 Formazione e identificazione dei fascicoliTutti i documenti registrati nel sistema di protocollazione informatica, indipendentemente dalsupporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli con l’operazione di fascicolazioneelettronica e cartacea.Il fascicolo è l’unità archivistica di base indivisibile di un archivio. In linea di massima, i fascicolipossono essere:a) raccoglitori di documenti relativi a un procedimento amministrativo o sub procedimento;b) raccoglitori di documenti relativi ad una persona fisica o giuridica;c) raccoglitori di documenti afferenti ad una stessa voce del titolario di classificazione che l’ufficioutente ritiene opportuno riunire in un’unica unità archivistica;d) raccoglitori di documenti appartenenti a Serie archivistiche, raggruppati per anno.I fascicoli possono essere organizzati in sottofascicoli in modo da poter far corrispondere uncarteggio, fisico o digitale, ad ogni procedimento o sub procedimento amministrativo.La formazione di un nuovo fascicolo/sottofascicolo avviene con l’operazione di “apertura” checomporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni:a) anno di istruzione (data di apertura)b) indice di classificazione ricavato dal titolarioc) numero del fascicolo (numero di repertorio) che è rappresentato dall’anno di apertura seguito dalnumero progressivo assegnato al fascicolo/sottofascicolod) oggetto del fascicoloe) AOO e direzione/ufficio produttoreI sottofascicoli sono gestiti come i fascicoliOgni fascicolo cartaceo deve avere una copertina sulla quale vanno riportate le opportuneinformazioni archivistiche/documentali.La formazione dei fascicoli avviene nell’ambito degli uffici utente di competenza, a cura deiResponsabili dei procedimenti amministrativi, o loro delegati.

TIPOLOGIE DI FASCICOLOSi distinguono due tipologie di fascicolo:

Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi➢ Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personali dipendente, assistiti,➢

associazioni, attività economiche, etc.)

FASCICOLI RELATIVI AD AFFARI O PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, ilResponsabile del procedimento o altro dipendente delegato provvede all’apertura di un nuovofascicolo e comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:

anno➢ indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.)➢ numero del fascicolo➢ oggetto del fascicolo➢ data di apertura del fascicolo➢ eventuale nominativo del responsabile/direzione competente➢

Il Responsabile del procedimento o altro dipendente delegato provvede anche all’archiviazione dei

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documenti all’interno del fascicolo. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli.I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo secondo l’ordinecronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito.Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare.La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso va archiviatorispettando l’ordine del repertorio, vale a dire l’anno di apertura.

FASCICOLI RELATIVI A PERSONE FISICHE O GIURIDICHE Per ogni persona fisica o giuridica può essere istruito un fascicolo nominativo.Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune di Ancona e vienechiuso al momento della cessazione del rapporto. L’apertura prevede la registrazione di alcuneinformazioni essenziali:

anno➢ indice di classificazione ➢ indicazione della serie e del numero identificativo del fascicolo al suo interno➢ oggetto del fascicolo➢ data di apertura del fascicolo➢ eventuale nominativo del responsabile/direzione competente ➢

I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma perciascuna delle categorie di persone fisiche o giuridiche (serie fascicoli dei dipendenti, serie deifascicoli degli assistiti, etc.). All’interno di ciascuna serie i fascicoli vanno conservati nell’ordineprestabilito secondo criteri che rispondano ad opportunità ed efficacia (es. ordine cronologico diinstaurazione del rapporto, ordine alfabetico, ...).

I FASCICOLI ANNUALI RIPETITIVI È possibile prevedere la possibilità di aprire automaticamente fascicoli annuali ripetitivi, attivandola funzione all'atto della creazione del fascicolo. Con tale funzione il software, alla data del 31dicembre dell'anno solare, provvede alla chiusura del fascicolo e all'apertura di analogo fascicolo,vuoto, al 1° gennaio dell'anno successivo.

IL FASCICOLO ETEROGENEO Poiché il fascicolo è legato alla classificazione archivistica dei documenti si possono creare due tipologie di fascicoli:- omogeneo: possono essere inseriti nel fascicolo solo documenti che hanno la medesima classificazione;- eterogeneo: possono essere inseriti nel fascicolo documenti con classificazione diversa.

L'operazione di scelta va effettuata manualmente a cura del dipendente che provvede all'apertura delfascicolo

Articolo 43 Processo di assegnazione dei fascicoliQuando un nuovo documento viene recapitato all’amministrazione, l'ufficio destinatario,competente in materia, stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocolloinformatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un fascicolo già esistente, oppuresia necessario aprire un nuovo fascicolo.

A seconda delle ipotesi, si procede come segue:

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Se il documento si ricollega ad un fascicolo aperto, l’addetto:➢− seleziona il relativo fascicolo− collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato

Se il documento non è collegabile ad alcun fascicolo aperto, il soggetto preposto:➢− esegue l’operazione di apertura del nuovo fascicolo− collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto

Repertorio dei fascicoli

Lo strumento di gestione e organizzazione dei fascicoli è il repertorio dei fascicoli, i cui elementicostitutivi sono:

l’anno di riferimento➢ l’indice di classificazione ➢ il numero di fascicolo (ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli)➢ la data/anno di apertura➢ la data/anno di chiusura➢ l’oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto dei sottofascicoli)➢ l’annotazione sullo stato del fascicolo, cioè se è aperto o chiuso➢ eventuali annotazioni➢

Il Comune di Ancona realizza il fascicolo informatico e l’aggregazione documentale informatica inmaniera conforme ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina dellaformazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese leregole concernenti il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dall’art. 41, c. 2 bis del D. lgsn. 82/2005. Il predetto DLGS 82/2005 definisce:

Il fascicolo informatico come un’aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti,➢documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di unospecifico procedimento;

l’aggregazione documentale informatica come un’aggregazione di documenti informatici o di➢fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma deidocumenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente.La formazione di un nuovo fascicolo informatico o di una nuova aggregazione avviene attraverso ilsistema di gestione documentale che genera il repertorio dei fascicoli attraverso la funzione di“apertura fascicolo”.L’insieme minimo dei metadati del fascicolo informatico e dell’aggregazione documentaleinformatica è il seguente:

Identificativo➢ Amministrazione titolare➢ Amministrazioni partecipanti➢ Responsabile del procedimento➢ Oggetto➢ Documento: elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono➢

la reperibilità.

In alcuni casi, l’obbligo della produzione di documenti informatici previsto dal legislatore siriferisce solo a singole tipologie documentali e non all’intero procedimento. Questo comporta la formazione del fascicolo ibrido, ossia di un’unica unità archivistica originata daun affare o da un procedimento amministrativo, composto da documenti formati su due supporti,

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quello cartaceo e quello informatico. La conservazione dei documenti del fascicolo ibrido ègarantita secondo le diverse modalità previste in base alla natura del supporto.

Il Comune di Ancona adotterà uno dei due supporti per l’archiviazione dell’intero fascicolo,seguendo criteri di economicità e di garanzia della conservazione, anche attraverso la produzione dicopie conformi agli originali cartacei o informatici ai sensi del CAD.

Articolo 44 Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio di depositoOgni direzione/ufficio, secondo l'articolazione organizzativa interna, nomina uno o più referenti chesi occupano della gestione e conservazione dei propri Archivi di deposito. I referenti hanno il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso, registrare imovimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il responsabile dell'ufficio protocollo generale nella selezione della documentazione per lo scarto ed il versamentoall’archivio storico, quindi alla redazione di elenchi di scarto e di elenchi di versamento.

Articolo 45 Versamento dei fascicoli nell’archivio di depositoAll’inizio di ogni anno, i responsabili degli uffici individuano i fascicoli che sono da versarenell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non piùnecessari allo svolgimento delle attività correnti.Tali fascicoli dovranno essere preventivamente e accuratamente controllati (eliminando eventualifotocopie), per verificare che in esso siano effettivamente presenti tutti i documenti pertinenti allapratica in oggetto, secondo le indicazioni fornite dall'ufficio protocollo generale a cura delResponsabile del procedimento che dovrà anche compilare e sottoscrivere un elenco di consistenzadei fascicoli e delle serie che intende trasferire nell’archivio di deposito, curando anche iltrasferimento fisico dei carteggi previo accordo col Responsabile del protocollo Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hannonell’archivio corrente.

Articolo 46 Accesso interno agli archivi di deposito e prelievo documentazioneL'accesso all'archivio di deposito centralizzato da parte dei dipendenti avviene mediante richiesta alprotocollo generale, che provvede alla registrazione dei dati di chi accede (nome, data, orario,motivo). Le chiavi sono conservate presso questo ufficio e non è consentito agli altri uffici ottenerecopia delle stesse. La riproduzione autonoma di una copia delle chiavi da luogo a segnalazione perl'apertura del procedimento disciplinare. La consultazione e il prelievo di documenti dall'archivio centralizzato di deposito avviene suespressa richiesta contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativodel richiedente, l'ufficio di appartenenza e la sua firma.Il prelievo può essere eseguito dagli addetti dell'ufficio protocollo o direttamente da un dipendentedi altra direzione all'uopo autorizzato.Tale movimentazione deve essere registrata in un apposito Registro di carico e scarico a curadell'ufficio protocollo. In esso devono essere riportati, oltre ai dati contenuti nella richiesta, anche ladata di consegna/invio e quella di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato delladocumentazione, così come si consegna così come viene riconsegnata.Con periodicità almeno mensile l'ufficio protocollo verifica che avvenga la restituzione puntuale deifascicoli/documenti affidati temporaneamente.Il richiedente non può estrarre i documenti originali dal fascicolo, né alterarne l’ordine,rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo.

Articolo 47 Accesso alla documentazione degli archivi di deposito da parte di utenti esterniL'accesso alla documentazione degli archivi di deposito dei settori raccolta presso l'Archivio

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generale per fini giuridico-amministrativi (diritto di accesso ai sensi della Legge 241/1990) potràessere effettuata solo tramite la direzione/ufficio settore che ha versato la documentazione o checomunque esercita tale funzione anche per l'archivio corrente.Per tali consultazioni la procedura è la seguente:

il cittadino fa richiesta di accesso alla direzione competente;➢ la direzione competente, dopo aver espletato l'istruttoria, fa richiesta all'Archivio generale della➢

documentazione da far visionare al cittadino; l'Archivio generale trasmette la documentazione richiesta alla direzione richiedente, registrando➢

la richiesta in un apposito registro; una volta conclusa la consultazione da parte del cittadino, la direzione competente restituisce la➢

documentazione all'Archivio generale, il quale provvede alla sua ricollocazione e registrazione nelregistro.Qualora le condizioni qualitative e quantitative della documentazione non permettano la suamovimentazione dall'Archivio generale, la consultazione da parte dei cittadini ai sensi della Legge241/1990 potrà essere compiuta anche presso l'Archivio generale, alla presenza del personale delladirezione richiedente e previo espletamento della procedura di cui sopra, compresa l'istruttoria aisensi della Legge 241/1990 da parte del settore competente.

Articolo 48 Selezione e scarto archivisticoIl piano di conservazione dell’archivio è effettuato in base all'ALLEGATO 7 massimario discarto. Gli operatori dell’archivio di deposito, pertanto, possono utilizzare il sistema per produrreannualmente l’elenco dei documenti e dei fascicoli per i quali è trascorso il periodo minimoobbligatorio di conservazione e che quindi sono suscettibili di scarto archivistico.I documenti selezionati per la conservazione permanente sono depositati contestualmente aglistrumenti che ne garantiscono l’accesso, nell’Archivio di Stato competente per territorio o trasferitisia nella eventuale Separata Sezione di Archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioniin materia di tutela dei beni culturali. CAPO VIII – SCANSIONE E REGOLE DI ASSEGNAZIONE/SMISTAMENTO DEI

DOCUMENTI

Articolo 49 Scansione documenti cartaceiI documenti ricevuti dall'ufficio protocollo, su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazionee segnatura di protocollo, sono acquisiti in formato immagine mediante un processo di scansione. Atal fine, presso il medesimo ufficio è attivato un centro di scansione dotato di attrezzature di livellohardware e software in grado di digitalizzare i documenti in maniera rapida ed accurata.Progressivamente sarà attivata la scansione dei documenti presso tutte le direzioni, a partire daquelli interni, secondo tempi e modalità che verranno stabiliti con apposite circolari e interventiformativi. A tal fine andrà effettuata una ricognizione della strumentazione hardware e softwarepresente nei vari uffici, al fine di rendere efficace ed efficiente il processo di scansionedocumentale.

Articolo 50 Modalità di svolgimento del processo di scansione dei documentiIl processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da piùpagine, corrisponda un unico file di formato standard abilitato alla conservazione;b) verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo;d) memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in modo non modificabile.Gli allegati possono essere a loro volta sottoposti al processo di scansione e sono trattati come

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entità autonome, associate stabilmente al documento primario. Ciascuno di essi è identificatodal numero e la data di protocollo del documento primario seguito da un progressivo allegatoI documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formatoimmagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura diprotocollo, classificazione e smistamento, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenzaper essere fascicolati e conservati.

Articolo 51 Smistamento dei documenti in arrivoPer smistamento di un documento in arrivo si intende l’operazione volta alla individuazione delladirezione/ufficio di competenza, titolare della responsabilità procedimentale sulla base degli attiorganizzativi interni, a cui assegnare formalmente il documento per la trattazione della pratica oprocedimento amministrativo a cui si riferisce; gli altri soggetti cointeressati ricevono il documentoper conoscenza.La direzione/ufficio assegnatario, effettuerà i successivi smistamenti e le relative registrazioniritenuti necessari per la definizione della pratica.

Articolo 52 Presa in carico e assegnazione dei documenti ricevuti Nell’ambito delle direzioni/uffici di competenza, il personale abilitato alla ricezione dei documentiin arrivo, al momento della loro effettiva acquisizione, con la funzione del sistema, eseguel’operazione di “presa in carico”;Alla presa in carico può seguire, ad opera dello stesso personale abilitato, un’altra operazione dismistamento interno verso l’ufficio di competenza o dipendente responsabile.Quando i documenti raggiungono gli uffici/direzioni di competenza, il personale ivi abilitato ètenuto ad eseguire l’operazione di fascicolazione.I documenti ricevuti per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono resi disponibili econoscibili alle direzione/uffici di competenza attraverso il software di protocollo generale, altermine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo;La data effettiva di ingresso dei documenti informatici è registrata dal sistema in modo automatico ela data di ingresso dei documenti nelle direzioni/uffici di competenza coincide con la data diprotocollazione.

Articolo 53 Modifica dei dati relativi allo smistamento e all’assegnazione dei documentiNel caso di uno smistamento/assegnazione errata, la direzione/ufficio che riceve il documento lorifiuta rinviandolo all’ufficio di provenienza, il quale provvederà a correggere la destinazione.Se il documento è cartaceo anche questo dovrà seguire la nuova destinazione riportata nel sistemaIl sistema di protocollazione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi,memorizzando, per ciascuno di essi, i dati identificativi dell’operatore che effettua l’operazione, ladata e l’ora di esecuzione.

Articolo 54 Flussi documentali tra uffici Le comunicazioni interne al Comune, tra le varie direzioni ed uffici, sono eseguite attraverso lafunzione di protocollazione “registrazione interna” del software, allegando il documento originaleed eventuali allegati.

Articolo 55 Procedimenti amministrativi e registrazione dell'iter documentaleIl sistema realizza la gestione integrata del protocollo informatico, flussi documentali eprocedimenti amministrativi, permettendo alle direzioni/uffici dell’Ente di formare i loro fascicoli,seguire sul sistema l'iter dei documenti, relativi procedimenti o sub procedimenti amministrativi.

CAPO IX – SPEDIZIONE E TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI

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Articolo 56 Spedizione dei documenti su supporto cartaceoI documenti prodotti dall’Amministrazione sono protocollati, classificati e fascicolati nell’ambitodelle direzioni/uffici di origine.I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi già imbustati all’ufficio di spedizionedopo che sono state eseguite le operazioni di cui al comma 1.Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzoche richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica vienecompilata a cura della direzione/uffici di origine.Nei documenti in partenza l’istruttore è tenuto a specificare che le eventuali risposte devonocontenere i riferimenti di protocollo delle lettere cui fanno riscontro.Nel caso di spedizione di documenti cartacei, attraverso strumenti postali tracciati (raccomandata,assicurata, raccomandata veloce, ecc), al fine del contenimento della spesa, la direzione/ufficio diorigine compila apposita distinta/richiesta specificando le motivazioni (legge, procedimentali, ecc.)per le quali si richiede l'utilizzo di tali modalità di spedizione.La mancata compilazione della distinta predetta comporta il blocco della spedizione del documentoche viene restituito all'ufficio/direzione.

Articolo 57 Trasmissione dei documenti informaticiLa trasmissione dei documenti informatici avviene attraverso l’indirizzo di posta elettronicacertificata, dichiarato all’Indice nazionale della Pubblica Amministrazione (IPA) e conforme allanormativa vigente in materia.L’Amministrazione si avvale di un gestore di posta certificata in grado di assicurare la riservatezza ela sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di spedizione e consegna deidocumenti; di fornire attestazioni di recapito con garanzia di identificazione del mittente e deldestinatario.I documenti informatici verso privati/associazioni/professionisti sono trasmessi all’indirizzo diposta elettronica certificata dichiarato dai destinatari e abilitato alla ricezione della posta per viatelematica.L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita a cura delle direzioni/ufficidopo che sono state completate le operazioni di: verifica dei documenti informatici, registrazione diprotocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.Le direzioni/uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici devono assicurarsidell'avvenuta consegna; in caso di mancata consegna devono attivare tempestivamente tutte leprocedure di correzione dei dati che hanno dato luogo alla mancata consegna del documento inviatocon la pec.

CAPO IX – ACCESSIBILITÀ E RISERVATEZZA

Articolo 58 Gestione della riservatezzaSono previste particolare forme di riservatezza e di accesso controllato per:- documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari (dati sensibili, come definitinel codice in materia di protezione dei dati personali)- documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebberoostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati e procurare pregiudizio a terzi o al buonandamento dell’attività amministrativaI documenti registrati nelle forme di cui al comma 1, possono essere registrati con il protocolloriservato, costituito dalle registrazioni il cui accesso è autorizzato solo ai soggetti che hanno laresponsabilità della loro trattazione.Sul registro di protocollo generale, le registrazioni di protocollo riservato sono rappresentate in

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modo coperto. Sono cioè evidenziati solo i riferimenti alla registrazione intesa nei termini di datadi riferimento, numero di protocollo.Le soluzioni organizzative e tecniche per garantire l’accessibilità e la riservatezza dei dati diprotocollo e dei documenti informatici sono descritte nel piano di sicurezza informatica.In ALLEGATO 8 sono riportate le tipologie di documenti che richiedono una gestione riservata edescritte le relative modalità di trattamento.

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