MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, … · Art. 5: Servizio per la tenuta del...
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COMUNE DI FOLIGNANO
Prov. di Ascoli Piceno
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO (Regolamento adottato ai sensi
dell'art. 5 del D.P.C.M. 3/12/2013) INDICE GENERALE SEZIONE I – PRINCIPI GENERALI Art. 1: Oggetto
Art. 2: Definizioni essenziali e normativa di riferimento
Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO)
Art. 4: Unità Organizzative Responsabili (UOR)
Art. 5: Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli
archivi
Art. 6: Conservazione delle copie del registro informatico di protocollo
Art. 7: Firma digitale e firma elettronica qualificata.
Art. 8: Caselle di Posta elettronica
Art. 9: Sistema di classificazione dei documenti
Art. 10: eliminazione protocolli diversi dal protocollo informatico
Art. 11: Tutela della riservatezza dei dati e delle informazioni personali e sensibili
SEZIONE II – FORMAZIONE GESTIONE E SCAMBIO DI DOCUM ENTI Art. 12: Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: definizioni
Art. 13: Formazione dei documenti
Art. 14: Il documento amministrativo nel sistema di protocollo informatico: tipologie
Art. 15: Documento ricevuto dall’Amministrazione
Art. 16: Documento prodotto o inviato dall’Amministrazione
Art. 17: Documento interno formale
Art. 18: Documento interno informale
SEZIONE III – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19: Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale
Art. 20: Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili
Art. 21: Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale
Art. 22: Errata ricezione di documenti digitali
Art. 23: Errata ricezione di documenti cartacei
Art. 24: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
Art. 25: Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei
Art. 26: Documenti in partenza
Art. 27: Verifica formale dei documenti da spedire
Art. 28: Spedizione di documenti informatici
Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta
Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax
Art. 31: Registrazioni di protocollo e segnatura dei documenti in partenza e interni
Art. 32: Ricevute di trasmissione
SEZIONE IV – ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMEN TI RICEVUTI Art. 33: Regole generali
Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato digitale
Art. 35: Assegnazione e smistamento di documenti ricevuti in formato cartaceo
Art. 36: Assegnazione della corrispondenza da parte del Responsabile del Servizio
Art. 37: Corrispondenza consegnata con ricevuta
SEZIONE V – U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI PR OTOCOLLAZIONE, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI. ABILITAZIONI E PROFILI DI ACC ESSO. Art. 38: Ufficio Protocollo e Archivio comunale
Art. 39: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti
Art. 40: Abilitazioni di accesso alle funzionalità di protocollo e gestione documentale
Art. 41: Profili di accesso
Art. 42 : Rete delle comunicazioni di avvenuta protocollazione
SEZIONE VI – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLA ZIONE DEI DOCUMENTI Art. 43: Generalità
Art. 44: Classificazione
Art. 44: Titolario di classificazione
Art. 45: Prontuario per la classificazione
Art. 46: Il fascicolo
Art. 47: Tipologie di fascicoli
Art. 48: Il sistema di Fascicolazione dei documenti
Art. 49: Fascicolazione dei documenti
Art. 50: Apertura e chiusura del fascicolo
Art. 51: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli
Art. 52: Consultazione dei Fascicoli
Art. 53: Repertorio dei fascicoli
SEZIONE VII – LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 54: Protocollazione dei documenti
Art. 55: Il registro di protocollo
Art. 56: Registro giornaliero di protocollo
Art. 57: Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Art. 58: Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Art. 59: Documenti soggetti a registrazione particolare
Art. 60: La registrazione di protocollo: elementi obbligatori
Art. 61: La registrazione di protocollo: elementi facoltativi
Art. 62: Segnatura di protocollo dei documenti
Art. 63: Registrazione di protocollo dei documenti informatici
Art. 64: Registrazione di protocollo dei documenti analogici
Art. 65: La segnatura di protocollo dei documenti
Art. 66: Livello di riservatezza
Art. 67: Annullamento delle registrazioni di protocollo
Art. 68: Termini per la protocollazione dei dcumenti
Art. 69: Protocollazione urgente
Art. 70: Protocollazione differita
SEZIONE VIII – PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICO LARI Art. 71: Documenti con destinatari plurimi
Art. 72: Documenti con oggetti plurimi
Art. 73: Telegrammi
Art. 74: Fax
Art. 75: Corrispondenza digitale già pervenute cartacea
Art. 76: Protocollazione di un numero consistente di documenti
Art. 77: invii multipli e successivi di documenti
Art. 78: Arrivi multipli e successivi di documenti
Art. 79: Corrispondenza relativa alle gare d’appalto
Art. 80: Corrispondenza pervenuta per posta raccomandata
Art. 81: Documenti anonimi, non firmati o con firma illeggibile
Art. 82: Documenti ad accesso limitato (corrispondenza personale o riservata)
Art. 83: Integrazioni documentarie
SEZIONE IX – SCANNSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Art. 84: Documenti soggetti a scansione e uffici autorizzati
Art. 85: Modalità di svolgimento del processo di scansione
SEZIONE X – MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI P ROTOCOLLO DI EMERGENZA Art. 86: Registro di emergenza
Art. 87: Apertura del registro di emergenza
Art. 88: Utilizzo del registro di emergenza
Art. 89: Chiusura e recupero del registro di emergenza
SEZIONE XI – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCU MENTI Art. 90: Archiviazione
Art. 91: Archivio corrente
Art. 92: Archivio di deposito
Art. 93: Archivio storico
Art. 94: Serie archivistiche
Art. 95: Repertori generali
Art. 96: Repertori particolari
Art. 97: Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente
Art. 98: Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito
Art. 99: Scarto archivistico
Art. 100: Piano di conservazione
Art. 101: Consultazione degli archivi
Art. 102: Conservazione e memorizzazione dei documenti. Principi generali
Art. 103: Il registro giornaliero di protocollo
Art. 104: Conservazione delle informazioni del sistema.
Art. 105: Manuale della conservazione dei documenti informatici.
SEZIONE XII– SICUREZZA INFORMATICA E ACCESSIBILITA DEI DOCUMENTI Art. 106: Piano per la sicurezza informatica
Art. 107: Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione
Art. 108: Accesso esterno
SEZIONE XIII – NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 109: Approvazione del MdG
Art. 110: Modifiche e revisioni del MdG
Art. 111: Modifica/revisione straordinaria del MdG
Art. 112: Pubblicazione e divulgazione del MdG
Art. 113: Entrata in vigore
ALLEGATI: Allegato “A” - Definizioni
Allegato “B” - Normativa di riferimento
Allegato “C” - Descrizione della AOO
Allegato “D” - Elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
Allegato “E” - Elenco documenti soggetti a registrazione particolare
Allegato “F” - Schema riassuntivo del piano di classificazione per l'archivio comunale
Allegato “F-bis” - Titolario
Allegato “F-ter” - Prontuario per la classificazione
Allegato “F-quater” - Linee guida per l'organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti
inriferimento al piano di classificazione
SEZIONE I – PRINCIPI GENERALI Art. 1: Oggetto 1. Il presente Manuale di Gestione, adottato ai sensi della normativa vigente, disciplina le attività di
formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la
gestione dei flussi documentali ed archivistici, in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune
di Folignano
2. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti e/o processi, di accesso agli
atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni
operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno
dell’amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione
amministrativa. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e
spedizione di un documento.
Art. 2: Definizioni essenziali e normativa di rifer imento 1. Ai fini del presente manuale di gestione si intende per:
a) “AMMINISTRAZIONE”, il Comune di Folignano;
b) “TESTO UNICO”, il D.P.R. 20.12.2000, n. 445 recante “Testo Unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
c) “C.A.D.”, il D. Lgs. 7.3.2005, n. 82 recante “Codice dell’amministrazione digitale”;
d) “REGOLE TECNICHE PI”, il D.P.C.M. 3.12.2013 recante “Regole tecniche per il protocollo
informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D.”;
e) “REGOLE TECNICHE CONS”, D.P.C.M. 3,12,2013 “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44- bis e
71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”
f) “PEC”, il servizio di Posta Elettronica Certificata, così come disciplinata dal DPR 11 febbraio 2005, n.
68;
g) “Posta elettronica istituzionale”, la casella di Posta Elettronica Certificata individuata come punto di
accesso dei documenti amministrativi informatici trasmessi per via telematica egestita
dall’Ufficio Protocollo
h) “AOO”, l’Area Organizzativa Omogenea;
I) “MdG”, il Manuale di Gestione, documento che descrive il sistema di gestione informatica dei
documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi del D.P.C.M. 31
ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni
L ) “MdC”, il Manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei
documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione;
m)Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate
nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione
n) “RSP”, il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e
degli archivi;
o) “UOP”, l’Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo, cioè l'ufficio che svolge attività di
registrazione di protocollo;
p) “RPA”, il Responsabile del Procedimento Amministrativo.
q) “UOR”, l’Unità Organizzativa Responsabile, cioè un insieme di uffici che, per tipologia di mandato
istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività
svolta,presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato e che
corrispondono ai Settori in cui è articolata la gestione dell’Amministrazione
r) “UU”, l’Ufficio Utente, cioè l’ufficio destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di
protocollo nei campi opzionali; in linea di massima ogni UU corrisponde ad un Servizio
dell’Amministrazione.
2. Per le altre definizioni si rimanda all’Allegato “A” del presente MdG.
3. Per la normativa di riferimento si rimanda all’Allegato “B” del presente MdG.
Art. 3: Area Organizzativa Omogenea (AOO) 1. Per la gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione ha individuato un’unica Area
Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Folignano, come meglio specificato nella
scheda riportata nell’Allegato “C” del presente MdG.
2. Ai sensi della codifica richiesta dall’Indice della Pubblica Amministrazione (IPA), per le finalità di cui
all’art. 57-bis del CAD, l' AOO è univocamente identificata con il codice c_868.
3. Alla AOO è assegnato l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), definito “indirizzo di posta
elettronica istituzionale” [email protected] Art. 4 – Unità Organizzative Responsabili (UOR) 1)Alla AOO afferiscono più Unità Organizzative Responsabili (UOR), sovrapponibili con i
Settori dell’Amministrazione
Art. 5: Servizio per la tenuta del protocollo infor matico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1. Ai sensi della normativa vigente, l’Amministrazione è dotata del Servizio per la tenuta del protocollo
informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato nella Unità Organizzativa cui
afferiscono le funzioni del Protocollo e dell’Archivio e più precisamente nell’Area Anagrafica..
2. Al Servizio è preposto il Responsabile della predetta Unità Organizzativa.
3. Il “responsabile della gestione documentale”, nominato con specifico atto, è il Responsabile. Per i
casi di vacanza, assenza o impedimento del responsabile dellagestione documentale, è nominato, con
specifico atto, un responsabile vicario.
4. Il Servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
della normativa vigente;
c) garantisce la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
d) cura, di concerto con il Servizio Informatico, che le funzionalità del sistema, in caso di guasti o
anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo
possibile;
e) cura, di concerto con il Servizio Informatico, la conservazione delle copie di cui alla normativa
vigente3 in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;
g) autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di
protocollo;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente MdG da parte del personale autorizzato e degli
incaricati;
i) cura, ai sensi della normativa vigente , il trasferimento dei documenti dagli uffici agli
j) archivi e la conservazione degli archivi medesimi;
k) cura il costante aggiornamento del presente MdG e di tutti i suoi allegati.
Art. 6: Conservazione delle copie del registro info rmatico di protocollo 1. Ai sensi della normativa vigente, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di
registrazione, il registro giornaliero di protocollo deve essere trasmesso entro la giornata lavorativa
successiva al sistema di conservazione, e deve essere conservato dal Responsabile della conservazione
appositamente nominato dall’Amministrazione.
2. Si rinvia all’art. ?? del presente MdG per maggiori informazioni.
Art. 7: Firma digitale e firma elettronica qualific ata. 1. Per l’espletamento delle attività istituzionali, l’Amministrazione fornisce la firma digitale o
elettronica qualificata ai dipendenti da essa delegati a rappresentarla nell’ambito delle attività
procedimentali.
Art. 8: Caselle di Posta elettronica 1. La posta elettronica e la posta elettronica certificata (PEC) rappresentano uno dei mezzi di
comunicazione e di trasmissione di documenti, informazioni e dati dell'Ente. I servizi di posta
elettronica e di posta elettronica certificata sono destinati al conseguimento dei fini istituzionali
dell'Ente.
2. Gli indirizzi di posta elettronica e di posta elettronica certificata assegnati dal Comune di Folignano
ai propri dipendenti si intendono essere di pubblico dominio in quanto forniti per consentire una
raggiungibilità anche elettronica da parte dei cittadini, singoli o associati, potenziali interlocutori
3. L’AOO è dotata della casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in
ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni
(IPA):[email protected]. Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli
uffici che ad essa fanno riferimento.
4. L’elenco delle caselle di posta elettronica ordinaria, e delle caselle di posta elettronica certificata
(PEC) assegnate ai dipendenti del Comune di Folignano, è sempre disponibile ed aggiornato sul sito
internet istituzionale dell’Ente, ai sensi delle disposizioni di cui al D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33. Le
caselle di posta elettronica certificata (PEC) associate al sistema di gestione dei documenti informatici
ed al protocollo informatico sono pubblicate, aggiornate e consultabili presso l’Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (IPA) all’indirizzo www.indicepa.gov.it, ai sensi delle disposizioni di cui all’art. 57-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005.
5. La trasmissione e la ricezione del documento informatico ai fini del procedimento sono
disciplinate,in particolare, dal DPR 28 dicembre 2000, n.445 agli artt.14, comma 1, e 43, comma 6, così
come modificati ai sensi del D. Lgs. 30 dicembre 2010 n.235, nonché dall'art.65, del D.Lgs. 7 marzo
2005,
n.82 (CAD) così come modificato dal D.Lgs. 30 dicembre 2010 n.235.
6. Ai sensi dell'articolo 40-bis del D.Lgs 7 marzo 2005, n.82 (CAD), così come modificato dal D.Lgs. 30
dicembre 2010 n.235, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica
di cui agli Artt. 47, comma 1 e 3, 54 comma 2-ter, 57-bis comma 1 del CAD, nonché le istanze e
dichiarazioni di cui all'art.65 del CAD, formano oggetto di registrazione di protocollo.
7. Il servizio di posta elettronica certificata (PEC) ha funzione giuridicamente rilevante, ed è utilizzato
per la formale trasmissione verso l'esterno, ovvero ricezione dall'esterno, di atti o documenti
giuridicamente rilevanti nell'ambito dell'attività procedimentale.
8. Di norma, gli atti e i documenti nell'ambito dell'attività procedimentale transitano per la casella di
posta elettronica istituzionale (PEC) della UOP; nondimeno può darsi la necessità da parte di un
Responsabile di UOR di gestire la corrispondenza elettronica e la conseguente trasmissione di atti o
documenti giuridicamente rilevanti nell'ambito dell'attività procedimentale, ovvero nelle fasi
istruttorie di uno stesso procedimento, direttamente dalla casella di posta elettronica certificata
assegnata alla UOR, ovvero nominalmente assegnata al dipendente.
9. La trasmissione di corrispondenza alle caselle di posta elettronica certificata (PEC) dell'Ente da parte
di privati cittadini si intende regolata dalle disposizioni di merito di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82
(CAD), nonché dal DPCM 6 maggio 2009, relativamente al servizio definito CECPAC (Comunicazioni
Elettroniche Certificate tra la PA e il Cittadino).
Art. 9: Sistema di classificazione dei documenti 1. A seguito dell’introduzione del protocollo unico di cui al successivo art. 51 e per garantire la corretta
classificazione e organizzazione dei documenti nell’archivio, a partire dalla fase corrente, viene
adottato il “Titolario di classificazione” di cui al successivo art. 45 del presente MdG.
Art. 10: Eliminazione dei protocolli diversi dal pr otocollo informatico 1. Tutti i documenti inviati e ricevuti dall’Amministrazione sono registrati all’interno del registro di
protocollo informatico. Pertanto, con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica del
protocollo, tutti i registri particolari e di settore sono aboliti ed eliminati
2. Sono consentite, tuttavia, forme di registrazione particolari per alcune tipologie di documenti come
specificato al successivo art. 59.
Art. 11 – Tutela della riservatezza dei dati e dell e informazioni personali e sensibili 1. Il personale preposto all’apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere
regolarmente autorizzato/incaricato al trattamento dei dati personali, ai sensi delle disposizioni di cui
al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196
SEZIONE II – FORMAZIONE, GESTIONE E SCAMBIO DI DOCU MENTI Art. 12 – Il documento amministrativo nel sistema d i protocollo informatico: definizioni 1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione comunque formata, del contenuto
di atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa.
2. Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti.
3. Per versione cartacea di un documento informatico si intende una rappresentazione in copia di un
documento prodotto, o acquisito, in originale su supporto informatico; la sostituzione, nell’ambito del
procedimento amministrativo, di un originale informatico con una sua rappresentazione cartacea è
disciplinata dall’art. 23 del CAD, cui si rinvia.
Art. 13: Formazione dei documenti 1. Secondo quanto previsto dalla normativa vigente , l’Amministrazione forma gli originali dei propri
documenti con mezzi informatici. Pertanto, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo,
nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti
necessaria.
2. Per “originale” s’intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli
elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma ecc.), comprendente tutti gli elementi di garanzia.
3. La definizione di cui al precedente comma 3 si intende applicabile tanto ai documenti cartacei
quanto ai documenti informatici; nel caso dei documenti informatici, gli elementi di garanzia sono
identificabili nelle caratteristiche tecniche di cui alle previsioni dell’art. 71 del CAD, nonché nelle
caratteristiche tecniche della sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata
4. Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno
dell’Amministrazione:
a) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello
spazio riservato all’oggetto;
b) deve riferirsi ad un solo protocollo;
c) può fare riferimento a più fascicoli.
5. Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere
apposte prima della sua protocollazione.
6. Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti
nformazioni:
a) la denominazione e il logo dell’Amministrazione;
b) l’indirizzo completo dell’Amministrazione;
c) il codice fiscale dell’Amministrazione;
d) l’indicazione completa dell’ufficio dell’Amministrazione che ha prodotto il documento
corredata dai numeri di telefono e fax.
8. Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni:
a) il luogo di redazione del documento;
b) la data (giorno, mese, anno);
c) il numero di protocollo;
d) il numero degli allegati (se presenti);
e) l’oggetto del documento;
f) se trattasi di documento informatico, la firma elettronica qualificata da parte del RPA e/o del
responsabile del provvedimento finale;
g) se trattasi di documento cartaceo, la sigla autografa da parte del RPA e/o del responsabile
del provvedimento finale.
Art. 14 – Il documento amministrativo nel sistema d i protocollo informatico: tipologie. 1. Il documento amministrativo, in termini operativi, è classificato in:
a) ricevuto;
b) prodotto o inviato;
c) interno formale;
d) interno informale.
2. Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificato in:
a) informatico;
b) analogico.
Art. 15: Documento ricevuto dall’Amministrazione 1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione possono essere documenti originali cartacei e documenti
originali informatici, secondo i canali definiti dalla organizzazione della AOO.
2. Il documento informatico può essere recapitato all’Amministrazione:
a) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;
b) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato direttamente
all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
c) tramite servizi di e-government on line. d) 2. Il documento su supporto cartaceo può essere recapitato:
e) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
f) a mezzo telefax o telegramma;
g) a mezzo consegna diretta all’Amministrazione
Art. 16: Documento prodotto o inviato dall’Amminist razione 1. Per documento prodotto o inviato si intende quello formato dal personale dell’Amministrazione
nell’esercizio delle proprie funzioni, avente rilevanza giuridico-probatoria e quello destinato a essere
trasmesso a privati, ad altro ente ovvero ad altro ufficio dell’Amministrazione.
2. I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma,
per mezzo della posta certificata o delle e-mail istituzionali non certificate.
3. In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non
modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.
4. Durante la fase transitoria di migrazione verso l’utilizzo di un sistema di gestione documentale
interamente digitale, il documento può essere anche in formato analogico. In quest’ultimo caso, la
corrispondenza viene inviata, ai sensi della vigente normativa e delle disposizione del presente
manuale:
a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
b) a mezzo telefax o telegramma;
c) a mezzo consegna diretta al destinatario.
5. Ogni documento cartaceo in partenza, per l’esterno o per l’interno, è di norma redatto in due
esemplari, cioè un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo
relativo al procedimento o all'affare.
6. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli
elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, ecc. ).
7. Per minuta si intende l’originale del documento conservato agli “atti”, cioè nel fascicolo relativo
all’affare o al procedimento amministrativo trattato.
8. Sia l’originale che la minuta sono corredati di firma autografa dal responsabile del procedimento
amministrativo.
Art. 17: Documento interno formale 1. I documenti interni formali sono quelli aventi preminente carattere giuridico-probatorio, redatti dal
personale nell’esercizio delle funzioni, che vengono scambiati tra i diversi uffici dell’Amministrazione,
al fine di documentare fatti inerenti l’attività svolta e la regolarità dell'azione amministrativa ovvero
qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
2. I documenti interni dell'Amministrazione sono formati con tecnologie informatiche.
3. Lo scambio tra gli uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa
giuridico-probatoria, quando essi non siano assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano
altrimenti la tracciabilità, avviene, di norma, per mezzo della procedura di protocollo informatico e, più
precisamente, attraverso le funzionalità di gestione documentale parte integrante del sistema di
protocollo informatico. Di norma, il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto con
firma digitale e poi protocollato. La loro registrazione è effettuata una sola volta dal responsabile del
procedimento mittente, mentre il destinatario del documento interno non deve effettuare alcuna
registrazione del documento in arrivo
4. In questa fase di transizione, o quando risultasse necessario, il documento interno formale può
essere anche di tipo analogico e lo scambio all’interno dell’Amministrazione può aver
luogo con i mezzi tradizionali; in questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici,
stampato e sottoscritto in forma autografa e successivamente protocollato.
Art. 18: Documento interno informale 1. I documenti interni informali sono quelli di preminente carattere informativo come memorie
informali, appunti, brevi comunicazioni scambiate tra uffici, note, osservazioni o chiarimenti.
2. Per documenti interni informali si intendono anche le proposte di tutti gli atti amministrativi in
generale.
3. Per comunicazione informale si intende lo scambio di informazioni tra uffici, con o senza documenti
allegati, delle quali è facoltativa la conservazione.
4. Questo genere di comunicazioni possono essere ricevute e trasmesse per posta elettronica interna,
non interessano il sistema di gestione informatica dei documenti e quindi non sono soggetti alla
obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione, né di conservazione obbligatoria.
SEZIONE III – DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 19: Ricezione di documenti informatici sulla c asella di posta istituzionale 1. La casella istituzionale di Posta Elettronica Certificata è accessibile all’Ufficio Protocollo, che procede
alla registrazione di protocollo previa verifica dell'integrità e leggibilità dei documenti stessi.
2. Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa
vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una
missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal RPA.
3. Le disposizioni di cui al precedente comma 2 si applicano anche a tutte le caselle di posta elettronica
non certificata istituite per i vari Servizi per consentire a tutti i cittadini l’accesso e la comunicazione
dall’esterno, ferme restando le caratteristiche di rilevanza giuridica che sono assegnate
esclusivamentealle comunicazioni di posta elettronica certificata ed ai sistemi di comunicazione
elettronica certificatatra le PA e i cittadini .
4. Per le caselle di posta elettronica non certificata è a discrezione del Responsabile del Servizio, o
deldipendente a cui è affidata la gestione della casella di posta elettronica, la trasmissione al
protocolloper un'acquisizione formale.
Art. 20: Ricezione di documenti informatici su supp orti rimovibili digitali, l’Amministrazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici 1.
Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file ricevuti su
supporto rimovibile che riesce a decifrare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione; superata
questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli
adempimenti del caso.
2. Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente
all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere
protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, sarà protocollato previa la
compilazione dell'interessato di un documento autografo di presentazione.
Art. 21: Ricezione di documenti cartacei a mezzo po sta convenzionale 1. Il personale dell’Ufficio Protocollo provvede a ritirare la corrispondenza quotidiana.
2. Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del
destinatario sugli stessi apposti, e successivamente aperti per gli ulteriori controlli preliminari alla
registrazione. Le buste dei documenti analogici pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e non
si conservano; le buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate si inoltrano insieme ai documenti
per la parte relativa ai timbri postali.
3. La corrispondenza relativa a procedure negoziali aperte o ristrette è registrata e successivamente
consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara, con le modalità stabilite al successivo articolo 79.
4. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene trattata con le modalità
stabilite al successivo articolo 82.
5. La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax, per ciò che concerne la registrazione di
protocollo, viene trattata con le modalità descritte nei successivi artt. 73 e 74.
6. Per la corrispondenza relativa ad altri documenti particolari si rinvia alla Sezione VIII del presente
MdG.
7. Il personale preposto all’apertura e alla registrazione della corrispondenza deve essere
regolarmente autorizzato/incaricato al trattamento dei dati personali.
Art. 22: Errata ricezione di documenti digitali
1. Nel caso in cui pervengano sulle caselle di posta elettronica certificata messaggi dal cui contenuto si
rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore di protocollo rispedisce il messaggio al
mittente con la dicitura : “MESSAGGIO PERVENUTO PER ERRORE – NON DI COMPETENZA DI QUESTA
AOO”.
2. La stesso comportamento si applica alla ricezione delle e-mail istituzionali non pec da parte degli
addetti alla loro gestione. Art. 23: Errata ricezione di documenti cartacei 1. Nel caso in cui pervengano all’ufficio di Protocollo documenti non indirizzati all’Amministrazione e,
se dall’indirizzo della busta si capisce a quale ente devono essere inoltrati, questi vengono recapitati
direttamente al destinatario con un usciere o rinviati all’ufficio postale apponendo sulla busta la
dicitura “Pervenuta per errore - non di competenza di questo Amministrazione, inviare a …”.
2. Nella circostanza in cui venga erroneamente aperta una lettera destinata ad altro ente, questa viene
richiusa e rispedita al destinatario scrivendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”.
3. Nel caso in cui venga erroneamente protocollato un documento non indirizzato a questa
Amministrazione, l’Ufficio Protocollo ne dà atto sul registro protocollo e il documento erroneamente
pervenuto viene re-inviato al destinatario con la dicitura “Protocollato per errore”
Art. 24: Rilascio di ricevute attestanti la ricezio ne di documenti informatici 1. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica certificata, la
notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del
servizio di posta elettronica certificata dell’AOO.
2. Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica non
certificata, la notifica al mittente dell'avvenuto recapito del messaggio è a discrezione del
dipendenteche gestisce la casella di posta .
Art. 25: Rilascio di ricevute attestanti la ricezio ne di documenti cartacei 1. Gli addetti al protocollo non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti
protocollazione.
2. Quando il documento cartaceo non soggetto a protocollazione è consegnato direttamente alla UOP
ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve è
autorizzata a fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento e apporvi il timbro
dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.
3. La semplice apposizione del timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla
dell’operatore sulla copia non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del
personale dell’UOP in merito alla ricezione e all’assegnazione del documento.
4. Nel caso, invece, si tratti di documenti soggetti a protocollazione, quando il documento cartaceo è
consegnato direttamente alla UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta
consegna, la UOP che lo riceve deve rilasciare la ricevuta in questione o in alternativa è autorizzata a
fotocopiare gratuitamente la pagina del documento su cui è stata apposta la segnatura di protocollo.
5. Nella residua eventualità che una UOR riceva brevi manu documenti soggetti a protocollazione,
specie durante gli orari di chiusura dell’Ufficio Protocollo, gli addetti sono tenuti a rimettere
immediatamente gli stessi documenti alla UOP (Ufficio Protocollo) per la normale procedura di
registrazione e assegnazione. Gli addetti della UOR non possono rilasciare alcuna ricevuta di
attestazione dell’avvenuta ricezione, per la quale, ove richiesta, occorre procedere esclusivamente
presso l’Ufficio Protocollo con le modalità di cui al precedente comma.
Art. 26 – Documenti in partenza 1. Il documento in partenza è quello formato, nell’esercizio delle proprie competenze, dagli organi
burocratici o politici, e destinato a terzi. 2. Ogni UOR provvede a protocollare autonomamente i
documenti in uscita, in base al livello d’accesso al sistema protocollo informatico e gestione
documentale. In mancanza di abilitazione, i documenti da spedire, siano essi in formato digitale o
analogico, sono inoltrati all’Ufficio Protocollo secondo leprocedure opportune.
Art. 27: Verifica formale dei documenti da spedire
1. I documenti da spedire devono essere sottoposti, a cura degli uffici mittenti, a verifica formale dei
loro requisiti essenziali ai fini della spedizione: oggetto sintetico ed esaustivo, corretta indicazione
delmittente, corretta indicazione del destinatario e del suo indirizzo fisico o pec, sottoscrizione digitale
o autografa, presenza di allegati se dichiarati, etc.
2. Se alla protocollazione provvede l’Uffici o Protocollo, il documento da spedire sarà protocollato solo
se è completo; in caso contrario è rispedito all’ufficio mittente con le osservazioni del caso.
3. In nessun caso gli operatori dell’Ufficio Protocollo sono tenuti a prendere cognizione del contenuto
dei documenti da spedire e quindi essi non devono operare alcun controllo nel merito dei contenuti
dei documenti stessi.
Art. 28: Trasmissione di documenti informatici 1. Salvo i casi in cui non siano stata ancora abilitata, ciascuna UOR, nell'ambito della propria attività
procedimentale, provvede a formare, classificare, registrare, segnare e archiviare nelle forme previste
dalla disciplina del CAD e secondo le funzionalità previste dal sistema di protocollo informatico e
gestione documentale, i documenti in partenza.
2. I documenti informatici da inviare all’esterno dell’Amministrazione sono trasmessi, a cura degli uffici
interni mittenti, direttamente o per il tramite dell’Ufficio Protocollo, mediante le caselle di posta
elettronica certificata, previa la verifica di cui al precedente articolo 27.
3. La spedizione di documenti informatici al di fuori della posta elettronica certificata istituzionale è
considerata una mera trasmissione di informazioni, da valutarsi da parte dell’operatore ai fini di
valenza giuridica-probatoria
4. Se il documento informatico è inoltrato all’Ufficio Protocollo su supporto rimovibile, la trasmissione
avviene a mezzo posta ordinaria, salvo diversa indicazione da parte dell’ufficio interno mittente.
5. Nel caso della corrispondenza informatica, tanto le operazioni di protocollazione, registrazione e
segnatura del documento, quanto le operazioni di archiviazione, non devono dar luogo alla stampa
degli originali informatici, fatte salve le eventuali necessità di lavoro (stampa bozze di lavoro).
Art. 29: Spedizione di documenti cartacei a mezzo p osta 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi al personale addetto alle procedure di
spedizione presso l'Ufficio Protocollo dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di
protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed eventuale fascicolazione.
2. il documento in uscita viene prodotto in due esemplari originali corredati di firma autografa, uno dei
quali è inviato al destinatario.
3. Laddove le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed
eventuale fascicolazione del documento da spedire vengano eseguite dall’Ufficio Protocollo, un
originale viene spedito mentre l’altro viene restituito con la segnatura del protocollo all’ufficio
mittente, il quale avrà cura di inserirlo all’interno del relativo fascicolo.
4. L’Ufficio Protocollo provvede direttamente a tutte le operazioni necessarie alla spedizione della
corrispondenza.
5. Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni gli uffici dell’Amministrazione devono
far pervenire la posta in partenza all’Ufficio Protocollo nelle ore stabilite dall’Ufficio stesso.
6. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale,
procedure diverse da quella standard descritta.
Art. 30: Ricezione e trasmissione di documenti cart acei a mezzo telefax 1. Fermo restando che l’uso del fax, secondo la normativa vigente, deve essere limitato solo a casi e
situazioni particolari, i documenti trasmessi tramite fax vanno protocollati e la segnatura va apposta
sul documento o sulla fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non
fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione.
2. Il documento ricevuto o trasmesso mediante telefax soddisfa il requisito della forma scritta e,
pertanto, ad esso, di norma, non deve far seguito la trasmissione dell’originale.
3. Qualora al documento faccia seguito l’originale su quest’ultimo deve essere apposta la dicitura “GIA’
PERVENUTO VIA FAX IL GIORNO…” dopodiché allo stesso, considerata l’unicità sostanziale del
documento, deve essere attribuita la stessa registrazione e segnatura
propria del primo, salvo che al documento originale siano state apportate alcune modifiche, nel qual
caso è registrato con un nuovo numero di protocollo, trattandosi in tale circostanza di documento
diverso
4. Il documento trasmesso dall’Amministrazione mediante telefax reca una delle seguenti diciture:
a) “ANTICIPATO VIA TELEFAX”, se il documento originale viene successivamente inviato al
destinatario;
b) “LA TRASMISSIONE VIA FAX DEL PRESENTE DOCUMENTO NON PREVEDE L’INVIO DEL DOCUMENTO
ORIGINALE”, nel caso in cui l’originale non venga spedito.
5. L’ufficio è, comunque, tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata
richiesta.
Art. 31: Registrazioni di protocollo e segnatura de i documenti in partenza e interni 1. Le operazioni di registrazione e di apposizione della segnatura del documento in partenza sono
effettuate presso l’Ufficio Protocollo oppure direttamente dall’Ufficio mittente abilitato
dell’Amministrazione.
2. In nessun caso gli operatori dell’ufficio protocollo o degli altri Uffici comunali abilitati sono
autorizzati a prenotare numeri di protocollo per documenti non ancora resi disponibili.
3. La compilazione dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta
celere, corriere) è a cura del personale addetto all'ufficio Protocollo.
4. I documenti cartacei in partenza o interni, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di
protocollo, prima della spedizione o dell'inoltro all'ufficio competente, vengono acquisiti digitalmente
e il formato da usare, ai fini della conservazione, è il pdf/a.
5. L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il
file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo.
6. Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico vengono
digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non sperabili si potrà comunque procedere
a digitalizzare con lo scanner il frontespizio. La digitalizzazione con lo scanner potrà comunque
avvenire anche in un secondo tempo rispetto alle procedure di protocollazione.
Art. 32 Ricevute di trasmissione 1. L’Ufficio Protocollo cura anche l’invio delle ricevute di trasmissione o di ritorno (fax – raccomandate
A/R) all’ufficio interno mittente che si fa carico di archiviarle nel relativo fascicolo fisico.
2. Per quanto riguarda le ricevute pec, l'archiviazione avviene in modo automatico tramite la
procedura di protocollo, associando a ciascuna pec le relative ricevute di consegna ed accettazione.
SEZIONE IV – ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DEI DOCUMEN TI RICEVUTI Art. 33: Regole generali 1. Con l’assegnazione si procede all’individuazione dell’UU destinatario del documento, mentre
l’attività di smistamento consiste nell’inviare il documento protocollato e segnato all’UU medesimo,
come meglio specificato negli articoli successivi.
2. L’assegnazione può essere estesa a tutti i soggetti ritenuti interessati.
3. L’UU, mediante il sistema di protocollo informatico, provvede alla presa in carico dei documenti
assegnati o al rinvio alla UOP degli stessi se non di competenza.
4. Nel caso di assegnazione errata, l’UU che riceve il documento, lo restituisce all’UOP che procede ad
una nuova assegnazione e ad un nuovo smistamento.
5. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che, eventualmente, prende avvio dal
documento, decorrono, comunque, dalla data di protocollazione.
6. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i singoli passaggi conservandone,
per ciascuno di essi, l’identificativo dell’operatore, la data e l’ora di esecuzione.
7. La traccia risultante dalle operazioni di cui al comma precedente definisce, ai fini normativi e
regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della
responsabilità
Art. 34: Assegnazione e smistamento di documenti ri cevuti in formato digitale 1. I documenti ricevuti dall’Ufficio Protocollo per via telematica, o comunque disponibili in formato
digitale, sono assegnati e smistati all’UU competente attraverso canali telematici interni al termine
delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione su supporti informatici in
forma non modificabile.
2. La gestione del documento informatico prevede che la presa visione dello stesso avvenga
esclusivamente per via telematica, non dandosi luogo, di norma, ai fini dello smistamento e della
assegnazione, alla stampa del documento.
3. L’UU competente ed il Responsabile d'Area a cui sottendono i vari UU hanno notizia,
immediatamente, al termine della procedura di protocollazione, dell’arrivo della posta indirizzata agli
UU, direttamente o per conoscenza, tramite il sistema informatico (Sezione Comunicazioni della
procedura in dotazione all'Ente).
4. Gli addetti all'UU possono visualizzare i documenti attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo
informatico e, in base alle abilitazioni previste, potranno:
a) visualizzare gli estremi del documento;
b) visualizzare il contenuto del documento.
5. La presa in carico dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo informatico in
modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli UU competenti coincide con la data di
assegnazione degli stessi.
6. Ogni responsabile degli UU ha la possibilità di archiviare e/ sub assegnare le pratiche al personale
dell'UU che ritiene più opportuno.
Art. 35: Assegnazione e smistamento di documenti ri cevuti in formato cartaceo 1. Per l’assegnazione e lo smistamento dei documenti ricevuti in forma cartacea, la procedura sarà la
seguente:
a) La compilazione/firma per ricevuta dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per
raccomandate, posta celere, corriere) è a cura dell'ufficio Protocollo o, in mancanza, del
personale all’uopo appositamente incaricato.
b) I documenti cartacei ricevuti, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo,
prima dell'inoltro all'ufficio competente vengono acquisiti digitalmente e il formato da usare ai
fini della conservazione è il pdf/a.
c) L'Ufficio protocollo verifica la leggibilità, la accessibilità e la qualità del file acquisito e verifica che il
file sia associato alla rispettiva registrazione di protocollo.
d) Tutti i tipi di documenti in formato A4, comunque separabili o leggibili dal supporto tecnico
vengono digitalizzati con lo scanner. In caso di planimetrie o volumi non sperabili si potrà
comunque procedere a digitalizzare con lo scanner il frontespizio.
e) Al termine delle operazioni di cui ai punti b), c) e d) precedenti, il sistema di protocollo
informatico segnala automaticamente ai vari UU ed ai loro Responsabili gli estremi dei
documenti assegnati;
f) l’Ufficio Protocollo smista i documenti in cartelle, una per ogni area di competenza;
g) Il responsabile dell’UOR in cui sottendono i RPA E gli UU provvede alla presa in carico ed al prelievo
fisico dei documenti di competenza o all’eventuale rifiuto se non di competenza.
2. Il prelievo della corrispondenza da parte degli addetti presso l’Ufficio Protocollo avviene di norma
ogni mattino per le pratiche ricevute durante tutta la giornata precedente; eventuali situazioni di
urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse.
3. Ciascun Responsabile di UOR è tenuto, quotidianamente, attraverso l'accesso al sistema di
protocollo informatico e gestione documentale, a verificare l'assegnazione della corrispondenza
cartacea, in modo da garantire l'allineamento tra la registrazione sul sistema informatico e la
corrispondente gestione dei documenti cartacei.
4. Alla verifica della corrispondenza cartacea pervenuta, il Responsabile di UOR è tenuto a segnalare
contestualmente al dipendente addetto al servizio monitoraggio eventuali documenti assegnati e non
pervenuti.
Art. 36 – Assegnazione della corrispondenza da part e del Responsabile del Servizio. 1. Il Dirigente o Responsabile del Servizio, attraverso l'apposita funzione del sistema di protocollo
informatico e gestione documentale, accede quotidianamente alla propria scrivania virtuale che
riporta la corrispondenza assegnata e provvede alla presa in carico direttamente o all'assegnazione di
ciascun documento in arrivo al responsabile del relativo procedimento amministrativo (RPA).
2. La UOR competente è incaricata della gestione del procedimento o dell’affare cui il documento è
relativo e può prendere in carico il documento ricevuto.
3. Il RPA è individuato, all’interno della UOR, in base all’organizzazione delle competenze della
suddetta Unità Organizzativa così come definita dal Responsabile. Qualora non sia diversamente
specificato, il RPA coincide con il responsabile della UOR.
4. Spettano al RPA le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel fascicolo di
competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo, l’integrazione o la correzione del
codice di classificazione assegnato dal Protocollo generale, l’effettuazione, tramite la procedura del
protocollo informatico, dei collegamenti ai protocolli precedenti
Art. 37: Corrispondenza consegnata con ricevuta 1. In casi particolari, a giudizio del RSP, la corrispondenza in arrivo può essere consegnata agli uffici
interni di destinazione, dopo le operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura, unitamente ad
una ricevuta, appositamente predisposta dall’ufficio protocollo, in
duplice copia, delle quali una viene trattenuta dall’ufficio di destinazione e l’altra, firmata da un
addetto alla ricezione, viene restituita all’ufficio protocollo.
SEZIONE V – U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI PR OTOCOLLAZIONE, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI. ABILITAZIONI E PROFILI DI ACC ESSO. Art. 38: Ufficio Protocollo e Archivio comunale 1. Secondo quanto stabilito al precedente articolo 5, è istituito il Servizio per la tenuta del Protocollo
informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato nell'Area Amministrativa cui
afferiscono le funzioni del Protocollo e dell’Archivio.
2. Il Responsabile della predetta UOR è stato individuato, con apposito atto, Responsabile della
Gestione documentale, salvo futura diversa riorganizzazione degli Uffici e dei Servizi.
3. Nell’ambito della predetta Area Amministrativa, il Servizio Protocollo e Albo Pretorio svolge le
funzioni relative alla tenuta e alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, così
come ampiamente descritte in tutto il presente MdG. Esso inoltre:
a) costituisce il punto centralizzato di apertura al pubblico per il ricevimento della corrispondenza
indirizzata all’Amministrazione;
b) costituisce il punto centralizzato di spedizione della corrispondenza in partenza
dall’Amministrazione;
c) cura il ritiro della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione;
d) cura la consegna agli uffici postali della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione;
e) cura la tenuta e la gestione dell’Albo Pretorio;
f) cura lo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta
dall’Amministrazione e di quella interna tra gli uffici;
g) gestisce le caselle di Posta Elettronica Certificata dell’AOO, relativamente alla posta in arrivo ed in
partenza;
h) gestisce il ricevimento delle gare;
i) gestisce la corrispondenza delle persone residenti presso la Casa comunale.
4. Sempre nell’ambito della predetta Area Amministrativa, l’Archivio comunale svolge le funzioni
relative alla tenuta e alla gestione dell’Archivio di deposito e dell’Archivio storico, come meglio
descritto nella Sezione IX del presente MdG.
Art. 39: Servizio per la conservazione elettronica dei documenti 1. Il Servizio per la conservazione elettronica dei documenti è svolto dal “Servizio Informatico”
dell’Amministrazione che cura la gestione del Server in cui sono memorizzati i dati dell'Ente.
2. Il Sistema informatico, implementato presso l'Ente per la conservazione dei dati dello stesso,
garantisce che le informazioni in esso memorizzate siano sempre consultabili ed estraibili.
3. E' nominato un responsabile per la conservazione a norma (cosiddetta “conservazione sostitutiva”)
che sovrintende al processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, secondo quanto
previsto dalla normativa vigente9; egli inoltre, d’intesa con il RSP e valutati i costi e i benefici, può
proporre l’operazione di conservazione sostitutiva dei documenti analogici su supporti di
memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni vigenti.
Art. 40: Abilitazioni di accesso alle funzionalità di protocollo e gestione documentale 1. Il controllo degli accessi è attuato al fine di garantire l’impiego del sistema informatico di protocollo
esclusivamente secondo modalità prestabilite
2. Come già più volte evidenziato nel presente MdG, per la protocollazione dei documenti è adottato
un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la gestione centralizzata per
i documenti in entrata e una gestione decentralizzata per i documenti in uscita come descritto al
successivo articolo, con la partecipazione attiva di più soggetti e uffici utenti autorizzati a svolgere
soltanto le operazioni assegnate.
3. Gli utenti ed operatori del servizio di protocollo hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base
alle tipologie di operazioni richieste dall’ufficio di appartenenza e alle rispettive competenze.
4. Ad ogni operatore di protocollo è assegnata, oltre alla credenziale di accesso al sistema delle
procedure in uso presso l'Ente , consistente in “userID” e “password”, una autorizzazione d’accesso,
definita “profilo” al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni
necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.
5. Il sistema di protocollo e gestione documentale consente di attribuire i seguenti livelli di
abilitazione:
a) Consultazione
b) Protocollazione
c) Annullamento
d) Attività (Presa in carico/Attività assegnate/Attività eseguite)
Art. 41: Profili di accesso 1. Sulla base delle richieste avanzate dagli uffici dell’Amministrazione, i diversi livelli di autorizzazione
ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal RSP il quale, inoltre, provvede
all’assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate.
2. A tal fine sono individuati i seguenti profili di accesso, cui corrispondono altrettanti livelli diversificati
di accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico:
a) Amministratore di sistema (UOR);
b) Responsabile di protocollo (RSP);
c) Operatore di protocollo (UOP);
d) Utente di consultazione (UU).
3. Ai fini del sistema di gestione documentale, l’Amministratore di sistema svolge compiti di
supervisione complessiva, avendo accesso anche al Protocollo Riservato.
4. Il Responsabile del protocollo informatico è il soggetto che gestisce l’applicazione informatica
e provvede, tra l’altro, a:
a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura,
con apposito atto di incarico, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell’archivio, o di
parti di esso, da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;
b) assicurare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate delegando a
tal fine il Responsabile dei Sistemi Informativi individuato secondo le forme previste dall'Ordinamento
dell'Ente;
c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
protocollazione;
d) provvedere, su richiesta formale e motivata dell'operatore, alle operazioni di annullamento del
protocollo;
e) controllare l’osservanza delle norme da parte del personale addetto;
f) può delegare alcuni dei suindicati compiti, con esclusione dei punti a) ed e), ad un eventuale
vicario.
5. L’operatore di protocollo (UOP) è la persona che ha l’autorizzazione ad eseguire la registrazione
dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza; può acquisire (secondo i diritti e il profilo con cui è
registrata la sua utenza nel sistema) l’immagine elettronica del documento mediante uno scanner
oppure associare il file prodotto da un programma di composizione testi o di elaborazione di fogli
elettronici, o disegno tecnico. L’immagine elettronica od il file di testo devono essere registrati nel
sistema nel momento della registrazione del documento e in ogni caso non sono modificabili dopo la
registrazione.
Tutte le operazioni abilitate devono essere condotte nel rispetto della disciplina del trattamento dei
documenti digitalizzati ovvero degli originali informatici di cui al capo III del CAD.
6. Gli utenti abilitati alla consultazione (UU) sono gli Uffici abilitati ad accedere al sistema di
protocollo e gestione documentale limitatamente ai documenti della rispettiva UOR, e con le
restrizioni formalmente indicate dal Responsabile del Protocollo (RSP).
Art. 42 : Rete delle comunicazioni di avvenuta prot ocollazione. 1. In relazione alla struttura organizzativa dell'Ente, su indicazione del Responsabile di Area, è
individuata la corrispondenza fra gli UU e gli operatori che ricevono la comunicazione di avvenuta
protocollazione di un documento diretto o in partenza da quella UU.
2. I responsabili di Area ricevono la comunicazione di avvenuta protocollazione di ogni documento
partito o arrivato agli UU che sottendono alla propria Area.
SEZIONE VI – SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLA ZIONE DEI DOCUMENTI. Art. 43: Generalità. 1. Gli addetti alla UOP a seguito di una verifica di congruità in base alle proprie competenze,
classificano il documento sulla base del titolario e del prontuario associato e lo inseriscono nei fascicoli
di destinazione. In caso di errore il documento è ritrasmesso alla UOP, mentre in caso di verifica
positiva l’UU esegue l’operazione di presa in carico del documento smistandolo al proprio interno.
2. Per la fascicolazione si procede ad inserire il documento nel fascicolo opportuno, se chiaramente
individuabile, altrimenti gli addetti alla UOP interagiscono con l'UU per procedere all'individuazione
dello stesso.
Art. 44: Classificazione 1. La classificazione è operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola
e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta, a grandi
raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di
classificazione.
2. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti
nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di conservazione di cui al successivo articolo
100 e del titolario di cui al successivo articolo 45.
3. Ai sensi della normativa vigente:
a) gli archivi e i singoli documenti dell’Amministrazione sono beni culturali inalienabili;
b) gli archivi non possono essere smembrati a qualsiasi titolo e devono essere conservati nella
loro organicità;
c) lo spostamento della sede dell’archivio storico e dell’archivio di deposito è soggetto ad
autorizzazione;
d) lo spostamento della sede dell’archivio corrente non è soggetto ad autorizzazione;
e) lo scarto dei documenti degli archivi dell’Amministrazione è soggetto ad autorizzazione.
Art. 45: Titolario di classificazione 1. Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti di archivio in
base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente e si suddivide in titoli, classi, sottoclassi.
2. E' adottato il titolario “ANCI”, il cui “Schema riassuntivo del piano di classificazione per l'archivio
comunale” è riportato all'allegato “F”;
3. I titoli in cui è suddiviso il titolario individuano le funzioni primarie e di organizzazione
dell’Amministrazione; le successive partizioni corrispondono a specifiche competenze che rientrano
concettualmente nella macro funzione descritte dal titolo.
4. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul
quale vengono formati, sono classificati in base al titolario.
5. Il titolario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle
competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto
qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna.
6. Il RSP, anche in accordo con gli uffici eventualmente interessati, cura l’aggiornamento e/o la
revisione del titolario provvedendo, dopo ogni modifica, ad informare tutti i soggetti abilitati
all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle
nuove classifiche.
7. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello della
loro approvazione e valgono almeno per l’intero anno.
8. Il sistema di protocollo informatico garantisce che per ogni modifica di una voce del titolario venga
riportata la data di introduzione e la data di variazione della stessa; il sistema, inoltre, garantisce la
storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse
voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario
rispetto al momento della produzione degli stessi.
9. Il titolario adottato dall’Amministrazione così come acquisito nel programma informatico è riportato
nell’allegato “F-bis ” del presente Mdg.
Art. 46: Prontuario per la classificazione 1. Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul
quale sono formati, sono classificati usando il prontuario, predisposto anche esso da Anci, in supporto
al titolario di classificazione, al fine di una classificazione omogenea da parte di tutti gli operatori di
protocollo.
2. Il prontuario per la classificazione è un sistema concreto ed operativo a sostegno di chi effettua la
classificazione.
3. Nel prontuario le voci, disposte in ordine alfabetico, sono indicative in parte dei procedimenti
trattati dal Comune e in parte delle materie e degli affari.
4. Ad ogni “voce” del prontuario c’è il rinvio al titolo e alla classe relativi oppure al repertorio se usato
(in alcuni casi si trovano spiegazioni sul trattamento archivistico di un documento particolare).
5. Il prontuario può essere aggiornato a seguito di modifiche intervenute nelle funzioni e nelle
competenze dell’Amministrazione in forza di leggi e regolamenti statali e/o regionale, ovvero rivisto
qualora sorgesse l’esigenza di riorganizzarne la struttura interna.
6. Il RSP qualora siano effettuate delle modifiche provvede ad informare tutti i soggetti abilitati
all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle
nuove voci di prontuario.
7. Il prontuario adottato dall’Amministrazione è riportato nell’allegato “F-ter ” del presente Mdg.
Art. 47 - Il fascicolo 1. Il fascicolo rappresenta l’ultimo grado della classificazione di un documento e consiste nell’insieme
dei documenti ricevuti o prodotti in corrispondenza del trattamento di un affare: ogni fascicolo si
riferisce ad un affare specifico e concreto. Oltre ai documenti protocollati è possibile associare a un
fascicolo anche documenti non protocollati.
2. Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’Amministrazione esercita
in base alla propria missione istituzionale, i fascicoli rappresentano in concreto le attività svolte e i
documenti prodotti in relazione a queste attività.
3. Il fascicolo è individuato “fisicamente” da una copertina “camicia/etichetta” nella quale deve essere
indicato:
− l’anno di apertura;
− il titolo e la classe;
− il repertorio a cui appartiene con il relativo numero attribuito progressivo da 1 (uno) a n con
cadenza annuale;
− l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di
sottofascicoli o inserti;
− l’ufficio a cui è assegnato;
− il responsabile del procedimento;
− l’annotazione sullo stato della pratica a cui il fascicolo si riferisce (pratica in corso da inserire
nell’archivio corrente, pratica chiusa da inviare all’archivio di deposito, pratica chiusa da inviare
all’archivio storico o da scartare).
4. Il fascicolo viene aperto dal responsabile del procedimento amministrativo che ne cura anche la
chiusura e il relativo trasferimento all’archivio di deposito.
Art. 48 - Tipologie di fascicoli
1. I fascicoli si dividono nelle seguenti tipologie:
a) fascicoli relativi ad affari, attività o procedimenti amministrativi;
b) fascicoli delle persone fisiche o giuridiche;
c) fascicoli del personale dell’Amministrazione, che costituiscono una serie archivistica e sono ordinati
per matricola o, se assente, per cognome e nome in ordine alfabetico. Il fascicolo viene aperto al
momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro.
Art. 49: Il sistema di Fascicolazione dei documenti 1. Il sistema di fascicolazione dei documenti è organizzato secondo le “Linee guida per l’organizzazione
i fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di
classificazione” riportato all'allegato “F-quater ” del presente Mdg.
2. I fascicoli hanno una numerazione progressiva, non può essere assegnata la stessa numerazione a
due o più fascicoli, neanche se aperti in anni diversi.
3. Per i documenti in arrivo/interni, qualunque sia il loro formato, gli addetti al Protocollo fasci
coleranno procedendo ad inserire il documento nel fascicolo opportuno, se chiaramente individuabile,
altrimenti gli addetti alla UOP interagiscono con l'UU per procedere all'individuazione dello stesso;
qualora il fascicolo non è esistente gli addetti alla UOP provvederanno a crearne uno nuovo.
4. Per i documenti in partenza qualunque sia il loro formato, ciascun ufficio provvederà ad indicare, nel
documento, il fascicolo di appartenenza, in modo tale che l'ufficio protocollo in fase di protocollazione
possa inserire il documento nel fascicolo corrispondente.
5. Qualora il fascicolo da indicare all'ufficio protocollo non sia presente, sarà l'ufficio mittente stesso
che provvederà a crearlo, prima di indicarlo all'ufficio protocollo.
6. In questa prima fase transitoria di avvio del processo di fascicolazione, così come illustrato negli
articoli seguenti, il personale dell'Ufficio Protocollo e quello di tutti gli altri Uffici/Servizi
dell’Amministrazione interagiranno per concordare le soluzioni operative migliori in termini di
efficienza, efficacia e semplificazione.
Art. 50: Fascicolazione dei documenti 1. Per ogni procedimento l'Amministrazione raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e
i dati del procedimento medesimo da chiunque formati. Tutti i documenti prodotti o ricevuti
dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli.
2. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento.
3. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza, sotto fascicolo o inserto,
secondo l’ordine cronologico di registrazione.
4. Quando un nuovo documento viene recapitato all’Amministrazione, l’ufficio competente stabilisce,
anche con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se il documento
debba essere collegato ad un procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo
già esistente, oppure se il documento si riferisce ad un nuovo procedimento per cui è necessario aprire
un nuovo fascicolo.
5. Ogni ufficio può creare e gestire fascicoli autonomamente, inserendo al proprio interno tutti i
documenti che ritiene necessari.
6. Un documento può stare all'interno di più fascicoli diversi.
Art. 51: Apertura e chiusura del fascicolo 1. Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, l’ufficio
competente provvede alla formazione di un nuovo fascicolo mediante l’operazione di “apertura” che
comprende la registrazione delle seguenti informazioni essenziali:
a) indice di classificazione (Categoria, Classe , Sottoclasse);
b) numero, oggetto e data di apertura del fascicolo;
c) indicazione dell’ufficio che ha aperto il fascicolo;
d) eventuale livello di riservatezza e/o gli uffici che vi possono accedere.
2. Il fascicolo, di norma, viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario e le
informazioni di cui ai punti da a) a d) del precedente comma 1 compaiono sulla copertina del fascicolo
del presente MdG.
3. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo e archiviato rispettando
l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura; quest’ultima si riferisce alla data dell’ultimo
documento prodotto.
Art. 52: Modifica delle assegnazioni dei documenti ai fascicoli
1. Quando si verifica un errore nell’assegnazione di un documento ad un fascicolo, l’ufficio che ha
avuto in carico il documento e si è accorto dell'errore provvederà a segnalarlo all'Ufficio Protocollo che
ha effettuato l’operazione e lo stesso provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema
informatico e ad inviare il documento all’ufficio di competenza.
2. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di tutti i relativi passaggi,
memorizzando per ciascuno di essi l’identificazione dell’operatore che effettua la modifica con la data
e l’ora dell’operazione.
Art. 53 - Consultazione dei fascicoli 1. Per i documenti cartacei l’affidamento temporaneo di un fascicolo ad una UOR diversa da
quella responsabile del procedimento, ovvero della custodia dello stesso per mezzo di personale
autorizzato, deve avvenire per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di
un procedimento amministrativo.
2. L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, di cui rimane traccia nella posizione
fisica occupata dal fascicolo in archivio, con apposita annotazione di carico e scarico, nella quale sono
riportate la data della richiesta, la data della restituzione ed eventuali note sullo stato della
documentazione.
3. Nel caso di fascicoli informatici, l'accesso ovvero la visione di uno o più fascicoli di competenza di
una UOR da parte di una UOR diversa sono regolati secondo i profili di autenticazione del responsabile
ovvero dei suoi delegati all'interno del Settore. I profili di autenticazione sono i medesimi che
consentono infatti l'accesso per competenza al registro di protocollo e l'assegnazione per competenza
dei documenti presi in carico dalla UOR.
4. L'accesso ai fascicoli e, quindi, ai documenti dell'archivio informatico che risiede sul sistema di
gestione documentale, è sempre tracciato tramite i log di ingresso al sistema stesso.
5. Vengono fatti salvi i requisiti di interoperabilità del sistema per l'accesso da parte di altre PP.AA. ai
fascicoli detenuti dall'Ente secondo la disciplina dell'accesso degli atti e dei documenti amministrativi.
Art. 54: Repertorio dei fascicoli 1. Il repertorio dei fascicoli, è l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli, riportante tutti i dati del
fascicolo. Esso costituisce uno strumento di descrizione e di reperimento dell'archivio corrente.
Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi:
a) anno di creazione;
b) classificazione completa (categoria, classe e sottoclasse);
c) numero di fascicolo (ed eventualmente di sottofascicolo);
d) anno di chiusura;
e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l'oggetto del sottofascicolo);
f) annotazione del passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito (tempo
conservazione).
SEZIONE VII – LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 55 - Protocollazione dei documenti 1. Le operazioni di protocollazione dei documenti si intendono tutte quelle operazioni relative alle fasi della gestione del flusso dei documenti. 2. La classificazione dei documenti è effettuata in sede di protocollazione
Art. 56: Il registro di protocollo 1. Nell’ambito della AOO, l’Amministrazione istituisce un unico registro di protocollo informatico
generale, articolato in modo tale che sia possibile determinare se il documento sia in arrivo o in
partenza, ovvero se si tratti di un documento interno.
2. La numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica, si chiude al 31 dicembre di ogni
anno e ricomincia dal 1° gennaio dell’anno successivo.
3. Ai sensi della normativa vigente, il numero di protocollo e costituito da almeno sette cifre
numeriche; esso individua un solo documento e, pertanto, ogni documento deve recare un solo
numero di protocollo.
4. I dati relativi a numero di protocollo, data di registrazione sono generati automaticamente dal
sistema e non sono modificabili da alcuno, nemmeno dall'amministratore.
5. Non è consentita la protocollazione di documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di
protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti
sono strettamente correlati tra loro.
6. Non è consentita, in nessun caso, né la protocollazione di un documento già protocollato, né la
cosiddetta “registrazione a fronte”, vale a dire l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il
documento in arrivo e per il documento in partenza.
7. Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento o spedizione di un
documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti
giuridici; esso, pertanto, è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela delle situazioni giuridicamente
rilevanti previste dalle norme.
Art. 57: Registro giornaliero di protocollo 1.Il responsabile della gestione documentale o suo delegato provvede, in fase di chiusura giornaliera
dell'attività di protocollo, alla produzione del registro giornaliero di protocollo su
supporto informatico, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di
registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
2. Nell’ambito del servizio di gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non
modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo dovrà
essere riversato, nel rispetto della normativa vigente, su supporti informatici non riscrivibili,
garantendone l'immodificabilità del contenuto, e dovrà essere trasmesso al sistema di conservazione
entro la giornata lavorativa successiva.
3. Come già stabilito al precedente art. 6, il contenuto del registro informatico di protocollo è
conservato a cura del responsabile della conservazione dei documenti informatici.
4. Per ulteriori informazioni in merito alla conservazione obbligatoria del Registro giornaliero del
protocollo informatico si rinvia all’art. 103 del presente MdG.
Art. 58 - Documenti soggetti a registrazione di pro tocollo 1. I documenti ricevuti, quelli prodotti e quelli spediti dagli uffici dell’Amministrazione in modo
formale, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione
obbligatoria di protocollo, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo.
2. I documenti relativi agli atti di polizia giudiziaria (funzione svolta dalla Polizia Municipale in base agli
artt. 55 e 57 del codice di procedura penale e dall’art.5, comma 1, lettera a) della legge 7 marzo 1986,
n.65) non appartengono alla attività propria del Comune e quindi non rientrano nella gestione
obbligatoria del protocollo. Essi sono gestiti autonomamente dalla Polizia Locale, confluendo
eventualmente nell’archivio comunale come archivio aggregato.
Art. 59 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti che, per loro stessa natura, non
rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura. L’elenco indicativo di tali
documenti è riportato nell’Allegato “D ”.
2. I documenti interni informali non vanno protocollati. Questo genere di comunicazioni sono ricevute
e trasmesse per posta elettronica ordinaria e non interessano il sistema di protocollo informatico; è
ammessa comunque la loro classificazione e fascicolazione.
Art. 60 - Documenti soggetti a registrazione partic olare 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale e sono soggetti a registrazione particolare le
tipologie di documenti riportati nell’Allegato “E” e all’interno del piano di classificazione.
2. Questi documenti sono raccolti in repertori di carattere generale (di cui al successivo articolo 95)
contenente le seguenti informazioni:
− codice identificativo dell'Amministrazione;
− codice identificativo dell'AOO;
− codice identificativo del registro;
− data e numero di repertorio, costituito da un numero progressivo annuale, avente valenza
giuridica;
− i dati identificativi di ciascun atto.
3. Tale tipo di registrazione consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni
previste nell’ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e la fascicolazione. In
particolare, le ordinanze e i decreti sono soggetti alla protocollazione.
4. La classificazione dei documenti presenti nei repertori generali non risulta necessaria.
Art. 61: La registrazione di protocollo: elementi o bbligatori 1. Ai sensi della normativa vigente e con le eccezioni previste ai precedenti artt. 59 e 60, su ogni
documento ricevuto o spedito dall’AOO e sui documenti interni formali, viene effettuata una
registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella
memorizzazione dei seguenti dati obbligatori:
a) il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma
non modificabile;
c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti
spediti, registrati in forma non modificabile;
d) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) la data e il numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di
simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
Art. 62: La registrazione di protocollo: elementi f acoltativi 1. La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori di cui al precedente articolo
61, può contenere i seguenti elementi facoltativi:
a) la classificazione del documento (necessaria per mantenere il vincolo archivistico tra i documenti
riguardanti lo stesso affare e desunta dal Titolario allegato al presente MdG);
b) il luogo di provenienza o di destinazione del documento;
c) il mezzo di ricezione/spedizione del documento (ad esempio: raccomandata o fax);
d) il collegamento ad altri documenti;
e) il riferimento agli allegati;
f) il nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza;
g) l’UU competente;
h) il nominativo del RPA.
2. In caso di errore di registrazione, gli elementi facoltativi di cui al comma precedente sono
modificabili senza ricorrere alla procedura di cui al successivo articolo 67, fermo restando che il
sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.
Art. 63: la Segnatura di protocollo dei documenti 1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma
permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per
consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
2. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di
registrazione di protocollo. Entrambe le operazioni hanno natura di atto pubblico.
3. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti in un file conforme
alla specifiche tecniche previste dalla normativa vigente. La segnatura dei documenti informatici, sia in
entrata che in uscita, avviene garantendo l'associazione in forma permanente e non modificabile tra la
registrazione del documento e la sua archiviazione all'interno del sistema di gestione documentale.
4. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di esso di
un segno grafico il quale, di norma, è realizzato con un’etichetta autoadesiva corredata da codice a
barre o, in alternativa, con un timbro tradizionale. In alcun caso è data la possibilità di produrre una
segnatura del documento cartaceo successivamente alla chiusura della operazione di registrazione.
5. La segnatura di protocollo, sia per i documenti informatici che per quelli cartacei, deve contenere
obbligatoriamente, ai sensi della normativa vigente, le seguenti informazioni:
a) l'indicazione in forma sintetica dell'Amministrazione;
b) data e numero di protocollo del documento.
6. Ad integrazione degli elementi obbligatori di cui al precedente comma 5, la segnatura di protocollo
può contenere le seguenti informazioni facoltative:
a) denominazione dell’AOO;
b) indice di classificazione.
c) la tipologia di protocollo Arrivo/Partenza
7. L’acquisizione dei documenti cartacei in formato immagine è effettuata solo dopo che l’operazione
di segnatura di protocollo è stata eseguita in modo da acquisire con l’operazione di scansione, come
immagine, anche il segno sul documento; in tali casi il segno deve essere apposto sulla prima pagina
dell’originale.
Art. 64 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1. La registrazione di protocollo di un documento informatico viene effettuata a seguito delle
procedure previste nella sezione III del presente MdG. In particolare:
− Il documento ricevuto tramite la casella istituzionale di posta elettronica certificata è riversato
automaticamente nel sistema informatico di protocollo. L'addetto al protocollo provvede sempre alla
registrazione di protocollo, salvo ricezione di duplicati o di documenti non soggetti a protocollazione,
indipendentemente dal contenuto della PEC.
− La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti nella casella di posta elettronica
certificata istituzionale è effettuata in modo da far corrispondere a ogni messaggio
una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso
allegati.
− la registrazione contiene dati obbligatori e dati facoltativi
− Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i
file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.
− Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa
vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una
missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del servizio e/o del procedimento
amministrativo.
− Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente
all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere
protocollata; qualora, invece, manchi la lettera di trasmissione, è protocollato un apposito documento
autografo di presentazione che l’interessato deve compilare preventivamente.
Art. 65 - Registrazione di protocollo dei documenti analogici 1. La registrazione di protocollo di un documento cartaceo viene effettuata a seguito delle procedure
previste nella Sezione III del presente MdG. In particolare:
− Ciascuna registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per
l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
− Essa contiene dati obbligatori e dati facoltativi.
Art. 66 - Livello di riservatezza 1. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento, su indicazione del
responsabile del procedimento amministrativo, attribuisce allo stesso il livello di riservatezza che il RPA
ritiene necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.
2. In modo analogo, il responsabile del procedimento amministrativo che effettua l’operazione di
apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza.
3. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i documenti
che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza minore od uguale. I
documenti che invece hanno un livello di riservatezza superiore lo mantengono.
Art. 67: Annullamento delle registrazioni di protoc ollo 1. Ai sensi della normativa vigente, l’annullamento e/o la modifica anche di uno solo dei dati
obbligatori della registrazione di protocollo di cui al comma 1 del precedente articolo 61, devono
essere richieste, con specifica nota motivata tramite apposita funzione del software di gestione
documentale, al RSP o suoi eventuali delegati che sono i soli che possono autorizzare lo svolgimento
delle relative operazioni.
2. Le modifiche effettuate direttamente dal RSP o dai suoi delegati equivalgono implicitamente ad
autorizzazione, fermo restando che, in ogni caso, per l’annullamento di un numero di protocollo,
occorre sempre l’adozione di apposito atto.
3. Nel caso di una segnatura riportata su documento cartaceo per il quale è richiesta
l'operazione di annullamento, una volta perfezionata, sullo stesso documento viene apposta la dicitura
“Annullato” cui farà riscontro la traccia dell'annullamento sul sistema di gestione documentale. Il
documento cartaceo annullato va conservato, anche foto riprodotto, a cura del Servizio Protocollo.
4. I dati annullati e/o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico
unitamente alle informazioni relative all’ora, alla data, al nominativo dell’operatore che effettua
l’operazione.
5. L’annullamento del numero di protocollo comporta l’annullamento di tutta la registrazione di
protocollo.
6. Nel caso di errore materiale occorso in fase di registrazione dei dati obbligatori ad esclusione di
quelli automatici, l'operazione di annullamento è riscontrata esclusivamente sul sistema di gestione
documentale.
Art. 68 – Termini per la protocollazione 1. L’Ufficio Protocollo riceve la documentazione negli orari di apertura al pubblico, pubblicati sul sito
internet comunale.
2. Nei giorni festivi e nelle ore di chiusura dell'Ufficio Protocollo è possibile procedere alla registrazione
e segnatura di protocollo (in entrata e in uscita), classificazione ed assegnazione dei documenti relativi
ai trattamenti sanitari obbligatori, alle ordinanze del Sindaco e dei dirigenti e agli atti di polizia
giudiziaria.
3. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate di norma nell'arco della giornata
lavorativa in cui sono pervenuti e al massimo entro le ore 10:00 del giorno lavorativo successivo, salvo
quelle aventi scadenze determinate.
4. Il sistema informatico mantiene traccia della data di ricevimento dei documenti e/o del differimento
della registrazione
Art. 69: Protocollazione urgente 1. Relativamente alla posta in arrivo, il RSP può disporre la protocollazione immediata dei documenti
urgenti o perché ritenuti tali dal RSP medesimo o perché il carattere d’urgenza è reso evidente dal
contenuto del documento stesso.
2. Analogamente si procede per la posta in partenza, anche su richiesta motivata dagli uffici mittenti,
avendo cura che la protocollazione può avvenire solo per documenti resi effettivamente disponibili,
come già stabilito in tal senso al comma 2 del precedente articolo.
Art. 70 – Protocollazione differita 1. Nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la
corrispondenza ricevuta nei tempi di cui all’art. 68, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo
del documento nella stessa giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad
esempio nel casi di registrazione di un numero consistente di domande di partecipazione ad un
concorso in scadenza), con motivato provvedimento del RSP è autorizzato l’uso del protocollo differito.
2. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione. Nel provvedimento di
differimento sono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il
termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata.
3. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il RSP deve
descrivere nel provvedimento.
4. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite
apposito timbro.
5. Il sistema informatico mantiene traccia della data di ricevimento dei documenti e/o del differimento
della registrazione.
SEZIONE VIII - PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICO LARI Art. 71 - Documenti con destinatari plurimi 1. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni interne che abbiano più destinatari
si registrano con un solo numero di protocollo generale; i destinatari, se in numero consistente, sono
contenuti in appositi elenchi allegati alla minuta del documento.
2. Le stesse disposizioni di cui al comma precedente si applicano per i documenti in partenza con più
destinatari.
3. Di un documento analogico prodotto o pervenuto, di cui necessita la distribuzione interna
all’Amministrazione, si fa una sola copia informatica per la sua distribuzione interna.
4. Nel caso di documenti cartacei in uscita, qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la
registrazione di protocollo è unica e viene riportata sia sul documento originale sia sui documenti
inviati agli altri destinatari.
Art. 72 - Documenti con oggetti plurimi 1. Qualora un documento in entrata presenti più oggetti relativi a procedimenti diversi e pertanto da
assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche”per competenza” dello stesso
documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolare. L’originale va smistato al
destinatario dell’oggetto principale e le copie per competenza agli altri responsabili. In caso di oggetti
di uguale importanza o di destinatari plurimi, l’originale va smistato al primo destinatario in indirizzo.
2. Nel caso in cui l’individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del
destinatario, questi deve inviare all’Ufficio Protocollo apposita comunicazione affinché si provveda con
le stesse modalità di cui al comma precedente.
3. La documentazione in partenza deve avere un unico oggetto per ciascuna comunicazione.
Art. 73 - Telegrammi 1. I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli esclusi dalla registrazione di cui
all’allegato “D” del presente MdG, sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la
segnatura di protocollo.
2. I telegrammi spediti dall’Amministrazione, con le medesime eccezioni di cui al comma precedente,
vengono anch’essi protocollati, tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre
la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori di tale segnatura, di cui al comma 5 del precedente
articolo 55, faranno parte del testo del telegramma medesimo.
Art. 74 - Fax 1. Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra Pubbliche amministrazioni deve avvenire di
norma tramite l’uso della posta elettronica. Pertanto non si dovrebbe spedire documenti via fax. In
caso di necessità, è consentito l’uso del fax verso destinatari coi quali risulti impossibile comunicare in
altro modo o in particolari situazioni contingenti.
2. I documenti ricevuti tramite fax vanno comunque protocollati; la segnatura va apposta sul
documento o sulla fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non
fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione.
3. Qualora al documento ricevuto mediante telefax faccia seguito l’originale, l’operatore addetto alla
registrazione di protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento ricevuto
mediante telefax.
4. Qualora, invece, si riscontri una differenza, anche minima, tra il documento ricevuto mediante
telefax e il successivo originale, quest’ultimo deve essere ritenuto un documento diverso e, pertanto,
si deve procedere ad una nuova registrazione di protocollo.
5. La segnatura di protocollo deve essere apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.
6. La copertina del telefax e il rapporto di trasmissione vengono inseriti nel fascicolo per documentare
tempi e modi dell’avvenuta spedizione.
Art. 75 - Corrispondenza digitale già pervenute car tacea 1. fermo restando quanto stabilito all’art. 22 del presente MdG, qualora il documento ricevuto in
formato cartaceo sia seguito da un invio digitale dello stesso, l’operatore addetto alla registrazione di
protocollo deve in ogni caso apporre una nuova registrazione di protocollo, e, nel caso abbia già
protocollato il documento cartaceo, indicare “ARRIVATO CARTACEO E PROTOCOLLATO IN DATA --- AL
N. ----”
Art. 76 - Protocollazione di un numero consistente di documenti 1. Qualora si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso
che in uscita, l’ufficio interessato deve darne comunicazione all’UOP di riferimento con sufficiente
anticipo, al fine di concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione.
Art. 77 - Invii multipli e successivi di documenti 1. Qualora le dimensioni complessive del materiale da trasmettere siano eccessive e tali da richiedere
l’invio di più messaggi consecutivi, gli stessi messaggi dovranno essere singolarmente composti e deve
essere assolutamente chiaro che trattasi di invii multipli di un unico argomento.
2. A tale proposito, l'oggetto dei messaggi dovrà essere unico e ognuno dovrà differire solo per la
scritta “INVIO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al totale degli invii.
3. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si effettuino invii successivi degli stessi documenti,
l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni
contenute nel nuovo messaggio.
Art. 78 – Arrivi multipli e successivi di documenti 1. Qualora le dimensioni complessive del materiale trasmesso abbiano necessitato l’invio di più
messaggi consecutivi da cui si evince che trattasi della stessa pratica, l'oggetto dei messaggi multipli
dovrà essere integrato con la scritta “ARRIVO x di n” con x progressivo da 1 ad n ed n costante, pari al
totale degli invii.
2. Ognuno degli invii multipli avrà un numero di protocollo diverso e dovrà contenere nella nota che
trattasi di invio multiplo e se possibile dovrà essere riportato il numero di tutti gli altri protocolli dello
stesso invio multiplo.
3. Qualora, in relazione ad una medesima istanza, si abbiano arrivi successivi degli stessi documenti,
l’invio successivo si intende ad integrazione o in sostituzione degli invii precedenti in base alle dizioni
contenute nel nuovo messaggio. L'ufficio protocollo procederà in ogni caso alla protocollazione, sarà
cura dell'UU procedere all'archiviazione dello stesso qualora ritenga che trattasi di duplicato.
Art. 79: Corrispondenza relativa alle gare d’appalt o 1. La corrispondenza relativa alla partecipazione alle gare d’appalto, o dal cui involucro è possibile
evincere che si riferisca alla partecipazione a gare di appalto relative alle procedure aperte, ristrette,
negoziate e quante altre previste dalla vigente normativa, non deve essere aperta ma protocollata con
l’apposizione della segnatura e dell’ora e dei minuti di registrazione
direttamente sulla busta, plico o simili e deve essere inviata all’ufficio competente che la custodisce
sino all’espletamento della gara stessa.
2. Per le gare telematiche, per ragioni di sicurezza, si riceve di norma solamente la documentazione di
partecipazione alla gara con i relativi allegati, mentre per l’offerta economica è prescritto l’invio in
modalità cartacea o tramite sistemi informatici di criptazione dell’offerta.
4. Rimane cura dell’Ufficio che gestisce il procedimento, dopo l’apertura dei plichi, riportare gli estremi
della registrazione di protocollo sulla domanda di partecipazione.
2. Per motivi organizzativi, legati alla protocollazione, tutti gli uffici sono tenuti ad informare
preventivamente il RSP in merito alla scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere.
Art. 80: Corrispondenza pervenuta per posta raccoma ndata 1. Tutta la corrispondenza pervenuta tramite posta raccomandata viene sottoposta alle operazioni di
registrazione di protocollo e di segnatura, anche nel caso in cui la tipologia rientri nel novero dei
documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, di cui all’allegato “D”, o dei documenti soggetti a
registrazione particolare, di cui all’allegato “E” del presente MdG.
Art. 81: Documenti anonimi, non firmati o con firma illeggibile 1. I documenti anonimi sono sottoposti alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura e su
di essi viene apposta la dicitura “MITTENTE ANONIMO”. Non spetta a chi protocolla effettuare
verifiche sulla veridicità del documento.
2. Analogamente si procede per i documenti in cui vi è l’indicazione del mittente ma manca la
sottoscrizione, e su di essi viene apposta la dicitura “DOCUMENTO NON SOTTOSCRITTO”. Agli addetti
alla registrazione spetta solo il compito di certificare in quale modalità è pervenuto il documento.
3. Le lettere con firma illeggibile vengono protocollate con la dicitura “Firma illeggibile” quale mittente.
4. Relativamente ai documenti di cui ai commi precedenti, spetta al Responsabile della UOR valutare la
loro validità e trattarli di conseguenza.
Art. 82: Documenti ad accesso limitato (Corrisponde nza personale o riservata) 1. La corrispondenza personale è regolarmente aperta dall’ufficio protocollo, a meno che sulla busta
non sia riportata la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” o formula equivalente.
2. La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” viene consegnata in busta chiusa
al destinatario, accompagnata dalla ricevuta di cui all’articolo 37.
3. Il destinatario, se reputa che i documenti ricevuti debbano essere, comunque, protocollati, provvede
a trasmetterli all’ufficio protocollo.
4. Qualora la corrispondenza riservata personale venga recapitata per errore ad un ufficio
dell’Amministrazione quest’ultimo, a tutela dei dati personali eventualmente contenuti, non apre le
buste o i contenitori e li rinvia, nella stessa giornata, all’Ufficio Protocollo
Art. 83: Integrazioni documentarie 1. Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a
verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a
verificare la corrispondenza fra gli eventuali allegati dichiarati e gli allegati effettivamente presentati
con la pratica.
2. La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA che, qualora ritenga necessario
acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente con le
comunicazioni del caso.
SEZIONE IX - SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Art. 84 - Documenti soggetti a scansione e uffici a utorizzati 1. I documenti assegnati al responsabile del procedimento amministrativo ricevuti su supporto
cartaceo, di formato inferiore o uguale all’A3, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di
protocollo, sono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di uno scanner.
2. I documenti di formato superiore all’A3 sono acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente
richiesto dal responsabile del procedimento amministrativo, avvalendosi eventualmente dei servizi di
una società esterna specializzata. Per questi documenti egli è tenuto a specificare le modalità e i tempi,
diversi da quelli ordinari, per procedere alla loro digitalizzazione.
Art. 85 - Modalità di svolgimento del processo di s cansione
1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine,
corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
b) Verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali
cartacei;
c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile;
d) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.
2. I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell’archivio dell’ente fino a
procedimento legale di scarto.
SEZIONE X – MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI E MERGENZA Art. 86 - Registro di emergenza 1. Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di
protocollo informatico, l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni
di protocollo su un registro di emergenza.
2. Presso l’Ufficio Protocollo il registro di emergenza viene predisposto su indicazione del RSP e a
secondo delle particolari condizioni o in forma cartacea oppure in forma digitale.
3. Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate
mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del
protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.
4. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa
riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.
Art. 87 - Apertura del registro di emergenza 1. Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di
emergenza.
2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del
funzionamento del sistema informatico di protocollo.
3. Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più
di ventiquattro ore, il RSP, ai sensi della normativa vigente , autorizza l’uso del registro di emergenza
per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle
notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di
autorizzazione.
Art. 88 - Utilizzo del registro di emergenza 1. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza può essere liberamente scelta ma deve
comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati.
2. Il formato delle registrazione di protocollo di emergenza, ovvero i campi obbligatori delle
registrazioni sono gli stessi previsti per il sistema di protocollo informatico di cui al comma 1 del
precedente articolo 61.
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di
operazioni registrate.
Art. 89: Chiusura e recupero del registro di emerge nza 1. Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’Ufficio
Protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando sullo stesso il numero delle
registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.
2. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico di protocollo.
3. Durante la fase di recupero dei dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un
numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero
utilizzato in emergenza.
SEZIONE XI – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCU MENTI Art. 90 – Archiviazione 1. L'attività di archiviazione e di gestione degli archivi di lavoro sono svolte in autonomia dalle
UOR istituzionalmente competenti alla trattazione del procedimento.
Art. 91 – Archivio corrente 1. L’archivio corrente è costituito da documenti relativi ad attività in corso di svolgimento.
2. Tale documentazione è custodita direttamente dai responsabili dei Settori, per ciascun Settore,
ovvero dei responsabili delle UOR ai fini della gestione del Protocollo. Essi sono responsabili anche
della corretta organizzazione e gestione e della classificazione di documenti che trattano.
3. Ciascuna UOR provvede ad organizzare il proprio archivio corrente in conformità al Piano di
classificazione (Titolario) adottato dall'Ente. In particolare, i fascicoli sono individuati da tre elementi:
anno di apertura; numero; oggetto.
4. Per i fascicoli informatici ciascuna UOR provvede autonomamente all'alimentazione dei fascicoli di
competenza la cui conformità ai criteri di archiviazione è data direttamente dal sistema di gestione
documentale.
Art. 92 – Archivio di deposito 1. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti
amministrativi conclusi da meno di 40 anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o
comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.
Art. 93 – Archivio storico 1. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti
amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla
conservazione permanente per finalità storiche e culturali.
2. L’Amministrazione provvede al riordinamento del proprio patrimonio documentario e
all’inventariazione dell’archivio storico, e a consentire la consultazione per finalità storiche e
scientifiche e, dove di necessità procedimentali.
Art. 94 - Serie archivistiche 1. Ai fini dell’archiviazione, i documenti possono essere organizzati in serie archivistiche.
2. La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (fascicoli, registri, ecc.)
riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura o la forma dei documenti (ad esempio, le
determinazioni o i contratti) oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale
afferiscono.
3. La serie è costituita a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si
incardina nel titolo III Risorse umane) oppure a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei
soggetti a trattamento sanitario obbligatorio nel titolo X Tutela della salute, classe 2 Trattamento
sanitario obbligatorio).
4. La numerazione risultante dalla serie e attribuita ai singoli fascicoli non ha valenza giuridica.
5. Le serie archivistiche sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco d’anni
variabile.
Art. 95 - Repertori generali 1. I repertori di carattere generale e trasversale sono forme di archiviazione di singoli documenti in
base alle quali essi, tutti appartenenti alla medesima tipologia, ma con oggetti diversi fra loro e quindi
trasversali a tutti i titoli del piano di classificazione, sono disposti in ordine cronologico e numerati
progressivamente (secondo un numero di repertorio appunto), senza obbligatorietà di protocollazione,
ad eccezione dei casi di invio all'esterno del documento.
2. Ogni repertorio quindi costituisce una serie documentale con rilevanza giuridica (per la
numerazione) e non appartiene ad alcun titolo del piano di classificazione.
3. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31
dicembre di ogni anno.
4. Per quanto concerne la gestione dei documenti informatici, ogni documento è, di norma, associato:
a) al registro di repertorio generale con il numero progressivo di repertorio;
b) al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento
amministrativo.
5. Con riguardo alla gestione dei documenti cartacei, è previsto che per ogni documento siano, di
norma, prodotti almeno un originale e una copia, di cui:
a) l’originale viene conservato assieme al registro di repertorio generale con il relativo numero
progressivo di repertorio;
b) la copia, viene conservata nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo
affare o procedimento amministrativo.
6. Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, numero di
repertorio, persona fisica o giuridica che adotta il documento, oggetto) che identificano il documento
all’interno del repertorio stesso.
7. Il repertorio è costantemente aggiornato.
Art. 96 - Repertori particolari 1. I repertori particolari (riportati al termine di ogni titolo del piano di classificazione) sono forme di
archiviazione di singoli documenti tutti appartenenti allo stesso Ufficio con caratteristiche omogenee
in relazione all’oggetto disposti in ordine cronologico e numerati progressivamente (in base al numero
di repertorio), al fine precipuo di facilitare la consultazione e la conservazione, con obbligo però di
protocollazione e classificazione.
2. La numerazione risultante dal repertorio particolare e attribuita ai singoli documenti non ha valenza
giuridica.
3. La loro formazione, gestione e conservazione spetta ai dirigenti, sotto la vigilanza del responsabile
della gestione documentale.
4. Ad essi si applicano le disposizioni del precedente articolo in quanto compatibili.
5. I repertori particolari sono gestiti in un arco d’anni variabile.
Art. 97 - Tenuta e conservazione dei fascicoli cart acei dell’archivio corrente 1. I fascicoli cartacei dell’archivio corrente, formati a cura dei responsabili dei procedimenti
amministrativi, sono conservati negli uffici degli stessi ovvero in appositi locali.
2. Ciascuna UOR è autonoma nelle modalità di conservazione dei fascicoli.
Art. 98 - Versamento dei fascicoli cartacei nell’ar chivio di deposito 1. Periodicamente, e compatibilmente con la disponibilità di spazi nell’Archivio di deposito, il RSP
provvede a trasferire i fascicoli e i documenti facenti parte delle serie archivistiche, relativi a
procedimenti conclusi, nell’archivio di deposito dell’Amministrazione, stabilendo modi e tempi del
versamento dagli archivi correnti dei vari uffici a quello di deposito.
2. Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente, secondo modalità che oggetto di separata regolamentazione.
Art. 99 - Scarto archivistico 1. Sulla base del piano di conservazione di cui al seguente articolo, l’Amministrazione, periodicamente,
effettua la selezione della documentazione da conservare perennemente e lo scarto di quella che non
si ritiene più opportuno conservare ulteriormente.
2. Le operazioni di selezione e scarto sono effettuate dal personale addetto all’archivio di deposito,
sotto la vigilanza del responsabile dell’archivio medesimo
Art. 100 - Piano di conservazione 1. Il piano di conservazione definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella
sezione di deposito dell’archivio dell’Amministrazione.
2. Il piano di conservazione adottato dall’Amministrazione corrisponde a quanto elaborato dal
Ministero per i beni e le attività culturali.
Art. 101 - Consultazione degli archivi 1. La consultazione degli archivi dell’Amministrazione (corrente, di deposito e storico) avviene nel
rispetto della normativa vigente.
Art. 102 - Conservazione e memorizzazione dei docum enti. Principi generali 1. I documenti dell’amministrazione, in formato analogico, sono conservati a cura del Responsabile
della Conservazione. La documentazione corrente è conservata a cura di ciascun Responsabile del
procedimento o di servizio fino al trasferimento in archivio di deposito.
2. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, secondo le norme vigenti, in modo non
modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e conservati
nell’archivio informatico a cura del Responsabile della Conservazione.
3. I documenti ricevuti in via telematica sono resi disponibili agli uffici dell’Amministrazione, attraverso
la rete interna, subito dopo l’operazione di smistamento e di assegnazione.
4. Le rappresentazioni digitali dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello
scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di
scansione.
5. Per ulteriori disposizioni di dettaglio si rinvia al Manuale della Conservazione da adottarsi a cura del
Responsabile della Conservazione.
Art. 103 - Il registro giornaliero di protocollo. 1. Fermo restando quanto già disposto agli articoli 6 e 56 del presente MdG, il contenuto del registro e
del sistema di protocollo informatico alla fine di ogni giorno è salvato su apposito server gestito in
remoto dalla software house: le copie vengono effettuate automaticamente di notte sull’hard disk
interno e conservate sul supporto magnetico esterno 8nastri o hard disk).
2. Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
3. In via assolutamente provvisoria e transitoria, in attesa che la Software House fornitrice del servizio
di protocollo informatico adotti le soluzioni funzionali necessarie e indispensabili per procedere alla
produzione e alla conservazione del registro giornaliero di protocollo, il RSP procederà come segue:
- Il contenuto del registro giornaliero del protocollo informatico viene memorizzato alla fine di
ogni giorno lavorativo nel server gestito in remoto dalla software house.
- Quotidianamente vengono create copie di backup della memoria informatica dell’ente che poi
vengono versare su supporti di memorizzazione rimovibili e conservate.
- Ogni giorno il RSP estrapolerà dal software gestionale del protocollo, tramite apposita
funzione, il contenuto del registro di protocollo della giornata lavorativa precedente e lo
memorizzerà, in formato pdf/a, in un’apposita cartella.
- Il file pdf/a così ottenuto sarà firmato digitalmente dal RSP e così acquisirà una data e
provenienza certe.
- Il file sottoscritto digitalmente sarà fatto confluire, per la memorizzazione e conseguente
conservazione, nel server ove si realizza il backup quotidiano.
Art. 104 - Conservazione delle informazioni del sis tema 1. Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di
conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
3. Il Responsabile della conservazione, ai fini della conservazione digitale dei documenti informatici e
dei documenti amministrativi informatici, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o
di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad
essi delegate (soggetti conservatori esterni accreditati). Tale delega/incarico dovrà essere
formalizzata/o esplicitando chiaramente il contenuto della/o stessa e in particolare le specifiche
funzioni e competenze affidate al delegato/incaricato.
3. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del
sistema di indicizzazione e organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione digitale.
Art. 105 – Il Manuale della conservazione dei docum enti informatici Ai fini della conservazione dei documenti informatici, in attuazione delle nuove regole tecniche
prescritte dalla normativa vigente in materia, il comune di Maltignano si doterà di un Manuale della
Conservazione, nel quale, oltre a far confluire le disposizioni contenute nella presente Sezione,
verranno meglio disciplinate ed illustrate tutte le fasi e le procedure necessarie per dare attuazione al
processo di conservazione digitale dei documenti.
SEZIONE XII – SICUREZZA INFORMATICA E ACCESSIBILITA ’ DEI DOCUMENTI Art. 106 - Piano per la sicurezza informatica 1. E' messo in atto ai sensi della normativa vigente il Piano per la sicurezza informatica relativo alla
formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei
documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico
pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni,
d'intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi.
Art. 107 - Accessibilità da parte degli utenti appa rtenenti all’Amministrazione 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema
attraverso l’uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il
documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l’inserimento di un livello
standard predeterminato.
3. In modo analogo, al momento dell’apertura di un nuovo fascicolo, deve esserne determinato il
livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo si estenda a tutti documenti che
ne fanno parte.
4. Per quanto riguarda i documenti riservati, sii rinvia alle normative che regolano tutte le possibilità di
accesso, consultazione e riproduzione dei documenti.
5. L’accessibilità e la riservatezza delle registrazioni di protocollo sono garantite dal sistema attraverso
l’uso di profili utente e password.
Art. 108 - Accesso esterno 1. L’accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire nei casi di particolari
procedimenti amministrativi con credenziali di accesso rilasciate dall’Ente.
2. Come previsto dal D.Lgs. n°33/2013 è garantito a tutti i cittadini, mediante l’istituzione
dell’Accesso Civico, l’accesso e la libera consultazione a tutti gli atti dell’ente per i quali è prevista la
pubblicazione.
3. Sul sito istituzionale dell’ente è consultabile l’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” a cui
il cittadino ha libero accesso e nella quale sono disponibili informazioni integre e conformi all’originale.
4. Per ogni altro obbligo inerente la pubblicazione di documenti e atti dell’ente sul sito internet
istituzionale, si fa riferimento al D.Lgs. n°33/2013 e per quanto riguarda il diritto di accesso alle leggi
specifiche in materia.
SEZIONE XIII – NORME TRANSITORIE E FINALI Art. 109 – Approvazione del MdG 1. Il presente Manuale di Gestione è adottato con deliberazione di Giunta comunale, su proposta del
RSP. Si procede analogamente in caso di sue modifiche, integrazioni e revisioni.
Art. 110 – Modifiche e revisioni del MdG 1. Essendo strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo informatico ed alla
gestione del flusso documentale e dell’archivio, il Manuale di gestione dovrà essere costantemente
aggiornato e rivisto, su iniziativa/proposta del RSP, secondo le seguenti cadenze temporali:
- ordinariamente ogni due anni
- prima di tale scadenza ordinaria quando lo richiedono:
o sopravvenute norme o regolamenti vincolanti per l’Amministrazione, atteso il rapido
evolversi della legislazione in materia di gestione documentale e di digitalizzazione della
P.A. o innovazioni tecnologiche e/o modifiche organizzative interne dell’ente o introduzione di
miglioramenti in termini di efficacia ed efficienza dell’azione amministrativa, di trasparenza e di
ottimizzazione generale del sistema di gestione documentale o inadeguatezze rilevate in corso
d’opera con l’esercizio delle attività correnti, specie in questa fase di prima applicazione del Manuale.
2. La modifica o l’aggiornamento di uno e di tutti i documenti allegati a presente manuale non
comporta necessariamente la revisione del manuale stesso.
Art. 111 – Modifica/revisione straordinaria del MdG 1. Fermo restando quanto previsto dal precedente articolo 110, il presente MdG sarà sottoposto ad
imminente modifica/revisione subito dopo che la Software House fornitrice del programma gestionale
del Protocollo avrà messo a punto e distribuito a tutti i propri clienti la soluzione tecnologica
completamente funzionante e a regime per eseguire l’invio al conservatore del “Registro giornaliero di
Protocollo” .
2. In occasione della modifica/revisione straordinaria di cui al comma precedente, potranno essere
apportate al Manuale, ove necessario, aggiustamenti in funzione delle inadeguatezze ed irregolarità
che fino a quella data saranno state rilevate da tutti gli Uffici comunali nella fase di prima applicazione
del presente MdG.
Art. 112: Pubblicazione e divulgazione del MdG 1. Copia del presente MdG:
a) sarà pubblicata all’albo Pretorio on line unitamente agli atti di adozione
b) sarà divulgata mediante pubblicazione sul sito internet dell’Amministrazione
c) sarà resa disponibile a tutto il personale dell’Amministrazione mediante spedizione via e-mail
Art. 113: Entrata in vigore
1. Il presente MdG entra in vigore il giorno contestuale a quello della sua approvazione, e in ogni caso il giorno 12 ottobre 2015.
Il Funzionario incaricato Giuseppe De Angelis