#MakeItDigital Il valore del sistema di gestione (qualità) nell'era digitale

Programma della giornata

Ore 15:00 Registrazione Partecipanti

Ore 15:15 Saluti ed Introduzione ai lavori

Silvia Montanari - President and CEO Talea Consulting

Ore 15:30 La nuova ISO9001:2015, novità e benefici per le aziende Giovanni Balducci – Direttore Divisione Sistemi di Gestione, Kiwa Cermet

Ore 16:30 L’approccio per processi e la gestione documentale Luca Tumidei – Project Manager Talea Consulting

Ore 17:30 Aperitivo

Ravenna 27 Gennaio 2016 Talea Consulting S.r.l.

Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management

Document Management System

Business Process Management

Conservazione Sostitutiva

Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016

I Servizi Talea Consulting

Consulting Projects Soluzioni Verticali

..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali adattandoli continuamente alle esigenze di mercato


Un insieme di cambiamenti (tecnologici, culturali, organizzativi) abilitato dallo sviluppo di nuove tecnologie, che non si limita però limita alla loro adozione, ma integra e coinvolge tutto l'ecosistema toccato dal processo, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutti i partecipanti.

Digital Transformation

Ravenna 27 Gennaio 2016 Talea Consulting S.r.l.

Riduzione Tempi e Costi tipici del trattamento della carta

Maggiore efficacia ed efficienza dei processi operativi

Riduzione errori umani

Adeguamento alla spinta normativa, al controllo preventivo e al monitoraggio

Digital Transformation:

quali benefici aspettarsi

Maggiore integrità, tracciabilità, trasparenza, sicurezza e valore legale

Reindirizzamento personale in attività a valore aggiunto

Accesso condiviso alle informazioni e maggiore integrazione

Miglioramento dell’immagine aziendale e tutela dell’ambiente

Bologna 26 maggio 2015 Talea Consulting S.r.l.

WORKSHOP

Ravenna 27 Gennaio 2016

Digital Process

Luca Tumidei

Project Manager Talea Consulting

Organizzazione e condivisione delle

informazioni dentro e fuori l’azienda

Mobile

Client

ARX-Drive Applicativi

esterni


Ambiti Applicativi


Qualità (alcuni esempi)

Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità

Possibilità di raccogliere ed archiviare la documentazione, e “guidare”, grazie all’ utilizzo di specifici

workflow, il corretto avanzamento delle procedure e dei processi adottati dalle funzioni aziendali.

Gestione delle Non Conformità

Rilevare, identificare e trattare le non conformità interne ed esterne per

garantire i requisiti di controllo e sicurezza fondamentali

ed avviare tempestivamente le azioni correttive.

Gestione Procedure

Uno strumento per formalizzare le procedure aziendali e la modulistica da utilizzare nelle varie fasi

dei processi (es. richiesta del cliente, pianificazione, produzione, controllo, azioni correttive,

rilevazione non conformità, consegne, verifiche, ecc.).

Gestione Reclami e Resi

Creare procedure strutturate

per il controllo e l’eventuale

richiesta di modifica dei

prodotti soggetti a reclami e resi.


Gestione Documentale (alcuni esempi)

Relazioni tra documenti

Collegamenti logici tra documenti richiamabili vicendevolmente , ad esempio Ciclo Attivo e

Ciclo Passivo.

Archiviazione strutturata

Facile ricerca dei documenti e delle informazioni archiviati in base a tipologie documentali e

catalogati automaticamente tramite fascicoli.

Gestione integrata delle Informazioni

Collegamento e interfacciamento diretto con tutti gli applicativi per avere

un allineamento costante delle informazioni.

Sicurezza

Impostazione di permessi di

visibilità e modifica personalizzabili

su ciascun utente ed Area

Organizzativa.

Condivisione

Documenti e informazioni condivisi dentro e fuori l’azienda

con un unico strumento .


Gestione Documentale (alcuni esempi)

Gestione PEC

Invio ed acquisizione di messaggi inviati tramite PEC che mantengono la validità legale e

sono opponibili a terzi.

Conservazione Elettronica

Procedura legale/informatica che permette di memorizzare i documenti in formato digitale

mantenendo la loro validità legale negli anni.

Firma Elettronica

Possibilità di apporre la firma elettronica sui documenti archiviati,

anche durante lo svolgimento di un processo aziendale.

Protocollo PA

Attribuzione di una numerazione univoca per

i documenti ricevuti ed emessi,

come obbligatorio per

le Pubbliche Amministrazioni.


.

Amministrazione (alcuni esempi)

Gestione Fatture Fornitori

Approvazione pre Registrazione e completamento informativo

post Registrazione.

Verifica Solvibilità Cliente

Attivazione automatica di procedure di raccolta informazioni per il controllo della solvibilità dei

clienti e conseguente gestione dei pagamenti.

Gestione Solleciti di Pagamento e Insoluti

Notifica automatica per le fatture con pagamento in scadenza e

gestione delle successive

procedure di sollecito e insoluto.

Fatturazione PA

Trasmissione e conservazione Fatture Elettroniche, gestione notifiche e stati di avanzamento.


Gestione Fascicolo di Commessa

Dalla creazione dell’offerta, alla generazione delle commesse di lavoro, alle rendicontazioni degli

operatori.

Gestione Concept Nuovo Prodotto Iter approvativo e revisioni per l’ideazione di nuovi prodotti.

Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto Acquisizione automatica, archiviazione strutturata e successivo avvio dell’iter approvativo.

Progettazione (alcuni esempi)


Risorse Umane (alcuni esempi)

Gestione Fasciolo Dipendente

Dall’archiviazione dei Curriculum Vitae alla ricerca di nuovo personale e all’ avvio dell’eventuale

iter di assunzione e successiva richiesta dei documenti per la creazione Fascicolo Dipendente.

Gestione Note spese e Trasferte

Gestione flusso di richieste e

autorizzazioni, con la possibilità

di tenere sotto controllo

i costi sostenuti.

Approvazione Ferie e Permessi

Gestione delle richieste di ferie ed invio automatico all’approvatore,

tramite mail con possibilità di conferma/rifiuto immediato.

Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti

Creazione e condivisione automatica dei documenti a tutto il personale interessato, in base ai

gruppi di utenti creati.


CRM (alcuni esempi)

Gestione Lead, Prospect, Account

Profilazione dedicata per le varie tipologie di contatto

per gestione differenziata delle attività.

Coordinamento centralizzato e

condiviso tra i vari commerciali.

Gestione Opportunità

Creazione di nuove opportunità ed avvio di workflow

per la gestione di tutte le attività correlate,

come l’invio di documentazione.

Gestione Mass mailing e DEM Invio automatico secondo scadenze prestabilite di mail commerciali e possibilità di controllare le

letture e eventualmente attribuire scadenze per la consultazione.

Gestione documentazione per la rete commerciale

Possibilità di creare e condividere documenti commerciali all’interno e al di fuori dell’azienda.


IT e Organizzazione (alcuni esempi)

Gestione Progetti di Sviluppo

Gestione degli step di controllo, approvazione e rilascio con storicità del versioning e tracciabilità di tutti gli passaggi.

Gestione Ticket di Assistenza Gestione assistenza e servizi erogati ai clienti con la possibilità di differenziare i processi in base al servizio /attrezzatura richiesta e alle tempistiche.

Gestione Rapportini Elettronici

Compilabili dagli operatori anche fuori sede e offline, poi archiviati nel sistema centrale quando si ha la connessione, possono fare partire in automatico la relativa fatturazione.

Archiviazione Licenze Software e gestione Scadenze Raccolta e catalogazione di tutte le licenze software e gestione automatica delle scadenze.


Vendite (alcuni esempi)

Emissione ed Approvazione Offerte a clienti

Archiviazione automatica RDO ed assegnazione al commerciale per la creazione dell’Offerta.

Impostazione successive notifiche di scadenza per invio offerta.

Gestione Ordini Clienti

Elaborazione tempestiva ed invio delle conferme e dei documenti richiesti, nel momento in cui si

riceve un ordine.

Approvazione e Distribuzione circolari

Predisposizione di modelli standard per la creazione

di circolari e comunicazioni

ai clienti. Workflow

per l’invio automatico.

Gestione Contratti Richiesta di approvazione per i nuovi contratti archiviati basata

sul fascicolo cliente contenente tutti i documenti relativi.

Reportistica per la gestione delle scadenze per i rinnovi contrattuali.


Acquisti (alcuni esempi)

Gestione RDA Possibilità di gestire le differenze e le eccezioni di ciascuna Richiesta di Acquisto ricevuta dai diversi settori.

Approvazione e Spedizione Ordini di Acquisto

Automatizzazione dell’iter per l’autorizzazione della spesa da parte

del responsabile aziendale e per l’invio dell’ordine.

Acquisizione e Verifica Bolle di entrata merce

Archiviazione strutturata dei documenti di trasporto

tramite l’apposizione di etichette barcode.

Immediata richiesta

di approvazione

all’amministrazione.

Gestione Contratti di Acquisto

Invio automatico di notifiche agli utenti preposti ai rinnovi, in base alle scadenze associate a

ciascun contratto.


Talea Consulting Srl Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - [email protected]

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