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L’Organismo  di  Vigilanza  ex  D.Lgs.  231/2001:  requisiti,  attività,  flussi  informativi  e  relazioni  con  gli  organi  societari  di  Marco  Allegrini  e  Giuseppe  D’Onza1  

 

Sommario  1.  L’Organismo  di  Vigilanza  nel  D.Lgs.  231/2001:  aspetti  introduttivi  ..............................................................  2  

1.1.  Riflessioni  in  merito  ai  requisiti  dell’Organismo  di  Vigilanza  ..................................................................  3  

1.2.    La  composizione  dell’Organismo  di  Vigilanza  ........................................................................................  8  

2.  L’attività  dell’Organismo  di  Vigilanza  ..........................................................................................................  10  

3.   I  flussi  informativi  verso  l’OdV  ................................................................................................................  15  

3.1.   Segnalazioni  .....................................................................................................................................  16  

3.2.   Attestazioni  interne  .........................................................................................................................  16  

3.3.   Flussi  informativi  .............................................................................................................................  17  

3.3.1.   Flussi  informativi  generali  .......................................................................................................  18  

3.3.2.   Flussi  informativi  speciali  ........................................................................................................  19  

3.3.3.   Flussi  informativi  sul  tema  della  salute  e  sicurezza  sul  luogo  di  lavoro  ...................................  22  

3.4.   Referenti  dell’OdV  ...........................................................................................................................  23  

3.5.   Principali  benefici  dei  flussi  informativi  ...........................................................................................  24  

4.   Relazioni  con  il  collegio  sindacale  ...........................................................................................................  25  

5.   Relazioni  con  il  Consiglio  di  amministrazione  /  comitato  di  controllo  interno  ........................................  26  

 

   

                                                                                                                         1  Il  presente  scritto  è  frutto  di  un  comune  lavoro  dei  due  autori.  Tuttavia,  Giuseppe  D’Onza  è  autore  dei  paragrafi  1  e  2,  mentre  Marco  Allegrini  è  autore  dei  paragrafi  3,4  e  5.  2  E’  interessante  notare  che  il  requisito  della  professionalità  è  richiamato  dall’Ordinanza  del  Gip  del  Tribunale  di  Napoli  del  26  Giugno  2007   in   cui   si   evidenzia   che   la  mancata   specificazione  dei   requisiti   di  professionalità  dei   componenti  dell’OdV   costituisce   una   carenze   del  Modello   di  Organizzazione,   Gestione   e   controllo.   In   tale   ordinanza   si   indicano  

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1.  L’Organismo  di  Vigilanza  nel  D.Lgs.  231/2001:  aspetti  introduttivi    

Nel   corso   del   2001   il   Decreto   Legislativo   n.   231   intitolato   la   “Disciplina   della   responsabilità  amministrativa   delle   persone   giuridiche,   delle   società   e   delle   associazioni   anche   prive   di  personalità   giuridica”     ha   introdotto,   come   noto,   nell’ordinamento   italiano   una   nuova   forma   di  responsabilità  di  tipo  amministrativo,  o  come  evidenziato  da  alcuni  autori  di  natura  para-­‐penale,    che  riguarda  un  numero  molto  ampio  di  aziende.  Fra  i  cambiamenti  più  significativi  che  il  provvedimento  ha  determinato  negli  assetti  organizzativi  e  di  controllo  interno  delle  aziende,  si  colloca  la  figura  dell’Organismo  di  Vigilanza  (d’ora  in  avanti  –  per  brevità  espositiva  –  OdV),   la  cui   istituzione  è  condizione  necessaria  per  poter  beneficiare  del  cosiddetto  “esimente  da  responsabilità”.  In   particolare   ai   sensi   dell’art.   6   del   D.Lgs.   231/2001,   le   aziende   possono   essere   “esentate   da  responsabilità”  evitando  così  le  sanzioni  previste  dalla  norma  se,  in  sede  giudiziaria,  sono  in  grado  di  dimostrare  di  aver  rispettato  quattro  condizioni:  a)   l'organo   dirigente   ha   adottato   ed   efficacemente   attuato,   prima   della   commissione   del   fatto,  modelli  di  organizzazione  e  di  gestione  idonei  a  prevenire  reati  della  specie  di  quello  verificatosi;    b)   il   compito   di   vigilare   sul   funzionamento   e   l'osservanza   dei   modelli   di   curare   il   loro  aggiornamento  è  stato  affidato  a  un  organismo  dell'ente  dotato  di  autonomi  poteri  di  iniziativa  e  di  controllo;    c)  le  persone  hanno  commesso  il  reato  eludendo  fraudolentemente  i  modelli  di  organizzazione  e  di  gestione;    d)  non  vi  è  stata  omessa  o  insufficiente  vigilanza  da  parte  dell'organismo  di  Vigilanza.    Dall’analisi   del   testo   legislativo   ben   si   comprende   che   l’istituzione   dell’Organismo   di   Vigilanza  costituisca  un  elemento  nodale  di  un  modello  organizzativo  e  di  controllo  efficace  sotto  il  profilo  “penal-­‐preventivo”.    Il  Legislatore,  come  è  noto,  non  si  è  espresso  in  merito  alla  composizione  dell’OdV  tranne  che  nel  caso  delle  piccole  e  medie  imprese  per  le  quali,  in  modo  peraltro  alquanto  discutibile,  riconosce  la  possibilità  di  identificare  tale  Organismo  con  l’organo  dirigente.    Il  fatto  che  il  Legislatore  non  abbia  definito  la  composizione  dell’OdV  fa  sì  che  le  decisioni  in  merito  alla   numerosità   dei   membri   dell’Organismo   ed   al   loro   profilo   professionale   siano   rimesse  all’autonomia  decisionale  delle  aziende.      Il  decreto  individua  soltanto  due  condizioni  che  dovranno  essere  rispettate  nelle  scelte  in  merito  alla   composizione  dell’OdV:  una  di  natura  organizzativa   “essere  un  organismo  dell’ente”  ed  una  riguardante   il   suo   funzionamento,   identificabili   con   l’esigenza   di   operare   secondo   “autonomi  poteri  di  iniziativa  e  di  controllo”.    Per   quanto   attiene   alle   attività   dell’OdV,   il   disposto   normativo   individua   la   vigilanza   sul  funzionamento   del   Modello   e   la   “cura”   del   suo   aggiornamento   stabilendo   inoltre,   al   punto   d)  dell’art.   6,   che   l’ente   per   evitare   l’applicazione   delle   sanzioni   previste   dalla   norma,   dovrà  

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dimostrare   che   l’OdV   ha   efficientemente   vigilato   sul   Modello   di   organizzazione,   gestione   e  controllo  ex  D.lgs.  231/2001  (d’ora  in  poi  Modello  231).  A  partire  dalle  condizioni  organizzative  e  di  funzionamento  sopra  indicate  e  dalle  attività  che  tale  Organismo  è  chiamato  a  svolgere,  possono  essere  individuati  alcuni  requisiti  fondamentali  ai  quali  devono  conformarsi  le  scelte  riguardanti  la  sua  composizione  (figura  1).      Figura  1-­‐  Requisiti  e  composizione  dell’OdV    

         

1.1.  Riflessioni  in  merito  ai  requisiti  dell’Organismo  di  Vigilanza      In   relazione   allo   schema   sopra   presentato   un   sistema   di   controllo   efficace   ai   fini   del   D.Lgs.  231/2001  dovrebbe  prevedere  che  la  composizione  dell’OdV  risponda  ad  alcuni  requisiti.  Le  linee  guida   delle   Associazioni   di   categoria   (quali   Confiundustria,   ABI,   ASSTRA,   ANIA,   ecc.),   i   position  paper   delle   associazioni   professionali   (quali   l’Associazione   degli   Organismi   di   Vigilanza,  l’Associazione   Italiana   Internal   auditor)   e   le   ordinanze   e   le   sentenze   che   vanno   via   via  intensificandosi  sull’argomento  permettono  di  individuare  tali  requisiti.  Essi  possono  essere  identificati  con:  

1. La  professionalità;  2. L’indipendenza;  3. L’autonomia;  4. L’onorabilità.  

 L’ordine   di   esposizione   riflette   una   valutazione   di   priorità   da   parte   dello   scrivente.   Si   ritiene,  infatti,   che   il   grado   di   complessità   oramai   raggiunto   dalla   tematica   della   responsabilità  amministrativa  fa  sì  che  per  l’efficace  svolgimento  dell’attività  di  OdV  sia  necessario  il  possesso  di  

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un  bagaglio  sempre  più  ampio  e  sofisticato  di  conoscenze  tecniche  oltre  che,  come  evidenziato  di  seguito,  di  skill  comportamentali.    Per  professionalità  si  intende  qui  far  riferimento  all’insieme  delle  conoscenze  tecniche  necessarie  per   l’efficace   svolgimento   delle   attività   di   vigilanza   e   di   aggiornamento   del  Modello   231.   Fra   le  competenze  richieste  si  individuano  le  metodologie  di  identificazione  e  di  valutazione  dei  rischi,  le  tecniche   di   analisi   dei   sistemi   organizzativi   e   di   controllo   interno,   gli   skill   in   materia   di  investigazione  delle  frodi  e  una  solida  preparazione  su  aspetti  di  natura  legale  2.      Siamo   convinti   tuttavia   che   per   un’efficace   azione   di   vigilanza   alle   suddette   competenze   debba  necessariamente   abbinarsi   una   profonda   e   dettagliata   conoscenza   del   modello   di   business  dell’azienda,  delle  attività  che  caratterizzano  la  sua  catena  del  valore,  nonché  di  ogni  altro  aspetto  organizzativo   e   gestionale   necessario   per   identificare   le  modalità   potenziali   di   commissione   dei  reati.  La  conoscenza  del  modello  di  business  costituisce  un  elemento  fondamentale  per  contestualizzare  le  tecniche  di  risk  e  control  assessment  nella  realtà  aziendale  di  riferimento,  sfruttando  appieno  il  loro  potenziale  di  efficacia.  Un’altra   riflessione   in   merito   alle   competenze   dell’OdV   riguarda   l’opportunità   di   possedere  un’expertise  specifica  sulle  categorie  di  reato  a  cui  l’azienda  risulta  essere  maggiormente  esposta  (es.     i   delitti   in   materia   di   sicurezza   sui   luoghi   di   lavoro   per   le   aziende   manifatturiere   e   di  costruzioni,  oppure  i  reati  di  antiriciclaggio  per  gli  intermediari  bancari).      Pertanto  anticipando  alcune  considerazioni  sulla  composizione  dell’OdV,  l’esigenza  di  assicurare  la  presenza   di   una   professionalità   qualificata   per   il   corretto   espletamento   delle   attività   induce   a  ritenere   che,   compatibilmente   con   la   complessità   gestionale   e   la   dimensione   aziendale,   una  composizione   di   natura   collegiale   in   cui   siano   presenti   professionalità   diversificate   in   grado   di  assicurare   una   conoscenza   multidisciplinare   dell’Organismo,   sia   da   raccomandare   rispetto   ad  organismi  monocratici  oppure  ad  organismi  collegiali,  i  cui  i  membri  hanno  competenze  piuttosto  omogenee.  Per   quanto   riguarda   invece   l’aspetto   dell’indipendenza   si   tratta   di   un   elemento   ampiamente  dibattuto  in  dottrina  e  nella  pratica  professionale  che  tende  generalmente  a  prevalere  anche  sul  requisito  della  professionalità.    Tale   requisito   discende   direttamente   dall’esigenza   di   dover   assicurare   l’autonomia   di   azione  dell’OdV,   preservandola   dall’influenza   di   altri   soggetti   aziendali   fra   i   quali   in   primis   i   cosiddetti  “apicali”.    L’indipendenza   costituisce   condizione   necessaria   per   permettere   all’Organismo   di:   a)   definire  liberamente  quali  aspetti  della  gestione  “sottoporre  all’azione  di  vigilanza”;  b)  condurre  l’azione  di  verifica   scevro   da   qualsiasi   pregiudizio;   c)   assumere   un   atteggiamento   “imparziale”   nella  valutazione  delle  evidenze  ottenute  nel  corso  delle  verifiche.  

                                                                                                                         2  E’  interessante  notare  che  il  requisito  della  professionalità  è  richiamato  dall’Ordinanza  del  Gip  del  Tribunale  di  Napoli  del  26  Giugno  2007   in   cui   si   evidenzia   che   la  mancata   specificazione  dei   requisiti   di  professionalità  dei   componenti  dell’OdV   costituisce   una   carenze   del  Modello   di  Organizzazione,   Gestione   e   controllo.   In   tale   ordinanza   si   indicano  quali  requisiti  professionali  “competenze  di  attività  ispettiva,  consulenziale  ovvero  la  conoscenza  di  tecniche  specifiche,  idonee  a  garantire  l'efficacia  dei  poteri  di  controllo  e  del  potere  propositivo  ad  esso  demandati”.  

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Molto   si   discute   in   merito   al   concetto   di   indipendenza   e,   nell’ampio   dibattito,   si   individuano  tendenzialmente  due  profili  in  cui  tale  concetto  può  essere  declinato.    Un  primo  profilo  è  di  carattere  formale  e  fa  riferimento  alle  condizioni  oggettive  che  potrebbero  far  venire  meno   l’indipendenza.  A   tal   riguardo  una  prima  condizione  necessaria  è   legata  al   fatto  che   all’OdV   non   siano   attribuiti   compiti   che   lo   rendano   partecipe   di   decisioni   ed   attività  operative3.  Da  ciò  deriva  che  la  collocazione  organizzativa  dell’OdV  dovrà  essere  necessariamente  in  staff  al  massimo  organo  di  governo  dell’azienda.  Un  secondo  aspetto  si  riferisce  alla  modalità  di  nomina  e  di  revoca  dell’OdV.  Per  quanto  riguarda  la  nomina,   dal   Decreto   medesimo   si   deduce   che   esso   non   possa   che   spettare   al   Consiglio   di  Amministrazione  (o  organo  analogo  negli  altri  modelli  di  governance).    All’atto  della  nomina  e  nel  corso  del  mandato  al  Consiglio  di  amministrazione  compete  anche   la  verifica  dell’insussistenza  dei  requisiti   ineleggibilità  e  di  decadenza  più  avanti  richiamati.    Circa  la  revoca,   invece,   nei   regolamenti   dell’OdV   si   prevede,   a   tutela   dell’indipendenza,   che   essa   possa  avvenire   soltanto   in   presenza   di   una   cosiddetta   “giusta   causa”   stabilendo,   talvolta,   delle  maggioranze  “rafforzate”  per  la  delibera  di  revoca.  Un   altro   fattore   riguarda   la   previsione   dei   requisiti   di   ineleggibilità   e   di   decadenza   che,   in  mancanza   di   una   regolamentazione   specifica,   sono   spesso   definiti   mutuandoli   dalla   disciplina  civilistica  riguardante  la  figura  dei  sindaci.      Se  si  considera  quanto  previsto  dall’art.  2399  e  la  si  traspone  ai  membri  dell’OdV  si  individuano  le  seguenti  cause  di  ineleggibilità  o  di  decadenza:  

• non  trovarsi  nella  condizione  giuridica  di  interdetto,  inabilitato,  fallito  o  condannato  a  una  pena   che   importi   l’interdizione,   anche   temporanea,   dai   pubblici   uffici   o   l’incapacità   ad  esercitare  uffici  direttivi;  

• non   essere   coniuge,   parente   od   affine   entro   il   quarto   grado   degli   amministratori   della  società,  di  una  controllata,  della  controllante  o  di  aziende  sottoposte  a  comune  controllo.  

Fra   le   altre   cause   di   ineleggibilità   in   particolare   nei  Modelli   adottati   dalle   aziende   si   individua,  inoltre,  la  condanna  per  uno  dei  reati  che  rientrano  nel  campo  di  applicazione  del  Decreto  di  cui  si  dirà  nella  parte  riferita  al  requisito  di  onorabilità.      Per  quanto  riguarda  invece  l’applicazione  del  comma  1   lettera  c)  dell’art.  2399  4  si  ritiene  che  la  previsione   debba   essere   necessariamente   riferita   ai   “membri   esterni”   dell’OdV,   non   legati  all’azienda   da   rapporti   di   lavoro   subordinato.   Questi   soggetti,   come   opportunamente   ribadito  dalle  linee  guida  professionali,  non  devono  essere  legati  all’azienda  da  altri  “rapporti  continuativi  di  consulenza  o  di  prestazione  d'opera  retribuita,  ovvero  da  altri   rapporti  di  natura  patrimoniale  che  ne  compromettano  l'indipendenza”.    Una   seconda   accezione   di   indipendenza   è   quella   di   carattere   sostanziale.   Tale   concezione   è,   a  nostro  avviso,  anche  quella  più  importante,  in  quanto  determina  il  livello  di  incisività  dei  controlli  

                                                                                                                         3  Cfr.  Linee  Guida  di  Confindustria,  Aggiornamento  2004.  44  Per  quanto   riguarda   tale  aspetto   la  norma  prevede  come  condizione  di   ineleggibilità:   “coloro  che  sono   legati  alla  società  o  alle  società  da  questa  controllate  o  alle  società  che  la  controllano  o  a  quelle  sottoposte  a  comune  controllo  da  un  rapporto  di   lavoro  o  da  un  rapporto  continuativo  di  consulenza  o  di  prestazione  d'opera  retribuita,  ovvero  da  altri  rapporti  di  natura  patrimoniale  che  ne  compromettano  l'indipendenza”.  

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da   parte   dell’OdV   e   costituisce   l’indispensabile   linea   di   difesa   da   circostanze   pregiudizievoli.  Concordiamo   con  quanti   ritengono   che   essa   si   configuri   come  un   “atteggiamento  mentale”   che  induce   i   componenti   degli   organi   aziendali   cui   sono   assegnati   funzioni   di   controllo,   ad   agire   nel  corso  del  loro  mandato  nel  rispetto  dei  principi  di  obiettività,  imparzialità  ed  onestà  professionale.  Così   definita   l’indipendenza   sostanziale   è   un   aspetto   essenzialmente   soggettivo,   che   riflette   il  sistema  valoriale  e  i  principi  morali  di  ciascun  componente  dell’OdV.    Malgrado   si     riconosca   la  natura  eminentemente   soggettiva  dell’indipendenza,  nella   conduzione  delle   aziende   occorre   prestare   particolare   attenzione   a   quei   fattori   che   potrebbero   indurre  comportamenti   non   ossequiosi   dei   principi   di   obiettività   ed   imparzialità,   fra   i   quali   si   colloca   la  remunerazione5.   Per   brevità   espositiva   non   è   possibile   affrontare   in   questa   sede   in   dettaglio   il  tema  ma  è,  del  tutto  evidente,  come  la  remunerazione  possa  condizionare  l’incisività  dei  controlli  dell’OdV.   Sotto   il   profilo   teorico   la   remunerazione   deve   essere   equa   ossia   deve   essere  commisurata  alle  attività  di  svolgere,  alla  professionalità  richiesta  e  alla  responsabilità  assunta  con  lo   svolgimento   dell’incarico,   spaziando   fra   un   limite   minimo,   al   di   sotto   del   quale   l’OdV   è  disincentivato  dall’efficace  svolgimento  dell’attività,  ad  un  limite  massimo,  in  cui  potrebbe  venire  meno  l’imparzialità  di  giudizio6.    L’autonomia  è  qui  intesa  come  un  requisito  a  sé  stante  e  distinto  rispetto  all’indipendenza,  che  fa  riferimento   alla   possibilità   dell’OdV   di   essere   dotato   di   poteri   e   mezzi   adeguati   per   poter  efficacemente  realizzare  le  attività  cui  è  preposto7.        Per  quanto  riguarda  i  poteri  nel  riquadro  sottostante  si  riporta  un  elenco  non  esaustivo  di  poteri  che  dovrebbero  essere  riconosciuti  all’OdV.    ESEMPIO  POTERI  DELL’ORGANISMO  DI  VIGILANZA  

• facoltà  di   libero   accesso  presso   tutte   le   funzioni   della   Società   -­‐   senza  necessità  di   alcun  consenso  preventivo  -­‐  ad  ogni  informazione  o  dato  ritenuto  necessario  per  lo  svolgimento  dei  compiti  previsti  dal  D.  Lgs.  n.  231/2001;    

• insindacabilità  delle  attività  poste  in  essere  dall’OdV  da  alcun  altro  organismo  o  struttura  aziendale,   fermo   restando   la   possibilità   del   Consiglio   di   Amministrazione   di   svolgere  un’attività  di  vigilanza  sull’adeguatezza  del  suo  intervento;  

• facoltà   di   richiedere   informazioni   integrative   su   aspetti   connessi   all’applicazione   del  Modello  agli  amministratori,  i  dirigenti,  i  dipendenti  e  collaboratori  aziendali;  

                                                                                                                         5  E’  interessante  notare  come  nei  più  recenti  documenti  (Associazione  dei  componenti  degli  Organismi  di  Vigilanza  ex  D.Lgs.  231/2001;  Linee  guida  di  comportamento  del  Collegio  Sindacale)  prodotti  da  associazioni  professionali  del  nostro  Paese  i  concetti  di  indipendenza  e  di  remunerazione  sono  spesso  associati.  A  tali  documenti  si  fa  rinvio  per  una  più  ampia  disamina  della  problematica.  6   Nella   pratica   aziendale   per   la   determinazione   della   retribuzione   dei   membri   dell’OdV   in   mancanza   di   tariffe  professionali  specifiche  si  assume,  spesso,  come  riferimento  la  tariffa  professionale  prevista  per  le  funzioni  di  sindaco  o   il   compenso   ad   esso   spettante   secondo   delibera   assembleare,   decurtandolo   di   una   certa   percentuale.   Un’altra  interpretazione  fornita  da  parte  del  Consiglio  Nazionale  dei  Dottori  Commerciali  e  degli  esperti  contabili  evidenzia  che,  in  mancanza  di  una  tariffa  professionale  specifica,  per  il  compenso  dell’OdV  si  potrà  far  riferimento  a  quanto  previsto  dall’art.  32  che  definisce  i  compensi  per  la  revisione  legale.  7   Il   concetto  di  autonomia  presentato   in  questo   lavoro  è   in   linea  con   l’interpretazione   fornita  dall’  Associazione  dei  componenti  degli  Organismi  di  Vigilanza  ex  D.Lgs.  231/2001  (Aodv)  secondo  cui  “mentre  il  requisito  dell’indipendenza  pertiene   maggiormente   all’attitudine   mentale   e   alla   forma   mentis   del   componente   dell’OdV,   il   requisito  dell’autonomia   si   concretizza   piuttosto   nella   messa   a   disposizione   dell’Organismo   degli   strumenti   necessari   al   suo  efficace  funzionamento”  

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• facoltà  di  procedere  in  qualsiasi  momento  ad  operazioni  di  ispezione  e  controllo  finalizzate  a  valutare  l’applicazione  del  Modello  231;  

• facoltà   di   richiedere   al   Presidente   del   Consiglio   di   Amministrazione   la   convocazione   del  Consiglio  per  riferire  allo  stesso  su  eventuali  significative  violazioni  al  modello  individuate  nel  corso  delle  verifiche  svolte;  

• facoltà   di   partecipare   alle   riunioni   del   Consiglio   di   Amministrazione   aventi   ad   oggetto  aspetti  attinenti    l’applicazione  e  l’aggiornamento  del  Modello  231;  

• facoltà   di   proporre   agli   organi   aziendali   competenti   (CdA,   ufficio   risorse   umane,   ecc.)  l’applicazione  di  sanzioni  definite  nel  sistema  disciplinare  del  Modello  231.  

 Con   riferimento  ai  mezzi,   l’Odv  deve  poter  disporre  di   risorse   finanziarie  e  umane  adeguate  per  poter   svolgere   le   attività   pianificate   e     qualsiasi   altro   compito   necessario   per   vigilare  sull’applicazione  del  Modello  e  curarne  l’aggiornamento.    Nelle  aziende  di  medio-­‐grandi  dimensioni   l’OdV   spesso  dispone  di  un  budget  da  poter  utilizzare  per  ricorrere  al  supporto  di  consulenti  esterni.    Il  budget  quantifica  le  risorse  monetarie  necessarie  per  poter  svolgere  le  attività  pianificate  e,  per  garantire  l’autonomia,  deve  poter  essere  riconosciuta  la  possibilità  all’OdV  di  chiedere  all’organo  dirigente   un’integrazione   del   budget,   laddove   fattori   non   preventivabili   (quali   ad   esempio  modifiche  normative)  richiedano  il    compimento  di  attività  aggiuntive  rispetto  a  quelle  previste  nel  piano.    Laddove   l’OdV   si   avvalga  della   collaborazione  di  unità  organizzative   interne,  è  opportuno  che   le  attività   svolte   a   supporto  dell’OdV   siano   considerate   nel   budget   disponibile   e   siano  oggetto  del  rendiconto   periodico   al   Consiglio   di   amministrazione.   Nelle   aziende   le   funzioni   di   cui   l’OdV   si  avvale   più   frequentemente   sono   costituite   dall’internal   auditing,   dall’organizzazione,   dal   legale,  dal   servizio   prevenzione   e   protezione   e   da   altre   strutture   eventualmente   presenti  nell’organigramma  (es.  l’ufficio  controllo  qualità,  la  funzione  risk  management,  ecc.).    Per  poter  stabilire   la  parte  del  costo  delle  suddette  strutture  da   imputare  nel  Budget  dell’OdV  è  opportuno   a   preventivo   fare   una   stima  dei   tempi   necessari   per   lo   svolgimento   delle   verifiche   e  prevedere   un   assestamento   a   consuntivo,   disponendo   dei   dati   relativi   al   tempo   effettivamente  impiegato  per  lo  svolgimento  delle  attività  di  verifica  del  Modello  e/o  per  il  suo  aggiornamento.  Si  tratta  di  un  aspetto  ancora  poco  frequente  nelle  aziende  italiane,  anche  per  la  difficoltà  di  scindere  talvolta  le  attività  a  supporto  dell’OdV  da  quelle  ordinariamente  svolte  da  una  funzione,  anche  se  crediamo   che   una   corretta   allocazione   dei   costi   in   questo   caso,   sia   necessaria   non   soltanto   per  finalità  interne  ma  anche  per  poter  più  facilmente  provare  in  sede  giudiziaria  l’effettivo  esercizio  della  vigilanza  e  l’adeguatezza  della  risorse.  La  definizione  delle  risorse  a  cui  l’OdV  ha  possibilità  di  aver  accesso  viene  generalmente  stabilito  all’inizio  del  periodo  di  mandato,  quantificato  tendenzialmente  con  periodicità  annuale  in  sede  di  formulazione   del   piano   di   attività,   formalizzato   nel   budget   e,   talvolta,   adeguato   nel   corso   di  svolgimento  dell’attività.  L’altro  requisito  fa  riferimento  all’onorabilità.    Per  quanto  riguarda  l’onorabilità,  si  tratta  di  un  requisito  di  carattere  generale  previsto  dal  nostro  ordinamento   per   i   soggetti   che   ricoprono   la   carica   di   amministratori   e   di   sindaci,   non  espressamente  richiamato  dal  D.Lgs.  231/2001  ma  alquanto  ricorrente  nella  prassi  aziendale.    

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Fra   i   requisiti  di  onorabilità  oltre  alle  già  menzionate  condizioni  di   ineleggibilità  previste  dall’art.  2382   del   codice   civile   (l’interdetto,   l’inabilitato,   ecc.),   nei   Modelli   231   adottati   dalle   aziende   si  riscontrano  altre  condizioni  quali  la  condanna,  anche  con  una  sentenza  di  primo  grado,  per  uno  dei  reati   previsti   dal   D.   Lgs.   231/2001   oppure   il   fatto   di   non   essere   stati   sottoposti   a   misure   di  prevenzione  disposte  dall’Autorità  Giudiziaria.    Nella  maggior  parte  del  Modelli  231  si  menziona  anche  il  requisito  della  continuità  di  azione.  Tale  requisito   proposto   dalle   Associazioni   di   categoria   è   alle   modalità   di   svolgimento   dell’attività  dell’OdV.    L’applicazione  di   tale   requisito,   a   parere  di   chi   scrive,   prescinde  dall’aspetto  della   composizione  dell’OdV  e  deve  essere  valutato  avendo  riguardo  all’effettivo  dispiegarsi  dell’attività  di  verifica  del  Modello,  che  può  essere  comunque  garantita  anche  in  presenza  di  un  OdV  composto  interamente  da  soggetti  esterni  alla  combinazione  produttiva.  In  quest’ultimo  caso  la  continuità  di  azione  oltre  che   dalla   frequenza   delle   riunioni   dell’Odv   è   soprattutto   assicurata   dalla   presenza   di   strutture  interne   all’azienda   che,   operando   per   conto   dell’Organismo,   costituiscono   la   garanzia   della  continuità  di  azione.  In   tal   senso   elementi   che   possono   dar   evidenza   della   continuità   di   azione   sono   costituite   da:   i  documenti  che  comprovano  le  attività  svolte  (report  di  audit,  verbali  dell’OdV),  la  presenza  di  flussi  informativi   dedicati   da   e   verso   l’OdV,   incontri   periodici   fra   l’OdV   e   soggetti   che   operano   nelle  attività  a  rischio,  ecc.        

1.2.    La  composizione  dell’Organismo  di  Vigilanza    La   composizione   dell’Organismo   di   Vigilanza   costituisce   uno   degli   aspetti   più   controverso   del  sistema   di   controllo   adottato   dall’azienda   per   prevenire   i   reati   che   rientrano   nel   campo   di  applicazione  del  D.  Lgs.  231/2001.    Non  esiste  probabilmente  nessuna   iniziativa  formativa   in  cui  non  si  discuta  circa   l’opportunità  di  prevedere  nella  composizione  dell’OdV  solo  professionisti  esterni  oppure  un  membro  del  collegio  sindacale,   un   amministratore   indipendente   ovvero   il   responsabile   legale   o   ancora   altri   soggetti  interni.    Dopo  dieci  anni  dall’introduzione  della  norma  il  dibattito  appare  tutt’altro  che  prossimo  ad  una  conclusione  anche  se,  malgrado  la  diversità  di   idee  tuttora  esistenti,  si   individuano  alcuni  orientamenti   condivisi   da   larga   parte   degli   addetti   ai   lavori.   Di   seguito   si   presentano   quelli   più  rilevanti.  Un   primo   aspetto   riguarda   la   composizione   collegiale   o   monocratica   dell’Organismo.   Come  orientamento   di   carattere   generale,   si   propende   per   organismi   di   tipo   collegiale   composti   da  soggetti   con   professionalità   diversificate,   in   modo   da   assicurare   la   presenza   di   competenze  multidisciplinari.  A  livello  generale  un’altra  tendenza  che  si  delinea  è  quella  di  prediligere  una  composizione  mista  dell’OdV,   in   cui   sono   presenti   soggetti   esterni,   ai   quali   è   spesso   affidata   la   presidenza  dell’Organismo,   membri   degli   organi   sociali   (sindaci   e/o   amministratori)   e   responsabili   delle  funzioni  aziendali  (quali  l’internal  auditing,  la  compliance,  il  legale,  ecc).    

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Una   composizione   mista   quale   quella   sopra   descritta   risponde   all’esigenza   di   abbinare   alla  conoscenza  del  modello  di   business   e   alla   continuità  di   azione   assicurata  dai   soggetti   interni,   le  competenze   di   tipo  metodologico   e   di   natura   legale   di   cui   sono   spesso   portatori   i   componenti  esterni.  Questi   due   orientamenti   trovano   conforto   anche   nei   risultati   di   alcune   ricerche   empiriche  condotte  sul   tema8.  Tali   ricerche  rilevano  come,  nel  caso  delle  società  quotate,  una  percentuale  sempre  più  ridotta  propenda  per  organismi  di  tipo  monocratico.    La  presenza  di  organismi  di  tipo  collegiale  è,  inoltre,  riscontrabile  anche  in  numerose  società  non  quotate.   Giocano   a   favore   della   soluzione   collegiale   anche   il   requisito   dell’indipendenza   ed   il  progressivo   ampliamento   del   novero   di   reati   presupposto   della   responsabilità   amministrativa,  difficilmente  presidiabili  in  presenza  di  OdV  di  tipo  monocratici.    Un   discorso   a   se   stante   riguarda   i   gruppi   aziendali.   In   queste   fattispecie   l’orientamento  prevalentemente  è  quello  di  ammettere  la  possibilità  di  una  composizione  collegiale  dell’OdV  nella  capogruppo  (e  talvolta  nelle  sub  holding  di  maggiori  dimensioni),  mentre  nelle  società  controllate  si  propende  per  un  organismo  monocratico   individuato  dall’organo  dirigente  della  controllata,   la  cui  attività  si  svolge  in  maniera  coordinata  con  l’OdV  della  capogruppo  utilizzando,  talvolta,  risorse  umane  e  finanziarie  comuni.  Sempre   nel   caso   dei   gruppi   è   indubbio   che   ciascuna   società   debba   essere   dotato   di   un   OdV  nominato  dall’organo  dirigente  della  società,  anche  se  è  frequente  nei  gruppi,  che  un  medesimo  soggetto  ricopra  la  carica  di  OdV  per  più  società  del  medesimo  gruppo.    Per  quanto  riguarda,   invece,   i  soggetti  che  possono  essere  membri  dell’Organismo  di  Vigilanza  si  ravvisano   posizioni   non   coincidenti.   Partendo   dagli   aspetti   su   cui   si   individua   una   certa  convergenza   di   opinioni,   si   concorda   sulla   possibilità   che   ad   esso   possano   partecipare   soggetti  esterni   all’azienda   che   non   abbiano   altri   rapporti   contrattuali   e   patrimoniali   tali   da  comprometterne   l’indipendenza.   E’   comunemente   accettata   l’opinione   del   coinvolgimento   del  responsabile  della  funzione  di   internal  auditing,  avallata  anche  da  una  sentenza  di  assoluzione  di  una  società  per  il  reato  di  aggiotaggio  pronunciata  nel  2009  da  parte  del  Tribunale  di  Milano.  Maggiormente   dibattuto   è   la   possibilità   che   all’OdV   possano   partecipare   membri   del   collegio  sindacale,  amministratori  non  esecutivi  e  i  responsabili  di  funzioni  diverse  dall’internal  auditing.    Ragioni   di   brevità   espositiva   non   permettono   di   affrontare   compiutamente   questo   aspetto,  obbligandoci   a   far   rinvio   alla   letteratura   disponibile   in   materia,   esprimendo   tuttavia   un   parere  negativo   circa   il   coinvolgimento   degli   amministratori   nell’OdV,   anche   di   quelli   non   esecutivi   ed  indipendenti,  in  quanto  parte  “attiva”  per  il  compimento  del  reato  di  false  comunicazioni  sociali  e  di  altre  fattispecie  dei  reati  societari.    In   attesa   dei   primi   orientamenti   giurisprudenziali,   siamo   invece   favorevoli   al   coinvolgimento  nell’OdV   di   membri   del   collegio   sindacale   in   virtù   di   considerazioni   meramente   economico  aziendali.   Differentemente   dalle   opinioni   di   alcuni   giuristi,   crediamo   che   la   presenza   di   sindaci  professionalmente  qualificati   come  membri  dell’OdV   favorisca   l’integrazione  dei   controlli   interni  

                                                                                                                         8  Si  vedano  in  particolare  le  ricerche  condotte  dall’Università  di  Pisa  insieme  all’Associazione  Italiana  Internal  auditors  (AIIA)  nel   corso  del  2004,  dall’AIIA   in   collaborazione  con  Confindustria  nel  2007,  da  Assonime  nel  2008  e  dall’AoDV  anch’essa  nel  2008.  

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che,   spesso   nelle   aziende,   mancano   di   una   logica   sistema   che   dovrebbe   invece   ispirarne   la  progettazione  ed  il  funzionamento.      La   partecipazione   dei   sindaci   come   componente   dell’OdV   può   realizzare   positive   sinergie,  arricchire   il   flusso   informativo  a  disposizione  dell’OdV,  conferirgli  maggiore  autorevolezza,   senza  trascurare  il  fatto  che  le  attività  di  vigilanza  dei  due  Organismi  riguardano  tematiche  simili  e,  per  alcuni  aspetti,  ambiti  di  azioni  coincidenti.  Sotto  questo  profilo  è   importante  ricordare  che   il  Modello  231  è  parte  del  più  ampio  sistema  di  controllo  aziendale  e,  pertanto,  gli  elementi  informativi  acquisiti  nel  corso  delle  verifiche  dall’OdV  costituiscono  una  preziosa  fonte  di  conoscenza  anche  per   il  collegio  sindacale  che,  come  noto  ai  sensi  dell’art.  2403  del  codice  civile,  è  tenuto  a  vigilare  sull’adeguatezza  del  sistema  organizzativo,  amministrativo  e  contabile  della  società.    Un  altro  elemento  a  favore  del  coinvolgimento  dei  sindaci  come  componenti  dell’OdV  muove  dalla  considerazione   che   con   l’introduzione   di   nuove   fattispecie   di   reato   (compresi   anche   i   reati  ambientali),   il  Modello  231  è  divenuto  progressivamente   il  presidio  più   importante  per  garantire  che  nel  suo  complesso  l’attività  aziendale  si  svolga  nel  rispetto  della  norme  di  legge.    Anche  nel  caso  in  cui  le  aziende  optassero  per  una  composizione  dell’OdV  privo  della  presenza  di  membri   del   collegio   sindacale,   è   tuttavia   opportuna   l’istituzione   di   meccanismi   finalizzati   allo  scambio  di  informazioni  fra  i  due  Organismi,  sia  per  favorire  la  creazione  di  un  sistema  di  controllo  interno  integrato,  sia  per  limitare  il  rischio  di  una  culpa  in  vigilando.  Sempre  con   riferimento  alla  composizione  dell’OdV,   fra  accademici  ed  operatori  è  molto  diffusa  l’idea  che  malgrado  si  stabilisca  ex  lege,  che  nelle  piccole  e  medie  imprese  l’Organismo  di  Vigilanza  possa  essere   identificato   con   l’organo  dirigente,   questa   corrispondenza   sia  da  evitare   in  quanto  l’organo  dirigente  nelle  PMI  è   frequentemente  costituito  da  amministratori  esecutivi.  Nelle  PMI,  per  le  quali  né  nel  Decreto  né  nella  Relazione  di  accompagnamento  si  riporta  la  definizione  di  PMI,    anche  nel   caso   in   cui   gli   amministratori  non   fossero  esecutivi,   tendenzialmente   sono  comunque  legati   alla   proprietà   o   agli   amministratori   esecutivi   da   vincoli   di   parentela,   affinità   o   da   altri  rapporti  contrattuali  che  possono  minarne  l’indipendenza  di  giudizio.  In   questi   casi   è   opportuno   che   si   valutino   altre   soluzioni   che,   coerentemente   con  quanto   sopra  affermato,  potrebbero  portare  ad  OdV  monocratici  composti  da  un  sindaco  o  da  un  professionista  esterno.    

2.  L’attività  dell’Organismo  di  Vigilanza    Dall’analisi   della   normativa   e   delle   indicazioni   contenute   nelle   linee   guida   delle   Associazioni   di  categoria  emerge  che,  le  principali  attività  che  fanno  capo  all’OdV  231,  sono  costituiti  da:  

• la   verifica   dell’adeguatezza   del   Modello   231,   ossia   la   sua   capacità   di   prevenire,   con  ragionevole  sicurezza,  il  compimento  di  “reati  rilevanti”;  

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• la   verifica   dell’osservanza   del   Modello   Organizzativo,   ossia   la   conformità   dei  comportamenti   concreti   ai   protocolli   che   caratterizzano   la   parte   generale   e   le   “parti  speciali”  del  presente  Modello9;  

• la   predisposizione   degli   aggiornamenti   del  Modello   necessari   per   garantire   che   lo   stesso  mantenga  nel  tempo,  il  suo  livello  di  adeguatezza  e  risulti  agevolmente  applicabile.  

Le  tre  suddette  attività  non  esauriscono,  tuttavia,  l’insieme  dei  compiti  che  fanno  capo  all’OdV  sui  quali  avremo  modo  di  tornare  più  avanti  nel  lavoro.    L’Organismo   di   Vigilanza   per   poter   svolgere   efficacemente   l’insieme   delle   attività   che   gli  competono   oltre   al   possesso   delle   competenze   professionali   e   degli   altri   requisiti   delineate   nei  paragrafi  precedenti,  dovrà  dotarsi  di  un  modello  operativo  attraverso  cui  sviluppare  la  sua  azione.  Un  esempio  è  riportato  nella  figura  2.    Figura  2-­‐  Modello  operativo  dell’Organismo  di  Vigilanza    

   

                                                                                                                         9  Generalmente    i  Modelli  di  organizzazione,  gestione  e  controllo  adottati  dalle  aziende  presentano  un  articolazione  di  carattere  modulare  con  una  parte  generale  che  riguarda  il  sistema  di  controllo  preventivo  nel  suo  complesso  e  alcune  parti  speciali,  riferite  alle  principali  categorie  di  reato  presupposti  della  responsabilità  amministrativa  e  all’insieme  dei  controlli  interni  posti  a  loro  presidio.  

Piano attività

Comunicazioni da aree sensibili

Pianificazione

Flussi informativi

Valutazione adeguatezza del

modello

Valutazione funzionamento del

modello

Rapporti di audit

Reporting al CdA

Reporting al Collegio Sindacale

Reporting al Comitato di

Controllo Interno

Report periodici

Proposta aggiornamento del

modello

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                       Tale  figura  evidenzia  gli  input  per  l’attività  dell’OdV,  costituiti  rispettivamente  dalla  pianificazione  e  dalle  comunicazioni/segnalazioni  proveniente  dalle  aree  aziendali  che  presentano  un  profilo  di  rischio   per   i   reati   di   cui   al   D.Lgs.   231/2001.   Il   piano   di   attività   e   le   comunicazioni   ricevute  definiscono  le  attività  da  svolgere  che  possono  essere  raggruppate  in  tre  azioni  principali  di  cui  si  è  detto  all’inizio  del  paragrafo.    Dell’esito   delle   verifiche   è   opportuno   che     l’OdV   informi   sia   l’organo   dirigente   su   cui   ricade   la  responsabilità   del   funzionamento   del  modello,   sia   gli   altri   organi   di   governance,   cui   competono  attribuzioni   in   materia   di   controllo   interno   ossia   il   Collegio   Sindacale   e   laddove   presente   il  Comitato  di  Controllo  Interno.    Se   si   considerano  gli   input   riportati  nello   schema   sopra  proposto,   l’OdV  al  pari  di  qualsiasi   altro  organo   che   opera   in   azienda,   dovrebbe   pianificare   attentamente   le   attività   da   svolgere.     La  pianificazione  consiste  nell’individuazione  dei  processi  e  delle  operazioni  che  si  intende  sottoporre  a   verifica,   nella   definizione   dei   tempi   programmati   per   la   realizzazione   degli   interventi   e,  eventualmente,   nell’individuazione   delle   risorse   professionali   interne   ed   esterne   necessarie   per  l’esecuzione  della  vigilanza.  La  pianificazione  così  concepita  si  collega  all’aspetto  organizzativo,  per  quanto  attiene  soprattutto  la  definizione  delle  risorse  umane  e  le  scelte  in  merito  alle  modalità  di  reperimento   e   all’altra   funzione   manageriale   del   controllo,   che   consiste   in   una   verifica   sulla  direzione  di  marcia  nel  percorso  del  completamento  del  Piano  oltre  che  di  una  verifica  di  efficacia  dell’azione.  Per   quanto   riguarda   l’attività   di   pianificazione,   in   assenza   di   specifici   standard   professionali  riguardanti   l’attività   dell’OdV,   sotto   il   profilo   operativo   si   potrebbe   far   riferimento   ai   principi  generali  per  la  pianificazione  delle  verifiche  dei  modelli  organizzativi  e  di  controllo  interno.  A  tal  riguardo  utile  indicazioni  possono  essere  tratte  da:  

1. Le  norme  di  comportamento  del  Collegio  sindacale  nelle  società  non  quotate,  definite  dal  Consiglio  Nazionale  dei  Dottori  Commercialisti  e  degli  Esperti  Contabili  nel  corso  del  2010  per  le  parti  riguardanti:  1)  la  vigilanza  sull’adeguatezza  e  sul  funzionamento  dell’assetto  organizzativo;  2)  la  vigilanza  sull’adeguatezza  e  sul  funzionamento  del  sistema  di  controllo  interno;  3)  la  vigilanza  sull’adeguatezza  e  sul  funzionamento  del  sistema  amministrativo-­‐contabile  

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2. I   principi   di   revisione   definiti   dal   Consiglio   Nazionale   dei   Dottori   Commercialisti   e   degli  Esperti  Contabili  con  particolare  riferimento  ai  seguenti  documenti:  1)  Documento  315   La   comprensione  dell'impresa  e  del   suo   contesto  e   la   valutazione  dei  rischi  di  errori  significativi;  2)  Documento  330  Le  procedure  di  revisione  in  risposta  ai  rischi  identificati  e  valutati  

3. Gli   standard   professionali   dell’Institute   of   Internal   Auditors   per   la   parte   relativa   alla  Pianificazione  dell’attività  di  Audit.  

Dall’analisi  dei  suddetti  documenti  emerge  che  il  piano  delle  attività  dei  soggetti  (organi)  cui  sono  affidate  funzioni  di  vigilanza  (o  di  verifica)  dei  modelli  organizzativi  di  controllo  dovrebbe  rispettare  i  seguenti  criteri:  -­‐   essere   basato   su   un’analisi   preliminare   dei   rischi   che   potrebbero   determinare   situazioni   di  inadeguatezza   dell’assetto   organizzativo   e   dei   controlli   interni   oppure   ostacolare   il   regolare  funzionamento  dei  meccanismi  istituiti;  -­‐  tener  conto  delle  indicazioni  provenienti  dagli  Organi  di  governo  e  dal  Management;  -­‐  esaminare  le  risultanze  delle  attività  svolte  negli  anni  precedenti.  Se  si  applicano  i  suddetti  criteri  al  Piano  di  attività  dell’Organismo  di  Vigilanza  si  rileva  che:  -­‐  tale  piano  dovrebbe  essere  basato  sull’analisi  dei  “rischi  231”  che  caratterizzano  l’azienda  nel  suo  complesso.   E’   opportuno   pertanto   disporre   di   una   mappa   dei   rischi   sufficiente   aggiornata,   per  individuare   sulla   base   del   livello   di   esposizione   al   rischio   delle   attività   sensibili,   le   priorità   di  intervento.   Nei   Modelli   organizzativi   ben   strutturati,   tale   mappa   potrebbe   essere   ricavata  dall’analisi  svolta  in  sede  di  progettazione  del  Modello  231,  salvo  comunque  valutare  se,  a  seguito  dei   cambiamenti   intervenuti   nel   contesto   interno   ed   esterno,   si   sia   prodotto   un   significativo  cambiamento  del  livello  di  rischio  insito  nei  processi/attività;  -­‐   utili   ai   fini   della   pianificazione   si   rivelano,   inoltre,   i   flussi   informativi   provenienti   dalle  Direzioni/funzioni   aziendali,   che   se   efficacemente   strutturati   potrebbero   segnalare   all’OdV  situazioni  critiche  che  necessitano  di  un  approfondimento.  Le  indicazioni  provenienti  dal  Consiglio  di   Amministrazione,   dal   Comitato   di   Controllo   e   dal   Collegio   Sindacale   possono   essere,   inoltre,  utilizzati   dall’OdV   per   orientare   l’attività   di   verifica   su   particolari   aspetti   della   combinazione  produttiva,  fermo  restando  comunque  la  necessaria  autonomia  di  iniziativa  da  parte  dell’OdV.  Su  questi  aspetto  si  tornerà  nei  paragrafi  seguenti;  -­‐   il   piano   dovrebbe   comprendere   inoltre   attività   finalizzate   a   verificare   l’attuazione   dei  suggerimenti   e   delle   raccomandazioni   proposte   dall’OdV   nel   corso   delle   verifiche  precedentemente  svolte;  -­‐  nell’allocare  le  risorse  umane  e  finanziarie  disponibili,  è  necessario  tener  presente  che  una  parte  delle   verifiche   dell’OdV   non   è   definibile   ex   ante   e,   pertanto,   risulta   non   programmabile.   Si   fa  riferimento,  in  particolare,  alle  attività  di  ispezione  e  di  investigazione  legate  ad  ipotesi  di  reati  231  segnalate  all’OdV  da  soggetti   interni  o  esterni  oppure  che  emergono  nel  corso  dello  svolgimento  degli  interventi  programmati.  Generalmente   nella   prassi   aziendale   il   piano   di   vigilanza   ha   cadenza   annuale,   è   comunicato   al  Consiglio   di   Amministrazione   e   al   Collegio   Sindacale   e,   talvolta,   anche   al   Comitato   di   Controllo  Interno.    

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Il  piano  delle  attività  unitamente  ai  flussi   informativi  di  cui  si  dirà  successivamente  costituiscono,  come  già  evidenziato,  gli  input  per  lo  svolgimento  delle  tre  macro-­‐attività  svolte  dall’OdV.  Passando   ad   analizzare   nel   dettaglio   tali   attività,   la   vigilanza   sull’adeguatezza   del   Modello   è  finalizzata   a     verificare   l’efficace   progettazione   dello   stesso,   qui   intesa   come   possibilità   che   il  Modello  231,  così  come  è  stato  concepito  e  progettato,  risulti  astrattamente  idoneo  a  prevenire  i  reati  che  rientrano  nel  campo  di  applicazione  della  norma.  Sotto  il  profilo  concettuale  tale  valutazione  riguarda  la  capacità  teorica  (o  efficacia  progettuale)  del  Modello  di   ridurre   la  probabilità  di  accadimento  dei   reati  231.   La  valutazione  attuata  attraverso  dei  test  (identificati  nella  prassi  con  il  termine  di  test  of  design)  si  sviluppa  tramite  un  processo  che  articolabile  nelle  seguenti  sette  fasi:  

1. identificazione  dell’attività  sensibile;  2. analisi  della  tipologia  di  reato  231  associabile  all’attività;  3. definizione  di  una  ipotesi  circa  la  modalità  di  commissione  del  reato;  4. analisi  del  grado  di  esposizione  al  rischio  lordo  (valutato  in  assenza  di  controlli);  5. identificazione   e   rilevazione   dei   protocolli   (insieme   di   meccanismi   di   controllo)   posti   a  

presidio  del  rischio  lordo;  6. valutazione  del  livello  di  adeguatezza  dei  protocolli;  7. stima  del  cosiddetto  rischio  residuale.  

Per  protocolli  si  intende,  coerentemente  con  l’impostazione  delle  linee  guida  delle  Associazioni  di  categoria,  il  complesso  dei  controlli  istituiti  a  presidio  del  rischio  231  costituite,  a  titolo  di  esempio,  da:  

• presidi  di  natura  organizzativa,  quali  deleghe  e  procure,  mansionari,  separazione  dei  ruoli  e  dei  compiti;  

• regole   comportamentali,   contenute   nel   codice   etico,   inserito   nella   parte   generale   del  Modello  231  e  nelle  linee  di  condotta,  incluse  invece  nelle  parti  speciali  del  Modello;  

• regole   tecniche,   definite   dalle   procedure   aziendali,   da   istruzioni   operative   o   attraverso  circolari  e  direttive  interne;  

• meccanismi   di   tracciabilità   delle   operazioni,   quali   flussi   informativi   inviati   all’OdV,   report  gestionali,  schede  di  evidenza;  

• attività   di   controllo   di   tipo   informatico,   di   natura   generale   riferibili   all’azienda   nel   suo  complesso  o  di  tipo  applicativo,  riguardanti  i  processi  sensibili.  

La  valutazione  di  adeguatezza  è  finalizzata  ad  esprimere  un  giudizio  sulla  capacità  del  protocollo  di  ridurre  tendenzialmente  a  zero  il  grado  di  rischio  residuale;   in  altri  termini  questo  significa  che  il  compimento  di   reati   231  può  avvenire   soltanto  attraverso  un’elusione   fraudolenta  del  Modello.  Tale   valutazione   riguarda   vari   aspetti   costituiti   rispettivamente   dall’esistenza   del   protocollo,   dal  suo  livello  di  aggiornamento,  dal  grado  di  analiticità  con  cui  esso  disciplina  l’attività  in  questione.    Per  quanto  riguarda,  invece,  la  vigilanza  del  funzionamento  del  Modello,  attraverso  lo  svolgimento  di  test  di  verifica  (detti  anche  test  of  operativeness)  l’OdV  dovrà  attestare:  1)   il   grado   di   conoscenza   dei   protocolli   del   Modello   da   parte   dei   soggetti   tenuti   alla   sua  applicazione;  2)  l’effettiva  applicazione  dei  protocolli  nello  svolgimento  delle  attività  aziendali.  

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Per  poter   svolgere   correttamente   tali   attività,   l’Odv  dovrà  disporre  di   competenze   in  materia  di  auditing,  essere  in  grado  di  applicare  le  tecniche  di  verifica  del  controllo  interno  (quali  il  riscontro  documentale,   le   analisi   comparative,   il  walk   through,   la   reperformance,   ecc.),   le   procedure   di  campionamento,  conoscere  i  criteri  di  valutazione  delle  evidenze  raccolte.  Per  quanto  riguarda  la  terza  macro-­‐attività,  l’OdV  dovrà  proporre  al  Consiglio  di  amministrazione  dell’azienda  gli  eventuali  aggiornamenti  del  Modello  231.    Le  necessità  di  aggiornamento  del  Modello  possono  derivare  sia  da  fattori  esterni,  fra  i  quali  il  più  frequente  è  stato  costituito  negli  anni  addietro  dall’introduzione  del  campo  di  applicazione  del  D.  Lgs.   231/2001   di   nuove   fattispecie   di   reato,   sia   da   eventi   interni   al   perimetro   aziendali,   quali  ristrutturazioni,   riorganizzazioni   oppure   l’introduzione   di   nuovi   sistemi   informativi   che   possono  rendere  parzialmente  obsoleto  il  Modello  231.  Introducendo  le  attività  dell’OdV  si  è  detto,  che  oltre  alla  vigilanza  sul  Modello  e  alla  proposta  di  aggiornamento  dello  stesso,  ad  esso  competono  anche  altri  compiti.  Fra  questi  rientrano:  

a) lo  svolgimento  di  investigazioni  su  sospetti  di  reati  che  rientrano  nel  campo  di  applicazione  della  D.Lgs.  231  di  cui  l’OdV  ne  ha  notizia  attraverso  i  flussi  informativi  e  le  segnalazioni  che  riceve  da  soggetti  interni  o  esterni  all’azienda  (compresa  l’autorità  giudiziaria);  

b) la   formulazione   in   caso   di   inosservanza   del   modello   della   richieste   di   applicazioni   ai  competenti  organi  aziendali  delle  sanzioni  disciplinari  previste  dall’apparato  sanzionatorio  incluso  nei  Modello;  

c) talvolta   lo   svolgimento   di   attività   formativa   a   favore   di   amministratori,   dirigenti   e   altro  personale  che  interviene  nei  processi  sensibili;  

d) la  predisposizione  dei  report  informativi  nei  confronti  degli  organi  di  governance.        

3. I  flussi  informativi  verso  l’OdV  L’Organismo  di  Vigilanza  ha  il  compito  di  vigilare  sull’adeguatezza  e  sul  funzionamento  del  Modello  di  organizzazione,  gestione  e  controllo  (d’ora   in  avanti  –  per  brevità  espositiva  –  “Modello”).  Per  raggiungere  tale  obiettivo  necessita  di  un  sistema  di  flussi  informativi  avente  per  oggetto  tutte  le  aree   sensibili,   come   risultanti   dalla   mappatura   dei   rischi,   propedeutica   per   la   redazione   del  Modello  e  di  cui  ne  costituisce,  a  tutti  gli  effetti,  parte  integrante.  

Il  sistema  di  flussi  informativi  consente  all’OdV  di  acquisire  in  modo  costante  informazioni  rilevanti  su  tutte  le  aree  sensibili,  minimizzando  il  tempo  ed  il  costo  di  acquisizione  di  tali  informazioni.  

Per   istituire  un  sistema  di   flussi   informativi  è  necessario  prevedere   innanzitutto  un  regolamento  dei  flussi  informativi  nell’ambito  del  Modello  231.  

Sotto   il   profilo   operativo   è   necessario   distinguere   le   differenti   forme   di   comunicazione   dirette  all’OdV  e,  in  particolare,  tra:  

• segnalazioni;  

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• attestazioni;  • flussi  informativi.  

 

3.1. Segnalazioni  Al  fine  di  incoraggiare  la  prevenzione  e  la  pronta  eventuale  reazione  della  Società  nei  riguardi  dei  “reati   presupposto”   indicati   nel   d.lgs.   231/2001,   si   rende   necessario   prevedere   nel   Modello   di  organizzazione,  gestione  e  controllo  l’obbligo  per  tutti  i  dipendenti  e  collaboratori  di  segnalare  la  presenza   di   situazioni   illegali,   i   sospetti   di   illecito,   le   attività,   eventi   ed   operazioni   in   chiara   e  significativa  violazione  del  Modello.    

Al  fine  di  incoraggiare  questo  processo  di  comunicazione,  è  opportuno  prevedere  nel  Modello  che  i   segnalanti   in   buona   fede   sono   garantiti   contro   qualsiasi   forma   di   ritorsione,   discriminazione   o  penalizzazione  e,  in  ogni  caso,  che  sarà  assicurata  la  riservatezza  dell’identità  del  segnalante,  fatti  salvi  gli  obblighi  di  legge  e  la  tutela  dei  diritti  della  società  o  delle  persone  accusate  erroneamente  o   in   mala   fede.   Inoltre,   viene   normalmente   predisposto   un   canale   informativo   dedicato   che  consente  le  segnalazioni  anche  in  forma  anonima;  a  tale  riguardo,  viene  tipicamente  istituita  una  cassetta  postale  dedicata  presso  la  sede  sociale.  La  possibilità  di  effettuare  segnalazioni  anonime  indubbiamente   agevola   ed   incoraggia   la   trasmissione   di   informazioni   verso   l’OdV.   A   tale   scopo,  oltre   alla   casella   di   posta   elettronica   intestata   all’OdV,   viene   prevista   anche   la   cassetta   postale,  anche  per  agevolare  i  dipendenti  che  non  intendono  essere  individuati  e  coloro  che  non  hanno  a  disposizione  la  posta  elettronica  o  l’abitudine  di  farne  uso.  

Le   segnalazioni   sono   diverse   rispetto   ai   flussi   informativi   che   saranno   esaminati   in   seguito,   in  quanto   riguardano   tutti   i   dipendenti,   non   prevedono   una   frequenza   predeterminata,   né   un  formato  predefinito  dal  punto  di  vista  dei  contenuti  o  della  forma  ed  hanno  carattere  eventuale,  potendosi   riscontrare   casi  di   aziende  che  dopo  alcuni   anni  di   implementazione  del  Modello  231  non  hanno  ancora  ricevuto  alcuna  segnalazione.  

In   definitiva,   le   segnalazioni   riguardano   tipicamente   situazioni   patologiche,   mentre   i   flussi  informativi  concernono  anche  il  normale  funzionamento  dell’azienda  e  servono  a  dare  un  quadro  aggiornato  della  dinamica  delle  attività  sensibili  all’OdV.  

 

3.2. Attestazioni  interne  Per  le  attività  sensibili  in  cui  è  rilevante  il  comportamento  dei  responsabili  delle  attività  medesimi,  un  presidio  significativo  è  costituito  dalle  attestazioni  con  valenza  interna.  Si  tratta  di  dichiarazioni  rese  dai  responsabili  di  singole  attività  a  rischio  con  le  quali  essi  attestano  che,  per  quanto  di  loro  conoscenza,   tali   attività   si   sono   svolte   in   maniera   regolare   e   non   risultano   comportamenti   od  azioni   in   grado   di   determinare   una   responsabilità   amministrativa   ex   d.lgs.   231/2001.   Tali  attestazioni   sono   da   inviare   all’Organismo   di   Vigilanza   ed   al   direttore   generale/amministratore  delegato.   La   presenza   del   disclaimer   “per   quanto   di   propria   conoscenza”   rende   sovente  

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concretamente   praticabile   questo  meccanismo   organizzativo,  mitigando   eventuali   resistenze   da  parte  dei  soggetti  incaricati  di  rendere  tali  attestazioni.  

Per  alcune  attività  sensibili,  l’attestazione  ad  uso  interno  è  già  presente  nelle  organizzazioni:  basti  pensare   alla   dichiarazione   che   il   direttore   amministrativo   tipicamente   rilascia   alla   società   di  revisione  e  con  la  quale  attesta,  per  quanto  di  propria  conoscenza,   la  veridicità  e  correttezza  del  bilancio.   Nelle   società   quotate   o   comunque   soggette   al   Testo   Unico   sulla   Finanza,   tale  dichiarazione   viene   resa   dal   dirigente   preposto   e   con   i   contenuti   assai   più   impegnativi   previsti  dall’art.   154   bis   del   TUF.     In   tali   casi,   peraltro,   l’attestazione   ha   in   primis   una   valenza   esterna  essendo   documento   da   allegare   obbligatoriamente   al   bilancio   di   esercizio   ed   al   bilancio  consolidato.  

Il  presidio  dell’attestazione  interna  può  risultare  inoltre  opportuno  nell’ambito  di  attività  sensibili,  come,  a  titolo  esemplificativo,   la  rendicontazione  verso  la  Pubblica  Amministrazione;  la  richiesta,  utilizzo   e   rendicontazione   di   sovvenzioni   e   contributi   dalla   PA;   l’ottenimento   ed   il   rinnovo   di  concessioni  e  autorizzazioni  pubbliche  e  così  via.  

Il  presidio  dell’attestazione  produce  indubbiamente  una  sensibilizzazione  dei  soggetti  apicali  o  dei  responsabili   delle   attività   a   rischio   coinvolti   nei   confronti   dei   temi   del   D.Lgs.   231/2001   e   del  Modello   relativo.   Inoltre,   costituisce   un   meccanismo   volto   a   separare   l’eventuale   “colpa  organizzativa”   rispetto   ai   comportamenti   dolosi   compiuti   da   singoli   soggetti   all’interno  dell’azienda.    Infine,  rappresenta  un  presidio  che  supporta  l’attività  dell’Organismo  di  Vigilanza,  in  quanto   palesa   l’attivazione   dei   controlli   di   primo   livello,   ovvero   quelli   svolti   direttamente   dai  soggetti  che  operano  nelle  attività  a  rischio.  

 

 

3.3. Flussi  informativi    La  definizione  di  un  efficace  sistema  di  reporting  verso  l’Organismo  di  Vigilanza  costituisce  uno  dei  requisiti   di   un   efficace  Modello   di   organizzazione,   gestione   e   controllo   ex  D.Lgs.   231/2001,   così  come   richiesto   dall’art.   6   comma   2   lettera   d)   del   suddetto   decreto   e   dalle   linee   guida   delle  associazioni  di  categoria.  

I  flussi  informativi  rappresentano  un  sistema  di  comunicazione  interno  strutturato,  continuativo  e  diffuso  che  mira  a  creare  un  legame  diretto  tra  i  responsabili    di  attività  potenzialmente  a  rischio  ex  D.Lgs.  231/2001  con  l’Organismo  di  Vigilanza.    

Considerato   che   l’universo   di   audit   è   particolarmente   esteso,   l’OdV   necessita   di   questo  meccanismo   organizzativo   per   poter   ampliare,   a   parità   di   risorse   e   tempo   dedicati,   l’area   di  osservazione.   In   altri   termini,   l’OdV,   tramite   il   meccanismo   dei   flussi   informativi,   può  periodicamente   controllare   la   dinamica   di   tutte   le   attività   sensibili,   senza   la   necessità   di   dover  svolgere  verifiche  specifiche  su  ciascuna  di  esse.  E’  peraltro  opportuno  precisare  che  se,  da  un  lato,  i   flussi   informativi   possono   supportare   ed   orientare   le   verifiche   dirette,   dall’altro   non   possono  

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essere  considerate  un  sostituto  tout  court  degli  audit  medesimi,  che  dovranno  ovviamente  essere  periodicamente  svolti.    

I   flussi   informativi   vengono   normalmente   elaborati   sulle   attività   a   rischio,   come   risultano   dalla  mappa   dei   rischi   elaborata   al   momento   della   prima   redazione   del   Modello   o   in   occasione  dell’ultimo  aggiornamento  effettuato.  

Nel  caso  di  mancata  osservanza  del  dovere  di  informazione  sono  applicabili  le  sanzioni  disciplinari  previste  ed  elencate  nel  Modello.  

Si   possono   distinguere,   a   seconda   del   contenuto,   flussi   informativi   generali   rispetto   ai   flussi  informativi  speciali.  

 

3.3.1. Flussi  informativi  generali  Tali   Flussi   riguardano   tutti   i   soggetti   che   operano   in   nome   e   per   conto   della   Società  (amministratori,  dirigenti,  dipendenti  e   collaboratori)  ed  hanno  per  oggetto   situazioni  di   criticità  effettiva  o  potenziale  con  riferimento  ai  reati  contenuti  nel  D.Lgs.  231/2001  ed  al  relativo  modello  di   organizzazione,   gestione   e   controllo,   nonché   eventi   inerenti   al   sistema   organizzativo   ed   al  sistema  di  controllo.  Sono  definiti  “generali”  in  quanto  possono  riguardare  attività  od  eventi  riferiti  all’intera  Società  e  non  in  maniera  esclusiva  la  singola  funzione/direzione  in  cui  opera  il  soggetto  che  invia  tale  comunicazione.  

 

Per  i  flussi  informativi  generali,  la  comunicazione  all’OdV  deve  avvenire  tempestivamente;  spesso,  nei  Modelli  viene  previsto  un  termine  ultimo  per  la  trasmissione  dell’informativa  non  superiore  a  5  -­‐   10   giorni   dalla   data   di   manifestazione   dell’accadimento.   Questo   tipo   di   comunicazioni   sono  quindi  “ad  evento”,   in  quanto  non  è  prevista  una   frequenza  predeterminata,  ma  devono  essere  trasmesse   soltanto   in   occasione   del   verificarsi   di   specifici   eventi,   come,   a   titolo   esemplificativo,  quelli  sotto  richiamati:    

- la  segnalazione  di  comportamenti  o  “pratiche”  significativamente  in  contrasto  con  quanto  previsto  dal  Modello  231,  comprese    le  violazioni  del  codice  etico;  

- la   segnalazione   di   situazioni   illegali   o   eticamente   scorrette   o   di   situazioni   anche   solo  potenzialmente  foriere  di  attività  illegali  o  scorrette;  

- la   segnalazione   della   commissione   dei   reati   individuati   nel   Modello   231   da   parte   di   un  soggetto   apicale   o   di   un   sottoposto,   di   cui   si   è   venuti   a   conoscenza   nel   corso   dello  svolgimento  delle  proprie  mansioni  o  a  seguito  di  indicazioni  proveniente  anche  da  terzi;    

- i  provvedimenti  e/o  notizie  provenienti  da  organi  di  polizia  giudiziaria,  o  da  qualsiasi  altra  autorità,   dai   quali   si   evinca   lo   svolgimento   di   indagini,   nei   confronti   di   amministratori,  sindaci,  dirigenti,  dipendenti  o  altro  collaboratori  esterni,  per  i  reati  di  cui  al  Decreto;  

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- le   richieste   di   assistenza   legale   inoltrate   dagli   amministratori,   dai   direttori,   dagli   altri  dipendenti  e   collaboratori   in   caso  di  avvio  di  procedimento  giudiziario  per   i   reati  previsti  dal  Decreto;  

- le   commissioni  di   inchiesta  o   relazioni   interne  dalle  quali   emergano   responsabilità  per   le  ipotesi  di  reato  di  cui  al  D.Lgs  n.  231/2001;  

- i  rapporti  predisposti  dai  responsabili  delle  funzioni  aziendali,  nell’ambito  della  loro  attività  di  controllo,  dai  quali  possano  emergere  fatti,  atti,  eventi  od  omissioni  con  profili  di  criticità  rispetto  all’osservanza  delle  norme  del  Decreto;  

- le  eventuali  significative  carenze  delle  procedure  vigenti  che  disciplinano  attività  sensibili  ai  fini  del  D.lgs.  231/2001;  

- le   notizie   relative   alla   effettiva   attuazione,   a   tutti   i   livelli   aziendali,   del   Modello  Organizzativo,   con  evidenza  dei   procedimenti   disciplinari   svolti   e   delle   eventuali   sanzioni  irrogate,   ovvero   dei   provvedimenti   di   archiviazione   di   tali   procedimenti   con   le   relative  motivazioni.  

 

3.3.2. Flussi  informativi  speciali  I   flussi   informativi   speciali   sono   elaborati   ad   hoc   per   ciascuna   attività   sensibile   e   prevedono  contenuti   informativi   relativi  anche  a  situazioni   fisiologiche  ed  al  normale  andamento  aziendale.  Per   facilitare   queste   comunicazioni,   è   preferibile   creare   delle   schede   strutturate   con   quesiti   sui  principali   eventi,   operazioni   e   decisioni   da   consegnare   ai   responsabili   di   funzione/direzione.   Si  tratta,   in   effetti,   di   report   informativi   che   mirano   a   rendere   conto   all’Organismo   di   Vigilanza  dell’attività  periodicamente  svolta  da  una  certa  area  aziendale.    

Questi   flussi   informativi   presentano   tipicamente   una   frequenza   predeterminata,   ad   esempio  trimestrale,    proprio  allo  scopo  di  creare  un  costante  collegamento  tra  i  responsabili  di  funzione  e  l’OdV.  E’  inoltre  opportuno  stabilire  una  scadenza  massima,  ad  esempio  entro  e  non  oltre  20  giorni  dalla   chiusura   del   periodo   di   riferimento.   Quindi,   nel   caso   di   adozione   di   flussi   trimestrali,  dovranno  essere  trasmessi  secondo  queste  scadenze:  20  aprile,  20  luglio,  20  ottobre,  20  gennaio.  

Tipicamente,   si   distinguono   flussi   informativi   infrannuali,   la   cui   periodicità   è   spesso   trimestrale,  rispetto  ai  flussi  annuali.  

Le   schede   dei   flussi   informativi   devono   essere   compilate   anche   quando   le   risposte   sono   tutte  negative   (anche   sui   flussi   generali)   e   non   vi   sono   particolari   informazioni   da   segnalare   all’OdV:  anche   l’assenza   di   eventi   od   operazioni   rilevanti   è,   in   effetti,   un’informazione   significativa   per  l’Organismo  di  Vigilanza.  

Sotto  il  profilo  strutturale,  come  sopra  menzionato,  è  preferibile  creare  delle  schede  con  quesiti  su  singoli   aspetti   rilevanti,   che   costituiscono  de   facto   una   check   list   di   controllo   a   disposizione   dei  soggetti   incaricati   della   compilazione.   Tale   struttura   consente   di   ridurre   la   discrezionalità   delle  informazioni   da   trasmettere,   aumenta   la   comparabilità   nel   tempo   delle   informazioni   fornite  all’OdV,   costituisce   una   guida   utile   per   i   soggetti   incaricati   per   acquisire   consapevolezza   delle  attività  potenzialmente   rilevanti  ai   fini  del  D.Lgs.  231/2001  e,   soprattutto,   consente  di  espletare  

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tale   adempimento   con   limitato   assorbimento   di   tempo   da   parte   dei   responsabili   di  attività/funzione.    

Oltre  alla  scheda  dei  flussi  informativi  è  opportuno  inoltre  allegare  una  serie  di  tabelle  strutturate  che  dovranno  essere   compilate   soltanto   se   il   corrispondente  quesito   contenuto  nella   scheda  ha  ricevuto  una  risposta  affermativa.    

 

Con  riferimento  alle  “attività  strumentali”,  ovvero  le  attività  che  possono  creare  i  presupposti  per  la  commissione  di  uno  dei  “reati  presupposto”  ex  D.Lgs.  231/2001,  i  flussi  informativi  potrebbero  riguardare  le  seguenti  attività:  

1.  gestione  della  liquidità;    

2.selezione  ed  assunzione  del  personale;    

3.omaggi  e  spese  di  rappresentanza;    

4.consulenze;    

5.  sponsorizzazioni,  fiere  e  convegni,  viaggi;    

6.  acquisti  di  beni  e  servizi;    

7.  accordi  transattivi;    

8.  transazioni  infragruppo.  

 

Con   riferimento   alle   attività   che   prevedono   punti   di   contatto   diretti   con   la   PA,   a   titolo  esemplificativo,   e   senza   alcuna   pretesa   di   esaustività,   anche   tenendo   conto   della   necessità   di  adeguamento   rispetto   alle   caratteristiche   specifiche   di   ciascuna   azienda,   le   attività   che   sono  tipicamente  oggetto  di  flussi  informativi  riguardano:  

• trattative  dirette/partecipazione  gare  di  appalto  indette  da  PA;    

• convenzioni/contratti  con  PA;  

• erogazione  di  servizi  alla  PA  /incaricati  di  pubblico  servizio  PA;  

• rendicontazione  dei  servizi  erogati  alla  PA;  

• procedimenti  giudiziali  ed  arbitrali;    

• autorizzazioni  e  concessioni;    

• ispezioni,  visite  e  controlli  da  parte  di  PA  /incaricati  di  pubblico  servizio;    

• finanziamenti  e  contributi  da  PA.    

 

 

21    

Di  seguito  viene  presentato  un  esempio,  relativo  ad  una  scheda  dei  flussi  informativi  trimestrali  assegnabile  al  direttore  amministrazione,  finanza  e  controllo.  

FLUSSI INFORMATIVI SPECIFICI –AFC

Flussi informativi ad evento Sì

No In caso di risposta affermativa,

compilare i seguenti documenti:

1. E’ maturato un risultato economico di segno negativo (perdita) in grado di incidere significativamente sul patrimonio netto?

Bilancio infrannuale con relazione del Responsabile AFC

Flussi informativi trimestrali Sì

No In caso di risposta affermativa,

compilare i seguenti documenti:

1. Nel periodo di riferimento si sono verificate significative deviazioni rispetto alle procedure amministrative e contabili previsti dai regolamenti e norme in vigore (interni e/o esterni)?

AFC.T.1 - Deviazioni significative da procedure amministrative e contabili

2. Nel periodo di riferimento, con riferimento a finanziamenti agevolati e/o contributo pubblico da Pubbliche Amministrazioni (PA):

a) sono state presentate domande per finanziamenti/contributi da PA;

b) sono stati ottenuti finanziamenti/contributi da PA; c) sono stati utilizzati finanziamenti/contributi da PA; d) è stato presentato il rendiconto per

finanziamenti/contributi da PA?

AFC.T.2 -Finanziamenti agevolati e contributi da PA

3. La Sua Direzione nel periodo di riferimento ha presentato dei rendiconti alla PA o con soggetti incaricati di pubblico servizio ?

AFC.T.3 – Rendiconti presentati alla PA

4. La Sua Direzione nel periodo di riferimento ha avuto altri contatti diretti con la PA o con soggetti incaricati di pubblico servizio (ispezioni, contenzioso, richieste o rilascio di autorizzazioni, omaggi e spese di rappresentanza)?

AFC.T.4 - Contatti con la PA/incaricato di pubblico servizio

5. Nel periodo si sono verificati pagamenti in contanti per importi unitari superiori a 516 euro?

AFC.T.5 – Pagamenti in contanti

6. Nel periodo di riferimento si sono verificate significative deviazioni rispetto al regolamento/procedura di tesoreria?

AFC.T.6 – Deviazioni da procedure

7. Nel periodo di riferimento si sono avute differenze significative tra le disponibilità liquide risultanti dalla contabilità e quelle effettive?

AFC.T.7 – Scostamenti nella liquidità

8. Nel periodo di riferimento, sono state rilevate anomalie e disfunzioni nel sistema di controllo interno (da parte dei revisori/sindaci nei verbali lasciati a disposizione in azienda o da altra fonte)?

AFC.T.8 – Anomalie nel sistema di controllo interno

 

22    

 

 

3.3.3. Flussi  informativi  sul  tema  della  salute  e  sicurezza  sul  luogo  di  lavoro      Sul   tema  della   salute  e   sicurezza   sul   lavoro,  è  opportuno  costruire  un   sistema  di   comunicazione    bottom  up,  che  consenta  una  responsabilizzazione  dei  soggetti  protagonisti  dei  controlli  di  primo  livello   (preposti   alla   sicurezza   e   delegati   alla   sicurezza)   e   dei   controlli   di   secondo   livello  (responsabili  per  il  servizio  di  prevenzione  e  protezione,  RSPP).    

I  preposti  alla  sicurezza  (come  definito  dall’art.  19  del  Testo  Unico  sulla  salute  e  sicurezza  del  luogo  di   lavoro)   ed   i   delegati   alla   sicurezza   (art.   16)   dovrebbero   periodicamente   trasmettere   al  Responsabile  del  servizio  di  prevenzione  e  protezione  una  scheda  informativa  in  cui  segnalano,  a  titolo  esemplificativo:    eventuali  significative  deficienze  dei  mezzi  e  delle  attrezzature  di   lavoro  e  dei  dispositivi  di  protezione  individuale  non  ancora  risolte;  situazioni  di  pericolo  per  i  lavoratori  ed  altri  eventi  di  rilievo.  

Il  RSPP  dovrebbe  trasmettere  periodicamente  (ad  esempio,  trimestralmente)  all’OdV  una  scheda  informativa  con  la  quale  informa  quest’ultimo  sullo  stato  del  sistema  di  prevenzione  e  protezione  e  segnala  eventuali  rilevanti  criticità  emerse.    

In  ogni  caso,  il  RSPP  dovrebbe  tempestivamente  informare  l’OdV  su  eventi  di  rilievo  quali  infortuni  che  rientrano  nel  campo  di  applicazione  dell'art.  25  septies  del  D.Lgs.  231/2001  (omicidio  colposo  o   lesione   colposa   grave   o   gravissima);   comportamenti   o   “pratiche”   che   a   suo   avviso   non   sono  conformi   a   quanto   previsto   dal   sistema   di   gestione   della   salute   e   sicurezza   sul   luogo   di   lavoro;  l’esito  di  ispezioni  sul  tema  della  salute  e  sicurezza  sul  luogo  di  lavoro  svolte  da  parte  di  ASL,  ufficio  del  lavoro,  ed  altri  organi  della  PA;  modifiche  nell’organigramma  della  sicurezza,  riguardanti  RSPP,  Preposti   alla   sicurezza,   deleghe   sulla   sicurezza   e   procure.   Infine,   il   RSPP   dovrebbe   segnalare  all’OdV  le  criticità  eventualmente  emerse  nelle  comunicazioni  ad  uso  interno  prodotte  dai  preposti  alla  sicurezza  o  dai  delegati  alla  sicurezza.    

Il   Responsabile   del   servizio   di   prevenzione   e   protezione   dovrebbe   inviare,   inoltre,   con   cadenza  annuale   il   prospetto   riepilogativo   con   i   dati   sugli   infortuni   verificatisi   ed   il   piano   annuale   delle  verifiche  da  svolgere.  

 

23    

Sistema  di  reporting  su  Salute  e  sicurezza  sul  lavoro

1

Preposti /delegati alla sicurezza

RSPP

OdV

•Segnalazione  di  criticità  •Attestazione  di  aver  adempiuto  agli  obblighi  statuiti  dal  Testo  unico  per  i  preposti

•Ad  evento•Trimestrale

•Segnalazione  di  criticità•Attestazione  su  adeguatezza  sistema  di  prevenzione•Statistiche  infortuni  e  piano  annuale  attività

•Ad  evento•Trimestrale•Annuale

 

 

 

3.4. Referenti  dell’OdV  E’  opportuno  che  il  Consiglio  di  Amministrazione  provveda  alla  nomina  quali  “referenti  dell’OdV”  di   soggetti,   responsabili   o   addetti   di   funzione  nella   Società,   a   cui   venga   assegnato   il   compito   di  redigere   periodicamente   le   schede   contenenti   i   flussi   informativi   generali   e   specifici   e   di  trasmetterle   all’Organismo   di   Vigilanza.   L’Organismo   di   Vigilanza   potrà   inoltre   assegnare   ai  “referenti   OdV”   specifici   e   delimitati   compiti   in   tema   di   verifica   dell’adeguatezza   ed   effettiva  applicazione  del  Modello  di  organizzazione,  gestione  e  controllo  ex  D.  Lgs.  231/2001.  

Questi   soggetti   saranno   emittenti   i   flussi   informativi   e   protagonisti   attivi   dell’applicazione   del  Modello  ex  d.lgs.  231/2001.  

L’Organismo  di  Vigilanza  deve  essere  informato  da  parte  dei  referenti  OdV  in  merito  a  eventi  che  potrebbero  ingenerare  responsabilità  ai  sensi  del  D.  Lgs.  n.  231  del  2001.  

In  sintesi,  il  rapporto  tra  i  “referenti”  e  l’OdV  si  può  concretizzare  nelle  seguenti  attività  e  comunicazioni:  

• ciascun   referente   periodicamente   compila   la   scheda   dei   flussi   informativi   (generali   e  speciali)  con  i  relativi  allegati;  

• ciascun  referente  produce  le  attestazioni  con  valenza  esclusivamente  interne  che  gli  sono  state  eventualmente  assegnate;  

• ciascun  referente  comunica  all’Organismo  di  Vigilanza  una  informativa  annuale  sullo  stato  

24    

di  attuazione  del  Modello  231  nelle  attività  e  strutture  della  Funzione  e  con  la  segnalazione  delle  situazioni  maggiormente  significative  emerse  nel  periodo;  

• almeno   una   volta   l’anno,   la   funzione   preposta   alla   gestione   dei   dati   finanziari   mette   a  disposizione   dell’Organismo   di   Vigilanza   il   verbale   del   soggetto   deputato   alla   revisione  legale  dei  conti  (ex  D.Lgs.  n.  39/2010)  in  cui  è  stato  effettuato  il  controllo  sulla  procedura  di  gestione  dei  flussi  finanziari;    

• ciascun   referente,   anche   tramite   i   propri   collaboratori,   svolge   le   verifiche   definite   con  l’OdV.  

 

 

3.5. Principali  benefici  dei  flussi  informativi  Il  meccanismo  dei  flussi  informativi  stricto  sensu,  ma  anche  delle  segnalazioni  e  delle  attestazioni  può   produrre,   se   adeguatamente   strutturato   ed   efficacemente   applicato,   numerosi   benefici,   di  seguito  riassunti.  

- L’assegnazione  di  flussi   informativi  a  singoli  responsabili  di  funzione/processo  produce  un  effetto   culturale   che   può   essere   qualificato   come   crescita   dell’accountability  dell’organizzazione,  in  quanto  i  responsabili  di  funzione/processo  devono  rendere  conto  ad  un  organismo  indipendente  delle  attività  svolte  e  delle  operazioni  effettuate  (OdV);  

• i  flussi  informativi  e  le  attestazioni  in  particolare  determinano  una  responsabilizzazione  dei  soggetti   apicali   delle   aree   più   sensibili,   in   quanto   questi   soggetti   assumono   la  responsabilità  delle  comunicazioni  e  dei  fatti  segnalati;    

• si   favorisce   la   comunicazione   interna,   secondo   logiche   di   tipo   “top-­‐down”   (richieste  dell’OdV   indirizzate   ai   responsabili   di   attività   a   rischio)   e   “bottom  up”   (flussi   informativi,  segnalazioni  e  attestazioni  dirette  all’OdV);  

• la  nomina  di  un  unico  “referente”  dell’OdV  per  ogni  attività  sensibile  a  cui  viene  assegnato  uno  specifico  flusso  informativo  può  produrre  una  maggiore  chiarezza  organizzativa;    

• l’assegnazione   delle   schede   dei   flussi   informativi   aiuta   la   diffusione   della   cultura   dei  controlli   interni,   generando  un  naturale  e  costante  processo  di   formazione  sui   contenuti  del  Modello  231;  

• l’OdV   ottiene   evidenti   economie   nell’acquisizione   dei   dati   e   delle   informazioni   sulle  attività   aziendali,   potendo   conseguentemente   concentrare   il   proprio   tempo   e   le   proprie  risorse  nell’analisi  critica  di  tali  dati  e  nell’impostazione  degli  audit;    

• l’ottenimento   di   informazioni   continue   da   parte   di   tutte   le   funzioni   e   direzioni   che  presentano   aree   sensibili   implica   un   automatico   ampliamento   del   raggio   d’azione  dell’OdV;    

25    

• la   documentazione   trasmessa   e   auspicabilmente   firmata   da   parte   dei   responsabili   di  attività  sensibili  può  costituire  una  chiara  evidenza  dell’effettiva  operatività  del  Modello;  

• l’eventuale  reato  commesso  da  una  persona  fisica  compiuto  con   la  produzione  di  schede  informative   e/o   attestazioni   false   potrebbe   eventualmente   essere   considerata   come  evidenza  dell’elusione  fraudolenta  del  Modello  da  parte  del  soggetto  responsabile.  

 

 

4. Relazioni  con  il  collegio  sindacale  Come  ben  evidenziano  le  Linee  guida  di  Confindustria  del  2008  “È  evidente,  peraltro,  che  il  Collegio  sindacale,  per  la  notevole  affinità  professionale  e  per  i  compiti  che  gli  sono  attribuiti  dalla  Legge,  sarà  uno  degli  interlocutori  “istituzionali”  dell’Organismo.  I   sindaci,   infatti,   essendo   investiti   della   responsabilità   di   valutare   l’adeguatezza   dei   sistemi   di  controllo  interno  (in  modo  specifico  nelle  SPA,  quotate  e  non;  in  via  indiretta  nelle  SRL,  in  base  al  dovere   di   vigilare   sulla   correttezza   dell’amministrazione),   dovranno   essere   sempre   informati  dell’eventuale  commissione  dei  reati  considerati,  così  come  di  eventuali  carenze  del  Modello.  In   taluni   casi,   rientranti   nella   patologia   aziendale,   poi,   l’Organismo   potrà   riferire   al   Collegio  sindacale  affinché  questo  si  attivi  secondo  quanto  previsto  dalla  legge”  (pagg.  34-­‐35).    Il   dovere   di   vigilanza   sull’osservanza   della   legge   attribuito   al   collegio   sindacale,   così   come  sull’adeguatezza  della  struttura  organizzativa,  che  a  sua  volta  ricomprende,  secondo   le  norme  di  comportamento  del  collegio  sindacale  emanate  dal  CNDCEC  nel  dicembre  2010,  anche  la  vigilanza  sul   sistema  di   controllo   interno,   implica   evidenti   aree   di   possibile   contiguità   con   l’Organismo  di  Vigilanza.  Ciò  in  quanto  il  modello  organizzativo,  soggetto  alle  attività  di  verifica  dell’OdV,  è  parte  del  sistema  di  controllo  interno  di  cui  il  collegio  sindacale  deve  valutare  l’adeguatezza.  Sorge   quindi   l’esigenza   di   istituire   un   rapporto   di   costante   collaborazione,   sia   pure   nel   rispetto  della   diversità   dei   ruoli.     La   necessità   che   il   collegio   sindacale   verifichi   la   corretta   adozione   del  modello  organizzativo  e  l’effettiva  operatività  dell’organismo  di  vigilanza  è  determinata,  fra  l’altro,  dalla  severità  del   sistema  sanzionatorio  previsto  dal  D.Lgs.  n.  231/2001  che,  con  diverse  misure,  potrebbe   compromettere   le   prospettive   di   continuità   aziendale   (CNDCEC,   Norme   di  comportamento  del  collegio  sindacale,  2010).    In  particolare,  come  menzionato  dalle  linee  guida  di  CONFINDUSTRIA  sopra  richiamate,  il  collegio  sindacale   costituisce   un   autorevole   interlocutore   dell’OdV   nei   casi   in   cui   le   segnalazioni   e   le  comunicazioni  trasmesse  al  consiglio  di  amministrazione  non  abbiano  trovato  adeguate  risposte  e  soluzioni   e   riguardino   situazioni   di   particolare   gravità.   In   effetti,   il   collegio   sindacale   dispone   di  poteri  propri  (non  attribuiti  invece  all’OdV)10,  che  lo  qualificano  come  interlocutore  necessario  ed  insostituibile  per  le  situazioni  patologiche  relative  al  Modello  231.      

                                                                                                                         10   Basti   pensare   all’obbligo   di   convocazione   dell’assemblea   dei   soci   rimesso   al   collegio   sindacale,   qualora  nell’espletamento  dell’incarico  ravvisi  fatti  censurabili  di  rilevante  gravità  e  vi  sia  urgente  necessità  di  provvedereo  nei  casi  di   inadempimento  da  parte  dell’organo  amministrativo.   Inoltre,  è  opportuno  richiamare  il  potere  di  denunzia  di  fatti  censurabili  all’assemblea  (art.  2408  c.c.)  e  al  Tribunale  (art.  2409  c.c.)  

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Al   contempo,   il   collegio   sindacale   può   trarre   beneficio   dall’attività   svolta   dall'organismo   di  vigilanza   (nel   caso   in   cui   esso   non   sia   formato   in   tutto   o   in   parte   da   componenti   del   collegio  sindacale,   come   è   d’altra   parte   auspicabile).   Le   norme   di   comportamento   sul   collegio   sindacale  emanate  dal  CNDCEC  nel  dicembre  2010  richiedono  al  collegio  sindacale  di  acquisire  informazioni  al   fine   di   verificare   gli   aspetti   inerenti   all’autonomia,   all’indipendenza   e   alla   professionalità   dei  membri   dell’OdV   necessarie   per   svolgere   efficacemente   l’attività   ad   esso   assegnata.   Il   collegio  sindacale   deve   quindi   acquisire   dall'organismo   le   informazioni   relative   al  modello   organizzativo  adottato   dalla   società   ed   al   suo   funzionamento   per   valutare   l’operatività   dell’organismo   di  vigilanza  e  la  congruità  delle  valutazioni  e  l’adeguatezza  delle  indicazioni  da  quest’ultimo  adottate.    È   opportuno   che   il   modello   organizzativo   preveda   obblighi   di   informazione   da   parte  dell'Organismo  di  Vigilanza  verso  il  collegio  sindacale  in  merito  all’adeguatezza  del  modello  e  alla  sua   efficace   attuazione.   A   tale   fine,   si   ritiene   opportuno   prevedere   che   le   comunicazioni   che   il  Modello   prevede   debbano   essere   trasmesse   al   consiglio   di   amministrazione   siano   inviate   per  conoscenza  anche  al  collegio  sindacale.  Inoltre,  sempre  nel  Modello  231  dovrebbe  essere  previsto  l’obbligo  di  effettuare  almeno  un   incontro  annuale  con   il   collegio   sindacale  per   favorire  un  utile  scambio  di  informazioni  e,  in  definitiva,  una  collaborazione  sinergica.  L’OdV   dovrà   inoltre   riferire,   al   soggetto   richiedente,   sull’esito   degli   audit   specifici   condotti   a  seguito  delle  segnalazioni  provenienti  dal  Collegio  Sindacale.  

   

5. Relazioni  con  il  Consiglio  di  amministrazione  /  comitato  di  controllo  interno  

Il  consiglio  di  amministrazione  e  l’eventuale  comitato  di  controllo  interno  creato  al  suo  intero  (in  applicazione  del  Codice  di  autodisciplina  per   le   società  quotate   in  borsa)   costituisce   il  principale  interlocutore   dell’Organismo   di   vigilanza.   In   primis,   occorre   ricordare   che   il   CdA   provvede   alla  nomina   dell’OdV,   all’eventuale   revoca   per   giusta   causa   (solitamente   prevista   nei   Modelli),   alla  determinazione  del  compenso,  nonché  all’assegnazione  dei  poteri  e  mezzi  all’OdV.  

Da   un   punto   di   vista   organizzativo   e   non   strettamente   giuridico,   l’Organismo   di   Vigilanza   può  essere  qualificato  come  un  organo  in  staff  al  CdA  (o  al  comitato  di  controllo  interno),  in  quanto  per  garantirne  l’indipendenza  non  deve  essere  subordinato  ad  una  qualsivoglia  funzione  manageriale  e  quindi  nemmeno  al  direttore  generale  o  all’amministratore  delegato.    

Considerato  che   il  consiglio  di  amministrazione  è   il  primo  soggetto  responsabile  per   l’osservanza  delle  leggi  nello  svolgimento  dell’attività  aziendale  e  che,  al  contempo,  è  il  primo  responsabile  per  il   funzionamento   del   sistema   di   controllo   interno,   esso   dovrà   essere   periodicamente   informato  dall’OdV   sullo   stato   di   adeguatezza   del  Modello   di   organizzazione,   gestione   e   controllo,   nonché  sull’effettiva  applicazione  dello  stesso.  

L’Organismo   di   Vigilanza   riporta   al   Consiglio   di   Amministrazione   le   attività   svolte   secondo   le  tempistiche  specificamente  previste  nel  modello  di  organizzazione,  gestione  e  controllo  e  nel  suo  regolamento  di  funzionamento.    

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In  genere  nei  Modelli  sono  previste  le  linee  di  riporto  seguenti:  

- continuativa,  nei  confronti  del  Presidente  del  consiglio  di  amministrazione,  il  quale  informa  il  Consiglio  stesso  sui  fatti  più  significativi  eventualmente  emersi;  

- periodica   (ad   esempio   semestrale),   nei   confronti   del   consiglio   di   amministrazione   e   del  collegio   sindacale;   a   tale   proposito   viene   predisposto   uno   specifico   rapporto   relativo  all’attività   svolta   con   segnalazione   dell’esito   delle   verifiche   e   le   eventuali   proposte   in  merito;  

- immediata,   nei   confronti   del   Presidente   del   consiglio   di   amministrazione,   ove   risultino  accertati  fatti  di  particolare  materialità  o  significatività.  

In   particolare,   l’Organismo   di   Vigilanza   è   tenuto   a   comunicare   periodicamente   al   consiglio   di  amministrazione  le  seguenti  informazioni:  

• le   attività   svolte   nel   corso   del   periodo   ed   i   risultati   conseguiti,   con   la   segnalazione   di  eventuali  problematiche  emerse;  

• la   necessità   di   modifiche   al   Modello   che   si   rendono   necessarie   per   cambiamenti  organizzativi,  per  modifiche  nelle  modalità  operative  gestionali,  per  modifiche  nel  sistema  delle  deleghe  o  per  adeguamenti  normativi;  

• la  valutazione  sull’adeguatezza  del  Modello  e  sull’effettivo  funzionamento  dello  stesso;  • un  piano  di  attività  previste  per  l’anno  successivo.  

L’OdV  dovrà  inoltre  riferire  al  soggetto  richiedente,  sull’esito  degli  audit  specifici  condotti  a  seguito  delle   segnalazioni   provenienti   dal   Presidente,   dall’intero   consiglio   di   amministrazione   o   dal  comitato  di  controllo  interno.  

Oltre  alle  segnalazioni  ed  alle  relazioni,  è  opportuno  prevedere  degli  incontri  periodici  tra  l’OdV  ed  il   consiglio   di   amministrazione   (o   comitato   di   controllo   interno),   ad   esempio   stabilendo   che,  almeno  una  volta  l’anno,  sia  dedicata  una  parte  della  seduta  del  consiglio  al  tema  del  Modello  231,  con   la   presenza   contestuale   dell’OdV   che,   in   tale   occasione,   presenterà   la   propria   relazione  annuale.    

Inoltre,  è  da  tenere  presente  che  il  consiglio  di  amministrazione  e  il  Presidente  hanno  la  facoltà  di  convocare   in   qualsiasi   momento   l’OdV   affinché   questo   possa   illustrare   l’attività   svolta   od  esprimere   pareri   in   merito   all’effettività   e   adeguatezza   del   modello,   nonché   su   situazioni  specifiche   relative   all’applicazione   dello   stesso.   Al   contempo,   l’OdV   può   richiedere   in   qualsiasi  momento  al  Presidente  di  convocare  il  Consiglio  per  riferire  su  eventuali  significative  violazioni  al  modello  individuate  a  seguito  delle  verifiche  svolte.  

I   verbali   delle   riunioni   tenutesi   con   il   Presidente   o   con   il   Consiglio   di   Amministrazione   sono  custoditi  dal  supporto  tecnico  -­‐  operativo  dell’OdV,  oltre  che  ovviamente  dagli  organi  interessati.