Lezione 2:

Comunicazioni elettroniche

Uso di Outlook Express

Patente Europea di Informatica ECDL – Modulo 7

Anno 2010/2012 – Syllabus 5.0

La posta elettronica (e-mail) è un servizio utilizzabile attraverso

Internet con il quale un utente può spedire ad un qualsiasi altro

messaggi di testo a cui si possono affiancare in allegato file di

diversa natura (come immagini, documenti, video, ecc.).

Solitamente le dimensioni degli allegati sono limitate dal provider

ad una decina di MB, oppure sono esclusi i file eseguibili per

contrastare la diffusione di malware tramite e-mail.

Per utilizzare la posta elettronica è sufficiente una connessione ad

Internet e una casella di posta fornita da un provider. Quando si

invia una e-mail si inserisce in essa l’indirizzo del destinatario; il

messaggio viene inviato ad un server del proprio provider, che lo

passa al provider del destinatario; infine, questo lo inoltra alla

casella di posta desiderata. Accedendo alla sua casella di posta

elettronica, il destinatario può leggere la mail in qualunque

momento.

nome.utente@provider.it

nome.utente: il nome utente costituisce l’indirizzo a cui vengono

recapitate le e-mail; può essere scelto dall’utente, oppure

assegnato da enti pubblici o privati;

@: “at” o “chiocciola”; può essere tradotto come “presso”, e

indica che l’indirizzo è ospitato dal provider che segue il simbolo;

provider: solitamente corrisponde al nome del provider; i

provider di servizi di posta elettronica possono non coincidere con

gli ISP, e in questo caso il nome del provider è il nome del sito;

.it: dominio (analogo agli URL).

Un altro sistema di comunicazione tra dispositivi elettronici è l’SMS

(Short Message Service): generalmente questo consiste nell’invio di

messaggi di puro testo fino a 160 caratteri verso un numero di

telefonia mobile; tuttavia anche alcuni siti web danno la possibilità

di inviare SMS.

Il messaggio viene inviato dal proprio numero al proprio provider, il

quale lo invia al provider del destinatario, che infine lo inoltra al

suo numero. Questo sistema sfrutta la rete di telefonia mobile e

non Internet, quando la comunicazione avviene tra due telefoni.

A differenza delle e-mail, gli SMS hanno lunghezza prefissata, non

prevedono allegati, sono automaticamente consegnati al

destinatario senza che questo interroghi il proprio provider; inoltre,

generalmente l’invio degli SMS prevede un costo.

La tecnologia VoIP (Voice over IP)

permette di comunicare a voce tra

computer collegati in rete. Ad esclusione

del costo della connessione Internet, la

comunicazione è gratuita tra contatti

VoIP, mentre è a pagamento (ma

solitamente a tariffe vantaggiose anche

per chiamate internazionali) per

chiamare normali numeri di telefono.

Per chiamare tramite VoIP è necessaria

una connessione Internet, un apposito

software che gestisce le chiamate, un

account personale (a cui è collegato un

conto prepagato per le chiamate a

pagamento) e una periferica audio di I/O.

Ogni utente possiede un account e può raccogliere una serie di contatti con i quali comunica più frequentemente e i quali condividono con lui delle informazioni (ad esempio, il loro stato di connessione).

La messaggistica istantanea non comporta costi aggiuntivi oltre a quello della connessione; la comunicazione avviene in maniera prevalentemente testuale, ma è spesso possibile anche scambiare file senza limiti di dimensioni. Per usufruire di questo servizio è necessario un account e, nella maggior parte dei casi, un software dedicato.

Esistono molti servizi che permettono di comunicare in tempo reale con altri utenti della rete, genericamente definiti servizi di messaggistica istantanea (Instant Messenging).

Sulla rete si sono formate numerosissime comunità di utenti

(communities) che condividono un qualche interesse. Gli strumenti

utilizzati per conversare o per condividere del materiale sono

molteplici:

Forum: insieme di discussioni (thread, o topic) a cui possono

partecipare tutti gli utenti della community; la comunicazione non è

immediata, ma una volta avviata una discussione rimane aperta a

contributi da parte della comunità.

Reti sociali (social network): siti web frequentati da

gruppi di individui che condividono un determinato interesse

e si scambiano informazioni e novità a riguardo; permettono

di creare un profilo personale da condividere con la

comunità;

Chatroom: permettono la comunicazione in tempo reale

tra gli utenti: le discussioni, quindi, non permangono come

nei forum, e tendono inoltre ad essere più caotiche;

Net gaming: attività molto diffusa sulla rete, permette a

più utenti di partecipare contemporaneamente a sessioni di

gioco; esistono giochi gratuiti o a pagamento, accessibili da

un browser oppure che necessitano di software dedicato.

Quando un utente dispone di un indirizzo di posta elettronica, con

il tempo questo può essere acquisito da sconosciuti che possono

utilizzare tale informazione per inviare messaggi pubblicitari o

comunque indesiderati, definiti genericamente spam.

Un messaggio di spam non è necessariamente malevolo; tuttavia, è

bene fare attenzione alla posta indesiderata in quanto potrebbe

contenere malware (è sconsigliato aprire eventuali allegati) oppure

potrebbe rimandare a truffe telematiche.

Per proteggersi dallo spam molti provider di posta elettronica

forniscono filtri anti-spam che analizzano contenuti e provenienza

dei messaggi in arrivo e scartano automaticamente quelli che

reputano indesiderati. Una buona regola, in ogni caso, è evitare di

scrivere “in chiaro” il proprio indirizzo di posta elettronica sulla

rete, ma limitarsi a comunicarlo privatamente ai propri

corrispondenti.

Una firma digitale è un certificato emesso da un ente indipendente

che attesta l’identità del mittente di un messaggio di posta oppure

dell’autore di un documento.

Quando riceviamo un messaggio dotato di firma digitale, un

controllo del certificato permette di stabilire:

Confidenzialità: il documento viene crittografato con la chiave

pubblica del destinatario, che è l’unico a poterlo decifrare;

Integrità: il documento è crittografato in modo tale che, se

venisse intercettato e aperto da terzi, questo evento sarebbe

visibile al destinatario al momento della decifratura;

Non ripudiabilità: allo stesso modo in cui il certificato garantisce

l’integrità della comunicazione, una volta che il documento è stato

ricevuto e decifrato dal destinatario il mittente non può sostenere

che tale documento sia stato modificato da terzi.

La firma digitale ha valore di legge quanto una firma autografa.

Rapidità di consegna: tra l’invio di una mail e la ricezione da

parte del destinatario intercorre solitamente non più di qualche

secondo (generalmente a causa della connessione tra il provider e il

computer dell’utente);

Economicità: la posta elettronica permette sia lo scambio di

semplici comunicazioni che il passaggio di documenti voluminosi;

questo genere di operazioni assumerebbe un costo notevole con

l’utilizzo della posta ordinaria o di corrieri;

Ubiquità: è possibile ricevere e consultare messaggi di posta

collegando il proprio computer (o un qualunque dispositivo in grado

di compiere questa operazione) in qualunque punto della rete; i

provider infatti permettono generalmente di gestire la posta

direttamente su Internet (webmail).

Tutti i software per la gestione delle e-mail prevedono vari campi

in cui suddividere i destinatari dei messaggi di posta:

A: destinatari principali del messaggio;

Cc: “copia per conoscenza”, viene utilizzata quando si vuole

recapitare un messaggio ad utenti che sono i principali destinatari

della comunicazione ma si vogliono informare anche altre persone

dell’invio del messaggio;

Ccn: “copia per conoscenza nascosta”, viene utilizzata quando si

includono tra i destinatari alcuni indirizzi e-mail che non si intende

divulgare; in questo caso i destinatari nei campi A e Cc non sono a

conoscenza che il messaggio è stato spedito anche agli indirizzi del

campo Ccn.

Outlook Express può essere avviato tramite il pulsante Start – Tutti

i programmi – Outlook Express; se si usa Windows XP e Outlook

Express è il software predefinito per la gestione della posta

elettronica, la sua icona si trova nel menu Start, sopra l’elenco

delle applicazioni più usate e subito sotto l’icona del browser

predefinito.

La finestra principale di Outlook Express è suddivisa in diversi

riquadri: per aprire un messaggio di posta elettronica è

necessario scegliere la cartella in cui è situato tramite il riquadro

in alto a sinistra, e poi fare doppio click sul messaggio di posta

desiderato che compare nel riquadro in alto a destra.

Per uscire da Outlook Express è possibile utilizzare il pulsante

Chiudi nella barra del titolo, oppure la voce Esci dal menu File.

Dal momento che i messaggi di posta vengono aperti in finestre

separate, se si intende chiudere un singolo messaggio aperto è

possibile utilizzare il pulsante Chiudi della finestra del messaggio,

oppure File – Chiudi.

Al primo avvio Outlook Express propone una procedura guidata per

collegare il programma ad un account di posta elettronica da cui

ricevere i messaggi e con il quale inviarli. La procedura è

richiamabile anche in un secondo momento tramite il menu

Strumenti – Account – Aggiungi.

La procedura guidata richiede l’inserimento di un indirizzo e-mail e

di alcune informazioni riguardanti il server che gestisce la posta

elettronica. Solitamente tali informazioni sono fornite dal provider,

che spesso fornisce anche una guida su come configurare Outlook

Express.

Per creare un nuovo messaggio di posta elettronica è sufficiente

cliccare sul pulsante Crea messaggio che si trova in alto a sinistra

nella finestra di Outlook Express (oppure dal menu File – Nuovo –

Messaggio di posta): questa operazione apre la finestra Nuovo, in

cui si può iniziare a comporre il messaggio.

Nella finestra Nuovo si trova una casella di testo in cui digitare il

testo della mail e, sopra di essa, i campi che permettono di

suddividere i destinatari. È possibile digitare gli indirizzi e-mail

manualmente oppure fare clic sulle intestazioni dei campi: in

quest’ultimo caso si aprirà la finestra di dialogo Seleziona

destinatari, che permette di distribuire gli indirizzi presenti nella

nostra Rubrica tra i tre campi presenti.

Per inserire più indirizzi nello stesso campo è necessario separarli

tramite punto e virgola.

Per inserire allegati è sufficiente

cliccare sul pulsante Allega

presente nella barra degli

strumenti: in questo modo si apre

una finestra che permette di

selezionare il file all’interno del

computer. I file allegati compaiono

in una riga aggiuntiva sotto

l’oggetto della mail.

È buona regola inserire un Oggetto significativo quando si compila un

messaggio di posta elettronica. Oltre a comparire come nome della

finestra del messaggio, rendendo più agevole la gestione della posta, è

anche un modo per fornire informazioni utili al destinatario. L’Oggetto

non dovrebbe essere tuttavia troppo lungo, in quanto sarebbe

illeggibile per intero nella finestra del destinatario.

Una volta terminata la compilazione del messaggio è possibile salvarne

una copia in Bozze per una eventuale revisione prima dell’invio: questo

è possibile tramite il menu File – Salva. Sarà possibile accedere

nuovamente al messaggio tramite la cartella Bozze. Altrimenti, il

pulsante Invia spedisce il messaggio ai destinatari.

Facendo clic sul pulsante Controllo ortografia nella barra degli strumenti è possibile ricercare errori nel testo del messaggio (questa funzionalità è disponibile soltanto se sono installati i dizionari di Office sul computer). Il pulsante Priorità della barra degli strumenti permette di impostare una priorità alta (il messaggio viene notificato al destinatario con un punto esclamativo), normale o bassa (il messaggio viene notificato con una freccia in basso); questa impostazione non cambia la velocità di trasmissione del messaggio. Il pulsante Firma, infine, permette di apporre una firma digitale.

Con Outlook Express è possibile inviare una richiesta al server che

smista la nostra posta elettronica per controllare se abbiamo

ricevuto messaggi: questa operazione è possibile tramite il pulsante

Invia/Ricevi presente nella barra degli strumenti.

I nuovi messaggi ricevuti sono collocati nella cartella Posta in arrivo

e contrassegnati in grassetto: cliccando su di essi è visibile

un’anteprima nel riquadro in basso a destra della finestra, mentre

facendo doppio click sul messaggio questo verrà aperto in una nuova

finestra.

Una volta selezionata o aperta una e-mail, il pulsante Rispondi apre

la finestra Nuovo con l’indirizzo del mittente nel campo A: ; se la

mail aveva più destinatari, il pulsante Rispondi a tutti permette di

scrivere un messaggio per il mittente e per tutti gli altri destinatari.

Se si intende inviare un messaggio che abbiamo ricevuto ad un altro

utente, è possibile utilizzare il pulsante Inoltra.

In questo modo Outlook Express apre la finestra Nuovo con il testo

del messaggio ricevuto già inserito, ma i campi dei destinatari

vuoti.

Un messaggio inoltrato ha come oggetto predefinito l’oggetto della

mail in arrivo preceduto dalla dicitura Fw: (Forward). I messaggi

generati dal comando Rispondi, invece, hanno oggetto preceduto

dalla dicitura Re: (Reply).

Se una mail contiene degli allegati, nel riquadro di anteprima della

finestra principale di Outlook Express è visibile un’icona a forma di

graffetta nell’angolo superiore destro. Facendo clic su questo

pulsante è possibile visualizzare tutti gli allegati ed accedere alla

funzione Salva allegati. Tramite una finestra è possibile scegliere

quali allegati salvare e la destinazione.

È possibile salvare gli allegati anche dalla finestra di un messaggio,

una volta aperto. Sotto il campo dell’oggetto sono visibili tutti gli

allegati, ed è possibile cliccare con il tasto destro del mouse sul

nome di uno di essi per aprirlo, salvarlo o scaricare tutti gli allegati

(aprendo la stessa finestra della procedura precedente).

Dalla finestra principale di Outlook Express è possibile selezionare un messaggio e cliccare sul pulsante Stampa, per visualizzare l’omonima finestra di dialogo.

La finestra Stampa permette di selezionare la stampante, quali pagine stampare e il numero di copie. L’opzione Fascicola permette di ordinare automaticamente le pagine delle diverse copie. Una volta terminate le impostazioni, premendo il pulsante Stampa verrà avviata l’operazione.

Nella cartella Posta in arrivo sono visibili tutti i messaggi arrivati; i

loro dettagli sono ordinati in diverse colonne, che mostrano la

priorità con cui il messaggio è stato inviato, la presenza di allegati,

se un messaggio è contrassegnato, il mittente, l’oggetto e la data

in cui è stato ricevuto.

Tuttavia, è possibile visualizzare altre colonne facendo click destro

sulle intestazioni e scegliendo l’opzione Colonne: in questo modo

compare una finestra di dialogo che permette di visualizzare

l’account a cui è stato inviato il messaggio, le dimensioni del

messaggio, il momento in cui è stato inviato ed altre opzioni.

La stessa procedura permette di nascondere eventuali altre colonne

aggiunte.

Cliccando sull’intestazione di una colonna si possono ordinare i

messaggi secondo una delle colonne, in ordine crescente o

decrescente (cliccando più volte sull’intestazione).

Le opzioni generali del programma

possono essere modificate tramite il

menu Strumenti alla voce Opzioni.

Ad esempio, se si intende inserire il

messaggio originale nella risposta che si

invia al mittente, dalla finestra Opzioni,

nella scheda Invio, è disponibile la voce

Includi messaggio nelle risposte.

La finestra Opzioni è suddivisa in

numerose schede che permettono di

modificare le impostazioni di

connessione, il correttore ortografico,

l’invio dei messaggi di posta elettronica

e molto altro.

È possibile contrassegnare messaggi di posta elettronica all’interno

della cartella Posta in arrivo se si ritiene che essi abbiamo una certa

rilevanza e si intende tenerli sott’occhio. Per applicare un

contrassegno si seleziona il messaggio, dopodiché si clicca sulla

voce Contrassegna messaggio dal menu Messaggio. Un messaggio

contrassegnato ha un’icona a forma di bandiera alla sua sinistra.

Il menu Modifica permette di variare lo stato di lettura di un

messaggio: la voce Segna come da leggere evidenzia il messaggio

selezionato in grassetto, come se non fosse ancora stato letto,

mentre la voce Segna come già letto toglie il rilievo dal messaggio.

La barra degli strumenti può essere nascosta facendo click destro

sulla barra dei menu o sulla stessa barra degli strumenti e togliendo

la spunta dall’omonima voce. In alternativa, è possibile modificare

questa opzione dal menu Visualizza – Layout.

Nella barra degli strumenti è disponibile il pulsante Trova, che apre

la finestra Trova messaggio: in essa sono disponibili quattro campi

(Da, A, Oggetto e Messaggio) che permettono di ricercare tra i

messaggi in arrivo (o in altre cartelle) quelli che contengono il testo

inserito nei campi. Esistono altre opzioni che permettono di limitare

la ricerca in un intervallo temporale, oppure tra i messaggi con

allegati o contrassegnati.

Se si intende suddividere i messaggi in arrivo in ulteriori cartelle, ad esempio per organizzarli secondo il gruppo di mittenti o l’argomento, è possibile creare nuove cartelle all’interno di Outlook Express.

Cliccando con il tasto destro del mouse su Cartelle locali, nel riquadro Cartelle, è disponibile l’opzione Nuova cartella; in alternativa, nel menu File si trova l’opzione Nuovo – Cartella. In entrambi i casi viene aperta la finestra Creazione nuova cartella che permette di selezionare il nome della cartella da creare.

Per spostare un messaggio in una cartella si può fare click destro sul messaggio e scegliere Sposta nella cartella, oppure utilizzare il menu Modifica – Sposta nella cartella. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Sposta, dove scegliere la cartella di destinazione.

È possibile eliminare una cartella creata selezionandola, facendo click destro su di essa e cliccando su Elimina.

Per eliminare un messaggio è sufficiente selezionarlo e premere

CANC sulla tastiera, oppure fare click sul pulsante Elimina nella

barra degli strumenti: in entrambi i casi il messaggio viene spostato

nella cartella Posta eliminata.

Per ripristinare un messaggio eliminato si effettua la stessa

procedura necessaria per lo spostamento di messaggi, scegliendo

come destinazione la cartella di origine.

Se invece si decide di eliminare tutti i messaggi che si trovano in

Posta eliminata è possibile cliccare con il tasto destro sul nome

della cartella nel riquadro Cartelle e scegliere l’opzione Svuota

cartella Posta eliminata (la stessa voce si trova nel menu Modifica).

Per aprire la Rubrica di Outlook Express è disponibile un omonimo

pulsante nella barra degli strumenti.

Facendo doppio click su un nome si apre la finestra di dialogo

Proprietà che, divise in diverse schede, permette di visualizzare ed

inserire informazioni sul contatto.

Come impostazione predefinita i destinatari dei messaggi di posta

che inviamo sono automaticamente aggiunti alla Rubrica;

altrimenti, è possibile aggiungere un indirizzo alla Rubrica facendo

click destro su di un messaggio che lo ha come mittente e

scegliendo l’opzione Aggiungi il mittente alla Rubrica.

È possibile creare gruppi di utenti, detti gruppi di distribuzione,

che permettono di inviare rapidamente messaggi ad una serie di

contatti senza doverli digitare ogni volta.

Per creare un gruppo è necessario aprire la Rubrica e fare clic su

Nuovo – Nuovo gruppo nella barra degli strumenti; nella finestra di

dialogo Proprietà si specifica il nome del gruppo e, tramite il

pulsante Seleziona si fa doppio click sui contatti da aggiungere

(eventualmente inserendo indirizzi non in Rubrica tramite il

comando Nuovo contatto).

Una volta creato, il gruppo compare in Rubrica come sottocartella

nella cartella in cui è stato creato. Quando si invia un messaggio, è

possibile scegliere come destinatario il gruppo e il messaggio verrà

recapitato a tutti i suoi componenti.