LE MOTIVAZIONI DEL PROGETTO OPEN-TRMLe attività lavorative di una ditta di consulenza e/o servizi si concretizzano, in buona parte, nelle attività realizzate sul territorio da un numero importante di consulenti, distaccati presso i rispettivi clienti. La puntuale rendicontazione delle attività di questi consulenti rappresenta la necessità operativa che ha portato alla progettazione e realizzazione di OPEN-TRM.

PRIMATali operazioni di rendicontazione venivano realizzata in maniera spesso disomogenea,poco produttiva e soprattutto senza controlli di congruenza.

DOPOOra è possibile fornire ad ogni singolo operatore, attraverso l’accesso protetto ad un sito web, la capacità di inserire giornalmente orari lavorativi presso il cliente, codice commessa/centro di costo, specificare quale attività realizza, inviare richieste di ferie e permessi, compilare richieste di rimborsi, ricevere comunicazioni dalla amministrazione e dal capo progetto mediante messaggistica interna. Inoltre la Direzione ha a disposizione un cruscotto informativo inerente l’andamento economico di ogni singola commessa.

LOGINA seguito del riconoscimento del consulente come utente abilitato a operare su OPEN-TRMil sistema propone il calendario del mese corrente, attraverso cui è possibile per l’operatore scegliere il giorno per cui inserire i dati dello statino lavorativo [doppio click sul giorno].

Giorno lavorativo compilato

Giorno lavorativo da compilare

Giorno festivo

Giorno festivo lavorato

Giorno corrente (blinking)

INSERIMENTO ORARIO Consente inserimento [mediante menu a tendina] dell’orario di inizio e fine di una attività lavorativa, l’inserimento della commessa per cui si effettua tale attività, la tipologia dell’attività ed eventuali note per questa istanza. Se nell’arco della giornata si effettuano più attività è possibile aggiungere altre “righe” attività per compilarle ed inserirle in base dati.

Da questa maschera è possibile “navigare” verso il giorno precedente o il giorno successivo per velocizzare gli inserimenti orari.

Pulsanti di inserimento orario e di richiesta di una nuova riga orario .

Il sistema propone un numero di “righe” orario di default parametrizzabile.[In questo caso 2 righe]

Il bordo verde delle celleIdentifica un dato correttamente accettato in base dati

INSERIMENTO ORARI SUCCESSIVI Nel caso l’utilizzatore abbia compiuto più attività giornaliere su diverse commesse, deve poter inserire orari successivi.La riga attività per l’n-esimo orario è stata inserita dietro richiesta utente, il sistema propone un orario di inizio attività immediatamente successivo al termine della attività precedente. Il sistema valorizza commessa e attività, del nuovo orario, con l’ultima commessa e l’ultima attività lavorate [utile per quelle risorse che operano sempre sullo stesso progetto]

Il sistema calcola il totale delle ora lavorate nella giornata corrente

L’ n-esima riga è stata inserita CORRETTAMENTE

L’n+1-esima riga è stata inserita con orario NON CORRETTO. Il bordo rosso identifica la riga errata

RIEPILOGO STATINO MENSILENella home page è presente il riepilogo del mese per le ore/attività inserite fino alla data corrente. Il formato statino a video viene replicato nella stampa del cartaceo, necessario per essere approvato dal cliente e essere firmato dalla risorsa.

Oltre agli orari sopra illustrati verranno presentati sia il num. di gg. e hh totali lavorate, sia il numero di gg di ferie presi nel mese, sia la media oraria giornaliera .

Vengono calcolati inoltre le ore ripartire sulle commesse lavorate e le percentuali ripartite per commessa.

INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO SPESEPermette l’inserimento di tutte le voci a rimborso spese del consulente.Per ogni istanza, oltre alla data, è presente la causale di spesa [selezionata dalla tabella Tipologia di spese a rimborso] , l’importo ,il codice commessa su cui scaricare tale importo ed un campo note.Le istanze via via inserite vengono visualizzate nella parte bassa dello schermo. Per la tipologia “rimborsi benzina “ si apre una finestra dedicata.

Pulsante di inserimento istanza rimborso spesa.

Visualizzazione voci rimborsi già inseriti

INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO CHILOMETRICOSelezionando, dalla maschera precedente, la Tipologia “Rimborso chilometrico” si apre una finestra pop-up che permette d’inserire i dati necessari alla compilazione della nota spese in cui è possibile specificare, tra le altre cose, l’itinerario stradale percorso e i chilometri fatti, il valore in €uro/Km per il calcolo del rimborso oltre alla marca e modello dell’auto usata.

Pulsante di verifica della congruenza dati e calcolo dell’importo per il rimborso

Conferma dato inserito e ritorno alla maschera rimborsi spese

STAMPA NOTE SPESEA valle dell’inserimento delle differenti voci per i rimborsi è possibile chiedere la stampa della nota spese che il dipendente firma e consegna in amministrazione.

La PRIMA PAGINA prevede l’anagrafica dell’estensore delle note spese, il suo rapporto con l’azienda e la dichiarazione delle spese suddivisa per le varie tipologie previste dalla ditta. A chiudere il totale per il mese cui si riferisce questa nota

La SECONDA PAGINA e le eventuali successive elenca gli itinerari percorsi dal dipendente, con che tipo di macchina, il relativo chilometraggio e specifica il valore del rimborso chilometrico riconosciutogli.

LATO DIREZIONE Le caratteristiche funzionali illustrate fino a questo punto appartengono alle operatività necessarie alla singola risorsa sul territorio che deve inserire i dati di sua spettanza.A valle della fase di inserimento delle informazioni sulla base dati di OPEN-TRM, il sistema permette la creazione del CRUSCOTTO AZIENDALE, visibile esclusivamente agli utenti autorizzati [Direzione e limitatamente alle loro commesse ai Capi Progetto]

Raggruppamento commesse a TASK

Raggruppamento commessea Time & Material

Indice grafico andamento complessivo della copmmessa

GESTIONE e AMMINISTRAZIONELa Direzione e per essa l’amministratore del sito, operano la gestione delle tabelle dati. Vengono gestiti completamente le tabelle seguenti :

• Risorse• Committenti• Commesse• Attività • Tipologie rimborsi • Festività • Ruoli

[ Anagrafica dei dipendenti / consulenti e loro profilazione utente ][ Anagrafica dei clienti ][ Elenco delle commesse / Progetti e valori economici connessi ][ Definizioni attività lavorative ][ Tipologie dei rimborsi spese ammessi ][ Festività nazionali][ Definizione dei ruoli lavorativi ]

Lista delle tabelle gestite dall’amministratore

GESTIONE PROGETTOLa Direzione, attraverso la videata sottostante ha la visione dell’andamento tecnico-economico del progetto e quindi la possibilità di intervenire sulle diverse variabili in gioco: variare il gruppo di lavoro, inserire costi spot, definire le attività lavorative caratteristiche di questa commessa, leggere i costi e i ricavi istantanei. Il Capo progetto, abilitato a visualizzare e gestire su OPEN-TRM esclusivamente i progetti a lui spettanti, attraverso questa maschera inserisce mensilmente lo Stato Avanzamento Lavori .

Sotto sezione dati della commessa

Sotto sezione descrittiva Gruppo di lavoro

Sotto sezione tabella riassuntiva dei costi (suddivisi per tipologia e complessivi) e dei relativi ricavi

Sotto sezione delle risorse che hanno lavorato e per quanto alla commessa

Sotto sezione per eventuali costi spot sul progetto

Sotto sezione Costi a rimborso

Indicatore grafico andamento economico del progetto (MOL%)

OPEN INFORMATICA s.r.l. Via dei Castelli Romani, 12/AOPEN INFORMATICA s.r.l. Via dei Castelli Romani, 12/A0004000040 - Pomezia (RM) - Pomezia (RM)Tel. +39 06 91.07.623Tel. +39 06 91.07.623

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