Renzo Borgatti - reborg@reborg.net - BSC 2010

http://www.slideshare.net/reborg/lavorare-da-remoto-3664374

Le ragioni di una scelta vincente in 20’, 1’/slide

Lavorare da Remoto

http://speakerrate.com/talks/3179-lavorare-da-remoto

Mr. Renzo Borgattisviluppatore freelance

-Rails, iPhone, Java-Papa’, jazzista, corridore

Cronologia del pendolareBorgatti:

1999-2002 Km 50 2002-2004 Km 90 2004-2005 Km 110 2006-2007 Km 5 2007-2008 Km 0.2 2008-2010 Km 0

Quanti di voi si muovono per piu’ di 50 km al giorno? 10? Chi lavora regolarmente da casa?

Cronologia del pendolareBorgatti:

1999-2002 Km 50 2002-2004 Km 90 2004-2005 Km 110 2006-2007 Km 5 2007-2008 Km 0.2 2008-2010 Km 0

Quanti di voi si muovono per piu’ di 50 km al giorno? 10? Chi lavora regolarmente da casa?

“In una situazione dove ci si lamenta della scarsa

produttivita’ e si cercano modi per incrementarla, la cosa piu’ stupida che si puo’ fare e’ spedire milioni di lavoratori in giro per il mondo mattina e sera”

Future Shock, Alvin Toffler 1970

La cosa piu’ evidente del pendolare per lavoro, e’ sicuramente lo sforzo necessario per lo spostamento da e verso l’ufficio. Per quanto lo si faccia sfruttando mezzi pubblici o inventandosi qualcosa da fare, il pendolarismo e’ logorante suprattutto sul lungo termine.

“In una situazione dove ci si lamenta della scarsa

produttivita’ e si cercano modi per incrementarla, la cosa piu’ stupida che si puo’ fare e’ spedire milioni di lavoratori in giro per il mondo mattina e sera”

Future Shock, Alvin Toffler 1970

La cosa piu’ evidente del pendolare per lavoro, e’ sicuramente lo sforzo necessario per lo spostamento da e verso l’ufficio. Per quanto lo si faccia sfruttando mezzi pubblici o inventandosi qualcosa da fare, il pendolarismo e’ logorante suprattutto sul lungo termine.

Attivazione, Controllo ed Immersione Totale

“Arousal” e “Flow” sono gli stati fisiologici e psicologici in cui l’individuo e’ piu’ produttivo. Le differenze sono minime e’ riguardano il livello di padronanza con cui si affronta l’attivita’ corrente. Quando si padroneggia completamente la materia, il lavoro viene eseguito quasi senza fatica e il tempo sembra contrarsi (passare velocemente). Ma non basta: se non esiste una sifda alla quale le qualita’ dell’individuo vengono applicate si puo’ cadere nella noia. Questo e’ il caso ad esempio della ripetizione ad oltranza della stessa azione. Una volta che si e’ ottimizzato l’ottimizzabile, si tratta solo di memoria “muscolare” ed il cervello cessa di avere parte preponderante.

Un datore di lavoro dovrebbe avere tutto l’interesse a far si’ che I propri dipendenti passino la maggiorparte del loro tempo nelle fasi psicofisiche piu’ produttive. Tale condizione puo’ avverarsi in ufficio se si pone particolare cura (leggi investimenti) all’ambiente di lavoro. L’ambiente di lavoro deve in pratica permettere all’individuo di seguire I propri ritmi cercando di essere il piu’ flessibile possibile negli orari, nei luoghi e nelle modalita’ di applicazione dell’attenzione al lavoro.

Attivazione, Controllo ed Immersione Totale

“Arousal” e “Flow” sono gli stati fisiologici e psicologici in cui l’individuo e’ piu’ produttivo. Le differenze sono minime e’ riguardano il livello di padronanza con cui si affronta l’attivita’ corrente. Quando si padroneggia completamente la materia, il lavoro viene eseguito quasi senza fatica e il tempo sembra contrarsi (passare velocemente). Ma non basta: se non esiste una sifda alla quale le qualita’ dell’individuo vengono applicate si puo’ cadere nella noia. Questo e’ il caso ad esempio della ripetizione ad oltranza della stessa azione. Una volta che si e’ ottimizzato l’ottimizzabile, si tratta solo di memoria “muscolare” ed il cervello cessa di avere parte preponderante.

Un datore di lavoro dovrebbe avere tutto l’interesse a far si’ che I propri dipendenti passino la maggiorparte del loro tempo nelle fasi psicofisiche piu’ produttive. Tale condizione puo’ avverarsi in ufficio se si pone particolare cura (leggi investimenti) all’ambiente di lavoro. L’ambiente di lavoro deve in pratica permettere all’individuo di seguire I propri ritmi cercando di essere il piu’ flessibile possibile negli orari, nei luoghi e nelle modalita’ di applicazione dell’attenzione al lavoro.

Yerkes-Dodson law

La perfezione e’ un fatto individuale

La legge di Yerkes-Dodson mette in relazione il livello di recettivita’ psicofisica con la produttivita’. A seconda del tipo di attivita’ essere alla massima attivazione potrebbe essere controproducente. Si pensi ad esempio ad un chirurgo che sta per eseguire una delicata manovra a cuore aperto. Cio’ di cui ha bisogno il chirurgo e’ concentrazione massima ed evitare le distrazioni. In altre parole dovrebbe mantenersi ad un livello basso di “Arousal” (attivazione) per impedire che stimoli esterni lo distraggano nel momento di massima concentrazione.

Per un datore di lavoro non si tratta esclusivamente di creare un ambiente di lavoro ottimizzato per l’immersione totale dei propri dipendenti, ma un ambiente in cui il lavoratore possa perfezionare la propria performance sulla base delle caratteristiche personali. Questo perche’ la curva di Yerkes-Dodson e’ diversa da individuo a individuo.

Il ritmo di riposo, nutrizione, distrazione ed attenzione e’ diverso per ognuno di noi e non facilmente uniformabile. I ritmi dell’ufficio vanno esattamente ad impattare sulla necessita’ individuale di ricerca del proprio ritmo, osservarsi e spingersi il piu’ possibile verso le zone di produttivita’. Per poter essere un ambiente veramente stimolante, il luogo di lavoro dovrebbe assomigliare piu’ alla propria abitazione che ad una fabbrica. Siccome non e’ possibile replicare casa propria per ogni dipendente rimane una valida alternativa: lavorare da remoto.

Yerkes-Dodson law

La perfezione e’ un fatto individuale

La legge di Yerkes-Dodson mette in relazione il livello di recettivita’ psicofisica con la produttivita’. A seconda del tipo di attivita’ essere alla massima attivazione potrebbe essere controproducente. Si pensi ad esempio ad un chirurgo che sta per eseguire una delicata manovra a cuore aperto. Cio’ di cui ha bisogno il chirurgo e’ concentrazione massima ed evitare le distrazioni. In altre parole dovrebbe mantenersi ad un livello basso di “Arousal” (attivazione) per impedire che stimoli esterni lo distraggano nel momento di massima concentrazione.

Per un datore di lavoro non si tratta esclusivamente di creare un ambiente di lavoro ottimizzato per l’immersione totale dei propri dipendenti, ma un ambiente in cui il lavoratore possa perfezionare la propria performance sulla base delle caratteristiche personali. Questo perche’ la curva di Yerkes-Dodson e’ diversa da individuo a individuo.

Il ritmo di riposo, nutrizione, distrazione ed attenzione e’ diverso per ognuno di noi e non facilmente uniformabile. I ritmi dell’ufficio vanno esattamente ad impattare sulla necessita’ individuale di ricerca del proprio ritmo, osservarsi e spingersi il piu’ possibile verso le zone di produttivita’. Per poter essere un ambiente veramente stimolante, il luogo di lavoro dovrebbe assomigliare piu’ alla propria abitazione che ad una fabbrica. Siccome non e’ possibile replicare casa propria per ogni dipendente rimane una valida alternativa: lavorare da remoto.

Routine: Parkinson’s Law

“Il lavoro necessario per finire un’attivita’ cresce fino a riempire il tempo disponibile

per completarla”

Parkinsonʼs Law, Cyril Northcote Parkinson, The Economist in 1955

La routine diluisce il senso di urgenzaLa legge di Parkison esprime scherzosamente un fenomeno molto diffuso nelle realta’ lavorative. Il circolo vizioso si innesta quando un’attivita’ che potrebbe essere gia’ terminata continua con l’aggiunta di obiettivi collaterali di dubbia rilevanza. Il fenomeno si puo’ manifestare a fronte di una sovrastima di un’attivita’ oppure perche’ il termine accordato per il completamento dell’attivita’ non viene sentito come “strettamente necessario”.

Sebbene sia possibile incappare in questo meccanismo mentre si lavora lontano dall’ufficio nella comodita’ della propria abitazione, credo che sia piu’ difficile che avvenga in modalita’ telelavoro.

Le meccaniche del luogo di lavoro costituiscono un buon contesto per il manifestarsi della legge di Parkison: l’abitudine quotidiana del recarsi in ufficio per rispettare gli orari, settimana per settimana, fino alla prossima vacanza, contribuisce a diluire il senso d’urgenza nella pianificazione. E’ la costante presenza di un ciclo successivo che induce pigrizia ed alienazione. Se e’ invece il lavoratore ad organizzare il proprio tempo, questo senso di ripetitivita’ viene attenuato.

Routine: Parkinson’s Law

“Il lavoro necessario per finire un’attivita’ cresce fino a riempire il tempo disponibile

per completarla”

Parkinsonʼs Law, Cyril Northcote Parkinson, The Economist in 1955

La routine diluisce il senso di urgenzaLa legge di Parkison esprime scherzosamente un fenomeno molto diffuso nelle realta’ lavorative. Il circolo vizioso si innesta quando un’attivita’ che potrebbe essere gia’ terminata continua con l’aggiunta di obiettivi collaterali di dubbia rilevanza. Il fenomeno si puo’ manifestare a fronte di una sovrastima di un’attivita’ oppure perche’ il termine accordato per il completamento dell’attivita’ non viene sentito come “strettamente necessario”.

Sebbene sia possibile incappare in questo meccanismo mentre si lavora lontano dall’ufficio nella comodita’ della propria abitazione, credo che sia piu’ difficile che avvenga in modalita’ telelavoro.

Le meccaniche del luogo di lavoro costituiscono un buon contesto per il manifestarsi della legge di Parkison: l’abitudine quotidiana del recarsi in ufficio per rispettare gli orari, settimana per settimana, fino alla prossima vacanza, contribuisce a diluire il senso d’urgenza nella pianificazione. E’ la costante presenza di un ciclo successivo che induce pigrizia ed alienazione. Se e’ invece il lavoratore ad organizzare il proprio tempo, questo senso di ripetitivita’ viene attenuato.

Ufficio vuol dire anche

Come ti vestiCon che tono parli

L’immagine sul tuo desktopCon chi vai a pranzo

Che macchina haiSei arrivato in ritardo

Scherzi con il capo

Certi atteggiamenti fanno parte del nostro essere sociali e generalmente non c’e’ nulla di male. Il fatto e’ che in ufficio certi meccanismi tendono alla lunga a prendere il sopravvento sulle cose piu’ importanti, ovvero l’obiettivo della nostra attivita’ al lavoro. Quando questo accade, la parte sociale del lavoro cessa di essere produttiva e genera malcontento, invidie, vendette ed altri sentimenti poco edificanti che nulla hanno a che vedere con lo spazio di lavoro.

Quando si lavora virtualmente assieme invece, una serie di questi atteggiamenti sono eliminati o fortemente ridotti. Lo scopo principale della comunicazione diventa il lavoro, perche’ mantenere in piedi una comunicazione virtuale ha comunque un costo che non puo’ essere sprecato per parlare del piu’ o del meno, o per distrarsi e valutare che aspetto si ha.

Flessibilita’

Ottimizzare le proprie “curve”Assecondare le esigenze personali

Lavorare seguendo i bioritmi

La stragrande maggioranze delle persone vuole una famiglia. Il lavoro da remoto permette di mantenere una famiglia senza per questo rinunciare alla propria presenza fisica sotto il tetto coniugale. Spesso e’ questo il problema numero uno del dipendente che accetta un nuovo lavoro e si chiede se l’azienda sara’ dalla sua parte o meno durante l’allargamento del nucleo familiare.

Flessibilita’

Ottimizzare le proprie “curve”Assecondare le esigenze personali

Lavorare seguendo i bioritmi

La stragrande maggioranze delle persone vuole una famiglia. Il lavoro da remoto permette di mantenere una famiglia senza per questo rinunciare alla propria presenza fisica sotto il tetto coniugale. Spesso e’ questo il problema numero uno del dipendente che accetta un nuovo lavoro e si chiede se l’azienda sara’ dalla sua parte o meno durante l’allargamento del nucleo familiare.

Se si ammette il lavoro da remoto, l’insieme dei potenziali candidati da assumere si allarga ed aumenta la probabilita’ di assumere “i migliori”.

Il fatto che vi siano alcune ore di fuso orario non costituisce problema. E’ meglio comunque che vi siano sempre alcune ore di sovrapposizione degli orari ufficio in modo che sia possibile incontrarsi virtualmente almeno una volta al giorno. La differenza di orari e’ tra l’altro efficace per urgenze di produzione: quante volte ho sistemato un problema e riavviato il server mentre era notte negli Stati Uniti!

Se si ammette il lavoro da remoto, l’insieme dei potenziali candidati da assumere si allarga ed aumenta la probabilita’ di assumere “i migliori”.

Il fatto che vi siano alcune ore di fuso orario non costituisce problema. E’ meglio comunque che vi siano sempre alcune ore di sovrapposizione degli orari ufficio in modo che sia possibile incontrarsi virtualmente almeno una volta al giorno. La differenza di orari e’ tra l’altro efficace per urgenze di produzione: quante volte ho sistemato un problema e riavviato il server mentre era notte negli Stati Uniti!

Altri fatti non trascurabili

Riduzione dei costi logisticaRidotta diffusione malattieRiduzione dell’inquinamento

Piu’ opportunita’ per diversamente abili

Tecnicamente non c’e’ bisogno di un ufficio. Se serve si puo’ utilizzare un co-working space oppure prendere in subaffito una porzione dell’ufficio di qualcun’altro, cosa non impossibile da trovare.

The Internet

Per lavorare da remoto e’ necessaria una connessione Internet. La crescita esponenziale della connettivita’ Internet permette al tele-lavoratore di collaborare con gli altri membri del team. Grazie alla disponiblita’ di banda sempre crescente ed al costo sempre piu’ ridotto, avere una buona connessione in casa e’ diventato uno standard come possedere una televisione.

Oggi connettersi virtualmente non e’ piu’ un problema e la richezza dei tool a supporto dell’ufficio virtuale e’ impressionante. Le reti wifi si stanno moltiplicando e quando la wifi non e’ presente la comune rete cellulare ora permette un accesso decente con il 3G. Essere online non e’ piu’ un problema e per alcuni diventa quasi una droga con rischio di workalcolismo.

The Internet

Per lavorare da remoto e’ necessaria una connessione Internet. La crescita esponenziale della connettivita’ Internet permette al tele-lavoratore di collaborare con gli altri membri del team. Grazie alla disponiblita’ di banda sempre crescente ed al costo sempre piu’ ridotto, avere una buona connessione in casa e’ diventato uno standard come possedere una televisione.

Oggi connettersi virtualmente non e’ piu’ un problema e la richezza dei tool a supporto dell’ufficio virtuale e’ impressionante. Le reti wifi si stanno moltiplicando e quando la wifi non e’ presente la comune rete cellulare ora permette un accesso decente con il 3G. Essere online non e’ piu’ un problema e per alcuni diventa quasi una droga con rischio di workalcolismo.

Esperienza 1

Cosa ha funzionato:- Il cliente era completamente partecipe al processo e ne capiva le particolarita’ geografiche- Tutte le feature in lavorazione erano sincronizzate sul wiki e visibili da remoto- La puntualita’ e brevita’ dei meeting virtuali

Cosa ha funzionato male:- pair programming remoto per l’intera giornata e’ pesante- Il team tendeva e prendere le proprie decisioni architetturali vista la mancanza del

responsabile in loco

Esperienza 1

Architect in Milwaukee, team in Chicago, alcuni sviluppatori remoti

parziali, cliente a MadridStory board con storie su carta

Standup meeting telefonicoPair programming remoto a rotazione

Visite da Madrid ogni 2 mesiArchitect presente ogni lunedi’

Cosa ha funzionato:- Il cliente era completamente partecipe al processo e ne capiva le particolarita’ geografiche- Tutte le feature in lavorazione erano sincronizzate sul wiki e visibili da remoto- La puntualita’ e brevita’ dei meeting virtuali

Cosa ha funzionato male:- pair programming remoto per l’intera giornata e’ pesante- Il team tendeva e prendere le proprie decisioni architetturali vista la mancanza del

responsabile in loco

Esperienza 1I

Cosa ha funzionato:- integrazione continua- La presenza del responsabile del team russo in loco che manteneva in piedi la

comunicazione fra I due team

Cosa ha funzionato male:- Il sistema di build e continous integration che permetteva ai due team di integrare

costantemente era lento e di difficile manutenzione. - Una coppia a settimana costretta al ruolo di build manager- Nessun overlap nelle timezones

Esperienza 1I

team in Chicagooff-shore team a Mosca

team leader russo in ChicagoNetta separazione funzionale tra i 2 team

No comunicazione diretta tra i 2 team

Cosa ha funzionato:- integrazione continua- La presenza del responsabile del team russo in loco che manteneva in piedi la

comunicazione fra I due team

Cosa ha funzionato male:- Il sistema di build e continous integration che permetteva ai due team di integrare

costantemente era lento e di difficile manutenzione. - Una coppia a settimana costretta al ruolo di build manager- Nessun overlap nelle timezones

Esperienza 1II

Cosa ha funzionato:- Alta produttivita’- Visione centralizzata dei task

Cosa ha funzionato male:- Assenza del cliente ha determinato non pochi fraintendimenti- Difficolta’ dei designers nel recepire le idee del cliente

Esperienza 1II

Team 100% distribuito, NYC, Chicago, NCCliente in L.A.

Skype standup senza clienteUser stories virtuali su Mingle

Commit emails, BeanstalkIteration planning al lunedi’Retrospective al venerdi’

Pair programming on demand

Cosa ha funzionato:- Alta produttivita’- Visione centralizzata dei task

Cosa ha funzionato male:- Assenza del cliente ha determinato non pochi fraintendimenti- Difficolta’ dei designers nel recepire le idee del cliente

gorowe.com

"results-only work environment":

demolire il vecchio adagio industriale che la produttivita’

equivale alla presenza fisica.

Rowe, Result Only Work Environment e’ il radicale approccio al lavoro adottato dalla nota catena di retail Best Buy prima e da altre aziende poi. Attualmente e’ un movimento dal cui sito viene promossa la collaborazione remota come il nuovo modo di operare. Essenzialmente vale il principio per cui il lavoratore puo’ lavorare come gli pare e quando gli pare purche’ il lavoro venga portato a termine.

Il problema diventa quindi come giudicare l’output. Se si tratta di software il controllo (e sincronizzazione tra gli sviluppatori) avviene perche’:- Le feature sono ben spiegate, condivise e corredate possibilmente di test di accettazione- Una email di alert viene mandata al team ad ogni commit- Si effettua ciclicamente una retrospettiva- C’e’ un demo day dove i risultati vengono condivisi col cliente e col team- Si traccia il proprio lavoro segnando il numero di ore lavorate sul progetto (cosa che

comunque serve per fatturare al cliente)

Con queste condizioni l’output e’ facile da controllare perche’ e’ binario: si delivera o non si delivera.

gorowe.com

"results-only work environment":

demolire il vecchio adagio industriale che la produttivita’

equivale alla presenza fisica.

Rowe, Result Only Work Environment e’ il radicale approccio al lavoro adottato dalla nota catena di retail Best Buy prima e da altre aziende poi. Attualmente e’ un movimento dal cui sito viene promossa la collaborazione remota come il nuovo modo di operare. Essenzialmente vale il principio per cui il lavoratore puo’ lavorare come gli pare e quando gli pare purche’ il lavoro venga portato a termine.

Il problema diventa quindi come giudicare l’output. Se si tratta di software il controllo (e sincronizzazione tra gli sviluppatori) avviene perche’:- Le feature sono ben spiegate, condivise e corredate possibilmente di test di accettazione- Una email di alert viene mandata al team ad ogni commit- Si effettua ciclicamente una retrospettiva- C’e’ un demo day dove i risultati vengono condivisi col cliente e col team- Si traccia il proprio lavoro segnando il numero di ore lavorate sul progetto (cosa che

comunque serve per fatturare al cliente)

Con queste condizioni l’output e’ facile da controllare perche’ e’ binario: si delivera o non si delivera.

Cosa funziona male?

Si perde la chiacchera utile di corridio

Supporto quando ci si sente stanchi

In casa e’ facile essere distratti

Cosa funziona male?

Si perde la chiacchera utile di corridio

Supporto quando ci si sente stanchi

In casa e’ facile essere distratti

Coworking

E’ chiaro subito al tempo di colazione se la giornata sara’ buona o meno. In quei momenti trovo particolarmente utile prendere il laptop e partire per qualche posto diverso da dove lavorare. Se il bar e’ tranquillo ed ha la wifi quello e’ un buon posto da cui lavorare. In biblioteca funziona bene altrettanto. Un coworking space e’ probabilmente l’optimum, perche’ sara’ facile trovare lavoratori “randagi” altrettanto determinati.

Coworking

E’ chiaro subito al tempo di colazione se la giornata sara’ buona o meno. In quei momenti trovo particolarmente utile prendere il laptop e partire per qualche posto diverso da dove lavorare. Se il bar e’ tranquillo ed ha la wifi quello e’ un buon posto da cui lavorare. In biblioteca funziona bene altrettanto. Un coworking space e’ probabilmente l’optimum, perche’ sara’ facile trovare lavoratori “randagi” altrettanto determinati.

Domande? Domande.

Manager:Ma poi non e’ che stanno a casa a far nulla?

Come faccio se ho un urgenza?Come faccio a sapere cosa fanno?

Dipendente:Non voglio stare sempre rinchiuso in casa!

Ho paura che l’azienda mi tagli fuori

- Guarda, il problema e’ che se vogliono non fanno nulla ugualmente anche davanti al tuo naso. Qui in Italia abbiamo tra l’altro una particolare creativita’ per inventare modi di sfuggire al controllo del datore di lavoro.

- Non siamo piu’ agli inizi del ‘900. Le email si possono ricevere sul proprio telefono cellulare. Se il dipendente non ce l’ha, potrebbe essere una buona idea fornirne uno aziendale. Poi esiste la chat. Ed il telefono di cui appunto siamo tutti dotati.

- Anche in questo caso, non puoi sapere cosa fanno, anche se ti lavorano davanti. Quella finestra sempre aperta sullo stesso codice ti dice niente? L’unico modo per sapere realmente cosa fanno, in ufficio o a casa sono I risultati. Ci sono o non ci sono.

- Ottimo. Ci sono biblioteche ed internet cafe’. Se sei fortunato e vivi in una grande citta’ ci sono I coworking space.

- Pretendi la stessa disponibilita’ che tu offri. Tu sei raggiungibile via telefono ed online. I tuoi colleghi e superiori devono esserlo alla stessa maniera. Se non e’ cosi’, allora non stai lavorando da remoto ma se stato “allontanato”

Tools

Mingle, Pivotal TrackerPlanning Poker

Basecamp, DropboxGoogle Docs

Skype, iChat, ConnectNowRingCentral, FreeConferenceSvn, Git, Beanstalk, Github

Harvest, KeeptempoBug tracker, Wiki

Hudson o Cruise Control

ConnectNow e’ stato l’unico tool in grado di supportare decentemente screensharing tra 3 persone con supporto audio.

PlanningPoker e’ particolarmente divertente per stime di gruppo delle storie.

Approfondimenti

Una discussione interessante da 37signals: http://37signals.com/svn/posts/161-why-are-you-not-hiring-remote-workers

Parkinson’s Law, The Economist, 1955: http://www.economist.com/business-finance/management/displaystory.cfm?story_id=14116121

www.lapillola.net coworking space in Bologna

Altri coworking space: http://coworking.pbworks.com/CoworkingVisa#Italy

http://gorowe.com consigli utili per lavorare ad obiettivi

reborg@reborg.net - BSC 2010Special thanks to Ana Calliari for the Callani font http://www.anacalliari.com

http://www.slideshare.net/reborg/lavorare-da-remoto-3664374

Rate my talk!http://speakerrate.com/talks/3179-lavorare-da-remoto

reborg@reborg.net - BSC 2010Special thanks to Ana Calliari for the Callani font http://www.anacalliari.com

http://www.slideshare.net/reborg/lavorare-da-remoto-3664374