L’audit di qualità all’Istat: esperienze consolidate e spunti per il futuro

Marina Signore| Istat

Progetti di innovazione dell’Istat (dal 2010)

• Linee guida per la qualità dei processi statistici

• Messa a regime dell’audit interno e dell’autovalutazione

• Analisi e reportistica sugli indicatori standard di qualità

• Comunicazione della qualità • Pagine sul sito• Obiettivo qualità in NewsStat

Processi e prodotti statistici

Miglioramento sistematico della qualità

Valutazione diretta della qualità

Valutazione indiretta della qualità

Valutazione indiretta della qualità

Analisi degli indicatori standard SIDI/SIQual• attività avviata a giugno 2011• valutazione meno approfondita ma più estesa e meno costosa

è complementare all’audit/autovalutazione• focus su indicatori di tempestività e accuratezza (copertura e

mancate risposte totali)• Report per il top management e follow-up presso le direzioni e i

servizi di produzione

Monitoraggio regolare dei processi statistici e valutazione interventi singoli e politiche di Istituto

Audit e autovalutazione

Procedura di audit e autovalutazione• a regime dal 2012, dopo due

cicli di sperimentazioni nel 2010 e 2011

• valutazione approfondita dei processi statistici per evidenziare punti di forza e di debolezza

• rispondenza dei processi alle Linee Guida per la Qualità

• individuazione delle azioni di miglioramento con le risorse necessarie e la tempistica per l’attuazione

• azioni di miglioramento nel PAA dal 2013

Linee guida

Agosto 2011: primo rilascio sul sito web Istat

Febbraio 2013: versione aggiornata v1.1 e versione in inglese

Parte I: qualità di processo

Parte II: qualità di prodotto

• Principi da seguire per ciascuna fase del processo di produzione statistica

• Documento snello (50 pag.) ma esaustivo

La valutazione diretta della qualità

  Audit AutovalutazioneChi valuta - Team di auditori (3 ric/tecn.) - Responsabile processo

Come valuta

- Studio documentazione preliminare (scheda qualità di processo; scheda qualità di prodotto)  - Intervista mediante questionario di

audit

     - Compilazione questionario di autovalutazione

Output Report finale (3-5 pagg.):

Parte A: Risultati audit (a cura di team auditori)

Parte B: Azioni miglioramento (a cura del resp. processo)

Report finale (3-5 pagg.):

Parte A: Risultati autovalutaz. (a cura del resp. processo)

Parte B: Azioni miglioramento (a cura del resp. processo) Vaglio del report da parte di 1 revisore (ric./tecn.)

I risultati

Tipo valutazione N. Processi N. Azioni

Audit 5 17Autovalutazione 9 38

Totale 14 55

Processi valutati e azioni di miglioramento nel 2012

I risultati

Azioni di miglioramento Tipologia• azioni di miglioramento "interne", da attuare mediante risorse, umane o strumentali,

disponibili all'interno della struttura o della direzione o dipartimento di appartenenza; • azioni di miglioramento "di sistema", la cui attuazione è legata allo sviluppo di progetti

strategici dell'Istituto, ad esempio per la creazione di infrastrutture comuni come i nuovi sistemi di acquisizione dati centralizzati;

• azioni di miglioramento "collaborative" la cui attuazione è legata alla collaborazione con altre direzioni. In questo caso si può ulteriormente distinguere tra:

1) azioni a carattere statistico-metodologico 2) azioni a carattere informatico 3) altre azioni.

ImplementazioneLa maggior parte delle azioni di miglioramento sono confluite nel PAA (Piano annuale delle attività dell’Istat) nel 2013 (34 su 55) e 4 nel Piano metodologico 2013.A fine 2012: 2 azioni di miglioramento erano in corso di realizzazione e 1 risultava già realizzata.

Le risorse

Tipo di valutazione

No. di esperti

Carico di lavoro per ciascun esperto

Carico di lavoro del responsabile

di indagine

Audit 3 auditori 10-12 gg 9-12 gg

Auto-valutazione 1 revisore 10-12 gg 10-14 gg

Il carico di lavoro non è trascurabile, anche perché è concentrato nel primo semestre

Carico di lavoro

Personale impiegato Le attività di valutazione hanno coinvolto 27 esperti (ricercatori o tecnologi)

18 per l’audit (di cui 3 esperti IT aggiuntivi)

9 per l’autovalutazione

Serbatoio di circa 36 esperti (in carica per due anni) provenienti da tutti i Dipartimenti dell’Istituto.

Tutti gli esperti sono stati formati in un corso di formazione ad hoc

Cosa abbiamo imparato

• valutazione diretta e indiretta hanno pro e contro: uso congiunto permette di superare i limiti di ciascun approccio ma a fronte di uno sforzo superiore

• la valutazione diretta (audit e auto-valutazione) richiede un forte impegno in termini di:

• Sostegno da parte dei vertici dell’organizzazione

• Consistente investimento iniziale

• Capacità di adattare la procedura alle esigenze dell’ente

• Attenta comunicazione interna sugli obiettivi e le modalità

• Chiarezza nella definizione dei ruoli e delle responsabilità

• Dare continuità all’azione di audit

• l’audit di qualità è uno strumento potente per migliorare la qualità e aumentare la trasparenza però richiede che sia attentamente valutata la sostenibilità dell’impegno