L’attuazione del CAD nel sistema di conservazione - Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali...

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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri

L’attuazione del CAD nel sistema di conservazione

dei documenti informatici

Enrica Massella Ducci Teri

Agenzia per l’Italia digitale

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Europa 2020: i 5 obiettivi strategici

Europa 2020 è la strategia di crescita della UE per il prossimo decennio.

Demandando ad ogni Stato membro l’adozione di propri obiettivi nazionali la UE ha definito gli obiettivi strategici da raggiungere in cinque aree per il 2020:

1. occupazione

75% della popolazione tra i 20 e i 64 anni impiegata

2. Ricerca & Sviluppo / innovazione

3% del PIL dell'UE (combinato pubblici e privati) da investire in R & S / innovazione

3. cambiamento climatico / energia

20% (o addirittura 30%, se le condizioni lo permettono) di riduzione dei gas serra, rispetto al 1990

20% di energia da fonti rinnovabili

20% di aumento dell'efficienza energetica

4. istruzione

riduzione del tasso di dispersione scolastica al di sotto del 10%

completamento dell'istruzione di terzo livello da parte di, almeno, il 40% della popolazione tra i 30 e i 34 anni

5. povertà / esclusione sociale

almeno 20 milioni di persone in meno a rischio di povertà ed esclusione sociale

http://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm

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Europa 2020: le priorità

La futura crescita europea dovrà prioritariamente e contemporaneamente essere:

intelligente, cioè fondata sempre più su fattori come istruzione, ricerca/innovazione, nonché società digitale;

sostenibile, cioè capace di ottimizzare l’uso delle risorse naturali e, al tempo stesso, tutelare l’ambiente;

inclusiva, cioè in grado di essere più solidale, uniforme ed ampia possibile tenendo conto delle peculiarità di ciascuno.

La crescita trae impulso dalle iniziative della Agenda digitale europea

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Agenda digitale europea

Iniziativa finalizzata ad accelerare la diffusione di internet ad alta velocità e a sfruttare i vantaggi di un mercato unico digitale per famiglie e imprese attraverso lo sviluppo delle seguenti azioni:

Realizzare un mercato unico digitale

aprire l’accesso ai contenuti legali on line

agevolare le fatturazioni e i pagamenti elettronici

ovviare alla mancanza di fiducia degli utenti per quanto riguarda la sicurezza dei pagamenti e la protezione della riservatezza.

unificare i servizi di telecomunicazione

Aumentare l’interoperabilità di dispositivi, applicazioni, banche dati e servizi e promuovere le politiche di standardizzazione

Rafforzare la politica in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali

Promuovere un accesso ad Internet veloce e superveloce per tutti

Investire nella ricerca e nell’innovazione

Migliorare l’alfabetizzazione, le competenze e l’inclusione nel mondo digitale

Sfruttare il potenziale offerto dall’utilizzo delle ITC nei settori della telemedicina, dell’ambiente e dei trasporti

http://ec.europa.eu/digital-agenda

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Agenda Digitale Italiana

ADI istituita l’1/3/2012

suo organo operativo è la cabina di regia che ha raccolto le indicazioni e i suggerimenti inviati da cittadini e stakeholders

con il D.L. n. 179/2012 sono state previste le misure per l'applicazione concreta dell'ADI

i principali interventi riguardano: identità digitale e servizi innovativi per i cittadini amministrazione digitale e open data istruzione digitale sanità digitale banda larga e ultralarga per azzeramento divario digitale pagamenti elettronici giustizia digitale

l’Agenzia per l’Italia digitale, istituita con il D.L. n. 83/2012, avrà il compito di portare avanti gli obiettivi definiti dall'ADI, promuovendo e monitorando l'attuazione dei piani di ICT delle pubbliche amministrazioni in linea con l’Agenda digitale europea e assicurando il coordinamento informatico dell’amministrazione statale, regionale e locale

a

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Cittadini Imprese & Professionisti

PA Centrale

PA Locali

SITI WEB

PEC

ALBO ON-LINE

CONSERVAZIONE DIGITALE

FATTURAZIONE ELETTRONICA

IDENTITÀ INFORMATICA

FIRME ELETTRONICHE

INTEROPERABILITÀ

PROTOCOLLO INFORMATICO

SPC

L’ «ecosistema» della gestione documentale

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La funzione documentaria per una “amministrazione digitale”

Il sistema documentario assume un ruolo essenziale di supporto è lo strumento cardine per il raggiungimento della “amministrazione digitale” è il fulcro di tutte le attività amministrative garantisce trasparenza e controllo soprintende il “Ciclo di Vita del documento” dalla formazione alla

conservazione

Ma come i sistemi documentari attuali possono sostenere l’innovazione senza ridurre le proprie funzioni di certezza?

Le organizzazioni pubbliche tendono a gestire con prudenza, quasi con diffidenza, questi processi. Per quali ragioni? non conoscenza della materia cautela/ostilità all’innovazione mancanza di risorse insufficiente comprensione delle potenzialità consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere …?

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Documento informatico

Firm

a d

igita

leProtocollo informatico

Fascicolo elettronico

Procedimento

Conservazione

Posta

ele

ttron

ica c

ertifi

cata

I principali pilastri del Sistema documentario

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La cornice normativa in tema di digitalizzazione e semplificazione

Innovare implica legiferare/regolamentare per introdurre tecnologie dell’informazione e della comunicazione diffuse e sostitutive nello svolgimento dell’azione amministrativa

La digitalizzazione dell’azione amministrativa è una vera e propria funzione di governo, imperniata sui principi di effettività, risparmio ed ottimizzazione delle risorse, che riveste un ruolo centrale nell’azione di ammodernamento della PA

La semplificazione abbina innovazione tecnologica e innovazione amministrativa, utilizzando in modo integrato l’innovazione normativa e organizzativa per la reingegnerizzazione dell’attività amministrativa

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione e la semplificazione dell’azione amministrativa per il passaggio ad una “amministrazione digitale”

Anche il recente D.L. n. 179/2012 racchiude disposizioni che incidono sull’e-government, integrando e modificando quanto previsto dal CAD e intervenendo sulla digitalizzazione di ambiti specifici, quali scuola, sanità e giustizia

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Testo Unico

DPR 445/2000: T.U. in materia

di documentazione amministrativa

PEC

DPR 68/05: Posta elettronica Certificata

DPCM 6/05/2009 Disposizioni in materia di rilascio e di uso della caselladi PEC assegnata ai cittadini

Circ. DDI 18/02/2010Uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche.

Codice Amministrazione Digitale

Dlgs. 82/2005

L. 133/08: Disposizioni urgenti per lo sviluppo …

L. 2/09: Misure urgenti per il sostegno …

L. 69/09: Disposizioni per lo sviluppo econ. …

Protocollo Informatico

DPCM 31/10/2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico

Circ. AIPA n. 28/2001 - Standard per il protocollo informatico.

DM 14/10/2003 Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei proc.i amm.

Principali riferimenti normativi

Misure per la crescita del PaeseD.L. n 179/2012

Vari DPCM, DM, Circolari e Deliberazioni: Regole di attuazione e norme particolari

Conservazione digitale

Delib. CNIPA n. 11/2004Regole tecniche ….

Firma elettronica

DPCM 13/01/2004Regole tecniche ….

DPCM 30/03/2009Nuove Regole tecniche…

Delib. CNIPA n.45/2009

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I pagamenti elettronici (art.5)

Le comunicazioni tra imprese e

amministrazioni (art.5 bis)

Conservazione digitale dei documenti informatici

(art. 43-44 bis)

Moduli e formulari sempre

disponibili (art.57)

La validità dei documenti informatici (art. 20-23

quater) I servizi online (art. 54 e 63-65)

La PEC: canale di comunicazione e

semplice strumento di

identificazione (artt. 6 e 65)

Far viaggiare le informazioni e non le

persone (art. 58)

Dare voce ai cittadini anche su Internet (art.54)

Continuità operativa e

disaster recovery (art.51)

La sfida degli open data (art. 52

e 68)

Siti pubblici e trasparenza

(art. 54)

Protocollo informatico;

Procedimento e Fascicolo

informatico (art.40-bis e 41)

Il CAD: le tessere del mosaico

Le priorità del CAD sono incentrate sulla gestione del documento informatico e sui servizi ai cittadini.Le regole tecniche in emanazione diventano lo strumento abilitante

Le firme elettroniche (art. 24-29)

Istanze e dichiarazion

i dei cittadini

alla PA per via

telematica (art.65)

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Le regole tecniche: un approccio organico

Il nuovo scenarioUn insieme organico e coordinato di testi frutto di un lavoro collaborativo svolto nell’ambito dei gruppi di lavoro istituiti dall’allora DigitPa, che hanno visto insieme Amministrazioni e Operatori di mercato.

Lo scenario di partenzaUn insieme di regole tecniche non più allineato all’evoluzione normativa e alle esigenze legate al processo di digitalizzazione della PA.Molte lacune: Non sono state mai emanate regole tecniche sul documento informatico!

1. glossario/definizioni

2. formati

3. misure, standard, specifiche tecniche

4. specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

5. metadati

Documento

informatic

o Gestione

documentale

e prot.

informatico

Sistema di

conservazioneAllegati

tecnici

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Il documento informatico

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

È un insieme di valori binari la cui materialità è data dal sistema e dal supporto informatico in cui è memorizzato

Può essere modificato o riprodotto infinite volte, ottenendo duplicati assolutamente identici all’originale

Il suo contenuto è svincolato dal supporto

Le norme definiscono principi e regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici

Sono pubblicate anche specifiche tecniche relative agli strumenti ad esso connessi quali: la firma digitale

il protocollo informatico

la posta elettronica certificata

la conservazione digitale

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I nuovi documenti informatici

FormeDocumenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti softwareDocumenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogicoRegistrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettroniciInsieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste)

Caratteristicheessere identificato in modo univoco e persistenteessere immodificabile, cioè formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazioneessere prodotto in uno dei formati idonei alla conservazioneessere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terziavere associati almeno un set minimo di metadati

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I formati dei documenti informatici

La scelta dei formati dei documenti informatici deve:• tenere in considerazione le caratteristiche individuate nelle regole

tecniche, nel caso della formazione

• essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità nel tempo, nel caso della conservazione

È importante scegliere fin dalla formazione un formato che riduca al minimo i processi di migrazione dei formati.

Elementi di valutazione:• privilegiare i formati legati a standard internazionali (de jure e de facto)

o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche

• analizzare il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici

Formati diversi possono essere scelti quando la natura specifica del documento informatico lo richieda. In tal caso devono essere documentati nel manuale di conservazione con la motivazione delle scelte effettuate

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… i formati dei documenti informatici

Primo elenco di formati che possono essere usati per la conservazione (l’elenco sarà periodicamente aggiornato)

PDF - PDF/A (ISO 32000-1, ISO 19005-1:2005, ISO 19005-2:2011)

TIFF (ISO 12639 - TIFF/IT; dell'ISO 12234 - TIFF/EP)

JPG (ISO/IEC 10918:1, ISO/IEC 15444-1)

Office Open XML - OOXML (ISO/IEC DIS 29500:2008)

Open Document Format – ODF (ISO/IEC 26300:2006, UNI CEI ISO/IEC 26300)

Formati testo famiglia XML, TXT

Formati messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Criteri

• Apertura (conformità a specifiche pubbliche)

• Sicurezza (grado di modificabilità del contenuto del file e la capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno)

• Portabilità (facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse)

• Funzionalità (varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente)

• Supporto allo sviluppo (modalità messe a disposizione ai fini della manutenzione e sviluppo del formato)

• Diffusione (l’estensione dell’impiego di uno specifico formato)

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Le principali tematiche collegate al documento informatico

Formazione del documento informatico nativo

Sostituzione della carta Procedure per il riversamento del documento cartaceo tramite tecnologie

hw (scanner) e sw (OCR Optical Character Recognition)

Valore legale del documento informatico ottenuto

Efficacia nelle transazioni commerciali

Sottoscrizione elettronica

Trasmissione attraverso posta elettronica o PEC

Gestione corretta e trasparente Lavorazione attraverso sistemi di Workflow Management

Conservazione dei documenti in archivi digitali

Mantenimento del valore culturale e storico

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I compiti del protocollo informatico

È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documenti nel momento della loro formazione o del loro ingresso nel perimetro della AOO

Assicura – con il titolario – una struttura organizzata all’archivio

Regola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologia

Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti (assegnazione)

Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documenti

Censisce la mole documentaria posta in essere da un ente produttore

Il Protocollo informatico

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ProtocolloInformatico

Il fascicolo informatico come perno dell’azione

amministrativa

Il workflow come supporto all’azione

amministrativa

L’integrazione dei sistemi di automazione d’ufficio

per un reale valore aggiunto percepito dell’utilizzatore

finale

La PEC e firma elettronica per una

reale dematerializzazione

Gli archivi digitali e la conservazione: completo supporto al ciclo di vita del documento e del fascicolo

Il protocollo e la gestione documentale

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processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali

nell’ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenerne

l’integrità, l’autenticità, leggibilità, accessibilità e riservatezza nel tempo

CAD - La conservazione digitale

43 - Conservazione dei documenti1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la

corrispondenza, ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo siano effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

a. l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento …;

b. l'integrita' del documento;

c. la leggibilita' e l'agevole reperibilita' dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i' dati di registrazione e di classificazione originari;

d. il rispetto delle misure di sicurezza ….

viene attuata con le modalità previste dalle regole tecniche

di cui all’articolo 71: fino a che non vengono definite restano

in vigore le regole tecniche stabilite dalla deliberazione

CNIPA n. 11/2004

ogni documento è riconducibile al soggetto che lo ha formato

e mantiene le sue caratteristiche di integrità, leggibilità,

accessibilità e riservatezza

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Il sistema di conservazione è gestito dal Responsabile della conservazione

in accordo con gli altri Responsabili con possibilità di avvalersi di soggetti

terzi pubblici o privati

CAD - La conservazione digitale

44 - Requisiti per la conservazione dei

documenti informatici1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti

informatici è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ove previsto con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Il Responsabile della conservazione gestisce il sistema di conservazione in accordo con il responsabile del protocollo informatico e il responsabile del trattamento dei dati personali

Il Responsabile della conservazione si può avvalere di soggetti

esterni per:

• la conservazione dei documenti informatici

• la certificazione dei processi di conservazione

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La conservazione digitale

I compiti del sistema di conservazione

Tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, assicura la conservazione dei documenti informatici/fascicoli informatici garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità

Prevede la gestione dei documenti informatici/fascicoli informatici in strutture che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi di conservazione

Opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti nel manuale di conservazione

È logicamente distinto dal sistema di gestione documentale

Per alcune tipologie di documenti, mantenimento del valore culturale e storico

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Regole – La conservazione digitale

Il processo di conservazione, dalla presa in carico dal produttore, prevede la gestione dei documenti informatici / fascicoli informatici in strutture definite che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi di conservazione

I documenti informatici conservati utilizzano i formati definiti ovvero scelti e motivati dal Responsabile della conservazione

Il sistema di conservazione, logicamente distinto dal sistema di gestione documentale, opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti

Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia

Il manuale della conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, l’architettura, le infrastrutture, il processo, le misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del sistema di conservazione nel tempo

viene attuata con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 (fino alla emanazione delle nuove regole tecniche)

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Regole - struttura XML per la conservazione

struttura XML descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione;

assicura l’interoperabilità tra sistemi di conservazione;

fa riferimento allo standard nazionale UNI-SInCRO 11386: 2010

contiene le informazioni:generali dell’indice del pacchetto di archiviazioneproprie del pacchetto di archiviazionerelative ai raggruppamenti di uno o più file contenuti nel pacchettoriguardanti il processo di produzione del pacchetto

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Regole - Le figure coinvolte nel sistema di conservazione

Nel sistema di conservazione operano:

il produttore: di norma diverso dal soggetto che forma il documento, è responsabile del pacchetto di versamento e provvede alle operazioni di versamento nel sistema di conservazione. Nel caso di pubblica amministrazione tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale

l’utente: richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici per acquisire le informazioni di interesse

il Responsabile della conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato

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Regole - Il Responsabile della conservazione

opera d’intesa con:

responsabile del trattamento dei dati personali

responsabile della sicurezza

responsabile dei sistemi informativi

responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico (nel caso delle PA)

definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione al fine di assicurare il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità e intelligibilità dei

cura l’aggiornamento periodico e in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

gestisce il processo di conservazione secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

garantisce il corretto svolgimento del processo di conservazione assicurandone nel tempo la conformità alla normativa vigente

verifica periodicamente l’effettiva integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, provvedendo alla duplicazione o copia dei documenti informatici all’evolversi del contesto tecnologico

adotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione

nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale

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Responsabile della conservazione:capacità richieste

manageriali e di gestione di applicazioni complesse (organizzative)

comprensione della normativa e dei procedimenti amministrativi (giuridiche)

gestione di archivi della documentazione amministrativa (archivistiche)

gestione di risorse tecnologiche e di piattaforme innovative (informatiche)

gestione di contratti con fornitori di tecnologie e di servizi (amministrative)

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Regole - Modelli organizzativi per la conservazione

La conservazione può essere svolta:all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservareaffidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale

Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare formalizzandolo lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienzaIl Responsabile della conservazione può affidare le attività del processo di conservazione a soggetti esterni, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, se del caso accreditati, attraverso un contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione

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Regole - Il manuale della conservazione

È un documento informatico aggiornato periodicamente contenente:la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazionela descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezionila descrizione del processo di conservazione, delle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento e del trattamento dei pacchetti di archiviazionela modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzionela descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime

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I soggetti pubblici o privati possono richiedere l’accreditamento alla Agenzia per l’Italia digitale

CAD – L’accreditamento

44-bis - Conservatori accreditati1. I soggetti pubblici e privati che svolgono

attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.

3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

.

L’accreditamento presso DigitPA permette il riconoscimento del

possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza

DigitPA ha stabilito le regole per l’accreditamento in analogia con

quanto previsto per l’accreditamento dei certificatori di firma digitale

e dei gestori di posta elettronica certificata

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Circolare DigitPA n. 59/2011: Accreditamento dei conservatori

La Circolare DigitPA n. 59/2011, pubblicata in GU n. 32 - 8 febbraio 2012 fornisce le modalità di presentazione della domanda di accreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale da parte dei soggetti pubblici o privati che svolgono attività di conservazione digitale

Come previsto dall’articolo 44-bis del CAD, l’accreditamento permette il riconoscimento del possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza

Ad oggi, la domanda può essere presentata ma l’accreditamento potrà essere completato solo dopo la pubblicazione delle regole tecniche relative al sistema di conservazione

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Circolare DigitPA n. 59/2011 Requisiti per l’accreditamento …

Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono:

possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche

dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di conservazione

avvalersi di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti

applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate

avere un capitale sociale non inferiore a Euro 200.000

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... requisiti per l’accreditamento …

Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono :

indicare il nominativo del Responsabile del servizio di conservazione, degli eventuali delegati e il quadro delle diverse responsabilità

fornire copia del Manuale della conservazione redatto secondo le disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CAD

fornire documentazione del sistema di conservazione realizzato che deve essere gestito in conformità alle disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche in emanazione

implementare procedure di sicurezza con riferimento agli standard ETSI

indicare la tipologia di documenti conservati e i formati dei file gestiti

specificare l’Ente Certificatore che ha rilasciato la firma digitale e le marche temporali

fornire l’elenco del software dei programmi in uso nelle eventuali diverse versioni succedute nel tempo

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... requisiti per l’accreditamento

Per quanto riguarda qualità e sicurezza, i sistemi di conservazione dei conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono essere conformi agli standard indicati nelle regole tecniche. In particolare:

ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System – Reference model), per la gestione del processo di conservazione

ETSI TS 101 533-01, relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici, organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi di conservazione affidabili

UNI-SInCRO 11386: 2010, per la struttura dei dati gestiti dal sistema di conservazione in modo anche da garantire l’interoperabilità tra sistemi

ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadati del Dublin Core

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Funzioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale per l’accreditamento

L’Agenzia per l’Italia Digitale deve attivare una iniziativa analoga a quella esistente per i certificatori accreditati di firma digitale. In particolare:

predisporre una procedura per la verifica delle domande di accreditamento

istituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l’elenco dei conservatori accreditati e dei certificatori del processo di conservazione

emanare le circolari che indichino le modalità di vigilanza e di ispezione da effettuare periodicamente per la verifica del mantenimento dei requisiti di accreditamento

svolgere attività di vigilanza periodica sugli accreditati

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Grazie

[email protected]

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