LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALE

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LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALEBIBLIOGRAFIA DI RIFERIMENTO

FREQUENTANTI:

1. Laura Bini, Documentazione e servizio sociale – Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci Faber, 2009 (4° ristampa);

NON FREQUENTANTI:

1. Laura Bini, Documentazione e servizio sociale – Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci Faber, 2009 (4° ristampa);

2. Marina Riccucci, Scrivere per il servizio sociale, - Guida alla stesura della documentazione, Carocci Faber, 2009.

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LABORATORIO SULLA DOCUMENTAZIONE PROFESSIONALE

• Nell’esercizio professionale, l’assistente sociale utilizza degli strumenti che gli consentono di agevolare il raggiungimento degli obiettivi di cambiamento e di aiuto.

Ci sono strumenti che sono finalizzati alla conoscenza e all’intervento verso l’utenza e gli strumenti legati alla dimensione organizzativa - gestionale finalizzati alla promozione, progettazione, organizzazione delle risorse e dei servizi, la ricerca e la conoscenza della comunità.

Cartella Sociale, Relazione sociale, Colloquio, Visita

domiciliare, Contratto, Lavoro di equipe, Supervisione, Documentazione  

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LA DOCUMENTAZIONE

DOCUMENTAZIONE

1. Strumento fondamentale del lavoro sociale2. Atto dovuto della pubblica amministrazione

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DOCUMENTAZIONE E DOCUMENTO

DOCUMENTAZIONE E DOCUMENTO

1. La documentazione é il complesso delle attività e delle operazioni per raccogliere e classificare materiale bibliografico, informativo, dimostrativo, ed è anche l’insieme dei documenti prescritti per la costituzione di una pratica burocratica o amministrativa (Devoto, Oli, 1990).

2. Il documento é “scrittura atta a fornire una prova o convalida in ambito burocratico, amministrativo, giuridico; qualsiasi oggetto utilizzabile a fini di consultazione, ricerca, informazione” (Devoto, Oli, 1990)

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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE

LA DISTINZIONE TRA DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE È IMPORTANTE:

IL DOCUMENTO:

1.Qualsiasi mezzo, soprattutto grafico che provi l’esistenza di un fatto (Vocabolario Treccani);

2.Trasmette un elemento di staticità;

3.E’ prevalentemente collegato al dato. Il dato è elemento per la conoscenza, suscettibile di elaborazione, conservazione e diffusione;

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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE

LA DOCUMENTAZIONE:

1.Il lavoro necessario alla raccolta e all’esame dei

documenti e di altro materiale informativo su cui poggia una

narrazione storica, un atto giuridico;

2.L’insieme dei documenti o delle prove e informazioni raccolte;

3.Il complesso delle attività e delle operazioni intellettuali e

tecniche, occorrenti per raccogliere, classificare e mettere a

disposizione degli studiosi il materiale bibliografico;

4.Si connota per l’elemento di dinamicità;

5.L’azione che “analizza” e “interpreta” il contenuto concettuale

del documento al fine di individuarne le unità informative e

diffonderle con apposite procedure (Bisogno);

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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONE

6. La documentazione è portatrice di informazioni e conoscenza. L’Informazione è lo stato dinamico del dato poichè riesce a

modificare lo stato di conoscenza. La Conoscenza è il grado superiore di descrizione del Mondo

rispetto all’informazione.7.Azione intenzionale perchè volta alla raccolta e all’analisi dei dati e

delle informazioni contenuti nei documenti;8.Passaggio dall’implicito all’esplicito (significativo per le attività di

ricerca).9.Elemento costitutivo della documentazione è il recupero dei dati e

dell’informazione.

ABBIAMO:

DOCUMENTO

DOCUMENTAZIONE INFORMAZIONE CONOSCENZA

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DOCUMENTO E DOCUMENTAZIONEL’attendibilità del dato

L’Attendibilità del dato si ricollega all’attendibilità della fonte e alla possibilità di ricostruzione del processo di produzione del dato. Quest’ultimo aspetto è particolarmente complesso nel servizio sociale poichè si riferisce a diverse discipline.

La documentazione dei processi che avvengono nel corso di una relazione di aiuto e dell’attività di servizio sociale è alquanto complessa, questo perchè spesso ci si riferisce a processi, eventi e relazioni interpersonali su cui facilmente possono essere espresse categorie valoriali.

L’oggettività assoluta della documentazione è cosa difficile e nel caso del servizio sociale si deve porre grande attenzione a definizioni di tipo valoriale, veicolate da stereotipi e pregiudizi.

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LA DOCUMENTAZIONE

LA DOCUMENTAZIONE SOCIALERISPONDE A DUE ESIGENZE

NELL’AZIONE PROFESSIONALE

1. AMMINISTRATIVA: il lavoro svolto è testimoniato attraverso atti e procedure vigenti, precisa il mandato, la posizione dell’operatore, la sua responsabilità;

2. PROFESSIONALE: consente il controllo del processo di aiuto nelle varie fasi ma anche la possibilità di innescare il processo teoria-prassi-teoria

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LA DOCUMENTAZIONE

FINALITA’ DELLA DOCUMENTAZIONE

1. Raccogliere, (de)codificare, memorizzare2. Analizzare e rielaborare3. Progettare4. Verificare

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LA DOCUMENTAZIONE

1. LA DOCUMENTAZIONE è tutta la produzione scritta riguardante gli utenti, il servizio, l’istituzione e le tematiche che si stanno trattando, studi, progetti, libri, proposte e materiale inerente la supervisione.

2. La documentazione è importante a livello giuridico perché tiene traccia del lavoro svolto, garantendo la tutela dell’operatore, dell’utenza e dell’istituzione.

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LA DOCUMENTAZIONE

IN USCITA

Documentazione che l’assistente sociale produce (Relazioni, cartelle sociali, Verbali d’incontro, note di servizio, lettere, studi, programmi per progetti, delibere, determine, interventi a conferenze,…)

IN ENTRATA

• Documentazione che l’assistente sociale riceve da organi deliberativi, atti che tracciano la strada su cui si deve operare (Circolari,disposizioni, domande, richieste, istanze, certificati…)

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LA DOCUMENTAZIONE

CLASSIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONESECONDO GLI STRUMENTI UTILIZZATI

Documentazione relativa alla casistica

• Cartella sociale

• Diario del caso

• Registrazioni di colloqui e visite domiciliari

• Estratti da verbali di riunioni per decisionirelative al caso

• Storie di vita e ricostruzione di carriere

• Relazioni finalizzate

• Scheda di segretariato

• Schede precostituite per la rilevazione dei dati

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LA DOCUMENTAZIONE

Documentazione relativa all’organizzazione

• Agenda di servizio

• Modulistica per il segretariato sociale

• Modulistica per le richieste di prestazioni

• Verbali di riunioni mono e pluridisciplinari relativi a decisioni organizzative

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LA DOCUMENTAZIONE

Documentazione relativa all’attività di riflessività e supervisione professionale

• Diario giornaliero

• Registrazione colloqui

• Relazione di presentazione

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LA DOCUMENTAZIONELa cartella socio - assistenziale

• La cartella socio-assistenziale è lo strumento informativo e gestionale principale nel lavoro dell’assistente sociale, che consente di tenere in memoria i dati necessari alla formulazione di una valutazione sulla situazione dell’utente.

• Viene organizzata in base al contesto istituzionale e alle sue specificità operative.

• Deve essere considerata come uno strumento del servizio e per questo deve essere leggibile da parte di qualsiasi soggetto legittimato a farlo (ad esempio un collega a cui viene passata la presa in carico del caso).

• Può inoltre rappresentare un valido strumento di controllo e monitoraggio dell’evolversi dei bisogni sociali ed individuali, dei risultati ottenuti e del cambiamento dei fenomeni.

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LA CARTELLA SOCIALE

CARTELLA SOCIALE

COSA DEVE CONTENERE ?- i dati oggettivi dell'utente;- la valutazione della situazione problematica e di eventuali urgenze;- le risorse a disposizione o da reperire;- il progetto di intervento;- il contratto con l'utente;- il diario cronologico del processo di aiuto;- la registrazione di colloqui importanti;- i verbali delle riunioni di equipe;- la copia delle relazioni inviate ad altri enti;- i risultati raggiunti, le scadenze, i tempi previsti per concludere il

processo di aiuto.

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LA CARTELLA SOCIALE

LA CARTELLA SOCIALE CONSENTE DI:

• tenere memoria dell’evoluzione del processo di aiuto

• tutelare l’utente perchè la sua domanda viene registrata e

vengono definiti tempi e impegni assunti

• consente di monitorare l’uso delle risorse

• facilita la condivisione delle informazioni nell’equipe e nel caso

di passaggio del caso ad un altro operatore

• è utile per la ricerca perché mette a disposizione dei dati

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Il IL DIARIO CRONOLOGICO

IL DIARIO CRONOLOGICO1.Costituisce la prima tipologia di documentazione di base costitutiva

della cartella sociale.2.La tecnica più adatta alla redazione risulta quella descrittiva

sintetica, tipica della cronaca.3.La formulazione deve essere sufficientemente sintetica ma

contenere gli elementi essenziali affinché chi consulta il diario sia in grado di comprendere l’importanza della notizia e di decidere se sia necessario o meno consultare l’eventuale approfondimento e registrazione.

4.E’ importante sempre annotare la data e l’ora di ogni avvenimento (telefonata, incontro, riunione, colloquio….).

5.Al fine di evitare di congestionare il “diario”, che perderebbe la funzione attribuita, è opportuno effettuare una registrazione del colloquio telefonico e ricostruire gli scambi comunicativi e relazionali, da inserire in un apposito contenitore della cartella.

6.Indicare sempre la fonte delle notizie pervenute

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IL DIARIO CRONOLOGICO

7.E’ importante ricordare che ogni informazione, una volta annotata nel diario, diventa una documentazione della Pubblica Amministrazione a cui anche gli utenti e l’Autorità Giudiziaria, possono accedere al fine di valutare l’adeguatezza degli interventi messi in atto.

8.Oltre alle segnalazioni, nel diario trovano collocazione anche altri tipi di note quali colloqui, visite domiciliari, appuntamenti , appuntamenti saltati, deliberazioni per l’erogazione di contributi, incontri con altri operatori, disposizioni dell’Autorità Giudiziaria.

9.Nel caso della visita domiciliare si prevede la registrazione delle persone presenti e il risultato della verifica.

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STORIE DI VITA

1. E’ uno strumento di grande rilevanza per gli assistenti sociali..2.Può essere in sé considerato una specie di diario, dal momento che la

scansione temporale costituisce un elemento, seppure non l’unico, su cui si ricostruisce qualsiasi storia.

3.Dal diario rimane esclusa la storia di vita o parte di essa.4.Spesso la storia raccontata si disperde nell’insieme della

documentazione e soprattutto non è più facilmente accessibile all’assistente sociale, che perde così la possibilità di valutazione alla luce della globalità del racconto; può perdersi, soprattutto, con il cambio di operatore.

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STORIE DI VITARaccolta del racconto biografico

Data

Età Carrierafamiliare

CarrieraScolasticae lavorativa

Carriera Morale

Carriera Sanitaria

Carriera Sociale

Carriera Istit.le

Carriera Deviante

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LE STORIE DI VITA

5.La perdita e il non utilizzo di notizie sul singolo soggetto costituiscono un processo di impoverimento non solo del processo di aiuto ma anche di risorse e conoscenze, avviando un processo di “burocratizzazione” in conseguenza della perdita di individualità e singolarità della sua “storia”.

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LA REGISTRAZIONE

1.La registrazione è uno degli strumenti di base di tutta la documentazione e fa parte integrante della cartella sociale.

2.Il paradigma implicito nell’uso della tecnica della registrazione è quello dell’oggettività della realtà.

3.L’obiettivo è ricostruire la realtà e, contemporaneamente, porre attenzione al controllo delle emozioni dell’assistente sociale, quale possibile elemento di interferenza con l’obiettivo principale.

4.La redazione e la costruzione di una buona registrazione possono essere validamente sostenute da uno schema cui riferirsi come linea-guida:- dati di contesto, data, persone presenti, luogo e scopo;- argomenti trattati;- definizione del problema, differenti posizioni espresse;- programmi ed eventuali compiti attribuiti.

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LA REGISTRAZIONE

5.Possiamo quindi definire la registrazione la documentazione di base su cui si strutturano successivamente altre tipologie di documentazione.

6.Il Diario e la Registrazioni non devono essere confusi. Mentre il Diario ha finalità di ricostruzione del percorso cronologico con l’annotazione dei soli elementi salienti, la registrazione ha lo scopo di dettagliare un particolare avvenimento sotto diversi profili.

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LA RELAZIONE SOCIALE

• La relazione sociale è il principale strumento di comunicazione per trasmettere informazioni pertinenti al processo di aiuto ad altri servizi, oppure per fini organizzativi e esigenze amministrativo-gestionali.

• Ogni relazione deve essere pensata e scritta in base allo scopo e alla tipologia del destinatario, avendo cura di essere chiari e di selezionare le informazioni utili da trasmettere.

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SCRIVERE UNA RELAZIONE

INDICAZIONI PER SCRIVERE UNA RELAZIONE

La relazione è un testo espositivo:

1. Organizza le informazioni 2. Mette in ordine le informazioni in modo coerente, rispetto a: - gerarchia degli eventi - cronologia degli eventi - rapporti di causa – effetto

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LA RELAZIONE

LA RELAZIONE È UN TESTO:

- sintetico- preciso- chiaro- oggettivo

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LA RELAZIONE

LA RELAZIONE RICHIEDE REGOLE COMUNICATIVE SPECIFICHE, PERTANTO OCCORRE :

- usare un registro formale - evitare espressioni di registro colloquiale - non esprimere giudizi - evitare locuzioni o lessico dell’affettività - essere sintetici - evitare i preamboli

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LA RELAZIONE

LE DIFFICOLTÀ E DIFETTI PIÙ COMUNI :

• mancanza di sintesi

• mancanza di paragrafazione spesso non vengono visualizzate

• l’organizzazione e le unità del ragionamento

• un eccessivo uso di tecnicismi con l’obiettivo di alzare il registro

• scrittura eccessivamente specialistica, difficile

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LA RELAZIONE

Lessico:• usare termini specifici, precisi, dell’ambito al quale si riferisce

l’argomento• non usare il lessico del quotidiano parlato.

Aggettivi:• non usare aggettivi generici (grande, piccolo….)• non usare aggettivi legati alla soggettività (interessante, notevole,

bello….).

Verbi:• usare la forma impersonale al presente (si osserva, si prende….)• usare la forma passiva (è stato collocato, è stato preso….)• usare il gerundio (avendo collocato….).

Avverbi:• se possibile non usarli

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LA RELAZIONE

USO DEI CONNETTIVI RISPETTO A:

• Gerarchia degli eventi: si useranno connettivi come innanzitutto, in primo luogo…..in secondo, poi, infine, in conclusione, per concludere, per finire……

• Cronologia degli eventi: si useranno connettivi come quando, prima, mentre, durante, appena che, dopo che, finché……

• Rapporti di causa – effetto: si useranno connettivi come poiché, dato che, siccome, visto che, dal momento che, a causa di, così, tanto che, affinché, per……..

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LA RELAZIONE

Sintassi:

• periodi brevi, nei quali prevale la Coordinazione

Grafica:

• suddividere in blocchi

• usare, se è opportuno, elenchi puntati

• usare tabelle, grafici per rappresentare dati

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LA RELAZIONE

BUONE PRASSI PER LA STESURA DI UNA RELAZIONE

• Individuare chi è il destinatario (livello operativo, dirigenziale, istituzionale o no)

• Individuare lo scopo per cui è redatta (informativo, propositivo, di motivazione,…)

• Individuare il contesto (formale o informale)

• Stare attenti al contenuto (selezionare le informazioni in base al fatto che siano pertinenti e significative al fine della trattazione del tema)

• Usare frasi brevi ed incisive

• Usare un linguaggio adatto al nostro interlocutore

• Usare in modo corretto la punteggiatura

• Non dare niente per scontato

• Fare attenzione alla coerenza logica delle informazioni

• Rendere omogeneo stilisticamente il testo

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LA RELAZIONE

COME SI FA UNA RELAZIONE? Ecco alcuni elementi utili:

• titolo/oggetto: ad esempio "Sintetica relazione dell’utente sig. X"

• dati anagrafici (nome, cognome, sesso, età, stato civile, domicilio, professione, nazionalità, lingua parlata, ecc.)

• procedimenti usati per il caso (numero dei colloqui e di che tipo, interventi di altri professionisti, clima riscontrato durante i colloqui)

• motivo per cui si è avviato il processo di aiuto, qual’è stata la richiesta

• descrizione sintetica del gruppo familiare

• sviluppo del caso, specificando se l’utente ha partecipato attivamente, se ha stabilito un buon rapporto, se ha saputo cogliere le risorse dell’ente

• delineare gli aspetti psicologici della relazione (resistenze, difficoltà, caratteristiche di personalità)

• conclusioni

• prognosi con un’indicazione ("si pensa che la persona possa fare...", giustificare l’invio della relazione)

• firma e data

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COME SCRIVERE IL “VERBALE DI UNA RIUNIONE”

LE CARATTERISTICHE DEL VERBALELE CARATTERISTICHE DEL VERBALE

1.SINTESI: Immaginate di scrivere a chi non era presente

all’incontro: riportare unicamente ciò che è veramente importante

– Tagliare tutto il resto.

2.COMPLETEZZA: Fornire una fotografia “esaustiva” di ciò che è

successo: riportare le osservazioni di tutti i presenti.

3.RILEGGERE IL DOCUMENTO PIÙ E PIÙ VOLTE, anche al fine di

eliminare ogni possibile ambiguità.

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COME SCRIVERE IL VERBALE DI UNA RIUNIONE

LA SCALETTALA SCALETTA

1.Dove si è svolta la riunione/Quando/Per fare cosa

2.Chi era presente e con quale funzione

3.Gli argomenti all’ordine del giorno

4.Descrizione essenziale delle fasi del dibattito

5.Riferire se ci sono state delle votazioni, chiarire se la decisione è

stata presa all’unanimità, oppure a maggioranza, chi ha votato contro

6.Decisioni prese, i passi successivi, cosa c’è da fare e chi fa che cosa.

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COME SCRIVERE IL VERBALE DI UNA RIUNIONECOME SCRIVERE IL VERBALE DI UNA RIUNIONE

LO STILELO STILE

1. Evitare i giri di parole (es. “prende la parola il Signor Bianchi, che afferma…..). Della discussione viene riportato il cuore/succo, per es. Si discute dell’attivazione del servizio di assistenza domiciliare a favore di pazienti oncologici. Argomenti a favore: (elenco). Argomenti contrari: (elenco).

2.Disporre in sequenza, senza sovrapporli o confonderli, i vari punti della discussione (nella gerarchia prevalgono le decisioni prese).

3.IMPORTANTE: Prima di consegnare il verbale, confrontarsi con i colleghi al fine di eliminare eventuali errori o lacune…

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