DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MILANO

Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

La vecchia prassi sulla conservazione elettronica è ancora valida?

Sono ancora valide le circolari, le risoluzioni e in genere tutti i documenti di prassi emanati in

riferimento al precedente D.M. del 23 gennaio 2014, ora abrogato dal D.M. 17 giugno 2014

“Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro

riproduzione su diversi tipi di supporto”?

Per capire se dovevamo ancora basarci sui pronunciamenti precedenti, come sostenuto da

molti attori presenti sulla scena, abbiamo proposto, insieme a un nostro cliente, un interpello

per risolvere i dubbi interpretativi, nello specifico i quesiti seguenti.

1. E’ necessario istituire sezionali appositi per gestire fatture

elettroniche e analogiche?

2. L’integrazione delle fatture è possibile con documenti

integrativi distinti dalle fatture stesse, anche nei casi non previsti

dalle precedenti indicazioni dell’Agenzia?

3. E’ possibile conservare le fatture, in ordine non

cronologico, purché registrate in tale ordine?

1. E’ NECESSARIO ISTITUIRE SEZIONALI APPOSITI PER GESTIRE FATTURE ELETTRONICHE E ANALOGICHE?

La risposta dell’Agenzia delle Entrate è stata molto precisa e circostanziata, si riporta un passo

del documento:

Con particolare riferimento alla conservazione digitale dei documenti, non è più

richiesta una specifica modalità per ciascuna tipologia di documento, né che la

memorizzazione avvenga assicurando l'ordine cronologico e senza soluzione di

continuità per periodi d'imposta.

E più oltre:

Così, ad esempio, alla fattura numero 1 analogica, possono succedere le numero 2 e 3

elettroniche, la numero 4 analogica e così via, senza necessità di ricorrere a separati

registri sezionali […]

Nel documento, si afferma inoltre che sono prescritte unicamente il rispetto del codice civile,

del CAD, delle relative regole tecniche, delle altre norme tributarie riguardanti la corretta

tenuta della contabilità e la garanzia delle funzioni di ricerca e estrazione delle informazioni

dagli archivi.

Tutto ciò significa che posso scegliere quali e quanti documenti conservare in qualunque

momento (comunque entro tre mesi dal termine della presentazione per la dichiarazione dei

redditi), salvo l’obbligo di conservare in modalità elettronica i documenti informatici.

”

D

J

F

D

F

D

S

S

D

S

D

S

LA VECCHIA PRASSI SULLA CONSERVAZIONE ELETTRONICA E’ ANCORA VALIDA?

MA

GG

IO 2

01

6

Interessante risposta dell’Agenzie delle Entrate a quesiti sulla conservazione elettronica

Alessandro De Pasquale - Legal Compliance DocFlow

DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MILANO

Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

La vecchia prassi sulla conservazione elettronica è ancora valida?

Interessante r isposta dell’Agenzie delle Entrate a quesiti sulla conservazione elettronica

dei documenti che ammette la possibi l i tà di non tenere sezionali separati per fatture

analogiche e elettroniche, che consente la conservazione anche in o rdine non

cronologico, permette la distruzione degli originali cartacei prima del completamento

del processo di conservazione e estende la possibi l i tà di integrare le fatture conservate

elettronicamente mediante documenti accessori .

2. L’INTEGRAZIONE DELLE FATTURE E’ POSSIBILE CON DOCUMENTI INTEGRATIVI DISTINTI DALLE

FATTURE STESSE, ANCHE NEI CASI NON PREVISTI DALLE PRECEDENTI INDICAZIONI

DELL’AGENZIA?

L’Agenzia accoglie anche in questo caso la tesi DocFlow e afferma che è possibile la

formazione di un documento integrativo contenente i supplementi al documento originale e

che riporti gli estremi del documento riferito (almeno data della fattura e numero attribuito dal

ricevente).

Questa indicazione apre a considerazioni interessanti perché prevede l’integrazione solo in

seguito alla registrazione, cosa peraltro comunque necessaria in alcuni casi specifici in cui si

richiede di fare annotazioni distinte per i registri IVA acquisti e IVA vendite.

3. E’ POSSIBILE INOLTRE CONSERVARE LE FATTURE IN ORDINE CRONOLOGICO, PURCHE’

REGISTRATE IN TELE ORDINE?

La risposta al punto 3 è andata ancora oltre, l’Agenzie delle Entrate afferma:

[…] si osserva che il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - recante le Regole tecniche in materia

di sistema di conservazione ai sensi del Codice dell'amministrazione digitale di cui al

decreto legislativo n. 82 del 2005 – non prescrive un ordine cronologico nella

predisposizione dei pacchetti di versamento e di archiviazione[…]

E inoltre:

Si conferma, pertanto, che nell'ambito del processo di conservazione i pacchetti di

versamento possono anche non essere in ordine cronologico, a condizione che sia

rispettata la cronologia delle registrazioni e che l'intero processo sia ultimato entro il

predetto termine di legge.

Un’ultima chicca del documento è la seguente affermazione:

La distruzione dei documenti analogici, peraltro, è ammessa anche prima del

perfezionamento del processo di conservazione, a condizione che ne venga realizzata

una copia per immagine ai sensi dell'articolo 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014. Tale

copia, infatti, sostituisce a tutti gli effetti di legge l'originale analogico che, se è originale

"non unico" - come ad esempio le fatture - può essere a quel punto distrutto senza

l'intervento obbligatorio di un pubblico ufficiale.

In pratica quando si prepara il pacchetto di versamento (o per sicurezza quando viene

accettato) si possono già eliminare le copie cartacee.

Per maggiori informazioni: www.docflow.com